Calcul tabelar

Microsoft Excel
Nivel mediu - avansat
Cuprins
Capitolul 1 Formule şi funcţii în Excel .................................................................................... 3
1.1. Referinţe în formule şi funcţii ...................................................................................... 3
1.2. Tipuri de funcţii ........................................................................................................... 4
1.3. Funcţii matematice ..................................................................................................... 4
1.4. Funcţii statistice .......................................................................................................... 5
1.5. Funcţii matrice ............................................................................................................ 7
1.6. Funcţii pentru dată şi oră ............................................................................................ 8
1.7. Funcţii pentru text ....................................................................................................... 9
1.8. Funcţii pentru căutare ............................................................................................... 10
1.9. Funcţii logice ............................................................................................................ 12
1.10. Funcţii financiare .................................................................................................... 14
1.11. Funcţii în baze de date ........................................................................................... 16
1.12. Protejarea formulelor în foaia de calcul ................................................................... 17
Capitolul 2 Gestionarea datelor în liste şi tabele Excel ........................................................ 19
2.1. Sortări personalizate ale datelor ............................................................................... 19
2.2. Filtrarea înregistrărilor în liste Excel .......................................................................... 22
2.3. Subtotaluri automate ale datelor ............................................................................... 27
2.4. Consolidarea datelor ................................................................................................ 29
2.5. Conversia unui text delimitat în coloane ................................................................... 31
2.6. Crearea tabelelor Excel ............................................................................................ 33
2.7. Sortarea, filtrarea şi eliminarea duplicatelor în tabel ................................................. 34
2.8. Utilizarea referinţelor structurate în tabele Excel ....................................................... 35
2.9. Utilizarea formulelor în tabele Excel.......................................................................... 35
2.10. Criterii de validare a datelor .................................................................................... 36
2.11. Formulare de introducere a datelor în tabele Excel ................................................. 38
Capitolul 3 ........................................................................................................................... 40
Analiza datelor utilizând tabele pivot ................................................................................... 40
3.1. Crearea unui tabel pivot ............................................................................................ 40
3.2. Filtrarea datelor în tabelul pivot ................................................................................. 43
3.3. Formatarea tabelului pivot ........................................................................................ 44
3.4. Valori calculate într-un tabel pivot ............................................................................. 46
3.5. Rapoarte PivotChart ................................................................................................. 47
Capitolul 4 ........................................................................................................................... 50
Analiza what-if..................................................................................................................... 50

1
 4.1. Tabele de date cu una şi două variabile ................................................................... 50
4.2. Analiza datelor prin scenarii ...................................................................................... 52
4.3. Rezolvarea unei probleme cu rezultat propus utilizând Goal Seek............................ 54
Capitolul 5 ........................................................................................................................... 55
Analiza datelor utilizând reprezentări grafice ....................................................................... 55
5.1. Tipuri de grafice şi aplicaţii specifice ......................................................................... 55
5.2. Crearea unui grafic combinat .................................................................................... 56
5.3. Formatarea axelor unui grafic ................................................................................... 57
5.4. Crearea unui grafic combinat de tip disc ................................................................... 58
5.5. Salvarea unui grafic ca şablon .................................................................................. 59
5.6. Adăugarea tendinţei de evoluţie pe un grafic ............................................................ 60
5.7. Adăugarea marjelor de eroare pe un grafic............................................................... 61
5.8. Utilizarea Sparklines pentru vizualizarea tendinţelor de evoluţie ............................... 62
Capitolul 6 ........................................................................................................................... 64
Macrocomenzi în Excel ....................................................................................................... 64
6.1. Crearea unei macrocomenzi ..................................................................................... 64
6.2. Rularea unei macrocomenzi ..................................................................................... 65
6.3. Ştergerea unei macrocomenzi .................................................................................. 66
Capitolul 7 ........................................................................................................................... 67
Lucrul colaborativ în mediul Excel ....................................................................................... 67
7.1. Importul datelor din alte aplicaţii ............................................................................... 67
7.2. Inserarea comentariilor ............................................................................................. 71
7.3. Partajarea unui fişier Excel ....................................................................................... 71
7.4. Urmărirea modificărilor ............................................................................................. 72
7.5. Compararea şi îmbinarea fişierelor Excel ................................................................. 73

2
 Capitolul 1
Formule şi funcţii în Excel

Formulele şi funcţiile sunt utilizate în Excel pentru a efectua calcule cu datele introduse în
celulele foii de calcul; ele prezintă avantajul actualizării automate a rezultatului când valorile
din celulele implicate în calcul se modifică.
Pentru ca o expresie de calcul să fie interpretată de program ca formulă, ea trebuie să
respecte o sintaxă specifică: =Expresie de calcul <Enter>
Expresia de calcul este evaluată după apăsarea tastei Enter; în celula selectată apare
rezultatul formulei, iar expresia apare în formula bar. Expresia de calcul este formată din
operanzi şi operatori. Operanzii identifică valorile utilizate în calcul şi pot fi referinţe (adrese
de celule), nume definite de utilizator, alte formule sau funcţii ale programului sau valori
constante. Operatorii indică operaţia ce va fi efectuată.
Dacă pentru a utiliza o formulă trebuie inserată în celulă expresia de calcul precedată de
semnul =, funcţiile reprezintă expresii prestabilite, pentru care utilizatorul trebuie să
introducă doar numele funcţiei şi argumentele în mod corect.
1.1. Referinţe în formule şi funcţii
Pentru copierea corectă şi eficientă a formulelor în celule alăturate ale foii de calcul, trebuie
utilizate corect referinţele, care sunt de 3 tipuri:
- Relative (A1), care se actualizează la copierea formulei în funcţie de poziţia celulei
active;
- Absolute ($A$1), care nu se actualizează la copierea formulei în funcţie de poziţia
celulei active (fixează rândul şi coloana care referă celula selectată);
- Mixte ($A1 sau A$1) care actualizează doar rândul sau coloana în care se află
celula selectată.
Trecerea automată de la un tip de referinţă la altul se face automat cu tasta funcţională F4.

- Referinţă prin nume, variantă pentru referinţa absolută care permite adresarea unei
valori mereu din aceeaşi locaţie, referită printr-un nume sugestiv. În exemplul de mai
sus, în loc să referim valoarea Comision din celula B1 cu referinţă absolută, putem
defini pentru valoarea din celula B1 numele Comision, apoi să-l apelăm în formule.
Selectare celulă sau zonă căreia i se alocă nume şi click pe butonul Define Name
din ribbon-ul Formulas. Inserarea numelui în formulă se poate face prin selectare
directă, prin selectare din lista Use in Formula sau din lista Paste Names
În cazul în care zona de date conţine etichete de rânduri sau coloane, pot fi definite
simultan nume pentru aceste zone care pot fi identificate automat de program.
În ribbon-ul Formulas, opţiunea Create from Selection permite utilizarea anteturilor
de rânduri şi coloane drept nume pentru zonele corespunzătoare.

3
1.2. Tipuri de funcţii
Funcţiile pot fi inserate în celule cu ajutorul asistentului Insert Function sau prin
tastarea sintaxei funcţiei:
=NumeFuncţie(arg1;arg2;…argn)
Separatorul între argumente trebuie corelat cu setările regionale (“;” pentru setări regionale
Romanian, respectiv “,” pentru English).
Categoriile de funcţii care pot fi utilizate în EXCEL sunt:
• funcţii financiare (Financial)
• funcţii pentru dată şi oră (Date & Time)
• funcţii matematice şi trigonometrice (Math & Trig)
• funcţii statistice (Statistical)
• funcţii de căutare şi referinţă (Lookup & Reference)
• funcţii în baze de date (Database)
• funcţii pentru text (Text)
• funcţii logice (Logical)
• funcţii de informare (Information)
• funcţii inginereşti (Engeneering)
• funcţii 3D (Cube).

1.3. Funcţii matematice

SUMIF – însumează dintr-o zonă de date doar valorile care îndeplinesc un criteri specificat:
SUMIF(range;criteria;sum_range)
range este zona de evaluat;
criteria este criteriul, care poate utiliza operatori de comparaţie pentru câmpurile
numerice sau un text, specificat între ghilimele;
sum_range este zona de însumat; când zona de însumat coincide cu zona de
evaluat, poate fi omis.
Exemplu: Să se calculeze suma comisioanelor pentru vânzări mai mari de 10000 lei.

4
SUMIFS – însumează valorile dintr-o zonă de date care îndeplinesc simultan mai multe
condiţii specificate:
SUMIFS(sum_range;criteria_range1;criteria1;[criteria_range2;criteria2];....)
Sum_range este yona de insumat;
Criteria_range1 este zona de evaluat pentru condiţia 1
Criteria1 este condiţia 1
Criteria_range2 este zona de evaluat pentru condiţia 2
Criteria2 este condiţia 2
etc.
SUMPRODUCT – înmulţeşte valorile situate în celulele corespondente din zone similare, de
aceaşi dimensiune, apoi adună rezultatele obţinute.
SUMPRODUCT(array1;array2;...)
Array1, array2,... sunt coloane de aceeaşi dimensiune ale căror valori
corespondente trebuie înmulţite.
Exemplu: Să se calculeze valoarea totală pentru cele 5 articole, ca produs între cantitate şi
pret unitar.

ROUND – rotunjeşte o valoare numerică la un număr specificat de zecimale.

ROUND(number;number_digits)
ROUND(1,75;0) = 2
ROUND(1,75;1) = 1,8
Alte funcţii de rotunjire: ROUNDUP, ROUNDDOWN, INT, FLOOR
1.4. Funcţii statistice
COUNT - numără celulele care conţin numere dintr-o zonă sau numerele dintr-o listă de
argumente.
COUNT(value1;value2, ...)
Value1, value2, ..sunt de la 1 până la 255 de argumente care pot conţine sau referi
toate tipurile de date, dar sunt numărate numai numerele.
Argumentele care sunt numere sau date calendaristice sunt numărate; argumentele care
sunt mesaje de eroare sau texte ce nu pot fi convertite în numere sunt ignorate.

5
COUNTA - numără celulele completate sau valorile dintr-o listă de argumente.
COUNTA(value1;value2, ...)
Value1, value2, sunt de la 1 până la 255 de argumente reprezentând valorile care
trebuie numărate.
În acest caz, o valoare este orice tip de informaţie, inclusiv text gol (""), dar nu şi celule
goale.
Exemplu:

COUNTBLANK – numără celulele goale (necompletate) dintr-o zonă specificată de celule.

COUNTBLANK(range)
range este zona în care se numără celulele goale.
Celulele care conţin valoarea zero nu sunt numărate.
Exemplu: În tabelul de mai sus, numărul angajaţilor fără copii este:
COUNTBLANK(Nr_copii) = 3.
COUNTIF – numără celulele dintr-o zonă care îndeplinesc o anumită condiţie.
COUNTIF(range;criteria)
range este zona în care se efectuează numărarea;
criteria este criteriul, care poate utiliza operatori de comparaţie pentru câmpurile
numerice sau un text, specificat între ghilimele.
Exemplu: În tabelul de mai sus, numărul angajaţilor cu salariul mai mare de 3000 este:
COUNTIF(Salariu:”>3000”) = 5
COUNTIFS – numără celulele dintr-o zonă care îndeplinesc mai multe condiţii.
COUNTIFS(criteria_range1;criteria1;[criteria_range2;criteria2;]...)
MODE.SNGL – afişează valoarea cea mai frecventă (cu cel mai mare număr de apariţii) într-
o zonă de date.
MODE.SNGL(range), unde range este zona în care se face evaluarea.
Exemplu: În tabelul de mai sus, salariul cel mai frecvent este:
MODE.SNGL(Salariu) = 3500.

6
Dacă într-o zonă de date sunt valori care au acelaşi număr de apariţii, funcţia MODE.SNGL
va afişa doar prima valoare cu numărul de apariţii cel mai mare.
Pentru un rezultat corect, în acest caz, se foloseşte funcţia MODE.MULT ca funcţie matrice.

1.5. Funcţii matrice

Matricile sunt domenii dreptunghiulare de formule sau valori pe care Excel le tratează ca
fiind un grup. Unele funcţii şi formule care lucrează cu astfel de elemente returnează
rezultate care sunt plasate în mai multe celule. Altele, deşi prelucrează matrici de valori, pot
furniza un rezultat afişat într-o singură celulă .
Pentru a introduce o formulă/funcţie de tip matrice se parcurg următoarele etape:
1. Se selectează domeniul care va conţine formula de tip matrice.
2. Se introduce formula.
3. După introducerea formulei, se poziţionează prompterul în Formula Bar după formulă şi
se apasă combinaţia de taste <Shift>+<Ctrl> +<Enter>.

Exemplul 1 Exemplul 2

Dacă domeniul de tip matrice selectat pentru afişarea rezultatelor este prea mic, nu se pot
vedea rezultatele; dacă este prea mare, celulele care nu au fost utilizate vor conţine mesajul
#N/A.
În Exemplul 1 de mai sus, după selectatarea celulelor B20:B21 în care se va obţine
rezultatul, am introdus funcţia MODE.MULT(C2:C13), apoi se poziţionează prompterul în
Formula Bar, şi se tastează Ctrl+Shift+Enter; rezultatul: funcţia devine de tip matrice iar
rezultatul este în B20:B21.
Pentru afişarea rezultatului pe orizontală, se foloseşte funcţia TRANSPOSE cu funcţia
MODE.MULT, apoi Ctrl+Shift+Enter:

Exemplul 2: funcţie matrice ce returnează rezultatul (o valoare) în celula selectată dar

prelucrează un set de valori de tip matrice din intervalul (A4:A12). În tabel, sunt inregistrati
3 identificatori în ordine aleatoare, fiecare ID din coloana A are în coloana B, intervalul
(B4:B12) valorile corespunzătoare ale contorului. În coloanele C(C4:C12), D(D4:D12) şi
E(E4:E12) se calculează, cu funcţiile statistice, de tip matrice, valoarea maximă, minimă,
respectiv media contorului pentru fiecare identificator din A4:A12. În acest caz sunt
prelucrate seturi de valori de tip matrice şi se returnează o singură valoare.

7
Funcţiile sunt afişate în Formula Bar:

{=MAX(IF($A$4:$A$12=$A4;$B$4:$B$12))}
{=MIN(IF($A$4:$A$12=$A4;$B$4:$B$12))}
{=AVERAGE(IF($A$4:$A$12=$A4;$B$4:$B$12))}

1.6. Funcţii pentru dată şi oră

Funcţiile pentru dată şi oră (funcţiile cronologice) au ca argumente valori de tip dată
calendaristică şi oră. Pentru a funcţiona corect, argumentele trebuie să respecte setările
regionale.
TODAY – afişează în celula selectată data curentă, care se va actualiza la fiecare
deschidere a fişierului.
TODAY()
NOW - afişează în celula selectată data şi ora curentă, separate prin spaţiu. Se va actualiza
la fiecare deschidere a fişierului, nu se actualizează în timp real.
NOW()
DAY – extrage ziua dintr-o dată calendaristică.
DAY(serial_number), unde serial_number este data calendaristică din care se
extrage ziua.
MONTH - extrage luna dintr-o dată calendaristică.
MONTH(serial_number), unde serial_number este data calendaristică din care se
extrage luna.
YEAR - extrage anul dintr-o dată calendaristică.
YEAR(serial_number), unde serial_number este data calendaristică din care se
extrage anul.
EDATE – afişează data corespunzătoare unui număr de luni indicat înainte sau după data
specificată.
EDATE(start_date;month)
start_date este data specificată (de referinţă)
month este numărul de luni
EOMONTH - afişează data corespunzătoare ultimei zile din luna indicată înainte sau după
data specificată.
EOMONTH(start_date;month)
start_date este data specificată (de referinţă)
month este numărul de luni.
Exemplu:

8
1.7. Funcţii pentru text
Funcţiile pentru text operează cu şiruri de caractere. Argumentele acestor funcţii pot fi orice
şiruri de caractere alfanumerice.
CONCATENATE - uneşte mai multe şiruri de caractere în unul singur.
CONCATENATE(text1;text2;...)
Exemplu:

LOWER - converteşte textul din celula specificată în litere mici.

LOWER(text)
UPPER - converteşte textul din celula specificată în litere mari.
UPPER(text)
PROPER – converteşte textul din celula specificată astfel încât prima literă a fiecărui cuvânt
să fie majusculă, celelalte litere mici.
PROPER(text)
Exemplu:

LEFT – extrage numărul de caractere specificate prin num_chars, începând cu primul

caracter al şirului, din stânga şirului de caractere.
LEFT(text;num_chars)
Exemplu:

9
RIGHT - extrage numărul de caractere specificate prin num_chars, începând cu ultimul
caracter al şirului, din dreapta şirului de caractere.
RIGHT(text; num_chars)
MID - extrage un număr de caractere specificate din interiorul unui şir de caractere,
începând cu poziţia indicată în cadrul şirului de caractere, din stânga acestuia.
MID(text;start_num;num_chars)
text este şirul de caractere
start_num este un număr care indică poziţia caracterului începând cu care se
efectuează extragerea caracterelor
num_chars reprezintă numărul de caractere extrase.

LEN – indică lungimea unui şir de caractere (caracterul spaţiu este numărat ca orice alt
caracter).
LEN(text), unde text este şirul de caractere.
Exemplu:

TRIM – corectează textele care au spaţiere neregulată, eliminând spaţiile suplimentare din
text, cu excepţia spaţiilor singulare dintre cuvinte.
TRIM(text), unde text este referinţa sau şirul de caractere de prelucrat.

1.8. Funcţii pentru căutare

Aceste funcţii sunt utilizate pentru căutarea şi extragerea anumitor valori din datele
organizate în tabele verticale (VLOOKUP) sau orizontale (HLOOKUP).
VLOOKUP - caută o valoare în prima coloană a unui tabel şi apoi returnează o valoare
aflată în acelaşi rând cu valoarea găsită, dar într-o coloană specificată a tabelului.
Funcţia VLOOKUP se utilizează atunci când valorile de comparat sunt localizate într-o
coloană din partea stângă a unui tabel.
VLOOKUP(lookup_value;table_array;col_index_num;range_lookup)
Lookup_value este valoarea care trebuie găsită în prima coloană a tabelului; poate
fi o valoare, o referinţă sau un text;
Table_array este tabelul în care sunt căutate datele;.se recomandă referirea sa prin
nume pentru a permite copierea formulei; valorile din prima coloană a tabelului
trebuie ordonate crescător;

10
 Col_index_num este numărul coloanei din tabelul table_array din care va fi extrasă
valoarea potrivită; (se specifică printr-un număr:1, 2, etc);
Range_lookup este o valoare logică ce specifică dacă VLOOKUP caută o potrivire
exactă sau una aproximativă.
o dacă acest argument este TRUE sau este omis, este returnată o potrivire
aproximativă, adică este returnată cea mai mare valoare care este mai mică
decât lookup_value. Valorile din prima coloană a tabelului trebuie să fie în
ordine crescătoare;
o dacă acest argument este FALSE, VLOOKUP va căuta o potrivire exactă.
Dacă nu este găsită nici o valoare este returnat mesajul de eroare #N/A.

Exemplu:

S-a denumit zona G3:I9 cu numele sucursala.

Căutarea se efectuează în prima coloană a acestei zone şi se extrage valoarea aflată la
intersecţia rândului corespunzător cu coloana 3.
Potrivire aproximativă:

În acest exemplu s-a denumit zona G30:I34 cu numele grila. Se caută încadrarea valorii în
prima coloană a grilei şi se extrage valoarea corespunzătoare a comisionului din coloana 3.
HLOOKUP - caută o valoare în primul rând al unui tabel şi extrage valoarea aflată în
aceeaşi coloană cu valoarea găsită, dar într-un rând specificat al tabelului.
Funcţia HLOOKUP se utilizează atunci când valorile de comparat sunt localizate în primul
rând al unui tabel cu date organizate în rânduri cu aceeaşi structură.

11
 HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)
Lookup_value este valoarea care trebuie găsită în primul rând al tabelului; poate fi o
valoare, o referinţă sau un text;
Table_array este tabelul în care sunt căutate datele;.se recomandă referirea sa prin
nume pentru a permite copierea formulei;
Row_index_num este numărul rândului din tabelul table_array din care va fi
extrasă valoarea potrivită;
Range_lookup are aceeaşi semnificaţie ca la VLOOKUP.

Exemplu:

S-a alocat numele vanzari zonei A3:F6; se caută valoarea din celula $B$8 în zona vanzari
şi pentru luna Ianuarie se extrage valoarea de pe coloana respectivă din rândul 2.

1.9. Funcţii logice

Funcţiile logice afişează un text sau un rezultat calculat în urma evaluării unui test logic.
Un test logic este o ecuaţie care compară 2 valori (constante, referinţe, nume sau formule) şi
conţine cel puţin un operator logic. Rezultatul unui test logic este TRUE sau FALSE.
AND – afişează TRUE dacă toate argumentele sunt adevărate sau FALSE dacă cel puţin un
argument este fals.
AND(logical1;logical2;...),, unde logicali reprezintă maximum 255 de condiţii care
pot fi testate.
OR - afişează TRUE dacă cel puţin un argument este adevărat sau FALSE dacă toate
argumentele sunt false.
OR(logical1;logical2;...),, unde logicali reprezintă maximum 255 de condiţii care pot
fi testate.

IF – afişează două valori diferite ca rezultat al unui test logic: o valoare dacă testul este
adevărat şi altă valoare dacă dacă testul este fals.
IF(logical_test;value_if_true;value_if_false), unde:

12
 logical_test este condiţia evaluată;
value_if_true este valoarea afişată dacă testul este adevărat;
value_if_false este valoarea afişată dacă testul este fals; value_if_true şi
value_if_false pot fi la rândul lor formule.
Dacă în urma evaluării testului trebuie afişate mai mult de 2 valori, se poate folosi funcţia IF
pe mai multe niveluri (IF imbricat); pot fi utilizate maxim 64 niveluri de imbricare.
Exemplu:
Să se calculeze valoarea comisionului încasat de fiecare agent, ştiind că valorile procentuale
stabilite în funcţie de volumul tranzacţiilor îndeplnesc condiţiile din zona A2:B4.

Funcţiile logice AND şi OR pot fi utilzate pentru a realiza teste logice compuse, care
evaluează seturi de condiţii în cadrul funcţiilor imbricate.
Test logic compus realizat cu funcţia AND
Exemplu:
Să se calculeze valoarea comisionului în celula F6, stiind că numai în luna martie se acordă
studenţilor comision 0, altfel comisionul este specificat în celula A3.

Test logic compus realizat cu funcţia OR

Exemplu:
Să se calculeze valoarea comisionului în celula D6 ştiind că studenţii şi pensionarii
beneficiază de comision 0, altfel comisionul este specificat în celula A3.

13
1.10. Funcţii financiare
Cu ajutorul funcţiilor financiare pot fi efectuate o serie de calcule economico-financiare, ca
de exemplu:
- calculul amortizării unui activ;
- calcule privind rentabilitatea investiţiilor, plasamentelor, împrumuturilor;
- evaluarea proiectelor, etc.
I. Calculul amortizării unui activ
O firmă achiziţionează un mijloc fix cu valoarea de inventar de 100.000$ şi îşi propune să
recupereze din casări o valoare
reziduală de 100$. Durata de viaţă este
de 8 ani.
Să se calculeze amortizarea mijlocului
fix după fiecare an de funcţionare prin 3
metode: liniară (SLN), accelerată
(SYD), degresivă (DB).
Se recomandă utilizarea asistentului
Insert Function, care prezintă lista
argumentelor cu descrierea succintă a
fiecăruia.
Rezultatul funcţiei este afişat în formatul
monetar (Currency) corespunzător
setărilor regionale, dar poate fi formatat
conform enunţului problemei.
Pe baza graficului de amortizare se poate construi o reprezentare grafică adecvată:

Amortizarea unui mijloc fix

$80,000

$60,000
Metoda liniara (SLN)
$40,000
Metoda accelerata (SYD)
$20,000 Metoda degresiva (DB)

$0
1 2 3 4 5 6 7 8

14
II. Calcul actuarial
Funcţiile din această categorie pot fi utilizate pentru calculul:
- valorii prezente (PV, Present Value), valoarea actuală a unei sume investite sau
depozitate la bancă, în condiţiile unei rate constante a dobânzii;
- valorii viitoare (FV, Future Value) a unei sume, cu capitalizare lunară, în condiţiile
unei rate constante a dobânzii;
- valoarea unei plăţi eşalonate (PMT, Payment) pentru un împrumut care se achită
prin plăţi constante, în condiţiile unei rate constante a dobânzii.
- plata eşalonată a dobânzii pentru un împrumut sau investiţie (IPMT) în plăţi
constante, cu rata dobânzii constantă;
- plata eşalonată a părţii principalului din împrumut sau investiţie cu rata dobânzii
constantă (PPMT);
- numărul de perioade necesar returnării unui împrumut prin plăţi eşalonate egale şi
rata dobânzii nemodificată (NPER);
- valoarea pe care ar trebui să o aibă dobânda la un împrumut pentru a fi returnat în
rate egale de o valoare dată şi o valoare a împrumutului precizată (RATE).
La utilizarea acestor funcţii trebuie respectate următoarele reguli:
- dacă plăţile sunt lunare, dobânda trebuie exprimată lunar;
- se respectă semnul fluxurilor de numerar: “+” pentru intrări şi “-” pentru ieşiri.
Exemple:
1). Un client depune la banca 3000 €.
Ce suma va avea peste un an, stiind că
rata anuală a dobânzii este de 4% şi
dobânda se capitalizează lunar?
Sintaxa formulei este afişată în formula
bar, iar semnificaţia argumentelor
conform enunţului problemei în foaia de
calcul alăturată.

2). Un client împrumută de la bancă 6000

€ pentru o perioadă de 2 ani.
Şiind că rata anuală a dobânzii este de
11% şi că plăţile sunt egale şi constante
şi se efectuează la fiecare sfârşit de lună,
calculaţi valoarea plăţii lunare.

În ambele exemple se observă utilizarea semnului “-” pentru ieşiri de numerar, iar rezultatul
negativ al funcţiilor este afişat cu font roşu.

III. Evaluarea de proiecte

Pentru analiza rentabilităţii proiectelor pot fi utilizate funcţiile:
- Valoarea netă actualizată (NPV – Net Present Value), care calculează valoarea
actuală a unei investiţii bazate pe o serie de fluxuri periodice de numerar viitoare, în
condiţiile unei rate de actualizare constante;
Condiţia de acceptare a unui proiect este NPV>0.
- Rata internă a rentabilităţii unui proiect (IRR – Internal Rate of Return).

15
Exemple:
1). Se consideră un proiect bazat pe o investiţie iniţială de 10.000 $ care va fi efectuată
peste un an. Considerând o rată de actualizare de 8% şi obţinerea unor venituri de 3.000$ în
primul an, 4.200$ în al doilea şi 5.800$ în al treilea an de la efectuarea investitiei, să se
analizeze oportunitatea proiectului.

Cum NPV>0, proiectul este rentabil.

2). Să se calculeze rata internă a rentabilităţii (pragul de rentabilitate) a proiectului de la
punctul anterior.

Se observă rata de actualizare (8%) este mai mică decât pragul de rentabilitate (13%), deci
proiectul este rentabil.

1.11. Funcţii în baze de date

Funcţiile în baze de date efectuează anumite calcule (SUM, AVERAGE, MIN, MAX, COUNT,
etc.) în câmpurile unei liste Excel, corespunzătoare înregistrărilor filtrate conform anumitor
criterii.
Rezultă că o funcţie în baze de date este o combinaţie între noţiunea de funcţie şi cea de
filtrare avansată. Ca urmare, ea va utiliza o zonă de criterii (criteria) plasată deasupra listei
şi construită conform regulilor filtrării avansate.

Funcţiile în baze de date au o sintaxă comună şi aceleaşi argumente:

Dfunction(database;field;criteria), unde
Database reprezintă lista, referită prin nume pentru a beneficia de selectarea
automată a întregii liste;
Field reprezintă câmpul pe care se va efectua calculul specificat prin numele funcţiei,
referit prin eticheta câmpului;
Criteria reprezintă zona de criterii pentru filtrarea înregistrărilor, plasată deasupra
listei; trebuie să conţină obligatoriu numele câmpurilor şi condiţiile.

16
Exemplu:
- Să se indice în celula G3 valoarea maximă pentru tranzacţiile din Bucuresti;
- Să se indice în celula G4 valoarea totală a tranzacţiilor încheiate de agenţii Popescu
şi Ionescu după data de 5.01.2010.

Algoritmul de utilizare a funcţiilor în baze de date::

- Se defineşte pentru listă numele Sucursala;
- Se construieşte prin copiere zona de criterii deasupra listei;
- Se completează criteriile pentru fiecare întrebare;
- Se selectează celula în care va apărea rezultatul funcţiei şi se apelează Insert
Function;
- Se completează argumentele şi se apasă OK.
Observaţie: similar funcţiilor normale, dacă se schimbă condiţia în zona de criterii rezultatul
funcţiei se recalculează automat. De exemplu, dacă se înlocuieşte în zona de criterii
Bucuresti cu Brasov, rezultatul afişat în celula G3 se modifică:

1.12. Protejarea formulelor în foaia de calcul

În cazul în care foaia de calcul conţine formule care trebuie protejate împotriva modificării
accidentale sau împotriva vizualizării, respectiv modificării de către persoane neautorizate,
se poate opta pentru protejarea cu parolă a celulelor care conţin formule.
Pentru protejarea şi eventual ascunderea formulelor din foaia de calcul se parcurg etapele:
- Se selectează întreaga foaie de calcul;
- Din ribbon-ul Home, grupul Cells, lista derulantă a butonului Format, se alege
Format Cells;
- Se selectează tab-ul Protection şi se deselectează opţiunea Locked (pentru a
deproteja iniţial întreaga foaie de calcul), OK;
- Se selectează celulele care trebuie protejate (se acceptă selecţie multiplă cu CTRL);
- Din ribbon-ul Home, grupul Cells, lista derulantă a butonului Format, se alege
Format Cells;
17
- Din tab-ul Protection se selectează opţiunea Locked, eventual Hidden
dacă se doreşte protejarea şi ascunderea formulelor;
- Din tab-ul Review , grupul Changes, se alege Protect Sheet;
- Se tastează parola, apoi se confirmă
parola şi se apasă OK.
În foaia de calcul se observă că celulele care
nu au fost protejate pot fi modificate sau
şterse, iar cele care au fost protejate nu pot fi
modificate decât după deprotejarea foii de
calcul.
În plus, dacă s-a selectat şi opţiunea
Hidden, în formula bar nu se afişează
formula.

Se observă ca formula din celula C8 nu este vizibilă în formula bar; în plus, dacă se
încearcă o modificare a acestei celule se obţine un mesaj care indică deprotejarea foii
de calcul pentru modificări.
Deprotejarea foii de calcul pentru modificări se face din tab-ul Review, grupul
Changes, cu butonul Unprotect Sheet; se tastează parola şi se apasă OK.

18
 Capitolul 2
Gestionarea datelor în liste şi tabele Excel

Caracterul tabelar al programului MS Excel permite asimilarea unui tabel compact care are
coloanele etichetate cu o bază de date (listă de date), în care fiecare rând al tabelului este o
înregistrare şi fiecare coloană este un câmp.
Eticheta coloanei reprezintă numele câmpului. După selectarea unei celule din lista de date
şi alegerea unei comenzi din ribbon-ul Data, MS Excel asimilează automat acea listă cu o
bază de date şi permite operaţii specifice bazelor de date (sortări, filtrări, crearea de rapoarte
centralizatoare).
Considerăm ca exemplu lista tranzacţiilor înregistrate în sucursalele unei bănci într-un
interval de timp. Fiecare câmp al listei conţine date de acelaşi tip (text, număr sau dată
calendaristică, memorate în celule conform setărilor regionale stabilite în panoul de
configurare al sistemului de operare Windows).

2.1. Sortări personalizate ale datelor

Prin sortare, înregistrările listei sunt ordonate după conţinutul anumitor câmpuri conform
criteriilor stabilite de utilizator.
Sortarea poate fi:
- Simplă: în ordine crescătoare sau descrescătoare,

după conţinutul unui câmp, cu butoanele

respectiv din grupul Sort & Filter; este

suficientă plasarea celulei active în câmpul Sortare Sortare
după care trebuie efectuată sortarea şi simplă complexă
apăsarea butonului corespunzător.
În acest caz, fiecare nouă sortare după conţinutul altui câmp anulează efectul sortării
anterioare.

19
 - Complexă sau personalizată, cu butonul .care deschide fereastra de dialog în
care pot fi stabilite criteriile de sortare.

Adaugă un nivel Şterge un nivel Opţiuni de sortare: de sus în jos,

nou de sortare de sortare de la stânga la dreapta, etc.

Câmpul după
care se sortează

În exemplul de mai sus sortarea se face pe 3 niveluri, fiecare nivel nou ţine cont de efectul
sortării anterioare.
În cadrul fiecărui nivel ordinea sortării se stabileşte în funcţie de valorile din celule (Values),
caz în care criteriile se corelează cu tipul de dată (text, număr, dată calendaristică) sau în
funcţie de atributele de formatare (culoarea de fundal, culoarea fontului din celulă, etc),
stabilite manual sau cu ajutorul opţiunilor de formatare condiţionată din ribbon-ul Home,
grupul Style, comanda Conditional Formatting).
Sortarea după format
Datele din tabelul care urmează a fi sortat după unul sau mai multe criterii
pot prezenta opţiuni de formatare simplă sau formatare condiţionată.
Formatările condiţionate permit evidenţierea unor celule din foaia de
calcul în funcţie de anumite condiţii. În celulele în care sunt îndeplinite
condiţiile va fi aplicată o formatare specială, aleasă din variantele
predefinite, sau o formatare personalizată, stabilită de utilizator. Pot fi
utilizate condiţii logice simple sau criterii complexe, sub forma unor
formule.
Pentru aplicarea formatărilor condiţionate se parcurg următorii paşi:
- selectarea zonei pe care se aplică formatarea condiţionată;
- din ribbon-ului Home, grupul Styles se alege Conditional
Formatting;
- se alege una din variantele existente în lista derulantă a acestui buton; fiecare
variantă prezintă la rândul ei o serie de opţiuni specifice.

20
Pentru anularea formatării condiţionate se alege opţiunea Clear Rules (lista Conditional
Formatting) şi varianta Clear Rules from Selected Cells dacă se doreşte ştergerea
formatării numai pentru zona selectată sau Clear Rules from Entire Sheet dacă se doreşte
ştergerea formatării pentru întreaga foaie de calcul.
În lista prezentată pentru varianta de sortare după mai multe criterii, pe coloana Volum
tranzacţii s-a stabilit, de exemplu, o formatare condiţionată care marchează cu font de
culoare roşie valorile peste medie.
Pentru a sorta lista astfel încât la început să fie afişate valorile peste medie se va alege:

Sortarea după liste personalizate

În anumite situaţii, ordinea sortării corelată cu tipul de dată nu este convenabilă, de exemplu
sortarea alfabetică în funcţie de ziua săptămânii (de tip text) va afişa înregistrările în ordinea
Duminica, Joi, Luni, Marti, Miercuri, Sambata, Vineri; pentru a afişa zilele saptămânii în
ordinea naturală (Luni, Marti, etc.) se va alege din lista derulantă a butonului Order varianta
Custom List (Lista personalizată) iar din fereastra care apare se va selecta lista dorită, listă
care va fi utilizată ca ordine de sortare a înregistrărilor.

De reţinut faptul că listele pesonalizate implicite (zilele săptămânii şi lunile anului) sunt
corelate cu setările regionale stabilite în panoul de configurare Control Panel al sistemului
de operare Windows.

21
Opţiunea NEW LIST din fereastra Custom Lists permite crearea unei liste personalizate de
către utilizator, care poate fi folosită apoi drept ordine de sortare a înregistrărilor unei liste
Excel.
De exemplu, poate fi creată o listă personalizată (Custom List) a sucursalelor unei bănci în
ordinea importanţei acestora: Bucuresti, Brasov, Cluj, Timisoara, Constanta, Iasi. Această
listă personalizată va putea fi utilizată ulterior pentru ordonarea înregistrărilor listei Excel în
ordinea respectivă.

Se observă pe coloana Sucursala ordonarea înregistrărilor

conform listei personalizate (Custom List) definite de utilizator.
Lista personalizată rămâne memorată în mediul Excel pe
calculatorul pe care a fost definită până în momentul în care este
ştearsă (cu butonul Delete din fereastra Custom Lists).

2.2. Filtrarea înregistrărilor în liste Excel

Filtrarea datelor este operaţia prin care sunt afişate doar anumite
seturi de date care corespund unor criterii stabilite de utilizator.

Prin apăsarea butonului Filter din grupul Sort & Filter al

ribbon-ului Data, aspectul listei se schimbă; în eticheta fiecărui
câmp apar liste derulante care sunt utilizate pentru stabilirea
filtrelor. Pot fi aplicate succesiv filtre pe mai multe coloane, efectul
final fiind filtrarea listei după seturi de criterii.
În funcţie de tipul datelor din fiecare câmp, în lista derulantă apar
criterii de filtrare specifice:
- Text Filters pentru valori de tip text, care evaluează şirul
de caractere din fiecare câmp: egal cu, diferit de, începe
cu, se termină cu, conţine, nu conţine caracterele
specificate;
- Number Filters pentru valori de tip numeric; efectuează
comparaţii cu valori numerice:

22
 egal cu, diferit de, mai mare decât, mai mare sau egal cu, mai mic decât, mai
mic sau egal cu, cuprins între valorile specificate. Opţiunea Top 10 permite
afişarea valorilor celor mai mari (Top) sau a celor mai mici (Bottom) din câmpul
respectiv; opţiunile Above Average respectiv Below Average afişează valorile mai
mari, respectiv mai mici decât media aritmetică a valorilor din câmpul respectiv,
- Date Filters pentru valori de tip dată calendaristică; efectuează comparaţii cu o dată
calendaristică; egal cu, înainte, după data specificată; sau încadrează datele în
intervale specificate de timp (Between). Criteriile de tipul Today, Next Month, etc
permit realizarea de filtrări dinamice care se actualizează în funcţie de data curentă.

Pentru toate tipurile de date, Custom Filter (Filtru personalizat) permite stabilirea de criterii
compuse cu funcţiile logice AND (SI logic) respectiv OR (SAU logic): Dacă se alege AND
vor fi afişate înregistrările care îndeplinesc ambele condiţii, dacă se alege OR vor fi afişate
înregistrările care îneplinesc cel puţin una din cele două condiţii.
Caracterele de substituţie ? şi * se folosesc în criteriu pentru a înlocui un singur caracter
(Bucure?ti va afişa atât Bucuresti cât şi Bucureşti) sau un grup de caractere (*escu va
afişa Georgescu. Popescu, etc).

23
Cu ajutorul filtrului de mai sus vor fi afişate atât tranzacţiile de valoare mică (mai mică sau
egală cu 20000) cât şi tranzacţiile de valoare mare (mai mare sau egală cu 155000). Dacă în
continuare se selectează doar sucursala Bucureşti şi ziua săptămânii Duminica se va obţine:

Se observă pe câmpurile care au aplicate filtre transformarea butonului listă derulantă în

buton filtru, indicând existenţa unui filtru pe cîmpul respectiv.
Anularea filtrelor se face cu butonul din grupul Sort & Filter al ribbon-ului Data
pentru fiecare câmp care are aplicat filtru.

Anularea filtrelor pentru întreaga listă se face prin dezactivarea butonului (Filter) din
grupul Sort & Filter al ribbon-ului Data.
Filtrarea după atribute de formatare
Dacă pe anumite câmpuri ale listei sunt stabilite formatări (culoarea fontului, culoare de
umplere, etc.) manual sau cu ajutorul opţiunilor de formatare condiţionată din ribbon-ul
Home, grupul Style, comanda Conditional Formatting),.există posibilitatea filtrării după
atribute de formatare pe aceste câmpuri.
De exemplu, pe câmpul Volum tranzacţii
s-a stabilit o formatare condiţionată care
afişează cu font de culoare roşie valorile
duplicat.
Pe acest câmp apare opţiunea Filter by
Color care permite stabilirea unui filtru
prin alegerea atributului de formatare.
După aplicarea filtrului se va afişa:

Filtrarea avansată (Advanced Filter)

Opţiunea Advanced Filter din grupul Sort & Filter al ribbon-ului Data permite
stabilirea de criterii complexe de filtrare, specificate într-o zonă numită zona de criterii
plasată deasupra listei, separată de listă printr-un rând liber.
Zona de criterii trebuie să conţină numele câmpurilor pe care se stabilesc condiţiile (copiate
din primul rând al listei) şi criteriile, conform următoarelor reguli:

24
- Pentru afişarea înregistrărilor care îndeplinesc simultan mai multe condiţii, acestea
trebuie specificate pe acelaşi rând;

Vor fi afişate toate tranzacţiile din zilele de duminica ale lunii decembrie cu volumul
tranzacţiilor mai mare de 150000.
- Pentru afişarea înregistrărilor care îndeplinesc seturi de condiţii, fiecare set de
condiţii trebuie specificat pe un rând separat:

Vor fi afişate toate tranzacţiile din zilele de duminica, în Bucuresti, cu volumul

tranzacţiilor mai mare de 150000 cât şi cele din orice zi a săptămânii, în Timisoara,
cu volumul tranzacţiilor mai mare de 150000.
Celula necompletată în zona de criterii pe un câmp are ca efect afişarea tuturor
valorilor din câmpul respectiv.
- Pentru afişarea înregistrărilor pe baza unei condiţii calculate, se foloseşte drept
criteriu o valoare obţinută prin calculul unei formule.
De exemplu, pentru a afişa pe coloana H (Volum tranzactii) valorile mai mari decât
75% din valoarea maximă de pe coloana H (din celulele H5:H46) se va utiliza zona
de criterii H1:H2. Celula H2 afişează rezultatul formulei, formula poate fi vizualizată
în formula bar:

Toate valorile de pe coloana H vor fi comparate cu valoarea care rezultă din calculul
specificat în celula H2 şi vor fi afişate doar înregistrările care corespund criteriului.
Fiind rezultat pe baza unei formule, criteriul se modifică dacă valorile din coloana H
se modifică înainte de reaplicarea filtrului.
- Pentru extragerea tuturor valorilor diferite dintr-un câmp, o singură dată, se filtrează
lista după câmpul respectiv utilizând drept criteriu pe acel câmp o celulă
necompletată (interpretată ca orice) şi selectând opţiunea Unique records only –
numai valori unice:

25
 Rezultatul filtrării
Zona de criterii

Afişează fiecare Specifică localizarea

Lista de filtrat valoare o singură dată rezultatului filtrării

Rezultatul filtrării este o listă a tuturor valorilor diferite din zona A4:A46 şi este afişat
începând cu celula J4.
Filtrarea valorilor unice
Opţiunea de filtrare avansată se poate utiliza şi pentru eliminarea temporară a valorilor
duplicat dintr-o listă, fără a afecta lista iniţială. Ulterior, dacă se doreşte, valorile duplicat pot
fi şterse.

26
Observaţie: o altă metodă de găsire a valorilor duplicat într-o listă este utilizarea formatării
condiţionate (Home, Conditional Formating, Highlight Cells Rules, Duplicate Values...)
Eliminarea valorilor duplicat
Pentru eliminarea automată a înregistrărilor duplicat dintr-o listă se poate utiliza opţiunea
Remove Duplicates din ribbon-ul Data astfel:
- Se plasează celula activă în listă;
- Se alege din ribbon-ul Data opţiunea Remove Duplicates;

- Se selectează coloanele din care trebuie eliminate duplicatele şi se apasă OK;

- Se afişează un mesaj care indică numărul de înregistrări eliminate şi numărul de
înregistrări unice rămase.
2.3. Subtotaluri automate ale datelor
Într-o listă cu datele grupate în seturi de date după conţinutul unuia sau mai multor câmpuri,
pot fi realizate automat rapoarte centralizatoare care calculează suma, media aritmetică, etc.
Automat, pe niveluri, fără a fi necesară apelarea funcţiei de agregare pentru fiecare grup în
parte. De asemenea se calculează automat totalul general cu aceeaşi funcţie utilizată la
calculul subtotalurilor.
Gruparea datelor în vederea calculului subtotalurilor se face prin sortare cu comanda Sort
din ribbon-ul Data.

Calculul subtotalurilor simple

Pentru realizarea rapoartelor centralizatoare după un singur câmp, de exemplu valoarea
totală a tranzacţiilor din fiecare sucursală se pot calcula subtotaluri pentru fiecare sucursală:
- Se sortează lista după sucursală, rapid cu butonul Sort Ascending sau folosind o
sortare personalizată pentru a afişa sucursalele într-o anumită ordine;
- Din grupul Outline al ribbon-ului Data se
alege opţiunea Subtotal;
- În lista derulantă At each change in se alege
câmpul după care se calculează subtotalurile;
- În lista derulantă Use function se alege
funcţia de agregare (Sum, Average, Count,
etc);
- În câmpul Add subtotal to se selectează câmpul asupra căruia se aplică funcţia de
agregare selectată anterior.

27
După apăsarea butonului OK apare sub fiecare set de date un subtotal iar pe marginea foii
de calcul butoane de restrângere / expandare care permit gruparea datelor.
Niveluri de afişare

Buton de Buton de
restrângere expandare

După anularea subtotalurilor cu butonul Remove All lista revine la forma iniţială.
Calculul subtotalurilor imbricate
Pentru realizarea rapoartelor centralizatoare după mai multe câmpuri, de exemplu valoarea
totală a tranzacţiilor din fiecare sucursală pentru fiecare agent, se aplică subtotalurile în doi
paşi, asupra listei sortate după cele două câmpuri (sucursala şi agent).
- Calculul subtotalurilor după sucursală se realizează după procedura de la calculul
subtotalurilor simple;
- La pasul al doilea, calculul subtotalurilor după agent se realizează numai după
deselectarea casetei Replace current subtotals, care va păstra subtotalurile
anterioare şi va adăuga noul nivel de subtotaluri.

Subtotal pentru
agent

Subtotal pentru
sucursala

Total general

28
Calculul subtotalurilor după un câmp şi mai multe funcţii de centralizare
Pentru realizarea rapoartelor centralizatoare care utilizează mai multe funcţii de centralizare,
de exemplu valoarea totală şi numărul tranzacţiilor din fiecare sucursală, se aplică
subtotalurile în doi paşi pentru selectarea celor două funcţii, asupra listei sortate după
câmpul pentru cae se calculează subtotal.
- Calculul subtotalurilor după
sucursală, se realizează după
procedura de la calculul
subtotalurilor simple;

- La pasul al doilea, calculul

numărului de tranzacţii se
realizează prin alegerea funcţiei
Count pe câmpul sucursală;

- Pentru a păstra subtotalurile

anterioare şi a adăuga noul nivel
de subtotaluri.se deselectează
caseta Replace current subtotals.

2.4. Consolidarea datelor

Prin consolidarea datelor se înţelege agregarea sau centralizarea rapoartelor
centralizatoare.
Sa presupunem că avem rapoartele centralizatoare ale volumului tranzacţiilor pentru anii
2008, 2009 şi 2010 din câteva sucursale în foaia Centralizatoare. Ele sunt identice din
punct de vedere al structurii, au acelaşi număr de linii, coloane şi fiecare linie, respectiv
coloană se referă la aceeaşi informaţie din viaţa reală.
Consolidarea înseamnă crearea unui al patrulea tabel în care fiecare valoare reprezintă
valoarea agregată a valorilor corespunzătoare din fiecare tabel. Algoritmul de consolidare
cuprinde paşii:
- Se coipază unul din tabelele centralizatoare pe o foaie nouă, numită Consolidari şi
se şterg valorile numerice pastrând doar etichetele rândurilor şi coloanelor;
- Se selectează celulele în care se va face consolidarea, apoi se alege din ribbon-ul
Data, grupul Data Tools, opţiunea Consolidate;
- Din lista Function se alege funcţia agregată SUM iar în linia Reference se face clic
pe butonul de restrângere a ferestrei ;
- În foaia Centralizatoare se selectează valorile corespunzătoare anului 2010, se
apasa butonul , apoi in caseta Consolidate click pe Add;
- Se repetă paşii pentru celelalte două tabele, apoi se apasă OK;

29
- Excel revine la tabelul de consolidare în care fiecare valoare reprezintă suma
valorilor corespondente din fiecare tabel.

Observaţie: La nivel de foaie Excel memorează toate nivelurile consolidate astfel încât
devine foarte simplu să realizăm consolidări cu alte funcţii agregate.
De exemplu, se poate copia template-ul tabelului centralizator mai jos pe aceeaşi foaie
pentru a calcula Media tranzacţiilor pentru anii 2008-2010, astfel: se selectează
celulele din noul tabel care conţin valorile consolidate şi se alege Consolidate din
ribbon-ul Data. Este suficient să se aleagă functia AVERAGE şi OK pentru a crea tabelul
centralizator, deoarece Excel a memorat nivelurile de centralizare utilizate anterior.
De remarcat că în mod implicit nu se ceează o legătură dinamică între valorile calculate
şi datele primare consolidate, deci modificările efectuate în tabelele iniţiale nu vor fi
actualizate automat în tabelul centralizator.

Dacă se doreşte o legătură între datele consolidate şi rezultatul .consolidării, în

timpul procedurii de consolidare, după alegerea functiei agregate, se selectează caseta
Create links to source data. În acest caz, valorile consolidate au legatură cu datele
primare care au fost consolidate şi orice modificare a acestora va fi automat reflectată în
rezultatul consolidării.

30
2.5. Conversia unui text delimitat în coloane
Pentru realizarea rapoartelor de sinteză pe baza datelor dintr-o listă Excel, poate apărea
necesitatea divizării conţinutului unei coloane în două sau mai multe coloane, de exemplu
coloana care conţine numele si prenumele unei persoane trebuie divizată în două coloane,
una pentru nume şi alta pentru prenume sau coloana care conţine codul numeric personal
trebuie divizată pentru a extrage anul, luna şi ziua naşterii unei persoane.
În funcţie de modul în care sunt memorate datele în lista Excel, se poate diviza conţinutul
unei celule în funcţie de un delimitator, de exemplu spaţiu sau un caracter (tabulator,virgulă,
etc) sau se poate stabili o dimensiune fixă a coloanelor în funcţie de conţinutul celulei.
Divizarea unei coloane în funcţie de un delimitator (separator)
Dacă într-o listă este memorat numele şi prenumele unei persoane şi avem nevoie de cele
două informaţii separate sau adresa sub forma localitate, judeţ/sector, stradă, număr, cod
postal şi pentru prelucrare informaţiile trebuie separate în coloane, se poate folosi opţiunea
Text to Columns din ribbon-ul Data, grupul Data Tools.

Etapele de lucru:
- Se inserează coloane la dreapta coloanei care trebuie divizată pentru a nu
suprascrie datele existente în listă (în cazul de faţă o coloană care va conţine
numele);
- Se selectează coloana care trebuie divizată;
- Din ribbon-ul Data se alege opţiunea Text to Columns
care va lansa un asistent care supervizează operaţia de
divizare;
- La pasul 1 se alege opţiunea Delimited şi se apasă butoul Next;
- La pasul 2 se alege delimitatorul (aici Space şi se deseletează Tab); apare o
previzualizare a rezultatului; se apasă butonul Next;
- La pasul 3 se alege tipul de dată pe fiecare coloană (dacă datele iniţiale au fost
introduse corect poate fi ales formatul General); în această fereastră se poate stabili,
dacă este necesar, o altă localizare a coloanelor rezultate (de exemplu în afara listei
iniţiale) în linia Destination;
- Se apasă butonul Finish şi se confirmă mesajul de înlocuire a datelor la destinaţie.
Se vor obţine două coloane care vorfi denumite corespunzător (Prenume,respectiv Nume).

31
Divizarea unei coloane de dimensiune fixă (fără delimitator)
Dacă într-o listă este memorat codul numeric personal al unei persoane şi avem nevoie de
informaţii care pot fi extrase din acesta (sex, anul, luna sau ziua naşterii) în coloane
separate, se poate folosi opţiunea Text to Columns din ribbon-ul Data, grupul Data Tools.

Etapele de lucru:
- Se inserează coloane la dreapta coloanei care trebuie divizată pentru a nu
suprascrie datele existente în listă (în cazul de faţă 4 coloane care vor conţine anul,
luna ziua şi ultimele 6 caractere ale CNP);
- Se selectează coloana care trebuie divizată;
- Din ribbon-ul Data se alege opţiunea Text to Columns care va lansa un asistent
care supervizează operaţia de divizare;
- La pasul 1 se alege opţiunea Fixed width şi se apasă butoul Next;
- La pasul 2 se fixează poziţiile de separare în coloane prin clic cu mouse pe grila
afişată; apare o previzualizare a rezultatului; se apasă butonul Next;
- La pasul 3 se alege tipul de dată pe fiecare coloană (dacă datele iniţiale au fost
introduse corect poate fi ales formatul General); în această fereastră se poate stabili,
dacă este necesar, o altă localizare a coloanelor rezultate (de exemplu în afara istei
iniţiale) în linia Destination;
- Se apasă butonul Finish şi se confirmă mesajul de înlocuire a datelor la destinaţie.

32
Se vor obţine cinci coloane care vorfi denumite corespunzător; coloanele care nu sunt
necesare vor fi şterse (coloana care conţine ultimele 6 caractere ale CNP).

2.6. Crearea tabelelor Excel

Tabelele Excel (în versiunile anterioare numite liste Excel) reprezintă zone compacte din
foaia de calcul ale căror rânduri conţin date similare şi coloanele sunt etichetate; ele adaugă
funcţii noi noţiunii de listă Excel.
Tabelul inteligent Excel reprezintă o structură care permite gestionarea şi analiza datelor
conţinute independent de datele din afara tabelului. El oferă o modalitate rapidă de
formatare a datelor, sortare, filtrare, calcul de subtotaluri automate şi utilizare eficientă a
formulelor de calcul.
Tabelele Excel au o structură dinamică, înregistrările şi câmpurile noi sunt automat adăugate
în structură datorită referinţelor structurate care se definesc la crearea tabelului. Aceste
referinţe structurate sunt foarte utile deoarece tabelul se modifică frecvent prin adăugare sau
ştergere de date, iar referinţele structurate se ajustează automat.

Pentru a crea un tabel Excel:

- Se selectează o celulă din zona de celule care vor fi incluse în tabel;
- Din ribbon-ul Insert, grupul Tables se alege varianta Table;
- Dacă zona selectată conţine date care vor fi utilizate ca anteturi de
coloane, se selectează caseta My table has headers în fereastra
Create Table şi se apasă OK.
După crearea tabelului, apare ribbon-ul contextual Table Tools (Design).care conţine
opţiuni de personalizare şi editare a tabelului.

Tabelul afişează casete cu liste derulante în fiecare câmp pentru sortarea şi filtrarea datelor
la fel ca în orice listă.
Formatul tabelului este unul implicit, dar poate fi modificat dacă se alege un alt format din
galeria Table Styles a ribbon-ului contextual Design. Prin simpla plasare a cursorului pe
fiecare variantă,. este previzualizat formatul respectiv în tabel permiţând alegerea formatului
potrivit.
Prin selectarea casetei Banded Rows din grupul Table Style Options sunt aplicate culori
de umplere orizontale alternative care facilitează citirea înregistrărilor.
Selectarea casetei Total Row din grupul Table Style Options are ca efect adăugarea la
sfârşitul tabelului a unei linii de subtotal automat cu funcţia implicită Sum. Anularea liniei
Total se face prin deselectarea casetei Total Row din grupul Table Style Options.
33
 Buton pentru
schimbarea
funcției de
centralizare:
Sum, Average,
etc.

2.7. Sortarea, filtrarea şi eliminarea duplicatelor în tabel

Sortarea în tabelele Excel se poate efectua la fel ca în orice listă, pe fiecare câmp, în ordine
crescătoare sau descrescătoare. În lista derulantă a câmpului după care s-a efectuat
sortarea este afişat un simbol corespuzător (↑ sau ↓).
Criteriile de filtrare, la fel ca în orice listă, depind de tipul de dată pe câmpul respectiv. În
lista derulantă a câmpului după care se filtrează lista este afişat simbolul filtru.
Dacă se aplică un filtru pe câmpul Agent pentru a afişa doar tranzacţiile agentului Popescu,
subtotalul este actualizat automat şi corespunde înregistrărilor afişate
Pe câmpul Data s-au sortat înregistrările crescător; în lista derulantă este afişat simbolul
corespuzător sortării crescătoare.

După anularea filtrelor cu butonul din

lista derulantă a câmpului Agent tabelul revine la forma iniţială.
Eliminarea duplicatelor se realizează după plasarea cursorului
în tabel cu opţiunea Remove Duplicates din grupul Tools al

ribbon-ului contextual Design.

În fereastra Remove Duplicates se
selectează coloanele care conţin date
duplicate, apoi se apasă OK.
Dacă tabela conţine înregistrări
duplicate, apare o fereastră în care se
indică numărul de înregistrări care au
fost şterse şi numărul de înregistrări
unice rămase.

34
2.8. Utilizarea referinţelor structurate în tabele Excel
O referinţă structurată este o referinţă prin nume la întregul tabel sau la coloanele acestuia.
La crearea tabelului programul alocă numele implicit Table1 pentru a referi tabelul; pentru
schimbarea numelui se plasează cursorul în linia Table Name din grupul Properties al
ribbon-ului contextual Design, se tastează noul nume şi se apasă Enter. La fel ca orice
nume, el trebuie să fie sugestiv şi să nu conţină spaţiu; numele va fi afişat în zona Name
Box a foii de calcul.
Numele tabelului referă întreaga zonă de date cu excepţia rândului antet şi a rândului Total.
De exemplu, dacă se schimbă numele tabelului în Tranzactii, numele Tranzactii va referi
celulele din zona A2:D8.
Similar cu numele tabelului, numele coloanelor (etichetele de coloane) reprezintă referinţe la
întreaga coloană de date cu excepţia antetului de coloană şi a totalului.
De exemplu, specificarea într-o formulă a numelui [Agent] referă zona de celule C2:C8.
Referinţele structurate permit actualizarea dimensiunii tabelului prin adăugarea de rânduri şi
coloane..

De exemplu, dacă se adaugă la sfârşitul tabelului coloana Comision şi o înregistrare nouă

(sucursala Brasov), ele vor fi adăugate la tabel.
Se observă definirea tabelului care referă şi datele care au fost adăugate.

2.9. Utilizarea formulelor în tabele Excel

În celula E2 a tabelului calculăm valoarea comisionului, care reprezintă 0,3% din valoarea
fiecărei tranzacţii. Formula de calcul va fi: =[Volum tranzactii]*0,3%.

În celula E2 se tastează semnul = urmat de [; apare lista specificatorilor de câmpuri. Se

selectează numele câmpului, se închide paranteza ] şi se completează formula. După
tastarea formulei şi apăsarea tastei Enter formula va fi copiată automat în întregul câmp,

35
datorită referinţelor structurate definite în tabel şi a facilităţii AutoFill (auto-umplere) de
copiere a formulelor în Excel.
Conversia unui tabel Excel în listă de date
Dacă se doreşte eliminarea facilităţii de tabel fără pierderea datelor şi a stilului de formatare
se poate converti tabelul în zonă normală de celule astfel:
- Se plasează cursorul oriunde în tabel;
- Din grupul Tools al ribbon-ului contextual Design se alege Convert to Range şi se
apasă Yes.
- Datele îşi păstrează aspectul, dar se pierd funcţiile tabelului şi referinţele structurate,
care devin referinţe normale.

2.10. Criterii de validare a datelor

Validarea datelor este folosită pentru a verifica datele introduse în celulele foii de calcul.
Această opţiune permite păstrarea integrităţii datelor dintr-un registru de calcul.
În mod normal, Excel permite introducerea în celulele foii de calcul a datelor de orice tip şi
orice valoare. Se pot impune, pentru conţinutul unor coloane, anumite constrângeri care să
impună tipul datelor ce pot fi introduse şi domeniul în care se încadrează acestea, astfel
încât programul să nu accepte decât date conforme cu aceste restricţii.
În cazul în care informaţiile introduse într-o celulă nu corespund criteriilor de validare
specificate, Excel va afişa un mesaj de avertizare care va anunţa utilizatorul să verifice şi să
modifice datele introduse.
Funcţia Data Validation se găseşte în ribbon-ul Data, grupul Data Tools.

În funcţie de tipul datelor şi cerinţele aplicaţiei, există mai multe categorii de criterii de
validare care pot fi stabilite în
tab-ul Settings:
1. stabilirea unor conditii
logice (pentru valori
numerice şi date
calendaristice/ore);
2. text de o anumită
lungime (Text length);
3. stabilirea unei liste de
valori posibile (List)
4. conform unei formule
(Custom).
Input Message permite afişarea
unui mesaj de atenţionare
asupra regulii de validare îndată
ce cursorul este plasat în zona
ce conţine constrângeri;

Error Alert permite stabilirea

unui mesaj de avertizare care
apare atunci când datele introduse nu respectă constrângerile impuse.

36
Exemple:
1. Pe coloana Valoare am impus condiţia ca toate valorile să fie numere întregi, mai
mari decât 1000:

2. pe coloana Valuta ne propunem să selectăm valorile dintr-o listă care nu conţine

decât elementele EUR, USD, LEI

Se observă că introducerea valorilor noi pe coloana Valuta se realizează rapid şi corect prin
selectare din lista derulantă.

Mesaje de avertizare şi de eroare

Un alt avantaj oferit de această facilitate este
acela că, în cazul în care un alt utilizator
editează foaia de calcul care conţine condiţii
de validare a datelor, îndată ce execută clic pe
o celulă din zona care are aplicate
constrângeri de validare a datelor, se afişează
un mesaj care indică aceste constrângeri. De
asemenea, dacă incearcă introducerea unei
valori care nu respectă condiţia impusă, va
primi un mesaj de eroare:

37
Găsirea datelor care nu respectă criteriile de validare impuse
În cazul listelor cu foarte multe înregistrări, pot apărea frecvent erori de introducere a
datelor. Îîn acest caz, Data Validation permite încercuirea valorilor incorecte prin utilizarea
optiunii Circle Invalid Data.

După efectuarea modificărilor semnalate, marcajele cu roşu vor dispărea.

Opţiunea de validare a datelor oferă un suport foarte util atât în etapa de introducere a
datelor, controlând introducerea corectă a acestora, cât şi în etapa de verificare a
corectitudinii datelor introduse.

2.11. Formulare de introducere a datelor în tabele Excel

Machetarea introducerii datelor într-un tabel din foaia de calcul este o modalitate oferită de
Excel pentu a asista utilizatorul de a repera corect câmpurile de date.Operaţia reprezintă
generarea automată a unui formular de introducere şi de căutare a datelor.
După formatarea structurii tabelului adică după stabilirea atributelor ce trebuie descrise
(numele coloanelor) şi formatarea celulelor fiecărei coloane, introducerea datelor se va face
activând un formular de introducere a datelor.
Pentru afişarea butonului Form.. (Formular:..) pe unul din riboane sau pe Quick Access
Toolbar, procedaţi astfel:
1. Din meniul File selectaţi Options – Customize Ribbon sau Quick Access Toolbar
2. În panoul din stânga afişaţi All Commands - selectaţi Forms…apoi click pe butonul
Add>> -I OK.

38
Tipuri de formulare Excel

Există mai multe tipuri de formulare pe care aveţi posibilitatea să le creaţi în Excel:
- formulare de date,
- foi de lucru care conţin controale Formular şi ActiveX şi
- formulare utilizator VBA.
Fiecare tip de formular se poate utiliza simplu sau în combinaţii diferite, pentru a crea o
soluţie ideală pentru dvs.

Formular de date
Un formular de date oferă o modalitate convenabilă de a introduce sau de a afişa un rând
complet de informaţii într-o zonă sau într-un tabel, fără a defila pe orizontală.
Utilizarea unui formular de date poate face introducerea datelor mai simplă decât atunci
când vă deplasaţi de la o coloană la alta, în situaţiile în care aveţi mai multe coloane de date
decât pot fi vizualizate pe ecran.
Utilizaţi un formular de date atunci când un formular simplu de casete text care listează
titlurile de coloană ca etichete este suficient pentru dvs. şi nu aveţi nevoie de caracteristici
de formular sofisticate sau particularizate, cum ar fi o casetă listă sau un buton de
incrementare/decrementare.
Excel poate genera automat un formular de date predefinit pentru listă sau tabel.

Formularul de date afişează toate anteturile de coloană ca etichete într-o sigură casetă de
dialog. Fiecare etichetă are o casetă text necompletată adiacentă în care aveţi posibilitatea
să introduceţi datele pentru fiecare coloană, până la maximum 32 de coloane.

Într-un formular de date, este posibil să introduceţi rânduri noi, să găsiţi rânduri prin navigare
sau (pe baza conţinutului celulei) să actualizaţi rânduri sau să ştergeţi rânduri.

Dacă o celulă conţine o formulă, rezultatul formulei este afişat în formularul de date, dar nu
este posibil să modificaţi formula utilizând formularul de date.

39
 Capitolul 3

Analiza datelor utilizând tabele pivot

Un tabel pivot este un instrument oferit de Excel pentru analiza dinamică, interactivă a
volumelor mari de date organizate sub formă de tabel sau listă Excel, pentru facilitarea
procesului decizional.
Tabelul pivot este un tabel interactiv de centralizare a datelor după mai multe criterii, care
permite obţinerea de rapoarte personalizate conform cerinţelor utilizatorului prin simpla
aranjare convenabilă a câmpurilor în cadrul raportului.
Tabelul pivot se poate utiliza pentru:
- intrerogarea volumelor mari de date într-un mod intuitiv;
- agregarea datelor pe categorii şi subcategorii;
- restrângerea şi expandarea nivelurilor de agregare pentru concentrarea atenţiei
asupra anumitor date;
- filtrarea, sortarea, gruparea şi formatarea condiţionată a datelor care interesează la
un anumit moment;
- prezentarea concisă şi atractivă a rapoartelor în formă imprimată sau online.
Pentru a evidenţia anumite aspecte utile în luarea deciziei (comparaţii între datele agregate,
tendinţe de evoluţie) mai vizibile sub formă grafică decât sub formă tabelară, se pot realiza
rapoarte de tip diagramă bazată pe tabel pivot (PivotChart).
3.1. Crearea unui tabel pivot
Crearea tabelului pivot se realizează cu ajutorul butonului Pivot Table din
tab-ul Insert. Din lista derulantă a butonului se poate alege raport tabel
pivot (Pivot Table) sau grafic bazat pe tabel pivot (PivotChart).
Observaţie: Pentru a beneficia de actualizarea dinamică a structurii
tabelului la adăugarea de noi înregistrări prin utilizarea referinţelor
structurate, se recomandă utilizarea ca sursă de date din foaia de calcul
pentru tabelul pivot un tabel Excel (Table) în locul unei liste normale.
La apelarea comenzii de creare a tabelului pivot Excel afişează o fereastră care conţine
două secţiuni:
- lista câmpurilor, utilizată pentru adăugarea sau eliminarea câmpurilor în raport;
- o zonă destinată proiectării tabelului pivot.
Fereastra cu lista câmpurilor este afişată numai când este selectată o celulă din tabela pivot.
Dacă se ascunde lista câmpurilor, ea poate fi afişată din nou dacă se face click dreapta pe
tabela pivot şi se alege opţiunea Show Field List.
Semnificaţia zonelor unui tabel pivot:
Report Filter: utilizat pentru filtrarea raportului pe baza valorilor afişate în filtru;
Row Labels: utilizat pentru afişarea câmpurilor pe rânduri în cadrul raportului;
Column Labels utilizat pentru afişarea câmpurilor pe coloane în cadrul raportului;
Values utilizat pentru afişarea valorilor calculate în cadrul raportului.

40
Pentru proiectarea tabelului pivot se utilizează următorul algoritm:

Lista câmpurilor


 

 



   

 
Zona de
proiectare
în care:
 reprezintă sursa de date, care poate fi un tabel Excel sau o sursă externă de date;
 câmpul care va fi utilizat pentru filtrarea tabelului pivot (Report Filter);
 câmpul care va furniza etichetele coloanelor în tabelul pivot (Column Labels);
 câmpul care va furniza etichetele rândurilor în tabelul pivot (Row Labels);
 reprezintă câmpul de centralizare, în care vor fi afişate valorile calculate în tabela
pivot (Values). În această zonă vor fi utilizate în general câmpuri numerice.

Pentru crearea tabelului pivot:

- Se plasează cursorul în sursa de date situată în foaia de calcul;
- În tab-ul Insert, grupul Tables se alege PivotTable; se afişează fereastra de dialog
Create PivotTable;

- Dacă sursa de date este un tabel Excel, în zona Table/Range apare numele
tabelului; dacă se doreşte o altă zonă de date, se restrânge fereastra şi se
selectează zona de date, apoi se reafişează fereastra;

41
 - Se stabileşte localizarea tabelului pivot:
o Într-o foaie de calcul nouă, începând cu celula A1, dacă se alege New
Workheet;
o În foaia curentă, începând cu celula specificată în linia Location, dacă se
alege Existing Workheet;
- După apăsarea butonului OK, în foaia de calcul apare un tabel pivot necompletat în
locaţia specificată şi fereastra PivotTable Field List pentru proiectarea tabelului
pivot.
Completarea tabelului pivot se poate face în mai multe moduri:
- Pentru plasarea câmpului în locaţia implicită se selectează caseta de validare aflată
la stânga numelui câmpului în secţiunea listei câmpurilor; implicit, câmpurile
numerice sunt plasate în zona de centralizare (Values) iar câmpurile alfanumerice în
zona Row Labels; zona Column Labels este completată dacă sursa de date este o
bază de date tridimensională OLAP (Online Analytical Processing);
- Pentru plasarea câmpului într-o anumită zonă specificată a tabelului pivot, se face
click dreapta pe numele câmpului în secţiunea listei câmpurilor şi se alege Add to
Report Filter, Add to Column Label, Add to Row Label, sau Add to Values;
În mod uzual, se plasează în fiecare zonă a tabelului pivot câte un câmp; mai multe
câmpuri în zona Row permit ierarhizarea datelor în raport pe niveluri, iar mai multe
câmpuri în zona Values permit mai multe valori calculate;
- Plasarea câmpului în altă zonă a tabelului pivot pentru modificarea aspectului
(layout) al tabelului pivot se face prin drag cu mouse a câmpului în zona dorită.
Mutarea câmpurilor pentru modificarea aspectului (layout) al tabelului pivot se poate
face şi ulterior, ori de câte ori este nevoie.

Subtotaluri

Total general

42
Dacă se mută prin drag cu mouse câmpul Sucursala în zona Column Labels aspectul
tabelului pivot se modifică şi subtotalurile se recalculează automat:

Prima variantă este mai compactă şi mai uşor de interpretat, de unde rezultă că este foarte
important modul în care sunt prezentate datele în raportul tabel pivot pentru a simplifica
interpretarea rezultatelor.
În grupul PivotTable din ribbon--ul Options al PivotTable Tools se poate
aloca un nume sugestiv tabelului pivot, în linia PivotTable Name..

Actualizarea tabelului pivot

Modificările efectuate în sursa de date după crearea tabelului pivot sunt
reflectate în raport numai după actualizarea tabelului pivot cu butonul
Refresh, aflat în grupul Data din tab-ul Options al PivotTable Tools,
afişat când cursorul este plasat în tabela pivot.
Dacă se adaugă înregistrări la sursa de date (sub formă de listă Excel
în foaia de calcul) după crearea tabelului pivot, acestea trebuie incluse
în raport prin modificarea sursei de date cu butonul Change
Data Source, aflat în grupul Data din tab-ul Options al
PivotTable Tools.
Dacă sursa de date este un tabel Excel, rândurile suplimentare
sunt incluse automat în sursa de date la actualizarea tabelului
pivot.

3.2. Filtrarea datelor în tabelul pivot

Pentru a afişa datele în seturi, cu ascunderea temporară a
datelor care nu interesează la un anumit moment, se poate filtra
tabelul pivot după conţinutul unui câmp, plasat în zona Report
Filter.

43
De exemplu, se poate muta câmpul Sucursala în zona Report Filter; în acest caz se va
afişa volumul tranzacţiilor pe fiecare sucursală într-un raport separat, prin stabilirea unui filtru
adecvat:

Dacă se doreşte aplicarea unui filtru multiplu (de exemplu afişarea subtotalurilor pentru
sucursalele Bucuresti şi Brasov) prin selectarea opţiunii Select Multiple items în cadrul
filtrului, tabelul pivot va afişa subtotalurile respective fără a indica şi filtrele cărora le
corespund.
Excel 2010 oferă posibilitatea utilizării opţiunii Slicer pentru filtrarea tabelelor pivot.
Un Slicer este o casetă care conţine seturi de butoane care permit filtrarea rapidă a
tabelelor pivot, indicând şi criteriile de filtrare.
Pentru asocierea unui Slicer unui tabel pivot se parcurg paşii:
- Se plasează cursorul în tabelul pivot şi se selectează tab-ul
contextual Options în PivotTable Tools;
- În grupul Sort & Filter se apasă Insert Slicer;
- În fereastra de dialog se selectează caseta corespunzătoare
câmpului (câmpurilor) din tabelul pivot pentru care se creează Slicer şi se apasă OK;
- Pentru fiecare câmp selectat apare o casetă Slicer; în fiecare Slicer se selectează
elementele care vor fi incluse în filtru (selecţia multiplă se realizează cu tasta CTRL
apăsată)

Slicer

Ştergerea unui Slicer se face prin selectare

şi apăsarea tastei DELETE.

3.3. Formatarea tabelului pivot

După crearea raportului tabel pivot prin selectarea câmpurilor care fac obiectul analizei, se
poate schimba aspectul tabelului pivot pentru a fi mai uşor de citit şi interpretat.
Schimbarea aspectului (Layout) al tabelului pivot se poate face prin schimbarea formei de
prezentare, a modului în care sunt afişate câmpurile, rândurile, coloanele, subtotalurile.

44
Schimbarea formatului tabelului pivot se face prin aplicarea stilurilor predefinite şi a
formatărilor condiţionate.
Schimbarea aspectului (Layout)
Când celula activă este plasată în tabelul pivot, în tab-ul
contextual Design, grupul Layout, opţiunea Report
Layout permite alegerea aspectului:
- Compact: este modul implicit de prezentare, ocupă
mai puţin spaţiu şi datorită indentării câmpurilor
este uşor de citit;
- Tabular: format tradiţional de tabel, afişează o coloană pentru fiecre câmp;
- Outline (schiţă): afişează subtotalul la începutul fiecărui grup.

Afişarea/ascunderea butoanelor de expandare/restrângere

Când butonul +/- Buttons din grupul Show
al tab-ului contextual Options al PivotTable
Tools este activ, sunt afişate butoanele de
expandare/restrângere care permit afişarea
sau ascunderea detaliilor în tabelul pivot

Similar, butonul Field Headers permite afişarea sau ascunderea anteturilor de coloane în
tabelul pivot.
Schimbarea formatului
Se poate face în două moduri:
- Aplicarea unui stil pentru formatarea
raportului prin selectarea unui stil din
grupul PivotTable Styles al tab-ului contextual Design;
- Aplicarea de benzi colorate alternative pentru a facilita citirea datelor raportului, prin
selectarea opţiunii corespunzătoare din grupul PivotTable Style Options al tab-ului
contextual Design: Banded Rows (benzi colorate diferite pe rândurile pare şi
impare) sau Banded Columns (benzi colorate
diferite pe coloanele pare şi impare).
Row Headers include antetul de rând în
benzile colorate, iar Column Headers include
antetul de coloană în benzile colorate.

45
Formatarea condiţionată a datelor în tabelul pivot
Formatarea condiţionată se utilizează pentru a evidenţia anumite date din tabelul pivot pe
baza unor condiţii în scopul analizei, identificării valorilor critice şi identificării tendinţelor.
În tabelul pivot formatarea condiţionată prezintă câteva particularităţi:
- Dacă se schimbă aspectul tabelului pivot prin filtrare, ascundere niveluri, restrângere
sau expandare niveluri, formatul este păstrat în câmpul respectiv pentru datele care
sunt afişate;
- La aplicarea formatărilor condiţionate pe câmpurile calculate (Values), Excel nu
identifică nivelurile ierarhice: copiii (nivelurile inferioare în ierarhie) sau parinţii
(nivelurile superioare în ierarhie); utilizatorul trebuie să afişeze corespunzător datele
care trebuie evidenţiate.

Aplicarea formatării condiţionate:

- Selectarea zonei care trebuie formatată;
- În ribbon-ul Home, grupul Styles, din lista derulantă a butonului Conditional
Formatting se alege categoria de formatare.

Anularea formatării condiţionate:

Din lista derulantă a a butonului Conditional Formatting se alege Clear Rules, apoi Clear
Rules for this PivotTable.

3.4. Valori calculate într-un tabel pivot

Într-un raport tabel pivot pot fi utilizate pentru centralizare funcţiile agregate din Excel:
- Sum: funcţia implicită de calcul pentru câmpuri numerice;
- Count: numără valorile completate, similară cu Counta; funcţia implicită pentru valori
alfanumerice;
- Average: media aritmetică;
- Max: valoarea maximă dintr-un câmp;
- Min: valoarea minimă dintr-un câmp;
- Product: produsul valorilor dintr-un câmp;
- Count Nums: numără valorile numerice, similară cu Count; funcţia implicită pentru
valori numerice.
Funcţia de calcul se alege din lista derulantă a butonului Summarize Values By, aflat în
grupul Calculations din tab-ul contextual Options.

46
Calcule în tabele pivot
Un calcul personalizat afişează valorile din tabelul pivot în funcţie de anumite valori din
tabelul pivot. Variantele se află în lista derulantă a butonului Show Values As, aflat în grupul
Calculations din tab-ul contextual Options:
- No Calculation: afişează valorile aşa cum sunt introduse în câmp;
- % of Grand Total: afişează toate valorile ca procent din totalul general;
- % of Column Total:afişează valorile din coloane ca procent din totalul coloanei;
- % of Row Total: afişează valorile din rânduri ca procent din totalul rândului;
- % Of: afişează valorile ca procent dintr-un element al unui câmp;
- % of Parent Row calculează valorile cu formula:
Total (valoarea unui element)/(valoarea părintelui din rând);
- % of Parent calculează valorile cu formula:
Column Total (valoarea unui element)/(valoarea părintelui din coloană);
- % of Parent Total calculează valorile cu formula:
(valoarea elementului)/(valoarea părintelui câmpului selectat);
- Difference From afişează valorile ca diferenţă faţă de valoarea unui element
dintr-un câmp;
- % Difference From afişează valorile ca diferenţă procentuală din valoarea unui
element dintr-un câmp;
- Running Total in: afişează valorile succesive într-un câmp ca total cumulat;
- % Running Total in calculează valorile succesive dintr-un câmp ca total cumulat
procentual;
- Rank Smallest afişează un număr de ordine (rang) crescător, în care valoarea
to Largest minimă este notată cu 1;
- Rank Largest afişează un număr de ordine (rang) descrescător, în care
to Smallest valoarea maximă este notată cu 1;
- Index calculează valorile cu formula:
((valoarea)*(Total General))/((Total Gen.rând)*(Total Gen.col)).

3.5. Rapoarte PivotChart

Un raport PivotChart oferă o reprezentare grafică a datelor dintr-un tabel pivot, fiind asociat
acestuia. Ca şi tabelul pivot, raportul PivotChart este interactiv, adică permite sortări şi
filtrări pentru a afişa subseturi de date utilizând filtrele afişate pe grafic în zona chart area.
Modificările efectuate în sursa de date şi în tabelul pivot asociat sunt imediat reflectate în
raportul PivotChart. Un grafic PivotChart are acelaşi aspect şi aceleaşi elemente ca un
grafic standard. El poate fi personalizat prin adăugarea de titluri, etichete pentru date,
shimbarea poziţiei legendei.
Raportul PivotChart poate fi creat direct, odată cu tabelul pivot asociat sau ulterior, pe baza
unui tabel pivot existent.
Crearea unui raport PivotChart
- Se plasează cursorul în sursa de date care poate fi un tabel sau o listă Excel; se
recomandă utilizarea ca sursă de date a unui un tabel Excel, care prezintă avantajul
că actualizarea (Refresh) a raportului PivotChart va include automat toate datele
noi, adăugate sursei de date ulterior creării raportului;
- Din ribbon-ul lnsert, grupul Tables se alege din lista derulantă a butonului
PivotTable varianta PivotChart apoi se urmează procedura de creare a tabelului
pivot pe care se va baza raportul PivotChart; apare un grafic cu coloane, similar
unui grafic standard, dar cu liste derulante pentru filtrarea raportului:

47
În raportul PivotChart, etichetele de rânduri (Row Labels) sunt afişate pe axa categoriilor
(axa orizontală) iar etichetele de coloane (Column Labels) devin legenda graficului. Valorile
calculate (Values) sunt afişate pe axa valorilor, iar Report Filter are aceeaşi semnificaţie ca
în tabelul pivot.
Raportul PivotChart are filtre utilizate pentru afişarea subseturilor de date pe axa
categoriilor şi în legendă. Fiind asociat tabelului pivot, PivotChart trebuie să fie în acelaşi
fişier cu tabelul pivot.
Crearea unui raport PivotChart pe baza unui raport PivotTable existent
- Se plasează cursorul în tabelul pivot pe baza căruia se va construi graficul
PivotChart;
- În tab-ul contextual Options, grupul Tools, click pe butonul PivotChart;
- Apare fereastra Insert Chart pentru alegerea tipului de grafic; se poate alege orice
tip de grafic, cu excepţia variantelor Xy Scatter, Bubble sau grafic pentru acţiuni
(Stock Chart). Se alege tipul de grafic şi se apasă OK. Graficul obţinut se
personalizează apoi ca orice grafic normal.
Observaţie: Dacă se şterge tabelul pivot asociat graficului, raportul PivotChart este convertit
în grafic normal.
Când graficul PivotChart este selectat, apare tab-ul contextual PivotChart Tools cu
ribbon-uri contextuale:
- Design,utilizat în principal pentru schimbarea tipului de grafic cu butonul Change
Chart Type;
- Layout, pentru personalizarea aspectului graficului: adăugarea de titluri, etichete
pentru date, shimbarea poziţiei legendei, adăugarea tendinţei de evoluţie, etc.
- Format, pentru formatarea elementelor graficului;
- Analyze, specific graficelor PivotChart, cu posibilităţile:

48
 o Expand/Collapse Entire Field: Expandează/restrânge câmpul selectat;
o Insert Slicer: inserează Slicer pentru filtrarea datelor în raport;
o Refresh: actualizează raportul;
o Clear: şterge filtrele sau şterge întregul raport;
o Field List: afişează lista câmpurilor pentru modificarea dinamică a raportului
PivotChart;
o Field Buttons: afişează sau ascunde butoanele pentru filtrarea raportului.

Slicer-ul Trimestrul permite filtrarea graficului după câmpul Trimestrul, pentru a afişa
numai valorile corespunzătoare Trim 1 şi Trim 2.

49
 Capitolul 4

Analiza what-if
Analiza what-if (ce-ar fi dacă) reprezintă un proces de modificare a valorilor din celule pentru
a determina modul în care aceste schimbări vor afecta rezultatul
formulelor din foaia de calcul. Excel oferă 3 tipuri de instrumente de
analiză what-if: scenarii, tabele de date şi Goal Seek. Scenariile şi
tabelele de date utilizează seturi de variabile şi determină rezultatele
posibile prin substituirea acestora în formulele de calcul, în timp ce Goal
Seek îşi propune un rezultat şi determină valorile de intrare care produc
acest rezultat.

4.1. Tabele de date cu una şi două variabile

Utilizarea tabelelor de date permite substituirea rapidă a unor serii de variabile într-o formulă
de calcul printr-o singură comandă şi vizualizarea comparativă a seturilor de variabile şi
rezultate obţinute în acelaşi tabel.
Un tabel de date este o zonă de celule care arată modul în care modificarea uneia sau a
două variabile dintr-o formulă va afecta rezultatul acestei formule.
Tabele de date cu o variabilă
Tabelele de date cu o variabilă ilustrază modul în care modificarea unei variabile afectează
rezultatul unei formule.
Un tabel de date cu o variabilă conţine următoarele elemente:
- un câmp de ipoteze care conţine datele problemei;
- o celulă de intrare, Row input cell sau Column input cell, după cum este organizat
tabelul (cu variabila pe rând sau pe coloană);
- formula de calcul: prima linie sau prima coloană a tabelului de date; rezultatul
corespunde valorilor din câmpul de ipoteze.
Exemplu: Analiza valorii plăţii lunare a unei ipoteci pentru diferite rate ale dobânzii.

Câmp de Column Input Cell,

ipoteze deoarece variabila
este pe coloană

Variabilele
care vor fi
substituite în Rezultatele
celula de obținute prin
intrare B2 substituirea
variabilei

50
După introducerea datelor în foaia de calcul, tabelul de date se generează astfel:
- se selectează zona care conţine formula şi variabilele
(A7:B13);
- din ribbon-ul Data, grupul Data Tools, What-if Analysis
se alege Data Table;
- se completează Column input cell prin selectarea celulei
B2.
După apăsarea butonului OK se generează automat rezultatele obţinute prin substituirea
variabilelor din prima coloană a tabelului în formula din celula B7.
Tabele de date cu două variabile
Tabelele de date cu două variabile ilustrază modul în care modificarea a două variabile
afectează rezultatul unei formule.
Un tabel de date cu două variabile conţine următoarele elemente:
- un câmp de ipoteze care conţine datele problemei;
- două celule de intrare, Row input cell şi Column input cell, care conţin cele două
variabile (una pe rând şi alta pe coloană);
- formula de calcul, care se introduce la intersecţia rândului şi coloanei care conţin cei
doi parametri; rezultatul corespunde valorilor din câmpul de ipoteze.
Exemplu: Analiza valorii plăţii lunare a unei ipoteci pentru diferite rate ale dobânzii şi diferite
termene.

Câmp de
ipoteze Column Input Cell

Row Input Cell

Formula de Variabilele
calcul (PMT) care vor fi
substituite în
Row input
ceell
Variabilele care
vor fi substituite
în Column
input cell

După introducerea datelor în foaia de calcul, tabelul de date se generează astfel:

- se selectează zona care conţine formula şi variabilele (A7:D13);
- din ribbon-ul Data, grupul Data Tools, What-if Analysis se alege Data Table;
- se completează Row input cell prin selectarea
celulei B3 şi Column input cell prin selectarea
celulei B2.
După apăsarea butonului OK se generează automat
rezultatele obţinute prin substituirea variabilelor din
primul rând şi prima coloană a tabelului în formula din
celula A7.

51
4.2. Analiza datelor prin scenarii
Scenariile reprezintă o parte din analiza de tip what if, în care se urmăreşte efectul
modificării mai multor variabile (maximum 32) asupra unor formule. Scenariile se folosesc
atunci când se doreşte urmărirea efectului modificării a mai mult de două variabile asupra
unei formule din foaia de calcul.
Un scenariu reprezintă un set de valori pe care MS Excel le salvează cu un nume sugestiv şi
pe care le poate substitui automat în formulă, atunci când este selectat scenariul respectiv.
Se pot salva diferite seturi de valori sub formă de scenarii, care apoi pot fi vizualizate şi
analizate comparativ într-un raport. Un scenariu este, practic, o simulare a mai multor
variante ale unui proiect economic care, prin modificarea parametrilor, produce rezultate
diferite. Scenariile se salvează în foaia de calcul care conţine datele. Pe o foaie de calcul se
poate construi un număr nelimitat de scenarii.
Exemplu:
Se consideră situaţia financiară a unei instituţii în primul trimestru; pe baza ei se construiesc
mai multe scenarii pentru a analiza impactul modificării vânzărilor, respectiv cheltuielilor din
fiecare lună asupra profitului din celula E4.
Se recomandă salvarea valorilor iniţţiale într-un scenariu cu numele valori de referinţă.

Crearea unui scenariu

În foaia de calcul care conţine datele
curente se parcurg următorii paşi:
- Din ribbon-ul Data, grupul Data
Tools, What-if Analysis se alege
Scenario Manager;
- În fereastra Scenario Manager se
apasă butonul Add;
- Se tastează numele scenariului
(Scenario name);
- Se apasă butonul de restrângere a
ferestrei şi se selectează celulele
care conţin variabile (Changing
cells),apoi se apasă OK;

52
 - În fereastra Scenario Values se introduc valorile conform ipotezei; de exemplu, dacă
se consideră că vanzarile cresc cu 10% se va scrie formula care va calcula aceste
rezultate, apoi se apasă OK;
- După calcularea valorilor, în fereastra Scenario Manager apare numele scenariului;
prin apăsarea butonului Show aceste valori vor înlocui valorile din foaia de calcul şi
vor produce un rezultat în celula E4.
Se repetă algoritmul si se creează diferite scenarii în funcţie de informaţiile din piaţă, rulând
fiecare scenariu pentru vizualizarea rezultatului.
În cazul de faţă, s-au creeat 3 scenarii:
- Vanzari+10%, în care se consideră că
vânzările cresc cu 10% iar cheltuielile
rămân la fel;
- Vanzari-10%, în care se consideră că
vânzările scad cu 10% iar cheltuielile
rămân la fel;
- Vanzari+15%,Cheltuieli+5%, în care
se consideră că vânzările cresc cu
15% iar cheltuielile cresc cu 5%.
Vizualizarea scenariilor: se selectează un
scenariu şi se apasă butonul Show.
Editarea scenariilor: se selectează un scenariu şi se apasă butonul Edit.
Ştergerea scenariilor: se selectează un scenariu şi se apasă butonul Delete.
Generarea unui raport al scenariilor
Pentru analiza comparativă a variantelor rezutate în
urma creării scenariilor se poate opta pentru crearea
unui raport al scenariilor.
Pentru aceasta, din fereastra Scenario Manager se
apasă butonul Summary şi în fereastra Scenario
Summary se alege tipul de raport dorit.
Relativ la scenariile dintr-o foaie de calcul pot fi create
două tipuri de rapoarte:
- Scenario summary, sub formă tabelară, în
care numele fiecărui scenariu apare ca
etichetă de coloană; pe marginea tabelului
apar butoane de restrângere cu ajutorul cărora pot fi ascunse detaliile:

- Scenario PivotTable report, sub formă de tabel pivot, care poate fi filtrat pentru
afişarea selectivă a scenariilor:

53
Combinarea scenariilor
În cazul în care scenariile sunt elaborate de experţi cu domenii de competenţă diferite, este
recomandat ca fiecare sa-şi construiască propriul scenariu pe o foaie de calcul, urmând ca
la final să fie combinate toate într-o foaie Master (principală) care nu conţine nici un
scenariu. Combinarea scenariilor se face în următorii paşi:
- Crearea scenariilor pe fiecare foaie în parte;
- Activare foaie Master;
- Se deschide fereastra Scenario Manager se apasă butonul Merge, apoi în fereastra
care afişează toate foile se selectează pe rând fiecare foaie şi se apasă butonul
Merge.

4.3. Rezolvarea unei probleme cu rezultat propus utilizând Goal Seek

Cu acest instrument, programul calculează o variabilă pentru a obţine un rezultat dorit,
practic efectuează un calcul în sens invers. Exemplu
Un client doreşte un credit în EUR de la o bancă, dar nu poate plăti mai mult de 100 EUR
rata lunară de rambursare. Condiţiile băncii sunt: dobânda de 6.5%, iar scadenţa maximă de
6 ani. Rambursarea se va face lunar, în rate egale care să includă şi dobânda eşalonată.
Care poate fi valoarea maximă a creditului acordat?
Problema se rezolvă în următorii paşi;
- Se introduc datele în foaia de calcul, presupunând o valoare pentru credit, de
exemplu 5000 EUR;
- Se alocă nume celulelor care conţin valori;
- Se calculează rata de rambursare cu funcţia financiară PMT a programului Excel,

- Se selectează celula B4;

- Din ribbon-ul Data, grupul Data Tools, butonul
What-if Analysis se alege Goal Seek;
- După completarea ferestrei Goal Seek şi apăsarea butonului OK, programul Excel
utilizează iteraţii succesive pentru a obţine rezultatul cerut. În final, afişează fereastra
următoare dacă a reuşit:

După confirmarea cu OK, în foaia de calcul apar rezultatele.

Plătind 100 de USD lunar, clientul poate împrumuta maximum 5.949 EUR.

54
 Capitolul 5

Analiza datelor utilizând reprezentări grafice

5.1. Tipuri de grafice şi aplicaţii specifice
Crearea unei reprezentări grafice este o operaţie foarte simplă dacă se alege tipul potrivit de
grafic pentru fiecare set de date. Alegerea tipului de grafic depinde de domeniul de activitate
în care se încadrează datele, de obiectivele urmărite prin reprezentarea grafică şi nu în
ultimul rând, de experienţa şi creativitatea utilizatorului.
Recomandări pentru alegerea tipului de grafic:
- Diagrama tip coloane (Column) – permite comparaţii cantitative între seriile de date
la momente de timp diferte. Coloanele sunt de două tipuri: paralele (Clustered
Column) şi stratificate (Stacked Columns) în 2 sau 3 dimensiuni.
- Diagrama tip linie (Line) – se utilizează pentru reprezentarea evoluţiei continue în
timp a datelor; evidenţiază tendinţa de evoluţie.
- Diagrama radială (Pie) – se utilizează pentru reprezentarea unui procent dintr-un
întreg; specific acestui tip de diagramă este că poate reprezenta o singură serie de
date.
- Diagrama tip bare (Bar) – este similară tipului coloane, cu orientare orizontală,
permiţând o aproximare vizuală mai bună pentru evoluţia cantitativă.
- Diagramă tip suprafaţă (Area) – se utilizează ca şi cea tip linie pentru
reprezentarea evoluţiei continue a datelor în timp, dar cu un impact vizual mai bun.
Zona de sub linie fiind umplută cu culoare, evidenţiză cantitativ mai bine seriile de
date.
- Diagrama prin puncte (XY Scatter) – se utilizează pentru reprezentarea unor
perechi de valori pe intervale inegale de timp. Poate fi utilizată pentru analiza
distribuţiei valorilor unei serii în raport cu o valoare medie.
- Diagrame pentru domeniul bursier (Stock) – sunt destinate prezentării activităţilor
bursiere, prin reprezentarea în acelaşi grafic atât a volumului de acţiuni cât şi a
preţurilor acestora (de deschidere, minim, maxim, de închidere).
- Diagramă tip suprafaţă 3D (Surface) - prezintă două variabile sub forma unei hărţi
topografice, oferind o reprezentare în relief.
- Diagrama inelară (Doughnut) – similară diagramei radiale Pie, utilizată pentru
reprezentarea radială a mai multor serii de date.
- Diagrama tip Bubble – similară cu cea de tip Scatter dar reprezintă seturi de câte 3
valori pe intervale inegale de timp.
- Diagrama tip Radar – reprezintă valorile relativ la un punct central, fiind utilizată
atunci când categoriile de date nu sunt direct comparabile.
Exemplu:
Diagrame pentru domeniul bursier (Stock)

55
Specific acestui tip de aplicaţie este reprezentarea în acelaşi sistem de axe de coordonate a
unor serii de date diferite atât ca ordin de mărime cât si ca unitate de măsură: numărul de
acţiuni şi cele 3 preţuri (maxim, minim, de închidere).
Tipul Volume-Hi-Lo-Close din categoria Stock prezintă două axe verticale, scalate conform
datelor care trebuie reprezentate.

S-a creat o legătură între tilul graficului şi textul din celula A1 astfel:
- Selectarea titlului graficului;
- Click în formula bar, se tastează semnul =, apoi clickpe celula A1 şi Enter.
5.2. Crearea unui grafic combinat
În cazul în care trebuie reprezentate în acelaşi sistem de axe de coordonate serii de date cu
valori diferite ca ordin de mărime, pentru ca seriile să fie vizibile simultan trebuie afişată şi
axa secundară a valorilor. Fiecare axă a valorilor (cea primară şi cea secundară) va fi
scalată automat conform valorilor uneia din seriile de date.
De asemenea, pentru a diferenţia seriile de date, se aleg tipuri diferite de grafic pentru
fiecare serie (de obicei coloană şi linie) rezultând un grafic combinat.

Se construieşte un grafic cu coloane; datorită diferenţei de ordin de mărime dintre cele două
serii de date, seria Case vandute nu apare în grafic; ea va fi reprezentată; pe o axă
secundară a valorilor astfel:
- Se selectează graficul;
- În tab-ul contextual Layout, grupul Current Selection, din lista derulantă Chart Area
se selectează seria de date care va fi afişată pe axa secundară (de exemplu Pret
mediu);
- În tab-ul contextual Layout, grupul Current Selection,
click pe Format Selection;
- În fereastra Format Data Series, Series Options, sub
Plot Series On, se alege Secondary Axis;

56
 - Se selectează seria Pret
mediu, apoi din meniul
contextual se alege Change
Series Chart Type; se
schimbă tipul de grafic
pentru această serie în Line
with Markers.
Pe prima axă verticală (Axa
primară) este reprezentată seria
Case vandute, iar pe axa
secundară seria Pret mediu.

5.3. Formatarea axelor unui grafic

Axa verticală este scalată automat de program în funcţie de valoarea minimă şi valoarea
maximă din tabelul cu datele pe care se bazează graficul.
Pentru a formata o axă, se alege din meniul contextual al acesteia Format Axis:

În tab-ul Axis Options se poate modifica:

- Valoarea minimă şi valoarea maximă a intervalului de reprezentare (Minimum,
Maximum);
- Intervalul gradaţiei principale (Major Unit) şi intervalul gradaţiei secundare (Minor
Unit);
- Inversarea valorilor scalei de reprezentare (Values în reverse order);
- Schimbarea unităţii de măsură pentru afişare: Hundreds, Thousands, etc; opţiunea
None corespunde afişării valorilor ca în tabel.

În exemplul anterior se observă pe axa secundară afişarea valorilor în mii (thousands).

57
5.4. Crearea unui grafic combinat de tip disc

Pentru obţinerea acestui aspect au fost alese următoarele opţiuni:

- Pentru a plasa legenda deasupra graficului, din tab-ul contextual Design, grupul
Chart Layouts, se alege Layout 2;
- Pentru aspectul tridimensional, cu marginile rotunjite, se selectează seria de date şi
se alege din tab-ul contextual Format, Shape Effects, Bevel, Circle;
- Pentru a schimba perspectiva asupra elementelor seriei de date se poate roti
graficul: se selectează seria de date, apoi din meniul scurt se alege Format Data
Series, Rotation şi se stabileşte unghiul de rotire.
Crearea unui grafic disc din disc (pie of pie) sau bară din disc (bar of pie)
Dacă trebuie detaliat serviciul Suport în componente al căror procent faţă total scade sub
5%, eşantioanele devin atât de mici încât nu se mai disting:

Pentru a face vizibile şi aceste eşantioane, se pot utiliza graficele disc din disc
(Pie of Pie) sau bară din disc (Bar of Pie):

58
Ambele variante afişează eşantioanele mici din graficul principal într-un grafic secundar de
tip disc (pie) sau coloane stratificate (stacked bar).
Etichetele datelor din graficul secundar afişează aceleaşi procente ca în graficul principal,
deoarece toate eşantioanele fac parte din aceeaşi serie de date.
În mod implicit, când se creează un grafic de tip disc din disc sau bară din disc, ultimele
3 elemente ale seriei de date sunt afişate în graficul secundar. Dacă este necesar, se poate
schimba numărul eşantioanelor de date afişate în graficul secundar.
Etapele de creare a unui grafic disc din disc sau bară din disc:
Pentru a simplifica procedura de creare a acestor grafice se recomandă ordonarea datelor în
tabel astfel încât valorile mici să rămână la sfârşit.
- Se selectează datele care trebuie reprezentate grafic;
- În tab-ul Insert, grupul Chart, se alege grafic de tip Pie, apoi una din variantele
Pie of Pie sau Bar of Pie;
- se formatează ca un grafic obişnuit, ţinând seama de faptul că ambele grafice
reprezintă aceeaşi serie de date.
În mod implicit graficul secundar are 3 elemente. Dacă trebuie schimbat acest număr, se
continuă procedura astfel:
- se selectează graficul;
- în tab-ul contextual Format, grupul Current Selection, se
selectează din lista derulantă Chart Elements seria de date
care trebuie personalizată;
- în tab-ul contextual Format, grupul Current Selection, se
alege Format
Selection;
- în tab-ul Series
Options se alege
numărul de elemente
ale graficului
secundar (în
exemplul anterior 4).

5.5. Salvarea unui grafic ca şablon

După obţinerea unui grafic personalizat care poate fi utilizat
ulterior pentru crearea altor grafice similare, se poate salva
acel grafic ca şablon astfel:
- se selectează graficul care trebuie salvat ca şablon;
- în tab-ul Design, grupul Type, se alege Save As
Template;

59
 - în linia File name se tastează numele şablonului; în mod implicit, graficul şablon
(.crtx) se salvează în folderul Templates; şablonul este disponibil în ferestrele de
creare a unui grafic nou sau de schimbare a tipului de grafic în acest folder.
Şablonul va memora formatele (culori, efecte, etc) ale graficului salvat în acest format;
graficul nou creat pe baza şablonului va utiliza culorile şablonului, nu culorile temei utilizate
în documentul curent. Pentru a aplica în graficul nou tema documentului curent în locul
culorilor graficului şablon, se face click dreapta în zona chart area şi se alege Reset to
Match Style.

5.6. Adăugarea tendinţei de evoluţie pe un grafic

O aplicaţie foarte utilă a reprezentărilor grafice în analiza datelor este adăugarea tendinţei
de evoluţie în scopul prognozării unor valori pe baza datelor cunoscute.
Dacă din reprezentarea grafică a datelor existente se poate identifica o tendinţă de evoluţie
(liniară, exponenţială, polinomială, etc), Excel permite determinarea unor valori viitoare pe
baza acestei tendinţe.

Exemplu:
Din reprezentarea grafică a
rezultatelor financiare pentru
lunile Ianuarie - Aprilie se
identifică o tendinţă de
evoluţie liniară.
Pe baza acestei tendiţe, se
pot determina grafic valorile
prognozate pentru lunile Mai
şi Iunie:
- se reprezintă într-un
grafic cu coloane
totalurile din zona
B5:G5 (graficul include
şi valorile care trebuie
prognozate;
- se selectează seria de
date, apoi din tab-ul
Layout, grupul
Analysis, se alege din
lista derulantă a
butonului Trendline varianta Linear Trendline; apare o linie construită pe baza
valorilor cunoscute;
- în tab-ul Layout, grupul Axes, click pe butonul Gridlines; sub Primary Horizontal
Gridlines se alege Major & Minor Gridlines, apoi sub Primary Vertical Gridlines
se alege Major & Minor Gridlines; apare un caroiaj fin ale cărui puncte de
intersecţie cu linia de tendinţă determină valorile care trebuie prognozate.

60
În exemplul anterior rezultă:

5.7. Adăugarea marjelor de eroare pe un grafic

O altă aplicaţie utilă a reprezentărilor grafice în analiza datelor este adăugarea marjelor de
eroare (Error Bars) pe un grafic. Acestea pot fi afişate pe
un grafic cu coloane sau pe un grafic cu bare (utilizat
atunci când etichetele axelor sunt texte de lungime mare).
- Se construieşte un grafic cu coloane sau cu bare;
- Se selectează seria de date căreia i se adaugă
marjele de eroare;
- din tab-ul Layout,
grupul Analysis, se
alege din lista
derulantă a butonului
Error Bars varianta
potrivită (valoare fixă,
procentuală, eroare
standard, deviaţie
standard).

Exemplu:
Număr de respondenţi (cu
eroare de 5%)

61
5.8. Utilizarea Sparklines pentru vizualizarea tendinţelor de evoluţie
Facilitate nouă în Excel 2010, Sparkline este un mic grafic într-o celulă a foii de calcul care
oferă o reprezentare vizuală a unei serii de date numerice în imediata vecinătate a acestora.
Diagramele Sparklines pot fi utilizate pentru a ilustra tendinţa într-o serie de date (creştere
sau descreştere), evidenţierea valorii maxime şi minime, evidenţierea pierderilor.
Poziţionarea lor în imediata vecinătate a datelor numerice creşte impactul vizual.
Spre deosebire de grafice, Sparklines nu sunt obiecte ci mici diagrame reprezentate chiar
în celulele foii de calcul.
Există 3 tipuri de diagrame Sparklines:
- liniare (Line);
- cu coloane (Columns);
- profit/pierdere (Win/Loss).
Inserare Sparklines
- se selectează celula aflată imediat la dreapta datelor care trebuie reprezentate;
- din tab-ul Insert, grupul Sparklines, se alege tipul potrivit de diagramă;
- se selectează zona care conţine datele şi OK.

În exemplul anterior pentru aceleaşi date (A2:E2) s-au realizat două diagrame Sparklines:
una cu coloane în celula F2 şi una liniară în celula F3.
Ambele ilustrează tendinţa de evoluţie, valoarea maximă şi valoarea minimă cu alte culori.
Diagrama Sparkline este legată de datele din celule: dacă datele se modifică diagrama se
actualizează automat.
Marcarea valorii maxime şi minime
Când celula care conţine Sparklines este selectată, apare tab-ul
contextual Design cu mai multe
posibilităţi:
- în grupul Show se
selectează High Point şi
Low Point;
- sub Marker Color se alege
culoarea.

Diagrame profit/pierdere

Se alege Sparklines de tipul Win/Loss; diagrama prezintă coloane cu aceeaşi culoare

pentru valorile pozitive şi cu altă culoare valorile negative (pierderi).
Schimbarea culorii pentru valorile negative se face la fel ca pentru valoarea minimă şi
maximă .

62
Diagrame Sparklines pentru seturi de date
Pot fi create diagrame Sparklines pentru mai multe seturi de date, care permit analiza
comparativă a tendinţelor:

Dacă ulterior se adaugă rânduri noi la sfârşitul tabelului, se poate copia diagrama Sparkline
prin drag cu mouse ca o formulă.
Personalizarea axei timp (Date Axis Type)  

Când intervalele de timp reprezentate într-o diagramă Sparklines sunt uniforme,

echidistante, tendinţa de evoluţie este ilustrată corect în ambele variante (liniară şi coloane).
În acest caz, diagrama foloseşte opţiunea General
Axis Type.
Când intervalele de timp reprezentate într-o diagramă
Sparklines nu sunt uniforme, tendinţa de evoluţie
poate fi deformată în varianta liniară.
În exemplul de mai sus, între valorile din celulele B17
şi C17 intervalul de timp este 2 luni, iar între cele din
celulele C17 şi D17 este de 6 luni.
Tendinţa din cazul () este deformată, cea din cazul () este corectă pentru că ţine
cont de intervalul de 6 luni fără valori:
- după crearea diagramei Sparklines, se selectează celula care conţine diagrama;
- din tab-ul Design, grupul Group, se selectează din lista derulantă a butonului Axis
opţiunea Date Axis Type;
- se selectează zona B17:D17 care conţine intervalul de timp şi OK.
Diagrama va reprezenta corect axa timpului, ca urmare tendinţa de evoluţie ţine cont de
intervalul mai mare de timp care nu conţine valori.
Observaţie: Un avantaj faţă de grafice al utilizării diagramelor Sparklines este acela că
ocupă foarte puţin spaţiu şi sunt imprimate rapid împreună cu datele din celule.

63
 Capitolul 6

Macrocomenzi în Excel
Macrocomenzile sunt utilizate pentru automatizarea acţiunilor repetitive în Excel în scopul
creşterii eficienţei de operare.
O macrocomandă reprezintă o succesiune de comenzi şi funcţii asociate unei acţiuni, care
sunt memorate într-un modul VBA1 şi care pot fi lansate în execuţie ori de câte ori trebuie
executată acţiunea respectivă.
Macrocomenzile pot fi înregistrate sub controlul programului Excel şi convertite automat în
cod program, sau construite prin scrierea codului VBA cu ajutorul editorului VBA.
După crearea macrocomenzii, ea poate fi asociată unui obiect (buton pe o bară de butoane,
obiect grafic, control) şi poate fi utilizată prin click pe acel obiect. Când nu mai este
necesară, macrocomanda poate fi ştearsă.
6.1. Crearea unei macrocomenzi
Pentru a creea macrocomenzi se utilizează tab-ul Developer. Dacă acesta nu este
disponibil, poate fi afişat astfel:
- din meniul File, se alege Options,apoi Customize Ribbon;
- în categoria Customize Ribbon, în lista Main Tabs se selectează caseta
Developer, OK.
În mod implicit nivelul de securitate ridicat nu permite
execuţia macrocomenzilor. Pentru a seta nivelul de
securitate astfel încât să permită temporar toate
macrocomenzile, din tab-ul Developer, grupul Code,
click Macro Security, apoi sub Macro Settings se alege Enable all macros.
Etapele de creare a unei macrocomenzi:
- Din tab-ul Developer, grupul Code se alege Record Macro; toate acţiunile
executate din acest moment vor fi
înregistrate ca acţiuni utile ale
macrocomenzii;
- Se tastează numele (fără spaţiu);
- Se alocă eventual o combinaţie de
taste;
- Se specifică fişierul în care va fi
memorată macrocomanda (fişierul
curent, Personal Macro Workbook2, sau
un fişier nou);
- Se tastează o scurtă descriere a
macrocomenzii, apoi se apasă OK.

- Dacă se doreşte ca macrocomanda să

1 Visual Basic For Application – limbaj de programare pentru aplicaţii Office, bazat pe MS Visual
Basic, care permite scrierea de cod pentru efetuarea automată a anor acțiuni.
2 Personal Macro Workbook este un registru de calcul ascuns, salvat în folderul XLStart din Excel, pe

care Excel îl creează prima dată când se alege această opțiune pentru stocarea macrocomenzii. El
este deschis automat la lansarea Excel, astfel încât macrocomenzile salvate în acest folder sunt
disponibile în orice registru de calcul.

64
 fie independentă de selecţia din timpul înregistrării, se activează Use Relative
References;
- Se înregistrează, în ordine, acţiunile macrocomenzii;
- Se apasă butonul Stop Recording din tab-ul Developer, grupul Code.
Exemplu:
Se va înregistra o macrocomandă numită FormatData care va afişa data calendaristică sub
forma luni, 15 august 2011.
Formatul de dată calendaristică ce va fi stabilit prin această macrocomandă este un format
personalizat (Custom), care se defineşte astfel: se alege Format Cells din meniul scurt, apoi
categoria Custom; se modifică formatul existent în linia Type, aşa cum este afişat în
fereastra de mai jos:

Observaţie: Salvarea unui fişier care conţine macrocomenzi trebuie efectuată în format
.xlsm, altfel macrocomenzile nu se salvează:

6.2. Rularea unei macrocomenzi

O macrocomandă poate fi executată în mai multe moduri:
- Cu ajutorul numelui alocat: din tab-ul Developer, grupul Code, Macros, se
selectează numele macrocomenzii şi se apasă butonul Run;

- Cu combinaţia de taste alocată în timpul înregistrării macrocomenzii;

- Cu ajutorul unui buton plasat în Quick Access Toolbar sau într-un grup personalizat
al unui ribbon (de exemplu în ribbon-ul Developer se poate crea un grup numit
Macrocomenzi);
- Prin click pe un obiect grafic sau buton de control asociat macrocomenzii plasat în
foaia de calcul.

65
Lansarea macrocomenzii cu ajutorul unui buton plasat în Quick Access Toolbar
După creearea macrocomenzii, pentru a putea fi apelată mai uşor, i se poate asocia un
buton plasat în bara de acces rapid astfel:
- Din File se alege Options, apoi Quick Access Toolbar;
- Din lista Choose Commands From se selectează
Macros;
- Din lista macrocomenzilor disponibile afişate se
selectează macrocomanda căreia i se asociază butonul,
apoi se apasă Add;
- Pentru a schimba imaginea butonului asociat se
selectează macrocomanda, se apasă Modify, apoi se
selectează un simbol şi se tastează un nume sugestiv în
linia Display name din fereastra Modify Button.
După apăsarea butonului OK, în Quick Access Toolbar apare
butonul cu care va fi lansată macrocomanda.

Lansarea unei macrocomenzi cu ajutorul unui buton plasat în foaia de calcul

Dacă se creează o macrocomandă salvată în fişierul curent, este recomandat ca ea să fie
apelată cu ajutorul unui buton (sau casetă de text) plasat în foaia de calcul.

- Se selectează butonul şi din meniul scurt al butonului se selectează Assign Macro;

- În fereastra afişată se selectează numele macrocomenzii asociate, apoi OK;
- Se selectează celula sau zona în care se doreşte aplicarea acţiunii macrocomenzii;
- La click pe buton se execută macrocomanda.

6.3. Ştergerea unei macrocomenzi

- Din tab-ul Developer, grupul Code se alege Macros; în ferearea Macro apare lista
macrocomenzilor disponibile;
- Se selectează macrocomanda care trebuie ştearsă, apoi se apasă butonul Delete.

66
 Capitolul 7

Lucrul colaborativ în mediul Excel

7.1. Importul datelor din alte aplicaţii
Deoarece Excel oferă instrumente specifice şi intuitive de analiză a datelor, reprezentări
grafice sugestive, flexibilitate de prezentare şi alte funcţii utile, în mod frecvent se importă în
Excel date din alte aplicaţii (Access, fişiere text generate de anumite aplicaţii, pagini web sau
orice altă sursă de date). În fiecare caz, datele sunt convertite în liste Excel.
Opţiunile de import se află în ribbon-ul Data, grupul Get External Data.
Importul datelor dintr-un fişier text
Importul datelor dintr-un fişier text se poate
realiza în două moduri:
- Prin deschiderea fişierului text în Excel
şi salvarea sa ca foaie de calcul;
- Prin opţiunea de import From Text din ribbon-ul Data, caz în care se realizează o
legătură între fişierul text şi foaia de calcul; dacă datele din fişierul text se modifică,
datele din foaia de calcul se actualizează.
Deschiderea unui fişier text în Excel:
- Într-un fişier Excel nou se alege comanda Open;
- Se selectează folderul în care este localizat fişierul şi în lista tipurilor de fişiere se
alege Text Files;
- Se selectează fişierul, se apasă butonul Open, apoi se urmează instrucţiunile
asistentului pentru împărţirea textului în coloane;
- La pasul 1 se alege opţiunea Delimited şi se apasă butoul Next;
- La pasul 2 se alege delimitatorul: Tab, Semicolon (;), Comma (,), sau Space; apare
o previzualizare a rezultatului; se apasă butonul Next;
- La pasul 3 se alege tipul de dată pe fiecare coloană (dacă datele iniţiale au fost
introduse corect poate fi ales formatul General);
- Se apasă butonul Finish.
Importul datelor din fişierul text:
- Din ribbon-ul Data, grupul Get External Data.se alege From Text;
- În fereastra Import Text Files se selectează folderul în care este localizat fişierul,
apoi fişierul şi se apasă butonul Import care lansează asistentul pentru împărţirea
textului în coloane;
- La pasul 1 se alege opţiunea Delimited şi se apasă butoul Next;
- La pasul 2 se alege delimitatorul: Tab, Semicolon (;), Comma (,), sau Space; apare
o previzualizare a rezultatului; se apasă butonul Next;
- La pasul 3 se alege tipul de dată pe fiecare coloană (dacă datele iniţiale au fost
introduse corect poate fi ales formworatul General);
- Se apasă butonul Finish;

67
 - În fereastra Import Data se alege celula în
care va fi plasată prima coloană a datelor
importate dacă se alege varianta Existing
worksheet sau se alege varianta New
worksheet;
- Dacă se apasă butonul Properties pot fi
definite opţiuni pentru fişierul importat, de
exemplu în cadrul câmpului Refresh control
se poate alege modul în care se vor actualiza
datele;
- După apăsarea butonului OK,
în ribbon-ul Data apare butonul
Refresh All, prin apăsarea
căruia se face legătura la
fişierul text pentru actualizarea
datelor.
Importul datelor dintr-o bază de date Access
Importul datelor dintr-o bază de date Access se poate realiza în două moduri:
- Prin copierea înregistrărilor din tabelul, interogarea sau formularul Access care
conţine înregistrările care trebuie importate în Excel;
- Prin opţiunea de import From Access din ribbon-ul Data.
Copierea datelor din Access în Excel
- În baza de date Access se deschide tabelul, interogarea sau formularul care conţine
înregistrările care trebuie copiate în Excel;
- În ribbon-ul Home se alege View şi modul de vizualzare Datasheet View;
- Se seletează înregistrările care trebuie copiate;
- În ribbon-ul Home se alege Copy;
- Se deschide Excel, se selectează colţul stănga sus al foii de calcul şi se alege
Paste.
Importul datelor din Access în Excel
- Din ribbon-ul Data, grupul Get External Data.se alege From Access;
- În fereastra Import Data se selecteză modul în care se vor vizualiza datele importate
în Excel (tabel, raport tabel pivot sau raport diagramă pivot) şi locul în care se va
realiza importul;
- Pentru a realiza o conexiune la baza de date Access care permte actualizarea
datelor în Excel atunci când datele se modifică în baza de date Access se apasă
butonul Properties şi se alege în fereastra Connection Properties, zona Refresh
control, modul în care se vor actualiza datele;

68
 - După apăsarea butonului OK, în ribbon-ul Data apare butonul Refresh All, prin
apăsarea căruia se face legătura la baza de date Access pentru actualizarea
datelor.

Legături între datele dintr-un fişier Excel sau fişiere din alte aplicaţii

Pentru a asigura actualizarea automată a datelor dintr-o foaie de calcul care provin din altă
foaie de calcul, alt fişier Excel sau fişiere ale altor aplicaţii Office, se pot realiza legături între
aceste date şi locaţiile sau fişierele de origine (Link). Pentru aceasta,datele copiate trebuie
lipite la destinaţie prin comanda Paste Link din fereastra Paste Special (sau lista derulantă
asociată butonului Paste); prin această comandă se creează legătura cu locaţia de origine a
datelor copiate.
Legătura este semnalată prin formula care include numele foii de calcul şi referinţa la celulă,
dacă datele sunt din acelaşi fişier Excel dar foi diferite.
Legătura între două fişiere diferite este realizată prin formulă cu referinţă externă care
include şi numele fişierului sursă, numele foii, adresa celulei
O metodă rapidă de creare a legăturilor:
- se deschid ambele fişiere, sursă şi destinaţie; în fişierul destinaţie se selectează
celula în care se creează legătura şi se tastează semnul = (egal);
- se comută în fişierul sursă, se selectează datele de lipit, apoi se tastează Enter.

69
Legătura între un fişier Excel şi un alt tip de fişier (document Word, prezentare, etc.) se
realizează astfel:
- în fişierul Excel se alege opţiunea Insert - Object
- în fereastra Insert Object afişată, in fila Create from file , cu butonul Browse
localizaţi fişierul de inserat.
Activarea opţiunii Link to file realizează şi legătura între cele două fişiere.

- În fişierul Excel apare conţinutul fişierului document iar în Formula Bar va fi afişat referinţa
externă către fişierul sursă.

Pentru vizualizarea şi editarea legăturilor externe se foloseşte opţiunea Edit Links din
ribonul Data cu opţiunile:
- Update Values – acualizarea valorilor conform fişierului sursă;
- Change Source – selectarea altui fişier sursă (utilizată şi pentru
situaţia în care fişierul sursă a schimbat locaţia);
- Open Source – deschiderea fişierului sursă;
- Break Link – eliminarea legăturii către fişierul extern;
- Check Status – examinarea validităţii legăturii.

70
7.2. Inserarea comentariilor
Comentariile (Comments) pot fi ataşate unei celule a foii de calcul, independent de
conţinutul celulei. Comentariile pot fi utilizate ca note explicative fie în scop personal fie
pentru a furniza informaţii altor utilizatori în mediul de lucru multiuser.
Toate opţiunile referitoare la utilizarea comentariilor: inserare, modificare, ştergere, sunt
disponibile în ribbonul Review în grupul Comments sau în meniul contextual al celulei
selectate (Insert Comments...).
Celula care conţine un comentariu este semnalată printr-un mic triunghi roşu în colţul
dreapta sus.

7.3. Partajarea unui fişier Excel

Dacă un fişier Excel trebuie să fie accesat, vizualizat şi modificat de mai mulţi utilizatori,
atunci acel fişier trebuie să aibă atribute de partajare în reţea (Share).
Pentru a partaja un fişier Excel, se deschide fişierul şi din Ribonul Review se selectează

comanda Share Workbook , care va deschide o casetă de dialog în care sunt

completate opţiunile de partajare.
În fila Editing se activează opţiunea de a permite ca mai mulţi utilizatori să facă modificări în
acelaşi timp:

În fila Advanced se pot stabili setări referitoare la

numărul de zile de păstrare a istoricului
modificărilor, modul de actualizare a modificărilor şi
rezolvarea conflictelor între utilizatori.
După salvarea fişierului, acesta va deveni partajat,
fapt evidenţiat prin prin afişarea textului [Shared]
pe bara de titlu.
Un fişier partajat este util pentru accesul multiuser,
oferă facilităţi pentru:
- Urmărirea modificărilor efectuate de fiecare
utilizator (tipul modificărilor, celulele
afectate, datele introduse);
- Compararea şi îmbinarea fişierelor Excel.

71
7.4. Urmărirea modificărilor
În mediul de lucru partajat (dar nu numai !) este necesară opţiunea de urmărire a
modificărilor efectuate de diferiţi utilizatori asupra unui fişier Excel, cu posibilitatea acceptării
sau respingerii acestora.
Activarea opţiunii de urmărire a modificărilor este realizată prin
click pe butonul Track Changes de pe ribonul Review şi apoi
selectarea opţiunii Highlight Changes.
Dacă se doreşte evidenţierea modificărilor efectuate pe
parcursul editării datelor, se activează caseta Track changes while editing.
Programul va marca revizuirile efectuate (modificări, adăugări, ştergeri) cu o culoare de
evidenţiere diferită pentru fiecare utilizator.
Se pot stabili opţiuni suplimentare legate de evidenţierea modificărilor într-o anumită
perioadă de timp, de un anumit utilizator, într-o anumită zonă de celule.
Evidenţierea modificărilor se poate face :

- Pe ecran, cu opţiunea selectată (bifată) Highlight changes on screen ; de regulă

atunci când numărul modificărilor este mai mic şi poate fi urmărit;
- Într-o foaie nouă a workbook (History) dacă opţiunea List changes on a new sheet
este bifată, dacă numărul modificărilor este mai mare.
După confirmarea salvării fişierului, acesta devine partajat (opţiunea de urmărire a
modificarilor implică în mod automat partajarea fişierului).

Evidenţierea modificărilor pe ecran

După activarea opţiunii Track changes, toate celulele care au fost modificate vor fi marcate
prin bordarea cu o anumită culoare . La plasarea cursorului pe celula marcată apare un
comentariu asupra detaliilor modificării:

Evidenţierea modificărilor într-o foaie nouă

Pentru a crea o foaie de calcul specială pentru istoricul modificărilor , selectaţi în fereastra
Highlight Changes opţiunea (bifaţi) List changes on a new sheet pentru modificările care

72
nu au fost revizuite (Not yet reviewed). Se va adăuga în workbook o foaie de calcul nouă
(worksheet) numită History, în care vor fi înscrise toate modificările efectuate.

Modificările efectuate pot fi acceptate sau respinse.

Din lista asociată butonului Track Changes se alege opţiunea Accept/Reject Changes.
În fereastra Select Changes to Accept or Reject se stabilesc detaliile de revizuire, apoi
programul afişează pas cu pas câte o fereastră asociată fiecărei modificări.
Fiecare modificare poate fi acceptată (Accept) sau respinsă (Reject).

Dezactivarea opţiunii de urmărire a modificărilor se realizează prin dezactivarea casetei

Track changes while editing (debifaţi !) din fereastra afişată la deschiderea listei Track
Changes- Highlight Changes.

Excel afişează un mesaj de avertizare de încetare a urmăririi modificărilor, de ştergere a

istoricului şi anularea partajării.

7.5. Compararea şi îmbinarea fişierelor Excel

Când mai mulţi utilizatori actualizează în acelaşi timp un fişier Excel, fiecare îşi creează o
copie a fişierului conţinând modificarile proprii, pe care o va salva cu un nume sugestiv. În
final, toate copiile vor fi comparate şi combinate într-un singur fişier. Acest lucru este posibil
cu opţiunea Compare and Merge Workbooks.
Comanda Compare and Merge Workbooks nu este disponibilă pe butonul
Review şi de aceea trebuie adăugată pe acest ribon (prin crearea unui
grup nou) din meniul File – Options – Customize Ribbon
Se poate adăuga mai simplu pe Quick Access Toolbar astfel:

73
 - Pe Quick Access Toolbar , deschideţi lista de control (butonul) ;
- Alegeţi More Commands iar în lista derulantă Choose commands from alegeţi All
Commands;
- Din lista de butoane scelectaţi Compare and Merge Workbooks şi apăsaţi butonul
Add; butonul corespunzător comenzii va fi afişat în Quick Access Toolbar.
Pentru compararea şi îmbinarea fişierelor Excel trebuie respectate următoarele restricţii:
- Îmbinarea se face doar între un fişier partajat şi copii ale acestuia;
- Toate fişierele de combinat trebuie să fie salvate în acelaşi folder.
Pentru compararea şi îmbinarea a două fişiere Excel se procedează astfel:
- Se deschide fişierul în care trebuie realizată îmbinarea Copia1 (fişierele care conţin
modificări de introdus trebuie să fie închise !)
- Selectaţi butonul Compare and Merge Workbooks de pe ribon (Quick Access
Toolbar sau ribonul Review)în fereastra deschisă pe ecran căutaţi şi selectaţi fişierul
care conţine modificările;
- După confirmare, primul fişier, copia1 va conţine toate modificările făcute de al doile
autilizator în fişierul Copia2.;
- Modificările sunt marcate de chenare specifice fiecărui utilizator.
Copia1 Copia2

Rezultatul îmbinării:
Copia3

Se observă că toate modificările sunt semnalate în fişierul final dar nu există posibilitatea de
a selecta doar anumite modificări care să fie în fişierul rezultat.

74