ORGANIZAREA DOCUMENTATIEI

Documentatia ca procedeu în contabilitate

Operatiile economice si financiare care reflecta existenta si miscarea valorilor

patrimoniale se pot înregistra în contabilitate numai si numai daca au la baza
documente care sa demonstreze realitatea acestora, potrivit principiului ca orice
înregistrare contabila se poate efectua numai daca operatiunile au avut loc.

Documentatia este strâns legata si precedata de observare.

Observarea directa a fenomenelor economice si reflectarea lor în contabilitate

are loc în baza consemnarii acestora în documente, ca o conditie primordiala în fata
celorlalte procedee ale metodei contabilitatii: comparatia, analiza, sinteza, bilant, etc.

Consemnarea operatiilor economice în documente este organizata dupa criterii

precise, bine stabilite pe baze stiintifice si în functie de necesitatile practice, ele
constituind baza întregului sistem de evidenta din unitatile patrimoniale.

Contabilitatea respecta în mod obligatoriu doua principii:

1 nici o operatie economica sau financiara fara document;

2 nici o înregistrare contabila fara document.

Documentatia, ca procedeu al contabilitatii, este operatiunea de culegere si

consemnare în documente de evidenta a datelor referitoare la operatiil 19219t198t e
economico-financiare ale unei unitati patrimoniale la locul si în momentul efectuarii lor.

Ce sunt documentele?

Notiune si continut

Nici o operatie economica nu se poate înregistra în contabilitate fara un act scris

în care sa se consemneze operatia respectiva.

Continutul documentelor economice este în functie de caracterul operatiei

consemnate. Ele contin elemente obligatorii care pot fi comune tuturor categoriilor de
documente, iar altele sunt specifice numai anumitor documente.

Elementele comune fiecarui document sunt:

  denumirea documentului;

 denumirea unitatii emitente si adresa;

 numarul si data documentului;

 partile participante la efectuarea operatiei economice consemnate în

document;

 continutul operatiei economice si justificarea efectuarii ei;

 datele cantitative si (sau) valorice aferente operatiei economice

consemnate (cantitate, pret unitar, valoare);

 semnaturile persoanelor care au participat la realizarea operatiei

economice si care raspund de întocmirea acestuia.

Elementele specifice difera de la o categorie la alta de documente.

Concluzionând, documentele sunt acte scrise care cuprind informatii letrice

si numerice, în etalon valoric, natural sau de munca, care se întocmesc la locul
si în momentul înfaptuirii operatiilor economice.

Foarte importanta, însa, este întocmirea documentelor la timp, pentru a asigura

operativitatea informatiilor pe care sa le furnizeze contabilitatea. Legea contabilitatii
specifica: „orice operatiune patrimoniala se consemneaza în momentul efectuarii ei
într-un înscris care sta la baza înregistrarilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea
de document justificativ”.

Deci, orice document care se întocmeste la locul si în momentul efectuarii

operatiei economice poarta denumirea de document justificativ.

Functiile documentelor

Acestea sunt:

1 functia de consemnare, letrica si cifrica, cantitativa si valorica a operatiilor

economice efectuate;

2 functia de act justificativ, care sta la baza înregistrarii în contabilitate a

operatiilor economice;

3 functia de verificare a activitatilor desfasurate;

4 functia de asigurare a integritatii patrimoniului;

 5 functia juridica, deoarece, cu ajutorul lor se stabilesc drepturile si obligatiile
banesti ale unitatilor patrimoniale.

Întocmirea documentelor

Culegerea si consemnarea informatiei contabile în documente se poate realiza

manual sau cu ajutorul tehnicii moderne.

Documentele se întocmesc, de regula, pe formulare tipizate, iar completarea se

poate face manual sau cu ajutorul mijloacelor tehnice (masina de scris, calculatoare
electronice).

Întocmirea manuala a documentelor:

1 se face cu cerneala, cu pasta sau creion chimic

2 are urmatoarele inconveniente:

3 volum mare de munca;

4 nu garanteaza exactitatea datelor înscrise;

5 nu se realizeaza o productivitate mare si calitate superioara.

Reguli de întocmire:

 documentele care se întocmesc în mai multe exemplare vor trebui sa

aiba acelasi numar de ordine pentru fiecare dintre exemplare;

 în documentele de casa si de banca, datele cifrice se redau si în

litere.

Reguli de corectare a greselilor:

 nu se admit stersaturi, razuiri, etc.;

 corectarea greselilor se face de asa maniera încât sa se poata

identifica ca aceasta s-a produs la întocmirea documentului si nu mai
târziu, iar cei care au semnat documentul stiu de corectura facuta;

 rectificarea greselii se face prin taierea textului sau a sumei gresite cu

o linie astfel încât sa se poata identifica textul sau suma initiala si se
scrie deasupra textul sau suma corecta, sub semnaturile celor care
au semnat initial documentul;
  în documentele de casa si cele de banca nu se admit corecturi.

Daca s-au efectuat greseli în documentele de casa sau de banca (chitante,

cecuri, ordine de plata, foi de varsamânt), acestea se anuleaza, fara a se detasa din
carnetele respective (a se rupe), iar apoi se întocmesc altele corect.

Clasificarea documentelor

Clasificarea documentelor se face dupa urmatoarele criterii:

a) dupa natura elementelor patrimoniale pe care le reflecta:

1) Documente privind imobilizarile corporale si necorporale:

1 proces verbal de receptie a mijloacelor fixe;

2 bon de miscare a mijloacelor fixe;

3 proces verbal de predare-primire;

4 proces verbal de scoatere din functiune.

2) Documente privind activele circulante materiale:

1 nota de receptie si constatare de diferente;

2 bon de consum;

3 fisa limita de consum;

4 bonul de predare – transfer – restituire;

3) Documente privind disponibilitatile banesti:

1 chitanta;

2 dispozitie de plata / încasare pentru casierie;

3 ordinul de plata.

4) Documente privind salariile si alte drepturi cuvenite angajatilor:

1 lista de avans chenzinal;

 2 statul de plata;

3 ordinul de deplasare;

4 decontul de cheltuieli.

5) Documente privind vânzarile:

1 factura fiscala;

2 dispozitie de livrare;

3 aviz de expeditie.

b) dupa locul de întocmire:

1) Documente interne = documente ce se întocmesc în cadrul întreprinderii,

pentru operatiile economice referitoare la activitatea acesteia; Ex: bon de
consum, NRCD, proces verbal de scoatere din functiune, statul de plata, lista
de avans chenzinal; Unele documente interne ca: factura fiscala emisa catre
client, ordinul de plata emis catre furnizor, circula în afara întreprinderii.

2) Documente externe = documente ce se întocmesc de catre alte întreprinderi

care sunt adresate întreprinderii. Ex: factura primita de la furnizor, chitanta
primita de la furnizor, ordinul de plata primit de la client.

c) dupa modul de întocmire:

1) Documente primare = documente ce consemneaza pentru prima oara

operatiile economice; Ex: nota de receptie si constatare de diferente, bon de
consum, statul de plata;

2) Documente centralizatoare = documente ce grupeaza si cumuleaza datele

înscrise în documentele primare, ele cuprinzând operatii de acelasi fel. Ex:
centralizatorul notelor de receptie; centralizatorul bonurilor de consum;
centralizatorul statelor de plata;

d) dupa functia pe care o îndeplinesc:

1) Documente de dispozitie = documente prin care se transmite ordinul de a

se executa o anumita operatie economica. Ex: comanda, ordinul de plata;

2) Documente de executie = documente prin care se face dovada executarii

unei anumite operatii. Acestea stau la baza înregistrarii operatiilor în
contabilitate. Ex: chitanta, bonul de consum, procesul verbal de receptie.
 3) Documente mixte = documente ce reunesc caracteristicile primelor 2 grupe.
Ex: fisa limita de consum, dispozitie de livrare – aviz de expeditie.

e) dupa regimul de tiparire si utilizare:

1) Documente cu regim special = documente pentru care exista dispozitii

legale privind modul lor de completare, circulatie si pastrare. Ex: registru de
evidenta fiscala, registru unic de control, fila CEC, biletul la ordin. Pentru
aceste documente se organizeaza în cadrul firmei o evidenta operativa
speciala, întocmindu-se pentru fiecare formular cu regim special o fisa
denumita „Fisa de magazie a formularelor cu regim special”.

2) Documente fara regim special = documente care se folosesc cu

respectarea normelor generale de întocmire, circulatie si pastrare. Ex: stat de
plata, proces verbal de receptie, bon consum.

f) dupa sfera lor de aplicare:

1) Documente de uz general = documente utilizate în toate ramurile de

activitate. Ex: chitanta, factura fiscala, stat de plata.

2) Documente specifice = documente utilizate numai în anumite ramuri. Ex:

devizul de lucrari, fisa consumului de furaje, etc.

g) dupa rolul lor în cadrul circuitului contabil:

1) Documente justificative = documente primare care se întocmesc la locul si

în momentul producerii operatiilor economice. Ele stau la baza înregistrarilor
contabile si se prezinta sub forma de imprimate. Ex: nota de receptie si
constatare de diferente, bon de consum, stat de plata, ordinul de plata,
chitanta, factura.

2) Registre contabile = documente sub forma de registru care consemneaza

operatiile economice sub forma de înregistrari contabile. Ex: registru jurnal,
registru cartea mare, registru inventar.

3) Documente de sinteza si raportare = documente prin care se centralizeaza

si se transmit informatii în afara întreprinderii. Ex: bilantul contabil, contul de
profit si pierdere, anexele la bilant.

Circulatia, tipizarea si verificarea documentelor

Circulatia documentelor

Circulatia documentelor înseamna miscarea lor în cadrul unitatii prin

compartimentele acesteia din momentul întocmirii sau intrarii lor în unitate pâna
la predarea lor la arhiva unitatii.

Circulatia documentelor trebuie sa se faca într-o anumita ordine, dinainte

stabilita.

Conditiile ce trebuiesc îndeplinite sunt:

1 miscarea documentelor sa se realizeze pe caile cele mai scurte si printr-

un numar redus de verigi organizatorice;

2 miscarea documentelor sa fie continua;

3 prelucrarea datelor din documente sa se faca complet si la termenul

stabilit;

4 organizarea circulatiei documentelor se face pe baza de grafice de

circulatie.

Tipizarea si verificarea documentelor

Tipizarea consta în elaborarea de formulare de documente unitare ca

marime si destinatie, de un format strict determinat.

Fiecare operatie economica are la baza un document justificativ. Înainte de a

înregistra în contabilitate operatiile economice, cel care conduce misiunea contabila
(un cabinet de contabilitate, individual sau prin societati de expertiza contabila sau
persoane de specialitate angajate pe baza de contract de munca) trebuie sa verifice
minutios documentele ce stau la baza efectuarii operatiilor, pentru a descoperi
eventualele greseli, actiuni ilegale sau incorecte.

Verificarea documentelor este operatia premergatoare înregistrarii în

contabilitate.

Verificarea documentelor se realizeaza sub trei aspecte: formala, aritmetica si

de fond.

Verificarea formei consta în:

1 folosirea tipului de document adecvat operatiei consemnate;

 2 completarea tuturor rubricilor cerute de document;

3 existenta semnaturilor persoanelor ce raspund de întocmirea

documentelor;

4 existenta numerelor de ordine pe fiecare exemplar;

Verificarea aritmetica consta în controlul prelucrarii corecte în documente a

datelor cifrice si daca s-au efectuat corect calculele aritmetice.

Verificarea de fond consta în controlul

2 realitatii: se verifica daca operatia s-a efectuat la data, locul si conditiile

specificate în document;

3 necesitatii: se verifica daca operatia înscrisa în document este utila activitatii

firmei;

4 oportunitatii: se verifica daca operatia înscrisa în document este eficienta

pentru acea unitate;

5 legalitatii operatiunilor consemnate în documente: se verifica daca

operatia respectiva nu contravine legislatiei în domeniul care reglementeaza
genul respectiv de operatii economice.

De cele mai multe ori, verificarea documentelor se face de catre alte persoane
decât cele care le-au întocmit, caz în care eficienta controlului este sporita. Controlul
înregistrarilor în contabilitate si, implicit, a documentelor care stau la baza efectuarii
lor, se realizeaza de catre persoanele care conduc misiunea contabila, de catre
controlul financiar preventiv, cenzori, de organele de control ale statului.

Daca se constata erori de întocmire, acestea se aduc la cunostinta celor care au

întocmit documentul, iar corectarea se face prin taierea cu o linie orizontala a textului
gresit si înscrierea corecta, alaturat, împreuna cu semnatura celui care corecteaza
documentul.

Nu se admit corecturi pe documentele de plati (chitante, ordin de plata, fila cec).

Aceste documente se anuleaza prin taierea cu o linie oblica si se scrie cuvântul
„ANULAT” si ramâne fila respectiva în carnet fara a fi detasata.

Pastrarea documentelor
 Clasarea documentelor înseamna aranjarea lor într-o anumita ordine strict
determinata, în scopul asigurarii pastrarii lor în bune conditii si pentru a fi usor
gasite în vederea obtinerii informatiilor necesare.

Clasarea se realizeaza dupa mai multe criterii:

2 cronologic, consta în gruparea documentelor în ordinea întocmirii lor;

3 alfabetic, respectiv, clasarea în acelasi dosar a documentelor tinând seama

de denumirea unitatii la care se refera documentele;

4 geografic, adica gruparea documentelor dupa judetul, municipiul sau orasul

unde îsi au sediul unitatile corespondente;

5 dupa obiect sau pe grupe de operatii economice, constând în aranjarea

documentelor pe categorii de probleme (mijloace fixe, active circulante,
banesti, etc.).

Pastrarea documentelor se mai realizeaza si în functie de timp, adica pentru

anul curent (arhiva curenta) si anii precedenti (arhiva generala).

Termenele de pastrare se stabilesc prin acte normative iar eliberarea

originalelor se face dupa reguli bine stabilite.

Registrele de contabilitate si documentele justificative care stau la baza

înregistrarilor în contabilitate se pastreaza 10 ani de la data încheierii exercitiului
financiar. Statele de plata se pastreaza 50 de ani.

În cazul în care se pierd anumite documente, sunt sustrase sau distruse,

reconstituirea lor se face în maxim 30 de zile de la constatare.

Formulare tipizate comune privind

activitatea financiar – contabila

Legea contabilitatii precizeaza ca orice operatie patrimoniala se consemneaza în

momentul efectuarii ei într-un înscris care sta la baza înregistrarilor în contabilitate,
dobândind astfel calitatea de document justificativ.

Documentele justificative care stau la baza înregistrarilor în contabilitate

angajeaza raspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat si aprobat ori
înregistrat în contabilitate, dupa caz.
 Caracteristica esentiala a documentelor o constituie faptul ca ele reflecta situatia
patrimoniului si angajeaza raspunderea materiala. De aceea, este necesar ca documentele sa
îndeplineasca anumite cerinte, în ceea ce priveste structura, circulatia si pastrarea lor.

Regulamentul de aplicare a Legii contabilitatii stabileste Nomenclatorul

formularelor tipizate comune privind activitatea financiara si contabila, pe sectiuni,
astfel:

MIJLOACE FIXE:

2 registrul numerelor de inventar

3 registru de inventar privind investitiile, dotarile si alte utilitati

4 fisa mijlocului fix

5 bon de miscare a mijloacelor fixe

6 proces verbal de scoatere din functiune a mijloacelor fixe / de declasare a

unor bunuri materiale

7 proces verbal de receptie

8 proces verbal de receptie provizorie

9 proces verbal de punere în functiune

10 proces verbal de receptie finala

BUNURI DE NATURA STOCURILOR:

2 nota de receptie si constatare de diferente

3 bon de primire (consignatie)

4 bon de predare-transfer-restituire

5 bon de consum

6 bon de consum colectiv

7 fisa limita de consum,

8 fisa limita de consum colectiva

9 lista zilnica de alimente

10 dispozitie de livrare

11 aviz de însotire a marfii

12 borderou de predare a documentelor

13 fisa de magazie

14 fisa de magazie a formularelor cu regim special

15 fisa de evidenta a obiectelor de inventar în folosinta

16 registrul stocurilor

17 lista de inventariere

MIJLOACE BĂNEsTI si DECONTĂRI

2 chitanta

3 chitanta fiscala

4 proces verbal de plati

5 dispozitie de plata-încasare catre casierie

6 împuternicire

7 borderoul documentelor achitate cu cecuri de decontare

8 registru de casa (în lei si valuta)

9 bon de vânzare

10 borderou de achizitie (în alimentatia publica si de la producatorii individuali)

11 factura

SALARII sI ALTE DREPTURI DE PERSONAL

2 stat de salarii
3 lista de avans chenzinal

4 lista de indemnizatii pentru concediul de odihna

5 desfasuratorul indemnizatiilor platite în contul asigurarilor sociale de stat

6 stat de salarii pentru colaboratori

7 fisa de evidenta a salariilor

8 ordin de deplasare (delegatie)

9 decont de cheltuieli (pentru deplasari externe)

REGISTRELE DE CONTABILITATE

2 registru jurnal

3 registru jurnal de încasari si plati

4 registru inventar

5 cartea mare

CONTABILITATEA GENERALĂ

2 nota de debitare-creditare

3 nota de contabilitate

4 extras de cont

5 jurnal – situatie pentru operatiile de casa si banca

6 jurnal privind decontarile cu furnizorii

7 situatia încasarii-achitarii facturilor

8 jurnal privind consumurile si alte iesiri de stocuri

9 jurnal privind salariile si contributia la asigurarile sociale

10 borderou pentru primirea obiectelor în consignatie

11 borderou de iesire a obiectelor din consignatie

12 jurnal pentru operatii diverse

13 situatie privind avansurile de trezorerie

14 fisa de cont pentru operatii diverse

15 fisa de cont analitic pentru cheltuieli efective

16 document cumulativ

17 scadentarul cheltuielilor înregistrate în avans

18 balanta de verificare cu 2, 3, 4 egalitati

ALTE SUBACTIVITĂŢI

2 declaratie de inventar

3 decizie de impunere

4 angajament de plata

5 contract de garantie în numerar

6 contract de garantie suplimentara