matran-dan florin

2
EXCEL
AVANSAT

Ghid de Analiza datelor cu Microsoft Excel

Excel Avansat | Ghid de Analiza datelor cu Microsoft Excel
Suport de curs 2016, versiunea v.1.01

Matran-Dan Florin
Este Analist în cadrul Universității “Al.I.Cuza” Iași, Facultatea de Economie și Administrarea Afacerilor.
Din 2001 este colaborator al Camerei de Comerţ şi Industrie Iaşi pentru activităţi de formare
profesională. De asemenea, asigură consultanţă şi instruire IT&C pentru firme și instituţii sau în cadrul
proiectelor interne şi internaţionale. Vă răspunde la întrebări pe me@mdf.ro
Este certificat Microsoft Office Specialist Master și Microsoft Certified Trainer începând cu 2013.
Termeni și condiții de utilizare
Acest material este folosit pentru pregătirea individuală la cursul de Analiza datelor și este gratuit.
Studiu de caz
Pentru suportul practic a fost folosit un "studiu de caz" – mdfro.net. Orice legătură cu realitatea este pur
întâmplătoare privind numele, activităţile şi informaţiile folosite în acest exemplu.
Informații utilizate
Pentru realizarea acestui material s-au folosit inclusiv informații din publicații și din resurse online.
Sursele sunt citate la bibliografie sau în text. Trebuie să aveți în vedere faptul că multe adrese web citate
în suport pot să-și piardă valabilitatea în timp.
Suport electronic
Documentele folosite în suportul de curs se pot descărca de la următoarea adresă:
http://www.mdfro.net/doc.html
Coperta
Imaginea de pe copertă are ca sursă Pixabay.com și este fără drepturi de autor, fiind eliberată sub licenţa
Creative Commons CC0. Imaginile pot fi descărcate, modificate, distribuite şi folosite fără a plăti drepturi
de autor în orice scop, chiar şi în aplicaţii comerciale. Atribuirea nu este necesară.
Microsoft Excel
Pentru acest suport de curs s-a folosit programul Microsoft Excel 2016. Pentru majoritatea exercițiilor
puteți folosi și versiunile 2010 sau 2013 ale Microsoft Excel. Unde a fost cazul s-au specificat diferențele
dintre aceste versiuni.
Microsoft, Excel and Windows are either registered trademarks or trademarks of Microsoft Corporation in the
United States and/or other countries.

2
 Cuprins
Introducere...................................................4 Funcții imbricate.........................................24

Funcţii Excel și funcții imbricate..............5 Tehnici de analiză şi sinteză..................26

Funcţii matematice.......................................6
Funcţii de tip dată calendaristică..................9
Funcții statistice..........................................11
Funcţii de tip text........................................13
Funcţii logice...............................................16
Funcţii de căutare şi referinţă....................19
Funcţii de bază de date...............................20
Funcţii de financiare...................................22
Subtotaluri..................................................26
Tabele pivot................................................28
Auditul datelor.....................................31
Validarea şi auditul datelor.........................31
Protejarea informaţiilor..............................35
Teste și Probleme.................................39

Introducere noutate ale programului Microsoft Excel

2016. Experiența practică avută cu utilizatorii
Cursul Excel Avansat este al doilea modul din seria Analiza datelor cu Microsoft din firme ne-a determinat să facem trimitere la
Excel. toate versiunile începând cu 2007, folosind
drept cadru de bază versiunea în limba
Odată cu acest modul facem primul pas către analiza datelor și ne adresăm celor care
engleză, Excel 2016. Astfel, pentru majoritatea
vor să utilizeze programul Microsoft Excel în activitățile de zi cu zi, la un nivel mai
exercițiilor puteți folosi și versiunile anterioare
ridicat de utilizare. Modul de lucru este de tip "pas cu pas" în identificarea și rezolvarea
ale Microsoft Excel: 2007, 2010 sau 2013.
problemelor. Acesta este un mod de lucru vizual ce ne permite să identificăm acțiunile
Unde a fost cazul s-au specificat diferențele
pe care trebuie să le desfășurăm și pașii pe care să-i urmăm în obținerea rezultatelor.
dintre aceste versiuni.
Tendința normală este ca în anul de grație 2016 să prezentăm doar elementele de

3
De asemenea, pe parcurs veți primi informații suplimentare privind comparații între
versiuni, situații care pot interveni în practică, precum și trimiteri la surse de informare
suplimentare pe care le recomandăm ca fiind necesare în aprofundarea cunoștințelor.
Analiza datelor este un proces de obținere a
De ce Microsoft Excel? informațiilor din date. Obținerea acestor informații trebuie să fi
Informațiile sunt ascunse printre date
Microsoft Excel este cel mai folosit program de analiză a datelor – milioane de Ghidul de Analiza datelor cu Microsoft Excel
utilizatori. El nu lipsește de pe calculatoarele celor care lucrează cu date în întreaga conține următoarele module:
lume. În realitate, el nu este folosit la adevărata sa valoare, utilizatorii limitându-se la a
folosi doar elementele sale de bază. Acest ghid vă va arăta atât atuurile cât și punctele
sale slabe. Normal că vom insista pe ce are programul mai bun pentru noi .

Oricum, ceea ce ne interesează este ca acest program să ne facă munca mai ușoară și
mai productivă. Cum anume? Haideți să aflăm!

“What is the most used feature in any

business intelligence solution?”

It is the Export to Excel button.

4
FUNCŢII EXCEL ȘI FUNCȚII IMBRICATE
Pentru început vom discuta despre funcțiile Excel, cele predefinite. Vom lua fiecare
categorie în parte și vom rezolva câteva situații cu aceste funcții. Este important să
realizăm, în funcție de datele problemei, ce funcție alegem și ce anume presupune utilizare
ei.

Ideal ar fi ca situațiile pe care le avem de rezolvat să facă parte din categoria: Rezolvat cu
funcția X. De multe ori problema se rezolvă cu una sau mai multe grupări de funcții.

Am să vă reamintesc sintaxa unei funcții (prezentată în primul modul Excel Start): semnul
egal (=), denumirea funcției (ex. SUM), unul sau mai multe argumente. Argumentele se află
închise între paranteze rotunde și sunt separate printr-un separator de listă. Acest
separator poate fi virgula sau punct și virgula, dupa cum este configurat regional sistemul
de operare. În România se folosește "punct și virgulă". Există funcții care nu au nevoie de
precizarea argumentului, ex. =TODAY(), dar în sintaxa funcției vom specifica obligatoriu
parantezele ().

În lista argumentelor putem să găsim:

Categoriile funcțiilor
(A1:A20) plajă continuă de celule din Microsoft Excel
(A1:A20;A23) plajă discontinuă de
Financial
celule
Date & Time
(10;20;30) listă de valori Math & Trig
Statistical
(B2>5;"Admis";”Respins") valori logice Lookup Reference
Database
("Popescu") șir de
Text
caractere Logical
Information
("Popescu",10) șir de caractere și User Defined
valoare numerică Engineering
Cube
(6) o valoare numerică Compatibility
Web
5
Lista de funcții predefinite oferită de Excel este foarte mare. Noi le vom analiza doar peDE LUCRU
FIȘIERE
cele mai des utilizate în domeniul economic, funcție de categoria din care acestea facși descărcați fișierul de lucru Excel Avansat.xlsx folosit pentru acest modul de cur
Accesați
parte. Dar, să trecem peste introducere și să începem treaba…

Funcţii matematice
Se folosesc la efectuarea de calcule matematice simple sau complexe.

Categoria se numește Math & Trig. Funcțiile analizate sunt: SUM, SUMIF, SUMIFS,
SUMPRODUCT, PRODUCT, ROUND, ROUNDUP, ROUNDDOWN

Problemă. Presupunem că avem o listă de cursuri care are specificat numărul de ore
alocat pe curs și prețul în euro pentru fiecare curs în parte. Vrem să aflăm câteva
informații legate de această listă de cursuri conform cerințelor de la finalul tabelului.

Rezolvare

Pentru aceasta vom folosi de foaia de calcul Cursuri din fișierul Excel Avansat.xlsx.

PRODUCT. Calculul coloanei Valoare care este dat de produsul dintre Nr. Ore și Pret
euro, care până acum a fost făcut din operatori (ex. În E2 avem =C2*D2), de această
dată a fost realizat cu funcția PRODUCT ex. În E2 avem =PRODUCT(C2:D2)

SUM. Calculul Total Valoare, face referire la suma elementelor din coloana Valoare și
se realizeză cu ajutorul funcției SUM. Ne poziționăm în C19, acolo unde vrem să avem
rezultatul și folosim =SUM(E2:E15)

6
SUMIF. Dacă vrem să aflăm Total Valoare pentru
cursurile care au 60 de ore, vom folosi funcția SUMIF,
care face referire la următoarele argumente:

C2:C15 – zona de celule pentru coloana Nr. Ore, față de

care aplicăm criteriul de selecție
60 – criteriul de selecție fiind numărul acestora să
fie strict 60 de ore
E2:E15 – Zona de celule pentru coloana Valoare, față de
care facem operația de însumare
=SUMIF(C2:C15;60;E2:E15)

SUMIFS. Dacă vrem să aflăm Total Valoare pentru

cursurile care au 60 de ore, dar prețul mai mare de 100
de euro, vom folosi funcția SUMIFS, care folosește mai
multe elemente de selecție:

E2:E15 – Zona de celule pentru coloana Valoare, față de

care facem operația de însumare
C2:C15 – zona de celule pentru coloana Nr. Ore, față de
care aplicăm criteriul de selecție 1
60 – criteriul de selecție 1 este: numărul acestora
să fie strict 60 de ore
D2:D15 – zona de celule pentru coloana Pret euro, față
de care aplicăm criteriul de selecție 2
“>100” – criteriul de selecție 2 este: pretul acestora să
fie >100 de euro – dacă valoarea nu este strict numerică se pune între ghilimele.

=SUMIFS(E2:E15;C2:C15;60;D2:D15;">100")
SUMPRODUCT. Dacă vrem să aflăm Suma valorii
cursurilor funcție de nr. de ore și prețul acestora în euro,
o să-mi spuneți că a fost calculat la Total Valoare.

Da, dar de data aceasta am pus altfel problema. Atunci

aveam de calculat suma elementelor dintr-o coloană
existentă. De data aceasta ignor existența unei astfel de
coloane și vreau să fac referire strict la suma produselor
intre elementele coloanei Nr.Ore și a coloanei Pret euro.
Cu alte cuvinte =80*160 + 110*155 + 32*90 + etc.
Argumentele fac referire la două arii – prima, C2:C15,
cea a Nr. Ore, și cea de a doua, D2:D15, cea a Pret
euro.

Observați valoare finală a SUMPRODUCT (143390) și

cea a SUM (143390). Formulări diferite, rezultate egale.

Dacă o să calculați media prețurilor cursurilor în euro o să aflați că acesta este

134,285714 dacă impuneți ca valoarea să aibă sașe zecimale.

=SUMPRODUCT(C2:C15;D2:D15)

ROUND. Dacă vreau ca valoarea de mai sus să fie afișată diferit, funcție
de număr de zecimale sau rotujire valoare, voi folosi funcția ROUND cu
următoarele argumente: C18 – Valoare numerică și 2 – număr zecimale.

2 oferă o rotunjire la două zecimale, din 2857 obținând 29. Dacă

încercăm valoarea 0 vom obține numărul întreg 134. Dar dacă punem
-1? Vom obține o rotunjire la 130, iar cu -2 una la 100.

=ROUND(C17;2)
ROUNDUP. Se folosește pentru rotunjire în plus, comparativ cu ROUND, argumentul 0
returnează 135, -1 returnează 140, iar -2 returnează 200. =ROUNDUP(C17;2)

ROUNDDOWN. Se folosește pentru rotunjire în minus, comparativ cu ROUND,

argumentul 2 returnează 28. =ROUNDDOWN(C17;2)

Funcţii de tip dată calendaristică

Se folosesc la reprezentarea datei calendaristice sau a timpului.

Categoria se numește Date & Time. Funcțiile analizate sunt: TODAY, NOW, DATE,
DAY, MONTH, YEAR, HOUR, MINUTE

Problemă. Vrem să afișăm date privind data de azi, data și ora momentului, și să
extragem câteva informații din aceste tipuri de date.

Rezolvare

Selectați o celulă în zona în care vreți să extrageți datele dvs.

TODAY. Prin tastarea =TODAY() se va obține data curentă (în celula I1). Această dată
se va actualiza de fiecare dată când deschidem fișierul (nu este o informație statică).
Fiind o valoare de tip dată ea se poate formata diferențiat funcție de necesitate.

NOW. Prin tastarea =NOW() se va obține data și timpul curent. Aceaste informații
se actualizează permanent (nu sunt o informație statică). Fiind o valoare de tip dată
și timp se poate formata diferențiat din zona de Custom.

9
DAY. Funcția =DAY(I1) va extrage din informația privind data, valoarea privind ziua.

MONTH. Funcția =MONTH(I1) va extrage din informația privind data, valoarea privind
luna. YEAR. Funcția =YEAR(I1) va extrage din
informația privind data, valoarea privind anul.

DATE. Funcția are sintaxa =DATE(year; month;

day). Dacă pentru cele trei argumente folosim datele
extrase anterior, vom obține data se astăzi.

=DATE(I5;I4;I3)

HOUR. Funcția =HOUR(I2) va extrage din informația privind data și timpul curent,
valoarea privind ora.

MINUTE. Funcția =MINUTE(I2) va extrage din informația privind data și timpul curent,
valoarea privind minutele.

Mediul economic are nevoie și de alte tipuri de funcții pentru informații calendaristice.

WEEKDAY. Returnează a câta zi din săptămână (de la 1 la 7) este. Atenție. Funcția folosește două
argumente. Primul, față de celulă tip dată se aplică. Al doilea, ordinea zilelor în săptămână.
Argumentul pentru ordinea americană (Duminică este prima zi) este 1, iar pentru România, unde Luni
este prima zi, este 2.

=WEEKDAY(I1;2)

WEEKNUM. Returnează a câta săptămână din an este. De asemenea, și aici este important
argumentul privind ordinea zilelor în săptămână – de ex. în România săptămâna începe cu Luni, deci
este cifra 2.

=WEEKNUM(I1;2)

10
NETWORKDAYS. Calculul numărului de zile lucrătoare (fără weekend) între două date
calendaristice, unde putem sau nu să luăm în considerare sărbătorile legale. În
exemplul următor nu am luat în considerare sărbătorile legale.

=NETWORKDAYS(I1;J1)

i
CALCUL ZILE LUCRĂTOARE
Folosiți foaia de calcul ZILE pentru a vă calcula numărul de zile lucrătoare. Are o listă de sărbători legale pe care o puteți modifica/actualiza. Acest m

Funcții statistice
Se folosesc la analiza statistică a unor serii de date.

Categoria se numește Statistical. Funcțiile analizate sunt: AVERAGE, AVERAGEIF,

COUNT, COUNTIF, MAX, MIN. Pentru alte tipuri de funcții statistice, precum și modul
de lucru cu acestea, urmăriți modulul Analiza statistică a datelor.
AVERAGE. Dacă vrem să aflăm Media prețurilor în euro, vom folosi funcția pentru
calculul mediei (average) cu argument celulele din coloana Pret euro.

=AVERAGE(D2:D15)

AVERAGEIF. Dacă vrem să aflăm Media preturilor in

euro pentru cursurile cu număr de ore alocate mai mare
(inclusiv) de 100 vom folosi funcția AVERAGEIF, o
combinație între funcția medie si cea logică IF. Cu alte
cuvinte calculăm media valorilor celulelor din coloana
Pret euro doar dacă numărul de ore din Nr. Ore este mai
mare sau egal cu 100 (>=). Cele trei argumente din
funcție sunt:

Range: coloana Nr. Ore

Criteria: “>=100”

Average_range: coloana unde se calculează media,

adică coloana Pret euro.

=AVERAGEIF(C2:C15;">=100";D2:D15)

COUNT. Dacă vrem să aflăm Număr de cursuri organizate, vom folosi funcția COUNT.
Atenție. Funcția se folosește doar pentru serii de valori numerice, nu alfanumerice. Din
această cauză folosim funcția având drept argument seria daată de coloana Nr. Crt.

=COUNT(A2:A15)
COUNTIF. Dacă vrem să aflăm Număr de cursuri cu
număr de ore alocate mai mare (inclusiv) de 100, vom
folosi funcția COUNTIF. Acestă funcție este o combinație
între funcția de contorizare COUNT si cea logică IF. Cu
alte cuvinte calculăm câte cursuri au numărul de ore
alocat mai mare sau egal cu 100 (>=). Cele două
argumente din funcție sunt:

Range: coloana Nr. Ore

Criteria: “>=100”

=COUNTIF(C2:C15;">=100")

MAX. Vom folosi funcția MAX dacă vrem să aflăm Număr maxim de ore alocat pentru
un curs. La argument vom trece seria de date din coloana Nr. Ore.

=MAX(C2:C15)

MIN. Vom folosi funcția MIN dacă vrem să aflăm Pretul cel mai mic cerut pentru un curs.
La argument vom trece seria de date din coloana Valoare.

=MIN(D2:D15)

Funcţii de tip text

Se folosesc la obținerea de informații legate de textul existent în celule.

Categoria se numește Text. Funcțiile analizate sunt: CONCATENATE, MID, UPPER,

LOWER, PROPER
 Problemă. Avem un tabel cu date inițiale pe care vrem să-l transformăm în funcție de
câteva cerințe actuale. Aceste cerințe sun trecute în partea de jos a tabelului.

Rezolvare

Verificăm ficare ceință în parte și îi găsim o soluție...

1. Avem nevoie de o coloană nouă NumePren care să conțină

Nume Initiala si Prenume

Realizăm o coloană nouă tabelului prin trecerea în capul de tabel a

NumePren, denumire de coloană. Introducem o funcție
(CONCATENATE) care să unească conținutul celulelor cerute. Pe
lângă cele trei celule cerute vom adăuga și două argumente “ ” de
delimitare a conținutului celulelor.

=CONCATENATE(M2;" ";N2;" ";O2)

Pentru Text2 și Text4 nu treceți decât caracterul “spațiu”. Excel va

dăuga ghilimelele de rigoare.

Copiați formula pentru întreaga coloană.

2. Trebuie să extragem din CNP sexul persoanei

i
CALCULAȚI DATA NAȘTERII DIN CNP
Realizăm o coloană nouă tabelului prin trecerea în capul
Folosind exemplulde tabelstângă
din partea a denumirii Sex. data de naștere din CNP ținând cont că anul este dat de două cifre începând cu a doua, lu
încercați să calculați
Selectăm prima celulă și folosim funcția MID pentru a extrage
începând cu a șaseaprima valoare din șirul de
cifră. SUCCES!
caractere CNP.

=MID(P2;1;1)

La copierea formulei am obținut valori de 1 și 2. 1 reprezintă sex masculin și 2 sex feminin.

 3. Vrem să transformăm textul dintr-o celulă în litere mari

După cum ați observat, în Excel nu ați opțiunea de transformare font în caractere mari.
Acest lucru îl putem realiza cu ajutorul unei funcții (UPPER). Inconvenientul este dat de
faptul că trebuie creată o coloană nouă care să afișeze transformarea.

=UPPER(M2)

ATENȚIE! După ce ați realizat coloana cu textul transformat în litere mari (coloana S),
copiați conținutul, și folosind opțiunea de Paste Value (la click dreapta alegeți Value din
meniul contextual) aduceți informația în coloana cu datele sursă – coloana M.

4. Vrem să transformăm textul dintr-o celulă cu litere mari, în litere

mici Într-o coloană nouă folosim funcția LOWER pentru transformarea

textului.

=LOWER(M2)

5. Vrem să transformăm textul dintr-o celulă cu litere mari, în text cu prima literă
din șir cu literă mare, restul mici.

Într-o coloană nouă folosim funcția PROPER pentru transformarea textului.

=PROPER(M2)
Funcţii logice
Se folosesc la compararea logică, pe baza unei condiții, între valoarea existentă și cea
la care te aștepți.

Categoria se numește Logical. Funcțiile analizate sunt: IF, AND, OR

La funcția logică IF am mai apelat și până acum. Principul este simplu: un criteriu de
selecție (primul argument) și ce se întâmplă când acest criteriu este adevărat (al doilea
argument), respectiv ce se întâmplă când nu este adevărat (al treilea argument).

Vom încerca să rezolvăm două probleme.

Problemă. Vrem ca în tabelul anterior să introducem o coloană care să exprime în mod

textual sexul persoanei – masculin și feminin, funcție de datele extrase din CNP.

Rezolvare

Alături de coloana Sex o să realizăm o coloană nouă DenSex. Aici vom introduce o
formulă cu funcția IF ce face referire la coloana Sex. Dacă valoarea este 1 atunci
denumirea este Masculin, dacă nu, este Feminin.

=IF(R2="1";"Masculin";"Feminin")

Am notat criteriul ca fiind R2=”1”, adică ăntre ghilimele, deoarece valoarea 1 nu este
una numerică (observați că în celulă, valoarea s-a așezat în partea din stânga).

Problemă. Avem un tabel cu rezultate la proba teoretică și la proba practică. Ne vom

folosi de acest exemplu pentru a analiza câteva situații care ar putea să apară:

1. Funcție de media la proba teoretică (>=5) este declarat Admis sau Respins.
2. Funcție de fiecare probă (>=5) care formează media teoretică este declarat Admis sau Respins.
 3. Funcție ori de condiția anterioară (fiecare probă (>=5) care formează media teoretică), ori de proba
practică este declarat Admis sau Respins.

Rezolvare

1. Funcție de media la proba teoretică (>=5) este declarat Admis sau Respins.

Selectăm celula unde vrem să avem rezultatul.

Folosim funcția IF cu următoarele argumente: celula

de la media proba teoretică (L17) >=5; dacă cerința
este adevărată atunci Admis; dacă cerința nu este
adevărată atunci Respins.

Copiați formula pentru întreaga coloană.

Rezultatul, după cum se observă, este doar

Admis.

=IF(L17>=5);"Admis";"Respins")
 2. Funcție de fiecare probă (>=5) care formează media teoretică este declarat Admis
sau Respins.

Selectăm celula unde vrem să avem rezultatul.

Folosim o funcție IF imbricată cu AND (deoarece trebuie să întrunim în același timp

două condiții – Nota 1 >=5 și Nota 2 >=5).

=IF(AND(J17>=5;K17>=5);"Admis";"Respins")

De această dată rezultatul final ne arată doar trei admiși.

3. Funcție ori de condiția anterioară (fiecare probă (>=5) care formează media teoretică), ori de
proba practică este declarat Admis sau Respins.

Selectăm celula unde vrem să avem rezultatul. Funcția AND devine astfel o funcție
restrictivă.

Folosim o funcție IF imbricată cu OR (deoarece dacă se realizează oricare din cele

două condiții candidatul este declarat Admis).

=IF(OR(AND(J17>=5;K17>=5);L17>=5);"Admis";"Respins")

După cum arată rezultatul, am revenit la varianta cu toți admiși. Funcția OR devine
astfel o funcție permisivă.

În fișierul de lucru Excel Avansat.xlsx, în foaia de calcul Color, veți găsi un exemplu în
care se folosește funcția IF cu AND și OR, pentru o formatare condiționată unde se
stabilesc culori diferite funcție de mai multe variabile.
Funcţii de căutare şi referinţă
Se folosesc la localizarea conținutului unei celule.

Categoria se numește Lookup Reference. Funcțiile analizate sunt: HLOOKUP,

VLOOKUP

Problemă. Avem un tabel în care vrem să identificăm conținutul unei celule

funcție de date existente.

1. Nr. de ore alocate pentru cursul de la poziția 2 din lista de cursuri

Rezolvare

Vom folosi o funcție HLOOKUP care va căuta în rândul superior al unui tabel (Nr.Ore),
apoi returnează o valoare în aceea coloană dintr-un rând specificat (poziția 2 + 1 cap
de tabel = 3).

=HLOOKUP(D52;B52:E66;3) H din HLOOKUP semnifică „Orizontal" (Horizontal).

Argumente: celula din capul de tabel pentru coloana unde vreau sa fac căutarea; tabelul; de pe ce rând (al tabelului) să ia informația.

2. La poziția 2 din lista de cursuri câte ore sunt alocate pentru curs. Coloana cu Nr. ore este cea de a treia coloană din tabel

Rezolvare

Vom folosi o funcție VLOOKUP care va căuta rândul al doilea al tabelului, apoi returnează o valoare din coloana specificată (a 3-a).

=VLOOKUP(2;B52:E66;3) V din VLOOKUP semnifică „Vertical" (Vertical).

Argumente: valoarea căutată (2); tabelul; a câta coloană (3)

Atenție! Valoarea pe care o căutați (Nr.crt.) să fie în partea stângă a valorii returnate pe care doriți să o găsiți
Funcţii de bază de date
Se folosesc la efectuarea de calcule, pe baza unor criterii, într-o bază de date.

Categoria se numește Database. Funcțiile analizate sunt: DCOUNT, DAVERAGE,

DMAX, DMIN, DMAX

Problemă. Câte cursuri au numărul de ore alocat mai mare de 60?

Rezolvare.

Întrebarea “Câte cursuri?” mă duce cu gândul la o funcție de tip

COUNT. Dacă este întrebarea urmată de o condiție “număr de ore
alocat mai mare de 60” atunci fie apelăm la o funcție COUNTIF, fie
la o funcție de tip DCOUNT. De această dată vom alege cea de a
doua variantă. DCOUNT face automat trimitere la o bază de date.
Ce caracterizează o bază de date? Existența unor tabele, deci a
unor câmpuri și a unor înregistrări. Pentru un tabel, elementele
capului de tabel reprezintă CÂMPURI, iar datele de sub capul de
tabel poartă numele de ÎNREGISTRĂRI.

În aceste condiții, funcția DCOUNT va face referire la căutare într-o

bază de date (tabelul), identificarea criteriului (Nr. Ore cu valori mai
mari de 60) și returnarea acțiunii de contorizare pentru o coloană (în
cazul nostru prima, adică 1) care conține elemente numerice (nu
uitați că funcția COUNT de fapt poartă numele de COUNT
NUMBERS).

=DCOUNT(B52:E66;1;D69:D70)

Unde B52:E66 este tabelul; 1 este prima coloană (am fi putut la fel de bine să trecem coloana 3. 4 nu, pentru că nu are toate celulele cu
date); D69:D70 este criteriul (întotdeauna vor fi două celule, una deasupra celeilalte, cea de deasupra reprezentând celula câmp din
capul de tabel – trebuie scrisă identic, iar cea de dedesubt fiind valoarea criteriului). Formula a returnat valoarea 4. Așa v-a dat și vouă?
 Problemă. Media prețurilor pentru cursurile care au numărul de ore
alocat mai mare de 60?

Rezolvare.

Media înseamnă AVERAGE, iar referirea la tabelul nostru mă duce

la o funcție cu trimitere la o bază de date – DAVERAGE.

=DAVERAGE(B52:E66;4;D69:D70)

Unde B52:E66 este tabelul; 4 este coloana cu prețuri (chiar dacă

nu are toate celulele cu date); D69:D70 este criteriul (numărul de
ore mai mare de 60).

Problemă. Valoarea minimă a prețului cursurilor care au numărul de

ore alocat mai mare de 60?

Rezolvare.

Valoare minimă înseamnă MIN, iar referirea la tabelul nostru mă

duce la o funcție cu trimitere la o bază de date – DMIN.

=DMIN(B52:E66;4;D69:D70)

Unde B52:E66 este tabelul; 4 este coloana cu prețuri (chiar dacă nu

are toate celulele cu date); D69:D70 este criteriul (numărul de ore
mai mare de 60).

Formula a returnat valoarea 155. Așa v-a dat și vouă?

Credeți că puteți calcula singuri și DMAX? Trebuie să dea 200. Succes!

Funcţii de financiare
Se folosesc la efectuarea de calcule economico-financiare

predefinite. Categoria se numește Financial. Funcțiile analizate sunt:

PMT, FV

Activitatea firmei presupune și activități mai mult sau mai puțin financiare. Dintre aceste
activități putem identifica împrumuturi, investiții, amortizări. În continuare prezentăm
două din aceste cazuri și formulele din EXCEL folosite pentru rezolvarea problemelor.

Problemă. Firma trebuie contacteze un împrumut în valoare de 50000 de euro pe care

banca o obligă să-i achite în plăți constante, la o dobândă constantă anuală de 8%.
Firma a fixat un număr de 30 luni în care suma să fie rambursată. Ne interesează cât
trebuie să plătească pe lună.

Rezolvare.

Funcția folosită este PMT(rate;nper;pv;fv;type)

i
ATENȚIE
=PMT(C22/12;C20;C18) rezultat -1.844,42 € Procentul pentru rată se referă la întreg anul. De aceea valoare pentru formula noastră (lunar) este d

8% (rate) Obligatoriu. Rată anuală constantă dobândă

Suma de plată returnată de funcţia PMT include cota de restituire a împrumutului şi dobânda, fără alte taxe şi suplimente care
30 (nper) Obligatoriu. Numărul total de plăți (luni) pentru împrumut

50000 (pv) Obligatoriu. Valoarea împrumutului sau suma totală pe care o

valorează în prezent (present value) o serie de plăți viitoare,
denumită și capital de bază

fv Opțional. valoarea viitoare (future value) sau balanța în numerar la

care vreți să ajungeți după efectuarea ultimei plăți.

type Opțional. 0 (zero) sau 1 și indică momentul când sunt datorate

plățile
 Problemă. Firma se gândește la o investiție în valoare de 1000 de euro lunar, bazată
pe plăți periodice, constante, la o dobândă constantă anuală de 4%, într-o perioadă de
10 luni. Ne interesează cât va fi valoarea investită în diferite situații:

1. Valoare investiție folosind doar plăți lunare fără o investiție inițială

2. Valoare investiție folosind plăți lunare cu o investiție inițială de 1000 euro.

Rezolvare.

Funcția folosită este FV(rate;nper;pmt;pv;type)

i
ATENȚIE
[1] =FV(C36/12;C38;C40) rezultat 8.121,07 € Nu uitați de a transforma procentul anual într-o
valoare lunară ( /12).
[2] ==FV(C36/12;C38;C40;C42;C44) rezultat 9.154,91 €
Modul de notare a elementelor numerice investite se face cu minus (-) ... Reciproca: valorile care sunt de pl

4% (rate) Obligatoriu. Rata dobânzii anuale

10 (nper) Obligatoriu. Număr de plăți (luni)

-800 (pmt) Obligatoriu. Valoare plată (dacă pmt este omis, trebuie inclus
argumentul pv)

-1000 (pv) Opțional. Valoare actualizată (dacă pv este omis, trebuie inclus
pmt).

type Opțional. 0 (zero) sau 1 și indică momentul când sunt datorate

plățile
Funcții imbricate
Imbricarea este utilizarea într-o formulă care folosește o funcție, a uneia sau mai multor
funcții ca argument. Una din cele mai des folosite funcții la funcții imbricate este funcția
IF. În lista de argumente putem regăsi celelalte funcții învățate anterior (ex. Sum, Max,
Min, Average). Haideți să analizăm câteva situații de funcții imbricate.

Nr.crt. Candidat Nota 1 Nota 2 Media Practica Absolvent

1 Popescu C. Cristina 5,15 5,35 5,25
2 Cristescu V. Marius 7,12 7,33 7,23 6
3 Popovici I. Iolanda 4,5 10 7,25
4 Ionescu C. Cristina 2,8 6 4,40
5 Georgescu A. Irina 8,5 8,6 8,55 5
Pentru început vom încerca o funcție IF cu IF.

Problemă. Dacă avem media la Practică mai mare de 5 atunci a Finalizat. Dacă nu,
atunci verificăm media să fie mai mare de 5 pentru a fi Admis, dacă nu atunci Respins.

Rezolvare.

=IF(M17>5;"Finalizat";IF(L17>5;"Admis";"Respins"))

Unde: Dacă M17 (Practica) > 5 atunci Finalizat, dacă nu, atunci o nouă funcție IF cu...

Dacă L17 (Media) > 5 atunci Admis, dacă nu, atunci Respins

O funcție IF cu AVERAGE

Problemă. Dacă media dintre note este mai mare de 5 este admis la practică (DA),
dacă nu atunci este respins (NU).

Rezolvare. =IF(AVERAGE(J17:K17)>5;"DA";"NU")
 Problemă. Vrem să dăm unor studenți burse. Bursele se dau pe categorii de rezultate:
Pentru medii de la 9,75 la 10 Burse de Nivel 1, pentru medii de la 9,50 la 9,75 Burse de
Nivel 2, pentru medii de la 9,25 la 9,50 Burse de Nivel 3. Sub 9,25 nu au burs ă.

Rezolvare.

=IF(J27>=9,75;"Bursa Nivel 1";IF(J27>=9,5;"Bursa Nivel 2"; IF(J27>=9,25;"Bursa Nivel

3"; "Fara")))

Pentru înțelegerea formulei trebuie să spargem aceasta în mai multe părți:

=IF(J27>=9,75; "Bursa Nivel 1"; dacă nu atunci…

IF(J27>=9,5; "Bursa Nivel 2"; dacă nu atunci…

IF(J27>=9,25; "Bursa Nivel 3"; dacă nu

atunci…

"Fara")))

Datorită elementelor logice și a calculelor intermediare folosite, de multe ori, modul în

care a fost gândită și realizată o formulă imbricată va fi greu de înțeles. În acest caz
apelăm la evaluarea formulei pas cu pas. Acest mod de analiză îl găsiți descris puțin
mai târziu în Auditul datelor.
TEHNICI DE ANALIZĂ ŞI SINTEZĂ
Revenim la o problemă importantă în lucrul cu date. Volumul acestora. Odată cu creșterea
volumului datelor de prelucrat avem nevoie de tehnici de analiză și sinteză a accestora. În
continuare vom discuta despre Subtotaluri și Tabele Pivot.

Subtotaluri.
Subtotalurile sunt calculate cu o funcție de rezumare, cum ar fi SUM sau AVERAGE,
utilizând funcția SUBTOTAL. Puteți afișa mai multe tipuri de funcții rezumative pentru
fiecare coloană.

Vom porni de la un exemplu pentru a identifica modul de lucru. Astfel, avem o lista cu
încasări, chitanțe și facturi, pe o perioadă definită de timp. Folosiți pentru aceasta foaia de
calcul Incasari din fișierul de lucru Excel Avansat.xlsx.

26
Facem click în capul de tabel (să fim siguri că ne găsim în acesta). Apelăm Data –
Outline – Subtotal
Setăm ca zona de subtotal să fie făcută la Total de plată și zona de variație să fie
Data Chitanței, folosind drept funcție SUM.
Suntem atenționați de factorul timp în prelucrarea unui volum mare de date.

Așa cum se vede și în imaginea următoare se creează un total pe luni și un total

general.

27
Cum revenim la forma inițială a tabelului nostru?

Ne asigurăm că suntem în tabel. Selectăm din nou Data – Outline – Subtotal.

Selectăm din fereastra apărută Remove All. O să dureze ceva până reface structura
inițială.

Atenție! Dacă doriți utilizarea Subtotalurilor la un tabel formatat tabel Microsoft Excel
(are elemente de formatare și filtrare automate) trebuie să efectuați conversia
tabelului într-o zonă normală de date, apoi să adăugați subtotalul. Rețineți că se va
elimina toată funcționalitatea tabelului din date, cu excepția formatării tabelului.

Tabele pivot.
Tabelul pivot este un instrument foarte util pentru analiza datelor dintr-o foaie de
calcul. Motorul de calcul al Microsoft Excel realizează foarte ușor sectarea și
gruparea datelor, precum și efectuarea calculelor cu acestea. Un lucru important
este dat de faptul că prin crearea unui tabel pivot structura datelor din foaia de
calcul nu se modifică.

Pentru ca unui tabel să i se aplice o raportare Pivot Table, trebuie ca acesta să

aibă un format simplu fără rânduri suprapuse la capul de tabel și fără să aibă
aplicat Subtotalul prezentat anterior.

Vom folosi aceeași foaie de calcul Incasari din fișierul de lucru Excel Avansat.xlsx.

Ne asigurăm că ne aflăm în tabel. Selectăm Insert – Tables – Pivot Table.

Suntem întrebați care este tabelul ce trebuie analizat și unde să se deschidă raportul
PivotTable (pe o foaie nouă de calcul sau în aceeași foaie de calcul).

Aducem modificările și validăm prin Ok.

În foaia de calcul nou creată, în partea din stânga este
zona de afișare a raportului. În dreapta sunt afișate
toate coloanele tabelului. Aici vom selecta câmpurile de
care avem nevoie pentru analiză.

În cazul de față mă interesează: Data Ch.,

Reprezentand, Total de plata.

Datele selectate se vor afișa pentru început în

zonele Rows și Values. Vom muta elementele în
așa fel încât să genereze raportul de care avem
nevoie. Vom duce la elemente de filtrare câmpul
Reprezentand care îmi dă lista de produse
vândute. Data Ch. O trecem la Columns pentru o
detaliere a evoluției în timp a vânzărilor.

Vom aduce și câteva modificări de structură, astfel

încât să nu se afișeze înregistrările blank (0) date
de chitanțe anulate (de ex.). Din Column Labels
debifăm blank.
Din acest moment mă joc cu aceste elemente executând filtrările de care am nevoie
funcție de interogările pe care doresc să le fac:

- Raport de vânzări pentru produsul Curs pe întreaga perioadă

- Raport de vânzări pentru produsul Curs pe ultimii 3 ani
- Raport de vânzări pentru produsele Card și Permis
- Raport de vânzări cu urmărire pe trimestre

În modulul Excel Analiză vom folosi din nou Tabele Pivot, de data aceasta
adăugând și trecerea la Pivot Chart. De asemenea vom genera o raportare folosind
mai multe tabele și utilizarea de Data Model.
AUDITUL DATELOR
Utilizați validări pentru a controla tipul de date sau valorile introduse de utilizatori în celule.
De exemplu, este posibil să doriți să restricționați introducerea de date la o anumită zonă,
să limitați alegerile utilizând o listă sau să vă asigurați că se introduc numai numere
naturale.
Identificați erori sau evaluați formule pas cu pas.
La final asigurați protecția datelor și informațiilor la
nivel de celule, foaie de calcul sau fișier - o NEVER TRUST
caracteristică ce vă permite să „blocați” sau să
ascundeți anumite celule, astfel încât să nu poată
fi editate sau suprascrise, să deschideți sau nu un ALWAYS VERIFY
fișier sau să folosiți parole de acces la date și
informații.

Validarea şi auditul datelor

Stabilirea restricțiilor pe o baza de date
Validarea de date este o caracteristică Excel care poate fi utilizată pentru a defini restricții
referitor la datele care pot fi introduse într-o celulă. Configurați validarea de date pentru a
împiedica utilizatorii să introducă date care nu sunt valide. Dacă preferați, aveți
posibilitatea să permiteți utilizatorilor să introducă date, dar să-i avertizați atunci când
încearcă să tasteze în celulă. De asemenea, aveți posibilitatea să oferiți mesaje pentru a
defini ce date se așteaptă pentru o celulă și instrucțiuni pentru a ajuta utilizatorii să
corecteze orice erori.

Vom folosi în continuare, drept exemplu, introducerea datelor privind Codul Numeric
Personal, care nu poate avea mai puțin de 13 caractere. Mesajele pe care puteți să le
aplicați pot fi de informare sau de atenționare.

Haideți să vedem cum le putem folosi.

31
Selectăm celula unde avem de introdus CNP-ul. Folosim Data – Data Tools – Data
Validation - Data Validation... În căsuța de dialog Settings vom face referire la număr
introdus, care trebuie să aibă 13 cifre, începând de la 100000000000 la
6999999999999. Dacă aceste elemente nu se respectă atunci ar trebui să
atenționăm operatorul de date.

Prima data o să-i oferim un mesaj de informare atunci când selectează celula (Input
Message), iar dacă va introduce greșit – un număr de 12 cifre sau un număr care
depășește valoare maximă admisă atunci să fie un mesaj de atenționare (Error
Alert).

32
Mesaj de informare

Din Data – Data Tools – Data Validation - Data Validation... Input Message. Aici
introducem un titlu și un mesaj și avem grijă să fie selectată opțiunea de vizualizare
a mesajului atunci când celula este selectată (Show input message when cell is
selected).

Mesaj de atenționare

Din Data – Data Tools – Data Validation - Data Validation... Error Alert. Aici
introducem un titlu și un mesaj și avem grijă să fie selectată opțiunea de
vizualizare a mesajului atunci când o valoare este introdusă greșit (Show error
alert after invalid data is entered).
Crearea listelor de tip drop-down

Pentru a limita erorile la introducerea de date în formulare, puteți folosi liste cu date
predefinite, liste de tip drop-down.

Vom folosi drept exemplu, introducerea într-un formular a lunii pentru care face
înscrierea un personaj.

Deoarece această informație este folosită pe viitor în interogări, datele trebuie să

fie corect introduse. De aceea vom crea o listă predefinită care să fie folosită la
introducerea datelor.

Vom folosi din Data – Data Tools – Data Validation - Data Validation... Settings – Allow
– List. La Source vom selecta lista cu lunile anului creata în aceeași foie de calcul.

După validare la celula din formular apare un meniu derulant cu date selectate.
Protejarea informaţiilor.
Când partajați o foaie de calcul sau un registru de lucru cu alți utilizatori, este posibil să
doriți să doriți să vă protejați datele, pentru a preveni modificarea acestora. De
asemenea, este posibil să specificați o parolă pe care utilizatorii să o introducă pentru
a modifica elemente din anumite registre și foi de lucru protejate. În plus, aveți
posibilitatea să preveniți ca utilizatorii să modifice structura unei foi de lucru.

Pentru exemplificare vom folosi fișierul Oferta.xlsx.

Avem un formular cu meniuri derulante. Formularul trebuie să fie protejat pentru a nu
afișa sursa informațiilor (fiecare selecție din meniul derulant afișează informații dintr-o
foaie de calcul proprie). Toate informațiile creează la final o ofertă pe o foaie de calcul
separată. La final nu trebuie să fie vizibile decât foaia formular de selecție și foaia
ofertă.

Protejarea elementelor din foile de lucru

Implicit, atunci când protejați o foaie de lucru, toate celulele din foaia de lucru sunt
blocate și utilizatorii nu pot efectua nicio modificare într-o celulă blocată. De exemplu,
aceștia nu pot insera, modifica, șterge sau formata date dintr-o celulă blocată. Totuși,
aveți posibilitatea să specificați ce elemente pot modifica utilizatorii atunci când protejați
foaia de lucru.

Ascunderea, blocarea și protejarea elementelor din registrul și foaia de lucru nu sunt

menite să contribuie la securizarea sau protejarea informațiilor confidențiale pe care le
păstrați într-un registru de lucru. Aceasta contribuie doar la ascunderea datelor sau
formulelor care îi pot deruta pe alți utilizatori și îi împiedică să vadă datele sau să
efectueze modificări la acestea.

Excel nu criptează datele care sunt ascunse sau blocate într-un registru de lucru.
Pentru a contribui la menținerea confidențialității datelor, se recomandă să limitați
accesul la registrele de lucru care conțin aceste informații, depozitându-le într-o locație
disponibilă doar utilizatorilor autorizați.

Înainte de a proteja o foaie de lucru, aveți posibilitatea să deblocați zonele pe care

doriți ca utilizatorii să le poată modifica sau în care să introducă date. Este posibil să
deblocați celule pentru toți utilizatorii sau pentru anumiți utilizatorii.
Pasul 1. Protejarea celulelor: blocarea celulelor la editare

Selectăm doar celulele care dorim să fie modificate.

Click dreapta – Format cells – Protection – debifați Locked

Alegem din Review – Protect Sheet – Introducem o parola (ex. 123) – reintroducem
parola

Acum nu mai aveți cum modifica conținutul foii de calcul, cu excepția celulelor pe care
le- ați selectat inițial unlocked.

Ascundem foile de calcul sursă pentru a nu fi afișate.

Click dreapta pe denumire - Hide

Pasul 2. Protejarea structurii fisierelor Excel / protejarea la nivel de worksheet

Alegem din Review – Protect Workbook – Introducem o parolă (ex. 1234) –

reintroducem parola

Acum nu mai puteți vedea foile de calcul ascunse. Pentru aceasta trebuie să deprotejați
Workbook.
Dacă doriți și protecția la nivel de fișier pentru a nu putea fi deschis sau modificat
apelați File – Save As – Tools (lângă Save) – General Options – Trebuie să aveți o
parolă pentru deschidere și una pentru modificare. În acest caz recomand să vă creați
fișier de back- up și la deschidere să folosiți o variantă read only.

De obicei deblocările se fac în sens invers blocării: la nivel de fișier, la nivel de registru
de calcul și la nivel de foaie de calcul

Nu uitați parolele.

Fișierele protejate la modificarea datelor nu sunt protejate și la ștergere sau viruși!

 TESTE ȘI PROBLEME

Pentru acest modul, aveți acces la fișierele de lucru accesând

http://www.mdfro.net/doc.html și descărcând fișierul Excel Avansat.xlsx.

Pentru teste și probleme descărcați fișierul Baza Avansat.xlsx.

Periodic verificați aceste fișiere din zona de descărcare pentru că acestea vor fi actualizate
permanent cu informații noi și eventuale corecturi. Mulțumim pentru înțelegere!

i
LUCRAȚI ȘI TESTAȚI
Nu ezitați să puneți întrebări… Programul de calcul tabelar Microsoft Excel vă ajută atunci când reușiți să identificați corect problema pe care o aveți de rezolvat și când alegeți cea ma
SUCCES!

39