Sunteți pe pagina 1din 45

ACADEMIA DE POLIȚIE

„Alexandru Ioan Cuza”

Lector univ. dr. Ioan-Cosmin MIHAI

INFORMATICĂ

SUPORT DE CURS

PENTRU ÎNVĂȚĂMÂNTUL CU FRECVENȚĂ REDUSĂ

ȘI ÎNVĂȚĂMÂNT LA DISTANȚĂ

2015
Informatică 2

Obiective
Obiectivele disciplinei:
 Studiul arhitecturii sistemelor de calcul;
 Analiza proceselor desfășurate în cadrul unui sistem de operare;
 Metode și tehnici de lucru cu aplicații pentru procesarea textului;
 Metode și tehnici de lucru cu aplicații pentru calcul tabelar;
 Metode și tehnici de lucru cu aplicații pentru prezentări multimedia;
 Analiza conceptului de securitate al sistemului informatic;
 Managementul documentelor electronice.

Prin urmare, având clarificate aceste lucruri, în urma parcurgerii cursului de Informatică, studentul
va dobândi următoarele competențe:
1. Cunoaștere și înțelegere
 Utilizarea adecvată a sistemelor de calcul;
 Utilizarea aplicațiilor de tip Office;
 Securizarea sistemului informatic;
 Administrarea documentelor electronice.
2. Explicare și interpretare
 Obținerea de informații generale despre sistemele informatice;
 Dezvoltarea abilității de a lucra cu aplicațiile de tip Office.
3. Instrumental - aplicative
 Capabilitatea de a explica arhitectura sistemelor de calcul;
 Capabilitatea de a înțelege procesele desfășurate în cadrul unui sistem de operare;
 Capabilitatea de a lucra cu aplicații de tip Office;
 Capabilitatea de a gestiona poșta electronică;
 Capabilitatea de a securiza datele personale.
4.Atitudinale
 Formarea deprinderilor necesare utilizării tehnologiei informației;
 Formarea deprinderilor de a administra în siguranță documentele electronice.

Academia de Poliție “Alexandru Ioan Cuza” – Centrul Învăţământ cu Frecvenţă Redusă şi Învăţământ la Distanţă 2015
Informatică 3

Cuprins

ARHITECTURA SISTEMELOR DE CALCUL ...................................................................................... 5

1.1. Părțile principale ale unui sistem de calcul .......................................................................................... 6

1.2. Dispozitive de intrare ......................................................................................................................... 8

1.3. Dispozitive de ieșire ........................................................................................................................... 9

1.4. Dispozitive de intrare/ieșire .............................................................................................................. 10

Întrebări de control .................................................................................................................................. 10

Bibliografie specifică unității de învățare 1.............................................................................................. 10

SISTEME DE OPERARE ........................................................................................................................ 11

2.1. Componentele sistemelui de operare................................................................................................. 12

2.2. Structura unui sistem de operare ....................................................................................................... 13

2.3. Elementele de bază ale sistemelor de operare.................................................................................... 13

2.4. Sistemul de fișiere ........................................................................................................................... 15

Întrebări de control .................................................................................................................................. 16

Bibliografie specifică unității de învățare 2 .............................................................................................. 16

PROCESOARE DE TEXT....................................................................................................................... 17

3.1. Aplicația Microsoft Word ................................................................................................................. 18

3.2. Operații de bază în Microsoft Word .................................................................................................. 19

Întrebări de control .................................................................................................................................. 22

Bibliografie specifică unității de învățare 3 .............................................................................................. 22

PROCESOARE DE CALCUL TABELAR ............................................................................................. 23

4.1. Aplicația Microsoft Excel ................................................................................................................. 24

4.2. Operații de bază în Microsoft Excel .................................................................................................. 25

Academia de Poliție “Alexandru Ioan Cuza” – Centrul Învăţământ cu Frecvenţă Redusă şi Învăţământ la Distanţă 2015
Informatică 4

4.3. Funcții în Microsoft Excel ................................................................................................................ 26

4.4. Crearea graficelor ............................................................................................................................. 28

Întrebări de control .................................................................................................................................. 29

Bibliografie specifică unității de învățare 4 .............................................................................................. 29

PREZENTĂRI MULTIMEDIA............................................................................................................... 30

5.1. Aplicația Microsoft Powerpoint ........................................................................................................ 31

5.2. Operații de bază în Microsoft Powerpoint ......................................................................................... 32

5.3. Diapozitivul Master Slide ................................................................................................................. 34

Întrebări de control .................................................................................................................................. 35

Bibliografie specifică unității de învățare 5 .............................................................................................. 35

SECURITATEA SISTEMULUI INFORMATIC.................................................................................... 36

6.1. Securitatea informațiilor ................................................................................................................... 37

6.2. Semnătura digitală ............................................................................................................................ 37

6.3. Certificate digitale ............................................................................................................................ 38

Întrebări de control .................................................................................................................................. 40

Bibliografie specifică unității de învățare 6 .............................................................................................. 40

MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR ELECTRONICE................................................................. 41

7.1. Conceptul de management al documentelor ..................................................................................... 42

7.2. Administrarea documentelor electronice ........................................................................................... 43

7.3. Sistemul de management al documentelor ........................................................................................ 44

Întrebări de control .................................................................................................................................. 45

Bibliografie specifică unității de învățare 7 .............................................................................................. 45

Academia de Poliție “Alexandru Ioan Cuza” – Centrul Învăţământ cu Frecvenţă Redusă şi Învăţământ la Distanţă 2015
Informatică 5

Unitatea de învățare 1
ARHITECTURA SISTEMELOR DE CALCUL

Timp de studiu individual estimat: 8h

După parcurgerea acestei unități de învățare, studentul:

 va fi familiarizat cu părțile principale ale unui sistem de calcul;


 va ști să identifice dispozitivele de intrare și ieșire ale unui sistem de calcul.

CUPRINSUL UNITĂȚII DE STUDIU

ARHITECTURA SISTEMELOR DE CALCUL ............................................................................... 5

1.1. Părțile principale ale unui sistem de calcul .............................................................................. 6

1.2. Dispozitive de intrare .............................................................................................................. 8

1.3. Dispozitive de ieșire ................................................................................................................ 9

1.4. Dispozitive de intrare/ieșire ................................................................................................... 10

Întrebări de control ...................................................................................................................... 10

Bibliografie specifică unității de învățare 1 .................................................................................. 10

Academia de Poliție “Alexandru Ioan Cuza” – Centrul Învăţământ cu Frecvenţă Redusă şi Învăţământ la Distanţă 2015
Informatică 6

1.1. PĂRȚILE PRINCIPALE ALE UNUI SISTEM DE CALCUL

Sarcina calculatorului de a prelucra datele și informațiile se realizează după așa-numitul principiu IPE
(Intrare - Prelucrare - Ieșire).
Din punct de vedere al funcționării, părțile componente ale unui calculator se pot clasifica astfel:
 unitatea centrală - pentru prelucrarea datelor;
 dispozitive de intrare - pentru introducerea datelor în calculator;
 dispozitive de ieșire - pentru a prezenta utilizatorului datele prelucrate;
 suporturi de memorie externă - pentru a stoca datele în scopul refolosirii lor.
În timp ce unitatea centrală reprezintă calculatorul, restul componentelor sunt numite dispozitive
periferice.

Unitatea Centrală
Unitatea Centrală este numele dat cutiei centrale a calculatorului care găzduiește diferite elemente, care
împreună alcătuiesc PC-ul. În unitatea centrală se găsește placa de bază, pe care se atașează toate
componentele principale cum ar procesorul, hard discul, memoria RAM, etc.

Placa de bază
Placa de bază ("mainboard - motherboard") este piesa care conectează toate celelalte componente ale
calculatorului, atât din interior (procesor, placa video, hard disc, etc. ) cât și din exterior (tastatura,
mouse etc.). Ea este alcatuită dintr-o placă pe care sunt gravate circuitele care permit comunicarea intre
componentele calculatorului. Pe placă se găsesc dispozitivele care permit montarea componentelor (soclu
pentru procesor, slot AGP pentru PV, sloturi PCI pentru modem, placă de rețea etc.), dispozitivele de
conectare a unor componente (porturi seriale, paralele, USB etc.) dar și componentele care sunt integrate
în placa de bază (de ex. placa de sunet).
Componenta principală a unei PB este un ansamblu de microcircuite (numit chipset), a cărui funcție
este de realizare și optimizare a transferului de date între diferitele componente ale calculatorului (CPU,
memoria RAM, PV, hard disc etc. ). Ca urmare și PB are un rol important in performanța generală a unui
calculator. Chipsetul este alcătuit de obicei din două părți, numite NorthBridge (responsabil cu transferul
de date de la și către procesor, PV si modulele de memorie) si respectiv SouthBridge (responsabil cu
transferul de date de la și către hard disc, CD-ROM, placa de sunet, unitate de dischetă, piesele aflate în
sloturile PCI, componentele conectate la porturile serial, paralel, USB si PS/2). Cele două părți sunt
separate fizic dar comunica intre ele printr-o magistrala speciala de mare viteză.
Toate plăcile de bază noi au câteva dotări esențiale cum sunt sloturile PCI (în care se fixează de
exemplu placa de sunet, modemul, placa de captură video etc.), slotul AGP (în care se fixează placa
video), sloturile pentru memoria RAM, porturi PS/2 (pentru tastatura si mouse), porturi USB (pentru
dispozitive care se conectează prin USB cum sunt minicamerele video), gameport (pentru joystic sau
gamepad), portul paralel (pentru imprimantă). Multe din PB au și alte dotări în afara celor esențiale, de
exemplu în ultimii ani aproape toate plăcile de bază au inclusă și o placă de sunet, iar unele au inclusă o
placă grafică sau o placă de rețea.

Academia de Poliție “Alexandru Ioan Cuza” – Centrul Învăţământ cu Frecvenţă Redusă şi Învăţământ la Distanţă 2015
Informatică 7

Procesorul cu elementele adiacente


Procesorul este componenta hardware care execută instrucțiunile ce constau în prelucrări logice sau în
calcule matematice simple (adunări, înmulțiri etc. ) asupra datelor și transmite rezultatele prin memoria
interna către sistem. De fapt, el nu face altceva decât să “proceseze” biții de 1 și 0 primiți de la memoria
RAM a sistemului.
Procesorul este fizic format dintr-o schemă complicată de circuite logice (și, sau) cu tranzistori ce
execută funcțiile logice față de o matrice de funcționare stabilită de sistemul de operare implementată fizic
procesorului prin placa de bază. El conține mai multe componente: ALU (Arithmetic-Logical Unit), Control
Unit (Unitatea de Control), Decoding Unit (Unitatea de Decodare) , Prefetch Unit, Bus Unit, Data Cache,
Instruction Cache, Registers, memoria tampon a procesorului.
 ALU - sau unitatea de prelucrare matematică, aceasta știe operațiile matematice de bază cu
numere din algebra Booleană operații logice and, or, not.
 Control unit - are rolul de a da comenzi către ALU.
 Decoding unit - transformă instrucțiunile complexe scrise de programator în instrucțiuni de
bază pe care ALU și Registers le poate înțelege.
 Prefetch - are rolul de a ordona instrucțiunile și de a le trimite către Control Unit.
 Bus Unit - este o punte de legătură între procesor și memoria de bază.
 Data Cache - lucrează cu ALU și Registers și are rolul de a păstra instrucțiunile cele mai
utilizate pentru a mări viteza de execuție a programului.
 Instruction Cache - este o memorie intermediară în care se stochează instrucțiunile înainte de
a intra în procesor pentru prelucrare.
 Regiștrii reprezintă o zonă de stocare folosită de ALU pentru a executa comenzile date de
Control Unit.
 Memoria tampon este folosită de procesor ca o zonă de stocare a informațiilor de intrare ieșire
pe care procesorul le vehiculează.

Memorie internă
Memoria are rolul de a înregistra valori și de a reda valori. Memoria internă a unui PC este acea parte
a memoriei care intră în contact direct cu microprocesorul. Ea este alcătuită din două mari părți ROM și
RAM. Memorie electronică– biții sunt memorați cu ajutorul unor circuite electronice, prin impulsuri
electrice. Această memorie se folosește pentru stocarea datelor în memoria internă a calculatorului.
ROM (Read Only Memory) este o memorie care conține informații (de obicei programe)
nemodificabile pe durata utilizării calculatorului. Memoria ROM este scrisă o singură dată, de obicei la
fabricarea calculatorului. Acest tip de memorie nu poate fi rescrisă ori ștearsă. Avantajul principal pe care
această memorie îl aduce este insensibilitatea față de curentul electric. Conținutul memoriei se păstrează
chiar și atunci când nu este alimentată cu energie. Memoria ROM este în general utilizată pentru a stoca
BIOS-ul (Basic Input Output System) unui PC. În zilele noastre există și memorii ROM programabile
PROM (Progamable Read Only Memory) și EPROM (Electricaly Eraseable Programmable Read Only
Memory).
RAM (Random Access Memory) este o memorie volatilă, ceea ce face ca informația conținută aici să
se piardă la decuplarea calculatorului de sub tensiune. Aceasta este memoria care poate fi citită ori scrisă în
mod aleator, în acest mod putându-se accesa o singură celulă a memoriei fără ca acest lucru să implice

Academia de Poliție “Alexandru Ioan Cuza” – Centrul Învăţământ cu Frecvenţă Redusă şi Învăţământ la Distanţă 2015
Informatică 8

utilizarea altor celule. În practică este memoria de lucru a PC-ului, aceasta este utilă pentru prelucrarea
temporară a datelor, după care este necesar ca acestea să fie stocate (salvate) pe un suport ce nu depinde
direct de alimentarea cu energie pentru a menține informația. În memoria RAM se încarcă sistemul de
operare și programele de aplicație.

Placa video
Placa video este ansamblul de circuite care realizează prelucrările finale ale informației ce va fi afișată
pe ecranul monitorului. Se generează totodată semnalele de imagine și cele de sincronizare necesare. Are
rolul de a afișa pe monitor datele procesate de CPU (de fapt rezultatul acestor procesări). Se conectează pe
placa de bază printr-un slot ISA/PCI, AGP sau PCIExpress. Plăcile video pot conțin acceleratoare 3D care
degrevează procesorul central de prelucrarea informației video.

Hard discul
Hard discul (hard disk) este componenta pe care sunt stocate datele cu care lucrează calculatorul,
începând cu sistemul de operare si terminând cu fișierele instalate de programe sau create de noi. HD este
format de obicei din mai multe discuri de aluminiu (numite platane) suprapuse pe același ax și acoperite cu
oxid de fier. La mică distanță de suprafața discurilor se mișcă niște brațe metalice ale căror capete
magnetizează porțiuni din disc, in acest fel fiind "scrise" si "citite" datele. HD este una din putinele piese
dintr-un calculator care are si o componenta mecanica (un motor care învârte discurile și mișcă brațele
metalice) dar asta nu înseamnă ca nu este o piesă foarte fiabilă.

Carcasa cu sursa de alimentare


Carcasa adăpostește toate componentele calculatorului. Ea are o formă paralelipipedică și de obicei
este din metal, la care se adaugă unele elemente din plastic. Carcasa este formată dintr-o structură de
susținere (pe care se fixează componentele calculatorului) acoperită de unul sau mai multe panouri
metalice.
Carcasele cele mai folosite sunt de tip turn ("tower") si anume varianta miditurn ("miditower") care
are o înălțime medie ce asigură o ventilație bună a componentelor calculatorului, fără a ocupa mult spațiu.
Sursa de alimentare este un redresor de mare putere, în comutație ce asigură energia necesară
componentelor din interiorul calculatorului.

1.2. DISPOZITIVE DE INTRARE

Tastatura
Tastatura – este un periferic standard. Cu ajutorul tastaturii introducem date în calculator. Tastatura
calculatorului seamănă cu cea a unei mașini de scris, dar are unele taste în plus. Cuprinde cinci categorii de
taste: alfanumerice, numerice, de deplasare a cursorului, funcționale și speciale. Tastaturile moderne conțin
taste adiționale, special concepute, pentru a ușura lucrul cu Microsoft Windows și navigarea pe Internet.

Mouse-ul
Utilizând acest dispozitiv de intrare, nu mai este nevoie ca fiecare comandă să fie dată sub forma unui
text sau a unei înșiruiri de numere, fiind suficient un clic de mouse pe elementul de interfață pentru a

Academia de Poliție “Alexandru Ioan Cuza” – Centrul Învăţământ cu Frecvenţă Redusă şi Învăţământ la Distanţă 2015
Informatică 9

declanșa o anumită comandă. Mouse-ul a devenit un dispozitiv obișnuit o dată cu introducerea sistemului de
operare Microsoft Windows, unde se selectează iconițe, comenzi din meniuri derulante etc.

Scanner
Scanner-ul – este comparabil cu un copiator. Transformă imaginile (fotografii, schițe, chiar și texte) în
format digital. “Copia” nu este însă obținută pe hârtie ca la copiatoare, ci este trimisă în calculator, deci este
“digitizată”. Aceste imagini pot fi modificate, redimensionate și printate. Manipularea imaginilor scanate se
face în interiorul calculatorului, folosind diferite programe de grafică.
De asemenea se poate scana text și se poate converti nu în imagine, ci în text care mai apoi poate fi
modificat, salvat, printat, cu ajutorul unui editor de texte. Există un număr de programe specializate care
realizează această operație, numite în general OCR – Optical Character Recognition – programe ce sunt
special făcute pentru convertirea textului printat în text editabil cu aplicațiile proprii.

Microfon
Microfoanele – sunetele și vorbirea pot fi și ele digitizate, dispozitivul de intrare corespunzător fiind
microfonul. Sistemele moderne permit comunicarea cu calculatorul și transformarea cuvintelor în text.
Majoritatea sistemele de acest gen au nevoie de o perioadă de învățare, când software-ul învață să răspundă
la particularitățile vocii utilizatorului.

Camera web
Camerele web permit comunicarea în două sensuri, incluzând nu doar text, ci și imagini și sunete. Deși
nu este considerată ca făcând parte din kitul de bază al unui PC, mulți utilizatori folosesc camerele web.

1.3. DISPOZITIVE DE IEȘIRE

Monitorul
Monitorul (VDU – Visual Display Unit) - este dispozitivul de ieșire standard. Dacă PC-ul nu ar afișa
pe monitor datele curente, lucrul cu calculatorul ar fi imposibil.
Calitatea unui monitor este dată de:
 Mărimea eranului (dimensiunea diagonalei) măsurată în inch sau țoli (1 inch/țol=2,54 cm)
 Rezoluția - măsurată în pixeli (punct de imagine) - cu cât este mai înaltă rezoluția, cu atât este
mai mare numărul de puncte de imagine în care este împărțit ecranul și deci, este mai clară
imaginea
 Frecvența cadrelor - măsurată în Hertz - arată de câte ori pe secundă este reîmprospătată
imaginea (se regenerează o nouă imagine)
 Aspectul ergonomic - se referă mai ales, la radiația monitorului, cunoscându-se faptul că multe
ore petrecute în fața calculatorului provoacă probleme ochilor

Imprimanta
Pentru ca datele prelucrate pe calculator să fie obținute din nou pe hârtie, este necesară o imprimantă.
Există mai multe tipuri de imprimante, ce se disting după tehnica de imprimare.

Academia de Poliție “Alexandru Ioan Cuza” – Centrul Învăţământ cu Frecvenţă Redusă şi Învăţământ la Distanţă 2015
Informatică 10

Imprimanta cu jet de cerneală - funcționează prin pulverizarea unor jeturi mici de cerneală pe pagină.
Imprimantele cu cerneală sunt mult mai silențioase în comparație cu cele matriciale. Imprimantele cu jet de
cerneală sunt ideale pentru printarea unui volum relativ mic, calitatea fiind o prioritate, pe când viteza nu.
Imprimanta cu laser – lucrează cu un toner, asemănător unui copiator. Folosește hârtie normală, dar
este foarte scumpă, mai ales cea color și, de aceea, este mai puțin accesibilă utilizatorului normal.
Organizațiile mari folosesc de regulă imprimantele laser pentru că sunt foarte rapide și oferă o calitate a
imprimării ridicată. Se numesc imprimante laser deoarece conțin un mic laser în interiorul lor.

Dispozitive acustice
Dispozitive acustice – sunt dispozitive de ieșire pentru sunet. Sunt utilizate pentru a asculta muzică, la
rularea programelor de instruire, în special studiul limbilor străine. Sunt deja considerate o componentă
standard al unui PC. De multe ori monitoarele sunt construite având deja speaker-ele încorporate.

1.4. DISPOZITIVE DE INTRARE/IEȘIRE

Modemul
Modemul este un dispozitiv care permite transmiterea datelor prin linii telefonice. Informațiile
prelucrate pe calculator sunt stocate digital, în timp ce liniile telefonice sunt transmise în format analogic.
Modemul convertește datele în sunete care sunt trimise de-a lungul liniei de telefon, iar la primire, modemul
convertește sunetul înapoi în date.

Touch screen
Touch screen-ul este un ecran ce poate afișa un meniu (dispozitiv de intrare) și poate accepta intrarea
atunci când sunt atinse meniurile afișate pe ecran (dispozitiv de intrare).

ÎNTREBĂRI DE CONTROL

1. Care sunt părțile principale ale unui sistem de calcul?

2. Care sunt dispozitivele de intrare ale unui sistem de calcul?

3. Care sunt dispozitivele de ieșire ale unui sistem de calcul?

BIBLIOGRAFIE SPECIFICĂ UNITĂȚII DE ÎNVĂȚARE 1

1. Angelica BACIVAROV, Gabriel PETRICĂ, Ioan-Cosmin MIHAI, Software pentru birotică.


Îndrumar de laborator, Ed. Sitech, 2014
2. Ioan-Cosmin MIHAI, Noțiuni de informatică și informatică aplicată, Ed. Sitech, 2010

Academia de Poliție “Alexandru Ioan Cuza” – Centrul Învăţământ cu Frecvenţă Redusă şi Învăţământ la Distanţă 2015
Informatică 11

Unitatea de învățare 2
SISTEME DE OPERARE

Timp de studiu individual estimat: 8h

După parcurgerea acestei unități de învățare, studentul:

 va fi familiarizat cu structura unui sistem de operare;


 va cunoaște elementele de bază ale unui sistem de operare;
 va fi familiarizat cu sistemul de fișiere.

CUPRINSUL UNITĂȚII DE STUDIU

SISTEME DE OPERARE ............................................................................................................... 11

2.1. Componentele sistemelui de operare ..................................................................................... 12

2.2. Structura unui sistem de operare............................................................................................ 13

2.3. Elementele de bază ale sistemelor de operare ........................................................................ 13

2.4. Sistemul de fișiere ................................................................................................................ 15

Întrebări de control ...................................................................................................................... 16

Bibliografie specifică unității de învățare 2 .................................................................................. 16

Academia de Poliție “Alexandru Ioan Cuza” – Centrul Învăţământ cu Frecvenţă Redusă şi Învăţământ la Distanţă 2015
Informatică 12

2.1. COMPONENTELE SISTEMELUI DE OPERARE

Un sistem de operare reprezintă interfața între programele de aplicație ale utilizatorului și


componentele hardware ale sistemului de calcul. Un sistem de operare este un program sau un pachet de
programe care gestionează activitățile de calcul ce se desfășoară într-un sistem de calcul, astfel facilitând
utilizatorului și software-ului său accesul la toate resursele sistemului. Sistemul de operare poate fi rezident
(permanent în memoria internă), încărcabil dintr-o memorie externă sau combinat; parțial rezident și parțial
încărcabil dintr-o memorie externă.
Un sistem de operare are drept scop crearea mediului în care să se execute în mod corespunzător
programele. Principalele sarcini ale unui SO sunt executarea programelor, realizarea operațiilor de I/O,
managementul sistemelor de fișiere și detectarea erorilor.
Componentele unui sistem de operare – SO sunt:
 procesele;
 memoria principală;
 memoria auxiliară;
 sistemul de intrări/ieșiri (I/O);
 sistemul de fișiere;
 sistemul de protecție;
 sistemul de interpretare a comenzilor.

Procesele sunt programe secvențiale aflate în execuție. Un proces poate crea, la rândul său,
subprocese cu execuție de tip concurent. Din punct de vedere al proceselor, un SO are următoarele funcții:
 crearea și desființarea proceselor;
 suspendarea și reluarea proceselor;
 asigurarea mecanismelor necesare sincronizării proceselor;
 asigurarea mecanismelor necesare comunicației între procese;
 asigurarea mecanismelor pentru asigurarea interblocărilor.

Memoria principală reprezintă o colecție de octeți care pot fi accesați prin precizarea adresei ce le
este asociată. Din punct de vedere al memoriei principale, un SO are următoarele funcții:
 păstrarea evidenței partițiilor de memorie folosite la un moment dat, precum și a utilizatorilor
acestora;
 selectarea procesului ce va fi încărcat în memorie atunci când spațiul devine disponibil;
 alocarea spațiului de memorie, precum și operația inversă.

Memoria auxiliară este memoria secundară creată de sistemul de operare pe un disc pentru a elibera
memoria principală. Dpdv al memoriei auxiliare, un SO are următoarele funcții:
 gestionarea spațiului liber pe disc;
 alocarea memoriei pe disc;
 planificarea lucrului cu discul.

Academia de Poliție “Alexandru Ioan Cuza” – Centrul Învăţământ cu Frecvenţă Redusă şi Învăţământ la Distanţă 2015
Informatică 13

Sistemul de I/O, gestionat de sistemul de operare, are în componență:


 un sistem de buffere;
 un cod general driver de dispozitiv;
 direvere pentru dispozitivele hardware specifice.

2.2. STRUCTURA UNUI SISTEM DE OPERARE

Cea mai răspândită tehnică de creare a unui SO modern este modularizarea, adică elaborarea unor
subansamble software de dimensiune redusă, bine definite din punctul de vedere al intrărilor, al ieșirilor și al
funcțiilor pe care le îndeplinesc.
Cea mai utilizată metodă de modularizare a unui SO este organizarea sistemului pe niveluri, fiecare
nivel fiind construit deasupra celor de rang inferior.
Partea centrală a unui SO este nucleul (kernel). Principalele sale funcții sunt:
 asigurarea unui mecanism pentru crearea și distrugerea proceselor;
 gestionarea memoriei și a proceselor create;
 furnizarea unor instrumente care să permită proceselor să-și sincronizeze acțiunile;
 furnizarea unor instrumente de comunicație care să
 permită proceselor să își transmită informații.
Un sistem de operare este format din:
 Nivelul fizic - apropiat de partea hardware a sistemului de calcul, interacționează cu aceasta
prin intermediul sistemului de întreruperi. În cadrul acestui nivel sunt executate programele de
control ce au rol de coordonare pentru toate funcțiile sistemului de operare: procese de
intrare/ieșire, executarea întreruperilor, comunicații între hardware și utilizator.
 Nivelul logic - apropiat de utilizator, interacționează cu acesta prin intermediul unor comenzi,
limbaje de programare, utilitare etc. În cadrul acestui nivel sunt executate programele de
servicii ce sunt rulate sub supravegherea programelor de control.
După numărul de utilizatori, sistemele de operare sunt:
 mono-utilizator;
 multi-utilizator (permit mai multor utilizatori să folosească sistemul de operare în același timp
și să execute programe în mod simultan).
După procesele executate, sistemele de operare se clasifică în mono-tasking și multi-tasking
(executarea în paralel a mai multor procese). După modul de executare a programelor, sistemele de operare
pot fi mono-threading și multi-threading (permit rularea mai multor fire de execuție ale aceluiași proces fie
prin partajarea procesorului, fie prin folosirea mai multor procesoare).

2.3. ELEMENTELE DE BAZĂ ALE SISTEMELOR DE OPERARE

Elementele ecranului
Lansarea în execuție a sistemului de operare plasează pe ecran o imagine, numită suprafață de lucru
sau desktop pe care se află diverse elemente grafice. Principalele elemente ale ecranului sunt:
 Bara de aplicații (taskbar) – se află în partea de jos a ecranului și conține toate aplicațiile ce
rulează la un moment dat pe calculator (icoana asociată aplicației și numele acesteia);

Academia de Poliție “Alexandru Ioan Cuza” – Centrul Învăţământ cu Frecvenţă Redusă şi Învăţământ la Distanţă 2015
Informatică 14

 Butonul Start – se află în partea stângă a barei de aplicații ; locul de unde începe practic lucrul
în Windows;
 Iconuri care setează anumiți parametri ai sistemului de operare – se află în partea dreaptă a
barei de aplicații și sunt grupate în așa-numita zonă de notificare;
 Icoane – se află plasate pe desktop sub forma unor simboluri grafice mici.

Structura unei ferestre


Orice aplicație Windows se deschide într-o fereastră. Majoritatea ferestrelor au următoarele
componente:
1. Bara de titlu
În bara de titlu se găsesc următoarele elemente:
 pictograma aplicației;
 numele aplicației;
 numele documentului sau directorului ce ocupă fereastra respectivă.
În dreapta barei de titlu se găsesc trei butoane de manipulare a ferestrei:
 Butonul de minimizare (Minimize) – determină minimizarea ferestrei (plasarea sa în bara de
operații sub forma minimizată);
 Butonul de maximizare (Maximize) – determină maximizarea ferestrei pe ecran;
 Butonul de închidere (Close) – determină închiderea aplicației care lucrează în fereastră.
2. Bara de meniuri – se află sub bara de titlu și conține meniurile disponibile în acea fereastră. Pentru a
accesa un meniu cu ajutorul tastaturii se apasă simultan tastele Alt+litera subliniată din denumirea meniului;
3. Bara de instrumente – este bara care se găsește sub bara de meniuri. Ea conține diverse butoane care
au atașate anumite comenzi;
4. Bara de adrese – conține adresa dosarului deschis;
5. Suprafața de lucru – este zona centrală în care se găsesc obiectele ferestrei și în care se realizează
anumite operații;
6. Bara de stare – oferă informații despre ce se găsește în fereastră;
7. Barele de derulare – sunt utilizate pentru deplasarea în fereastră pe direcție orizontală și verticală;
8. Butonul de Control – se găsește în extremitatea stângă a barei de titlu a ferestrei; este identificatorul
meniului de control care conține opțiuni pentru manipularea ferestrelor.

Utilizarea ferestrelor de dialog


Sistemul de operare Windows utilizează în afară de ferestrele în care se execută aplicațiile și ferestre
de dialog sau casete de dialog. În aceste ferestre se specifică sistemului de operare anumiți parametrii
necesari pentru execuția unei anumite comenzi.
În ferestrele de dialog se pot întâlni diferite elemente grafice de interfață numite controale. Cele mai
importante dintre acestea sunt:
 Casetele text – permit introducerea de informații de la tastatură, cu ajutorul cărora se va executa
o comandă;
 Liste ascunse (liste sau casete derulante) – conțin mai multe opțiuni din care se poate alege cel
mult una la un moment dat. Pentru a vizualiza întreaga listă se va executa click pe butonul din
partea opțiunii vizibile.

Academia de Poliție “Alexandru Ioan Cuza” – Centrul Învăţământ cu Frecvenţă Redusă şi Învăţământ la Distanţă 2015
Informatică 15

 Liste deschise – conțin mai multe opțiuni din care se poate alege cel mult una la un moment dat.
Opțiunile listei sunt vizibile tot timpul;
 Butoane de comandă – declanșează după apăsarea lor o acțiune;
 Butoane Radio – sunt butoane care permit alegerea unei singure opțiuni din mai multe posibile.
Aceste butoane se exclud reciproc (nu poate exista decât un singur buton radio selectat la un
moment dat, dintr-o serie de butoane de acest fel);
 Butoane de opțiune (Option Button) – butoane care pot fi selectate;
 Casete de validare (Check Box) – permit alegerea unei opțiuni sau mai multe, cu ajutorul unui
click-stânga. Aceste opțiuni nu se exclud reciproc;
 Casete numerice – sunt câmpuri unde se introduc date numerice;
 Fișe de lucru (tab-uri) – conțin elemente ce compun o anumită operație;
 Butonul Help – permite afișarea informațiilor despre elementele din fereastra respectivă.

2.4. SISTEMUL DE FIȘIERE

Sistemul de fișiere este o parte integrantă a sistemului de operare ce constă din fișiere, directoare,
precum și informațiile necesare pentru accesarea, localizarea (și eventual refacerea) acestora.
Sistemul de fișiere stochează metadate pentru fiecare fișier.
Acestea conțin timpul (creare/modificare/accesare), dimensiunea, permisiunile și atributele fișierelor.

Noțiunea de fișier
Majoritatea informației cu ajutorul cărora lucrează sistemul de operare este formată din fișiere. Fișierul
reprezintă o colecție omogenă de date, utilizată de anumite programe pentru desfășurarea lor și memorată pe
disc sub un anumit nume. Fișierele pot conține diferite informații care pot fi aduse la o formă digitală
(inclusiv texte, imagini, sunete, filme , etc.).
O categorie specială de fișiere sunt programele sau aplicațiile (denumite fișiere executabile).
Un fișier se caracterizează prin următoarele elemente:
 numele;
 tipul;
 dimensiunea;
 atribute;
 data și ora creării, modificării sau accesării.
Un fișier este identificat în mod unic prin numele sau și prin locul unde se găsește acesta – ținând cont
de structura arborescentă a informației într-un sistem de calcul.
Sistemul de operare oferă posibilitatea denumirii cu nume foarte lungi fișierele, însă la vizualizarea
conținutului fișierului respectiv, numele sau este întrerupt după primele 15-20 caractere.
Numele fișierului este alcătuit dintr-un șir de caractere urmat de un grup de trei litere – denumit
extensie. Numele este despărțit de extensie prin caracterul punct. Extensia nu este obligatorie dar ne oferă
informații despre tipul fișierului. Este preferabil sa atribuiți fișierelor nume sugestive care sa va ajute sa va
dați seama ce se află în interiorul acestora, fără a necesita deschiderea lor.
Fiecare fișier prezintă o dimensiune proprie, în funcție de cantitatea datelor pe care le conține. Aceasta
se măsoară în octeți, kilo-octeți, mega-octeți etc. Orice fișier poate avea următoarele atribute: Archive,
Read-only , Hidden, System.

Academia de Poliție “Alexandru Ioan Cuza” – Centrul Învăţământ cu Frecvenţă Redusă şi Învăţământ la Distanţă 2015
Informatică 16

Dacă un fișier a fost creat sau doar accesat la un moment dat, sistemul de operare memorează data și
ora respectivă asupra sa. Aceste date sunt deseori utilizate la procedeul de căutare al unui fișier, al cărui
nume sau tip nu au fost reținute dar se cunoaște data sau ora accesării sale.

Noțiunea de director
Un director (dosar sau folder) reprezintă o colecție de elemente cum ar fi: alte directoare (numite
subdirectoare) și fișiere. La fel ca și dosarele reale, ele se utilizează pentru a ține grupate împreună obiectele
înrudite printr-o aceeași tema, într-un loc convenabil pe disc.
Un director este simbolizat pe ecran prin imaginea unui dosar de culoare galbenă și prezintă aceleași
caracteristici ca și fișierele, descrise în secțiunea anterioară.
Directoarele și subdirectoarele de pe un disc formează o structura ierarhică arborescentă (asemănătoare
unui arbore genealogic) plecând din directorul rădăcină al discului, care le conține pe toate celelalte.
Acesta este notat X:\ (unde X este litera discului respectiv).
Calea (full path) unui anumit dosar sau fișier reprezintă șirul numelor tuturor dosarelor care îl conțin în
ordine ierarhică, separate de simbolul „\” și urmat de numele dosarului sau fișierului respectiv.

ÎNTREBĂRI DE CONTROL

1. Ce este un sistem de operare?

2. Care este structura unui sistem de operate?

3. Ce reprezintă un sistem de fișiere?

BIBLIOGRAFIE SPECIFICĂ UNITĂȚII DE ÎNVĂȚARE 2

1. Ioan-Cosmin MIHAI, Noțiuni de informatică și informatică aplicată, Ed. Sitech, 2010


2. Steve Johnson, Microsoft Windows 7, Ed. Niculescu, 2010

Academia de Poliție “Alexandru Ioan Cuza” – Centrul Învăţământ cu Frecvenţă Redusă şi Învăţământ la Distanţă 2015
Informatică 17

Unitatea de învățare 3
PROCESOARE DE TEXT

Timp de studiu individual estimat: 8h

După parcurgerea acestei unități de învățare, studentul:

 va fi familiarizat cu aplicația Microsoft Word;


 va ști realizeze operațiile de bază în cadrul aplicației Microsoft Word.

CUPRINSUL UNITĂȚII DE STUDIU

PROCESOARE DE TEXT .............................................................................................................. 17

3.1. Aplicația Microsoft Word ..................................................................................................... 18

3.2. Operații de bază în Microsoft Word ...................................................................................... 19

Întrebări de control ...................................................................................................................... 22

Bibliografie specifică unității de învățare 3 .................................................................................. 22

Academia de Poliție “Alexandru Ioan Cuza” – Centrul Învăţământ cu Frecvenţă Redusă şi Învăţământ la Distanţă 2015
Informatică 18

3.1. APLICAȚIA MICROSOFT WORD

Cu Microsoft Word, componenta de prelucrare a textului din suita Microsoft Office, puteți crea
scrisori, notițe, rapoarte, facturi , oferte , formulare , pagini Web, pagini XML și aproape orice tip de
documente tipărite distribuite electronic. În Word puteți scrie text și puteți insera desene sau fotografii
scanate, prelucra textul și imaginile în documente sofisticate, complexe cu anteturi și note de subsol,
referințe încrucișate, numere de pagini, cuprins și index. Sau puteți crea rapoarte simple, exclusiv text, cu
caracteristicile ușor de utilizat in Word.
Abordarea aplicației Word este integral vizuală, ca și a celorlalte componente ale suitei Office. Pe
măsură ce lucrați în document, vedeți tot textul, imaginile și formatarea, exact așa cum vor apărea la
tipărirea paginilor. De asemenea, Word poate să lucreze foarte bine împreuna cu celelalte aplicații Office.
Poate să afișeze numere din Excel, date din Acces sau diapozitive din PowerPoint. Poate să utilizeze
informații din Outlook pentru a crea etichete și liste.

Deschiderea aplicației Word


Pentru a deschide aplicația de procesare de text avem mai multe posibilități:
 Din meniul Start – Programs – Microsoft Word;
 Dacă există o pictogramă pe ecran (care este de fapt un shortcut), numit Microsoft Word,
aplicația se pornește printr-un dublu clic pe această iconiță.
În acest moment pe ecranul calculatorului va apărea imaginea specifică acestei aplicații care conține:
o bară de meniu, o bară de instrumente, pagina albă pentru document și altele.

Elementele din fereastra Word


 Marcajul sfârșit de fișier – Acest marcaj este linia orizontală care indică sfârșitul fișierului
curent . Atunci când deschideți un document nou, marcajul apare în partea de sus a ecranului.
 Butonul Tab Alignment (aliniere tabulatoare) – înainte de a stabili un tabulator, dați click pe
acest buton pentru a selecta tipul de tabulator.
 Bara de titlu – Afișează denumirea documentului. Trageți bara de titlu folosind cursorul
mouse-ului pentru a deplasa fereastra.
 Bara de meniuri – Dați click pe orice denumire din bara de meniuri pentru a deruta un meniu.
 Bara de instrumente Standard – Conține butoane pe care puteți da click pentru administrarea
standard a fișierelor, editarea de text și comenzile de verificare a textului.
 Bara Formatting (formatare) – Conține butoane pe care puteți da click pentru a formata
caracterele și paragrafele pe care le-ați selectat.
 Rigla – Arată lățimea paginii și pozițiile tabulatoarelor, identărilor și coloanelor.
 Butonul Reading Layout (vizualizare pentru citire) – Dați click pe acest buton pentru a
vizualiza documentul formatat cu o lizibilitate mai mare, având ascunse toate barele de
instrumente, mai puțin Reading Layout și Reviewings( revizuire) .
 Butonul Outline View View – Dați click pe acest buton pentru a vizualiza conturul
documentului, astfel încât sa-i puteți dezvolta structura.

Academia de Poliție “Alexandru Ioan Cuza” – Centrul Învăţământ cu Frecvenţă Redusă şi Învăţământ la Distanţă 2015
Informatică 19

 Butonul Print Layout View – Dați click pe acest buton pentru a comuta la vizualizarea Print
Layout ( cu aspect de pagină imprimată), care arata chenarul paginii, marginile, anteturile și
notele de subsol, cât și alte elemente, exact așa cum vor apărea la tipărire.
 Butonul Web Layout View – Dacă vreți sa creați o pagina Web, dați click pe acest buton pentru
a vedea cum va arata pagina online .
 Butonul Normal View – Dați click pe acest buton pentru a comuta la vizualizarea normală a
documentului.
 Bara de stare – Arată numărul paginii curente și poziția punctului de inserarea în document.
 Indicatorii de mod – Prezintă condițiile speciale care sunt in vigoare, cum ar fi , de exemplu,
înregistrarea unei macrocomenzi, ținerea evidenței modificărilor din document, extinderea unei
selecții sau suprascrierea.
 Panoul de sarcini – panoul de sarcini apare ori de cate ori poate oferi comenzi potrivite și utile
sau opțiuni suplimentare pentru comenzile pe care le-ați selectat.

3.2. OPERAȚII DE BAZĂ ÎN MICROSOFT WORD

Deschiderea unui document nou


 Un document nou se poate deschide prin opțiunea New din meniul File sau prin clic pe
simbolul din bara de instrumente;
 O altă posibilitate de creare a unui document nou dacă aveți deschisă fereastra Explorer este:
clic dreapta în directorul în care vreți să creați documentul și apoi alegeți opțiunea New Word
Document;
 Dacă aveți deschisă fereastra Explorer atunci documentul se poate deschide printr-un clic dublu
pe numele acestuia.

Salvarea documentelor
În acest scop se va utiliza funcția Save As din meniul File.
După alegerea acestei opțiuni pe ecran va apărea caseta de dialog Save As în care se stabilește tipul
documentului, calea unde va fi salvat și eventual noua denumire.

Introducerea textului
Textul este introdus în calculator prim intermediul tastaturii prin apăsarea tastelor specifice fiecărei
litere în parte: Microsoft Word este setat în așa fel încât în momentul în care se ajunge la capătul rândului
cursorul coboară automat la rândul următor.
 Dacă s-a greșit introducerea unei litere, cuvânt sau alt semn, se va apela funcția Undo pentru a
anula greșeala făcută. Această funcție are proprietatea de a reveni la starea de dinaintea
efectuării ultimei operații. Se găsește în meniul Edit – Undo Typing sau în butonul aflat pe bara
de instrumente.
 Opusul funcției Undo este funcția Redo (Repeat), care realizează refacerea ultimei operații
anulate. Această funcție are rolul de a reveni la starea inițială, adică la ultima operație efectuată.
Funcția se găsește în meniul Edit asemănător funcției Undo sau în butonul de pe bara standard.
 Pentru a introduce un nou paragraf se va apăsa tasta Enter.

Academia de Poliție “Alexandru Ioan Cuza” – Centrul Învăţământ cu Frecvenţă Redusă şi Învăţământ la Distanţă 2015
Informatică 20

Găsirea textului
Puteți localiza un punct dintr-un document sau un pasaj pe care doriți să-l editați căutând un cuvânt sau
o propoziție despre care știți că există acolo.
Pentru a găsi un text :
 Din meniul Edit, alegeți comanda Find sau apăsați Ctrl+F .
 În caseta de dialog Find and Replace (găsire și înlocuire), introduceți în caseta de text Find
What textul pe care doriți să-l găsiți.
 Dați click pe Find Next . Textul este găsit și evidențiat pe ecran.
 Pentru a găsi următoarea apariție a aceluiași tex, dați click din nou pe Find Next.
Pentru mai multe opțiuni de căutare , dați click pe butonul More , aflat în caseta de dialog Find and
Replace. Pentru a evidenția toate aparițiile elementului Find What, bifați căsuța de validare Highlight All
Items Found (evidențierea tuturor elementelor găsite) înainte de a da click pe Find Next.
Alte opțiuni Find sunt :
 Match Case – găsește cuvinte ce conțin aceleași litere majuscule și minuscule
 Find Whole Words Only – Găsește numai text care nu face parte dintr-un cuvânt mai lung – de
exemplu „cap” , dar nu „capital”
 Use Wildcards – Permite introducerea unui cod pentru a specifica găsirea unei anumite
combinații de caractere – de exemplu „?” corespunde oricărui caracter.
 Sounds Like (English) – Găsește text care sună ca textul Find What
 Find All Word Forms (English) – Găsește toate variațiile cuvântului ales – de exemplu „apple”
și „apples”, „sit” și „sat”.

Înlocuirea textului
Puteți utiliza comanda Replace pentru a modifica toate aparițiile unui cuvânt sau ale unei fraze dintr-un
document prin alt cuvânt sau altă frază. De exemplu, puteți înlocui numele unui destinatar, ori de câte ori
apare într-o scrisoare, sau denumirea unui proiect, ori de câte ori apare intr-o ofertă.
Pentru a înlocui text :
 Din meniul Edit , alegeți comanda Replace sau apăsați Ctrl+H;
 În caseta de dialog Find and Replace, introduceți în caseta de text Find What textul pe care
doriți să-l găsiți;
 În caseta de text Replace With, introduceți textul înlocuitor;
 Dați click pe butonul Find Next;
 Dați click pe Replace, pentru a înlocui textul găsit, sau dați click pe Find Next, pentru a sări la
următoarea apariție a textului căutat sau dați click pe Replace All pentru a înlocui toate
aparițiile textului Find What în întregul document.
Lista autoderulantă Search va permite să direcționați căutarea în sus (Up) sau în jos (Down), pornind
de la punctul de inserare, ori în tot documentul (All) .

Formatarea textului
Într-un document Word, puteți modifica simultan aspectul caracterelor din textul selectat într-un
paragraf ori să formatați întregul paragraf. Modificarea aspectului caracterelor – de exemplu, schimbarea
fontului sau transformarea întregului text în cursive – se numește formatare de font. Pe de alta parte,

Academia de Poliție “Alexandru Ioan Cuza” – Centrul Învăţământ cu Frecvenţă Redusă şi Învăţământ la Distanţă 2015
Informatică 21

modificarea aspectului paragrafelor se numește formatare de paragraf. Modificările cele mai uzuale are
formatării de paragrafe sunt identările, spațierea dublă, alinierea la centru și stânga-dreapta, numerotarea și
adăugarea de marcaje lista.
Ca la orice modificare de formatare, trebuie mai întâi să selectați textul ce trebuie formatat (un
caracter, unul sau mai multe cuvinte, un paragraf, sau întregul document) și apoi să alegeți fie formatarea de
font, fie formatarea de paragraf din meniuri, casete de dialog sau bare de instrumente din aplicația Word .
Pentru o mai rapidă formatare a textului, puteți înregistra formatările de font și de paragraf într-un stil.
Dacă aplicați unui paragraf un stil pe care l-ați creat, acesta aplică automat toate formatările de font și
paragraf din stil.

Caractere aldine, cursive și subliniate


Pentru a obține un text aldin, cursiv sau subliniat:
 Selectați textul pentru formatare;
 În bara Formatting, dați click pe butonul Bold (aldin), Italic (cursiv) sau Underline (subliniat).
Butoanele Bold, Italic și Underline și combinațiile de taste sunt comutatoare. Dați click pe ele o dată
pentru a activa formatarea și încă o data pentru a o dezactiva. Pentru:
 a scrie mai îngroșat se va utiliza opțiunea Bold prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+B.
 a scrie înclinat se va alege opțiunea Italic prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+I.
 a sublinia textul, veți alege opțiunea Underline prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+U.

Alinierea paragrafelor la centru și stânga-dreapta


Paragrafele aliniate la centru sunt aliniate pe orizontală față de axul vertical al paginii, între marginea
stânga și dreapta a paginii. Părțile dreapta și stânga a paragrafelor aliniate stânga-dreapta sunt aliniate după
marginile dreapta și stânga a paginii.
Pentru a alinia paragrafele la centru sau stânga dreapta:
 Selectați paragraful sau paragrafele pe care doriți să le formatați;
 Din meniul Format , alegeți comanda Paragraph, apoi în lista autoderulantă Alignment dați
click pe Justified. De asemenea puteți sa dați click pe butonul de aliniere Center (aliniere la
centru) aflat pe bara Formatting
Apăsați Ctrl+E pentru aliniere la centru, sau Ctrl+J pentru aliniere stânga-dreapta. Pentru a readuce un
paragraf la alinierea standard la stânga (aliniat după marginea stângă a paginii și cu marginea dreaptă
neregulată), dați click pe butonul aliniere Left (aliniere la stânga) aflat pe bara Formatting sau apăsați
Ctrl+L. Paragrafele care au identări nu se vor alinia corespunzator la centru de aceea înlăturați identările
înainte de a încerca alinierea la centru. Pentru a alinia paragrafele după marginea din dreapta a paginii, dați
click pe butonul de aliniere Right (aliniere la dreapta) sau Ctrl+R.

Stabilirea tabulatoarelor
Puteți folosi tabulatoarele pentru a alinia text și numere în coloane ordonate. Aplicația Word oferă
tabulatoare standard plus bara de tabulatoare, care plasează o bara verticală între coloane. Tabulatoarele
pentru bare sunt ideale pentru despărțirea butoanelor text aflate în barele de meniuri din paginile Web.
Pentru a stabili tabulatoarele:
 Selectați paragraful sau paragrafele la care doriți sa adăugați tabulatoare;

Academia de Poliție “Alexandru Ioan Cuza” – Centrul Învăţământ cu Frecvenţă Redusă şi Învăţământ la Distanţă 2015
Informatică 22

 Dacă doriți sa modificați tipul de tabulator, dați click pe butonul de aliniere a tabulatoarelor;
 Dați click pe rigla pentru a stabili tabulatorul de tip prezentat pe butonul de aliniere a
tabulatoarelor;
 Dați click pe riglă pentru a stabili tabulator de același tip.
Tabulatorul prestabilit este aliniat la stânga. Pentru a șterge un tabulator, trageți-l în sus și în afara
riglei. Pentru a modifica setările tabulatorului selectați paragrafele relevante, apoi trageți marcajele
tabulatorului spre stânga ori spre dreapta, în lungul riglei.

ÎNTREBĂRI DE CONTROL

1. Care este rolul aplicației Microsoft Word?

2. Care este procedura de găsire a unui text într-un document de tip Word?

3. Cum se prelucrează textul în Microsoft Word?

4. Cum se folosesc tabulatoarele în cadrul aplicației Microsoft Word?

BIBLIOGRAFIE SPECIFICĂ UNITĂȚII DE ÎNVĂȚARE 3

1. Angelica BACIVAROV, Gabriel PETRICĂ, Ioan-Cosmin MIHAI, Software pentru birotică.


Îndrumar de laborator, Ed. Sitech, 2014
2. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Office 2013, Ed. Microsoft Press, 2014
3. Ioan-Cosmin MIHAI, Noțiuni de informatică și informatică aplicată, Ed. Sitech, 2010

Academia de Poliție “Alexandru Ioan Cuza” – Centrul Învăţământ cu Frecvenţă Redusă şi Învăţământ la Distanţă 2015
Informatică 23

Unitatea de învățare 4
PROCESOARE DE CALCUL TABELAR

Timp de studiu individual estimat: 8h

După parcurgerea acestei unități de învățare, studentul:

 va fi familiarizat cu aplicația Microsoft Excel;


 va ști realizeze operațiile de bază în cadrul aplicației Microsoft Excel.

CUPRINSUL UNITĂȚII DE STUDIU

PROCESOARE DE CALCUL TABELAR ..................................................................................... 23

4.1. Aplicația Microsoft Excel ..................................................................................................... 24

4.2. Operații de bază în Microsoft Excel ...................................................................................... 25

4.3. Funcții în Microsoft Excel..................................................................................................... 26

4.4. Crearea graficelor ................................................................................................................. 28

Întrebări de control ...................................................................................................................... 29

Bibliografie specifică unității de învățare 4 .................................................................................. 29

Academia de Poliție “Alexandru Ioan Cuza” – Centrul Învăţământ cu Frecvenţă Redusă şi Învăţământ la Distanţă 2015
Informatică 24

4.1. APLICAȚIA MICROSOFT EXCEL

Aplicația pentru foi de calcul tabelar din suita Microsoft Office este Microsoft Excel, aplicație cu care
puteți ține evidența valorilor numerice, le puteți analiza și supune calculelor și puteți crea diagrame care să
descrie datele numerice în mod vizual. După introducerea numerelor în grila de celule a unei foi Excel,
puteți scrie în celule adiacente formule care să însumeze, să scadă, să înmulțească sau să împartă numerele
respective. De asemenea, puteți introduce funcții care efectuează zeci de calcule mai complexe, de la o
simplă medie aritmetică până la calcule financiare sofisticate.
Aplicația Microsoft Excel oferă posibilitatea creării unor baze de date simple. Puteți stoca înregistrări
de informații, care sunt atât de forma text, cât și numerice, și puteți sorta, căuta și extrage valori dintr-o bază
de date.

Deschiderea aplicației Microsoft Excel


Aplicația Microsoft Excel se poate deschide în următoarele moduri:
 din meniul Start – Programs – Microsoft Excel;
 dacă există o pictogramă pe ecranul dumneavoastră sub care scrie Microsoft Excel, veți putea
porni aplicația printr-un dublu clic pe această iconiță;
 din meniul Start – Run se deschide caseta de comenzi, se tastează excel după care se apasă tasta
Enter.

Crearea unui registru de calcul nou și salvarea acestuia


Un registru de calcul este un fișier în care vă puteți stoca datele necesare, pe care apoi le puteți prelucra
prin diferite operații. Un nou registru de calcul se poate deschide în următoarele moduri:
Varianta 1
 bara de meniu File – opțiunea New
 după ce ați făcut un clic cu m„ouse–ul pe opțiunea New, se va deschide în dreapta fereastra
Task Pane din care alegeți ceea ce vreți să faceți: să deschideți un registru de calcul existent
sau unul nou, un șablon, etc.
 dacă veți dori să deschideți un nou registru de calcul, veți alege opțiunea Blank Workbook;
 faceți un clic pe respectiva opțiune din Task Pane;
 se va deschide un nou registru de calcul;
Varianta 2
 un nou registru de calcul se poate deschide și prin apăsarea butonului New din bara de
instrumente;
 același efect îl are combinația de taste Ctrl + N;
Ambele modalități deschid direct un nou registru; așadar dacă veți dori să alegeți un registru deja creat
sau un șablon, va trebui să optați pentru salvate deja si care se regasesc in meniul File, în partea de jos
acestuia.

Când doriți să salvați unul dintre aceste registre alegeți din bara de meniu opțiunea File – Save As. În
fereastra Save As stabiliți un nume pentru registrul de calcul și locația unde doriți să salvați fișierul.

Academia de Poliție “Alexandru Ioan Cuza” – Centrul Învăţământ cu Frecvenţă Redusă şi Învăţământ la Distanţă 2015
Informatică 25

Elementele din fereastra Excel

 Cursorul-celulă – Cursorul-celulă înconjoară celula curent selectată. Pentru a deplasa cursorul-


celulă, dați click pe altă celulă sau apăsați tastele cu săgeți, Tab, Enter, Shift+ Tab sau
Shift+Enter
 Bara de meniuri – Pentru a deschide un meniu, dați click pe orice denumire din bara de meniuri
 Linia de editare – Linia de editare afișează conținutul celulei selectate. Conținutul poate fi
editat aici sau în interiorul celulei.
 Bara de instrumente Standard – Bara de instrumente pentru administrarea fișierelor, editarea
textului și corectarea ortografica.
 Bara de instrumente Formatting – Bara de instrumente pentru formatarea celulelor și
conținutul acestora
 Butoanele cap de coloană – Acestea sunt etichetele coloanelor. Dați click pe un buton cap de
coloană pentru a selecta toată coloana. Trageți mouse-ul peste mai multe butoane cap de
coloană pentru a selecta coloanele respective
 Butoanele derulare taburi – Utilizați aceste butoane pentru a derula înainte sau înapoi prin
taburile foilor unui registru de lucru sau pentru a sări direct la prima ori la ultima foaie de lucru
 Butoanele cap de rând – Acestea sunt etichetele rândurilor. Dați click pe un buton cap de rând
pentru a selecta rândul. Trageți mouse-ul peste mai multe butoane cap de rând pentru a selecta
rândurile respective
 Taburile foi de lucru – Dați click pe aceste taburi pentru a comuta de la o foaie de lucru la alta.
Dați dublu-click pe un tab pentru a redenumi foaia respectivă.
 Bara de stare – Oferă informații despre foaia de lucru curentă sau despre operația curentă.
 Indicatorii de mod – Afișează condițiile speciale care sunt în vigoare – de exemplu, apăsarea
tastei Caps Lock
 Panoul de sarcini – Oferă acces rapid la alte registre de lucru, clipboard, opțiuni pentru căutare,
inserare de clip art-uri și hărti XML
 Asistentul Office – Utilitarul pentru asistență online și offline.

4.2. OPERAȚII DE BAZĂ ÎN MICROSOFT EXCEL

Introducerea datelor într-o celulă


În fiecare celulă într-o foaie de lucru puteți introduce text, un număr sau o formulă. Scrieți text pentru
a crea o etichetă – de exemplu, un cap de coloană. Scrieți un număr pentru a avea datele cu care să calculați,
apoi introduceți o formulă pentru a efectua un calcul. Rezultatele aplicării formulei apar în celulă.
Pentru a introduce date într-o celulă:
 Selectați celula
 Introduceți text, un număr sau o formulă
 Treceți la următoarea celulă. Datele sunt introduse în mod automat în celula anterioară.
După ce ați scris conținutul unei celule, nu trebuie să apăsați tasta Enter. Puteți pur și simplu să treceți
la altă celulă. Dacă în celulă curentă doriți să adăugați o linie nouă, apăsați Alt+Enter .
Dacă nu specificați un format diferit, textul din celule va fi aliniat în mod automat la stânga și
numerele vor fi aliniate la dreapta.

Academia de Poliție “Alexandru Ioan Cuza” – Centrul Învăţământ cu Frecvenţă Redusă şi Învăţământ la Distanţă 2015
Informatică 26

Dacă aveți nevoie de o serie de date sau numere consecutive pentru capetele de rânduri, folosiți
caracteristica AutoFill pentru a le introduce automat.

Editarea celulelor
Modalitatea cea mai simplă de a modifica intrarea dintr-o celulă este de a da click pe celulă și de a
scrie apoi direct peste conținutul ei. Dacă însă aveți o formulă sau dacă în celulă se găsește o cantitate mare
de text, puteți prefera să editați conținutul existent, pentru a evita să mai scrieți încă o dată întreaga intrare.
Pentru a edita datele într-o celulă:
 Dați click pe celulă și apoi scrieți peste conținutul ei sau dați dublu-click pe celulă pentru a
poziționa un punct de inserare în interiorul conținutului acesteia;
 Editați conținutul celulei, la fel cum ați edita text în aplicația Word;
 Apăsați tasta Enter pentru a valida modificările în celula.
Atunci când dați click pe o celulă, conținutul ei apare și în linia de editare. Puteți da click pe linia de
editare și să editați acolo conținutul întregii celule. Pentru a renunța la orice modificări care le-ați întreprins,
apăsați tasta Esc pentru a lăsa intact conținutul original al unei celule, apoi apăsați tasta Enter pentru a ieși
din celulă. Dacă editați o formulă, toate celulele afectate de modificare sunt recalculate atunci când apăsați
tasta Enter.

Selectarea celulelor, coloanelor și rândurilor


Selectarea unei celule nu este un subiect necunoscut pentru dumneavoastră, fiind prezentată anterior.
În rezumat, variantele sunt:
 clic stânga de mouse pe celula dorită;
 tastarea adresei în celula din stânga sus, deasupra celulei A1, apoi apăsați tasta Enter
Selectarea unui grup de celule:
 cea mai simplă modalitate de selectare presupune să țineți apăsat butonul din stânga al mouse–
ului și să deplasați cursorul peste celulele care trebuie selectate. Celulele selectate vor fi
încadrate într-un chenar negru. Pentru a renunța la selecție trebuie să faceți un simplu clic
oriunde pe ecran.
 cu ajutorul tastelor: țineți apăsată tasta Shift și folosiți săgețile (sus, jos, dreapta, stânga) pentru
a extinde selecția în direcția în care doriți.
Selectarea unei coloane întregi sau a unui rând întreg: fixați cursorul pe litera coloanei respectiv pe
numărul rândului și apoi printr-un clic de mouse selectați coloana sau rândul dorit.
Pentru a selecta simultan un rând și o coloană aplicați principiul selecției multiple: țineți apăsată tasta
Ctrl și efectuați selecțiile dorite cu mouse–ul. Dacă doriți să selectați întreaga foaie de lucru, veți face un clic
stânga cu mouse–ul pe căsuța aflată la intersecția rândurilor cu coloanele, în colțul din stânga sus.

4.3. FUNCȚII ÎN MICROSOFT EXCEL

Pentru a insera o funcție într-o formula:


 Dați click pe celula destinată formulei;
 Scrieți semnul egal pentru a începe formula, apoi scrieți cuvântul numele functiei și o
deschideți o paranteză;
 Trageți cu mouse-ul în josul coloanei de numere pentru a însuma;

Academia de Poliție “Alexandru Ioan Cuza” – Centrul Învăţământ cu Frecvenţă Redusă şi Învăţământ la Distanţă 2015
Informatică 27

 Apăsați tasta Enter pentru a încheia formula.


Nu este necesar să scrieți paranteza de închidere înainte de a apasă tasta Enter, deoarece Excel o va
face automat. Dacă formula utilizează doar o porțiune dintr-un domeniu, dați click pe marcajul de
eroare(triunghiul verde), aflat în colțul din stânga sus al celulei pentru a vedea opțiunile Trace Errors(
urmărirea erorilor) pentru formulă.

Funcții utile în Excel


 DATE(year,month,day) – Returnează numărul serial ce reprezintă o anumită dată;
 DAYS(start_date,end_date,method) – Calculează numărul de zile trecut între 2 date;
 TODAY() – Returnează numărul serial al datei curente;
 NOW() – Returnează numărul serial al datei și ore curente;
 ROUND(number,num_digits) – Rotunjește un număr la un număr specificat de cifre;
 SUM(number1,number2,...) – Adună toate numerele;
 AVERAGE(number1,number2,...) – Calculează media aritmetică;
 MAX(number1,number2,...) – Calculează cea mai mare valoare;
 MIN(number1,number2,...) – Calculează cea mai mică valoare;
 Value(text) – Face conversia într-un număr a unui text.

Construirea unei formule prin inserarea unei funcții


 Dați click pe celula destinată formulei;
 Din meniul Insert, alegeți comanda Functions;
 În caseta de dialog Insert Functions selectați categoria și apoi funcția;
 Dați click pe OK;
 Utilizați caseta de dialog Function Arguments pentru a va asista în completarea formulei;
 Dați click pe OK când ați terminat.

Copierea formulelor în celule adiacente


În loc să reintroduceți o formulă în celule adiacente, o puteți copia în mod automat. În timpul copierii,
Excel va ajusta formula.
Pentru a copia o formula în celule adiacente:
 Dați click pe celula care conține formula;
 Trageți reperul de manevrare de ce completare din colțul din dreapta jos al celulei peste
celulele adiacente în care doriți să copiați formula.

Depistarea erorilor
Atunci când aplicația Excel sesizează o eroare într-un calcul, afișează un indicator de eroare în colțul
din stânga sus al celulei ce conține calculul respectiv. Dacă doriți să puteți depista erorile din toată foaia de
calcul în orice moment, utilizați opțiunea Trace Error.
Pentru a depista erorile dintr-o foaie:
 Din meniul Tools alegeți comanda Error Checking. În caseta de dialog Error Checking, vi se
oferă opțiuni de reparare pentru prima eroare găsită;
 Dați click pe un buton pentru a selecta o acțiune.

Academia de Poliție “Alexandru Ioan Cuza” – Centrul Învăţământ cu Frecvenţă Redusă şi Învăţământ la Distanţă 2015
Informatică 28

4.4. CREAREA GRAFICELOR

Pentru a crea un grafic va trebui să selectați celulele în cauză și să apelați la funcția Chart din bara de
meniu Insert sau direct din bara de instrumente pe butonul

Modificarea tipului graficului


Graficul este deja realizat și doriți să îi modificați forma, preferați un alt model. Pentru a-l modifica va
fi necesar să selectați graficul și să alegeți din bara de meniu Chart – Chart Type.
Ați observat că opțiunea Chart din bara de meniu se activează sau apare doar dacă graficul este
selectat. Mai simplu ar fi să faceți un clic dreapta cu mouse – ul pe grafic și din fereastra apărută să alegeți
opțiunea Chart Options.

Modificarea culorilor graficului


Pentru a modifica culorile graficului deja definit, faceți un clic dreapta pe spațiul graficului și veți
alege opțiunea Format Chart Area (în unele variante de soft Format Plot Area).
În secțiunea Patterns puteți schimba culoarea fundalului și stilul marginilor, iar în Font caracteristicile
textului care este folosit la denumirile axelor sau etichete.

Crearea unei diagrame


Puteți crea o diagrama utilizând setările prestabilite, pentru ca apoi s-o modificați, sau puteți folosi
utilitarul de asistență Chart, care va conduce prin adoptarea decizilor inițiale.
Pentru a crea o diagrama utilizând setările prestabilite:
 Selectați datele pe care le doriți reprezentate în diagramă;
 Apăsați tasta F11 , pentru a crea o diagrama cu toate setările prestabilite.
Pentru a selecta date neadiacente în diagrama, mențineți apăsată tasta Ctrl în timp ce trageți mouse-ul
peste grupuri de celule.
Puteți modifica tipul prestabilit de diagrama, de la diagrama coloana la oricare alt tip pe care-l Utilizați
frecvent. Pentru aceasta, dați click pe o diagrama și, din meniul Chart, alegeți comandă Chart Type. După
aceea, selectați un tip de diagrama și dați click pe butonul Set as default Chart. Dacă deplasați lent cursorul
peste o diagramă, veți vedea etichete discriptive care identifica obiectele ce o alcătuiesc. Fiecare obiect poate
fi formatat în mod separat.
Pentru a modifica o diagrama dați click dreapta pe un obiect al diagramei ca să afișați caseta de dialog
pentru formatare corespunzătoare obiectului respectiv.

Modificarea tipului de diagramă


Aplicația Excel va pune la dispoziție numeroase tipuri de diagrame pentru a vă ajuta să afișați datele
intr-un mod care să le trasmită cât mai bine înțelesul.
Pentru a modifica tipul de diagrama:
 Dați click pe diagramă;
 Din meniul Chart, alegeți comandă Chart Type;
 În caseta de dialog Chart Type selectați un tip de diagramă;
 Dați click pe OK.

Academia de Poliție “Alexandru Ioan Cuza” – Centrul Învăţământ cu Frecvenţă Redusă şi Învăţământ la Distanţă 2015
Informatică 29

Opțiunea Chart Type din meniul Chart oferă mai multe opțiuni decât lista Chart Type aflată pe bara de
instrumente Chart. Tabul Alignment din caseta de dialog Format Legend conține elementele de control
pentru plasarea legendei în suprafața diagramei. Pentru a formata doar una dintre intrările din legenda, dați
click pentru a o selecta și Utilizați caseta de dialog Select Legend Entry Level.
Pentru a sterge elemente, cum ar fi titlul sau legenda, dați click pe bordură elementului și apăsați tasta
Delete, sau dați click dreapta pe element și din meniul restrâns alegeți comandă Clear.
De asemenea, puteți utiliza butoanele aflate pe bara de instrumente Chart pentru a adăuga sau a șterge
o legendă, ori pentru a înclina textul axei în sus sau în jos.

ÎNTREBĂRI DE CONTROL

1. Care este rolul aplicației Microsoft Excel?

2. Care este procedura de editare a celulelor în cadrul aplicației Microsoft Excel?

3. Cum se inserează o funcție în Microsoft Excel?

4. Cum se creează și se particularizează un grafic în cadrul aplicației Microsoft Excel?

BIBLIOGRAFIE SPECIFICĂ UNITĂȚII DE ÎNVĂȚARE 4

1. Angelica BACIVAROV, Gabriel PETRICĂ, Ioan-Cosmin MIHAI, Software pentru birotică.


Îndrumar de laborator, Ed. Sitech, 2014
2. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Office 2013, Ed. Microsoft Press, 2014
3. Ioan-Cosmin MIHAI, Noțiuni de informatică și informatică aplicată, Ed. Sitech, 2010

Academia de Poliție “Alexandru Ioan Cuza” – Centrul Învăţământ cu Frecvenţă Redusă şi Învăţământ la Distanţă 2015
Informatică 30

Unitatea de învățare 5
PREZENTĂRI MULTIMEDIA

Timp de studiu individual estimat: 8h

După parcurgerea acestei unități de învățare, studentul:

 va fi familiarizat cu aplicația Microsoft PowerPoint;


 va ști realizeze operațiile de bază în cadrul aplicației Microsoft PowerPoint.

CUPRINSUL UNITĂȚII DE STUDIU

PREZENTĂRI MULTIMEDIA ...................................................................................................... 30

5.1. Aplicația Microsoft Powerpoint ............................................................................................ 31

5.2. Operații de bază în Microsoft Powerpoint ............................................................................. 32

5.3. Diapozitivul Master Slide ...................................................................................................... 34

Întrebări de control ...................................................................................................................... 35

Bibliografie specifică unității de învățare 5 .................................................................................. 35

Academia de Poliție “Alexandru Ioan Cuza” – Centrul Învăţământ cu Frecvenţă Redusă şi Învăţământ la Distanţă 2015
Informatică 31

5.1. APLICAȚIA MICROSOFT POWERPOINT

Aplicația pentru prezentări multimedia din suita Microsoft Office este Microsoft PowerPoint, aplicație
specializată în crearea, memorarea și prezentarea de diapozitive electronice. Este ideală pentru realizarea de
prezentări care să asiste vorbitorul în expunerea unui material, în prezentarea unui produs, sau care să-l
înlocuiască chiar, în prezentarea unor informații.

Deschiderea aplicației PowerPoint


Există mai multe posibilități pentru a deschide aplicația de prezentări:
 Din meniul Start – Programs – Microsoft PowerPoint
 Dacă există o pictogramă pe ecran sub care scrie Microsoft PowerPoint se poate porni aplicația
printr-un dublu clic pe această iconiță
 Din meniul Start – Run se deschide caseta de comenzi și se tastează powerpnt după care se
apasă tasta Enter.

Crearea unei prezentări noi și salvarea acesteia


O prezentare nouă se poate deschide prin opțiunea New din meniul File, sau prin clic pe butonul din
bara de instrumente. După deschidere, pe ecran va apărea o prezentare standard, dar în partea dreaptă sus
există opțiunea Slide Design, de unde veți putea alege tipul de prezentare dorit sau unul din tipurile
predefinite, selectând Slide Design – Design Layout.

Elementele ferestrei PowerPoint


 Tabul Outline (schița) – dați click pe acest tab pentru a comuta la vizualizarea textului
prezentării în forma schițată în acest panou;
 Tabul Slides (diapozitive) – dați click pe acest tab pentru a comuta la vizualizarea
pictogramelor diapozitivelor în acest panou;
 Bara de titlu - aceasta afișează numele prezentarii; trageți bara de titlu pentru a muta fereastra;
 Bara de meniuri – dați click pe orice denumire din bara de meniuri pentru a derula meniul
respectiv;
 Bara de instrumente Standard – această bară de instrumente conține butoanele pentru comenzi
de administrare a fișierelor, editare si verificare ortografică;
 Bara de instrumente Formatting – aceasta bară de instrumente conține butoanele pentru
formatarea textului;
 Marcajul de rezervare – dați click sau dublu click pe un marcaj de rezervare pentru a adauga
un element la un diapozitiv;
 Butonul Normal View (vizualizare normala) – dați click pe acest buton pentru a comuta la
vizualizarea normala;
 Butonul Slide Sorter View (vizualizare sortare diapozitive) – dați click pe acest buton pentru a
comuta la vizualizarea Slide Sorter, care prezintă imaginile miniaturale ale diapozitivelor
dispuse într-o grilă;

Academia de Poliție “Alexandru Ioan Cuza” – Centrul Învăţământ cu Frecvenţă Redusă şi Învăţământ la Distanţă 2015
Informatică 32

 Butonul Slide Show – dați click pe acest buton pentru a vedea diapozitivele prezentării
succesiv, ca într-o diaporamă;
 Bara de insturmente Drawing – aceasta bară de instrumente conține butoanele pentru
adăugarea de obiecte grafice la diapozitive;
 Bara de stare – Această bara prezinta numărul diapozitivului curent;
 Panoul de sarcini – oferă acces rapid la alte prezentari, designuri, machete si tranzitii, la
clipboard, la opțiuni de căutare și de inserare a clip art-urilor;
 Asistentul Office – dați click pe asistentul Office pentru a obține asistenta online sau offline.

5.2. OPERAȚII DE BAZĂ ÎN MICROSOFT POWERPOINT

Utilizarea șablonului pentru design


Șabloanele pot oferi designul grafic și schema de culori a unei prezentări (șablon pentru design) sau
poate sugera un conținut și o structură, utilizând un set de diapozitive ale căror text îl editați.
Pentru a crea o prezentare cu un șablon pentru design:
 Din meniul File, alegeți comanda New sau apăsați Ctrl+N;
 În panoul de sarcini New Presentation, dați click pe From Design Template pentru a alege din
panoul de sarcini Slide Design;
 Selectați un șablon și alegeți o opțiune din lista autoderulantă de șabloane pentru design. Se
deschide o prezentare nouă în vizualizarea Normal în designul selectat; ea conține un
diapozitiv. Alegeți o machetă din panoul de sarcini Slide Layout.
De asemenea, puteți da click pe On My Computer în panoul de sarcini New Presentation, pentru a
selecta un sablon în tabul Design Templates din caseta de dialog New Presentation.
Șabloanele pentru design nu oferă sugestii asupra conținutului sau organizării; puteți adăuga oricâte
diapozitive doriți, continând orice combinație de elemente. Puteți modifica aspectul unei prezentări în orice
moment, alegând pentru design din panoul de sarcini Slide Design.

Utilizarea șablonului pentru prezentare


Dacă doriți sugestii referitoare la conținutul prezentării dumneavoastră și la felul în care ar putea fi
organizată, aplicația PowerPoint vă pune la dispoziție o serie de șabloane pentru conținut, care oferă mostre
de diapozitive cu text si diagrame.
Pentru a crea o prezentare cu un șablon pentru prezentare:
 Din meniul File, alegeți comanda New;
 În panoul de sarcini New Presentation, dați click pe On My Computer, pentru a alege din caseta
de dialog New Presentation;
 Din tabul Presentation al casetei de dialog New Presentation selectați o prezentare;
 Dați click pe OK.
Este mai simplu să modificați conținutul și să rearanjați diapozitivele folosind panoul Outline.

Schimbarea vizualizărilor
Fiecare prezentare nouă se deschide în vizualizarea Normal, care combină structura sau pictogramele
diapozitivelor prezentării cu imaginea diapozitivului curent și oferă în același timp acces rapid la notele de

Academia de Poliție “Alexandru Ioan Cuza” – Centrul Învăţământ cu Frecvenţă Redusă şi Învăţământ la Distanţă 2015
Informatică 33

text. Pentru a comuta la alta vizualizarea dați click pe butonul corespunzător din colțul din stânga jos al
paginii prezentării.
Vizualizarea Slide Sorter afișează imagini miniaturale ale diapozitivelor, astfel încât să le puteți
reorganiza și să modificați aspectul general al prezentării. În această vizualizare puteți adăuga și edita
efectele de tranziție pentru prezentarea de diapozitive.

Adăugarea de diapozitive
Pentru a adăuga un dispozitiv nou unei prezentări, alegeți din meniul Insert funcția New Slide, sau
puteți apăsa simultan tastele Ctrl+M, efectul fiind același.
În partea dreaptă a ecranului va apărea fereastra Slide Layout (formate pentru diapozitive). Aveți la
dispoziție mai multe tipuri de formate:
 pentru slide-uri care conțin doar text (Text Layouts)
 slide-uri care conțin doar imagini (Content Layouts )
 diapozitive mixte (Text and Content Layouts)
 alte tipuri predefinite: grafice, organigrame etc. (Other Layouts)

Reorganizarea diapozitivelor
Diapozitivele se pot reorganiza în panoul Outline, trăgându-le cu mouse-ul și utilizând butoanele
aflate pe bara de instrumente Outlining. Pentru a muta un diapozitiv:
 Dați click pe pictograma unui diapozitiv;
 Trageți pictograma în sus sau în jos în cadrul schiței sau dați click pe butoanele Move Up și
Move Down (mutare în sus și mutare în jos) aflate pe bara de instrumente Outlining;
 Eliberati butonul mouse-ului pentru a plasa diapozitivul în noua sa locație.
Puteți da click pe marcajul de lista de la începutul unui element de text și apoi să dați click pe
butoanele Move Up sau Move Down, pentru a deplasa un singur rand sau un singur diapozitiv.

Formatarea textului
Puteti formata cuvinte selectate sau tot textul dintr-un bloc de text.
Pentru a formata text:
 Selectați textul din interiorul unui bloc de text pe care doriti să-l formatați;
 Dați click pe un buton aflat pe bara de instrumente Formatting;
 Dacă alegeți o selecție din meniul Format, efectuați selectii în caseta de dialog pentru formatare
care apare;
 Dați click pe OK.
Orice modificări de formatare a textului pe care le efectuati sunt păstrate dacă schimbați designul
general al unei prezentări, prin alegerea altui șablon.
Pentru a modifica uniform textul în toate diapozitivele, trageți cu mouse-ul pentru a selecta textul în
panoul Outline. Puteți utiliza instrumentul Format Painter, pentru a copia formatarea textului din alte
diapozitive.

Modificarea informațiilor din anteturi și notele de subsol


Puteți modifica oricând detalii din anteturile și notele de subsol ale designului prezentării.

Academia de Poliție “Alexandru Ioan Cuza” – Centrul Învăţământ cu Frecvenţă Redusă şi Învăţământ la Distanţă 2015
Informatică 34

Pentru a modifica informatiile din anteturi și notele de subsol:


 Din meniul View, alegeți comanda Header and Footer;
 În caseta de dialog Header and Footer, dați click pentru activarea/dezactivarea datei și orei,
precum și a numărului diapozitivului, iar în caseta de text Footer introduceti orice text care
doriți să apară în partea inferioară a diapozitivelor;
 Dați click pe butonul Apply to All, pentru a aplica modificările la toate diapozitivele, sau dați
click pe butonul Apply, pentru a le aplica unui singur diapozitiv.

5.3. DIAPOZITIVUL MASTER SLIDE

Un diapozitiv special oferit de PowerPoint este Master Slide. Cu ajutorul acestuia puteți controla foarte
ușor diferitele proprietăți ale prezentării dumneavoastră, ca de exemplu caracteristicile legate de textul
folosit în prezentare sau de fundalul aplicat diapozitivelor.
În momentul în care doriți să realizați anumite modificări asupra tuturor dispozitivelor din prezentare,
nu este necesar să le aplicați fiecărui diapozitiv. Puteți realiza modificările dorite asupra Master Slide-ului
iar PowerPoint le va tranfera automat tuturor diapozitivelor prezentării precum și noilor diapozitive pe care
le adăugați.
Pentru a afișa acest diapozitiv apelați din meniul View funcția Master Slide. Pe ecran va apărea
diapozitiv asupra căruia puteți realiza modificările dorite.

Introducerea și ștergerea unui obiect în Master Slide


În cazul în care doriți să introduceți o imagine sau un obiect în toată prezentarea, pentru a nu introduce
manual imaginea în fiecare diapozitiv puteți opta pentru introducerea imaginii în Master Slide. Această
imagine va apărea pe fiecare diapozitiv în poziția unde ați introdus-o în Master Slide.
Pentru a introduce o imagine, apelați din meniul Insert funcția Picture – from File. Din fereastra
apărută alegeți imaginea pe care doriți să o inserați și apoi apăsați butonul Insert.
Imaginea va apărea în Master Slide și o veți putea poziționa unde doriți dumneavoastră.
Pentru a șterge o imagine din Master Slide va trebui să selectați imaginea respectivă și apoi să apăsați
una dintre tastele Delete sau Backspace existente pe tastatură.
Introducerea diferitelor obiecte precum WordArt sau scheme organizatorice se realizează cu ajutorul
comenzii Insert.

Selectarea unui design nou


Modificarea șablonului unei prezentări îi poate conferi acesteia un aspect complet nou, eventual pentru
alt public. Un șablon conține o schema de culori (o combinație de culori utilizate pentru text și alte elemente
de prim-plan ale prezentării) și un design master de diapozitiv (o culoare de fundal, o selecție de fonturi și
formatări de text și un design grafic pentru fundal).
Pentru a selecta un design nou:
 În bara de instrumente Formatting, dați click pe butonul Design. Din meniul Format, alegeți
comanda Slide Design;
 În panoul de sarcini Slide Design, derulați în jos pentru a selecta un design;
 Din lista auto derulantă, alegeți opțiunea Apply to All Slides sau Apply to Selected Slides.

Academia de Poliție “Alexandru Ioan Cuza” – Centrul Învăţământ cu Frecvenţă Redusă şi Învăţământ la Distanţă 2015
Informatică 35

Numele șablonului curent pentru design apare în bara de stare din partea inferioara a ferestrei
prezentării. O modificare în șablonul pentru design are prioritate asupra modificărilor pe care le-ați adus
schemei de culori sau fundalului.

Modificarea schemei de culori


Cele opt culori ale unei scheme de culori sunt utilizate de toate elementele din diapozitive dacă nu
modificați culoarea unui element. Schema de culori este stocata într-un sablon, astfel încât, atunci când
comutați șabloanele, veți comuta și schemele de culori.
Puteți să selectați scheme de culori predefinite sau să vă creați propriile scheme. Pentru a modifica
schema de culori:
 În bara de instrumente Formatting, dați click pe butonul Design;
 În panoul de sarcini Slide Design, dați click pe Color Schemes și apoi alegeți o schema de
culori. Pentru a modifica o culoare din schema de culori dați cick pe Edit Color Scheme, din
partea inferioară a panoului de sarcini Slide Design;
 Dați click pe Apply to All Slides sau Apply to Selected Slides din lista autoderulanta. Schema
de culori pe care ați ales-o este aplicată diapozitivelor.

ÎNTREBĂRI DE CONTROL

1. Care este rolul aplicației Microsoft PowerPoint?

2. Care este procedura de lucru în cadrul aplicației Microsoft PowerPoint?

3. Care este rolul diapozitivului Master Slide?

BIBLIOGRAFIE SPECIFICĂ UNITĂȚII DE ÎNVĂȚARE 5

1. Angelica BACIVAROV, Gabriel PETRICĂ, Ioan-Cosmin MIHAI, Software pentru birotică.


Îndrumar de laborator, Ed. Sitech, 2014
2. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Office 2013, Ed. Microsoft Press, 2014
3. Ioan-Cosmin MIHAI, Noțiuni de informatică și informatică aplicată, Ed. Sitech, 2010

Academia de Poliție “Alexandru Ioan Cuza” – Centrul Învăţământ cu Frecvenţă Redusă şi Învăţământ la Distanţă 2015
Informatică 36

Unitatea de învățare 6
SECURITATEA SISTEMULUI INFORMATIC

Timp de studiu individual estimat: 8h

După parcurgerea acestei unități de învățare, studentul:

 va fi familiarizat cu securitatea sistemului informatic;


 va ști ce reprezintă o semnătură și un certificat digital.

CUPRINSUL UNITĂȚII DE STUDIU

SECURITATEA SISTEMULUI INFORMATIC ............................................................................. 36

6.1. Securitatea informațiilor ........................................................................................................ 37

6.2. Semnătura digitală ................................................................................................................ 37

6.3. Certificate digitale ................................................................................................................. 38

Întrebări de control ...................................................................................................................... 40

Bibliografie specifică unității de învățare 6 .................................................................................. 40

Academia de Poliție “Alexandru Ioan Cuza” – Centrul Învăţământ cu Frecvenţă Redusă şi Învăţământ la Distanţă 2015
Informatică 37

6.1. SECURITATEA INFORMAȚIILOR

Informația este o valoare cu o importanță deosebită pentru o persoană fizică sau pentru o organizație și,
în consecință, necesită o protecție adecvată. Securitatea informației protejează informația de o gamă largă de
amenințări. În acest context, securitatea informației este caracterizată ca fiind cea care asigură și menține
următoarele proprietăți:
 confidențialitate: proprietatea ca informația să nu fie disponibilă sau dezvăluită unor
persoane, entități sau procese neautorizate;
 integritate: proprietatea de păstra acuratețea și completitudinea resurselor;
 disponibilitate: proprietatea de a fi accesibil și utilizabil la cerere de către o entitate
autorizată.
Securitatea informației este obținută prin implementarea unui set adecvat de politici, practici,
proceduri, structuri organizaționale și funcții software. Aceste elemente trebuie implementate în măsura în
care se asigură atingerea obiectivelor specifice de securitate.
Problema de securitate a informației trebuie să aibă în vedere de multe ori partajarea informațiilor sau
interconectarea rețelelor private cu serviciile publice. Multe din sistemele existente pe piață au fost
proiectate fără a avea ca principal obiectiv asigurarea unui anumit grad de securitate pentru că la momentul
respectiv tehnologia nu era atât de dezvoltată și nici atât de accesibilă tuturor. Odată însă cu dezvoltarea
Internet-ului ca mijloc important al comunicării moderne, nevoia unor mecanisme de securitate a devenit o
certitudine. În practică se apelează la soluții tehnice externe care să rezolve problemele de securitate fără a
căuta să se identifice nevoile și cerințele specifice.

6.2. SEMNĂTURA DIGITALĂ

Semnătura digitală ajută la identificarea și autentificarea utilizatorilor în cazul unei comunicări prin
Internet. Se poate spune că semnătura digitală este un corespondent electronic pentru semnătura autorizată
de pe documentele legale. Semnăturile digitale sunt marcaje de autentificare, criptate, aplicate unui
document, aplicație sau mesaj de poștă electronică prin care:
 i se garantează autenticitatea (faptul că provine de la cel care se declară autorul său și nu a
fost alterat);
 se confirmă identitatea semnatarului;
 se asigură criptarea securizată (cu chei publice);
 se furnizează o semnătură electronică verificabilă.
Semnătura digitală presupune existența unui sistem prin care utilizatorii să poată trimite mesaje
„semnate” prin Internet, astfel încât:
 receptorul să poată verifica identitatea celui care expediază mesajele;
 expeditorul să nu poată renega ulterior conținutul mesajelor (incapacitatea de a nega faptul că
un mesaj sau o tranzacție a fost executată se numește nerepudiere);
 receptorul să nu poată falsifica mesajele.
Semnătura digitală oferă ca servicii de securitate autentificarea, integritatea și nerepudierea.
Semnăturile digitale prezintă un grad ridicat de securitate prin utilizarea criptării cu cheie publică și a

Academia de Poliție “Alexandru Ioan Cuza” – Centrul Învăţământ cu Frecvenţă Redusă şi Învăţământ la Distanţă 2015
Informatică 38

funcțiilor hash. Funcțiile hash oferă un mijloc de a crea un conținut cu lungime fixă prin utilizarea unor date
de intrare cu lungime variabilă. În cazul în care datele au fost modificate după ce a fost calculată funcția
hash, această valoare nu se va mai potrivi la o a doua calculare. Prin utilizarea unui algoritm hash
criptografic, orice modificare precum ștergerea sau adăugarea unui caracter va crea mari diferențe între
valorile hash.
Crearea unei semnături digitale presupune calcularea valorilor hash a datelor, apoi criptarea mesajului
rezultat cu o cheie privată. Orice persoană care deține cheia publică corespondentă va fi capabilă să verifice
faptul că mesajul hash corespunde mesajului original.
Scopul semnăturilor digitale este acela de a identifica expeditorul unui mesaj și de se asigura faptul că
datele transmise nu au fost modificate. Totuși, există probleme ce pot apare în timpul utilizării acestei
tehnologii. Astfel, utilizarea unui algoritm de hash slab oferă o securitate scăzută în combinație cu un
algoritm de criptare puternic. De aceea, o semnătură digitală nu are nicio semnificație dacă nu este legată de
numele utilizatorului printr-un certificat digital. Distribuirea securizată a semnăturii digitale este singura
garanție a securității acesteia.
Semnăturile digitale pot fi clasificate în:
 directe;
 arbitrare;
 de grup.
Atunci când un mesaj semnat este transmis direct de la emițător la receptor, fără un alt arbitru,
semnătura este numită directă. În această categorie există două tipuri de protocoale: protocolul de semnătură
prin cifrare simetrică și protocolul de semnătură prin chei publice.
Pentru a evita situația când emițătorul unui mesaj, pentru a repudia semnătura, face publică cheia sa
secretă, pretinzând că altcineva a semnat mesajul, se poate folosi o clasă de protocoale bazată pe existența
unor entități arbitri. În cazul semnăturilor digitale arbitrare există tot două protocoale de semnătură prin
cifrare simetrică și prin chei publice.
Securitatea schemelor de semnătură de grup se bazează pe presupunerea că nicio persoană nu poate
calcula logaritmi discreți modulo un număr, produs a două numere prime mari și că nicio persoană nu poate
calcula logaritmi discreți modulo un număr prim mare.

6.3. CERTIFICATE DIGITALE

Un certificat digital este un mecanism folosit de diverse servicii de securizare cu chei publice sau
aplicații care oferă autentificare, asigură integritatea datelor și securizează comunicațiile în rețele nesigure
(așa cum este rețeaua Internet). Printre scopurile în care se utilizează un certificat digital se pot enumera:
 autentificarea utilizatorilor și a serverelor pe Web;
 crearea unor relații de încredere pentru schimbul securizat de informații între persoane,
computere sau servicii;
 accesul utilizatorilor la diverse rețele de calculatoare;
 securizarea mesajelor de poștă electronică (S/MIME - Secure/Multipurpose Internet Mail
Extensions);
 implementarea unor protocoale securizate: IPSec (Internet Protocol Security) și TLS
(Transport Layer Security);

Academia de Poliție “Alexandru Ioan Cuza” – Centrul Învăţământ cu Frecvenţă Redusă şi Învăţământ la Distanţă 2015
Informatică 39

 semnarea codurilor de programe;


 protejarea conținutului digital;
 stabilirea unor ierarhii pentru Autoritățile de Certificare;
 efectuarea altor operații specifice privind securizarea sistemului.
Un certificat digital creează o conexiune logică între o cheie publică (public key), disponibilă oricui, și
identitatea unei persoane, un dispozitiv (computer) sau un serviciu care deține cheia pereche (private key)
corespunzătoare. Numai posesorul certificatului digital deține cheia privată, cu ajutorul căreia poate realiza o
semnătură digitală sau poate decripta informații criptate cu cheia sa publică, corespunzătoare acelei chei
private.
Certificatele digitale sunt stocate și organizate logic în locații de sistem denumite "Certificate Store”
astfel încât să fie disponibile și altor aplicații instalate în sistemul de operare. Aceste locații reunesc atât
propriile certificate, cât și certificatele provenite de la diverse autorități sau alte aplicații. Câteva dintre
locațiile de sistem în care se stochează certificate digitale sunt: Personal (pentru certificatele proprii ale
utilizatorului), Other People, Intermediate Certification Authorities, Trusted Root Certification Authorities,
Trusted Publishers și Untrusted Certificates.
Deținătorul certificatului poate fi un utilizator final, un computer sau altă Autoritate de Certificare.
Entitatea emitentă a unui certificat digital auto-semnat nu face parte implicit din categoria Autorităților de
Certificare de încredere, de aceea apare informația "This CA Root certificate is not trusted". Pentru ca
această Autoritate de Certificare să devină de încredere, certificatul digital trebuie instalat în locația Trusted
Root Certification Authorities store prin procedura de export și import.

Semnarea digitală a fișierelor create cu Microsoft Office


Implicit un fișier creat cu Microsoft Office (document Word, foaie de calcul Excel, prezentare
Powerpoint) sau un proiect de macro-comenzi nu este semnat digital. În aceste aplicații, folosind butonul
Protect Document / Workbook / Presentation din meniul File - Info se poate adăuga o semnătură digitală
pentru a proteja conținutul (a asigura integritatea documentului) și a certifica autorul său. În fereastra Sign se
introduc tipul angajamentului (semnatarul garantează că el este autorul documentului sau a fost ultimul care
l-a aprobat), scopul în care a fost semnat și detalii suplimentare despre semnatar.
Aplicarea efectivă a unei semnături digitale se face alegând certificatul dorit din lista certificatelor
personale instalate în sistem. În cazul în care nu este disponibil niciun certificat digital pentru semnare există
următoarele posibilități:
 crearea unui certificat digital auto-semnat;
 importul (adăugarea unui certificat digital existent în alt sistem de calcul sau obținut de la o
Autoritate de Certificare).
Odată ales un certificat digital, chiar și auto-semnat, documentul devine semnat digital și este marcat
ca versiune finală pentru a descuraja modificarea. Totuși, documentul poate fi editat, însă orice modificare
efectuată ulterior semnării va duce la invalidarea acesteia și la eliminarea semnăturii digitale (aceasta arată
că documentul a fost alterat de la ultima semnare).
Dacă autorul sau oricine altcineva dorește să facă modificări în document, în final poate aplica propria
semnătură digitală, ca o dovadă că el a fost ultimul care a modificat documentul și confirmă astfel conținutul
acestuia. Mesajul “Recoverable Signatures” apare dacă o semnătură nu poate fi validată (de exemplu, a fost
folosit un certificat auto-semnat) sau nu a fost stabilită o relație de încredere în acel autor. Dacă utilizatorul

Academia de Poliție “Alexandru Ioan Cuza” – Centrul Învăţământ cu Frecvenţă Redusă şi Învăţământ la Distanţă 2015
Informatică 40

confirmă încrederea în identitatea acelui autor, certificatul său digital este copiat în locația Trusted People
(din Certificate Store), iar semnătura devine validă (de încredere).
Suita Microsoft Office reunește majoritatea setărilor privind securitatea documentelor,
confidențialitatea datelor personale și protecția informațiilor în grupul Trust Center (meniul File - Options -
Trust Center). Securitatea macro comenzilor (butonul Macro Security din zona Code, tab-ul Developer)
constă în alegerea unui nivel de protecție în funcție de opțiunile utilizatorului:
 Disable all macros without notification - toate macro comenzile și avertizările de securitate
sunt inactive, iar utilizatorul nu are posibilitatea de a activa macro comenzile la deschiderea
documentului;
 Disable all macros with notification - macro comenzile sunt blocate la deschiderea
documentului, însă o bară de mesaje permite activarea lor dacă se dorește (există totuși un
risc la adresa securității sistemului dacă macro comenzile provin din surse necunoscute -
adică fie nu sunt semnate digital, fie editorul nu este adăugat în locația editorilor de
încredere).

ÎNTREBĂRI DE CONTROL

1. Ce proprietăți asigură securitatea informației?

2. Ce reprezintă semnătura digitală?

3. Ce este un certificat digital?

BIBLIOGRAFIE SPECIFICĂ UNITĂȚII DE ÎNVĂȚARE 6

1. Angelica BACIVAROV, Gabriel PETRICĂ, Ioan-Cosmin MIHAI, Software pentru birotică.


Îndrumar de laborator, Ed. Sitech, 2014
2. Ioan-Cosmin MIHAI, Securitatea informațiilor, Ed. Sitech, 2012

Academia de Poliție “Alexandru Ioan Cuza” – Centrul Învăţământ cu Frecvenţă Redusă şi Învăţământ la Distanţă 2015
Informatică 41

Unitatea de învățare 7
MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR ELECTRONICE

Timp de studiu individual estimat: 8h

După parcurgerea acestei unități de învățare, studentul:

 va fi familiarizat cu procedurile de management al documentelor electronice;


 va ști ce reprezintă administrarea documentelor electronice.

CUPRINSUL UNITĂȚII DE STUDIU

MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR ELECTRONICE ........................................................... 41

7.1. Conceptul de management al documentelor.......................................................................... 42

7.2. Administrarea documentelor electronice ............................................................................... 43

7.3. Sistemul de management al documentelor ............................................................................. 44

Întrebări de control ...................................................................................................................... 45

Bibliografie specifică unității de învățare 7 .................................................................................. 45

Academia de Poliție “Alexandru Ioan Cuza” – Centrul Învăţământ cu Frecvenţă Redusă şi Învăţământ la Distanţă 2015
Informatică 42

7.1. CONCEPTUL DE MANAGEMENT AL DOCUMENTELOR

Managementul documentelor este o tehnologie și o disciplină care a augmentat tradițional capacitatea


unui sistem de fișiere computerizate. Permițând utilizatorilor să caracterizeze documentele, stocate în
general în fișiere, sistemele de management documente permit utilizatorilor să stocheze, retragă și să
utilizeze aceste documente mai ușor și mai puternic decât în metoda sistemului de fișier.
Astăzi, managementul documentelor include funcționalități valoroase suplimentare, cum ar fi:
 urmărirea versiunilor, pentru a vedea modul în care un document evoluează în timp.
 distribuirea documentului, pentru a verifica modul în care un document este utilizat și
reutilizat în diferite procese de afaceri.
 revizuirea electronică pentru a permite utilizatorilor să adauge comentarii la document fără
modificarea efectivă a documentului.
 securitatea documentului pentru a rafina comenzile de acces al diferitelor documente pentru
diferiți utilizatori.
 management publicare pentru a controla livrarea documentelor către diferite aplicații de
publicare.
 integrarea fluxului de activitate pentru a asocia ciclul de viață al unui document cu oameni,
proiecte și programe.
Având în vedere că importanța documentelor crește, devenind tot mai insistentă, administrarea
acestora devine o activitate esențială, la nivel de organizație. Nu există îndoieli cu privire la faptul că
documentele neplanificate și neadministrate pot afecta comunicarea, pot goli resursele organizaționale și
chiar pot afecta creșterea organizațională până în punctul în care organizația nu mai poate înainta. De aceea,
managementul corespunzător al documentelor poate ajuta o organizație să atingă niveluri fără precedent în
ceea ce privește controlul, inspecția și avantajul competitiv.
Organizațiile sunt în prezent forțate să își examineze nevoile și țelurile și să revizuiască tipul și natura
informațiilor colectate și să stabilească o procedură de utilizare a documentelor. Managementul
documentelor oferă accesul rapid la versiunea corectă a unui document din cadrul organizației pentru a
satisface cerințele de dezvoltare organizatorică ale acestui mediu bogat în informații.
Mai presus de toate, managementul documentelor poate să efectueze următoarele:
 Creșterea productivității. Prin intermediul unui web browser și al unui acces client / server,
informațiile esențiale pentru afaceri sunt disponibile instantaneu în cadrul întregii organizații.
 Reducerea costurilor globale. Utilizând capacitatea de stocare electronică a datelor și cele de
arhivare cuprinzătoare, costurile asociate cu chestiuni globale și legale legate de păstrarea
documentelor pe format de hârtie sunt eliminate.
 Acces uniform informații. Indiferent de forma în care este arhivat documentul, informațiile
esențiale pentru organizație sunt accesibile organizațiilor afiliate prin Internet și aplicații de
tip portal.
 Administrarea tuturor informațiilor. Toate tipurile de fișiere în grupuri logice și indexuri sunt
combinate și deci capturate în cadrul unui repertoriu electronic central.
 Procese de afaceri moderne. Documentele pot fi orientate prin procese de afaceri complexe,
reducând erorile și economisind timp.

Academia de Poliție “Alexandru Ioan Cuza” – Centrul Învăţământ cu Frecvenţă Redusă şi Învăţământ la Distanţă 2015
Informatică 43

 Acces rapid la informații. Bazele de date vaste sunt legate între ele prin etichetare automată,
astfel încât utilizatorii pot localiza informațiile în doar câteva secunde.
 Vizualizarea clară a informațiilor. Documentele sunt clarificate și scanate, astfel încât nu
există întrebări cu privire la precizia datelor.
 Management riscuri. Regulile de reținere a documentelor sunt aplicate la crearea
documentului, astfel încât riscurile de litigii sunt reduse prin definirea regulilor de reținere
automată a documentelor legale.

7.2. ADMINISTRAREA DOCUMENTELOR ELECTRONICE

Stocarea documentelor
Stocarea documentelor în format digital și nu pe hârtie permite mediului de afaceri să se acomodeze la
fluxul de informații eficient și optim. Acest lucru asigură mijloace pentru găsirea, retragerea și distribuirea
rapidă a documentelor stocate în sistemul de documente al organizației.
Există trei metode primare de creare a unui document digital:
 scanarea documentelor pe hârtie. Scanarea unui document poate produce o imagine care
poate fi stocată pe un computer.
 conversia pentru crearea unor imagini care nu pot fi modificate după documentele
electronice. Conversia documentelor este procesul de transformare electronică a procesorului
de cuvinte sau de distribuire a informațiilor pe o imagine permanentă care poate fi stocată pe
un computer.
 importarea, pentru crearea versiunilor documentelor electronice care pot fi modificate.
Aceasta este cunoscută și ca managementul documentelor electronice. Este o metodă
alternativă de creare a fișierelor electronice, cum ar fi fișiere audio și video care sunt stocate
pe un computer în formatul original și care pot fi modificate.
Odată ajuns într-un sistem, documentul trebuie stocat. Pentru stocarea pe termen lung a unui document
există numeroase dispozitive de stocare. Mai presus de toate, documentele trebuie stocate în format diferit
de cel propriu pentru a asigura siguranța acestuia pe viitor.
În prezent, există cinci opțiuni de stocare, după cum urmează:
 Medii magnetice. Dispozitivul poate fi utilizat pentru a stoca un număr ridicat de documente
și poate furniza un timp de răspuns scurt. Totuși, mediile magnetice conțin părți mobile și
datele stocate pot fi complet șterse prin defecțiuni mecanice.
 Stocare magnetic-optică. Dispozitivul implică tehnologia magnetică și optică pentru a obține
o densitate foarte ridicată a datelor. Principala limitare a discurilor MO este că sunt mai lente
decât dispozitivele hard disk și pot fi supuse defecțiunilor mecanice.
 Compact discuri. Pe aceste dispozitive, informația digitală este codificată ca o serie de puncte
microscopice pe suprafața reflexivă a unui din disc din aluminiu. CD-urile oferă un mediu
sigur și securizat care poate asigura stocarea pe termen lung a imaginilor. Mai mult,
CD_ROM nu necesită hardware sau software specializate pentru retragerea informațiilor.
Dezavantajul principal al acestui mediu de stocare este reprezentat de capacitatea limitată de
stocare.
 Disc Versatil Digital (DVD). DVD este următoarea generație a tehnologiei optice de stocare
pe disc. Acesta este semnificativ mai mare și mai rapid decât un CD și poate stoca mai multe

Academia de Poliție “Alexandru Ioan Cuza” – Centrul Învăţământ cu Frecvenţă Redusă şi Învăţământ la Distanţă 2015
Informatică 44

informații, inclusiv date video, precum și audio și logice, arhivând datele în mod similar unui
CD pe un spațiu fizic. Permite accesul aleatoriu al oricărui punct de pe disc. DVD au sprijinul
larg răspândit și fără precedent al celor mai mari companii electronice. Dezavantajele acestui
mediu sunt costul ridicat și lupta cu standardele, deoarece diferiții producători apelează la
diferite formate pentru DVD care pot fi reinscripționate.
 On Write Once, Read Many (WORM). Datele Worm sunt permanente și pot fi citite ori de
câte ori este nevoie. Acest mediu nu este disponibil oricum și necesită hardware și software
specializat pentru a fi operat. Nu este recomandat datorită numărului limitat de companii care
furnizează materiale și asistență pentru acest tip de tehnologie.

Recuperarea documentelor
Unul din scopurile managementului de documente este de a ajuta utilizatorii să găsească și să retragă
rapid informațiile necesare. Sunt disponibile câteva tehnici:
 Căutare liberă text. Un document este retras după subiectul specific. Această tehnologie
presupune că utilizatorii sunt familiarizați cu subiectul unui document și știu exact ceea ce
caută, precum și cuvintele pe care să le utilizeze pentru a-l descrie. În realitate, această
tehnică implică mult timp, iar succesul în găsirea documentului nu este garantat.
 Termeni de indexare. Documentele sunt retrase prin construirea și utilizarea interogărilor
alcătuite din termeni indexați. Acest lucru permite utilizatorilor să formuleze căutări
sofisticate. Relațiile complexe dintre un set de termeni de control sunt definit, ceea ce
îmbunătățește șansele de a găsi documentele necesare.
 Clasificare. Documentele sunt retrase prin răsfoirea ierarhiei de categorii. Documentele sunt
corect clasificate în câmpul de căutare, ceea ce face ca retragerea documentului să fie sigură
și precisă. Nevoia unei căutări exhaustive este îndepărtată și este instantaneu creată o
scurtătură către documentul necesar.

7.3. SISTEMUL DE MANAGEMENT AL DOCUMENTELOR

Un sistem modern de management al documentelor constă în stocarea, clasificarea și retragerea


documentelor, a informațiilor, graficelor și a documentelor imagine (scanate) prin mijloace electronice.
Fiecare document primește un număr de înregistrare de tip index care cuprinde informații cum ar fi autorul,
descrierea documentului, data creării și tipul aplicației utilizate. Aceste documente sunt în general proiectate
pentru a fi arhivate pe benzi sau discuri optice mai puțin costisitoare și pe care sunt disponibile în vederea
accesării ulterioare dacă este necesar.
Documentele moderne electronice pot conține informații multimedia, inclusiv elemente grafice, clipuri
audio și clipuri video, fiind numite documente compuse. Cu ajutorul sistemelor de management al
documentelor, documentele fizice pot fi scanate, indexate și stocate pe computere pentru un acces rapid.
Documentele imagine și cele arhivate pot fi retrase în câteva secunde. Recunoașterea caracterului optic este
utilizată pentru a „citi” documentele și pentru a ale transforma în fișiere text computerizate. Odată stocat,
documentul poate fi duplicat la infinit. Suplimentar, secțiuni ale documentului pot fi tăiate și transpuse în
alte documente.

Academia de Poliție “Alexandru Ioan Cuza” – Centrul Învăţământ cu Frecvenţă Redusă şi Învăţământ la Distanţă 2015
Informatică 45

Un sistem de management al documentelor devine esențial deoarece utilizatorii unei rețele încep să
profite de avantajele acestei tehnologii. Un sistem de management al documentelor poate ajuta o agenție să
efectueze următoarele:
 Să administreze documente distribuite și stocate în repertorii din cadrul agenției;
 Să furnizeze servicii cum ar fi stocarea, urmărirea, modificarea, indexarea și căutarea
documentelor;
 Să administreze revizii ale documentelor și „încercări de audit” pentru a determina locul în
care s-a aflat un document;
 Să pună la dispoziție informații atât în interiorul cât și în exteriorul agenției;
 Să faciliteze accesul la orice tip de documente prin intermediul rețelelor guvernamentale și al
Internetului;
 Să efectueze imagini ale documentului și procesarea formularelor;
 Să ofere un flux de activitate și tehnologie de grup pentru un management documente orientat
spre tranzacții și de colaborare.
În consecință, agențiile pot, prin intermediul sistemelor de management al documentelor, să
administreze electronic toate tipurile de documente de-a lungul întregului ciclu de viață al acestora,
indiferent de format. Procesul include preluarea și producerea de documente pe suport de hârtie, electronice
sau transmise prin fax, precum și urmărirea, arhivarea și retragerea documentelor și procesele fluxului de
activitate. Sistemul ar trebui să integreze managementul documentelor, procesarea acestora și fluxul de
activitate într-un singur sistem. De exemplu, un document pe hârtie poate fi scanat și integrat în mesaje e-
mail, documente imagine și text. Cu alte cuvine, sistemul ar trebui să fie capabil să fie ambalat și dotat cu
dispozitive de scanare de grup și de birou pentru transformarea documentelor pe hârtie în fișiere digitale care
pot fiind editate, stocate, transmise și retrase de utilizatori multipli din rețeaua agenției.

ÎNTREBĂRI DE CONTROL

1. Ce reprezintă conceptul de management al documentelor electronice?

2. Ce operații implică administrarea documentelor electronice?

3. Ce este un sistem de management al documentelor?

BIBLIOGRAFIE SPECIFICĂ UNITĂȚII DE ÎNVĂȚARE 7

1. Angelica BACIVAROV, Gabriel PETRICĂ, Ioan-Cosmin MIHAI, Software pentru birotică.


Îndrumar de laborator, Ed. Sitech, 2014
2. UNPAN, Managementul documentelor, Ed. Teora, 2010

Academia de Poliție “Alexandru Ioan Cuza” – Centrul Învăţământ cu Frecvenţă Redusă şi Învăţământ la Distanţă 2015

S-ar putea să vă placă și