Sunteți pe pagina 1din 40

Universitatea Tomis Constanţa

Facultatea de Studii Economice şi Administrative

Specializarea Finanțe Bănci

LUCRARE DE LICENŢĂ

Conducător ştiinţific:

Lector Univ. dr. Georgeta Margareta Dobrescu

Absolvent:

Lupu Marius

Constanţa 2020
1
Universitatea Tomis Constanţa

Facultatea de Studii Economice şi Administrative

Specializarea Finanțe Bănci

ROLUL AUDITORILOR INTERNI ÎN


IMBUNĂTĂȚIREA ACTIVITĂȚII DE
RECUPERARE A DEBITELOR ÎN
CADRUL UNEI ENTITĂȚI ECONOMICE

Conducător ştiinţific:

Lector Univ. dr. Georgeta Margareta Dobrescu

Absolvent:

Lupu Marius

Constanţa 2020

2
CUPRINS

INTRODUCERE ........................................................................................................................ 4
CAPITOLUL1. ORGANIZAREA AUDITULUI INTERN LA NIVELUL UNEI
ENTITĂȚI ECONOMICE ........................................................................................................ 6
1.1.Originile conceptului de audit public intern .................................................................... 6
1.2. Situația actuală a activității de audit intern în cadrul entității .......................................... 8
1.3. Atribuțiile compartimentului de audit public intern ........................................................ 9
1.4. Asigurarea perfecţionării profesionale continue ............................................................ 10
1.5. Procedura aplicată în activitatea de recuperare a creanțelor în cadrul unei entități ....... 11
1.6. Procedura aplicată în activitatea de eșalonare la plată a facturilor în cadrul unei entități
.............................................................................................................................................. 20
CAPITOLUL 2. RAPORTUL MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN PRIVIND
EVALUAREA ACTIVITĂŢII JURIDICE ŞI GRADUL ÎN CARE OBIECTIVELE
SPECIFICE SUNT REALIZATE ............................................................................................ 23
2.1.Evaluarea inițială a controlului intern și stabilirea obiectivelor de audit........................ 23
2.2. Raport de audit intern .................................................................................................... 25
2.2.1. Introducere .............................................................................................................. 25
2.2.2. Metodologia de desfășurare a misiunii de audit public intern ............................... 25
2.2.3. Analiza structurii auditate și activitățile sale ......................................................... 27
2.2.4. Constatări și recomandări ...................................................................................... 29
2.2.5. Concluzii.................................................................................................................. 36
CONCLUZII............................................................................................................................. 38
BIBLIOGRAFIE ....................................................................................................................... 40

3
INTRODUCERE

Auditul intern este considerat de specialişti ca fiind controlul controlului, deoarece


acesta realizează atât evaluare cât şi analiza activităţilor desfăşurate de entitate, dar în special
realizează evaluarea nivelului de management.
Scopul principal al auditorului intern îl constituie, pe de o parte, sprijinirea
managementului pentru realizarea ţintelor pe care le are în faţă, iar pe de altă parte,
reactivarea celorlalţi factori implicaţi din interiorul structurii auditate. Acest ultim aspect
poate fi atins numai prin urmărirea existenţei, formalizării şi actualizării sistemice a
procedurilor interne şi a modului de implementare a lor în activitatea curentă. Practic,
sprijinirea managementului unei organizaţii nu se poate realiza decât prin analiza şi evaluarea
independentă a mecanismelor de decizie şi control de la toate nivelurile acesteia, a rezultatelor
obţinute în raport cu cele programate şi consilierea factorilor de conducere pentru corectarea
disfuncţiilor constatate şi gestionarea mai bună a riscurilor identificate, în vederea atingerii
obiectivelor stabilite. Putem afirma, fără teama de a greşi, că auditorul intern este aproape de
fiecare manager pe care îl consiliază, pentru ca acesta să găsească soluţii optime de rezolvare
a problemelor sale, într-o manieră nouă, în sensul că, prin deciziile luate, să asigure pârghiile
necesare realizării unui control mai eficient al activităţilor, programelor şi acţiunilor pe care le
coordonează. Specific acestei etape, auditul intern are un rol semnificativ în monitorizarea şi
amendarea permanentă a controlului intern, în scopul ajungerii acestuia la performanţa
scontată. De un audit performant se va putea vorbi atunci când, în toate unităţile, controlul
intern va intra pe adevăratul făgaş, iar auditul va putea aborda, într-un procent mult mai mare,
performanţa în locul regularităţii. Aceasta din urmă trebuie să fie asigurată şi garantată de un
puternic control intern.
În perioada actuală, majoritatea organizaţiilor afectate de criză sunt de acord cu
afirmaţia că o mai bună gestionare a riscurilor ar fi putut juca un rol important în prevenirea
crizei actuale, dar în acelaşi timp foarte mulţi manageri sunt de aceeaşi părere că auditorii
interni ar fi putut face mai mult pentru a ajuta companiile lor în identificarea riscurilor cheie.
Rezultă astfel necesitatea întăririi activităţii de audit. Totodată în vederea protejării
investitorilor şi stabilirii unui sistem riguros de control intern se atribuie un rol şi o necesitate.
“Unitatea Centrală de Armonizare pentru Auditul Public Intern (UCAAPI) a devenit
recent iniţiatorul unui demers, având ca scop creşterea contribuţiei activităţii de audit intern la
bunul mers al entităţilor publice. Textul normativ propus a fost adoptat si include o nouă
modalitate de organizare a activităţii de audit intern, prin sistemul de cooperare între mai
multe entităţi publice locale, cu scopul de a asigura în comun funcţia de audit intern. Sistemul
constă în gruparea, pe zone limitrofe şi pe principalele căi de comunicaţie, în jurul unei
primării, considerată primărie organizatoare, a mai multor primării locale. Între primăria
organizatoare şi celelalte primării locale urmează să se încheie un acord de cooperare privind
modul de exercitare în comun a activităţii de audit intern, reglementând în mod concret
elaborarea planului de audit intern, sistemul de derulare a misiunilor de audit intern,
modalităţile de raportare şi de urmărire a implementării recomandărilor, modalitatea de
finanţare a costurilor etc. Funcţia de audit intern ar urma să fie asigurată de primăria
organizatoare, care va dezvolta o structură de audit intern suficient de mare care să efectueze
anual cel puţin 2-3 misiuni de audit intern la nivelul standardelor profesionale, la primăriile
cuprinse în acordul de cooperare. Competenţa elaborării cadrului general al acordului de
4
cooperare între entităţile publice locale, pentru asigurarea funcţiei de audit intern, revine
MFP”1.
Numeroase companii se confruntă în activitatea practică cu dificultăţi la recuperarea
creanţelor. Această situaţie poate conduce la cazuri în care entitatea, în calitate de creditor, din
lipsă de numerar, nu va putea plăti propriilor creditori şi va fi nevoită să se îndatoreze cu
dobânzi împovărătoare ori, în cel mai rău caz, poate să devină insolvabilă. În asemenea
circumstanţe, adresarea către entităţile a obiectului de activitate al cărora îl constituie
recuperarea (colectarea) creanţelor poate fi o soluţie salvatoare. Astfel, chiar dacă creditorul
cedează creanţele la un preţ sub valoarea nominală, el se asigură împotriva propriei
insolvabilităţi.
Având în vedere cele prezentate, am ales să abordez această temă, deoarece activitatea
de audit intern are o deosebită importanţă în desfăşurarea în condiţii optime a activităţilor
entităţii. Auditul intern asigură depistarea neregulilor în activitatea entităților, dar formulează
și recomandări care au ca scop eliminarea riscurilor ce au ca și consecință apariția acestora.

1
https://codfiscal.net/40052/hg-1086... + 21 resurse!
5
CAPITOLUL1. ORGANIZAREA AUDITULUI INTERN LA
NIVELUL UNEI ENTITĂȚI ECONOMICE

1.1.Originile conceptului de audit public intern

„Termenul de „audit” provine din limba latină de la cuvântul „audit-auditare”, care are
semnificaţia de „a asculta“, dar despre audit se vorbeşte de pe vremea asirienilor, egiptenilor,
din timpul domniei lui Carol cel Mare sau a lui Eduard I al Angliei, dar auditul este o funcţie
nouă, cu particularităţi unice şi care nu se confundă cu nici un precedent istoric. Activităţile
de audit s-au realizat în decursul timpului şi în România, dar purtau alte denumiri. În
accepţiunea folosită în prezent, utilizarea conceptului de audit se accentuează în perioada
crizei economice din 1929 din SUA când, pe fondul recesiunii economice, companiile cotate
la bursă erau obligate să plătească importante sume de bani pentru achitarea prestaţiei
auditorilor externi care efectuau certificarea conturilor”2.
„Companiile mari americane foloseau deja serviciile oferite de Cabinetele de Audit
Extern, structuri independente care aveau menirea de a verifica bilanţurile contabile şi de a
certifica situaţiile financiare finale. Pentru a-şi îndeplini atribuţiile, cabinetele de audit
efectuau o serie de lucrări de specialitate care vizau cheltuielile semnificative cu impact direct
asupra creşterii costului auditului, şi anume: inventarierea patrimoniului, verificarea
conturilor, efectuarea unor sondaje, verificarea rulajelor şi a corectitudinii stabilirii soldurilor
conturilor. S-a observat că pot fi reduse cheltuielile cu auditul extern prin preluarea efectuării
tuturor lucrărilor pregătitoare din interiorul organizaţiei, de către propriul Cabinet de Audit
Intern, urmând ca pentru realizarea activităţii de certificare să se apeleze în continuare la
Cabinetele de Audit Extern. Pentru a distinge între auditorii celor două tipuri de cabinete,
primii au fost numiţi auditori interni, iar cei din urmă auditori externi. Cu timpul, auditorii
externi au renunţat în totalitate atât la acţiunile de inventariere a patrimoniului, cât şi la cele
de verificare a corectitudinii stabilirii soldurilor conturilor, concentrându-se pe realizarea unor
analize economico-financiare, corelaţii pe baza datelor furnizate de către auditorii interni şi
oferirea consultanţei şi soluţiilor managementului de vârf al organizaţiilor”3. După traversarea
crizei economice, auditorii interni au fost păstraţi şi utilizaţi în continuare deoarece aceştia
dobândiseră cunoştinţe vaste în utilizarea metodelor, tehnicilor şi instrumentelor financiar-
contabile.
„Rolul şi necesitatea auditorilor interni au crescut continuu şi au fost unanim
acceptate, motiv pentru care aceştia au simţit nevoia de a se organiza şi de a-şi standardiza
activităţile practicate. Astfel, în anul 1941, s-a creat în Orlando, Florida, SUA, Institutul
Auditorilor Interni – I.I.A., care a fost recunoscut internaţional. Ulterior, la acest institut a
aderat Marea Britanie, iar în 1951, Suedia, Norvegia, Danemarca şi alte state. În prezent,
acestui for i s-au afiliat peste 90 de institute naţionale ale auditorilor interni şi membri din
peste 120 ţări, în urma obţinerii calităţii de CIA – Auditor Intern Certificat, acordate de I.I.A.,
pe baza unor examene profesionale

2
https://codfiscal.net/40052/hg-1086... + 26 resurse!
3
http://www.oeconomica.uab.ro/upload... + 5 resurse!
6
În România, auditul intern a fost adoptat ca un termen la modă în domeniul controlului
financiar, însă cu timpul s-a reuşit decantarea conceptelor de control intern şi audit intern. În
prezent, există o problemă cu înţelegerea sistemului de control intern, care fiind obiect al
auditului intern, înglobează toate activităţile de control intern realizate în interiorul unei
entități şi riscurile asociate acestora. Auditul intern îşi va atinge obiectivele dacă există un
sistem de control intern organizat, formalizat, periodic, constituit din: standarde şi norme
profesionale, ghiduri procedurale, coduri deontologice (nu etice), care să susţină morala
profesiunii de audit”4.
Întreprinderile şi organizaţiile sunt în permanentă confruntare cu îmbunătăţirea
performanţelor lor într-un mediu care să le aducă toate garanţiile. Această îmbunătăţire este
din ce în ce mai căutată prin intermediul unei descentralizări a luării deciziei pentru a se
asigura pertinenţa şi implementarea rapidă. În aceste condiţii managerul întreprinderii sau
conducătorul instituţiei publice îşi va pune în mod normal întrebări privind bunul control
asupra funcţionării organizaţiei, exercitat de către el însuşi şi de către colaboratorii săi.
„Funcţia de audit intern oferă, din acest punct de vedere, siguranţa rezonabilă că operaţiunile
desfăşurate, deciziile luate sunt sub control şi că în acest fel contribuie la realizarea
obiectivelor organizaţiei. În caz contrar, funcţia de audit trebuie să ofere recomandări pentru a
remedia situaţia. Pentru aceasta, auditul intern evaluează sistemul de conducere şi control
intern, adică exact capacitatea organizaţiilor de a îndeplini în mod eficace obiectivele care le-
au fost atribuite şi de a avea un bun control asupra riscurilor inerente asociate activităţilor
desfăşurate în cadrul acestora.
Prin urmare, auditul intern este o funcţie deosebit de utilă pentru liderii organizaţiilor,
indiferent de nivelul lor de responsabilitate, ceea ce explică dezvoltarea sa pe parcursul
ultimelor două decenii, inclusiv extinderea domeniului de acţiune asupra eficacităţii şi
performanţei, dincolo de simpla regularitate”5.
Auditorii interni şi managerul trebuie priviţi ca parteneri şi nu ca adversari, având
aceleaşi obiective, printre care eficacitatea actului de management şi atingerea ţintelor
propuse. Managerii trebuie să înţeleagă recomandările auditorilor, să perceapă ajutorul pe care
îl primesc pentru stăpânirea riscurilor care apar şi evoluează continuu, raportat la poziţia
acestora în cadrul entităţii.
„Auditul intern nu poate certifica faptul că toate activităţile sunt protejate sau că nu
există disfuncţii, din singurul motiv important – relativitatea controlului intern - care este
obiectul său de activitate. Auditul intern face schimbarea mai puţin riscantă, dar o şi
favorizează. Axate la început pe probleme contabile, obiectivele auditului intern s-au deplasat
spre depistarea principalelor riscuri ale entităţilor şi evaluarea controlului intern al acestora”6.
„Profesia de auditor intern se bazează pe un cadru de referinţă flexibil, recunoscut în întreaga
lume, care se adaptează la particularităţile legislative şi de reglementare ale fiecărei ţări, cu
respectarea regulilor specifice ce guvernează diferite sectoare de activitate şi cultura
organizaţiei respective”7.

4
https://codfiscal.net/40052/hg-1086... + 12 resurse!
5
http://www.referat.ro/referate_desp... + 2 resurse!
6
http://www.oeconomica.uab.ro/upload...
7
https://codfiscal.net/40052/hg-1086... + 21 resurse!
7
1.2. Situația actuală a activității de audit intern în cadrul entității

“Activitatea de audit intern desfăşurată la nivelul structurii de audit intern, are rolul de
a contribui la creşterea calităţii activităţilor desfășurate de entitate, precum şi la stabilirea
principalelor direcţii de acţiune pentru realizarea acestui deziderat. Monitorizarea activităţii de
audit public intern se realizează de către Managerul General și de auditorii externi din cadrul
Curții de Conturi a României.
La nivelul entității, activitatea de audit public intern este funcțională și este organizată
prin structură proprie de audit public intern, fiind constituită la nivel de birou.
Biroul Audit Intern este condus de un șef birou, subordonat Managerului Direcției
Audit și Control Intern. Structura de audit intern este în subordinea directă a Managerului
General al entității, asigurându-se raportarea activității celui mai înalt nivel al conducerii,
independența funcțională necesară unei evaluări obiective a disfuncțiilor constatate și
formularea unor recomandări adecvate soluționării acestora”8.
În cadrul entității, obiectivitatea auditorilor interni este asigurată prin întocmirea la
ințierea misiunilor de audit a formularului de declarație de independență, completată de
personalul din cadrul Biroului Audit și Control Intern. Această declarație are rolul de a
identifica incompatibilităţile personale în legătură cu structura ce urmează a fi auditată.
“Activitatea de audit intern se desfășoară pe baza unor norme proprii. Astfel au fost
elaborate Normele metodologice specifice privind exercitarea activității de audit public
înregistrate sub nr. 446/05.06.2017, având în vedere prevederile HG nr. 1086/2013 pentru
aprobarea Normelor generale privind exercitarea activităţii de audit public intern.
Pentru desfășurarea în condiții de eficiență a activității de audit public intern și pentru
implementarea Standardului 9 – Proceduri, așa cum este el definit în cadrul OSGG nr.
600 / 2018 privind sistemul de control intern managerial, în cadrul biroului s-au elaborat /
actualizat un număr de trei proceduri operaționale, pentru un număr de trei activități
procedurabile identificate. Gradul de emitere a procedurilor la nivelul biroului este de
100%”9.
“În conformitate cu prevederile HG nr. 1086/2013 pentru aprobarea Normelor
generale privind exercitarea activităţii de audit public intern, la nivelul structurii de audit
public intern s-a elaborat programul de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii (PAIC) sub toate
aspectele auditului intern, care să permită un control continuu al eficacităţii acestuia.
Prin implementarea Programului de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii activităţii de
audit intern, s-a asigurat că normele specifice, instrucţiunile şi Codul privind conduita etică a
auditorului intern au fost respectate de către personalul implicat în activitatea de audit public
intern.
S-a emis Programul de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii activităţii de audit intern și
s-a înregistrat sub nr. 173/2018. La elaborarea Programului de asigurare şi îmbunătăţire a
calităţii activităţii de audit intern s-a ţinut cont de modificările legislative şi/sau
organizaţionale din cadrul entității, iar acesta a fost adaptat la schimbările şi evoluţia
activităţii de audit intern”10.

8
https://codfiscal.net/40052/hg-1086... + 31 resurse!
9
https://codfiscal.net/40052/hg-1086... + 35 resurse!
10
https://codfiscal.net/40052/hg-1086... + 31 resurse!
8
Situația resurselor umane alocate la nivelul Biroului de audit public intern din cadrul
entității este următoarea:
 alocate – 7 posturi, din care 2 de conducere și 5 de execuție;
 ocupate – 6 posturi, din care 2 de conducere și 4 de execuție;
 vacante – 1 post de execuție.
La nivelul structurii de audit, angajații au profesia de bază economist cu studii de
specialitate în domeniul economic și juridic şi sunt absolvenţi de studii superioare economice
de lungă durată.
Din totalul persoanelor cu atribuții de auditori interni, un număr de doi salariati sunt
membri ai Asociației Auditorilor Interni din România, doi sunt membri ai Corpului Experților
Contabili și Contabililor Autorizați din România, un salariat este membru al Camerei
Consultanților Fiscali iar un salariat este membru al Asociației Naționale a Evaluatorilor
Autorizați din România.

1.3. Atribuțiile compartimentului de audit public intern

“Conform prevederilor legislației în materie, atribuțiile compartimentului sunt:


a) elaborează norme metodologice specifice entității publice în care își desfășoară
activitatea, cu avizul UCAAPI, iar în cazul entităților publice subordonate, respectiv aflate în
coordonarea sau sub autoritatea altei entități publice, cu avizul acesteia;
b) elaborează proiectul planului multianual de audit public intern, de regulă pe o
perioadă de 3 ani, și, pe baza acestuia, proiectul planului anual de audit public intern;
c) efectuează activități de audit public intern pentru a evalua dacă sistemele de
management financiar și control ale entității publice sunt transparente și sunt conforme cu
normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficiență și eficacitate;
d) informează UCAAPI despre recomandările neînsușite de către conducătorul entității
publice auditate, precum și despre consecințele acestora;
e) raportează periodic asupra constatărilor, concluziilor și recomandărilor rezultate din
activitățile sale de audit;
f) elaborează raportul anual al activității de audit public intern;
g) în cazul identificării unor iregularități sau posibile prejudicii, raportează imediat
conducătorului entității publice și structurii de control intern abilitate;
h) verifică respectarea normelor, instrucțiunilor, precum și a Codului privind conduita
etică în cadrul compartimentelor de audit intern din entitățile publice subordonate, aflate în
coordonare sau sub autoritate și poate iniția măsurile corective necesare, în cooperare cu
conducătorul entității publice în cauză”11.
Legea 672/2002 republicată prevede “Auditul public intern se exercită asupra tuturor
activităților desfășurate într-o entitate publică, inclusiv asupra activităților entităților
subordonate, aflate în coordonarea sau sub autoritatea altor entități publice”12.
Legislatia în materie mai prevede; “Compartimentul de audit public intern auditează,
cel puțin o dată la 3 ani, fără a se limita la acestea, următoarele:

11
https://codfiscal.net/40052/hg-1086... + 26 resurse! ;Legea 672/2002 republicata
12
Legea 672/2002 republicata
9
a) activitățile financiare sau cu implicații financiare desfășurate de entitatea publică din
momentul constituirii angajamentelor până la utilizarea fondurilor de către beneficiarii finali,
inclusiv a fondurilor provenite din finanțare externă;
b) plățile asumate prin angajamente bugetare și legale, inclusiv din fondurile comunitare;
c) administrarea patrimoniului, precum și vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de
bunuri din domeniul privat al statului ori al unităților administrativ-teritoriale;
d) concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul public al statului ori al unităților
administrativ-teritoriale;
e) constituirea veniturilor publice, respectiv modul de autorizare și stabilire a titlurilor de
creanță, precum și a facilităților acordate la încasarea acestora;
f) alocarea creditelor bugetare;
g) sistemul contabil și fiabilitatea acestuia;
h) sistemul de luare a deciziilor;
i) sistemele de conducere și control, precum și riscurile asociate unor astfel de sisteme;
j) sistemele informatice”13.

1.4. Asigurarea perfecţionării profesionale continue

“Pregătirea profesională continuă s-a realizat pe baza Planului anual de pregătire


profesională, prin alocarea unui fond de timp de minimum 15 zile pentru fiecare auditor
intern. Şeful structurii de audit public intern, precum şi conducerea entității, au
responsabilitatea de a asigura condiţiile necesare pentru realizarea formării profesionale
continue a salariaților din cadrul Biroului Audit și Control Intern”14.
Instrumentul de planificare a pregătirii profesionale al auditorilor interni îl reprezintă
Planul de pregătire şi perfecţionare la nivelul Biroului Audit și Control Intern, care se
elaborează anual în baza nevoilor de pregătire identificate şi a resurselor financiare
disponibile.
Strategia în domeniul pregătirii profesionale s-a adaptat nevoilor de instruire ale
auditorilor interni la nevoile şi realităţile economice şi financiare din cadrul entității.
Modalităţile de stabilire a necesității cerințelor de instruire a auditorilor interni au fost
identificate astfel:
 necesitățile de instruire ale salariaților au fost identificate în corelaţie cu necesarul de
competenţe pentru a asigura realizarea auditării domeniilor obligatorii şi a obiectivelor
misiunilor cuprinse în planul de audit pe anul 2018;
 necesitățile de instruire în acord cu modificările legislative în domeniul auditului
intern şi al domeniilor ce intră în sfera auditului intern;
 necesităţile de perfecţionare a auditorilor interni s-au stabilit prin luarea în considerare
a experienţei profesionale acumulate.
În general, necesitățile de instruire ale personalului sunt stabilite în corelaţie cu
necesarul de competenţe colective la nivelul Biroului Audit și Control Intern pentru a asigura
realizarea obiectivelor auditului intern.

13
Legea 672/2002 republicata
14
https://codfiscal.net/40052/hg-1086... + 19 resurse!
10
La stabilirea temelor de instruire ale programelor de pregătire profesională ale
auditorilor interni s-au avut în vedere următoarele criterii:
 asigurarea acoperii integrale a nevoilor de instruire a pregătirii profesionale
identificate direct;
 consolidarea şi dezvoltarea abilităţilor şi competenţelor profesionale ale personalului
din cadrul Biroului Audit și Control Intern;
 asigurarea competenţelor necesare acoperirii domeniilor specifice misiunilor de audit
intern planificate;
 asigurarea corelaţiei între necesitățile de instruire ale auditorilor interni şi noutăţile sau
modificările legislative în domeniul auditului intern şi domeniile auditabile.
În anul 2018, pregătirea profesională s-a realizat prin următoarele forme:
 Participarea la cursul organizat de către ATC Training și INCIR privind sistemul de
control intern/managerial cursuri realizate de formatori externi;
 Studiu individual;
 Informări / instruiri interne asupra cadrului legal şi procedural aferent domeniilor
auditate.
La nivelul biroului, studiul individual se realizează permanent prin derularea fiecărei
misiuni de audit din cursul anului. Domeniile / temele abordate în cadrul studiului individual
au fost alese în funcție de obiectivele misiunilor, iar monitorizarea rezultatelor a fost realizată
prin supervizarea activității de către șeful de birou.

1.5. Procedura aplicată în activitatea de recuperare a creanțelor în cadrul


unei entități

Scopul procedurii operaționale


 Stabilește un set de reguli și operațiuni unitare pentru reglementarea etapelor ce
trebuie urmate în derularea procesului privind recuperarea creanțelor la nivelul
entității.
 Dă asigurări cu privire la existența documentației corespunzătoare privind derularea
activității de recuperare a creanțelor.
 Asigură continuitatea activității, inclusiv în condiții de fluctuație a personalului, pentru
îndeplinirea atribuțiilor privind recuperarea creanţelor.
 Sprijină auditul şi/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi/sau control, iar
pe Managerul General, în luarea deciziilor cu privire la recuperarea creanţelor.

Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale


 Soluționarea recuperării creanțelor mai vechi de 45 de zile, dar nu mai puțin de 15 zile
de la emiterea facturilor, reprezintă fundamentul unei activități comerciale optime,
fiind esențială pentru asigurarea unui flux continuu care să permită susținerea
activității și totodată obținerea de profit.
 Procedura operațională se aplică asupra tuturor creanțelor mai vechi de 45 de zile, dar
nu mai puțin de 15 zile de la emiterea facturilor, de către personalul din cadrul
structurilor organizatorice și de personalul din cadrul Serviciului Juridic.
 Principalele activități în vederea recuperării creanțelor sunt:
 urmărirea și stabilirea de către salariații din cadrul Serviciului ”Analize
11
debite, convenții” al entitatii , a utilizatorilor care au facturi mai vechi
de 45 de zile, dar nu mai puțin de 15 zile de la emiterea acestora;
 acționarea în judecată și/sau punerea în executarea silită a hotărârilor
judecătorești rămase definitive și a utilizatorilor care nu și-au achitat
facturi, facturi care sunt titluri executorii conf. prevederilor Legii nr.
241/2016 modificată și actualizată;
 propunere de trecere pe costuri a utilizatorilor, conform art. 25, alin. 4,
din Codul Fiscal.

Tabel 1.5.1. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională


Termenul Definiția și/sau, dacă este cazul, actul care definește termenul
Procedură operaţională procedură care descrie o activitate sau un proces care se
desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor compartimente dintr-o
entitate publică
Debitori persoane fizice sau juridice, care potrivit legii, au obligaţia de
plată față de entitate
Domiciliul adresa unde îşi au domiciliul, sau adresa unde locuiesc efectiv
persoanele fizice debitoare sau sediul social /punctul de lucru al
persoanelor juridice debitoare
Creanţă act prin care se constată dreptul creditorului de a cere debitorului
executarea unei obligații bănești.
Creanţe accesorii dreptul de percepere, în condițiile legii, de către creditor, a
penalităţilor de întârziere, a cheltuielilor de judecată și de
executare silită.
Creditori titularii unor drepturi de creanţă
Insolvenţă incapacitatea unui debitor persoană juridică de a-şi achita
obligaţiile de plată lichide şi exigibile
Obligaţii obligaţia utilizatorului de a plăti facturile pentru serviciul prestat
în termen de 45 zile, dar nu mai puțin de 15 zile de la data
emiterii facturii, precum şi a penalităților de întârziere la plata
facturilor și a cheltuielilor de judecată și executare silită.
Plătitor utilizator sau persoană care în numele utilizatorului, conform
legii, are obligaţia de a plăti contravaloarea facturilor si după caz
a penalităților, cheltuielilor de judecată, de executare silită şi a
notificărilor emise prin executor judecătoresc, precum și a
oricăror altor cheltuieli efectuate de prestator pentru recuperarea
creanțelor.
Termen de plată termenele la care, conform prevederilor legale sau contractuale
creanţele sunt scadente
Titlu executoriu hotărârile judecătorești rămase definitive și facturile individuale
pentru serviciul de alimentare cu apă şi de canalizare conf. art 31
alin. 17 din Legea nr. 241/2006 modificată şi actualizată

Descrierea procedurii operaţionale


Generalităţi
12
Desfăşurarea activităţilor prevăzute de lege în vederea recuperării creanţelor mai vechi
de 45 de zile, dar nu mai puțin de 15 zile de la data emiterii acestora.
Documente utilizate
1. Notificarea utilizatorilor facturați în convenție de facturare individuală prin executor
judecătoresc, prin poștă și/ sau pe teren, care au facturi neachitate după expirarea
termenului scadent de plată de 15 zile, dar nu mai mult de 45 de zile de la emiterea
acestora.
 Proveniența: Notificările transmise de către salariații din cadrul Serviciului ”Analiză
debite, convenții” din cadrul Direcției juridice, în colaborare cu personalul Birourilor
juridice ale Centrelor Zonale.
 Conţinutul: Aducerea la cunoştinţa debitorului a facturilor restante la plată, precum şi
faptul că în cazul neachitării lor în termenul prevăzut în notificare, va fi pus în
executare silită, urmând a suporta toate cheltuielile legate de executare silită, inclusiv
contravaloarea notificărilor.
 Rol: Rolul notificărilor este de a sensibiliza utilizatorul, în vederea achitării facturilor
restante și de a lua la cunoștință faptul că va fi pus în executare silită în cazul în care
facturile nu vor fi achitate în termenul prevăzut în notificare.
2. Notificare/Preaviz de debranşare
 Proveniența: Documentul elaborat de structuri, prin care utilizatorii persoane fizice,
persoane juridice și instituții publice sunt avizate că în cazul în care nu își vor achita
facturile restante în termenul prevăzut în notificare/ preaviz de debranșare care nu va fi
mai mic de 45 zile de la emiterea primei facturi restante, potrivit Legii nr. 241/2006
modificată și actualizată, va fi debranșat de la sistemul de apă și canalizare.
 Conținut: Aducerea la cunoștința debitorului a facturilor restante la plată, valoarea
acestora, a termenului până la care pot fi achitate facturile restante, precum și a
termenului de debranșare în cazul nerespectării termenului de plată al facturilor
prevăzut în notificare.
 Rol: De a determina utilizatorii cu facturi restante mai vechi de 45 zile, dar nu mai
puțin de 15 zile de la data emiterii acestora să achite contravaloarea acestora pentru a
se evita debranșarea și punerea în executarea silită.
3. Cererea de chemare în judecată
 Proveniența: Documentul elaborat de SJ pentru acționarea în judecată a utilizatorilor
care au facturi restante emise conf. prevederilor Legii nr. 241/2006.
 Conținutul: Cererea de chemare în judecată este un formular stabilit potrivit codului de
procedură civilă în care este precizat numele, prenumele, adresa completă a debitorilor
și sumele pe care le datorează.
 Rol: Rolul formulării cererilor de chemare în judecată este recuperarea creanțelor
rezultate din facturi emise și neachitate în termen legal de plată.
4. Cerere de declarare a creanței sau înscriere la masa credală
 Proveniența: document elaborat de Serviciul juridic din cadrul Direcţiei Juridice;
 Conținutul: denumirea debitorului şi sediul social al acestuia, sumele de bani pe care le
datorează;
 Rol: recuperarea creanţelor.
5. Hotărâre judecătorească rămasă definitivă

13
 Proveniența: hotărârea judecătorească pronunțată de instanțele de judecată legalizată
prin grija Serviciului juridic;
 Conținutul: partea introductivă, considerentele și dispozitivul în care se arată numele,
prenumele, domiciliul sau reședința părților, soluția dată tuturor capetelor de cerere
supuse judecății și cuantumul cheltuielilor de judecată acordate.
 Rol: Rolul este de a exista un act de dispoziție al instanței de judecată cu privire la
creanțele datorate de către utilizatorii rău-platnici.
6. Cererea de executare silită
 Proveniența: document elaborat de Serviciul “Relaţii cu Executorii Judecătoreşti”, din
cadrul Direcţiei Juridice, în baza titlurilor executorii (hotărâre judecătorească rămasă
definitivă şi/sau facturile emise pentru serviciul prestat);
 Conținutul: în cererea de executare silită sunt menţionate, după caz :
 numele și prenumele debitorilor cu toate datele de identificare;
 sentințele/ deciziile instanțelor de judecată rămase definitive și sumele de bani
prevăzute de acestea;
 facturile care constituie titlul executoriu cu sumele prevăzute în fiecare dintre ele;
 obligația debitorului la plata penalităților de întâarziere în funcție de data achitării
facturilor puse în executare;

 Rol: Rolul punerii în executare silită a debitorilor este acela de recuperare a creanţelor
prin toate formele de executare prevăzute de Codul de procedură civilă.
7. P.V. de insolvabilitate al debitorului şi închiderea dosarului de executare silită
 Proveniența: document întocmit şi înaintat Societăţii de către executorul judecătoresc;
 Conținutul: documentul cuprinde date cu privire la demersurile efectuate de executorul
judecătoresc, în vederea recuperării creanţei şi din care rezultă că asupra debitorului nu
s-a putut efectua nicio formă de executare silită prevăzută de lege;
 Rol: documentul demonstrează demersurile efectuate de executorul judecătoresc în
vederea recuperării creanțelor și reprezintă actul în baza căruia creanța ce a făcut
obiectul dosarului de executare silită poate fi trecută pe costuri.
Resurse necesare
Resurse materiale
 Tehnică de calcul;
 Acces la autoturismele proprietate a entității.
Resurse umane
La elaborarea documentelor specifice participă, după caz:
 personalul din cadrul Birourilor juridice/ Urmărire debitori aparținând structurii
implicate în activitatea de recuperare a creanţelor şi de personalul din cadrul: Serviciul
”Analiză Debite, Convenţii”, Serviciul Juridic şi Serviciul „Relaţii cu Executorii
Judecătoreşti”.
Resurse financiare
Resursele financiare aferente prezentei activități sunt aprobate în bugetul de venituri și
cheltuieli.
Modul de lucru
 Planificarea operaţiunilor activităţii

14

urmărirea şi stabilirea debitorilor, de către personalul din cadrul Serviciului
”Analize debite, convenții” al entității;
 notificarea / avizarea pentru debranșare a debitorilor persoane fizice,
persoane juridice și instituții publice, de către personalul din cadrul
birourilor juridice ale centrelor zonale;
 notificarea debitorilor facturați în convenții individuale, de către personalul
din Serviciul ”Analiză debite și convenții” din cadrul Direcției juridice;
 acţionarea în judecată a debitorilor pentru facturi emise de către personalul
din cadrul Serviciului Juridic;
 punerea în executare silită de către personalul din cadrul Serviciului
”Relații cu executorii judecătorești” al entității, a debitorilor pentru care
există o hotărâre judecătorească rămasă definitivă și pentru facturile emise
și neachitate în termenul legal de plată de cel mult 45 de zile, dar nu mai
puțin de 15 zile de la data emiterii acestora.
Derularea operaţiunilor în vederea realizării activității de recuperare a creanțelor:

a) Urmărirea zilnică a utilizatorilor cu facturi în sold cu termenul de plată depășit, dar nu


mai puțin de 15 zile de la data emiterii acestora prin compartimentele de specialitate
din cadrul structurii și prin Serviciul ”Analiză debite, convenții” din cadrul entității;
b) Generarea prin Serviciul “Analiză debite, convenții” a listelor nominale cu debitorii
care nu și-au achitat facturile în termenul legal de plată.
c) Transmiterea la centrele zonale, de către salariații din cadrul Serviciului „Analiza
debite, convenții”, a listelor nominale cu debitorii, cu stabilirea termenelor de
recuperare a creanțelor și de predare către Serviciul Juridic a documentelor necesare
acționării în judecată sau punerii în executare silită.
d) Încheierea de către structuri, la solicitarea, în scris, a utilizatorilor, a graficului de
eșalonare la plată, în condițiile prevăzute de procedura operațională.
e) Declanșarea procesului de punere în executare silită după cum urmează: utilizatorii
care nu au respectat graficul de eșalonare și nu pot fi debranșați din punct de vedere
tehnic.
f) Utilizatorii care nu pot fi debranșați, din punct de vedere tehnic, precum și utilizatorii
debranșați vor fi puși în executare silită, dacă au acumulat cel puțin 4 facturi.
Utilizatorii debranșați vor fi puși în executare silită după emiterea ultimei facturi
urmare debranșării.
g) În cazul eventualelor contestații la executare silită acestea vor fi repartizate Serviciului
Juridic, pentru formularea și susținerea apărărilor la instanțele de judecată. După
soluţionarea definitivă a contestațiilor, dosarele vor fi predate de îndată Serviciului
”Relații cu Executorii Judecătorești” în vederea continuării executării silite.
h) În cazul în care nu s-a încuviințat, de către instanță, executarea silită și pentru
penalități, personalul din cadrul Serviciului „Relaţii cu Executorii Judecătoreşti” va
formula, după caz, și va susține cerere de completare a dispozitivului și/sau apel.
Măsuri cu caracter permanent premergătoare promovării cererilor de chemare în
judecată sau a cererilor de executare silită:
 Abonații vor fi urmăriţi şi analizaţi prin intermediul Birourilor juridice din cadrul
structurilor şi Serviciului “Analiză debite, convenţii individuale” din cadrul entității,
15
astfel încât aceştia să nu acumuleze din motive temeinic justificate mai mult de 4
facturi neachitate/debitor.
 Permanent, Birourile juridice din cadrul structurilor în colaborare cu salariații de la
Serviciul ”Analiză debite, convenții” din cadrul entității vor face demersuri pentru
completarea contractelor și convențiilor de facturare individuală cu numele
coproprietarului și emiterea ulterioară a facturilor cu numele ambilor soți.
 Abonații casnici și agenții economici care înregistrează debite și nu au încheiat nicio
formă de contract vor fi de îndată debranșați și nu se va relua prestarea serviciului până
la achitarea integrală a facturilor emise și încheierea contractului, răspunzător de
încasare a facturilor rămânând structurile. În cazul în care utilizatorul debranșat nu va
achita debitul și nu va putea fi pus în executare silită datorită lipsei contractului, debitul
va fi suportat de salariații vinovați, cu atribuții de încheiere a contractelor.
În cazul condominiilor unde nu toți proprietarii au încheiat convenții de facturare
individuală, se vor lua de îndată măsuri:
 Notificare prin executorul judecătoresc a utilizatorilor care refuză încheierea de
convenții de facturare individuală. Prin această notificare se va aduce la cunoștința
acestor utilizatori că în cazul în care în termen de 10 zile de la primirea notificării nu
se prezintă la sediile structurilor pentru încheierea convenției de facturare individuală
și recunoșterea debitului acumulat, entitatea este obligată potrivit prevederilor art. 31
pct. 11, lit. B) din Legea 241/2006 modificată și actualizată, să rezilieze toate
convențiile de facturare individuală încheiate cu utilizatorii din condominiul respectiv,
acesta rămânând răspunzător de consecințele create celorlalți utilizatori.
 În cazul în care utilizatorii notificați nu s-au prezentat pentru încheierea convențiilor în
termenul prevăzut în notificare, vor fi notificați de îndată prin executorul judecătoresc
toți utilizatorii din condominiul respectiv, prin care vor fi înștiințați că începând cu
data de ........................entitatea va rezilia convențiile de facturare individuală potrivit
art. 31 pct. 11, lit. B) din Legea 241/2006 modificată și actualizată, arătând faptul că
nu toți utilizatorii din cadrul condominiului ............. au încheiat convenția de facturare
individuală.
 În cazul în care până la data prevăzută în aceste notificări, nu s-a reușit încheierea
convențiilor de facturare individuală și cu utilizatorii care au refuzat acest lucru, după
această dată și după rezilierea convențiilor, consumul va fi facturat pe condominiu.

Propunerile privind trecerea pe costuri a sumelor aflate în evidenţa Serviciului juridic


sau a Serviciului „Relații cu Executorii Judecătorești” din cadrul entității se vor face în primul
semestru după analizarea acestora de către membrii ”Comisiei de analiză a propunerilor
înaintate de Șefii structurile organizatorice privind trecerea pe costuri a facturilor ce nu mai
pot fi încasate conform art. 25 din Codul Fiscal și în baza Porceselor Verbale de
insolvabilitate întocmite de executorii judecătorești, precum și de stornarea facturilor
întocmite eronat pentru consumul de apă și de canalizare”.
În cazul în care cu ocazia formulării cererilor de chemare în judecată sau de punere
în executare silită, se va constata că la data emiterii facturilor sau la data promovării cererilor
de chemare în judecată/ executare silită, debitorii nu existau, contravaloarea facturilor, a
penalităților, a cheltuielilor de judecată și de executare, vor fi imputate reprezentantului

16
condominiului sau inspectorilor constatatori care au stabilit consum mai mult decât două luni
consecutive fără a avea semnătura utilizatorului.
Pentru debitorii care vor fi acționați în judecată de către Serviciul Juridic al entității,
documentele vor fi înaintate de către Birourile juridice din cadrul structurilor, în trei
exemplare cu menţiunea ”conform cu originalul”.
Pentru debitorii care vor fi puşi în executare silită, facturile și contractele vor fi
înaintate executorului judecătoresc, prin grija Managerului General.

Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii


Managerul General
a) Asigură condiţiile necesare pentru desfăşurarea în bune condiţii a activităţii de
urmărire și recuperare a creanțelor, inclusiv a condițiilor de securitate a persoanelor
implicate în această activitate;
b) Verifică periodic modul de desfăşurare a acestei activităţi şi rezultatele ei;
c) Poate delega aceste competenţe către persoane cu funcţii de conducere din structura
organizatorică.

Șeful Serviciului Juridic


a) elaborează prezenta procedură şi urmăreşte respectarea acesteia;
b) asigură intruirea personalului din subordine cu cerinţele legale şi reglementările
aplicabile, inclusiv cerinţele prezentei proceduri.
c) verifică periodic modul de desfășurare a acestei activități și rezultatele ei.
d) raportează lunar Consiliului de Administrație, situația creanțelor neîncasate.
e) Propune trecerea pe costuri a sumelor ce nu mai pot fi recuperate ca urmare a procesului
verbal de insolvabilitate întocmit de executorul judecătoresc și a hotărârilor judecătorești
de închidere a procesului de insolvență/ faliment.

Coordonatorii structurilor
a) răspund de respectarea cerințelor procedurii;
b) asigură instruirea personalului din subordine cu prezenta procedură;
c) asigură sistarea serviciului de alimentare cu apă în baza tabelelor comunicate de către
Biroul juridic al structurii;
d) urmărește prin șefii BJ gradul de recuperare al creanțelor.
e) ia măsuri în vederea îmbunătățirii procesului de recuperare a creanțelor.
f) propune măsuri de sancționare a personalului care nu a îndeplinit în totalitate cerințele
procedurii.
g) Urmărește, prin intermediul Biroului juridic, respectarea graficelor de eșalonare la
plată și propune măsuri în caz de nerespectare a acestora.

Personalul Birourilor Juridice din cadrul structurilor


a) cunosc şi respectă cerinţele legale şi reglementările aplicabile;
b) răspund de respectarea cerinţelor prezentei proceduri;
c) notifică debitorul în vederea recunoaşterii debitului şi a punerii în întârziere la plată;
d) avizează pentru debranşare utilizatorii care nu au recunoscut debitul sau nu l-au achitat
în termenul prevăzut în notificare sau în preaviz;

17
e) încheie procesul verbal de eşalonare de plată, în baza solicitării scrise, formulată de
către utilizator și avizată de șef centru zonal;
f) înaintează şefului structurii tabelele cu abonaţii propuşi pentru debranşare;
g) înaintează Serviciului ”Analiză debite, convenţii individuale”, din cadrul entității,
situaţia notificărilor încheiate în teren şi a proceselor verbale de eşalonare pentru
abonaţii facturaţi în convenţie;
h) Ţine permanent legătura cu personalul Serviciului Facturare al structurii pentru a evita
eventualele erori de facturare şi/sau pentru actualizarea facturilor cu noi elemente
obţinute din teren, de la reprezentantul condominiului etc.;
i) Ţine permanent legătura cu personalul Sectorului Valorificare al structurii pentru
identificarea utilizatorilor în teren;
j) Comunică în scris șefului structurii, necesitatea rezilierii contractului ;
k) Notifică abonaţii cu privirire la rezilierea contractului;
l) Întocmeşte şi înaintează Conducătorului Serviciului Juridic documentele necesare în
vederea acţionării în judecată a debitorilor, cu menţiunea ”conform cu originalul”.
m) Actualizează, în colaborare cu personalul din cadrul Serviciului ”Analiză debite,
convenţii individuale” al entității, contractele şi convenţiile de facturare individuală, cu
numele coproprietarului sau al proprietarului în cazul în care contractul a fost încheiat
cu chiriaşul sau numai cu unul dintre proprietari.

Personalul Serviciului Juridic


a) Promovează, la solicitarea managerului, pe baza documentelor înaintate de către BJ
din cadrul structurilor şi Serviciul „Analiză debite, convenţii”; cereri de chemare în
judecată pentru debitorii care au facturi restante.
b) Promovează, urmare notificărilor înaintate de lichidatorii judiciari, cu viza
managerului, cererile de declarare a creanţei faţă de agenţii economici care au intrat
sub incidenţa Legii 85/2014 şi Legii 31/1990;
c) Formulează şi înregistrează la instanţele de judecată, la propunerea managerului,,
atunci când se impune, cererile de apel, recurs, cereri de completare a dispozitivului
sau de îndreptare a erorilor materiale;
d) Legalizează sentinţele obţinute urmare cererilor de chemare în judecată şi le înaintează
Serviciului ”Relaţii cu executorii judecătoreşti” pentru a fi puse în executare silită;
e) Formulează, la solicitarea managerului, apărările în contestaţiile la executare silită şi
asigură susţinerea acestora în instanţă.
f) Formulează, din dispoziţia managerului, orice alte cereri de chemare în judecată,
pentru orice alte cazuri care se impun.
g) La solicitarea managerului, va înainta tabelul cu propunerile de trecere pe costuri a
sumelor ce nu mai pot fi recuperate, urmare a acțiunilor promovate, anexând hotărâri
judecătorești definitive, din care să rezulte sumele ce urmează a fi trecute pe costuri.

Personalul Serviciului Analiză Debite, Convenţii


a) urmăreşte şi analizează permanent utilizatorii care au facturi restante la plată;
b) notifică debitorii facturaţi în convenţie individuală din cadrul tuturor structurilor care
au acumulat cel puțin 3 facturi.

18
c) întocmeşte, prin grija şefului serviciului, materialul necesar privind situaţia creanţelor,
spre a fi prezentat în C.A. la sfârşitul fiecărei luni, precum și orice alte informări
solicitate.
d) întocmeşte şi înaintează managerului documentele necesare în vederea punerii în
executare silită a debitorilor facturaţi în convenţie individuală din cadrul structurii.
e) Trimestrial, va efectua punctaj cu salariații din cadrul Serviciului „Relații cu executorii
judecătorești” cu privire la valoarea creanței pentru fiecare debitor aflat în executare
silită;

Personalul Birourilor Relaţii cu Executorii Judecătoreşti


a) promovează cererile de executare silită în caz de neîncasare a debitelor urmare
notificărilor/avizărilor pentru facturi emise și în baza hotărârilor judecătorești rămase
definitive.
b) stăruie permanent, prin cereri scrise către executorii judecătoreşti, în executarea silită a
debitorilor, astfel încât dosarul să nu se perime;
c) actualizează şi comunică, în scris, executorului judecătoresc, debitul rămas de achitat
după fiecare plată efectuată în cazul înfiinţării popririlor, calculând penalităţi de
întârziere, în cazul în care acest drept a fost acordat de instanţa de judecată și de
încuviințare a executării silite.
d) va aplica permanent prevederile Codului civil privind „imputaţia plăţii” în cazul
încasării unor sume de bani;
e) furnizează, la solicitarea şefului Serviciului “Analiză Debite, Convenţii” toate datele
necesare întocmirii situaţiei privind creanţele care se prezintă lunar în C.A.
f) ține permanent legătura cu oficiul cadrastrului în vederea efectuării cadrastrului pentru
imobilele ce urmează a fi vândute prin licitație.
g) Stabilește cu executorii judecătorești termenele de deplasare la debitori însoțindu-i de
fiecare dată.
h) Stăruie permanent ca executorii judecătorești să facă demersuri pentru înscrierea
somației imobiliare pentru debitorii cu un debit mai mare de 3000 lei.
i) În cazul în care suma lunară virată de executorul judecătoresc, ca urmare a înființării
propririi, este mai mică decât valoarea facturii lunare, va solicita de îndată executorului
judecătoresc îndeplinirea și altor forme de executare silită inclusiv executare silită
imobiliară.
j) Va însoți cadastristrul în vederea efectuării cadastrului;
k) Actualizează permanent datele din dosarele de executare silită, în ceea ce privește
valoarea creanțelor și a cheltuielilor.
l) La solicitarea Directorului Juridic, va înainta tabelul cu propunerile de trecere pe costuri
a utilizatorilor insolvabili, anexând PV de insolvabilitate, întocmite de executorii
judecătorești.

19
Lista nominală cu debitorii

Analiză debitori ce pot fi debranșați/actionați în instanță/puși în executare


silită

Urmărire debitori/ Debranșări


Serv.Analiză Debite, Convenții Serv. Juridic Serv. REJ
(Centre Zonale)

notificare/preaviz pe teren cu actionarea in instanta a debitorilor notifica prin posta debitorii pentru
analiza debitorilor pe categorii de
recunoaștere de debit/ posta/ care au facturi emise pana la data de care exista hotarari judecatoresti
utilizatori
executor 02.08.2015 definitive

notificarea prin poștă a debitorilor


formularea cererilor de declarare a intocmeste si inregistreaza la
preavize pentru debransare facturați în convenție de facturare
creantelor Exec.Jud. Cererile de executare silita
individuală

promovarea si sustinerea cailor de


atac care se impun a cererilor de
incheie procese verbale de esalonare
completare a dispozitivului sau urmareste si staruie in recuperarea
incheiere procese verbale de pentru debitorii facturați în conventii
indreptare eroare materiala urmare a creantelor aflate la executorii
esalonare a debitelor de facturare individuala din cadrul
actiunilor pentru recuperarea judecatoresti
CZ Constanta
contravalorii facturilor emise pana la
02.08.2015

pregateste și inainteaza dosarele


debitorilor pentru actionarea în
judecata a dosarelor apartinand
pregatirea si inaintarea dosarelor debitorilor care au facturi mai vechi
formuleaza cereri de completare
pentru debitorii care au facturi mai de 02.08.2015. Pregateste si
dispozitiv si cereri de apel dupa caz
vechi de 02.08.2015 si pentru inainteaza dosarele pentru punerea apararea societatii in contestatiile la
in cazul in care instanta de
debitorii care au facturi dupa in executare silita apartinand executare silita
incuviintare a executarii silite nu a
02.08.2015 si cumuleaza cel putin 4 debitorilor facturati in conventii de
acordat si penalitatile
facturi facturare individuala din CZ
Constanta care au facturi emise
dupa 02.08.2015 si cumuleaza cel
putin 4 facturi

actualizeaza si comunica
Informarea lunara pentru CA a executorului judecatoresc debitul
legalizare sentinte ramase definitive
creantelor ramas de achitat in cazul unor plati
calculand penalitatile de intarziere

formuleaza cererri pentru efectuarea


cadastrului in cazul vanzarii
imobilului.

Fig. 1.5.1. Diagrama de proces

1.6. Procedura aplicată în activitatea de eșalonare la plată a facturilor în


cadrul unei entități

Scopul procedurii operaționale


Stabilește modul de realizare a activităților privind eșalonarea la plată a facturilor cu
termen de plată depășit, întocmirea și urmărirea graficelor de eșalonare la plată.
Dă asigurări conducerii entității cu privire la existența documentelor adecvate derulării
activităților privind eșalonarea la plată a facturilor cu termen de plată depășit, întocmirea și
urmărirea graficelor de eșalonare la plată.
Descrierea procedurii operaționale
Generalități
Eșalonarea la plată este activitatea prin care entitatea acordă înlesniri utilizatorilor cu
facturi restante la plată, pentru a preveni punerea în executare acestora, ceea ce ar genera
costuri suplimentare și recuperarea creanțelor într-un termen mai îndelungat.
Documente utilizate
20
1. Cererea prin care se solicită eșalonarea la plată a debitului
Proveniența: întocmită de către utilizatori, însoțite de copii după actele de identitate;
Conținutul: numele și prenumele ambilor soți, adresa de domiciliu sau, după caz, a
celei de consum, semnătura ambilor soți, numere de telefoane.
Rol: încasarea facturilor cu termenul de plată depășit, prin înlesnirea la plată a
debitelor aparținând utilizatorilor cu posibilități financiare reduse, precum și instituțiilor
publice.
2. Graficul de eșalonare
Proveniența: întocmit de către personalul CZ și al Serviciului ”Analiză debite,
convenții” din cadrul DJ;
Conținutul: data încheierii graficului de eșalonare, părțile semnatare, numele și
prenumele utilizatorilor, adresele părților semnatare, valoarea debitului eșalonat, perioada
debitului, adresa de domiciliu și după caz a punctului de consum a debitorului, datele de pe
cartea de identitate (serie, nr, CNP), termenele de plată a facturilor restante, sancțiunile
aplicabile utilizatorilor în cazul nerespectării graficului de eșalonare. În cazul în care, factura
a fost emisă numai pe numele soțului sau soției, celălalt soț va scrie pe PV de eșalonare că-și
însușeste debitul restant în sumă de. ....... aferent perioadei ......... și se obligă la plata debitului
solidar cu soțul/soția. Ambii soți vor scrie pe PV de eșalonare că sunt de acord, în caz de
nerespectare a PV de eșalonare, să fie puși în executare silită, urmând a suporta toate
cheltuielile;
Rol: de a da posibilitatea instituțiilor publice, utilizatorilor cu probleme financiare de
a-și achita facturile restante.

Modul de lucru
Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor
 Eșalonarea la plată a debitelor restante se face numai în baza solicitării scrise a
utilizatorilor, instituții publice și persoane fizice;
 Eșalonarea la plată se face, numai dacă, utilizatorii persoane fizice care au acumulat
cel mult 3 facturi restante și care însumează un debit de cel puțin 300 de lei;
 Pentru instituții publice, eșalonarea la plată se face dacă acestea au acumulat cel mult
3 facturi restante cu un debit total de peste 1000 de lei;

Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii


 existența unei solicitări scrise din partea debitorului privind eșalonarea la plată a
debitului restant, înregistrată și aprobată de structura de care aparține debitorul, numai
după verificarea și actualizarea următoarelor documente: contract de prestare-furnizare
al serviciului, însoțite de copii după actele de identitate semnat de ambii soți;
convenție de facturare individuală semnată de ambii soți; însușirea debitului pentru
care se solicită eșalonarea la plată de către ambii soți; După actualizarea acestor
documente, factura imediat următoare datei de încheiere a PV de eșalonare, se va
emite pe numele ambilor soți.
 întocmirea graficului de eșalonare la plată a debitului de către salariații din cadrul BJ
ale structurii, precum și de către șef Serviciu ”Analiză debite, convenții”;

21
 graficul de eșalonare va fi semnat de salariatul care îl întocmește, de șeful structurii și
de utilizator și va fi înregistrat, astfel încât utilizatorul să primească imediat un
exemplar al Graficului de eșalonare;
 graficul de eșalonare va fi urmărit în ceea ce privește respectarea termenelor de plată
de către salariatul care l-a întocmit;
Perioada de eșalonare
Se face pe o perioadă de cel mult 6 luni, cu plata unui avans de 30% din valoarea debitului
restant. Debitorul are obligația, ca odată cu plata ratei stabilite, să își achite și factura curentă,
care va include și penalitățile de întârziere stabilite.

Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii


Personalul Birourilor Juridice din structuri
 verifică și actualizează contractele / convențiile cu toate documentele menționate în
procedură;
 întocmește PV de eșalonare la plată;
 întocmește, după aprobarea cererii de eșalonare la plată de către șeful structurii, a
Graficul de eșalonare la plată; urmărește respectarea acestuia de către utilizatori.
Șefi structuri organizationale
 analizează cererea utilizatorului de eșalonare la plată;
 dispune verificarea și actualizarea contractelor/convențiilor;
 aprobă cererea de eșalonare la plată.

Șef Serviciu Juridic


 Analizează și aprobă cererea de eșalonare la plată după verificarea și actualizarea
contractelor / convențiilor de facturare individuală;
 Dispune întocmirea de către șefii structurilor, a graficelor de eșalonare la plată, cu
respectarea prezentei proceduri.

Personalul Serviciu Juridic


 Analizează Cererea de eșalonare la plată a facturilor restante, pentru utilizatorii
facturați în convenție de facturare individuală care aparțin de structuri;
 Întocmește și urmărește Graficul de eșalonare a facturilor restante, pentru utilizatorii
facturați în convenție de facturare individuală care aparțin de structuri.

22
CAPITOLUL 2. RAPORTUL MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN
PRIVIND EVALUAREA ACTIVITĂŢII JURIDICE ŞI GRADUL ÎN
CARE OBIECTIVELE SPECIFICE SUNT REALIZATE

2.1. Evaluarea inițială a controlului intern și stabilirea obiectivelor de audit

Tabel 2.1.1. Obiective


Nr Obiectiv Activităţi/ Riscurile Ierarhizar Controale Evaluare Selectar
. e Acţiuni identificate e interne a inițială e în
crt riscuri aşteptate a auditar
controlul e
ui intern
1 Identificare întârzieri în mare
etape recuperarea
urmărire debitelor
debitori
(conform
metodelor
stabilite de
lege)
Verificare Transmiterea mic Parțial
Modalitate modalitate notificărilor Monitorizarea conform Da
a de întocmire şi după perioada procedurii
urmărire a transmitere prevăzută de aplicate
debitorilor notificări lege
care nu au debitorilor
achitat Inexistenţa mare
facturile în Verificare proceselor
termen de întocmire verbale de
45 de zile procese deplasare
de la verbale de Inexistenţa mediu
emiterea deplasare semnăturii
acestora debitorului pe
procesul verbal
2 Identificare Întârzieri în mare Monitorizarea
etape recuperarea procedurii
urmărire debitelor aplicate
debitori
(conform
metodelor
stabilite de
lege)
Existenţa Inexistenţa unei mare Parțial
unei proceduri de conform Da
Analiza proceduri formulare a
cauzelor privind acţiunilor în
care au formularea instanţă
determinat acţiunilor în
respingerea instanţă
în instanţă Dosarele Necuprinderea mare

23
Nr Obiectiv Activităţi/ Riscurile Ierarhizar Controale Evaluare Selectar
. e Acţiuni identificate e interne a inițială e în
crt riscuri aşteptate a auditar
controlul e
ui intern
a acţiunilor respinse documentaţiei
cuprind complete
toată necesare pentru
documentaţi acţionarea în
a necesară instanţă a
acţionării în debitorilor
instanţă
Identificare mediu
a cauzelor Pierderea
care au stat acţiunii ca
la baza urmare a
deciziei de neprezentării
respingere logice a faptelor
conform şi susţinerea cu
hotărârilor probe adecvate a
judecătoreşt acestora
i
3. Existenţa mare
unei Inexistenţa unei
proceduri proceduri de
de gestionare a
gestionare a dosarelor de
Modalitate dosarelor executare -întocmire
a Înregistrare Neînregistrarea mic procedură de
de a dosarelor în ordine gestionare a
gestionare într-un cronologică a dosarelor Parțial
a dosarelor Registru al dosarelor conform Da
de cauzelor -arhivare
executare Constituirea Dosare mic corespunzătoa
silită / incomplete re conform
componenţa prevederilor în
dosarelor vigoare
Arhivarea Arhivarea mic
dosarelor necorespunzătoa
re a dosarelor
4. Identificare Existenţa unui mare
a număr mare de
dosarelor debitori
Cauzele nefinalizate
care au Identificare Sumă mare a mare Monitorizarea
condus la cauze de debitului procedurii
neînchidere nerecuperar nerecuperat aplicata
a unor e a debitului
dosare de conform Parțial
executare hotărârilor conform Da
silită şi judecătoreşt
astfel i
debitul nu a Identificare Nerecuperare mare
putut fi debitori debit
24
Nr Obiectiv Activităţi/ Riscurile Ierarhizar Controale Evaluare Selectar
. e Acţiuni identificate e interne a inițială e în
crt riscuri aşteptate a auditar
controlul e
ui intern
recuperat decedaţi, în
faliment,
etc.

2.2. Raport de audit intern

2.2.1. Introducere

„Echipa de auditare a fost formată din :


• DG
• PD
Ordinul de efectuare a misiunii de audit - misiunea de audit a fost cuprinsă în Planul de
audit intern pe anul 2018 şi s-a derulat în baza Ordinului de serviciu nr. 125/31.01.2018.
Baza legală a acţiunii de auditare:
 Planul de audit intern pentru anul 2017, aprobat de Managerul General;
 Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicată, cu modificările
ulterioare;
 HG nr. 1086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activităţii
de audit public intern.
Durata acţiunii de auditare: 28.02.2018-30.04.2018.
Perioada supusă auditării: 01.01.2017 - 31.12.2017”15.
Scopul misiunii de audit public intern este de a analiza economicitatea, eficienţa şi
eficacitatea activităţii juridice şi gradul în care obiectivele specifice domeniului auditat sunt
realizate.
Au fost avute în vedere următoarele obiective specifice:
1. Modalitatea de urmărire a debitorilor care nu au achitat facturile în termen
de 45 de zile de la emiterea acestora;
2. Analiza cauzelor care au determinat respingerea în instanţă a acţiunilor;
3. Modalitatea de gestionare a dosarelor de executare silită;
4. Cauzele care au condus la neînchiderea unor dosare de executare silită şi
astfel debitul nu a putut fi recuperat.
Tipul de audit: Echipa de auditori interni a efectuat o misiune de audit public intern de
conformitate/regularitate.

2.2.2. Metodologia de desfășurare a misiunii de audit public intern

Tehnici de audit intern utilizate:


 „verificarea se realizează în vederea asigurării validităţii, realităţii şi acurateţei
documentelor şi a concordanţei cu legile şi regulamentele în vigoare, precum şi a

15
https://codfiscal.net/40052/hg-1086... + 29 resurse!
25
eficacităţii controlului intern cu ajutorul următoarele tehnici de verificare:
 comparaţia: pentru confirmarea identităţii unor informaţii, după obţinerea
lor din două sau mai multe surse diferite;
 examinarea: pentru detectarea erorilor şi/sau iregularităţilor;
 punerea de acord: pentru realizarea procesului de potrivire a două
categorii diferite de înregistrări;
 confirmarea: pentru solicitarea informaţiilor din mai multe surse
independente cu scopul validării acestora;
 garantarea: pentru verificarea realităţii tranzacţiilor înregistrate pornind
de la examinarea înregistrărilor spre documentele justificative;
 urmărirea: pentru verificarea modului în care au fost elaborate
procedurile, pentru verificarea documentelor justificative”16.
 observarea fizică: constă în urmărirea unui proces sau a unei proceduri, prin care
auditorul îşi formează o imagine de ansamblu asupra structurii auditate;
 „interviuri: se realizează de către auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate,
implicate şi interesate şi informaţiile primite, care trebuie să fie susţinute de documente.
Pentru eventualele explicaţii suplimentare se solicită note de relaţii;
 analiza: constă în descompunerea unei entităţi în elemente, care pot fi izolate, identificate,
cuantificate şi măsurate distinct.
Instrumentele de audit intern utilizate:
 „Chestionarul de luare la cunoştinţă - CLC: pentru obţinerea unor informaţii referitoare
la contextul socio-economic, organizare internă, funcţionarea structurii auditate;
 Chestionarul de control intern - CCI: orientează auditorii interni în activitatea de
identificare obiectivă a disfuncţiunilor şi cauzelor reale ale acestora. Acesta a fost utilizat
pentru evaluarea instrumentelor de control existente, împreună cu alte informaţii relevante
pentru audit, pe parcursul desfăşurării misiunii de audit intern;
 Chestionarul listă de verificare – CLV; pentru stabilirea condiţiilor de regularitate pe care
trebuie să le îndeplinească fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de operaţii ce
trebuie parcurse de auditor pentru a analiza activităţile de control intern încorporate în
proceduri, existenţa responsabilităţilor pentru efectuarea acestora şi permite stabilirea
testelor de conformitate atunci când sunt semnalate diferite disfuncţionalităţi17.
Documentele şi materiale examinate - verificarea la faţa locului a documentaţiei aferente
perioadei auditate, respectiv 01.01.2017 - 31.12.2017, care a cuprins următoarele:
 legi şi regulamente aplicabile structurii Juridice;
 fişele posturilor;
 dosare de executare din anul 2016;
 situaţii cu privire la dosarele respinse de către instanţele de judecată, la totalul
dosarelor procurate de către Serviciul Juridic şi Biroul analiză debite,
convenţii;
 situaţii cu privire la taxele şi onorariile achitate de entitate;
 procedura operaţională privind activitatea de recuperare a creanţelor;
 registrul cauzelor;

16
https://codfiscal.net/40052/hg-1086... + 27 resurse!
17
https://codfiscal.net/40052/hg-1086... + 8 resurse!
26
 condica de termene;
 documente de control intern;
Documente şi materiale întocmite pe timpul auditării:
 „ordinul de serviciu;
 declaraţia de independenţă;
 notificarea privind declanşarea misiunii de audit public intern de
regularitate/conformitate;
 minuta şedinţei de deschidere;
 chestionarul de luare la cunoştinţă;
 studiu preliminar;
 stabilirea punctajului total al riscurilor şi ierarhizarea riscurilor;
 evaluarea gradului de încredere în controlul intern;
 chestionarul de control intern;
 programul misiunii de audit public intern;
 teste;
 notă de relaţii;
 documente de lucru;
 chestionar listă de verificare;
 minuta şedinţei de închidere;
 proiectul raportului de audit public intern;
 raportul de audit public intern;
 planul de acţiune şi calendarul de implementare a recomandărilor;
 fişa de urmărire a implementărilor recomandărilor;
 nota centralizatoare a documentelor de lucru”18.

2.2.3. Analiza structurii auditate și activitățile sale

A. Cadrul legislativ şi normativ aplicabil structurii auditate:


 Codul de procedură civilă din 1 iulie 2010 (^republicat*) (Legea nr. 134/2010
republicată*);
 Codul de procedură penală din 1 iulie 2010 (Legea nr. 135);
 Codul civil din 17 iulie 2009 (*republicat*) (LEGE nr. 287/2009);
 Codul penal din 17 iulie 2009 (LEGEA nr. 286);
 Ordonanţă de urgenţă nr. 1 din 3 februarie 2016 pentru modificarea Legii nr. 134/2010
privind Codul de procedură civilă, precum şi a unor acte normative conexe;
 Ordonanţă de urgenţă nr. 80 din 26 iunie 2013 privind taxele judiciare de timbru;
 Lege nr. 241 din 22 iunie 2006 (*republicată*) serviciului de alimentare cu apă şi de
canalizare*);
 Lege nr. 31 din 16 noiembrie 1990 (*republicată*) privind societăţile comerciale;
 Lege nr. 85 din 25 iunie 2014 privind procedurile de prevenire a insolvenţei şi de
insolvenţă;
 Lege nr. 151 din 18 iunie 2015 privind procedura insolvenţei persoanelor fizice;

18
https://codfiscal.net/40052/hg-1086... + 29 resurse!
27
B. Organizarea şi activităţile structurii auditate cu atribuţii în domeniul juridic
Responsabilitatea pentru organizarea şi conducerea activităţii juridice revine
Managerului General din cadrul entității.
Structura organizatorică, competenţele şi responsabilităţile specifice personalului
acestei direcţii au fost stabilite prin Regulamentul de Organizare şi Funcţionare la nivelul
entității din data de 12.02.2017, organigramă şi fişele posturilor.
Structura organizatorică a structurii auditate este următoarea:
 Serviciul Juridic;
 Serviciul Relaţii cu executorii judecătoreşti;
 Serviciul Analiză debite, convenţii.
La data derulării misiunii de audit, potrivit organigramei din data de 01.11.2017 şi a
statului de funcţii la nivelul entității pe anul 2017, sunt ocupate în total un număr de 22 de
posturi, din care 2 posturi de conducere şi 20 posturi de execuţie.
Au fost analizate atribuţiile Serviciului Juridice. Din analiza activităţii acestei direcţii,
a reieşit faptul că există o acoperire eficientă a responsabilităţilor. Activitatea a fost
standardizată prin elaborarea Procedurii Operationale privind Activitatea de recuperare a
creanțelor, întocmită în conformitate cu prevederile OSGG 400/2016 privind controlul intern
managerial.
Responsabilităţile posturilor sunt clar definite prin fişele de post aprobate de către
Managerul General şi aduse la cunoştinţă fiecăruia. Sarcinile posturilor de conducere diferă
de cele ale posturilor de execuţie, iar organizarea actuală a Serviciului Juridic permite
realizarea activităţilor specifice.
Dintre activităţile cele mai importante realizate în cadrul Serviciului Juridic
enumerăm:
 identificarea utilizatorilor care au facturi neachitate mai vechi de 45 de zile şi
transmiterea notificărilor de punere în întârziere a acestora;
 întocmirea lunară a situaţiilor cu debitorii pe structuri organizatorice şi
categorii de abonaţi;
 efectuarea demersurilor pentru recuperarea debitelor abonaţilor facturaţi,
vizitarea debitorilor înainte de punerea în executare a acestora;
 acţionarea în judecată prin Serviciul Juridic din cadrul entității a utilizatorilor
care nu şi-au achitat facturile restante după expirarea termenului de plată prevăzut în
notificare;
 preluarea hotărârii de la instanţă reprezentând titlul executoriu şi legalizarea
acesteia;
 împreună cu agenţii procedurali, salariaţii din cadrul Serviciului Relaţii cu
Executorii Judecătoreşti, participă la comunicarea notificărilor către debitori;
 urmărirea încuviinţării executării silite şi executarea silită a debitorilor;
 înregistrarea la instanţele judecătoreşti a cererilor de declarare a creanţei,
urmare notificărilor primite de la lichidatorii judiciari;
 împreună cu executorii judecătoreşti participă la deplasările efectuate la
debitorii puşi în executare;
 formularea plângerilor penale în cazul sustragerii şi deteriorării bunurilor
aparţinând patrimoniului societăţii şi în cazul furtului de apă în vederea recuperării

28
prejudiciilor suferite de entitate;
 formularea precizărilor în dosarele de executare silită ori de câte ori se
modifică cuantumul debitului până la recuperarea integrală a acestuia.

Analiza modului de repartizare a activităţilor la nivelul entității auditate a pus în


evidenţă faptul că cele identificate sunt repartizate riguros, asigurându-se o delimitare clară a
acestora pe compartimente, evitarea suprapunerilor de activităţi sau activităţi redundante.
Personalul are studii superioare de specialitate, astfel încât aceştia au pregătirea
necesară pentru realizarea sarcinilor referitoare la iniţierea acţiunilor în instanţă, formularea
apelurilor, a cererilor de executare silită.
La nivelul structurii Juridice au fost identificate şi stabilite obiectivele specifice
activităţii desfăşurate, precum şi riscurile aferente obiectivelor, luându-se astfel măsuri pentru
diminuarea lor.
Prin analiza obiectivelor specifice stabilite s-a urmărit ca acestea să fie clar definite,
respectiv să comunice o cerinţă clară, să existe o modalitate explicită de a evalua dacă
activitatea desfăşurată pentru atingerea lor are succes, să fie realizabile, să fie compatibile cu
alte obiective şi relevante pentru rezultatele dorite (realiste) şi limitate în timp.

2.2.4. Constatări și recomandări

Prezentăm în continuare principalele constatări, consecinţe şi recomandări formulate


pe baza testărilor efectuate pe perioada colectării şi prelucrării informaţiilor şi în perioada de
intervenţie la faţa locului, consemnate în documentele de lucru.

OBIECTIVUL 1 Modalitatea de urmărire a debitorilor care nu au achitat facturile în


termen de 45 de zile de la emiterea acestora
Soluţionarea recuperării creanţelor reprezintă fundamentul unei activităţi comerciale
optime, fiind esenţială pentru asigurarea unui flux financiar continuu, care permite susţinerea
şi derularea activităţii lor în condiţii de eficienţă.
Activitatea de urmărire şi încasare a debitelor mai vechi de 45 de zile prin toate
modalităţile prevăzute în lege este prezentată în procedura operaţională privind recuperarea
creanţelor.
Etapele prin care se realizează activitatea de urmărire a debitorilor sunt:
a) Identificarea debitorilor
Structura auditată a pus la dispoziția echipei de audit dosarele persoanelor care au
înregistrat sume neachitate mai vechi de 45 zile, pentru serviciile prestate pentru care au fost
emise facturi.
Situația dosarelor persoanelor care au înregistrat sume neachitate mai vechi de 45 zile
este următoarea:

Tabel 2.2.4.1. Număr dosare


Numar dosare pe rol in 2017 Valoare debit la 31.12.2017 Obs.
1511 3.782.166,04

Din dosarele prezentate, echipa de audit a selectat aleatoriu un procent de 3% din

29
dosare pentru analiză: dosar nr. 75/2014, nr. 864/2016, nr. 4/2017, nr. 98/2016, nr. 17837/570,
nr. 1702/2015, nr. 16964/287, nr. 834/2015, nr. 2792/2016, nr. 757/2016, nr. 75/2013, cod
abonat 2609, cod 672, cod 6222, cod 9437, cod 2896, cod 4152, cod 3348, cod 2013, cod
7253, cod 7574, cod 1563, cod 6967, cod 7180, cod 992, din perioada 2013 - 2016.

b) Deplasarea la domiciliul debitorilor şi întocmirea proceselor verbale


Conform art. 1522, alin.(l) din Codul civil, ”Debitorul poate fi pus în întârziere fie
printr-o notificare scrisă prin care creditorul îi solicită executarea obligaţiei, fie prin cererea
de chemare în judecată”.
Structura auditata a intocmit si distribuit notificări de punere în întârziere a debitorilor
facturaţi în convenţie individuală în vederea achitării debitelor mai vechi de 45 zile.
Notificările de punere în întârziere către debitori din dosarele inscrise in esantion, cuprind
toate elementele prevăzute în Codul civil. Au fost respectate deasemenea si prevederile
procedurii operationale elaborata la nivelul structurii auditate.
Potrivit art. 1522, alin. (2) din Codul civil, ”dacă prin lege sau prin contract nu se
prevede altfel, notificarea se comunică debitorului prin executor judecătoresc sau prin orice
alt mijloc care asigură dovada comunicării”.
Structura auditată, în cazul în care destinatarul notificării nu este găsit la adresă sau
refuză să semneze de primire procesul-verbal de comunicare, realizează comunicarea prin
executor judecătoresc. Comunicarea prin executor judecătoresc este o metodă rapidă,
confirmarea primirii acesteia realizându-se în aceeaşi zi, cu aplicarea semnăturii de primire pe
procesul-verbal de comunicare. Și în acest caz structura a respectat prevederile legale în
materie.
Pentru recuperarea pe cale amiabilă a debitelor datorate, s-a procedat la deplasarea
salariaţilor cu responsabilități în acest sens, la domiciliul debitorilor, în baza unor procese
verbale de deplasare.
Din analiza proceselor verbale de deplasare întocmite în acest sens, s-a constatat că nu
în toate cazurile, acestea prezintă semnătura debitorului, deoarece debitorul nu se afla la
domiciliu.
Rezultatele activităţii de recuperare a creanţelor în anul 2017 au fost analizate periodic
în cadrul şedinţelor de lucru ale structurii, prin rapoartele prezentate. Sinteza acestor rapoarte
a fost prezentată Managerului General al entității, inclusiv în Consiliul de Administraţie.
c) preluarea documentelor de la structurile organizatorice în vederea întocmirii dosarelor
de executare pentru instanţă
Structurile organizatorice au întocmit dosarele preliminarii ale debitorilor la care erau
anexate factura/facturile aferente, notificarea trimisă debitorului şi contractul de furnizare al
serviciului. Ulterior, aceste dosare au fost trimise către Serviciului Juridic pentru procedura de
dare în judecată.
Echipa de audit a analizat documentele arhivate în dosarele prezentate în instanță, și a
constatat că într-un caz, dosarul prezentat era incomplet (nu era atașat contractul de furnizare
al serviciului). Acest lucru a determinat respingerea acțiunii de dare în judecată.
De asemenea a fost formulat apel, dosarul a fost completat, iar instanța a admis
acțiunea.
d) formularea acţiunilor în instanţă

30
Structura auditată a înaintat în instanță toate dosarele debitorilor, care au înregistrat
restanțte și care fac parte din eșantion. Conform interviului prezentat de șeful serviciului, în
anul 2017, nu au fost cazuri de neprezentare în instanţă a salariaților cu atribuții.
Situația creanțelor mai vechi de 45 de zile pe structuri organizatorice pentru anul 2016
și 2017 este următoarea:

Tabel 2.2.4.2. Situație creanțe lei


Structu Structu Structu Structu Structu Structu Structu Structu Total
Perioad ra nr.1 ra nr.2 ra nr. 3 ra nr.4 ra nr. 5 ra nr. 6 ra nr. 7 ra nr. 8 creante
a
31.12.20 658854 1003913 205713 119738 638952 153981 143583 2243 2.926.9
16 77
31.12.20 523525 715861 329509 319290 618938 141767 138514 1724 2.789.1
17 28

3.500.000,00

3.000.000,00
Structura 1
Structura 2
2.500.000,00
Structura 3
2.000.000,00 Structura 4
Structura 5
1.500.000,00
Structura 6

1.000.000,00 Structura 7
Structura 8
500.000,00 Total Creanțe

-
31.12.2016 31.12.2017

Fig. 2.2.4.1. Situație creanțe

Din analiza creanțelor mai vechi de 45 de zile se remarcă o reducere a debitelor


restante în anul 2017 față de anul 2016 în sumă de 137.849 lei, determinată de întărirea
modalităţilor de urmărire a debitorilor.

Tabel 2.2.4.3. Situația dosarelor de executare pentru perioada 2016-2017


Perioada Structu Structu Structu Structu Structu Structu Structu Structu Total
ra nr.1 ra nr.2 ra nr. 3 ra nr.4 ra nr. 5 ra nr. 6 ra nr. 7 ra nr. 8 dosar
e
31.12.20 1281 714 850 283 2692 1401 778 2243 1024
16 2
31.12.20 1108 972 1613 388 1642 1406 199 17 7345
17

31
Dosare de executare silită pe structuri
31.12.2016
structura 1

1281 structura 2
1401
structura 3
714
structura 4
2692 850
structura 5
283 structura 6

Fig. 2.2.4.2. Dosare executare silită 31.12.2016

Dosare de executare pe structuri


31.12.2017
199 17
Structura 1
1108 Structura 2
1406 Structura 3
972
Structura 4
1642 Structura 5
1613
Structura 6
Structura 7
388

Fig. 2.2.4.3. Dosare executare silită 31.12.2017

În evidența structurii auditate a scăzut, de asemenea, numărul de dosare de executare


în anul 2017 față de anul 2016, cu 2.897 dosare.
Structura auditată nu a emis facturi în continuare pentru debitorii care nu au fost
identificați. Pentru debitorii aflați în procedura de executare, facturile au fost înaintate
Executorului judecătoresc, cu avizarea Managerului Serviciului Juridic. Pentru serviciile
prestate, entitatea a încheiat contracte având în vedere domiciliul persoanei aflate în procedura
de executare silită.
Echipa de auditori consideră că activitatea de urmărire a debitorilor cu facturi
neîncasate mai vechi de 45 de zile se efectuează în conformitate cu legislaţia aplicabilă şi are
efecte pozitive asupra situaţiei economico - financiare totale la nivelul entității.

32
În urma verificărilor efectuate cu ocazia desfăşurării misiunii de audit public intern, s-
a constatat faptul că activitatea de reprezentare în instanţă se derulează în condiţiile
manifestării unui control intern al operaţiunilor, fapt care conduce la buna derulare a
proceselor în cadrul Serviciului Juridic.

OBIECTIVUL 2 Analiza cauzelor care au determinat respingerea în instanţă a


acţiunilor
În anul 2018 au fost pronunţate sentinţe definitive de respingere în cazul a 22 de
dosare de executare. Pentru verificare, echipa de audit a selectat aleatoriu un număr de 11
dosare: DF 1644, DE 63/2016, DE 351/2016, DF 1569/2016, DF 169, DE 145/2016, DE
353/2016, dosar nr. 7223/256/2016, DF 1597, DF 1690, DF 1641, DF 1596.
Din examinarea documentelor din dosarele mai sus menţionate, s-au constatat
următoarele:
- în cazul dosarelor DE 63/2016, DE 351/2016, DE 145/2016, DE 353/2016,
instanța a dispus încetarea executării silite din cauza lipsei veniturilor şi bunurilor debitorului;
- în cazul dosarelor DF 169, DF 1641, DF 1596, instanța a respins penalităţile
calculate;
- suma totală a debitelor respinse de instanța judecătorească se ridică la suma de
237.204 de lei.

Tabel 2.2.4.4. Situația pe structuri


Nr. crt Denumire Valoarea % Obs.
structură sumelor respinse
in instanță
1 Structura nr.1 14232 6
2 Structura nr.2 151811 64
3 Structura nr.3 7116 3
4 Structura nr.4 4744 2
5 Structura nr.5 59301 25
6 Total 237.204 100

Sume respinse de instanță

6%
structura 1
25%
structura 2
2% structura 3
3% structura 4
64% structura 5

Fig. 2.2.4.4. Sume respinse de instanță


33
Din analiza documentațiilor depuse la instanțe, echipa de auditori a constatat
următoarele:
a) interesele entităţii au fost susţinute adecvat în faţa instanţelor de judecată, respectiv au
fost depuse întâmpinări care să cuprindă excepţiile de la procedură, explicarea
detaliilor, formulări la obiect, răspunsul la toate cererile;
b) din verificarea cererilor de chemare în judecată din dosarele menţionate mai sus, s-a
constatat că toate îndeplinesc cerinţele cuprinse în art. 194, secţiunea a 2-a, cartea a Il-a
Procedura contencioasă din Codul de procedură civilă republicat, şi anume:
 denumirea şi sediul reclamantei;
 numele, prenumele şi calitatea celui care reprezintă partea în proces, iar în
cazul reprezentării prin avocat, numele, prenumele şi sediul acestuia;
 obiectul cererii şi valoarea acestuia (în acest caz, debitul);
 arătarea motivelor de fapt şi de drept pe care se întemeiază cererea;
 anexarea documentelor justificative pe care se bazează cererea.
c) cererea de executare silită este întocmită în conformitate cu Codul de procedură civilă
şi cuprinde:
 instanţei căreia îi este adresată;
 datele de identificare ale entității;
 numele/prenumele sau denumirea debitorului persoană fizică sau juridică;
 CNP-ul sau CUI-ul debitorului;
 adresa de domiciliu sau sediul social al debitorului;
 suma totală datorată şi apoi defalcată în: debit apă, cheltuieli de judecată şi
cheltuieli de executare.
d) întocmirea apelului
Analiza modului de formulare şi declarare a apelului în dosarele analizate, respectiv la
5 - 10 zile de la data comunicării hotărârii de către judecătorie, a pus în evidenţă faptul că a
fost formulat şi depus apel în vederea îndreptării erorilor şi obţinerii unor hotărâri definitive
favorabile în cazul hotărârilor nefavorabile date de către instanţă. Apelul a fost formulat
pentru toate dosarele în care s-a obţinut hotărâre nefavorabilă.
Prin urmare, echipa de auditori a constatat că acţiunile au fost formulate cu motivarea
completă şi sub toate aspectele cererilor de chemare în judecată.
Din analiza celor menţionate mai sus, s-a constatat că activităţile menţionate se
desfăşoară în condiţiile legii.

OBIECTIVUL 3 Modalitatea de gestionare a dosarelor de executare silită

 Referitor la organizarea şi completarea registrelor cu informatii despre cauzele


susținute în instanță
Pentru oferirea de informaţii utile (detalii exacte ale dosarelor de executare, termene
de prezentare), atât pentru personalul Serviciului Juridic, cât şi în ceea ce priveşte situaţia
prezentării/neprezentării consilierilor juridici în instanţele de judecată la termenul fixat,
echipa de audit consideră necesară întocmirea unei evidențe care să includă următoarele
elemente:
1. Registrul cauzelor
34
 nr. dosarului/ nr. de executare al dosarului;
 speţa dosarului/obiectul cauzei;
 denumirea instanţei la care este dosarul;
 termenul de judecată;
 soluţia dată.

2. Condica termenelor:
 soluţiile dispuse la fiecare din termenele de judecată stabilite de instanţa de
judecată.
Din analiza dosarelor de executare silită aflate pe rol în perioada auditată la nivelul
Serviciului Juridic, s-a constatat faptul că acestea cuprind toate documentele aferente
dosarului debitorului în cauză (cele constituite anterior, dar şi pe timpul derulării acţiunii),
însă nu în ordinea cronologică a evenimentelor.
Acest fapt se poate datora faptului că majoritatea debitorilor au mai multe dosare
întocmite care se derulează simultan sau succesiv până la realizarea integrală a dreptului
recunoscut prin titlul executoriu, achitarea dobânzilor, penalităţilor sau a altor sume acordate
prin titlu, precum şi a cheltuielilor de executare, iar ultimul document întocmit / sosit este pus
într-unul din dosare.

 Referitor arhivarea dosarelor de executare


Echipa de audit a constatat următoarele:
 documentele sunt grupate în dosare cronologic şi sistematic;
 arhivarea se realizează într-o încăpere din cadrul structurii nr.2, existând un
risc crescut de degradare a acestora. La data derulării misiunii de audit, este în
curs de amenajare o arhivă la sediul central al entității;
 a fost nominalizată persoana responsabilă cu arhivarea dosarelor;
 dosarele finalizate şi închise au fost arhivate în conformitate cu procedura de
sistem - Arhivare şi prevederile legale;
 documentele pentru arhivă sunt grupate în dosare, numerotate, şnuruite şi
parafate conform Legii 16/1996 a arhivelor.
 documentele predate la arhivă sunt consemnate în procesele verbale de predare
- primire a dosarelor spre arhivă.

RECOMANDĂRI
1. Completarea Registrului cauzelor şi a Condicii termenelor cu informaţiile menţionate;
2. Elaborarea unei proceduri operaţionale privind gestionarea/ înregistarea/ arhivarea
dosarelor de executare silită.

OBIECTIVUL 4 Cauzele care au condus la neînchiderea unor dosare de executare


Din situaţiile întocmite de către structuri, convenţii, au fost selectate dosarele
debitorilor decedaţi şi în faliment/insolvenţă pentru analiză: D.A., NTS Metropolitan Eforie
Nord, CERES M., şi S.C. Mangalia, Impex S.A., Soc. Agricola Mihai Viteazu, Leonte
Elisabeta şi Darie Tudor, Şerban George.

35
S-a constatat că există debitori aflaţi în proces de lichidare/faliment şi debitori
decedaţi, situaţie prezentată în figura de mai jos:

Situatia debitorilor pe spețe

13%

decedati
insolventa
27%
60% faliment

Fig. 2.2.4.5. Situația debitorilor pe spețe

În cazul debitorilor decedați nu au fost respectate prevederile Codului de procedură


civilă, respectiv s-a întocmit dosar de executare pentru debitorul SD pentru suma de 1.932 lei
în anul 2013. Din analiza documentației rezultă faptul că, acesta decedase din anul 2010.
Ulterior, entitatea a suspendat acţiunea în momentul intrării în posesie a certificatului de deces
a debitorului.
Din analiza dosarelor cuprinse în situaţia acţiunilor respinse de instanţele de judecată,
a rezultat faptul că au fost îndeplinite toate măsurile legale în speţele selectate de echipa de
auditori pentru recuperarea în totalitate a debitelor, dar persoanele juridice erau radiate de la
O.N.R.C. Constanţa, conform Legii nr. 85/2006 privind procedura insolvenţei.
Pentru debitele nerecuperate aflate în evidenţa Serviciului Juridic, sunt întocmite
propuneri de trecere pe costuri. Conform procedurii operaţionale privind activitatea de
recuperare a creanţelor şi a prevederilor Dispoziţiei nr. 75/2016 a entității privind eşalonarea
la plată, propunerile privind trecerea pe costuri se fac în primul semestru al fiecărui an; însă,
potrivit notei de relaţii, în anul 2017 nu s-au trecut pe costuri debitele nerecuperate, aceste
propuneri realizându-se în luna martie 2018.

RECOMANDĂRI
Pentru trecerea pe costuri a sumelor acumulate de debitorii insolvabili (persoane
juridice radiate de la O.N.R.C., sau persoane fizice care nu deţin bunuri mobile sau imobile ce
pot face obiectul executării silite), este necesar ca propunerile Serviciului Juridic să se
realizeze anual cu respectarea termenului prevăzut în Dispoziţia nr. 75/2016.

2.2.5. Concluzii

Pentru optimizarea continuă a activităţilor desfăşurate la nivelul Direcţiei


Juridice, precum şi pentru îndeplinirea cu maximă eficienţă a obiectivelor specifice
stabilite, se recomandă gestionarea riscurilor semnificative, elaborarea şi actualizarea

36
procedurilor operaţionale.
Din verificările efectuate, echipa de auditori interni nu a consemnat abateri de la
legalitate şi regularitate care să determine producerea de prejudicii.
„Constatările prezentate au la bază probe de audit obţinute pe baza testelor
efectuate, consemnate în documentele de lucru întocmite de către echipa de auditori.
Structura auditată are obligaţia să întocmească Programul de acţiune în
vederea implementării recomandărilor şi să raporteze echipei de auditori interni,
periodic, stadiul implementării19 .
Echipa de auditori interni, pe baza analizelor şi evaluărilor efectuate apreciază
activitatea structurii auditate conform grilei cu 3 nivele astfel:

Tabel 2.2.5.1. Aprecierea activității structurii auditate


Nr. Apreciere
crt Obiective Funcţional De Critic
îmbunătăţit
1 Modalitatea de urmărire a debitorilor care nu au achitat facturile în
termen de 45 de zile de la emiterea acestora
X

3 Analiza cauzelor care au determinat respingerea în instanţă a acţiunilor


X

4 Modalitatea de gestionare a dosarelor de executare silită


X

5 Cauzele care au condus la neînchiderea unor dosare de executare silită şi X


astfel debitul nu a putut fi recuperat

În consecinţă, apreciem că implementarea recomandărilor echipei de auditori va avea


ca efect îmbunătăţirea economicităţii, eficienţei şi eficacităţii activităţilor auditate.

19
https://mafiadoc.com/suport-6_5a272... + 4 resurse!
37
CONCLUZII

Integrarea în Uniunea Europeană a impus României găsirea unor noi căi pentru
eficientizarea activităţii economice şi înlăturarea unor neconcordanţe întâlnite atât în
activitatea întreprinderilor cât şi a instituţiilor publice. Astfel, pe lângă adoptarea Standardelor
Internaţionale de Contabilitate la nivelul agenţilor economici, trecerea la un nou sistem
contabil, bazat pe Sistemul European de Conturi la instituţiile publice, precum şi alte
îmbunătăţiri legate de legislaţia economică şi fiscală, s-a impus şi organizarea activităţii de
audit, atât la agenţii economici, cât şi la instituţiile publice.
“O trăsătură caracteristică a lumii contemporane este preocuparea constantă de
promovare a criteriului general al eficienţei, care vizează prioritar laturile calitative ale tuturor
activităţilor economice, sociale, administrative sau de orice altă natură.
Asta înseamnă că orice agent economic, orice organizaţie sau instituţie şi orice
organism este vital interesat să cunoască operativ şi să sporească continuu gradul de eficienţă
cu care sunt gospodărite şi utilizate resursele materiale, financiare şi umane de care dispune.
Instituţiile publice sunt în permanent confruntate cu îmbunătăţirea performanţelor lor.
Funcţia de audit intern oferă, din acest punct de vedere, siguranţa rezonabilă că
operaţiunile desfăşurate, deciziile luate sunt ,,sub control" şi că, în acest fel, contribuie la
realizarea obiectivelor entităţii”20.
Auditul intern ajută instituţia să îşi atingă obiectivele evaluând procesele sale de
management al riscurilor, de control şi de conducere. Auditorii interni pot prin consiliere
permanentă, să ajute instituţia să identifice, să evalueze şi să implementeze un dispozitiv de
management al riscurilor şi de control care să permită stăpânirea acestor riscuri.
În afara misiunii clasice de asigurare, auditorii interni îşi asumă un rol de consiliere în
vederea îmbunătăţirii proceselor fundamentale ale instituţiei. Misiunile de audit scot în
evidenţă anomaliile şi punctele slabe semnificative din cadrul proceselor ce se desfăşoară la
nivelul instituţiei, astfel încât să poată fi remediate sau atenuate consecinţele acestora.
Apreciez că tema abordată în această lucrare este de o importanță deosebită şi de
asemenea de actualitate în ceea ce priveşte domeniul misiunilor de audit intern.
Auditul este creator de valoare. În acest sens împărtăşesc concepţia lui Xavier de
Phily, fostul preşedinte al I.I.A. şi actualul director de audit intern al grupului P.S.A. Peugeot
Citroën, şi susţin că plus valoarea auditorului intern nu este raportul său de audit, acesta din
urmă fiind doar un mijloc de comunicare, nici chiar recomandările lui. Valoarea lui constă în
capacitatea acestuia de a face organizaţia să prospere. Auditorul intern este deci creator de
valoare prin intermediul economiilor pe care le generează, al oportunităţilor pe care le creează
şi al pierderilor evitate ca urmare a activităţii sale.
Deasemenea în perioada actuală, printre căile de îmbunătăţire a eficacităţii auditului
public intern şi a căror implementare ar conduce la modificarea în bine a imaginii percepute
despre auditul public intern şi la alinierea acestei funcţii la acquis-ul comunitar, opinăm, că se

20
http://www.referat.ro/referate_desp... + 4 resurse!
38
numără şi amplificarea rolului de consiliere al auditului intern şi a implementării unor noi
forme de desfăşurarea a activităţilor de consiliere. Consider că orientarea în direcţia creşterii
ponderii activităţilor de consiliere în totalul activităţilor auditului intern reprezintă o abordare
modernă şi o ”schimbare” în concepţia auditului intern prin deplasarea efortului de pe
identificarea problemelor, pe prevenirea apariţiei acestora, ceea ce determină consecinţe
benefice asupra creşterii performanţelor sistemelor de conducere şi de control intern la nivelul
entităţilor.

39
BIBLIOGRAFIE

1. Boulescu Mircea, Barnea Corneliu - „Control financiar intern şi audit intern la entităţile
publice”, Editura Economică, Bucureşti 2014;
2. Brezeanu Petre, Braşoveanu Iulian - „Auditul financiar contabil”, Editura ASE,
Bucureşti 2015,
3. Crăciun Ştefan - „Auditul intern – Evaluare, conciliere”, Editura Economică, Bucureşti
2016;
4. Crăciun Ştefan - „Auditul financiar şi auditul intern, controlul financiar şi expertiza
contabilă”, Editura Economică, Bucureşti 2014;
5. Ghiţă Marcel - „Auditul intern”, Editura Economică, Bucureşti 2016;
6. Ghiţă Marcel, Sprânceană Mihai - „Auditul intern în sistemul public”, Tribuna
Economică, 2016;
7. Gisberto-Chitu Alberta coord., Pitulice Mihai - „Studii de caz privind auditul public
intern”, Editura CECCAR, 2015;
8. Gisberto-Chitu Alberta, Ioanaş Corina - „Auditul în instituţiile publice”, Editura
CECCAR, Bucureşti 2017;
9. Grigorescu Ştefan Iulian - „Auditul instituţiilor publice”, InfoMega, 2015;
10. Ana Morariu, Gheorghe Suciu, Flavia Stoian – “Audit intern şi guvernanţă corporativă”,
Editura Universitară;
11. Munteanu Victor coord., Zuca Marilena, Tinta Alice Emilia - „Control şi audit financiar
contabil”, Editura Lumina Lex, Bucureşti 2015;
12. Mihaiescu S., Audit Public Intern, Suport de curs, Ed. Univ. Al. I. Cuza, Iași, 2014;
13. Stoian Ana - „Auditul financiar contabil”, Editura ASE, Bucureşti 2014; „
14. Renard Jacques – „Teoria şi practica auditului intern”, Ministerul Finanţelor Publice
2003.

40