Sunteți pe pagina 1din 10

CITYMANAGER

http://controlmanagerial.com/

Model Fișa Postului

1
CITYMANAGER
http://controlmanagerial.com/

Anexa 2
Model Fisa Postului

PRIMĂRIA COMUNEI Aprob,

Aparatul de Specialitate PRIMAR,


al Primarului

FIŞA POSTULUI
Nr............. din ....................

1. Denumirea postului: SECRETARUL COMUNEI


2. Nivelul postului: funcţionar public de conducere
3. Scopul principal al postului*): avizează pentru legalitate și contrasemnează actele
administrative

4. Identificarea funcției publice


Denumire : SECRETAR
Clasa : -
Gradul professional : -
Treapta de salarizare: 1

5. Vechimea în specialitate necesară***) : nu este cazul

6. Condiții specifice privind ocuparea postului:


Studii de specialitate : studii superioare administrative sau juridice de lungă durată
Perfecționări (specializări): studii de masterat sau postuniversitar în domeniul juridic

7. Cunoștințe de operare/programare pe calculator : cunoştinţe foarte bune de operare


Microsoft Word şi utilizarea aplicaţiilor din dotare.

8. Limbi străine : o limbă străină europeană, nivel mediu- engleză / franceză / germenă.

2
CITYMANAGER
http://controlmanagerial.com/

9. Abilități, calități și aptitudini necesare


-bună comunicare bilaterală și multiplă,
-adaptabilitate rapidă,
-eficientizare a muncii individuale și în echipă,
-responsabilizare personală și în echipa,
-stăpânire de sine,
-exigență,
-capacitate de efort susținut,
-coordonare mentală,
-capacitate mare de analiză, detaliere, sinteză și interpretare a unui volum mare de informații , de
identificare și valorificare a constantelor și a elementelor noi, de selectare a aspectelor esențiale
în relația cu publicul,
-putere de convingere și găsire a soluțiilor,
-capacitatea de emitere rapidă şi fundamentată a unei concluzii / decizii,
-ţinută etică şi morală.

10. Sfera relațională a titularului postului :

Relaționare internă:

a. Relații ierarhice : Subordonat: față de Primar și Consiu Local

Superior față de :-……………………

b. Relații funcționale : cu toate compartimentele și serviciile din cadrul instituției


c. Relații de reprezentare : reprezintă autoritățile administrației publice din comuna în
relațiile cu contribuabilii/cetățenii.
d. Înlocuieşte pe : -
e. Este înlocuit de : -

Relaționare externă :

a. Cu autoritățile și instituțiile publice din localitate , județ și țară, servicii descentralizate


ale ministerelor, instanțe judecătorești și alte instituții ale statului
b. Cu organizații international : dacă este cazul, prin delegare
c. Cu persoane fizice și/sau juridice din localitate, județ, țară și străinătate

11. Cerințe specifice : delegări, deplsări în județ la Prefectură, Consiliu Județean și alte instituții
, disponibilitate pentru un program prelungit de lucru în anumite condiții și momente care se
impun.

12. Competență/aptitudini manageriale (cunoștinte de management, calități și aptitudini


manageriale).

3
CITYMANAGER
http://controlmanagerial.com/

13. Atribuții, responsabilități și autoritate

(1) Atributii specifice*):

În conformitate cu prevederile art. 117 din Legea nr. 215/2001 privind administraţia publică locală,
republicată, cu modificările şi completările ulterioare, Secretarul Comunei îndeplineşte
următoarele atribuţii:
a) avizează, pentru legalitate, dispozițiile primarului și hotărârile consiliului local;
b) participă la ședințele consiliului local;
c) asigură gestionarea procedurilor administrative privind relația dintre consiliul local și primar,
precum și între aceștia și prefect;
d) organizează arhiva și evidența statistică a hotărârilor consiliului local și a dispozițiilor
primarului;
e) asigură transparența și comunicarea către autoritățile, instituțiile publice și persoanele
interesate, a actelor prevăzute la lit. a), în condițiile Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la
informațiile de interes public, cu modificările și completările ulterioare;
f) asigură procedurile de convocare a consiliului local și efectuarea lucrărilor de secretariat,
comunică ordinea de zi, întocmește procesul-verbal al ședințelor consiliului local și redactează
hotărârile consiliului local;
g) pregatește lucrările supuse dezbaterii consiliului local, și comisiilor de specialitate ale
acestuia;
h) alte atribuții :

1. comunică şi înaintează, în termen de 10 zile, dacă legea nu prevede altfel, autorităţilor şi


persoanelor interesate, actele emise de către consiliul local sau de către primar;
2. asigură aducerea la cunoştinţa publică a hotărârilor şi dispoziţiilor de interes general;
3. este persoana responsabilă pentru relația cu societatea civilă, cu atribușia de a primi
propunerile, sugestiile și opiniile persoanelor interesate cu privire la proiectul de act
normativ propus pentru dezbaterea Consiliului Local al Comunei (L.52/2003)
4. eliberează extrase sau copii de pe orice act din arhiva consiliului local, în afara celor cu
caracter secret stabilit potrivit legii, confirmând autenticitatea copiilor cu actele originale;

4
CITYMANAGER
http://controlmanagerial.com/

5. asigură publicarea hotărârilor Consiliului Local și transmiterea acestora, în format


electronic, Serviciului Prelucrarea Automată a Datelor, în vederea actualizării site-ului
instituției;
6. ţine legătura cu organizaţiile de cult din unitatea administrativ-teritorială şi face
propuneri primarului sau consiliului local pentru soluţionarea problemelor legate de buna
lor funcţionare;
7. Secretarul comunei răspunde de modul de organizare a compartimentelor din subordine şi
de buna desfăşurare a activităţilor şi/sau îndeplinirea atribuţiilor care i-au fost delegate
prin dispoziţii ale Primarului Comunei, prevăzute de lege sau încredinţate de către
consiliul local;
8. este responsabil cu evidența militară și mobilizarea la locul de muncă;
9. coordonează compartimentele și activitățile cu caracter juridic , de stare civilă, autoritate
tutelară și asistență socială din cadrul aparatului propriu de specialitate al consiliului
local;
10. organizează activitatea privind relațiile cu publicul, organizarea audiențelor și
îndeplinirea atribuțiilor prevăzute de legea contenciosului administrative cu privire la
rezolvarea petițiilor cetățenilor;
11. răspunde împreună cu primarul de organizarea și desfășurarea alegerilor locale și
generale;
12. conduce evidența actelor (documentelor) secrete, stricte și de importanță majoră;
13. gestionează sigiliile pentru Consiliul Local, Primar , Comuna, și aplicarea lor pe
semnăturile valabile prezentate de lege;
14. urmărește întocmirea fișei postului și atribuțiilor și a atribuțiilor specifice locului de
muncă, respectiv documentația de sancționare propusă de șefii ierarhici pentru personalul
cu abateri disciplinare , propune programul de perfecționare profesională a angajaților;
15. ține registrul unic de evidenţă a succesiunilor;
16. legalizează semnături şi confirmă autenticitatea copiilor cu actele originale, cu excepţia
celor care se eliberează de autorităţi publice centrale;
17. va comunica, în termen de 30 de zile de la data decesului unei persoane, camerei notarilor
publici în a carei circumscripţie teritorială, defunctul a avut ultimul domiciliu, o sesizare
pentru deschiderea procedurii succesorale, care va cuprinde: - numele, prenumele şi
codul numeric personal ale defunctului; data decesului; data nasterii; ultimul domiciliu al
defunctului; bunurile mobile sau imobile ale defunctului înregistrate în evidenţele fiscale
sau, după caz, în registrul agricol; date despre eventualii succesibili, în format nume,
prenume şi adresa la care se face citarea.

(2) Atributii generale*):

1. În cadrul procedurilor de elaborare a proiectelor de acte normative, are obligaţia să respecte


prevederile Legii nr.52/2003 privind transparenţa decizională în administraţia publică;

5
CITYMANAGER
http://controlmanagerial.com/

2. Ţine, în dosare speciale, legislația specifică domeniului de activitate, actualizată permanent;


3. Primește corespondența, întocmește răspunsul în termenul prevăzut de lege, îi comunică
Primarului , înregistrează răspunsul pentru transmiterea acestuia solicitantului;
4. Soluţionează cererile, scrisorile şi petiţiile primite de la persoanele fizice, de la persoane juridice
şi de la alte compartimente din cadrul primăriei;
5. Întocmeşte rapoartele şi documentaţia ce stau la baza proiectelor de hotărâri din domeniul său
de activitate, ce urmează a fi înscrise pe ordinea de zi a sedinţelor ordinare ale consiliului local ,
cu cel puţin 10 zile înaintea ședinţelor pe comisii;
6. Îndeplineşte atribuţiile referitoare la implementarea/menținerea/îmbunătățirea Controlului
intern/managerial, cuprinzând standardele de control intern/managerial la entităţile publice şi
pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial;
7. Respectă procedurile obligatorii ale Sistemului de Management al Calității, în vederea atingerii
obiectivelor și misiunii instituției;
8.Se preocupă de cunoașterea, implementarea și îmbunătățirea sistemului de management al
calității;
9.Realizează la timp informațiile documentate / înregistrările prevăzute de documentele
sistemului de management al calității;
10.Respectă prevederile din documentele sistemului de management al calității ;
11.Se preocupă de realizarea politicii și obiectivelor calității;
12. Se preocupă pentru eliminarea sau diminuarea riscurilor și a oportunităţilor identificate și
implementarea de acţiuni care să asigure capabilitatea organizației de a satisface cerinţele și
aşteptările cetățenilor /clienţilor și altor părți interesate, prin ofertarea și realizarea de produse și
servicii la cele mai înalte standarde de calitate ;
13. Acționează pentru realizarea la timp a acțiunilor corective stabilite ;

14. Se asigură ca echipamentele, SDV-urile, EMM-urile necesare sunt disponibile, sunt adecvate,
sunt verificate și functionează corect ;
15. Se preocupă pentru respectarea cerințelor legale și cerințelor interne referitoare la protejarea
mediului înconjurător , la sănătate și securitate în muncă, de prevenire și stingere a incendiilor,
și de intervenție în cazul situațiilor de urgență, respectiv, prin:

• colectarea selectivă a deșeurilor,


• utilizarea eficientă a ambalajelor și înregistrarea acestora în conformitate cu procedurile
interne și cu legislația specifică în vigoare,
• utilizarea echipamentului de protecție individuală ori de câte ori se expun la riscuri,
• prezentarea la controalele periodice pentru monitorizarea stării de sănătate,
• participarea la acțiunile de simulare a situațiilor de urgență,etc.,
• apărarea intereselor părților interesate,

6
CITYMANAGER
http://controlmanagerial.com/

• utilizarea pentru manevre și transport doar a echipamentelor și accesoriilor în stare de


funcționare,
• evitarea accidentelor de muncă,
• identificarea tuturor aspectelor de mediu generate de activitățile și procesele desfășurate
și aplicarea celor mai eficiente metode de prevenire și diminuare a impactului acestora,
• asigurarea unui cadru adecvat pentru securitatea și sănătatea oamenilor, precum și
respectarea legalității.
16. Asigură păstrarea prin ordonare și îndosariere a documentelor specifice activității sale și
predarea acestora la arhivă , pe bază de inventar;
17. La numirea și eliberarea din funcție este obligat să prezinte , în condițiile legii, declarația de
avere.

(3) Atribuții delegate :

1. Îndeplineşte și alte de sarcini din activitatea Primăriei şi a Consiliului local, care i se trasează de
organele de conducere ale acestora.

2.În domeniul Urbanismului :

a) Primește și verifică documentația necesară eliberării certificatelor de urbanism, autorizații de


construire și desființare;

b) Întocmește certificate de urbanism, autorizații de construire și desființare conform Legii


nr.50/1991 republicată și modificată;

c) Efectuează activitatea de informare privind respectarea Legii nr.50/1991; CUM

d) Pregătește și înaintează documentații necesare pentru certificate de urbanism, autorizații de


construire și desființare pentru Consiliul Județean;
e) Întocmește și asigură transmiterea și afișarea rapoartelor statistice lunare , trimestriale,
semestriale, anuale privind certificatele de urbanism și autorizațiile de construcție/desființare
emise;

f) Deplasare la comisia de PUZ-uri, PUD-uri sau la ședințele organizate de Consiliul Județean cu


privire la amenajarea teritoriului, urbanism

7
CITYMANAGER
http://controlmanagerial.com/

3.În ce privește activitățile legate de Registru agricol, asigură îndeplinirea următoarelor atribuţii
specifice:
a) Pune în aplicare prev.Legii nr.247/2005, pe baza cererilor înregistrate în comună: măsurători în
teren, preluare declarații vecinătăți;
b) Verifică înscrierile în registrele agricole existente în vederea rezolvării unor litigii;
c) Asigură conducerea Registrului de arendare în baza Legii nr.16/1994, cu modificările și
completările ulterioare.

4. Privin Fondul funciar :


a) Urmăreşte punerea în posesie a terenurilor restituite foştilor proprietari sau altor persoane
îndreptăţite conform legislației în vigoare;
b) Participă la remăsurarea terenurilor unor solicitanţi;
c) Este secretarul comisiei locale pentru aplicarea legilor fondului funciar;
d) Asigură convocarea comisiei comunale de aplicare a legilor fondului funciar;

(4) Responsabilităţi :

1. Răspunde de păstrarea secretului de serviciu, precum şi de păstrarea confidenţialităţii faptelor,


datelor şi informaţiilor de care ia cunoştinţă în exercitarea funcţiei publice, în condiţiile legii;
2. Răspunde de realizarea la timp şi întocmai a sarcinilor de serviciu; răspunde de îndeplinirea
atribuţiilor ce îi revin corespunzător funcţiei pe care o deţine, precum şi de îndeplinirea atribuţiilor
ce îi sunt delegate;
3. Răspunde de exercitarea altor atribuţii stabilite prin dispoziţii ale primarului;
5. Răspunde de păstrarea documentelor cu care lucrează, de arhivarea lor şi predarea la arhiva
primăriei;
6. Răspunde, potrivit dispoziţiilor legale, de corectitudinea şi exactitatea datelor, informărilor şi
măsurilor prevăzute în documentele întocmite.
7. Răspunde de îndeplinirea cu profesionalism, corectitudine, loialitate, în mod conştiincios, cu
imparţialitate şi în conformitate cu legea a îndatoririlor de serviciu, se abţine de la orice faptă care
ar putea aduce prejudicii persoanelor fizice și/sau juridice;

8
CITYMANAGER
http://controlmanagerial.com/

8. Răspunde de însuşirea şi respectarea Codului de conduită al funcţionarilor publici din cadrul


Primăriei și de respectarea prevederilor Regulamentului de Ordine Interioară și a Regulamentului
de Organizare și Funcționare;
9. Răspunde disciplinar, material sau penal, după caz, pentru abuzuri în nerespectarea obligaţiilor
care îi revin, sau pentru neîndeplinire ori îndeplinirea defectuoasă a atribuțiilor sale.

(5) Autoritate (competenţe):

1. Nu va contrasemna hotărârile Consiliului Local în cazul în care consideră că acestea sunt ilegale.
În aceasta situație, va depune în scris și va expune Consiliului local motivarea opiniei sale, care va
fi consemnată în procesul-verbal de ședință. Secretarul va comunica Primarului și Prefectului
hotărârile CL-ului, în termen de maxim 10 zile de la data adoptării. Comunicarea, însoțită de
eventualele obiecții cu privire la legalitate, se face în scris, de către secretar și va fi înregustrată
într-un registru special destinat acestui scop.
2. Reprezintă şi angajează instituţia în limita atribuţiilor de serviciu;
3. Se preocupă permanent de perfecţionarea pregătirii profesionale;
4. Propune măsuri, proceduri de uz intern în vederea îmbunătăţirii activităţii serviciului sau a
instituţiei publice, precum şi a calităţii serviciilor publice oferite cetăţenilor;

5. Semnalează primarului orice probleme legate de activitatea ce se desfășoară în cadrul instituției,


despre care ia cunoştinţă în timpul îndeplinirii sarcinilor de serviciu sau în afara acestora, chiar
dacă acestea nu vizează direct domeniul în care are responsabilităţi şi atribuţii;
6. Propune primarului numirea, sancționarea și eliberarea din funcție a personalului din sectoarele
de activitate coordonate (compartimente) , respectând condițiile legii.

Intocmit de***)
Numele si prenumele:
Functia publica de conducere: Primar
Semnatura ...............................
Data întocmirii: ………………..

Luat la cunostință de catre ocupantul postului


Numele si prenumele:
Semnatura:............................
Data: ……………………………..

9
CITYMANAGER
http://controlmanagerial.com/

Avizat de****):
Numele si prenumele:
Functia publica de conducere: Primar
Semnatura:…………………......
Data: ……………………………….

10