RAM – INFO TRAINING: www.raminfo.ro, office@raminfo.

ro
0213116303, 0728120340, 0723163926

CURS ASISTENT MANAGER

Modulul IV

TIME MANAGEMENT
(Managementul timpului)

1
 RAM – INFO TRAINING: www.raminfo.ro, office@raminfo.ro
0213116303, 0728120340, 0723163926

I. TIMPUL NOSTRU

Timpul este cea mai preţioasă resursă pe care o avem.

El este mai valoros decât banii, de aceea trebuie investit cu grijă.

 Timpul este un bun rar, limitat.

 Timpul nu poate fi cumpărat.
 Timpul nu poate fi stocat sau pus deoparte.
 Este imposibil să mărim timpul.
 Trecerea timpului este imperturbabilă şi irevocabilă.
 Timpul înseamnă viaţă.

Exerciţiu: “Hoţii de timp”

Scop. Să vă ajute să identificaţi “hoţii de timp” şi să puneţi în discuţie probleme specifice,
oferindu-vă astfel mecanisme de identificare a unor soluţii posibile.

Mod de desfăşurare
1. Aveţi la dispoziţie câte 10 post-it-uri.
2. Scrieţi zece “hoţi de timp” care vă afectează personal, fiecare pe un post-it, separat.
Folosiţi maximum cinci cuvinte pentru a descrie fiecare “hoţ de timp”. Aveţi la
dispoziţie o întreagă repriză de 5 minute!

II. ORGANIZAREA TIMPULUI

Cu cât organizăm mai bine timpul (adică planificăm), cu atât mai bine îl putem folosi
pentru atingerea obiectivelor personale şi profesionale. Planificarea înseamnă pregătirea
pentru îndeplinirea obiectivelor.

Cu cât e mai mare efortul destinat planificării timpului, cu atât va fi necesar mai puţin
timp pentru îndeplinirea obiectivelor propriu-zise, economisind astfel timp pe termen
lung.
REŢINEŢI:
“8 minute de planificare = 1 oră de timp economisit”!

2
 RAM – INFO TRAINING: www.raminfo.ro, office@raminfo.ro
0213116303, 0728120340, 0723163926

Opt minute dedicate pregătirii pentru fiecare zi de muncă şi respectarea consecventă a planificării
stabilite duc la câştigarea unei ore pe zi pentru activităţile esenţiale.
Cea mai importantă regulă în planificare este să puneţi totul pe hârtie, în scris!

7 MOTIVE PENTRU A UTILIZA PLANIFICAREA

 Controlarea proiectelor. Proiectele despre care aveţi doar o “imagine mentală” sunt
mai dificil de controlat (“ceea ce nu se vede, se uită”) şi se pierd cu uşurinţă
 Reducerea încărcării. Planurile scrise reduc încărcarea memoriei
 Automotivarea. Un plan scris are efectul psihologic de a imprima o automotivare în
muncă.. Activităţile întreprinse zilnic devin orientate mai mult spre atingerea obiectivelor;
astfel, veţi fi înclinat să vă axaţi pe sarcinile propuse pentru ziua respectivă
 Concentrare. Atenţia vă va fi mai greu distrasă şi, probabil, veţi fi mai perseverent
în realizarea sarcinilor planificate decât în cazul în care aceste obiective nu ar fi
scrise
 Verificare. Prin verificarea rezultatelor zilnice, puteţi identifica sarcinile neîndeplinite, ce
se pot transfera în altă zi, în funcţie de importanţăurgenţă
 Succes. În plus, vă puteţi îmbunătăţi reuşita printr-o mai bună estimare a necesarului de
timp şi momentelor de întrerupere, precum şi prin alocarea unor perioade de timp realiste
pentru evenimente neprevăzute
 Documentaţie. Planurile scrise, ţinute într-un dosar separat, furnizează automat
documentaţie pentru activităţile pe care le desfăşuraţi şi, în anumite cazuri, pot constitui
o dovadă şi o înregistrare a activităţii sau inactivităţii (sau incapacităţii de a acţiona).

PLANIFICAREA ZILNICĂ. METODA FORTE

Când începeţi lucrul la un plan este importantă, înainte de toate, planificarea fiecărei zile de
activitate. Iată câteva motive:
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
 RAM – INFO TRAINING: www.raminfo.ro, office@raminfo.ro
0213116303, 0728120340, 0723163926

 Ziua e unitatea cea mai mică şi mai uşor de manevrat în procesul de organizare sistematică a
timpului
 Dacă ziua precedentă nu a fost reuşită, puteţi considera fiecare zi ca pe un alt început
 Aceasta este o etapă preliminară pentru planificarea pe termen lung
 Dacă vă este dificil să controlaţi activităţile uzuale ale fiecărei zile de lucru, vă va fi şi
mai dificil să vă planificaţi perioade de timp mai îndelungate

Un program zilnic realist trebuie să conţină ceea ce doriţi sau trebuie să realizaţi în
ziua respectivă, precum şi ceea ce puteţi îndeplini fizic. Într- adevăr, cu cât par mai
realizabile obiectivele stabilite, cu atât veţi fi mai mobilizat pentru îndeplinirea lor.

Metoda FORTE este relativ rapidă şi necesită, în medie, aproximativ 8 minute pentru
planificarea timpului din ziua respectivă, astfel încât să câştigi mai mult timp pentru
activităţile esenţiale:
 Formulează lista activităţilor;
 Observă şi estimează timpul necesar;
 Rezervă timp pentru sarcinile neprevăzute;
 Trasează priorităţile;
 Evaluează gradul de îndeplinire a sarcinilor.

1. FORMULEAZĂ LISTA SARCINILOR, ACTIVITĂŢILOR ŞI TERMENELOR-LIMITĂ!

Folosind un format de plan zilnic, întocmeşte o listă cu toate lucrurile pe care ai dori sau trebuie
să le realizezi în ziua respectivă, grupate pe categorii specifice.
 Fă o listă a sarcinilor de îndeplinit şi a termenelor-limită pentru săptămâna sau luna
respectivă
 Enumeră activităţile neterminate din ziua precedentă
 Menţionează noile sarcini ale zilei
 Evidenţiază termenele-limită fixate
 Convorbirile telefonice şi corespondenţa care trebuie efectuate
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
 RAM – INFO TRAINING: www.raminfo.ro, office@raminfo.ro
0213116303, 0728120340, 0723163926

 Activităţile obişnuite, de exemplu şedinţele de la ora 10 la 11

2. OBSERVĂ ŞI ESTIMEAZĂ TIMPUL NECESAR ÎNDEPLINIRII SARCINILOR!

Observă timpul ce trebuie alocat fiecărei sarcini. Timpul este limitat. Opt ore sunt doar opt ore.
Experienţa arată că oamenii îşi propun mai mult decât pot face de-a lungul unei zile şi că sunt
planificate mai multe activităţi decât pot fi realizate cu adevărat. Acest fapt conduce la o frustrare
nedorită şi un dispreţ faţă de planurile zilnice.
Calculează timpul cheltuit în acelaşi mod în care calculezi banii cheltuiţi. Astfel, estimează
timpul de care ai nevoie pentru sarcinile propuse. Timpul este mai important decât sunt banii.
Atunci când cheltuieşti bani, estimează preţul unui bun sau chiar îl calculezi cu precizie. De ce
să nu procedezi la fel şi cu capitalul de timp de care dispui?
Stabileşte termenele-limită. O altă regulă născută din experienţă spune că timpul disponibil
pentru a realiza o sarcină determină adesea timpul în care realizezi de fapt acea sarcină. Ca
şi în cazul unui buget, alocând un anumit timp pentru o sarcină îţi impui să rămâi în cadrul acelei
limite de timp.

3. REZERVĂ TIMP PENTRU SARCINI NEPREVĂZUTE!

Planifică doar o parte din programul de lucru; experienţa a arătat că această parte trebuie să
reprezinte aproximativ 60% din ziua de muncă (principiul de bază al planificării timpului).
Evenimentele neprevăzute, factorii perturbatori, problemele personale ne obligă să lăsăm
neplanificat o parte din timp. Planul tău ar putea să conţină trei părţi:
 aproximativ 60% pentru activităţile planificate (planul zilnic);
 aproximativ 20% pentru activităţile neprevăzute (întreruperi, timp răpit);
 aproximativ 20% pentru activităţile spontane şi sociale (timpul creativ).

5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
 RAM – INFO TRAINING: www.raminfo.ro, office@raminfo.ro
0213116303, 0728120340, 0723163926

Principiul prudenţei: planifică doar 50% !

Dacă vrei să fii prudent, e recomandabil să planifici numai 50% din timpul de lucru şi să rezervi
cealaltă jumătate ca timp-tampon.
4. TRASEAZĂ PRIORITĂŢILE, FII SELECTIV, DELEAGĂ SARCINI !
Datorită tendinţei de a planifica mai mult de 50-60% din timpul de lucru disponibil trebuie în mod
riguros să reduci lista de sarcini la proporţii realiste, astfel:
 stabileşte priorităţile;
 fii mai selectiv;
 deleagă sarcini.
Ceea ce rămâne trebuie amânat, anulat sau rezolvat peste orele de program.

5. EVALUEAZĂ GRADUL DE ÎNDEPLINIRE A SARCINILOR LA SFÂRŞITUL ZILEI!

Amână sarcinile neîndeplinite. Atunci când amâni în mod repetat o sarcină, aceasta devine
o povară. Există două posibilităţi:
 poţi să o consideri o sarcină de care te vei ocupa pe termen lung, o vei avea în vedere mai
târziu.
 poţi anula sarcina, pentru că ea s-a rezolvat de la sine.

III. CELE 7 ETAPE ALE INTOCMIRII UNUI PLAN

Stabilind obiective şi urmărindu-le te transformi dintr-un spectator al evenimentelor vieţii într-un

participant la ele. Cu toţii avem vise şi dorinţe, dar relativ puţini oameni au ţeluri (obiective).
Dorinţe puternice precum “vreau să fiu bogat” sau “aş vrea să fiu mai slabă” nu constituie cu
adevărat obiective. Deşi ele sunt la început vise, obiectivele sunt de fapt scopuri specifice ce pot
fi atinse doar prin acţiuni concrete. Dacă nu-l poţi măsura, evalua sau descrie, cu siguranţă nu

6
6
6
6
6
6
6
6
6
6
6
6
6
6
6
6
6
6
6
 RAM – INFO TRAINING: www.raminfo.ro, office@raminfo.ro
0213116303, 0728120340, 0723163926

este un obiectiv.
Principalele etape pe care trebuie să le parcurgi pentru a-ţi îndeplini visele sunt:

1. DEFINEŞTE-ŢI OBIECTIVELE!

Nu iti propune să faci totul, dintr-o dată. Concentreaza-te asupra fiecărui pas. Prea mulţi oameni
îşi propun sarcini dificile şi, eşuând, renunţă apoi. Ţelurile trebuie să aibă în vedere ceea ce e
realizabil.

2. PUNE PE HÂRTIE!

Odată definit ţelul, pune-l pe hârtie. În felul acesta poţi urmări îndeplinirea obiectivelor, ele fiind
deja bine conturate pe hârtie. Pus pe hârtie, obiectivul se cristalizează în minte. Poti evalua cu
rapiditate dacă deciziile pe care le iei te aproprie sau te îndepărtează de ţelul propus.

3. STABILEŞTE-ŢI STRATEGIA!

Îndeplinirea unor obiective în mai multe etape le face pe acestea mai accesibile. Astfel te poţi
apropia de ele cu mai mult curaj. Această tehnică a planificării în trepte constă în stabilirea unui
obiectiv şi apoi a etapelor necesare pentru atingerea lui.

4. STABILEŞTE UN TERMEN-LIMITĂ!

Un obiectiv este un vis care trebuie îndeplinit într-un anumit termen. Termenele- limită oferă un
cadru temporal pentru acţiune şi oferă un impuls în a întreprinde ceva pentru îndeplinirea visului.

5. PUNE-TE PE TREABĂ!
7
7
7
7
7
7
7
7
7
7
7
7
7
7
7
7
7
7
7
 RAM – INFO TRAINING: www.raminfo.ro, office@raminfo.ro
0213116303, 0728120340, 0723163926

Stabileşte-ţi un ţel ambiţios şi vei fi uimit câte resurse poţi descoperi în tine din momentul în
care te dedici îndeplinirii viselor tale.Să presupunem că ţelul tău e să ajungi în America într-un
an. Ce paşi trebuie întreprinşi? Să-ţi găseşti poate un soţ sau o soţie cu cetăţenie americană. Sau
să încerci să ajungi o persona- litate în domeniul tău şi astfel să poţi spera în posibilitatea de a
ajunge acolo. Să economiseşti o sumă de bani pentru excursia mult visată? Să emigrezi pur şi
simplu? Dacă eşti cu adevărat hotărât, vei reuşi într-un fel sau altul.

6. NU TE TEME DE EŞEC!

De obicei, ceea ce ne afectează cu adevărat e anticiparea eşecului, nu eşecul în sine. Obiectivul

principal este obiectivul si modul de realizare a lui. Este util sa identifici punctele slabe ale
proiectului, dar nu este benefic sa pui in fata esecul.

7. INSISTĂ, INSISTĂ, INSISTĂ!

În drumul spre îndeplinirea oricărui obiectiv te vei confrunta desigur cu o mulţime de obstacole.
Încrederea de sine poate acţiona ca un anestezic în faţa acestor dificultăţi. Puterea obiectivelor
consta in faptul ca ne oferă energii sporite, o nouă direcţie, un sens, lucruri care, poate, ne
lipsesc. Obiectivele ne pot ajuta să ne ordonăm viaţa, să înlesnim succesele.

PLANIFICAREA PRO-ACTIVĂ

Comportamentul “pro-activ” poate fi definit ca:

 “A acţiona înainte de producerea evenimentelor”
 “Luarea iniţiativei”
 “Căutarea ocaziilor în care să se acţioneze”

8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
 RAM – INFO TRAINING: www.raminfo.ro, office@raminfo.ro
0213116303, 0728120340, 0723163926

Acesta este opus comportamentului “reactiv”, care poate fi definit ca:

 “A acţiona ca răspuns la evenimente”
 “Să faci ceea ce-ţi cer alţii”
 “Să răspunzi la cererile externe ţie”

Multe slujbe manageriale şi profesionale sunt caracterizate printr-un amestec de sarcini pro-
active şi reactive. Sarcinile reactive pot fi îndeplinite prin “a face liste” şi prin “fişa postului”.
Sarcinile pro-active necesită un proces de planificare mai structurat.
Planificarea pro-activă furnizează un mod structurat de a identifica aspectele principale ale
slujbei dumneavoastră şi, gândind prin prisma iniţiativelor pe care trebuie să le luaţi, pentru
rezolvarea responsabilităţilor ce vă revin în legătură cu fiecare aspect al acestora.
O tendinţă care începe să se observe în domeniul planificării timpului este planificarea
săptămânală. Săptămâna reprezinte o unitate echilibrată de lucru. Viaţa noastră curge în
cicluri săptămânale. Fiecare zi a săptămânii are o încărcătură energetică şi afectivă
diferită. În acelaşi timp, repartizând sarcinile săptămânal păstrăm o perspectivă mai bună
asupra lor şi le putem transfera mai uşor de la o zi la alta.

IV. GESTIONAREA ÎNTRERUPERILOR

Cei mai mulţi oameni identifică întreruperile ca pe cel mai semnificativ consumator de timp.
Întreruperile reprezintă o problemă nu numai din cauza timpului fizic care se cheltuieşte, dar şi a
felului în care ne împiedică să ne concentrăm. De aceea, îmbunătăţirea managementului timpului
înseamnă şi a face paşi pentru gestionarea mai bună a întreruperilor.
Deşi este nerealist să credem că le putem elimina complet, este important să le reducem şi, în
mod deosebit, să încercăm să creăm cât mai mult “timp de calitate”. “Timpul de calitate” este
acel timp din care sunt eliminate întreruperile şi care este folosit pentru sarcinile ce necesită o
mai mare concentrare.
Există trei elemente de care trebuie să se ţină cont în orice strategie a gestionării întreruperilor:
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
 RAM – INFO TRAINING: www.raminfo.ro, office@raminfo.ro
0213116303, 0728120340, 0723163926

 Reducerea numărului întreruperilor;

 Acumularea întreruperilor.
 Reducerea timpului acordat fiecărei întreruperi.

Reducerea numărului întreruperilor

Pentru a reduce numărul întreruperilor, trebuie să vă gândiţi mai întâi de ce sunteţi întrerupt.
Identificarea în acest fel a motivelor întreruperilor poate face ca unele din soluţiile problemei
să apară destul de clar.

Expertiza tehnică (“rezolvatorul de probleme”)

Întreruperile pot rezulta din statutul de “expert al casei” şi din acela de rezolvator de probleme
căutat de toată lumea. Adesea este mai uşor pentru oameni să vină la dumneavoastră, în loc să
îşi rezolve singuri problemele.
Deşi aceasta poate face parte din munca dumneavoastră, exploraţi posibilităţile de transmitere
a propriei expertize către alţii, cele mai la îndemână fiind organizarea unor sesiuni de pregătire
sau editarea unui “manual” uşor de consultat. Evitaţi să deveniţi o persoană prea uşor de
convins să rezolve problemele altora!

Căutarea de clarificări
Multe întreruperi pot apărea pentru că staff-ul şi colegii se întorc la
dumneavoastră, cerând clarificarea instrucţiunilor sau a informaţiilor primite.
Din nou, multe dintre aceste întreruperi pot fi justificate, iar oamenii nu trebuie să fie
descurajaţi când caută clarificări, atunci când ele sunt necesare. Cu toate acestea, multe
întreruperi pot fi eliminate, dacă se îmbunătăţeşte comunicarea, până la punctul la care un
mesaj clar este transmis şi receptat de prima dată.
Puţin timp de gândire materializat într-o schemă-rezumat, în care verificaţi că toate
problemele au fost acoperite şi că aţi fost înţeles de colaboratori poate duce mai târziu la o
semnificativă reducere a timpului consumat în întreruperi.
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
 RAM – INFO TRAINING: www.raminfo.ro, office@raminfo.ro
0213116303, 0728120340, 0723163926

Numărul contactelor
Puteţi fi condamnat la a avea o mulţime de întreruperi, prin simplul fapt că lucraţi cu mulţi
oameni. Rezolvarea acestei probleme poate implica examinarea felului în care se fac
raportările. Aveţi mulţi oameni care trebuie să vă dea rapoarte?
Există necesitatea de a crea o structură suplimentară de management? Alternativ sau adiţional
poate apărea necesitatea de a examina felul în care sunt divizate responsabilităţile şi sarcinile.
Trebuie să lucraţi cu multă lume din cauză că vă ocupaţi de câte o componentă mică a mai
multor proiecte, fiecare dintre acestea necesitând implicarea unui număr mare de oameni? Nu
ar fi posibilă restructurarea muncii, astfel încât să aveţi mai multă autonomie şi să fiţi mai
puţin dependent de interacţiunea cu alţii? Puteţi acorda mai multă autonomie staff-ului
dumneavoastră, astfel încât aceşti oameni să fie mai puţin dependenţi de dumneavoastră?

Contacte inutile
Numărul întreruperilor care apar poate fi mărit pentru că oamenii vin la dumneavoastră pentru a
cere sfaturi, informaţii, ajutor atunci când ar trebui să se adreseze altcuiva. Aceasta se întâmplă,
probabil, pentru că ei nu înţeleg care este împărţirea sarcinilor în departament sau în cadrul
organizaţiei.

Una din posibilităţile de abordare a acestei probleme poate fi realizarea unui “ghid” al
departamentului, care să cuprindă numele şi responsabilităţile fiecărei persoane şi tipurile de
probleme la care pot oferi răspunsuri. Distribuiţi acest “ghid” şi colegilor din alte departamente
şi determinaţi-i să îl folosească. Poate fi foarte util să convingeţi şi celelalte departamente să
realizeze un ghid similar.

Neîncrederea unora în propriile forţe

Puteţi fi întrerupt fiindcă alţii vin mereu la dumneavoastră pentru a se reasigura că ceea ce au
făcut este bine, sau pentru a vă cere să luaţi dumneavoastră decizii în numele lor. Aceasta poate
fi o trăsătură particulară a unuia sau mai multor persoane care lucrează pentru dumneavoastră.

11
11
11
11
11
11
11
11
11
11
11
11
11
11
11
11
11
11
11
 RAM – INFO TRAINING: www.raminfo.ro, office@raminfo.ro
0213116303, 0728120340, 0723163926

Încurajaţi aceşti colegi să devină mai încrezători în propriile puteri. Ajutaţi-i să înţeleagă
felul în care luaţi dumneavoastră deciziile, astfel încât să poată aplica ei înşişi aceleaşi
criterii. În loc să le spuneţi ce trebuie să facă, determinaţi-i să analizeze situaţia şi să sugereze
posibile decizii. Aceşti oameni sunt adesea perfect capabili să ia decizii dacă dumneavoastră
nu sunteţi prezent; întrebaţi-i, prin urmare, ce-ar fi făcut dacă nu aţi fi fost acolo şi
recomandaţi-le să pună în aplicare acel plan.

Acumularea întreruperilor

Încercaţi să creaţi perioade în care să nu existe întreruperi, prin acumularea celor care nu sunt
urgente.
Sistemul “semafor”(red time)
Una din modalităţile de acumulare a întreruperilor este operarea aşa-numitului sistem al
“timpului roşu” (sau al semaforului). În principiu, acesta împarte timpul în trei părţi:
 Timpul roşu – când nu trebuie să existe nici un fel de întreruperi;
 Timpul galben – când doar întreruperile urgente sunt permise;
 Timpul verde – când vă faceţi disponibil pentru întreruperi.
Deşi sistemul mai poartă numele “red time” (timpul roşu), el poate funcţiona eficient doar dacă
se pune accent pe “timpul verde”. Acesta înseamnă că se aplică doar atunci când vă faceţi
disponibil în mod adecvat celor care vă întrerup şi, desigur, doar dacă îi faceţi să înţeleagă în
ce măsură sunteţi disponibil.
Majoritatea oamenilor sunt norocoşi dacă pot avea la dispoziţie două ore de “timp roşu”, sau
chiar între roşu şi galben, iar unii se vor considera norocoşi şi cu două ore pe săptămână.
Majoritatea timpului trebuie să fie în mod necesar “timp verde”.
Sistemul semaforului (sau al timpului roşu) poate opera pe mai multe niveluri, cu grade
variabile de formalism şi rigiditate:
 Timp roşu organizaţional – atunci când organizaţia hotărăşte asupra anumitor perioade în
care nu există comunicare internă, iar centrala răspunde la toate telefoanele.
12
12
12
12
12
12
12
12
12
12
12
12
12
12
12
12
12
12
12
 RAM – INFO TRAINING: www.raminfo.ro, office@raminfo.ro
0213116303, 0728120340, 0723163926

 Timp roşu intradepartamental – atunci când un departament este închis pentru perioade de
întreruperi datorate altor departamente. Acesta poate fi perceput ca un sistem de tip “program
cu publicul”, spre exemplu atunci când secţia de salarizare anunţă că este deschisă pentru
întrebările angajaţilor între (să zicem) 11.30 şi 14.30.
 Timp roşu interdepartamental –când un departament acceptă să fie întrerupt din afară, dar
stabileşte că trebuiesc eliminate întreruperile din interior. Acesta poate fi pur şi simplu un
“timp de linişte” stabilit de comun acord de colegi apropiaţi atunci când nu doresc să fie
întrerupţi unul de celălalt, spre exemplu: “Hai să încercăm să nu ne întrerupem reciproc în
fiecare dimineaţă între orele 10.30 şi 12.30”
 Timp roşu personal – atunci când o persoană îşi stabileşte o perioadă fără întreruperi. Acesta
se poate stabili la intervale regulate sau hotărî ad-hoc, atunci când este necesar. Timpul roşu
personal poate fi perceput ca fiind stabilirea unei întâlniri cu tine însuţi. Mulţi manageri
pretind că nu îşi pot pot crea timp roşu, totuşi se fac indisponibili pentru ei înşişi pe perioade
lungi, fiind prea ocupaţi să se întâlnească cu alte persoane.
Dacă sunteţi într-o perioadă de timp roşu / galben, iar cineva vă întrerupe, este important să
rezolvaţi situaţia elegant. Nu puteţi, desigur, să le spuneţi oamenilor să “dispară” dar, de
asemenea, nu trebuie să abandonaţi şi să treceţi peste principiul că, fiind întrerupt, puteţi fi
“scos din priză”, distras de la ceea ce faceţi. Este important să îl determinaţi pe cel ce v-a
întrerupt să justifice de ce a făcut-o. Întrebaţi dacă motivul întreruperii este urgent. Dacă da,
atunci trebuie să acceptaţi această evaluare a problemei şi să încercaţi să o rezolvaţi. O dată
problema soluţionată, puteţi întreba din nou dacă ea a fost cu adevărat atât de urgentă. Cerând
celor care vă întrerup să se justifice, arătaţi că acordaţi valoare timpului dumneavoastră şi îi
încurajaţi şi pe alţii să îl respecte.

Nu uitaţi, de asemenea, că oamenii tind să nu vă respecte “timpul roşu” decât dacă există în
această practică un avantaj şi pentru ei înşişi. Încurajaţi-i şi pe ceilalţi să-şi creeze intervale
13
13
13
13
13
13
13
13
13
13
13
13
13
13
13
13
13
13
13
 RAM – INFO TRAINING: www.raminfo.ro, office@raminfo.ro
0213116303, 0728120340, 0723163926

de timp roşu şi respectaţi-l. Nu neglijaţi timpul verde. Dacă nu vă puteţi face disponibili în
mod adecvat, oamenii vă vor întrerupe oricând sunteţi în birou, chiar şi în intervalele de
timp roşu!

Întreruperile datorate telefonului

Ca parte a strategiei “semaforului” (timpului roşu), trebuie să căutaţi, de asemenea, să
cumulaţi întreruperile telefonice. Pentru a realiza aceasta trebuie să dispuneţi de un sistem tip
centrală. Dacă nu dispuneţi de secretară, apelurile vor fi gestionate de acest sistem. Aceasta
poate însemna un aranjament formal constituit ca parte a departamentului şi implică existenţa
unui ofiţer de serviciu, numit prin rotaţie, care să gestioneze toate apelurile telefonice primite
în intervalele de “timp roşu”.
Pe de altă parte, se pot face aranjamente ad-hoc pentru a acoperi anumite perioade, de tipul
“Tudor, îmi poţi prelua convorbirile în dimineaţa aceasta? Trebuie să termin raportul până la ora
13. Mă revanşez făcând acelaşi lucru pentru tine, în altă zi”.
Dacă folosiţi pe cineva pentru a vă prelua convorbirile, este important să explicaţi pe scurt cum
să le gestioneze. Explicaţi cum trebuiesc preluate mesajele.
Spuneţi persoanei când veţi fi din nou disponibil pentru a primi telefoane sau pentru a răspunde
celor care v-au căutat. (Unele persoane găsesc că este potrivit să folosească telefoane-robot
pentru a prelua mesajele. Unele aparate oferă posibilitatea de a asculta mesajul; astfel se poate
decide dacă merită sau nu să se facă o întrerupere pentru a contacta acea persoană).

Anticiparea întreruperilor
Chiar dacă simţiţi că nu puteţi opera un sistem strict al “timpului roşu”, trebuie să fiţi capabili să
faceţi progrese în anticiparea posibilelor întreruperi. O scurtă întâlnire cu colaboratorii
organizată dimineaţa la prima oră şi/sau una după amiaza pot aduce r ezolvarea multor probleme
care, altfel, ar apărea ca întreruperi. Dacă aveţi colaboratori aflaţi pe teren , care trebuie să vă
raporteze, cereţi-le să sune la o anumită oră în fiecare zi.

14
14
14
14
14
14
14
14
14
14
14
14
14
14
14
14
14
14
14
 RAM – INFO TRAINING: www.raminfo.ro, office@raminfo.ro
0213116303, 0728120340, 0723163926

Alte modalităţi de a crea intervale de timp fără întreruperi

O modalitate de a evita întreruperile este aceea de a vă ţine departe de biroul
dumneavoastră. Dacă aveţi o sarcină asupra căreia doriţi să vă concentraţi, gândiţi-vă la
posibilitatea de a lucra acasă, de a merge la bibliotecă sau de a ocupa o sală de şedinţe.
Unii oameni îşi creează timp liber venind la serviciu mai devreme sau plecând mai târziu.
Trebuie să ţineţi cont de faptul că aceasta nu înseamnă de obicei o modalitate de extindere a
zilei de lucru. Dacă creaţi timp “liber de întreruperi” în acest mod, obţineţi rezultate optime
lucrând la sarcinile ce necesită maximă concentrare; nu îl irosiţi bând cafea sau citind ziarul.
O altă posibilitate este aceea de a servi masa de prânz mai devreme sau mai târziu decât ceilalţi
şi de a munci în timpul obişnuit al pauzei de prânz. Intervalul cuprins între 12.30 si 14.00 este
de obicei “liber de întreruperi”.

Scurtarea întreruperilor

A treia parte a strategiei noastre este de a scurta timpul consumat de fiecare întrerupere. Dacă
o întrerupere poate fi rezolvată în intervalul a două minute, rezolvaţi-o în acest timp şi nu o
lăsaţi să se transforme într-o conversaţie de 10 minute.

Începeţi prin a-l întreba pe cel care v-a întrerupt de cât timp are nevoie şi a cădea de acord
asupra timpului pe care dumneavoastră îl puteţi oferi. Nu semnaţi “un cec în alb” pe propriul
dumneavoastră timp. Închideţi discuţia prin folosirea tehnicilor de rezumare. Întrebaţi dacă
există aspecte suplimentare şi recapitulaţi acţiunea asupra căreia aţi căzut de acord. Ambele
căi indică faptul că aveţi o atitudine specifică afacerilor în ceea ce priveşte managementul
timpului şi îi încurajaţi pe ceilalţi să respecte şi să preţuiască timpul dumneavoastră.

Puteţi folosi, de asemenea, limbajul corpului. Nu este o idee rea să vă ridicaţi atunci când
15
15
15
15
15
15
15
15
15
15
15
15
15
15
15
15
15
15
15
 RAM – INFO TRAINING: www.raminfo.ro, office@raminfo.ro
0213116303, 0728120340, 0723163926

cineva intră în biroul dumneavoastră. Rămânând în picioare, lansaţi semnalul că nu doriţi ca

discuţia să dureze mult. Dacă doriţi să indicaţi sfârşitul discuţiei, ridicaţi-vă şi îndreptaţi-vă
spre uşă.

Puteţi aplica tehnici similare în cazul întreruperilor datorate apelurilor telefonice, în primul
rând stabilind cât va dura convorbirea şi apoi folosind tehnica rezumatului pentru a semnala
sfârşitul discuţiei. Avantajul pe care îl aveţi în cazul acestor întreruperi este acela că e mai uşor
să minţi la telefon, spunând că trebuie să mergi la o şedinţă!

V. 3 tehnici simple de Gestionare a Timpului

1. Tehnica Pomodoro:
Tehnica Pomodoro este probabil una dintre cele mai usor de pus in aplicare. Cuvantul “pomodoro”
vine din limba italiana si face referire la ceasul in forma de rosie pe care il folosea in studentie
Francesco Cirillo, inventatorul acestei tehnici.
Antreprenorul Francesco Cirillo a inventat tehnica la inceputul anilor ’90. Inca de la inventare,
tehnica a fost folosita de oameni din intreaga lume, de la directori si secretare, pana la profesori si
studentii lor. Motivul este acela ca tehnica Pomodoro presupune o metodologie usor de inteles. Mai
mult decat atat, orice imbunatatiri sunt usor de observat intr-o perioada scurta de timp.
Metodologie:
Atunci cand aveti de rezolvat fie un task mare sau o serie de mai multe task-uri, impartiti programul
de lucru in intervale scurte de timp (numite „Pomodoros”) cu scurte pauze intercalate. Veti antrena
astfel creierul sa se concentreze pe perioade scurte de timp, sporind in acelasi timp atentia si
concentrarea.
16
16
16
16
16
16
16
16
16
16
16
16
16
16
16
16
16
16
16
 RAM – INFO TRAINING: www.raminfo.ro, office@raminfo.ro
0213116303, 0728120340, 0723163926

Analiza aprofundata:
Sunt 6 principii de care trebuie sa tineti cont:
1. Stabiliti ce task doriti sa rezolvati.
2. Folositi un ceas sau cronometru (Pomodoro) si setati-l la 25 minute (intervalul de timp
utilizat). Puteti modifica acest interval pentru a se potrivi task-ului si disponibilitatii voastre
– de ex., 10 minute/Pomodoro.
3. Concentrati-va asupra task-ului si lucrati pana la finalizarea intervalului de timp.
4. Odata ce a sunat cronometrul, luati un creion si faceti un semn pe o foaie de hartie.
5. Observati cate semne ati facut pe foaie: daca sunt mai putin de 4 semne, luati o pauza de 3-5
minute. Dupa ce v-ati bucurat de aceasta pauza, reveniti la punctul 2.
6. Cand aveti 4 semne pe foaie – si deci 4 intervale Pomodoro muncite, luati o pauza mai
lunga, de 20-30 minute. Dupa ce v-ati bucurat de aceasta pauza, reveniti la punctul 1 si
incepeti numaratoarea semnelor de la zero.
Principiile fundamentale ale acestei tehnici sunt simple si usor adaptabile pentru a se potrivi
fiecaruia. Tehnica Pomodoro presupune un ciclu neterminat, separat in intervale orare, ceea ce
inseamna ca se poate aplica si implementa cu usurinta. In cazul in care apar complicatii (daca
aceasta tehnica este utilizata intr-un mediu nefavorabil, in care atentia va este distrasa cu diverse
sarcini), acestea pot fi depasite cu usurinta, printr-o analiza rapida a problemei initiale si cu
flexibilitatea pe care o presupune tehnica. De exemplu, daca sunteti in mod constant intrerupt de
colegi, se recomanda fie sa scurtati durata perioadelor de lucru (pomodoros) pentru a se potrivi
rutinei zilnice a programului de lucru, fie sa cereti politicos colegilor sa revina mai tarziu.

2. Imbunatatirea continua – Tehnica Kaizen

Sa ne indreptam acum atentia catre Est. Mai precis, catre Japonia si filosofia Kaizen, un cuvant
folosit pentru conceptul de „schimbare in bine”. Aceasta filosofie a productivitatii s-a nascut dintr-un
17
17
17
17
17
17
17
17
17
17
17
17
17
17
17
17
17
17
17
 RAM – INFO TRAINING: www.raminfo.ro, office@raminfo.ro
0213116303, 0728120340, 0723163926

parteneriat aparut dupa cel de-al Doilea Razboi Mondial, intre oameni de afaceri americani si
japonezi. Acest parteneriat a fost conceput pentru a creste productivitatea fortei de munca
preexistente prin imbunatatirea programelor si proceselor standardizate si prin eliminarea deseurilor.
Flexibilitatea acestei filozofii ii permite sa fie pusa in aplicare de indivizi diferiti, atat in mediul de
afaceri, cat si in afara acestuia.
Metodologie:
Definitia ambigua a termenului Kaizen inseamna ca aceasta filosofie poate fi pusa in aplicare in
anumita masura intr-o multitudine de modalitati. Exista doua tipuri de Kaizen referitoare la practicile
comerciale: “Fluxul” si “Procesul”.
Fluxul face referire la fluxul de materiale si informatii si conduce adesea la reorganizarea unei
anumite zone de productie sau chiar a intregii companii.
Cel de-al doilea tip, “Procesul”, se refera la imbunatatirea individului. Desi aceste abordari se
implementeaza in mod diferit, procedurile sunt identice.

Analiza aprofundata:
Procedura prespune urmatorii pasi:
1. Calibrati: Inventati o metoda pentru o activitate pe care o aveti zilnic.
2. Investigati: Odata implementata metoda, folositi date cuantificabile pentru a-i determina
eficienta.
3. Echivalati: Comparati rezultatele obtinute in comparatie cu cele estimate de metoda
proiectata.
4. Revolutionati: Daca metoda dvs. nu atinge utilitatea proiectata, luati in considerare modurile
in care aceasta ar putea fi modificata pentru a furniza rezultatele dorite. Gasiti metode
alternative pentru a indeplini aceeasi sarcina intr-un mod mai eficient.
18
18
18
18
18
18
18
18
18
18
18
18
18
18
18
18
18
18
18
 RAM – INFO TRAINING: www.raminfo.ro, office@raminfo.ro
0213116303, 0728120340, 0723163926

5. Calibrati: Modificati metoda astfel incat sa ajungeti la rezoltatele dorite.

6. Duplicati: Reveniti la primul pas si repetati.
Kaizen este o tehnica de gestionare a timpului care permite celui care o utilizeaza sa tina evidenta
imbunatatirilor si sa faca ajustari corespunzatoare. Datorita faptului ca aceasta tehnica este
considerata una care apeleaza la puterea mentala (spre deosebire de tehnica Pomodoro), ea nu
necesita instrumente, aplicatii sau cronometre. In schimb, Kaizen se concentreaza asupra schimbarii
abordarii fiecaruia asupra muncii, prin modificarea metodelor utilizate, imbunatatindu-va astfel
eficienta. Recomandam ca atunci cand implementati pentru prima data aceasta tehnica, sa tineti cont
de toate metodele folosite, de toate modificarile aduse si de rezultatele obtinute. Astfel veti putea
avea o imagine de ansamblu a zilei de lucru, ceea ce va va permite sa aduceti modificari si
imbunatatiri acolo unde este necesar.
Spre deosebire de tehnica Pomodoro, care necesita setarea unui interval de timp pentru a finaliza o
sarcina, Kaizen presupun modificarea abordarii asupra realizarii unei saricini, reducand
complicatiile care ar putea aparea. Asa cum este cazul si in ceea ce priveste tehnica Pomodoro,
filosofia Kaizen este una ciclica, ceea ce conduce la o imbunatatire constanta.

3. Metoda Eisenhower

Aceasta tehnica a fost dezvoltata de Dwight Eisenhower, general in armata Statelor Unite in timpul
celui de-al Doilea Razboi Mondial, comandant suprem al Fortelor Aliate in Europa si ulterior ales
cel de-al 34-lea presedinte al Statelor Unite ale Americii.
Inca de cand a fost inventata,  aceasta metoda a fost folosita de numerase categorii de oameni, de la
directori la presedinti, datorita simplitatii utilizarii tehnicii, dar si ca urmare a rezultatelor
demonstrate de insusi Eisenhower. In decursul multor ani de serviciu public, Eisenhower a avut
ocazia de a dezvolta aceasta metoda de gestionare a timpului, modificand-o pana la perfectionare.

19
19
19
19
19
19
19
19
19
19
19
19
19
19
19
19
19
19
19
 RAM – INFO TRAINING: www.raminfo.ro, office@raminfo.ro
0213116303, 0728120340, 0723163926

Matricea a fost dezvoltata personal de Eisenhower si testata in mod repetat intr-un cadru real,
asigurand practicabilitatea procesului care sta la baza ei.
Daca aveti numeroase activitati si sarcini de rezolvat intr-o perioada scurta de timp, va recomandam
matricea lui Eisenhower. Utilizarea acestei metode va poate ajuta sa eliminati factorii de stres si sa
indepliniti cu success si in mod eficient sarcinile pe care le aveti, prioritizand activitatile importante
si urgente si eliminandu-le pe cele care nu sunt nici importante, nici urgente. Matricea lui
Eisenhower contribuie la depasirea tendintei naturale pe care o avem, si anume de a ne concentra
asupra sarcinilor urgente, dar nu si importante.
Metodologie:
Procesul din spatele acestei metode este unul simplu. Folosind o matrice de decizie (ca cea de mai
jos), impartiti sarcinile in patru categorii distincte:
1. Urgente si importante – sarcini care ar trebui sa fie finalizate imediat.
2. Importante, dar nu urgente – sarcini care trebuie planificate pentru o data ulterioara.
3. Urgente, dar nu importante – sarcini care ar trebui sa fie delegate altora.
4. Nici urgente, nici importante – sarcini care poate fi eliminate.

20
20
20
20
20
20
20
20
20
20
20
20
20
20
20
20
20
20
20
 RAM – INFO TRAINING: www.raminfo.ro, office@raminfo.ro
0213116303, 0728120340, 0723163926

Aspectul cel mai important referitor la aceasta matrice este ca poate fi folosita atat pentru planurile
zilnice si saptamanale (organizarea programului de lucru), dar si pentru sarcini pe termen lung
(obiective de viata si vise).
 Procedura prespune urmatorii pasi:
1. In primul rand, faceti o lista a tuturor activitatilor si sarcinilor care trebuie rezolvate – atat pe
plan personal, cat si profesional.
2. Analizati fiecare sarcina si plasati-o intr-una din categoriile mentionate mai sus. Limitati-va
la maxim 8 activitati in fiecare categorie. Este necesar sa finalizati o sarcina inainte de a
adauga alta noua intr-o anumita categorie. De asemenea, evitati amanarea sarcinilor din lista.
3. Mai intai rezolvati sarcinile care sunt importante si urgente.

21
21
21
21
21
21
21
21
21
21
21
21
21
21
21
21
21
21
21
 RAM – INFO TRAINING: www.raminfo.ro, office@raminfo.ro
0213116303, 0728120340, 0723163926

4. Sarcinile care sunt importante, dar nu urgente trebuie planificate cu grija. Acordati suficient
timp, dar aveti grija astfel incat aceste saricini sa nu devina urgente. Acest lucru va maximiza
sansele de a evita stresul cauzat de situatii de urgenta.
5. In ceea ce priveste sarcinile care sunt urgente, dar nu importante – acestea va pot impiedica
sa va atingeti obiectivele. Pentru a va concentra asupra activitatilor importante, puteti fie sa
delegati, fie sa refuzati astfel de sarcini.
6. Sarcinile care nu sunt nici urgente, nici importante trebuie refuzate si ignorate, deoarece
acestea nu contribuie la atingerea obiectivelor voastre.
Principiul Eisenhower este un instrument util in managementul timpului deoarece contribuie la
cresterea productivitatii si la eliminarea comportamentelor ineficiente in ceea ce priveste atingerea
obiectivelor.

22
22
22
22
22
22
22
22
22
22
22
22
22
22
22
22
22
22
22