Suport privind gestionarea proiectului salarial in Versiune

sistemul Internet Banking (Eximbank Online) completa

Suport privind gestionarea proiectului salarial in sistemul Internet Banking

(Eximbank Online)

I. Gestionare proiect salarial

Prezentul Suport descrie procesul de gestionare a proiectelor salariale ce opereaza cu valutele
MDL si USD în cadrul sistemului Internet Banking (Eximbank Online). In 99% din cazuri, proiectele
salariale sunt deschise în MDL, doar un numar limitat de proiecte salariale sunt deschise în USD.
În exemplele prezentate mai jos ne vom referi doar la proiectele salariale în MDL, dar aceeasi
regula se aplica si la proiectele salariale in USD.

1. Meniul Setare Salariat Nou

Acest meniu permite includerea intr-un proiect salarial existent a unui salariat nou care detine un
card in valuta proiectului salarial deschis la EXIMBANK-GVB (Banca). Astfel, intr-un proiectul
salarial deschis in MDL pot fi incluse toate cardurile emise de Banca in doar in MDL (in valuta
proiectului salarial).
ATENTIE!!! In cazul salariatilor noi, care au depus la Banca cereri de emitere a unui card nou ,
acest procedeu nu se raspindeste.

Modul de aplicare a acestui meniu:

1.1 Setare salariat nou:

a. In celula Cod IBAN se introduce codul IBAN al contului de plati al salariatului („cont de card” conf.
Regulament BNM) si se apasa butonul . Codul IBAN este embosat pe frontala a
cardului, sub numele si prenumele detinatorului de card. In caz de absenta a acestuia, salariatul
urmeaza sa se adreseze la orice filiala a Bancii si sa solicite eliberarea/prezentarea acestuia.
 Suport privind gestionarea proiectului salarial in Versiune
sistemul Internet Banking (Eximbank Online) completa

b. In cazul cand codul IBAN este introdus incorect, aplicatia Va afisa semnul .
c. In cazul cand codul IBAN este introdus corect, aplicatia Va afisa semnul .
d. In celula Numar Tabel se introduce numarul de tabel, atribuit salariatului si se apasa butonul
. Acesta poate avea doar valoare numerica, fara zerouri in fata.
ATENTIE!!! In cadrul unui proiectul salarial numerele de tabel trebuie sa fie unice. Acestea
urmeaza a fi introduse fara zerouri in fata. De exemplu: numerele de tabel 01, 001, 0001 se
refera doar la numarul de tabel 1.
e. In cazul cand numarul de tabel este deja atribuit unui alt card, aplicatia Va afisa semnul ,
insotit de comentariul:

f. In cazul cand numarul de tabel este introdus corect, aplicatia Va afisa semnul .

g. La apasarea butonului , aplicatia va afisa mesajul:

1.2 Includerea simultana a mai multor carduri in proiectul salarial:

a. Pentru includerea in proiectul salarial a mai multor carduri se apasa butonul . Ecranul
va afisa celule noi in care pot fi introduse codurile IBAN spre verificare.

b. Iconitele din fata codurilor IBAN introduse urmeaza a fi bifate.

c. Procedura de finalizare a operatiei de includere este identica cu procedura descrisa in punctele
1.1.a - 1.1.g.
 Suport privind gestionarea proiectului salarial in Versiune
sistemul Internet Banking (Eximbank Online) completa

2. Meniul Gestiune Lista Salariati

Acest meniu permite gestiunea listei angajatilor din cadrul proiectului salarial: sincronizarea listei
salariatilor din Internet Banking (Lista Master) cu lista salariatilor din baza de date a Bancii;
includerea/excluderea salariatilor (cardurilor) in/din proiectul salarial, modificarea numarului de
tabel; crearea de subliste, etc.
ATENTIE!!! Lista Master va contine toate cardurile valabile, incluse in proiectul salarial.

Modul de aplicare a meniului:

2.1 Sincronizarea listei salariatilor din Internet Banking (Lista Master) cu lista salariatilor din baza de
date a Bancii:
a. Pentru sicronizarea listelor apasati butonul si confirmati actiunea.

b. Dupa actualizarea Listei Master, aplicatia va afisa mesajul:

c. Tot in acest ecran aplicatia afiseaza data ultimei sincronizari:

ATENTIE!!! Sincronizarea listei este necesara doar in cazul cind au fost efectuate modificari pe
cardurile incluse in proiectul salarial din aplicatia Bancii. De exemplu: emiterea unui card nou,
modificarea numarului de tabel, includerea/excluderea unui card in/din proiectul salarial si
anularea cardului.
 Suport privind gestionarea proiectului salarial in Versiune
sistemul Internet Banking (Eximbank Online) completa

2.2 Gestiune Lista Master

a. Se selecteaza Lista Master si se apasa butonul .
b. Pentru vizualizarea doar a unui angajat se completeaza cimpurile de cautare si se apasa butonul
. Pentru vizualizarea Listei Master integrale se apasa butonul fara completarea
campurilor:

c. Aplicatia afiseaza urmatoarele date ale salariatului: numele, prenumele, codul personal, numarul
cardului (trunchiat), codul IBAN, numarul de tabel, valuta cardului, includerea in subliste.

d. Datele din toate coloanele pot fi sortate in ordine alfabetica sau numerica. Pentru aceasta, faceti
click pe denumirea coloanei.
ATENTIE!!! Salariatii cu numarul de tabel 0 (carora inca nu li s-a atribuit un numar de tabel) nu
vor fi afisati in lista de transfer a salariului, deci salariile lor nu vor putea fi transferate la
conturile de card . Este necesara modificarea numarului de tabel 0 intr-un numar de tabel >0.

e. Pentru includerea in proiectul salarial a unei persoane nou angajate, care detine deja un card
emis de Banca:
i. se va apasa butonul
ii. se vor urma instructiunile descrise in p. 1.1 – 1.2
f. Pentru a modifica numarul de tabel a unui angajat:
i. Se selecteaza angajatul
ii. Se apasa butonul
iii. In ecranul aparut se introduce numarul nou de tabel si se apasa butonul
iv. In cazul cand numarul de tabel este atribuit altui card, aplicatia Va afisa semnul , insotit
de comentariul:

v. In cazul cand numarul de tabel este introdus corect, aplicatia Va afisa semnul .
vi. Se apasa butonul . Aplicatia va afisa mesajul:
 Suport privind gestionarea proiectului salarial in Versiune
sistemul Internet Banking (Eximbank Online) completa

g. Pentru excluderea din proiectul salarial a unui salariat (card):

i. Se selecteaza angajatul

ii. Se apasa butonul si se confirma actiunea

iii. Aplicatia va exclude salariatul (cardul) atat din proiectul salarial din Internet Banking, cat si
din aplicatia Bancii.

2.3 Gestiune Sublista

Sublista reprezinta o lista cu un numar redus de salariati din Lista Master (de exemplu, a unei
subdiviziuni din cadrul companiei), creata de angajator, , pentru facilitarea procesului de transfer
al salariilor. De regula, sublista este creata pentru plati periodice, in favoarea acelorsi persoane. De
exemplu: plati lunare pentru inchirierea autoturismelor personale, incaperilor, etc., utilizate in
scop de serviciu.
ATENTIE!!! In sublista pot fi incluse doar persoane din Lista Master.

Modul de aplicare a meniului:

a. Se selecteaza Sublista;
b. Dupa selectare vor aparea urmatoarele optiuni:

c. In lista de valori se vor afisa toate sublistele create;

d. Butonul este folosit pentru crearea unei subliste noi;
i. Dupa apasarea butonului se va deschide ecranul in care se va selecta valuta proiectului
salarial si denumirea sublistei

ii. Daca se doreste ca sublista sa fie constituita doar dintr-un singur salariat, in cimpurile de
cautare se vor introduce datele acestuia si se apasa butonul . In cazul cand lista
este constituita din mai multi salariati, din start se va apasabutonul , fara utilizarea
altor criterii de cautare.
 Suport privind gestionarea proiectului salarial in Versiune
sistemul Internet Banking (Eximbank Online) completa

iii. Se bifeaza persoanele care se doreste sa faca parte din viitoarea sublista si se apasa butonul

iv. In cazul cand operatiunea a fost efectuata cu succes, aplicatia va afisa mesajul:

e. Butonul este folosit pentru redenumirea sublistei

i. Se selecteaza sublista din lista de valori , dupa care se apasa butonul ”Redenumire”;
ii. Se va deschide ecranul in care urmeaza a fi redenumita lista;
iii. Dupa redenumire, se apasa butonul .

f. Butonul este folosit pentru stergerea sublistei;

i. Se selecteaza sublista din lista de valori, dupa care se apasa butonul ;
ii. La confirmarea actiunii, sublista este stearsa;

g. Butonul este folositpentru vizualizarea si editarea sublistei;

i. La apasarea butonului „Vizualizare/Editare” se va deschide ecranul in care se va selecta o
persoana anumita din sublista. Pentru afisarea tuturor salariatilor din sublista se va apasa
butonul ;
ii. Butonul este folosit pentru excluderea din sublista a unui salariat;
iii. La apasarea butonului „Asigneaza/Dezasigneaza” sa va afisa lista cu toti salariatii din sublista.
Pentru excluderea uneipersoane din sublista este necesara bifarea ei, dupa care se apasa
butonul ;
iv. In cazul cand operatiunea a fost efectuata cu succes, aplicatia va afisa mesajul:
 Suport privind gestionarea proiectului salarial in Versiune
sistemul Internet Banking (Eximbank Online) completa

3. Meniul Transfer Salarii

Acest meniu se foloseste pentru executarea borderoului salarial si anume distribuirea mijloacelor
financiare de la contul conventiei de salarizare la conturile de card al salariatilor. Prin urmare,
pentru procesarea borderoului, initial, este necesar de efectuat transferul fondului de salarizare de
la contul curent al companiei la contul de tranzit al conventiei de salarizare.

3.1 Setarea beneficiarului platii ordinare.

a. Se acceseaza Modulul GESTIUNE PLĂȚI/TRANSFERURI, meniul Gestiune Beneficiar Plati Ordinare.

b. In ecranul deschis , se apasa butonul

c. Se bifeaza optiunea „Beneficarul este client Eximbank-Gruppo Veneto Banca?”
d. Se introduce codul IBAN al contului proiectului salarial
e. Se apasa butonul

f. Aplicatia va completa in mod automat toate celulele, marcate cu rosu, asa cum este aratat in
captura de ecran de mai sus.
g. Se apasa butonul .

3.2 Transferul sumelor destinate salariului de la contul curent la contul conventiei de salarizare.
a. Se acceseaza modulul PLĂȚI/TRANSFERURI, meniul Plata Ordinara;
 Suport privind gestionarea proiectului salarial in Versiune
sistemul Internet Banking (Eximbank Online) completa

b. In ecranul deschis toate optiunile necesare efectuarii transferului se vor bifa implicit. Se apasa
butonul ;

c. In ecranul afisat, se selecteaza beneficiarul platii (contul conventiei de salarizare), dupa care se
apasa butonul ;

d. In ecranul nou deschis se selecteaza Contul Platitor, Suma, se completeaza campul Detaliile
Platii,dupa care se apasa butonul ;
 Suport privind gestionarea proiectului salarial in Versiune
sistemul Internet Banking (Eximbank Online) completa

e. In cazul cand operatiunea a fost efectuata cu succes,aplicatia va afisa mesajul:

f. Persoanele autorizate din cadrul Companiei vor autoriza plata conform procedurii stabilite in
p.3.2 g-i. Notificarea privind platile in asteptarea autorizarii sunt afisate in coltul dreapta-sus al
ecranului, sub numele utilizatorului;

g. Se acceseaza instructiunea de plata, se bifeaza si se autorizeaza prin apasarea butonului

;

h. In meniul de aplicare a semnaturii electronice se va selecta certificatul digital, se va introduce

parola semnaturii, dupa care se va apasa butonul ;
i. In cazul cand operatiunea a fost efectuata cu succes, se va afisa mesajul:
 Suport privind gestionarea proiectului salarial in Versiune
sistemul Internet Banking (Eximbank Online) completa

3.3 Executarea borderoului de salariu

a. Se acceseaza modulul PROIECT SALARIAL, meniul Transfer Salarii

b. In ecranul afisat este implicit selectata optiunea „Lista Salariati”. Se apasa butonul ;

c. Executarea borderoului salarial poate fi efectuata in doua modalitati: selectarea beneficiarilor din
Lista Master sau incarcarea borderoului prin intermediul unui fisier electronic.
i. selectarea beneficiarilor din Lista Master:

 Se selecteaza valuta, lista (master sau sublista), dupa care se apasa butonul si se
inscriu detaliile platii:

ATENTIE!!! Contul de debit va aparea in mod automat dupa apasarea butonului .

Contul de debit reprezinta contul conventiei de salarizare.
In cazul selectarii Listei Master se va afisa doar salariatii cu numarul de tabel >0.

 Se selecteaza (se bifeaza) salariatii, beneficiari de salarii, dupa care li se atribuie sumele
care urmeaza a fi virate la conturile de card. Sumele intregi in lei se divizeaza de zecimalele
in bani prin punct. Exemplu: „3504.27”
 Suport privind gestionarea proiectului salarial in Versiune
sistemul Internet Banking (Eximbank Online) completa

 Dupa apasarea butonului in celula „Suma Totala” va aparea suma totala per
borderou.
ATENTIE!!! Contul conventiei de salarizare este un cont de tranzit. In acest
cont urmeaza a fi virate doar sumele care vor fi utilizate in ziua curenta.
Soldul contului de tranzit la sfirsitul fiecarei zile trebuie sa fie egal cu zero.
Prin urmare, suma indicata in campul Cont Debit (contul conventiei
de salarizare) trebuie sa fie echivalenta sumei din campul Suma Totala.

 Se apasa butonul ;
 In cazul cand operatiunea a fost efectuata cu succes, se va afisa mesajul:

 Persoanele autorizate din cadrul Companiei vor autoriza plata conform procedurii
stabilite in p. 3.2 g-i. Notificarea privind platile in asteptarea autorizarii sunt afisate in
coltul dreapta-sus al ecranului, sub numele utilizatorului;

ATENTIE!!! Autorizarea transferului salarial se efectueaza separat de plata ordinara prin

care a fost transferata mijloacele banesti din contul curent la contul conventiei de
salarizare, descrisa in p. 3.2.
ii. Incarcarea borderoului de pe un fisier electronic
 Se selecteaza optiunea de incarcare a fisierului, se incarca fisierul prin apasarea butonului

Browse , dupa care se apasa butonul :

 Suport privind gestionarea proiectului salarial in Versiune
sistemul Internet Banking (Eximbank Online) completa

ATENTIE!!! Fisierul cu borderoul salarial are o structura strict definita (Anexa nr. 1).
Mostra fisierului poate descarcata de pe portalul Bancii https://online.eximbank.com/:

 Aplicatia va afisa si bifa toti angajatii din fisierul incarcat, precumi si sumele care urmeaza
a fi transferate. De asemenea, va fi completata si celula „Suma Totala” cu suma totala
aferenta borderoului.

 Ulterior, se va apasa butonul .

 In cazul cand operatiunea a fost efectuata cu succes, seva afisa mesajul:
 Suport privind gestionarea proiectului salarial in Versiune
sistemul Internet Banking (Eximbank Online) completa

 Persoanele autorizate din cadrul Companiei vor autoriza plata conform procedurii
stabilite in p. 3.2 g-i. Notificarea privind platile in asteptarea autorizarii sunt afisate in
coltul dreapta-sus al ecranului, sub numele utilizatorului;

d. Optiunea „Statutul/Istoricul Plăților Salariale Proprii” afiseaza platile salariale efectuate cu succes
sau respinse.
i. Se selecteaza optiunea „Statutul/Istoricul Plăților Salariale Proprii” si se apasa butonul

ii. In ecranul deschis se introduce criteriul de cautare, dupa care se apasabutonul

iii. Aplicatia va afisa borderourile salariale efectuate si statutul acestora (procesat, respins,
anulat etc.), mesajul Bancii privind motivul respingerii, data executarii, suma, data, etc.
 Suport privind gestionarea proiectului salarial in Versiune
sistemul Internet Banking (Eximbank Online) completa

Anexa nr. 1
Structura fisierului de import (proiect salarial)
1. Extensia fisierului de import: .csv;
2. Formatul fisierului de import: p0419071.csv, 43019071.csv sau 104519071.csv, unde p04*, 430 sau 1045 este
numarul Conventiei de salarizare;
3. Doua cifre dupa numarul Conventiei de salarizare (19) reprezinta Ziua Lunii cind fisierul este importat in
Internet Banking;
4. Doua cifre dupa Ziua Lunii (07) reprezinta Luna anului cind fisierul este importat in Internet Banking;
5. Ultimul simbol dupa Luna (1) reprezinta Numarul de ordine a fisierului de import;
6. Structura fisierului de import:

Numele campului Lungimea Mandatoriu Descriere

TAB_NO INT (4) Yes Numarul de tabel
NAME_EM STRING 80/80 Yes NUMELE/PRENUMELE angajatului
TR_AMOUNT DOUBLE Yes Suma salariului
KV INT (3) Yes Codul valutei. Pentru MDL: 498; USD: 840
99999 DOUBLE Yes Suma totala
*Important:
1. Daca numarul Conventiei de salarizare este compus din 3 simboluri si numarul se incepe cu zero, atunci pentru
denumirea fisierului este necesar de inlocuit zeroul din fata cu litera "p".
De exemplu: codul p04 corespunde numarului Conventiei de salarizare 004;
2. Daca numarul Conventiei de salarizare incepe cu alta cifra decit zero atunci denumirea fisierului nu se modifica.

Versiune in engleza:
1. File name extension is .csv;
2. The file name must have the following formats: p0419071.csv, 43019071.csv or 104519071.csv, where: p04 or
430 or 1045 is the Salary Project Code;
2.1. If the three or four digit Salary Project Code begins with zero, then the first zero must be replaced with the
letter "p" (p04);
2.2. If the three or four digit Salary Project Code begins with any digit, except zero, then its value it is saved in file
name format without any changes (430 or 1045);
3. Two digits next to Salary Project Code (19) is the Day of the Month;
4. Two digits next to Day of the Month (07) is the Month of the year;
5. The last digit next to Month (1) is the Sequence Number of the Salary Project during the Day;
6. The Salary Project file structure must be the following:

Field Name Length Mandatory Description

TAB_NO INT (4) Yes Employee ID
NAME_EM STRING 80/80 Yes Employee Last Name/First Name
TR_AMOUNT DOUBLE Yes Transaction Amount
KV INT (3) Yes Currency Code. For MDL: 498; For USD: 840;
99999 DOUBLE Yes Total file amount
 Suport privind gestionarea proiectului salarial in Versiune
sistemul Internet Banking (Eximbank Online) completa

II. Intrebari si raspunsuri

1. Intrebare: De unde poate fi luat codul IBAN al salariatului?

Raspuns: Pentru majoritatea cardurilor, codul IBAN este imprimat pe partea frontala a cardului, sub
numele si prenumele detinatorului de card. In caz de absenta a acestuia pe card,
detinatorul de card poate solicita eliberarea acestuia de la orice filiala a Bancii.

2. Intrebare: De unde poate fi luat codul IBAN al contului de tranzit (contul conventiei de
salarizare)?
Raspuns: Codul IBAN este inscris in “Conventie privind plata salariilor angajatilor prin intermediul
cardurilor bancare” p. 2.1.

3. Intrebare: Cum se percepe comisionul aferent transferului salarial?

Raspuns: Comisionul se debiteaza automat din contul curent al companiei in momentul autorizarii
platii salariale.

4. Intrebare: Exista posibilitatea acumularii sumelor in contul conventiei de salarizare pe parcursul

lunii si distribuirii lor ulterioare la conturile salariatilor?
Raspuns: Contul conventiei de salarizare este un cont de tranzit care apartine Bancii. Prin urmare, in
acest cont nu pot fi acumulate sume. Dupa efectuarea fiecarui transfer de salarii, soldul
acestui cont trebuie sa fie egal cu zero.

5. Intrebare: Unde poate fi gasita descrierea fisierului de salariu ce poate fi incarcat in Internet
Banking?
Raspuns: Structura fisierului de import a fost descrisa in Anexa nr. 1 atasata la prezentul Suport.
Totodata de pe portalul Bancii „https://online.eximbank.com/” poate fi descarcata mostra
fisierului dat.

6. Intrebare: De ce la incarcarea Listei Master, in meniul Lista Salariati, nu apar toti angajatii?
Raspuns: Salariile pot fi virate doar salariatilor carora li s-au atribuit un numar de tabel, >0. Pana la
efectuarea unui transfer de salarii, trebuie sa Va asigurati ca tuturor angajatilor vizati li
s-au atribuit numere de tabel >0.

7. Intrebare: Plata salariala poate fi programata?

Raspuns: Plata salariala nu poate fi programata, deoarece aplicatia verifica disponibilitatea de
mijloace banesti in contul conventiei de salarizare, din momentul autorizarii transferului
salarial. In cazul cand in contul conventiei de salarizare nu sunt mijloace suficiente, plata
este respinsa.
 Suport privind gestionarea proiectului salarial in Versiune
sistemul Internet Banking (Eximbank Online) completa

8. Intrebare: Am executat transferul fondului de salarizare (plata ordinara) din contul curent la
contul conventiei de salarizare, precum si transferul salariilor la conturile de card ale salariatilor
(plata salariala), dar angajatii nu vad sumele transferate in conturile de card.
Raspuns: 1. Verificati daca transferul fondului de salarizare din contul curent la contul conventiei de
salarizare a fost finalizat cu succes (verificarea poate fi efectuata in meniul “Stare/Istoric
Plăți” – statutul platii trebuie sa fie „Procesata”).
2. Verificati statutul platii salariale, daca statutul platii este „Respinsa”, in coloana
Mesajul Bancii este indicat motivul respingerii platii.

9. Intrebare: A fost incarcata Lista Master, au fost bifati beneficiarii si au fost completate sumele
care urmeaza a fi transferate, dar la apasarea butonului „Transmite” aplicatia nu reactioneaza sau
afiseaza eroare.
Raspuns: Asigurati-va ca toti beneficiarii selectati au indicate valori in celulele din coloana „Suma” si
ca ati apasat butonul „Recalcul”.

10. Intrebare: Daca a fost autorizata plata salariala, cind vor fi disponibile salariatilor mijloacele
banesti transferate?
Raspuns: Orele de virare a mijloacelor banesti la conturile de card pe parcursul zilei sunt strict
definite. Prin urmare, daca plata a fost efectuata pina la ora 16:00 acestea vor fi
disponibile la conturile de plata ale angajatilor in maximum 2 ore din momentul
autorizarii platii.