Cateva exemple vor ajuta la explicarea acestui concept.

Sa spunem ca proiectul va crea multe

documente care trebuie stocate si partajate – de exemplu Definitia Proiectului, Jurnalul Situatiilor
Dificile, Cerintele de Business, Planul de Testare, etc. Dupa ce un document este creat, membrii echipei
trebuie sa stie unde va fi stocat. In functie de complexitatea uneltei software, documentul poate fi plasat
intr-un director din retea, intr-un director aflat pe discul local, intr-un pachet software pentru
managementul documentelor, etc. Dupa crearea documentului, trebuie sa se stie cine poate avea acces
la el. Majoritatea documentelor pot fi accesibile intregii echipe, dar se vrea ca acestia sa aiba doar
drepturi de citire – nu de modificare. Trebuie creata o conventie de denumire pentru documentul
original si pentru orice revizuire a sa. Spre exemplu, daca se actualizeaza Definitia Proiectului, trebuie ca
documetul actualizat sa inlocuiasca versiunea mai veche? Probabil ca ar trebui sa se salveze documentul
original si sa se denumeasca noul document versiunea 2. Toate acestea fac parte din procedurile pentru
managementul documentelor.

Trebuie gandit dinainte ce conventie de denumire se va folosi pentru rapoartele asupra starii curente.
Daca fiecare membru al echipei trimite managerului de proiect un raport, nu va trece mult pana cand
managerul de proiect va avea zeci sau sute de rapoarte. Daca formatul raportului este “Nume / Data /
Raport asupra Starii Curente” sortarea se va face in ordine cronologica. Daca rapoartele vor fi denumite
“Nume / Raport asupra Starii Curente / Data”, sortarea se va face dupa numele perosanei. Poate ca
managerul de proiect ar trebui sa stearga rapoartele dupa ce le revizuieste. Toate aceste intrebari sunt
componente ale managementului documentelor.

Consideratiile privind managementul documentelor sunt neimportante pentru proiectele mici. Pentru
proiectele mari insa, aceste procese trebuie planificate din timp, in caz contrar aparand confuzii,
incertitudine si munca suplimentara pe masura ce proiectul evolueaza