Formularul AP 2.3.

1 – pentru proiectele incluse în eșantion

Submasura: „19.4 Sprijin pentru cheltuieli de funcționare și animare”

FISA DE VERIFICARE A DCP LA FAȚA LOCULUI

Beneficiar:
Titlul proiectului: 19.4 Sprijin pentru cheltuieli de funcționare și animare”
Cod proiect:
Tranșa de plată/Tranșele de plată …………… (numarul tranșelor de plată care fac obiectul
controlului la fața locului)

Nr.
Nu este
ELEMENTE / DOCUMENTE VERIFICATE Da Nu*
Crt. cazul
 Reprezentantul legal/înlocuitorul desemnat s-a prezentat la
1. data, locul și ora programată pentru începerea verificarii?
Reprezentantul legal/înlocuitorul a participat nemijlocit la
2. toate etapele de verificare a cererii de plata?
Pentru efectuarea verificarilor, reprezentantul legal a asigurat
3. accesul neingradit la documentația aferentă proiectului și a
obiectivului cererii de plată?
Locul de realizare a cheltuielilor este cel specificat in
4. Contractul de finantare aferent proiectului?
Documentele copie din Dosarul Cererii de Plata sunt conforme
5. cu documentele originale existente la beneficiar?
Există informații (afișate pe ușa sediului GAL sau în alte locuri
6. vizibile a sediului) cu privire la programul de lucru al GAL? 1
Programul de lucru afișat la sediul GAL este corelat cu
7. programul de lucru al personalului care are și alte locuri de
muncă (conform declarațiilor privind alte locuri de muncă ale
personalului angajat al GAL)?
Sediul administrativ al GAL respectă locația prevăzută în
8. contractul de închiriere/comodat și este stabilit pe teritoriul
GAL? Pentru GAL-urile din zona Delta Dunării se acceptă şi un
sediu situat în afara teritoriului, după emiterea acordului DGDR
- AM PNDR în acest sens?
Se demonstrează faptul că proprietarul imobilului, cu care s-a
9. încheiat Contractul de închiriere pentru sediul administrativ al
GAL, nu este partener GAL?2 (pentru contactele de comodat se
va bifa Nu este cazul)?
Sediul administrativ GAL respectă prevederile SDL în ceea ce
10. privește echipamentele?
Inventarul cu bunurile achiziționate în cadrul submăsurii 19.4
11. este actualizat și corespunde cu realitatea din teren?
Resursele umane angajate de către GAL respectă organigrama
12. GAL din SDL (inclusiv cu modificările ulterioare avizate de către
DGDR – AM PNDR)?
Resursele umane angajate de către GAL respectă prevederile
13. SDL în ceea ce privește atribuţiile angajaților și nivelul de
pregătire corespunzător funcției?
În situația în care la evaluarea Strategiei, s-a acordat punctaj la
14. CS 4.3, nr. minim de angajați cu normă de muncă de minimum

1
Informațiile cu privire la programul de lucru vor fi obligatoriu postate și pe site-ul GAL.
2
Se acceptă situația în care sediul este închiriat de la un partener GAL dar GAL-ul nu plătește chirie pentru aceasta.
Suportă doar cheltuielile cu utilitățile spațiului pentru funcționarea GAL-ului (energie, electrică, gaze, apă etc.)
4 ore (patru persoane angajate pentru 15 puncte, trei
persoane angajate pentru 10 puncte, două persoane angajate
pentru 6 puncte şi o persoană angajată pentru 3 puncte) este
respectat?
 a) pentru reprezentantul legal al GAL3 s-a
15. atașat cazierul la dosarul de personal, la
momentul angajării/în maximum 30 de zile
de la semnarea primului Contract de
finanțare aferent submăsurii 19.4, dacă
Sunt acesta are încheiat contractul de muncă
prezentate anterior și se demonstrază faptul că acesta
documente nu este condamnat, printr-o hotărâre
justificative definitivă, pentru săvârșirea unei infracțiuni
care atestă: contra umanității, contra statului ori contra
autorităţii, de serviciu sau în legătură cu
serviciul, care împiedică înfăptuirea justiţiei,
de fals ori a unor fapte de corupţie sau a
unei infracţiuni săvârşite cu intenţie, care ar
face-o incompatibilă cu exercitarea funcţiei,
cu excepţia situaţiei în care a intervenit
reabilitarea (în conformitate cu prevederile
legale în vigoare)?
b) personalul GAL a depus, în termenul
procedural, declarații pe propria răspundere
privind calitatea de angajat la alți
angajatori?
La locul de realizare a proiectului, beneficiarul a realizat
16. cheltuieli cu activități de informare de tip publicitar asa cum
este prevazut in Contractul de finantare?
Serviciile/bunurile externalizate de care a beneficiat GAL-ul
17. sunt demonstrate prin documente justificative/doveditoare?
Bunurile achizitionate si solicitate la plata sunt noi (nu sunt
18. second-hand)?
Bunurile achizitionate sunt in conformitate cu certificatele de
19. calitate/ conformitate?
Pentru autovehiculul achiziționat în cadrul submăsurii 19.4
20. există achiziționată asigurarea CASCO?
Au fost solicitate la plată cheltuieli pentru instruirea și/ sau
21.
dezvoltarea competențelor angajaților GAL privind
implementarea SDL? Dacă da, acestea se încadrează în tipurile
de activități eligibile în cadrul submăsurii 19.4?

Au fost solicitate la plată cheltuieli pentru instruirea liderilor

22.
locali din teritoriul GAL privind implementarea SDL prin

3
Dacă reprezentantul legal este și angajat al GAL nu se mai solicită redepunerea declaraţiei prin care noul
reprezentant legal îşi exprimă consimţământul ca AFIR să solicite instituției abilitate conform legii, extrasul de pe
cazierul judiciar ca și angajat. Aceasta a fost depusă la semnarea Contractului de finanțare și verificarea a fost
realizată la momentul respectiv.
 seminarii și grupuri de lucru? Dacă da, acestea se încadrează în
tipurile de activități eligibile în cadrul submăsurii 19.4?
Au fost solicitate la plată cheltuieli pentru animare (activități
23. de promovare sau informare)? Dacă da, acestea se încadrează
în tipurile de activități eligibile în cadrul submăsurii 19.4?
Materialele elaborate în vederea utilizării în cadrul activităților
24. de instruire a angajaților GAL/liderilor locali/de animare se
încadrează în prevederile privind identitatea vizuală stabilite
de AFIR?
Rezultatele controlului la fața locului au fost luate la cunoștință
25. de beneficiar prin semnarea Raportului de control la fața
locului AP 2.3.2 ?
*Orice neconformitate constatata in urma verificarilor se va consemna in Raportul de control la
fața locului care se prezintă beneficiarului pentru luare la cunoștință.

Observatii.............................................................................................................
.............................................................................................................................
Intocmit de expert 1 (nume si prenume) …… .................
Semnatura expertului ……………………Data ……../……/ 20.

Verificat de expert 2 (nume si prenume) …………………

Semnatura expertului ……………………Data ……../……/ 20.

Certific respectarea tuturor termenelor procedurale aferente etapelor parcurse de experti in

verificarea prezentului dosar cerere de plata.
Confirm ca expertii implicati in verificarea prezentului dosar cerere de plata nu au participat in
verificarea documentelor aferente cererilor de finantare.

Avizat Sef serviciu (nume si prenume)..........................

Semnatura ………………………… Data ……../……./20

Metodologie de aplicat pentru Formularul AP 2.3.1

FISA DE VERIFICARE A DCP LA FAȚA LOCULUI

Verificarea conform Fișei AP 2.3.1 se va realiza pentru DCP care face obiectul eșantionului de
control la fața locului prezent și a celorlalte cheltuieli declarate eligibile aferente
acțiunilor/activităților menționate în fișă.
Constatările cu privire la cheltuielile declarate eligibile și verificate la momentul controlului la
fața locului se vor menționa distinct în Raportul de control la fața locului AP 2.3.2 – Secțiunile I.
Controale efectuate și II. Rezultatul controalelor efectuate.
Se va verifica daca:
1. Reprezentantul legal/înlocuitorul desemnat s-a prezentat la data, locul și ora programată
pentru începerea verificării, a asigurat accesul neîngrădit la baza de date și la obiectivul de
investiție și a participat nemijlocit la toate etapele de verificare a Cererii de plată.

Nerespectarea cerinței conduce la bifarea coloanei "NU", sistarea verificării și la

neeligibilitatea cererii de plată.
2. Reprezentantul legal/înlocuitorul desemnat a participat nemijlocit la toate etapele de
verificare a Cererii de plată, pentru ca, prin autoritatea sa, să asigure accesul la toate
realizările fizice și înregistrările documentare ale investitiei.
Îndeplinirea obligației se consemneză cu bifă în coloana "DA" și neîndeplinirea în coloana
"NU", cu sistarea verificării și declararea cererii de plată ca fiind neeligibilă.
3. Pentru efectuarea verificărilor, reprezentantul legal/înlocuitorul desemnat a asigurat
accesul neîngradit la documentația aferentă proiectului și obiectivului cererii de plată.
Îndeplinirea obligatiei se consemneză cu bifă în coloana "DA" și neîndeplinirea în coloana
"NU", cu sistarea verificării și declararea cererii de plată ca fiind neeligibilă.
4. Se verifică în teren dacă locul de derulare/implementare a proiectului, la fața locului, este în
concordanta cu obligatia asumata de Beneficiar prin Contractul de Finantare, Anexa - Cerere
de finanțare/ prin eventuale acte adițănale la Contractul de finanțare de modificare a
amplasamentului. Daca acestea concordă, experții bifează col. DA. Nerespectarea obligației
conduce la bifarea col. „NU”.
5. Se verifcă dacă documentele copie/scanate din Dosarul Cererii de Plata sunt identice cu
documentele originale existente la beneficiar. Verificarea se efectueaza document cu
document, inclusiv a documentelor emise de catre autoritatile de mediu, sanitara si sanitar-
veterinara (dacă este cazul).
Experții verificatori care realizează verificarea pe teren vor certifica faptul ca documentele
de plată (facturi și OP-uri) precum și extrasele de cont existente în original la beneficar sunt
identice cu copiile/scanurile din Dosarul de plată.
Pentru orice neconformitate între documentul copie și cel original, în sensul reglementărilor
de mai sus se bifeaza col."NU" și conduce la situația de neregulă urmând să fie întocmit
documentul IRD.01 urmându-se pașii prevăzuți în Manualul de constatare nereguli.
Paginile/documentele originale existente la beneficiar și care nu sunt conforme (identice) cu
cele din Dosarul Cererii de Plată, vor fi semnate de către experții verificatori, vor fi realizate
copii după acestea și vor fi atașate la dosarul administrativ.
6. Se verifică dacă programul de lucru este afișat (și este vizibil) la sediul GAL și dacă acesta
este postat pe site-ul GAL și corespunde cu acesta.
7. Se verifică dacă programul de lucru afișat la sediul GAL este corelat cu programul de lucru al
personalului care are și alte locuri de muncă (conform declarațiilor privind alte locuri de
muncă ale personalului angajat al GAL) după cum urmează:
- eventuale suprapuneri ale programului de lucru;
- distanța, respectiv durata deplasărilor între locurile de muncă ale angajatului, raportat
la programul de lucru stabilit prin contractele de muncă;
- încadrarea programului de lucru stabilit pentru angajatul respectiv în programul de
lucru al angajatorilor;
- după caz, eventuale deplasări ale angajatului, corelate cu pontajele disponibile la
angajatori, în cazul în care aceștia sunt GAL-uri finanțate prin submăsura 19.4;
 - orice alte verificări care să permită evitarea decontării nejustificate a unor cheltuieli
solicitate spre rambursare de către beneficiarii submăsurii 19.4.
8. Se verifică dacă, sediul administrativ al GAL respectă locația prevăzută în contractul de
închiriere/comodat și este stabilit pe teritoriul GAL în conformitate cu prevederile din
Ghidul de implementare aferent submăsurii 19.4, sau în conformitate cu alte aprobări ale
DGDR - AM PNDR în acest sens.
9. Se verifică Contractul de închiriere pentru sediul administrativ al GAL și elementele
constitutive ale GAL.
10. Se verifică toate bunurile și echipamentele achiziționate în cadrul submăsurii 19.4, aflate în
dotarea GAL conform capitolului VII – Descrierea planului de acțiune, din cadrul SDL.
11. Se verifică inventarul cu bunurile achiziționate în cadrul submăsurii 19.4 avându-se în
vedere și bunurile achiziționate în cadrul PNDR 2007-2013 (pentru GAL-urile care au avut
autorizație de funcționare și în cadrul acestui Program).
12. Se verifică dacă resursele umane angajate de către GAL respectă organigrama GAL din SDL)
conform capitolului IX – Organizarea viitorului GAL – Descrierea mecanismelor de
gestionare, monitorizare, evaluare și control a strategiei (inclusiv cu modificările ulterioare
avizate de către DGDR – AM PNDR).
13. Se verifică dacă atribuţiile din Anexa 8 la SDL se regăsesc în fişele de post pentru personalul
angajat (inclusiv conform modificărilor aprobate de către DGDR – AM PNDR) și dacă nivelul
de pregătire conform dosarelor profesionale ale angajaților este corelat cu funcția deținută
în cadrul GAL, respectiv nivelul maxim al salariului acordat.
14. Se verifică dacă funcțiile obligatorii sunt asigurate cel puțin până la momentul contractării
a cel puțin 95% din fondurile alocate submăsurii 19.2 a SDL și a emiterii unei Hotărâri AGA/
Consiliul Director (cu respectarea prevederilor legislației naționale în vigoare) privind
îndeplinirea acestei condiții. Aceste funcții pot fi asigurate prin angajarea personalului în
baza unor contracte de voluntariat doar după contractarea a minimum 95% din fondurile
aferente submăsurii 19.2.
15. Se verifică dosarul de personal al reprezentantului legal. Dacă reprezentantul legal este și
angajat al GAL nu se mai solicită redepunerea declaraţiei prin care noul reprezentant legal
îşi exprimă consimţământul ca AFIR să solicite instituției abilitate conform legii, extrasul de
pe cazierul judiciar ca și angajat. Aceasta a fost depusă la semnarea Contractului de
finanțare și verificarea a fost realizată la momentul respectiv.
De asemenea se vor verifica declarațiile privind alte locuri de muncă ale personalului
angajat al GAL și modul de corelare a normelor de lucru din declarații cu norma de lucru
desfășurată la GAL.
16. Se verifică la locul de realizare a proiectului dacă beneficiarul a realizat cheltuieli cu
activități de informare de tip publicitar asa cum este prevazut în Contractul de finantare, în
sensul că elementele de identitate vizuală ale proiectului, reprezentate de panouri, plăcuţe
şi autocolante informative, trebuie să asigure transparenţa privind alocarea şi utilizarea
fondurilor europene nerambursabile acordate de către Uniunea Europeană şi Guvernul
României în cazul proiectelor care au fost aprobate pentru finanţare prin Programul
Naţional de Dezvoltare Rurală 2014 – 2020 (PNDR). Se verifica existenta fizica si conforma a
publicitatii, și se consemnează la punctul II - rezultatul controalelor efectuate din cadrul
formularului AP 2.3.2. Nerealizarea corespunzătoare a acestor activități se consemneaza in
Fisa AP 2.3.1 precum și în Fișa AP 2.3.2, la rubrica “Observatii”. Se acordă beneficiarului
 un termen de 5 zile lucrătoare pentru remedierea situației, urmând ca beneficiarul sa
confirme remedierea situației prin realizarea unor fotografii relevante si prin transmiterea
acestora prin mail sau prin prezentarea acestora în original la sediul celui mai apropiat
OJFIR.
17. Se verifică documentele justificative/doveditoare aferente serviciilor/bunurilor
externalizate de care a beneficiat GAL-ul (verificarea dosarele de achiziții aferente).
18. Se verifică documentele de proveniență ale bunurilor achiziționate care trebuie să
demonstreze că acestea nu sunt second hand.
19. Se verifică dacă bunurile achiziționate sunt în conformitate cu certificatele de calitate/
conformitate. Realizarea acestei cerințe se consemnează prin bifarea coloanei "DA", iar
nerespectarea prin bifarea coloanei “NU”, cu neregula și respingerea la plată a cheltuielilor
pentru care nu este respectată cerința și menționarea acestui aspect în Raportul de
control la fața locului AP 2.3.2.
20. Se verifică dacă există asigurare CASCO pentru autovehiculul achiziționat în cadrul
submăsurii 19.4.
21. Se verifică dacă au fost solicitate la plată cheltuieli pentru instruirea și/ sau dezvoltarea
competențelor angajaților GAL privind implementarea SDL și dacă acestea se încadrează în
tipurile de activități eligibile în cadrul submăsurii 19.4. De asemenea, se verifică dacă
aceste acțiuni sunt menționate și justificate în Rapoartele finale/intermediare de activitate.
22. Se verifică dacă au fost solicitate la plată cheltuieli pentru instruirea liderilor locali din
teritoriul GAL privind implementarea SDL prin seminarii și grupuri de lucru și dacă acestea
se încadrează în tipurile de activități eligibile în cadrul submăsurii 19.4. De asemenea, se
verifică dacă aceste acțiuni sunt menționate și justificate în Rapoartele finale/intermediare
de activitate.
23. Se verifică dacă au fost solicitate la plată cheltuieli pentru animare (activități de promovare
sau informare) și dacă acestea se încadrează în tipurile de activități eligibile în cadrul
submăsurii 19.4. De asemenea, se verifică dacă aceste acțiuni sunt menționate și justificate
în Rapoartele finale/intermediare de activitate.
24. Se verifică dacă materialele elaborate în vederea utilizării în cadrul activităților de instruire
a angajaților GAL/liderilor locali/de animare se încadrează în prevederile privind identitatea
vizuală stabilite de AFIR?
25. Rezultatul verificării, așa cum se evidențiază în Raportul de control la fața locului AP 2.3.2
se va prezenta Beneficiarului, care trebuie să-l semneze pentru luare la cunoștință. În acest
caz experții vor bifa col. “DA”. Refuzul de semnare se consemnează prin aplicarea bifei în
col.”NU”, iar beneficiarul va completa în aceeași rubrica, motivul refuzului. Pentru acest
motiv consemnarea răspunsului (“DA” sau “NU”) se va face numai după finalizarea tuturor
verificărilor și prezentarea rezultatelor acestora Beneficiarului, pentru luare la cunoștință
prin semnarea documentului.
Șeful de serviciu va certifica prin semnătura în Formularul AP 2.3.1 că sunt respectate toate
termenele procedurale aferente etapelor parcurse de experți în verificarea respectivului
proiect. De asemenea, acesta confirmă prin semnătură că experții implicați în verificarea
respectivului proiect nu au participat în verificarea documentelor aferente cererilor de
finanțare.