Registry

Sistemul de Registratură Unică al

Ministerului Justiţiei

NOŢIUNI GENERALE

Data document: 12 Ianuarie 2005

Versiune: 1.0
 2005 Indaco Systems

Adresa: Str. Izvor nr. 78, sector 5, Bucuresti, Tel.: +(40)-21-411.97.11; 1

Reg.Com. J40/20072/1994; C.U.I. 6410158; web: www.indaco.ro; e-mail: mail@indaco.ro
 A. Descriere

Aplicaţia „Registry” a fost concepută ca suport pentru înregistrarea şi

evidenţierea activităţii din cadrul fiecărei direcţii a Ministerului Justiţiei.

Rolul acestei aplicaţii este acela de a înregistra pe suport electronic activitatea

din cadrul direcţiilor, urmărind traseul lucrărilor şi documentelor ce intră, ies sau sunt
create în cadrul unei direcţii din minister. De asemenea aplicaţia permite căutarea
acestor lucrări şi documente înregistrate în aplicaţie după un set extins de criterii. O altă
funcţie importanta este generarea de rapoarte şi statistici pe baza datelor introduse.

Important: Accesul în aplicaţie se face pe baza unui cont de utilizator. Fiecare

utilizator are un nume de utilizator si o parola proprie fiind asociat unei anumite direcţii a
Ministerului.

Utilizatorilor din cadrul anumitor direcţii (Registratură Unică, Cabinetul

Ministrului, Cabinetele Secretarilor de Stat etc.) li se pot crea drepturi de acces
speciale, astfel încât să poată vizualiza (nu şi modifica) lucrări din cadrul oricărei direcţii
a Ministerului Justiţiei.

Lucrările se pot transmite de la o direcţie la alta cu păstrarea numărului de

înregistrare iniţial (circuitul intern al lucrării).

Important: O lucrare nu poate fi trimisă la mai multe direcţii în acelaşi timp, ea

se trimite la o singură direcţie (direcţia de bază), celelalte vor putea primii copii ale
lucrării sau documente din aceasta. Acest aspect va fi explicat detaliat în acest
document.

Lucrările ce prezintă elemente comune (obiect comun, acelaşi petiţionar, etc.) se

pot relaţiona în aplicaţie prin folosirea funcţiei de conexare.

Direcţiile care lucrează cu un anumit tip de informaţie specific, pot avea la

dispoziţie câmpuri speciale care să permită introducerea acelor tipuri de informaţie
(atribute specifice direcţiei).

Adresa: Str. Izvor nr. 78, sector 5, Bucuresti, Tel.: +(40)-21-411.97.11; 2

Reg.Com. J40/20072/1994; C.U.I. 6410158; web: www.indaco.ro; e-mail: mail@indaco.ro
 B. Noţiuni fundamentale

Aplicaţia are la bază trei noţiuni fundamentale: lucrarea, documentul şi

nomenclatorul.

1. Lucrarea

O lucrare reprezintă obiectul de lucru al unei direcţii. Din punct de vedere al

aplicaţiei, noţiunea de lucrare se poate compara cu coperta fizică, mapa în care se
găsesc anumite documente legate de o anumită problemă. Lucrarea se identifica în
principal printr-un număr unic în Ministerul de Justiţie, data în care a fost creată, o
categorie şi opţional o descriere în cuvinte a conţinutului său.

O lucrare este creată într-o direcţie pe baza unui document. Documentul

respectiv se numeşte document generator (sau document iniţiator) al lucrării.

Documentul generator poate fi de intrare şi poate veni de la una sau mai surse.
Sursele pot fi instituţii (instituţii, societăţi comerciale, organizaţii, etc.), persoane fizice
sau alte direcţii din cadrul Ministerului Justiţiei. Această situaţie poate fi asimilată
cazului în care lucrarea este creată pe baza unui document ce intră în direcţie din surse
externe Ministerului Justiţiei sau direcţiei curente.
De asemenea documentul generator poate fi creat intern în cadrul direcţiei
curente, caz în care sursa documentului este chiar direcţia. Aceasta situaţie corespunde
aceleia prin care o lucrare este creată în direcţia curentă ca urmare a unei necesităţi
interne direcţiei.
O a treia posibilitate este ca documentul generator sa fie un document de ieşire
din direcţie către una sau mai multe destinaţii. Destinaţiile pot fi instituţii (instituţii,
societăţi comerciale, organizaţii, etc.), persoane fizice sau alte direcţii din cadrul
Ministerului Justiţiei. Aceasta situaţie poate apare in momentul când este necesară
comunicarea unei anumite probleme în interiorul sau afara direcţiei şi/sau instituţiei
Ministerul de Justiţie, comunicare ce generează in cadrul direcţiei curente o activitate
asimilabila cu o lucrare.

Important: La introducerea unei lucrări aplicaţia generează automat un număr

de lucrare unic în Ministerul de Justiţie. Acest număr are forma [număr/an] (ex :
2549/2005). Acest număr începe cu valoarea 1 la inceputul fiecarui an.

Important: O lucrare îşi păstrează acelaşi număr indiferent de direcţiile prin care
trece în Ministerul de Justiţie până este inchisă (rezolvată). Acest lucru permite
urmărirea exacta a traseului unei lucrări în Ministerul de Justiţie de la creare şi până la
finalizare (rezolvare/soluţionare).

Adresa: Str. Izvor nr. 78, sector 5, Bucuresti, Tel.: +(40)-21-411.97.11; 3

Reg.Com. J40/20072/1994; C.U.I. 6410158; web: www.indaco.ro; e-mail: mail@indaco.ro
 2. Documentul

Un document poate fi definit ca o hârtie scrisă care se introduce între coperţile

unei mape – lucrarea. O lucrare conţine unul sau mai multe documente.

Important: În aplicaţia Registry un document poate exista doar într-o lucrare, nu se

pot introduce separat documente. Un document se identifica printr-un număr, data când
a fost creat, o categorie şi opţional o descriere în cuvinte a conţinutului documentului.

Documentele din cadrul unei lucrări pot fi de doua tipuri:

 de intrare: este un document care intră în direcţie sau este creat intern. El poate
sa vină de la una sau mai multe instituţii (instituţii, societăţi comerciale,
organizaţii, etc.), persoane fizice sau direcţii din cadrul Ministerul de Justiţie,
inclusiv direcţia din care faceţi parte (pentru cele interne).
 de ieşire: documentul este trimis în afara direcţiei către una sau mai multe
instituţii (instituţii, societăţi comerciale, organizaţii, etc.), persoane fizice sau
direcţii din cadrul Ministerul de Justiţie.

Observaţie: La introducerea unui document într-o lucrare, aplicaţia generează

automat un număr de document de forma [numar document/numar lucrare/an] (ex:
1/2549/2005). Numărul de document se stabileşte pornind de la valoarea 1 şi până la
numărul maxim de documente în lucrare.
Numărul unui document vă permite să stiţi în orice moment din ce lucrare face
parte, precum şi al câtelea document din lucrare este.

3. Nomenclator (listă de elemente)

Aplicaţia “Registry” foloseşte liste de selecţie a elementelor, numite în continuare

nomenclatoare.
Nomenclatoarele din aplicaţie sunt:
a. lista de instituţii şi organizaţii
b. lista de categorii de lucrări
c. lista de categorii de documente
d. lista de direcţii din Ministerul de Justiţie
e. lista de moduri de soluţionare ale unei lucrări
f. lista de ţări
g. lista de judeţe
h. lista de utilizatori

Important: Pentru a introduce o înregistrare se alege din nomenclator elementul

dorit. Dacă elementul dorit (de ex: o instituţie, o categorie de lucrări) nu este regăsit în
listă se va trimite un mesaj către administratorii aplicaţiei pentru a se introduce în listă,
specificându-se clar ce anume se doreşte şi în ce listă.

Observaţie: Nomenclatoarele sunt extrem de folositoare pentru căutare sau

creare de rapoarte şi situaţii statistice, eliminând posibilitatea de a greşi prin tastare.

Adresa: Str. Izvor nr. 78, sector 5, Bucuresti, Tel.: +(40)-21-411.97.11; 4

Reg.Com. J40/20072/1994; C.U.I. 6410158; web: www.indaco.ro; e-mail: mail@indaco.ro
 C. Operaţii importante în aplicaţie

1. Introducerea de lucrări

Introducerea lucrărilor se face in interfaţa Înregistrare lucrări. La introducerea

unei lucrări sunt necesare specificarea categoriei lucrării şi a documentului iniţial.
Acesta poate fi un document de intrare sau de ieşire (vezi explicaţia anterioară). De
asemenea, in funcţie de tipul documentului (intrare sau ieşire) se va specifica sursa
respectiv destinaţia sa. Opţional pentru o lucrare se pot specifica şi atributele specifice
direcţiei.
La adăugarea lucrării în aplicaţie se generează automat un număr de lucrare
unic ce este afişat în partea de sus a ecranului. De asemenea dacă există lucrări
înregistrate în aplicaţie cu caracteristici similare cu lucrarea tocmai introdusă acest lucru
este semnalat utilizatorului care poate vizualiza lista ce conţine lucrările găsite ca fiind
similare precum şi criteriile de corespondenţă. El poate decide daca lucrarea se poate
conexa cu una sau mai multe lucrări din acea listă.

Important: Nu se pot introduce lucrări retroactiv decât contactând unul din

administratorii aplicaţiei

2. Fişa completă a lucrării

Fişa detaliată a lucrării conţine o forma sintetică a informaţiilor despre lucrare.

Această fişă se găseşte în interfaţa Fişă lucrare (formă completă).

Important: fişa completă a unei lucrări poate fi accesată de utilizatori care fac
parte din direcţia în care se află lucrarea sau care fac parte din direcţii cu drepturi
extinse de vizualizare.

Fişa detaliată a lucrării conţine următoarele secţiuni:

 informaţii generale
 documente în lucrare
 termene de rezolvare
 specialiştii implicaţi în rezolvarea lucrării
 circuitul intern
 conexări cu alte lucrări
 soluţiile lucrării
Toate aceste secţiuni pot fi accesate prin apăsarea imaginii din dreptul tabelului cu
informaţie

2.1 Fişă lucrare - Informaţii generale

Aceast ecran permite modificarea categoriei lucrării, a descrierii sale şi a

atributelor specifice direcţiei curente.
Adresa: Str. Izvor nr. 78, sector 5, Bucuresti, Tel.: +(40)-21-411.97.11; 5
Reg.Com. J40/20072/1994; C.U.I. 6410158; web: www.indaco.ro; e-mail: mail@indaco.ro
 În plus ecranul permite vizualizarea atributelor specifice altor direcţii, atribute ce
au fost completate în direcţiile pe unde lucrarea a trecut. Aceste atribute nu pot fi
modificate.

Important: Numărul şi data lucrării nu se pot modifica.

Observaţie: Din acest ecran se poate şterge o lucrare introdusă greşit.

2.2 Fişă lucrare - documente în lucrare

Pentru gestionarea documentelor din cadrul unei lucrări se accesează ecranul

“Documente în lucrare”. Aceast ecran permite înregistrarea documentelor de intrare
sau de ieşire, precum şi informaţii despre sursele respectiv destinaţiile acestor
documente.

Important: Pentru un document se pot înregistra mai multe intrări sau mai multe
ieşiri.

2.3 Fişă lucrare - termene de rezolvare şi notificări ale persoanelor

Termenul de rezolvare se poate specifica sub forma unei date calendaristice. În

plus aplicaţia poate trimite mesaje de notificare anumitor persoane cu privire la acest
termen. Persoanele respective vor fi notificate dacă accesează aplicaţia. Mesajele de
notificare le vor apărea în partea superioara a ecranului.

2.4 Fişă lucrare - circuitul intern

În acest ecran se trimite lucrarea către o altă direcţie prin alegerea direcţiei către
care pleacă.

Important: o lucrare poate fi trimisă decât unei singure direcţii, pentru a trimite
către mai multe direcţii documente din lucrare se foloseşte secţiunea “Documente în
lucrare”.

Observaţie: O lucrare ce a fost trimisă către altă direcţie nu mai poate fi

modificată.

O lucrare care se trimite către altă direcţie se va înregistra automat că a intrat în

direcţia destinaţie în aceeaşi zi. Data de intrare în direcţie se poate modifica tot din
acest ecran.

2.5 Fişă lucrare - conexări

Pentru crearea unei conexări (legături) se specifica numărul lucrării cu care se

doreşte a se conexa lucrarea curentă. Numărul specificat trebuie să fie de forma
[numar/an], iar această lucrare trebuie sa fie înregistrată în aplicaţie. Deasemenea
opţional, se poate specifica şi un motiv al conexării.

Adresa: Str. Izvor nr. 78, sector 5, Bucuresti, Tel.: +(40)-21-411.97.11; 6

Reg.Com. J40/20072/1994; C.U.I. 6410158; web: www.indaco.ro; e-mail: mail@indaco.ro
2.6 Fişă lucrare - soluţii la lucrare

Pentru a scade (închide/soluţiona) o lucrare se specifică soluţia cu care aceasta

a fost rezolvată şi data soluţionării. De obicei o soluţie a unei lucrări este însoţită de un
document scris care poate fi asociat soluţiei după ce a fost înregistrat în prealabil.

2.7 Fişă lucrare - tipărire

Se foloseşte pentru a afişa informaţiile complete despre o lucrare într-o forma

uşor de tipărit.

3. Căutare lucrări

Pentru regăsirea lucrărilor înregistrate în aplicaţie se va utiliza ecranul “Căutare

lucrări”.
Căutarea lucrărilor se poate face după o serie de criterii cum ar fi:
- număr,
- data,
- categorie,
- cuvinte conţinute în scurta prezentare a lucrării,
- documentele conţinute în lucrare, categoria, numărul, data sau sursa
respectiv destinaţia acestora.

Important: Direcţiile cu drepturi speciale de acces (Cabinetul Ministrului,

Registratură Unică etc) pot căuta şi vizualiza informaţia din orice lucrare, celelalte pot
căuta şi vizualiza informaţia doar din lucrările care sunt sau au trecut prin direcţia lor.

4. Fişa scurtă a lucrării

La accesarea unei lucrări din altă direcţie va fi afişată o fişă scurtă a lucrării.
Această fişă conţine informaţii despre numărul, data, categoria din care face parte şi
direcţia unde se afla lucrarea în momentul respectiv. Se va afişa daca are sau nu
soluţie (DA/NU), nu şi soluţia acesteia.

5. Rapoarte

Secţiunea de rapoarte a aplicaţiei „Registry” conţine o serie de rapoarte cu

privire la lucrări şi documente: lucrările intrate într-o perioada anume, lucrări soluţionate
într-o perioada anume, lucrări intrate în direcţie cu specificarea provenienţei, ieşiri de
documente cu specificarea destinaţiei acestora, mişcarea lucrărilor către alte direcţii etc.

Adresa: Str. Izvor nr. 78, sector 5, Bucuresti, Tel.: +(40)-21-411.97.11; 7

Reg.Com. J40/20072/1994; C.U.I. 6410158; web: www.indaco.ro; e-mail: mail@indaco.ro