Automatizari pentru birou

De la Wikipedia, enciclopedia liberă

Salt la navigareSalt la căutare
Automatizarea de birou se referă la mașinile și software-
ul computerizat variate utilizate pentru a crea, colecta, stoca, manipula și retransmite
informațiile de birou necesare pentru îndeplinirea sarcinilor de bază. Stocarea datelor
brute , transferul electronic și gestionarea informațiilor de afaceri electronice cuprind
activitățile de bază ale unui sistem de automatizare a biroului. [1] Automatizarea de birou
ajută la optimizarea sau automatizarea procedurilor de birou existente.
Coloana vertebrală a automatizării de birou este o rețea LAN , care permite utilizatorilor
să transfere date, poștă și chiar voce prin rețea. Toate funcțiile de birou, inclusiv
dictarea, tastarea , depunerea, copierea, faxul , Telex , gestionarea microfilmelor și
înregistrărilor, operațiunile telefonice și cu tablouri telefonice, se încadrează în această
categorie. Automatizarea biroului a fost un termen popular în anii 1970 și 1980, pe
măsură ce computerul desktop a explodat pe scenă.
Avantajele sunt:

1. Automatizarea de birou poate realiza mai multe sarcini mai rapid.

2. Elimină necesitatea unui personal mare.
3. Pentru stocarea datelor este necesară mai puțină stocare.
4. Mai multe persoane pot actualiza datele simultan în cazul modificărilor
programului. [2]

Schiță [ editați ]
Companiile își pot achiziționa și stoca cu ușurință mărfurile cu ajutorul tehnologiei. Multe
dintre sarcinile manuale care se făceau manual se pot face acum prin dispozitive
portabile și codare UPC și SKU . În cadrul comerțului cu amănuntul, automatizarea
sporește și alegerea. Clienții își pot procesa cu ușurință plățile prin mașini automate de
carduri de credit și nu mai trebuie să aștepte la coadă pentru ca un angajat să
proceseze și să introducă manual numerele cardului de credit.
Bilanțurile salariale de birou au fost automatizate, ceea ce înseamnă că nimeni nu
trebuie să taie manual cecurile, iar acele cecuri care sunt tăiate pot fi tipărite prin
programe de computer. Depunerea directă poate fi configurată automat și acest lucru
reduce și mai mult procesul manual, iar majoritatea angajaților care participă la
depunerea directă își găsesc adesea salariile mai devreme decât dacă ar trebui să
aștepte ca cecurile să fie scrise și apoi compensate de bancă.
Alte modalități prin care automatizarea a redus forța de muncă a angajaților în sarcini
este direcția vocală automatizată. Prin utilizarea de solicitări, meniuri telefonice
automate și apeluri direcționate, nevoia angajaților de a fi dedicați să răspundă la
telefoane a fost redusă și, în unele cazuri, eliminată.
https://web.archive.org/web/20060420192030/http://business.enotes.com/small-business-
encyclopedia/office-automation

Enciclopedia întreprinderilor mici | Automatizari pentru birou

Automatizarea de birou se referă la echipamentele și programele informatice variate

utilizate pentru a crea, colecta, stoca, manipula și retransmite informațiile de birou necesare
pentru îndeplinirea sarcinilor și obiectivelor de bază. Stocarea datelor brute, transferul
electronic și gestionarea informațiilor de afaceri electronice cuprind activitățile de bază ale
unui sistem de automatizare a biroului.

Istoria automatizării de birou moderne a început cu mașina de scris și mașina de copiat,

care mecanizau sarcinile manuale anterioare. Astăzi, însă, automatizarea biroului este
înțeleasă din ce în ce mai mult ca un termen care se referă nu doar la mecanizarea
sarcinilor, ci și la conversia informațiilor în formă electronică. Apariția computerului personal
a revoluționat automatizarea biroului și astăzi sistemele de operare populare și interfețele
utilizatorului domină sistemele de computer de birou. Această revoluție a fost atât de
completă și s-a infiltrat în atât de multe domenii de activitate, încât aproape toate
întreprinderile folosesc cel puțin o aplicație comercială pentru computer în cadrul activității
zilnice. Chiar și cele mai mici companii utilizează în mod obișnuit tehnologia computerelor
pentru a menține înregistrări financiare, informații de inventar, înregistrări de salarizare și
alte informații comerciale pertinente.Jurnalul de contabilitate. "Pe măsură ce intrăm în noul
mileniu, a făcut un nou salt cuantic, trecând de la o prioritate la o condiție prealabilă pentru
a face afaceri."

BAZELE AUTOMATIZĂRII BIROURILOR

În general, există trei activități de bază ale unui sistem de automatizare de birou: stocarea
datelor, schimbul de date și gestionarea datelor. În fiecare domeniu larg de aplicații,
hardware și software se combină pentru a îndeplini funcțiile de bază.

Stocarea datelor include de obicei înregistrări de birou și alte formulare și documente de

birou principale. Aplicațiile de date implică captarea și editarea de fișiere, imagini sau foi de
calcul. Pachetele de procesare a textelor și de prezentare desktop acceptă date textuale și
grafice brute, în timp ce aplicațiile pentru foi de calcul oferă utilizatorilor capacitatea de a se
angaja în manipularea și ieșirea ușoară a numerelor. Aplicațiile de imagine permit captarea
și editarea imaginilor vizuale.

Software-ul și sistemele de manipulare a textului acoperă întregul domeniu al procesării

textelor și al publicării pe computer. Procesarea textului, cea mai simplă și obișnuită
activitate de automatizare a biroului, este introducerea (de obicei prin tastatură) și
manipularea textului pe computer. Aplicațiile comerciale de procesare a textelor de astăzi
oferă utilizatorilor un set sofisticat de comenzi pentru formatarea, editarea și tipărirea
documentelor text. Una dintre cele mai populare caracteristici ale pachetelor de procesare a
textului sunt șabloanele lor de documente preformate. Șabloanele configurează automat
lucruri precum dimensiunea fontului, stilurile de paragraf, anteturile și subsolurile și
numerele de pagină, astfel încât utilizatorul să nu trebuiască să reseteze caracteristicile
documentului de fiecare dată când creează o nouă înregistrare.
Publicarea desktop adaugă o altă dimensiune manipulării textului. Prin combinarea
caracteristicilor unui procesor de text cu funcții avansate de proiectare și aspectare a
paginilor, pachetele de editare desktop au apărut ca instrumente valoroase în crearea de
buletine informative, broșuri și alte documente care combină text și fotografii, diagrame,
desene și alte imagini grafice.

Software-ul și sistemele de manipulare a imaginilor sunt o altă fațetă a automatizării

biroului. Exemple de informații vizuale includ imagini cu documente, fotografii și grafică,
cum ar fi tabele și diagrame. Aceste imagini sunt convertite în fișiere digitale, care nu pot fi
editate la fel ca fișierele text. Într-un procesor de text sau o aplicație de editare desktop,
fiecare cuvânt sau caracter este tratat individual. Într-un sistem de imagine, întreaga
imagine sau document este tratată ca un singur obiect întreg. Una dintre cele mai populare
utilizări ale imaginilor computerizate se află în prezentări corporative sau
discursuri. Pachetele software de prezentare simplifică crearea de prezentări multimedia
care utilizează video, imagini, sunet și text pe computer într-un pachet de informații
integrat.

Programele de foi de calcul permit manipularea datelor numerice. Primele programe

populare de foi de calcul, cum ar fi Visi Calc și Lotus 123, au simplificat foarte mult
păstrarea înregistrărilor financiare obișnuite. Deosebit de utilă printre numeroasele opțiuni
de foaie de calcul este capacitatea de a utiliza variabile în declarații pro forma. Opțiunea pro
forma permite utilizatorului să schimbe o variabilă și să aibă o formulă complexă recalculată
automat pe baza noilor numere. Multe companii folosesc foi de calcul pentru management
financiar, proiecție financiară și contabilitate.

SCHIMBUL DE DATE În timp ce stocarea și manipularea datelor sunt o componentă a unui

sistem de automatizare de birou, schimbul de informații este o altă componentă la fel de
importantă. Transferul electronic este un domeniu general de aplicații care evidențiază
schimbul de informații între mai mulți utilizatori sau participanți. Poșta electronică,
mesageria vocală și facsimilul sunt exemple de aplicații de transfer electronic. Sistemele
care permit transferul instantaneu sau „în timp real” al informațiilor (adică conversații online
prin computer sau schimb audio cu captură video) sunt considerate sisteme de partajare
electronică. Software-ul de partajare electronică ilustrează natura colaborativă a multor
sisteme de automatizare de birou.

Sistemele de automatizare de birou care includ capacitatea de a partaja electronic informații

între mai mulți utilizatori simultan sunt denumite uneori sisteme groupware. Un tip de
groupware este un sistem electronic de întâlnire. Sistemele electronice de întâlnire permit
participanților dispersați geografic să facă schimb de informații în timp real. Participanții la
astfel de întâlniri electronice pot fi în același birou sau clădire sau la mii de kilometri
distanță. Sistemele de partajare electronică pe distanțe lungi folosesc de obicei o conexiune
de linie telefonică pentru a transfera date, în timp ce partajarea în același sistem implică
adesea doar o rețea locală de computere (nu este necesară nicio linie telefonică
exterioară). Eficacitatea funcțională a unor astfel de sisteme de partajare electronică a fost
un factor în creșterea telecomunicațiilor, ca opțiune pentru lucrători. Telecomunicatele
lucrează acasă,

Software-ul și sistemele de transfer electronic permit transmiterea electronică, vocală și

facsimilă a informațiilor despre birou. Poșta electronică utilizează stocarea pe computer și
un set comun de standarde de comunicații în rețea pentru a redirecționa mesajele
electronice de la un utilizator la altul. Cele mai multe dintre aceste sisteme permit
utilizatorilor să transmită poșta electronică către mai mulți destinatari. În plus, multe
sisteme de poștă electronică oferă funcții de securitate, mesagerie automată și sisteme de
gestionare a poștei, precum foldere electronice sau notebook-uri. Mesageria vocală oferă în
esență aceleași aplicații, dar pentru telefoane, nu pentru computere. Transmiterile prin fax
sunt limitate la releu de imagine și, deși utilizarea acestei opțiuni de comunicare a scăzut
oarecum odată cu apariția poștei electronice, aparatele de fax rămân standard în aproape
toate birourile de afaceri din America. În plus, noile tehnologii continuă să transforme
utilizarea faxului, la fel cum au influențat alte moduri de comunicare corporativă. De
exemplu, sunt disponibile acum convertizoarele de fax pentru computerul personal care
permit imprimarea de la distanță a informațiilor „faxate” prin computer, mai degrabă decât
printr-un aparat de fax dedicat. Într-adevăr, aceste plăci de circuite fax pentru
microcomputer înlocuiesc încet aparatele de fax independente. Simultan, alte echipamente
de birou tradiționale continuă să sufere modificări care le îmbunătățesc și capacitățile de
schimb de date. Copiatorele digitale, de exemplu, sunt din ce în ce mai multifuncționale (cu
capacități de copiere, imprimare, trimitere prin fax și scanare) și conectabile la rețele de
calculatoare. sunt acum disponibile convertizoare de fax pentru computerul personal care
permit imprimarea de la distanță a informațiilor „faxate” prin computer, mai degrabă decât
printr-un aparat de fax dedicat. Într-adevăr, aceste plăci de circuite fax pentru
microcomputer înlocuiesc încet aparatele de fax independente. Simultan, alte echipamente
de birou tradiționale continuă să sufere modificări care le îmbunătățesc și capacitățile de
schimb de date. Copiatorele digitale, de exemplu, sunt din ce în ce mai multifuncționale (cu
capacități de copiere, imprimare, trimitere prin fax și scanare) și conectabile la rețele de
calculatoare. sunt acum disponibile convertizoare de fax pentru computerul personal care
permit imprimarea de la distanță a informațiilor „faxate” prin computer, mai degrabă decât
printr-un aparat de fax dedicat. Într-adevăr, aceste plăci de circuite fax pentru
microcomputer înlocuiesc încet aparatele de fax independente. Simultan, alte echipamente
de birou tradiționale continuă să sufere modificări care le îmbunătățesc și capacitățile de
schimb de date. Copiatorele digitale, de exemplu, sunt din ce în ce mai multifuncționale (cu
capacități de copiere, imprimare, trimitere prin fax și scanare) și conectabile la rețele de
calculatoare. aceste plăci de circuite fax pentru microcomputer înlocuiesc încet aparatele de
fax independente. Simultan, alte echipamente de birou tradiționale continuă să sufere
modificări care le îmbunătățesc și capacitățile de schimb de date. Copiatorele digitale, de
exemplu, sunt din ce în ce mai multifuncționale (cu capacități de copiere, imprimare,
trimitere prin fax și scanare) și conectabile la rețele de calculatoare. aceste plăci de circuite
fax pentru microcomputer înlocuiesc încet aparatele de fax independente. Simultan, alte
echipamente de birou tradiționale continuă să sufere modificări care le îmbunătățesc și
capacitățile de schimb de date. Copiatorele digitale, de exemplu, sunt din ce în ce mai
multifuncționale (cu capacități de copiere, imprimare, trimitere prin fax și scanare) și
conectabile la rețele de calculatoare.

GESTIONAREA DATELOR Sistemele de automatizare de birou sunt, de asemenea, adesea

utilizate pentru a urmări atât datele pe termen scurt, cât și pe termen lung, în domeniile
planurilor financiare, planurile de alocare a forței de muncă, cheltuielile de marketing,
achizițiile de inventar și alte aspecte ale afacerii. Managementul sarcinilor sau sistemele de
planificare monitorizează și controlează diverse proiecte și activități în cadrul
biroului. Sistemele electronice de management monitorizează și controlează activitățile și
sarcinile biroului prin cronologii, ecuații de resurse și programare electronică. Ca și în
schimbul de date, sistemele informatice de grup și de rețea câștigă popularitate pentru
gestionarea datelor. În cadrul acestor aranjamente, mai multor membri ai mediului de birou
li se oferă acces la o varietate de informații într-o locație electronică centrală.

CONSIDERAȚII DE AUTOMATIZARE A BIROURILOR: OAMENI, INSTRUMENTE ȘI

LOCUL DE MUNCĂ
Companiile angajate în lansarea sau modernizarea sistemelor de automatizare de birou
trebuie să ia în considerare o mare varietate de factori care pot influența eficacitatea
acestor sisteme. Acești factori includ considerații bugetare și spațiale fizice, modificări ale
infrastructurii de comunicații și alte considerații. Dar alți doi factori care trebuie luați în
considerare sunt formarea angajaților și proliferarea opțiunilor de automatizare a biroului:

 Instruire - Persoanele implicate în automatizarea biroului includ practic toți utilizatorii

automatizării și toți furnizorii de sisteme și instrumente de automatizare. O gamă
largă de oameni - inclusiv ingineri software și hardware, oameni de știință din
domeniul managementului, directori, lucrători de nivel mediu și secretari - sunt doar
câteva dintre persoanele care utilizează automatizarea de birou zilnic. Ca urmare,
instruirea personalului cu privire la aceste sisteme de automatizare de birou a
devenit o parte esențială a planificării multor companii. La urma urmei, sistemul de
automatizare de birou este la fel de bun ca oamenii care îl realizează și îl folosesc, iar
proprietarii și managerii inteligenți de afaceri recunosc că rezistența la locul de
muncă la aceste sisteme le poate diminua dramatic beneficiile. „Este adevărat că pe
măsură ce tehnologia se maturizează, nevoia de formare specială va scădea - pentru
că mâine
 Alegere - O gamă amețitoare de alternative de automatizare de birou sunt
disponibile pentru întreprinderi de toate formele, dimensiunile și domeniile de
activitate. Astfel de sisteme implică de obicei o investiție considerabilă de fonduri,
deci este înțelept ca managerii și proprietarii de afaceri să întreprindă un curs atent
de studiu înainte de a face o achiziție. Factorii principali care ar trebui luați în
considerare includ: costul sistemului, durata implicată în introducerea sistemului,
starea fizică a instalației în care va fi introdus sistemul, nivelul de asistență tehnică,
compatibilitatea cu alte sisteme, complexitatea sistemului (o factorul cheie în
determinarea alocărilor de timp și bani pentru formare) și compatibilitatea sistemului
cu zona de afaceri în care este implicată compania.

Deoarece Noua Economie de înaltă tehnologie continuă să evolueze în următorii câțiva ani,
experții în afaceri avertizează întreprinderile mici să nu rămână prea în urmă. Unele
întreprinderi mici rămân rezistente la schimbări și, prin urmare, rămân tot mai în urmă în
utilizarea tehnologiei de automatizare a biroului, în ciuda pletei de dovezi că aceasta
reprezintă valul viitorului. Antreprenorii și managerii care conduc aceste întreprinderi își
apără de obicei inacțiunea menționând că rămân capabili să își îndeplinească cerințele de
bază ale afacerii fără astfel de investiții sau susținând că noile inovații în tehnologie și
automatizare sunt prea costisitoare sau dificile de stăpânit. Dar, potrivit lui Zarowin, „aceste
raționalizări nu recunosc ceea ce descoperă mulți convertiți recenți la tehnologie: cu atât
mai mult întârzie, cu cât este mai mare decalajul și cu atât este mai greu de recuperat.  Și,
deși multe companii încă pot funcționa în mod adecvat cu hârtia și creionul, clienții lor - și
concurența lor - nu stau pe mâini. "

https://web.archive.org/web/20060513044312/http://business.enotes.com/small-business-
encyclopedia/office-automation/print