Sunteți pe pagina 1din 42

Universitatea Tomis Constanţa

Facultatea de Studii Economice şi Administrative

Specializarea Finanțe Bănci

LUCRARE DE LICENŢĂ

Conducător ştiinţific:

Lector Univ. dr. Georgeta Margareta Dobrescu

Absolvent:

Manole (Vasile) C Daniela

Constanţa 2020

1
Universitatea Tomis Constanţa

Facultatea de Studii Economice şi Administrative

Specializarea Finanțe Bănci

ACTIVITATEA PERSONALULUI DE
SECRETARIAT DIN CADRUL
ORGANIZAŢIILOR ROMÂNEȘTI

Conducător ştiinţific:

Lector Univ. dr. Georgeta Margareta Dobrescu

Absolvent:

Manole (Vasile) C Daniela

Constanţa 2020

2
CUPRINS

INTRODUCERE ........................................................................................................................ 4
CAPITOLUL 1. CONSIDERAŢII GENERALE PRIVIND EVOLUŢIA MESERIEI DE
SECRETAR ................................................................................................................................ 5
1.1. Evoluția istorică a meseriei de secretar ........................................................................... 5
1.2. Atribuţiile şi sarcinile secretariatelor ............................................................................... 6
1.3. Funcţiile secretariatului modern ...................................................................................... 6
1.4. Procedura operațională de secretariat și controlul corespondenței ................................ 10
1.5. Implicațiile controlului intern în activitatea entităților românești ................................. 18
1.6. Evaluarea controlului intern de către auditorii interni ................................................... 19
CAPITOLUL 2. RAPORTUL DE AUDIT INTERN PRIVIND EVALUAREA
SISTEMULUI DE CONTROL INTERN AL ACTIVITĂȚII DE SECRETARIAT ......... 22
2.1. Introducere ..................................................................................................................... 22
2.2. Metodologia de desfăşurare a misiunii de audit intern ................................................. 22
2.3. Constatări şi recomandări ............................................................................................. 24
2.4. Concluzii........................................................................................................................ 38
CONCLUZII............................................................................................................................. 40
BIBLIOGRAFIE ...................................................................................................................... 42

3
INTRODUCERE

Activitatea de secretariat în perioada contemporană a devenit o activitate auxiliară şi


indispensabilă managerilor. Secretariatul a preluat de la manageri, prin delegarea de atribuţii, a
unor sarcini care contribuie la mai buna executare a funcţiilor de management la toate nivelurile
acestuia, respectiv, prevederea și programarea, organizarea și structurarea activităţii,
coordonarea, decizia și controlul etc.
Secretariatul ca activitate principală, se ocupă de crearea tuturor condiţiilor de asigurare
a desfăşurării optime a fluxurilor de informaţii şi decizii, devenind o activitate indispensabilă în
desfăşurarea unei activităţi economico-sociale performante.
Activitatea de secretariat în România a căpătat funcţii şi roluri multiple şi complexe,
comparativ cu deceniile anterioare.
În literatura de specialitate, activitatea de secretariat a fost definită ca fiind o activitate
desfăşurată de un grup de oameni specializaţi, reuniţi sub o autoritate ierarhică (director de
secretariat, secretar şef, şef birou secretariate etc.). Această activitate presupune realizarea unor
atribuţii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrărilor specifice muncii de secretariat cum
ar fi:
 organizarea corespondenței primite sau emise de conducerea entităţii;
 evidenţa, circulaţia şi clasarea acesteia;
 organizarea evidenţelor operative sau fundamentale în cadrul sistemului informaţional
sau decizional al unităţii;
 organizarea întâlnirilor de lucru, a şedinţelor, a unor manifestări ştiinţifice;
 asigurarea documentaţiei necesare actului decizional;
 multiplicarea documentelor și materialelor informaţionale şi/sau decizionale;
 primirea vizitatorilor și a altor solicitanţi, potenţiali clienţi ai firmei.

Menţionăm faptul că, termenul de secretară a fost suplinit cu cel de asistent manager.
Secretara are un loc important în crearea de condiţii optime pentru luarea deciziilor care
reprezintă dovada esenţială a conducerii.
Am ales această temă, deoarece consider că este de actualitate, deoarece secretariatul a
devenit unul dintre cele mai importante locuri de muncă în societatea contemporană, acesta a
căpătat roluri şi funcţii multiple şi complexe, comparativ cu deceniile anterioare. În principal,
secretarul se ocupă de crearea tuturor condiţiilor de asigurare a desfăşurării optime a fluxurilor
de informaţii şi decizii.

4
CAPITOLUL 1. CONSIDERAŢII GENERALE PRIVIND EVOLUŢIA
MESERIEI DE SECRETAR

1.1. Evoluția istorică a meseriei de secretar


„Încă de la începuturi, în practicarea activităţii de secretariat existau trei coordonate
esenţiale:
• A apărut şi a funcţionat pe lângă factorii de decizie ai vieţii economico-sociale;
• Obiectul activităţii a fost tratarea informaţiei scrise;
• Cerinţa esenţială sub aspect deontologic a constituit-o confidenţialitatea”1.
Coordonata confidenţialităţii este sugerată chiar de termenul ,,secretar”(ă), provenind
din latinescul „secretum” (secret, taină), şi desemnând o persoană care ştie şi păstrează secrete.
„Activitatea de secretariat a apărut din necesităţile administraţiei de stat de a emite dispoziţii, de
a da ordine si a administra bunuri. Aşa a apărut casta scribilor, secretarii autorităţilor. Problema
confidenţialităţii se punea, la vremea respectivă, numai pe cale orală, fiind extrem de rare
persoanele care ştiau sa citească”2. În acea perioadă, pentru a păstra secretul profesional se
practica tăierea limbii de către autorităţi.
„În Evul Mediu, secretarul se ocupa de corespondența monarhului sau a unor înalţi
demnitari având ca sarcini principale caligrafierea textelor, expedierea documentelor scrise,
precum și evidența circulaţiei documentelor scrise.
În epoca modernă, apariţia maşinilor de scris mecanice în structurile administrative a
determinat asocierea imaginii secretarei cu acest mijloc de imprimare a textelor, astfel erau
denumite dactilografe.
Această meserie din punct de vedere istoric a aparţinut bărbaţilor, până la începutul
secolului XX, când femeile au obținut drepturi egale cu bărbații”3.
Caracteristic perioadei contemporane este faptul că activitatea de secretariat este
desfășurată în proporţie de 95% de persoane de sex feminin. Manifestarea unei competențe
sociale și a unei inteligențe emoţionale superioară bărbaţilor, a determinat de asemenea
solicitarea unor noi cerinţe privind practicarea acestei profesiuni.
Dezvoltarea managementului la începutul secolului a presupus și reevaluarea cerinţelor
activității de secretariat, determinată și de dezvoltarea continuă a tehnologiilor informaţionale
și comunicaționale care au revoluţionat viața birourilor .
În această perioadă, alături de cerinţele tradiţionale ale meseriei de secretariat se adaugă
și cele din domeniul biroticii. „Se pot astfel exemplifica: stăpânirea procedeelor de citire și
scriere rapidă; utilizarea calculatorului în editarea de texte și pentru baze de date; utilizarea
celorlalte aparate de tratare a informaţiei și comunicaţie; cunoaşterea principiilor de organizare
a timpului și a documentelor; posedarea și exercitarea a 1-2 limbi de circulaţie internaţională;
cunoştinţe generale de statistică și contabilitate; abilitaţi de comportament în relaţiile cu
clientii”4.

1 https://edoc.pub/manual-de-secretar... + 3 resurse!
2 https://edoc.pub/manual-de-secretar... + 4 resurse!
3 https://edoc.pub/manual-de-secretar... + 4 resurse!
4 https://edoc.pub/manual-de-secretar... + 5 resurse!

5
1.2. Atribuţiile şi sarcinile secretariatelor

În țara noastră, activitatea de secretariat include următoarele atribuţii şi sarcini:


• „executarea lucrărilor de registratură generală (sortarea, înregistrarea, datarea, distribuirea),
acolo unde nu există un compartiment specializat de registratură;
• lucrări de corespondență primită şi emisă de unitate (lecturarea, prezentarea la conducere,
înregistrarea, repartizarea şi urmărirea rezolvării corespondenţei primite, întocmirea unor
răspunsuri pe baza documentării prealabile, dactilografierea lor, prezentarea la semnat a
corespondenţei cu materialul de bază; pregătirea corespondenţei pentru expediere, predarea la
registratură sau expedierea directă, după caz, asigurarea transportului corespondenţei prin
organizarea muncii curierilor)”5;
• „scrierea rapidă, stenografierea discuţiilor din şedinţele, conferinţele, întâlnirile de afaceri,
stenografierea după dictare (şi la telefon), transcrierea stenogramelor;
• multiplicarea materialelor: dactilografierea, corectarea greşelilor, cunoaşterea unor sisteme de
corectare a materialelor pentru editorial;
• probleme de protocol şi relaţii cu publicul;
• evidenţa necesarului de consumabile şi evidenţa de personal (referatul cu necesarul de
rechizite, evidenţa delegaţiilor, a deplasărilor);
• cunoaşterea şi folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul, maşina de multiplicat, faxul,
interfonul, etc.);
• organizarea sistemului informaţional:primirea, prelucrarea şi transmiterea informaţiilor.
• primirea şi transmiterea comunicărilor telefonice;
• organizarea şedinţelor şi a materialelor necesare;
• perfecţionarea permanentă din punct de vedere profesional;
• supravegherea personalului secretarial din subordine: instruirea acestuia, evaluarea
posibilităţilor fiecăruia şi stabilirea responsabilităţilor”6;
• respectarea disciplinei muncii.

1.3. Funcţiile secretariatului modern

Perioada actuală se caracterizează prin existența unei echipe manager-secretară care, prin
contribuţia acestora, realizează finalizarea unei lucrări de natură administrativă. Aceasta se
realizează prin faptul că managerul concepe un document sau aplică o rezoluţie pe o cerere, iar
secretariatul va prelua, în continuare, toate operaţiunile ce țin de redactarea, stilizarea, distribuirea
sau memorarea informaţiilor prelucrate.
Dimensiunea și complexitatea entității determină complexitatea activității de secretariat din
cadrul entității, având ca scop final eficacitatea muncii manageriale
„O activitate de secretariat eficientă contribuie la:
• Utilizarea raţională a timpului de lucru, prin degrevarea managerul de acţiuni de
rutină, pur administrative;
• Realizarea de către manager a unor contacte operative și eficiente cu persoane din

5 https://edoc.pub/manual-de-secretar... + 6 resurse!
6 https://lege5.ro/Gratuit/g4ydomzugq... + 12 resurse!

6
interiorul și exteriorul organizaţiei;
• Diseminarea unor informaţii reale la nivelul conducerii firmei;
• Organizarea raţională a activității managerilor de nivel superior din cadrul firmei
(directori generali, directori executivi)”7.
„În activitatea de secretariat literatura de specialitate a identificat următoarele funcţii:
 Funcţia de tratare a informaţiilor;
 Funcţia de documentare;
• Funcţia de "filtru" și legătură în contactele conducerii;
• Funcţia de asistare directă a managerului;
• Funcţia de reprezentare”8.
A. Funcţia de tratare a informaţiilor

La nivelul entității, orice angajat care vorbește, efectuează o semnalizare, scrie o cerere,
un raport, eliberează o chitanță, o schiță etc., emite informații.
„Valorificarea informației pentru desfășurarea activităților administrative se face în
următoarele etape succesive:
Culegerea informațiilor – reprezintă recepționarea planificată, urmărind un anumit scop;
Prelucrarea informațiilor – mesajele recepționate sunt supuse unor transformări care
reprezintă informații distincte de cele recepționate. În concluzie, prelucrarea informațiilor
constituie partea cea mai complexă și subtilă dintre etapele procesului informațional;
Stocarea informațiilor (sau memorarea) – care se realizează prin înmagazinarea pe un
suport material sau în creierul uman a unei cantități de informații”9.
În cadrul secretariatului se pot desfășura următoarele circuite informaționale specifice:
 Secretariatele constituie un important canal informațional în relațiile ierarhice directe cu
conducerea;
 „Secretariatul centralizează informația ce se desfășoară între manager și structurile
organizatorice ale entității;
 Secretariatul este o centrală de comutație a informațiilor care intră din mediul extern
către toate structurile componente și a celor care ies din entitate spre mediul extern;
 „Secretariatul realizează un circuit informațional orizontal și linear între diferite
compartimente de secretariat create la nivelul structurilor organizatorice.

Practica demonstreză că: procurarea, culegerea, valorificarea și transmiterea


direcționată a informațiilor reprezintă o sarcină principală a muncii moderne de secretariat”10.

„În principal, tratarea informaţiei în secretariate presupune:

 activități cu corespondența organizaţiei (forma scrisă pe care o iau relaţiile dintre două
sau mai multe persoane);
 reproducerea de texte sau scrierea după dictare;

7 https://edoc.pub/manual-de-secretar... + 3 resurse!
8 https://edoc.pub/manual-de-secretar... + 4 resurse!
9 https://edoc.pub/manual-de-secretar... + 4 resurse!
10 https://edoc.pub/manual-de-secretar...

7
 traducerea documentelor.

Activitatea cu corespondență reprezintă forma scrisă pe care o iau relațiile dintre două sau
mai multe persoane.
Pentru exercitarea activității cu corespondența trebuie respectare anumite principii:
 evitarea corespondenței inutile;
 răspunsurile prompte la corespondența primită;
 soluţionarea cu operativitate a problemelor înscrise în corespondență”11.

Activitatea cu corespondența presupune efectuarea următoarelor operațiuni:


 Verificarea corespondenței – prin care se constată eventuale greșeli de expediție;
 Deschiderea plicurilor – în cazul în care secretara are acordul conducerii în acest sens;
 Verificarea conținutului scrisorii după deschidere;
 Sortarea corespondenței primite pe trei grupe (conducere, structuri organizatorice,
secretariat);
 Datarea și aplicarea ștampilelor de înregistrare;
 Înregistrarea corespondenței în Registrul de Intrare-Ieșire;
 Repartizarea corespondenței pe structuri.

Reproducerea documentelor
Pentru tratarea informației scrise se utilizează tehnici specifice de secretariat, precum:
stenografierea, dactilografierea, traducerea documentelor, procesarea documentelor sub formă
de date, texte, imagini schematice.

Traducerea documentelor
Reprezintă activitatea de tratare a informației care presupune traduerea documentelor cu
ajutorul unui translator autorizat.

B. Funcţia de documentare

„Materia primă a acestei activități o constituie documentul. In accepție largă, noțiunea


de "document" este definită ca: orice bază de cunoaștere fixată material, înregistrată sau
susceptibilă de a fi utilizată pentru consultare de studiu sau probă.
Prin activitatea de documentare se realizează informare prin intermediul documentelor.
Documentarea presupune o recepționare mai metodică și mai temeinică, memoria vizuală a
ființei umane fiind mai puternică pe tot parcursul vieţii, deci și cea mai importantă. Permanența
este calitatea esenţială a documentului”12.
În concluzie putem afirma că această funcţie este aceea de a sprijini cercetarea și creaţia.
„Secretariatul trebuie să furnizeze operativ orice document sau informaţie conţinută în acestea,
atât la solicitările managementului, cât și ale personalului sau colaboratorilor externi cu care se
stabilesc contacte.
Această activitate, conform specialiştilor poate fi privită din două direcţii:

11 https://edoc.pub/manual-de-secretar...
12 https://edoc.pub/manual-de-secretar... + 2 resurse!

8
a) Organizarea documentele rezultate din activitățile managerului și ale altor
compartimente din organizaţie, gestionează informaţiile conţinute în acestea.
b) Asigură documentarii managerului cu alte documente din domeniul de specialitate sau
pentru informare curentă: cărți, reviste etc”13.

C. Funcţia de "filtru" și legătură în contactele conducerii

Prin această funcție se realizează degrevarea timpului managerului atât în comunicările


telefonice, cât și în solicitările de contacte directe. Secretarul are responsabilitatea și obligația
de a răspunde la mesajele telefonice și de a transmite informația către conducere sau persoanele
competente în rezolvarea unei probleme în cadrul organizației sau din exteriorul ei.
În exercitarea funcției de legătură și "filtru", secretariatul se poate afla în situaţii
diferite:
 asigurarea legăturilor telefonice, la cererea conducerii, în cadrul și în afara organizației.
Realizarea acestei activități depinde de limitele de împuternicire acordate de manager,
precum și de abilitatea secretariatului de a transforma aceste înțelegeri în principii și
tehnici, fără a intra în conflict cu solicitanții. Aceasta este o sarcină complexă a activității de
secretariat.
 "filtrează" convorbirile telefonice destinate conducerii. În această situație se pot exprima
abilitățile personale ale secretarei, dar și relația manager – secretară.

D. Funcţia de asistare directă a managerului

„Exercitarea acestei funcţii presupune:


 participarea secretarei la o serie de întâlniri oficiale ale managerului pentru stenografierea
convorbirilor, dactilografierea documentelor elaborate cu aceste ocazii, comunicarea lor,
efectuarea unor formalităţi financiare, organizarea călătoriilor, întocmirea delegaţiilor;
 programarea acţiunilor managerului şi urmărirea realizării lor la termen, prin întocmirea
unor instrumente de evidenţă. Se realizează prin comunicările de grup sau de echipă în
cadrul organizaţiilor”14.

Şedinţele. Consfătuirile. Întâlnirile de lucru

„Sunt cele mai utilizate metode de management ca posibilitate de valorificare a


talentelor individuale şi de grup, în luarea deciziilor.

Şedinţele, consfătuirile şi întâlnirile de lucru, au preponderent scopul de a se:


 culege informaţii;
 schimba păreri şi analiza situaţiile periodice;
 informa participanţii despre obiective, servicii, produse, achiziţii;
 prezenta proiectele şi deciziile luate;
 soluţiona problemele împreună;

13https://edoc.pub/manual-de-secretar... + 3 resurse!
14 https://edoc.pub/manual-de-secretar... + 5 resurse!

9
 face schimb de interese;
 stimula contracte;
 încheia contracte;
 rezolvă problemele de resurse umane”15.

„Întâlnirile de lucru au loc mai des decât şedinţele si participă un număr redus de persoane, din
rândul angajaţilor sau al partenerilor de afaceri. Sunt utilizate pentru rezolvarea unor probleme
apărute în dinamica procesului de coordonare a organizaţiei.

Teleconferinţele reprezintă metode de desfăşurare a şedinţelor şi altor tipuri de întâlniri, fără a fi


necesară deplasarea participanţilor aflaţi la distanţă, fiind suficientă prezenţa lor în faţa unui
telefon sau într-un studio. Un tip de teleconferință este videoconferința care se desfăşoară
printr-un sistem de televiziune cu circuit închis care leagă persoane din diferite localităţi.
Fiecare cameră de conferinţe este echipată cu camere de luat vederi, monitoare şi un microfon.
În timpul conferinţei se pot folosi hârtii, desene, schiţe, imagini video”16.

E. Funcţia de reprezentare

Această funcție se exercită, în relaţiile interpersonale ale managerului cu personalul


organizaţiei sau cu mediul extern.
„Secretariatul îşi exercită funcţia de reprezentare, la nivelul organizaţiilor, în
următoarele situații: primirea vizitatorilor, audiențele, relaţiile cu reprezentanţii presei,
negocierile. Un rol important în realizarea acestei funcții constă și în crearea de condiții care să
asigure desfăşurarea eficientă şi în bune condiţii a acestor contacte.
În unele cazuri, îndeplinirea acestei funcții cu eficiență de către secretariat, poate
reprezenta pentru entitate o ”carte de vizită”, aceasta deorece secretariatul este printre primele
persoane cu care se intră în contact, la nivelul conducerii, putând influenţa pozitiv sau negativ
imaginea entității”17.

1.4. Procedura operațională de secretariat și controlul corespondenței

Scopul procedurii
1. Asigurarea unui circuit corect, eficient, operativ şi legal al documentelor în ceea ce
priveşte primirea, difuzarea şi expedierea controlată a corespondenţei, evidenţa
clară;
2. Asigură existenţa documentaţiei adecvate pentru derularea activităţii;
3. Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului;
4. Sprijină auditul şi/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi/sau control.

Domeniul de aplicare a procedurii


1. Procedura se aplică în activitatea de circuit a corespondenţei interne şi externe.

15 https://edoc.pub/manual-de-secretar... + 5 resurse!
16 https://edoc.pub/manual-de-secretar... + 5 resurse!
17 https://edoc.pub/manual-de-secretar...

10
2. Circuitul corespondenţei interne şi externe reprezintă o activitate distinctă în
Serviciul Secretariat din subordinea Direcţiei Resurse Umane.
3. Principalele activităţi de care depinde desfăşurarea activităţii de secretariat privind
circuitul corespondenţei, sunt:
asigurarea resurselor umane şi materiale necesare;
stabilirea responsabilităţilor;
instruirea personalului;
înregistrarea corectă şi completă a corespondenţei;
repartizarea corespondenţei interne şi externe;
emiterea, verificarea, aprobarea şi expedierea documentelor interne şi externe
către părţile interesate, de către funcţiile responsabile
4. Procedura se aplică de compartimentele de specialitate conform cu atribuţiile care
le revin în primirea sau emiterea de documente.

Reglementări internaţionale
 SR EN ISO 9001: 2015 - Sisteme de management al calităţii - Cerinţe
 SR EN ISO 9000:2015 - Sisteme de management al calităţii - Principii fundamentale şi
vocabular;
 SR EN ISO 14001:2015 - Sisteme de management de mediu - Cerinţe cu ghid de utilizare;
 SR OHSAS 18001: 2008 - Sistem de management al sănătăţii şi securităţii ocupaţionale –
Cerinţe.

„Legislaţie primară
 Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul inten/managerial şi controlul
financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.
Legislaţie secundară :
 Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 600/2018 pentru aprobarea Codului
controlului intern/managerial al entităţilor publice cu modificările şi completările
ulterioare”18;

Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii


 Regulamentul de Organizare şi Funcţionare

Tabel 1.4.1. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura. Definiţii ale termenilor
Nr. Termenul Definitia si/sau, daca este cazul, actul care defineste
crt termenul
1. Corespondenţă „Forma scrisă pe care o iau relaţiile dintre două sau mai
multe persoane fizice sau juridice.
Corespondenţa oficială cuprinde totalitatea scrisorilor şi
actelor, care circulă între persoane juridice sau între o
persoană fizică şi o persoană juridică, în scopul stabilirii unor
relaţii între ele”19.

18 https://lege5.ro/Gratuit/g4ydomzugq... + 20 resurse!
19 https://edoc.pub/manual-de-secretar...

11
Nr. Termenul Definitia si/sau, daca este cazul, actul care defineste
crt termenul
2. Corespondenţa „Corespondenţa purtată între compartimente sau responsabili
internă ai aceleiaşi organizaţii”20.
3. Corespondenţa „Corespondenţa către sau de la o instituţie spre mediul
externă exterior - altă instituţie sau persoană”21.

Descrierea procedurii

1. Generalităţi
Circuitului corespondenţei atât în interiorul societăţii, cât şi în exteriorul ei, i se acordă o
atenţie deosebită. În vederea păstrării unei evidenţe clare, secretariatul înregistrează fiecare
document într-un registru de corespondenţă, numit Registru intrări-ieşiri.

2. Documente utilizate
Lista, provenienţa documentelor şi conţinutul documentelor
a) Registru intrări- ieşiri
Provenienţă: Registratură şi entităţi organizatorice;
Conţinut: număr de înregistrare, dată înregistrare, număr şi dată document, de la cine
provine documentul, conţinut document, unde se repartizează, dată expediere, modul
rezolvării, către cine se expediază, indicator dosar, observaţii;
Rol: înscrierea circulaţiei documentelor, martor obiectiv cu valoare juridică în vederea
informării imediate şi concomitente asupra corespondenţei primite şi expediate, ghid de
căutare a oricărui document.

b) Condica de predare-primire/entitate organizatorică


Provenienţă: Registratură;
Conţinut: numere de înregistrare, nume, prenume, semnătură, dată;
Rol: difuzarea controlată a corespondenţei interne.

c) Circuitul documentelor
Se realizează conform diagramei de proces anexată la procedură (Anexa 2)

3. Resurse necesare:
Resurse materiale: PC-uri, fax, copiatoare pentru multiplicare, scaner, aparate de
comunicaţie;
Resurse umane:
Compartimentele şi funcţiile din structura implicate în activitate:
- Serviciul Secretariat, toate entităţile organizatorice conform organigramei
Resurse financiare: Resursele financiare necesare pentru desfăşurarea activităţilor sunt
cuprinse în bugetul de venituri şi cheltuieli.

20 https://edoc.pub/manual-de-secretar...
21 https://edoc.pub/manual-de-secretar...

12
4.Modul de lucru
Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii
Şeful Serviciului secretariat / Şefii entităţilor organizatorice planifică şi organizează timpul de
lucru şi activităţile zilnice ale personalului din subordine, cu scopul de a evita riscurile
activităţii de secretariat şi control al corespondenţei.

Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii

Corespondenţa externă
Primirea corespondenţei externe (intrarea documentelor în societate )
Toate documentele trebuie să intre în societate prin Serviciul Secretariat-Registratura sediului
central.
Ele pot fi primite prin următoarele mijloace :
- poştă, curierat fax
- E-mail
- depuse la registratură şi înregistrate cronologic în Registrul de intrări-ieşiri.
Pe fiecare document intrat în societate, se aplică în colţul din dreapta sus numărul de
înregistrare.
Documentele care se referă la aceeaşi problemă, se anexează la primul document
înregistrat.
Deschiderea şi repartizarea corespondenţei cu menţiunea „Personal” sau „Confidenţial”
se face de către Şeful Serviciului Secretariat, iar în lipsa acesteia de către înlocuitor.
În cazul corespondenţei sosite în plic, întotdeauna se păstrează plicul şi se anexează
documentului.
Dacă în documentul primit se face referire la anexe, iar acestea lipsesc, se menţionează
acest lucru pe adresa de înaintare şi se semnează.
Documentele adresate greşit, primesc număr de înregistrare, se transmit funcţiilor
competente pentru rezolvare, dacă se cunosc, ori se restituie emitentului; dacă este schimbat
destinatarul, acest lucru este făcut cunoscut şi emitentului.

Înregistrarea şi repartizarea corespondenţei pentru soluţionare


După înregistrarea documentelor, personalul predă documentele şefului Serviciului
Secretariat care le analizează şi le repartizează prin intermediul registrelor / mapelor - păstrând
numărul primit de la Registratură structurilor organizatorice.
Managementul de vârf analizează şi formulează o rezoluţie scrisă, decide ce director de
resort sau ce funcţie inferioară ierarhic preia responsabilitatea soluţionării documentului şi
stabileşte termenul de rezolvare.
Birourile de secretariat ale fiecărui director înregistrează zilnic în registrul de
intrări-ieşiri toate documentele care ajung la direcţia respectivă, păstrând numărul de
înregistrare dat la Registratură şi respectând coloanele registrului (cu scopul de a se regăsi cu
uşurinţă circuitul documentelor şi data fiecărei destinaţii).
Mapele cu documentele repartizate sunt predate de două ori pe zi (orele 11,00 şi 14,00)
la şeful Serviciului Secretariat, unde se asigură transmiterea acestora în timp util către cei
vizaţi, cu înregistrarea numărului de ieşire, pe bază de semnătură în condica de predare-primire.
Persoana responsabilă cu ridicarea corespondenţei de la Registratură este obligată să

13
verifice înainte de a semna, exactitatea numerelor de înregistrare ale documentelor şi anexelor,
să le înregistreze la intrarea în entitatea respectivă, să urmărească rezolvarea în termen a
acestora, menţionând în Registrul intrări-ieşiri data expedierii către emitent.
În cazul pierderii vreunui document, persoana vinovată va lua măsurile necesare pentru
reconstituirea 1ui - documentului reconstituit i se va atribui numărul de înregistrare iniţial.
Corespondenţa predată greşit unor direcţii/ entităţi organizatorice se restituie la
Registratură cu argumente şi se operează modificările atât în Registrul intrări-ieşiri cât şi în
condica de predare- primire.

Emiterea, verificarea, aprobarea şi expedierea documentelor către părţile interesate externe


Documentele pot fi emise sub formă de:
răspuns unor solicitări externe (autorităţi, persoane fizice sau juridice);
raportări periodice stabilite prin prevederi legale şi alte cerinţe reglementate;
solicitări sau informări iniţiate de o structură organizatorică din cadrul societăţii (ex:
diverse cereri de avize, autorizări, certificate, notificări către autorităţile în domeniu, etc).
Documentele sunt semnate de emitent şi însoţite întotdeauna de adresa de înaintare
întocmită în două exemplare semnată de directorul de resort şi aprobată de Managementul
General, exceptând situaţiile în care acesta deleagă dreptul de semnătură unui Director de linie.
Documentele care implică situaţii juridice sunt avizate şi de Directorul Juridic.
Documentele care implică activitate economică patrimonială sunt semnate şi de Directorul
Economic.
Semnătura/ile Directorului de resort şi Directorului Juridic/ Directorului Economic sunt
întotdeauna în josul paginii în partea dreaptă.
Semnătura Managerului General este în partea de jos a paginii în partea stângă. Cele două
adrese conţin obligatoriu:
antetul entității. (header şi footer) în vigoare;
funcţiile (Managerului General, Director de resort +/- Director General Adjunct/ Director
Economic/ Director Juridic);
numele/ prenumele în clar şi semnăturile, ştampilă;
data/ numărul de înregistrare-ieşire din entitate.
Modelele adreselor sunt ataşate la prezenta procedură.
Antetul entității şi ştampila rotundă se aplică de regulă numai pe documentele care ies
din societate, (inclusiv Adeverinţe eliberate personalului sau unele Procese Verbale încheiate
cu o parte externă). Fac excepţie Dispoziţiile Managerului General.
Responsabil cu actualizarea şi difuzarea antetului este Serviciul IT, urmare a Dispoziţiei
conducerii societăţii.
Orice document sau material înaintat spre informare, avizare sau aprobare este însoţit de
documentul care a stat la baza elaborării sale şi/sau orice alt document care poate fi considerat
util în prezentarea problematicii expuse în materialul respectiv.
Copia adresei de înaintare şi a documentelor însoţitoare semnate şi înregistrate se
păstrează la funcţia emitentă.
În cazul documentelor expediate ca răspuns, acestea preiau numărul de înregistrare al
documentului la care se răspunde, făcându-se menţiunea în Registrul de intrări-ieşiri.
Modul de transmitere (fax, poştă, E-mail) se stabileşte de directorul de resort.
Expedierea documentelor externe se realizează prin Serviciul Secretariat.
Atunci când expedierea se realizează prin fax sau E-mail, Serviciul Secretariat

14
înmânează confirmarea de transmitere împreună cu documentul transmis, entităţii care a
solicitat expedierea, pentru a le arhiva.
Corespondenţa cu caracter informativ nu necesită răspuns şi se păstrează la destinatar pe
baza rezoluţiei.

Corespondenţa internă
Primirea corespondenţei
Primirea corespondenţei în entităţile organizatorice se efectuează prin înregistrarea acesteia
într-un Registru de intrări-ieşiri de către persoana responsabilizată în acest sens, păstrând
numărul de înregistrare dat la Registratură şi o pune la dispoziţie şefului entităţii organizatorice.
Repartizarea corespondenţei pentru soluţionare
Şeful entităţii repartizează corespondenţa persoanelor responsabile de rezolvarea acesteia,
menţionând şi termenul limită.
Emiterea, verificarea, aprobarea şi expedierea documentelor către părţile interne interesate
Documenetele interne primite prin corespondenţă pot fi emise sub formă de :
răspuns unor solicitări interne;
raportări periodice;
solicitări sau informări iniţiate de o structură organizatorică din cadrul societăţii;
dipoziţii ale Managerului General;
note interne.
Corespondenţa între direcţii se face obligatoriu cu viza directorul de resort.
Pe adresele interne semnătura solicitantului/emitentului este trecută în josul paginii în
partea dreaptă, semnătura şefului ierarhic în partea de jos în stânga paginii iar viza directorului
de resort în partea dreaptă de sus a paginii.
Documentele interne emise conţin obligatoriu:
funcţiile pentru întocmit, vizat, aprobat - când e cazul;
numele/prenumele în clar şi semnăturile;
data/numărul de înregistrare-ieşire din entitate.
Adresele interne nu trebuie să conţină antetul entității şi nici ştampila rotundă, ci entitatea
emitentă. Entitatea organizatorică emitentă menţine şi asigură dovezile de comunicare internă.

Valorificarea rezultatelor activităţii se poate realiza prin analiza gradului de realizare a


indicatorilor activităţii: 0 documente pierdute.

5. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

Şef Serviciu Secretariat


analizează corespondenţa;
deschide şi repartizează corespondenţa directorilor şi corespondenţa cu menţiunea
personal sau confidenţial;
primeşte şi transmite corespondenţa pe suport informatic;
expediază documentele confidenţiale.

Personalul Serviciului Secretariat


expediază documentelor externe şi pune la dispoziţie compatimentului expeditor,

15
dovada de expediere;
transmite documente prin faxul şi emailul oficial, ataşează dovada trasmiterii la
document şi o returnează compatimentului expeditor;
menţine evidenţa ştampilelor;
multiplică documente când se impune (conform dispoziţiei Şefului ierarhic).

Personalul Biroului Registratură


primeşte, sortează şi înregistrează toate documentele intrate şi ieşite din societate în
Registru;
predă documentele Şefului Serviului Secretariat spre analiză.

CORESPONDENȚA EXTERNĂ

Serviciul
Secretariat Registru
PRIMIRE intrări-
Birou CORESPONDENȚĂ
Registratură ieșiri

REPARTIZARE Mape
Serviciul CORESPONDEN
Secretariat Structuri
ȚĂ PENTRU
interne
SOLUȚIONARE

EMITEREA
VERIFICAREA
Structuri
APROBAREA
interne

EXPEDIEREA
Registru
Serviciul DOCUMENTELOR
intrări-
Secretariat ieșiri
PĂRȚILOR
INTERESATE

Fig. 1.4.1. Corespondența externă

16
CORESPONDENȚA INTERNĂ

Registratură Registru
Entitatea PRIMIRE intrări-
organizatorică CORESPONDENȚĂ ieșiri

REPARTIZARE Persoane
CORESPONDENȚĂ responsabile
PENTRU
SOLUȚIONARE Termen de
soluționare
Șef
entitate

EMITEREA
VERIFICAREA
APROBAREA

Registratură EXPEDIEREA Registru


DOCUMENTELOR
Entitatea intrări-
organizatorică
PĂRȚILOR ieșiri
INTERESATE

Fig. 1.4.2. Corespondența internă

17
1.5. Implicațiile controlului intern în activitatea entităților românești

Conform OMFP nr. 1802/2014, scopul controlului intern este să asigure coerența
obiectivelor, să identifice factorii‐cheie de reușită și să comunice conducătorilor entității, în
timp real, informațiile referitoare la performanțe și perspective. Controlul intern vizează
asigurarea:
conformității cu legislația în vigoare;
aplicării deciziilor luate de conducerea entității;
bunei funcționări a activității interne a entității;
fiabilității informațiilor financiare;
eficacității operațiunilor entității;
utilizării eficiente a resurselor;
prevenirii și controlului riscurilor de a nu se atinge obiectivele fixate etc.

„Controlul intern are rolul de a furniza o asigurare rezonabilă cu privire la realizarea


obiectivelor, respectiv, credibilitatea raportării financiare, eficienţa activităţii şi conformitatea
cu legislaţia aplicabilă.
Controlul intern este un proces dinamic integrat de adaptare permanentă a instituției
publice la schimbările din mediul extern. Managementul și personalul de la toate nivelele
trebuie să fie implicate în procesul de gestionare a riscurilor, astfel încât să existe un anume
grad de certitudine asupra atingerii obiectivelor instituționale.
Controlul intern este privit ca funcţie managerială și nu ca operațiune de verificare. Prin
exercitarea funcției de control, managementul constată abaterile de la obiectivele stabilite,
analizează cauzele și dispune măsurile corective sau preventive care se impun”22.
„Standardele de control intern definesc un minimum de reguli de management pe care
entitățile trebuie să le aplice, având scopul de a crea un sistem de referință care să permită
evaluarea sistemelor de control din entitățile românești.
Elementele cheie ale controlului intern/managerial sunt prezentate în următorul tabel”23.

Tabel 1.5.1. Elementele cheie ale controlului intern/managerial


Elemente Descriere
1. Mediul de control „Acoperă elemente ca: onestitate și alte valori etice;
managementul și competențele profesionale ale angajaților
(nivel de cunoștințe,competențe și experiență); scopul și
sarcinile, drepturile și responsabilitățile fiecărei unități
organizatorice”24.
2. Performanțe și „Probabilitatea de realizare a obiectivelor unității crește prin:
managementul riscurilor stabilirea și monitorizarea punerii în aplicare a sarcinilor,
identificarea riscurilor, analiza de risc, reacția la risc și
remedierea acțiunii. Conducerea se poate concentra pe
identificarea și măsurarea oportunităților, a amenințărilor legate

22 https://lege5.ro/Gratuit/g4ydomzugq... + 11 resurse!
23 https://lege5.ro/Gratuit/g4ydomzugq... + 11 resurse!
24 https://lege5.ro/Gratuit/g4ydomzugq... + 10 resurse!

18
Elemente Descriere
de planurile operaționale, pe obiectivele măsurabile definite ca
documente strategice, pe activitățile legate de buget”25.
3. Activitățile de control „Constituie un răspuns la un risc specific pe care unitatea
intenționează să-l reducă prin: documentarea sistemului de
control (documentarea, înregistrarea și aprobarea operațiunilor,
împărțirea obligațiilor cheie, verificarea operațiunilor înainte și
după punerea în aplicare, înregistrarea abaterilor de la
proceduri, instrucțiuni sau ghiduri, continuitatea operațiunilor,
accesul selectiv și controlat al oamenilor la informații, resursele
materiale și financiare); mecanismele de control ale sistemului
(comunicarea atribuțiilor, a responsabilităților și limitelor de
competență, evaluarea sistematică a activității fiecărui salariat,
repartizare sarcinilor care să permită detectarea și corectarea
erorilor)”26.
4. Informarea și „Grupează aspectele care țin de crearea unui sistem
comunicarea informațional adecvat și a unui sistem de raportare privind
punerea în practică a planului managerial, a bugetului, a
utilizării resurselor și a gestionării documentelor.
Informațiile utilizate pentru întocmirea situațiilor contabile
anuale și a rapoartelor financiare trebuie să fie corecte, complete
și furnizate la timp”27.
5. Evaluare și audit „Se monitorizează: riscurile inerente (complexitatea,
descentralizarea, problemele recurente, lipsa de răspuns la
deficiențele anterioare); expunerile la risc (schimbările în
mediul de reglementare, fluctuațiile de personal, schimbările de
sistem și proces, creșterea rapidă, noile programe, serviciile și
personalul)”28.

1.6. Evaluarea controlului intern de către auditorii interni

„Standardele de control intern/managerial reprezintă, pe de o parte, un ansamblu de


reguli minimale de management, pe care entităţile publice trebuie să le urmeze, iar pe de altă
parte, criterii în raport cu care se evaluează calitatea sistemelor de control intern ale entităţilor
publice.
Conform legislației în vigoare există un număr de 16 standarde de control intern
managerial.
 Etică și integritate;

25 https://lege5.ro/Gratuit/g4ydomzugq... + 10 resurse!
26 https://lege5.ro/Gratuit/g4ydomzugq... + 10 resurse!
27 https://lege5.ro/Gratuit/g4ydomzugq... + 10 resurse!
28 https://lege5.ro/Gratuit/g4ydomzugq... + 10 resurse!

19
 Atribuţii, Funcţii, Sarcini;
 Competență, performanță;
 Structură organizatorică;
 Obiective;
 Planificarea;
 Monitorizarea performanțelor;
 Managementul riscurilor;
 Proceduri;
 Supravegherea;
 Continuitatea activității;
 Informarea și comunicarea;
 Gestionarea documentelor;
 Raportarea contabilă și financiară;
 Evaluarea sistemului de control intern managerial;
 Auditul intern”29.

„Standardele de control intern/managerial reprezintă, pe de o parte, un ansamblu de


reguli minimale de management, pe care entităţile publice trebuie să le urmeze, iar pe de altă
parte, criterii în raport cu care se evaluează calitatea sistemelor de control intern ale
entităţilor publice. Controlul intern în entităţile publice trebuie înţeles prin prisma
caracteristicilor specifice a acestora, respectiv:
 îndeplinirea obiectivelor stabilite;
 modul în care se utilizează fondurile publice;
 importanța procesului bugetar;
 răspunderea conducerii entiăţii cu privire la implementarea sistemului de control intern”30.

Una din responsabilitățile auditorilor interni este să evalueze eficacitatea sistemului de


control intern care se desfășoară în cadrul entității auditate.
Pentru realizarea acestui obiectiv este necesară parcurgerea mai multor etape, și anume:
 Analiza procedurilor, etapă ce presupune două tipuri de activități:
a) descrierea procedurilor presupune:
- identificarea nr. de proceduri;
- cum sunt întocmite, dacă respectă legislația în vigoare;
- circuitul documentelor.
b)” aplicarea testelor de permanență presupun:
- observarea directă a modului de lucru;
- confirmarea directă din partea utilizatorilora procedurilor studiate;
- existența mijloacelor folosite de utilizatori pentru confirmarea efectuării operațiunilor
(exemplu: aplicarea de vize sau ștampile pe documente, înregistrarea în fișiere sau
registre a documentelor – evidența operativă);
- observarea ulterioară care presupune refacerea drumului parcurs de către documente de

29 https://lege5.ro/Gratuit/g4ydomzugq... + 27 resurse!
30 https://lege5.ro/Gratuit/g4ydomzugq... + 39 resurse!

20
la întocmirea lor până la înregistrarea lor în contabilitate”31.

 Verificarea funcționării controlului intern, etapă în cadrul căreia se realizează de către


auditori sondajele asupra tipurilor de controale interne aplicate:
- controalele de prevenire care se materializează într-o viză;
- controalele de detectare (compararea inventarului scriptic cu cel faptic)

 „Evaluarea sistemului cuprinde mai multe subetape:


- Evaluarea preliminară are drept scop evidențierea punctelor forte și a punctelor slabe.
Punctele forte ale unui sistem sunt reprezentate de dispozitive de control. Dacă însă sunt
constatate puncte slabe, atunci înseamnă că au fost constatate deficiențe care pot da
naștere unor riscuri de erori sau de fraude”32;
- „Evaluarea definitivă constituie ultima subetapă ce trebuie parcursă de către auditori
înainte de a întocmi raportul asupra controlului intern. Concluziile la care auditorul
ajunge după studierea controlului intern pot fi:
o sistemul se caracterizează prin veritabile puncte forte datorate unui dispozitiv de
control efectiv și permanent;
o sistemul se caracterizează prin puncte slabe datorate unei conceperi defectuoase
a acestuia;
o sistemul se caracterizează prin puncte slabe datorate unei aplicări eronate a
procedurilor din care acesta este compus”33.
 „Comunicarea cu conducerea întreprinderii reprezintă ultima etapă a evaluării controlului
intern, aceasta putând fi realizată fie în scris, fie oral. Auditorul are datoria să semnaleze
managerilor observațiile referitoare la controlul intern, poate aduce anumite sugestii pentru
îmbunătățirea acestuia sau, în cazul în care există lacune grave, anunță conducerea că
renunță să certifice conturile anuale sau că o poate face numai cu rezerve, după caz. Ulterior
este redactat Raportul asupra controlului intern”34.

31 https://www.creeaza.com/afaceri/eco...
32 https://www.creeaza.com/afaceri/eco...
33 https://www.creeaza.com/afaceri/eco...
34 https://www.creeaza.com/afaceri/eco...

21
CAPITOLUL 2. RAPORTUL DE AUDIT INTERN PRIVIND
EVALUAREA SISTEMULUI DE CONTROL INTERN AL
ACTIVITĂȚII DE SECRETARIAT

2.1. Introducere

„Echipa de auditare a fost formată din:


 D.G
 P. D
Ordinul de efectuare a misiunii de audit - misiunea de audit a fost cuprinsă în Planul de
audit intern pe anul 2019 şi s-a derulat în baza Ordinului de serviciu nr. 524/15.09.2019.

Baza legală a acţiunii de auditare:


- Planul anual de audit public intern nr. 1160/ 31.12.2018 pentru anul 2019 şi Planul de
audit public intern multianual nr. 112/ 31.12.2018, aprobate de Managerul General;
- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicată, cu modificările ulterioare;
- HG nr. 1086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activităţii de
audit public intern.
Durata acţiunii de auditare: 15.09.2019 – 30.11.2019
Perioada supusă auditării: 01.01.2018 - 31.12.2018
Scopul misiunii de audit public intern este de a analiza modul de implementare a
sistemului de control intern în cadrul activității de secretariat”35.
Obiectivele auditate:
1. Mediul de control;
2. Performanţa şi managementul riscului;
3. Informarea şi comunicarea;
4. Activităţi de control.

Tipul de audit: Echipa de auditori interni a efectuat o misiune de audit public intern de
conformitate/regularitate.

2.2. Metodologia de desfăşurare a misiunii de audit intern

Tehnici de audit intern utilizate:

„Verificarea: se realizează în vederea asigurării validităţii, realităţii şi acurateţei


documentelor şi a concordanţei cu legile şi regulamentele în vigoare, precum şi a eficacităţii
controlului intern cu ajutorul următoarelor tehnici de verificare:
 comparaţia: pentru confirmarea identităţii unor informaţii, după obţinerea lor din
două sau mai multe surse diferite;

35 https://lege5.ro/Gratuit/g4ydomzugq... + 24 resurse!

22
 examinarea: pentru detectarea erorilor şi/sau iregularităţilor;
 punerea de acord: pentru realizarea procesului de potrivire a două categorii diferite
de înregistrări;
 confirmarea: pentru solicitarea informaţiilor din mai multe surse independente cu
scopul validării acestora”36;
 garantarea: pentru verificarea realităţii tranzacţiilor înregistrate pornind de la
examinarea înregistrărilor spre documentele justificative;
 urmărirea: pentru verificarea modului în care au fost elaborate procedurile, pentru
verificarea documentelor justificative.
Observarea fizică: constă în urmărirea unui proces sau a unei proceduri, prin care auditorul
îşi formează o imagine de ansamblu asupra structurii auditate;
Interviul: se realizează de către auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate,
implicate şi interesate şi informaţiile primite, care trebuie să fie susţinute de documente.
Pentru eventualele explicaţii suplimentare se solicită note de relaţii;
Analiza: constă în descompunerea unei entităţi în elemente, care pot fi izolate, identificate,
cuantificate şi măsurate distinct.

Instrumentele de audit public intern utilizate:

Chestionarul de luare la cunoştinţă - CLC: pentru obţinerea unor informaţii referitoare la


contextul socio-economic, organizare internă, funcţionarea structurii auditate;
Chestionarul de control intern - CCI: orientează auditorii interni în activitatea de
identificare obiectivă a disfuncţiilor şi cauzelor reale ale acestora. Acesta a fost utilizat
pentru evaluarea instrumentelor de control existente, împreună cu alte informaţii relevante
pentru audit, pe parcursul desfăşurării misiunii de audit intern;
Listă de verificare - LV: pentru stabilirea condiţiilor de regularitate pe care trebuie să le
îndeplinească fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de operaţii ce trebuie parcurse de
auditor pentru a analiza activităţile de control intern încorporate în proceduri, existenţa
responsabilităţilor pentru efectuarea acestora şi permite stabilirea testelor de conformitate
atunci când sunt semnalate diferite disfuncţionalităţi.

Documentele şi materialele examinate - verificarea la faţa locului a vizat documentaţia


aferentă perioadei auditate, respectiv 01.01.2018 - 31.12.2018, care a cuprins următoarele:
legile şi regulamentele aplicabile Serviciului Secretariat din cadrul entității;
fişele de post;
organigrama;
regulamentul de organizare şi funcţionare;
procedura operaţională;
documente de control intern.
Documente şi materiale întocmite pe timpul auditării:
studiul preliminar;
chestionarul de luare la cunoştinţă;
chestionarul de control intern;

36 http://www.miercureaciuc.ro/ro/h1/1... + 2 resurse!

23
documentaţia aferentă analizei riscurilor;
evaluarea riscurilor;
evaluarea gradului de încredere în controlul intern;
programul misiunii de audit public intern;
teste;
foi de lucru privind descrierea activităţilor auditate;
proiectul raportului de audit intern;
minuta şedinţei de deschidere;
documente de lucru;
interviuri.

2.3. Constatări şi recomandări

Prezentăm în continuare principalele constatări, consecinţele şi recomandările


formulate pe baza testărilor efectuate pe perioada colectării şi prelucrării informaţiilor şi în
perioada de intervenţie la faţa locului, consemnate în documentele de lucru.

Identificarea principalelor elemente ale contextului instituţional


„Misiunea de audit public intern a avut ca obiectiv principal evaluarea Sistemului de
Control Intern la nivelul activității de secretariat.
În evaluarea Sistemului de Control Intern s-a urmărit verificarea implementării de către
activitatea de secretariat a standardelor de control intern, efectuând analiza pe cele 4 elemente
cheie ale controlului intern, respectiv:
Mediul de control (organizare, managementul resurselor umane, etică şi integritate, modul
în care conducerea alocă sau îşi asumă responsabilităţile şi răspunderea);
Performanţa şi managementul riscului (fixarea obiectivelor, planificarea, programarea şi
monitorizarea performanţelor, procesul de evaluare a riscurilor);
Activităţi de control (elaborarea procedurilor, continuitatea, derularea proceselor şi
activităţilor, separarea atribuţiilor, supravegherea)”37;
Informarea şi comunicarea (crearea unui sistem informaţional adecvat, a utilizării
resurselor, precum şi a gestionării documentelor).

37 https://lege5.ro/Gratuit/g4ydomzugq... + 37 resurse!

24
Performanța și
Mediul de Activități de Informarea și
managementul
control control comunicarea
riscului

Fig. 2.3.1. Principalelor elemente ale contextului instituţional

Printre activităţile importante din cadrul unei entităţi este inclusă şi activitatea de
secretariat.
„În activitatea de secretariat predomină procesele informaţionale şi decizionale,
informaţia oferind suportul pentru decizia managerială, iar comunicarea de informaţii şi de
decizii ocupând o pondere importantă într-o entitate”38.
În perioada supusă auditării activitatea de secretariat de la nivelul entității a funcţionat
cu un număr de 13 salariaţi, din care:
1 post de conducere;
6 posturi sunt cu studii superioare;
6 posturi cu studii medii.

Activitatea de secretariat este în directă subordonare a Managerului Direcţiei Resurse


Umane căruia îi revine responsabilitatea pentru organizarea şi conducerea activităţii de
secretariat.
Principalele activităţi, extrase din fişele de post, ce privesc misiunea de audit intern
“Evaluarea sistemului de control intern managerial al activităţii de secretariat”, desfăşurate în
cadrul entității sunt următoarele:
- Înregistrarea documentelor în mod cronologic;
- Trierea şi repartizarea corespondenţei;
- Primirea/predarea mapelor cu corespondenţă;
- Participarea la audienţele Managerului General şi urmărirea modului de rezolvare a
reclamaţiilor adresate acestuia;
- Întocmirea calendarului întâlnirilor Managerului General cu reprezentanţii firmelor,
instituţiilor sau cu persoane fizice;
- Înregistrarea corespondenţei transmisă prin fax şi a notelor telefonice în registrul de
corespondenţă.

OBIECTIVUL 1: Mediul de control

38 https://lege5.ro/Gratuit/g4ydomzugq... + 12 resurse!

25
MEDIUL DE CONTROL cuprinde „atitudinea generală, conştientizarea şi
măsurile luate de conducere şi cei însărcinaţi cu guvernanța privind sistemul intern de
control şi importanţa sa în cadrul entităţii"39.
Conform specialiștilor în control intern, mediul de control este baza controlului
intern, contribuind în cadrul entității, la crearea şi menţinerea unei culturi de onestitate şi
comportament etic, contribuind la influenţarea conştiinţei angajaţilor. Deasemenea, mediul
de control ajută la implementarea tuturor componentelor controlului intern, la sporirea
eficienţei acţiunilor întreprinse pentru prevenirea şi detectarea fraudelor şi erorilor.
Elementele care definesc mediul de control sunt:
integritatea personală și profesională, valorile etice stabilite de conducere pentru întregul
personal, inclusiv o atitudine de sprijin permanent față de controlul intern;
preocupare continuă a conducerii pentru competență la nivelul întregului personal; ”tonul
dat de sus” (filozofia și stilul de activitate ale conducerii);
structura organizatorică a entității;
politica și practicile privind resursele umane.

Mediul de control este reprezentat de cele 4 standarde de control intern managerial,


prezentate în diagrama de mai jos:

Standardul 2
Atribuții,
funcții,
sarcini

Standardul 1 Mediul Standardul 3


Etică și de Competență
integritate control performanță

Standard 4
Structura
organizatorică

Fig. 2.3.2. Standarde de control intern managerial

Standardul 1 - Etică şi integritate

Potrivit Standardului 1 - Etică şi integritate din Ordinul 600/2018 privind aprobarea


Codului controlului intern managerial al entităţilor publice, conducerea şi salariaţii Serviciului
Secretariat cunosc şi susţin valorile etice şi valorile organizaţiei, respectă şi aplică

39 ISA nr. 315 „Înţelegerea entităţii şi a mediului său şi evaluarea riscului de denaturare semnificativă”

26
reglementările cu privire la etică, integritate, evitarea conflictelor de interese, prevenirea şi
raportarea fraudelor, actelor de corupţie şi semnalarea neregularităţilor.
În perioada supusă auditării la nivelul acivității de secretariat nu s-au înregistrat sesizări
de încălcare a normelor de natură etică.
Conducerea entităţii publice a adoptat Codul de Conduită Etică, iar în acest sens
recomandăm asumarea normelor de conduită cuprinse în Codul de Conduită Etică al entității,
de către salariaţii Serviciului Secretariat, prin confirmarea luării la cunoştinţă a acestuia, pe
bază de semnătură.
Personalul din cadrul activității de secretariat a luat la cunoștință prevederile înscrise în
Procedura de sistem privind semnalarea neregulilor prin care salariații au obligația ca în cazul
identificării unor nereguli să le aducă la cunoștința conducerii.
În cazul activității de secretariat în perioada auditată, nu au fost întocmite procese
verbale de constatare a neregulilor.
Echipa de audit a constatat că cerințele acestui standard au fost implementate.

Standardul 2 - Atribuţii, funcţii, sarcini

Conform acestui standard:


- se impune o analizare permanentă a modului de încărcare cu sarcini de serviciu pe
fiecare salariat, în vederea realizării unui echilibru şi a unei mai bune corelări cu
capacităţile/aptitudinile fiecărui angajat. De asemenea, fiecare salariat trebuie să
cunoască misiunea încredinţată entităţii, obiectivele şi atribuţiile entităţii publice şi ale
compartimentului din care face parte, rolul său în cadrul compartimentului, stabilit prin
fişa postului, precum şi obiectivele postului pe care îl ocupă;
- conducătorii compartimentelor entităţii publice au obligaţia de a întocmi şi de a
actualiza, ori de câte ori este cazul, fişele posturilor pentru personalul din subordine, să
identifice sarcinile noi şi dificile ce revin salariaţilor şi să le acorde sprijin în realizarea
acestora;
- conducătorul entității dispune identificarea funcțiilor sensibile pe baza factorilor de risc,
centralizarea acestora la nivelul entității și stabilirea unei politici adecvate de gestionare
a acestora prin elaborarea unor măsuri, astfel încât efectele negative asupra activităților
desfășurate în cadrul entității să fie minime.
Pe baza testării efectuate şi a eşantionului constituit din fişele de post ale tuturor
angajaţilor de la nivelul activității de secretariat, echipa de audit a constatat următoarele:
- definirea rolului fiecărui salariat din cadrul activității de secretariat se realizează prin
fişele de post prin care s-au stabilit relaţiile ierarhice de subordonare şi de colaborare,
precum şi sarcinile de serviciu;
- au fost întocmite fişe de post pentru toate posturile din cadrul activității de secretariat;
- fişele de post au fost întocmite în concordanţă cu atribuţiile repartizate şi cu prevederile
legale si au fost aduse la cunoștința salariațiilor sub semnătură;
- au fost înscrise atribuții privind analiza riscurilor în fișele postului, întocmite pentru
persoanele cu atribuții în acest sens;
- procedura operațională privind angajarea personalului precum și procedura de sistem
privind funcțiile sensibile au fost aduse la cunoștința personalului;
- nu au fost identificate funcţii sensibile la nivelul activității auditate și nu a fost elaborat
planul pentru asigurarea diminuării riscurilor asociate functiilor sensibile.

27
Menţionăm că atribuţiile specifice şi competenţele structurii auditate nu sunt cuprinse în
Regulamentul de Organizare şi Funcţionare.

Recomandare
Conducerea activității de secretariat va întreprinde demersurile privind întocmirea unei
solicitări adresate structurii abilitate cu elaborarea ROF-ului, în vederea includerii în ROF a
atribuţiilor specifice şi competenţele structurii.
Echipa de audit a constatat că cerintele acestui standard au fost parțial
implementate.

Standardul 3 - Competenţa, performanţa

Conform acestui standard, performanţele profesionale individuale ale angajaţilor


trebuie evaluate anual în scopul confirmării cunoştinţelor profesionale, aptitudinilor şi
abilităţilor necesare îndeplinirii sarcinilor şi responsabilităţilor încredinţate. Conducătorii
compartimentelor entităţii publice trebuie să asigure fiecărui angajat participarea în fiecare an
la cursuri de pregătire profesională, în domeniul său de competenţă.
Situaţia calificativelor obţinute la evaluarea performanţelor profesionale din cadrul
Serviciului Secretariat este prezentată în tabelul de mai jos:

Tabel 2.3.1. Calificative obținute


Nivel de performanţă Nr. de angajaţi
Foarte bun 7
Bun 6
Mediu 0
Nesatisfăcător 0
Insuficient 0

Astfel, din analiza fişelor de evaluare a performanţelor profesionale, documente


cuprinse în eşantionul supus testării, se constată că salariaţii Serviciului Secretariat au
cunoştinţe, abilităţi şi experienţă care fac posibilă îndeplinirea eficientă a sarcinilor.
Pentru activitatea de secretariat în anul 2018 a fost elaborat Planul anual de ocupare a
funcțiilor.
Conform solicitărilor Serviciului de Resurse Umane, conducerea activității auditate a
elaborat un raport de identificare a nevoilor de pregătire profesională care a stat la baza
întocmirii Planului de pregătire profesională la nivelul entității.
În anul 2018 au urmat cursuri de pregătire profesională un număr de 6 salariați.
În dosarul de personal au fost identificate certificatele și diplomele de absolvire a
cursurilor.
Personalul cu atribuții de secretariat a luat la cunostință Procedura de sistem privind
formarea profesională.
Echipa de audit a constatat că cerințele acestui standard au fost implementate.

28
Standardul 4 - Structura organizatorică

Potrivit Standardului 4 - Structura organizatorică din Ordinul nr. 600 din 20 aprilie 2018
privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice, în fiecare entitate
publică, delegarea se realizează, în principal, prin Regulamentul de organizare şi funcţionare,
fişele posturilor şi, în unele cazuri, prin ordine exprese de a executa anumite operaţiuni.
Structura organizatorică este stabilită astfel încât să corespundă scopului şi misiunii
entităţii şi să servească realizării în condiţii de eficienţă, eficacitate şi economicitate a
obiectivelor stabilite.
La nivelul entității a fost elaborată organigrama în concordanță cu actul normativ de
organizare și funcționare.
Statul de funcții a fost elaborat și actualizat.
Forma actuală de organizare a Serviciului Secretariat şi modul de repartizare a
atribuţiilor şi activităţilor asigură condiţiile necesare realizării îndeplinirii obiectivelor stabilite.
Repartizarea sarcinilor în cadrul postului asigură eficienţa activităţilor exercitate.
Încadrarea cu personal de conducere şi personal de execuţie a Serviciului Secretariat se
realizează cu respectarea concordanţei dintre natura posturilor şi competenţele profesionale şi
manageriale necesare îndeplinirii sarcinilor stabilite titularilor de posturi.
Delegarea s-a efectuat numai către acele persoane care deţin competenţa necesară,
ţinându-se cont de complexitatea deciziilor care urmează să fie luate de persoanele delegate,
precum şi de riscurile asociate acestor decizii.
Din informaţiile colectate delegarea activităţilor asigură continuitatea activităţilor
serviciului.
Echipa de audit a constatat că cerințele acestui standard au fost implementate
OBIECTIVUL 2 - Performanță și managementul riscului

Performanţa şi managementul riscului sunt reprezentate de cele 4 standarde de control


intern managerial, prezentate în diagrama de mai jos:

Standardul 6
Planificare

Standard 5 Performanța și Standard 7


managementul Monitorizarea
Obiective riscului performanțelor

Standardul 8
Managementul
riscurilor

Fig. 2.3.3. Standarde de control intern managerial

29
Standardul 5 – Obiective

Conform acestui standard conducerea entităţii publice defineşte obiectivele


determinante, legate de scopurile entităţii, precum şi pe cele complementare, legate de
fiabilitatea informaţiilor, conformitatea cu legile, regulamentele şi politicile interne şi
comunică obiectivele definite tuturor salariaţilor şi terţilor interesaţi.
„Obiectivele specifice trebuie astfel definite încât să răspundă pachetului de cerinţe
"S.M.A.R.T." (S - Precise; M - măsurabile şi verificabile ; A - necesare; R - realiste ; T - cu
termen de realizare). Conducerea entităţii publice trebuie să actualizeze/reevalueze obiectivele
ori de câte ori constată modificarea ipotezelor/premiselor care au stat la baza fixării
obiectivelor, ca urmare a transformării mediului intern şi/sau extern”40.
Entitatea a stabilit obiectivele generale în corelarea cu prevederile ROF.
La nivelul Serviciului Secretariat s-a urmărit ca obiectivele specifice stabilite să fie clar
definite, respectiv să fie suficiente pentru a comunica o cerinţă clară, să existe o modalitate
explicită de a evalua dacă activitatea desfăşurată pentru atingerea lor are succes, să fie
realizabile, compatibile cu alte obiective, relevante pentru rezultatele dorite (realiste) şi limitate
în timp.
În vederea aplicării/implementării Standardului 5 - Obiective din Ordinul nr. 600 din 20
aprilie 2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice, la
nivelul activității de secretariat, sunt identificate obiectivele specifice, care derivă din
obiectivele generale ale Direcţiei Resurse Umane. Ori de cate ori este nevoie la nivelul
activității auditate se realizează actualizarea și reevaluarea obiectivelor în funcție de contextul
organizațional al entității.
Activitatea de secretariat a transmis Comisiei de Monitorizare lista cu obiectivele
specifice și s-a avut în vedere și necesitatea alocării de resurse financiare, materiale şi umane
necesare.
Echipa de audit a constatat că cerințele acestui standard au fost implementate.

Standardul 6 – Planificarea
Resursele alocate sunt astfel repartizate încât să asigure activităţile necesare realizării
obiectivelor specifice structurii audiate. Alocarea resurselor se face în funcţie de importanţa şi
prioritatea activităţilor de realizat. Resursele umane sunt repartizate în funcţie de complexitatea
şi de volumul acţiunilor.
În cadrul entității pentru activitatea de secretariat, pentru ca riscurile de a nu realiza
obiectivele să fie minime, este necesar să se întocmescă planuri prin care se pun în concordanţă
activităţile necesare pentru atingerea obiectivelor cu resursele maxim posibil de alocat. La
nivelul activității de secretariat nu a fost întocmit acest plan.

Recomandare
Șeful serviciului va întocmi un plan prin care se pun în concordanţă activităţile necesare
pentru atingerea obiectivelor cu resursele maxim posibil de alocat, astfel încât riscurile
susceptibile ce afectezează realizarea obiectivelor activității să fie minime.
Echipa de audit a constatat că cerințele acestui standard au fost implementate

40 https://lege5.ro/Gratuit/g4ydomzugq... + 11 resurse!

30
parțial.

Standardul 7 - Monitorizarea performanţelor

„Conform acestui standard este necesară monitorizarea performanţelor pentru fiecare


obiectiv şi activitate, prin intermediul unor indicatori cantitativi şi calitativi relevanţi, inclusiv
cu privire la economicitate, eficienţă şi eficacitate, care trebuie să fie: măsurabili, specifici,
accesibili, relevanţi şi stabiliţi pentru o anumită durată în timp”41.
Au fost definiţi şi stabiliţi indicatori de performanţă pentru evaluarea modului de
îndeplinire a obiectivelor.
Indicatorii de performanță au fost stabiliți și aduși la cunoștința personalului pentru
familiarizarea acestora cu instrumentele de evaluare a performanțelor activității.
Conducătorii activității de secretariat au realizat monitorizarea stadiului realizării
obiectivelor, indicatorilor de performanță și utilizării resurselor, pe baza unor criterii.
Din analiza documentelor, echipa de audit a constatat că indicatorii de performanță
stabiliți sunt bine definiți și ușor de înțeles. Indicatorii acoperă aspectele importante ale
activităților și proceselor derulate.
Evaluarea performanţelor se face atât pe bază de criterii ştiinţifice (pertinenţă,
creativitate, probitate, aplicabilitate), cât şi în funcţie de criterii economice şi manageriale
(eficienţă, eficacitate, randament).
A fost elaborată la solicitarea Comisiei de Monitorizare informarea privind
monitorizarea performanţelor la nivelul activității.
Managerul activității a realizat actualizarea obiectivelor și realocarea resurselor
pentru remedierea disfuncționalității și a abaterilor constatate.
Echipa de audit a constatat că cerințele acestui standard au fost implementate.

Standardul 8 - Managementul riscului

Conform Standardului 8 - Managementul riscului din Ordinul nr 600 din 20 aprilie 2018
privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice, managementul
riscului este un sistem care urmăreşte, pe de o parte, analizarea principalelor riscuri
identificabile în ceea ce priveşte obiectivele entităţii şi, pe de altă parte, asigurarea existenţei de
proceduri de gestionare a acestor riscuri.
Identificarea riscurilor este un proces continuu derulat pentru dezvoltarea capacităţii
structurii auditate în a-şi atinge obiectivele specifice.
Din analiza documentelor puse la dispoziţie de către Serviciul Secretariat, s-a constatat
că sunt identificate şi evaluate principalele riscuri aferente obiectivelor specifice şi activităţilor
derulate cum ar fi transmiterea cu întârziere a corespondenţei, pierderea documentelor,
neasumarea responsabilităţii angajaţilor cu privire la activitatea de registratură, stabilindu-se
măsuri de gestionare a acestora.
Managerul activitățtii a creat şi menţinut un sistem de control intern/managerial sănătos,
prin:
- identificarea riscurilor majore care pot afecta eficacitatea şi eficienţa operaţiunilor,

41 https://lege5.ro/Gratuit/g4ydomzugq... + 11 resurse!

31
respectarea regulilor şi regulamentelor, încrederea în informaţiile financiare şi de
management intern şi extern, protejarea bunurilor, prevenirea şi descoperirea fraudelor;
- definirea nivelului acceptabil de expunere la aceste riscuri;
- evaluarea probabilităţii ca riscul să se materializeze şi a mărimii impactului acestuia;
- monitorizarea şi evaluarea riscurilor şi a gradului de adecvare a controalelor interne la
gestionarea riscurilor;
Echipa de audit a constatat că cerințele acestui standard au fost implementate.

OBIECTIVUL 3 - Informarea şi comunicarea

Informarea şi comunicarea sunt reprezentate de cele 2 standarde de control intern


managerial, prezentate în diagrama de mai jos:

Standardul Standardul 13
12 Informarea și
Gestionarea
Informarea și
comunicarea
documentelor
comunicarea

Fig. 2.3.4. Standarde de control intern managerial

Standardul 12 - Informarea şi comunicarea

„Informarea şi comunicarea sunt esenţiale pentru realizarea tuturor obiectivelor de


control intern dintr-o entitate.
În cadrul structurii auditate sunt stabilite tipurile de informaţii, conţinutul, calitatea,
frecvenţa, sursele, există un sistem de comunicare internă şi externă, astfel încât conducerea şi
salariaţii îşi pot îndeplini în mod eficace şi eficient sarcinile, iar informaţiile ajung complete şi
la timp la utilizatori.
Sunt stabilite canale adecvate de comunicare pentru primirea şi transmiterea
informaţiilor, care să asigure o difuzare rapidă, fluentă şi precisă a informaţiilor: Intranet,
internet, email intern şi site-ul entității”42.
Documentele elaborate la nivelul Serviciului Secretariat sunt evidenţiate/cuprinse în
documentul Nomenclator de documente şi activităţi.
Sistemele IT care sunt implementate la nivelul activității, sprijină managementul
adecvat al datelor în vederea asigurării calității datelor. Sistemele de management al datelor și

42 https://lege5.ro/Gratuit/g4ydomzugq... + 33 resurse!

32
procedurile de operare sunt în conformitate cu politica IT a entității, măsurile obligatorii de
securitate și regulile privind protecția datelor personale.
Echipa de audit a constatat că cerințele acestui standard au fost implementate.

Standard 13 – GESTIONAREA DOCUMENTELOR

Conform cerințelor acestui standard la nivelul structurii verificate sunt definite reguli
clare şi sunt stabilite proceduri cu privire la înregistrarea, expedierea, redactarea, clasificarea,
îndosarierea, protejarea şi păstrarea documentelor.
„Conducătorul structurii a implementat de asemenea, un sistem de monitorizare al
procesul de primire, înregistrare şi expediere a documentelor, precum si o evidenţă a
documentelor primite şi expediate.
La nivelul activității verificate, sunt implementate măsuri de securitate pentru protejarea
documentelor împotriva distrugerii, furtului, pierderii, incendiului. Este creat un sistem de
păstrare/arhivare exhaustiv şi actualizat a documentelor, potrivit unor reguli şi proceduri
stabilite (Procedura de Sistem PS - 15 Arhivarea documentelor, ce cuprinde Nomenclatorul
arhivistic), în vederea asigurării conservării lor în bune condiţii şi pentru a fi accesibile
personalului competent în a le utiliza. Procedura de Sistem PS - 15 Arhivarea documentelor a
fost adusă la cunoștința personalului cu atribuții43.
Procedura elaborată transpune în practică activitățile minimale de primire, expediere,
înregistrare și arhivare a corespondenței;
Din verificarea efectuată s-a constatat faptul că nu în toate cazurile arhivarea
documentelor s-a efectuat cu respectarea prevederilor procedurii.
S-a constatat de asemenea că, la nivelul structurii auditate nu a fost elaborată procedura
privind recuperarea documentelor în caz de dezastre: inundații, incendii, cutremure etc.
La nivelul activității auditate, entitatea a pus la dispoziție spațiul corespunzător pentru
arhivarea documentelor produse de această activitate.

Recomandare
Pentru dezvoltarea controlului intern/managerial la nivelul structurii auditate, conducatărul
activității, va dispune salariațiilor din subordine respectarea cu strictețe a prevederilor înscrise
în Procedura de Sistem PS - 15 Arhivarea documentelor şi legislaţia aplicabilă.
Pentru realizarea în conformitate cu prevederile legislației în vigoare, a recuperării
documentelor, conducătorul activității auditate va elabora o procedură de recuperare a
documentelor în caz de dezastre: inundații, incendii, cutremure etc
Echipa de audit a constatat că cerințele acestui standard au fost parțial
implementate.

OBIECTIVUL 4 Activități de control

Activităţile de control sunt reprezentate de cele 3 standarde de control intern managerial,


prezentate în diagrama de mai jos:

43 https://lege5.ro/Gratuit/g4ydomzugq... + 8 resurse!

33
Standardul 10
Supraveghere

Standardul 11
Standardul 9
Continuitatea
Proceduri activității

Activități de
control

Fig. 2.3.5. Standarde de control intern managerial

Activităţile de control sunt activităţi corespunzătoare de control pentru fiecare proces,


concepute pentru a reduce riscurile susceptibile să afecteze realizarea obiectivelor entităţii.

Activitate
semnificativă
Obiective Riscuri Controale
pentru
structură

Fig. 2.3.6. Activităţi de control

„La nivelul structurii auditate se aplică activități de control adecvate, care funcționează
permanent în conformitate cu planul pentru perioada respectivă. Acțiunile de control trebuie să
fie înțelese rapid, să fie rezonabile și integrate în alte componente ale controlului intern.
Literatura de specialitate prezintă o gamă diversă de activități de control care pot fi de
depistare și de prevenire, cum ar fi, de exemplu:
1. Proceduri de autorizare și aprobare;
2. Separarea îndatoririlor (autorizare, procesare, înregistrare, revizuire);
3. Controale privind accesul la resurse și înregistrări;
4. Verificări;
5. Reconcilieri;
6. Analize ale performanței de funcționare;
7. Revizuiri ale operațiilor, proceselor și activităților;
8. Supervizare”44.

44https://lege5.ro/Gratuit/g4ydomzugq... + 11 resurse!

34
„Activitățile de control exemplificate la pct.1,2,3 sunt preventive, respectiv se
desfășoară înaintea înregistrării operațiunii și se materializează într-o semnătură sau o viză dată
pe documente de către persoanele abilitate.
La pct.4,5,6, activitățile de control au un caracter de depistare/detectare, sunt efectuate
asupra unui grup de operațiuni de aceeasi natură și sunt efectuate prin sondaj cu scopul de a
descoperi și corecta deficiențele”45.
Pct.7,8, au caracter de prevenire și de depistare /detectare.
Măsurile corective sunt o completare necesară la activitățile de control pentru atingerea
obiectivelor.
Concluzionăm faptul că activitățile de control fac parte integrantă din procesul de
control intern/managerial, prin care entitatea urmărește atingerea obiectivelor propuse și se
aplică prin aprobare, autorizare, verificare, evaluarea performanțelor operaționale, securizarea
activelor, separarea funcțiilor.

Standardul 9 – Proceduri

Procedurile documentate, ca elemente de control intem/managerial, aduc o contribuţie


importantă la îmbunătăţirea realizării proceselor, a transferului de cunoştinţe, la prevenirea
fraudelor şi consolidează controlul managementului.
Testarea a avut în vedere verificarea documentelor privind activităţile procedurabile.
La nivelul structurii auditate s-au inventariat activităţile specifice desfăşurate şi s-au
stabilit activităţile procedurabile/neprocedurabile. Acestea au fost înaintate spre verificare și
centralizare Compartimentului de Control intern.
Conducerea structurii auditate, pentru procesele și activităţile declarate procedurabile,
s-a asigurat că există o documentaţie adecvată şi că operaţiunile sunt consemnate în proceduri
documentate.
Procedurile elaborate la nivelul structurii cuprind procesele şi activităţile importante,
asigură o separare corectă a funcţiilor de iniţiere, verificare, avizare şi aprobare a operaţiunilor.
Acestea sunt redactate simplu, precis, adaptate proceselor şi la activităţile procedurate și sunt
aduse la cunoştinţă personalului implicat. De asemenea, procedurile elaborate au respectat
prevederile înscrise în Procedura de sistem privind elaborarea procedurilor, respectiv, structura
minimală conform prevederilor din OSGG 600/2018. Pentru procedurile elaborate au fost
emise puncte de vedere favorabile de către Compartimentul de Control Intern.
În activitatea de elaborare a procedurilor, conducerea activității de secretariat este
necesar să stabilească aspecte cum ar fi:
 „modelele/formularele-cadru utilizate pentru elaborarea documentelor specifice
activităților procedurabile;
 modul de lucru aplicat pentru elaborarea documentelor;
 necesarul de resursele umane, materiale și financiare implicate în procesul de întocmire
al acestor documente;
 circuitul intern al documentelor necesare în desfășurarea activității respective, precum și

45 https://lege5.ro/Gratuit/g4ydomzugq... + 11 resurse!

35
responsabilitățile/răspunderile pentru derularea activităților /operațiunilor specifice”46.
Din verificările efectuate s-a constatat că, pentru activităţile stabilite ca fiind
procedurabile, respectiv evidenţa şi organizarea corespondenţei si corespondenţa electronică
(fax, e-mail, telefon), este necesară actualizarea procedurii operaţionale conform Ordinului nr.
600 din 20 aprilie 2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţii
publice.

Recomandare
Conducătorul Serviciului Secretariat va dispune continuarea procesului de elaborare/
actualizare a procedurilor elaborate, conform legislaţiei aplicabile.
Echipa de audit a constatat că cerințele acestui standard au fost parțial
implementate.

Standard 10 –SUPRAVEGHEREA

„Scopul aplicării acestui standard la nivelul activității de secretariat este acela de a


asigura condițiile necesare pentru corectarea din timp/preventivă (ex-ante) a potențialelor
devieri, înainte ca acestea să producă prejudicii iremediabile, în timp ce verificarea modului de
realizare a etapelor pocesului de achiziție publică, la finalizarea acestora (ex-post),
reprezintă un element suplimentar de control al conformității și calității procesului care
furnizează “lecții învățate” pentru activități viitoare similare”47.
Conform acestui standard, supravegherea activităţilor este adecvată, dacă fiecărui
salariat i s-au comunicat atribuţiile, responsabilităţile şi limitele de competenţă atribuite şi îi
este evaluată activitatea.
Sub acest aspect, s-au constatat următoarele forme de controale de supraveghere:
observare, coordonare, analiză, aprobare, autorizare şi verificare.
Sunt instituite controale interne, adecvate, de supraveghere pentru activităţile desfăşurate
la nivelul Serviciului Secretariat.
Pentru implementarea acestui standard un rol important revine respectării principiului
celor “4 ochi” ce presupune împărțirea clară a sarcinilor în doi pași: pe de o parte inițierea și pe
de altă parte verificarea, efectuate de persoane diferite, precum și urmărirea/verificarea
elementelor de conformitate și/sau calitate.
Din verificările efectuate, echipa de auditori a constatat că la nivelul activității de
secretariat s-a aplicat pentru supraveghere, principiul celor “4 ochi”.
„Implementarea acestui principiu necesită implicarea a cel puțin două persoane
distincte în procesul de realizare a unui document, astfel:
 persoana care întocmește un document utilizează instrumentele interne disponibile (cum ar fi
listele de verificare, proceduri operaționale, etc.), în scopul exercitării auto-controlului,
respectiv pentru a colecta datele/informațiile necesare și a le analiza/prelucra, cu luarea în
considerare a cerințelor legale aplicabile/bunele practici în domeniu; odată finalizat
documentul respectiv, inițiatorul acestuia verifică conținutul său prin parcurgerea
pașilor/elementelor incluse, spre exemplu, în cadrul listelor de verificare utilizate în acest scop,

46 http://anap.gov.ro/web/wp-content/u...
47 http://anap.gov.ro/web/wp-content/u... + 2 resurse!

36
apoi semnează acest document cu mențiunea “întocmit”;
 a doua persoană (a doua pereche de ochi) este responsabilă de verificarea în ansamblu a
documentului respectiv, folosind aceleași instrumente interne (liste de verificare în
exemplul dat), apoi îl semnează cu mențiunea verificat”48.
Echipa de audit a constatat că cerințele acestui standard au fost implementate.

Standardul 11 - Continuitatea activităţii

„Conform Standardului 11- Continuitatea activităţii din Ordinul 600 din 20 aprilie 2018
privind aprobarea Codului controlului intern managerial, entitatea publică este o organizaţie a
cărei activitate trebuie să se deruleze continuu, prin structurile componente. Eventuala
întrerupere a activităţii acesteia afectează atingerea obiectivelor stabilite.
Conducerea are obligația identificării principalelor ameninţări cu privire la
continuitatea derulării proceselor şi activităţilor şi să asigure măsurile corespunzătoare pentru
ca activitatea să poată continua în orice moment, în toate împrejurările şi în toate planurile,
indiferent care ar fi natura amenințării”49.

Tabel 2.3.2. Situații posibile generatoare de întreruperi în derularea unor activități


Nr. Situații generatoare Responsabil Măsuri propuse pentru continuitatea activității
crt de întreruperea pentru gestionarea
activității situației
1 Absența temporară a Director General Decizie de delegare temporară de atribuții și competențe
titularului unei funcții Conducătorii de
de conducere structuri/
compartimente
2 Concedii (de odihnă, Conducătorii de Atribuirea sarcinilor și atribuțiilor titularului celorlalți
medicale, fără plată sau structuri/ salariați prin extinderea fișei postului;
creștere și îngrijire compartimente Angajare cu contract de muncă pe perioadă determinată;
copil) Crearea unei baze de date proprii cu persoane care pot
suplini în situații de criză.Etc.
3 Încetarea relațiilor Angajare cu contract de muncă pe perioadă determinată;
contractuale de muncă
urmare a demisiei
4 Apariția situațiilor Conducătorii de Prelucrarea internă periodică a regulamentului intern, a
conflictuale între structuri/ regulamentului de organizare si funcționare și a Codului
angajați, între angajați compartimente de etică .
și conducere Comisia de etică
5 Defecțiuni ale Director General Contracte de garanție și postgaranție pentru repararea
echipamentului IT Director Resurse echipamentelor;
Umane, Planificare și efectuare de mentenanță periodică
Administrativ,
Informatică
6 Întreruperea furnizării Director General Existența/achiziționarea de surse acolo unde energia
energiei electrice Director Resurse electrică este indispensabilă desfășurării activității.
Umane, Clauze contractuale ferme privind această situație.
Administrativ,
Informatică

48 http://anap.gov.ro/web/wp-content/u...
49 https://lege5.ro/Gratuit/g4ydomzugq... + 11 resurse!

37
Nr. Situații generatoare Responsabil Măsuri propuse pentru continuitatea activității
crt de întreruperea pentru gestionarea
activității situației
7 Situații de urgență (ex.: Director General Situații de urgență (ex.: cutremur sau alte calamități)
incendii, cutremur sau Conducătorii de Instruire periodică a angajaților, pe linia SSM.
alte calamități) structuri/
compartimente
8 Continuitatea activității Director General Sistemele IT pregătite pentru angajații care să poată lucra
în caz de pandemie Conducătorii de la distanță;
structuri/ Constituirea unei celule de criză la nivelul organizației,
compartimente care să includă persoane cu putere de decizie, personal
pregătit și capabil să comunice clar și prompt, atât intern,
cât și extern, dar și personal care să coordoneze
restabilirea sistemelor IT.

„Din verificările efectuate, echipa de audit a constatat încă din etapa de intervenţie la
faţa locului, că la nivelul Serviciului Secretariat nu s-a întocmit planul de continuitate a
activităţii.
La un nivel minim, planul pentru asigurarea continuităţii activităţii trebuie să aibă
următoarele componente esențiale:
- un set de măsuri, aranjamente, soluţii, activităţi care asigură continuarea activităţii de
bază sau cel puțin reluarea în cât mai scurt timp a acesteia, în cazul unui eveniment,
indiferent de dimensiunea acestuia, care ar duce la o întrerupere parțială sau totală a
activităţii;
- identificarea resurselor necesare (echipamente, infrastructură, resurse umane, resurse
financiare, informaţii etc.) ce vor asigura sprijinul pentru continuarea activităţii;
- stabilirea fără echivoc a persoanelor care vor avea sarcini și responsabilități legate de
implementarea și revizuirea planului, precum și pentru îmbunătățirea continuă a
conținutului său, astfel încât să existe mecanismele necesare pentru a reflecta toate
schimbările ce pot surveni în cadrul entității.
Planul de continuitate a activităţii trebuie să fie cunoscut, accesibil şi aplicat în practică
de salariaţii care au stabilite sarcini şi responsabilităţi în implementarea acestuia”50.
Recomandare
Conducerea activității de secretariat va proceda la elaborarea unui plan de continuare a
activității având în vedere conținutul mininal prezentat de echipa de audit.
Echipa de audit a constatat că cerințele acestui standard au fost parțial
implementate.

2.4. Concluzii

Evaluarea activităţii Serviciului Secretariat, în baza analizelor efectuate, permit


auditorilor interni să emită o asigurare rezonabilă managementului general privind calitatea
activităţii, nefiind identificate obstacole în buna funcţionare a acestora.
Constatările şi recomandările echipei de audit nu sunt exhaustive, în sensul că nu pot
include toate îmbunătăţirile care pot fi aduse sistemului de control intern, iar implementarea

50 https://lege5.ro/Gratuit/g4ydomzugq... + 4 resurse!

38
recomandărilor este responsabilitatea managementului structurilor auditate.
Considerăm că prioritatea în activitatea de implementare a recomandărilor o reprezintă
elaborarea şi actualizarea sistematică a procedurilor operaţionale.
În consecinţă, apreciem că implementarea recomandărilor echipei de auditori va avea ca
efect creşterea economicităţii, eficienţei şi eficacităţii activităţii în cadrul Serviciului
Secretariat din cadrul Direcţiei Resurse Umane, Administrativ, Informatică.
Opinia auditului intern este acordată pentru fiecare obiectiv urmărit al misiunii de audit, cu
referire la gradul de conformitate a operaţiunilor cu prevederile legale şi cadrul procedural,
astfel:

Tabel 2.4.1. Opinia auditului intern


Nr.crt Obiectivul Apreciere
Funcțional De îmbunătățit Critic
1 Mediul de control X
2 Performanța și X
managementul riscului
3 Informare și comunicare X
4 Activități de control X

Precizăm faptul că în constatările prezentate stau la bază probe de audit obţinute pe baza
testelor efectuate, consemnate în documentele de lucru întocmite de către echipa de auditori.
Structura auditată are obligaţia să întocmească Programul de acţiune în vederea
implementării recomandărilor şi să raporteze echipei de auditori interni, periodic, stadiul
implementării.
Prezentul Proiect de Raport de audit intern a fost întocmit în baza Tematicii în detaliu a
obiectelor auditabile selectate, a Programului de audit şi a Programului de intervenţie la faţa
locului, a constatărilor efectuate în timpul etapei colectării şi prelucrării informaţiilor.

Auditori interni, Supervizor,


DG TL
PD

39
CONCLUZII

În cadrul acestei lucrări în capitolul I, am prezentat noțiuni teoretice despre activitatea


de secretariat, procedura de lucru de secretariat și controlul corespondenței, utilizată la nivelul
unei entități economice. Au fost prezentate, de asemenea, atribuțiile și funcțiile unei secretare
pe care aceasta le practică pentru îndeplinirea rolului său. În literatura de specialitate
secretariatele au fost denumite ca fiind “un nucleu funcţional, un grup de oameni specializaţi
reuniţi sub o autoritate ierarhică, subordonată la rândul ei conducerii unităţii şi care are
prevăzute atribuţii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrărilor specifice muncii de
secretariat”.
Se poate constata că în perioada modernă, activitatea de secretariat a căpătat o mare
importanță, fiind una dintre cele mai importante și solicitate activități. Această activitate este
solicitantă şi cuprinde multe responsabilităţi care trebuiesc îndeplinite pentru a avea rezultatul
dorit. De asemenea, această activitate presupune și existența unor calităţi pe care trebuie să le
îndeplinească o persoană pentru a ocupa funcţia de secretar/-ă sau asistent manager, cât şi
responsabilităţile care vin odată cu această funcţie şi care au o importanţă deosebită.
Această activitate a evoluat în decursul istoriei și a căpătat roluri şi funcţii multiple şi
complexe, comparativ cu deceniile anterioare. De altfel, am tratat această temă cu dorinţa de a
aduce un plus de cunoaştere în acest domeniu.
„Nu în ultimul rând, personalul de secretariat trebuie să aibă un comportament adecvat
şi să dea dovadă de diplomaţie în toate situaţiile în care s-ar afla, trebuie să menţină o relaţie
bună cu persoanele cu care intră în contact, indiferent dacă aceştia sunt din interiorul sau din
afara organizaţiei, să fie drăguţă şi amabilă.
Corespondența ocupă un rol important în activitatea pe care o desfăşoară personalul de
secretariat într-o organizaţie. Pentru exercitarea cu eficiență a acestei activități, personalul de
secretariat are obligația de a soluționa cu promptitudine problemele înscrise în corespondență
prin elaborarea de răspunsuri prompte la corespondența primită”51.
În continuare am prezentat și implicarea auditului în evaluarea acestei activități.
Importanța activității de secretariat în perioada modernă, impune și o evaluare a
sistemului de control intern exercitat la nivelul acestei activități.
În cel de-al doilea capitol, partea practică, studiul de caz, am prezentat un raport de audit
intern privind implementarea standardelor de control intern la nivelul acestei activități.
Am prezentat punctele tari și slabe posibile ale implementării sistemului de control
intern al activității de secretariat, la nivelul unei entități economice.
Pentru corectarea deficiențelor constatate la această activitate, auditorii interni au
formulat recomandări a căror aducere la îndeplinire vor contribui la desfățurarea unei activități
de secretariat conforme cu legislația în vigoare și cu bunele practici.
Un rol important în creșterea eficienței acestei activități îl reprezintă și participarea la
cursuri de pregătire profesională.
Ca asistente calificate, secretarele gestionează nu numai șefii și totalitatea fluxurilor
organizatorice din secretariat, ci preiau chiar și părți din sarcinile acestora și le rezolvă
independent, de exemplu, sub formă de proiecte sau domenii proprii de specialitate. Poate fi

51 https://biblioteca.regielive.ro/lic...

40
vorba de elaborarea unui sistem informatic, prin care să se supravegheze toate activitățile sau
proiectele curente ale domeniului, așa încât șefii să poată conduce efectiv proiectele.
În viitor în spatele șefilor eficienți vor sta, mai mult decât în prezent, pumnii de oțel ai
unor talentate administratoare a timpului.
Secretara în viitor, în afara stăpânirii reale a computerului, cu pachetele de programe
aferente, de ultimă oră, trebuie să se informeze și despre cele mai noi tendințe și evoluții din
domeniul tehnicii comunicațiilor birotice.
Asistentele manageriale calificate vor realiza pe viitor multe sarcini sub formă de
proiecte.
În viitor biroul va deveni mai sărac în hârtii, iar întocmirea, distribuirea și gestiunea
informațiilor se vor accelera. Secretara va câștiga timp, care trebuie folosit pentru a obține
sarcini mai atractive, în funcție de interesele și talentele fiecăruia, dar și de posibilitățile
instituției.

41
BIBLIOGRAFIE

1. Airinei Vasile, I., Éléments de secretariat, Ed. Universitatii din Bucuresti, Bucuresti, 2000;
2. Allock, D., Working with a secretary. A Manager’s Guide, The industrial society, London,
1993;
3. Berciu-Draghicescu, A.,Tabarcea, C., Virgolici, N., Buletinul colegiului universitar de
administratie si secretariat, arhivistica-biblioteconomie-birotica,Ed. Universitatii din
Bucuresti, Bucuresti, 2012;
4. Berciu-Draghicescu, A. (coord.), Manual de secretariat si asistenta manageriala, Ed.
Universitatii, Bucuresti, 2009;
5. Bullinger, H., Klein, B. (coord.), Secretariatul viitorului, Studiul Fraunhofer, Ed. Gabler,
Wiesbaden, 2005;
6. Gätjens-Reuter, M., Organizarea informatiilor in arhiva, trad. din germana de Alexandru
Schulz si Claudia Behrens, Ed. Tehnica, Bucuresti, 1993;
7. Ghinea, D., Enciclopedia geografica a Romaniei, Ed. Enciclopedica, Bucuresti, 2010;
8. Gätjens-Reuter, M., Manual de secretariat si asistenta manageriala, trad. din germana de
Alexandru Schulz si Claudia Behrens, Ed. Tehnica, Bucuresti, 2001;
9. Harrison, J., Secretarial Duties, Pitman Office Guides, London, 1994;
10. Hascal, A., Preotesiu, L., Corespondenta si tehnica secretariatului, Ed. Didactica si
Pedagogica R.A., Bucuresti, 2013;
11.Hayward, G., Careers in secretarial office work, Kogan Page, London, 1993;
12. Maxim, C., Lazea, H., Secretariat si corespondenta institutionala, SNSPA, Bucuresti, 2011;
13. Ovidiu NICOLESCU; Ion VERBONCU, Evoluţia managementului pe plan mondial. în:
Management, Bucureşti, Editura economică, 2008;
14. Pariza, M., Curs de secretariat si asistenta manageriala, Ed. C. H. Beck, Bucuresti, 2008;
15. Socobeanu, I., Manual de secretariat: organizare, atributii, competente, Ed. Eficient,
Bucuresti, 2012;
16. Susan VINNICOMB; Nina COLWILL L, Femeile în management, Bucureşti, Teora, 2007;
18. Virginia VEDINAS, Elemente de protocol, Bucureşti, Lumina Lex, 2010.

42