Les Bonnes Méthodes

Savoir Communiquer à l’Ecrit

Formation à destination des
membres des Conseils de quartier

Conseils de Quartier 1
 Savoir communiquer à l’écrit
’écrit
dans ses missions de conseiller de quartier

Dans ce document, vous trouverez comment…

Communiquer à l’écrit : Ecrire oui, mais pour être lu !

1.Les questions-clés à vous poser avant d’écrire
2.De la méthode pour attirer l’attention de vos lecteurs : clarté, ordonnancement des
idées, objectivité, langage et style appropriés
3.De la stratégie pour choisir le bon support de communication : tout dépend de
l’objectif de votre message !
4.Des techniques pour communiquer et savoir écrire sur différents supports (compte-
rendu, article presse ou web)
5.Zooms sur : le compte-rendu, le chemin de fer, la mise en page

Conseils de Quartier 2
 Communiquer à l’écrit
’écrit : Ecrire oui, mais pour être lu !
1. LES 4 QUESTIONS-
QUESTIONS-CLÉ
CLÉS QU’
QU’IL FAUT VOUS POSER AVANT D’É
D’ÉCRIRE
’ÉCRIRE …

☺ Astuce méthodo : Répondez à ces 4 questions en notant les mots-clés correspondants, ces mots vous aideront à construire
otre écrit

.Quelle est l’information principale que je dois communiquer ?

De quoi je veux / je dois parler ?
Mots-clés : démarrage travaux /parc de la mairie /fermeture 3 mois / initiative locale création chemin vert / suite projet quartier déplacements
modes doux
.Dans quel objectif ?
Quel est le message que je veux transmettre ?
Mots-clés : avertissement fermeture / information avancée projet initiative locale développement quartier
.A qui ?
Qui est intéressé à priori par le message, qui doit connaître l’information ?
Mots-clés : Public tout venant / commerçants du quartier / écoles alentours
.Avec quels moyens je souhaite faire passer ce message ?
Quel(s) outil(s), quel(s) support(s) vont permettre de faire passer ce message et ce, auprès des interlocuteurs ciblés
Mots-clés : Site web rubrique quartier X / journal local / radio locale…

Conseils de Quartier 3
 Communiquer à l’écrit
’écrit : Ecrire oui, mais pour être lu !

2. De la méthode pour attirer l’attention de vos lecteurs :

clarté
clarté, ordonnancement des idées, objectivité, langage et style appropriés

Rappel de votre objectif : Ecrire pour être compris de tous

a - La clarté, c’est primordial ! Mais attention la simplicité est un exercice … qui demande volonté et
entraînement…

Pour rédiger « efficacement », veillez à :

• Rester simple : vocabulaire courant, langage direct

• Utiliser des phrases courtes (20 mots en moyenne)
• Transmettre une information complète : pour s’en assurer répondez à la formule « QQOQCP »
(Qui? Quoi? Où? Quand? Comment ? Pourquoi?)
et parfois il est utile d’ajouter « C » (Combien?)
• Traduire les sigles utilisés
• Citer les sources d’informations

Conseils de Quartier 4
 Communiquer à l’écrit
’écrit : Ecrire oui, mais pour être lu !
2. De la méthode pour attirer l’attention de vos lecteurs :
clarté
clarté, ordonnancement des idées, objectivité, langage et style appropriés

☺ Astuce méthodo : vocabulaire

Mots : courts, concrets et connus
Champ lexical : ensemble de mots choisis pour donner une couleur au texte (mise en cohérence du texte)

☺ Astuce méthodo : grammaire

Phrases : affirmatives (pas de double négations, formulez des phrases sans négation « le quartier n’est plus vivant dès 21h
= l’animation du quartier s’éteint dès 21h »
Verbes : verbes d’action ; (évitez les formes lourdes ou passives « il a été dit que, il s’est trouvé que, l’action de la mairie
s’est fait reconnaître par)
Conjugaison : privilégiez le présent de l’indicatif et évitez les correspondances de temps souvent approximatives, sauf si
vous les maîtrisez…

Conseils de Quartier 5
 Communiquer à l’écrit
’écrit : Ecrire oui, mais pour être lu !
2. De la méthode pour attirer l’attention de vos lecteurs :
clarté, ordonnancement des idé idées, objectivité, langage et style appropriés

b- L’ordonnancement des idées, c’est comme construire sa maison, on commence par les fondations, puis les murs puis le
toit… et pas l’inverse !
☺Astuce méthodo : Organisation
Pour organiser et prioriser les idées à retranscrire, visualisez la forme d’un entonnoir, évasé en haut (le thème général),
mince en bas (détails) :
• Vous commencez par l’information principale en rapport avec l’objectif ou l’effet visé : derniers travaux avant
Inauguration de la voie verte en juillet 2014, vers l’aboutissement d’un projet écologique qui a mobilisé tout un
quartier
• Vous continuez par les informations secondaires : Les travaux s’effectueront sur la période de / pendant les
travaux, l’espace jeux pour enfants sera maintenu ouvert au public
• Vous terminez par des détails pratiques : Pour en savoir plus sur le projet, contactez… / pour connaître le plan
de la voie verte, contactez… lisez la page internet (adresse http://...............................)

Conseils de Quartier 6
Communiquer à l’écrit
’écrit : Ecrire oui, mais pour être lu !
2. De la méthode pour attirer l’attention de vos lecteurs :
clarté, ordonnancement des idé
idées, objectivité, langage et style appropriés

Conseils de Quartier 7
 Communiquer à l’écrit
’écrit : Ecrire oui, mais pour être lu !
2. De la méthode pour attirer l’attention de vos lecteurs :
clarté, ordonnancement des idées, objectivité
objectivité, langage et style appropriés

- Communiquer avec objectivité, c’est avant tout rester factuel et neutre… pour réaliser votre mission
Centrez votre message sur les faits et non sur des impressions, des hypothèses insuffisamment vérifiées
Qu’est-ce qui est observable, visible, concret, tangible, vérifiable par les lecteurs auxquels je m’adresse ?

Astuces méthodo : apportez des chiffres qui sont évocateurs, citez vos sources
Restez neutre = l’information que vous transmettez n’est pas votre opinion personnelle, mais bien un ensemble de faits
ecueillis auprès d’autres personnes, d’un groupe, d’un comité. Le rédacteur doit se centrer sur l’information à traiter et non
ur ce qu’il pense de cette information, sinon, son texte risque de transmettre un message explicite (je vous informe que… ) ET
un message implicite (rendez-vous compte comme c’est scandaleux !).
Posez vous la question suivante : que faut-il transmettre? Quels sont les enjeux liés à cette information qu’il faut transmettre

Conseils de Quartier 8
 Communiquer à l’écrit
’écrit : Ecrire oui, mais pour être lu !
2. De la méthode pour attirer l’attention de vos lecteurs :
clarté, ordonnancement des idées, objectivité, langage et style approprié
appropriés

d -Utiliser un langage et un style appropriés, c’est adapter ses techniques de communication écrite aux types de lecteurs…
toujours et encore pour être lu !
Le ton employé attire ou détourne l’attention du lecteur
☺Astuces méthodo : ajustez le ton de l’écrit à l’effet que vous souhaitez produire
Questionner le lecteur plutôt que lui donner des ordres :
• Et si vous essayiez le bus ?
• Prenez le bus !
Amuser le lecteur : anagrammes, jeux de mots, devinettes simples à trouver

Quelques précautions cependant :

• Anticipez toujours l’effet produit (attention aux doubles-sens…), faites relire par d’autres membres vos écrits
• Evitez les superlatifs, les propos exagérant la réalité : Ce stade est le plus beau qui ait été réalisé depuis 50 ans
• Evitez l’emphase, le lyrisme…

Conseils de Quartier 9
 Communiquer à l’écrit
’écrit : Ecrire oui, mais pour être lu !
2. De la méthode pour attirer l’attention de vos lecteurs :
clarté, ordonnancement des idées, objectivité, langage et style approprié
appropriés

Utiliser un langage et un style appropriés, c’est adapter ses techniques de communication écrite aux types
de lecteurs… toujours et encore pour être lu ! (suite)

Astuces méthodo : l’l’inté

☺Astuces intérêt du contenu
Quelques éléments à connaître : la règle de la « proximité » (ce qui touche le lecteur)
•Pour intéresser le lecteur, il faut un savant maillage entre plusieurs types de « proximité » et ainsi créer une attention optimale:
Proximité géographique : plus le lecteur vit à distance de l’événement rapporté, plus il faut que cet événement soit important
pour attirer son attention : un événement dans sa rue va plus l’intéresser qu’un événement de même type dans un autre pays
Proximité temporelle : l’événement est intéressant s‘il est actuel, très récent
Proximité sociale : l’événement touche le lecteur si ce dernier peut s’y projeter (il utilise son propre cadre de référence pour
comprendre l’événement)
Proximité psychologique : Intérêt maximal soi>ses proches>personnalités connues>l’être humain>les animaux>les plantes>les
choses
Proximité émotionnelle : accident >grandes catastrophes>amour>conflits>argent>climat>générosité>pitié

Conclusion : la météo locale intéresse plus que la solidarité internationale

Conseils de Quartier 10
 Communiquer à l’écrit
’écrit : Ecrire oui, mais pour être lu !
3. De la stratégie pour choisir le bon support de communication :
l’objectif avant tout
Pensez toujours à déterminer en premier lieu votre objectif, le moyen de l’atteindre sera ensuite
un jeu d’enfant !

Objectif général d’un écrit : être lu, acter une information ou une décision, laisser une « trace »
Objectif précis : transmettre avec exactitude une information, un message, en laissant transparaître l’intention
explicite et implicite liée à cette information ou à ce message

☺ Astuce méthodo : les « 5 pourquoi ? »

Exemple : Le conseil de quartier soutient les associations caritatives et s’est engagé à communiquer sur leurs actions afin de susciter
l’envie chez les habitants de s’inscrire aux activités bénévoles et renouveler les effectifs

Le cœur du message :
Transmettre les horaires d’inscription pour cette rentrée 2014, aux habitants susceptibles d’être intéressés par les
activités bénévoles du quartier

Choix des supports : info transmise sur le site de la mairie, mais aussi distribuée sous la forme de tracts dans les MJC, Centres
sociaux, services publics et commerces du quartier

Conseils de Quartier 11
 Communiquer à l’écrit
’écrit : Ecrire oui, mais pour être lu !
3. De la stratégie pour choisir le bon support de communication :
l’objectif avant tout
Posez-vous 5 fois la question « Pourquoi ? (sous entendu pourquoi je communique ces informations ? » avant
de commencer à rédiger pour bien vérifier que votre choix de message ainsi que celui de votre support sont
cohérents et se renforcent : cette méthode vous permet d’affiner votre objectif et de le valider

1.Pourquoi communiquer sur les nouveaux horaires ?

Pour informer le plus de monde
2.Pourquoi informer le plus de monde ?
Pour que les personnes intéressées cette année nous rejoignent dans nos actions
3.Pourquoi ?
Parce que nous avons besoin de mieux faire connaître les activités et susciter de nouvelles vocations
4.Pourquoi susciter de nouvelles vocations ?
Parce que nous rencontrons des problèmes d’effectifs et que nous cherchons à alléger la charge de travail des bénévoles en place
5.Pourquoi ?
Parce que les bénévoles sont parfois démotivés et ont besoin d’un nouvel élan de solidarité manifeste afin de renouveler leur propre
engagement

Conseils de Quartier 12
 Communiquer à l’écrit
’écrit : Ecrire oui, mais pour être lu !
3. De la stratégie pour choisir le bon support de communication : le choix des supports
tenez cette formule : Typologie de message + typologie de public + typologie de diffusion = typologie de support idéal
appliquez celle-ci : principe de réalité (délais, ressources humaines, techniques et financières) = typologie de support adapté

s Supports courants
mprimés : Courriers / Fax / Invitations / Convocations / Comptes-rendus / Lettres d'information / Tracts / Affiches et affichettes /
ogrammes / Dépliants / Flyers / Journaux / Livres / Stickers / Badges / Magnets / Tee-shirts…
Web : site, blog, forum, mail, newsletter… (peut contenir tous les autres supports)
udiovisuels : radio, vidéo, phoning…
vènementiels : forum, réunion, formation, conférence de Presse…
Médiatiques : journaux, radios, télé, web

Astuce méthodo : choix du support et engagement du rédacteur / auteur : les paroles s’envolent et les écrits restent !

uestion : l’outil doit-il tout supporter ?

la majorité des supports doivent être compréhensibles et complets indépendamment de leur initiateur, certains ont une vocation
demeurer des supports, stricto sensu, qu’il s’agit d’accompagner.
ur autant attention, un support, quel qu’il soit, a une vie en dehors et après son auteur. Un texte vous engage.

Les paroles s’envolent et les écrits restent, d’autant plus à l’époque de l’informatique et de l’Internet.

Conseils de Quartier 13
 Communiquer à l’écrit
’écrit : Ecrire oui, mais pour être lu !
4. Des techniques pour communiquer : trouver des idé
idées
Un brin de structure va faciliter la lecture !
Ecrire un document, un support de communication vous demande de :

•Déterminer l’idée-force
Préalable à toute conception : s’il n’y avait qu’une seule idée, qu’un seul mot à retenir (celui-là pouvant se traduire par un visuel).
•Hiérarchiser les idées secondaires
Classification des arguments selon leur pertinence et/ou leur impact. Distinguer les exemples des idées qu’ils illustrent.

Astuce méthodo : construire son texte pour qu’il soit lu

Exemple : rédaction d’un article de presse, d’un article à poster sur un blog ou un site WEB
1.Rédigez un titre
C’est « l’accroche » ou ce qui va donner envie d’aller plus loin au lecteur
Bénévoles cette année ? A vos montres ! Partez !
2.Rédigez un chapeau « le texte d'introduction qui coiffe un article »
C’est le complément synthétique de l’information donnée par le titre, il a un format proche de la brève et permet d’entrer dans le vif du sujet en donnant au lecteur
les éléments essentiels de l’information qui va suivre.
Mardi 03/09 18 heures ! Top départ des inscriptions !
Cette année, nous vous accueillons toutes et tous chaque soir de la semaine dès 18H, autour d’un verre de l’amitié, pour vous inscrire à nos nombreuses activités !

3.Rédigez des sous-titres : La convivialité à l’honneur / Les inscriptions, c’est parti ! / Modalités pratiques en un clic /
Ecrire des sous-titres permet d’annoncer et de résumer le propos qui suit. Cette méthode facilite la lecture “en diagonale” (la plus souvent utilisée parce que la plus
rapide) et permet au lecteur d’avoir une idée rapide et synthétique du contenu de votre texte.

Pour un document écrit au-delà de deux feuillets, titrez chaque paragraphe.

Conseils de Quartier 14
 Communiquer à l’écrit
’écrit : Ecrire oui, mais pour être lu !

4. Des techniques pour communiquer : Les facteurs de lisibilité

lisibilité d’un support
Un conseil : passez plus de temps à rédiger un message judicieux qu’à chercher des éléments graphiques.

aille des caractères : + de 8 (à adapter en fonction du lecteur !)

essin des caractères : en minuscule, roman (droit)
milles de caractères : pas d’incidence sauf particularisme (gothique)
nrichissements graphiques : proscrire le soulignement et les excès de couleurs
onctuation : une virgule pour séparer deux idées et permettre une lecture orale plus aisée, un point-virgule pour passer à une autre idée dans la même phrase, des
llemets pour les citations ou les expressions, des parenthèses pour une précision qui a moins de valeur que le contenu de la phrase, deux points pour marquer l’attention du
teur sur une précision importante ou pour éviter d’écrire de trop longues phrases.
ignement : Ferré à gauche (en drapeau) ou justifié
ngueur de ligne : pas d’incidence sauf excès *
* Règles : ligne de 4 à 5 cm : corps 8 / ligne de 5 à 7 cm : corps 9 / ligne de 7 à 10 cm : corps 10 / ligne de 10 à 15 cm : corps 12 / au-delà de 15 cm : corps de 14 // 1 point
Didot = 0,376 mm
terlignage : pas trop compact
pace entre des colonnes : 4 caractères
b de typos par document : Sur un document d’une page (tract) : 2 typos max, sur un document de plusieurs pages : 3 typos max.
uméros, Puces, Symboles : pour séparer des paragraphes ou des titres (numéros), des idées ou des points particuliers (puces, tirets…), attirer l’attention (symboles ☺℡ )

Conseils de Quartier 15
 Communiquer à l’écrit
’écrit : Ecrire oui, mais pour être lu !
4. Des techniques pour communiquer : la mise en page
d’une manière générale , pour tous vos écrits, soignez la mise en page :

Faites des paragraphes, aérez votre texte… en suivant quelques conseils cependant :
autez une ligne quand vous passez à l’idée suivante ou à une autre information
llez à la ligne, lorsque vous voulez juste démarquer les points distincts relatifs à une même idée
Utilisez les tirets ou les « puces » du traitement de texte

Respectez les niveaux de lecture et la hiérarchie des informations.

On doit pouvoir comprendre un texte en quelques secondes.

Soumettez vos écrits à des lecteurs de votre groupe de travail et extérieurs.

ensez à obtenir leur engagement de bienveillance au préalable car cela permet de travailler plus sereinement.

Pour en apprendre plus : http://www.24hdansuneredaction.com/presse/20-les-titres/

Conseils de Quartier 16
 Communiquer à l’écrit
’écrit : Ecrire oui, mais pour être lu !
4. Des techniques pour communiquer : 10 conseils à retenir

Vous n’écrivez pas des lettres, des notes ou des rapports. Vous écrivez pour des gens.

Avant de commencer à écrire, sachez ce que vous voulez dire.

Déterminez le but de votre écrit. Pourquoi écrivez-vous ? (convaincre, informer…).
Représentez-vous le lecteur type et respectez son langage, ses codes…
Structurez vos idées, exposez les problèmes, avancez des solutions (SPRI).
Aérez votre texte. 1 paragraphe par idée. Équilibrez vos paragraphes.
Construisez des phrases simples et syntaxiquement correctes : règle des 3 C, phrases simples (Sujet Verbe Complément)
Optez toujours pour le mot juste. Pas d’approximation.
Si vous renvoyez à une annexe, assurez-vous de sa présence en fin de document.
Relisez ou faites relire votre document avant édition / présentation.
. Évitez l’abus de gras ou de souligné.

Conseils de Quartier 17
 Communiquer à l’écrit
’écrit : Ecrire oui, mais pour être lu !
5. Zooms : exemples pratiques

Exemples pratiques : techniques de compte-rendu, chemin de fer rédactionnel

léments communs à tous les documents que vous aurez à rédiger :

digez de façon neutre, impartiale, objective.
oscrivez les commentaires personnels et les appréciations subjectives.
sez un objectif de logique, de clarté, de cohérence, d’exactitude.
onnez toujours les informations pratiques telles que : dates, lieux, noms et qualités des personnes présentes et / ou concernées

Le compte-rendu

compte-rendu intègre tous les conseils précédents (on ne trahit pas la parole en la traduisant).
est synthétique (sauf contrainte particulière) : un compte-rendu interminable n’est pas lu, la parole est reconstruite.
n ne vous reprochera jamais d’améliorer un propos pour le rendre plus clair.
’inverse on vous reprochera toujours la fidélité en matière de retranscription, si la parole était maladroite.
compte-rendu reconstruit la cohérence et la logique d’un discours, d’une réunion, d’un échange.
ne suit pas la chronologie des échanges, c’est un exercice de synthèse.
rit au discours indirect, il peut s’assortir, en fin de document, d’une rubrique Synthèse des points abordés.

Conseils de Quartier 18
 Communiquer à l’écrit
’écrit : Ecrire oui, mais pour être lu !
5. Zooms : le compte-
compte-rendu
Plan de compte-rendu
-tête
gnature de la structure (logo + nom) / Objet du compte rendu / Date complète, lieu de la réunion
om et fonction du rédacteur
om et fonction des participants
re partie : Introduction cadre
appel de l’ordre du jour
bjectifs et attendus de la séance
me partie : Analyse (développement)
our chaque point à l’ordre du jour : Échanges thématisés (éléments de présentation / réactions / Consensus et points de débats)
me partie : Synthèse
elevé thématisé des décisions (choix, coûts, calendrier, noms des personnes référentes pour le suivi...) et des points de débat.
ate de la prochaine échéance (réunion, autres...)

Un compte-rendu type doit servir de grille modèle à l’ensemble des rédacteurs.

Conseils de Quartier 19
 Communiquer à l’écrit
’écrit : Ecrire oui, mais pour être lu !
5. Zooms : le chemin de fer ré
rédactionnel
Le chemin de fer rédactionnel
Le « chemin de fer » est, pour le journaliste de la presse écrite, une sorte de jouet pédagogique. C’est la représentation visuelle, sous forme de
nde dessinée, sur papier, sur écran, ou projetée comme un film sur un mur, de ce que le journal contiendra, page par page, quand il sera terminé.
tte vue d’ensemble montre à l’avance comment la production rédactionnelle sera répartie et hiérarchisée, de la première page à la dernière. »
urce de la citation et pour télécharger la fiche technique : http://www.24hdansuneredaction.com/presse/11-le-chemin-de-fer/

aborer un chemin de fer rédactionnel… quand on n’est pas journaliste…

ganiser ses articles par priorité :
• Priorité d’intérêt
• Priorité de temps (telle info doit absolument être lue et en Une pour s’assurer que les lecteurs note une date, une procédure à temps…
ci, en fonction de :
a place dédiée (nombre de pages du journal, nombre de signes par article, encarts prévus pour photo…)
a nature du journal (un thème général par journal ou bien des pages thématiques; ton utilisé en lien avec la culture de la rédaction…)
e règles suivantes : info « froide / chaude » à reporter sur une page froide et une page chaude (voir article cité sur le lien )

Conseils de Quartier 20
Communiquer à l’écrit
’écrit : Ecrire oui, mais pour être lu !
5. Zooms : le chemin de fer ré
rédactionnel

Conseils de Quartier
21
Communiquer à l’écrit
’écrit : Ecrire oui, mais pour être lu !
5. Zooms : le chemin de fer ré
rédactionnel

22
Conseils de Quartier