Scanarea presupune "fotografierea" documentelor (hârtie sau microfilm) si constituirea

documentelor electronice pe baza imaginilor obtinute.

Viteza de scanare a hârtiei poate atinge valori mari (40 pag./minut) în cazurile în care calitatea acesteia
este buna, altfel depinde de viteza de manevrare a operatorului.

Documentele deţin o putere incredibilă în mediile de activitate al firmelor şi din acest punct de vedere
controlul şi distribuirea documentelor esenţiale au devenit din ce în ce mai importante şi, în mod similar,
necesitatea unui acces sigur la aceste documente a devenit un imperativ.

Referitor la pierderea unui document critic, puţine companii au cuantificat valoarea reală a unui astfel
de eveniment neplăcut, însă majoritatea s-au confruntat cu el. Fenomenul este unul curent şi inerent
lucrului cu documentele fizice, dar poate fi eliminat cu ajutorul soluţiilor de Document Management, ale
căror beneficii nu se rezumă doar la stoparea pierderii documentelor, ci pot contribui esenţial la
creşterea eficienţei companiilor, dar şi la asigurarea unui nivel superior de satisfacţie a clienţilor
acestora.

Statisticile spun că, anual, o companie pierde, în medie, între 3 şi 8% din documentele fizice cu care
lucrează, iar pierderile de documente reprezintă 40-60% din timpul de lucru al angajaţilor, 20-45% din
costurile cu salariile şi între 12 şi 15% din totalul cifrei de afaceri, conform unor analize efectuale de
firma Gartner. Aceste date pot fi probate practic în majoritatea organizaţiilor din întreaga lume, însă,
până când nu se întâmplă un incident major, care să impună luarea unor măsuri radicale, foarte puţine
companii, indiferent de aria de activitate sau de mărime, îşi pun problema reală a gestionării eficiente a
documentelor. Ignorarea continuă a problemei menţionate nu afectează, însă, doar eficienţa angajaţilor
şi randamentul întregii companii, ci şi imaginea acesteia în faţa partenerilor şi clienţilor săi. Iar la acest
nivel pagubele pot fi ireparabile, pentru că un client nemulţumit tinde să-şi împărtăşească experienţa
neplăcută la cel puţin alte 5-6 persoane iar dacă respectivul client este şi un utilizator de reţele sociale,
imaginea respectivei companii riscă să se degradeze extrem de rapid.

Soluţii pentru a preveni astfel de situaţii şi pentru a reduce pierderile există şi din ce în ce mai multe
companii sunt interesate să adopte un sistem de management al documentelor şi o arhiva electronica.