Diseño y desarrollo de una aplicación web para

gestionar los procesos de coordinación de trabajos

PROYECTO
de grado de la facultad de ingeniería de la
Universidad EAN
Nombre del documento Project Charter
Versión 1.1
Fecha de creación 01/03/2011

CARTA DEL PROYECTO

(PROJECT CHARTER)

1. NOMBRE Y DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

1.1. Nombre del Proyecto:

Diseño y desarrollo de una aplicación web para gestionar los procesos de

coordinación de trabajos de grado de la facultad de ingeniería de la
Universidad EAN.

1.2. Elaborado por:

Ing. Carolina Salazar Lara y la Gerencia de Proyecto para el Diseño y Desarrollo

del Aplicativo Web de la Facultad de Ingeniería de la Universidad EAN.

1.3. Autorizado por:

Ph. D Luz Amparo Acosta

1.4. Fecha de creación:

01 de Marzo de 2011.

1.5. Descripción del Proyecto:

Tomando en cuenta la importancia que existe actualmente sobre el manejo de

la información de forma rápida y segura es la principal razón por la cual se hizo
presente la necesidad de crear sistemas de información apoyados en
tecnologías de vanguardia para agilizar y automatizar procesos rutinarios de
gestión de datos que garanticen el dinamismo en la ejecución de dichos
procedimientos así como la integridad de la información.

El avance de la tecnología es una realidad que cada vez se va evidenciando con

más fuerza; los sistemas de comunicación vía satélite, la telefonía celular, las
autopistas de información vía internet; la fibra óptica y las computadoras
están revolucionando los procesos de gestión de información. Es por ello que
el sistema de educación universitario colombiano no está exento de esta
realidad y cada día va experimentando esta evolución, que afectan en gran
medida los servicios que ofrecen las instituciones de educación superior. Por
otro lado, con las nuevas tecnologías y especialmente la Internet, hacen que el
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medio universitario (alumnos, profesores, asesores académicos,

colaboradores, etc.), interactúen con el medio a través de la red facilitando así
el acceso a los servicios y recursos que ofrecen las instituciones.

La idea de crear un aplicativo web para apoyar y gestionar los procesos de

coordinación de los trabajos de grado que se presentan a la facultad de
ingeniería de la Universidad EAN nace de la inquietud de saber que no se
cuenta actualmente con un sistema automatizado que permita administrar de
manera eficiente la información porque todos los procesos se realizan de
manera manual, haciendo esta labor compleja y muy demorada.

Algunos de los inconvenientes que se presentan actualmente es al momento

de hacer consultas, manejar la información en tiempo real es imposible ya que
hay que remitirse a las fuentes para conseguir los datos; existe un alto riesgo
de pérdida de información y de documentos físicos; no hay disponibilidad de
información, cuando un documento está siendo utilizado hay que esperar para
acceder a esa información; no se garantiza la confiabilidad e integridad de
información ya que cualquier persona tiene acceso a ella; la generación de
informes estadísticos es lenta; no hay copias digitales de la información; llevar
el seguimiento de los proyectos de grado consume mucho tiempo y recurso
humano, lo que conlleva a la contratación de personal externo; no hay manera
de hacer seguimiento a un proyecto a menos que se esté monitoreando
frecuentemente puesto que no se cuenta con un sistema de avisos que genere
alarmas para las fechas de entrega de avances o documentos del proyecto.

En este sentido, se logran determinar diversos factores y elementos que

permiten apreciar claramente la importancia de desarrollar una herramienta
que realice los procesos de gestión y coordinación de los trabajos de grado de
la facultad de ingeniería de la Universidad EAN para poder llevar a cabo las
diversas tareas que involucra de forma automatizada y acceder a esta
información por medio de la web de forma rápida, fácil y eficiente.

2. AUTORIZACIÓN Y DESIGNACIÓN DEL PROYECTO

2.1. Autorización:

La presente Carta de Constitución del Proyecto, elaborada por la Gerencia de

Proyecto asignado al diseño y desarrollo del aplicativo web para la Facultad de
Ingeniería de la Universidad EAN, autoriza al equipo de trabajo a invertir los
recursos estimados en las actividades necesarias para el cumplimiento de los
objetivos del proyecto.
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2.2. Gerencia del Proyecto:

Se ha designado a la Ing. Carolina Salazar Lara como Gerente del Proyecto

debido a su experiencia y competencia en el campo de conocimiento
específico requerido para el desarrollo y ejecución de este Proyecto, sus
habilidades en dirección y ejecución de proyectos. Así mismo, el Gerente tiene
la autoridad para determinar y/o delegar actividades y responsabilidades
relacionadas con la organización, cronogramas, presupuesto, contratación, y
demás aspectos internos dentro del desarrollo del proyecto.

3. PROPÓSITO DEL PROYECTO

3.1. Justificación (Razón de Ser) del Proyecto:

Consientes de la relevancia que tiene el avance de la tecnología y los sistemas de

información, el presente proyecto tiene repercusión sobre los procesos de
desarrollo informático en un ámbito académico, aportando una valiosa
herramienta de apoyo para la gestión y coordinación de trabajos de grado de la
facultad de ingeniería, que sea capaz de realizar las diversas tareas que involucra
este proceso de forma automatizada y acceder a esta información por medio de la
web de forma rápida, fácil y eficiente.
También es importante destacar que la práctica de proyectos de investigación que
puedan aprovecharse para el desarrollo personal y organizacional, con especial
énfasis en el contexto académico, es fundamental ya que la información contenida
en este documento servirá de material de reflexión y acción sobre futuros
proyectos, y para generar nuevas propuestas que permitan optimizar los servicios
de la universidad EAN.

3.2. Objetivos del Proyecto:

El proyecto se fundamenta y apunta hacia el apoyo de las metas estratégicas

tanto académicas como laborales, específicamente en el desarrollo de una
aplicación web que incluya diversas funcionalidades que permita gestionar
todos los procesos de coordinación de trabajos de grado de la facultad de
ingeniería de la Universidad EAN.

METAS ESTRATÉGICAS OBJETIVOS DEL PROYECTO

1. Ofrecer información en formato digital
tanto para estudiantes como para
Fortalecimiento de los servicios y
docentes, tutores, asesores académicos
recursos de la facultad de
y colaboradores, que apoyen el
ingeniería
mejoramiento de la calidad de los
servicios dentro de la facultad.
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2. Fomentar el uso de los sistemas

Implementación de sistemas
automatizados de información y que sean
automatizados de información
escalables.
3. Promover proyectos e iniciativas de
desarrollo entre docentes y estudiantes,
Integración del medio académico
que sirvan de apoyo a los procesos que se
realizan dentro de la facultad
4. Crear un plan de trabajo donde las partes
interesadas comprometan sus esfuerzos
en la formulación de los planes de acción
Asignación equitativa de recursos
y el seguimiento correspondiente para el
fortalecimiento de los servicios que
ofrece la facultad de ingeniería.
5. Brindar servicios permanentes de
Acceso, pertinencia y permanencia información pertinente, actualizada y
de la información en el sistema abierta a todo el medio académico y
académico colaboradores que pertenecen a la
facultad de ingeniería.
6. Proveer la infraestructura física y
tecnológica requerida para dar cobertura
a la medio académico (computadores,
redes de comunicación, conectividad,
Incorporación de las TIC bases de datos, repositorios digitales,
sistemas de información) y dotarlos de las
herramientas y aplicaciones adecuadas
para el apoyo de los servicios y
actividades de la facultad.
7. Promocionar el uso de recursos
Uso de tecnologías de información
interactivos de formación científica,
para el desarrollo competencias en
técnica y tecnológica mediante programas
campos científico y tecnológico.
de capacitación y formación de usuarios.

Además, el Proyecto establece los siguientes objetivos en relación con los

conceptos teóricos propios del desarrollo de un sistema automatizado de
información de acceso web:

1. Determinar los requerimientos y necesidades del sistema.

2. Diseñar el modelo de ER (entidad-relación) del sistema.

3. Definir los perfiles de usuario del sistema.

4. Diseñar la GUI (interfaz gráfica del usuario).

5. Construir el aplicativo web según los parámetros requeridos,

determinados en el proyecto.
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6. Lograr que todo el medio académico y colaboradores se adapten a los

avances tecnológicos del nuevo milenio.

7. Brindar acceso universal a la información, sin limitantes de tiempo ni

espacio.

8. Preservación de los documentos a largo plazo.

9. Acceso a largo plazo.

10. Ahorrar tiempo de búsqueda y recuperación de información.

11. Equidad en el acceso a la información, toda el medio autorizado tiene la

misma facilidad y derecho de consultarla.

3.3. Alcance del Proyecto:

El Proyecto busca la creación de un sistema automatizado de información

mediante la integración de la comunidad académica y administrativa
(estudiantes, docentes, tutores, asesores académicos y colaboradores), a
través del suministro de servicios que permitan consultar fuentes y recursos
digitales de información y conocimiento, de forma ágil y fácil, a través de la
Web, bajo los criterios y estándares de calidad necesarios. De esta forma, toda
la comunidad asociada a la universidad EAN podrá hacer uso de la aplicación y
sus servicios en apoyo de las actividades que involucra los procesos de
coordinación de trabajos de grado de la facultad de ingeniería, lo cual
implicará la optimización del desarrollo laboral y académico de sus usuarios.
El Proyecto se desarrollará dentro de la Universidad EAN localizada en la
ciudad de Bogotá y su rango de acción se limitará a los estudiantes, docentes,
tutores, asesores académicos y colaboradores, que pertenecen a Facultad de
Ingeniería de la institución.

La infraestructura física y tecnológica será la necesaria para el cubrimiento en

número de la población estudiantil y docente de la facultad de ingeniería al
momento de la implementación según los horarios de uso y acceso
establecidos en los currículos vigentes.

3.4. Tiempo de ejecución del Proyecto:

El Proyecto se desarrollará en un periodo de 6 meses, tomando como inicio el

día 01 de Marzo de 2011.
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3.5. Hitos:

HITO CRITERIO DE CHEQUEO

Inicio del proyecto
Plan de trabajo
Ejecución del proyecto
Base de datos
Repositorio digital
Funcionalidad del sistema
Funcionalidad de servicios
Fin del proyecto
Project Charter autorizado y firmado por las partes.
Plan de trabajo oficial.
Orden de inicio del plan de trabajo oficial.
Existencia / Funcionalidad.
Existencia / Funcionalidad.
Existencia / Funcionalidad.
Existencia / Funcionalidad.
Conformidad del cliente.

3.6. Costo estimado del Proyecto:

El presupuesto estimado para el desarrollo integral del Proyecto es de

$5.100.000 (CINCO MILLONES CIEN MIL PESOS COLOMBIANOS M/CTE),
descritos así:

CONCEPTO PRESUPUESTO
Recursos humanos $ 3.000.000
Recursos tecnológicos (alojamiento base de datos) $ 1.000.000
Digitalización $ 500.000
Gastos operativos $ 500.000
Gastos administrativos $ 100.000
TOTAL $5.100.000

3.7. Riesgos:

 No disponibilidad de las personas cooperantes.

 Pérdida de información archivada en material físico.
 Acontecimientos de afección del orden académico.
 Suspensión del proyecto por causas de fuerza mayor.
 Desastres naturales.

4. REQUERIMIENTOS DE LAS PARTES INTERESADAS:

 Acceso de todos los miembros de la facultad de ingeniería de la Universidad

EAN a los recursos y servicios de la aplicación web para gestionar los procesos
de coordinación de trabajos de grado.
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 Reconocimiento de la aplicación web como herramienta que brinda apoyo

fundamental y necesario en los procesos y servicios académicos y laborales que
realiza la facultad de ingeniería.

 Cooperación del personal académico en el manejo de problemas y desarrollo

de competencias en el área de tecnologías de información y comunicación que
le permitan y estimulen a los estudiantes el desarrollo de aplicaciones de este
tipo.

 Cooperación del personal académico en el manejo competencias que le

permitan a la comunidad de la facultad el uso de la aplicación.

 Descarga parcial de documentos para posterior consulta fuera del campus

universitario.

 Acceso sin limitaciones con posibilidad de consulta desde cualquier lugar y

hora.

 Compromiso de las personas involucradas en el proceso.

5. DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO / ENTREGABLES:

ITEM FECHA RESPONSABLE

Informes finales de entrega del 31/08/2010 Gerencia de Proyecto
proyecto
Base de datos de la aplicación web 22/08/2010 Gerencia de Proyecto
con todos los módulos y servicios Desarrollo de Sistemas
probados y en funcionamiento

Capacitación de usuarios 11/08/2010 Gerencia de Proyecto

Dpto. Servicios de Información
Manual de administración del sistema 03/04/2010 Gerencia de Proyecto
Dirección de Sistemas
Dpto. Servicios de Información
Manual de usuarios 27/07/2010 Gerencia de Proyecto
Dirección de Sistemas
Dpto. Servicios de Información
Manuales, guías y en general toda la 25/07/2010 Gerencia de Proyecto
documentación que apoye a los Dirección de Sistemas
usuarios, administrativos y técnicos, Dpto. Servicios de Información
así como los instaladores y los medios
requeridos
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Presentación de la aplicación web 25/07/2011

para gestionar los procesos de
coordinación de trabajos de grado
de la Facultad de Ingeniería de la
Universidad EAN

6. RESTRICCIONES Y SUPUESTOS:

6.1. Restricciones:

 Contar con soporte técnico permanente.

 Disponibilidad de recursos económicos, planteados en el presupuesto, o

gastos adicionales que puedan surgir durante la ejecución.

 Acceso a la información que mantiene la facultad de ingeniería y al espacio

de trabajo cuando se requiera.

6.2. Supuestos:

 Se cuenta con la cooperación de los archivos y datos que mantiene la

facultad, para acceder a su información y procesos de digitalización de
material.

 Se cuenta con la cooperación del personal administrativo y académico que

labora dentro de la facultad de Ingeniería de la Universidad EAN.

 Se cuenta con la propiedad de los derechos de autor para la digitalización

del material existente.

 Se dispone de los recursos económicos necesarios para ejecutar el

proyecto.

 Existe compromiso de la Decanatura y la Dirección de la Facultad de

Ingeniería para desarrollar el Proyecto.

 Gracias a los servidores de la Universidad EAN se cuenta con el alojamiento

de la base de datos y la aplicación web.

 La Facultad de Ingeniería de la Universidad EAN garantiza la infraestructura,

conectividad y servicios de Red.
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7. OFICIALIZACIÓN DEL INICIO DEL PROYECTO:

La presente Carta de Constitución del Proyecto (Project Charter) se oficializa

mediante la verificación y aprobación del Patrocinador y el Gerente del Proyecto.
En constancia firman:

____________________________ ___________________________
Ph. D LUZ AMPARO ACOSTA ING. CAROLINA SALAZAR LARA
Directora de la Facultad de Ingeniería Gerente del Proyecto