Moldovan Radu

Securitatea documentelor
Anul 2 SSID

Circuitul şi evaluarea documentelor

Deoarece conservă informație de o varietate și utilitate deosebit de mare,

constituind un vast depozit de cunoștințe la care societatea se poate raporta
permanent în dezvoltarea ei continuă, arhivele au devenit instituții foarte apreciate
și solicitate de societate. Acestea ocupă un loc foarte important în chestiunea
documentării, deoarece cu ajutorul documentelor stocate în arhive, pot fi studiate
numeroase teme din toate domeniile de cercetare.
Pentru rezolvarea temei propusă de dumneavoastră consider necesar să
prezint cronologic parcursul unui document din momentul în care acesta este
înregistrat, până la momentul în care este depus la Arhivele Naționale.
Bineînțeles că în fiecare instituţie există un oficiu însărcinat cu primirea
tuturor actelor intrate, conexiunea celor privitoare la aceeaşi chestiune,
transmiterea lor spre lucrare la locul competent şi reprimirea lor după săvârşirea
lucrării. Răspunsul se trece la expediere iar restul lucrării, cu menţiunea la acte,
trece în arhivă. Toate aceste operaţiuni sau lucrări se fac la registratură.
În toate instituţiile, lucrările de registratură pot fi organizate după trei
principii:
- Centralizat, toate lucrările sunt concentrate într-un organ central;
- Descentralizat, lucrările sunt efectuate de diferite servicii distincte în
structura instituţiei;
- Mixt, realizarea revine atât organului central cât şi serviciile, însă acestea
subordonate celui dintâi.
Alegerea modului de organizare depinde de formule organizatorice ale
instituţiei respective, dispoziţia teritorială a diferitelor sale servicii, de caracterul
şi volumul lucrărilor, cum şi de alţi factori.

1
 Adunarea actelor la intrare în instituții se poate face prin înregistrarea
directă a celui interesat, prin poştă, prin curier, prin notificări ale instanţelor
judiciare şi prin alte mijloace. Documentele sunt primite de un funcţionar anume
însărcinat cu aceasta în cadrul registraturii sau al serviciului de secretariat. Dacă
corespondenţa este închisă el o deschide şi-i verifică conţinutul, cea
corespunzătoare o ia în evidență, iar cea care nu corespunde o înapoiază imediat
emitentului.
Luarea în evidenţă se face prin aplicarea unei ştampile cu numele
instituţiei, cu numărul de intrare şi data înregistrării iar în unele cazuri este
necesar să se noteze şi ora primirii. După ce s-a pus ştampila de înregistrare se
notează pe act şi obiectivele de valoare de orice fel eventual anexate, pe care le
extrage şi le consemnează la casier confirmând primirea în registrul în care se
notează obiectele predate, care îşi asumă astfel răspunderea lor.
Actele date la ieşire sau pentru expediat sunt trimise şefului serviciului
intr-o mapă notată „curierul de ieşire” care se predă şefului registraturii.
Instrumentele de lucru necesare pentru gestionarea documentelor sunt:
registrul de intrare-ieşire, condica de expediție, caiet de evidenţă, nomenclator,
indici, fişier etc.
Înregistrarea documentelor oficiale începe cu 1 ianuarie şi se sfârşeşte cu
31 decembrie al fiecărui an. Pentru diverse motive, mai ales financiare,
înregistrarea poate avea şi alt sistem: 1 aprilie-31 martie, 1 iulie-30 iunie etc.
Actele pot fi înregistrate în ordinea lor de sosire sau în ordine progresivă
când provin deodată de la aceeaşi instituţie sau se referă la aceeaşi chestiune. În
acest caz este suficient să înregistrăm în extenso primul act, iar celelalte se
adnotează succesiv cu ajutorul celei mai scurte formule, ca idem sau se
întrebuinţează virgulele(„”) în orice căsuţă unde nu se cere o menţiune deosebită.
Înregistrarea constă în scrierea pe actele intrate a unor semne
convenţionale de clasare, a datei şi numărului de ordine din registrul de intrare,
după ce s-a trecut în registru, în scris clar şi fără ştersături, datele cerute de
rubricile registrului.
În legislaţia arhivistică este prevăzută obligaţia creatorilor de documente
de a înregistra toate documentele intrate, ieşite sau întocmite pentru uz intern la

2
registratura generală, într-un singur registru de intrare-ieşire sau în mai multe, fără
ca numerele de înregistrare date documentelor să se repete. Înregistrarea
marchează existenţa oficială a acestora şi reprezintă actul de naştere al fiecărui
document şi de corectitudinea înregistrării depinde, în mare măsură, asigurarea
păstrării lor.
Atunci când creatorul de documente creează un număr mare de
documente, înregistrarea acestora se face la fiecare compartiment de muncă, la
registratura generală înscriindu-se numărul de înregistrare atribuit de expeditor şi
denumirea compartimentului la care se repartizează spre înregistrare şi rezolvare.
Operațiunile de bază a registraturii constau în primirea, înregistrarea şi
repartizarea documentelor spre rezolvare. Fiecare document, după conţinut,
urmează să fie repartizat la un dosar. Legislaţia arhivistică stabileşte că anual,
documentele se grupează în dosare, potrivit problemelor şi termenelor de păstrare
stabilite prin nomenclatorul dosarelor.
Prima operaţiune în cadrul formării dosarului constă în aşezarea în
bibliorafturi sau în mape a documentelor primite de la diferiţi corespondenţi,
persoane juridice sau fizice, împreună cu documentele de răspuns, cât şi cu
anexele lor, conturându-se aşezarea documentelor în ordinea descrescătoare a
numerelor de înregistrare. Această primă fază a formării dosarului în care
evoluează, concomitent cu cea de rezolvare a lucrărilor, respectiv de constituire a
documentelor.
Gruparea documentelor primite, expediate, cât şi a anexelor se face prin
repartizarea în aceeaşi mapă numai a documentelor care se referă la aceeaşi
problemă şi cu acelaşi termen de păstrare. Ordonarea documentelor în dosar se
face cronologic, sau în cazuri speciale, după alte criterii (alfabetic, geografic, etc.).
Odată cu clasarea documentelor în cadrul dosarelor se separă dubletele, notele de
însemnări personale care au servit la redactarea referatelor, ciornele, actele care nu
au legătură cu problema din dosar, fie că au fost repartizate greşit, fie că au fost
consultate şi nu au fost puse la locul lor.
Documentele se grupează în dosare, potrivit nomenclatorului şi se predau
la compartimentul de arhivă, în al doilea an de la constituire.

3
 Inventarierea este operaţiunea de luare în evidenţă a unităţilor arhivistice,
în urma căreia rezultă inventarul fondului sau colecţiei. Ea se poate face prin
metoda directă sau metoda indirectă pe fişe.
Constituirea dosarelor, inventarierea şi predarea lor intră în obligaţia
compartimentelor creatoare de documente. Predarea la arhivă se face conform
unei programări prealabile, pe baza unui proces verbal. La preluare,
compartimentul de arhivă verifică fiecare dosar, urmărind respectarea modului de
constituire a dosarelor şi concordanţa între conţinutul acestora şi datele înscrise în
inventar. În cazul constatării unor neconcordanţe, ele se aduc la cunoştinţa
compartimentului creator care efectuează corecturile ce se impun.
Evaluarea şi selecţionarea documentelor este activitatea arhivistică de cea
mai mare importanţă, întrucât în cadrul ei se apreciază importanţa sau inutilitatea
documentelor şi se hotărăşte păstrarea sau eliminarea lor definitivă, angajând în
cel mai înalt grad, responsabilitatea creatorilor de arhivă. Această activitate are
drept scop pe de o parte stabilirea documentelor cu valoare documentar-istorică,
în vederea predării lor la Arhivele Naţionale şi pe de altă parte introducerea în
circuitul economic a celor care nu mai prezintă interes pentru societate sub nici un
aspect.
Efectuarea în bune condiţii a evaluării şi selectării documentelor este
determinată de pregătirea şi experienţa celor care efectuează această activitate, de
modul de constituire al dosarelor şi de calitatea inventarelor şi a nomenclatoarelor.
Cei care fac această apreciere trebuie să cerceteze atent dosar cu dosar, să
chibzuiască dacă documentele care se păstrează permanent sunt suficient de
cuprinzătoare, concludente în ceea ce priveşte rolul creatorului în stat, economie,
cultură etc. De asemenea, pentru selecţionarea corectă este necesară cercetarea
integrală a documentelor şi a inventarelor lor, indiferent de termenul de păstrare
actual, pentru a se crea privirea de ansamblu asupra documentelor existente şi a
informaţiilor pe care le cuprind. Astfel există riscul de a distruge documentele
care nu mai pot fi recuperate. Formalismul, superficialitatea, incompetenţa pot
duce la pierderi irecuperabile de documente.
Inventarele dosarelor propuse de comisia de selecţionare spre a fi
eliminate împreună cu procesul-verbal aprobat de conducerea unităţii şi inventarul

4
documentelor permanente create în perioada pentru care se efectuează
selecţionarea se înaintează, cu adresă înregistrată, pentru confirmare, la Arhivele
Naţionale, în cazul unităţilor centrale, sau la direcţiile judeţene ale Arhivelor
Naţionale, în cazul unităţilor locale.
Arhivele Naţionale sau direcţiile judeţene pot hotărî păstrarea permanentă
a unor dosare, chiar dacă, potrivit nomenclatorului, acestea au termene de păstrare
temporară, evitându-se astfel pierderea unor informaţii importante.
Documentele supuse selecţionării se păstrează în ordine, pe rafturi pentru a
fi verificate de organele de control ale Arhivelor Naţionale, în vederea confirmării
lucrării de selecţionare.
Impactul pozitiv asupra cercetării ştiinţifice reiasă din bogăţia de
informaţii cuprinsă în depozitele de arhivă a diverşilor creatori şi îndeosebi
documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional şi care pot fi folosite
pentru cercetarea ştiinţifică, documentare şi investigaţie istorică, rezolvarea unor
lucrări administrative, informări, documentări precum şi pentru eliberarea unor
copii, extrase sau certificate.
În urma studierii materialelor puse la dispoziţie pentru realizarea acestei
lucrări, nu am identificat elemente negative care să se reflecte asupra cercetării
ştiinţifice, dar pot afirma faptul că evaluarea documentelor făcută de personal
necalificat sau cercetarea ştiinţifică făcută necorespunzător poate avea efecte
negative asupra documentelor supuse spre investigaţie, prin uzura mecanică sau
prin expunere la factori de mediu sau diferite substanţe.
În concluzie, din cele prezentate mai sus, reiese faptul că documentele
aflate în arhive au o importantă funcţie ştiinţifică, dovedind impactul pozitiv
asupra cercetării, fiind depozitare de material scris care deţine informaţii preţioase
de orice natură, iar în prezent au devenit unele din cele mai importante centre de
cultură şi ştiinţă ale societăţii moderne.

5
 Bibliografie:
http://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/7937, accesat în
08.05.2021;
https://lege5.ro/gratuit/gm3tkobvge/normele-metodologice-privind-
aplicarea-unor-dispozitii-ale-legii-arhivelor-nationale-nr-16-1996-din-27092013,
accesat în 08.05.2021;
http://arhivelenationale.ro/site/wp-content/uploads/2018/06/RA-2015-05-
aleca-bogdan.pdf, accesat în 09.05.2021;
http://arhivelenationale.ro/site/cercetare/cercetare-online/, accesat în
10.05.2021;
https://archive.org/stream/IndreptarArhivistic/aa087%20-
%20%C3%AEndreptar%20arhivistic_djvu.txt, accesat în 10.05.2021.