Conceptul de proiect și management al proiectelor

1. Noțiunea de proiect și trăsăturile proiectului

2. Fazele proiectului
3. Managementul proiectului.

1. Noțiunea de proiect și trăsăturile proiectului

Organizațiile economice realizează două tipuri de activități și anume: activități curente si

cele desfășurate in cadrul proiectelor. Uneori, cele doua categorii de activități sunt greu de
diferențiat întrucât:
- ambele categorii de activități sunt executate de către angajații organizației;
- toate activitățile organizației sunt realizate având la dispoziție resurse limitate;
- toate activitățile organizației sunt efectuate in condițiile planificării si controlului
execuției acestora.
Ceea ce diferențiază, in principal, cele doua tipuri de activități este caracterul temporar si
unic al activităților din cadrul proiectelor, spre deosebire de caracterul continuu si repetitiv al
activităților curente.
Proiectul reprezintă un ansamblu de activități cu caracter temporar întreprinse in scopul
de a crea un produs/serviciu unic.
Proiectele pot fi gestionate de companie sau contractate de la companie specializată în
management de proiect. Din acest punct de vedere putem spune ca proiectele sunt demersuri
unice, inedite, cu o durată determinată care vor aduce un beneficiu companiei şi anume realizarea
unui nou obiectiv de dezvoltare. Derularea lor comportă un grad de incertitudine şi risc. Un
proiect este un mod de a lucra, de a organiza resurse (umane, materiale, financiare şi timp) şi
activităţi pe o durată determinată având ca scop obţinerea unui rezultat final.
Orice proiect se execută pentru cineva care poate fi o persoană individuală sau un grup de
oameni. Aceştia sunt clienţii. Ei se caracterizează prin :
● Impun cerinţe referitoare la proiect
● Beneficiază de foloasele pe care le aduce proiectul, odată terminat.
● Au un rol în aprecierea reuşitei/succesului proiectului.
Pentru majoritatea proiectelor clientul poate fi clasificat în mai multe categorii, fiecare
având un interes în derularea proiectului, şi anume :
● Sponsorul sau titularul proiectului (Finanţatorul)
● Beneficiarul
● Utilizatorul final
● Clientul final
● Persoane cointeresate.
Managerul de proiect, pentru a putea demara proiectul va studia cerinţele tuturor
grupurilor menţionate, chiar şi numai la nivel informal.
Exemple de proiecte:
● Crearea unui site pentru organizaţie
● Achiziţionarea/construirea unui nou sediu pentru organizaţie
● Campania de marketing pentru un nou produs
● Reamenajarea departamentului X din companie
● Înnoirea reţelei IT/telefonice din cadrul companiei
● Reorganizarea activităţii unui department (inclusiv management)
● Construirea unei case
● Dezvoltarea unui sistem informatic
Scopul unui proiect este, în primul rând de a realiza un obiectiv care va duce la un câstig,
la o situatie dorita a fi satisfacatoare. Pentru satisfacerea sa este necesara alegerea unei strategii
care sa utilizeze la maximum capacitatea unei echipe de experti ce gestioneaza sau
implementeaza proiectul. Toate proiectele trebuie sa respecte un set de reguli de baza, cu toate ca
se confrunta, pe toata durata de viata cu evenimente aleatoare, care pot constitui factori de risc
pentru realizarea acestora si prin urmare necesita schimbari.
Prin urmare caracteristicile unui proiect deriva din urmatoarele elemente fundamentale :
 data începerii proiectului ;
 data finalizarii proiectului ;
 obiectivele acestuia ;
 bugetul alocat proiectului ;
 activitatile, în general unice, sau care se pot repeta pe o durata de timp limitata ;
 cadrul de desfasurare;
 ciclul de viata al proiectului.
Prin urmare putem identifica urmatoarele caracteristici ale proiectelor :
1. Temporalitate.
Presupune existenta unei date de start si a unei date de finalizare. Nu se pot constitui ca
proiecte actiunile care au o durata neprecizata (Ex : tranzactiile în sistemul contabil).
Aceasta caracteristca a proiectelor duce uneori la existenta unor constrângeri si da nastere
la urgente.
2. Noutate
Orice proiect este nou, chiar daca exista si proiecte asemanatoare vor exista în cadrul sau
evenimente si circumstante noi. Aceasta caracteristica da nastere la integrarea proiectului
în activitatea companiei.
3. Unicitate
Proiectele au caracter unic, livrabile (produse sau servicii) unice, personal unic si
circumstante unice. Unicitatea conduce la risc si incertitudine, deoarece nu se poate
prevedea cu exactitate natura produselor si etapelor intermediare aceasta putând necesita
eforturi suplimentare.
Aceste trei caracteristici (temporalitate, noutate si unicitate) cu impactul pe care-l produc
(urgenta, integritate si incertitudine) presupun ca planificarea sa fie realizata riguros, planurile de
proiect sa fie etapizate(1), flexibile(2) si orientate pe scopuri(3) .
1. Etapizarea ajuta la gestionarea urgentelor, ofera indicatii clare privind progresele
înregistrate pâna la realizarea produsului final.
2. Pentru a face fata incertitudinii.
3. Pentru a face fata incertitudinii, deoarece incertitudine exista si în privinta obiectivelor si
metodelor utilizate. Chiar daca existaposibilitatea de a nu se cunoaste în totalitate,
obiectivele pot fi macar identificate.

Ciclul de viaţă al proiectelor constă din mai multe etape succesive care au loc între începerea şi
încheierea proiectului. Astfel, ciclul de viaţă al proiectelor sau mai bine zis viaţa proiectului
(deoarece noţiunea de ciclu presupune reluarea proiectului) începe de la identificarea ideii
proiectului, continuă cu iniţierea, formularea, concepţia şi evaluarea, mobilizarea echipei de
proiect, execuţia, testarea, punerea în funcţiune şi predarea către beneficiar a
produsului/serviciului şi în fine încheierea activităţii proiectului – evaluarea finală a proiectului.
Eventual proiectul poate fi urmat de un alt proiect.
Ciclul de viaţă al proiectelor: Succesiunea fazelor prin care va trece proiectul, de la concepţie
la realizare, pentru atingerea obiectivelor stabilite.
Ciclul de viaţă al produsului/serviciului este o noţiune mult mai acoperitoare decât ciclul de
viaţă al proiectului.
După cum se vede în figură durata de viaţă a produsului include şi exploatarea produsului/
serviciului unui proiect, până la retragerea lui de pe piaţă.
Analiza include : ideea de produs/serviciu, studiul fezabilităţii lui, definirea şi planificarea lui.
Sinteza  presupune realizarea lui.
Exploatarea  reprezintă implementarea, utilizarea şi întreţinerea.
Retragerea presupune : scoatearea din uz sau înlocuirea sa.
Între cele patru etape există elemente comune după cum se poate vedea şi din figură ele nu sunt
independente unele de altele.
Tipuri de proiecte.
Există o mare varietate de proiecte. Ele pot fi clasificate după :
a. amploarea lor :
● Organizaţional;
● Local;
● Naţional;
● Regional;
● Internaţional.
b. domeniul obiectivului şi activităţile proiectului :
● proiecte industriale;
● proiecte comerciale;
● proiecte culturale;
● proiecte ecologice;
● proiecte ştiinţifice;
● proiecte educaţionale;
● proiecte de management.
2. Fazele proiectului
În general la toate proiectele identificam patru faze :
● Conceptia;
● Planificarea;
● Realizarea;
● Încheierea.
Faza de conceptie este definitorie pentru proiect si are ca scop definirea elementelor
caracteristice, a parametrilor proiectului în termeni clari care vor duce la decizia de începere sau
abandonare a proiectului de catre beneficiar.
În aceasta faza se vor analiza :
● capacitatea companiei de a realiza proiectul cu încadrarea în timpul cerut ;
● costul proiectului, estimarea costului ;
● cheltuielile implicate ;
● bugetul proiectului ;
● specificatiile proiectului (aspecte de calitate si cerinte de siguranta) ;
● identificarea riscurilor / problemelor ;
● definirea activitatilor, estimarea costurilor si a resurselor necesare .
Faza de planificare
Daca proiectul este aprobat de catre finantator începe faza de planificare care consta în :
● stabilirea etapelor de executie si momentul executiei acestora;
● resursele necesare si când acestea vor fi necesare ;
● bugetul.
Deci, se va face o planificare a activitatilor, a resurselor si a bugetului.
Planificarea în timp a activitatilor  presupune:
- descrierea activitatilor;
- se vor stabili dependentele dintre activitati;
- se estimeaza durata fiecarei activitati si resursele necesare;
- se calculeaza drumul critic (ruta de finalizare a proiectului).
Planificarea resurselor umane (durata necesara unui om de a realiza o activitate) si materiale
(echipamente, utilaje) pentru fiecare activitate identificata în proiect în functie de prioritatile
proiectului (performanta, costuri, timp).
Planificarea bugetului presupune estimarea cheltuielilor pentru fiecare activitate, estimarea
surselor de venituri, identificarea eventualelor crize de lichiditati si a posibilitatilor de rezolvarea
a acestora.
Ca rezultat al acestei faze, pentru a avea o privire de ansamblu a etapelor si activitatilor
proiectului se utilizeaza diagramele Gantt.
Faza de realizare consta în executia efectiva a activitatilor în vederea executarii produsului final
/ serviciului. Managerul de proiect ( vezi echipa de proiect ) va monitoriza permanent costurile si
progresul realizat, încadrarea în termenele stabilite si va interveni în cazul în timp util pentru a
reduce eventualele neconcordante ivite.
Faza de terminare presupune evaluarea proiectului. Analizarea succesului proiectului din punct
de vedere al metodelor (vezi metodologii de management de proiect) utilizate, performantele
echipei de proiect (vezi echipa de proiect), încadrarea în termenele si bugetul proiectului,
calitatea produsului / serviciului, în general daca au fost atinse obiectivele proiectului si
performanta dorita.
3. Managementul proiectului.

Managementul de proiect este o metodologie formală anume elaborată pentru a gestiona

proiecte. Acest tip de management este diferit de managementul activităţii de rutină având ca
scop reducerea riscului şi incertitudinii implementării proiectelor.
Managementul proiectelor
Planificarea, organizarea, monitorizarea şi controlul tuturor aspectelor legate de proiect
şi motivarea tuturor celor implicaţi pentru a realiza în siguranţă obiectivele proiectului, în
limita timpului, costului şi criteriilor de performanţă stabilite. Conţine totalitatea sarcinilor,
tehnicilor şi măsurilor care decur din calitatea de leadership
Managementul de proiect va ţine cont şi de faptul că produsul proiectului şi activitatea
proiectului sunt definite la mai multe niveluri, care se conturează în succesiunea etapelor
proiectului. Dintre acestea mai importante sunt trei şi anume :
● Nivelul integrator care presupune ca proiectul trebuie integrat în organizaţie, acesta fiind o
necesitate rezultată din obiectivele de dezvoltare ale companiei/organizaţiei. Integrarea
proiectului va fi abordată în studiul de fezabilitate.
● Nivelul strategic care presupune elaborarea unui plan strategic pentru implementarea
proiectului, care va conţine jaloanele de evoluţie ale proiectului. Strategia proiectului se
elaboreazăîn etapa de definiţie a proiectului.
● Nivelul tactic care are la baza strategia. Se elaborează pe baza planului strategic, obiectivele şi
planurile de lucru identificate la nivelul echipelor de lucru şi a participanţilor la execuţia
proiectului. La acest nivel se planifică, se monitorizează şi se evaluează metode de lucru
detaliate. Acest lucru se realizeazăîn etapa implementării proiectului.
Plecând de la necesitatea de a face faţă incertitudinii şi riscului pe care le pune în discuţie
realizarea unui proiect foarte importante sunt metodele utilizate pentru a atinge obiectivele
proiectului, care de cele mai multe ori sunt considerate a fi bine definite. În acest sens Turner şi
Cochrane în 1993 au realizat o matrice a obiectivelor şi metodelor identificând o clasificare a
proiectelor în patru tipuri:
● Proiecte cu obiective bine definite şi metode bine definite de atingere a obiectivelor, dând ca
exemplu în acest sens proiectele din domeniul ingineriei, care tind să fie planificate sub forma
unor activităţi bine definite şi clar întelese.
● Proiecte cu obiective bine definite, dar cu activităţi slab definite, exemplu proiecte pentru
realizarea unui nou produs. Fiind planificate în termenii unor rezultate intermediare cunoscute,
metoda de obţinere a acestora va fi definită pe masură ce se pot obţine informaţii despre modul
optim de realizare a obiectivelor.
● Proiecte cu obiective slab definite dar cu metode bine definite, exemplu proiecte pentru
realizarea sistemelor informatice. Aceste proiecte sunt planificate în termeni de etape ale ciclului
de viaţă. Obiectivele sunt definite în termeni conceptuali, dar specificaţia este detaliată progresiv,
cu fiecare nouă etapă a proiectului.
● Proiecte cu obiective şi metode slab definite, exemplu proiecte de cercetare, schimbare
organizaţională. Aceste proiecte sunt definite în termeni de praguri de acces sau bariere. Pentru
ca proiectul să se termine cu succes trebuie să se atingă un prag de acces pâna la o anumită dată.
Fiecare proiect are un set de elemente care pot fi utilizate pentru evaluarea succesului
proiectului. Pentru a stabili acest set de criterii trebuie ca toţi cei interesaţi în implementarea
proiectului să participe la stabilirea reuşitei succesului proiectului:
● sponsorul - valoare
● beneficiarii – funcţionalitate
● proiectanţii – cea mai bună soluţie de proiectare
● managerii – încadrarea în limitele bugetare şi în timp.
Plecând de la aceste principii iată o lista cu posibile criterii de succes pentru un proiect:
Criterii de succes
 Livrabilul îşi atinge scopul economic declarat.
 Proiectul aduce un profit pentru proprietar, sponsor sau promotor.
 Satisface nevoile proprietarului, operatorilor sau utilizatorilor, consumatorilor şi
comunităţii.
 Proiectul îndeplineşte obiectivele prestabilite în condiţiile cerute şi la calitatea cerută.
 Proiectul se încadrează în bugetul de timp şi de cost.
 Proiectul satisface nevoile echipei de proiect.
 Aduce un profit echipei de proiect.
Proiectele pot eşua din cauze ca:
 Lipsa coordonării adecvate a resurselor şi activităţilor
 Lipsa comunicării dintre părţile interesate, fapt ce conduce la nerespectarea cerinţelor
clientului
 Estimarea nerealistă a costurilor şi duratei proiectului, fapt ce poate conduce la
depăşirea bugetului sau a termenului
 Planificarea defectuoasă a resurselor şi a activităţilor din proiect
 Monitorizarea defectuoasă a etapelor proiectului.
Managerul de proiect este o persoană care deţine responsabilitatea pentru livrarea tuturor
componentelor unui proiect, fie ca atribuţie profesională în cadrul unui post cu normăîntreagă fie
ca sarcină de îndeplinit într-o situaţie dată. Pentru orice lucrare definităîn termenii
managementului de proiect, managerul de proiect este persoană responsabilă de materializare a
acesteia.