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la EPSA Boliviana
No. 6
Sistema de
Información
Gerencial
Septiembre, 2003
La Paz - Bolivia
s i s t e m a m o d u l a r d e c a p a c i t a c i ó n Gestión
Módulo Nº 6 –Sistemas de información
PREFACIO
Proporcionar herramientas operativas sencillas y ágiles que faciliten el manejo de los
sistemas de abastecimiento de agua potable y de alcantarillado sanitario con criterios
de calidad, eficacia y eficiencia, constituye uno de los requisitos fundamentales para el
fortalecimiento y la consolidación especialmente de las pequeñas y medianas empresas
de servicio en el país. Esta es una tarea requerida y fomentada por la Ley No. 2066 de
Servicios de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario del 11 de abril 2000.
En el marco de sus servicios de capacitación, el SAS quiere dar a conocer guías
prácticas que conduzcan al logro de la excelencia en la gestión de las entidades
prestadoras de servicios de agua y alcantarillado sanitario. Asimismo pretende crear
determinados conocimientos y competencias transversales mínimas que deberían
existir por igual entre todos y cada uno de los funcionarios de esas entidades. Esta
iniciativa puede contribuir a la reducción de los consabidos efectos de los deficientes
servicios de AP y ALC-S que atentan contra la salud y el medio ambiente y que forman
parte de las causas estructurales de los problemas que vive Bolivia.
El presente documento es uno de los textos didácticos de la serie de módulos de
capacitación del Sistema Modular que el SAS viene preparando desde 1999. La forma
de presentación representa una innovación didáctica en el sector saneamiento básico
en el país; todos los módulos corresponderán a un mismo concepto didáctico y a un
estilo uniforme de diagramación.
Deseamos que éste como todos los textos didácticos por publicar enriquezcan a
capacitandos y docentes, sea en la situación del curso como en el estudio individual.
ÍNDICE GENERAL
Pág.
PREFACIO 2
SIGLAS Y ABREVIACIONES UTILIZADAS 6
INTRODUCCIÓN 7
1 FUNDAMENTOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION 9
1.1 Los sistemas y sus componentes 9
1.2 Las organizaciones y los sistemas 12
1.3 Los gerentes y la información 12
1.4 Los datos y la información 13
1.5 Los sistemas de información 15
2 SISTEMAS DE INFORMACION BASADOS EN COMPUTADORAS 17
2.1 Definición 17
2.2 Componentes 17
2.2.1 Recursos humanos 18
2.2.2 Hardware 18
2.2.3 Software 19
2.2.4 Datos 20
2.2.5 Redes de comunicación 20
2.3 Actividades principales de un sistema de información basado en
computadoras 21
2.3.1 Entrada de datos 22
2.3.2 Almacenamiento de datos 22
2.3.3 Procesamiento de datos 23
2.3.4 Salida de información 23
2.3.5 Control del desempeño del sistema 24
2.4 Usos de sistemas de información 24
2.5 Tipos de sistemas de información 25
2.5.1 Sistemas de apoyo a las operaciones 25
2.5.1.1 Sistemas de procesamiento de transacciones 26
2.5.1.2 Sistemas de control de procesos 27
2.5.1.3 Sistemas de colaboración empresarial 27
2.5.2 Sistemas de apoyo gerencial 27
2.5.2.1 Sistemas de información gerencial 28
2.5.2.2 Sistemas de apoyo a las decisiones 28
2.5.2.3 Sistemas de información ejecutiva 29
2.5.3 Tipos adicionales 29
2.5.3.1 Sistemas expertos 29
2.5.3.2 Sistemas de información estratégica 30
3 SISTEMAS FUNCIONALES DE LAS EPSAs 31
3.1 Sistema de planificación 33
3.2 Sistema operacional 34
3.2.1 Subsistema de proyectos y obras 35
3.2.2 Subsistema de operaciones 36
3.2.3 Subsistema de mantenimiento 36
3.3 Sistema comercial 37
3.3.1 Subsistema de comercialización 38
INTRODUCCIÓN
La planeación formal con sus características modernas fue introducida por primera vez
en algunas empresas comerciales en la segunda mitad del siglo pasado. Desde
entonces se ha convertido en una de las herramientas más importantes en todo tipo de
empresas. Sin embargo, para ser una herramienta gerencial necesita estar asentada en
una base de información confiable, oportuna y que refleje de manera idónea el estado
de las actividades y servicios de la EPSA traducida en información útil para la toma de
decisiones.
De esta manera aparece la necesidad de desarrollar e implementar un Sistema de
Información Gerencial que pueda recolectar desde las fuentes los datos que se generan
periódicamente, analizar y validar los mismos, cruzar o relacionarlos con otros datos
que se produzcan al interior de la misma EPSA o en el exterior, convertirlo todo en
información útil que pueda llegar a los diferentes niveles de la EPSA o a cualquier grupo
meta traducido en reportes que muestren la realidad de la EPSA y permitan tomar
decisiones para corregir ciertas prácticas o distorsiones que podrían haberse producido
en un intervalo del análisis.
Cualquier empresa que no cuente con un mínimo de información se aproxima
inexorablemente a su propio desastre.
La cadena del sistema de información gerencial se halla conformada por datos (nivel
básico de información) que relacionados con otros se convierten en indicadores (nivel
medio de información). Toda esta información procesada e interpretada se convierte en
reportes (nivel superior de información) que llegan a los diferentes niveles gerenciales o
de decisión de la EPSA.
La idea de que todo directivo debería tener un conocimiento razonable de un sistema
de información gerencial se basa en la necesidad de que éstos deben tomar decisiones
y acciones sobre el rumbo de su empresa y el servicio que prestan y no estarían en
condiciones de hacerlo sin una información oportuna y confiable.
La mayoría de las empresas tienen algunos problemas con la implementación de un
sistema de información gerencial. En las pequeñas empresas estos problemas son
potencialmente mayores debido al mínimo de recursos disponibles, la dificultad en la
aplicación y comprensión, agravados por la falta de cultura en la elaboración y manejo
sistemático de la información.
La implementación de un sistema de información puede costar mucho esfuerzo y
debería considerarse como cualquier otra inversión de la EPSA y esforzarse por su
sostenimiento en el tiempo.
Este texto está orientado a capacitar a los responsables y administradores de los
servicios de agua potable y alcantarillado de las EPSA´s con la finalidad de mejorar la
capacidad administrativa de las entidades prestadoras de servicio. El texto es además
una herramienta de consulta que permite tener una concepción razonable sobre los
sistemas de información gerencial, en el desarrollo de los conceptos y lineamientos
básicos que permitan su ejecución adecuada.
La elaboración de un texto no siempre es tarea fácil pero sin embargo como muchas
otras cosas en la vida, el esfuerzo compartido con otras personas, con su experiencia,
conocimiento y entusiasmo contribuyeron a su logro.
DESARROLLO DE UN SISTEMA
DE INFORMACIÓN GERENCIAL
Y EVALUACIÓN GERENCIAL DE
LA EPSA
1
G. Levaggi, Teoría General de Sistemas, UGERMAN Editor, Buenos Aires, 1999.
Entorno
Sistema
Objetivos
Retroalimentación Retroalimentación
Mecanismos
Control de Control Control
Control Retroalimebtación
Proceso de
Entrada Salida
Transformación
Frontera
Accionistas
o Comunidad Entorno
Entidades del Directorio
gobierno
EPSA Gerencia
Instituciones
Retroalimentación financieras
Sistemas de
información
Otras
Límite o frontera Sindicato
EPSA´s
Sistema
Subsistema A Subsistema B
A B1
A B2
A B3
Fig. 3: Sistema y subsistemas
Entorno
Estándares
Información
Organización y datos
Decisiones Procesador de
Gerencia
Información
Límite o frontera
Datos
Información
Proceso de
Recursos Entrada Salida Productos o
Transformación Servicios
Sistemas de
procesamiento de
Problema
transacciones
Sistema de
información
gerencial
Decisiones Inform ación
Sistema de apoyo
a decisiones
Solución Sistemas
basados en
conocimientos
sistemas”.
2. Hacer un listado y una breve descripción de los principales sistemas de una
EPSA.
3. Realiza una lista diferenciando entre datos e información que maneje tu área y
como estos contribuyen a la toma de decisiones.
2.1 Definición
(29) Algunas de las definiciones de los sistemas de
información basados en computadora que se encuentra en la
literatura especializada son:
• “Combinación organizada de personas, mecanismos físicos
Í Nos quedaremos
(hardware), procedimientos e instrucciones de con esta definición.
procesamiento de información (software), canales de
comunicación (redes) y datos almacenados (recursos de
datos) que reúne, transforma y disemina información en una
organización”. 2
• “Conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de
apoyar las actividades de una empresa o negocio”.3
(30) Es importante considerar en los sistemas de información
el nivel del gerente porque el mismo influye decisivamente en
el origen de la información como en la forma que se presenta.
2.2 Componentes
(31) Los sistemas de información basados
Í Estos componentes organizados, se
en computadoras se componen de los integran para: reunir, transformar y
siguientes elementos, tal como se muestra distribuir la información.
en la Figura 6:
2
James A. O´Brien, Sistemas de Información Gerencial, 4ª Edición, Irwin McGraw-
Hill, Bogotá, 2001.
3
Daniel Cohen, Sistemas de información para la toma de decisiones, 2ª Edición,
McGraw-Hill, México, 1999.
Redes de
comunicación
Sistema de Control
Datos e información
información gerencial
computacional Procesamiento Software
de datos
Salida de
Entrada de información
datos
Recursos
humanos Almacenamiento Hardware
de datos
Fig. 6: Componentes de los sistemas de información computacionales
2.2.2 Hardware
(33) Los elementos de hardware están constituidos
Í Ejemplo: computadores,
por los dispositivos físicos y materiales utilizados en el discos de almacenamiento,
procesamiento de la información. Los equipos se planillas, etc.
subdividen en los siguientes componentes:
2.2.3 Software
(34) Los elementos del software, cuyo concepto genérico
incluye todas las series de instrucciones de procesamiento de
información, incluyendo las series de instrucciones
operacionales y también los procedimientos del procesamiento
de la información.
2.2.4 Datos
(36) Los datos que son introducidos en el sistema para que
genere la información deseada.
(37) Los datos pueden ser de muchas formas: incluyendo los
datos alfanuméricos que se componen de números y letras;
pueden estar compuestos de textos de oraciones o párrafos de
informes o de otro tipo de medios de comunicación escrita;
datos de imágenes como gráficos y figuras; o finalmente audio
y video. Los datos pueden estar organizados en:
• Bases de datos que tienen los datos procesados y Organización de
organizados, ejemplo: los datos de consumos de agua de los datos
clientes de las EPSA´s pueden almacenarse en una base de
datos de consumos.
• Bases de conocimiento que incluyen conocimiento sobre
una variedad de formas como hechos, reglas, y ejemplos de
casos sobre prácticas empresariales exitosas. Ejemplo:
prácticas recomendadas para resolver problemas específicos en
el proceso de potabilización.
Sistem a de Control
inform ación
Sistemas de
Información
Procesamiento Control de Colaboración Información Apoyo a las Información Para obtener Basados en
de ventajas Inteligencia
transacciones procesos empresarial gerencial decisiones ejecutiva estratégicas artificial
4
James A. O´Brien, Sistemas de Información Gerencial, 4ª Edición, Irwin McGraw-
Hill, Bogotá, 2001.
4. Identifique las entradas de datos manuales del área que Ud. maneja.
#
2. Los sistemas de información reales por lo general son sistemas de información
interfuncionales, proporcionando una variedad de aplicaciones para cada área de
la organización y para distintos usuarios finales.
5
Ponce de León F. J., Administración de Empresas de Agua Potable utilizando
“Modelos SIG”, Escuela Militar de Ingeniería, 1996.
P la n ific a c ió n
S is te m a s
fin a n c ie ro s
c o n ta b le s
S is te m a s
O p e r a c io n a le s C o n tro l
S is te m a s
C o m e r c ia le s
O tr o s
S is te m a s
s is te m a s
a d m in is tr a tiv o s
EPSA
Adm. Sistema de
Proyectos Recursos
Física Comercialización Recursos
y obras Humanos
Financieros
Sistema de
Económico Operaciones Catastro
Adm. de
financiera de Contabilidad Suministros
clientes
Sistema de
Organizacional Mantenimiento
Medición de Adm. del
Consumos Patrimonio
Programación Sistema de
Facturación Adm. del
y cobranza Transporte
Control
Sistema de
Comunicación
? 8.
9.
¿Cuáles son las principales actividades del sistema de planificación?
¿Cómo esta interrelacionado el sistema al que perteneces con los demás
subsistemas y sistemas dentro de la organización?
equipos destinados a la
producción de Consumo de insumos y utilización Instrucciones especiales
prestación de los servicios de
agua potable y de recursos Información sobre la operación
agua y alcantarillado y controlar
servicios Datos de calidad de agua cruda, y Costos de Operación (insumos
su funcionamiento y calidad.
potable en la red; de aguas y recursos empleados)
residuales, de afluentes y efluentes Calidad de los servicios.
de plantas.
Normas y técnicas específicas
Reporte de fallas y reclamos Acciones de mantenimiento
Prevenir o corregir las fallas
técnicos realizadas
ocurridas en las instalaciones y
Mantenimiento Planes de Acciones Modificaciones del Catastro
equipos de los sistemas de
Catastro Técnico Técnico
agua y alcantarillado.
Existencia de repuestos en Costos de mantenimiento
almacenes
Sistema Comercial
Comportamiento de la demanda
Clientes reales y potenciales
Conexiones
Conexiones ejecutadas
Consumos
Mantener y promocionar la Consumos medidos
Comercialización Valores facturados
expansión del mercado. Situación de clientes
Valores cobrados
Directrices de la EPSA para la
Montos en mora
comercialización de servicios
Políticas de comercialización
Planos conexiones
Listas de conexiones realizadas
Registrar y mantener Código de cliente
Datos de las conexiones
Catastro de actualizada la información de Historial de consumos, Historial
Consumos de clientes
Usuarios todos los clientes para el cobro de pago
Subsistema
Montos cancelados
de los servicios prestados. Catastro actualizado
Montos adeudados
Servicios prestados
Controlar la utilización racional Políticas de medición
Plano y listado de clientes
Medición de de los servicios, y posibilitar la Programas de mantenimiento
Lecturas de medidores
consumos cobranza proporcionalmente al de medidores
Estado de medidores
consumo. Determinación de consumos.
Volúmenes consumidos
Establecer una cuenta única
Montos a cobrar
para cada cliente que registre Catastro de Clientes
Montos cobrados
Facturación y los valores de los servicios Lecturas de consumos
Montos adeudados
cobranza prestados y que posibilite su Tarifas de consumos
Sanciones y multas
cobro periódico, registro y Políticas de Comercialización
Cobros por otros conceptos
control de los pagos efectuados.
Facturas de clientes
Sistema Financiero
transferencias, necesidades de
inmediatos. Transferencias
capacitación, etc.
Personal con potencialidades
Conseguir la integración del
empleado al ambiente de
trabajo, proporcionándole la Objetivos de desarrollo de la
información y conocimientos empresa Plan de acción de
Capacitación
necesarios para aumentar su Registros de necesidades de capacitación.
productividad, adaptación a capacitación
nuevas tecnologías o nuevas
situaciones en la EPSA.
Formular, tramitar y hacer
seguimiento de los actos
Catastro de Cargos
Control administrativos que se derivan de
Catastro de personal Reportes
Administrativo de las relaciones entre la EPSA y
Control de asistencias Planillas de pago
Personal sus empleados, manteniendo el
Trámites de Personal
registro de los antecedentes de
los empleados.
Areas Funcionales
Recursos Administrativas
Operacional Comercial Financiera
Humanos de Apoyo
Sistema de
Sistema de Sistema de Sistema de Información Sistemas de
Información Información Información de Recursos Información
Operacional Comercial Financiero Humanos Administrativos
Planes de
Planificación Expansión
Objetivos
institucionales - Física
- Financiera Plan de
- Organizacional Inversión
Plan de Desarrollo
Organizacional
Gerencia
General
Necesidades
Programa de
Comercial vs. Operación
Recursos
Financiero
Administrativo
Presupuestos
Operacional
Producción
Ente
Servicios de agua regulador
potable y
alcantarillado
Proyectos y
obras
Registro y
Datos conexiones Actualización Catastro de clientes
de datos
Area
Historial consumos
Lectura de Listado conexiones Comercial
medidores Calculo de cliente
consumos
Pagos de clientes
Registro de pagos Operaciones
Solicitudes Facturación Programa de
mantenimiento
Demanda de medidores
conexión Consumos Clientes
Operaciones
Control Facturas
Instalaciones y Codificación
mantenimiento clientes Contabilidad
Activos Políticas corte
Inventarios Clientes morosos
Tarifas Deudas Area
Almacenes y
otros Finanzas
Determinación
Cortes y Multas Ente
Catastro de
usuarios regulador
Reporte de ventas Gerencia
Medición de Cobranzas
consumos General
Facturación y Reporte de
cobranza conexiones Planificación
demandadas
Comercialización
Flujo de
Proyecciones
Metas Programación efectivo
Inversiones de recursos
Créditos Reprogramación Indicadores
de Indicadores financieros
Finanzas
Ejecución
presupuestaria
Gerencia
Control General
Comercialización Plan financiero
Facturación Plan de inversiones
Cobranzas Indicadores
especiales Ente
Contabilidad
Balance Regulador
Estado de
Resultados
Operación
Producción y
servicios
Codificación
de empleados Planillas de Contabilidad
Estructura jerárquica pago
Estructura salarial
Finanzas y Resúmenes de costos
Contabilidad de personal Operaciones
Operaciones
Comercialización Clasificación Gerencia
de cargos General
Activos
Reclutamiento
Evaluación
desempeño
Capacitación
Control de
personal
Fig. 16: Diagrama - esquema del SIG del sistema de recursos humanos
Listado de
Determinación existencias Contabilidad
Requerimientos cantidad óptima
de insumos Kardex de inventario
Control de stock Insumos
Distribución
de materiales Operación
Kardex por
ítems
Control Movimiento de
materiales Inventarios
Compras Código de
inventario
Operación
Finanzas Requerimientos
de provisión
Compras
Inventarios en
almacenes
Fig. 17: Diagrama – esquema del SIG del sistema de gestión de inventarios
Avalúos y
Contabilidad
revalúos de
Control bienes
Operaciones
Proyectos y Codificación
obras
Contabilidad Kardex de
activos
Finanzas
Inventario de
bienes
Fig. 18: Diagrama - esquema del SIG del sistema de gestión de activos
#
4. Es de mucha importancia que la información sea generada en intervalos de
tiempo, establecidos con la mayor disciplina y sobretodo que exista una
retroalimentación de la misma, para su posterior corrección en algún error.
Planificación
Uso y Análisis
mantenimiento
Implementación Diseño
Fig. 19: Ciclo de vida de los sistemas de información gerencial
5.2.2 Recursos
(178) La consideración de la aplicación de un sistema
integrado computacional, a nivel global dentro de una empresa,
puede requerir de una significativa inversión inicial, tanto en
equipo como en la contratación de especialistas y/o la
adquisición de software especializado.
(179) Es importante determinar la relación costo/beneficio,
ya que un adecuado sistema de información puede reducir
importantes costos de mala administración, demoras, fallas e
inclusive malas decisiones.
(180) Dado el caso de que no se dispongan de Í Los recursos son una variable
suficientes recursos, se puede planificar la decisiva para la creación de
implementación de pequeños sistema de sistemas de información.
información, que ayuden a la toma de decisiones,
los mismos pueden estar basados, en metodologías manuales o
sólo apoyadas por cuadros u hojas computacionales básicas, que
permitan tener información procesada.
! 10.
recursos a utilizarse, necesidades inmediatas y requerimientos futuros.
Cualquier sistema de información debe ser susceptible a: mejorar, adaptarse,
adecuarse y ajustarse, a las medidas cambiantes con el tiempo y esto depende
mucho de la participación de los diferentes actores dentro de las EPSAs,
especialmente al nivel gerencial
12. ¿Cuáles son las fases dentro del ciclo de vida de un sistema de información?.
Realice un análisis de que fase o fases necesitan una mayor utilización de
recursos.
? 13. ¿Considera que es importante la aplicación de indicadores de control dentro de
un sistema de información de su EPSA?. De ejemplos.
14. Enumere las razones principales para el fracaso ó éxito en la aplicación de los
sistemas de información.
Decisiones no Información
Gerencia
estructuradas resumida y de
estratégica amplio alcance
Alta gerencia
Decisiones
semiestructuradas Gerencia táctica
Gerentes de nivel medio
6
O´Brien, J., Sistemas de Información Gerencial, 4ª Edición, Irwin McGraw Hill,
Bogotá, 2001.
7
Waterfield Ch., Ramsing N., Management Information Systems for Microfinance
Institutions: A Handbook, CGAP/World Bank, 1998,
8
R. Heeks, Information Systems for Public Sector Management, Working Paper
Series, Paper N° 5, Institute for Development Policy and Management, University of
Manchester, R.U., 1998
9
F. Blanco Illescas, El control como guía de la gestión empresarial, Instituto de la
Pequeña y Mediana Empresa Industrial, Madrid, 1999
10
J.C. Pacheco, W. Castañeda, C. H. Caicedo, Indicadores Integrales de Gestión,
McGraw Hill, Bogotá, 2002.
Indicadores
directamente
Proceso rela-
relacionado
Indicador
Unidad Valor11 cionado al área Observa-
No.
Nombre Fórmula de ciones
corr.
medida mín. deseable máx. T C A H I E
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Indicadores comerciales
N° de reclamos com. presentados
1 Indice de Reclamos comerciales ∗ 100 %
N° de reclamos com. atendidos
N° de clientes morosos
2 Capacidad de gestión ∗ 100 %
N° total de clientes
Monto facturado cobrado
3 Indice de Recaudación ∗ 100 %
Monto facturado emitido
Monto anual de cuentas por cobrar
4 Período promedio de cobranzas meses
Monto promedio de ventas mensuales
Relación de Cortes de N° de cortes efectuados
5 ∗ 100 %
conexiones N° de ordenes emitidas
Importe total facturado
6 Tarifa media Bs./m3
Volumen total de AP facturado
Indicadores técnicos de AP
Cobertura de AP Población servida
7 ∗ 100 %
(situaciones A, B, C)* Población total
Cobertura por conexión N° de viviendas conectadas
8 ∗ 100 %
domiciliaria N° total de viviendas
N° de conexiones con medidor
9 Cobertura de micromedición ∗ 100 %
N° total de conexiones
11
depende del POA
Pág. 72 de 93 06-Sistema_de_Informacion_Gerencial-V2 SISTEMA MODULAR
Módulo Nº 6 – Sistemas de información
Indicadores
directamente
Proceso rela-
relacionado
Indicador
Unidad Valor11 cionado al área Observa-
No.
Nombre Fórmula de ciones
corr.
medida mín. deseable máx. T C A H I E
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
n
∑ Hi ∗ Ui
i=l *1)
10 Continuidad del servicio AP 1 − ∗ 100 %
H∗U
N° de muestreos realizados
11 Control de calidad de AP ∗ 100 %
N° de muestreos recomendados
Vol. producido − Vol. facturado
12 Agua No Contabilizada (ANC) ∗ 100 %
Volumen producido
Caudal actual del sistema
13 Cantidad en el sistema ∗ 100 %
Caudal de diseño
Continuidad en la prestación del Horas de suministro por día
14 ∗ 100 %
servicio 24 horas
15 Calidad del AP Cloro residual en la red mg/l
Volumen producido
16 Dotación per cápita l/h/d
Población servida
Volumen facturado por año
17 Consumo per cápita ∗ 365 l/h/d
Población servida
Relación del Volumen medido de Volumen medido
18 ∗ 100 %
AP en red Volumen producido
Longitud calles con AP
19 Cobertura de redes AP ∗ 100 %
Longitud total calles
Indicadores
directamente
Proceso rela-
relacionado
Indicador
Unidad Valor11 cionado al área Observa-
No.
Nombre Fórmula de ciones
corr.
medida mín. deseable máx. T C A H I E
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Longitud de la red AP por Longitud total red AP m/
20
conexión N° conexiones de AP conex.
Índice de Utilización de capacidad Vol. promedio producido
21 ∗ 100 %
de producción de agua Capac. instalada de producc.
Índice de Utilización de la Vol. promedio aducido
22 ∗ 100 %
capacidad de aducción de agua Capac. instal. de aducc.
Índice de Utilización de la Vol. promedio tratado
23 ∗ 100 %
capacidad de tratamiento de AP Capac. instal. de tratam.
Índice de Utilización de la capacidad Capac. instal. de almacenaje
24 ∗ 100 %
de abastecimiento con reserva Volumen medio distribuid o
Consumo de cloro
25 Consumo unitario de cloro g/m3
Vol. tratado de agua
Consumo unitario de sulfato de Consumo de sulfato
26 g/m3
aluminio Vol. tratado de agua
Consumo de cal
27 Consumo unitario de cal g/m3
Vol. tratado de agua
Consumo de energía eléctrica Consumo de energía eléctrica
28 kW/m3
vs. Agua captada Volumen captado de agua cruda
Relación Volumen medido de Volumen medido
29 ∗ 100 %
agua distribuida Volumen producido
Indicadores
directamente
Proceso rela-
relacionado
Indicador
Unidad Valor11 cionado al área Observa-
No.
Nombre Fórmula de ciones
corr.
medida mín. deseable máx. T C A H I E
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Nivel de Atención del Fallas corregidas en sistema AP
30 ∗ 100 %
mantenimiento en el sistema AP Fallas ocurridas en sistema AP
Indicadores técnicos de ALC-S
Población servida
31 Cobertura de ALC-S ∗ 100 %
Población total
Longitud calles con ALC − S
32 Cobertura de redes de ALC-S ∗ 100 %
Longitud total calles
Longitud de la red de ALC-S por Longitud total red ALC − S m/
33
conexión N° conexiones de ALC − S conex.
Índice de Utilización de la Vol. promedio en emisario
34 ∗ 100 %
capacidad del emisario Capac. instalada del emisario
Índice de Utilización de la Volumen promedio de AS
35 ∗ 100 %
capacidad de tratamiento de AS Capac. instal. de tratamiento
Consumo de energía eléctrica Consumo de energía eléctrica
36 kW/m3
en bombeo de AS Volumen tratado de AS
Nivel de Atención del manteni- Fallas corregidas en sist. ALC − S
37 ∗ 100 %
miento en el sistema ALC-S Fallas ocurridas en sist. ALC − S
Indicadores administrativos
Gastos operativos por Gastos de operación Bs./empl
38
funcionario N° de funcionarios eado
Gastos de operación Bs. /
39 Gastos operativos por conexión
N° conexiones AP y ALC − S conex.
SISTEMA MODULAR 06-Sistema_de_Informacion_Gerencial-V2 Pág. 75 de 93
Cap. 6. REPORTES E INDICADORES DE GESTION
Indicadores
directamente
Proceso rela-
relacionado
Indicador
Unidad Valor11 cionado al área Observa-
No.
Nombre Fórmula de ciones
corr.
medida mín. deseable máx. T C A H I E
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Gastos operativos totales por m3 Gastos totales de operación
40 Bs./m3
producido Volumen producido
Gastos operativos de producción Gastos de producción de agua
41 Bs./m3
por m3 producido Volumen producido
Gastos operativos de ALC-S por Gastos de operación sistema ALC − S
42 Bs./m3
m3 recolectado Volumen de AS recolectad a s
Casos de cese voluntario
43 Relación de Cesantía ∗ 100 %
Contrataciones de personal
Casos de despido
44 Relación de Despidos ∗ 100 %
Contrataciones de personal
Casos de promoción
45 Ratio de Promoción ∗ 100 %
N° de funcionarios
Coste medio de capacitación por Gastos de capac itac ión Bs./empl
46
empleado N° de funcionarios eado
N° de funcionarios Empleados/
47 Productividad del personal ∗ 1.000 1.000
N° conexiones AP y ALC − S conex.
N° de funcionarios AP Empleados/
48 Productividad del personal AP ∗ 1.000 1.000
N° de conexiones AP conex.
Indicadores
directamente
Proceso rela-
relacionado
Indicador
Unidad Valor11 cionado al área Observa-
No.
Nombre Fórmula de ciones
corr.
medida mín. deseable máx. T C A H I E
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Indicadores financieros
Costos operativos Factor
50 Razón de trabajo adimen-
Ingresos operativos sional
Indicadores
directamente
Proceso rela-
relacionado
Indicador
Unidad Valor11 cionado al área Observa-
No.
Nombre Fórmula de ciones
corr.
medida mín. deseable máx. T C A H I E
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Utilidad líquida
60 Índice de Endeudamiento ∗ 100 %
Patrimonio
Índice de Endeudamiento a Pasivo a corto plazo
61 ∗ 100 %
corto plazo Patrimonio neto
Pasivo total
62 Razón de Endeudamiento total ∗ 100 %
Activo total
Nota:
* En la cobertura de AP se pueden presentar 3 situaciones: A) con servicio 24 h, B) con servicio parcial 1-23 h, C) con pileta pública. Estas situaciones pueden ser desglosadas aún en otras categorías.
Tabla 4: Indicadores básicos de control en las EPSAs12
12
ANESAPA, SNCSB, Diagnóstico de la EPSA, Módulo Nº5 Texto Didáctico, 1ª Edición, La Paz, Enero 2002.
Pág. 78 de 93 06-Sistema_de_Informacion_Gerencial-V2 SISTEMA MODULAR
Módulo Nº 6 – Sistemas de información
Año
Datos reportados Unidad
Dic-02 Dic-01
Alcantarillado Sanitario
Población servida ALC-S hab 84,500 83,900
Longitud red ALC-S Km 300 295
Volumen recolectado ALC-S M3 5,580,000 5,427,000
Capacidad instalada depuración M3 9,000,000 9,000,000
***
ANEXOS
ANEXOS
Desarrollo de un sistema de
Código: Estar a cargo del área de planificación o ser
Módulo: informacion gerencial y Requisitos
1.2.3 responsable de área de una EPSA.
evaluación de la epsa
Objetivo
Los/las participantes : conocen los Sistemas de Información Gerencial y su aplicación en Tiempo total
terminal 14:30
una EPSA [hr:mín reloj]:
del Mód.:
UNIDADES TEMATICAS
Objetivo parcial Tiempo
Cód.
Bibliografía
Tema y contenidos Prerrequisitos [hr:min
Recomendada
Los/las participantes reloj]
1.2.3.1
Conocen del manejo Sistemas funcionales de las EPSAs 1.2.3.2 • Administración de 02:00
y su aplicación de un 1. Sistema de planificación Empresas de Agua
SIG para la 2. Sistema operacional Potable utilizando
evaluación de la 3. Sistema comercial “Modelos SIG”, Ponce
EPSA 4. Sistema financiero de León F.J., Escuela
5. Sistema de administración y desarrollo de Militar de Ingenieria,
recursos humanos 1996
6. Sistema de administración de suministros
7. Sistema de administración de patrimonio
8. Sistema de administración de transportes
9. Sistema de comunicación
1.2.3.4
UNIDADES TEMATICAS
Objetivo parcial Tiempo
Cód.
Bibliografía
Tema y contenidos Prerrequisitos [hr:min
Recomendada
Los/las participantes reloj]
1.2.3.5
Anexo 3: Glosario
Notas:
• Los términos en este glosario están definidos para fines del presente Módulo y
de acuerdo a la realidad en las EPSAs, o sea que las definiciones no
necesariamente son aplicables tal cual a otros ámbitos. Se ha tratado de lograr
un juego lógico de definiciones sin contradicciones entre ellas, combinando
diferentes definiciones halladas en la literatura existente13 con formulaciones
propias.
cuadro de mando reporte periódico que muestra en forma sintética el desempeño real de
la organización y su comparación con las proyecciones realizadas.
indicador de relación entre dos o más datos que tiene relación lógica y que
gestión proporcionan información sobre aspectos de importancia para la
conducción de la organización.
información datos que han sido convertidos a un contexto significativo y útil para los
usuarios finales, y que es considerada como un recurso conceptual.
13
Ver bibliografía en el Anexo siguiente.
sistema de sistema para producir información útil para los gerentes que apoye
información la resolución de problemas y toma de decisiones
gerencial
Anexo 4: Bibliografía
1 Literatura utilizada
06-Sistema_de_Informacion_Gerencial-V2