Teme practice

1. Cum se pot identifica obiectivele proiectului și care sunt instrumentele utilizate?

Exemplificați

 Identificarea problemelor pe baza analizelor efectuate (SWOT, PESTLE)

Analiza obiectivelor strategice și a planurilor de implementare
Identificarea unor probleme nerezolvate, posibile îmbunătățire
Prioritizarea problemelor în funcție de obiectivele strategice ale organizației
Analiza problemelor identificate ca prioritare – arborele problemei
 Analiza problemelor.
 Identificarea cauzelor care au generat problemele
 Identificarea efectelor provocate de problemele analizate
 Identificarea unor posibile soluții pentru rezolvarea problemei și înlăturarea
efectelor negative generate de aceasta

 Analiza obiectivelor – Se dezvoltă obiectivele din problemele identificate;

– se identifică relaţiile de tip mijloace-rezultate
– se identifică grupurile de obiective
Utilizarea arborelui obiectivelor
Definierea scopului proiectului şi identificarea obiectivelor
Gruparea obiectivelor

Identificarea obiectivelor
Se formulează obiectivele conform problemelor identificate:
 se identifică relaţiile de tip mijloace-rezultate;
 se identifică grupurile de obiective;
 se determină strategia proiectului pe termen scurt și lung.

Identificarea obiectivelor Generale și Specifice

Obiective generale - Scopurile proiectul pe termen lung
- Sunt cele mai importante obiective al programului sectorial, naţional sau internaţional la
care proiectul trebuie să contribuie

2. Cum trebuie definite obiectivele specifice ale proiectului? Exemplificați

Obiective Specifice - Ceea ce proiectul poate realiza pentru beneficiarii săi

- Ele trebuie să reflecte situaţia specifică ce se doreşte a se realiza şi care contribuie la
îndeplinirea scopului global și la realizarea obiectivelor generale
Obiectivele specifice trebuie sa fie SMART
 Specifice: să exprime clar ce, unde, când şi cum se va schimba situaţia
 Măsurabile: să cuantifice sarcinile şi beneficiile
 Accesibil: în măsură să atingă obiectivele propuse
 Realiste/Relevante: în măsură să realizeze gradul de schimbare reflectat de obiective
 Timp: bine precizate în timp: să precizeze perioada de timp în care vor fi indeplinite
 3. Care este profilul managerului de proiect și responsabilitățile sale?

 Pregătire profesională
- Studii superioare (corelare cu specificul proiectului)
- Cursuri de formare profesională (certificări)
 Experiență
- experiență concludentă în domeniul implementării proiectelor (manager sau membru în
echipa proiectului)
- experiență semnificativă în gestionarea proiectelor cu finanțări nerambursabile
 Competențe
- tehnice
- manageriale
 Responsabilități
 asigurarea respectării prevederilor contractuale ale proiectului;
 precizarea cerințelor proiectului;
 conducerea implementării proiectului;
 identificarea și analizarea riscurilor și precizarea acțiunilor de control al riscurilor pentru
oameni, proprietăți și mediu;
 orientarea muncii echipelor și oamenilor pentru realizarea obiectivelor organizaționale și
de proiect;
 estimarea resurselor necesare proiectului;
 identificarea surselor, elaborarea programelor pentru proiecte și asigurarea resurselor
operaționale pentru proiect.

4. Care sunt bune practici în managementul proiectului?

Bune practici
 Time management eficient
 Orientare pe obiective/ rezultate – stabileste corect obiective si termene
 Organizare buna/ pe zile
 Prioritizare sarcini
 Buna comunicare cu echipa si motivarea acesteia
 Gestionarea conflictelor in mod eficient
 Evaluarea si monitorizarea continua
 Managementul riscurilor

 5. Cum se planifică timpul pentru activitățile proiectului și care sunt instrumentele utilizate?

 Planificarea timpului
 Încadrarea în timp (estimarea duratei activităților) – data de inceput si de incheiere a unei
activitati
 Succesiunea activităților
 Marcarea unor activitati critice si a reperelor (milestones)
 Marcarea timpilor de asteptare, daca este cazul
Planul de tip histograma - Graficul Gantt
 Planificarea termenelor limită
 Program global al proiectului redat trimestrial/ lunar/ săptămânal
Planificare imp si resurse: diagrama PERT, metoda drumului critic
 Estimarea probabilistică a timpului

6. Cum se definește și se utilizează matricea logică în planificarea și monitorizarea

proiectului?

Matricea logica
 Matrice cu patru rânduri şi patru coloane
 Reprezintă o sinteză a proiectului
 Se prezintă consideraţiile care fundamentează strategia proiectului
 Se conturează modul în care proiectul poate fi monitorizat.

În prima fază de elaborare a Matricei Logice trebuie pregătit un rezumat al proiectului.

Aceasta presupune definirea:
1. Obiectivului general al proiectului;
2. Obiectivelor specifice;
3. Rezultatelor pentru atingerea fiecarui obiectiv;
4. Activităţilor pentru obţinerea fiecărui rezultat.

A doua fază de elaborare a Matricei Logice presupune verificarea de tip dacă/atunci

pornind în sens invers, respectiv de la activități

A treia etapa consta in:

 Definire Indicatori de Verificare a Obiectivelor (IVO) pentru Obiectivul general, apoi
pentru Obiectivele specifice ale proiectului, apoi pentru Rezultate, apoi pentru nivelul
Activităților;
 Definire Mijloace de Verificare (MV).
Se aloca costuri pentru Activităţi – se pregateste astfel bugetul proiectului.
În final, se verifica dacă Matricea Logică a fost bine concepută:
- Lista de Verificare a Proiectului (Concepţiei);
- Revizuire concepţie Matrice Logica.
Matricea logica este instrument de planificare si de monitorizare

7. Care sunt principalele etape în managementul riscului? Exemplificați

1. Identificarea riscurilor
Analiza contextului
Identificarea surselor de risc - eventualele situatii care pot periclita proiectul
2. Evaluarea riscurilor
Analiza riscurilor (probabilitatea de manifestare, impact produs)
Determinarea nivelului riscurilor (valoarea calculată = Probabiliate * Impact)
Prioritizarea riscurilor
3. Tratarea riscurilor
Masuri de corectie si prevenire
Masuri de atenuare
4. Controlul – monitorizate pe parcursul implementarii proiectului, verificandu-se atent
daca nu pot sa apara si alte situatii de risc

Exemple de categorii de riscuri pentru proiecte:

 organizatorice (managementul defectuos al timpului, schimbari organizatorice etc.)

 tehnice (disfunctionalitati de natura tehnica)

 legislative (schimbari legislative care afecteaza derularea proiectului)

 financiare (bugetare incorecta, intarziere rambursari etc.)

8. Care sunt principalele aspecte referitoare la estimarea costurilor și întocmirea bugetului?

Bugetul se realizeaza de jos in sus, adica pornind de la activitatile planificate si resursele

prevazute pentru fiecare activitate. Costurile pentru resursele prevazute se estimeaza in
functie de preturile pietei si de reglementarile in vigoare.
Bugetul realizat trebuie sa fie

 eligibil - trebuie să respecte regulile de eligibilitate ale cheltuielilor;

 detailat - cheltuielile trebuiesc prezentate clar;
 concret - trebuie să prezinte toate elementele si modul de fundamentare a acestora;
 echilibrat - repartizarea fondurilor între diferitele capitole bugetare şi între parteneri
trebuie să demonstreze că ansamblul costurilor se referă la activităţi concrete
Bugetul se intocmeste in forma detaliata, pe capitole de cheltuieli, tipuri de cheltuieli, pe
activitati si ani, dar si sub forma sintetica pe capitole mari de cheltuieli si ani.
 9. Care sunt principalele aspecte referitoare la un plan de comunicare eficient? Exemplicați
cum se poate eficientiza comunicarea în cadrul unui proiect

Planul de comunicare cuprinde:

 comunicarea internă:
 în cadrul echipei de implementare a proiectului
 comunicarea echipei proiectului cu conducerea organizației
 comunicarea externă:
 cu toate părțile interesate
 cu grupul țintă
 cu beneficiarul/beneficiarii, finanțatorul
 cu AP
Structurarea planului de comunicare:
 Modalitati de comunicare
 Frecventa comunicarii
 Trasabilitatea comunicarii
 Proceduri de eficientizare a comunicarii (fluxuri, termene de raspuns, persoane implicate
conform responsabilităților – răspunde, aprobă, este consultat/ avizează, este informat)

10. Care sunt aspectele legate de evaluarea pe parcurs și finală a proiectului?

 Internă
 Echipa de implementare a proiectului
 Structuri create pentru coordonatrea proiectului (comitet de coordonare/evaluare etc)
 Externă
 evaluare din partea grupului tinta, a beneficiarilor si a grupurilor de interese;
 evaluare din partea unor auditori externi (evaluare tehnica, de proces, financiara);
 evaluare din partea finantatorului.

Rezultatele evaluărilor sunt utilizate pentru îmbunatățirea rezultatelor și proceselor proiectului

Mecanismele de corecție trebuie stabilite de echipa proiectului/ structurile de coordonare a

acestuia

11. Care sunt avantajele diagramei Gantt în planificarea și monitorizarea proiectului?

Permite:
 Planificarea timpului alocat activităților/ planificarea termenelor limită
 Identificarea și figurarea jaloanelor/ reperelor utilizate pentru monitorizare pe parcurs.
Reperele/jaloanele (milesones) reprezintă indicatori care vor asigura baza monitorizării şi
conducerii proiectului în faza de implementare.

 Duratele estimate pentru fiecare activitate și succesiunea acestora sunt figurate în graficul
de tip histogramă.
 Reprezentarea grafică constă în figurarea pe axa orizontală a timpului (zile, săptămâni
sau luni) iar pe verticală a activităților prevăzute în proiect.
 Acest instrument de redare a duratei activităților și a succesiunii acestora este util atât
pentru proiectele simplu structurate, cât și pentru cele complexe.
 În cazul unor activităţi complexe, fiecare bară din diagramă poate fi descompusă în
activităţi componente reprezentate într-o altă diagramă. Rezultă deci că planul de tip
histogramă (diagrama Gantt) este o metodă adecvată planificării termenelor limită.

Formatul diagramei se adaptează la intervalul de timp redat, realizându-se un grad de

detaliere adecvat:
 un program global al proiectului poate preciza activităţile doar pe o bază
trimestrială sau lunară
 un plan de muncă trimestrial individual poate utiliza un format săptămânal sau
chiar zilnic
Avantaje ale diagramei Gantt
 vizualizarea facilă a activităților și lucrărilor ce trebuie realizate
 facilitarea monitorizării proiectului, respectiv verificarea stadiului de
implementare a proiectului în comparaţie cu planul inițial
 crearea unei imagini de ansamblu asupra programului de activități, respectiv
asupra conținutului proiectului
Dezavantaje ale diagramei Gantt
 nu asigură o redare a consumului de resurse și în acest mod nu rezultă implicațiile
alocării resurselor asupra implementării activităților;
 nu este ilustrată interdependenţa între activităţi;
 estimarea incorectă a intervalelor de timp compromite întreaga diagramă;
 nu se evidenţiază clar faptul că personalul poate executa mai multe sarcini simultan.

12. Ce instrumente și metode se utilizează în coordonarea și monitorizarea proiectului?

Exemplificați

Coordonarea și monitorizarea – responsabilități ale managerului de proiect

Conducerea este bazată pe obiective
Coordonarea echipei și a modului de implementare a activităților este centrată pe obținerea
rezulttatelor scontate și respectiv îneplinirea obiectivelor.

Monitorizarea proiectului se bazează pe urmărirea modului de îndeplinire a planului

proiectului
 Se urmareste realizarea planului proiectului prin utilizarea instrumentelor dezvolate în
faza de planificare:
 Matricea logica
  Diagrama Gantt
 Diagrama PERT
 Bugetul proiectului
Se monitorizează indicatorii, resursele alocate și bugetul cheltuit, precum și riscurile.
 Pentru monitorizarea proiectului se pot utiliza produse software ca:
 MS Project
 Primavera
Pentru verificarea modului de îndeplinire a rezultatelor/indicatorilor și a cheltuielilor se vor
verifica documentele, rapoartele de progres, dar și verificarea pe teren a rezultatelor
tangibile. Se vor verifica pe parcurs jaloanele/reprerele prevăzute pe parcursul implementării,
pentru a asigura îndeplinirea acestora.
1. Utilizarea rapoartelor pentru monitorizarea proiectului. Tipuri de raportări și rolul
acestora

Rapoartele evidentiaza
 evolutia proiectului
 faciliteaza monitorizarea proiectului pentru a se urmari respectarea planului de
implementare

Scopul rapoartelor de evoluţie este de-a furniza date recente despre realizările proiectului,
funcţie de indicatorii şi termenele limită stabilite

Rapoartele de monitorizare
 Rapoarte de progres
 Raport final

Rapoartele de progres - transmise trimestrial de beneficiari pe toată durata de

implementare a proiectului.

Raportul final al proiectului - transmis după finalizarea activităților fiind însoțit de ultima
Cerere de Rambursare.

Raportul tehnico-financiar - insoțește raportul de progres/cererea de rambursare și

raportul final