Chapitre II

Phase de préparation du lean

Manufacturing
 Phase Préparation
La première phase du lean manufacturing
correspond à la phase de « préparation » ou
« mise en places des fondations »
• Les activités de cette phase:
 Définition de l’environnement
Constitution de l’équipe
Les attentes (des clients)
Elaboration de la charte de projet
 Phase Préparation
• Définition de l’environnement
Identifier l’opportunité
Identifier les clients
Identifier les fournisseurs
Formuler une mission
Prioriser l’opportunité
 Phase Préparation
• Définition de l’environnement
Identifier l’opportunité
En définissant:
– Le périmètre du projet (cas de projet pilote)
– Le (ou les) processus
– L’écart (ou les écarts)→défini on de la probléma que
 Identifier les clients
– Qui recevra vos produits ou services
– Quel sera le rendu
– Quelles sont les normes et les attentes
 Phase Préparation
• Définition de l’environnement
Identifier les fournisseurs
– De qui vous recevrez des produits et des services
– Quand seront-ils nécessaires
– Quelles sont vos normes et vos attentes
 Phase Préparation
• Définition de l’environnement
 Formuler une mission
– Énoncez la mission sous la forme d’un objectif global
clair
 Prioriser l’opportunité
– Énoncez l’urgence et l’importance
– Quelles sont les conséquences
– Quels sont les avantages
– Évaluez la difficulté
 Phase Préparation
• Les Outils de l’étape définition de l’environnement
Les rapports de non-conformité
Les demandes d’actions correctives
Les demandes d’actions préventives
Le QQOQCCP ( Aide à définir la problématique)
L’évaluation du système de gestion
• Le Malcolm Baldrige (États-Unis)
• Le QUALImètre (Québec)
• Le Prix européen de la qualité totale (Europe)
• Le prix marocain de la qualité
 Phase Préparation
• Constitution de l’équipe
Constituer l’équipe du projet en définissant le rôle de chacun,
pilote(ou facilitateur), co-pilote, les autres membres de
l’équipe (responsable, ingénieur, technicien…)
 Elaboration d’un plan de communication
Le RACI « Responsible, Accountable, Consulted, Informed » aussi
appelé Responsability Assignment Matrix, est un outil simple pour
« n’oublier personne » dans les projets et faciliter les rôles et
responsabilités.
A été créé dans les années 60 dans le cadre d’initiatives qualité, il en
existe plusieurs traductions dont l’une est « Réalisateur,
Approbateur, consulté, Informé ».
 Phase Préparation
 Elaboration d’un plan de communication
Présenté sous forme de matrice à 2 entrées, cet outil de pilotage de
projet permet de communiquer simplement et visuellement
sur :
– Quelles sont les personnes en charges de piloter des actions
(Responsible ou Ressource).
– Qui est l’unique décideur (Accountable).
– Quelles sont les personnes à consulter pour avoir des
conseils et de l’aide (Consulted).
– Quelles sont les personnes qui doivent être informées des
avancées et évolution du projet (Informed).
Ainsi, il permet de n’oublier personne, d’éviter les redondances et
de permettre d’éviter les problèmes de communication dans le
« Qui fait Quoi ».
 Phase Préparation
 Règles de construction
L’outil se présente sous forme de matrice avec en ligne les différentes actions
à effectuer et en colonne le personnel impliqué dans le projet.
 Phase Préparation
Le processus d’utilisation, généralement effectué en
groupe et piloté par le chef de projet, doit
respecter les étapes suivantes :
– Identifier toutes les étapes du projet
– Identifier tous les acteurs du projet en pensant d’ores
et déjà à l’ensemble des catégories RACI
– Compléter les cellules avec les lettres RACI pour
chacune des étapes en respectant les définitions
décrites ci-dessous
– Vérifier le tableau avec les conseils ci-dessous
– Faire vérifier le tableau par le sponsor du projet
– Communiquer le tableau à l’équipe
 Phase Préparation
Qui sont les RACI?
Responsible ou Ressource
Les R sont ceux qui effectuent les actions et qui rapportent à leur
Accountable respectif. Il y a donc au moins un R par action et celui-ci
peut être le même que l’Accountable.
Accountable
Celui à qui le ou les R doivent rendre des comptes sur l’avancé et le
déroulement de leurs actions. L’Accountable est donc en théorie
unique par action et c’est lui le garant du bon déroulement de
l’action et des conséquences associées. Par définition, le R ne peut
clôturer son action que si le A lui autorise.
A peut également être R, on écrira dans la case A/R
 Phase Préparation
 Qui sont les RACI?
 Consulted
Les C sont des personnes qui doivent être consultées pour
leurs expertises, leurs savoirs… ils n’ont pas de
responsabilités directes car c’est au A de prendre en
compte ou non leurs avis. Dans certain cas, il est possible
qu’il n’y ait aucun C.
 Informed
Les I sont uniquement des personnes qu’il faut informer sur
les avancées du projet. Ils n’ont aucune responsabilité dans
celui-ci mais généralement sont des personnes impactées
de manière indirecte par le projet.
 Phase Préparation
 Le travail d’équipe
Le groupe de travail formé aura à effectuer les tâches suivantes:
 Valider l’objectif et le périmètre du projet
 Etablir les règles d’équipe
 Analyser le sujet et discuter les problèmes
 Discuter les solutions proposées
 Conformer le plan d’action
 Suivre le déroulement de la mise en œuvre du projet
 Suivre les indicateurs mis en place (mesure du progret)
 Mener le projet à terme
 Phase Préparation
 Le travail d’équipe
Deux outils très répandus dans le cas du travail en
équipe
La réunion
Le brainstorming ou remue-méninges
Un troisième outil très intéressant pour évaluer la
cohésion d’une équipe
L’autoévaluation
 Phase Préparation
La réunion
Le Facilitateur ou pilote Les membres
– Recul – Expérience
– Vue d’ensemble – Idées
– Facilite la discussion – Besoins
– Gère la réunion
– Garde le focus Co-pilote (chronométreur )
– Désamorce les Aide le pilote : gestion de
conflits temps, passage d’un point
à un autre,…etc
 Phase Préparation
Les fonctions
Le Facilitateur
Gérer la réunion
Le chronométreur
Garder l’échéancier de la réunion
Le scribe
Noter les activités et les décisions
 Phase Préparation
Pour assurer une démarche productive
Les droits Les responsabilités
– de parole – écouter
– être en désaccord – exprimer
– questionner – répondre
 Phase Préparation
Les réunion performantes
Planifier
Démarrer
Conduire
Clore
 Phase Préparation
Planifier la réunion
Préciser les objectifs
Établir l’ordre du jour
Convoquer à la réunion
Coordonner les ressources
• Locaux
• Matériel audio-visuel
• Les invités
• etc.
 Phase Préparation
Démarrer la réunion
Assurez un climat adéquat
Définissez des objectifs communs
Énoncez les règles
 Phase Préparation
Conduire la réunion
Assurez vous de la clarté du contenu
Maintenez un climat favorable
Suivez l’ordre du jour
Gardez le temps
 Phase Préparation
Clore la réunion
Résumez la réunion
Révisez la liste d’activités
Établissez la date de la prochaine
rencontre
Évaluez votre réunion
Énoncez comment améliorer votre
prochaine rencontre
 Phase Préparation
Le remue-méninges
Une activité ordonnée par laquelle nous
utilisons la synergie d’un groupe afin de
générer un maximum d’idées relatives à un
sujet donné. On recherche:
– La quantité
– La diversité
– L’originalité
 Phase Préparation
Le remue-méninges
Définir précisément le sujet
Énoncer les règles
Remuer les méninges et enregistrer vos
idées
Première ronde de votes
Discuter les items (le pour et le contre)
Deuxième ronde de votes
 Phase Préparation
Définir précisément le sujet
Plus précise est la définition
Plus adéquats seront les éléments énoncés
Permet de garder le focus
 Phase Préparation
Énoncer les règles
Chacun son tour
Une idée par personne par tour
Rechercher la quantité
Dire « PASSE » si je n’ai pas d’idées
Pas de critiques (positives ou négatives)
Être patient
L’humour est admis
L’exagération est encouragée
 Phase Préparation

Remuer les méninges et enregistrer vos idées

 Chaque idée est enregistrée sur papier
 Les énoncés sont abrégés mais doivent
contenir assez d’informations pour être
discutés subséquemment
 On peut avoir recours à un scribe pour
accélérer le processus d’enregistrement
 Posez vous les questions suivantes:
 Qui, quoi, quand, comment, où
 Pensez grand, pensez petit, combinez
 Phase Préparation
Les modes de décision
Le consensus
Le compromis
La majorité
 Phase Préparation
Les modes de décision
Le consensus
• Tout le monde consent
• Tout le monde gagne
• La cohésion de l’équipe est maintenue

Le compromis
• Quelqu’un sacrifie quelque chose
• Il y a des gagnants et des perdants
• Risque d’insatisfaction
• Difficulté à maintenir la cohésion
 Phase Préparation

 Les modes de décision

 La majorité
• Le choix du plus grand nombre
• Il y a des gagnants et des perdants
• Risque d’insatisfaction
• Difficulté à maintenir la cohésion
 Phase Préparation
 Première ronde de vote
 Chaque participant a un droit de vote par élément
 Il évalue l’élément
 Le vote se prend à main levée
 Pas de discussion à l’exception d’un besoin de
clarification
 On enregistre le nombre de votes pour chaque
élément
 Ceux ayant enregistré les plus grands nombres de
votes sont encerclés
 Phase Préparation

Discuter les items

 Discutez chacun des éléments encerclés
 Évaluez chacun des éléments encerclés
 Donnez une chance à tous les membres de
saisir le détail d’un élément
 Considérez le mérite de chaque élément
 Les membres peuvent influencer les autres
relativement à un élément proposé
 Phase Préparation
Deuxième ronde de vote
 Un seul vote par participant
 Il est possible d’obtenir des clarifications
 L’élément retenu sera celui qui a le plus grand
nombre de votes
 Phase Préparation
 Autoévaluation de l’équipe
Cette outil peut être utilisé pour effectuer du « coaching »
auprès des membres de l’équipe qui ont une divergence
d’opinion. Il permet de régler certains conflits et
améliorer le climat d’équipe.
 Le Principe:
Les coéquipiers identifient un certain nombre de qualités
de leur équipe. Ensuite ils se donnent des notes ( de 1 à
10) pour chacune de ces qualités.
 Le but
Permet aux participants d’apprendre à propos d’eux-
mêmes mais aussi identifier des problèmes cachés ou des
conflits qui pourraient être présents dans l’équipe
 Phase Préparation
• Les attentes
« La voix du client » est un outil important pour
l’orientation du projet lean dans la direction
du client, lui préparer ce qu’il désire, en
quantité requise mais aussi lui proposer plus…
 Phase Préparation
• Les attentes
Le diagramme de KANO est un outil permettant
de visualiser « la Voix du client » sur un
diagramme .
Inventé par Noriaki Kano au début des années
80, a pour finalité l’évaluation de la
satisfaction du client.
 Phase Préparation
L'originalité de l'approche réside dans la dissociation de la
satisfaction et de la non satisfaction au regard de la
présence ou pas de la fonction attendue par le client.
Principalement l'analyse donne lieu à 3 positionnements sur la
courbe de Kano :
• 1- Les attentes de base : généralement non exprimés, les
fournisseurs doivent impérativement les satisfaire pour
rester sur le marché
• 2 - Les attentes proportionnelles : la satisfaction augmente
avec le niveau de performance délivré par la fonction.
• 3 - Les attentes attractives : le fournisseur surprend son
client avec une fonction à valeur ajoutée qu'il n'attendait
pas. Les fonctions vont au-delà des attentes client; un
terrain propice à l'innovation.
 Phase Préparation
Pour construire ce diagramme, un questionnaire
Kano recueil, pour chaque fonction, le niveau de
satisfaction de l'interviewé. La méthode consiste
à évaluer successivement la satisfaction d'une
part si la fonction est présente et d'autre part si
elle est absente.
 Temps 1: Consultation des utilisateurs (par
questionnaires principalement) sur chaque
fonction par l’intermédiaire d’une paire de
questions (fonctionnelle et dysfonctionnelle)
Exemple
Exemple
• Temps 2: Analyse des réponses pour chaque
fonction et pour chaque utilisateur interrogé :
au final 6 catégories possibles:
A – Fonction attractive
P – Fonction proportionnelle
O – Fonction obligatoire
I – Fonction indifférente
C – Fonction contraire (hostile)
D – Erreur de compréhension ou de codage
 Exemple
• Pour définir la typologie de chaque fonction
on utilise la grille suivante

A – Fonction attractive
P – Fonction proportionnelle
O – Fonction obligatoire
I – Fonction indifférente
C – Fonction contraire (hostile)
D – Erreur de compréhension ou
de codage
Exemple
• Temps 3 : Distribution et résultat final de
chaque fonction
– La fonction x est une « Obligatoire »
– La fonction y est une « proportionnelle »
– La fonction y est une « attractive »
……
 Phase Préparation
• Que faut-il attendre de cette méthode?
– Elle permet d'évaluer les attentes des clients
grâce au niveau de satisfaction associé.
– Elle facilite l'évaluation des produits innovants
ou pas.
En final même si la démarche est relativement
lourde à conduire, elle présente l'avantage de
provoquer une rencontre avec ses clients et
améliorer ainsi la compréhension des attentes de
son marché.
 Phase Préparation
• Elaboration de la charte de projet
 Elaboration d’un plan d’action cohérent et réaliste avec les
responsables
Etablir un plan d’action à partir de la mission préalablement
définie
Définir les secteurs prioritaires et/ou pilotes
Définir les acteurs
Elaborer planning long terme de la mise en œuvre de la mission
Elaboration de la charte de projet
Cet outil très pertinent, permet de décrire les tenants et aboutissants du
projet, ses acteurs et ses bénéficiaires, son déroulement, ses besoins,
son périmètre, ses exigences financières,…etc