AGENDA ELECTRONICĂ- FIȘĂ DE DOCUMENTARE

O agendă este un carnet cu foi asemănător unui calendar, în care se notează lucrurile care

urmează să fie făcute la anumite date. Agendeletipăriteconsistăîn general dintr-un calendar, un
jurnal, o carte de adrese, paginialbe etc. Odată cu apariția telefoanelor celulare la capătul
secolului al XX-lea șiînceputulsecolului al XXI-lea, agendeletradiționaletipărite au începutsă
fie înlocuite de aplicațiiinformatice pe smartphone.

1. Importanța agendei electronice

Fie căvorbim de telefoane mobile, notepad-uri, tablete, laptopuri,

mainoușiceasuriinteligente, aparaturadevine din ceîncemaiperformantă, astfelîncât vine
înajutorulnostru cu tot maimulteoportunitățiînmediul virtual. Se
cunoscastfelînfiecarezinoidispozitive, noisofturi, noiaplicațiișinoi update-uri, care
aducmaimultșimaimultdecâtziuaprecedentă. Înacest context de dezvoltarevirtuală, au
fostdescoperiteavantajele pe care le oferă gadget-urile înactivitateaprofesională.
Activitateauneicompaniisaucorporațiidevinemaiușor de cunoscutpotențialilorclienți,
apropiindu-se astfel de aceștiașidevenindmaitangibilă din punct de vedereinformativ,
rutinazilnică a unuiafaceristesteușuratăchiarprinintermediuldomeniului virtual.
Se cunosczeci de aplicații create special pentrumediul business, pregătitesăofere
maximum de eficacitate, înschimbulunuiefort minimal.
Cu ajutorulagendeielectronice:
• se poateurmăriîn mod sistematicșiorganizatcorespondența;
• se ține o evidențăstrictă a sarcinilorși a întâlnirilor de afaceri pe zile, săptămâni, luni,
existândșiposibilitatea de avertizare cu cevatimpînainteasupraîntâlnirilorimportante;
• se introduce o sarcină, o întrevedere care se repetă la intervale regulate;
• se coordoneazăşi se planifică automat dateleşedințelorpentrutoțiparticipanții, dacă au
șiaceștiaastfel de agendeelectronice;
• se poatealege o anumitămodalitate de afișare a înregistrărilor;
• se păstreazăadreseleșinumerele de telefonintroduse cu
posibilitatearegăsiriirapideaacestora.

2. Colectarea, prelucrareașifolosireainformațiilor

Gestionareainformațiiloreste o verigăimportantăceintervineînfluxulinformațional.
Complexitateaprocesului de gestionare a datelorșiinformațiilorestedată de
faptulcăacestprocespresupunecolectarea, selectarea, prelucrarea, valorificarea, ordonarea,
clasificareașiarhivarea a multiple informații, care se pot reprezenta sub formefoarte diverse:
texte, grafice, imagini, discuții etc. Pentrufiecare tip de
prezentareainformațiilortrebuiegăsitmijlocul ideal de gestionare.
Informațiapoate fi obținută din diverse surse: rapoarte, registre, chestionare, întâlniri de
lucru, interviuri, grafice, reviste, cărți, manualeșcolare, bibliotecirealeșivirtuale, programe
mass-media educative, broşuri, pliante, culegeri, participare la prelegeri, cursuri, radio,
televiziune, internet, contacte cu alteorganizații, bazaproprie de date,cercetări de piață, servicii
de informații, anuare, monografii.
 In funcție de sursă, informațiile pot fi culese pe suport de hârtie, în format electronic sau
sub formăorală.

3. Validitateainformațiilorfolosite de agenda electronica

DEX-VALIDITATE s. f. 1. calitatea de a fi valid. 2. (log.) proprietate a uneiexpresii de a

fiadevărată, corectă, (în log. simbolică) proprietate a unorexpresiilogice de a fi
adevărateprinintroducerealorînoriceinterpretare a variabilelorcomponente.
Pentru a fi utile, informațiiletrebuiesă fie relevanteșivalidepentruluareadeciziilor de
cătreutilizatori. Informatiile sunt relevanteșivalideatuncicândinfluențeazădeciziileeconomice
ale utilizatorilor, ajutându-i pe aceștiasăevaluezeevenimentetrecute, prezentesauviitoare,
confirmândsaucorectândevaluărileloranterioare.
Informația are calitatea de a fi validăatuncicând nu conțineerorisemnificative, nu
estepărtinitoare, iarutilizatorii pot aveaîncrederecăreprezintăcorectceeaceşi-au
propussăreprezintesauceeace se așteaptă, în mod rezonabil, săreprezinte.

4. Organizareauneiagendeelectronice

Agenda trebuietrasatasiurmarita:
1. in prima etapapentru un an de zile.
2. apoi la nivelul a doualuni: luna in curs + lunaviitoare.
3. saptamanal.
4. zilnic.
Exemple de task-urianuale:
1. Termene fixe (raportari, efectuareplati, analize, controale, etc.).
2. Zile de nastere (colegi, clienti, etc.).
3. Evenimentecunoscute (conferinte, training-uri, etc.).
4. Activitatiprevizibile (intocmireaanuala a bugetuluisau a planului de
lucrupentruanulurmator, audituri interne, audituriexterne – ISO, etc.).
 5. Concedii de odihna (ale angajatilor din subordineadirecta, ale tuturorangajatilor, etc.)
6. Sarbatorilelegale.
7. Oricealteobiective de indeplinit in noul an (acestea se vor „traduce” in task-uri la nivel
de luna, de saptamanasiapoi in task-urizilnice).
Unde ne tinem agenda?
1. Outlook sauoricealtaaplicatie de mail care areoptiunea de Calendar (avantaj: optiunea
reminder).
2. Outlook + Word (dacaestigenul de persoanacareia ii place
sascriemaielaborat). Recomandabil ca in Word agenda fiecareilunisa fie un document distinct.
Toatecele 12 agende se creeaza in lunadecembriepentru tot anulurmator.
3. Outlook + Excel (pentrupersoanelemaitehnice, cevorsa puna tot felul de
filtre).  Aici luna, saptamana, ziua pot fi inregistrate in coloanedistincte, aplicandu-se
apoifiltre, saufiecarelunapoatesa fie detaliataintr-un sheet separat. Toatecele 12 agende se
creeaza in decembriepentru tot anulurmator.
Alte tips&tricks:
1. Indiferent de format, agenda trebuiesapermitainregistrarea in avans a task-urilor.
2. Task-urile nefinalizateintr-o zi se reprogrameaza la o data ulterioara.
3. Daca nu se stienoua data, se inregistreaza la o sectiune „General” a lunii respective,
ramanand a fi reprogramata.
4. Task-urile din agenda/caietul hard copy se trecintotdeauna in formatul electronic.  
5. Agenda pentru a douazi se revizuieste la finalulzileianterioare.

5. Utilizareaagendeielectronice

Avantaje:
- Agenda reaminteștefiecareeveniment (întâlniresaudiscuție) înainte de oraprestabilită.
- Utilizatorulgăsește rapid oricepersoanăsaufirmă din lista de contacte, precum și un
anumiteveniment.
- Memoreazătoateevenimentele legate de o persoanăsau o firmă. Acestea pot fi vizualizate
rapid șitipărite.
- Utilizatorulpoateînregistra cu o singurăoperațieevenimentele care se repetăînanumitezile
ale săptămâniisau la anumite date ale lunii, pe orice interval de timpdorit.
- Spațiulestenelimitat, agenda poate fi folosită un timpîndelungat, maimulți ani.
- Utilizatorulpoatetransferaîntregul program într-un alt calculator.
- Lista contactelorpoate fi prelucratășiînalteformate.
- Programulrulează pe calculatorul personal, nu pe internet, iaraccesul la program se
realizează
role, ceeaceasigurăsecuritateșiconfidențialitatemaximă.
- Programul nu necesităcunoştințesuplimentareșipoate fi folosit de oricepersoană care are
noțiunileelementareprivindutilizareacalculatorului.

Dezavantaje:
- Unulsingur: necesitatea de aavea un calculator.