TEMA 8: Sistemul informaţional al managementului public

Sistemul informaţional cuprinde ansamblul de date, informaţii, circuite informaţionale, fluxuri

informaţionale şi mijloace de tratare a informaţiilor, implicate în procesul de fundamentare a deciziilor
elaborate de organele care fac parte din sistemul administraţiei publice şi care contribuie, prin
conţinutul lor, la satisfacerea necesităţilor generale ale populaţiei.

1. Componentele sistemului informaţional

1. Data reprezintă o descriere cifrică sau letrică a unui fenomen, proces, obiect, fapt, a unei
anumite acţiuni din cadrul sau din afara sistemului administrativ.
2. Informaţia reprezintă o comunicare, o ştire, un mesaj, o percepţie în legătură cu starea
sau condiţiile unor procese sau fenomene economice sau sociale, ştiinţifice sau tehnice etc., şi care
constituie o noutate şi prezintă interes pentru beneficiar, sporind gradul de cunoaştere al acestuia
privind procesele şi fenomenele respective.
Tipologia informaţiilor. Informaţiile care circulă în sfera administraţiei publice, pot fi
clasificate după următoarele criterii:
a.Modul de exprimare:
- orale;
- scrise;
- audiovizuale.
b.Gradul de prelucrare:
- primare, care anterior nu au suferit un proces de prelucrare informaţională. Se întâlnesc mai ales la
nivelul organelor administraţiei locale;
- intermediare, care se află în diferite faze de prelucrare;
prevăzute şi se regăsesc în decrete, hotărâri, ordonanţe, legi.
c. Direcţia vehiculării:
- descendente, care se transmit de la nivelul administraţiei centrale la organele administraţiei locale. Se
regăsesc în decizii, instrucţiuni, legi. decrete, ordonanţe;
- ascendente, care se transmit de la organele administraţiei publice locale la cele ale administraţiei
publice centrale şi reflectă, de regulă, rapoarte cu privire la gradul de realizare a obiectivelor
previzionale şi sunt precizate prin diverse acte normative;
- orizontul; care se transmit între persoane încadrate în diverse compartimente situate pe acelaşi nivel
al unui organ al administraţiei publice.
d. Destinaţie:
- interne, care circulă în interiorul instituţiilor administraţiei publice centrale şi locale;
- externe, care circulă în afara componentelor sistemulu administrativ .
e.Obligativitatea pentru beneficiar:
- imperative, emise de către Preşedintele Republicii, guvern,Parlament;
- nonimperative, acele informaţii care au caracter preponderent informativ şi care circulă,
în mod curent în cadrul instituţiilor componente ale sistemului administraţiei publice.
f.Natura proceselor reflectate:
- financiare, care reflectă sau au în vedere activităţi financiare;
- comerciale, care reflectă sau au în vedere activităţi comerciale;
- culturale, care reflectă în mod expres activităţi cu caracter cultural;
- turistice, reflectă activităţile turistice în mod deosebit;
-sportive, care reflectă sau au în vedere activităţi sportive.
Alte categorii de informaţii după acest criteriu: cercetare-dezvoltare, protecţia mediului,
învăţământ, asistenţă socială, agricultură, amenajarea teritoriului, transport, comunicaţii, sănătate.
g.Modul de evidenţă al informaţiilor:
- evidenţă curentă, care reflectă anumite situaţii existente la un moment dat:
- statistice, retlectă nivelurile realizate la principalele obiective şi activităţi în formă sintetică.

Cerinţe calitative privind informaţiile

Trăsătura
Nr calitativ a Specificaţia privind calitatea Implicaţii ale noncalilăţii informaţiilor
crt. informaţie
i
1. Realismul Reflectarea corectă a proceselor şi Probleme fals delimitate. Decizii incorecte.
fenomenelor din interiorul sistemul Pierderi de oportunitate şi alocarea
administrativ/instituţiei publice şi din necorespunzătoare a resurselor financiare.
mediul ambiant extern
2. Complexitate Exprimarea noutăţii fenomenelor şi Abordarea secvenţială a unor domenii sau
a proceselor din mai multe puncte de activităţi. Ignorarea unor aspecte sau activităţi cu
vedere: economic, tehnic, social, consecinţe în timp.
ecologic, etc.
3. Concizia Exprimarea sintetică şi clară a Dificultăţi în a sesiza esenţialul Pierderi de timp,
şi mesajului, a elementelor de ambiguităţi şi confuzii.
claritatea noutate, a specificului situaţiilor.

4. Fiabilitatea Extragerea şi conservarea substanţei Lipsă de continuitate. Inconsecvenţă

informaţionale cu semnificaţie pentru decizională. Inexistenţa unor repere necesare
istoria, prezentul şi perspectiva în analiza şi compararea unor situaţii.
sistemului administrativ/ instituţiei
publice.

5. Oportunitatea Prezentarea informaţiei în volumul, Decizi premature; lipsa condiţiilor economice,

structura şi nivelul de prelucrare organizatorice, sociale pentru aplicare. Decizii
cerute de un anumit moment întârziate; consumarea momentului propice poate
afecta prestigiul managerilor.

6. Dinamismul Reflectarea situaţiilor, faptelor, Furnizarea unor imagini statice asupra

fenomenelor în evoluţia lor. sistemului administrativ şi a mediului.
Indicarea tendinţelor în evoluţia lor
viitoare.

7. Adaptabilitate Adaptarea nivelului de prelucrare, Transmiterea unor informaţii incomplete şi prea

a modului de prezentare, timpului de sofisticate. Decizii insuficient sau greşit
furnizare la cerinţele emitenţilor şi fundamentate.
receptorilor.

3. Circuitul informaţional reprezintă traiectul pe care îl parcurge informaţia de la emiţător

până la beneficiarul de informaţie.
4. Fluxul informaţional reprezintă cantitatea de informaţie vehiculată între emiţător şi
beneficiarul de informaţie.
Circuitele şi fluxurile informaţionale pot fi clasificate după următoarele criterii:
Direcţia de vehiculare:
 - Verticale se stabilesc între instituţii ale administraţiei publice situate la nivel central şi cele situate
la nivel local între care există relaţii de subordonare;
- Orizontale se stabilesc între posturi, respectiv compartimente/ instituţii situate pe acelaşi nivel
ierarhic în cadrul sistemului ,administrativ;
- Oblice se stabilesc între instituţii ale administraţiei publice situate pe niveluri ierarhice diferite,
între care nu există relaţii de subordonare nemijlocită.
Frecvenţa producerii:
- Periodice se repetă la anumite intervale, an, trimestru c ocazia întocmirii unor
rapoarte, dări de seamă, statistici solicitate de organe ale administraţiei situate pe
niveluri superioare în cadrul sistemului;
- Ocazionale se stabilesc cu o frecvenţă aleatoare ori de câte ori este cazul, iar fundamentul
producerii lor îl reprezintă situaţiile inedite care se produc în interiorul sau în afara
instituţiilor care compun sistemul administraţiei publice.

5. Procedurile informaţionale reprezintă un ansamblu de elemente prin care se stabilesc

modalităţile de culegere, înregistrare, transmitere şi prelucrare a informaţiilor cu precizarea
operaţiilor de efectuat şi a succesiunii lor, a suporţilor şi mijloacelor de tratare a informaţiilor.
6. Mijloacele de tratare a informaţiilor reprezintă componenta tehnico-materială a
sistemului informaţional, ce cuprinde toate instrumentele şi echipamentele ce sunt implicate în
tratarea informaţiilor.
Ele pot fi:

- Manuale: maşina de scris, maşina de calcul, instrumente clasice (stilou, creion etc.)
- Mecanice: echipamente mecanografîce (suportul informaţional este hârtia şi cartela),
minicalculatoare;
- Automatizate: computere, reţele de calculatoare etc.

2. Funcţiile sistemului informaţional

Sistemul informaţional al instituţiilor publice îndeplineşte următoarele funcţii:

1. Funcţia decizională constă în aceea că sistemul informaţional trebuie să asigure elementele
informaţionale necesare fundamentării actelor administrative la nivelul Parlamentului, guvernului şi a
tuturor categoriilor de decizii administrative.
2. Funcţia operaţională este funcţia prin care sistemul informaţional asigură operaţionalizarea
actelor administrative: legi, decrete, hotărâri, decizii administrative, etc.
3. Funcţia de documentare a sistemului informaţional exprimă rolul acestui sistem de a
înregistra informaţii necesare personalului angajat în sistem pentru a fundamenta sistemul de
obiective şi, implicit, deciziile derivate din acesta

3. Principiile sistemului informaţional

1. Principiul conceperii şi restructurării sistemului informaţional potrivit cerinţelor

managementului unei instituţii publice
 2. Principiul corelării strânse a sistemului informaţional cu organizarea structurală şi cu
sistemul decizional din instituţiile publice ale sistemului administrativ.
3. Principiul unităţii metodologice a tratării informaţiilor
4. Principiul concentrării asupra informaţiilor esenţiale
5. Principiul asigurării unui timp corespunzător de reacţie componentelor sistemului
administraţiei publice.
6. Principiul asigurării unui maximum de informaţii finale dintr-un fond limitat de informaţii
primare.
7. Principiul flexibilităţii. Presupune adaptarea continuă a parametrilor sistemului
informaţional din administraţia publică la caracteristicile mediului extern. Presupune o
permanentă reacţie a instituţiilor din administraţia publică faţă de opiniile membrilor
societăţii şi adoptarea rapidă a deciziilor pe care le atrage sistemul de nevoi, interese,
preferinţe ale populaţiei

4. Dezinformare şi suprainformare: forme de manifestare, cauze, implicaţii

In practica managerială, dezinformarea se regăseşte, în principal, sub următoarele forme:

- Distorsiunea este o formă a dezinformării prin care se culeg, prelucrează şi transmit, în mod
neintenţionat, mesaje eronate.
- Filtrajul se apropie de forma pură a dezinformării şi constă în modificarea parţială sau totală a
mesajului în mod intenţionat pe parcursul înregistrării, prelucrării şi transmiterii datelor şi
informaţiilor.
- Scurtcircuitarea este o formă mai subtilă a dezinformării şi constă în eliminarea intenţionată din
circuitul informaţional a anumitor persoane. Poate fi generată de intenţia de a mări viteza de
deplasare a informaţiei sau deciziei eliminând unele puncte de prelucrare sau chiar noduri
decizionale considerate neimportante, uneori datorită unor antipatii faţă de anumite persoane.

Suprainformarea determină o serie de implicaţii negative: consum de timp nejustificat, creşterea

numărului de posturi din structura organizatorică, sporirea costurilor, apariţia stresului etc. Formele
de manifestare ale suprainforrnării sunt:
- Redundanţa constă în înregistrarea, prelucrarea şi transmiterea repetată a unor
informaţii.
- Supraîncărcarea canalelor de comunicare constă în culegerea, prelucrarea şi transmiterea
unor informaţii inutile.

5. Retrospectivă şi perspectivă privind evoluţia sistemului informaţional managerial

Sistemul informaţional managerial poate fi definit ca un sistem informaţional prin care se

asigură managerilor la momentul oportun datele necesare pentru adoptarea deciziilor în vederea
exercitării funcţiilor managementului. Sistemul informaţional managerial a cunoscut următoare
evoluţie10:

1. Prelucrarea manuală sau cu echipamente clasice de birou a datelor.

2. Prelucrarea automată a datelor, caracterizată prin folosirea calculatorului electronic în
procesarea datelor, îndeosebi a celor privind aprovizionarea, salariile şi contabilitatea. Aceasta ajută
mai mult în munca de execuţie decât în cea de conducere.
 3. Conceperea şi operaţionalizarea sistemelor informaţionale pentru manageri bazate pe
prelucrarea automată a datelor permite furnizarea unor informaţii necesare procesului de management.
Cu ajutorul calculatorului se adoptă decizii care vizează activitatea internă a instituţiei/sistemului
administrativ.
4. Conceperea şi operaţionalizarea sistemelor informatice ca supor pentru decizie se bazează
pe implementarea unui sistem computerizat în regim interactiv accesibil şi nespecialiştilor în
informatică, care furnizează informaţii necesare procesului managerial. Se adoptă, cu ajutorul
calculatorului, decizii care vizează atât activitatea internă, cât şi activitatea externă a sistemului
administrativ/instituţiei publice.
5. Folosirea inteligenţei artificiale, o etapă calitativ superioară celei anterioare, presupune
utilizarea computerelor pentru a simula anumite caracteristici ale gândirii umane. O aplicaţie
valoroasă a inteligenţei artificiale o reprezintă sistemele expert, care se pot folosi pentru
j, diagnosticarea unor probleme complexe şi recomandarea alternativelor de soluţionare a lor.
Instituţiile publice, în marea lor majoritate, se găsesc în etapa a
treia.
Tendinţe ale sistemului informaţional:
1. Utilizarea computerelor în reţea, care permite accesu concomitent al mai multor
utilizatori din diverse componente ale administraţiei la categoriile de informaţii
dorite şi necesare.
2. Accentuarea caracterului previzional anticipativ al sistemulu informaţional din
administraţia publică