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Esta etapa consiste en la transferencia formal de las instalaciones terminadas del equipo del
proyecto al cliente, esto puede ser un solo evento o por fases durante un período de tiempo.
Implica asegurarse de que el cliente tenga el conocimiento y la capacidad para operar las
nuevas instalaciones. Esta etapa también incluye la ocupación y uso de las instalaciones por
parte de la organización cliente.
Resultados:
- estrategia y procedimientos de traspaso
El objetivo general es programar las actividades necesarias para lograr una finalización
coordinada y satisfactoria de todas las fases de trabajo dentro del plan de costos. Esto debe
combinarse con la planificación logística del coordinador de ocupación del cliente y cualquier
horario de trabajo de alojamiento que deba completarse antes de la ocupación.
En general, los proyectos de construcción pueden estar sujetos a finalización por fases
(seccionales), parcial o práctica. Los procedimientos relevantes aplicados dependen de la
naturaleza y complejidad del proyecto y / o los requisitos de los usuarios. En efecto, la
finalización por fases significa la finalización práctica de cada fase específica de la construcción.
Sin embargo, esto no debe:
En los casos de traspaso de terminación por fases, el cliente / usuario final suele ser
responsable de asegurar las obras en cuestión. En la práctica de la entrega completa, la
totalidad de la prima del seguro pasa a ser responsabilidad del cliente / usuario final.
Procedimientos
El director del proyecto detallará los procedimientos prácticos de finalización y traspaso
aplicables a un proyecto específico en el Plan de ejecución del proyecto (consulte la Etapa 3)
para el proyecto en cuestión (consulte las Notas informativas 7.05 y 7.06 para ver ejemplos
típicos). Sin embargo, los aspectos principales de la finalización y el traspaso generalmente
cubrirán los detalles de las siguientes actividades:
- Elaboración de listas que identifiquen deficiencias, por ejemplo, trabajos sin terminar,
daños climáticos y materiales, bienes y mano de obra que no cumplan con las normas.
- Revisar el progreso a intervalos regulares, para facilitar una inspección final exitosa y la
emisión de un certificado final.
- Con el fin de permitir el mayor tiempo posible para que la organización del cliente
desarrolle sus requisitos detallados, o para reflejar su última 'forma' comercial, es
común que el cliente organice un proyecto adicional para llevar a cabo trabajos de
alojamiento. Es probable que el director del proyecto participe en la gestión del equipo
de proyecto establecido para llevar a cabo estos trabajos. A menudo, este equipo
estará separado del equipo principal del proyecto y estará integrado por personal con
mayor experiencia de operación en un entorno de proyecto terminado.
restaurante / comedor
áreas de recepción
áreas de entrenamiento
áreas ejecutivas
salas de correos
áreas de venta
servidores
equipos de telecomunicaciones
mueble
equipo especializado
sistemas de seguridad
determinar un modelo organizativo del negocio del cliente, que refleje las
dependencias y afinidades operativas.
- Es fundamental que para cada una de estas etapas la organización del cliente en forma
de grupos de enlace de usuarios tenga una participación directa y apruebe cada etapa.
- El período total que dura la mudanza está determinado por el número de elementos
que se transferirán con cada miembro del personal y por el grado de dificultad de
transferir los sistemas de TI para cada grupo de mudanzas.
- Una decisión crítica para el cliente durante la etapa de ocupación es el punto en el que
se impone una congelación en la planificación del espacio y no se acomodan más
modificaciones hasta que se haya logrado la migración.
- Sería común que los clientes impongan un embargo sobre los cambios en ambos lados
de la migración y que el cliente luego lleve a cabo un subproyecto posterior a la
migración para introducir todos los cambios requeridos por los departamentos.
Los arreglos para la ocupación y migración de una instalación a otra, en muchos proyectos,
estarán predeterminados por ejercicios de planificación espacial llevados a cabo en las etapas
iniciales de diseño por el equipo de diseño o el consultor de planificación espacial. La
orientación proporcionada en este capítulo debe situarse en el contexto de la planificación
general de las necesidades de un cliente para una instalación en particular. Esto seguirá de:
En proyectos complejos, esto puede llevarse una etapa más allá de la producción de hojas de
datos de la habitación que forman la base del informe de diseño, transferencia o compra de
equipos, movimiento de personal y gestión de instalaciones.
El procedimiento que se describe a continuación ofrece un enfoque típico, que puede ser
necesario interpretar para armonizar con las prácticas y expectativas de los usuarios. No
obstante, se alienta el cambio en las prácticas establecidas cuando hacerlo suavizará el proceso
y lo hará más eficaz. La ocupación se puede dividir en cuatro etapas, como se explica más
adelante y como se muestra en la Figura 7.1, Figura 7.2, Figura 7.3 y Figura 7.4. Los siguientes
servicios generalmente se subcontratan en contratos renovables anuales o de 3 años (a
menudo proporcionados por el propietario en edificios administrados):
- recepción y telefonía
- seguridad
- limpieza
- Soporte de TI
Estructura de implementación
La estructura para la implementación significa la designación de individuos y grupos para
establecer las direcciones necesarias, consultas y parámetros de presupuesto / costo. La figura
7.1 da un ejemplo.
Alcance y objetivos
Alcance y objetivos significa decidir qué se debe hacer, considerando las posibles limitaciones y
revisando según sea necesario. La figura 7.2 da un ejemplo.
Metodología
Organización y control
Organización y control significa llevar a cabo el proceso y mantener bajo revisión el cronograma
y el presupuesto / costo. La figura 7.4 da un ejemplo. Los individuos y grupos que
probablemente se verán afectados son los siguientes:
- Proyecto Ejecutivo: designado por el cliente / inquilino a nivel de director / alta gerencia
y responsable del proceso completo.
Figura 7.1 Ocupación: estructura para la implementación.
- Grupo directivo de ocupación: presidido por el ejecutivo del proyecto y compuesto por
el coordinador de ocupación y algunos representantes de alto nivel seleccionados que
cubren las principales áreas funcionales. Preocupado por todas las decisiones
importantes, pero sujeto a las restricciones impuestas por el cliente, por ejemplo,
límites financieros.
Figura 7.2 Ocupación: alcance y objetivos.
La Figura 7.1, la Figura 7.2, la Figura 7.3 y la Figura 7.4 proporcionan un resumen de
un vistazo del proceso de ocupación y las Notas informativas 7.01 y 7.03–7.05
proporcionan listas de verificación para un sistema de control típico.
Aterrizajes suaves
BSRIA establece que los aterrizajes suaves significan los diseñadores y constructores
se mantienen involucrados con los edificios más allá de la terminación práctica, para
ayudar al cliente durante los primeros meses de operación y más allá, para ayudar a
afinar y eliminar errores de los sistemas, y garantizar que los ocupantes entiendan
cómo controlar y usar mejor sus edificios.
- sólo requiere una pequeña financiación adicional, dentro del margen de las ofertas
competitivas.
Estrategia BIM
En un entorno BIM, todos estos pueden incluirse en el modelo y los conjuntos de datos
BIM. Si el cliente tiene la capacidad y los sistemas en su lugar, esto puede importarse al
software de gestión FM del cliente. Los administradores de FM pueden acceder al BIM
mediante tabletas mientras recorren el activo del edificio y obtener cualquier
información que necesiten, y también actualizar el BIM de FM, con información
adicional o comentarios.
Nota informativa 7.01 Lista de verificación de puesta en servicio del cliente
Nota informativa 7.02 Introducción a las instalaciones administración
FM busca crear un marco que abarque las funciones tradicionales de gestión patrimonial de
mantenimiento de propiedades, iluminación y calefacción con revisiones cada vez más analíticas
de la ocupación / planificación del espacio, registros de activos, registros de salud y seguridad y
flujo de actividades en todas las instalaciones. Por lo tanto, el término instalaciones se utiliza
para incluir todos los edificios, muebles, equipos y entornos disponibles para la fuerza laboral
mientras persigue los objetivos comerciales de la empresa.
CIOB, en asociación con Cameron McKenna, publicó el primer formulario estándar de contrato
FM en 1999. La tercera edición de este documento se publicó en 2008.
Nota informativa 7.03 Servicios de ingeniería lista de verificación de puesta en
servicio
Nota informativa 7.04 Servicios de ingeniería documentos de puesta en servicio
Nota informativa 7.05 Listas de verificación de traspaso
Nota informativa 7.06 Lista de verificación práctica para completar