LICEUL ECONOMIC „VIRGIL MADGEARU” CONSTANTA

SUPORT CURS
„DOCUMENTE DE EVIDENTA CONTABILA”
CLASA a X – a
CURRICULUM SCOLAR
LICEU: FILIERA TEHNOLOGICA
PROFILUL: SERVICII

AUTOR:
PROF. BICA MIRELA

ANUL SCOLAR 2009-2010

CONSTANTA

1
 LICEUL ECONOMIC “VIRGIL MADGEARU” CONSTANTA
Prof: BICA MIRELA

STRUCTURA OPTIONALULUI “ DOCUMENTE DE EVIDENTA CONTABILA”

PE CAPITOLE
OPTIONAL DE APROFUNDARE CLASA a X a

Cap. I. Documente de evidenta :

 Definitie, importanta, stuctura;
 Clasificarea documentelor de evidenta ;
 Intocmire, verificare, corectare, circuit, pastrare, arhivare.
Cap. II. Completarea documentelor cu regim special – documente justificative:
 Aviz de insotire a marfii;
 Factura si factura fiscala ;
 Chitanta ;
 Bonul de comanda – chitanta ;
 Fisa de magazie a formularelor cu regim special.
Cap. III. Completarea documentelor fara regim special – documente justificative :
 Documente de evidenta a imobilizarilor : registrul numerelor de inventar, fisa
mijlocului fix, proces verbal de receptie ;
 Documente de evidenta a stocurilor : nota de receptie si constatare diferente, bon de
consum, bon de predare – transfer - restituire, fisa de magazie, raport de gestiune,
registrul stocurilor ;
 Documente de evidenta a salariilor : stat de salarii, lista de avans chenzinal, ordin de
deplasare ;
 Documente de evidenta a mijloacelor banesti : in numerar – dispozitia de incasare-
plata catre casierie, bonul de vanzare, monetarul, registrul de casa ; fara numerar – cec,
ordin de plata, bilet la ordin ;
Cap. IV. Completarea documentelor de evidenta contabila :
 Registru jurnal ;
 Registru jurnal de incasari si plati ;
 Registru inventar ;
 Registru de evidenta fiscala ;
 Cartea mare ;
Cap. V. Completarea documentelor de sinteza si raportare contabila :
 Balanta de verificare ;
 Situatii financiare anuale : bilant, contul de profit si pierdere, note explicative.

2
 DOCUMENTE DE EVIDENTA – DEFINITIE

Documentele sunt acte scrise, intocmite pentru operatiile economice sau financiare
la locul si in momentul efectuarii lor, cu scopul de a dovedi existenta acestor operatii,
precum si pentru evenimentele izvorate din necesitati organizatorice si administrative ale
entitatii economice.
Documentele de evidenta sau documentele primare sunt numai acele documente care
au legatura directa sau indirecta cu inregistrarile contabile. Documentele de evidenta reflecta
toate operatiile legate de existenta si miscarea elementelor patrimoniale, relatiilor de drepturi
si obligatii generate de aceste operatii, precum si rezultatele obtinute din activitatea
desfasurata.
DOCUMENTE DE EVIDENTA – IMPORTANTA

In documentele de evidenta sunt consemnate datele si informatiile proprii circuitului

economic al patrimoniului intreprinderii, servind :
1. ca baza pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitate
2. la intocmirea unor documente ce se inregistreaza in contabilitate
3. la efectuarea controlului economic si financiar pentru apararea patrimoniului
4. ca mijloc de proba in justitie pentru decoperirea adevarului
5. pentru nevoile organizatorice si administrative care nu au nici o legatura cu
inregistrarea in contabilitate

DOCUMENTE DE EVIDENTA – STRUCTURA

Structura documentelor de evidenta este definita prin informatiile (elementele)

consemnate in functie de caracterul operatiilor economice inregistrate.Documentele de
evidenta contin doua feluri de elemente : comune si specifice.
Elementele comune sunt urmatoarele :
 denumirea documentului
 antetul
 data intocmirii documentului
 partile care contribuie la efectuarea operatiei economice

3
 continutul operatiei
 baza legala, daca este cazul
 unitatea de masura
 semnaturile persoanelor responsabile de intocmirea documentului
 stampila
Elementele specifice sunt urmatoarele :
 difera si se completeaza in functie de natura operatiei economice sau financiare

DOCUMENTE DE EVIDENTA – CLASIFICARE

In functie de trasaturile caracteristice ale operatiilor economice si financiare

documentle de evidenta se clasifica dupa mai multe criterii.
1. dupa natura operatiilor economice, documentele de evidenta se impart in documente
privind :
a. imobilizarile :
 corporale – proces verbal de receptie si punere in functiune/scoatere din functiune
 necorporale – proces verbal de predare/preluare
 financiare – proces verbal de predare/preluare
b. active circulante
 materiale – nota de receptie si constatare diferente, bonul de consum
c. disponibilitatile banesti – chitante, dispozitia de plata-incasare, proces verbal de plati
d. salarii si alte drepturi cuvenite angajatilor – statul de salariu, lista de avans chenzinal,
ordinul de deplasare, decontul de cheltuieli
e. vanzarile – factura, factura fiscala, dispozitia de livrare, aviz de insotire a marfii
f. corespondenta
g. arhiva
2. dupa caracterul si functia pe care o indeplinesc, documnetele se impart in :
a. documente de dispozitie – sunt acele documente prin care se transmite ordinul de a
efectua o operatie economica sau financiara , precum si indicatiile necesare executarii ei
b. documente justificative ( de executie) – sunt acele documente care cuprind date cu
privire la executarea unei operatii economice, stau la baza inregistrarii operatiilor in
conturi

4
c. documnete mixte – sunt documentele care cuprind insusirile documentelor de dispozitie
si ale documentelor de executie
3. dupa numarul operatiilor economice pe care le cuprind, documentele se impart in :
a. documente singulare – sunt acelea care consemneaza o singura operatie economica –
factura, chitanta
b. documente cumulative – sunt acelea care acumuleaza si genereaza datele din
documentele singulare, consemneaza mai multe operatii economice de acelasi fel – jurnal
cumparari, jurnal vanzari
4. dupa momentul intocmirii si rolul lor, documentele de evidenta pot fi :
a. documente primare – sunt acele documente in care se consemneaza pentru prima data
operatiile economice sau financiare. Ele se intocmesc de regula in momentul efectuarii
acestor operatii economice sau financiare.
b. documente secundare – sunt documentele ce se intocmesc pe baza documentelor
primare.
5. dupa locul de unde se intocmesc si circula, se impart in :
a. documente interne – sunt documentele care se intocmesc in cadrul unitatii patrimoniale
pentru operatiile economice si financiare cu privire la activitatea ei. O parte din aceste
documente raman in interiorul intreprinderii, de exemplu : bonul de consum. Alte
documente interne circula in exteriorul intreprinderii, de exemplu : facturi intocmite
pentru produsele livrate, CEC-ul.
b. documente externe – sunt acelea cere se intocmesc in alte unitati patrimoniale, dar care
circula si in cadrul acesteia. Aceste documente reflecta relatiile unitatii cu terte persoane
fizice sau juridice, de exemplu : factura primita de la furnizor
6. dupa sfera de aplicare, documentele se grupeaza in :
a. documente de uz general – sunt acele documente care se folosesc in toate unitatile
patrimoniale din toate ramurile de activitate : factura, chitanta, stat de salarii
b. documente specifice – sunt acele documente care se utilizeaza numai in anumite ramuri
de activitate, unitati patrimoniale : devizul, contractul de antrepriza in constructii
7. dupa forma de prezentare documente de evidenta se impart in :
a. documente tipizate – sunt documente care se intocmesc pe formulare tip si a caror
folosire este obligatorie
b. documente netipizate – sunt documentele care se intocmesc pe formulare specifice
fiecarei ramuri de activitate, unitati patrimoniale in parte.

5
8. dupa regimul de tiparire si utilizare, documentele de evidenta se grupeaza in :
a. documente cu regim special – sunt acele documente pentru care exista dispozitii legale
cu precizari exprese privind modul de intocmire, circulatie si pastrare. Pentru aceste
documente exista reguli privind evidenta si utilizarea lor, de exemplu : factura fiscala,
chiatnta, cecurile de numerar.
b. documente fara regim special – sunt documentele care se intocmesc cu respectarea
normelor generale de intocmire, circulatie si pastrare, de exemplu : nota de contabilitate,
ordinul de plata.
c. documente cu reglementari exprese – sunt acele documente care se folosesc numai
pentru anumite operatii economice, de exemplu : marci fiscale, carnete de munca.
9. dupa modul de intocmire si rolul pe care il indeplinesc in cadrul sistemului informational,
contabil documentele se grupeaza in :
a. documente justificative – sunt acele documnete care se intocmesc la locul si in urma
executarii operatiilor economice sau financiare, prin semnarea lor de catre persoanele care
le-au intocmit , verificat si inregistrat. Ele asigura certitudinea si realitatea efectuarii
operatiilor respective.
b. documente de evidenta contabila – sunt registrele contabile in care se consemneaza si
pastreaza informatiile in structura proprie contului. In cadrul registrelor contabile propriu-
zise intra : registrul jurnal, registrul inventar. De asemenea
c. documente de sinteza si raportare contabila – sunt acele documente prin care se
cumuleaza si se transmit informatiile in exteriorul unitatii patrimoniale, de exemplu :
bilantul, balanta de verificare, declaratia privind impozitul pe profit.

DOCUMENTE DE EVIDENTA – INTOCMIRE

In orice unitate patrimoniala, intocmirea documentelor pentru fiecare operatie

economica si financiara reprezinta o cerinta majora pentru cunoasterea managementului
activitatii, deoarece aceasta reclama un control riguros atat asupra integritatii si modului de
gestionare a patrimoniului in totalitate, cat si asupra fiecarei operatii in parte.
Intocmirea documentelor se poate face manual sau cu mijloace de prelucrare automata,
astfel incat acestea sa fie lizibile, nefiind admise stersaturi, modificari sau lasarea de spatii
libere intre operatiile consemnate. Intocmirea are loc, de regula, la locul unde se produce

6
operatia economica sau financiara. Intocmirea manuala se face prin utilizarea : cernelii,
pastei.
Intocmirea automata se face cu ajutorul mijloacelor tehnice cum ar fi : masina de scris,
calculatorul. Intocmirea si prelucrarea automata prezinta avantaje fata de prelucrarea manuala
in ceea ce priveste exactitatea si operativitatea datelor, precum si reducerea volumului de
munca.
Un rol important in intocmirea documentelor il constituie rationalizarea si tipizarea
acestora prin care se urmareste stabilirea unor tipuri unitare de documente pentru toate
intreprinderile de acelasi tip. Prin aceasta actiune se reduc cheltuielile de imprimere si
volumul de munca pentru completarea lor.
Dupa intocmire documentele sunt supuse verificarii si prelucrarii.

DOCUMENTE DE EVIDENTA – VERIFICARE

Operatia de verificare o precede pe cea de inregistrare a operatiilor economice si

financiare in conturi si consta in controlul respectarii conditiilor de forma si de fond pe care
trebuie sa le indeplineasca. Verificarea are cas cop evitarea greselilor, neregulilor si
abuzurilor, precum si pentru reflectarea realitatii in contabilitate.
Verificarea este de trei feluri:
1. verificare din punct de vedere al formei
2. verificarea aritmetica
3. verificarea de fond
Verificarea din punct de vedere al formei se refera la :
a. corespondenta modelului de document cu natura operatiei consemnate
b. completarea tuturor elementelor obligatorii din formular
c. corespondenta cu cele din anexe
d. existenta semnaturilor persoanelor responsabile de intocmirea documentelor si
efectuarea calculelor
e. intocmirea numarului de exemplare prevazut
Verificarea aritmetica urmareste:
a. exactitatea datelor cifrice inscrise
b. preluarea exacta a cantitatilor si preturilor
c. corectitudinea calculelor aritmetice

7
Verificarea de fond presupune urmarirea legalitatii, necesitatii, realitatii, oportunitatii si
economicitatii operatiior economice si financiare.
 Legalitatea se apreciaza prin raportarea la actele normative care reglementeaza
operatiile respective (legi, ordine, instructiuni).
 Necesitatea se apreciaza prin raportarea la cerintele activitatii unitatii
patrimoniale, deoarece nu orice operatie economica sau financiara care este legala
este si necesara intreprinderii.
 Realitatea se apreciaza prin controlul reciproc al datelor pentru a se confirma
executarea operatiei.
 Oportunitatea si economicitatea au in vedere faptul ca operatia trebuie sa se
realizeze cu chetuieli minime si la momentul oportun.
Verificarea documentelor se efectueaza in general de catre alte persoane decat cele
care le-au intocmit si prelucrat. Dupa verificare documentele sunt supuse analizei contabile si
contarii (se inscriu pe ele conturile debitoare si creditoare in care urmeaza a se inregistra
operatiile economice sau financiare).
In urma verificarii, documentele care nu indeplinesc conditiile si cerintele se inapoiaza
compartimentelor de unde provin pentru a fi corectate sau completate corespunzator.

DOCUMENTE DE EVIDENTA – CORECTARE

Corectarea erorilor din documente presupune respectarea unor reguli prin care :
 Sa se permita recunoaserea momentului in cae s-a produs greseala ( intocmire sau
prelucrare)
 Sa se aduca la cunostinta celor care au intocmit documentul
 Sa se efectueze corectarea prin taierea cu o linie a textului sau a sumei gresite , in
asa fel incat sa se poata citi ce s-a gresit. Apoi se scrie deasupra textul sau suma
corecta, facandu-se mentiunea pe documentul rectificat asupra acestui fapt. Datele
corecte trebuie sa fie certificate prin semnaturile persoanei care a completat initial
documentul si care a corectat documentul.
In documnetele care se refera la mijloacele banesti – registru de casa, chitanta, CEC –
daca se fac greseli, nu se admit corecturi. Ele se anuleaza si se pastreaza in carnetele
respective fara a fi detasate, cu mentiunea anulat.

8
 CIRCUITUL DOCUMENTELOR DE EVIDENTA

Circuitul documentelor reprezinta miscarea succesiva a acestora prin diferite verigi

ale unitatii patrimoniale, din momentul intocmirii sau primirii in unitate si pana la
predarea acestora in arhiva.
Conditiile de circulatie a documentelor sunt urmatoarele :
 Sa se faca pe caile cele mai scurte, intr-o anumita ordine de succesiuni, cu retineri si
opriri minime la un numar redus de verigi si numai acolo unde este necesara
completarea, semnarea, verificarea, corectarea si inregistrarea lor.
 Miscarea documentelor trebuie sa fie continua si formalizata pentru a nu genera
cheltuieli inutile si pentru a nu ingreuna procesul de prelucrare si utilizare a lor.
 Trebuie sa se pfere posibilitatea prelucrarii datelor din documente.
Organizarea circulatiei documentelor se face prin intermediul graficului de circulatie
care cuprinde :
 Documentul care trebuie intocmit in cadrul fiecarui compartiment
 Persoanele care le intocmesc
 Termenul de executare
 Compartimentul caruia ii sunt destinate

CLASAREA SI PASTRAREA DOCUMENTELOR DE EVIDENTA

Clasarea este operatia de aranjare a documentelor intr-o anumita ordine strict

determinata, in scopul pastrarii si al gasirii lor cu usurinta atunci cand sunt cautate pentru
furnizarea informatiilor necesare organelor de evidenta, conducere si control.
Clasarea documentelor trebuie sa respecte anumite criterii:
 Criteriul cronologic – documentele se grupeaza in ordinea datei intocmirii si a
inregistrarii lor
 Criteriul alfabetic – documentele se aseaza dupa denumirea unitatilor la care se
refera
 Criteriul privind natura operatiunilor economice – documentele se grupeaza in
dosare separate pentru activele imobilizate, activele circulante, materiale, active circulante
banesti.

9
  Criteriul geografic – documentele sunt aranjate dupa localitatea in care se afla
corespondentii.
ARHIVAREA DOCUMENTELOR DE EVIDENTA

Documentele de evidenta trebuie pastrate in conditii care sa asigure integritatea lor pentru
o anumita perioada de timp. De aceea se constituie un compartiment special de arhivare in
care se pastreaza documentele originale, copiile, corespondenta, planuri, schite.
Pastrarea documentelor se realizeaza prin arhivarea lor, care poate fi :
 Arhivare curenta – este organizata in cadrul fiecarui compartiment/serviciu si
permite consultarea documentelor in cursul exercitiului finanaciar.
 Arhiva generala – este organizata la nivelul unitatii patrimoniale, la care se predau
documentele dupa expirarea exercitiului financiar.
Arhivarea documentelor se face in conformitate cu prevederile legale si cu respectarea
urmatoarelor reguli ;
 Documentele se grupeaza in dosare numerotate.
 Gruparea in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu
financiar la care se refera acesta. In cazul fuziunii sau al lichidarii unitatii,
documnetele se arhiveaza separat.
 Evidenta documentelor se tine cu ajutorul Rgistrului de evidenta.
Documentele de casa, bilantul, balanta, fisele de cont se pastreaza in spatii special
amenajate, pe raspunderea contabilului sef, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau
sustragerii.
In cazul utilizarii tehnicii de calcul, clasarea si pastrarea informatiilor se realizeaza cu
ajutorul dischetelor, compact-discurilor si poarta denumirea de arhiva electronica.
Dupa expirarea exercitiului financiar si aprobarea bilantului contabil, documentele se
predau la arhiva generala a unitatii.
Din arhiva generala , documentele nu se scot decat cu aprobarea persoanelor competente,
la cererea instantelor judecatoresti si a organelor de control. In vederea scoaterii din arhiva a
documentelor se intocmeste un proces-verbal in care se arata :
 Cine a cerut documentul respectiv
 Cine a aprobat eliberarea documentului respectiv
 Scopul eliberarii documentului

10
 In locul documentului se aduce copia certificata de pe document, procesul-verbal
incheiat, aprobarea de eliberare si dovada semnata de persoana care a ridicat originalul.
Termenele de pastrare in arhiva unitatii sunt stabilite prin dispozitii legale si sunt diferite
in functie de natura, destinatia si categoria din care fac parte documentele. Astfel documentele
justificative sunt pastrate in arhiva unitatii 10 ani de la incheierea exercitiului financiar,
situatiile financiare anuale si statele de salarii sunt pastrate 50 de ani de la data realizarii lor.
La expirarea termenului de pastrare se intruneste o comisie sub conducerea
administratorului, care intocmeste un proces-verbal si opereaza scaderea documentelor
eliminate din Registrul de evidenta curent al arhivei. Documentele eliminate se predau pentru
topire.
In caz de pierdere, sustragere sau distrugere a unor documente contabile, se iau masuri de
reconstituire a acestora in termen de 30 de zile de la data constatarii. Documentele poarta
mentiunea « reconstituit ».

PRINCIPALELE DOCUMENTE PRIVIND ACTIVITATEA CONTABILA

Documente cu regim special (documente justificative) :

1. aviz de insotire a marfii
2. factura si factura fiscala
3. chitanta
4. bonul de comanda-chitanta
5. fisa de magazie a formularelor cu regim special
Documente fara regim special (documente justificative) :
 documente de evidenta a imobilizarilor :
1. registrul numerelor de inventar
2. fisa mijlocului fix
3. proces-verbal de receptie
 documente de evidenta a stocurilor :
1. nota de receptie si constatare diferente
2. bon de consum
3. bon de predare-tansfer-restituire
4. fisa de magazie
5. raportul de gestiune

11
 6. registrul stocurilor
 documente de evidenta a salariilor :
1. statul de salarii
2. lista de avans chenzinal
3. ordin de deplasare
 documente de evidenat a mijloacelor banesti :
1. dispozitia de incasare-plata catre casierie
2. bonul de vanzare si monetarul
3. registrul de casa
4. CEC-ul
5. ordinul de plata
6. biletul la ordin
Documente de evidenta contabila :
1. registrul jurnal
2. registrul jurnal de incasari si plati
3. registrul inventar
4. cartea mare
Documente de sinteza si raportare contabila :
1. balanta de verificare
2. situatiile financiare anuale – bilant, contul de profit si pierdere, notele
explicative

TIPURI DE TRANZACTII SI DOCUMENTE DE EVIDENTA

TRANZACTII DOCUMENTE DE EVIDENTA

1.Aprovizionarea  comanda
 bunuri de natura stocurilor  factura fiscala
 avizul de insotire
 nota de receptie si constatare de
diferente
 raport de gestiune
 fisa de magazie
 bunuri de natura activelor  chitanta fiscala

12
 imobilizate  registru de casa
 factura fiscala
 bon de predare-transfer-restituire
 proces verbal de receptie
 proces verbal de punere in
functiune
 proces verbal de receptie finala
 listele de inventar
 registrul numerelor de inventar
 fisa mijlocului fix
 bon de miscare a mijloacelor fixe
 contract de inchiriere sau proces
verbal de inchiriere
 lucrari si servicii prestate unitatilor  deviz de lucrari
de catre terti  factura fiscala
2. Consum de factori  comanda
 bunuri de natura stocurilor  contract de vanzare-cumparare
 delegatie pentru ridicare de
marfuri
 aviz de insotire
 nota de receptie si constatare
de diferente
 bon de primire a obiectelor in
consignatie
 fisa de magazie
 registru stocurilor
 lista de inventar
 raport de gestiune
 borderou de achizitie
 dispozitie de livrare
 bunuri de capital  sistemul de calcul al amortizarii
 forta de munaca  stat de plata
 stat de plata pentru concediul

13

3. Productie
 lucrari si servicii
 produse finite
4. Desfacere-vanzare
 bunuri
 marfuri – la depozit
 marfuri – la magazin
5. Stingerea datoriei si a creantelor
 datorii comerciale
 datorii salariale
14
medical
 devize
 nota de predare
 fisa de magazie
 factura fiscala
 avizul de insotire
 fisa de magazie
 ordin de plata
 extras de cont
 chitanta
 registrul de casa
 bilet la ordin
 comanda
 delegatie pentru ridicare de
marfuri
 fisa de magazie
 registrul stocurilor
 lista de inventariere
 raport de gestiune
 borderou de achizitie
 dispozitie de livrare
 comanda
 delegatia pentru ridicare de
marfuri
 fisa de magazie
 registru stocurilor
 lista de inventar
 raport de gestiune
 borderou de achizitie
 dispozirtie de livrare
 factura fiscala
 avizul de insotire
 ordin de plata
  datorii sociale  chitanta
 datorii fiscale  registru de casa
 datorii financiare  bilet la ordin
 alte datorii

AVIZUL DE INSOTIRE A MARFII

Avizul de insotire este formular cu regim intern de tiparire si numerotare. Se

intocmeste manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, in 3 exemplare, la livrarea produselor, de
catre compartimentul de desfacere atunci cand nu se poate intocmi factura, cu mentiunea
« urmeaza factura ». In cazul transferului de bunuri intre gestiunile aceleiasi unitati, avizul va
purta mentiunea « nu se factureaza ». Pe avizul de insotire emis pentru valori materiale trimise
pentru prelucrare la terti se face mentiunea ‘pentru prelucrare la teri ».
Continutul obligatoriu al avizului de insotire este :
 seria si numarul intern de identificare
 data emiterii formularului
 datele de identificare ale furnizorului (denumire, adresa, cod fiscal)
 datele de identificare ale cumparatorului (denumire, adresa, cod fiscal)
 denumirea si cantitatea bunurilor livrate
 date privind expeditia (numele delegatului, bulletin/carte de identitate, serie,
numar, numerul mijlocului de transport, ora livrarii, semnatura delegatului,
semnatura expeditorului)
Avizul este utilizat ca :
 document de insotire a marfii pe timpul transportului
 document ce sta la baza intocmirii facturii
 dispozitie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta
 document de primire in gestiune
Avizul circula dupa caz :
 la furnizor
1. la delegatul unitatii care face transportul , pentru semnarea de primire

15
 2. la compartimentul desfacere, pentru inregistrarea cantitatilor livrate si pentru
intocmirea facturii
3. la compartimentul financiar-contabil
 la cumparator
1. la magazie, pentru incarcarea in gestiune a produselor, marfurilor, dupa
efectuarea receptiei de catre comisia de receptie
2. la compartimentul aprovizionare, pentru inregistrarea cantitatilor aprovizionate
in evidenta acestuia
3. la compartimentul financiar-contabil pentru inregiatrarea in contabilitate
Avizul se arhiveaza :
 la furnizor
1. la compartimentul desfacere
2. la compartimentul financiar-contabil
 la cumparator
1. la compartimentul financiar-contabil

FACTURA SI FACTURA FISCALA

Factura se intocmeste manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, in 3 exemplare, la

livrarea produselor, prestarea serviciilor de catre compartimentul de desfacere, in conformitate
cu dispozitiile legale in vigoare cuprinzand anumite referinte privind emitentul si clientul.
Factura fiscala se intocmeste de catre unitatile platitoare de TVA, iar factura se intocmeste de
unitatile neplatioare de TVA.
Factura serveste ca :
 document pe baza caruia se deconteaza produsele, lucrarile, serviciile
 document de insotire a marfii
 document de incarcare in gestiune
 document justificativ de contabilitate
Factura circula dupa caz :
 la furnizor
1. la delegatul unitatii care face transportul , pentru semnarea de primire
2. la compartimentul desfacere, pentru inregistrarea cantitatilor livrate si pentru
intocmirea facturii

16
 3. la compartimentul financiar-contabil
 la cumparator
1. la magazie, pentru incarcarea in gestiune a produselor, marfurilor, dupa
efectuarea receptiei de catre comisia de receptie
2. la compartimentul aprovizionare, pentru inregistrarea cantitatilor aprovizionate
in evidenta acestuia
3. la compartimentul financiar-contabil pentru inregiatrarea in contabilitate
Factura se arhiveaza :
 la compartimentul financiar-contabil.

CHITANTA

Se intocmeste in 2 exemplare, de catre casier, care semneaza de primirea sumei

respective. Este un document tiparit, completat, folosit si pastrat conform dlegale in vigoare.
Chitanta serveste ca :
 document justificativ privind incasarea unei sume in numerar de catre casieria unitatii
 chitanta se inregistreaza in Registrul de casa si in contabilitate
Chitanta circula :
 exemplarul I la depunator, cu stampila unitatii
 exemplarul II ramane la carnet, drept document de verificare a operatiunilor efectuate
in registru de casa
Chitanta se arhiveaza :
 la compartimentul financiar-contabil

BONUL DE COMANDA-CHITANTA SI BONUL DE COMANDA-CHITANTA

CU TVA

Se intocmeste in 3 exemplare de catre unitatile care presteaza lucrari si servicii. Bonul

de comanda-chitanta se intocmeste de unitatile neplatitoare de TVA, iar bonul de comanda-
chitanta cu TVA se intocmeste de catre platitorii de TVA.

Servesc ca :
 document pentru confirmarea si evaluarea lucrarii de executat sau bunul de reparat

17
  document justificativ privind incasarea sumei de la client
 document pentru determinarea volumului lucrarilor prestate si a materialelor
consumate.
Circula :
 exemplarul I la client, cu stampila unitatii
 exemplarul II ramane la carnet, drept document de verificare a operatiunilor
efectuate
Se arhiveaza :
 la compartimentul financiar-contabil

FISA DE MAGAZIE A FORMULARELOR CU REGIM SPECIAL

Se intocmeste intr-un exemplar, separat pentru fiecare fel de formular cu regim special,
de catre persoana desemnata pentru aceasta. Se pastreaza la locul de depozitare a formularelor.
Se utilizeaza :
 in evidenta operativa a documentelor cu regim special
 document de evidenta a intrarilor,a iesirilor si a stocurilor formularelor cu regim
special
 document de evidenta a formularelor cu regim special anulate
Se arhiveaza:
 la compartimentul financiar-contabil

REGISTRUL NUMERELOR DE INVENTAR

Se intocmeste intr-un exemplar de catre compartimentul financiar-contabil pentru

atribuirea de numere de inventar imobilizarilor corporale intrate in patrimoniu prin
achizitionare, realizate in regie proprie, transfer, donatie. In registru numerotarea imobilizarilor
se face pe grupe de mijloace fixe, in ordinea succesiva a numerelor. In acest scop, fiecarei
grupe i se rezerva o anumita serie de numere, astfel incat prima cifra din serie sa reprezinte
grupa din care face parte mijlocul fix respectiv.
Serveste ca :
 document de atribuire a numarului de inventar mijloacelor fixe existente in unitate,
in vederea identificarii acestora.

18
 Se arhiveaza:
 la compartimentul financiar-contabil

FISA MIJLOCULUI FIX

Se intocmeste intr-un exemplar de catre compartimentul financiar-contabil pentru

fiecare mijloc fix sau pentru mai multe mijloace fixe de acelasi fel, de aceeasi valoare, fiind
puse in functiune in aceeasi luna si cu aceleasi cote de amortizare. Se completeaza pe baza
documentelor privind miscarea, modernizarea sau reevaluarea mijloacelor fixe, precum :
proces-verbal de receptie, bon de miscare, proces-verbal de scoatere din functiune. Cand
formularul se foloseste ca fisa colectiva, mijloacele fixe se inscriu in tabelul de pe verso,
fiecare pe cate un rand, nefiind sortate pe locuri de folosinta. In coloana « bucati », intrarile se
insriu in negru, iar iesirile, in rosu.

PROCESUL VERBAL DE RECEPTIE

Se intocmeste in 3 exemplare si sta la baza inregistrarii in contabilitate a intrarilor de

mijloace fixe. Procesul verbal de receptie se foloseste :
 pentru mijloacele fixe independente care nu necesita montaj, care se considera puse
in functiune la data achizitionarii lor
 pentru utilaje care necesita montaj, dar nu si probe tehnologice, care se considera puse
in functiune la data terminarii montajului/constructiei
 pentru utilaje si instalatii care necesita montaj si probe tehnologice, care se
considera puse in functiune la data terminarii probelor tehnologice/constructiei
 pentru sondele folosite la extractia titeiului si gazelor, care se considera puse in
functiune la intrarea lort in productie.

NOTA DE RECEPTIE SI CONSTATARE DIFERENTE

19
 Se intocmeste in 2 exemplare, la locul de depozitare sau in unitatea cu amanuntul, pe
masura efectuarii receptiei. Daca la receptie se constata diferente se completeaza datele de pe
verso-ul notei de receptie.
Serveste ca :
 document pentru receptia bunurilor
 document justificativ pentru intrarea in gestiune si inregistrarea in contabilitate
 act de proba in litigiile cu furnizorii, pentru diferentele constate la receptie.
Se arhiveaza:
 la gestiunea in care se primesc bunurile aprovizionate
 la compartimentul financiar-contabil

BONUL DE CONSUM

Se intocmeste in 2 exemplare, pe masura eliberarii materialelor din magazie pentru

consum, pe baza programului de productie si a consumurilor normate.
Serveste ca :
 document de eliberare din magazie pentru consum a unui singur material/a mai multor
materiale
 document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabiliate
Se arhiveaza:
 la magazia de materiale
 la compartimentul financiar-contabil

BONUL DE PREDARE-TRANSFER-RESTITUIRE

Se intocmeste in 2 exemplare, pe masura predarii la magazie a produselor de catre

sectie/atelier, pe masura ce se efectueaza transferul intre gestiunile din unitate, pe masura
restituirii bunurilor materiale de catre atelier/sectie.
Serveste ca :
 document de predare la magazie a produselor
 document justificativ de inregistrare in evidentele magaziei si in contabilitate
 sursa de date pentru urmarirea realizarii productiei

20
  sursa de date pentru stabilirea salariilor
 dispozitie de transfer al bunurilor materiale de la o gestiune la alta in incinta unitatii
 document justificativ pentru scaderea din gestiunea predatoruluisi de incarcare in
gestiunea primitorului
 dispozitie de restituire a bunurilor materiale nefolosite
Se arhiveaza:
 la magazia de materiale
 la compartimentul financiar-contabil

FISA DE MAGAZIE

Fisele de magazie se tin la fiecare loc de depozitare a bunrilor materiale, pe feluri de

materiale, ordonate pe conturi, grupe, sau in ordine alfabetica. Inregistrarile in fise se fac
document cu document. Stocul se poate stabili dupa fiecare operatie inregistrata si obligatoriu
zilnic. Pentru materialele in custodie se intocmesc fise distincte. Fisele de magazie se
intocmesc separat pentru fiecare fel de material, intr-un exemplar de catre :
 compartimentul financiar-contabil la deschiderea fisei si la verificarea
inregistrarilor, coloana in care semneaza si organul de control financiar, cu ocazia
controlului gestiunii
 persoana desemnata, care completeaza coloanele privind intrarile, iesirile si stocul
Servesc ca:
 document de evidenta a intrarilor, iesirilor si stocurilor din cadrul depozitului
 document de inregistrare in contabiliatate in cazul metodei operativ-contabile (pe
solduri)
 sursa de informatii pentru controlul operativ curent si contabil al stocurilor

RAPORTUL DE GESTIUNE

Raportul de gestiune poate fi zilnic sau periodic. Raportul de gestiune zilnic se

intocmeste in 2 exemplare de catre gestionar, pentru fiecare gestiune in parte. Dupa reportarea
soldului din ziua precedenta, in coloana « marfuri » se inscriu, in ordinea intocmirii lor,
documentele de intrari din ziua respectiva. La sfarsitul zilei se stabileste totalul intrarilor plus

21
soldul, dupa care se inscriu vanzarile si alte iesiri de marfuri si se totalizeaza. La sfarsitul zilei
se determina soldul scriptic de marfuri. In raportul de gestiune se inscriu atat cumpararile si
vanzarile de marfuri la pretul de vanzare cu amanuntul, cat si alate intrari sau iesiri care au ca
efect modificarea in plus sau in minus a soldului de marfuri cum ar fi : modificarile de pret,
transferul intre gestiuni, distrugerea marfurilor degradate.
Documentele care stau la baza intocmirii Raportului de gestiune pot fi : NIR-ul, monetarul,
inventarul privind modificarile de pret, procesul verbal de scadere din gestiune.
Raportul de gestiune circula :
 exemplarul I la compartimentul financiar-contabil
 exemplarul II ramane la carnet
Raportul de gestiune periodic cuprinde aceleasi elemente, cu deosebirea ca inscrierea in
formular se face la intervalul de 15 zile, soldul se stabileste la sfarsitul fiecarei perioade. Raportul
se completeaza in 2 exemplare, documentele de intrare si de iesire se completeaza in ordine
cronologica, fara a se face o grupare a lor pe intrari si iesiri.

REGISTRU STOCURILOR

Se intocmeste manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul de compartimentul financiar-

contabil la sfarsitul fiecarei luni, pe feluri de materiale, obiecte de inventar, produse, grupate pe
depozite, conturi, prin inscrierea stocurilor din fisele de magazie si evaluarea lor la preturile de
inregistrare.
Registrul stocurilor serveste ca :
 document de evaluare a stocurilor se verificare a concordantei inregistrarilor din
fisele de magazie cu cele din contabilitate
Nu circula, fiind document de inregistrare contabila
Se arhiveaza :
 la compartimentul financiar-contabil

STATUL DE SALARII

Se intocmeste in 2 exemplare, lunar, pe unitate, sectii, servicii de catre compartimentul

care are aceasta atributie pe baza : foi de prezenta, documentele privind retinerile legale, listele
de avans chenzinal, certificatele medicale. Platile facute in cursul lunii, cum sunt : avansul,

22
indemnizatiile de concediu, lichidarile se includ in statul de salraii pentru a cuprinde intreaga
suma a salariilor calculate si toate retinerile legale in perioada de decontare respectiva.
Continutul minimal obligatoriu al formularului este urmatorul :
 denumirea unitatii
 denumirea formularului
 intocmit pentru luna……, anul…..
 numele si prenumele
 venitul brut
 contributia individuala de asigurari sociale
 contributia individuala de somaj
 contributia individuala de asigurari sociale de sanatate
 venitul net
 deducerea personala de baza
 deducerile suplimentare
 venitul baza de calcul
 impozitul calculat si retinut
 salariul net
 semnaturi
Statul de salrii serveste ca :
 document pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor
 document pentru calculul contributiei privind protectia sociala si al altor datorii
 document justificativde inregistrare in contabiliate
 document juridic – se pastreaza 50 de ani
Statul de salarii circula :
 exemplarul I, la persoanele autorizate sa exercite controlul financiar si sa aprobe
plata
 exemplarul I, la casieria unitatii
 exemplarul I, la compartimentul financiar-contabil
 exemplarul II, la compartimentul care a intocmit statele de salarii
Statul de salarii se arhiveaza :
 exemplarul I, la compartimentul financiar-contabil
 exemplarul II, la compartimentul care a intocmit statele de salarii

23
 ORDINUL DE DEPLASARE

Se intocmeste intr-un exemplar de persoana care urmeaza sa faca deplasarea, pentru

justificarea vansurilor acordate in vederea procurarii de valori materiale in numerar.
Ordinul de deplasare serveste ca :
 dispozitie catre persoana delegata sa efactueze deplasarea
 document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate
 document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans
 document justificativ de inregistrare in contabilitate
Ordinul de deplasare circula :
 la persoana imputernicita sa dispuna deplasarea, pentru semnare
 la persoana care efectueaza deplasarea
 la persoanele autorizate de la unitatea unde s-a efectuat deplasarea sa confirme sosirea
si plecarea persoanei delegate
 la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe baza actelor
justificative anexate la intoarecerea din deplasare, stabilind diferenta de primit sau de
restituit
 la persoana autorizata sa exercite controlul financiar preventiv, pentru viza
 la conducatorul unitatii pentru aprobarea cheltuielilor efectuate
In cazul in care avansul primit este mai mic decat suma cheltuielilor efectuate, se
intocmeste dispozitie de plata-incasare catre casierie pentru diferenta de primit de catre titularul
avansului. In cazul in care avansul este mai mare decat suma cheltuielilor efectuate diferenta de
restituit de catre titularul avansului se depune la casierie si se emite chitanta.
Ordinul de deplasare se arhiveaza :
 la compartimentul financiar-contabil

DISPOZITIA DE PLATA-INCASARE CATRE CASIERIE

Se intocmeste intr-un exemplar de catre compartimentul financiar-contabil in cazul :

 utilizarii ca dispozitie de plata, cand nu exista alte documente prin care se dispune plata
(stat de plata, lista de avans chenzinal)

24
  utilizarii ca dispozitie de plata a avansurilor pentru cheltielile de deplasare, procurare de
materiale
 utilizarii ca dispozitie de incasare, cand nu exista alte documente prin care sa se dispuna
incasarea, in acest caz casierul trebuie sa emita chitanta (aviz, somatie de plata)
Dispozitia de plata-incasare serveste ca :
 dispozitie pentru casierie, in vederea achitarii unor sume, precum avansurile de
cheltuieli de deplasare, pentru procurarea de materiale, pentru diferentele de cheltuieli
in cazul justificarii unor sume mai mari decat avansul
 dispozitie catre casierie in vederea incasarii unor sume in numerar
 document justificativ de inregistrare in Registrul de casa si in contabilitate a platilor
efctuate in numerar, efectuare fara alt document justificativ
Dispozitia de plata-incasare se arhiveaza :
 la compartimentul financiar-contabil

BONUL DE VANZARE

Se intocmeste in 3 exemplare de vanzator. Casierul primeste bonul de vanzare si inscrie

in borderoul bonurilor de vanzare numarul si valoarea bonului, numara in prezenta
cumparatorului suma primita de la acesta, aplica stampila « achitat ». Pe baza bonului se
elibereaza cumparatorului marfa, impreuna cu exemplarul I al bonului de vanzare. La sfarsitul
zilei, fiecare vanzator isi centralizeaza bonurile emise si achitate, primite de la cumparatori,
completand borderoul bonurilor de vanzare, dupa care se confrunta cu borderoul intocmit de
casier. In situatia in care s-au emis bonuri, dar nu au fost achitate, pe exemplarul ramas in
carnet se scrie « anulat ». Csierul totalizeaza bonurile de vanzare si intocmeste monetarul.
Bonul de vanzare serveste ca :
 document pentru incasarea numerarului
 document pe baza caruia se elibereaza marfa clientului
 document care sta la baza completarii borderoului bonurilor de vanzare

MONETARUL

Se intocmeste in 2 exemplare in momentul predarii numerarului casierului central.

Acesta semneaza de primire pe cele 2 exemplare si aplica stampila « incasat » pe exemplarul I,

25
pe care il restituie gestionarului si emite o chitanta pentru suma inscrisa in monetar, care se
inregistreaza in Registrul de casa. Exemplarul I constiuie document justificativ pentru
descarcarea gestiunii de marfurile vandute. Monetarul este document cu regim special.

REGISTRU DE CASA

Se intocmeste zilnic in 2 exemplare de casierul unitatii, pe baza actelor justificative de

incasari si plati. Se semneaza de catre casier pentru confirmarea inregistrarii operatiilor
efectuate si de catre persoana din compartimentul financiar-contabil desemnata pentru primirea
exemplarului II si a actelor justificative anexate. Se completeaza in ordinea efectuarii
operatiilor, fara a lasa spatii libere. Soldul de casa al zilei precedente se reporteaza pe primul
rand al registrului de casa pentru ziua in curs. Se inregistreaza toate incasarile, dupa care se
totalizeaza (inclusiv soldul de casa reportat al zilei precedente), apoi se inregistreaza toate
platile, iar totalul acestora se scade din sumele rezultate din insumarea incasarilor, pentru a
stabili soldul de casa al zilei respective.
Registrul de casa serveste ca :
 document de inregistrare operativa a incasrilor si platilor efectuate in numerar prin
casieria unitatii pe baza actelor justificative
 document de stabilire la sfarsitul fiecarei zile a soldului de casa
 document de inregistrare in contabilitate a operatiilor de casa

CEC-UL

Este instrumentul prin care se poate plati fara numerar o suma de bani din contul
debitorului catre o alta persoana fizica sau juridica. Persoana care ordona plata (titularul CEC-
ului) se numeste tragator, persoana care trebuie sa incaseze suma este denumita beneficiar, iar
societatea care trebuie sa efectueze plata se numeste tras. Cec-urile pot fi de mai multe tipuri :
cec-ul la purtator, cec-ul de calatorie, cec-ul de numerar.
Posibilitatile de transmitere a unu cec sunt :
 simpla remitere- in cazul cec-ului la purtator, care in momentul emiterii nu indica
expres beneficiarul sau poarta mentiunea « la purtator », acest cec va fi platit fie
persoanei desemnate de beneficiar, fie detinatorului cec-ului

26
  cesiunea de creanta ordinara- atunci cand este emis pe numele unei anumite
persoane si contine mentiunea « nu la ordin », acest ce va fi incasat numai de
persoana nominalizata
 girarea- operatiunea prin care se transmit o data cu remiterea toate drepturile
rezultate din cec. Ea este o mentiune speciala pe verso in favoarea unei anumite
persoane
 cec-ul este platit numai la vedere (la prezentare)

ORDINUL DE PLATA

Este instrumentul emis de platitor pentru a achita o datorie fata de o alta persoana
(beneficiar), dand dispozitie bancii sa plateasca beneficiarului suma inscrisa in formularul
intocmit in 3 exemplare. Ordinul de plata va ajunge la banca beneficiarului, care va pune suma
respectiva la dispozitia clientului sau.
Ordinul de plata se prezinta sub forma unui mesaj electronic care contine :
 numele si adresa ordonatorului
 banca si contul acestuia
 numele si adresa beneficiarului
 banca si contul acestuia
 suma de plata si valuta
 scopul platii, nr.si data facturii
 instructiuni specifice – documentele care trebuie sa se prezinte la incasare
 modul de suportare a comisioanelor si spezelor (daca nu se specifica sunt suportate
de ordonator)
 semnatura autorizata si data emiterii
 un cod secret al bancii emitente si al clientului pentru securizarea transmiterii

BILETUL LA ORDIN

Este o promisiune scrisa prin care o persoana fizica sau juridica, in calitate de debitor,
se obliga fata de alta persoana-beneficiar sa plateasaca la un anumit termen o suma de bani.
Utilizarea unui bilet la ordin implica efectuarea urmatoarelor operatii :

27
  subscriptorul emite biletul la ordin pe care il remite beneficiarului
 beneficiarul are urmatoarele posibilitati de a utiliza efectul primit: sa-l prezinte
bancii(trasului) la scadenta pentru incasarea sumei, sa-l gireze in favoarea altei
persoane, sa-l remita bancii pentru incasarea sumei inainte de scadenta.

REGISTRUL JURNAL DE INCASARI SI PLATI

Persoanele fizice autorizate folosesc registru jurnal de incasri si plati pentru

inregistrarea operativa a incasarilor si platilor pe baza actelor justificative, precum si ca
document de stabilire a situatiei financiare a agentului economic. In cadrul registrului se
consemneaza atat operatiunile in numerar, precum si cele efectuate prin contul de la banca.

REGISTRU JURNAL

Este un document contabil obligatoriu de inregistrare cronologica si sitematica a

modificarii elementelor de activ si pasiv ale unitatii. Se completeaza fara stersaturi si spatii
libere. Se intocmeste intr-un exemplar, se numeroteaza in ordine crescatoare volumele, in
ordinea completarii, se parafeaza si se inregistreaza la organul fiscal teritorial. Cu ajutorul
sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor fiecare operatiune economico-
financiara se inregistreaza prin articole contabile, in mod cronologic, dupa data de intocmire
sau de intrare a documentelor in unitate. Nu circula, fiind document de inregistrare contabila.
Se intocmeste de catre :
 societatile comerciale
 companiile nationale
 institutiile publice
 asociatiile
 societatile agricole
Se arhiveaza :
 la compartimentul financiar-contabil

REGISTRU INVENTAR

28
 Este un document contabil obligatoriu, care serveste la inregistrarea anuala si la
gruparea rezultatelor inventarierii patrimoniului, precum si cap roba in cazul litigiilor. Acest
registru trebuie numerotat, snuruit si parafat de organul fiscal teritorial, dupa care se fac
inregistrarile, fara spatii libere si fara stersaturi, intr-un singur exemplar, pe baza listelor de
inventariere si a proceselor verbale de inventariere. Acest registru nu circula, deoarece este
document de inregistrare contabila.
Se arhiveaza :
 la compartimentul financiar-contabil

REGISTRU CARTEA MARE

Este un document contabil obligatoriu, poate fi inlocuit de « fisa de cont pentru

operatiuni diverse ». Nu circula, fiind document de inregistrare contabila.
Registru Cartea mare serveste la :
 stabilirea rulajelor lunare si a soldurilor pe conturi sintetice
 verificarea inregistrarilor contabile efectuate
 intocmirea balantei de verificare
Se intocmeste la sfarsitul lunii astfel :
 rulajul creditor se reporteaza din jurnalul contului respectiv, intr-o singura suma,
fara desfasurarea pe conturi corespondente
 sumele cu care a fost debitat contul respectiv in diverse jurnale se reporteaza din
acele jurnale
 soldul debitor sau creditor al fiecarui cont se stabileste in funcite de rulajele
debitoare si creditoare ale contului respectiv, tinandu-se seama de soldul de la
inceputul anului
Se arhiveaza :
 la compartimentul financiar-contabil

BALANTA DE VERIFICARE

Balanta de verificare se intocmeste pentru centralizarea si controlul datelor inregistrate

in conturi. Se prezinta sub forma unei situatii recapitulative pentru fiecare cont si sunt redate :
rulajele, totalurile sumelor si soldurile. Balanta se intocmeste la sfarsitul lunii sau ori de cate

29
ori necesitatile o impun, in scopul verificarii exactitatii inregistrarilor contabile.Ecuatiile de
control la nivelul sistemului de conturi proprii balantei sunt :
 Total solduri initiale debitoare = Total solduri initiale creditoare
 Total rulaje debitoare = Total rulaje creditoare
 Total sume debitoare = Total sume creditoare
 Total solduri de bitoare = Total solduri creditoare
 Total sume din Registru Jurnal = Total rulaje din balanta
Balanta conturilor poate avea mai multe forme:
 Balanta conturilor cu o singura egalitate (balanta de totaluri – TOTAL SUME
DEBITOARE = TOTAL SUME CREDITOARE, balanta de solduri – TOTAL
SOLDURI FINALE DEBITOARE = TOTAL SOLDURI FINALE
CREDITOARE)
 Balanta conturilor cu doua egalitati {balanta sumelor si soldurilor – TOTAL
SUME DEBITOARE = TOTAL SUME CREDITOARE si TOTAL SOLDURI
FINALE DEBITOARE = TOTAL SOLDURI FINALE)
 Balanta conturilor cu trei egalitati (TOTAL SOLDURI INITIALE DEBITOARE
= TOTAL SOLDURI INITIALE CREDITOARE, TOTAL RULAJE DEBITOARE
= TOTAL RULAJE CREDITOARE si TOTAL SOLDURI FINALE DEBITOARE
= TOTAL SOLDURI FINALE)
 Balanta cu patru egalitati (TOTAL SUME DEBITOARE = TOTAL SUME
CREDITOARE din balanta precedenta, TOTAL RULAJE DEBITOARE =
TOTAL RULAJE CREDITOARE ale lunii curente, TOTAL SUME DEBITOARE
= TOTAL SUME CREDITOARE la data intocmirii balantei si TOTAL SOLDURI
FINALE DEBITOARE = TOTAL SOLDURI FINALE)
Lipsa egalitatii este semnul unor erori care pot fi :
 Erori de intocmire a balantei
 Erori de insumare sau de stabilire a soldurilor
 Erori de transcriere in cont
 Erori de inregistrare in Registrul Cartea Mare
 Omisiuni de inregistrare

30
 BILANTUL

Bilantul este un document contabil de sinteza, prin care se prezinta elementele de activ,
datoriile si capitalul propriu la sfarsitul exercitiului financiar.Bilantul indeplineste urmatoarele
functii :
 functia de informare- informatiile prezentate servesc factorilor de decizie, dar si
altor prsoane fizice sau juridice (actionari, clienti, salariati, banci, organe fiscale)
 functia de analiza a activitatii economico-financiare- pe baza bilantului se
calculeaza si se nalizeaza periodic activitatea si se stabilesc masuri de perfectionare
a activitatii economico-financiare
 functia previzionala- pe baza bilantului se poate orienta activitatea viitoare a
unitatii economice
Bilantul se intocmeste pe baza balantei de verificare la 31 decembrie, incheiata dupa
inregistrarea tuturor documentelor in care au fost consemnate operatiunile financiar- contabile
aferente perioadei raportate. Posturile de activ sunt grupate dupa criteriul destinatiei, in ordinea
inversa a lichiditatii lor : active imobilizate, active circulante, conturi de regularizare si
asimilate, prime privind rambursarea obligatiunilor. Posturile de pasiv sunt structurate dupa
provenienta lor in ordinea inversa a exigibilitatii lor : capitaluri proprii, provizioane pentru
riscuri si cheltuieli, conturi de regularizare si asimilate.

CONTUL DE PROFIT SI PIERDERE

Prezinta informatii care detaliaza modul de obtinere al rezultatului pe cele 3 tipuri de

activitati : de exploatare, financiar si extraordinara. Se prezinta sub forma de lista si contine
valori atat din exrcitiul precedent cat sin cel curent, permitand compararea indicatorilor in
timp. Formularul cuprinde totalitatea veniturilor realizate, cheltuielile aferente acestora si
rezultatele obtinute (profit sau pierdere). Datele se preiau din rulajele debitoare ale conturilor
de cheltuieli, respectiv rulajele creditoare ale conturilor de venituri, cumulate de la inceputul
anului.

31
 SITUATIA MODIFICARILOR CAPITALULUI PROPRIU

Reprezinta o componenta separata a situatiilor financiare anuale si cuprinde o

prezentare a soldurilor intiale, a modificarilor din cursul exrcitiului financiar (cresteri sau
reduceri) precum si a soldurilor finale pentru fiecare element de capital propriu.

SITUATIA FLUXURILOR DE TREZORERIE

Reflecta cresterea neta a mijloacelor banesti in cursul unui exercitiu financiar.

Obiectivul acestei situatii este de a reflecta influenta activitatilor de exploatare, de investitii si
de finantare asupra mijloacelor banesti ale unei entitati.

NOTE EXPLICATIVE

Cuprind informatii suplimentare in raport cu bilantul si contul de profit si pierdere.

 Situatia activelor imobilizate – furnizeaza informatii despre valoarea bruta si
ajustarile de valoare (amortizari si ajustari pentru deprecieri) ale imobilizarilor
 Situatia provizioanelor – furnizeaza informatii despre Alte provizioane la
inceputul si sfarsitul exercitiului precum si eventualele transferuri
 Repartizarea profitului – se prezinta sursele de acoperire a pierderii sau modul de
repartizare a profitului net pe destinatii legale
 Analiza rezultatului din exploatare - dataliaza obtinerea rezultatului din
exploatare in exrcitiul curent fata de cel precedent
 Situatia creantelor si datoriilor – ofera informatii referitoare la exercitiul
financiar incheiat si detaliaza creantele in functie de termenul de lichiditate, iar
datoriile in functie de termenul de exigibiliatate

32
 Principii, politici si metode contabile- se prezinta reglementarile contabile
aplicate la intocmirea si prezentarea situatiilor fiananciare anuale, alte informatii
legate de valorile imobilizarilor corporale si a stocurilor
 Participatii si surse de finantare – prezinta informatii legate de certificatele de
participare, capitalul social subscris, actiuni rascumparabile sau emise in cursul
exrcitiului financiar
 Informatii privind salariatii, administratorii, directorii – cuprinde informatii cu
privire la indemnizatiile acordate membrilor organelor de adiministratie, credite
acordate acestora. Pentru salariati – numarul mediu, salarii platite, cheltuieli cu
asigurarile sociale, alte cheltuieli cu contributiile pentru pensii
 Analiza principalilor indicatori economico-financiari – indicatorul lichiditatii
curente, indicatorul lichiditatii imediate, indicatorul gradului de indatorare,
indicatorul privind acoperirea dobanzilor, viteza de rotatie a stocurilor, viteza de
rotatie a debitelor/clienti, viteza de rotatie a creditelor/furnizor, viteza de rotatie a
activelor totale, marja bruta din vanzari, rentabilitatea capitalului angajat
 Alte informatii privind – relatiile entitatii cu filialele, impozitul pe profit, cifra de
afaceri, contractele de leasing financiar, efectele comerciale scontate neajunse la
scadenta.

33