Sunteți pe pagina 1din 9

ÎNTOCMIREA SI CONȚINUTUL

DOSARULUI DE PERSONAL

INTRODUCERE

Dosarul personal al salariatului este obligatoriu a fi gasit la fiecare companie si


institutie din Romania. Aceasta prevedere se regaseste in HG nr. 905/2017 la art. 7, alin. (1).
Aspectul complex al activitatilor departamentului de resurse umane este deja
cunoscut, insa ne vom concentra asupra unui aspect tot mai verificat de inspectorii ITM in
ultimele perioade. Pe adresa redactiei primim aproape zilnic intrebari cu privire la acest
aspect, asadar ne-am gandit sa va oferim toate informatiile de care aveti nevoie pentru a trece
cu brio de o eventuala verificare.
Orice entitate (persoana fizica sau persoana juridica) ce are calitatea de angajator este
obligat de legislatia in vigoare sa intocmeasca pentru fiecare angajat in parte un dosar de
personal care sa cuprinda cateva documente cu privire la calitatea acestuia de angajat in
societate.
Dosarul de personal trebuie pastrat in bune conditii la sediul social al angajatorului
sau, dupa caz, la sediul secundar al angajatorului daca este delegata competenta incadrarii
personalului prin incheierea de contracte individuale de munca iar in cazul unor inspectii din
partea inspectorilor de munca, angajatorul trebuie sa prezinte aceste dosare, la solicitarea
acestora.
In ceea ce priveste componenta dosarelor de personal, potrivit Hotararii nr. 905 din
2017, acesta trebuie sa cuprinda cel putin urmatoarele elemente:
− actele necesare angajarii;
− contractul individual de munca;
− actele aditionale si celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea si incetarea
contractelor individuale de munca;
− acte de studii/certificate de calificare;
− orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii in registru.
Intr-un mod mai detaliat, fiecare categorie enumerata mai sus ar trebui sa contina la
randul ei cateva documente pe care angajatorul trebuie, fie sa le solicite viitorului angajat, fie
sa le intocmeasca, daca este cazul. In cadrul actelor necesare angajarii, angajatorul ar trebui
sa includa urmatoarele urmatoarele tipuri de documente:
− copia dupa cartea de identitate a angajatului;
− adeverinta medicala (medicina muncii) – de mentionat este faptul ca un contract
individual de munca intocmit pentru care nu exista medicina muncii, este considerat nul,
conform legislatiei in vigoare;
− fisa postului;
− CV-ul si scrisoare de intentie prezentate la interviu;
− declaratie privind functia de baza;
− copie dupa certificatele de nastere ale persoanelor aflate in intretinere (daca este cazul);
− adeverinta de vechime in munca/stagiu de cotizare (daca angajatul a mai fost angajat);
− IBAN-ul pentru plata salariilor (daca plata salariilor se realizeaza prin virament bancar).
In cadrul actelor privind contractul individual de munca, angajatorul ar trebui sa
includa urmatoarele urmatoarele tipuri de documente:

2
− contractul individual de munca;
− actele aditionale la contractul individual de munca (intocmite ulterior);
− decizii de suspendare/incetare suspendare contract individual de munca;
− cerere de concediu fara plata (daca este cazul);
− cerere intrare/iesire in/din concediu de ingrijire copil (daca este cazul);
− cerere de demisie (daca este cazul);
− decizii de incetare a contractului individual de munca.
In cadrul actelor privind studiile, angajatorul ar trebui sa includa urmatoarele urmatoarele
tipuri de documente:
− diploma de la ultima institutie absolvita;
− certificat de atestare a cunoasterii unei limbi straine de circulatie internationala;
− alte certificate profesionale;
− certificate privind cursurile de pregatire profesionala organizate de angajator sau de terti.
In cadrul altor documente necesare dosarului de personal, angajatorul ar putea sa includa
urmatoarele urmatoarele tipuri de documente:
− certificat de cazier judiciar (daca este cazul);
− copie dupa permisul de conducere (daca este cazul);
− recomandari de la locurile de munca anterioare;
− documente care sa ateste scutiri de diferite taxe si impozite;
− documente/avertizari care reflecta performanta neadecvata, nerespectarii
regulamentului
− intern, sanctiuni disciplinare;
− diverse adeverinte acordate angajatului pe parcursul angajarii in cadrul societatii
(adeverinte pentru concediul medical; adeverinte pentru inscrierea la medicul de
familie; adeverinte pentru solicitarea unui imprumut; etc.)
− situatia concediilor de odihna sau a altor tipuri de concedii;
− fisele de evaluare anuale.

3
Potrivit art. 40 alin. 1 litera h) din Codul Muncii, angajatorului ii revine obligatia de
a-i elibera angajatului, la cerere, toate documentele care atesta calitatea de salariat a
acestuia. La solicitarea scrisa a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorii sunt obligati
sa ii elibereze acestuia copii ale documentelor existente in dosarul personal, in termen de
15 zile lucratoare de la data solicitarii. La incetarea activitatii salariatului, angajatorii au
obligatia sa ii elibereze acestuia o adeverinta care sa ateste activitatea desfasurata de
acesta, durata activitatii, salariul, vechimea in munca si in specialitate, precum si un extras
din REVISAL. (Anexa 1-Dosarul personal al salariatului - Opis documente)

4
Incepand cu anul trecut – 2020, epidemia obligă angajatorii să revizuiască dosarul
fiecărui angajat.
În contextul restricțiilor aduse de epidemia de coronavirus asupra activității
angajatorilor, majoritatea firmelor sunt nevoite să revizuiască dosarele personale ale
salariaților. În principal, pentru a adăuga noi documente - acte adiționale la contractele de
muncă sau acte privind suspendarea ori încetarea contractelor de muncă, de exemplu.
Lipsa dosarelor personale de la sediu sau refuzul de a pune la dispoziția inspectorilor
documente din ele pot aduce angajatorilor amenzi de până la 8.000 de lei.
Potrivit Hotărârii Guvernului 905/2017, orice angajator trebuie să întocmească un
dosar personal pentru fiecare dintre salariații săi, să-l păstreze în bune condiții la sediul său
și să îl prezinte inspectorilor de muncă la solicitarea acestora, în cadrul controalelor.

Angajatorii care nu țin aceste dosare la sediu riscă să fie amendați, de către inspectorii
muncii, cu sume între 2.000 și 5.000 de lei, conform articolului 8 din actul normativ.
Totodată, cei care refuză să pună la dispoziția inspectorilor documentele care stau la baza
înregistrărilor în Revisal, adică inclusiv a celor care figurează în dosarele salariaților, riscă
amenzi între 5.000 și 8.000 de lei. Prin acest dosar personal se transpun, practic, în format
tipărit, datele înregistrate de către angajator în Revisal și se certifică legalitatea și
corectitudinea completării informațiilor.
Dosarul personal se întocmește pentru toți angajații, indiferent de tipul contractului de
muncă încheiat cu aceștia (pe perioadă nedeterminată sau determinată) sau de tipul normei
(normă întreagă sau parțială).
HG 905/2017 stabilește că dosarul personal al salariatului trebuie să cuprindă cel
puțin următoarele documente:
− actele necesare angajării;
− contractul individual de muncă;
− actele adiționale și celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea și încetarea
contractelor individuale de muncă;
− acte de studii/certificate de calificare;

5
orice alte documente care certifică legalitatea și corectitudinea completării în Revisal.
În contextul epidemiei de coronavirus, angajatorii au tot revizuit și poate că vor mai
revizui din nou în perioada următoare dosarele salariaților. Câteva exemple relevante sunt
actele adiționale încheiate pentru trecerea salariaților pe telemuncă sau pe munca la
domiciliu, actele adiționale încheiate pentru modificarea programului de lucru sau actele
referitoare la suspendarea contractelor de muncă pentru intrarea în șomaj tehnic. Totodată,
în perioada aceasta mai pot fi încheiate acte privind încetarea contractelor de muncă
(automat, prin acordul părților sau la inițiativa uneia dintre părți, inclusiv prin concediere).
Orice salariat actual sau fost salariat poate cere în scris angajatorului copii ale
documentelor din dosarul personal, care trebuie furnizate în cel mult 15 zile lucrătoare.
Încălcarea obligației poate aduce angajatorului o amendă între 300 și 1.000 de lei, conform
aceluiași articol 8 din hotărâre.

6
Concluzii

Dosarul personal al salariatului certifica legalitatea si corectitudinea completarii in


ReviSal. Asadar, retinem ca este absolut important ca modificarile si actualizarile din dosarul
personal al salariatului sa poate fi gasite si in Registru. Acesta “documenteaza” practic viata
angajatului in firma. Orice act care are legatura cu angajatul, indiferent ca este CV, fisa de
instruire SSM sau o convocare pentru o cercetare disciplinara, trebuie sa se regaseasca in
acest dosar – intocmit in forma ceruta de lege.
Retinem, inainte de toate, ca in Codul muncii sunt prevazute urmatoarele tipuri de contracte
de munca:

− contractul incheiat pe durata nedeterminata; 


− contractul incheiat pe durata determinata; 
− munca la domiciliu; 
− munca prin agent de munca temporara; 
− contractul de munca cu timp partial; 
− contract de ucenicie;

Dosarul personal al angajatului in 2021. Lista de verificare


Conform actului normativ mentionat mai sus, dosarul trebui sa includa neaparat
urmatoarele documente:
− copii dupa actele de identitate ale angajatului: buletin/carte de identitate, certificat de
nastere, certificat de casatorie;
− copii dupa actele de studii/calificari/formare profesionala;
− formularul de candidatura (inclusiv CV si, eventual, scrisori de referinta);
− cererea de angajare;
− informarea prealabila la angajare;
− certificatul medical „apt de angajare“ de la medicul de medicina a muncii;
− fisa de instruire la angajare privind sanatatea si securitatea in munca;

7
− copie de pe carnetul de munca, dupa caz;
− certificatul de cazier judiciar sau declaratia pe proprie raspundere ca angajatul nu a
suferit condamnari;
− permisul de munca – daca angajatul este cetatean strain;
− fisa postului;
− contractul individual de munca;
− actele aditionale si celelalte acte referitoare la executarea, modificarea, suspendarea si
incetarea contractului individual de munca (de exemplu: act aditional pentru clauza cu
privire la formarea profesionala, clauza de neconcurenta,
− clauza de mobilitate, clauza de confidentialitate, act aditional pentru modificari ale
salariului sau ale functiei);
− copii dupa actele de identitate ale persoanelor aflate in intretinere (certificat de
nastere, certificat de casatorie, carte/buletin de identitate etc.);
− copie dupa livretul militar – daca este cazul;
− copie dupa permisul de conducere – daca este cazul;
Departamentul de Resurse Umane este obligat sa raspunda in termen de 15 zile
calendaristice la orice solicitare a angajatului cu privire la dosarul personal. In plus, toate
datele sale personale trebuie prote jate si tratate cu foarte mare grija.

8
Anexa 1
Dosarul personal al salariatului - Opis documente

NR. Document Obligatoriu


1. Copie de pe actul de identitate: buletin/cartea de identitate/pașaport sau DA
dovada de rezidență
2. Curriculum vitae, semnat și datat de către angajat Opțional
3. Copie carnet de muncă/copii ale adeverințelor de la locurile de muncă Opțional
anterioare
4. Cazierul judiciar în original (obligatoriu pentru funcțiile ce implică Opțional
gestiune)
5. Contractul individual de munca împreună cu oferta de angajare, ambele DA
semnate, datate şi cu număr de înregistrare
6. Certificatul de naștere (copie) DA
7. Adeverința medicală eliberată de către medicul de familie al angajatului
care atestă că este apt de muncă, iar ulterior acceptării ofertei de
angajare, dar înainte de începerea efectivă a activității, avizul medicului DA
de medicina muncii
8. Certificat de căsătorie (copie) / Hotărâre de divorț (copie) - (dacă este DA
cazul)
9. Certificatele de naștere ale copiilor (copie) - (dacă este cazul) DA
10. Diplomă de absolvire a ultimei instituții de învățământ (copie) + alte DA
diplome/documente de specializare/calificare
11. Declarație pentru completarea declarațiilor fiscale (205) privind
veniturile din salarii (funcția de bază; persoanele în întreținere (și
documente justificative: Copie certificat naștere pentru minori,
adeverință de la celălalt părinte că nu beneficiază de deducere, declarație
DA
pe propria răspundere că nu realizează venituri), pensionar - da sau nu
(atașează copia deciziei de pensionare), beneficiază sau nu de șomaj,
casa de sănătate, cont bancar
12. Decizie pensionare (dacă este cazul) DA
13. Fișa postului DA
14. Acte adiționale prin care a fost modificat/ completat unul dintre DA
elementele raportului juridic de muncă
15. Cererile de suspendare a raportului juridic de muncă, decizia de
aprobare/constatare a suspendării, decizia prin care se dispune reluarea DA
activității
16. Actul de încetare a raportului juridic de muncă, când este cazul DA
17. Rapoartele de evaluare periodică DA