S.C.

SIM ELDI CONSTRUCT SRL PS-01

Ed.1 Rev.0
Ex. nr.: Pag. 1/5
CONTROLUL DOCUMENTELOR SI Data intrarii in vigoare:
MODIFICARILOR 15.04.06

ELABORAT AVIZAT APROBAT

FUNCTIA AC AC DIRECTOR GENERAL
NUME PRENUME TUDOSE C. TUDOSE C. MURAT N.
DATA/
SEMNATURA

LISTA DE DIFUZARE/RETRAGERE A DOCUMENTELOR

Ex. Destinatar Data Semnatura Data Semnatura
nr. difuzarii retragerii
0. DIRECTOR GENERAL
1. DIRECTOR TEHNIC
2. ASIGURAREA CALITATII
3. CONTROLUL CALITATII
4. TEHNIC-PRODUCTIE
5. RESURSE UMANE
6. PM-PSI
7. MECANIZARE
8. SEF LUCRARI
9.
LISTA DE CONTROL A REVIZIILOR/MODIFICARILOR
Nr. Revizia Descriere modificare Data
1. 0 Elaborare initiala 15.04.2006
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Formular cod: F-001

 S.C. SIM ELDI CONSTRUCT SRL PS-01
Ed.1 Rev.0
Ex. nr.: Pag. 2/5
CONTROLUL DOCUMENTELOR SI Data intrarii in vigoare:
MODIFICARILOR 15.04.06

1. SCOP

Descrierea responsabilitatilor si a masurilor necesare pentru tinerea sub control

a primirii, elaborarii, identificarii, verificarii, aprobarii, difuzarii si retragerii documentelor
utilizate la SC SIM ELDI CONSTRUCT SRL,
precum si modificarile acestora.

2. DOMENIU

Procedura se aplica în activitatile ce pot afecta calitatea, desfasurate de

SC SIM ELDI CONSTRUCT SRL de catre personalul implicat in primirea, elaborarea,
identificarea, verificarea, aprobarea, difuzarea si retragerea documentelor.

3. DOCUMENTE DE REFERINTA

3.1. Manualul de Management al Calitatii – cod MMC-01, ultima revizie;

3.2. SR EN ISO 9001/2001 “Sisteme de management al calitatii - Cerinte’’.
3.3. SR EN ISO 9001/2001 “Sisteme de management al calitatii – Principii
fundamentale si vocabular”

4. DEFINITII SI ABREVIERI

Conform Manualului de management al calitatii MMC-01, ultima revizie.

5. RESPONSABILITATI

5.1. Responsabil Asigurarea Calitatii:

- intocmeste si revizuieste manualul calitatii MMC-01 si procedurile proceselor

manageriale si functionale ( PS);
- mentinerea unui sistem de evidenta a actualizarilor,a difuzarilor si retragerii
acestora;
- intocmirea si actualizarea listelor cu documentele in vigoare si distribuirea
acestora;
- atribuirea codurilor pentru procedurile /instructiunile si formularelor aferente
acestora,in colaborare cu compartimentul elaborator,astfel incat sa fie asigurata
unicitatea codificarii;
- arhivarea exemplarelor originale ale tuturor documentelor sistemului de
management al calitatii.

Formular cod: F-002

 S.C. SIM ELDI CONSTRUCT SRL PS-01
Ed.1 Rev.0
Ex. nr.: Pag. 3/5
CONTROLUL DOCUMENTELOR SI Data intrarii in vigoare:
MODIFICARILOR 15.04.06

5.2. Responsabil Controlul Calitatii:

- intocmirea, distribuirea si revizuirea planului calitatii (PC);

- mentinerea evidentei neconformitatilor deschise si distribuirea lor la utilizatori.

6.3. Responsabil aprovizionare:

- tinerea sub control a documentelor de aprovizionare si a contractelor de

furnizare materiale/produse/servicii;
- tinerea sub control a inregistrarilor/documentelor primite de la furnizori;
- tinerea sub control a evaluarii furnizorilor de materiale/produse/servicii conform
PG-08 “Evaluarea furnizorilor”.

6. DESCRIERE PROCEDURA

6.1. Tinerea sub control a documentelor necesare în activitatile desfasurate societate

implica stabilirea unui sistem procedurat prin care se stabilesc responsabilitatile,
metodele si fluxul circulatiei documentelor în ce priveste: primirea, elaborarea,
identificarea, verificarea, aprobarea, difuzarea si retragerea documentelor.

6.2. Categoria documentelor utilizate tinute sub control:

 manualul calitatii;
 procedurile SMC-ului;
 instructiuni de lucru ;
 planurile calitatii;
 documente de executie;
 documente de aprovizionare;
 formulare de inregistrare;
 comenzi, contracte;
 documente administrative ( fise post, decizii,alte reglementari interne);
 standarde, norme, normative, legi, hotarari, ordonante;
 buletine informative;
 documente primite de la furnizori ( carti tehnice ale produselor, etc.)

6.3. Elaborarea documentelor

Toate compartimentele care elaboreaza documente trebuie sa asigure:
 atribuirea unei identitati unice prin codificarea documentelor;
 tinerea evidentei documentelor elaborate cat si a reviziilor/modificarilor acestora;
 obtinerea avizelor /aprobarilor necesare pentru documentele elaborate inainte
de difuzare;
 stabilirea listelor de distributie si transmiterea documentelor conform listei;
 retragerea documentelor anulate atunci cand se difuzeaza noi revizii ale
acestora;

Formular cod: F-002

 S.C. SIM ELDI CONSTRUCT SRL PS-01
Ed.1 Rev.0
Ex. nr.: Pag. 4/5
CONTROLUL DOCUMENTELOR SI Data intrarii in vigoare:
MODIFICARILOR 15.04.06

 pastrarea tuturor dovezilor scrise de distribuire ( formulare de transmitere,

documente sau scrisori de transmitere);
 pastrarea inregistrarilor care permit identificarea reviziilor la documente.

6.4. Primirea documentelor

Compartimentele care primesc documente sunt resposabile pentru:
 verificarea borderoului/ scrisorii/ formularului de transmitere cu continutul
pachetului de documente primite;
 utilizarea / pastrarea / arhivarea documentelor intr-un sistem care sa permita o
regasire usoara a documentelor.

6.5. Verificarea/ aprobarea documentelor.

Orice document poate fi utilizat numai dupa ce a fost verificat, avizat si
aprobat conform cerintelor legale.

6.6. Modificarea documentelor

6.6.1. Cerintele generale privind modificarile la documente:

 toate modificarile la documete vor fi supuse aceluiasi nivel de analiza si
aprobare ca si documentele initiale;
 modificarile la documente trebuie sa asigure regasirea cu documentul initial prin
cod, denumire, nr. revizie, nr.fisa de modificare;
 modificarea la un document va fi emisa intr-un numar de exemplare cel putin
egal cu nr. de exemplare al documentului initial si se va distribui in mod identic cu
acesta.

6.6.2. Modificarile documentelor interne.

Identificarea necesitatii de modificare sau actualizare a documentelor interne se
face prin analizarea de catre fiecare elaborator in parte a documentelor emise.
Modificarile documentelor interne sunt necesare in urmatoarele situatii:
 datorita cerintelor clientilor;
 modificari in structura organizatorica a firmei;
 propuneri ale angajatilor;
 redefinirea politicii in domeniul calitatii;
 cerinte impuse de standarde, legi, normative;
 deficiente descoperite cu ocazia auditurilor interne;
 actiuni corective si preventive.
Utilizatorii documentelor au posibilitatea de a face propuneri de modificare,
imbunatatire si corectare a acestora.

6.7. Retragerea documentelor anulate.

Pentru a se exclude posibilitatea utilizarii documentelor depasite sau anulate
acestea vor fi prompt retrase din uz.
Persoanele care au difuzat o noua revizie la un document vor retrage

Formular cod: F-002

 S.C. SIM ELDI CONSTRUCT SRL PS-01
Ed.1 Rev.0
Ex. nr.: Pag. 5/5
CONTROLUL DOCUMENTELOR SI Data intrarii in vigoare:
MODIFICARILOR 15.04.06

documentul anulat, prin mentionarea in formularul de transmitere documente

“ANULAT”.
Retragerea din uz a documentelor se realizeaza in diverse situatii, cele mai
importante fiind urmatoarele:
 documentele sunt anulate/inlocuite;
 documentele sunt inlocuite cu noi revizii;
 documetele prezinta un grad avansat de uzura.
Retragerea sau anularea unui document se face de catre elaborator care va
informa responsabilul cu asigurarea calitatii in vederea operarii in lista P/I a
schimbarilor survenite.

6.8. Arhivarea documentelor

Arhivarea documntelor se realizeaza in spatii special amenajate care sa asigure
conditiile specifice de pastrare, protectie impotriva pierderii, disparitiei, deteriorarii sau
distrugerii acestora.
Arhivarea trebuie realizata intr-un sistem de indexare care sa permita o usoara
identificare a acestora . Arhivele trebuie sa asigure conditii corespunzatoare astfel incat
sa fereasca documentele de foc, condens, inundatii, furturi, insecte si rozatoare, acte
de vandalism, etc.

6.9. Ţinerea sub control a documentelor SMC (MMC, PS, IL, PC).
Documentele SMC sunt tinute sub control prin lista procedurilor/ instructiunilor.
Lista procedurilor/ instructiunilor este elaborata de catre Responsabilul cu
Asigurarea Calitatii si este revizuita la un interval de trei luni.

6.10. Tinerea sub control a documentelor de aprovizionare:

Responsabilitatile si metodele aplicate pentru elaborarea,aprobarea,primirea

si arhivarea documentelor primite de la furnizori sunt tinute sub control de
responsabilul cu aprovizionarea.
Inregistrarile care dovedesc circulatia documentelor sunt pastrate ca inregistrari
nepermanente.

7. RAPOARTE SI INREGISTRARI

Registre de evidenta

8. ANEXE

N/A

Formular cod: F-002