Sunteți pe pagina 1din 29

Camera de Comerţ şi Industrie Neamţ

610033, Bd. Decebal, nr. 33, Piatra Neamt, jud. Neamţ


Tel: 0233-216663, Fax: 0233-216657
e-mail: scoala@ccint.ro, www.ccint.ro

SUPORT DE CURS

Ocupaţia:

“ARHIVAR”

Cod COR: 441501


TERMINILOGIE ARHIVISTICĂ DE BAZĂ

1. ani extremi – data celui mai vechi şi a celui mai nou document din cadrul unui fond
arhivistic/unitate arhivistică;

2. arhivă
a) - totalitatea documentelor indiferent de forma, suportul şi metoda de
inscripţionare, create sau deţinute de-a lungul timpului de către orice persoană juridică de
drept public sau privat în exerciţiul activităţii sale, precum şi de orice persoană fizică, de-a
lungul existenţei aceste. O arhivă poate fi formată din unul/una sau mai multe fonduri
arhivistice şi colecţii arhivistice;
b) - unitate sau parte structurală a unei unităţi care efectuează primirea şi păstrarea
documentelor, organizând folosirea lor în scopuri ştiinţifice;

3. arhivar – angajat care administrează, prelucrează si gestionează documentele unui


creator/deţinător de arhivă, ce deţine o diploma de bacalaureat şi un atestat/certificat specific
activităților pe care le desfăşoară;

4. arhivist – specialist care îşi desfăşoară activitatea la un creator/deţinător de arhivă,


având ca sarcină prelucrarea, administrarea, păstrarea, utilizarea şi protejarea arhivelor, care
deţine o diplomă de studii universitare conform standardului ocupaţional;
5. avizare – procedură privind respectarea dispoziţiilor legale cu privire la desemnarea
responsabilului cu activitatea de arhivă la un creator şi/sau deţinător de documente;
6. calificarea, respectiv recalificarea – reprezintă pregătirea profesională care conduce
la dobândirea unui ansamblu de competenţe profesionale care permit unei persoane să
desfăşoare activităţi specifice uneia sau mai multor ocupaţii;
7. competenţa profesională – reprezintă capacitatea de a realiza activităţile cerute la
locul de muncă la nivelul de calificare specificat în standardul ocupaţional;
8. controlul – atribuţie a Arhivelor Naţionale de verificare, evaluare şi urmărire a
aspectelor privind evidenţa, constituirea, prelucrarea, păstrarea, conservarea, folosirea
documentelor create sau deținute şi predarea celor care fac parte din Fondul Arhivistic
Naţional, exercitată cu scopul menţinerii sau restabilirii echilibrului între dispoziţiile
normative aplicabile activităţii de arhivă şi modul concret în care acţionează organizaţia
controlată.

9. creator de documente – persoana fizică ori persoana juridică de drept public


sau privat care, în decursul existenţei sale sau, după caz, a activităţii sale, a creat sau
creează arhivă;

10. depozit de arhivă – spaţiu destinat păstrării documentelor, construit sau amenajat
special, avându-se în vedere criterii specifice în ceea ce priveşte amplasamentul, rezistenţa,
microclimatul interior, fluxurile tehnologice, paza şi protecţia documentelor;

11. deţinător de documente – persoană fizică sau juridică care are în păstrare
documente rezultate din activitatea proprie, preluate din desfiinţarea, comasarea sau
reprofilarea altor unităţi;

1
12. document – orice informaţie înregistrată pe orice fel de suport material, creată sau
primită pe parcursul activităţii unei persoane juridice de drept public sau privat ori în decursul
existenţei unei persoane fizice şi păstrată ca mărturie a activităţii sale, pentru utilizarea
ulterioară;

13. fond arhivistic – totalitatea documentelor create în decursul activităţii unei unităţi
(instituţii, asociaţii, societăţi etc.) care nu şi-au schimbat profilul activităţii şi teritoriul de
competenţă şi are registratură proprie, precum şi de către o familie sau o persoană fizică;

14. fondarea sau determinarea apartenenţei documentelor la un fond – operaţiunea


arhivistică de delimitate a documentelor aparţinând unui creator;

15. genul documentelor – ansamblu de documente care se individualizează pe baza


unor caracteristici fizice (de ex. desen, pan, registru) şi/sau de conţinut (rapoarte, state de
plată etc.)

16. indicativ al dosarului – ansamblu de semne constând din litere şi cifre care
individualizează o unitate arhivistică şi indică locul pe care îl ocupă în nomenclator;

17. iniţierea – reprezintă dobândirea uneia sau mai multor competenţe specifice unei
calificări conform standardului ocupaţional;

18. inventariere – operaţiunea arhivistică de luare în evidenţă a unităţilor arhivistice


dintr-un fond, o parte de fond sau colecţie, după ordonarea acestora şi în conformitate cu
criteriile stabilite de nomenclatorul arhivistic.

19. lucrare clasificată - nomenclatoare sau lucrări de selecţionare în care cel puţin
unul din documentele componente (inclusiv adresa de înaintare), are caracter clasificat.

20. lucrare de selecţionare – documentaţia întocmită în vederea selecţionării unităţilor


arhivistice;

21. metru liniar de arhivă – unitate etalon definită prin cantitatea de arhivă de pe o
poliţă de raft cu lungimea de un metru; un liniar cântăreşte între 40 şi 60 kg, iar un metru cub
de arhivă reprezintă cca 15 ml arhivă;

22. nomenclator arhivistic – instrument principal de lucru şi care constă dintr-o listă
sistematică a tuturor categoriilor de documente create în decursul unui an, grupate pe
compartimente potrivit schemei de organizare a instituţiei respective (organigrama), iar în
cadrul acestora pe probleme şi termene de păstrare;

23. ordonare – operaţiunea de grupare a unităţilor arhivistice (dosare, registre foi


volante) în cadrul fondurilor şi colecţiilor după criterii dinainte stabilite: cronologic,
cronologic-structural, structural - cronologic, alfabetic, cronologic pe probleme, pe cauze, pe
compartimente etc.; criteriul este stabilit în funcţie de cantitatea şi calitatea documentelor ce
se ordonează;

24. perfecţionarea – reprezintă pregătirea profesională care conduce la dezvoltarea sau


completarea cunoştinţelor, deprinderilor sau competenţelor profesionale ale unei persoane
care deţine deja o calificare;

2
25. personalul responsabil cu arhiva – persoana/persoanele numită/numite printr-un
act administrativ cu atribuţii pe linie de arhivă stabilite prin fişa de post de către un creator
şi/sau deţinător de documente;
26. prelucrare arhivistică – ansamblul operaţiunilor efectuate asupra unei arhive sau a
unei părţi a acesteia, cu scopul de a asigura utilizarea documentelor;

27. proiect de nomenclator arhivistic – formă preliminară a nomenclatorului arhivistic,


înaintat spre analiză Arhivelor Naţionale.

28. raft de arhivă – mijloc de păstrare specific, servind la depozitarea documentelor;

29. selecţionare – operaţiunea arhivistică stabilire a valorii documentar-istorice sau


practice a unităţilor arhivistice dintr-un fond sau colecţie, în vederea păstrării permanente a
celor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naţional şi eliminarea celor lipsite de importanţă;

30. specializarea – reprezintă dezvoltarea competenţelor profesionale în cadrul


aceleiaşi calificări, dobândirea de competenţe noi în aceeaşi arie ocupaţională sau într-o arie
ocupaţională nouă, de competenţe fundamentale/cheie sau competenţe tehnice noi
31. termen de păstrare – limita de timp stabilită pentru păstrarea diferitelor categorii
de documente dintr-un fond precizată prin nomenclatorul arhivistic;

32. unitate arhivistică (u.a.) – grupare de documente referitoare la aceeaşi problemă


sau activitate, care poate constitui elementul de bază în descrierea şi/sau administrarea unui
fond arhivistic;

33. valoare documentar-istorică –importanţa informaţiilor documentar-istorice pe care


le conţin unităţile arhivistice dintr-un fond. Toate documentele care prezintă valoare
documentar-istorică fac parte din Fondul Arhivistic Naţional.

3
1. Cunoaşterea întocmirii nomenclatorului arhivistic
şi înaintarea către Arhivele Naţionale

1.1. Întocmirea nomenclatorului arhivistic

Anual documentele se grupează în unităţi arhivistice (dosare) potrivit problematicii şi


termenelor de păstrare stabilite de nomenclatorul documentelor de arhivă care se întocmeşte
de către fiecare creator pentru documentele proprii.
Nomenclatorul arhivistic este instrumentul principal de lucru şi constă dintr-o listă
sistematică a tuturor categoriilor de documente create în decursul unui an, grupate pe
compartimente potrivit schemei de organizare a instituţiei respective (organigrama), iar în
cadrul acestora pe probleme şi termene de păstrare.
Nomenclatorul are menirea de a pune ordine în constituirea dosarelor, de a orienta
întreaga activitate, organizarea ulterioară a muncii de arhivă: inventarierea, selecţionarea,
folosirea şi păstrarea documentelor.

1.1.1.Prevederi legislative şi proceduri privind întocmirea nomenclatorului


arhivistic

Nomenclatorul arhivistic se întocmeşte de către fiecare creator pentru documentele


proprii potrivit art. 8 din Legea 16/1996, republicată, şi a modelului prevăzut în anexa 1 din
lege.
Nomenclatorul se întocmeşte sub forma unui tabel în care se înscriu, pe compartimente
de muncă, categoriile de documente grupate pe probleme şi termene de păstrare.
În prima rubrică a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de muncă, în
ordinea în care figurează în schema de organizare a creatorului, şi se numerotează cu cifre
romane (I, II, III…).
În rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de muncă şi se numerotează
cu litere majuscule (A, B, C…).
În rubrica a treia se trece, în rezumat, scurt, clar şi concis, dar fără prescurtări,
conţinutul documentelor ce constituie dosarul, fiecare dosar numerotându-se cu cifre arabe,
începând cu nr. l la fiecare compartiment de muncă, tocmai pentru ca eventualele completări
sau omisiuni făcute ulterior la un compartiment sau altul să se poată face uşor, fără să afecteze
întregul instrument de lucru. În nomenclator se trec şi registrele, cartotecile, condicile şi alte
materiale preconstituite.
În rubrica a patra a nomenclatorului se înscrie termenul de păstrare. Stabilirea lui se
face ţinându-se seama de legile în vigoare, de importanţa practică pentru activitatea
creatorului de documente şi, în mod deosebit, de importanţă ştiinţifică a informaţiilor pe care
le conţin documentele. În dreptul grupelor de documente care se păstrează permanent se trece
cuvântul „permanent” (prescurtat „P”), iar pentru acelea care se păstrează temporar, cifra
arabă care reprezintă numărul anilor cât se păstrează (l, 3, 5, K etc.). Dacă termenul de
păstrare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, în momentul întocmirii
4
nomenclatorului, sau dacă există motive să se presupună că, în anumite conjuncturi,
informaţiile documentelor pot avea importanţă ştiinţifică, lângă termenul de păstrare
temporară se menţionează „C.S.” (comisie de selecţionare). La expirarea termenului de
păstrare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selecţionare şi, după caz, pot fi
propuse pentru eliminare sau reţinute permanent.
Rubrica a cincea este rezervată pentru Observaţii, în care se consemnează suportul
documentului, nivelul de clasificare etc.
Cifra romană, litera majusculă şi cifra arabă formează indicativul dosarului. Acesta
poate fi format numai din litera majusculă şi cifra arabă sau numai din cifra arabă, dacă
creatorul are ca părţi componente numai compartimente de muncă fără subdiviziuni sau nici
compartimente de muncă.
La înregistrarea documentelor, indicativul dosarului va figura în registrul de intrare-
ieşire, la rubrica rezervată acestuia, ca şi pe fiecare document în parte.

1.1.2.Acte normative şi proceduri privind stabilirea termenelor de păstrare


La stabilirea termenelor de păstrare trebuie avute în vedere şi prevederile Codului
Civil, Codului Penal, Legii contenciosului administrativ, Legii Contabilităţii nr. 82/1991, cu
modificările şi completările ulterioare, Legea 119/1996 cu privire la actele de stare civilă, cu
modificările şi completările ulterioare etc., ca şi nevoia practică a documentelor. Astfel, spre
exemplu, vor fi păstrate permanent planurile anuale, rapoartele, dările de seamă, situaţiile
anuale etc., pentru cele decadale, stabilindu-se terme de păstrare temporare (2, 5, 10 ani).

1.2. Întocmirea listei genurilor şi a categoriilor de documente


Nomenclatorul arhivistic se întocmeşte de către fiecare creator pentru documentele
proprii potrivit art. 8 din Legea 16/1996, republicată, şi a modelului prevăzut în anexa 1 din
lege.
Prin Legea 16/1996 s-a renunţat la indicatoarele termenelor de păstrare, ca instrumente
de lucru întocmite la nivel central, de către ministere. Prin actuala legislaţie, termenele de
păstrare a documentelor sunt cuprinse în nomenclatorul arhivistic, simplificând într-un fel
problematica, dar îngreunând-o în acelaşi timp, creatorii de documente fiind lipsiţi de un reper
concret oficial de orientare la stabilirea termenelor de păstrare a documentelor.
De existenţa şi aplicarea lui corectă depinzând toate activităţile ulterioare, respectiv
clasarea documentelor pe probleme şi termene de păstrare, constituirea unităţilor arhivistice,
inventarierea lor, selecţionarea documentelor cu termene de păstrare expirate.
Pentru întocmirea nomenclatorului arhivistic trebuie, în primul rând, să se implice
conducerea unităţii, care să solicite, printr-o notă internă propuneri de la toate
compartimentele. Aceste propuneri trebuie să cuprindă sub formă de tabele (cu rubricile: nr.
crt., denumirea dosarului - conţinutul pe scurt al problemelor la care se referă şi termenul de
păstrare) toate categoriile de documente ce urmează să se creeze la fiecare compartiment.
Şefii compartimentelor vor avea grijă ca gruparea documentelor în dosare să se facă în funcţie
de problemele comune pe care le tratează, de importanţa lor ştiinţifică şi practică şi implicit de
termenele de păstrare.
Compartimentele vor acorda o atenţie deosebită şi următoarelor aspecte :

5
- Stabilirea titlurilor de documente – trebuie formulat clar, explicit şi în legătură cu
conţinutul documentelor; nu se admit titluri confuze cum ar fi „Diverse”, „Corespondenţă
diversă”, „Alte documente” etc. şi nici abrevieri care să îngreuneze accesul utilizatorilor.
- Gruparea documentelor - într-un dosar se grupează documente referitoare la aceeaşi
problemă, cu acelaşi termen de păstrare. În cazul aceloraşi genuri de documente, întocmite pe
perioade de timp diferite şi, respectiv, cu, termene de păstrare diferite în raport cu importanța
informaţiilor ce le conţin (planuri, dări de seamă lunare, trimestriale, anuale ş.a.), se constituie
dosare separate, pentru fiecare termen de păstrare (de exemplu : „Dări de seamă statistice
anuale – termen de păstrare permanent”, „Dări de seamă statistice lunare, trimestriale,
semestriale – termen de păstrare 10 ani”). De asemenea, documentele cu valoare permanentă ,
care din nevoile practice ale creatorului există în mai multe exemplare, se păstrează în original
într-un dosar cu termen de păstrare permanent, iar celelalte exemplare se păstrează într-un
dosar separat cu menţiunea „copii”, căruia i se dă un termen de păstrare temporar.
- Ordinea grupelor de documente – acestea vor fi trecute în ordinea termenelor de
păstrare, primele fiind cele permanente, urmate de cele cu termen de păstrare temporar în
ordine descrescătoare;
- Documentele cu regim special – documentele care prin informaţiile pe care le conţin
clasificat (secret de serviciu sau secrete de stat) se constituie după aceleaşi reguli ca şi cele
nesecrete, dar se păstrează separat, pe termene de păstrare. În cazul acestora, se va trece la
rubrica „Observaţii” nivelul de clasificare.
Tot la rubrica „Observații” se consemnează şi suportul pe care se păstrează documentele,
altul în afara hârtiei.
Propunerile compartimentelor pentru întocmirea nomenclatorului trebuie să fie temeinic
analizate, astfel încât nicio categorie de documente să nu fie omisă, deoarece acestea vor duce
ulterior, în timpul clasării documentelor, la încercări de asimilare prin analogie, care pot duce
la pierderea individualităţii documentelor, la imposibilitatea nominalizării şi regăsirii lor.
Proiectul de nomenclator rezultat din centralizarea propunerilor sosite de la
compartimente, înainte de a fi trimis spre aprobare conducerii organizaţiei, se supune
dezbaterii comisiei de selecţionare.
Comisia va proceda la analiza proiectului de nomenclator sub aspect final, analiza
structurii acestuia (respectând organigrama), verificarea corectitudinii datelor înscrise şi a
clarităţii titlurilor, evaluarea importanţei documentelor şi definitivarea termenelor de păstrare
corespunzătoare, aspecte care vor fi menţionate într-un proces-verbal.
Procesul-verbal însoţit de proiectul de nomenclator va fi înaintat spre aprobare conducerii
creatorului de documente.
Aprobarea din partea creatorului va consta în semnare şi ştampilare, precum şi în emiterea
unei decizii/a unui ordin de aprobare a acestuia.

1.2.1 Prevederi legislative privind refacerea nomenclatorului arhivistic


Nomenclatorul dosarelor nu se modifică anual, ci numai atunci când se produc
schimbări în structura creatorului de documente. Dacă se înfiinţează noi compartimente de
muncă sau subdiviziuni, nomenclatorul se completează cu denumirea acestora şi cu dosarele
nou create. În cazul compartimentelor de muncă sau subdiviziunilor lor care îşi dezvoltă
activitatea creând alte grupe de documente decât cele prevăzute iniţial, nomenclatorul se
6
completează cu noile dosare. Când au loc însă reorganizări, restructurări de compartimente,
schimbări de atribuţii etc., se întocmeşte un nomenclator nou.

1.3. Înaintarea nomenclatorului arhivistic la Arhivele Naţionale


1.3.1. Prevederi legale privind avizarea/confirmarea nomenclatorului
Proiectul de nomenclator/nomenclatorul, în două exemplare, însoţit de adresa de
înaintare şi organigrama organizaţiei (dacă nu este clasificată), se trimite spre confirmare
Arhivelor Naţionale (la nivel central) sau structurilor teritoriale ale Arhivelor naţionale (la
nivel local).
Confirmarea nomenclatorului arhivistic de către Arhivelor Naţionale/structurile
teritoriale constă în semnătura directorului şi aplicarea ştampilei.
După confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, în vederea
aplicării lui. Un exemplar din nomenclator se va afla la registratura generală pentru a servi la
repartizarea corespondenţei către compartimente, precum şi pentru menţionarea în registrul de
intrare-ieşire a indicativului dosarului unde s-a clasat.

7
2. Administrarea documentelor în depozitul de arhivă

2.1. Preluarea documentelor de la compartimente sau alte instituţii


Constituirea dosarelor, inventarierea şi predarea lor intră în obligaţia compartimentelor
creatoare de documente. Predarea la arhiva generală se face conform unei programări
prealabile, stabilită de comun acord între cele două compartimente (predător şi primitor).
La preluare, compartimentul de arhivă verifică fiecare dosar, urmărind respectarea
modului de constituire a dosarelor şi concordanţa între conţinutul acestora şi datele înscrise în
inventar. În cazul constatării unor neconcordanţe, ele se aduc la cunoştinţă compartimentului
creator, care efectuează corecturile ce se impun.

2.1.1. Norme şi proceduri privind desfăşurarea activităţilor arhivistice

2.1.2. Acte ce se întocmesc la preluarea documentelor


Dosarele se depun la compartimentul de arhivă pe bază de inventare, întocmite după
modelul prezentat în anexa nr. 2. Inventarul cuprinde toate dosarele cu acelaşi termen de
păstrare, create în cursul unui an, de către un compartiment de muncă. Astfel, fiecare
compartiment va întocmi atâtea inventare câte termene de păstrare sunt prevăzute în
nomenclator, la compartimentul respectiv. În cazul dosarelor formate din mai multe volume,
în inventar fiecare volum va primi un număr curent distinct.
Inventarele se întocmesc în 3 exemplare pentru documentele nepermanente şi în 4
exemplare pentru documentele permanente, dintre care un exemplar rămâne la
compartimentul care face predarea, iar celelalte se depun o dată cu dosarele la compartimentul
de arhivă.
Dosarele neîncheiate în anul respectiv, ca şi cele care, din motive justificate, se opresc
la compartimentele de muncă, se trec în inventarul anului respectiv, cu menţionarea nepredării
lor; în momentul predării lor ulterioare, în inventar se va menţiona acest lucru. În momentul
predării ulterioare a acestor dosare/unități arhivistice, în inventar se va menționa acest lucru.
Astfel se asigură arhivarea corectă a tuturor dosarelor, înlăturându-se pericolul rătăcirii
dosarelor nepredate imediat.
Procesul-verbal de predare-primire întocmit conform Anexei 3 va cuprinde numărul
unităților arhivistice predate-primite efectiv.
În momentul preluării dosarelor, arhivarul/persoana cu atribuții pe linie de arhivă
verifică corectitudinea datelor înscrise în inventare (corespondența dintre numărul total de
dosare predate și numărul de dosare precizat în inventar, mențiunile pentru dosarele care au
rămas la compartimentele de muncă (nefiind încheiate sau de care este strictă nevoie în
activitatea curentă a compartimentului respectiv).
Nepredarea de către compartimentele unității creatoare la arhiva proprie a
documentelor cu termen de păstrare permanent pe bază de proces-verbal de predare-primire,
conform prevederilor art. 8 din Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 constituie contravenție
la prevederile acestei legi, dacă nu este săvârșită în altfel de condiții încât, potrivit legii
penale, să fie considerată infracțiune. Această contravenție se sancționează cu amendă de la
1000 la 25000 lei (art. 37, Legea nr. 16/1996, republicată).

8
2.2. Aşezarea documentelor în depozite
2.2.1. Principii ce stau la baza sistematizării documentelor în depozit În acțiunea
de sistematizare a documentelor în depozitele de arhivă, când avem mai multe fonduri
arhivistice (închise) și colecții, fondurile și colecțiile se așază în depozite pe ramuri sau
domenii de activitate, iar în cadrul fiecărei ramuri sau domeniu în funcție de subordonare sau
pe grupe de unități de același tip.
Pentru fondul propriu, care își continuă activitatea (fond deschis) va trebui lăsat spațiu
de creștere, în funcție de cantitatea de documente ce se creează anual, ca și de posibilități.
În situația în care unitatea dispune de mai multe încăperi cu destinația de depozite de
arhivă, fiecare depozit trebuie numerotat, cu cifre arabe, începând cu numărul 1. În cadrul
fiecărui depozit, rafturile se numerotează cu cifre arabe, începând de la intrare, de la stânga la
dreapta, iar polițele fiecărui raft vor trebui numerotate, cu cifre arabe, începând de sus în jos și
de la stânga la dreapta (stând cu fața la capătul raftului).
În cadrul fondului, documentele se așază pe compartimente sau pe grupe de același fel
și, în cadrul lor, cronologic (pe ani).
Unitățile arhivistice (dosare, registre, condici, cartoteci etc.) se așază în rafturi pe
polițe de la stânga la dreapta și de sus în jos, începând cu cele mai vechi. Preluările ulterioare,
care întregesc fondul deschis, vor trebui așezate în continuare.
Documentele permanente vor trebui așezate separat, la compartimentele și anii
respectivi sau la anii și compartimentele respective, fie total separate de restul documentelor,
într-o altă încăpere sau doar pe rafturi aparte. Documentele permanente – parte a Fondului
Arhivistic Național – trebuie păstrate separat în condiții de maximă siguranță.
Pentru ca documentele unui fond să fie regăsite cu operativitate, la așezarea lor în
depozit sau depozite, trebuie să se adopte un plan de grupare a documentelor în cadrul
fondului, așa cum au fost ele create inițial. Astfel, în funcție de modul cum au fost constituite,
la așezarea documentelor în depozite vom aplica următoarele scheme de sistematizare:
a) Schema de sistematizare structural-cronologică se aplică pentru fondurile create de
unități care au păstrat aceeași formă de organizare sau au suferit puține modificări de-a lungul
activității lor. În acest caz, așezarea documentelor în rafturi se face pe compartimente, în
cadrul compartimentelor pe ani, iar în cadrul anilor pe termene de păstrare.
b) Schema de sistematizare cronologic-structurală se aplică pentru fondurile create de
unități care au avut sau au compartimente (departamente, direcții, secții, servicii, birouri etc.)
și care au suferit dese reorganizări în decursul activității. În acest caz, documentele fondului
se așază în rafturi pe ani, iar în cadrul fiecărui an pe compartimente (părți structurale).
c) Schema de sistematizare cronologică pe probleme se adoptă pentru fondurile create
de unități care nu au avut compartimente sau atunci când nu se poate stabili compartimentul
căruia îi aparțin documentele, ca și pentru fondurile din care s-au păstrat puține documente.
Tot această schemă se aplică și pentru documente aflate în cantitate mică, care inițial au fost
ordonate cronologic, dar starea lor actuală nu mai permite reconstituirea ordinii inițiale.
d) Schema de sistematizare cronologică se aplică pentru fondurile instituțiilor ale
căror documente au fost constituite în acest fel, iar reconstituirea poate fi făcută cu ajutorul
instrumentelor contemporane de evidență. Această situație se întâlnește la unele instituții din
Transilvania și Banat (prefecturi, primării). Potrivit acestei scheme documentele se așază după
data creării lor, iar dată lipsește data emiterii, se ia în considerare data înregistrării
documentelor.
e) Schema de sistematizare alfabetică se aplică în cadrul unităților doar la unele
compartimente (Personal, Secretariat, Administrativ etc.) pentru dosare personale, caziere,
dosare ale studenților, la bănci – corespondență cu clienții etc.

9
2.3. Predarea documentelor la Arhivele Naţionale
2.3.1. Prevederi legislative privind predarea documentelor la Arhivele Naţionale
şi termenele de depunere, documentele ce se întocmesc

Persoanele juridice creatoare şi deţinătoare de documente ce fac parte din Fondul


Arhivistic Naţional le depun spre păstrare permanentă la Arhivele Naţionale sau la structurile
judeţene ale Arhivelor Naţionale, după cum urmează:
• documentele scrise, după 30 de ani de la crearea lor;
• documentele tehnice, după 50 de ani de la crearea lor;
• actele de stare civilă, după 100 de ani de la întocmirea lor;
• documentele fotografice, precum şi peliculele cinematografice, după 20 de ani de la
crearea lor;
• matricele sigilare, după scoaterea lor din uz.
Creatorii şi deţinătorii de documente le pot deţine, după expirarea termenului de
depunere, dacă le sunt necesare desfăşurării activităţii, pe baza aprobării Arhivelor Naţionale
sau a structurilor teritoriale, după caz. În această situaţie, creatorii şi deţinătorii de documente
sunt obligaţi să depună la Arhivele Naţionale sau la structurile teritoriale câte un exemplar al
inventarelor documentelor permanente pe care le deţin.
Documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate şi
extrase privind drepturile individuale ale cetăţenilor, vor fi păstrate de creatori şi deţinători.
Documentele aparţinând Fondului Arhivistic Naţional, o dată intrate, potrivit legii, în
depozitele Arhivelor Naţionale, nu mai pot fi retrase din administrarea acestora.
Preluarea documentelor de la creatori şi deţinători de către Arhivele Naţionale se
efectuează prin confruntarea inventarelor cu unităţile arhivistice. Totodată, se face şi
verificarea modului de constituire a unităților arhivistice predate, împreună cu documentele se
preiau şi inventarele acestora, în trei exemplare. Predarea-preluarea se consemnează într-un
proces-verbal, întocmit în două exemplare, conform modelului anexa nr. 6. Procesul-verbal se
întocmeşte şi se înregistrează la unitatea creatoare sau deţinătoare, numărul procesului-verbal
fiind trecut în registrul de evidenţă curentă, în dreptul inventarelor dosarelor predate.
Procesul-verbal se înregistrează şi la Arhivele Naţionale. Un exemplar rămâne la unitatea
creatoare sau deţinătoare, iar celălalt împreună cu inventarele merg la Arhivele Naţionale.

2.3.2. Norme privind echiparea personalului şi reguli privind transportul arhivei

Protecția muncii constituie un ansamblu de activități având ca scop asigurarea celor


mai bune condiții în desfășurarea procesului de muncă, apărarea vieții, integrității corporale și
sănătății salariaților și altor persoane participante la procesul de muncă.
În unitățile creatoare și deținătoare de documente, persoane juridice sau fizice,
răspunderea pentru realizarea și controlul asigurării celor mai bune condiții de muncă revine
conducerii unităților respective, care au următoarele obligații principale:
- să stabilească măsuri tehnice, sanitare și organizatorice de protecție a muncii,
corespunzător condițiilor de muncă și factorilor de mediu specifici unității;
- să asigure instruirea salariaților și să controleze modul de însușire și aplicare de
către salariați și persoanele care participă la procesul de muncă, a prevederilor legale în
domeniul protecției muncii și a măsurilor tehnice, sanitare și organizatorice stabilite;
- să asigure informarea fiecărei persoane, anterior angajării asupra riscurilor la care
aceasta este supusă la locul de muncă, precum și asupra măsurilor de prevenire necesare;
- să asigure obligatoriu și gratuit, dotarea cu echipament de protecție a salariaților și
altor categorii de persoane care desfășoară activități la persoane juridice sau fizice;
- să ia orice alte măsuri în vederea asigurării celor mai bune condiții de muncă,
prevenirii accidentelor și îmbolnăvirilor profesionale.
10
Salariații și ceilalți participanți la procesul de muncă au următoarele obligații și
drepturi:
- să-și însușească și să respecte normele de protecția muncii și măsurile de aplicare a
acestora.

Pregătirea și instruirea în domeniul protecției muncii este parte componentă a


pregătirii profesionale și se realizează prin instructajul introductiv general, instructaj la locul
de muncă și instructajul periodic.

Transportul documentelor în interiorul depozitului, între depozitele din aceeași


construcție, camere de lucru, laboratoare, compartimente etc. se face în mijloacele de
protecție individuală în care se păstrează.
Organizarea transportului unor cantități mari de documente de la o unitate la alta sau
dintr-o localitate în alta este mai complexă. Este necesară asigurarea documentelor împotriva
ploii și incendiilor. Varianta cea mai bună o constituie transportul arhivei în containere
metalice etanșe. În lipsa acestora se asigură prelate împotriva ploii și stingătoare cu CO2 și
praf.
Se va evita staționarea nejustificată a vehiculului încărcat ca și întârzierile în
descărcarea documentelor și depunerea lor în spații asigurate sau în depozite de arhivă.
În vehiculul care transportă documente vor călători numai însoțitorii de transport și se
va interzice fumatul sau orice activități care ar putea provoca degradări documentelor.
În cazul transportului unor cantități mari de documente în coloană de vehicule sau la
transportul unor documente de importanță deosebită, trebuie luate măsuri sporite de siguranță
a transportului și punere cât mai repede la adăpost a arhivei.
Transporturile de documente organizate superficial se pot de asemenea solda cu efecte
neașteptate pentru starea de păstrare a arhivelor.
Personalul angajat în această acțiune va trebui instruit, respectând în timpul
transportului consemnele stabilite.
Vehiculele vor trebui dotate cu mijloace de comunicare pentru a asigura unitatea de
acțiune.
Transportul de documente trebuie făcut pe timp favorabil.

11
3. Operaţiuni arhivistice desfăşurate asupra documentelor

3.1. Planificarea operaţiunilor de prelucrare


3.1.1. Prevederi legislative privind prelucrarea documentelor

Pentru prelucrarea arhivistică a documentelor se vor respecta prevederile Legii


Arhivelor Naționale nr. 16/1996, precum și pe cele ale Instrucțiunilor privind activitatea de
arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale
prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996.

3.1.2. Reguli de constituire a arhivei la nivelul compartimentelor


După rezolvarea lor, documentele se grupează în dosare, potrivit nomenclatorului şi se
predau la compartimentul de arhivă, în al doilea an de la constituire.
În vederea predării dosarelor la compartimentul de arhivă se efectuează următoarele
operaţiuni:
• documentele cuprinse în dosar se ordonează cronologic sau, în cazuri speciale, după
alte criterii (alfabetic, geografic etc.); când în constituirea dosarului se foloseşte ordinea
cronologică, actele mai vechi trebuie să se afle deasupra şi cele mai noi dedesubt;
• se îndepărtează acele, clamele, agrafele metalice, filele nescrise, dubletele.
• documentele din fiecare dosar se leagă în coperte de carton, în aşa fel încât să se
asigure citirea completă a textului, datelor şi rezoluţiilor; cusătura de legătură se aplică la
distanţă de cel puţin 12 - 15 mm de la partea scrisă spre margine. În cazul în care marginea de
îndosariere aste mai mică de 15 mm se lipeşte o alonjă de îndosariere.
• dosarele nu trebuie să aibă mai mult de 250 - 300 file; în cazul depăşirii acestui
număr, se constituie mai multe volume ale aceluiaşi dosar;
• filele dosarelor se numerotează în colţul din dreapta sus, cu creion negru; în cazul
dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numerotează începând cu numărul l pentru
fiecare volum;
• pe coperta dosarului se înscriu: denumirea unităţii şi a compartimentului creator,
numărul de dosar din inventar, anul, indicativul din nomenclator, datele de început şi de
sfârşit, numărul de file, volumul şi termenul de păstrare;
• pe o foaie nescrisă, adăugată la sfârşitul dosarului, sau pe prima pagină nescrisă a
registrelor şi condicilor, lucrătorul de la compartimentul creator al dosarului face următoarea
certificare: „Prezentul dosar (registru, condică) conţine ... file”, în cifre şi , între paranteze, în
litere, după care semnează şi pune data certificării.

3.1.3. Reguli privind planificarea operaţiunilor de prelucrare a documentelor

În Instrucțiunile privind activitatea la creatorii și deținătorii de documente, la art. 40 se


precizează că „Documentele care se găsesc în arhivă neconstituite conform nomenclatorului
se ordonează, inventariază şi selecţionează a compartimentul de arhivă. În acest sens se au în
vedere:
• determinarea apartenenţei la fond (fondarea), ţinându-se seama de denumirea
destinatarului, ştampila de înregistrare, rezoluţie sau note tergale conţinutul actului;
• ordonarea documentelor în cadrul fondului, după un criteriu stabilit (pe ani şi
compartimente de muncă, iar în cadrul compartimentului, pe probleme; pe compartimente şi
ani, iar în cadrul anului pe probleme, alfabetic ș.a.).
În cazul în care un dosar cuprinde documente din mai mulţi ani, se ordonează la anul
cel mai vechi al dosarului, fără a se lua în consideraţie datele documentelor anexate.
12
Numerotarea dosarelor se face începând cu numărul 1, pe fiecare an.”
Documentele răvăşite, neconstituite în dosare, dar care au făcut parte anterior din
fondul respectiv se constituie în dosare, pe ani şi în cadrul anilor pe probleme, se integrează la
unităţile arhivistice de care au aparţinut. În cazul în care un dosar cuprinde documente din mai
mulţi ani, se ordonează la anul cel mai vechi al dosarului.
În interiorul dosarului, documentele se ordonează pe ani, luni, zile, după ce au fost
înlăturate piesele metalice şi filele nescrise. Datele actelor ce compun dosarul se stabilesc
după data înregistrării, pentru actele intrate, şi data emiterii, pentru cele expediate. Rapoartele,
dările de seamă alte categorii de acte se ordonează la anul la care se referă şi nu la anul la care
au fost întocmite.
Pe parcursul ordonării documentelor fără evidenţe, aflate în depozitul de arhivă, se
separă documentele de acelaşi fel, cu termene de păstrare 1 - 5 ani (boniere, chitanţiere, fişe
de pontaj, condici de prezenţă), în vederea eliminării lor globale, cu ocazia selecţionării, la
expirarea termenului de păstrare. Inventarele vor cuprinde: numărul curent, categoria de
documente, anii extremi, cantitatea (în metri lineari sau unităţi arhivistice), poziţia din
nomenclator şi termenul de păstrare.
Pentru asigurarea efectuării în condiții corespunzătoare a ordonării, inventarierii și
selecționării acestor arhive, înainte de începerea activității, personalul de la compartimentul
de arhivă trebuie să întocmească un plan metodic de lucru. Acest plan este foarte util în
situația fondurilor mari, cu organigrame complicate, cu documente răvășite sau pentru arhive
în care fondurile sunt amestecate. Documentarea pentru întocmirea acestui plan, lămurește
anii extremi ai documentelor, sfera activității, organigrama, transformările în timp etc.,
clarificând felul în carte se va face ordonarea documentelor.
Planul metodic de lucru va cuprinde un scurt istoric al unității care a creat fondul, cu:
anii extremi, sfera de activitate, modul de organizare în timp, inclusiv schimbări de denumire,
sediul, locul unității în sistemul aparatului de stat sau al unităților cu același profil, modul
desființării, lichidării, comasării, absorbției, unități succesoare etc.
Un sumar istoric al fondului se va referi la anii extremi , cantitatea documentelor,
sistemul lor de constituire, lipsuri, starea de conservare, valoarea documentar-istorică etc.
În acest plan se regăsesc operațiunile necesare, ordinea executării lor, schema de
ordonare, sistemul de inventariere, modul de selecționare, forțele de muncă necesare,
termenul de efectuare a lucrărilor etc. Planul metodic va fi definitivat după consultarea cu
arhivistul de la Arhivele Naționale respective, care răspunde de unitate.
Pentru delimitarea corectă a unui fond trebuie studiată legislația și actele legale pe
baza cărora a luat ființă și și-a încheiat activitatea, statute, ordine, procese-verbale, dări de
seamă, monografii, dicționare, tot ce poate furniza informații despre unitate și documentele ei.
Principiul de bază al ordonării și inventarierii acestor documente îl constituie aducerea
lor la forma inițială de constituire la creator. Aceasta se face prin una din principalele
operațiuni arhivistice – ordonarea documentelor.

3.2. Ordonarea documentelor

Ordonare = operaţiunea de grupare a unităţilor arhivistice (dosare, registre foi


volante) în cadrul fondurilor şi colecţiilor după criterii dinainte stabilite: cronologic,
cronologic-structural, structural - cronologic, alfabetic, cronologic pe probleme, pe cauze, pe
compartimente etc.; criteriul este stabilit în funcţie de cantitatea şi calitatea documentelor ce
se ordonează.

13
3.2.1. Criterii de ordonare
Criterii de ordonare:
- cronologic-structural = pe ani şi compartimente de muncă, iar în cadrul
compartimentului pe probleme; se folosește pentru unitățile care au suferit numeroase
transformări în decursul activității;
- structural-cronologic = pe compartimente şi în cadrul acestora pe ani, iar în cadrul
anului pe probleme, alfabetic etc.); pentru fondurile create de unități care au păstrat aceeași
formă de organizare sau au suferit puține modificări de-a lungul activității lor.
- cronologic pe probleme = pentru fondurile care nu au avut compartimente sau când
nu se poate stabili cărui compartiment au aparţinut (pe secţii, pe ani, pe numere)
- alfabetic = se utilizează doar la anumite compartimente pentru anumite categorii
(ex. dosarele personale ale salariaților de la compartimentul Resurse Umane).

3.3. Inventarierea documentelor


Inventarierea ocupă un loc deosebit de important în ansamblul operațiunilor specifice
procesului de arhivare, reprezentând operațiunea arhivistică de luare în evidență a unităților
arhivistice dintr-un fond, o parte de fond sau colecție, după ordonarea acestora și în
conformitate cu criteriile stabilite de nomenclatorul arhivistic.
Operațiunea de inventariere se bazează și se desfășoară prin intermediul inventarului.
Acesta este principalul instrument de evidență într-o arhivă, întrunind atât funcția
administrativă – de luare în evidență, cât și funcția de cercetare – ca instrument de lucru.

3.3.1. Criterii de inventariere


Inventarierea se poate face prin două metode:
Metoda directă se recomandă pentru fondurile cu volum mic de documente sau la
părțile din fondurile arhivistice formate din grupe mari de unități arhivistice de același fel (ex.
Dosare personale, dosarele clienților din fondurile bancare, dosare de judecată) a căror
ordonare definitivă este posibilă înainte de inventariere. Inventarierea directă constă în
înscrierea elementelor cerute de formular privind fiecare unitate arhivistică în inventar.
Aplicând această metodă se scurtează timpul de lucru, însă are și unele inconveniente, și
anume: necesită mult spațiu și mutarea de mai multe ori a documentelor dintr-un loc în altul.
Metoda indirectă/fișarea unităților arhivistice constă în înscrierea pe fișe a tuturor
elementelor cerute de inventar, urmând ca ordonarea definitivă a fișelor și apoi a unităților
arhivistice să se efectueze după fișarea întregului fond, a unei serii de documente sau a unor
părți de fond. Numerele de inventar ale unităților arhivistice se înscriu pe copertele acestora și
în fișele corespunzătoare, în mod provizoriu (cu creionul), fiind posibile modificări ulterioare,
în faza de definitivare a lucrării.
Deși această metodă este mai greoaie, necesitând trecerea documentelor prin mâini de
cel puțin două ori, această metodă este cea mai indicată pentru cantități mari de documente,
înlăturând eventualele greșeli în redactarea conținutului, corectarea și completarea acestuia,
evitând mutarea repetată a documentelor. Ordonarea definitivă a fișelor, cotarea acestora și
apoi corelația dintre fișe și unitățile arhivistice, prin trecerea numărului curent nou de pe fișe
pe fiecare unitate arhivistică făcându-se mai ușor.

14
3.3.2. Metodologia întocmirii inventarului

Procedura de inventariere a dosarelor se desfășoară în următoarele etape:


 la începutul fiecărui an, compartimentele de muncă constituie și inventariază
unitățile arhivistice create în anul precedent;
 unitățile arhivistice încheiate, certificate, cu toate datele de pe copertă corect
completate, se grupează pe termene de păstrare, iar în cadrul fiecărei grupe de
termene de păstrare, se așază mai întâi dosarele, apoi registrele, condicile și
alte materiale preconstituite;
 fiecare unitate arhivistică în parte este luată în evidență prin completarea
rubricilor formularului de inventar.
Modelul de inventar este cel din Anexa 2 la Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996.
- Denumirea creatorului – sus în stânga primei pagini – reprezintă denumirea unității
care a creat fondul, ce se stabilește la delimitarea fondurilor; denumirea compartimentului,
dacă este cazul;
- Titlul inventarului va fi formulat astfel: INVENTAR (cu majuscule la mijlocul
paginii) pentru documentele create în anul ... pentru documentele care se păstrează ....
ani/permanent.
Inventarul va avea următoarea rubricatură:
Prima rubrică din inventar este Numărul curent. Fiecare unitate arhivistică va avea un
număr curent, începând cu numărul 1 în cadrul anului și termen lui de păstrare respectiv.
Toate inventarele documentelor cu termene de păstrare de 1, 2, 3, 5 etc., precum și cele pentru
documentele permanente vor începe cu numărul curent 1. În concluzie, vom avea tot atâtea
inventare câte termen de păstrare există în nomenclatorul arhivistic.
A doua rubrică din inventar se referă la Indicativul dosarului după nomenclatorul
arhivistic. Acesta este format din cifra romană (reprezentând compartimentul de muncă),
litera majusculă (reprezentând subdiviziunea compartimentului) și cifra arabă (reprezentând
grupa de documente/conținutul documentelor ce constituie dosarul, fiecare dosar
numerotându-se cu cifre arabe, începând cu numărul 1 la fiecare compartiment de muncă.
A treia rubrică este destinată menționării informațiilor cuprinse în inventar Conținutul
pe scurt al dosarului, registrului etc.
Articolul 22 din Instrucțiunile privind activitatea la creatorii și deținătorii de
documente stipulează: În ce priveşte completarea rubricii „Conţinutul dosarului", se vor
preciza genurile (corespondenţa, sinteze, rapoarte, memorii, ordine etc.) de documente,
emitentul, destinatarul, problema sau problemele conţinute şi, după caz, perioada la care se
referă.
- genul documentelor este elementul cu care începe rezumatul și se va extrage din
conținutul dosarului;
- emitentul va fi menționat cu denumirea sa completă;
- destinatarul va fi menționat cu denumirea sa completă;
- problema/problemele conținute în dosar constituie esența acestuia și este indicat a
fi reprodusă cât mai exact. Redactarea într-o formă clară și concisă a problemelor importante
duce la regăsirea rapidă a informațiilor;
A patra rubrică Datele extreme va cuprinde data primului document și data ultimului
document din dosar.
A cincea rubrică Numărul filelor este un alt element pe care îl evidențiază inventarul
ca mijloc de control asupra integrității documentelor cuprinse în unitatea arhivistică.
A șasea rubrică a inventarului se referă la Observații. În această rubrică pot fi
menționate:
- precizarea de „neîncheiat”/„nepredat” și apoi „predat” la momentul în care se face
predarea efectivă (cu mențiunea proces-verbal de predare-primire din data de ...);

15
- precizarea C.S. (Comisia de Selecționare), atunci când dosarul respectiv necesită
evaluarea sa în cadrul procesului de selecționare;
- pachetul, cota veche, cota de corespondență (în măsura în care există o
documentație tehnică păstrată separat, care să completeze informația).
Completarea rubricilor se va face cât mai clar, fără prescurtări sau formulări evazive.
Fiecare dosar se trece în inventar la un număr curent distinct. În cazul unităților
arhivistice formate din mai multe volume, fiecare volum va primi un număr distinct.
Dosarele care cuprind acte din mai mulţi ani se vor inventaria la anul de început,
menţionându-se în inventar datele extreme.

3.4. Selecţionarea documentelor

Selecţionare – operaţiunea arhivistică stabilire a valorii documentar-istorice sau


practice a unităţilor arhivistice dintr-un fond sau colecţie, în vederea păstrării permanente a
celor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naţional şi eliminarea celor lipsite de importanţă.
Prin selecţionare se urmăreşte, în primul rând, stabilirea documentelor cu valoare
documentar-istorică şi păstrarea lor în vederea depunerii la Arhivele Naţionale, la termenele
stabilite de legislaţia arhivistică. În al doilea rând, prin selecţionare se urmăreşte eliminarea
din arhivă şi introducerea în circuitul economic a acelor documente care, prin trecerea unui
număr de ani, nu mai prezintă importanţă pentru unitatea respectivă, din niciun punct de
vedere, eliberând astfel spaţii de depozitare pentru păstrarea documentelor în curs de
elaborare.
Selecţionarea este una din operaţiunile de bază ale activităţii arhivistice, „piatra de
încercare a lucrătorului din arhive”.
În cadrul fiecărei unităţi creatoare şi deţinătoare de documente funcţionează câte o
comisie de selecţionare, numită prin decizia sau ordinul conducătorului unităţii respective.
Comisia de selecţionare este compusă din preşedinte, secretar şi un număr impar de
membri, numiţi din rândul specialiştilor proprii, reprezentând principalele compartimente
creatoare de arhivă. Şeful compartimentului de arhivă este de drept secretarul comisiei de
selecţionare.
Anual sau ori de câte ori este nevoie, la sesizarea secretarului, preşedintele convoacă
comisia de selecţionare. Secretarul prezintă comisiei inventarele dosarelor cu termene de
păstrare expirate.
Folosindu-se de inventare, comisia va confrunta fiecare poziţie din inventar cu
documentele din depozit, analizând practic fiecare unitate arhivistică în parte pentru a-i stabili
valoarea documentar-istorică sau practică sau lipsa oricărei valori, caz în acre aceste
documente vor fi propuse pentru a intra în circuitul economic.
La stabilirea termenelor de păstrare se ia în calcul anul următor constituirii
documentelor, excluzându-se şi anul întocmirii lucrării. Spre exemplu, dacă documentele au
fost create în anul 2006 şi au termen de păstrare 10 ani, vor putea fi selecționate în anul 2017.
În aprecierea importanţei documentelor, comisia de selecţionare are în vedere
respectarea termenelor de păstrare a documentelor, prevăzute în nomenclatorul dosarelor,
acordând o atenţie deosebită celor care au, pe lângă termenul de păstrare, menţiunea „C.S.”.
Când comisia de selecţionare constată greşeli de încadrare a documentelor la termenele de
păstrare sau stabileşte ca unele din acestea să fie păstrate permanent, ele se trec în inventarele
corespunzătoare termenului lor de păstrare, la anul şi compartimentul de muncă respectiv. La
încheierea lucrărilor, comisia întocmeşte procesul-verbal model anexa nr. 5, care se înaintează
spre aprobare conducerii unităţii.
Comisia efectuează selecţionarea atât a documentelor create de unitatea respectivă, cât
şi a celor create de alte unităţi şi păstrate în depozitul unităţii.

16
3.4.1. Principii privind selecţionarea

Selecţionarea este activitatea ştiinţifică de cea mai mare importanţă, întrucât în cadrul
ei se apreciază importanţa documentelor sau inutilitatea unora dintre ele şi se hotărăşte
păstrarea sau eliminarea lor definitivă, angajând astfel în cel mai înalt grad, responsabilitatea
organizaţiilor deţinătoarea şi creatoare de arhivă şi a Arhivelor Statului ca o instituţie investită
prin lege să coordoneze această activitate.
Criteriul principal de selecţionare a documentelor este, în principiu, valoarea
documentului. Un rol deosebit de important revine Arhivelor Naţionale pentru îndrumarea
activităţii de selecţionare în raport cu fondurile puse în lucru, de genul documentelor, de
nivelul organizaţiilor ca verigă în sistemul instituţional al epocii în care au fost create
documentele şi implicit al arhivelor.
Selecţionarea documentelor are ca principale obiective:
 Stabilirea izvoarelor documentare de importanţă ştiinţifică, ce trebuie păstrate
fără un termen anume;
 Eliminarea actelor fără valoare ştiinţifică ori practică;
 Descongestionarea spaţiilor de depozitare;
 Reducerea volumului altor operaţiuni arhivistice (evidenţa, cercetarea
ştiinţifică, microfilmarea etc. );
 Facilitatea accesului la informaţia ştiinţifică;
Literatura de specialitate consemnează patru principii care stau la baza acestei
activităţi:
1. principiu concepţiei istorice sau al abordării istorice;
2. principiul complexităţii;
3. principiul multilateralităţii sau al abordării multilaterale;
4. principiul istorismului.
Între principiile selecţionării ca unul dintre cele mai importante poate fi considerat
principiul concepţiei istorice, conform căruia în aprecierea valorii documentelor o
importanţă deosebită o au condiţiile în care şi-a desfăşurat activitatea, rolul jucat, poziţia în
care s-a aflat, atribuţiile pe care le-a avut creatorul fondului ale cărui documente sunt supuse
selecţionării.
Principiul complexităţii impune ca valoarea documentului să nu fie apreciată separat,
pe fonduri, ci în funcţie de interdependenţă şi legăturile reciproce ale creatorilor de fonduri.
Principiul multilateralităţii pretinde ca această apreciere să se realizeze avându-se în
vedere documentele în ansamblul fondului şi nu în cadrul grupelor, seriilor, compartimentelor
etc.
Principiul istorismului are în vedere perspectiva folosirii acestora în viitor, impunând
necesitatea de a se ţine seama nu numai de punctul de vedere al prezentului, ci şi de
perspectivă, când, în legătură cu noi factori, documentele pot căpăta altă însemnătate.
Dintre criteriile de apreciere ale valorii documentelor pe primul plan se situează
conţinutul informaţional-documentar, valoarea de mărturie a informaţiilor cuprinse în
document, indiferent dacă acestea sunt de interes local, naţional sau internaţional.
Evenimentele sau împrejurările istorice remarcabile cu ocazia cărora au fost create
documente, de asemenea, se află între criteriile de bază ale selecţionării, ridicând la cote
valorice deosebite acte care în alte condiţii ar fi fost distruse.
Creatorul fondului sau emitentul documentului, instituţie sau persoană fizică,
imprimă o autoritate mai mare sau redusă documentului, situându-l la scara valorică pe o
treaptă în concordanţă cu importanţa rolului pe care creatorul l-a avut în cadrul societăţii.
Vechimea documentului se înscrie între principalele criterii valorice, fapt care a
determinat limitarea în timp a selecţionării în general, în funcţie de evenimente sau momente
istorice importante.

17
Valoarea practică de lungă durată şi valoarea juridică contribuie în mod
substanţial la conturarea valorii istorice a documentelor.
Regăsirea informaţiilor în documente însumative (sinteze) pune sub semnul
întrebării valoarea şi deci necesitatea păstrării documentelor însumate.
Distrugerea parţială a unor fragmente de fonduri impune păstrarea şi a unor
documente cu un conţinut informaţional mai redus, în acest caz devenind operant criteriul
volumului de documente care s-a păstrat dintr-un fond sau dintr-o perioadă a existenţei
şi activităţii creatorului.
În stabilirea valorii istorice a documentelor mai operează, uneori cu o pondere
deosebită, şi alte criterii:
 valoarea artistică (ornamente, miniaturi, grafia);
 suportul deosebit (pergament, mătase, papirus, coajă de copac etc.);
 semne de validare deosebite;
 starea de conservare.

Documentele create înainte de anul 1920 se pot elimina numai în cazuri excepţionale
cu aprobarea Arhivelor Naţionale.

3.4.2. Întocmirea lucrării de selecţionare

La încheierea activității de selecționare, comisia întocmește lucrarea de selecționare,


în două exemplare din care unul se trimite pentru confirmare Arhivelor Naționale respective.
Lucrarea trebuie să cuprindă:
1. Adresa cu care se trimite spre verificare și confirmare, cu număr de înregistrare și
dată la Arhivele Naţionale, în cazul unităţilor centrale, sau la structurile judeţene ale Arhivelor
Naţionale, în cazul unităţilor locale;
2. Procesul-verbal de selecționare model Anexa 5 din Legea Arhivelor Naționale nr.
16/1996 aprobat de conducerea unității. Numerotarea proceselor-verbale se face seprat pentru
fiecare fond, peste ani, în funcție de numărul selecționărilor din fondul respectiv, începând cu
numărul 1 pentru fiecare selecționare;
3. Inventarul sau inventarele dosarelor propuse de comisia de selecţionare spre a fi
eliminate;
4. Inventarul sau inventarele documentelor permanente create în perioada pentru
care se efectuează selecţionarea.
După verificarea lucrării la fața locului, Arhivele Naţionale sau structurile judeţene pot
hotărî păstrarea permanentă a unor dosare, chiar dacă potrivit nomenclatorului, acestea au
termene de păstrare temporare.
Documentele se păstrează, în ordine, pe rafturi pentru a fi verificate de organele de
control ale Arhivelor Naţionale, în vederea confirmării lucrării de selecţionare.

3.5 Actualizarea instrumentelor de evidenţă şi administrarea bazei de date


3.5.1. Actualizarea instrumentelor de evidenţă în urma operaţiunilor arhivistice
şi operarea în baza de date

Inventarul este un instrument de evidență a unităților arhivistice într-un fond în care


documentele sunt înregistrate din punct de vedere cantitativ și al conținutului.
Inventarul este un instrument de evidență cu utilitate multiplă:
- instrument de informare indispensabil activității de regăsire a documentelor,
cercetării;

18
- instrument de evidență, în sens administrativ-gestionar, pe baza căruia se face
predarea-primirea documentelor de la compartimente la depozitul de arhivă sau depunerea
celor cu termen de păstrare permanent la Arhivele Naționale, oglindind existența, respectiv
eventuale lipsuri de documente;
- instrument de evidență indispensabil operațiunii de selecționare a unităților
arhivistice cu termen de păstrare expirat

Registru de evidență curentă a intrărilor-ieșirilor unităților arhivistice este un


instrument de bază al arhivei unei unități, în care sunt înregistrate inventarele fondurilor
create și deținute și, implicit, numărul unităților arhivistice dintr-un fond, precum și mișcarea
acestora în decursul anilor (predarea permanentelor la Arhivele Naționale, eliminarea prin
selecționare, deteriorarea documentelor). Acesta este un registru al inventarelor.
Evidența tuturor intrărilor și ieșirilor unităților arhivistice din depozit și se ține pe baza
unui registru, potrivit anexei nr. 4 din Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996.
În situația în care în depozitul de arhivă se păstrează și alte fonduri arhivistice, în
registrul de evidență curentă se deschide câte o partidă pentru fiecare fond.
În registrul de evidenţă curentă, la capitolul „Intrări”, se trec, în ordinea preluării,
toate inventarele dosarelor preluate; fiecare inventar se trece separat, sub un alt număr de
ordine.
Pentru fiecare inventar se notează:
• numărul de ordine al inventarului;
• data preluării documentelor din inventarul respectiv;
• denumirea compartimentului de la care provine inventarul;
• datele extreme ale documentelor;
• numărul unităților arhivistice după inventar;
• numărul unităților arhivistice primite efectiv;
• numărul unităților arhivistice lăsate la compartiment.
La capitolul „Ieşiri” se trec:
• dala ieşirii dosarelor din evidenţă;
• unde s-a predat;
• denumirea, numărul şi data actului pe baza căruia au fost scoase din evidenţă;
• totalul dosarelor ieşite.

Pe baza acestui registru se va ști exact :


- de unde și ce s-a preluat în depozit;
- ce a ieșit din evidența arhivei;
- totalul unităților arhivistice existente în arhivă la o anumită dată.

Registrul de depozit și fișa de control


În registrul de depozit se ține evidența unităților arhivistice împrumutate, respectiv
scoase pentru cercetare din depozitul de arhivă.
Scoaterea documentelor din depozitul de arhivă, pentru cercetare, se consemnează
într-un registru de depozit, conform anexei nr. 8 (Instrucțiuni…). În locul dosarului scos
pentru cercetare se va introduce în raft o fişă de control, conform anexei nr. 9 (Instrucțiuni…);
fişa se va anula la rearhivarea dosarului.
Arhivarul/responsabilul de depozit pune la dispoziție, pe bază de semnătură, și ține
evidența documentelor împrumutate compartimentelor creatoare; la restituire verifică
integritatea documentului împrumutat; după restituire, acestea vor fi integrate la fond.
19
Pe fișa de control se trec următoarele elemente: Fondul, Compartimentul, Nr. de
inventar, Anul, Numele și prenumele solicitantului și Data. Fișa de control se introduce în
locul unității arhivistice în prezența persoanei care solicită dosarul.

Ghidul topografic (de depozit)


Pentru regăsirea operativă a documentelor din depozite se întocmește pentru fiecare
depozit în parte ghidul topografic, cu următoarea rubricatură:
- în colțul din stânga sus se înscrie numărul depozitului în cadrul clădirii;
- prima rubrică este cea a numărului curent;
- în a doua rubrică se înscriu: denumirile fondurilor/compartimentelor din cadrul
aceluiași depozit;
- în a treia rubrică anii extremi se vor trece anii extremi ai documentelor de pe rafturi;
- în rubricile a patra și a cincea cantitatea în metri liniari și unități arhivistice se vor
înscrie numai datele privind documentele aflate în depozitul respectiv aparținând
fondului/compartimentului prevăzute în rubrica a doua ;
- în rubricile a șasea și a șaptea se completează cu numărul sau numerele inventarelor
documentelor depuse pe raftul și polițele respective.

Ghidul topografic de raft se completează în același mod ca ghidul topografic de


depozit.

20
4. Valorificarea informaţiilor din documente

4.1. Înregistrarea solicitărilor

Înregistrarea documentelor este operaţiunea de înscriere a tuturor documentelor


primite, expediate sau întocmite pentru uz intern de către organizaţii; înregistrarea se
realizează într-un registru tip de intrare-ieşire.

4.1.1. Prevederi legislative privind accesul la documente

Documentele din Fondul Arhivistic Naţional pot fi folosite pentru cercetare ştiinţifică,
rezolvarea unor lucrări administrative, informări, documentări, eliberarea unor copii, extrase,
certificate. Documentele din Fondul Arhivistic Naţional pot fi consultate, la cerere, de către
cetăţeni români şi străini, după 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a
împlinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unităţii
creatoare sau deţinătoare.
Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să elibereze, potrivit legii, la cererea
persoanelor fizice sau juridice, certificate, copii şi extrase după documentele pe care le
creează şi le deţin, chiar dacă nu au îndeplinit termenul de 30 de ani, dacă acestea se referă la
drepturi care îl privesc pe solicitant, cum sunt: vechimea în muncă, studii, drepturi
patrimoniale.

4.1.2. Metodologia de înregistrare a documentelor

Înregistrarea documentelor înseamnă existenţa oficială a documentelor, iar de


corectitudinea înregistrării depinde, în mare măsură, asigurarea păstrării lor.
Înregistrarea documentelor poate fi realizată atât la registratura generală, cât şi la
fiecare compartiment de muncă în parte:
 înregistrarea la registratura generală – se realizează într-un singur registru de
intrare-ieşire sau concomitent, în mai multe, fără ca numerele de înregistrare să
se repete ;
 înregistrarea la fiecare compartiment de muncă (când creatorul de documente
primeşte, emite şi întocmeşte pentru uz intern un număr mare de documente) –
în acest caz, la registratura generală se înscrie numărul de înregistrare atribuit
de expeditor şi denumirea compartimentului la care se repartizează spre
înregistrare şi rezolvare. Fiecărui compartiment i se atribuie seturi de numere
(ex. compartimentului Financiar Contabilitate i se atribuie numerele de la 1 la
1000, compartimentului Resurse Umane i se atribuie numerele de la 1001 la
2000 ş.a.m.d.) sau se apelează la indicative literă (ex. înaintea numărului de
înregistrare se adaugă iniţialele compartimentului FC 1, RU 1 etc.).
Înregistrarea documentelor se efectuează cronologic, în ordinea primirii lor.
Înregistrarea documentelor începe de la l ianuarie şi se încheie la 31 decembrie ale fiecărui an.
La înregistrarea documentelor se vor preciza următoarele elemente: numărul de
înregistrare, data înregistrării, numărul şi data documentului date de emitent, numărul filelor
documentului, numărul anexelor, emitentul, conţinutul documentului în rezumat,
compartimentul căruia i s-a repartizat, data expedierii, modul rezolvării, destinatarul, numărul
de înregistrare al documentului la care se conexează şi indicativul dosarului după
nomenclator, care se va stabili şi completa în registru după rezolvarea documentului.
Documentele care se referă la aceeaşi problemă se conexează la primul document
înregistrat; în dreptul fiecărui document conexat se trece, în rubrica corespunzătoare, numărul
21
de înregistrare al documentului la care se face conexarea. Documentele expediate din oficiu şi
cele întocmite pentru uz intern se înregistrează ca şi documentele intrate, completându-se
coloanele adecvate. În cazul documentelor expediate ca răspuns, acestea vor primi numărul de
înregistrare al documentului la care se răspunde.
Înregistrările greşite se anulează cu un Z sau cu o linie orizontală, iar în dreptul lor de
scrie „Anulat”, numele persoanei care anulează şi semnătura.
Înainte de a fi completat, filele registrului de intrare-ieşire se numerotează, în colţul
din dreapta sus mecanic sau cu creion negru), iar pe ultima filă sau pe o filă ataşată se face
certificarea : Prezentul registru conţine un număr de … file (în cifre şi între paranteze în litere,
după care lucrătorul care a efectuat această operaţiune semnează şi pune data certificării).
Registrul de intrare-ieşire se înregistrează în registrul unic sau în registrul de intrare-
ieşire, în acest din urmă caz, primind primul său număr de înregistrare).
După ce a fost completat se face certificarea la finalul anului (dacă avem un registru
de 200 de file din care în cursul anului 2014 s-au completat 75 de file, iar din setul de numere
alocat de la 1 la 1000 s-au utilizat numerele de la 1 la 788, pe prima pagină necompletată se
face următoarea certificare: Prezentul registru de intrare-ieşire conţine 200 (două sute) de
file, din care au fost completate 75(şaptezeci şi cinci) de file pe anul 2014 şi s-au făcut 788 de
înregistrări de la nr. 1 la 788 (din setul de numere alocate 1-1000). Prezentul registru se va
utiliza şi pentru anul 2015 începând cu fila 77. La finalul certificării se vor trece numele
persoanei care răspunde de registru şi data certificării.
La epuizarea numărului de file ale registrului, în situaţia în care avem mai multe
volume în cadrul aceluiaşi an, certificare se face pe ultima filă sau pe o filă ataşată, astfel
Prezentul registru conţine 200 (două sute) de file şi s-au făcut înregistrări de la nr. 1 la 878,
încheindu-se în data de 23 octombrie 2014 şi urmează volumul nr. 2 care va începe cu nr. de
înregistrare 879. La finalul certificării se vor trece numele persoanei care răspunde de registru
şi data certificării.

4.2. Întocmirea/ eliberarea unor acte


4.2.1. Criterii de căutare şi regăsire a informaţiilor

- Se efectuează cercetarea în depozitul de arhivă;


- Se întocmește referatul;
- În baza referatului se întocmește certificatul/extrasul/copia

 Cercetarea în depozitul de arhivă:


- se cercetează inventarele fondului în care se pot găsi documentele ce pot răspunde la
obiectivul cererii;
- se scot din inventare cotele unității/unităților arhivistice ce urmează a fi cercetare;
- se scot respectivele unității arhivistice din mijloacele de protecție (cutii, mape,
pachete), punând în locul lor fișe de control;
- se trec în registrul de depozit cotele unităților arhivistice scoase pentru cercetare;
- se efectuează cercetarea extragând datele necesare formulării răspunsului;
- după întocmirea răspunsului se rearhivează unitățile arhivistice folosite, anulându-se
fișele de control și se scad din registrul de depozit.

 Referatul: pe verso-ul cererii cu cerneală sau pix se va întocmi referatul.


- Identificarea documentelor cercetate: denumirea fondului arhivistic și a părților
structurale cercetate, menționându-se genurile documentelor cercetate, perioada cercetată,
cotele unităților arhivistice depistate în inventare și cercetate (ex. pentru certificatele de
vechime în muncă se menționează fondul de arhivă propriu al instituției, compartimentul
22
Financiar-Contabilitate, statele de plată din perioada solicitată (1979) cuprinse în inventarul
pe anul 1979 pentru documentele care se păstrează 50 de ani, respectiv cotele 1/1979, 2/1979,
3/1979, 4/1979 etc.).
- Referiri la obiectul solicitării (ex. pentru certificatele de vechime în muncă,
școlaritate, stare civilă se menționează numele și prenumele persoanei în cauză, perioadele și
denumirea instituției la care a activat/a învățat/s-a născut etc.). Pentru actele patrimoniale se
menționează natura cercetării, genul actului de proprietate, numele proprietarului.
- Concluzia cercetării: când răspunsul este pozitiv se menționează cotele unității
arhivistice, filele după care se întocmește certificatul, copia sau extrasul. Când răspunsul este
negativ se arată fie că nu se dețin documentele necesare întocmirii actului, fie că se dețin
documente, dar nu figurează persoana sau datele solicitate.

4.2.2. Metodologia eliberării actelor

Certificatul trebuie să cuprindă o expunere exactă şi clară a datelor rezultate din


documente, care sunt în directă legătură cu obiectul cererii. Se vor indica numai datele
existente, fără să se întregească perioadele pentru care nu există documente. Perioadele pentru
care lipsesc documente sau nu se găseşte înscris numele solicitantului se vor menţiona în
adresa de expediere a certificatului. În certificat se vor indica denumirile documentelor din
care s-au extras elementele necesare întocmirii certificatului şi, apoi, datele cuprinse în aceste
documente. În certificate nu vor fi expuse concluzii personale sau generalizări în legătură cu
conţinutul documentelor cercetate. În certificat datele se expun în ordinea cronologică.
Redactarea certificatului se face pe baza referatului scris pe cerere.
În cazul în care, la cererea petiţionarului sau din dispoziţia conducerii unităţii
creatoare sau deţinătoare, recercetându-se documentele, se găsesc noi date, se poate elibera fie
un nou certificat, menţionându-se că îl completează pe cel anterior, cu indicarea numărului şi
datei de emitere a precedentului, fie se poate emite un nou certificat, menţionându-se toate
datele, inclusiv cele din certificatul anterior, care se va anula şi retrage; noul certificat va
primi alt număr de înregistrare.
În cazul în care în arhivă nu se găsesc date cu privire la obiectul cererii, aceasta
situaţie se comunică în scris solicitantului; dacă se cunoaşte unitatea deţinătoare a
documentelor ce fac obiectul cererii, cererea în original se trimite spre rezolvare respectivei
unităţi, comunicându-i-se şi solicitantului acest lucru. In textul certificatului nu sunt admise
ştersături sau completări printre rânduri. Persoana care a întocmit referatul şi şeful său ierarhic
poartă răspunderea asupra exactităţii datelor comunicate.
Copiile sau extrasele se certifică sau, după caz, se legalizează de unitatea care le
eliberează. Certificatele, copiile si extrasele se eliberează personal solicitantului ori
împuternicitului său legal sau se expediază prin poştă. Diplomele, certificatele de studii, actele
de stare civilă sau alte acte originale personale aflate în dosar se restituie titularului, sub
semnătură, reţinându-se la dosar o copie certificată de responsabilul arhivei. Evidenţa
cererilor se ţine pe bază de fişe întocmite pentru fiecare solicitant în parte. Fişa va cuprinde:
numele şi prenumele solicitantului, numărul şi data de înregistrare a cererii. Fișele se
ordonează alfabetic. În cazul în care dotarea permite, se poatea crea un subsistem arhivistic
computerizat de evidenţă şi regăsire a cererilor şi actelor eliberate.

23
5. Asigurarea condiţiilor de conservare a documentelor din depozit

5.1. Asigurarea condiţiilor de întreţinere a depozitului


5.1.1. Asigurarea condiţiilor de întreţinere a depozitului

Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să păstreze documentele în condiţii


corespunzătoare, asigurându-le împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării
în alte situaţii decât cele prevăzute de lege.
Documentele de arhivă se păstrează în depozite construite special sau în încăperi
amenajate în acest scop, cu asigurarea condiţiilor necesare pentru păstrarea corespunzătoare a
documentelor şi pentru protecţia lor faţă de acţiunea agenţilor de deteriorare: praf, lumina
solară, solicitări la uzura mecanică, variaţii de temperatură şi umiditate, temperaturi excesive,
surse de infecţie sau întreţinere a agenţilor biologici, pericol de foc, inundaţii sau infiltraţii de
apă.
Noile construcţii ale creatorilor şi deţinătorilor de arhivă vor fi avizate numai în cazul
în care au spaţii prevăzute pentru păstrarea arhivei. Elementele de rezistenţă ale construcţiei
vor fi dimensionate conform standardelor în vigoare, ţinându-se seama că încărcarea cu arhivă
(numai în zona rafturilor) se apropie ca valoare de sarcina dată de hârtia depozitată în vrac.
Încăperile destinate păstrării arhivei la creatorii de arhivă trebuie să îndeplinească
următoarele condiţii:
- nu trebuie amplasate deasupra, dedesubtul sau în vecinătatea magaziilor de substanţe
explozibile, inflamabile, corozive, de coloranţi, a încăperilor în care se lucrează cu foc
deschis, a ghenelor de reziduuri menajere ;
- nu se amplasează în poduri, mansarde, subsoluri tehnice sau în încăperi inundabile ;
- nu se amplasează în construcţii provizorii ;
- prin depozitele de arhivă se interzice trecerea conductelor de gaze combustibile, a
coşurilor şi canalelor de fum ;
- rafturile, dulapurile, rastelele etc. trebuie confecţionate din materiale incombustibile.
Amplasarea acestora se face astfel încât să poată permite o evacuare rapidă a materialului
depozitat ;
- instalaţiile electrice din depozitele de arhivă trebuie executate, astfel încât, să poată fi
deconectate din exteriorul încăperii. Corpurile de iluminat se amplasează pe axul culoarelor
dintre rafturi, la o distanţă de minimum 50 cm de arhivă depozitată. Corpurile de iluminat
electric cu incandescenţă trebuie prevăzute cu globuri de protecţie.
Dimensionarea elementelor de păstrare a arhivei (rafturi, dulapuri etc.) se va face în
funcţie de dimensiunile materialului suport (hârtie, film etc.), ale materialelor de protecţie
(cutii, containere etc.), ale spaţiului din construcţie aferent, asigurându-se accesul la
materialul depozitat şi posibilitatea unei evacuări rapide în caz de necesitate. Se recomandă
amplasarea rafturilor perpendicular pe sursa de lumină naturală, iar iluminatul artificial va
urmări culoarul dintre rafturi. Se vor lua măsuri pentru asigurarea stabilităţii sistemelor de
depozitare.
Între pereţi şi rafturi, ca şi între rafturi se asigură un spaţiu liber de 0,7 - 0,8 m lăţime.
În depozitele mari se pot organiza şi coridoare centrale de 1,5 - 2,0 m lăţime, pe lungimea sau
pe lăţimea depozitului, pentru manevrarea documentelor.
Pentru depozite mai mari de 50 mp este necesară organizarea de camere de lucru lângă
depozit.
Toate depozitele de arhivă mai înalte de 2,4 m se dotează cu scări de arhivă. În funcţie
de necesităţi, depozitele pot fi dotate şi cu cărucioare de transport interior.
Pentru protejarea împotriva degradării, documentele se introduc în cutii de carton,
mape, plicuri, tuburi etc. în raport de natura şi dimensiunea lor.

24
Aşezarea documentelor în rafturi se face pe manşeta de îndosariere sau pe manşeta
inferioară.
În depozitele de arhivă se vor asigura curăţenia şi ordinea interioară, pentru a se evita
insalubrizarea acestora sau instalarea de focare biologice (rozătoare, insecte, mucegai); în
cazul semnalării pericolului de degradare a documentelor se iau măsuri de înlăturare a
acestuia, cerându-se, în cazurile deosebite, sprijinul Arhivelor Naţionale. Înlăturarea agenţilor
dăunători se face prin desprăfuire, curăţire mecanică, dezinsecţie şi deratizare. Desprăfuirea
documentelor se face cu peri moi sau tampoane, iar absorbţia prafului rezultat, cu aspiratoare
electrice. Dezinfecţia, dezinsecţia şi deratizarea depozitelor de arhivă se fac ori de câte ori
este nevoie şi cel puţin o dată la 5 ani. Este interzisă păstrarea oricăror alte materiale ce nu
aparţin depozitelor de arhivă. Reparaţiile interioare, zugrăvelile şi lucrările de întreţinere a
depozitului de arhivă se fac ori de câte ori este nevoie, asigurându-se în permanentă igiena
încăperilor şi funcţionarea normală a instalaţiilor electrice şi sanitare.
Pentru prevenirea incendiilor se interzice folosirea focului deschis, a radiatoarelor,
reşourilor, fumatului în incinta depozitului, precum şi utilizarea comutatoarelor,
întrerupătoarelor sau altor instalaţii electrice defecte.
Camerele de lucru, depozitele de arhivă, ca şi terenul învecinat construcţiei de arhivă
vor fi menţinute în ordine şi curăţenie, cu păstrarea liberă a căilor de acces, a locurilor din
apropierea gurilor de apă şi a instalaţiilor de stingere a incendiilor.
Depozitele şi celelalte încăperi din vecinătatea acestora vor fi prevăzute cu stingătoare
portabile, cu încărcătură de dioxid de carbon şi praf sau gaze inerte, asigurându-se toate
celelalte condiţii necesare stingerii incendiilor, prevăzute în normele de stat în vigoare.
Depozitele vor fi prevăzute cu mijloace de alarmare şi semnalizare antiincendiu, iar după caz
şi cu instalaţii de stingere automată a incendiilor.
Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să păstreze în stare perfectă de
funcţionare utilajul şi materialele de prevenire şi stingere a incendiilor, pe care le au în dotare
şi să controleze periodic existenţa şi starea de funcţionare a acestora.
Ferestrele şi alte locuri de acces vor fi prevăzute cu gratii care să prevină efracţia în
depozite.
La manipularea şi transportul documentelor se iau măsurile de protecţie necesare
asigurării arhivei pe toată durata transportului
Creatorii şi deţinătorii de documente au obligaţia să comunice Arhivelor Naţionale sau
direcţiilor judeţene intenţia de a construi sau amenaja depozite de arhivă, pentru a primi
confirmarea locurilor unde urmează să amplaseze depozitele de arhivă.
În cazuri deosebite, creatorii şi deţinătorii de documente pot solicita consultanţă de
specialitate Arhivelor Naţionale şi structurilor judeţene, după caz, pentru organizarea unor
măsuri de conservare, asigurare şi protecţie a documentelor pe care le deţin. Orice situaţie de
calamitate în depozitele de documente se comunică imediat Arhivelor Naţionale sau
structurilor teritoriale, după caz.
Dosarele preluate de la compartimentele de muncă se organizează în depozitul de
arhivă pe ani şi, în cadrul anului, pe compartimente şi termene de păstrare, sau pe
compartimente şi, în cadrul compartimentului, pe ani şi pe termene de păstrare. Pe rafturi,
dosarele se aşază de sus în jos şi de la stânga la dreapta. Rafturile şi poliţele se numerotează.

5.2. Monitorizarea parametrilor din depozit şi a integrităţii mijloacelor de


protecţie
5.2.1. Noţiuni privind funcţionarea şi întreţinerea aparaturii din depozit

În cazul în care creatorul deţine documente de mai multe tipuri (hârtie, filme,
fotografii, benzi magnetice etc.), acestea se depozitează pe categorii, dependente de natura

25
materială a acestora, astfel încât păstrarea şi conservarea lor să poată fi organizată în mod
corespunzător.
Depozitele de benzi magnetice nu vor avea în apropiere câmpuri magnetice.
În depozitele de arhivă conţinând documente scris trebuie să se asigure un microclimat
caracterizat prin temperaturi cuprinse între 15 - 24° C şi umidităţi relative de 50 - 60%.
Pentru depozitele de materiale fotografice, ca şi pentru cele cuprinzând benzi
magnetice, temperaturile optime sunt cuprinse între 14 - 18° C, iar umiditatea relativă de 40 -
50%.
Pentru măsurarea şi urmărirea parametrilor de microclimat, depozitele vor fi dotate cu
aparate de control (termometre, higrometre şi alte asemenea), iar citirile vor fi consemnate
într-un caiet de depozit.
Ferestrele vor fi asigurate împotriva luminii solare prin perdele de doc sau alte sisteme
parasolare (geamuri absorbante, obloane etc.).
Depozitele, atunci când nu dispun de instalaţii de climatizare sau centrale de ventilaţie,
se vor aerisi natural. Această aerisire se va efectua atunci când umiditatea atmosferică se
încadrează în limitele specificate mai sus, fără a se depăşi 1 - 3 schimburi de aer/oră, iar viteza
curentului de aer se va înscrie în limitele de 0,1 - 0,3 m/secundă.

26
ATRIBUŢIILE PERSONALULUI COMPARTIMENTULUI DE ARHIVĂ

a) iniţiază şi organizează activitatea de întocmire a nomenclatorului dosarelor, în


cadrul unităţii respective; asigură legătura cu Arhivele Naţionale, în vederea verificării şi
confirmării nomenclatorului, urmăreşte modul de aplicare a nomenclatorului la constituirea
dosarelor;

b) verifică şi preia de la compartimente, pe bază de inventare, dosarele constituite;


întocmeşte inventare pentru documentele fără evidenţă (anexa nr. 2 din Instrucțiunile privind
activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente), aflate în depozit; asigură
evidența tuturor documentelor intrate şi ieşite din depozitul de arhivă, pe baza registrului de
evidenţă curentă anexa nr. 4 din Instrucțiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi
deţinătorii de documente);

c) şeful compartimentului de arhivă este secretarul comisiei de selecţionare şi, în


această calitate, convoacă comisia în vederea analizării dosarelor cu termene de păstrare
expirate şi care, în principiu, pot fi propuse pentru eliminare ca fiind nefolositoare; întocmeşte
formele prevăzute de lege pentru confirmarea lucrării de către Arhivele Naţionale; asigură
predarea integrală a arhivei selecţionate la unităţile de recuperare;

d) cercetează documentele din depozit în vederea eliberării copiilor şi certificatelor


solicitate de cetăţeni pentru dobândirea unor drepturi, în conformitate cu legile în vigoare;

e) pune la dispoziţie, pe bază de semnătură, şi ţine evidenţa documentelor împrumutate


compartimentelor creatoare; la restituire, verifică integritatea documentului împrumutat; după
restituire, acestea vor fi reintegrate la fond;

f) organizează depozitul de arhivă după criterii prealabil stabilite, conform


prevederilor Legii Arhivelor Naţionale, menţine ordinea şi asigură curăţenia în depozitul de
arhivă; solicită conducerii unităţii dotarea corespunzătoare a depozitului (mobilier, rafturi,
mijloace P.S.I. ş.a.): informează conducerea unităţii şi propune măsuri în vederea asigurării
condiţiilor corespunzătoare de păstrare şi conservare a arhivei;

g) pune la dispoziţia delegatului Arhivelor Naţionale toate documentele solicitate cu


prilejul efectuării acţiunii de control privind situaţia arhivelor de la creatori;

h) pregăteşte documentele (cu valoare istorică) şi inventarele acestora, în vederea


predării la Arhivele Naţionale, conform prevederilor Legii Arhivelor Naţionale.

27

S-ar putea să vă placă și