Secretariat Vol. III

ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU”,
JUD. BACĂU
APROBAT,
DIRECTOR,
PROF. ANTIP CRINA RAMONA
……………………………..
AVIZAT
PRESEDINTE COMISIE S.C.I.M.
PROF. SAVA RODICA
…………………….
MANUAL PROCEDURI OPERATIONALE
COMPARTIMENTUL SECRETARIAT VOL. III
Nr. Denumirea si codul procedurii Pag

crt.
1 P.O. Scr. 11 – Acordarea voucherelor de vacanță 2

2 P.O. Scr. 12 - Prelucrare date personale 38
3 P.O. Scr. 13 – Stabilirea modalitatilor de informare si comunicare interna si externa 68
4 P.O. Scr. 14 - Organizarea si functionarea activitatii de evidenta si gestionare a 118
manualelor scolare
PROCEDURĂ OPERATIONALA Ediţia I
ACORDAREA VOUCHERELOR Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ DE VACANTA

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 11
Nr. înreg. ______/_____________
PROCEDURA OPERAȚIONALĂ
ACORDAREA VOUCHERELOR DE VACANȚĂ
P.O. Scr. 11
Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0
2

Cod: P.O.Scr. 11
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau, dupa

caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
Elemente
privind
Nr. Functia Data Semnătura
responsabilii/ Numele si prenumele
Crt operatiunea
1 2 3 4 5
1 Elaborat Breahnă Iuliana Secretar Șef 02.11.2018
2 Verificat Sava Rodica Comisia SCIM 02.11.2018
3 Aprobat Prof. Antip Crina Ramona Director 02.11.2018
3

Cod: P.O.Scr. 11
Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale
Editia/ revizia in Data de la care se aplica

Nr.
Componenta revizuita Modalitatea reviziei
cadrul editiei prevederile editiei sau
Crt reviziei editiei
1 2 3 4
1 Editia 1 - 02.11.2018
2 Revizia 1
4

Cod: P.O.Scr. 11
Lista persoanelor la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din cadrul
editiei procedurii operationale
Nr. Scopul Ex. Data

Compartiment Functia Nume si prenume Semnătura
Crt difuzarii nr. primirii
1 2 3 4 5 6 7
1 Informare/ 1 Secretariat Secretar Șef Breahnă Iuliana 02.11.2018
Aplicare
2 Aprobare 2 Director Director Prof. Antip Crina Ramona 02.11.2018
3 Verificare 1 Comisia Presedinte Sava Rodica 02.11.2018

SCIM
4 Arhivare 1 Secretariat Secretar Șef Breahnă Iuliana 02.11.2018
5

Cod: P.O.Scr. 11
1. Scopul procedurii operaţionale
1.1. Stabilește modul de realizare a activității, compartimentele și persoanele implicate;

Procedura are rolul de a stabili modalitatea stabilire a beneficiarilor în drept, a necesarului de
credite și de acordare a voucherelor de vacanță.
1.2. Dă asigurări cu privire la existența documentației adecvate derulării activității.
1.3. Asigură continuitatea activității, inclusiv în condiții de fluctuație a personalului.
1.4. Sprijină auditul și/sau alte organisme abilitate în acțiuni de auditare și/sau control, iar pe
manager, în luarea deciziei.
1.5. Alte scopuri specifice procedurii operaționale.
6

Cod: P.O.Scr. 11
2. Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale
2.1. Precizarea (definirea) activității la care se referă procedura operațională;

Procedura operaţională se aplică în procesul de acordare a voucherelor de vacanță.
2.2. Delimitarea explicită a activității procedurate în cadrul portofoliului de activități desfășurate

de entitatea publică;
Activitatea este relevantă ca importanță, fiind procedurată distinct în cadrul instituției.
2.3. Listarea principalelor activități de care depinde și/sau care depind de activitatea procedurată;
De activitate procedurată depinde acordarea corectă a voucherelor de vacanță.
2.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date și/sau beneficiare de rezultate ale activității
procedurate;
Compartimentele resurse umane, secretariat și contabilitate sunt atât furnizori de date cât și
beneficiari ai rezultatelor activității procedurate.
2.5. Listarea compartimentelor implicate în procesul activității.

Prezenta procedură se aplică resurse umane, secretariat, contabilitate și conducerii instituției.
7

Cod: P.O.Scr. 11
3. Documente de referinţă (reglementari) aplicabile activităţii procedurate
3.1. Reglementări internaționale

- Nu este cazul
-
3.2. Legislație primară
- OSGG nr.600/2018 – privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților
publice
- Legea nr. 69/2010 a responsabilității fiscal-bugetare, cu modificările și completările
ulterioare
- Legea nr. 227/2015 – Codul fiscal, cu modificările și completările ulterioare
- Legea bugetului de stat pentru anul 2018
- OUG nr. 8/2009 privind acordarea voucherelor de vacanță, cu modificările și completările
ulterioare
- OUG nr. 90/2017 privind unele mpsuri fiscal-bugetare, modificarea și completarea unor act
normative și prorogarea unor termene
- HG nr. 215/2009 pentru aprobarea Normelor metodologice privind acordarea voucherelor
de vacanță, cu modificările și completările ulterioare
- OMEN nr.3560/2018 privind stabilirea modalităţii de acordare a voucherelor de vacanţă
pentru unităţile/instituţiile de învăţământ de stat, Ministerul Educaţiei Naţionale şi alte
unităţi din subordinea/coordonarea acestuia
- OMEN nr.3751/2018 pentru modificarea OMEN nr.3560/2018
3.3. Legislație secundară

- Nu este cazul
3.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entității publice

- Programul de dezvoltare al SCIM
- Regulamentul de funcționare al CEAC
- Regulamentul de funcționare al Comisiei SCIM
8

Cod: P.O.Scr. 11
- Regulamentul de organizare şi funcţionare al instituției

- Regulamentul Intern al Instituției
- Decizii/Dispoziţii ale Conducătorului Instituției
- Ordine, metodologii și precizări emise de M.E.N.;
- Alte acte normative
9

Cod: P.O.Scr. 11
4. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională
4.1. Definiţii ale termenilor

Nr. Definiția și/sau, dacă este cazul, actul care definește
Termenul
crt. termenul
Procedura care descrie o activitate sau un proces care se
desfăşoară la nivelul tuturor
directiilor/servicilor/compartimentelor din cadrul instituției,
1. Procedura de sistem
numite şi „proceduri generale”.
Nu se consideră de sistem acele proceduri care presupun
doar o implicare limitată a direcţiilor de specialitate.
Prezentarea formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie
urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat
în vederea realizării activităţii, cu privire la aspectul
2. Procedura formalizată
procesual. Mai sunt cunoscute şi sub denumirile de
„proceduri specifice”, „proceduri de proces”, „proceduri
formalizate” etc.
Dispoziţii, prevederi etc. scrise pe suport de hârtie sau
magnetic (diskete, CD-uri etc.), care reglementează modul
de efectuare a unor activităţi şi/ sau precizează cerinţe pentru
acestea. Documentele pot fi de provenienţă internă: ROF,
3. Document
fişele posturilor, Regulamente interne privind desfasurarea
activitatii dar şi externă: standarde, legi, prescripţii,
instrucţiuni şi orice alte documente cu caracter normativ,
tehnice sau legislaţie
Confirmarea scrisă, semnătura şi datarea acesteia, a
4. Aprobare autorităţii desemnate de a fi de acord cu aplicarea
respectivului document în organizaţie.
Confirmare prin examinare şi furnizare de dovezi obiective
de către autoritatea desemnată (verificator), a faptului că
5. Verificare
sunt satisfăcute cerinţele specificate, inclusiv cerinţele
SCIM.
Gestionarea/ controlul Multiplicarea, difuzarea, păstrarea, retragerea din uz şi
6.
documentelor arhivarea documentelor.
Forma inițială sau actualizată, după caz, a unei proceduri,
7. Ediție a unei proceduri
aprobată și difuzată
Acțiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele
asemenea, după caz, a uneia sau a mai multor componente
8. Revizia în cadrul unei ediții
ale unei ediții a procedurii, acțiuni care au fost aprobate și
difuzate
9. Sistem Ansamblu de elemente corelate sau în interacţiune
10

Cod: P.O.Scr. 11
4.2. Abrevieri ale termenilor

Nr.
Abrevierea Termenul abreviat
crt.
1. P.S. Procedura de sistem
2. P.O. Procedura operațională
3. E Elaborare
4. V Verificare
5. A Aprobare
6. Ap. Aplicare
7. Ah. Arhivare
8. CS Compartiment de specialitate
9. SCIM Sistem de control intern/managerial
11. CEAC Comisia de evaluare și asigurare a calității
11

Cod: P.O.Scr. 11
5. Descrierea procedurii operaţionale
5.1. Generalităţi
Prezenta procedură a fost elaborată în scopul respectării prevederilor legale care reglementează
acordarea voucherelor de vacanță.
Instituțiile și autoritățile publice, astfel cum sunt definite la art.2 alin (1) pct.30 din Legea nr.500/2002
privind finanțele publice, cu modificările și completările ulterioare și la art.2 alin (1) pct.39 din Legea
nr.273/2006 privind finanțele publice locale, cu modificările și completările ulterioare, indiferent de
sistemul de finanțare și subordonare, inclusiv activitățile finanțate integral din venituri proprii,
înființate pe lângă instituțiile publice, acordă, în limita sumelor prevăzute în buget alocate cu această
destinație, pentru perioada 1 iulie 2017 – 30 noiembrie 2018, o singură indemnizație de vacanță sau
o singură primă de vacanță, după caz, sub formă de vouchere, în cuantum de 1.450 lei pentru un
salariat.
Conducătorii unităților de învățământ, în calitate de ordonatori de credite, răspund de modul de
acordare a voucherelor de vacanță și au obligația de a utiliza creditele bugetare numai în limita
prevedrilor și destinațiilor aprobate, conform Legii nr.500/2002 privind finanțele publice, și a Legii
nr.69/2010.
5.2. Documente utilizate

5.2.1. Lista şi provenienţa documentelor :
- Documentele utilizate în elaborarea prezentei proceduri sunt cele enumerate la pct.3.
5.2.2. Conţinutul şi rolul documentelor :

- Documentele utilizate în elaborarea prezentei proceduri au rolul de a reglementa modalitatea de
implementare a activității procedurate.
- Accesul, pentru fiecare Compartiment, la legislaţia aplicabilă, se face prin programul informatic
la care au acces salariaţii entității.
12

Cod: P.O.Scr. 11
5.3. Resurse necesare

5.3.1. Resurse materiale :
- Computer
- Imprimantă
- Copiator
- Consumabile (cerneală/toner)
- Hartie xerox
- Dosare
5.3.2. Resurse umane :

- Conducerea Instituției
- Conducătorul compartimentului Secretariat Resurse Umane
- Conducătorul compartimentului financiar-contabil
- Adminsitratorul/persoana împuternicită
5.3.3. Resurse financiare : Conform Bugetului aprobat al Instituției.
5.4 Modul de lucru

5.4.1. Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii
În limita resurselor bugetare, angajatorul stabileşte, când acordă voucherele de vacanţă, de comun
acord cu organizaţiile sindicale legal constituite sau cu reprezentanţii salariaţilor, după caz.
Voucherele de vacanţă se acordă în limitele sumelor prevăzute cu această destinaţie în bugetul de
stat sau, după caz, în bugetele locale, pentru unităţile din domeniul bugetar, şi în limitele sumelor
prevăzute cu această destinaţie în bugetul de venituri şi cheltuieli aprobat, potrivit legii, pentru
celelalte categorii de angajatori.
Voucherele de vacanţă sunt integral suportate de către angajator.

Angajatul care beneficiază de vouchere de vacanţă nu mai beneficiază de prima de vacanţă în
cursul anului fiscal sau de bilete de odihnă, acordate potrivit Legii nr. 263/2010 privind sistemul
unitar de pensii publice, cu modificările şi completările ulterioare.
13

Cod: P.O.Scr. 11
Voucherele de vacanţă, atât pe suport hârtie, cât şi pe suport electronic, se emit numai de către
unităţile autorizate de Ministerul Finanţelor Publice. Unităţile emitente desfăşoară această activitate
numai în baza autorizaţiei de funcţionare, acordată de Ministerul Finanţelor Publice. Autorizaţia de
funcţionare se acordă potrivit criteriilor stabilite de către Ministerul Finanţelor Publice, prin ordin
al ministrului.
Fiecare voucher de vacanţă pe suport hârtie este valabil numai dacă are înscris numărul sub care a
fost înseriat de către unitatea emitentă şi cuprinde, cel puţin, următoarele menţiuni:
a. emitentul şi datele sale de identificare;
b. valoarea nominală a voucherului de vacanţă;
c. angajatorul şi datele sale de identificare;
d. numele, prenumele şi codul numeric personal ale angajatului care este în drept să
utilizeze voucherul de vacanţă;
e. spaţiul destinat înscrierii perioadei în care a fost utilizat şi aplicării ştampilei unităţii
afiliate;
f. interdicţia unităţii afiliate de a plăti diferenţa în bani dintre valoarea voucherului de
vacanţă şi valoarea pachetului de servicii către utilizatorii voucherelor de vacanţă;
g. perioada de valabilitate a utilizării voucherului de vacanţă;
h. interdicţia de a utiliza voucherul de vacanţă în alte locuri decât în unităţile afiliate
i. elementele de identitate vizuală ale brandului de turism al României.
Fiecare voucher de vacanţă pe suport electronic este valabil numai dacă menţiunile prevăzute la
anterior lit. a), c), d), g), h) şi i) sunt înscrise pe voucherul de vacanţă pe suport electronic sau stocate
într-un alt mod în acesta. Voucherele de vacanţă emise pe suport electronic pot fi alimentate
exclusiv cu valoarea nominală a voucherelor de vacanţă acordate de către angajator şi pot fi utilizate
doar pentru achiziţionarea de servicii turistice în unităţile afiliate.
Voucherul de vacanţă are perioada de valabilitate de un an de la data emiterii, fără a se înţelege că

aceasta este perioada de valabilitate a suportului electronic, în cazul în care voucherul a fost emis
pe acest tip de suport.
14

Cod: P.O.Scr. 11
Valorile nominale permise pentru voucherele de vacanţă pe suport hârtie sunt multiplu de 50 lei,
până la 100 lei, valoare nominală maximă pe voucher.
Angajatorul care achiziţionează direct de la o unitate emitentă necesarul de vouchere de vacanţă pe

suport hârtie achită atât contravaloarea nominală a voucherelor de vacanţă, cât şi costul imprimatului
reprezentând voucherul de vacanţă. Angajatorul care contractează cu o unitate emitentă serviciul de
emitere a voucherului de vacanţă pe suport electronic achită contravaloarea nominală a voucherelor
de vacanţă distribuite angajaţilor, precum şi costul emiterii suportului electronic.
Plafonul maxim cumulat al comisionului perceput de la angajator şi unitatea afiliată de către unităţile
emitente este de maximum 1% din valoarea voucherului de vacanţă, care conţine elementele minime
obligatorii.
Introducerea la cererea angajatorului sau a unităţii afiliate a altor elemente grafice faţă de cele
minime obligatorii va fi negociată cu emitenţii.
Comisionul maxim perceput de agenţiile de turism, în calitate de unităţi afiliate, nu poate depăşi
10% din valoarea pachetului de servicii oferit utilizatorilor voucherelor de vacanţă.
Orice plată se face numai prin intermediul societăţilor bancare sau prin unităţile teritoriale ale
Trezoreriei Statului, după caz, potrivit legii.
Unităţile emitente vor plăti unităţilor afiliate cu care au încheiat contracte pentru decontarea
voucherelor de vacanţă contravaloarea acestora după prestarea serviciilor de turism.
Se interzice unităţii afiliate acordarea unui rest de bani la voucherul de vacanţă. Contravaloarea
serviciilor turistice prestate de către unităţile afiliate peste valoarea voucherelor de vacanţă se
suportă de către angajat, titular al voucherelor de vacanţă.
15

Cod: P.O.Scr. 11
5.4.2. Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii

5.4.2.1 Stabilirea persoanelor care au dreptul la vouchere
Date de intrare (I) Date de Ieșire (E)

- Statul de funcții aprobat de ISJ - Lista nominală cu persoanele care au
- Statele lunare de personal aprobate de ISJ dreptul la vouchere de vacanță
- CIM (Anexa nr.5 la procedură)
- Acte adiționale - Lista nominală cu persoanele care nu
- Decizii de încadrare doresc să primească vouchere de vacanță
- Decizii de detașare (Anexa nr.6 la procedură)
- Pentru perioada 1 iulie 2017-30 noiembrie 2018 se acordă vouchere de vacanţă, în cuantum de
1.450 lei/salariat, în limita sumelor prevăzute în buget alocate cu această destinaţie, indiferent
de durata contractului individual de muncă/raportului de serviciu şi/sau timpul de muncă
- Beneficiază de acordarea voucherelor de vacanţă personalul încadrat în instituţie care a
desfăşurat activitate în intervalul 1 iulie 2017-30 noiembrie 2018, indiferent de durata acesteia,
inclusiv personalul pensionat/detaşat sau aflat în situaţiile prevăzute la art. 145 alin. (4) din
Legea nr.53/2003-Codul muncii, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.
- În cazul salariatului al cărui contract individual de muncă/raport de serviciu, la data acordării
voucherelor de vacanţă, este suspendat sau a încetat, acesta poate beneficia de vouchere de
vacanţă numai dacă în termen de maximum 30 de zile de la intrarea în vigoare a OMEN
3751/2018 (cel târziu până la data de 27.06.2018 inclusiv), depune la unitate o cerere în acest
sens, precum şi dovada achitării impozitului aferent prin virament bancar în contul
unităţii/instituţiei. Modelul cererii este prezentat în Anexa nr.1 la procedură
- În cazul încadrării în sistem de cumul/plata cu ora, voucherele de vacanţă sunt acordate de către
angajatorii unde beneficiarii în cauză îşi au funcţia de bază, potrivit legii.
- În cazul salariaţilor din cadrul unităţii, care în intervalul intervalul 1 iulie 2017-30 noiembrie
2018 au desfăşurat activitate la mai mulţi angajatori, se acordă o singură indemnizaţie de
vacanţă, sub formă de vouchere, în cuantum de 1.450 lei pentru un salariat, de către angajatorul
unde beneficiarul în cauză îşi are funcţia de bază, potrivit legii.
- În cazul în care nu se poate stabili funcţia de bază, beneficiarul indemnizaţiei de vacanţă alege
în scris unitatea care îi acordă voucherele de vacanţă, având obligaţia de a transmite, în termen
de maximum 10 zile lucrătoare, şi către ceilalţi angajatori opţiunea realizată. Modelul cererii
este prezentat în Anexa nr.2 la procedură
16

Cod: P.O.Scr. 11
- Personalul angajat cu mai mult de o normă beneficiază de vouchere de vacanţă în cuantum de

1.450 lei.
- Personalul care ulterior datei de 1 iulie 2017 a beneficiat de vouchere de vacanţă cu valoarea
integrală nu mai beneficiază de vouchere de vacanţă. În situaţia în care nu s-au acordat vouchere
în valoare totală de 1.450 lei, personalul în cauză primeşte diferenţa cuvenită, la cererea scrisă
a acestuia, în termen de 30 de zile de la intrarea în vigoare a OMEN 3751/2018 (cel târziu până
la data de 27.06.2018 inclusiv). Modelul cererii este prezentat în Anexa nr.3 la procedură
- Beneficiarii care nu doresc să primească vouchere de vacanţă depun o solicitare scrisă în acest
sens la secretariatul unității, în termen de 15 zile de la data publicării OMEN 3751/2018 (cel
târziu până la data de 12.06.2018 inclusiv). Modelul cererii este prezentat în Anexa nr.4 la
procedură
5.4.2.2 Stabilirea necesarului de credite bugetare
Date de intrare (I) Date de Ieșire (E)

- Lista nominală cu persoanele care au dreptul - Necesarul de credite bugetare pentru
la vouchere de vacanță articolul 10.02.06
(Anexa nr.5 la procedură) - Bugetul aprobat
- Lista nominală cu persoanele care nu doresc
să primească vouchere de vacanță
- (Anexa nr.6 la procedură)
- Compartimentul Secretariat transmite compartimentului financiar – contabil:

o Lista nominală cu persoanele care au dreptul la vouchere de vacanță (Anexa nr.5 la procedură)
o Lista nominală cu persoanele care nu doresc să primească vouchere de vacanță (Anexa nr.6 la
procedură)
- În baza celor două liste, compartimentul financiar-contabil întocmește necesarul de credite
bugetare pentru vouchere de vacanță la art.bug.10.02.06, îl supune aprobării ordonatorului de
credite și îl transmite către ISJ în formatul și la termenul stabilit
- La primirea bugetului aprobat de către ISJ, compartimentul financiar-contabil îl va transmite
și valida în Sistemul Național de Raportare ForExeBug
17

Cod: P.O.Scr. 11
5.4.2.3 Cererile lunare pentru deschiderea de credite

- Cererea lunară pentru deschiderea de credite se întocmește de către compartimentul financiar-
contabil și se transmite către ISJ lunar, până în data de 15 ale lunii în curs pentru luna următoare,
sau, în situații speciale, conform instrucțiunilor comunicate de ISJ
- Cererea lunară pentru deschiderea de credite se semenează de conducătorul instituției și
conducătorul compartimentului financiar-contabil
5.4.2.4 Achiziționarea voucherelor de vacanță

- Unitatea stabilește de comun acord cu organizațiile sindicale legal constituite și reprezentative
la nivelul unității și/sau cu reprezentanții beneficiarilor, furnizorul cu care va fi contractată
achiziționarea voucherelor, precum și suportul acestora, respectiv suport hârtie și/sau electronic
- Cu această ocazie va fi întocmit un proces verbal al ședinței care va fi consemnat în Registrul
de procese verbale al Consiliului Profesoral, conform Anexei nr.7
- Ordonatorul de credite răspunde de modul de acordare a voucherelor de vacanţă şi are obligaţia
de a angaja şi de a utiliza creditele bugetare numai în limita prevederilor şi destinaţiilor
aprobate, cu respectarea dispoziţiilor Legii nr.500/2002 privind finanţele publice, cu
modificările şi completările ulterioare
- Ordonatorul de credite are obligaţia de a demara procedura de achiziţie a voucherelor de vacanţă
din momentul în care creditele bugetare cu această destinaţie sunt cuprinse în bugetul unităţii
- În vederea stabilirii valorii estimate a contractului de achiziţie a voucherelor de vacanţă, se iau
în considerare numai costurile necesare serviciilor de emitere şi transport ale voucherelor de
vacanţă, fără a fi luată în calcul şi valoarea nominală a acestora
- Unitatea se încadrează în prevederile art.7 alin (5) din Legea nr.98/2016, care reglementează
achiziția directă: ”Autoritatea contractantă are dreptul de a achiziționa direct produse sau
servicii în cazul în care valoarea estimată a achiziției, fără TVA este mai mică decât 132.519
lei”
- Potrivit clasificaţiei economice a cheltuielilor bugetare, valoarea nominală a voucherelor de
vacanţă se suportă de la art.bug.10.02.06, iar costurile necesare serviciilor de emitere şi
transport ale voucherelor de vacanţă se suportă de la art.bug.20.30.30
18

Cod: P.O.Scr. 11
5.4.2.5 Acordarea voucherelor de vacanță

- Unitatea va analiza CIM și, dacă este necesar, va încheia acte adiționale și/sau decizii cu
privire la acordarea voucherelor de vacanță, periodicitatea acordării și valoarea cuvenită
- Voucherele de vacanță vor fi eliberate beneficiarilor sub semnătură, fiind consemnate în
evidența specifică
- În cazul utilizării suportului electronic, unitatea are obligația de a înștiința beneficiarii cu
privire la data alimentării și valoarea voucherelor transferate pe suportul electronic
- Unitatea va informa beneficiarii de vouchere de vacanță cu privire la obligațiile ce le revin
conform Cap.III – Beneficiari din Normele metodologice aprobate prin HG nr.215/2009 cu
modificările și completările ulterioare și ale OMEN 3751/2018; beneficiarii vor lua la
cunoștință sub semnătură pe procesul verbal întocmit conform Anexei nr.8
5.4.2.6 Impozitarea voucherelor de vacanță
- Sumele reprezentând vouchere de vacanță nu intră în baza de calcul a contribuțiilor de asigurări

sociale și asigurări sociale de sănătate
- Suma acordată cu titlu de vouchere de vacanță este supusă impozitării cu procentul de 10% în
luna în care acestea au fost acordate
- Pentru beneficiarii care la data acordării sunt salariați ai unității, suma va fi înscrisă în EDUSAL
în rubrica cu această destinație, în luna în care aceasta se acordă
- Beneficiarii care la data acordării nu mai sunt salariați ai unității achită impozitul în contul
unității și prezintă dovada achitării acestuia la momentul depunerii cererii pentru vouchere, iar
unitatea virează impozitul la bugetul statului la termenul legal stabilit, în funcție de luna în care
se acordă voucherele
- În situaţia în care se restituie voucherul/contravaloarea acestuia, persoana beneficiază de
recalcularea impozitului în luna următoare restituirii
5.4.2.7 Restituirea voucherelor/sumelor neutilizate sau necuvenite

- La sfârșitul perioadei de valabilitate, la data stabilită de angajator sau la data încetării
raporturilor de de muncă, după caz, beneficiarul are obligația să restituie angajatorului
voucherele de vacanță neutilizate/necuvenite pe suport hârtie sau contravaloarea acordată
19

Cod: P.O.Scr. 11
pentru anul în curs pentru cele pe suport electronic, în termen de 30 de zile de la producerea
cauzei
- În cazul voucherelor alimentate pe suport electronic și neutilizate în perioada de valabilitate,
unitatea emitentă restituie unității de învățământ valoarea nominală.
- Perioada de valabilitate este de 1 an de la data emiterii.
5.4.2.8 Evidența cantitativ-valorică și contabilă a vocherelor de vacanță

- Unitatea, prin compartimentul financiar-contabil, este obligată conform art.10 din Normele
metodologice aprobate prin HG nr. 215/2009 modificată şi completata, să organizeze o evidență
proprie potrivit formularelor prevăzute ca model în anexele nr.1, 3 și 5 din respectivele norme.
- Conducătorul unității va emite o decizie (Anexa nr.9) prin care va nominaliza persoana
responsabilă cu gestionarea voucherelor pe suport hârtie (administratorul sau secretarul unității)
- Voucherele de vacanță sunt formulare cu regim special, înregistrarea în contabilitate a
operațiunilor privind achiziționarea și utilizarea voucherelor de vacanță fiind realizată cu
respectarea legii contabilității nr. 82/1991 republicată, și a reglementărilor contabile aplicabile.
- Evidența mișcării voucherelor de vacanță pe suport hârtie se ține la valoarea nominală
imprimată pe acestea.
5.4.2.9 Prelucrarea datelor cu caracter personal

- Unitatea realizează prelucrarea datelor cu caracter personal în conformitate cu
prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce
priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date
(Regulamentul general privind protecţia datelor) și a Directivei (UE) 2016/680 referitoare la
protecţia datelor personale în cadrul activităţilor specifice desfăşurate de autorităţile de aplicare
a legii.
5.4.3 Valorificarea rezultatelor activității

Rezultatele activității vor fi valorificate de către toate comisiile și compartimentele din Instituție.
20

Cod: P.O.Scr. 11
6. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii
6.1 Conducătorul instituției

- Aprobă procedura
- Asigură implementarea și menținerea procedurii
- Respectă procedura
- Răspunde de modul de acordare a voucherelor de vacanţă
- Aproba Lista nominală cu persoanele care au dreptul la vouchere de vacanță
- Aproba propunerea de buget
- Aproba cererea de credite
- Emite decizia de nominalizare a persoanei responsabile cu gestionarea voucherelor pe suport
hârtie
6.2 Consiliul Profesoral

- Stabilește de comun acord cu organizațiile sindicale legal constituite și reprezentative la nivelul
unității, furnizorul cu care va fi contractată achiziționarea voucherelor, precum și suportul
acestora, respectiv suport hârtie și/sau electronic
6.3 Conducătorul compartimentului Secretariat/Resurse Umane

- Intocmește Lista nominală cu persoanele care au dreptul la vouchere de vacanță (Anexa nr.5 la
procedură)
- Intocmeste Lista nominală cu persoanele care nu doresc să primească vouchere de vacanță
(Anexa nr.6 la procedură)
- Comunica tuturor beneficiarilor termenele până la care pot prezenta cererile privind voucherele
- Inregistreaza, gestionează și arhivează cererile primite de la beneficiari
- Comunică compartimentului financiar-contabil lista finală cu persoanle beneficiare
- Întocmește, dacă este necesar, acte adiționale și/sau decizii cu privire la acordarea voucherelor
de vacanță, periodicitatea acordării și valoarea cuvenită
21

Cod: P.O.Scr. 11
6.4 Administratorul/persoana împuternicită

- Inițiază procedura de achiziție a voucherelor
- Finalizează procedura de achiziție și întocmește contractul
- Primește și eliberează voucherele pe suport hârtie în conformitate cu dispozițiile prezentei
proceduri și cu reglementările contabile aplicabile
- Întocmește toate documentele de strictă justificare referitoare la mișcarea voucherelor, prevăzute
de legislația aplicabilă
6.5 Conducătorul compartimentului financiar-contabil

- Întocmește și înaintează către ISJ propunerea de buget
- Transmite bugetul aprobat in Sistemul Național de Raportare ForExeBug
- Întocmește și înaintează către ISJ cererea lunară de credite pentru vouchere
- Efectuează, pe bază de documente justificative complete, plata valorii nominale a voucherelor
de vacanţă și a costurilor aferente serviciilor de emitere şi transport ale acestora
- Înregistrează în contabilitate mișcarea voucherelor, în conformitate cu reglementările aplicabile
22

Cod: P.O.Scr. 11
7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI
Nr. Ediție Data Rev. Data Pag. Descriere Semnătura

crt. ediției reviziei modificare conducătotului
compartimentului
1 1 Data - - - Actualizare OSGG
din PO Nr. 600 / 2018
privind aprobarea
Codului Controlului
Intern
23

Exemplar nr. 1
”NICOLAE BĂLCESCU”
Cod: P.O.Scr. 11
8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ
Nr. Compartiment Conducător Înlocuitor de Aviz favorabil Aviz nefavorabil Semnătura Data
crt. compartiment drept sau Semnătura Data Observații
Nume și prenume delegat
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
24

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 11
9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII
Nr. Compartiment Nume și prenume Data primirii Semnătura Data Data intrării Semnătura
ex. retragerii în vigoare a
procedurii
25

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 11
10. Anexe, inregistrari, arhivari

- Toate documentele şi dovezile pe baza cărora se realizează activitatea procedurată se află în
dosarele de secretariat.
- Analiza şi revizuirea procedurii se face anual, sau ori de câte ori apar modificări ale
reglementărilor legale cu caracter general şi intern pe baza cărora se desfăşoară
activitatea/activităţile care face/fac obiectul acestei proceduri.
Denumirea
Cod formular
anexei
1 2
Anexa nr.1: Cerere pentru acordarea voucherelor de vacanță beneficiarului al
cărui contract de muncă/ raport de serviciu este suspendat sau a încetat
Anexa nr.2: Cerere privind alegerea în scris a unității care acordă voucherele de
vacanță de către beneficiarul căruia nu i se poate stabili funcția de bază
Anexa nr.3: Cerere pentru acordarea difereței cuvenite beneficiarului care a
Anexele
beneficiat de vouchere de vacanță ulterior datei de 01.07.2017
prevăzute de
Anexa nr.4: Cerere pentru renunțarea la dreptul de a primi vouchere de vacanță
HG 215 /
Anexa nr.5: Lista nominală cu persoanele care au dreptul la vouchere de vacanță
2009, cu
Anexa nr.6: Lista nominală cu persoanele care nu doresc să primească vouchere
modificările și
de vacanță
completările
Anexa nr.7: Proces Verbal al ședinței Consiliului profesoral privind stabililirea
ulterioare
furnizorului de vouchere de vacanță și suportul acestora
Anexa nr.8: Proces Verbal al ședinței de informare cu privire la obligațiile ce le
revin beneficiarilor de vouchere de vacanță
Anexa nr.9: Decizie privind nominalizarea persoanei responsabile cu gestionarea
voucherelor pe suport hartie
26

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 11
11. Cuprins
Nr. Componentei Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina
în cadrul procedurii
operaţionale
1 Coperta 2
2 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei 3

sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
3 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii 4
operationale
4 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz, 5
revizia din cadrul editiei procedurii operationale
5 Scopul procedurii operaţionale 6
6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 7
7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii 8

operaţionale
8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura 10

operaţională
9 Descrierea procedurii operaţionale 12
10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 21
11 Formular evidență modificări 23
12 Formular analiză procedură 24
13 Lista de difuzare a procedurii 25
14 Anexe, înregistrări, arhivări 26
15 Cuprins 27
27

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 11
ANEXA Nr. 1
APROB,
DIRECTOR
Cerere
pentru acordarea voucherelor de vacanță
beneficiarului al cărui contract de muncă/raport de serviciu este suspendat sau a încetat
Conducerii unității de învățământ: __________________________________________________

Subsemnatul/a __________________________________________
CNP__________________,
salariat al unității dumneavoastră în perioada de la __________________ până la _________________,
în conformitate cu prevederile art.1 alin (4) din OMEN 3560/2018 modificat și completat de OMEN
3751/2018, prin prezenta vă rog să-mi aprobați acordarea voucherelor de vacanță în cuantum de 1.450
lei, la care am dreptul conform prevederilor legale mai sus menționate.
Anexez prezentei cereri, în xerocopie, dovada achitării impozitului aferent, în cuantum de 145
lei, în contul unităţii.
Vă mulțumesc !
Data:_________________________ Semnătura _____________________
Compartimentul Secretariat/Resurse Umane:

”Cerere înregistrată sub nr.______________ din ____________________”
”Confirmăm că solicitantul a fost salariatul unității noastre în perioada menționată în cerere”
Data:_________________________ Semnătura _____________________
28

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 11
ANEXA Nr. 2
APROB,
DIRECTOR
Cerere
privind alegerea în scris a unității care acordă voucherele de vacanță
de către beneficiarul căruia nu i se poate stabili funcția de bază

Spre știință: Unităților de învățământ la care am fost salariat în perioada menționată
Subsemnatul/a __________________________________________
CNP__________________,
salariat al unităților dumneavoastră, în conformitate cu prevederile art.2 alin (2) din OMEN 3560/2018
modificat și completat de OMEN 3751/2018, prin prezenta vă aduc la cunoștință că am ales unitatea
dumneavoastră, respectiv Denumirea unității de învățământ pentru acordarea voucherelor de vacanță în
cuantum de 1.450 lei, la care am dreptul conform prevederilor legale mai sus menționate.
Mă oblig ca în termen de maximum 10 zile lucrătoare să transmit această decizie tuturor
celorlalți angajatori la care am fost salariat în perioada menționată.
Vă mulțumesc !
Data:_________________________ Semnătura _____________________

Data:_________________________ Semnătura _____________________
29

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 11
ANEXA Nr. 3
APROB,
DIRECTOR
Cerere
pentru acordarea pentru acordarea difereței cuvenite beneficiarului
care a beneficiat de vouchere de vacanță ulterior datei de 01.07.2017
Subsemnatul/a __________________________________________
CNP__________________,
3751/2018, prin prezenta vă aduc la cunoștință că am beneficiat de vouchere de vacanță ulterior datei
de 01.07.2017 în cuantum total de _________ lei și vă rog să-mi aprobați acordarea diferenței cuvenite
până la cuantumul de 1.450 lei, la care am dreptul conform prevederilor legale mai sus menționate.
Vă mulțumesc !
Data:_________________________ Semnătura _____________________

”Confirmăm că solicitantul a fost/este salariatul unității noastre în perioada menționată în cerere”
Data:_________________________ Semnătura _____________________
30

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 11
ANEXA Nr. 4
APROB,
DIRECTOR
Cerere
pentru renunțarea la dreptul de a primi vouchere de vacanță
Subsemnatul/a __________________________________________
CNP__________________,
3751/2018, prin prezenta vă aduc la cunoștință că nu doresc să primesc voucherele de vacanță la care
am dreptul conform prevederilor legale mai sus menționate .
Vă mulțumesc !
Data:_________________________ Semnătura _____________________

Data:_________________________ Semnătura _____________________
31

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 11
ANEXA Nr. 5
APROB,
DIRECTOR
Lista Nominală
cu persoanele care au dreptul la vouchere de vacanță
Valoare
Valoare
Nr. unitară/ Număr
Nume Prenume CNP nominală
crt. voucher vouchere
(lei)
(lei)
1.450 50 29
1.450 50 29
TOTAL:
CONTABIL ȘEF, SECRETAR ȘEF,
32

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 11
ANEXA Nr. 6
APROB,
DIRECTOR
Lista Nominală
cu persoanele care nu doresc să primească vouchere de vacanță
Nr. Solicitare:
Nume Prenume CNP
crt. Număr Data
CONTABIL ȘEF, SECRETAR ȘEF,
33

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 11
ANEXA Nr. 7
Proces Verbal
Nr.________ din___________
al ședinței Consiliului profesoral
privind stabililirea furnizorului de vouchere de vacanță și suportul acestora
Consiliul profesoral a fost convocat în ședință azi, cu participarea reprezentaților organizațiilor sindicale,
având următoarele puncte pe ordinea de zi:
1. Stabilirea unității emitente de la care vor fi achiziționate voucherele de vacanță
2. Stabilirea suportului voucherelor de vacanță, respective, support hârtie sau electronic.
În urma analizării ofertelor existente pe piață, Consiliul profesoral, de comun acord cu reprezentații
organizațiilor sindicale au stabilit următoarele:
1. Voucherele de vacanță vor fi achiziționate pe suport hârtie de la SC ……………….. SRL.
2. Conducerea unității va pune în aplicare decizia Consiliului Profesoral.
Drept pentru care a fost încheiat prezentul proces-verbal azi…………………..
Semnăturile participanților:
Nume și prenume Semnătura
34

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 11
ANEXA Nr. 8
Proces Verbal
Nr.________ din___________
al ședinței de informare cu privire la obligațiile ce le revin beneficiarilor de vouchere de vacanță
Obiectul ședinței a fost informarea cu privire la obligațiile ce le revin beneficiarilor de vouchere de vacanță, în
conformitate cu HG nr 215/2009, cu modificările și completările ulterioare, respectiv:
Art. 12. - (1) Beneficiarii care au primit vouchere de vacanţă nominale sunt singurele persoane îndreptăţite să
utilizeze voucherele de vacanţă în perioada menţionată pe acestea şi în exclusivitate pentru achitarea pachetului
de servicii turistice contractat.
(4) În cazul salariaţilor din instituţiile şi autorităţile publice, prevăzute de art. 1 alin. (2) din ordonanţa de
urgenţă, care au mai mulţi angajatori, se acordă o singură indemnizaţie de vacanţă, sub formă de vouchere, în
cuantum de 1.450 lei pentru un salariat, de către angajatorul unde beneficiarii în cauză îşi au funcţia de bază,
potrivit legii. În cazul în care nu se poate stabili funcţia de bază, beneficiarul indemnizaţiei de vacanţă alege, în
scris, unitatea care îi va acorda voucherele de vacanţă, având obligaţia de a transmite, în termen de maximum 10
zile lucrătoare, şi către ceilalţi angajatori opţiunea realizată.
(5) Beneficiarii au dreptul să îşi aleagă unitatea afiliată pentru achiziţionarea serviciilor turistice.
Art. 13. - Se interzice beneficiarului:
a) utilizarea voucherelor de vacanţă pentru achiziţionarea altor servicii decât cele prevăzute la art. 23;
b) primirea unui rest de bani la voucherul de vacanţă, în cazul în care suma corespunzătoare solicitată este mai
mică decât valoarea nominală a voucherului de vacanţă;
c) comercializarea voucherelor de vacanţă în schimbul unor sume de bani şi/sau al altor bunuri şi/sau servicii.
Art. 14. - Beneficiarul poate utiliza voucherele de vacanţă pe baza actului de identitate numai pentru
achiziţionarea de servicii turistice de la unităţile afiliate.
Art. 141. - (1) La sfârşitul perioadei de valabilitate, la data stabilită de angajator sau la data încetării raporturilor
de muncă, beneficiarul are obligaţia să restituie angajatorului voucherele de vacanţă pe suport hârtie acordate
pentru anul în curs şi neutilizate ori necuvenite, potrivit prevederilor legale.
(21) În cazul instituţiilor publice, restituirea contravalorii voucherelor de vacanţă pe suport hârtie prevăzute la
alin. (1) sau a sumelor prevăzute la alin. (2) se face cu respectarea dispoziţiilor art. 8 din Ordonanţa de urgenţă a
Guvernului nr. 37/2008 privind reglementarea unor măsuri financiare în domeniul bugetar, aprobată cu modificări
prin Legea nr. 275/2008, cu modificările şi completările ulterioare.
(3) La sfârşitul perioadei de valabilitate a suportului electronic pe care au fost alimentate voucherele de vacanţă
sau la data încetării raporturilor de muncă, beneficiarul are obligaţia de a restitui angajatorului suportul electronic,
iar acesta, la rândul lui, va restitui suportul electronic unităţii emitente.
(4) Utilizarea de către beneficiar de vouchere de vacanţă pe suport hârtie sau pe suport electronic necuvenite îl
va obliga pe acesta la plata contravalorii voucherelor către angajator.
Art. 23. - (1) Pachetul de servicii turistice care poate fi achiziţionat pe baza voucherelor de vacanţă poate cuprinde
servicii de cazare, alimentaţie publică, transport, tratament balnear, agrement.
(2) Conţinutul minim al pachetului de servicii turistice conţine în mod obligatoriu servicii de cazare.
35

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 11
Am luat la cunoștință:
Nume și prenume Semnătura
36

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 11
ANEXA Nr. 9
Decizie
Nr.________ din___________
privind nominalizarea persoanei responsabile cu gestionarea voucherelor pe suport hartie
Directorul unității de învățământ, prof.___________________________________________________, numit
prin Decizia ISJ nr.___________ din________________
- În temeiul art.25(3) din Normele metodologice privind acordarea voucherelor de vacanță aprobate prin HG
nr.215/2009 cu modificările și completările ulterioare;
- în temeiul prevederilor art.95 din Legea educației naționale nr.1/2011, cu modificările și completările ulterioare;
- văzând Procedura Formalizată privind acordarea voucherelor de vacanță în cadrul instituției
- În temeiul Regulamentului cadru de organizare și funcționare a unităților de învățământ preuniversitar aprobat
prin OMEN nr.5079/2016, cu modificările și completările ulterioare,
DECIDE:
Art.1. Se numește persoană împuternicită cu gestionarea voucherelor de vacanță acordate de unitatea de
învățământ domnul/doamna ____________________
Art.2. Persoana nominalizată are următoarel atribuții:
- gestionează voucherele de vacanță, prin:
o primirea de la unitatea emitentă, pe baza de NRCD și Proces verbal
o predarea către beneficiari pe bază de tabel nominal și semnătură de primire
o primirea de la beneficiari a voucherelor neutilizate/necuvenite
- întocmește Anexele 1,3,5 pentru voucherele pe suport hârtie, respectiv 2,4, 6 pentru voucherele pe suport
electronic, la HG nr.215/2009 cu modificările și completările ulterioare
- Întocmește Fișa de magazine a formularelor cu regim special
- Predă compartimentului financiar – contabil documentele justificative întocmite, în scopul înregistrării acestora
în contabilitate
Art.3. Fișa Postului persoanei împuternicite la Art.1 va fi completată cu atribuțiile menționate la Art.2.
Art.4. Compartimentul Secretariat va aduce prezenta decizie la cunoștința persoanei nominalizate și
compartimentului financiar-contabil.
Director,
37
PRELUCRAREA DATELOR Revizia 0

PERSONALE
ȘCOALA GIMNAZIALĂ Exemplar nr. 1
”NICOLAE BĂLCESCU” Cod: P.O.Scr. 12
Nr. înreg. ______/_____________
PROCEDURA OPERAȚIONALĂ
PRELUCRAREA DATELOR PERSONALE
P.O. Scr. 12
38

PERSONALE
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau,

dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
Elemente
privind
Crt operatiunea
1 2 3 4 5
39

PERSONALE

Nr.
1 2 3 4
1 Editia 1 - 02.11.2018
2 Revizia 1
40

PERSONALE
Lista persoanelor la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din cadrul
editiei procedurii operationale
Nr. Scopul Ex. Data

1 2 3 4 5 6 7
Aplicare

SCIM
41

PERSONALE
1. Scopul procedurii operaţionale
1.1 Introducere:
Școala Gimnazială ”Nicolae Bălcescu” ca unitate subordonată M.E.N. colectează date cu caracter
personal prelucrează date cu caracter personal potrivit Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului
European și Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește
prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date, respectiv ale art. 6 alin.
(1) lit. b), c), d), e), în scopul realizării atribuțiilor, drepturilor și obligațiilor legale, precum și
sarcinilor care servesc interesului public sau care rezultă din exercitarea autorității publice cu care
este învestit în calitate de operator.
Această procedură a fost emisă pentru a avea acces rapid la datele cu caracter personal, la datele
contabile, în conformitate cu standardele de acreditare şi de referinţă emise de ARACIP. În unitatea
noastră şcolară s-a stabilit să se întocmească o bază de date privitoare la informaţii despre personalul
angajat, despre elevi în vederea întocmirii rapide a diferitelor statistici care se cer.
1.2 Scopul procedurii:
Această procedură stabileşte etapele procesului de gestionare a informaţiei, de înregistrare,

prelucrare şi utilizare a datelor şi informaţiilor în cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.
42

PERSONALE
2. Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale
2.1 Procedura se aplică în cadrul unitatii prelucrărilor de date cu caracter personal,efectuate în tot sau în
parte, prin mijloace automate, precum şi prelucrării prin alte mijloace decât cele automate a datelor cu
caracter personal care fac parte dintr-un sistem de evidenţă (baze de date) sau care sunt destinate să fie
incluse într-un asemenea sistem.
2.2 Procedura se aplică activităţilor de prelucrare a datelor cu caracter personal efectuate de

compartimentele unitatii în calitatea acestora de operatori sau împuterniciţi ai operatorilor.
43

PERSONALE
3. Documente de referinţă (reglementari) aplicabile activităţii procedurate
3.1 Reglementări internaţionale
- Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor
cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE
(Regulamentul general privind protecţia datelor),
- Directiva (UE) 2016/680 referitoare la protecţia datelor personale în cadrul activităţilor specifice
desfăşurate de autorităţile de aplicare a legii.
- Regulamentul (UE) 2016/679 actualizează principiile stabilite încă de acum două decenii de Directiva
95/46/CE care își va înceta aplicabilitatea.
- Regulamentul General de Protecția Datelor a intrat în vigoare pe data de 25 mai 2016 și va fi de directă
aplicabilitate începând cu data de 25 mai 2018.
3.2 Legislaţie primară
- Ordinul Secretariatului General al Guvernului nr. 600 / 2018 pentru aprobarea Codului controlului
intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea
sistemelor de control managerial;
- Ordonanţa nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv art. 2d.
3.3 Legislaţie secundară
- Legea Educaţiei Naţionale (L.E.N.) nr. 1/2011, publicată în Monitorul Oficial al României,
Partea I, nr. 18 din 10.01.2011, cu modificarile si completarile ulterioare.
- Ordinul Ministrului Educaţiei, Cercetării, Tineretului şi Sportului nr. 3753/2011 privind aprobarea
unor măsuri tranzitorii în sistemul naţional de învăţământ, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea
I, nr. 104, din 9.02.2011.
- Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 75/2005 privind asigurarea calităţii educaţiei, aprobată cu
modificări prin Legea nr. 87/2006.
- Hotărârea de Guvern nr. 21/2007, privind aprobarea Standardelor de autorizare de funcţionare
provizorie a unităţilor de învăţământ preuniversitar, precum şi a Standardelor de acreditare şi de evaluare
periodică a unităţilor de învăţământ preuniversitar.
44

PERSONALE
- Hotărârea de guvern nr. 22/2007 pentru aprobarea Metodologiei de evaluare instituţională în

vederea autorizării, acreditării şi evaluării periodice a organizaţiilor furnizoare de educaţie.
- Hotărârea de Guvern 1534/2008 privind aprobarea Standardelor de referinţă şi a indicatorilor de
performanţă pentru evaluarea şi asigurarea calităţii în învăţământul preuniversitar.
- Ordinul Ministrului Educaţiei Nationale nr. 5079 / 2016 referitor la aprobarea regulamentului de
organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar, cu completările şi modificările
ulterioare.
- Ordinul Ministrului Educaţiei Naţionale nr. 3250/1998 privind criteriile de normare a personalului
didactic auxiliar din învăţământul preuniversitar de stat; Notificarea Ministrului Educaţiei Naţionale nr.
44990/1999 privind criteriile de normare a personalului nedidactic şi didactic auxiliar din unităţile de
învăţământ preuniversitar de stat.
- Hotărârea de Guvern privind aprobarea Ghidului-cadru pentru elaborarea standardelor minime de
calitate şi a standardelor minime de cost pentru serviciile publice descentralizate.
- Legea nr. 16/1996 a arhivelor Naţionale (cu modificările ulterioare).
- Legea nr. 129/2018 pentru modificarea și completarea Legii nr. 102/2005 privind înființarea, organizarea
și funcționarea Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, precum și
pentru abrogarea Legii nr.129/2018 pentru modificarea și completarea Legii nr. 102/2005 privind
înființarea, organizarea și funcționarea ANSPDCP, precum și pentru abrogarea Legii nr. 677/2001 pentru
protecția persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date.
- Legea 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public.
- Legea 506/2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal şi protecția vieţii private în sectorul
comunicaţiilor electronice.
- Legea nr. 102/2005 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Autorităţii Naţionale de Supraveghere
a Prelucrării Datelor cu caracter Personal (cu modificările şi completările ulterioare).
3.4 Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice
• Regulamentul de Organizare și Funcționare a unitatii
• Proceduri operaţionale:
o elaborarea documentelor
o arhivarea documentelor
o completarea documentelor
o controlul înregistrărilor
45

PERSONALE
4.1 Definiții ale termenilor
Nr. Termenul Definiţia şi/sau dacă este cazul, actul care defineşte termenul
crt.
1. Procedură Prezentarea în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru
stabilite şi a regulilor de aplicat necesare îndeplinirii atribuţiilor şi sarcinilor,
având în vedere asumarea responsabilităţilor
2. PS (Procedură de sistem) Procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfăşoară la nivelul
tuturor compartimentelor din cadrul unităţii
3. Compartiment Direcţie generală / direcţie / serviciu / birou
4. Conducătorul compartimentului Director general / director / şef serviciu
5. PO (Procedură Operaţională) Procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfăşoară la nivelul
unuia sau mai multor compartimente din cadrul unităţii
6. Ediţie a unei proceduri Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri operaţionale, aprobată
operaţionale şi difuzată
7. Acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau alte asemenea, după caz, a
Revizia în cadrul unei ediţii
uneia sau mai multor componente ale unei ediţii a procedurii operaţionale,
acţiuni care au fost aprobate şi difuzate
8. Date cu caracter personal Orice informaţii referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă; o
persoană identificabilă este acea persoană care poate fi identificată, direct sau
indirect, în mod particular prin referire la un număr de identificare ori la unul
sau la mulţi factori specifici identităţii sale fizice, fiziologice, psihice,
economice, culturale sau sociale.
9. Date anonime Date care, datorită originii sau modalităţii specifice de prelucrare, nu
pot fi asociate cu o persoană identificată sau identificabilă.
10. Destinatar Orice persoană fizică sau juridică, de drept privat ori de drept public, inclusiv
autorităţile publice, instituţiile şi structurile teritoriale ale acestora, căreia îi sunt
dezvăluite date, indiferent dacă este sau nu terţ; autorităţile publice cărora li se
comunică date în cadrul unei competenţe speciale de anchetă nu vor fi
considerate destinatari.
11. Operator Orice persoană fizică sau juridică, de drept privat ori de drept public, inclusiv
autorităţile publice, instituţiile şi structurile teritoriale ale acestora, care
stabileşte scopul şi mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal;
dacă scopul şi mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal sunt
46

PERSONALE
determinate printr-un act normativ sau în baza unui act normativ, operator este
persoana fizică sau juridică, de drept public ori de drept privat, care este
desemnată ca operator prin acel act normativ sau în baza acelui act normativ.
12. Persoană vizată Persoana ale cărei date sunt colectate şi/ sau prelucrate
13. Persoană împuternicită de către O persoană fizică sau juridică, de drept privat ori de drept public, inclusiv
operator autorităţile publice, instituţiile şi structurile teritoriale ale acestora, care
prelucrează date cu caracter personal pe seama operatorului.
14. Prelucrarea datelor cu caracter Orice operaţiune sau set de operaţiuni care se efectuează asupra datelor cu
personal
caracter personal, prin mijloace automate sau neautomate, cum ar fi colectarea,
înregistrarea, organizarea, stocarea, adaptarea ori modificarea, extragerea,
consultarea, utilizarea, dezvăluirea către terţi prin transmitere, diseminare sau în
orice alt mod, alăturarea ori combinarea, blocarea, ştergerea sau distrugerea.
15. Sistem de evidenţă a datelor cu Orice structură organizată de date cu caracter personal, accesibilă potrivit unor
caracter personal criterii determinate, indiferent dacă această structură este organizată în mod
centralizat ori descentralizat sau este repartizată după criterii funcţionale ori
geografice.
16. Stocarea Păstrarea pe orice fel de suport a datelor cu caracter personal culese
17. Terţ Orice persoană fizică sau juridică, de drept privat ori de drept public, inclusiv
autorităţile publice, instituţiile şi structurile teritoriale ale acestora, alta decât
persoana vizată, operatorul ori persoana împuternicită sau persoanele care, sub
autoritatea directă a operatorului sau a persoanei împuternicite, sunt autorizate
să prelucreze date.
47

PERSONALE
4.2 Abrevieri ale termenilor
Nr. Abrevierea Termenul abreviat

crt.
1 Autoritatea Naţională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal
ANSPDCP
2 SIIIR Sistemul Informatic Integrat al Învăţământului din România
3 MECTS Ministerul Educaţiei, Cercetării, Tineretului şi Sportului
4 MEdCT Ministerul Educaţiei, Cercetării şi Tineretului
5 MEN Ministerul Educației Naționale
6 ARACIP Agenţia Română de Asigurare a Calităţii în Învăţământul Preuniversitar
7 CP Consiliul Profesoral
8 CA Consiliul de Administraţie
9 E Elaborare
10 V Verificare
11 A Aprobare
12 Ap Aplicare
13 Ah. Arhivare
14 F Formular
15 Autoritatea Naţională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal
ANSPDCP
48

PERSONALE
5.1 Datele personale ale angajaţilor şi ale preşcolarilor şi elevilor:

• Stabilirea unui responsabil care să prelucreze datele cu caracter personal ale angajaţilor la
propunerea CP, validarea ei în şedinţa CA şi emiterea deciziei directorului pentru operator
SIIIR şi baze de date proprii.
• Persoana desemnată culege, în format listat (F.01/PO-01.04 Formular de culegere a datelor
cu caracter personal), datele furnizate de către personalul angajat al şcolii şi le include în tabel
(Anexa 2). Pentru datele personale ale elevilor educatorii, învăţătorii şi diriginţii anexează în
copie xerox certificatul de naştere al copiilor din grupa/clasa pe care o conduce.
• Această persoană cât şi educatorii, învăţătorii şi diriginţii semnează un angajament de
confidenţialitate. (Anexa 4 F.02/PO-01.04)
5.2 Datele din compartimentul secretariat:

• Secretarul întocmeşte statele de funcţii şi pontajele în fiecare lună a anului.
• Secretariatul întocmeşte statistici privind mişcarea elevilor ori de câte ori este nevoie.
• Profesorii întocmesc date cu caracter personal ale elevilor la începutul fiecărui an şcolar şi de
câte ori este nevoie.
5.3 Datele din contabilitate:

• Contabilul întocmeşte balanţa, bilanţul, bugetul, contracte de închiriere spaţii, contracte
privind proiectele finanţate.
5.4 Datele cuprinse în mape, registre, procese-verbale, cataloage ş. a.

• La secretariatul şcolii se depun dosarele de înscriere ale elevilor în perioada 1 ianuarie -
1 martie
• Secretarele completează registrele matricole,
• Secretarele împreună cu responsabilul comisiei prelucrează dosarele de acordare a burselor.
• Profesorii trec datele în cataloage, întocmesc statistici privind rezultatele la evaluări ale
elevilor, completează condica de prezenţă, întocmesc procese-verbale, alcătuiesc planificări
49

PERSONALE
calendaristice, proiectări ale unităţilor de învăţare, proiecte de lecţii, fişe, teste, portofolii.
• Şeful compartimentului financiar/administrativ al unităţii întocmeşte o bază de date privind
baza materială a şcolii, spaţiile aferente, inventarul mijloacelor.
• Echipa managerială întocmeşte documentele proiective (proiectul de dezvoltare şi planul de
implementare), regulamente interne de funcţionare, organigrama, fişa postului, proiecte ale
planului de încadrare, fişe de evaluare ale personalului, planul de încadrare.
5.5 Măsuri tehnice privind prelucrarea datelor cu caracter personal:

(1) Prelucrarea datelor cu caracter personal se poate realiza prin mijloace automate sau
neautomate în cadrul unor operaţiuni ori seturi de operaţiuni, fără a fi limitate la acestea, după
cum urmează:
• colectarea - strângerea, adunarea ori primirea datelor cu caracter personal prin orice
mijloace legale şi din orice sursă;
• înregistrarea - consemnarea datelor cu caracter personal într-un sistem de evidenţă automat
ori neautomat, care poate fi registru, fişier automat, bază de date sau orice altă formă de
evidenţă organizată, structurată ori ad-hoc sau într-un text, înşiruire de date ori document,
indiferent de modalitatea în care se înscriu datele;
• organizarea - ordonarea, structurarea sau sistematizarea datelor cu caracter personal,
conform unor criterii prestabilite, potrivit atribuţiilor legale ale operatorului, în scopul
eficientizării/ optimizării activităţilor de prelucrare a acestora;
• stocarea - păstrarea pe orice fel de suport a datelor cu caracter personal culese, inclusiv
prin efectuarea copiilor de siguranţă;
• adaptarea - transformarea datelor cu caracter personal colectate iniţial, conform
criteriilor prestabilite şi scopurilor pentru care au fost colectate;
• modificarea - actualizarea, completarea, schimbarea, corectarea ori refacerea datelor cu
caracter personal, în scopul menţinerii caracteristicilor de exactitate, realitate, actualitate;
• extragerea - scoaterea unei părţi din categoria specifică de date cu caracter personal, în
scopul utilizării acesteia, separat şi distinct de prelucrarea iniţială;
• consultarea - examinarea, vizualizarea, interogarea ori cercetarea datelor cu caracter
personal, fără a fi limitate la acestea, în scopul efectuării unei operaţiuni sau set de operaţiuni
50

PERSONALE
de prelucrare ulterioară;
• utilizarea - folosirea datelor cu caracter personal, în tot sau în parte, de către şi în
interiorul operatorului, împuterniciţilor operatorului ori destinatarului, după caz, inclusiv prin
tipărire, copiere, multiplicare, scanare sau orice alte procedee similare;
• dezvăluirea - a face disponibile date cu caracter personal către terţi prin comunicare,
transmitere, diseminare sau în orice alt mod;
• alăturarea - adăugarea, alipirea sau anexarea unor date cu caracter personal la cele
deja existente, pe care nu le modifică;
• combinarea - îmbinarea, unirea sau asamblarea unor date cu caracter personal separate
iniţial, într-o formă nouă, pe baza unor criterii prestabilite, pentru scopuri anume determinate;
• blocarea - întreruperea prelucrării datelor cu caracter personal;
• ştergerea - eliminarea sau înlăturarea, în tot sau în parte, a datelor cu caracter personal
din evidenţe sau înregistrări, prin împlinirea termenului de păstrare, la atingerea scopului
pentru care au fost introduse, caducitatea, inexistenţa, inexactitatea;
• transformarea - operaţiunea efectuată asupra datelor cu caracter personal având ca
scop anonimizarea ori utilizarea acestora în scopuri exclusiv statistice;
• distrugerea - aducerea la stare de neîntrebuinţare, în condiţiile legii, definitivă şi
irecuperabilă, prin mijloace mecanice sau termice, a suportului fizic pe care au fost prelucrate
date cu caracter personal.
(2) Toate documentele care conţin date cu caracter personal se înregistrează şi urmează
regulile de păstrare, procesare, multiplicare, transport, transmitere, distrugere şi arhivare
stabilite prin Legea Arhivelor naționale şi prin proceduri interne (PS-01.02 Controlul
înregistrărilor şi PO-01.06 Arhivarea documentelor).
(3) Bazele de date cu caracter personal deţinute/create şi programele folosite de operatori sunt
salvate, prin copii de siguranţă, la un interval de timp de minim 3 luni şi maxim 12 luni, în
funcţie de mărimea, volumul şi importanţa acestor baze de date.
(4) Directorul unitatii desemnează utilizatori care trebuie să aibă ca atribuţie de serviciu
şi executarea copiilor de siguranţă ale bazelor de date deţinute/ create şi ale programelor
folosite.
(5) Accesul în încăperile în care se află documente ce conţin date cu caracter personal şi/ sau
51

PERSONALE
echipamente care prelucrează date cu caracter personal este strict limitat la utilizatorii
desemnaţi de conducătorii operatorului şi numai pentru îndeplinirea atribuţiilor de serviciu. În
cazul în care nu se poate restricţiona accesul în aceste încăperi, documentele se securizează în
dulapuri/ fişete metalice închise cu chei ca şi echipamentele (unităţi de lucru, calculatoare,
laptopuri, etc.).
(6) Aplicaţiile informatice care gestionează date cu caracter personal trebuie prevăzute cu
facilitatea închiderii automate a sesiunii de lucru dacă utilizatorul nu acţionează asupra datelor
afişate pe ecran o perioadă de timp de până la 15 minute, stabilită în funcţie de operaţiile care
trebuie executate.
(7) Terminalele de acces folosite în relaţia cu publicul se poziţionează astfel încât datele afişate
să fie vizualizate numai de utilizatori. Aceste terminale de acces trebuie să aibă setată funcţia
"screen saver" la o temporizare de maximum 3 minute, iar dacă acest lucru nu este posibil
din punct de vedere tehnic, după trecerea intervalului de timp menţionat, datele afişate trebuie
ascunse.
52

PERSONALE
6. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii
Nr.
Compartimentul Operaţiunea Secretar Director Arhiva
crt.
1 Secretariat E V Ap
2 Secretariat E V Ah
3 Director Ap
53

PERSONALE

compartimentului
din PO Nr. 600 / 2018
privind aprobarea
Codului Controlului
Intern
54

PERSONALE
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
Cod: P.O.Scr. 12
Nr. Compartiment Conducător Înlocuitor de Aviz favorabil Aviz Semnătura Data

crt. compartiment drept sau nefavorabil
Nume și prenume delegat Semnătura Data Observații
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
55

PERSONALE
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
Cod: P.O.Scr. 12
procedurii
56

PERSONALE
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
Cod: P.O.Scr. 12
10. Anexe, inregistrari, arhivari
Denumirea
Cod formular
anexei
1 2
Anexa 1 Nota OMECT nr.10546/13.02.2008
Anexa 2 Formular de culegere a datelor personale
Anexa 3 Norme de confidenţialitate a datelor statistice
Anexa 4 Angajament de confidenţialitate
57

PERSONALE
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
Cod: P.O.Scr. 12
11. Cuprins
operaţionale
1 Coperta 38

operationale

operaţionale

operaţională
15 Cuprins 58
58

PERSONALE
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
Cod: P.O.Scr. 12
Anexa 1 – Formularul de culegere a datelor personale

Date necesare pentru completarea bazelor de date
Formularele vor fi predate până cel mai târziu ……………………… la

……………………………………… Numele şi prenumele
………………………………………………………………
1
Clasa / grupa ………………………………………….………………….….. – sala …………………....
2
Planul de învăţământ
3
Orarul clasei şi al cadrului didactic
Date personale:
Încadrarea : clasa / disciplina/nr. ore (pe specialităţi inclusiv consiliere şi orientare)- numai pentru profesori
……………………………………………………..………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………Adresa……………
……………………………………………………………………
4
Vechime (în muncă …………...., în învăţământ ………….. decizia…………..) ………………………. Loc de
muncă în ………………………………………………Funcţia ………………………………… Adresa e – mail
(personală) …………………………
Nr. copii……….. Nr. copii în întreţinere ……………. Stare civilă………………………………..……. Nr.
telefon fix …………………………………….. mobil …………………………….……………… Studii
5
absolvite
Medii ………………………………………… de la …............... până la …………………
Superioare: tipul ………………………………………………..…………………………….
Unitatea de învăţământ …………………………………….………………………… Durata: de
6
la ……………………… până la …………………………………
Limbi moderne ………….………….. avansat / începător …………………… avansat / începător
7
Grade profesionale
Definitivat …………………………………… data ……………………………..
Gradul II …………………………… data …………………………
Gradul I …………………………………. Data ………………………
Specializări …………………………………………………………………………..
Titularul răspunde pentru exactitatea datelor înscrise în acest formular.
Semnătura, …………………………………………
Data, ……………………………
1 Numele şi tipul (mare, mică, mijlocie, etc.)

2 Anexaţi un tabel la acest formular
3 Anexaţi un tabel la acest formular (eventual pe cel cu planul de învăţământ)
4 Menţionaţi dacă este vechime continuă
5 Se trec toate studiile: medii, superioare (de lungă durată, etc. ) şi perioada studiilor (de la data …… la
data…….)
6
Dacă sunt mai multe notaţi pe verso
7 Ca la nota 5.
59

PERSONALE
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
Cod: P.O.Scr. 12
Clasa ………………………………………………………………………………………….….
Planul de învăţământ
DISCIPLINA Nr. ore / PROFESOR
1. Limba şi literatura română
2. Limba 1 (engleză)
3. Limba 2 (franceză)
4. Limba latină
5. Matematică
6. Fizică
7. Chimie
8. Biologie
9. Ştiinţe
10. Istorie
11. Geografie
12. Cultură civică
13. Religie
14. Educaţie civică
15. Educaţie plastică
16. Educaţie muzicală
17. Educaţie fizică
18. Educaţie tehnologică
19. Consiliere şi orientare
20. Opţionale
-
-
Nr. total de ore
Orarul clasei
ORA LUNI MARŢI MIERCURI JOI VINERI
00
8
00
9
10
10
10
11
10
12
10
13
Învăţător/Diriginte,
Numele şi prenumele ……………………………………
Semnătura…………………………………
60

PERSONALE
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
Cod: P.O.Scr. 12
COLECTIVUL DE ELEVI
8
Clasa / grupa ……………………………………………..…………………………………………
În formularul de mai jos, completaţi mai întâi numele şi prenumele elevilor existenţi la începutul anului şcolar (S.C.0)
şi la sfârşit numele şi prenumele elevilor veniţi după aceea. Pentru aceştia din urmă vă rog să anexaţi o copie după
certificatul de naştere pe care să scrieţi pe spate adresa elevului şi adresa părinţilor (dacă nu coincid).
9
Deficienţe elev (cele diagnosticate de medic şi pentru care există documente)
Nr.crt. Numele şi prenumele Observaţii

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
Educator /Învăţător/Diriginte
Numele şi prenumele ……………………………………………………….. Semnătura,
…………………………………
Data, ………………………………….
8 Numele şi tipul (mare, mică, etc.)

9 Acolo unde este cazul : deficienţa ( de ex: motorie, etc.)
61

PERSONALE
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
Cod: P.O.Scr. 12
Detalii despre părinţi
Nr.crt. Numele şi prenumele Adresa părinţilor

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
Deficienţe elevi
Nr.crt. Numele şi prenumele Deficienţa

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Educator /Învăţător/Diriginte
Numele şi prenumele ……………………………………………………….. Semnătura,
…………………………………
Data, ………………………………….
62

PERSONALE
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
Cod: P.O.Scr. 12
ANEXA 2 - NORME DE CONFIDENŢIALITATE A DATELOR STATISTICE

Prezentele norme au fost elaborate în scopul asigurării respectării principiului confidenţialităţii datelor statistice deţinute
de unitate pe întregul flux de colectare, procesare, stocare, diseminare şi arhivare a lor.
1. Reguli de protecţie a datelor statistice confidenţiale
Aceste reguli trebuie însuşite şi respectate de către toţi salariaţii din serviciile de statistică oficială care sunt
implicaţi în realizarea de cercetări statistice, indiferent de poziţia acestora în fluxul statistic, de la colectarea
informaţiilor statistice, recepţionarea formularelor, introducerea, transmiterea, prelucrarea, stocarea, diseminarea şi
arhivarea datelor.
Regulile generale şi cele specifice privind prelucrarea datelor cu caracter personal trebuie respectate întocmai.
1.1 Colectarea informaţiilor statistice Colectarea informaţiilor statistice individuale, direct de către angajaţii
Direcţiilor Generale/Judeţene de Statistică şi unitate prin formulare
statistice sau electronic, se va efectua conform procedurilor în vigoare,
cu respectarea următoarelor reguli privind protecţia datelor confidenţiale:
1) personalul specializat cuprins în activitatea serviciilor statisticii

oficiale care,potrivit statutului său legal, participă la acţiunile de culegere
de date statistice individuale, este obligat să respecte cu stricteţe
principiul confidenţialităţii. Aceeaşi obligaţie revine şi persoanelor
angajate temporar îan ctivitatea de culegere sau de procesare a datelor şi
informaţiilor statistice;
2) formularele de tipul ”raport statistic” sau ”chestionar” pe suport de

hârtiesau electronic, care conţin date individuale referitoare la persoanele
fizice, gospodării sau persoane juridice sunt considerate confidenţiale.
3) caracterul „Confidenţial” va fi menţionat pe formularele tipărite prin

care seculeg aceste date în cadrul cercetărilor statistice organizate de
Institutul Naţional de Statistică; pe formular va fi înscrisă prevederea
legală de garantare a utilizării datelor individuale numai în scopuri
statistice şi faptul că unitatea asigură confidenţialitatea acestora
1.2 Recepţionarea chestionarelor/ Pentru primirea formularelor cu date statistice individuale se va crea
formularelor statistice de către Direcţiile la sediul Direcțiilor Regionale/Judeţene de Statistică şi la sediul
Regionale/Judeţene de Statistică şi
Institutului Naţional de Statistică un spaţiu special de acces al agenţilor
Institutul Naţional de Statistică
economici. Acolo unde acest lucru nu este posibil se vor lua alte masuri
prin care să se asigure recepţionarea în condiţiile respectării
confidenţialităţii datelor, în care aceştia vor preda
chestionarele/formularele statistice expertului responsabil al
cercetării/anchetei statistice, conform procedurilor în vigoare, prevăzute
pentru recepţionarea chestionarelor/formularelor statistice. Pentru
informaţiile în format electronic, transmise prin poştă electronică, se va
crea infrastructura necesară preluării datelor, cu asigurarea procedurilor
IT în vigoare, pentru:
63

PERSONALE
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
Cod: P.O.Scr. 12
1) autentificarea surselor de date externe (raportorii);
2) autentificarea direcţiilor teritoriale de statistică şi criptarea datelor

transmise de la/spre acestea;
3) autentificarea utilizatorilor interni în cadrul reţelelor locale;
4) autentificarea accesărilor utilizatorilor interni (de la Direcţiile

Regionale /Judeţene de Statistică şi Institutul Naţional de Statistică) la
resursele confidenţiale;
5) monitorizarea permanentă a accesărilor (de la Direcţiile Regionale

/Judeţene de Statistică şi Institutul Naţional de Statistică) la resursele
confidenţiale.
1.3 Prelucrarea datelor statistice individuale Operaţiunile de prelucrare a datelor statistice individuale de către
unitate şi unităţile sale subordonate, se realizează de personal instruit
în respectarea confidențialității datelor statistice individuale, prin
aplicaţii informatice care trebuie să aibă prevăzut accesul la acestea pe
bază de “user name” şi “parolă”. Indiferent de mediul de programare
utilizat, pentru accesul la aplicaţiile de introducere a datelor şi la
bazele de date, care conţin date individuale, trebuie proiectate
aplicaţii informatice cu funcţii prevăzute pentru identificarea şi
autentificarea operatorilor/utilizatorilor pe bază de parolă. Pentru
identificarea operatorilor /utilizatorilor trebuie proiectate funcţii pentru:
a)verificarea identităţii;
b)autentificarea utilizatorului(user-ului);
c)actualizarea listei de identităţi;
d)asigurarea confidenţialităţii şi a integrităţii acestei liste de către

un administrator /supervisor al aplicaţiei informatice.
Pentru controlul accesului, după stabilirea identităţii unui utilizator

se vor utiliza funcţii care să permită sau să interzică accesul
restricţionat la anumite resurse ale sistemului. Aceste funcţii trebuie să
includă:
- administrarea drepturilor şi nivelurilor de acces;
- monitorizarea accesului la resurse.
1.4 Diseminarea datelor statistice individuale Identificatorii unici: cod personal, cod fiscal, nume şi adresă, localitate
şi alte informaţii, care nu pot fi depersonalizate (anonimizate), nu se
vor include în fişiere de date individuale pentru utilizare publică.
1.5 Stocarea şi arhivarea datelor statistice Operaţiunile de stocare a datelor confidenţiale care au intrat în posesia
unitatii şi a unităţilor sale subordonate, se realizează cu asigurarea tuturor
măsurilor de protecţie privind modul lor de arhivare sau stocare. Aceste
64

PERSONALE
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
Cod: P.O.Scr. 12
măsuri se referă la modul de arhivare a formularelor de tipul “raport

statistic” sau ”chestionar” pe suport din hârtie sau electronic, la
procesarea internă a datelor şi organizarea stocării acestora, la respectarea
regulilor interne de acces şi la protecţia împotriva accesului din exterior
la datele confidenţiale, stocarea şi difuzarea rezultatelor – inclusiv cele
privind siguranţa şi securitatea transmisiei de date. Arhivarea
formularelor cu date statistice individuale care constituie date
confidenţiale, termenele lor de păstrare, accesul la aceste formulare,
precum şi modalităţile de distrugere a acestora se va asigura în
conformitate cu prevederile legale în vigoare şi a normelor de arhivare
specifice instituţiei, aprobate de către Şeful Serviciului Judeţean al
Arhivelor Naţionale. Arhivarea datelor statistice stocate pe suport
magnetic sau optic, frecvenţa arhivărilor, termenele de păstrare a arhivei
electronice (magnetice sau optice) şi a modalităţilor de asigurare a
protecţiei datelor stocate împotriva degradării, distrugerii intenţionate sau
neintenționate sau modificării lor neautorizate se va face în conformitate
cu regulile de protecţie prevăzute de legislaţia în vigoare.
2. Măsuri de protecţie a datelor statistice
Încăperile, camerele securizate, staţiile de lucru şi terminalele trebuie frecvent controlate, aplicând
măsuri de protejare împotriva accesului neautorizat, împotriva furtului sau a deteriorării, respectiv copierii neautorizate
pe suporţi magnetici a datelor statistice. Resursele de calculator ce trebuie protejate sunt
1) resursele partajate critice (servere, unităţi de backup, firewalluri, routere, surse neîntreruptibile de curent (UPS) ce
deservesc pe precedentele). Acestea vor fi amplasate într-o camera separată, accesibilă doar personalului IT autorizat.
Dacă sistemul de operare permite criptarea nativă a sistemului de fişiere, această facilitate va fi activată. Sursele
neîntreruptibile de curent (UPS) nu vor putea fi comandate prin reţeaua de calculatoare din exteriorul camerei server-
elor, împiedicând astfel închiderea neautorizată şi distructivă a acestora.
2) staţiile de lucru - acestea vor fi accesate (deservite) de personalul propriu autorizat al unitatii, pentru introducerea,
validarea, prelucrarea şi diseminarea datelor. În cazul în care, anumite staţii de lucru sunt destinate accesului la bazele
de date de diseminare pentru uz public sau unui personal extern autorizat, definite ca activităţi de diseminare a datelor,
staţiile de lucru vor fi amplasate în spaţiul amenajat pentru sala de consultare şi diseminare, sau într-un sector separat
special amenajat, respectându-se:
a. măsurile suplimentare de securitate a datelor şi limitare a accesului la acestea, fiind dezactivate unităţile de floppy-
disc, USB, CD-writer sau alt dispozitiv de ieşire pentru a împiedica copierea datelor statistice;
b.monitorizarea accesărilor.
Sistemele de operare cu proceduri native de criptare şi jurnalizare (evidenţa zilnică a accesărilor pe fiecare utilizator)
sunt amplasate pe:
a. servere → se va opta pentru o schemă de securitate maximală: permisiuni ale utilizării minimale şi numai pe acele
directoare/fişiere necesare aplicaţiei informatice, parole definite, certificate electronice sau smart-card-uri. Dacă modelul
aplicaţiei informatice este „client-server” (exemplu: Oracle) sau multi-tier, nu este necesar accesul staţiilor de lucru la
sistemul de fişiere al serverelor. Dacă sistemul de operare permite evidenţa zilnică a accesului, aceasta va fi activată. Dacă
aplicaţia este tranzacţională (exemplu: server Oracle), se va opta pentru activarea arhivării
tranzacţiilor. Dacă sistemul de operare permite criptarea nativă, acesta va fi activat. Se vor
efectua salvări de siguranţă ale datelor statistice, sau salvări ale imaginilor discurilor serverului.
Este preferabil ca aceste salvări (backup) sa fie automatizate şi în formă criptată.
65

PERSONALE
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
Cod: P.O.Scr. 12
b. staţii de lucru → dacă sistemul de operare este multi-user (exemplu: Windows NT, Windows7, Windows10,
WindowsXP, Unix, Linux), se va utiliza o parolă de utilizator (user) cu drepturi minimale, dar suficiente – în nici un caz
o parolă de utilizator (user) cu drepturi de administrare.
În ceea ce priveşte controlul accesului, trebuie asigurate măsurile care să permită verificarea
accesului, respectiv monitorizarea activităţilor legate de folosirea datelor confidenţiale. Se vor lua măsurile necesare
pentru ca staţiile de lucru dedicate introducerii de date statistice, a serverelor centrale ce stochează date statistice
individuale să fie protejate electronic printr-un modul de control al accesului.
3.Obligaţiile personalului şi sancţiuni privind încălcarea regulilor de păstrare a confidenţialităţii datelor statistice
Personalul cuprins în activitatea serviciilor de statistică oficială, care, potrivit statutului său legal,
operează cu date statistice confidenţiale este obligat să respecte legislaţia în domeniu, enunţată la capitolul I şi implicit
prezentele norme. Această obligaţie revine şi pentru persoanele antrenate temporar în activitatea de prelucrare a
datelor şi informaţiilor statistice şi se extinde şi după încetarea activităţii personalului statistic.
Pe baza prezentelor, la angajare şi ori de câte ori se impune, personalul compartimentului de resurse
umane va norme efectua un instructaj al salariaţilor serviciilor de statistică oficială, care prin natura atribuţiilor de serviciu
ce le revin, au acces la date confidenţiale pentru a-şi putea îndeplini sarcinile de serviciu. Efectuarea instructajului precum
şi faptul că salariatul se obligă să respecte regimul confidenţialităţii datelor se consemnează în Angajamentul de
confidenţialitate, scris şi semnat de salariat, document ce face parte din dosarul personal al acestuia.
Încălcarea prezentelor norme poate atrage răspunderea contravenţională, disciplinară, civilă sau penală, după caz.
66

PERSONALE
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
Cod: P.O.Scr. 12
ANEXA 3 – ANGAJAMENT DE CONFIDENŢIALITATE

F.02/PO-01.04
ANGAJAMENT DE CONFIDENŢIALITATE
Subsemnatul/(Subsemnata) , născut(ă) în localitatea ,

la data de , fiul(fiica) lui şi a ,
cu domiciliul în localitatea , strada , nr. ,
blocul , scara , etajul , apartamentul , judeţul/sectorul ,
legitimat cu CI(BI) seria _____ nr. ______
CNP , angajat(ă)la , în funcţia de______________________,
declar că am luat cunoştinţă de normele legale privind protecţia informaţiilor CONFIDENŢIALE şi mă angajez
să respect întocmai obligaţiile ce îmi revin cu privire la evidenţa, manipularea şi păstrarea informaţiilor, datelor şi
documentelor confidenţiale la care am acces, inclusiv după încetarea activităţilor ce presupun accesul la aceste
informaţii.
Sunt conştient(ă) că, în cazul în care voi încălca prevederile normative privind protecţia informaţiilor
confidenţiale, voi răspunde potrivit legii, disciplinar, civil, contravenţional ori penal, în raport cu gravitatea
faptei.
67
STABILIREA MODALITATILOR DE Revizia 0

INFORMARE SI COMUNICARE INTERNA SI
ȘCOALA GIMNAZIALĂ EXTERNA
Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13
Nr. înreg. ______/_____________
PROCEDURA OPERATIONALA
STABILIREA MODALITATILOR DE INFORMARE SI COMUNICARE
INTERNA SI EXTERNA
P.O. Scr. 13
68

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13

Elemente
privind
Crt operatiunea
1 2 3 4 5
69

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13

Nr.
1 2 3 4
1 Editia 1 - 02.11.2018
2 Revizia 1
70

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13
Lista persoanelor la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din
cadrul editiei procedurii operationale
Nr. Scopul Ex. Data

1 2 3 4 5 6 7
Aplicare

SCIM
71

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13
1. Scopul procedurii operationale
1.1. Scopul procedurii:

- procedura are rolul de a stabili reguli aplicabile salariatilor din cadrul unitatii, cu privire la
activitatile si actiunile de comunicare interna si externa, astfel incat sistemul sa fie accesibil
directorului, angajatilor si tertilor interesati cu abilitare in domeniu.
1.2. Da asigurari cu privire la existenta documentatiei adecvate derularii activitatii

compartimentului cu privire la activitatile si actiunile de comunicare interna si externa.
1.3. Asigura continuitatea activitatii, inclusiv in conditii de fluctuatie a personalului, prin

faptul ca, procedurarea activitatii permite aplicarea acesteia de catre orice alt salariat care il
inlocuieste pe cel in functie la data elaborarii prezentei proceduri.
1.4. Sprijina auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control, iar pe
director in luarea deciziei,
Este un real sprijin pentru audit sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare. iar pentru
directorul entitatii in luarea deciziei pentru asigurarea bunei desfasurari a activitatii Școlii
Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.
72

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13
2. Domeniul de aplicare a procedurii operationale
2.1. Precizarea (definirea) activitatii la care se refera procedura operationala.

- modul in care se deruleaza activitatile si actiunile de comunicare interna si externa
- Corespondenta interna / externa trebuie sa se deruleze cu specificarea unor reguli clare pentru
a nu distorsiona informatiile ce intra / ies din cadrul unitatii .
2.2. Delimitarea explicita a activitatii procedurate in cadrul portofoliului de activitati

desfasurate. S-au procedurat urmatoarele activitati:
 Etapele intocmirii unei scrisori
 Stilul corespondentei oficiale -particularitati:
 lexicale
 morfologice
 sintactice
 stilistice
 Abrevieri folosite in corespondenta oficiala;
 Tipuri de corespondenta;
 Reguli de elaborare a mesajului scris;
 Automatizarea unor operatii de intocmire a corespondentei.
2.3. Listarea principalelor activitati de care depinde si/sau care depind de activitatea
procedurata - intocmirea corespondentei oficiale.
2.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date si/sau beneficiare de rezultate ale
activitatii procedurate; listarea compartimentelor implicate in procesul activitatii,
-compartimentele furnizoare de date sunt toate compartimentele
-beneficiarul rezultatelor acestei activitati procedurate: ordonator de credite
- compartimentele implicate sunt: toate compartimentele institutiei
73

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13
3. Documente de referinta (reglementari) aplicabile activitatii procedurate

3.1. Reglementari internationale
- normele Uniunii Europene, Organizatia pentru Cooperare si Dezvoltare Economica
3.2. Legislatia primara
- Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informatiile de interes public, cu modificarile si completarile
ulterioare;
- Legea nr. 129/2018 pentru modificarea și completarea Legii nr. 102/2005 privind înființarea, organizarea
și funcționarea Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, precum
și pentru abrogarea Legii nr. 129/2018 pentru modificarea și completarea Legii nr. 102/2005 privind
înființarea, organizarea și funcționarea ANSPDCP, precum și pentru abrogarea Legii nr. 677/2001 pentru
protecția persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor
date;
- Legea nr. 182/2002 privind protectia informatiilor clasificate, cu modificarile si completarile ulterioare;
- Legea nr. 455/2001 privind semnatura electronica, republicata;
3.3. Legislatia secundara
- HG nr. 1.259/2001 privind aprobarea Normelor tehnice si metodologice pentru aplicarea Legii nr.
455/2001 privind semnatura electronica, cu modificarile ulterioare;
- Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare;
- HG nr. 1.349/2002 privind colectarea, transportul, distribuirea si protectia, pe teritoriul Romaniei, a
corespondentei clasificate, cu modificarile si completarile ulterioare
- O.G. nr. 27/2002 privind reglementarea activitatii de solutionare a petitiilor, aprobata cu modificari si
completari prin Legea nr. 233/2002;
- OUG nr. 39/2006 pentru modificarea si completarea Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, aprobata
cu modificari prin Legea nr. 474/2006.
- HG nr. 1.007/2001 pentru aprobarea Strategiei Guvernului privind informatizarea administratiei
publice;
3.4. Alte documente, inclusiv reglementari interne ale institutiei
- Organigrama;
- Regulamentul de organizare si functionare;
74

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13
4. Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura operationala
4.1. Definitii ale termenilor

Procedura operationala - Prezentarea formalizata, in scris, a tuturor pasilor ce trebuie urmati,
a
metodelor de lucru stabilite si a regulilor de aplicat in vederea realizarii activitatii, cu privire la
aspectul procesual.
Editie a unei procedure operationale - Forma initiala sau actualizata, dupa caz, a unei proceduri
operationale, aprobata si difuzata.
Revizia in cadrul unei editii - Actiunile de modificare, adaugare, suprimare sau alteie asemenea,
dupa
caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei editii a procedurii operationale, actiuni care
au fost aprobate si difuzate.

OTC Ordonator tertiar de credite
Ct contabilitate
E elaborare
V verificare
Ap aprobare
Ah arhivare
Acp alte compartimente;
Scr Secretariat
OPC Ordonator principal de credite
AF Administrator Financiar
AP Administrator Patrimoniu
ISJ Inspectoratul scolar judetean
75

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13
5. Descrierea procedurii operationale
5.1. Generalitati
Notiunea de corespondenta include forma scrisa pe care o iau relatiile dintre doua sau mai multe
persoane / entitati.
Corespondenta oficiala cuprinde totalitatea scrisorilor si actelor care circula intre persoane
juridice sau intre o persoana fizica si o persoana juridica, in scopul stabilirii unor relatii intre
ele. Actele emise de o autoritate (persoana juridica) sunt considerate acte oficiale.
5.2. Documente utilizate

Corespondenta oficiala are caracteristicile stilului oficial-administrativ. Formele sale textuale
pot fi:
- normative (legi, decrete, hotarari, ordonante, instructiuni, circulare etc),
- de documentare (procesul-verbal, memoriul, protocolul, rezolutia, contractual
etc.),
- de informare (anuntul, declaratia, instiintarea, notificarea, formularul de
inscriere, telegrama),
- de serviciu (tabel nominal, inventarul, factura, diploma),
- de corespondenta (scrisoarea, oferta etc).
5.2.1. Lista si provenienta documentelor:

- documentele pot proveni atat din interului Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” cat si din
exterior.
5.2.2. Continutul si rolul documentelor:

Etapele intocmirii unei scrisori sunt:
l) Stabilirea scopului (ce dorim cu aceasta scrisoare);
2)Documentarea consta in culegerea informatiilor necesare pentru tratarea subiectului;
informatiile se pot obtine prin:
76

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13
- studiul corespondentei deja existente;

- folosirea documentatiei interne si externe;
- consultarea actelor normative care reglementeaza probleme de tipul celor care fac obiectul
mesajului respectiv;
- folosirea jurnalului sau a agendei.
Aceste informatii nu sunt introduse ca atare in text, ci sunt supuse unui proces de selectie,
modificare prin operatiile de analiza, sinteza etc.
3)Sistematizarea materialului deja cules sub forma unei schite care poate fi simpla sau
dezvoltata;
4)Scrierea ciornei - uneori pot fi scrise mai multe ciorne pana la obtinerea formei finale, in
aceasta etapa se acorda atentie deosebita introducerii (care constituie cartea de vizita a textului)
cuprinsului (care trebuie sa se deruleze logic) si incheierii (care sintetizeaza mesajul textului,
reprezentand „ultima impresie" cu care ramane destinatarul).
5)Revizuirea si corectarea - nu reprezinta o etapa formala. Textul este citit de mai multe ori din
perspectiva ansamblului si pe fragmente rnai mari sau mai mici, verificand organizarea textului
(structura, ierarhizarea si adunarea ideilor), controland si corectand greselile gramaticale, de
punctuatie si stangaciile lingvistice.
6)Dactilografierea - scrierea cu ajutorul calculatorului sau a masinii de scris, apoi formatarea
si editarea (scoaterea la imprimanta).
Documentele in speta contin date despre operatiunea care urmeaza a fi supusa activitatii
procedurate si au rolul de documente justificative.
5.2.3. Circuitul documentelor:

extern / intern / secretariat / - ordonator de credite- compartimentul care a initiat operatiunea /
arhiva
5.3.1. Resurse materiale: calculatoare, laptopuri, internet, birotica, consumabile;
5.3.2. Resurse umane: conform organigramei si statului de personal;
5.3.3. Resurse financiare: prevederile bugetare ale sumelor necesare.
77

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13
5.4 Modul de lucru

Stilul corespondentei oficiale prezinta anumite particularitati lexicale, morfologice, sintactice
si stilistice:
a. Particularitati lexicale
Una din conditiile prin care o scrisoare sau document oficial poate fi bine intocmit si inteles
este alegerea vocabularului celui mai potrivit cu notiunile, ideile, faptele sau problemele tratate.
Astfel, se aleg din vocabularul general numai cuvinte si expresii potrivite cu fondul de notiuni
si idei al scrisorii respective, evitandu-se utilizarea cuvintelor si expresiilor arhaice, regionale,
din argou si jargon.
Se va acorda atentie cuvintelor polisemantice - cuvinte cu forma identica, dar care prezinta
diferente de sens.
De asemenea, trebuie acordata atentie folosirii corecte a unor cuvinte paronime (cuvinte cu
forma sonora asemanatoare, dar cu inteles complet diferit).
Cel ce scrie o scrisoare sau un act trebuie sa aleaga dintr-o serie sinonimica (cuvinte diferite
ca forma, dar asemanatoare ca sens), acel cuvant care sa exprime cel mai bine sensul dorit, in
corespondenta trebuie evitate pleonasmul si tautologia.
In ceea ce priveste folosirea neologismelor, desi limba romana permite o exprimare precisa si
nuantata, atunci cand nu se pot gasi corespondente in limba pentru anumiti termeni, se impune
intrebuintarea neologismelor.
Folosirea terminologiei de specialitate din domeniul respectiv da textelor concizie. Un termen
de specialitate poate exprima cel mai exact, concis notiunea sau situatia tratata si poate exprima
ideea unei propozitii intregi.
Terminologia folosita in corespondenta oficiala se imparte in doua categorii: terminologia
creata in practica lucrarilor de secretariat si corespondenta si terminologia creata in diferite
domenii de activitate. Terminologia din prima categorie este limitata la anumite denumiri de
operatii, lucrari, obiecte etc., folosite in munca de birou. Terminologia de specialitate este destul
de numeroasa, indeosebi in ramurile de activitate cu un pronuntat caracter de tehnicitate
(bancara, contabila, transporturi eic.).
78

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13
Termeni si expresii de specialitate create in practica lucrarilor de secretariat si corespondenta :

antet, adresa, adeverinta, alineat, anexe, arhivare, borderou, clasarea corespondentei,
curriculum vitae, dosar, deviz, indicativ, indosariere, mandat, parafa, procura, procesare,
rezolutie, rezolvarea corespondentei, scaderea corespondentei, snuruire etc.
b. Particularitati morfologice
In redactarea corespondentei oficiale se respecta formele gramaticale prevazute de gramatica
limbii romane, dar specificul stilului corespondentei consta si in folosirea anumitor
particularitati, si anume:
 se foloseste pluralul in loc de singular la pers. l, neconcordanta intre numarul real si cel
gramatical (se numeste pluralul autoritatii): Va rugam sa, Confirmam primirea ofertei
dvs.; semnatarul reprezentand o autoritate. La persoana a II-a se utilizeaza formele de
politete ale pronumelui personal dumneavoastra, care se acorda cu predicatul la plural:
Dv. veti primi, iar in cazul predicatului nominal, cu verbul copulativ la plural, dar cu
numele predicativ la singular: dv. sunteti reprezentantul firmei.
 se foloseste neconcordanta intre timpul real si cel gramatical, in unele situatii, prin
utilizarea prezentului in loc de viitor, cu scopul de a da impresia de siguranta si nu de
eventualitate. De ex.: marfa se livreaza la data m in loc de „m se va livra, sau pentru
numirea in functie: „se numeste in functia de m • in loc de „ se va numi in functia de m
.
 se foloseste reflexivul pasiv in locul diatezei pasive: ,,expozitia s-a deschis...- nu
„expozitia a fost deschisa ; reflexivul impersonal inlocuieste diateza activa: ,,se
certifica vechimea in functie … „se aplica regulamentul. Aceste exprimari precizeaza
ca fapta sau actul respectiv sunt produse de o autoritate, nefiind vorba de o
implicare personala.
 gerunziul folosit la inceput de fraza: acesta la prezent sau la trecut, se raporteaza
intotdeauna la subiectul propozitiei principale. Astfel, formularea : •
Multumindu-va pentru scrisoare, primiti, Domnule, asigurarea sentimentelor mele
cele mai bune - este gresita. Participiul prezent il implica pe autorul scrisorii, in timp
79

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13
ce imperativul se adreseaza destinatarului. Aceasta lipsa de coerenta va fi evitata

alegand formula: "Multumindu-va pentru scrisoarea dv., va rog sa primiti ..."
 se evita folosirea imperativului si a expresiilor imperative, in scrisorile de indrumare
si control se foloseste infinitivul cu valoare de imperativ: ,,a se urmari
indeplinirea formalitatilor si viitorul cu valoare de imperativ ,,Serviciul Personal
va aduce la indeplinire ..„Vor fi sanctionati etc.
 abundenta constructiilor cu genitivul si dativul (aplicarea prevederilor, in conditiile
legii, conform deciziei, in scopul obtinerii);
 frecventa mare a substantivelor, mai ales a celor provenite din infinitive lungi
(rezolvare, solutionare,reglementare etc.), a prenumelor nepersonale (oricine, toti,
fiecare etc) a prepozitiilor si conjunctiilor, neutralizarea opozitiei de gen la unele
substantive ,,personale (inculpat, invinuit, donator, contribuabil etc.) si predominarea
singularului (invinuitul, proprietarul, reprezentantul are dreptul)
c. Particularitati de ordin sintactic
In scrisorile si actele oficiale se respecta regulile stabilite de sintaxa limbii romane, cu anumite
particularitati:
• folosirea ordinii directe in propozitie si fraza (subiect si determinantii sai,
predicatul si determinantii sai); ordinea inversa este preferata de stilul literar,
istoric;
• construirea de propozitii si fraze scurte. Frazele lungi, topica inversata dau
nastere la confuzii, producand dificultati in intelegere;
• inlocuirea subordonatelor cu parti de propozitie corespunzatoare, cand acest
mod de constructive scurteaza textul, marind precizia exprimarii, in loc de
„Marfa comandata de dv,, pe care am livrat-o la data de ..." vom spune „Marfa
din comanda dv. nr. ..., livrata la data de ...";
• evitarea constructiilor infinitivale sau constructiilor care exprima generalizare
sau eventualitate;
• introducerea unor formatiuni lexico-sintactice stereotipe care exprima cauza
(„din cauza ...") sau consecinta („de unde rezulta ca ..."), a unor expresii precum
80

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13
„drept pentru care am incheiat procesul verbal", „in mod nemijlocit.", ,,in mod
obligatoriu ..." (in loc de „nemijlocit", „obligatoriu".
d. Particularitati stilistice
Principalele caracteristici ale stilului corespondentei oficiale sunt:
corectitudinea, claritatea, concizia, precizia, sobrietatea si oficialitatea, politetea si demnitatea,
naturaletea si simplitatea.
Corectitudinea impune respectarea intocmai a normelor, formelor si regulilor gramaticale,
ortografice, de punctuatie, de fonetica. In corespondenta, corectitudinea stilului este urmarita si
pentru exigente speciale. Scrierea corecta a unei scrisori exprima in mare masura respectful pe
care il datoreaza si il manifesta expeditorul. Corectitudinea in corespondenta contribuie la
evitarea confuziilor si interpretarilor gresite pe care ar putea sa le provoace greselile
gramaticale.
Claritatea - in scrierea documentelor este urmarita cu multa grija, intrucat, este vorba de fapte,
fenomene, situatii, drepturi, obligatii, raspunderi, care daca nu sunt prezentate clar, produc
prejudicii partilor. Claritatea se asigura si prin evitarea tuturor cuvintelor, expresiilor si a
formelor gramaticale care nu au circulatie generala sau care exprima aproximatii, nesiguranta,
intelesuri alternative.
Concizia - este o conditie specifica stilului corespondentei, intrucat scrierea, multiplicarea,
lectura etc, necesita cheltuieli de timp st materiale. Aceasta trasatura stilistica se poate realiza
prin fixarea ideilor in propozitii scurte, grupate logic in paragrafe si prin folosirea obligatori a
terminologiei de specialitate, in acelasi timp, o scrisoare trebuie sa fie completa. Nimic din ceea
ce poate duce la elucidarea problemelor tratate in scrisori nu trebuie omis. Orice omisiune duce
la scrisori suplimentare.
Precizia - se asigura prin utilizarea terminologiei de specialitate, prin folosirea obligatorie a
unitatilor de masura oficiale, prin exprimarea in litere, alaturi de exprimarea cifrica ori de cate
ori este vorba de sume, cantitati etc.
Sobrietatea si oficialitatea - este impusa de faptul ca actele oficiale trebuie sa aiba un caracter
obiectiv, impersonal. Sobrietatea este inrudita cu concizia, dar in plus, ea se apropie de aspectul
oficial, pe care trebuie sa-1 ofere certificarile si toate relatarile care se fac in corespondenta.
81

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13
Comunicarea in actele oficiale trebuie sa fie lipsita de incarcatura afectiva. A spune

„multumesc" „va rog", „apreciez", „sunt recunoscator" etc. sunt formulari care trebuie sa fie
prezente in orice scriere, in corespondenta nu se admite, sub nici o forma, polemica si limbajul
de indignare, chiar si atunci cand emitentul scrisorii a suferit din partea corespondentului
anumite neplaceri. Folosirea pluralului autoritatii, al pronumelor de politete asigura aceste
cerinte.
Naturaletea si simplitatea - stilul corespondentei este si trebuie sa fie direct si firesc, nefortat;
se impune folosirea cuvintelor simple, nepretentioase.
Stilul, in scrierea mesajelor, este subordonat unui scop precis, controleaza un anumit impact si
ton si este definit de acea alegere a cuvintelor, propozitiilor si formatului paragrafelor care prin
calitatea de a fi potrivita situatiei, contextului si destinatarului, produce reactia si rezultatul
dorit.
Tonul se defineste prin capacitatea pe care o are stilul unei scrisori de a produce anumite reactii
cititorului (destinatarului).
5.4.1. Planificarea operatiunilor si actiunilor activitatii

Abrevieri folosite in corespondenta oficiala
Folosirea abrevierilor prezinta un triplu avantaj:
- economie de timp in ce priveste redactarea, citirea, dactilografierea documentelor
- economie de spatiu in pagina
- economie de materiale (hartie, panglica - in cazul folosirii masinii de scris, cartus, cerneala
in cazul folosirii imprimantei.
Folosirea corecta a abrevierilor, atat din punct de vedere al scrierii lor, cat si al pozitionarii in
fraza, presupune utilizarea rationala a abrevierilor, in sensul de a nu face abuz de abrevieri in
text, ceea ce ar conduce atat la ingreunarea citirii si intelegerii cuvintelor si expresiilor pe care
le reprezinta, cat si la considerarea scrisorii ca o lipsa de politete fata de destinatar, in
corespondenta oficiala se admit, in general, numai:
 abrevieri prevazute de indreptarul Ortografic al Academiei Romane, intru cuvinte si
expresii din vocabularul obisnuit;
82

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13
 abrevieri consacrate de stiintele teoretice si aplicate in fiecare domeniu de activitate

specializat (bancar, financiar, contabil etc.);
 abrevieri consacrate in uzanta lucrarilor de secretariat si corespondenta in tara noastra,
pentru scrisori intocmite in limba romana;
 abrevieri consacrate in corespondenta internationala, cand scrisorile sunt adresate
partenerilor externi.
Nu se vor folosi abrevieri in titulaturi (se scrie „Domnule Director" si nu „Dl. Director";
„Ordinul nr." si nu „Ord. nr.").
5.4.2. Derularea operatiunilor si actiunilor activitatii

5.4.2.1. Tipuri de corespondenta
1. Tipuri de scrisori - in corespondenta dintre partenerii de afaceri si din punct de vedere al
initiativei trimiterii scrisorilor, se disting urmatoarele tipuri de scrisori:
-scrisori initiale (din proprie initiativa;
- scrisori de raspuns;
- scrisori de revenire.
Scrisoarea initiala (din propria initiativa) este prima scrisoare din ciclul de corespondenta intre
doua firme. Acestui tip de scrisoare ii sunt specifice anumite formule de introducere, adaptate
ocaziei cu care se trimit aceste scrisori. De exemplu:
- Obiectul scrisorii noastre este:
* sa va informam despre...
* sa va anuntam ca...
* sa va comunicam…
- Prin prezenta:
* va informam ca. ..
* va comunicam ca. ...;
* va aducem la cunostinta ca...;
* va spunem ca…;
- Avem placerea:
83

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13
* de a va informa ca...
* de a va aduce la cunostinta ca. ...
- Pentru informarea dv., va comunicam ca. ...
Scrisoarea de raspuns - sunt necesare si obligatorii in cazul institutiilor, din urmatoarele
motive:
- interesul fiecarei firme este sa se rezolve la timp si in bune conditii angajamentele (reciproce)
cu partenerii sai, cunoscand ca altfel poate cauza sau suferi prejudicii;
- intr-o serie de cazuri, legea obliga unitatile sa raspunda la scrisorile primite in anumite termene
si in conditii legale de rezolvare, in cazul in care acestea nu raspund la scrisorile adresate lor de
organele superioare care exercita atributii de control, coordonare etc., la cererile, reclamatiile
si sesizarile cetatenilor, se aplica sanctiuni celor care aveau obligatia sa raspunda in baza unui
act normativ, a contractului de munca, a regulamentului de ordine interioara etc.
Scrisoarea de revenire - constituie o repetare a unei scrisori initiale, pentru un anumit motiv si
intr-o forma oarecum diferita, in functie de motivul care a determinat-o.
In principiu, scrisorile de revenire nu sunt indicate, deoarece constituie risipa de timp si
cheltuieli materiale inutile, iar uneori produc perturbari in rezolvarea problemelor. Cauzele care
dau nastere la reveniri pot sa apartina expeditorului sau destinatarului, dupa cum urmeaza:
• reveniri din cauza (vina) expeditorului: expeditorul este nevoit sa revina asupra
scrisorii sale initiale cand aceasta contine greseli sau omisiuni ce trebuie rectificate sau
completate sau cand din nepricepere a intocmit o scrisoare neclara care a produs confuzii;
• reveniri din vina destinatarului: in multe cazuri, autorul scrisorii initiale este nevoit sa
revina asupra ei din vina destinatarului, cand acesta intarzie raspunsul, refuza sa
raspunda, da un raspuns gresit, confuz, da dovada de reavointa;
• reveniri din cauze obiective: uneori autorul scrisorii este nevoit sa revina asupra acesteia
din cauze obiective. De ex., cand a intervenit o dispozitie legala noua, care schimba raporturile
dintre corespondenti, sau modul de rezolvare a problemelor, cand au aparut situatii sau
fapte noi, care schimba datele problemei la care trebuia sa raspunda expeditorul, cand au aparut
motive de anticipare sau intarziere a raspunsului solicitat, asteptat.
84

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13
In ceea ce priveste introducerea, toate scrisorile de revenire se redacteaza similar, printr-o

formula din care trebuie sa rezulte ideea de revenire. Ex.: „Revenim la scrisoarea noastra nr....
din..............." sau ,, Ne permitem sa revenim la scrisoarea noastra nr. . . din... ": .Intrucat nici
pana astazi nu am primit raspuns la scrisoarea noastra nr. .. din... "
In toate scrisorile de revenire, stilul si limbajul trebuie sa fie politicos, dar ferm, iar cand este
nevoie, sa se utilizeze formule sau apeluri de avertizare, pentru intrarea in legalitate.
2. Cererile oficiale si personale - Cererea este o scrisoare de initiativa, prin care se solicita un
drept legal. Cererea poate fi adresata atat de persoane juridice, cat si de persoane fizice, in
functie de aceasta distingandu-se cererea oficiala si cererea pesonala.
Cererea oficiala este scrisoarea prin care o unitate solicita unei alte unitati un dreopt ce i se
cuvine si de care depinde rezolvarea unor activitati ale unitatii.
Caracteristicile de redactare a cererii oficiale: fiind vorba de o scrisoare de initiativa, aceasta
intruneste toate caracteristicile scrisorii de initiativa, ca structura si formule caracteristice. De
exemplu: „Va rugam a aviza...."; Prin prezenta va supunem spre aprobare..."; „Va rugam a
dispune..."; Va rugam ca in conformitate cu... sa ne..." etc. Tratarea se face dupa modalitatea
indirecta, incepand cu concluzia (intrucat se solicita un anumit lucru) si continuand cu
motivarea. La anumite cereri, cum sunt cele adresate organelor judecatoresti sau altor organe
de stat, este necesara o motivare dezvoltata sau anexata intr-un memoriu, in alte cazuri, in
care se solicita, de exemplu, eliberarea unor acte personale, originale sau copii legalizate,
motivarea nu este intotdeauna necesara.
Precizarea de la inceput a concluziei, a obiectului cererii, este necesara nu numai persoanei a
carei functie o indreptateste sa o rezolve, ci si secretariatului care poate determina, de la inceput,
compartimentul sau persoana in a carei sfera de atributii este cuprinsa problema enuntata in
cerere.
Cererea trebuie sa fie clara, fundamentata si precisa. Din concluzie trebuie sa reiasa ce se cere,
iar din motivare pe ce baza se cere.
Cererea personala este o scrisoare prin care o persoana fizica, in calitate de cetatean sau
salariat, solicita din partea organizatiei unde lucreaza sau din partea institutiilor si organelor de
stat care indeplinesc servicii publice anumite drepturi prevazute de lege.
85

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13
Cererea personala se mai numeste si petitie, cel care o adreseaza petitionar, iar dreptul, prevazut
de lege, drept de petitionare. Dreptul de petitionare este reglementat prin lege, care garanteaza
exercitarea lui- Legea prevede si modalitatile de exercitare si sanctiunile pentru unitatile sau
salariatii care nesocotesc acest drept.
Problematica cererilor personale este foarte variata:
 in raporturile dintre salariati si unitatile in care lucreaza intervin cereri de: eliberari sau
certificari de acte, adeverinte, cereri de concediu, de transfer, de trecere la o alta
categorie de retributie, de plata a alocatiei pentru copii sau altor drepturi banesti, cereri
de recomandare pentru a urma sau a fi inscris intr-o forma de invatamant etc.;
 in cazul in care un cetatean doreste sa lucreze sau sa activeze intr-o institutie intervin:
cereri de angajare, de inscriere intr-o forma de invatamant sau la cursuri organizate, de
inscriere intr-o asociatie de profil;
 in cazul in care o persoana doreste sa obtina un act administrativ care sa-i confere un
complex de drepturi si obligatii se fac cereri de: pensionare, carnete auto, diplome
scolare etc. Astfel de cereri presupun, insa, dreptul persoanelor de a le obtine, pe baza
desfasurarii unei activitati anterioare, ca: exercitarea unei meserii sau profesii
intro unitate pe o perioada corespunzand cerintelor legii, frecventarea unei scoli
de conducere auto, absolvirea unui ciclu de invatamant etc.;
 in cazul in care cetatenii doresc sa li se stabileasca drepturi sau obligatii determinate de
catre administratia publica: cerere de stabilire a obligatiei administrative a unei persoane
de a plati impozitele pe venit, pentru locuinte sau mijloace de transport personale; cerere
de atribuire a unui teren pentru constructia de locuinta proprietate personala, cererea
de autorizatie, de certificare a unei anumite meserii;
 in cazul in care cetatenii doresc sa obtina anumite drepturi: cerere de primire a copiilor
in camine si creste, cerere de primire a unor varstnici fara copii in camine, cereri de
ajutor social, cerere de stabilire a unei succesiuni etc.;
 in cazul in care o persoana se considera lezata in drepturi, constata o incalcare a legii,
intervin cereri adresate organelor de justitie si parchetului.
86

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13
Caracteristicile de redactare a cererii personale: ca structura se deosebeste de cererea oficiala,

fiind compusa din urmatoarele elemente:
• formula de apel (de adresare) mentioneaza functia conducatorului unitatii careia i se
adreseaza cererea, insotita de cuvantul ,,Domnule...."
• textul scrisorii (cererii) se amplaseaza in centrul paginii, in raport cu celelalte elemente.
Redactarea textului trebuie sa tina seama de anumite reguli de aranjare a elementelor intr-o
ordine prestabilita. Astfel: introducerea incepe cu expresia „Subsemnatii l (a)" urmata de
numele, prenumele, locul de munca, calitatea, adresa petitionarului; concluzia este al doilea
element al textului cererii si constituie obiectul acesteia, in multe cazuri, ea este urmata de o
motivare fundamentata; aceasta poate lipsi insa in cazul cererilor simple ca: legalizari de acte,
adeverinte etc.;
• incheierea este un element facultativ, constituit dintr-o formula de respect, de multumire
sau de salut;
• semnatura solicitantului se amplaseaza sub text, spre dreapta;
• adresarea scrisorii se face in subsolul paginii, realizata prin completarea formulei initiale cu
denumirea unitatii (Domnului Director General al Institutului de Informatica Bucuresti).
In cererile dactilografiate, formulele de adresare finale se scriu ca si cele initiaie, cu majuscule
si fara prescurtari;
- data se amplaseaza la stanga, sub text. Din punct de vedere legal, la cererile prezentate
personal, data cererii este considerata data la care a fost inregistrata la unitatea destinatara.
- pentru cereri se folosesc coli A4. Cererile personale pot fi insotite de un memoriu, prin care
se detaliaza motivarea cererii, in unele cazuri, cererea, ca atare, imbraca forma unui memoriu.
Memoriul de activitate (de titular sau de lucrare) serveste pentru promovarea in munca sau
pentru obtinerea unor grade in serviciu. Se aseamana cu cererea personala, avand un scop bine
definit, ce se arata, de obicei, in fmai; este bine documentat, prin enumerarea unor date sau
fapte in sustinerea obiectului solicitat.
Memoriul justificativ este folosit pentru a certifica si motiva o anumita actiune savarsita ca
urmare a unei dispozitii sau reiesind din sarcinile de serviciu ale titularului. Fara sa fie o cerere
propriu-zisa, sensul memoriului justificativ este fundamentarea (subinteleasa) a unei cereri de
87

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13
a primi aprobarea forului ierarhic superior sau a altui for pentru o anumita actiune (folosirea
unor materiale, cheltuirea unor sume de bani, repararea unor fonduri fixe etc). Pentru aceasta
se intocmeste un deviz, care se prezinta conducerii insotit de schita de plan si de memoriul
justificativ care demonstreaza utilitatea constructiei, eficienta economica, fundamentarea
amplasarii constructiei intru-un anumit loc, termenul de executie etc. si, in final, se cere
aprobarea pentru executarea constructiei,
3. Corespondenta protocolara - se refera la invitatii, felicitari, scrisorile de felicitare si diferite
tipuri de scrisori transmise de departamentul de protocol al institutiei respective.
3.1 Invitatiile
Invitatiile se trimit unor persoane importante pentru entitate si sunt adresate din partea unei
persoane din conducere.
Invitatiile privesc in special dejunurile, receptiile (la nivel inalt), conferintele organizate in
cadrul firmei, prezentarea unor produse, o inaugurare, la sarbatorirea unor angajati, ziua portilor
deschise etc.
La invitatii este obligatorie comunicarea scrisa. Invitatia scrisa este un mod de prezentarea a
gazdei si a evenimentului care are loc, dar ea informeaza si despre locul, data, cauza desfasurarii
respectivei manifestari. Structura unei invitatii cuprinde urmatoarele elemente:
- denumirea si sigla firmei;
- numele si eventual, functia celui care lanseaza invitatia;
- formularea invitatiei;
- evenimentul propriu-zis (genul de petrecere);
- scopul intalnirii (petrecerii);
- data, ora;
- locul;
- instructiuni speciale;
- unde se poate raspunde.
O invitatie poate fi nominala sau nenominala. Spunem despre o invitatie ca este nominala daca
in text esie scris (cel mai indicat de mana) numele invitatului. Pe invitatia nenominala nu este
scris numele invitatului.
88

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13
In finalul invitatiei destinatarul este rugat sa confirme participarea. Se mentioneaza un numar

de telefon unde se vor primi confirmarile, o persoana de contract si o data limita.
3.2 Scrisorile de felicitare si felicitarile (pretiparite) Scrisorile de felicitare si felicitarile pot
fi trimise: colaboratorilor, furnizorilor, prestatorilor de servicii, politicienilor, reprezentantilor
diverselor institutii, omologilor etc.; cu diferite prilejuri: Anul Nou, sarbatori nationale, numiri
in functie, aniversari etc.
4. Corespondenta administrativa
Corespondenta administratiei publice se diferentiaza ca regim in functie de sursa ei de
provenienta. Astfel se poate vorbi de corespondenta interna, in cazul documentelor emise de
compartimentele din interiorul unei institutii si de corespondenta externa, reprezentata de
documentele care sunt emise de compartimentele unei institutii catre un destinatar din afara
acesteia, ori de acele documente care provin din exterior de la alte persoane juridice sau fizice.
Notele de informare - reprezinta comunicatele in cadrul unei institutii pe orizontala sau pe
verticala, caz in care se pot asimila rapoartelor. Exista posibilitatea folosirii notelor de
informare si in exteriorul unei autoritati publice numai atunci cand ele au ca destinatar un for
ierarhic superior. Continutul lor consta in prezentarea unei singure situatii concrete sau a unei
sinteze a operatiunilor sau faptelor administrative intreprinse. Continutul mai poate viza si
sesizarea unor situatii materiale care afecteaza, determina sau sprijina desfasurarea curenta a
activitatii. Tot in categoria notelor de informare intra si notele verbale, care prezinta aceeasi
forma, insa continutul se refera la rezultatul unor convorbiri sau actiuni premergatoare
contactelor oficiale ale unui decident.
Puncte de vedere sau acorduri de principiu. Acest tip al corespondentei interne are un
caracter prealabil deciziei administrative, ori realizarii faptelor de competenta materiala si este
prezent cand, intr-o actiune, sunt implicate mai multe compartimente. Punctul de vedere este
intalnit in situatia in care un compartiment de specialitate isi exprima pozitia in legatura cu
oportunitatea unei decizii administrative ca element de valabilitate, alaturi de legalitate.
Acordul de principiu este necesar in cazul demararii unei proceduri de achizitie publica de catre
un compartiment specializat (ex.: pentru Directia Sisteme Informatice, este necesar acordul de
89

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13
principiu al Directiei de Buget, care confirma existenta surselor financiare si alocarea in fila de
buget).
Ca element al corespondentei interne, acordul de principiu nu are o forma specifica, el putandu-
se manifesta prin aviz favorabil prealabil pe un referat supus aprobarii sau ca atare, printr-un
act distinct, care va purta titlul de „acord de principiu", ori ca adresa in care obligatoriu se
intalneste fraza „ne exprimam acordul de principiu fata de ...............................". Exista situatii
in care acordul de principiu sub forma avizului prealabil este obligatoriu pentru valabilitatea
unei decizii. Atat punctul de vedere, cat si acordul de principiu reprezinta de fapt raspunsuri la
alte elemente ale corespondentei interne, ele neputand fi initiate din oficiu (exceptie face
punctul de vedere pe marginea unor proiecte normative sau regulamente).
Scrisoarea insotitoare de acte are o larga utilizare, atat in corespondenta interna, cat si in cea
externa si este poate cea mai clasica forma de corespondenta; are un caracter intern cand
insoteste lucrari redirectionate intre compartimentele aceleasi institutii sau in cazul transmiterii
de la un compartiment la altul, in cadrul unei proceduri de avizare in etape: ea pastreaza forma
unei adrese obisnuite, cu mentionarea, in formula de introducere a cauzelor care au determinat
trimiterea de acte. Astfel se trimit acte:
- periodic (in cazul in care exista un act normativ din care reiese obligativitatea).
Exemplu:, inaintarea la termene dinainte stabilite a situatiilor statistice, darile de seama
etc). in acest caz formula de introducere este: ,, va inaintam (trimitem) alaturat ;
- la cererea unui organ ierarhic superior sau a unui alt organ al ad-tiei de stat. in acest caz
scrisoarea de trimitere de acte incepe astfel:,, ca urmare cererii (ordinului, dispozitiei)
dv. nr m. va inaintam alaturam.
Actele trimise sunt trecute in cuprinsul scrisorii de insotire, iar la anexe se mentioneaza numai
numarul lor; poate lua forma unui borderou, cand avem mai multe documente transmise in
anexa. Scrisoarea insotitoare de acte poarta nr. de registratura, datele expeditorului, datele
destinatarului, semnatura.
Memo sau nota interna - in institutii, se practica frecvent comunicarea intre compartimente,
servicii, birouri sau persoane, prin intermediul memorandum-ului sau notelor interne, fiind
alaturi de telefon, una dintre principalele modalitati de comunicare interna intr-o firma. Nota
90

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13
interna, in plus fata de comunicarea telefonica, isi pastreaza caracteristica de fila de agenda si
are si avantajele unei comunicari scrise, fiind inregistrata intr-un dosar. Sunt folosite pentru
transmiterea informatiilor urgente, intrebarilor, instructiunilor; sau, intr-o forma mai lunga, pot
servi ca raport.
In acest tip de corespondenta nu se folosesc formule de politete la inceput si sfarsit, politetea
fiind subanteleasa. Mesajul notei interne trebuie sa fie cat mai scurt, fiind format de obicei dinir-
o singura idee.
Majoritatea institutiilor utilizeaza formulare standardizate pentru notele interne, dar chiar daca
acestea nu sunt folosite, o nota interna are patru parti in antet: „ Pentru...." (numele
destinatarului), .„De la..." (numele expeditorului). ,,Data. ."(ziua, luna. anul) si „subiectul" (o
fraza scurta).
In ceea ce priveste stilul limbajului dintr-o nota-merno interna nu sunt reguli fixe. El depinde
de mai multi factori, si anume:
- natura mesajului: informatii, intrebari, cereri, raspunsuri, felicitari etc.: contextul
mesajului: reactiile probabile ale cititorului, ce s-a intamplat inainte, cat stie destinatarul
despre subiectul notei, urgente si prioritati - rutina, criza -instructiuni de urmat pentru
tot personalul;
- statutul si personalitatea destinatarului: pozitia in organizatie, nivel de instruire,
metode de munca, atitudinea fata de comunicarea scrisa etc.:
- relatii intre expeditor si destinatar: prietenie, indiferenta, relatii informale etc.
Procesul-verbal — este documentul prin care se consemneaza cu exactitate fapte, actiuni,
discutii si hotarari ale unei adunari constituite, poate cuprinde solutii sau masuri. Exista mai
multe tipuri:
- proces-verbal de constatare (pe formulare tipizate);
- proces-verbal de predare-primire a unei gestiuni;
- proces-verbal de consemnare a unei sedinte.
Tinand cont de aceasta clasificare, procesul-verbal poate avea forma si continut diferit.
Procesul-verbal de constatare se intocmeste de catre una sau mai multe persoane
imputernicite de un organ de stat. inspectorate si inspectii din cadrul organelor centrale sau
91

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13
locale de specialitate din administratia publica (Inspectoratul sanitar. Inspectoratul pentru

controlul calitatii etc) Acestea pot aplica sanctiuni administrative, in baza proceselor verbale
incheiate. De obicei se incheie pe formulare tipizate si au urmatoarea structura:
- antetul institutiei;
- titlu si obiectul procesului verbal;
- nr. de ordine si data;
- numele si calitatea persoanei sau persoanelor care au facut constatarea, cu indicarea
actului de imputernicire respectiv;
- consemnarea detaliata a faptelor, cu enumerarea elementelor pe care se intemeiaza
(constatari personale, declaratii, documente etc);
- mentionarea numarului de exemplare in care a fost intocmit si destinatia fiecarui
exemplar;
- semnaturile persoanelor care 1-au intocmit.
Procesul-verbal de predare-primire a unei gestiuni - se incheie in urma transmiterii
drepturilor si obligatiilor referitoare la gestiune, de la cel care preda Ia cel care primeste.
Elementele lui obligatorii sunt:
- unitatea in cadrul careia se petrece predarea-primirea;
- titlul „Proces-verbal de predare-primire., urmat de „incheiat astazi in . (data completa),
pentru predarea gestiunii... . (obiectul predarii);
- temeiul in baza caruia se face operatiunea (ordin, decizie eic.); daca predarea se face cu
caracter temporar sau definitiv;
- numele si calitatea persoanelor care participa la operatiunea de predare primire;
- lista completa (in procesul-verbal sau in anexa) a bunurilor ce fac obiectul predarii
primirii; in cazul in care lista obiectelor este separata, in procesul-verbal se mentioneaza
prezenta anexei;
- semnaturile precedate de cuvintele ,,am predat.; ,,am primit.; ,.am asistat..
Procesul-verbal de consemnare a unei sedinte — se intocmeste de catre secretarii organelor
respective sau de alte persoane insarcinate cu redactarea lor. Principalele elemente pe care
trebuie sa le cuprinda acest tip de proces-verbal sunt:
92

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13
- antetul documentului (numele firmei, societatii;

- denumirea documentului (proces-verbal);
- subiectul ,, al sedintei Consiliului de Administratie;
- data „din 5 iunie 2003 ;
- mentiuni prealabile (numele persoanei care a deschis sedinta, componenta
- prezidiului, nr. de membri prezenti, absenti, invitati);
- subiectul sedintei: ordinea de zi;
- consemnari: pe scurt din luarile de cuvant si concluziile pe puncte din ordinea de
- zi (mentiuni cu privire ia hotararile luate);
- semnatura.
Procesele-verbal e de sedinta se inscriu intr-un registru sepcial si se numeroteaza in ordinea
intocmirii lor.
Ca variante ale procesului verbal sunt: protocolul, minuta.
Protocolul ~ consemneaza discutiile sau intelegerile intervenite intre subunitati ale aceleiasi
unitati, intre persoane fizice si juridice antrenate in rezolvarea diverselor probleme ale agentilor
economice. Astfel de intelegeri pot interveni cu privire la folosirea in comun si in anumite
conditii a unor bunuri de catre doua sau mai multe persoane sau unitati de desfacere. Protocolul
poate fi intocmit, de exemplu, si pentru intelegerile intervenite intre unitatile de desfacere a
marfurilor si a societatilor de asigurare, in vederea asigurarii bunurilor de valori ridicate
desfacute populatiei de catre societatile comerciale sau pentru asigurari de persoane, In acest
document se consemneaza conditiile in care se face asigurarea si varsarea sumelor rezultate din
prime de asigurare, precum si comisionul ce revine celui care incheie documentul, incaseaza
sumele si ie varsa in contul societatii de asigurare. De asemenea, foarte frecvent, tot un astfel
de document (protocol) se incheie si intre sindicate si Guvern, intre diferite organisme
internationale, in cadrul caruia sunt consemnate intelegerile la care se ajung in urma unor
discutii.
Minuta -la fel ca si procesul-verbal, protocolul, minuta consemneaza intelegeri intervenite cel
putin intre doua parti. Spre deosebire de procesulverbal, si protocol, minuta consemneaza
93

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13
intelegeri mai sumare, cu privire la probleme de mai mica importanta; Deosebirile fata de
procesul-verbal sunt:
- constatarile facute printr-o minuta cuprind o situatie la un moment dat. o propunere sau o
actiune intreprinsa;
- minuta are un caracter intermediar, de trecere de la o constatare la alta, de la o etapa la alta;
- minuta are un caracter partial, ce urmeaza a fi intregita ulterior prin completari.
Minuta administrativa - este folosita in institutii, pentru rezolvarea problemelor in
urmatoarele situatii: ca document preliminar de intelegere intre delegatii unitatilor cu ocazia
incercarii acestora de a rezolva diferite probleme de interes comun; ca document incheiat in
scopul de a consemna discutiile si intelegerile intre delegatii agentilor economici, cu ocazia
incheierii unor contracte; ca document incheiat la receptionarea partiala a unor lucrari si
servicii.
Incheierea - este un act oficial, intocmit de catre un colectiv de lucru, in care se consemneaza
hotararile finale luate in cadrul sedintei, cu ocazia unei constatari, incheierea se asemana cu
procesul-verbal prin redactare, scop si prin colectivul care o redacteaza. Se deosebeste de
procesul-verbal prin imprejurarile in care se intocmeste.
Incheierea administrativa - se intocmeste intre delegatii partilor, cu ocazia sedintelor in care
se discuta conditiile de incheiere a contractelor, neintelegerile ivite intre unitati. Se mai
foloseste si in cazul verificarilor unor lucrari si servicii, incheierea de confirmare a unui proces-
verbal de contraventie se intocmeste de catre seful organului al carui imputernicit a incheiat
procesul-verbal de constatare si sanctionare pentru contraventie.
Incheierea notariala - est certificarea prin care notariatul autentifica indeplinirea unui act
notarial. De asemenea, incheierea de legalizare este o incheiere notariala.
Incheierea judecatoreasca este intocmita de organele justitiei. Referatul - este o lucrare
curenta, in care sunt prezentate aspecte concrete, dar si aprecieri in legatura cu o anumita
problema, cu o situatie existenta. Referatele sunt specifice corespondentei interne, ele neputand
fi utilizate in raporturile unei autoritati cu mediul exterior; este cel mai important instrument de
corespondenta al administratiei publice. Din punct de vedere relational, in interiorul unei
94

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13
autoritati administrative, referatul face legatura intre sfera executiei si cea a deciziei. Referatul
se utilizeaza in toate domeniile de activitate.
Referatul poate fi: de necesitate, de aprobare a cheltuielilor, de propunere a aplicarii de
sanctiuni disciplinare etc. Prin referate se propun solutii tehnice si organizatorice menite sa duca
la imbunatatirea muncii sau la buna desfasurare a unor actiuni. Ele se redacteaza din dispozitia
conduceri sau din oficiu si se prezinta sub forma scrisa originala.
Raportul -spre deosebire de referat, poate fi utilizat si in exteriorul autoritatii publice respective
pe cale ierarhica, de la nivel inferior spre nivelul superior.
Se prezinta sub forma scrisa si nu necesita in mod obligatoriu raspuns sau aprobare. Cerinta
majora, pentru a se asigura eficienta rapoartelor, este de a le prezenta intr-o forma clara, cu
continut edificator, bazat pe cunoasterea temeinica a problemei, cu concluzii convingatoare,
argumentate.
Raportul cuprinde, de obicei, o expunere facuta de un membru al unui organ de control cu
privire la indeplinirea unei sarcini sau atributii de serviciu, semnalarea unor stari de lucruri,
prezentarea situatiei activitatii intr-un compartiment de munca. Rapoartele se fac din oficiu sau
ca urmare a dispozitiei date de organul caruia i se prezinta, ori in temeiul unor prevederi exprese
ale unor acte normative. Elementele obligatorii ale Raportului si Referatului sunt:
- titlu ,,Raport privind desfasurarea activitatii de receptie calitativa.................." „Referat de
necesitate";
- numarul si data;
- numele si calitatea celui care intocmeste actul; in cazut raportului, actul normativ pe baza
caruia a fost efectuat controlul, numele si calitatea persoanei care 1-a semnat;
- constatarile concrete, precise, pe marginea problemelor prezentate, in alineate separate si
numerotate;
propunerile;
-formula de incheiere (in cazul raportului „drept pentru care a fost incheiat prezentul raport);
-semnaturile, precedate de calitatea sau functia persoanelor care au efectuat controlul.
Darea de seama este documentul care cuprinde expunerea si analiza activitatii unei unitati,
intr-o anumita etapa. Darea de seama este prezentata de conducere in fata colectivului de
95

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13
salariati sau de actionari in adunarea generala, in sedinta de analiza a muncii, sedinta care poate
avea loc lunar, trimestrial sau anual. Se intocmeste pe baza rapoartelor de activitate prezentate
de compartimentele subordonate si a informatiilor organelor de conducere. Prezentarea
activitatii se face in spirit critic si autocritic, confruntandu-se sarcinile prevazute in planul de
activitate cu datele concrete ale realizarilor obtinute. Se analizeaza atent lipsurile si cauzele
acestora, precum si greutatile intampinate si se fixeaza sarcini precise pentru etapa urmatoare,
in adunarea generala, dupa citirea darii de seama, se fac completari. De asemenea, se discuta
problemele ridicate, se fac propuneri, se iau hotarari. Darea de seama se alcatuieste in rnod
obisnuit dupa un plan si cuprinde:
- titlul „Dare de seama" si se specifica a cui activitate se prezinta);
- perioada pentru care se prezinta darea de seama;
- introducerea (se fac consideratii asupra conditiilor in care se desfasoara activitatea);
- obiectivele desprinse din planul de activitate;
- analiza activitatii pe perioada data;
- realizarile;
- lipsurile si cauzele lor;
- greutatile intampinate;
- concluziile si propunerile. Darea de seama poate fi:
- interna si cuprinde analiza activitatii proprii pe o anumita perioada si
- externa si cuprinde centralizarea datelor unitatilor subordonate;
- poate fi statistica si contabila.
Petitiile - reprezinta un element exclusiv al corespondentei externe si sunt cererile petentilor
(persoane fizice sau juridice) adresate administratiei, pentru a face sau a nu face un anumit
lucru, pentru a emite un act administrativ. A nu se face confuzie intre petitie si plangere, in timp
ce petitia reprezinta o cerere adresata administratiei, plangerea reprezinta prezentarea unei
situatii de fapt care lezeaza interesele unei persoane. Petitia nu are o forma standard, insa trebuie
sa cuprinda anumite elemente obligatorii:
- cui se adreseaza;
- numele, adresa si toate datele de identificare ale petentului;
96

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13
- problema concreta adusa in fata administratiei;

- motivatia solicitarii;
- semnatura si data.
In Legea Administratiei Publice, se prevede obligatia administratiei de a raspunde in termen de
30 de zile la petitii, indiferent daca raspunsul este negativ sau afirmativ.
Raspunsul la petitii nu trebuie confundat cu solutionarea unei petitii prin emiterea unui act
administrativ. Raspunsul la petitie poate insemna orice adresa in atentia petentului care explica
refuzul sau acceptul rezolvarii situatiei sale si precizeaza stadiul solutionarii. Un posibil raspuns
Ia o cerere de locuinta catre primarie: ,, cererea dumneavoastra cu nr. de inregistrare ....din
data......... , adresata Entitatii a fost luata in evidenta si va fi solutionata in masura spatiilor
disponibile" sau „cererea dumneavoastra nr...... din data......, adresata Entitatii a fost analizata
in conformitate cu actele normative si va comunicam ca nu va incadrati in categoria
beneficiarilor de locuinte din fondul locativ de stat".
Raspunsul la petitie trebuie sa poarte numar de inregistrare si data, sa faca referire la numarul
si data inregistrarii petitiei, sa precizeze concret pozitia autoritatii administrative, sa
fie semnata si stampilata.
Adrese de redirectionare - intre autoritati administrative diferite, reprezinta un tip al adreselor
insotitoare de acte, prin care o autoritate administrativa isi declina competenta in privinta unor
petitii gresit adresate in favoarea altei autoritati, spre „competenta solutionare".
Adresele de redirectionare trebuie sa cuprinda urmatoarele:
- antetul institutiei ce remite petitia;
- autoritatea careia ii este redirectionata petitia;
- numele si adresa petentului;
- numarul si data cu care a fost inregistrata petifia;
- numarul de pagini si, daca este cazul, anexe
- semnatura si stampila institutiei.
5. Acte de dispozitie si decizie
Activitatea de baza a fiecarei organizatii, activitate care deriva din legea lor organica, este adusa
la indeplinire de organele de conducere prin ordine, decizi, dispozitii, si un caracter obligatoriu.
97

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13
Decizia - este un act de dispozitie ce se emite de conducerea unitatii pentru imputarea unor
lipsuri, pentru schimbarea din functie a unor persoane care s-au dovedit necorespunzatoare,
pentru sanctionarea unor salariati vinovati etc.
Dispozitia - poate fi data de orice persoana cu functie. Caracteristici de redactare. Aceste tipuri
de acte au o structura similara si cuprind:
- denumirea unitatii emitente;
- titlul, numarul si data actului;
- preambulul (mentiuni prealabile): prevederea legala care da dreptul
- organului respectiv de a emite asemenea acte si temeiul care justifica
- emiterea lui, introduse prin una din formulele: ,. avand in vederem , ,,pe bazam , „in
temeiul ;
- formula de dispozitie: „emite urmatorul ordin (decizie, dispozitie) ,
- precedata de aratarea calitatii emitentului;
- continutul, grupat pe puncte numerotate;
- incheierea (numerotata in continuare), cuprinzand organul sau organele (directii.
- servicii etc. care urmeaza sa aduca la indeplinire actul in cauza;
- semnatura emitentului (precedata de indicarea functiei).
Astfel de acte pot cuprinde si manifestarea de vointa a mai multor organe, deci pot fi emise in
comun de acestea si semnate de conducatorii fiecaruia dintre ele.
Instructiunile — sunt, in general, acte completitive, explicative, de detaliere a unor acte cu
caracter normativ (legi, ordine etc). Ele au acelasi caracter normativ ca si reglementarile pe care
le insotesc. Sistematizarea instructiunilor se face pe parti, capitole, articole, paragrafe etc.
Actele doveditoare - sunt actele care se elibereaza la cererea persoanelor fizice sau juridice. in
scopul atestarii unor calitati sau al recunoasterii unor drepturi.
Adeverinta - este documentul emis de o unitate la cererea unei persoane fizice prin care se
atesta un drept, un fapt, o situatie. Adeverinta se elibereaza pe baza unor acte, documente,
registre etc., in care sunt consemnate elementele care fac obiectul adeverintei. De ex. adeverinta
eliberata celor care frecventeaza o forma de invatamant pe baza documentelor scolare;
adeverinta eliberata de unitati salariatilor care isi desfasoara activitatea in cadrul acestora este
98

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13
cel mai frecvent tip de adeverinta, eliberata pe baza deciziilor de incadrare, a datelor inscrise in
carnetul de munca etc. Elementele adeverintei sunt: antetul, numarul si data, tiilul „adeverinta",
atestarea dreptului sau faptului respectiv, indicarea scopului („prezenta a fost eliberata pentru
a-i servi la..."), semnatura (semnaturile), stampila unitatii emitente, in ultimul timp sunt
formulare tipizate.
Certificatul este un document eliberat de un organ de stat specializat, prin care se atesta
drepturi sati fapte deosebite: certificat de casatorie, de studii, de deces etc.
Certificatele sunt documente tipizate, cu rubricatie specifica , pentru faptele care se atesta si
care sunt extrase, in general, din registre.
Delegatia este actul care atesta delegarea de autoritate, in mod expres, a unei anumite persoane,
pentru o anumita problema sau grup de probleme, pe o perioada de timp determinata.
Pe baza delegarii de autoritate sub forma delegatiei, o persoana il reprezinta pe emitentul actului
si actioneaza cu depline puteri in numele acestuia, in problemele mentionate expres in delegatie.
Personalul oficiilor juridice este delegat a reprezenta interesele unitatii in justitie, in afara
elementelor obisnuite ale oricarui document oficial (antet, nr., data, semnatura, stampila), ca
elemente obligatorii specifice delegatiei apar: titlul ,,delegatie , obiectul delegatiei, actul de
identitate al delegatului (B.I. cu nr., seria si emitentul), perioada de valabilitate a delegatiei.
Chitanta este un inscris prin care se certifica predarea-primirea unei sume de bani. Ea cuprinde
ca elemente obligatorii : titlul „chitanta", data, numele si adresa celui care a predat suma de
bani, suma de bani (in cifre si litere), semnatura celui care a predat si a celui care a primit.
Chitanta poate fi un act tipizat, si anume, pentru platile facute unor organe de stat (chitanta de
plata a impozitelor, a abonamentelor RTV etc.)
5.4.2.2. Elaborarea mesajului scris

In ceea ce priveste forma estetica de prezentare a scrisorilor trebuie respectate urmatoarele
cerinte:
• plasarea echilibrata a textului dactilografiat pe coala de hartie in functie de acesta;
• pastrarea unei margini fixe in partea stanga a colii de hartie (3-3,5);
• alinierea capetelor de rand in partea dreapta, cat mai uniform posibil (2-2,5);
99

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13
• evitarea despartirii cuvintelor in silabe la capatul randului (pe cat posibil):

• dispunerea textului in paragrafe, lasand intre acestea un interval suplimentar fata de
randurile din text, daca scriem la un rand;
• continuarea textului pe o fila noua numai daca acesta contine minimum doua randuri;
• distanta dintre randuri trebuie sa tina cont atat de cantitatea de text care trebuie sa intre pe
pagina respectiva, cat si de scopul scrisorii;
• alegerea din multitudinea de fonturi pe cele corespunzatoare cu scopul scrisorii. Pentru
corespondenta de afaceri se recomanda fonturi cu marime de 12-14;
• scrierea cu caractere italice, bolduit sau subliniere, pentru scoaterea in evidenta a unor
cuvinte sau portiuni de text;
• structurarea enumerarilor in mod diferit: prin liniute;
- prin puncte de enumerare (cu aceeasi marime de font ca si textul);
- prin cifre;
- prin litere mici;
• textul trebuie sa fie aerisit si marcat prin introducerea tabelelor, graficelor, figurilor (daca
este cazul);
• eventuala atasare la scrisoare a diverselor documente anexe (liste de preturi, brosuri
eic.) cu mentionarea lor in textul scrisorii si in paragraful corespondentei (in partea stanga jos);
• evitarea P.S. (post-scriptum) care poate crea destinatarului impresia unei neglijente din
partea expeditorului.
In uzanta internationala exista doua forme de aranjare a textului in pagina:
• forma bloc, preferata de firmele americane;
• forma dantelata folosita in special de firmele europene, iar ca variante ale lor;
• forma semi-bloc si forma bloc modificata.
In forma bloc toate elementele scrisorii incep de la linia marginala stanga, intre paragrafe se
lasa spatiu dublu fata de spatiul dintre randuri. Paragrafele nu sunt indentate.
In forma dantelata (numita si forma indentata), primul rand al fiecarui paragraf nou va fi retras
cu 8-10 intervale de la linia marginala stanga, iar randurile constituind adresa interioara,
100

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13
formula de incheiere si semnatura se vor dactilografia retrase cu 3-4 intervale fata de randul
superior.
Forma semi-bloc textul propriu-zis al scrisorii se dactilografiaza in forma dantelata, randurile
constituind adresa interioara sunt plasate in stanga, iar formula de incheiere si semnatura plasate
la dreapta, se scriu in forma bloc.
In forma bloc modificata textul se dactilografiaza integral in forma bloc, iar data si randurile ce
constituie formula de incheiere si semnatura sunt deplasate la dreapta.
Formele de prezentare grafica a documentelor si scrisorilor constituie elemente de evidentiere
si diferentiere a ideilor principale de alte idei, folosesc la separarea clara a unor idei de altele
si, in general, ajuta ca textul sa fie inteles cu usurinta de catre cel caruia ii este destinat, in acest
sens, la prezentarea textelor se utilizeaza :
o forme specifice de prezentrare a actelor de intindere mare si cu continut bogat si
divers (ordine, decizii, rapoarte etc);
o forme comune de evidentiere a corespondentei.
Forme specifice de prezentare. La actele si documentele cu intindere mare, cu continut bogat
si variat, se folosesc: impartirea textului in capitole si subcapitole, avand titluri si subtitluri
distincte; folosirea paragrafelor, a citatelor, a „trimiterilor" cu note de trimitere, prezentarea
bibliografiilor.
Impartirea textului in capitole si subcapitole, in cazul unui text cu intindere mare, in care sunt
prezentate mai multe idei, se imparte textul in capitole si acestea in subcapitole.
Capitolele si subcapitolele au titluri, respectiv subtitluri, indexate cu cifre sau litere. Titlurile si
subtitlurile rezuma intr-un cuvand, propozitie sau fraza scurta, continutul portiunii de text ce
urmeaza. Titlurile si subtitlurile usureaza lectura si intelegerea textului, ceea ce face ca folosirea
lor sa fie frecvent indicata.
Titlurile si subtitlurile aferente capitolelor trebuie sa fie, de asemenea, echilibrate, cele de
aceeasi importanta sa fie prezentate in acelasi fel, diferentierea realizandu-se chiar fara indici.
Folosirea paragrafelor. Paragrafele sunt parti de text despartite printr-un alineat nou. Primul
cuvant al paragrafului se scrie la o distanta oarecare - spre dreapta -de marginea stanga a
textului.
101

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13
Folosirea citatelor. Uneori, in cadrul textelor, se face apel la reproducerea unei parti de text din
alte lucrari. Citatele se disting de restul textului prin folosirea ghilimelelor. Acestea se
amplaseaza fie la inceputul si sfarsitul textului reprodus, fie la inceputul fiecarui rand al
citatului. Pentru un citat reprodus in cuprinsul textului se foloseste prima solutie, iar cand citatul
se da ca alineat separat, se foloseste, in general, a doua solutie.
Citatele trebuie sa fie foarte exacte. Referintele la citate se plaseaza fie la sfarsitul citatului, fie
ca o „trimitere la o nota in subsolul paginii. De obicei, ,,trimiterea" se foloseste cand referinta
la citat trebuie sa fie detaliata, adica sa indice sursa: autorul, lucrara, editura, iar in unele cazuri,
chiar alineatul din care s-a citat, in cazul cand din citatul folosit, o parte din text poate lipsi -
nefiind utila scopului citarii, atunci in locul textului din citat care nu se foloseste, se introduce
im numar de puncte .
Folosirea trimiterilor, in cuprinsul unor texte se iveste uneori necesitatea introducerii unor
explicatii complementare, in acest sens, in cuprinsul textului, la locul unde este necesara
explicatia, se introduce un indicativ, asterisc (steluta) sau numar, ce corespunde unei note care
se scrie in subsolul paginii, sub o linie orizontala {la calculator aceasta se face amomat, prin
comanda ,,note de subsol"), pentru a desparti textul de nota. Notele se scriu cu intervale simple,
chiar daca textul este scris cu intervale duble. Nota trebuie, obligatoriu, inceputa pe aceeasi
pagina pe care este anuntata.
Prezentarea bibliografiilor. In cazul cand o lucrare de proportii se fundamenteaza pe un
material documentar mai amplu, la sfarsitul lucrarii trebuie prezentata bibliografia, pentru a se
face cunoscute sursele documentare folosite. La bibliografie, autorii se insiruie in ordine
alfabetica. Pentru fiecare lucrare se dau: numele autorului, scriindu-se intai numele, apoi
prenumele, despartite prin virgula; titlul lucrarii, orasul in care a fost editata lucrarea; denumirea
editurii, anul aparitiei.
Tabelele reprezinta o forma de prezentare sintetizata a unor date cu caracteristici comune. Ele
dau posibilitatea ca prezentarea sa fie sistematica, concisa, usor de inteles. Un tabel se compune
din urmatoarele parti: titlul, capul tabelului si corpul tabelului.
Diferitele elemente prezentate in tabel sunt despartite prin linii orizontale si verticale. Liniile
verticale separa „coloanele" tabelului.
102

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13
Sub textele care exprima continutul coloanelor, deci sub capul tabelului, se trage o linie
orizontala continua. Sub aceasta linie continua se scriu numerele coloanelor, din stanga spre
dreapta, in ordinea naturala a numerelor, incepand cu cifra zero.
In cazul cand un tabel este mai lung decat poate cuprinde o pagina, el se continua pe pagina sau
paginile urmatoare, repetandu-se capul tabelului sau cel putin numerotarea coloanelor de sub
capul tabelului. Este obligatoriu ca pe paginile urmatoare sa se pastreze aceeasi latime pentru
coloanele corespunzatoare.
Tabelele se creeaza in calculator, sub sistemul de operare WINDOWS, fie cu ajutorul
programului specializat EXCEL, fie cu al programului WORD.
Tabelele create in WORD sunt mai simple, de tip liste de adrese, situatii eic. Exista doua
posibilitati de a crea un tabel: fie prin utilizarea pictogramei din meniul principal TABLE, fie
prin comanda INSERT TABLE din meniul TABLE. Tabelul este conturat pe ecran imediat
dupa stabilirea numarului de coloane si de randuri. In final se completeaza coloanele. Tabelele
trebuie prezentate estetic, simetric, ordonat, clar. in acest scop, trebuie respectate urmatoarele
reguli:
- lungimea tuturor coloanelor trebuie sa fie aceeasi;
- latimea coloanelor se stabileste: pentru o coloana cu text, dupa cuvantul sau propozitia cea
mai lunga, iar pentru coloanele cu cifre, dupa numarul cu cele rnai multe cifre ce se intalnesc
in coloana.
Daca dimensiunile tabelului sunt mai mari decat ale hartiei documentului, atunci el se constituie
ca o anexa la text, facandu-se referire ta el (vezi tabelul nr....)-Cand tabelul nu este mai mare
decat pagina (33 de linii si intervale) se foloseste pagina in latime, in felul acesta se obtine
posibilitatea cuprinderii in text, in continuare, a unui tabel cu mai multe coloane.
Textele din cadrul coloanelor se scriu cat mai clar cu putinta, cu intervale simple sau
semiintervale :
 problemele diferite se separa prin cel putin doua intervale ;
 prescurtarile obligatorii uneori, pentru enumerarea in coloane a textelor trebuie
sa fie facute astfel incat sa nu dea posibilitatea aparitiei unor confuzii;
 titlul tabelului se scrie in centru, cu caractere care sa-1 scoata in evidenta;
103

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13
 capetele coloanelor trebuie sa fie separate de text prin intervale vizibile;

 paginatia, incepand cu pagina a doua, se amplaseaza in locul obisnuit. Toate aceste
operatii si multe altele, pentru scrierea tabelelor sunt mult usurate prin folosirea
programelor din calculator.
Forme comune de evidentiere

Sublinierea consta in trasarea sub cuvintele, frazele sau partile de text ce trebuie evidentiate, a
unor linii. Abuzul de sublinieri nu este recomandat, deoarece face sa se piarda efectul de
evidentiere si deci trebuie evitat. Se subliniaza cateva cuvine, o fraza, o portine de text.
Folosirea majusculelor constituie o forma pregnanta de evidentiere. Consta in scrierea partii ce
trebuie evidentiata, cu litere mari.
Spatierea literelor consta in scrierea cuvintelor textului ce urmeaza a fi evidentiat, lasandu-se
intre litere spatii mai mari decat cele normale. Amplasarea unei fraze in centrul pa ginii consta
in scrierea frazei respective la un numar convenabil de spatii indepartate de marginile textului.
Retragerea unei parti din text de la marginea textului este folosita mai ales la enumerari, pentru
ca in acest fel toate punctele pot fi evidentiate. La aranjarea in pagina cu retrageri este
obligatoriu ca toate punctele enumerarii, avand aceeasi valoare, sa inceapa din punct de vedere
gramatical cu aceeasi parte de cuvant, fie printr-un verb, fie printr-un substantiv etc.
Aranjarea in acolada consta in prezentarea unor diviziuni si subdiviziuni, pronind de la general
catre particular, cu ajutorul semnelor de paranteza grupate in acolade.
Aranjarea in scheme consta in prezentarea unor diviziuni si subdiviziuni in casute, legate intre
ele prin linii.
Plicul - folosit pentru expedierea corespondentei trebuie sa fie confectionat dintr-o hartie de
calitate, iar elementele ce se mentioneaza pe acesta trebuie scrise lizibil, ca sa faciliteze
identificarea destinatarului. Exista mai multe tipuri de plicuri:
- plicuri standard de corespondenta
- plicuri adaptate pentru coli A4 impaturite in doua:
- plicuri de cabinet
104

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13
- plicuri lungi pentru coli impaturite pe lung;

- plicuri dosar - pentru coli A4 neimpaturite.
Plicurile sunt diferite ca marime, greutate si culoare. Unele au sigla firmei (institutiei)
imprimate - cele mai utilizate sunt tipurile cu „fereastra"' prin care se vede numele si adresa
destinatarului scrise in interiorul scrisorii.
Pe plic se fac urmatoarele mentiuni:

 adresa destinatarului care coincide cu adresa interioara. Aceasta trebuie sa fie completa
(numele persoanei si/sau al firmei, strada, localitatea, codul postal, eventual .tara,
(atunci cand corespondenta se expediaza in alte tari). Pot exista ca si in scrisoare,
indicatii de transmitere a corespondentei catre un anumit serviciu sau persoana;
 adresa expeditorului - poate fi plasata in coltul din stanga sus sau pe verso;
 unele firme expeditoare au deja antet tiparit pe plic;
 indicatii speciale de atentionare (se refera la caracterul corespondentei): personal,
confidential, urgent etc., care se scriu in coltul din stanga sus (in cazul in care adresa
expeditorului se afla pe verso) sau in stanga jos;
 indicatii pentru posta (se refera la categoria sau tariful postal, fie la modul de trimitere
a corespondentei). Putem intalni una din mentiunile: par-avion, prin curier,
recomandata, post-restant etc. (acestea sunt scrise fie de expeditor, fie de catre serviciile
postale, la cererea expeditorului),
Elementele componente ale scrisorii
Conform uzantelor internationale scrisoarea oficiala are urmatoarea structura:
 antet;
 numarul si data;
 referintele;
 adresa destinatarului;
 formula de salut/de adresare;
 obiectul scrisorii;
 continutul;
105

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13
 formula de incheiere/de salut;

 semnatura;
 anexe.
ANTETUL-in general, hartia folosita pentru corespondenta are antetul tiparit sau gravat, plasat
in partea superioara, pe mijloc sau in partea stanga a paginii. Uneori apar completari ale
antetului in subsolul paginii, in lipsa unui antet tiparit acesta este dactilografiat.
Forma si grafica antetelor este extrem de variata, dar el trebuie sa fie simplu si cu aspect placut,
fara elemente ornamentale inutile, indeplinind, pe langa functia de identificare si informare si
pe cea de publicitate.
Antetul cuprinde;
- elementul grafic (sigla sau logo-ul. Numai pentru antetele institutiilor centrale de stat, sunt
folosite in antet tricolorul si stema tarii.);
• denumirea societatii;
• forma sa juridica;
• adresa si sediul central (se indica strada, numarul, localitatea, codul postal, tara);
• numarul de inregistrare la Registrul Comertului;
• codul fiscal;
• contul bancar si banca unde societatea are deschis contul respectiv;
• numarul de telefon, precedat de prefixul orasului, eventual si cel al tarii (in cazul
corespondentei cu partenerii straini);
• numarul de fax;
• e-mail-ul.
NUMARUL si DATA - Numarul si data inregistrarii unei scrisori sunt elemente care determina
identitatea scrisorii, momentul de la care curg obligatii (de a raspunde la o scrisoare, de a
executa o lucrare, de a pune in aplicare un ordin etc.) si sta la baza clasarii numerice si
cronologice. Numarul si data se scriu in general sub antet ca si cum ar face parte din acesta sau
in dreapta lucrarii, in partea opusa antetului, in dreptul randului al doilea al acestuia. Denumirea
lunii se scrie in litere (22 octombrie 2012). De asemenea, in cazul unor documente, pe langa
106

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13
data se indica si locul emiterii acestora. Locul de emitere se plaseaza inaintea datei, data se
separa de numele localitatii prin virgula. Numele locului de expeditie este, de obicei, numele
din antetul tiparit. Exceptie fac, de exemplu, cazurile in care scrisorile se expediaza de la un
departament al firmei care se afla in alt oras. in aceste conditii precizarea locului de expeditie
impreuna cu data devine obligatie.
ADRESA DESTINATARULUI - Se plaseaza fie in partea stanga a colii de hartie (pentru

forma bloc), fie in partea dreapta (pentru forma semi-bloc) si se scrie dupa sistemul bloc.
Aceasta cuprinde:
- denumirea unitatii (inclusiv biroul, directia careia ii este destinata se risoa re);
- adresa (localitatea precedata de codul postal, str. si nr., judetul, sectorul , tara (pentru
strainatate). Adresa poate fi precedata de cuvantul „catre" (dupa care nu se pune virgula).
Cele mai utilizate formule de adresare sunt:
1) unei persoane din firma sau institutie ne adresam cu numele sau complet. Numele va fi
precedat de formula de politete „Domnului", „Doamnei" precum si de functiile oficiale sau
onorifice ale persoanei respective. Exemplu: Domnului Profesor ............... -Director ............
2) unui functionar al carui nume nu il cunoastem sau unui serviciu din cadrul unei institutii, ne
adresam denumind functia acestuia sau serviciul. Aceasta indicatie poate fi scrisa si la sfarsitul
adresei interioare cu doua randuri mai jos, precedata de cuvintele: „in atentia Directorului
General / Serviciului Import -Export";
3) unei institutii, firme, ne putem adresa mentionand doar numele acesteia.
FORMULA DE SALUT ( DE ADRESARE) - Plasata de la margine sau de la alineat, formula

de adresare se scrie pe rand separat. Cu cat autoritatea careia ii este destinata scrisoarea se afla
mai sus pe scara ierarhica, cu atat aceasta inscriptie va fi mai evidenta fata de adresa. Se plaseaza
aproximativ la trei spatii sub adresa destinatarului. Dupa formula de salut se pune virgula si nu
se recomanda abrevierea cuvintelor din formula de salut. Modul in care o exprimam depinde
de formula pe care arn folosit-o anterior. Formula cea mai uzitata este Domnule m sau Doamna
m, daca destinatarul exercita o responsabilitate vom adauga:
107

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13
Domnule primar-. Domnule director*, Domnule Ministru • etc. Exista functii care cer un alt
apelativ, de exemplu Sire* sau Majestate. Formula de politete cuplata cu titlul functiei
nu trebuie urmata si de nume. Primarului unui oras nu i se scrie: Domnule primar
Popescu •, ci Domnule primar-; o personalitate poate acumula mai multe
responsabilitati care ii confera tot atatea titluri, poate detine diferite grade universitare
sau onorifice. Le vom folosi pe cele care justifica scrisoarea. Intr-o corespondenta intre doua
persoane egale din punct de vedere ierarhic si care se cunosc bine se poate adauga la apelativul
propriu-zls si "Stimate coleg" Exista cuvinte a caror forma de feminin este marcata doar prin
titluri de politete: "Doamna Ministru", "Doamna Judecator", etc.
OBIECTUL SCRISORII - Se scrie ca prim aliniat al scrisorii dupa formula de adresare,

precedat de cuvintele Referitor la ..sau Ref-, rolul sau este de a prezenta succint problema
tratata in scrisoarea respectiva si de a usura operatia de indrumare si de clasare a corespondentei.
Includerea obiectului scrisorii nu este obligatorie si poate fi emisa in cazul in care problema
tratata in scrisoare este prezentata pe scurt in primul paragraf al ei.
CONTINUTUL SAU TEXTUL PROPRIU-ZIS AL SCRISORII

Reprezinta partea esentiala a scrisorii si de aceea trebuie redactata cu deosebita atentie.
Cuprinde:
- paragraful de introducere;
- mesajul (sau cuprinsul);
- incheierea;
Cele trei parti se scriu cu aliniat si se separa eventual printr-un spatiu dublu fata de distanta
dintre randuri la care este scris textul.
Introducerea-Este strans legata de obiectul scrisorii la care face referire sau pe care il contine,
de exemplu: confirmarea primirii unei corespondente, marfuri, documente, formularea unui
raspuns la o scrisoare anterioara etc. In corespondenta comerciala, introducerea consta in
formule tip, dar care nu trebuie sa fie lipsite de politete si de un anumit caracter personal (in
functie de destinatar).
108

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13
Mesajul (cuprinsul)- Contine punctul de vedere al expeditorului fata de problemele tratate, de

aceea ideile mesajului trebuie exprimate cat mai clar, intr-o inlantuire logica folosind un
vocabular adecvat si un ton corespunzator. Este indicata folosirea frazelor scurte, fiecare idee
distincta facand obiectul unui paragraf separat. Mesajul poate sa cuprinda o motivare si o
concluzie. Daca problema cuprinsa in scrisoare nu necesita explicatii (motivarea), continutul
scrisorii se concretizeaza in chiar concluzia acestuia.
De asemenea, organizarea indirecta a mesajelor este indicata, din punctul de vedere al stilului
(ton si impact):
- pentru majoritatea scrisorilor neutre (raspunsul la cereri de informatii, darea de
instructiuni si explicatii),
- pentru mesajele care contin vesti bune (exemplu: aprobarea unor solicitari, cereri,
anuntarea promovarii), pentru mesajul care exprima buna vointa (felicitari, aprecieri
pozitive, etc.).
Incheierea - incheierea mesajului trebuie sa reprezinte concluzia logica a punctului de vedere
cuprins in mesaj. Aceasta se poate materializa in exprimarea unei promisiuni, a unei dorinte de
continuare sau intarire a relatiilor de colaborare cu partenerul, a multumirilor pentru modul in
care acesta a rezolvat unele probleme, a unor scuze pentru unele erori etc.
De asemenea, tot in aceasta parte a scrisorii se poate face referire la documentele care se
anexeaza:"Anexam acestei scrisori..."
FORMULA DE INCHEIERE / DE SALUT- Se plaseaza la 2-3 randuri sub text, inaintea

semnaturii. Pentru scrisorile destinate unor oficialitati inalte, cele mai folosite formule de salut
sunt:
Va rog sa acceptati expresia distinselor mele sentimente
Va rog sa binevoiti a agrea/a accepta/ a primi, expresia sentimentelor mele distinse/celor mai
bune sentimente ale mele,
Pentru a respecta armonia intre formula de adresare (salut) si formula de incheiere, aceasta din
urma o reia pe prima, plasand-o intre virgule.
-Va rog sa agreati. Domnule Ministru, expresia inaltei mele consideratii,
109

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13
-Va rog sa primiti, Domnule Procuror, cele mai respectuoase sentimente

-Va rog sa primiti. Domnule Presedinte, omagiul celui mai profund respect.
-Va rog sa primiti, Domnule Ambasador, Excelenta Voastra, asigurarea intregii noastre stime.
Alte formule folosite:
-Cu stima,
- Cu respect formule folosite cand destinatarul este necunoscut.
-Cu cele mai bune sentimente formula mai familiara, folosita de la egal la egal sau pe o scara
ierarhica superioara.
-Cu sentimente alese de la furnizor la client, de la functionar la patron.
-Cu sinceritate
-Al dumneavoastra
-Cu cele mai alese ganduri.
In corespondenta protocolara si diplomatica formula finala de salut este obligatorie. Formula
finala sau de curtoazie constituie ultimul paragraf. Ea exprima in putine cuvinte sentimentele
de apreciere sau de deferenta ale semnatarului.
SEMNATURA- Constituie un element important al scrisorii, intrucat ea este cea care da

autenticitate scrisorii.
In general, scrisoarea cuprinde doua semnaturi: a conducatorului unitatii si a sefului
compartimentului care a emis scrisoarea.
Aranjarea semnaturii in pagina se face dactilografiind la 3 randuri de text functia semnatarului,
urmata obligatoriu de virgula. Se lasa un spatiu pentru semnatura olografa, apoi se
dactilografiaza numele si prenumele celui care va semna.
STAMPILA- Se aplica pe semnatura conducatorului, in documentele tipizate se aplica pe locul

marcat cu initialele LS. Elementele ocazionale sunt:
" Mentiunea „ anexe " apare atunci cand scrisoarea este insotita de anexe si acestea se scriu sub
numele expeditorului principal, in stanga.
110

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13
" Initialele celui care a redactat scrisoarea in coltul din stanga jos, despartite prin linie de fractie
(bara).
Scrisoarea in mediul international
Corespondenta privitoare la managementul afacerilor si de business, poate fi destinata
strainatatii. Pentru o scriere eficienta, nu este suficienta cunoasterea limbii in care se scrie, ci si
a culturii a carei componenta este, a „limbajului gandirii" celui Cu care se comunica. Diferentele
culturale se oglindesc in scriere sub mai multe aspecte: iata cateva dintre ele:
Forma - cateva elemente care tin de forma:
• formatul - francezii folosesc formatul cu paragrafe indentate si foarte rar forma bloc. Adresa
interioara o scriu in partea dreapta, urmata (uneori) de initialele secretarei si ale celui care a
scris scrisoarea (la americani si britanici aceste initiale apar la sfarsitul scrisorii - la noi la fe1);
• modul de a scrie data - americanii scriu luna/ziua/anul; modul european este
ziua/luna/ anul; modul standard international este anul/ luna/ ziua;
• modul de a scrie ora - modul american foloseste ciclul de 2x12 ore, iar modul european
ciclul de 24 ore, astfel, de exemplul, 5 pm de la americani devine 17 la europeni;
• -modul de a scrie numerele - modul american $ 444,000.77; modul european 444.000.77
$; de asemenea, unele unitati de masura sunt diferite in Europa si SUA;
• modul de adresare intr-o scrisoare - mult mai formal la japonezi, germani si francezi decat
la americani. Dupa formula de adresare la francezi urmeaza virgula (ca si la noi), in timp
ce la americani urmeaza doua puncte. Frantuzoaicele nu obiecteaza cand primesc o
scrisoare adresata cu Monsieur, dar femeile de afaceri americane detesta acest lucru;
• modul de incheiere a unei scrisori - francezii incheie mai formal si mai pretentios decat
americanii.
111

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13
6.Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii
Nr. Compartimentul/ Operatiunea Secretariat Director Arhiva

crt.
1 Secretar E Ah
2 Secretar V
3 Director Ap
112

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13

compartimentului
din PO Nr. 600 / 2018
privind aprobarea
Codului Controlului
Intern
113

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
114

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13
procedurii
115

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13
10. Anexe , înregistrări, arhivări
Nr. Denumire Elaborator Aprobat Număr Difuzare Arhivare Alte

anexă anexă exempl Loc Per el
1.
2.
3
116

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 13
11. Cuprins
operaţionale
1 Coperta 68

operationale

operaţionale

operaţională
15 Cuprins 117
117
ORGANIZAREA SI FUNCTIONAREA Revizia 0

ACTIVITATII DE EVIDENTA SI
ȘCOALA GIMNAZIALĂ GESTIONARE A MANUALELOR SCOLARE
Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 14
Nr. înreg. ______/_____________
PROCEDURA OPERATIONALA
ORGANIZAREA SI FUNCTIONAREA ACTIVITATII DE EVIDENTA SI

GESTIONARE A MANUALELOR SCOLARE
P.O. Scr. 14
118

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 14

Elemente
privind
Crt operatiunea
1 2 3 4 5
119

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 14

Nr.
1 2 3 4
1 Editia 1 - 02.11.2018
2 Revizia 0
120

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 14
Lista persoanelor la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din
cadrul editiei procedurii operationale
Nr. Scopul Ex. Data

1 2 3 4 5 6 7
Aplicare

SCIM
121

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 14
1. Scopul procedurii operationale
1.1. Scopul procedurii:

Scopul prezentei proceduri este de a stabili modul de evidenta si gestionare a manualelor
scolare la nivelul unitatii.
1.2. Dă asigurari cu privire la existenţa documentelor adecvate derulării activităţilor;
1.3. Asigură continuitatea activitatii, inclusiv in conditii de fluctuatie a personalului, prin

faptul ca, procedurarea activitatii permite aplicarea acesteia de catre orice alt salariat care
il inlocuieste pe cel in functie la data elaborarii prezentei proceduri.
1.4. Sprijina auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control,
iar pe director in luarea deciziei. Operatiunea atenta de verificare a documentatiei este un
real sprijin pentru audit sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare, dar si pentru
directorul unitatii in luarea deciziei pentru asigurarea bunei desfasurari a activitatii unitatii.
122

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 14
2. Domeniul de aplicare
2.1. Aria de cuprindere

Procedura trebuie să cuprindă toate etapele derulării activității, trebuie să cuprindă activități de
control în lanțul procedural și trebuie adusă la cunoștința executanților pentru a putea fi aplicată în
mod uniform.
2.2. Delimitarea activitatii în cadrul portofolliului de activitati desfăşurate

-activitatea procedurata este initiata de administrativ si compartimentului financiar-contabil şi are
la baza documentele în baza cărora s-a efectuat primirea manalelelor in unitatea scolara.
2.3. Lista principalelor activitati de care depinde :

a) Această activitate depinde de activitatea compartimentelor:
*contabilitate
*administrativ
*didactic
b)de această activitate depind următoarele compartimente:
*contabilitate
*didactic
*conducere
123

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 14
3. Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate
3.1. Reglementări internaţionale

-
3.2. Legislaţie primară

• Legea contabilităţii nr. 82/1991, cu modificarile si completarile ulterioare
• Legea bibliotecilor nr. 334/2002, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare
• Legea Educatiei Nationale nr. 1 /2011 cu modificarile si completarile ulterioare
• OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților
publice.
3.3. Legislatie secundara

-
3.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice
- Circuitul documentelor;
- Regulamentul intern al Scolii;
- Alte acte normative.
124

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 14
4.1. Definitii ale termenilor

Procedura operationala - Prezentarea formalizata, in scris, a tuturor pasilor ce trebuie urmati, a
metodelor de lucru stabilite si a regulilor de aplicat in vederea realizarii activitatii, cu privire la
aspectul procesual.
Editie a unei procedure operationale - Forma initiala sau actualizata, dupa caz, a unei proceduri
operationale, aprobata si difuzata.
Revizia in cadrul unei editii - Actiunile de modificare, adaugare, suprimare sau alteie asemenea,
dupa caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei editii a procedurii operationale, actiuni
care au fost aprobate si difuzate.

OTC Ordonator tertiar de credite
Ct contabilitate
E elaborare
V verificare
Ap aprobare
Ah arhivare
Acp alte compartimente;
Scr Secretariat
OPC Ordonator principal de credite
125

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 14
5.1. Generalitati
Prezenta procedură operațională modul de desfasurare a activitatii de evidență și gestionare
a manualelor școlare la nivelul unității de învățământ. Procedura cuprinde toate etapele
derulării activității de control în lanțul procedural și este adusă la cunoștința executanților
pentru a putea fi aplicată în mod uniform.
5.2 Documente utilizate
5.2.1. Lista şi provenienţa documentelor:

- Proces verbal de predare primire
- Note de receptie
- Proces verbal de casare
5.2.2. Conţinutul şi rolul documentelor: se detaliază la cap. 5.4. al prezentei proceduri
5.2.3 Circuitul documentelor

compartimentul care a iniţiat operaţiunea – contabilitate - ordonator de credite- compartimentul
care a iniţiat operaţiunea - arhivă

5.3.1. Resurse materiale: calculatoare, laptopuri, internet, birotică, consumabile
5.3.2. Resurse umane: conform organigramei şi statului de personal
5.3.3. Resurse financiare: prevederile bugetare ale sumelor necesare
126

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 14
5.4 Modul de lucru
5.4.1. Planificarea si descrierea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii

Pasul 1. Se va numi un responsabil cu activitatea de evidență și gestionare a manualelor școlare
prin decizie scrisă a conducătorului unității. Responsabilul poate să fie bibliotecarul unității
(acolo unde există) sau un alt angajat care poate face parte din personalul didactic auxiliar sau
din personalul didactic, unde nu există bibliotecar. Persoana numită se va ocupa de întreaga
activitate, începând de la întocmirea comenzii și până la casarea manualelor.
Pasul 2. Comenzile de manuale se vor întocmi și transmite ISJ Bacău, avându-se în vedere
numărul real de elevi din unitatea școlară și procentul de manuale cuvenit unității școlare,
stabilit anual de către MEN prin ordin de ministru și comunicat unității școlare de către ISJ
Bacău. Vor fi consultate cadrele didactice în alegerea editurilor, această consultare va fi
formalizată prin încheierea unor procese-verbale.
În funcţie de nevoile specifice fiecărui ciclu de învăţământ, cadrele didactice prin

catedre/comisii metodice selectează auxiliarele didactice din lista celor aprobate/avizate
de CNEE.
Acestea sunt centralizate de profesorul diriginte, care le prezintă adunării generale a părinţilor.
Adunarea generală a părinţilor hotărăşte susţinerea cadrelor didactice şi a echipei manageriale
a unităţii de învăţământ privind activităţile, auxiliarele didactice şi mijloacele de învăţământ
utilizate în demersul de asigurare a condiţiilor necesare educării copiilor/elevilor.
Ulterior, Consiliul reprezentativ al părinților/Asociația de părinți din unitatea de învățământ își
exprimă acordul pentru utilizarea materialelor auxiliare propuse de cadrele
didactice/catedre/comisii metodice și întreprind demersurile necesare punerii în practică a
deciziilor luate de adunările generale ale părinților, cu respectarea prevederilor legale în
127

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 14
domeniul financiar. Cadrele didactice vor fi informate prin intermediul consiliilor profesorale
în legătură cu aceste demersuri.
Pasul 3. După primirea manualelor pe baza de proces-verbal de la depozitul ISJ Bacău, acestea
vor fi recepționate și înregistrate în contabilitate. Înregistrarea manualelor în contabilitate se
va face în baza unor documente justificative.
Intrarea:
- în baza proceselor verbale de predare-primire încheiate între ISJ Bacău și unitatea școlară și
a notelor de recepție,
- în baza proceselor verbale de predare-primire încheiate între unități școlare (în situația
primirii unor manuale de la altă unitate școlară) și a notelor de recepție.
Ieșirea:
- în baza proceselor-verbale de predare primire încheiate între responsabilul cu manualele și
învățătorii claselor I ( unde manualele distribuite elevilor nu mai trebuie recuperate la sfârșitul
anului școlar de la elevi cu excepția manualului ”Religie”).
- în baza procesului verbal de casare.
- în baza proceselor de predare-primire încheiate între unități școlare ( în situația predării unor
manuale către alte unități școlare).
Pasul 4. Dacă manualele primite în anii precedenți de către Școala Gimnazială ”Nicolae
Bălcescu” (aflate în stoc) nu sunt înregistrate în contabilitate, acestea vor fi înventariate, se va
identifica prețul unitar al acestora, valoarea lor, vor fi recepționate și înregistrate de asemenea
în cotabilitate. Prin ”aflate în stoc” se înțelege atât manualele aflate la elevi care sunt deja
distribuite acestora cât și manualele nedistribuite ( surplusul).
Pasul 5. Unitatea trebuie să întocmească o evidență clară a manualelor școlare existente în

unitatea școlară și să o transmită la ISJ Bacău în fiecare an până la sfârșitul lunii decembrie,
128

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 14
pentru ca ISJ Bacău șă poată să-și întocmească sau să-și actualizeze o bază de date cu
manualele aflate în unitățile școlare.
Pasul 6. Distribuirea anuală a manualelor școlare către elevi se face prin învățători și diriginți
pe baza de proces verbal de predare-primire încheiat între responsabilul cu manualele din
cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” și respectivii învățători și diriginți.
Pasul 7. La sfârșitul cursurilor în luna iunie a fiecărui an școlar, responsabilul cu manualele va

prelua obligatoriu manualele de la diriginți și învățători în baza unor procese verbale de
restituire. Dacă manualele nu vor fi recuperate în totalitate, va informa în scris conducerea
unității pentru luarea măsurilor legale care se impun.
Pasul 8. În cazul în care elevul nu restituie manualele școlare la sfârșitul anului școlar, acesta
este obligat să achiziționeze manuale identice pe care să le predea dirigintelui sau învățătorului
înainte de terminarea anului școlar. Dacă manualele respective nu se mai editează, atunci se
actualizează prețul de achiziție cu indicele de inflație și se va încasa contravaloarea acestora
de la elevi.
Pasul 9. În fiecare an, după primirea tuturor manualelor, la o dată care va fi stabilită de ISJ
Bacău, unitatea școlara transmite obligatoriu la ISJ Bacău o situație cu deficitul și surplusul
de manuale pentru a se efectua recartarea ( redistribuirea manualelor școlare între unitățile de
învățământ). Această operațiune va fi coordonată și monitorizată de ISJ Bacău.
Pasul 10. În fiecare an odată cu inventarierea patrimoniului (sfârșitul anului), vor fi

inventariate și manualele școlare, prin confruntarea evidenței faptice pe care o are
responsabilul cu manualele cu evidența contabilă. Tot atunci se vor face propuneri de casare
pentru manualele școlare care nu mai pot fi utilizate din cauza gradului de uzură fizică și/sau
129

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 14
morală, precum și pe cele a căror viabilitate a expirat. Propunerile de casare vor fi înaintate
către ISJ Bacău pentru aprobare. Numai după primirea aprobării se va efectua casarea efectivă
și scăderea din evidenta contabilă.
Pasul 11. Activitatea de arhivare (gruparea documentelor în dosare potrivit problemelor și

termenelor de păstrare, păstrarea dosarelor și predarea acestora la arhiva unității) se realizeaza
conform procedurii – Arhivarea documentelor financiar contabile. Gruparea tuturor
documentelor referitoare la manualele școlare pe fiecare an școlar într-un singur dosar.
Responsabilitatea funcționării acestei activități la nivelul fiecărei unități școlare, revine

directorului.
130

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 14
6. Responsabilităţi:
Nr Compartimentul …….. …….. ……..
crt (postul)/ acţiunea CS OTC Acp Acp Acp Ah
(operaţiunea)
0 2 3 4 5 6 7
1 elaborare E
2 verificare V
3 aprobare Ap
4 arhivare Ah Ah
131

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 14

compartimentului
din PO Nr. 600 / 2018
privind aprobarea
Codului Controlului
Intern
132

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 14

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
133

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 14
procedurii
134

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 14
10. Anexe , înregistrări, arhivări
Nr. Denumire Elaborator Aprobat Număr Difuzare Arhivare Alte

anexă anexă exempl Loc Per el
1.
2.
3
135

Exemplar nr. 1
Cod: P.O.Scr. 14
11. Cuprins
operaţionale
1 Coperta 118

operationale

operaţionale

operaţională
15 Cuprins 136
136

Secretariat Vol. III

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Secretariat Vol. III

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU”,

PROF. ANTIP CRINA RAMONA

PRESEDINTE COMISIE S.C.I.M.

PROF. SAVA RODICA

MANUAL PROCEDURI OPERATIONALE

COMPARTIMENTUL SECRETARIAT VOL. III

Nr. Denumirea si codul procedurii Pag

1 P.O. Scr. 11 – Acordarea voucherelor de vacanță 2

ACORDAREA VOUCHERELOR Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ DE VACANTA

Nr. înreg. ______/_____________

ACORDAREA VOUCHERELOR DE VACANȚĂ

ACORDAREA VOUCHERELOR Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ DE VACANTA

Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau, dupa

2 Verificat Sava Rodica Comisia SCIM 02.11.2018

3 Aprobat Prof. Antip Crina Ramona Director 02.11.2018

ACORDAREA VOUCHERELOR Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ DE VACANTA

Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale

Editia/ revizia in Data de la care se aplica

ACORDAREA VOUCHERELOR Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ DE VACANTA

Nr. Scopul Ex. Data

2 Aprobare 2 Director Director Prof. Antip Crina Ramona 02.11.2018

3 Verificare 1 Comisia Presedinte Sava Rodica 02.11.2018

4 Arhivare 1 Secretariat Secretar Șef Breahnă Iuliana 02.11.2018

ACORDAREA VOUCHERELOR Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ DE VACANTA

1. Scopul procedurii operaţionale

1.1. Stabilește modul de realizare a activității, compartimentele și persoanele implicate;

1.2. Dă asigurări cu privire la existența documentației adecvate derulării activității.

1.3. Asigură continuitatea activității, inclusiv în condiții de fluctuație a personalului.

1.5. Alte scopuri specifice procedurii operaționale.

ACORDAREA VOUCHERELOR Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ DE VACANTA

2. Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale

2.1. Precizarea (definirea) activității la care se referă procedura operațională;

2.2. Delimitarea explicită a activității procedurate în cadrul portofoliului de activități desfășurate

2.5. Listarea compartimentelor implicate în procesul activității.

ACORDAREA VOUCHERELOR Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ DE VACANTA

3. Documente de referinţă (reglementari) aplicabile activităţii procedurate

3.1. Reglementări internaționale

3.3. Legislație secundară

3.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entității publice

ACORDAREA VOUCHERELOR Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ DE VACANTA

- Regulamentul de organizare şi funcţionare al instituției

ACORDAREA VOUCHERELOR Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ DE VACANTA

4. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională

4.1. Definiţii ale termenilor

ACORDAREA VOUCHERELOR Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ DE VACANTA

4.2. Abrevieri ale termenilor

ACORDAREA VOUCHERELOR Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ DE VACANTA

5. Descrierea procedurii operaţionale

5.2. Documente utilizate

5.2.2. Conţinutul şi rolul documentelor :

ACORDAREA VOUCHERELOR Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ DE VACANTA

Nr. înreg. /_______