Publicitate – promovare-anunţare: afişe, anunţuri, invitaţii, locul manifestării, cum se ajunge, telefoane

de dat, comunicate de presă, contacte cu reprezentanţii presei, copii ale intervenţiilor, copii ale
desfăşurătorului reuniunii, ilustraţii, avizier, contacte personale diverse.

- Amenajarea localului: capacitatea sălii, acces la sala, prize electrice, iluminatul, prize microfon,
numele administratorului, unde poate fi găsit, acustica, uşi, grupuri sanitare, acces la telefon, scări,
ascensoare, instalaţii de termoreglare, instalaţii de ventilare, parcare, (capacitate de acces), accesul la
mijloace de transport, aranjamente pentru decorarea sălii, spatii de expunere, panouri / aviziere,
impactul emoţional (design, estetica), diverse.

- Dotări necesare: mese (număr, dimensiuni), scaune (confort, număr), microfoane, casetofon şi casete
audio, videorecorder şi casete video, reportofon, retroproiector, trepied pentru afişare de avize, stând
pentru diagrame, proiector pentru diapozitive, ecran, sticle, căni şi pahare cu apă, instalaţii şi ceşti
pentru cafea, ceai, proiector pentru film, tabla, creta, burete, maşini de scris, coşuri de hârtii, table de
afişat buletine, masă pentru retroproiector, aparat de fotografiat, ustensile de scris, cordoane
prelungitoare, copiatoare, calculatoare, diverse.

- Materiale necesare: ecusoane port-nume, cartonaşe cu numele participanţilor, pixuri cu mine groase
şi subţiri de diferite culori, scotch, lipici, agrafe de birou, creioane, carioca, ace, foarfeci, capsator, hârtie
pentru multiplicat, diferite tipuri de hârtie, programul manifestării, publicaţiile organizaţiei, materiale de
expoziţie, flori sau aranjamente florale, decoraţiuni, postere, afişe, foi cu instrucţiuni, menţionarea în
scris a persoanelor utile, semne indicatoare spre locul manifestării, mape, diverse.

- Buget – costul efectiv: plicuri, timbre, convorbiri telefonice, teleconferinţe, chiria pentru dotare
tehnică, chiria localului, materiale din hârtie (ecusoane, tipărire buletine, hârtie, inclusiv calc,), materiale
de scris, transport, mesele participanţilor, bar, cafea, răcoritoare, multiplicarea materialelor, pliante,
mape, casete, operator proiecţii, operator microfoane, traducători, program distractiv, flori,
reproducerea filmelor, reproducerea imaginilor, diverse.

- După manifestare: debarasarea sălii, restituirea aparaturii şi a ustensilelor împrumutate; sortarea şi

păstrarea documentelor; scrierea, trimiterea şi evaluarea protocolului; evaluarea notiţelor, memorarea
lor; colectarea şi transmiterea rapoartelor de presa; trimiterea de fotografii invitaţilor de onoare,
referenţilor şi eventual participanţilor; decontarea numerarului; decontarea onorariilor şi a cheltuielilor
de deplasare; achitarea costurilor hoteliere; verificarea facturilor sosite şi dispunerea plăţii acestora;
calcularea cheltuielilor totale, compararea cu ante-calculul şi tragerea concluziilor pentru viitoarele
manifestări; rezolvarea eventualei corespondenţe, notarea şi memorarea modificărilor de adrese.