Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
TEHNICI DE COMUNICARE ÎN
AFACERI
Virgil NICULA
Sibiu, 2011
1
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
CAPITOLUL I
Obiective
– prezentarea conceptului de comunicare şi a principalelor abordări ale comunicării
- definirea caracteristicilor comunicării
- prezentarea elementelor procesului de comunicare, a funcţiilor şi taxonomiei comunicării
Rezumat
Informaţiile reprezintă principala dimensiune a existenţei fiecăruia dintre noi, devenind atât
de prezentă în viaţa fiecărui individ, încât nici măcar nu mai este percepută ca activitate distinctă.
Rostul pe care îl ocupă teoria comunicării în cadrul ştiinţelor socio-umane de azi sau, dintr-o
perspectivă mai largă, în lumea contemporană indică o depăşire certă, o ridicare deasupra statutului
de anexă.. Fără o abordare adecvată şi nuanţată a proceselor de comunicare, nu ne mai putem
înţelege pe noi înşine ca fiinţe sociale supuse devenirii.
Cuvinte cheie: comunicare, informaţie, limbaj verbal, limbaj nonverbal, limbaj paraverbal
Termenul de comunicare este folosit în strânsă legătură cu termenii limbă şi limbaj. Aceştia
sunt utilizaţi uneori ca echivalenţi, alteori se face o distincţie clară de sens. Fiecare termen capătă
semnificaţii noi dacă i se asociază un atribut specific.
Astfel, comunicarea poate fi verbală sau nonverbală, intergrupală sau intragrupală etc.
Limba poate fi maternă, de circulaţie etc.
Limbajul poate fi artistic, matematic, filosofic, emoţional etc.
Indiferent de şcolile, domeniile sau opiniile care definesc comunicarea, se pot identifica
câteva aspecte comune:
2
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
Toate definiţiile date comunicării indiferent, de şcolile de gândire cărora le aparţin sau de
orientările în care se înscriu, au cel puţin următoarele elemente comune: comunicarea este procesul
de transmitere de informaţii, idei, opinii, păreri fie de la un individ la altul, fie de la un grup la altul;
comunicarea este un atribut al speciei umane, nici un fel de activitate, de la banalele activităţi ale
rutinei cotidiene pe care le trăim fiecare dintre noi zilnic şi până la activităţile complexe desfăşurate
la nivelul organizaţiilor, nu pot fi concepute în afara procesului de comunicare.
Comunicarea, afirmă Ioan Drăgan1, „a devenit un concept universal şi atotcuprinzător
pentru că «totul comunică»”.
Comunicarea a fost percepută ca element fundamental al existenţei umane încă din
antichitate. În fapt, însăşi etimologia termenului sugerează acest lucru; cuvântul „comunicare”
1
Drăgan, Ioan, Paradigme ale comunicării de masă, Casa de Editură şi Presă „Şansa” S.R.L., Bucureşti, 1996, p. 201-
275.
3
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
provine din limba latină „communis” care înseamnă „a pune de acord”, „a fi în legătură cu” sau „a
fi în relaţie”, deşi în vocabularul anticilor termenul circulă cu sensul de „a transmite şi celorlalţi”,
„a împărtăşi ceva celorlalţi”.
Deşi termenul este de origine latină, primele preocupări pentru comunicare le-au avut grecii.
Pentru aceştia, arta cuvântului, măiestria de a-şi construi discursul şi de a-l expune în agora era o
condiţie indispensabilă statutului de cetăţean, dacă avem în vedere faptul că accesul la funcţiile
publice ale cetăţii era accesibil oricărui cetăţean grec prin tragere la sorţi. Mai mult, legile din
Grecia Antică stipulau dreptul cetăţenilor de a se reprezenta pe ei înşişi în faţa instanţelor de
judecată, „Apărarea lui Socrate” fiind un exemplu în acest sens.
Elemente concrete de teoria comunicării apar însă pentru prima dată în lucrarea lui Corax
din Siracuza, „Arta retoricii”, în secolul al VI-lea Î.Hr. Platon şi Aristotel vor continua aceste
preocupări, instituţionalizând comunicarea ca disciplină de studiu, alături de filosofie sau
matematică, în „Lyceeum” şi în „Academia Greacă”.
Romanii (ca de fapt în toate domeniile de activitate) vor prelua de la greci aceste preocupări,
dezvoltându-le şi elaborând în jurul anului 100 Î.Hr. primul model al sistemului de comunicare.
Evul mediu, odată cu dezvoltarea bisericii şi a creşterii rolului său în viaţa oamenilor, odată
cu dezvoltarea drumurilor comerciale şi cu cristalizarea primelor formaţiuni statale, va conferi noi
dimensiuni comunicării. Putem vorbi chiar de o instituţionalizare a acestei activităţi, în sensul că în
toate statele existau pe lângă liderul autohton indivizi instruiţi care aveau tocmai menirea de a se
ocupa de redactarea actelor oficiale, de consemnarea faptelor, de elaborarea legilor. Mai mult,
putem chiar vorbi de existenţa unui sistem comun de semne şi simboluri pentru anumite zone ale
lumii. Este vorba, de exemplu, pentru Europa, de folosirea cu preponderenţă a limbii slave în zona
răsăriteană, ca limbă de circulaţie, ca sistem comun de semne şi simboluri şi a limbii latine pentru
zona apuseană. Un rol important, în dezvoltarea comunicării, l-a avut şi dezvoltarea drumurilor
comerciale ce a facilitat crearea poştei ca principal sistem de comunicare, începând cu secolul al
XIV-lea.
Epoca modernă a reprezentat „boom-ul” dezvoltării comunicării sub toate aspectele ei.
Progresul tehnico-ştiinţific a favorizat apariţia telefonului, a trenului, a automobilului, intensificând
comunicarea nu atât între indivizi, cât mai cu seamă între comunităţi. Astfel, a determinat crearea de
noi sisteme şi modalităţi de comunicare.
4
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
Făcând o analiză a cazului prezentat, observăm ca personajul nostru, cu care probabil mulţi
dintre noi se identifică, desfăşoară o multitudine de activităţi cu specific de comunicare, fără a-şi fi
propus în mod intenţionat acest lucru.
Sesizăm, în acelaşi timp, că există o multitudine de situaţii de comunicare, extrem de diferite
şi de variate, precum şi faptul că activitatea de comunicare deţine ponderea cea mai ridicată în
cadrul activităţilor pe care le desfăşoară în mod curent un individ. Situaţiile descrise mai sus pun în
acelaşi timp, în evidenţă caracterul polisemantic al termenului comunicare.
În sens larg, prin comunicare înţelegem schimbul de mesaje între două sau mai multe
persoane, din cadrul unei organizaţii, în vederea realizării obiectivelor, sau mai simplist, un
schimb de mesaje între un emitent (E) şi un receptor (R).
Enriquez propune o definiţie, care depăşeşte simplul schimb de mesaje, şi anume: „proces
prin care o sursă de informaţii A influenţează asupra receptorului de informaţii B într-o manieră
capabilă să provoace la acesta apariţia unor acte sau sentimente ce permit o regularizare a
activităţilor lui B sau a grupului de care aparţin A şi B”. Mai există o serie de alte definiţii, dar
indiferent de conţinutul lor, putem afirma că, în condiţiile actuale, importanţa comunicării a căpătat
o amploare extraordinară. După unii autori (Ion Petrescu2) a conduce înseamnă a comunica.
Dicţionarele franceze dau explicaţii diferite termenului comunicare dar, deşi explicaţiile nu
sunt identice, sensul lor este convergent în a da conceptului semnificaţia de „punere în comun”.3
Există trei semnificaţii, trei explicaţii date de Dicţionarul explicativ al limbii române 4 pentru
termenul comunicare:
a. Înştiinţare, aducere la cunoştinţă;
b. Contacte verbale în interiorul unui grup sau colectivităţi;
c. Prezentare sau ocazie care favorizează schimbul de idei sau relaţii spirituale.
Dicţionarul Enciclopedic, vol.I A-C oferă termenului comunicare o definiţie deosebit de complexă,
acoperind aproape toate domeniile în care acest concept este folosit:
a. Înştiinţare, ştire, veste. (DR.) aducere la cunoştinţa părţilor dintr-un proces a unor acte de
procedură (acţiune, întâmpinare, hotărâre) în vederea exercitării drepturilor şi executării obligaţiilor
ce decurg pentru ele din aceste acte, în limita unor termene care curg obişnuit de la data
comunicării.
b. Prezentare într-un cerc de specialişti, a unei lucrări ştiinţifice.
c. (SOCIOL.) Mod fundamental de interacţiune psiho-socială a persoanelor, realizată în
limbaj articulat sau prin alte coduri, în vederea transmiterii unei informaţii, a obţinerii stabilităţii sau
a unor modificări de comportament individual sau de grup.
Ce este comunicarea? Este o întrebare la care au încercat să ofere răspuns toţi autorii
literaturii de specialitate. Definiţiile sunt numeroase şi diferite. În cele ce urmează vom prezenta
câteva dintre acestea: „Există comunicare când un sistem, o sursă influenţează stările sau acţiunile
altui sistem, ţinta şi receptorul alegând dintre semnalele care se exclud pe acelea care, transmise
prin canal, leagă sursa cu receptorul.”5 Mai mult, pe baza situaţiei prezentate putem identifica
câteva din particularităţile comunicării:
•comunicarea are rolul de a-i pune pe oameni în legătură unii cu ceilalţi, în mediul din care fac
parte;
2
Petrescu, I., Management, Editura Expert, Bucureşti, 1996, p.239;
3
Mc Luhan, Marshall, Mass media sau spaţiul invizibil, Editura Nemira, Bucureşti, 1997, p. 23-47.
4
Coteanu, I., Seche, L, Seche, M., (coordonatori), Dicţionarul explicativ al limbii române, Editura Univers
Enciclopedic, Bucureşti, 1998, p. 205.
5
Ionescu Ruxandoi, Liliana, Conversaţia - strategii şi structuri, Editura All, Bucureşti, 1995, p. 7-26.
5
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
Tehnica comunicării stă la baza fiecărei activităţi comerciale şi deci a fiecărei activităţi
umane. Programarea Neuro-Lingvistică este o ştiinţă nouă, care derivă din psihologia cognitivă şi
din cibernetică şi permite a se ajunge la un control complet al componentelor de bază care constituie
experienţa umană.
Aplicarea ei în domeniul comerţului a dat rezultate deosebite şi posibilităţile sale sunt încă
foarte departe de a fi exploatate din plin.
Se ştie că fiecare activitate cotidiană este foarte complexă în felul său şi că este necesară
învăţarea unor legi şi metode pentru a face ceva anume.
Trebuie să se ţină cont de diferite principii pentru a nu se ajunge la comportamente greşite,
cu consecinţe dezastruoase. De exemplu, conceptul de supravieţuire: fiecare organism viu (animal,
om) sau social (firmă, stat) are ca obiectiv primordial supravieţuirea şi perpetuarea lui.
Un alt concept fundamental este cel de schimb: nici un organism nu este autonom şi, în
consecinţă, are constant nevoie de ceva care aparţine mediului ambiant, natural sau social (mâncare,
informaţii, protecţie, iubire...). Pentru a le obţine, trebuie să dea în schimb ceva care aparţine lui,
pentru a face un schimb echilibrat (bani, muncă, diferite informaţii etc.). Evident, banul este numai
un instrument practic pentru a face repede şi echilibrat o parte din tranzacţiile posibile.
Banii nu reprezintă totul, existând lucruri de care avem nevoie pentru supravieţuire, care nu
au un preţ ce poate fi exprimat în monedă. Ca un corolar al celor de mai sus, se poate afirma că noi
putem obţine ceea ce avem nevoie doar în proporţie cu cât putem şi suntem dispuşi să dăm în
schimb (un surâs nu are preţ, dar se poate obţine cu bună-cuviinţă sau cu o glumă bună).
Din toate acestea derivă o maximă la care fiecare ar trebui să reflecteze în fiecare zi: "Dacă
eu dau cuiva ceea ce el vrea şi de care are nevoie, el o să-mi dea ceea ce eu vreau şi de care am
nevoie".
Se nasc astfel următoarele întrebări:
• Cum se poate şti ce doreşte cu adevărat altă persoană?
• Cum putem şti ceea ce dorim cu adevărat?
• Cum putem face ceva convenabil pentru ca celalalt să înţeleagă ce dorim şi cum putem convinge
acea persoană că schimbul este convenabil pentru amândoi?
Se ajunge aşadar la nucleul central, la conceptul-cheie al existenţei, care este comunicarea.
Tot ceea ce faceţi implică "comunicarea" sau, conform Şcolii de Psihologie de la "Palo Alto",
"fiecare comportament înseamnă comunicare". Comunicare cu persoane, bineînţeles, dar şi cu
6
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
maşini, cu entităţi sociale etc. De exemplu, când conduceţi automobilul, comunicaţi intenţia
dumneavoastră de schimbare a direcţiei volanului sau cea de schimbare a vitezei acceleratorului; la
fel, automobilul este astfel construit încât poate comunica lipsa benzinei sau nefuncţionarea
motorului.
Se pot desprinde următoarele principii ale comunicării:
• Pentru a fi înţeleşi trebuie să utilizaţi un limbaj cunoscut şi accesibil interlocutorului. (Este inutil
să-i spuneţi maşinii "du-te spre dreapta, imediat!", ci trebuie să semnalizaţi şi să acţionaţi
volanul).
• Important este nu ceea ce intenţionaţi să comunicaţi, ci ceea ce înţelege receptorul (această
relaţie este definită de conceptul de feed-back).
• Cine comunică este primul responsabil de rezultatul comunicării. (Dacă cineva vă înţelege greşit,
nu-i vina sa, ci este vina dumneavoastră, fiind necesară schimbarea manierei de comunicare).
Un lucru care complică şi mai mult comunicarea interumană este că aceasta se realizează pe
trei niveluri:
- verbal;
- paraverbal;
- nonverbal.
Dintre acestea, nivelul verbal (deci cel al cuvintelor) reprezintă doar 7% din totalul actului
de comunicare; 38% are loc la nivel paraverbal (ton, volum, viteză de rostire) şi 55% la nivelul
nonverbal (expresia facială, poziţia, mişcarea, îmbrăcămintea etc.). Dacă între aceste
niveluri nu sunt contradicţii, comunicarea poate fi eficace, altfel mesajul transmis nu va avea efectul
scontat. De exemplu, un semidoct care a făcut mulţi bani, oricât de frumos şi elegant s-ar îmbrăca
(comunicare nonverbală), la nivelul comunicării logice s-ar demasca imediat şi, în cazul său, haina
nu l-ar mai face pe om.
Pentru a exemplifica relaţia dintre nivelul verbal şi cel paraverbal, se consideră că adesea nu
contează "ce spui", ci "cum spui". Vorbele plăcute spuse pe un ton răstit nu sunt receptate ca atare.
Se desprinde astfel o concluzie: în actul comunicării interumane trebuie să vă concentraţi în
egală măsură asupra tuturor nivelurilor comunicării: logic (verbal), paraverbal şi nonverbal.
Comunicarea, în special cea paraverbală şi nonverbală, constituie o activitate a cărei învăţare
solicită verificarea directă a aplicării în practică a ceea ce s-a învăţat teoretic. Este acelaşi lucru ca şi
cum v-aţi instala la conducerea unui aeroplan după ce aţi citit o carte despre "Cum să devii pilot în
24 de ore".
O comunicare eficientă nu poate să existe fără un raport între părţile implicate, care
presupune respectarea sistemului de credinţe şi valori şi utilizarea comunicării verbale şi nonverbale
pentru a putea fi înţeleşi.
Problema care se naşte este aceea a capacităţii de a alege din gama de comportamente pe
care o aveţi la dispoziţie, pe acela care vă permite cel mai rapid să găsiţi o bază comună de
înţelegere. Consecinţa este următoarea: cu cât este mai mare flexibilitatea (capacitatea de a vă
adapta comportamentul), cu atât este mai mare capacitatea dumneavoastră de a intra în raport cu
interlocutorul.
Raportul este considerat indispensabil pentru capacitatea de a-i motiva pe ceilalţi. Odată
stabilită baza comună de înţelegere, vă va fi mult mai uşor să conduceţi interlocutorul acolo unde
doriţi dumneavoastră. Capacitatea de a institui raporturi productive cu ceilalţi reprezintă baza
oricărui lucru şi a oricărei realizări şi vă ajută să înţelegeţi imediat dacă o persoană va avea succes
sau nu în ceea ce face.
Primul pas pe care trebuie să îl faceţi pentru a intra în raport cu interlocutorul este acela de a
cerceta ceea ce este comun sau de a face în aşa fel încât interlocutorul dumneavoastră să perceapă o
anumită afinitate cu dumneavoastră. Gândiţi-vă încă o dată la o întâlnire ocazională şi veţi constata
că primii paşi au avut o oarecare baza comună: un domeniu de interes, o persoană care vă cunoaşte
pe amândoi sau chiar şi numai faptul că aveţi acelaşi semn zodiacal.
Aşadar, dacă vreţi să instauraţi un dialog cu cineva, este fundamental să vă concentraţi
asupra afinităţilor, lăsând pentru moment la o parte diferenţele. Procesul de percepţie a afinităţilor
7
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
cu o altă persoană funcţionează mai ales la nivelul subconştientului şi este determinat de o serie de
comportamente care, cu toate că sunt percepute până sub limita conştientului, determină rezultatul
final.
Punctele cheie ale cunoaşterii interlocutorului asupra cărora trebuie să vă concentraţi
pentru a obţine rezultatul dorit sunt:
• Fizice
- Respectarea distanţelor. Fiecare persoană, într-o conversaţie
particulară, are o zonă proprie de distanţă optimă, care va fi descoperită şi respectată. Zona
se descoperă cu uşurinţă întrucât, încălcând-o, persoana se lasă puţin pe spate sau se retrage
cu un pas.
- Poziţia corpului şi gestica. Oglindirea poziţiei corpului
interlocutorului, cu o tehnică potrivită, induce imediat o senzaţie de afinitate pe care
persoana o percepe şi pe care nici ea însăşi nu ştie să o explice.
- Ritmul respiraţiei. Sincronizarea cu ritmul respiraţiei interlocutorului,
chiar dacă poate părea un lucru ciudat şi nenatural, este unul dintre cele mai puternice
mijloace pe care le aveţi la dispoziţie pentru instaurarea raportului optim.
• Verbale şi paraverbale
- Copierea canalului senzorial predominant al interlocutorului. Fiecare persoană
utilizează cu predilecţie un anumit canal senzorial (vizual, auditiv, kinestezic) şi exprimă
acest lucru folosind cu predilecţie anumite cuvinte "cheie". Astfel, ea dă o semnificaţie aparte
anumitor cuvinte iar dumneavoastră sunteţi cei care trebuie să le descoperiţi şi să le folosiţi.
- Tonul vocii şi viteza. Ca şi în cazul gesticii, copierea se va face cu extremă atenţie,
pentru a evita depăşirea limitei conştientului.
• Mentale
- Către/Dinspre: o persoană poate fi motivată pentru a obţine ceva
plăcut sau pentru a evita ceva neplăcut.
- Referinţa internă/Referinţa externă: o persoană ia decizii bazându-se
pe propriile senzaţii sau în funcţie de ceea ce spun alţii.
- Adecvate/Neadecvate: persoana se poate concentra masiv asupra
afinităţilor sau diferenţelor.
- Posibilităţi/Necesităţi/Motive: în funcţie de justificarea pe care o
persoană o găseşte pentru propriile acţiuni.
• Valori
Ele privesc modul în care fiecare persoană decide ceea ce este bun sau rău, corect sau greşit.
Pentru a le afla trebuie să răspundeţi la întrebarea: "Ce este important pentru mine?"
Valorile sunt ordonate ierarhic, de la cea mai importantă la cea mai puţin importantă ţi pot fi
uşor descoperite cu câteva întrebări cheie.
• Criterii echivalente
Reprezintă modul în care valorile sunt înţelese în practică, deoarece aceeaşi valoare poate fi
percepută în moduri foarte diferite.
• Credinţe
Credinţele se referă la convingerea că anumite lucruri sunt adevărate şi altele nu şi la
secvenţele cauză-efect (“dacă..., atunci...”). Ele se formează pe parcursul întregii noastre existenţe
pe baza: mediului social, evenimentelor, cunoştinţelor şi rezultatelor precedente.
Nici o persoană nu ar putea, în mod normal, să reacţioneze în afara propriilor credinţe,
aşadar şi acestea trebuie descoperite şi copiate cu grijă. A nu ţine cont de credinţele şi de valorile
altei persoane reprezintă principala cauză a neînţelegerilor.
• Ataşamente
Acestea însoţesc valorile şi credinţele şi privesc un element specific.
8
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
• Amintiri
Amintirile influenţează profund percepţiile şi răspunsurile comportamentale ale persoanelor.
Este evident ca nu puteţi şti tot ceea ce îşi aminteşte cineva, dar informaţiile pe care o persoană le
păstrează din anumite experienţe pot fi de folos în conducerea unei conversaţii.
• Decizii
Deciziile se refera la oameni şi la mediu şi sunt luate în mod inconştient în primii ani de
viaţă şi preponderent conştient ulterior (raţional sau afectiv). Ele exprima credinţe, valori,
ataşamente.
Utilizarea acestor puncte cheie are drept scop orientarea conversaţiei în beneficiul
dumneavoastră fără ca interlocutorul să conştientizeze acest lucru. În acest moment, interlocutorul
vă va percepe ca o persoană deosebit de simpatică căreia, nu ştie de ce, dar este înclinat să-i facă
anumite favoruri pe care nu le-ar face altei persoane.
"Orice lucru trebuie explicat în cel mai simplu mod posibil, dar nu mai simplu decât atât" -
A. Einstein
9
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
• la nivelul canalelor: informaţia emisă pentru un canal este receptată pe un alt canal (ex.:
nevăzătorii receptează informaţia audibilă prin canale dezvoltate compensator).
• la nivelul mesajului:
− folosirea cuvintelor cu sensuri diferite;
− expresii personale, difuze, limbaje insuficient cunoscute de cei implicaţi în comunicare.
• la nivelul mediului:
− climat poluat (fonic, vizual etc.);
− folosirea necorespunzătoare a suportului de informaţie.
Indiferent de forma pe care o îmbracă, orice proces de comunicare are câteva elemente
structurale caracteristice:
•existenţa a cel puţin doi parteneri între care se stabileşte o anumită relaţie;
•capacitatea partenerilor de a emite şi recepta semnale într-un anumit cod, cunoscut de ambii
parteneri (de menţionat faptul că, în general, în orice proces de comunicare partenerii „joacă” pe
rând rolul de emiţător şi receptor);
•existenţa unui canal de transmitere a mesajului.
Procesul de comunicare ia astfel naştere ca urmare a relaţiei de interdependenţă ce există între
elementele structurale enumerate mai sus.
Altfel spus, această relaţie de interdependenţă ce se stabileşte între elementele structurale
face ca orice proces de comunicare să se desfăşoare astfel: există cineva care iniţiază comunicarea,
Emitentul, şi altcineva căruia îi este destinat mesajul, Receptorul. Acest mesaj este o componentă
complexă a procesului de comunicare, datorită faptului că presupune etape precum codificarea şi
decodificarea, presupune existenţa unor canale de transmitere, este influenţat de dependenţa
modului de recepţionare a mesajului, de deprinderile de comunicare ale Emitentului şi
Destinatarului, de contextul fizic şi psihosocial în care are loc comunicarea.
Mesajul poate fi transmis prin intermediul limbajului verbal, nonverbal sau paraverbal. Se
impune o prezentare succintă a fiecăreia din aceste concepte. Astfel, limbajul verbal reprezintă
limbajul realizat cu ajutorul cuvintelor.
Limbajul nonverbal este limbajul care foloseşte altă modalitate de exprimare decât cuvântul
(gesturi, mimica etc.).
Limbajul paraverbal este o formă a limbajului neverbal, o formă vocală reprezentată de
tonalitatea şi inflexiunile vocii, ritmul de vorbire, modul de accentuare a cuvintelor, pauzele dintre
cuvinte, ticurile verbale.
În cadrul procesului de comunicare realizat de fiecare individ, ponderea cea mai importantă
o deţine, în mod surprinzător, limbajul nonverbal, 55%, datorită faptului că acest tip de comunicare
este deosebit de subtil şi de complex, având un grad redus de conştientizare. Limbajul nonverbal
este urmat de cel paraverbal, cu 38% şi de limbajul verbal, cu numai 7%.
Elementele componente ale procesului de comunicare sunt: feedback-ul, canalele de
comunicare, mediul comunicării, barierele comunicaţionale.
Feedbackul este un mesaj specific prin care Emitentul primeşte de la Destinatar un anumit
răspuns cu privire la mesajul comunicat.
Canalele de comunicare reprezintă „drumurile”, „căile” urmate de mesaje. Există două
tipuri de canale de comunicare:
a. canale formale, prestabilite, cum ar fi sistemul canalelor de raportare dintr-o organizaţie;
b. canale neformale stabilite pe relaţii de prietenie, preferinţe, interes personal.
Canalele de comunicare au un suport tehnic reprezentat de toate mijloacele tehnice care pot
veni în sprijinul procesului de comunicare: telefon, internet, fax, calculator, telex, mijloace audio-
video.
Mediul comunicării este influenţat de modalităţile de comunicare; există mediu oral sau
mediu scris.
10
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
11
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
Aceleaşi mecanisme intră în joc când comunicaţi verbal cu alţii sau când încercaţi să daţi o
descriere verbală a modelului propriu în lume. Este fundamental deci să aveţi la dispoziţie un
instrument lingvistic care să vă permită, dincolo de procedurile de selecţie, distorsiune şi
generalizare, să recuperaţi experienţa senzorială care stă la baza unei afirmaţii specifice.
O axiomă a comunicaţiilor spune: “Mai întâi încearcă să înţelegi şi pe urmă fă-te înţeles”.
Pentru a înţelege ceva ce nu vă este clar, cel mai bine este să puneţi întrebări. Dar nu întotdeauna
este uşor să puneţi întrebarea potrivită, mai ales când nu ştiţi exact ce căutaţi.
În teorie sunt definite categoriile de cuvinte care semnalează că interlocutorul
dumneavoastră nu vă comunică precis gândurile sale. Aceste categorii sunt:
- cuvinte universale;
Când le întâlniţi este clar că se face o generalizare. Ele se identifică în cuvinte ca: toţi,
nimeni, întotdeauna, niciodată, chiar dacă acestea sunt, uneori, doar subînţelese. Cuvintele
universale sunt optime când descriu adevăruri evidente (“toţi indivizii au nevoie de oxigen”), dar de
obicei sunt doar suportul lenei mentale şi limitează mult posibilităţile pe care le aveţi la dispoziţie:
“Tinerii de astăzi nu au chef de muncă” - se subînţelege: toţi, niciodată; “Pentru a începe o activitate
este nevoie de mult capital” - se subînţelege: întotdeauna.
Pentru a întrerupe acest proces, este suficient să se pună câteva întrebări simple: “Chiar
toţi?”, “Într-adevăr întotdeauna?”, “Chiar nimeni?”, cu toate variantele posibile, astfel încât să se
definească cazul specific în care acea afirmaţie este adevărată.
- obligaţii;
Obligaţiile se exprimă prin cuvintele: trebuie, nu trebuie, nu se poate, necesită, este nevoie,
incluzând toate expresiile echivalente. De fiecare dată când auziţi aceste cuvinte, aveţi în faţă o
obligaţie sau o limitare care poate să fie adevărată sau nu. De obicei se reacţionează cu “De ce?”
care serveşte numai la a produce justificări, raţionalizări, exemple de cazuri precedente sau
regulamente. În schimb, întrebările pot fi: “Ce s-ar întâmpla dacă aş face-o? Sau dacă n-aş face-o?”
“Cine sau ce mă determină sau mă împiedică?” “Cine o zice?” De obicei, răspunsurile deschid o
serie de posibilităţi la care nu v-aţi gândit.
- verbe;
In această categorie, ca şi în următoarea, obiectivul este acela de a verifica semnificaţia pe
care interlocutorul o atribuie cuvintelor, iar aceasta poate fi obţinută simplu, în cazul verbelor, cu un
cuvânt: “Cum?”.
“Dumneavoastră trebuie să aveţi încredere în mine” Întrebare: “Cum anume? Ce ar trebui să
fac pentru a avea încredere?”
“Anul acesta vom bate concurenţa!” Întrebare: “Cum anume? Ce acţiuni vor fi efectiv
întreprinse?”
Un caz particular este verbul “A încerca să...” care înseamnă să existe deja un alibi în caz de
faliment (“am încercat tot posibilul, dar nu a funcţionat”).
- nume;
Întrebarea este: “Ce anume?”.
De exemplu: ”Ce înţelegeţi exact prin prosperitate?” şi “Cu ce mijloace intenţionaţi să o
realizaţi? Când?”. Substantivele nespecifice îngreunează imediat conversaţia (“ei nu mă înţeleg”,
“statul nu ne ajută”) şi nu au nici o semnificaţie dacă nu definesc cine sunt “ei” sau cine este
“statul”.
- comparative.
In această categorie se includ toate adjectivele la gradul comparativ ca: “mai bun”, “mai
rău”, “prea mult”, “prea puţin” etc.
De exemplu: “Este mai bine să faci aşa”, “Este lucrul cel mai rău care mi se putea
întâmpla”, “Acest obiect e prea scump”, “Înveţi prea puţin”.
De obicei se reacţionează cu un “de ce?” sau negând sau furnizând justificări. În schimb,
întrebarea cheie este: “Faţă de ce anume?”. Din nou, răspunsurile vă vor ajuta să evaluaţi mai bine
situaţia şi să găsiţi soluţii creative.
12
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
Dacă cel care vă vorbeşte este de rea-credinţă, se va simţi descoperit, iar dacă este de bună-
credinţă, se va afla în faţa propriei confuzii; în ambele cazuri, vă puteţi aştepta la reacţii agresive şi
ostile. In special la început, trebuie să vă limitaţi să puneţi întrebări numai când acest lucru este într-
adevăr necesar pentru a putea identifica mai bine problema sau gândul interlocutorului sau pentru a
elabora soluţii creative; în orice caz trebuie să evitaţi să le puneţi pe un ton agresiv.
Este nevoie întotdeauna să se comunice având în minte un obiectiv specific. Trebuie să vă
obişnuiţi să gândiţi cu maximă atenţie pentru generalităţile dumneavoastră, la limitele pe care de
obicei vi le puneţi şi veţi descoperi că adesea nu au nici un sens real şi pot fi foarte simplu depăşite.
Capacitatea individului de a comunica este o condiţie esenţială a succesului în orice
domeniu. Încă de acum mii de ani, filosofii şi oratorii şi-au făcut o preocupare primordială din
studierea limbajului pentru a dezvălui secretele în care constă puterea acestuia.
Chiar dacă în noţiunea de comunicare se introduc astăzi elemente cum ar fi tonul vocii,
gesturile, privirea, a căror importanţă este desigur extraordinară, rămâne însă neîndoielnic faptul că
propoziţiile constituie linia de forţă a comunicării.
Cuvintele sunt "cărămizile" limbajului şi în consecinţă stăpânirea semnificaţiei lor este
premisa indispensabilă pentru oricine are ambiţia de a deveni un bun comunicator. Fiecare
persoană, mai ales atunci când emite un mesaj scris, acordă o mare atenţie alegerii celor mai
potrivite cuvinte pentru a se asigura că destinatarul înţelege ceea ce vrea să comunice şi procedează
în consecinţă.
Cuvintele sunt arma cea mai puternică pe care o are o persoană la dispoziţie pentru a
determina pe cineva să râdă sau să plângă, să viseze sau să sufere etc.
Pentru a explica puterea cuvintelor de a transmite experienţa şi emoţia umană se pleacă de la
următoarele premise:
- fiecare cuvânt este un simbol sau mai bine zis o sinteză a unei descrieri, care pentru a fi înţeles
trebuie să se bucure de o semnificaţie împărtăşită de cel care ascultă;
- fiecare cuvânt este un instrument folosit pentru a face distincţii, pentru a semnaliza o diferenţă:
cu cât mai bogat este vocabularul cu atât mai bogată este experienţa ce poate fi transmisă şi
viceversa;
- fiecare cuvânt aduce cu sine, în afară de sensul propriu, o cantitate de "informaţie paralelă"
despre cel care îl foloseşte: vârsta, profesia, nivelul cultural etc.;
- fiecare cuvânt conţine o judecată, o opinie despre obiectul descris;
- fiecare cuvânt pentru a fi înţeles trebuie să fie asociat unei imagini mentale şi, ca o consecinţă,
această imagine revine în minte de fiecare dată când se aude sau se foloseşte cuvântul respectiv;
- dacă un cuvânt se referă la o stare emoţională, pentru a fi înţeles el trebuie să fie asociat cu
starea respectivă, dar această relaţie poate fi parcursă şi în sens invers.
13
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
Forţele care motivează o persoană se dezvoltă foarte devreme în viaţă, deseori în mod
complet inconştient. In general, există două tipuri de motivaţii6:
- externe - apar când există un premiu sau o pedeapsă stabilite de
altcineva;
- interne - ţin de fiecare persoană, atunci când urmăreşte un rezultat pe
care îl doreşte şi pe care nimeni nu o obligă să-l atingă.
În realitate, orice motivaţie nu poate fi decât internă, fiindcă depinde de valoarea pe care
fiecare persoană o atribuie unui anumit rezultat.
Pe un întreprinzător îl interesează mai mult motivaţia internă iar cheia acesteia se găseşte în
sistemul personal al valorilor. Valorile se referă la ceea ce este important pentru fiecare, la calităţile
pe care doreşte să le aibă un produs, un film, o relaţie etc. Libertatea, familia, munca, banii - totul
poate fi privit ca valoare, adică ceva ce poate fi important pentru dumneavoastră şi care vă poate
determina să treceţi la acţiune. Dar, bineînţeles, ceea ce determină acţiunile dumneavoastră, mai
mult decât valoarea în sine, este prioritatea relativă pe care o acordaţi unui anumit lucru.
Chiar dacă, la prima vedere, s-ar putea crede ca valorile sunt nenumărate, de fapt ele se pot
regrupa în şapte categorii principale, care definesc nişte valori naturale pe care toţi le împart.
Acestea nu sunt valori învăţate, ci sunt parte din fiecare persoană şi o însoţesc pentru toată viaţa.
Ele sunt:
1. senzualitatea - importanţa relativă pe care o are orice experienţă fizică;
2. empatia - importanţa relativă pe care o are conectarea cu ceilalţi;
3. bogăţia - importanţa relativă pe care o are orice proprietate;
4. puterea - importanţa relativă pe care o are controlul asupra mediului;
5. estetica - importanţa echilibrului, a frumuseţii, a ordinii etc.
6. angajamentul - importanţa faptului de a urmări un anumit obiectiv;
7. cunoştinţa - importanţa învăţării şi înţelegerii.
Orice persoană împarte aceste valori, dar aranjarea din punct de vedere al importanţei este
diferită. De această diferenţă depinde felul în care se reacţionează într-o anumită situaţie. Dacă
valoarea cea mai importantă pentru o persoană este puterea, iar pentru o alta este cunoştinţa,
comportamentele vor fi destul de diferite.
Nu există un aranjament al valorilor mai bun decât altul, dar este foarte important să
cunoaşteţi în ce ordine stau aceste valori pentru dumneavoastră, pentru a fi în stare să descoperiţi
cum puteţi ajunge la rezultate pozitive, în afaceri sau în alt domeniu. Pentru a cunoaşte această
ordine, răspundeţi la următoarele întrebări, scriind primele lucruri care vă vin în minte, fără să vă
gândiţi prea mult:
- Ce calităţi apreciaţi mai mult la un prieten?
- Ce trăsături de caracter trebuie să aibă persoana pe care o iubiţi?
- Ce ar trebui să înveţe copiii la şcoală?
- Dacă aţi putea schimba lumea în vreun fel, care ar fi acest fel?
- Dacă aţi avea o sumă practic nelimitată de bani, ce aţi face cu ea?
Răspunsurile la aceste întrebări vor avea caracteristici comune şi vor evidenţia aceleaşi
valori. Acest exerciţiu vă poate face să descoperiţi despre dumneavoastră lucruri la care poate nu v-
aţi gândit niciodată.
Obiectivul este de a găsi felul cel mai bun de a vă motiva să treceţi la acţiune; deci, oricare
ar fi obiectivul pe care l-aţi ales (de afaceri, sportiv, politic), scrieţi în detaliu de ce este important
pentru dumneavoastră să-l atingeţi. Răspunsul se va plasa pe scara celor şapte valori. Verificaţi dacă
acest răspuns se potriveşte cu ceea ce aţi descoperit mai devreme legat de valorile care sunt
importante pentru dumneavoastră. Este foarte probabil că, dacă până acum v-aţi confruntat cu
dificultăţi, nehotărâre, lipsă de rezultate, amânări, veţi observa o diferenţă între cele două scări de
valori.
De exemplu, cum de multe ori se întâmplă, aţi ales un anumit obiectiv pentru bani, în timp
ce poate dorinţa dumneavoastră mai profundă este legată de altă valoare; va avea loc un conflict
6
Bruno Medicina - Articole în revista “Idei de afaceri”, 1996-2000, Editor Rentrop & Straton, Bucureşti.
14
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
care nu poate duce decât la rezultate slabe. În astfel de situaţii nu există soluţii simple şi orice caz
trebuie evaluat în parte. Dacă descoperiţi un conflict, aveţi două posibilităţi:
• Schimbaţi obiectivul. A renunţa la un obiectiv atunci când vă daţi seama că de fapt nu vă prea
interesează nu este deloc o înfrângere, ci calea cea mai înţeleaptă de a acţiona. Astfel vă puteţi
concentra energiile spre altceva mai potrivit pentru dumneavoastră.
• Căutaţi ceva, în obiectivul pe care-l urmăriţi, care poate satisface scara personală de valori.
Uneori, a vă schimba punctul de vedere sau felul de a aborda un lucru poate aduce o energia
nouă în ceea ce faceţi.
Dacă scările valorilor obţinute sunt compatibile, atunci este probabil că numai faptul de a vă
pune în scris ideile v-a adus nişte răspunsuri despre felul cel mai bun de acţiona.
Stabilirea funcţiilor pe care le are un proces social reprezintă una din preocupările de bază
ale cercetătorilor. Comunicarea, aşa cum s-a relevat deja, ca proces social fundamental, este
investigată de numeroase ştiinţe şi, ca urmare, ne confruntăm cu numeroase puncte de vedere care,
de regulă, cuprind şi referiri la funcţiile pe care le poate îndeplini în social. Aşa se explică marea
diversitate de funcţii cu care se operează în comunicare, funcţii grupate în maniere proprii fiecărei
şcoli sau specialist. Astfel, în contextul retoricii a apărut prima clasificare (i se datorează lui
Aristotel), „potrivit căreia comunicarea publică poate îndeplini una din următoarele trei funcţii:
♦Funcţia politică sau deliberată, atunci când discursul stabileşte oportunitatea sau, dimpotrivă,
inoportunitatea unei acţiuni cu caracter public;
♦Funcţia forensică sau judiciară, ce constă în dovedirea justeţii sau imoralităţii unor fapte deja
petrecute, pe care le aprobă sau incriminează;
♦Funcţia epideictică sau demostrativă, axată pe elogierea sau blamarea unor personalităţi, pe
exprimarea satisfacţiei faţă de un eveniment favorabil ori de plângerea urmărilor unei calamităţi”
În lingvistică Roman Jakobson a stabilit funcţiile comunicării centrate pe elementele
acesteia:
♦funcţia expresivă, centrată pe emiţător, permite acestuia să-şi comunice impresiile, emoţiile şi
judecăţile sale asupra conţinutului mesajului. Mihai Dinu o numeşte „funcţia emotivă” şi
exemplifică manifestarea ei printr-o „sumă de mijloace stilistice”, „îmbinate de valori emotive”;
♦funcţia conativă, centrată pe receptor, vizează direcţionarea atenţiei şi interesului acestuia spre
mesaj. Mai este numită persuasivă sau retorică întrucât are ca rol influenţarea destinatarului în
vederea obţinerii unui nou răspuns;
♦funcţia referenţială, centrată pe referent, face trimitere la referenţi, situaţionali şi contextuali;
♦funcţia fatică, centrată pe canal, permite stabilirea, menţinerea sau întreruperea legăturii
(contactului) cu receptorul, precum şi verificarea trecerii fizice a mesajului;
♦
funcţia metalingvistică, centrată pe cod, se manifestă atunci este necesar să se atragă atenţia asupra
codului utilizat şi face posibilă definirea sensului termenilor pe care receptorul nu-i cunoaşte;
♦funcţia poetică, centrată pe mesaj, pune accentul pe cum se spune, adică pe încântarea provocată
de rostirea sunetelor.
În concepţia autorului aceste funcţii coexistă în fiecare comunicare, diferită fiind, de la caz
la caz, ierarhia lor de importanţă; este greu, mai precizează Jakobson, „să găsim mesaje verbale
care să îndeplinească numai o funcţie”. Comentând această clasificare, Mihai Dinu apreciază că
deşi „ea a fost elaborată pentru a explica fapte de limbă, se dovedeşte perfect extrapolabilă la toate
modalităţile de comunicare.
15
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
7
Dobrescu M. Emilian, Sociologia comunicării, Editura Victor, Bucureşti, 1998, p.39.
16
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
8
Hariuc, C., Psisociologia comunicării, Editura Licorna, Bucureşti, 2002, p. 31-37.
17
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
un nivel ierarhic la altul, deoarece fiecare nivel interpretează mesajele în funcţie de propriile
necesităţi sau obiective.
În organizaţiile puternic centralizate şi în care se practică stilul autoritar, acest tip de
comunicare este predominant în cadrul procesului de comunicare unilaterală.
Comunicarea ascendentă constă în transmiterea de mesaje de către subordonaţi şefilor
direcţi şi, succesiv, nivelurilor superioare ale managementului.
Prin ele se vehiculează rapoarte, cereri, opinii, nemulţumiri. Prin intermediul comunicărilor
ascendente managementul de nivel superior se informează asupra stării morale a personalului,
asupra obstacolelor din calea comunicărilor, nivelului şi formei abaterilor înregistrate cel mai
frecvent.
Faptul că mesajul circulă de la executanţi la manageri nu-l scuteşte de filtrele cognitive sau
psihologice. Astfel, în cazul transmiterii unor informaţii, rapoarte, sugestii privind conţinutul
muncii şi modalităţile de îmbunătăţire a acesteia, şefii pot fi încercaţi de teama că subordonaţii săi
ar putea fi apreciaţi de superiori ca fiind mai competenţi; ori în cazul în care informaţia constituie
un feedback la mesajul anterior, şeful poate interpreta comunicarea subordonatului drept o încercare
de a-i testa competenţa profesională ori autoritatea. În asemenea situaţii se pot instala blocaje cu
efecte asupra capacităţii de control şi menţinere a procesului de comunicare.
Comunicarea orizontală sau laterală se stabileşte între persoane sau compartimente situate la
acelaşi nivel ierarhic.
Rolul acestui tip de comunicare este de a facilita coordonarea activităţilor ce vizează
obiective comune excluzând intervenţia managerilor de nivel superior.
Comunicarea diagonală este posibilă în ocaziile în care membrii organizaţiei nu pot
comunica prin celelalte canale. De exemplu, în cazul utilizării managementului prin proiecte, apar
frecvent comunicările diagonale între echipa de proiect şi restul compartimentelor structurii.
Prezintă avantajele economiei de timp şi costuri, a folosirii unor relaţii informale.
b) După modul de transmitere:
•verbală;
•nonverbală;
•scrisă.
Despre fiecare din aceste tipuri de comunicare vom vorbi în capitole separate.
c) După modul de desfăşurare:
•reciproc - directă;
•reciproc - indirectă;
•unilateral - directă;
•unilateral - indirectă.
Comunicarea reciproc-directă (faţă în faţă) este apreciată de practicieni ca fiind cel mai
eficient mod de a construi o relaţie de lucru.
Fiind bidimensională (implică auzul şi văzul), ea permite E să evalueze pe loc modul în care a fost
primit mesajul. În funcţie de reacţiile R, mesajul poate fi repetat, reformulat iar conduita poate fi şi
ea rapid adaptată.
Acest tip de comunicare se foloseşte pentru transmiterea unor mesaje delicate care
antrenează sensibilităţile şi susceptibilităţile personalului. (Un şef care va difuza subordonaţilor
veştile proaste prin telefon, în scris sau indirect, prin alte persoane riscă să fie cotat ca lipsit de
curaj, perfid iar credibilitatea să-i fie retrasă).
Un alt avantaj al acestui tip de comunicare constă în faptul că feedbackul rapid se
completează cu elemente ale comunicării verbale. (Expresiile şi gesturile sunt descifrate, verificate
şi clarificate imediat). În concluzie, acest tip de comunicare rămâne o formă precisă, rapidă şi
eficientă pe care se pot construi relaţii interpersonale sănătoase şi durabile.
Comunicarea reciproc - indirectă se realizează prin telefon, radio – şi din ce în ce mai mult –
prin televiziunea interactivă. Cel mai frecvent utilizat este telefonul. Are avantajul că se pot
comunica mesaje presante în mod rapid şi prezintă dezavantajul lipsirii comunicării de o mare parte
din mesajele nonverbale.
18
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
19
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
În acţiunile fiecăruia apare dorinţa de a-i influenţa pe ceilalţi, utilizând instinctiv tehnici mai
mult sau mai puţin corecte: de la copilul care plânge ca să obţină o jucărie, până la spălătorul de
parbrize din intersecţie, care întâi stropeşte parbrizul şi apoi îl întreabă din ochi pe şofer dacă este
de acord, toţi duc o luptă permanentă pentru a obţine ceva de la altcineva.
Lumea contemporană este atât de complexă, încât, pentru a se descurca în sarcinile
cotidiene, fiecare persoană şi-a dezvoltat încă din copilărie o serie de programe de comportament în
baza cărora reacţionează automat la situaţiile întâlnite. De exemplu, dacă cineva vă face un cadou,
sunteţi "programaţi" să vă simţiţi datori şi să căutaţi să vă revanşaţi cât mai curând.
Cine cunoaşte aceste programe de comportament le poate utiliza în avantajul propriu, pentru
a constrânge la un comportament determinat. Fiecare tehnică este cu atât mai eficientă cu cât o
persoană îşi dă seama mai puţin ca ea este aplicată.
Marea majoritate a tehnicilor folosite de manipulatori au la bază una sau mai multe din
legile următoare9:
• Legea contrastului
Această lege spune că două lucruri diferite par şi mai diferite atunci când sunt puse alături
sau, alt sens, un lucru poate căpăta dimensiuni diferite în funcţie de contextul în care este plasat.
Cine o foloseşte poate profita din plin de dumneavoastră fără a avea nici un moment aerul că o face.
Exemple:
- O agenţie imobiliară păstrează mereu în oferta sa 2-3 apartamente
oribile la preţuri umflate, în oricare zonă a oraşului, pe care le prezintă clienţilor la prima lor
vizită. După ce clienţii văd aceste apartamente, casa pe care într-adevăr doreşte agenţia să le-
o prezinte li se va părea minunată.
- Un seminar de 3 zile în SUA poate ajunge la 2.000 USD, excluzând
cheltuielile de cazare şi de masă, dar o videocasetă care prezintă aceleaşi lucruri poate fi
achiziţionată pentru "doar" 200 USD. Faţă de prima sumă, a plăti 200 USD pentru o
videocasetă nu pare prea mult.
Vorbind despre metodele de convingere trebuie amintită “Retorica” lui Aristotel, care ar
merita să depăşească perimetrul universităţilor de filologie, pentru a fi introdusă în cursurile de
vânzare şi management. El scria că persuasiunea cuprinde 3 elemente: ETHOS (partea morală sau
caracterul), LOGOS (partea raţională) şi PATHOS (partea emoţională sau pasiunea). Fiecare
element este necesar, dar nu poate realiza persuasiunea de unul singur.
- ETHOS. Etica este piatra unghiulară a persuasiunii. Dacă nu inspiraţi
încredere şi integritate, nimeni nu va fi dispus să va creadă, indiferent cât de perfecţionate ar fi
tehnicile dumneavoastră. Este posibil să exersaţi crearea unei aparenţe de sinceritate şi
onestitate, dar nici o acţiune de persuasiune pe termen lung nu a fost construită pe fundamente
nesincere. Etica semnifică şi pregătirea ăi profesionalismul.
- LOGOS. Partea raţionala este, evident, foarte importantă, dar singură
nu va obţine decât consensuri firave. Oricare ar fi mesajul prezentat, trebuie să fiţi clari, simpli,
direcţi. Dacă aveţi o logică în vorbire, sunteţi uşor de urmărit, iar dacă vă ajutaţi şi cu exemple,
mesajul este mai uşor de vizualizat, de înţeles. Această parte trebuie menţinută cât mai scurtă
posibil şi limitată la strictul indispensabil.
- PATHOS. Logica poate convinge la nivel teoretic, dar ceea ce
determină acţiunea este întotdeauna emoţia. Este necesar să vorbiţi cu pasiune şi convingere,
utilizând imagini puternice şi exemple care antrenează direct interlocutorul. Doar dacă ceea ce
spuneţi îi va crea sentimente profunde, veţi reuşi să-l convingeţi de ceea ce îi propuneţi.
Ori de câte ori căutaţi să convingeţi pe cineva de ceva, apelaţi la acest model simplu - ethos,
logos, pathos. Veţi descoperi că în 25 de secole nu şi-a pierdut nimic din eficacitate.
• Legea reciprocităţii
9
Bruno Medicina - Articole în revista “Idei de afaceri” nr. 12/1996, 1/1997, Editor Rentrop & Straton, Bucureşti.
20
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
21
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
• Legea coerenţei
Legea coerenţei spune că atunci când cineva ia o poziţie, verbal sau în scris, în legătură cu
ceva, o să tindă apoi să apere acea poziţie şi se va comporta în consecinţă, indiferent dacă poziţia
lui are sens şi, deseori, în ciuda evidenţei contrariului.
1. Primul tip de coerenţă este cea "publică". Exemplu: de câte ori într-o discuţie v-aţi apărat
punctul de vedere, chiar dacă argumentele interlocutorului erau superioare, doar pentru a păstra
coerenţa cu ceea ce aţi declarat la început? De câte ori faceţi ceva care nu vă place sau nu vă
convine, pur şi simplu pentru că aşa aţi promis?
Un vânzător care îşi cunoaşte meseria, înainte de a cere ceea ce vrea să obţină de la
dumneavoastră, o să vă pună în situaţia de a face nişte afirmaţii pe baza cărora o să-i fie foarte uşor
apoi să vă împingă în direcţia dorită - tehnica "celor patru ziduri".
Exemplu:
Vânzătorul: Credeţi că pregătirea şcolară este importantă pentru copiii dumneavoastră?
Victima: Da.
Vânzătorul: Vă gândiţi că cine îşi face temele bine acasă va obţine rezultate mai bune la
şcoală?
Victima: Desigur.
Vânzătorul: Nu-i aşa că dacă ai nişte materiale de consultaţie bune poţi să-ţi faci temele
mult mai bine?
Victima: Fireşte.
Vânzătorul: Perfect. Iată că tocmai ne-au sosit câteva cărţi de studiu individual care par să
fie făcute pentru copiii dumneavoastră. Câte doriţi?
Victima: aaa... iii... aaa...
Desigur, întotdeauna este posibil să refuzaţi cumpărarea, dar într-un astfel de caz este mult
mai greu decât dacă vânzătorul ar fi prezentat direct oferta lui.
2. Coerenţa internă şi imaginea de sine
Dacă vă retrageţi afirmaţia făcută înainte sau dacă acţionaţi în contradicţie cu ceea ce aţi
spus, vă puteţi pierde reputaţia de om serios şi încrederea celorlalţi.
Există însă persoane pentru care aceste lucruri nu sunt chiar aşa de importante, care
obişnuiesc să spună ceva şi să facă altceva. Dar chiar şi pentru acestea există o coerenţă care trebuie
respectată, mult mai puternică: cea interioară.
Coerenţa interioară se referă la faptul că o persoană nu poate acţiona împotriva imaginii pe
care şi-a creat-o.
Exemplu:
- Administratorul blocului în care locuiţi vine la dumneavoastră şi vă
roagă să semnaţi o scrisoare prin care i se cere primarului să ia măsuri pentru astuparea unei
gropi care strică imaginea cartierului. Scrisoarea este semnată de toţi vecinii dumneavoastră.
Bineînţeles că semnaţi şi, automat, căpătaţi convingerea că sunteţi un bun cetăţean,
preocupat de soarta mediului înconjurător. Peste o săptămână, acelaşi administrator vă
22
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
vizitează iar să vă invite la curăţatul zăpezii de pe aleea din faţa blocului. Posibilităţile de a
scăpa într-un asemenea caz sunt foarte mici.
- Comercianţii organizează concursuri la care, pentru a câştiga, trebuie
să faceţi o compunere în care să descrieţi calităţile unui anumit produs. Ca să puteţi scrie
ceva decent, evident, vă veţi angaja să găsiţi calităţile pozitive ale produsului respectiv. Pe
urmă, procedând coerent, o să vă supuneţi influenţei a ceea ce aţi scris şi o să deveniţi un
fidel cumpărător (chiar dacă nu aţi câştigat concursul).
-
• Legea dovezii sociale
Această lege spune că unul dintre mijloacele utilizate de o persoană pentru a hotărî ce este
corect constă în a urmări ceea ce ceilalţi consideră că este corect.
Exemple:
- În timp ce mergeţi pe stradă, vedeţi un grup de persoane care se uită
în sus. Ce faceţi? Evident, vă uitaţi şi dumneavoastră în sus.
- La birou se face o chetă pentru o colegă care se căsătoreşte. Prima
întrebare care vă vine în minte este: "Cât au pus ceilalţi?".
- Trebuie să mergeţi la o petrecere. Cum vă îmbrăcaţi, cu ceva comod
sau "la ţol festiv"? Pentru a vă hotărî daţi câteva telefoane altor invitaţi.
Legea "dovezii sociale" vă permite să înfruntaţi un mare număr de situaţii fără să vă gândiţi
prea mult la ce este bine şi ce este rău.
Problemele apar atunci când datele sunt deliberat falsificate pentru a da impresia că un mare
număr de persoane se comportă într-un anumit mod, bineînţeles, pentru a se obţine ceea ce se
doreşte.
Exemple:
- În toate ocaziile când vă cere bani, un profesionist o să vă arate şi cât
de mulţi i-au dat alţii, astfel încât să vă simţiţi "stimulaţi" să faceţi la fel.
- Când o anumită acţiune necesită voluntari, pe cât de greu vă oferiţi
primii, pe atât de uşor va oferiţi după ce alţii au făcut acest pas; de aceea manipulatorul va
pregăti dinainte un mic grup de "voluntari".
Exemplul cel mai bun de manipulare folosind legea "dovezii sociale" este dat de publicitate.
Exemple:
- Interviuri în care persoane alese "la întâmplare" ridică în slăvi
calităţile unui produs.
- Folosirea unor celebrităţi care şi-au exprimat părerea (pozitivă,
desigur) despre un anumit produs.
- Punerile în scenă după modelul american, unde prezentatorul arată
"produsul secolului" (de fiecare dată produsul este altul), iar publicul scoate urlete de
entuziasm, descoperind cum poate fierbe legumele fără apă sau cum poate să slăbească fără
să facă nimic.
Trăind în societate, o persoană nu poate controla toate informaţiile care ajung la ea şi trebuie
să-şi adapteze într-o bună măsură comportamentul în funcţie de ce fac ceilalţi. De multe ori se poate
spune că majoritatea face ceva anume, dar acest lucru nu înseamnă că are întotdeauna dreptate.
Încercaţi, din când în când, să vă comportaţi altfel decât cei din jurul dumneavoastră.
23
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
• Legea simpatiei
Această lege spune că o persoană va accepta mult mai uşor o cerere dacă ea este făcută de
un prieten sau de o persoană pe care o cunoaşte şi o stimează. In schimb, când cererea vine din
partea unui necunoscut, disponibilitatea sa va fi în funcţie de cât de simpatică şi plăcută i se pare
persoana respectivă.
Factorii care determină creşterea simpatiei faţă de o persoană sunt:
1. Aspectul fizic
Faptul că persoanele cu un aspect plăcut au mai multe avantaje în majoritatea situaţiilor
vieţii sociale este de necontestat. Cercetările au demonstrat că persoanele frumoase, indiferent că
este vorba de bărbaţi sau de femei, par mai talentate, mai inteligente, mai pregătite şi chiar mai
cinstite şi mai de încredere. Prin urmare, lor le este mai uşor să-şi găsească o slujbă, să obţină salarii
mai bune şi pedepse mai blânde, dacă sunt găsite vinovate de ceva. Agenţii comerciali cu aspect
plăcut încheie sistematic mai multe afaceri decât colegii lor cu un aspect comun; la fel, politicienii
care arată bine au şanse mai mari de a câştiga alegerile, fără nici o legătură cu adevăratele lor
capacităţi. Acest mecanism acţionează la nivelul subconştientului şi, drept urmare, nu vom analiza
cât de mult suntem influenţaţi de astfel de lucruri. Acesta este motivul pentru care toţi cei care au
făcut din manipulare o meserie sunt persoane drăguţe, puse întotdeauna la patru ace.
2. Asemănarea
24
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
Omul are tendinţa de a accepta mai uşor cererile persoanelor cu care se aseamănă.
Asemănările de păreri, trăsături de caracter, stil de viaţă, fel de a se îmbrăca, loc de origine,
zodia comuna etc. sunt elemente care, deşi par mici şi nesemnificative, ne determină să-l
considerăm pe un interlocutor mai simpatic şi mai de încredere.
Iar un manipulator poate găsi foarte uşor puncte de contact, adevărate sau presupuse, pentru
a se arata cât mai asemănător cu dumneavoastră.
3. Complimentele
Din dorinţa de a plăcea celorlalţi, o persoană este tentată să creadă, fără să stea pe gânduri,
toate laudele, indiferent de cine le face, chiar şi atunci când sunt false, făcute cu scopul de a se
obţine ceva.
Dacă laudele ţintesc un aspect la care dumneavoastră ţineţi în mod special, acesta poate fi un
dispozitiv diabolic de a crea simpatie şi disponibilitate.
Un manipulator expert este în stare să descopere aceste "zone" sensibile cu numai doua-trei
întrebări bine puse şi apoi să le folosească din plin în avantajul lui.
4. Cooperarea
Apreciem mai mult pe cineva şi suntem mai dispuşi să-l ascultăm dacă avem convingerea că
munceşte împreună cu noi pentru un obiectiv comun.
Profesioniştii manipulării ştiu perfect acest lucru şi vor încerca să sublinieze orice element
de interes comun (dacă nu există un astfel de element, îl vor inventa pur şi simplu), pentru a
demonstra că scopul urmărit este acelaşi, iar avantajul-reciproc.
5. Asocierea de idei
Daca cineva ne dă o veste proastă, suntem tentaţi să-l privim cu antipatie, deşi nu are nici o
vină; este suficientă simpla asociere de idei pe care o facem. Din acest motiv, fiecare încearcă din
instinct să se asocieze cu lucruri pozitive şi să se ţină departe de cele negative.
Adevăraţii maeştri în domeniu sunt creatorii de reclame, care sunt în stare să facă asocieri
pozitive cu, practic, orice; uitaţi-vă la multitudinea de obiecte de consum care, în reclame, apar
alături de o fată frumoasă şi aproape dezbrăcată.
Într-o relaţie personală cu dumneavoastră, manipulatorul va face tot posibilul ca în mintea
dumneavoastră el să fie asociat cu o imagine pozitivă.
Un vânzător profesionist ştie că trebuie să se vândă pe sine însuşi înainte de a vinde
produsul, aşa că va folosi toate metodele: va fi îmbrăcat elegant şi curat, vă va face complimente
despre cravata pe care o purtaţi, va avea grija să descoperiţi că sunteţi amândoi pasionaţi de fotbal
şi, în plus, vă va ajuta să obţineţi o reducere din partea patronului.
Într-o negociere, dacă reuşiţi să delimitaţi, mental, obiectul negocierii de persoana cu care
discutaţi, veţi avea rezultatele cele mai bune.
• Legea insuficienţei
Legea aceasta spune că dorinţa unei persoane de a avea un anumit produs creşte foarte
mult dacă produsul respectiv îi este prezentat ca fiind în cantitate limitată sau greu de obţinut. Mai
mult, interzicerea accesului la ceva care îi era de obicei la îndemână, o face să dorească imediat acel
lucru, chiar dacă înainte nici nu se gândea că există.
Principiul insuficienţei bunurilor stă la baza oricărui sistem economic şi constituie, alături de
utilitate şi de dezirabilitate, un element fundamental al legii cererii şi ofertei.
Exemple:
- "Numai până la sfârşitul săptămânii puteţi cumpăra produsul X la
preţul Y!".
- In cazul unor sisteme de vânzare mai agresive, cum ar fi vânzarea "la
domiciliu", legea insuficienţei este dusă la extrem: "Cumpăraţi acum ori niciodată!".
Clientul este pus într-o stare de urgenţă, datorită insuficienţei timpului de a analiza daca are
chiar atât de mare nevoie de produsul respectiv.
25
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
1.7.TIPURI DE COMUNICARE
Comunicarea verbala este folosita in viata de zi cu zi dar si in relatiile interumne din cadrul
unei organizatii.
Comunicarea verbala trebuie tratata ca o parte integrata a responsabilitatii fiecarei persoane
fata de cei din jur.
26
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
Comunicarea de la om la om
Dialogul este o discutie planificata si controlata intre doua sau mai multe persoane, care are
un anumti scop: transmiterea unor informatii, rezolvarea unor probleme, obtinerea de noi informatii.
Regulile unei comunicari eficiente sunt:
* orientare pozitiva a comunicarii (pe fapte placute, stimulative)
* comunicarea trebuie sa fie bilaterala(permite schimbul de mesaje, punere de intrebari)
* comunicarea sa fie securizata (nu un prilej de abuz afectiv, emotional al unui asupra celorlalti)
* concordanta comunicarii verbale cu cea mimico-gesturala
* evitarea ambiguitatilor (subintelegerilor, incertitudinilor)
* evitarea suprapunerilor mesajelor (interventia pesate cuvantul celuilalt)
* constituirea de mesaje clare, concise (exprimate cu cuvinte si expresii uzuale)
27
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
Zvonurile
Sunt comunicari neoficiale care se transmit de la o persoana la alta. Zvonurile pot avea
efecte pozitive sau pot fi fara efecte. Insa multe zvonuri au efecte negative si genereaza sentimente
de nasiguranta si ostilitate.
Managerul eficient chiar daca nu poate elimine aparitia zvonurilor poate controla aparitia si
expansiunea lor, prin transparenta (comunicare informatiilor imediat ce le detine)
28
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
Un manager competent si corect stie sa comunice cu fiecare angajat individual, stie sa-si tina
promisiunile facute .
Este evident că, indiferent de lucrul despre care vreţi să vorbiţi, trebuie înainte să vă
pregătiţi discursul. Mulţi cred că acest lucru este suficient, dar de fapt nu este decât începutul. Felul
cel mai simplu de a vă găsi ideile este de a scrie tot ceea ce vă vine în minte, fără să vă gândiţi prea
mult, legat de domeniul respectiv, urmărind pur şi simplu conexiunile pe care creierul le face în
mod automat. Nu vă cenzuraţi în nici un fel gândurile. O să aveţi tot timpul pentru a alege ideile
cele mai bune şi pentru a le ordona pe baza a ceea ce veţi hotărî mai târziu.
• Determinarea obiectivului
Fiecare comunicare trebuie să aibă un obiectiv, cu atât mai mult când vă adresaţi unui
public. Întrebările pe care trebuie să vi le puneţi sunt: Ce vreau să obţin? Vreau să informez, să
vând, să conving, să incit la acţiune? Cărui fel de public mă adresez? Care este modalitatea cea mai
bună de a-mi atinge obiectivul? Ce fel de argumente voi folosi, raţionale sau emoţionale? Cum voi
şti dacă am atins obiectivul? În momentul în care aţi găsit un răspuns valid la aceste întrebări, aţi
făcut deja partea cea mai importantă a muncii.
Interviul este o întrevedere între doi oameni: reprezentantul companiei şi candidatul. El are
loc atunci când o companie consideră ca aţi putea fi persoana potrivită pentru slujba pe care o oferă.
Din acest motiv, decide să vă întâlnească.
Scopul interviului este de a permite companiei să afle dacă este cazul să-şi dezvolte interesul
preliminar faţă de dumneavoastră.
Reprezentantul companiei este agentul ei. Dacă el decide că angajarea va aduce beneficii
companiei, veţi primi oferta de angajare. In acel moment veţi avea ocazia să decideţi dacă postul
oferit este bun pentru dumneavoastră - dacă vă aduce beneficii. Dar trebuie să reţineţi că prima
decizie este a companiei - aceea de a vă vedea. A doua decizie o ia reprezentantul - să vă ofere
postul. Abia a treia decizie vă aparţine - de a accepta, refuza sau negocia oferta primită.
Majoritatea oamenilor nu înţeleg acest lucru. Pierd din vedere motivul pentru care se găsesc
acolo. Lumea tinde să uite că deciziile preliminare le ia compania împreună cu agentul său.
Candidatul are ocazia de a lua o decizie numai după ce primeşte răspunsuri afirmative de la
companie şi nu înainte. Dacă reprezentantul companiei spune "da" după interviu, atunci candidatul
primeşte oferta de angajare. Apoi, şi numai atunci, aveţi dreptul să spuneţi "da" sau "nu".
Compania nu programează un interviu pentru că dumneavoastră aveţi nevoie de o slujbă şi
nici nu îi pasă dacă doriţi acea slujbă. Cel puţin nu în acest moment şi nu până când vor decide
primii că ei au nevoie de dumneavoastră. In momentul în care vor descoperi că le sunteţi necesar,
vor începe să-i intereseze sentimentele dumneavoastră.
Astfel, din punct de vedere al candidatului, interviul trebuie să determine agenţii companiei
să-l dorească pentru ca el să ajungă în situaţia în care să poată hotărî lucrurile. Trebuie să vă
"vindeţi" astfel încât să-i faceţi să aibă nevoie de voi, să le acoperiţi necesităţile. Reuşind acest
lucru, puterea de decizie va ajunge şi în mâinile dumneavoastră.
Dacă acceptaţi aceste lucruri, atunci veţi şti că singurul dumneavoastră obiectiv în
participarea la interviu este să obţineţi oferta de angajare. Nu vă aflaţi acolo pentru a fi verificat sau
pentru a vedea ce gândiţi. Obţinerea ofertei de angajare este unicul obiectiv.
Se pot distinge următoarele tipuri de interviu:
• Interviul de selecţie
Acest tip de interviu, cunoscut şi sub numele de interviu de angajare, este utilizat pentru a
completa datele deja cunoscute din curriculum vitae şi din recomandările puse la dispoziţie de către
candidat. Cu cât poziţia ierarhică este mai înaltă, cu atât devine mai important interviul. Pentru
funcţii de conducere se organizează adesea două sau mai multe interviuri.
• Interviul de informare
Interviul de informare serveşte pentru culegerea datelor în scopul rezolvării unei probleme
anume sau pentru documentare. Este folosit de manageri pentru a investiga cauzele unor deficienţe,
de experţi pentru a studia anumite atitudini ale angajaţilor, de reporteri pentru a scrie un material
etc.
30
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
• Interviul de evaluare
La interviul de evaluare participă un manager şi un subordonat, după ce managerul şi,
eventual, subordonatul au completat o fişă de evaluare. Obiectivul interviului este acela de a
constata realizări, dar şi de a depista eventuale neconcordanţe între cerinţele şi rezultatele reale.
Acest tip de interviu se foloseşte şi în vederea colaborării pentru întocmirea unor planuri care să
aibă ca rezultat îmbunătăţirea activităţii subordonatului.
• Interviul de admonestare
Acest tip de interviu se organizează atunci când, prin comportamentul său, un angajat a
încălcat politica firmei atât de grav, încât acest lucru face necesară o întâlnire oficială, documentată.
Spre deosebire de interviul de evaluare, în cadrul căruia este necesară exprimarea punctului de
vedere al angajatului, în cursul interviului de admonestare comunicarea se face într-un singur sens.
Angajatului i se spune ce ar trebui să facă pentru a-şi îmbunătăţi comportamentul şi ce consecinţe
are nerespectarea acestor recomandări.
• Interviul de consiliere
Acest tip de interviu se practică pentru a veni în sprijinul unui angajat, ale cărui probleme
personale îi afectează activitatea. Interviul de consiliere nu înseamnă numai oferirea unor sfaturi.
Dacă cel care conduce interviul este o persoană cu experienţă, va şti că majoritatea oamenilor au
răspunsurile la problemele care îi frământă ascunse undeva într-un colţ al conştiinţei lor, şi ceea ce
le lipseşte este, mai ales, şansa de a vorbi deschis despre problemele lor.
• Interviul de părăsire a instituţiei
Acesta este o categorie specială de interviu de informare, care ar trebui să se regăsească în
sistemul de resurse umane al oricărei instituţii. Angajaţilor care îşi anunţă intenţia de a părăsi
instituţia li se cere să aibă o întrevedere cu un specialist în domeniul resurselor umane, care, prin
intermediul unor întrebări bine gândite, le solicită opinia referitoare la condiţiile de lucru din cadrul
respectivei instituţii. Angajaţii care părăsesc o instituţie din proprie iniţiativă sunt, în general,
sinceri în comentariile pe care le fac şi dispuşi să dezvăluie informaţii care ar putea îmbunătăţi
situaţia colegilor lor.
• Interviul structural
- foloseşte întrebări standard: "Cine sunteţi dumneavoastră?", "Care vă
sunt punctele forte?" etc.;
- întrebările pot fi stabilite anticipat;
- se aseamănă cu un chestionar oral;
- este utilizat în selecţia iniţială, când există un număr mare de
solicitanţi;
- întrebările nu sunt rigide;
- se pot pune întrebări suplimentare până se obţine informaţia dorită;
- este mai exact şi mai valid decât alte interviuri;
- permite obţinerea unor informaţii similare despre fiecare candidat;
- obiectivul interviului este acela de a constata realizări, dar şi de a
depista eventuale neconcordanţe între cerinţele şi rezultatele reale.
• Interviul nestructural
- are o mare tentă subiectivă;
- este folosit pentru evidenţierea unor trăsături de personalitate;
- se pun întrebări generale care să-l determine pe solicitant să
vorbească despre sine;
- întrebările adresate nu au strict legătură cu serviciul;
- întrebările sunt o combinaţie de întrebări generale şi specifice,
neadresate într-o anumită ordine.
• Interviul sub presiune
31
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
32
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
33
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
34
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
Interviul prilejuieşte un schimb de informaţii între candidat şi cel care face angajările
privind postul ce urmează să fie ocupat. In primul minut de contact faţă în faţă, reprezentantul
companiei va lua prima decizie. Decizia se bazează pe reacţia personală a acestuia vizavi de
prezenţa dumneavoastră. Dacă prima impresie este negativă, probabil nu veţi reuşi să obţineţi
oferta, chiar dacă dispuneţi de pregătirea necesară slujbei.
Înfăţişarea generală însă trebuie să fie atractivă, adecvată, cuviincioasă, sănătoasă, dinamică
şi originală. Trebuie să vă prezentaţi ca o persoană calmă şi sigură pe sine. Aceste lucruri se
comunică prin aspectul şi limbajul corpului. Dacă sunteţi mulţumit de dumneavoastră, mesajul va
transpare în exterior în mod răspicat şi limpede. Dacă nu sunteţi mulţumit, mesajul va fi, de
asemenea, recepţionat printr-o simplă privire asupra dumneavoastră.
Principalele reguli de comportament în cadrul unui interviu sunt:
• Îmbrăcaţi-vă în stil "conservator".
• Bunul simţ = nici un miros.
• Acordaţi mare importanţă interviului eliminând nepăsarea trădată de înfăţişare.
• Nu întârziaţi la interviu, dar nici să nu ajungeţi cu prea mult timp înainte.
• Nu fiţi prea familiar, dar nici prea rezervat.
• Nu vă uitaţi la ceas în timpul interviului.
• Fiţi sigur că ştiţi exact numele pe care le pronunţaţi.
• Fiţi politicos cu oricine, toată lumea de acolo contează.
• Fiţi destins dar păstraţi aerul profesional.
35
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
36
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
Crearea unui colectiv performant şi ataşat firmei trebuie să fie unul dintre principalele
obiective ale oricărui manager. Din acest motiv trebuie să fiţi într-o permanentă căutare de astfel de
persoane şi să nu aşteptaţi până în momentul în care apar dificultăţi. Chiar dacă situaţia actuală nu
necesită neapărat o schimbare, preocupaţi-vă tot timpul de găsirea unor oameni competenţi.
Nu priviţi angajarea ca pe o problemă unilaterală. O persoană pregătită, de care are nevoie
firma dumneavoastră, nu caută cu disperare un loc de muncă, deoarece, în mod sigur, are mai multe
oferte.
Aşadar, căutaţi la rândul dumneavoastră să faceţi o ofertă atrăgătoare candidatului şi să fiţi
pregătit să răspundeţi la o întrebare pe care el şi-o poate pune: "De ce aş accepta această slujbă?".
1. Ce tip de salariat căutaţi?
2. In ce mod doriţi să contribuie noul salariat la creşterea profitului?
3. Care sunt, în detaliu, sarcinile care îi revin?
4. Imaginaţi-vă "candidatul ideal". Ce pregătire şi aptitudini aveţi în vedere?
5. Candidatul trebuie să facă faţă unor sarcini deosebite? Care sunt acestea?
6. Cum va trebui să lucreze "candidatul ideal" pentru îndeplinirea sarcinilor:
program parţial sau complet? Va trebui să lucreze la firmă sau poate lucra la domiciliul său?
7. Ce salariu lunar sunteţi dispus să-i acordaţi?
8. Vreţi să stimulaţi salariatul printr-o participare la profit? Daca dă, sub ce
formă?
9. De când aveţi nevoie de salariatul respectiv?
10. Nu uitaţi cheltuielile suplimentare (concedii de boală, asigurări sociale, pensie, şomaj,
accidente de muncă, ore suplimentare etc.).
11.Orice nou salariat, înainte de a obţine rezultatele dorite, are nevoie de timp pentru formare,
care cere din partea dumneavoastră energie şi bani.
12. Analizaţi imaginea individului, punctele tari în activitatea curentă, automotivarea,
caracteristicile postului ideal, presiunile existente, comentarii asupra frustrărilor, stresului,
motivării etc.
13. Construiţi întrebări specifice pentru intervievarea în domeniile managementului, vânzărilor
şi în cel tehnico-administrativ:
- management: rapoarte asupra conducerii şi motivării, luarea deciziilor, planificarea şi
rezolvarea problemelor, comunicare şi perfecţionarea celorlalţi angajaţi;
- vânzări: rapoarte despre deschiderea procesului de vânzare, comunicare, încheiere
vânzări, relaţia cu clientul, prezentare şi administrare;
37
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
38
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
Cei mai mulţi întreprinzători se bazează pe faptul că se pricep la oameni şi că sunt în stare să
"simtă" candidatul potrivit după numai câteva întrebări. De aici rezultă în principal angajările
greşite. Pentru a realiza un criteriu bun, este important să comiteţi cât mai puţine greşeli.
• Nu vorbiţi prea mult
Mulţi întreprinzători sau directori de personal sunt atât de vorbăreţi în timpul interviului,
încât candidaţii nu apucă să spună mare lucru despre ei. Cât ar trebui să vorbească fiecare? Circa
25% intervievatorul şi 75% candidatul. In realitate, lucrurile stau exact pe dos, ceea ce înseamnă ca
intervievatorul adoptă o atitudine dominatoare, menită să intimideze puţin. Dar intimidarea nu
serveşte cu nimic la atingerea scopului interviului.
• Notaţi întrebările pe hârtie înaintea interviului
Discuţia poate devia foarte uşor. Vă puteţi trezi la capătul celor 30 de minute afectate
interviului că ştiţi foarte multe despre cât de priceput la fotbal era candidatul în liceu, dar foarte
puţin despre pregătirea de specialitate pe care o are. De aceea notaţi pe hârtie întrebările şi căutaţi să
obţineţi răspunsuri la fiecare dintre ele, chiar dacă fotbalul vi se pare mai fascinant.
• Nu ţineţi foaia cu întrebări la vedere
De preferat ar fi să ştiţi pe de rost ce întrebări vreţi să-i puneţi şi ordinea lor, dar în cazul în
care credeţi că nu puteţi face acest lucru, notaţi-le în agenda dumneavoastră şi uitaţi-vă din când în
când pe ele pentru a fi sigur că aţi pus toate întrebările necesare.
• Nu neglijaţi să luaţi notiţe
S-a constatat că, în general, candidaţii care susţin ultimii interviul au cele mai mari şanse să
fie angajaţi. Aceasta deoarece întreprinzătorul nu şi-a luat notiţe şi a uitat, pur şi simplu, cu ce
argumente au venit primii intervievaţi. Singura modalitate prin care vă veţi aminti cu exactitate cum
s-a prezentat fiecare candidat este să-i schiţaţi (în timpul sau imediat după interviu) un scurt portret.
• Nu fiţi superficial atunci când luaţi decizia finală
Atunci când vă hotărâţi pe cine angajaţi nu neglijaţi să epuizaţi toate formele de informare
despre candidatul dumneavoastră, chiar dacă acest lucru ar însemna mai mult timp şi mai mulţi
bani.
Aptitudinea de a asculta este foarte rar întâlnită în viaţa de zi cu zi. Foarte puţini oameni
sunt în stare să facă acest lucru.
Adevăraţii manageri, în mod obligatoriu, trebuie să fie nişte buni ascultători. In timpul
interviului, reprezentanţii resurselor umane trebuie să dispună de răbdare şi înţelegere în vederea
unei ascultări active a competitorilor la angajare. Un ascultător distrat poate fi depistat urmărindu-i-
se reacţiile în timp ce i se vorbeşte:
- nu are răbdare şi întrerupe interlocutorul pentru a-şi ţine propriul discurs;
- pare de acord mult prea uşor cu orice se spune;
- crede că ştie (anticipează) tot ceea ce urmează să i se spună;
- îşi pierde interesul repede;
- dă din cap tot timpul;
- are o privire neatentă şi mişcări nervoase ale corpului;
- pune rar întrebări;
- încearcă extrem de rar să obţină mai multe informaţii de la interlocutor.
Urmărind cu atenţie "limbajul trupului" se poate aprecia, relativ cu multa uşurinţă, dacă
mesajul este înţeles cu adevărat. Din păcate, mulţi dintre noi ne facem "vinovaţi" de un astfel de
comportament, chiar dacă nu intervin toate aceste deficienţe de ascultare. Problemele provin din
faptul că foarte mulţi oameni cred că "a asculta" se referă numai la "ciulirea" urechilor, când, în
realitate este vorba despre capacitatea de a participa activ la recepţionarea unor mesaje. Ascultarea
activă înseamnă să ştii ce urmează să spui, cum trebuie să spui (inclusiv tonul vocii) şi ce nu este
bine să spui. Un bun ascultător îşi poate da seama ce doreşte o persoană să comunice, chiar dacă
39
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
mesajul nu este explicit. Cu alte cuvinte, ascultarea este o abilitate activă care implica ochii,
urechile şi creierul.
Trucurile utilizate pentru a vă dezvolta mai bine capacitatea de a asculta sunt:
- faceţi exerciţii pentru a putea păstra tot timpul contactul vizual cu persoana cu care vorbiţi;
- încercaţi să evitaţi expresii de genul "Aha, mda, aşa e, etc.";
- nu tăiaţi vorba oamenilor şi nici nu încercaţi să-i întrerupeţi;
- învăţaţi doar să ascultaţi (nu să judecaţi, să faceţi interpretări imediate) şi să amânaţi enunţarea
propriilor păreri pe mai târziu;
- dacă nu aveţi timpul necesar pentru interviu, formulaţi o scuză şi amânaţi-l pentru o zi
ulterioară;
- formulaţi ce aveţi de gând să spuneţi după ce interlocutorul dumneavoastră a terminat de vorbit.
Ascultarea înseamnă, pe scurt, receptivitate faţă de mesajul real care se transmite. Pentru a
realiza cu adevărat acest lucru, trebuie prinsă semnificaţia din spatele cuvintelor.
Procesul verbal – este un document oficial in care se inregistreaza o anumita constatare sau
se consemneaza pe scurt discutiile si hotararile unei anumite adunari.
Minuta – este un document care consemneaza anumite lucruri, asemanadu-se cu procesul
verbal de constatare. Se deosebeste de acesta prin faptul ca inregistreaza o propunere sau actiune
intreprinsa la un moment dat care urmeaza a fi completata ulterior.
Scrisoarea de afaceri – in lumea afacerilor, scrisoarea este inca unul din cele mai eficiente
moduri de transmitere a informatiei.
* O scisoare de afacere trebuie:
– sa castige ATENTIA cititorului;
– sa-i trezeasca si sa-i capteze INTERESUL
– sa-i aprinda DORINTA pentru ceea ce-i propune scrisoarea;
– sa-l indemne la ACTIUNE in directia sugerata de scrisoare.
* O scrisoare de afaceri trebuie intocmita cu multa grija, respectandu-se anumite reguli:
– redactare ingrijita si estetica;
– limbaj simplu, fara a exagera in acest sens;
40
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
ACTIVITATEA CARACTERISTICILE
1. Conceperea si redactarea numai de catre manager, continutul este adaptat la specificul
documentelor organizatiei
exprimare concisa si clara
modul de redactare asigura intelegerea si respectarea
continutului de catre angajati
2. Comunicarea numai catre persoanele interesate
continutului documentelor se apeleaza la diferite modalitati afisare, citire de catre cei
interesati si semnarea pentru luare la cunostinta
asigurarea feedback-ului
41
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
Mulţi au impresia că trimiterea unui curriculum vitae firmei despre care au auzit că face
angajări este de ajuns, ceea ce este greşit. Abordarea problemei solicitării unui loc de muncă include
obligatoriu ataşarea unei scrisori de intenţie.
Scrisoarea de intenţie acompaniază curriculum vitae în momentul în care îl trimiteţi unui
posibil angajator. Ea are rolul de a vă prezenta ca pe un candidat capabil.
Elementele pe care trebuie să le conţină scrisoarea de intenţie sunt:
- Solicitarea efectivă a postului pe care îl doriţi.
- Explicaţi în cuvinte puţine şi ferme de ce doriţi postul respectiv, care ar fi principalele calităţi pe
care le aveţi şi pentru care meritaţi postul, ce doriţi să realizaţi în cadrul firmei.
- Menţionaţi ce anume din activitatea, prestigiul firmei, v-a determinat să solicitaţi acest post.
- Manifestaţi-vă încrederea că angajarea dumneavoastră va fi de bun augur pentru ambele părţi.
Scrisoarea de intenţie conţine motivaţia, calificările şi exprimă disponibilităţile
dumneavoastră faţă de firma la care intenţionaţi să vă angajaţi, într-un format concis şi atractiv. Este
prima dumneavoastră şansă de a face o impresie bună, iar o scrisoare concepută exclusiv pentru
firma respectivă arată interesul deosebit pe care îl acordaţi acesteia.
CV-ul dumneavoastră poate da o mulţime de informaţii (locurile în care aţi lucrat, studii
etc.), dar scrisoarea de intenţie trebuie să-l facă pe cititor să se gândească un minut în plus să vă
aleagă pe dumneavoastră şi nu pe oricare alt candidat.
Scrisorile de intenţie sunt de două tipuri:
1. “Cover letters” sunt acele scrisori care se trimit pentru o poziţie precisă, în urma unui
anunţ al organizaţiei angajatoare. Numai 20% dintre posturile valabile la un moment dat sunt
anunţate (este ceea ce se numeşte “piaţa de munca vizibilă”). Vor exista, deci, foarte mulţi
competitori în încercarea de obţinere a posturilor anunţate. In fapt, 90% dintre persoanele care caută
un loc de muncă se orientează numai către acest sector de 20%, al posturilor anunţate. Nu limitaţi
aria de trimitere a scrisorilor numai către posturile anunţate. Postul pe care îl doriţi este posibil să nu
fie anunţat în presă sau în alte surse.
2. “Broadcast letters” sunt scrisorile care se trimit către locuri de muncă neanunţate. Ele
informează managerii asupra potenţialului dumneavoastră, cu scopul unei eventuale abordări
ulterioare.
Posturile care nu sunt anunţate le puteţi localiza prin consultarea cataloagelor, ziarelor,
periodicelor, organizaţiilor profesionale şi a Internet-ului. Căutaţi oportunităţi în mediul de afaceri,
în industrie, servicii sociale, educaţie, guvern etc. Mulţi oameni doresc să vă ajute dacă pot, aşa că
trebuie doar să cereţi asistenţa lor. Întrebaţi care este numele şi adresa angajatorului. Mergeţi
personal să vedeţi potenţialele locuri de muncă (direct sau prin telefon pentru stabilirea unui
interviu). Dacă aceste metode nu vă sunt accesibile puteţi trimite o scurtă scrisoare prin care
solicitaţi o scurtă întâlnire.
Cele două tipuri de scrisori au similarităţi şi trebuie să includă următoarele elemente:
accentul va cădea pe punctele forte cerute de post astfel încât angajatorul să facă o conexiune uşoară
cu cerinţele organizaţiei sale. Punctele forte vor fi elaborate pornind de la calificările prezente.
Exemplele ce conţin numere, cifre conduc la creşterea încrederii în acurateţea scrisorii. Prin
scrisoare vă veţi diferenţia net faţă de ceilalţi competitori. Motivaţi-l pe angajator, faceţi-l să-şi
dorească să vă întâlnească. Linia generală trebuie să fie pozitivă, să păstreze caracteristici de
confidenţialitate, dar nu trebuie să treceţi limita spre egoism.
Scrisoarea tip "cover" este adresată şi trimisă unei persoane sau unui departament
specificate într-un anunţ. Dacă nu este specificat nici un nume, încercaţi să-l obţineţi din alte surse,
pentru a personaliza trimiterea. In primul paragraf trebuie trecut titlul postului din anunţ. Trebuie
menţionate beneficiile pe care le puteţi aduce şi care este interesul dumneavoastră faţă de
organizaţie şi postul solicitat. După ce consideraţi că angajatorul a primit scrisoarea, telefonaţi
pentru a restârni interesul asupra dumneavoastră şi pentru a stabili data unui interviu.
42
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
Scrisoarea tip "broadcast" este adresată şi trimisă şefului de departament unde doriţi să
lucraţi. Dacă organizaţia este mică, trimiteţi scrisoarea direct preşedintelui sau directorului executiv.
In primul paragraf, pe baza cercetărilor făcute, menţionaţi exact poziţia de care sunteţi interesat,
ceea ce puteţi oferi, ceea ce ei au nevoie şi de ce ar apela la dumneavoastră. Menţionaţi şi numele
persoanelor (cu permisiunea lor) de la care aţi obţinut informaţiile.
Scrisorile trebuie să aibă la bază activităţile pe care le puteţi presta pentru angajator. Pentru
acest tip de scrisoare se admite maximum o pagină. Manifestaţi-vă entuziasmul, chiar dacă el este
numai aparent. Trebuie să treziţi şi să păstraţi interesul cititorului, de la începutul şi până la sfârşitul
scrisorii. Evitaţi fraze de genul “aşa cum puteţi vedea”. Cititorul s-ar putea să nu fie în stare să vadă
punctul pe care doriţi să-l accentuaţi.
• Scrisorile de mulţumire
Trimiteţi scrisori de mulţumire oricărei persoane care v-a ajutat. Mulţumiţi fiecărei persoane
cu care aţi susţinut un interviu, menţionând câteva aspecte din care aţi avut de învăţat.
Promptitudinea scrisorilor este un element esenţial. Menţionaţi în scris aprecierile dumneavoastră
pentru informaţiile pe care le-aţi primit. Mulţumiţi persoanelor care v-au dat referinţe.
• Scrisoarea de mulţumire post-interviu
Folosiţi această scrisoare, cea mai neglijată dintre toate tipurile de scrisori, pentru a informa
un posibil angajator cu privire la interesul dumneavoastră pentru postul oferit. Rezumaţi-vă
punctele dumneavoastră puternice şi exprimaţi-vă dorinţa de a fi inclus în următorul set de
interviuri. Promptitudinea (max. 24 ore) cu care trimiteţi scrisoarea după interviu este foarte
importantă. Puteţi menţiona şi alte informaţii pe care aţi uitat să le transmiteţi la interviu.
Reamintiţi-i intervievatorului calificările dumneavoastră pentru poziţia pe care o doriţi şi beneficiile
pe care le va obţine compania dacă vă angajează.
• Scrisoarea ca urmare a respingerii candidaturii
După ce primiţi un "ne pare rău, dar...", scrieţi încă o scrisoare. Veţi demonstra astfel
atitudinea pozitivă faţă de organizaţia care v-a respins.
Sugeraţi că sunteţi interesat de un post similar celui pentru care aţi fost intervievat sau de un
posibil alt post care se eliberează în cadrul companiei.
Se mai pot scrie scrisori pentru scoaterea CV-ului dumneavoastră din baza de date a
candidaţilor, pentru refuzarea unei oferte de muncă, de acceptare a unui loc de muncă etc. In
principiu, orice aspect nou apărut poate fi un bun motiv pentru o scrisoare.
43
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
Dacă vă aşteptaţi ca un şef de personal să caute printr-o mulţime de informaţii date într-o
scrisoare de intenţie pentru a-şi da seama de ce a fost trimisă, vă înşelaţi, acest lucru nu se va
întâmpla niciodată.
• Ce vă face diferit
Subliniaţi calităţile şi abilităţile dumneavoastră şi arătaţi cum le puteţi pune în slujba firmei.
Dacă aveţi o experienţă profesională relevantă, menţionaţi-o pe scurt în scrisoare.
• Nu includeţi informaţii negative
Nu includeţi niciodată menţiuni despre conflictele avute la alte locuri de muncă, litigii în
curs etc. Dacă vorbiţi de rău locurile unde aţi fost angajat, cititorul se întreabă, pe bună dreptate,
dacă urmează şi el la rând.
• Informaţii despre salariu
Regula este să menţionaţi nivelul salariului cerut în scrisoarea de intenţie (dacă firma
respectivă cere acest lucru) şi niciodată în CV. Puteţi face acest lucru sub forma: “Salariul solicitat
se încadrează între … şi …, negociabil” sau “Ultimul salariu a fost de …”
• Arătaţi-vă disponibilitatea de comunicare
Scrisoarea de intenţie trebuie să vă prezinte ca pe o persoană foarte deschisă spre
comunicare. Menţionaţi că sunteţi disponibil pentru interviu; furnizaţi toate detaliile cum puteţi fi
contactat (telefon, e-mail, adresă).
• Fiţi direct
O scrisoare de intenţie redactată profesionist şi un CV bun vă pot deschide calea spre un nou
post. O prezentare clară şi fără greşeli (de orice natură), construită pe cuvinte puternice, va încuraja
cititorul să parcurgă cu atenţie CV-ul dumneavoastră şi să vă cheme la interviu.
Scrierea efectivă a scrisorilor este un aspect esenţial al căutării unui loc de muncă. Ele
trebuie să reflecte personalitatea dumneavoastră.
Trebuie să vă decideţi cu privire la scopul scrisorii, forma de prezentare a informaţiilor şi
informaţiile propriu-zise. Punctele esenţiale ale scrisorii trebuie să fie la obiect, în linia scopului
acesteia.
In activităţile de planificare a carierei şi de căutare a unui post se intră în contact cu foarte
mulţi oameni, care se grupează în două categorii:
de pre-contact - persoane cu care nu s-a comunicat încă (verbal sau scris); trebuie să obţineţi
numele şi funcţia persoanei căreia îi veţi scrie; acordaţi atenţie formulei de adresare. Scrisoarea
va fi mai bine receptată dacă este adresată unei persoane şi nu unei funcţii din organizaţie.
de post-contact - persoane cu care aţi intrat deja în contact; trebuie să obţineţi cartea de vizită sau să
notaţi datele persoanelor cu care intraţi în contact (nume, funcţie, adresă, telefon, fax, e-mail,
telefon mobil etc.), încă din timpul primei discuţii; notaţi-vă orice informaţie pe care o obţineţi
cu privire la postul liber, acest lucru fiind de un real folos în redactarea ulterioară a scrisorilor.
Calitatea scrisorii dumneavoastră va determina prima impresie a angajatorului. Înainte de a
începe să scrieţi, analizaţi încă o dată cerinţele locului de muncă şi competenţele pe care le aveţi.
Realizaţi o comparaţie obiectivă între cerinţe şi competenţe. Care sunt “punctele tari” pe care le
aveţi? Cercetaţi organizaţia angajatoare şi veţi descoperi ce avantaje competitive va trebui să le
prezentaţi. Personalizaţi-vă informaţiile privitoare la dorinţa şi motivaţia dumneavoastră de a obţine
acel post.
Scrisoarea va conţine numai informaţiile relevante, particularizate prin experienţa
dumneavoastră de angajat, educaţie, obiective atinse, atribute personale cerute de post. Scrisoarea
are rolul de a pune în lumină calităţile dumneavoastră cele mai importante, CV-ul fiind mult mai
cuprinzător.
44
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
O scrisoare de intenţie trebuie să fie "conversaţională", nici prea formală dar nici cu un stil
prea degajat. Cea mai grea parte a conceperii unei scrisori de intenţie este găsirea tonului potrivit:
un ton prea degajat - angajatorul va crede că expeditorul nu este tocmai sincer; un ton prea formal -
scrisoarea va suna prea pompos.
O scrisoare de intenţie trebuie să fie concisă. Cel care citeşte o scrisoare de intenţie de multe
pagini se plictiseşte de la primele paragrafe, trecând la următoarea. O scrisoare de intenţie bună nu
va avea niciodată mai mult de o pagină şi două paragrafe.
O scrisoare de intenţie trebuie să fie corect scrisă. Greşelile gramaticale sau de ortografie
sunt de neiertat. Un angajator care ar citi o astfel de scrisoare ar vedea prin ea un candidat neglijent,
care nici măcar pentru a solicita un post nu este în stare să-şi dea toată silinţa. Recitiţi şi corectaţi
orice greşeală, oricât de minoră ar părea ea. Mulţi angajatori văd în scrisoarea de intenţie un
exemplu al calităţilor de comunicare ale candidatului. Nu pierdeţi această ocazie de a face o
impresie bună de la început.
O scrisoare de intenţie trebuie să reflecte interesul dumneavoastră pentru firma la care vreţi
să vă angajaţi. De aceea, ea trebuie să includă date specifice din care să rezulte că firma va beneficia
de calităţile şi aptitudinile dumneavoastră. Exprimaţi-vă încrederea în această firmă arătând ca ştiţi
câte ceva despre afacerile pe care le derulează şi despre poziţia sa pe piaţă. Asemenea informaţii le
puteţi obţine din publicaţii de specialitate, articole de presă, statistici oficiale, site-ul firmei de pe
Internet etc. Investiţi timp pentru studiul mediului de afaceri al firmei înainte de a scrie scrisoarea
de intenţie.
Pentru început scrieţi ideile, una sub alta, aşa cum vă vin în minte. După această etapă,
analizaţi materialul, grupaţi ideile pe teme şi scrieţi propoziţiile care vor încorpora temele în
paragrafe. Accentuaţi contribuţiile pe care le puteţi aduce organizaţiei. Puneţi accentul pe achiziţiile
de până acum şi pe modul în care le puteţi transfera asupra noului loc de muncă. Din cercetarea
noului loc de muncă sau din anunţ selectaţi cuvintele care se referă la cerinţe (“este cerută, trebuie
să aibă, foarte necesar, cunoscător al”). Acordaţi atenţie punctării fiecăreia dintre aceste cerinţe. Ele
sunt, de fapt, avantajele dumneavoastră competitive. Folosiţi verbe de acţiune. Nu este indicat să
reproduceţi ce este scris în CV. Evitaţi folosirea cuvintelor negative şi a sintagmelor cu conotaţii
negative. Evitaţi sintagmele “de altfel”, “oricum ar fi” etc., deoarece au conotaţii negative. Puneţi
accentul pe calificările pe care le aveţi pentru noua poziţie, chiar dacă printre ele se află unele care
nu există în mod real.
Intr-o scrisoare tip “broadcast”, alegerea modalităţii de frazare a obiectivului personal pentru
noul post trebuie să se facă foarte prudent. Dacă este prea limitat s-ar putea să nu fie considerat
îndeajuns pentru postul respectiv, iar dacă este prea larg poate fi perceput ca fiind nefocalizat,
indecis, specific unei căutări a unui post oarecare. Când se trimit scrisori pe piaţa “ascunsă” de
muncă, nu trebuie trimise sute de scrisori pentru simplul motiv că nu se va putea face o cercetare
obiectivă a organizaţiilor. Rata de răspuns nu justifică timpul şi costurile. Va trebui să vă
concentraţi iniţial asupra a 15-20 de organizaţii, după care treceţi la următorul grup de 15-20.
Citiţi prima formă a scrisorii de mai multe ori. Evitaţi frazele care încep cu “Eu…”.
Folosirea repetată a sintagmei “Eu”, monotonia frazei, scrisul incoerent, plictisitor, scade nivelul de
atingere a obiectivului scrisorii. Paragrafele vor trebui să se limiteze la 4-5 propoziţii, iar
propoziţiile nu trebuie să fie mai mari de două rânduri. Prima propoziţie a paragrafului are rolul de a
introduce subiectul care va fi dezvoltat în restul paragrafului.
Trimiteţi scrisoarea în original şi nu copii cu aspect de reproducere în masă păstrând
întotdeauna o copie a scrisorii. Contactaţi telefonic, în cel mai scurt timp, persoana căreia i-aţi
adresat scrisoarea.
Puteţi concepe şi folosi scrisori cu antet şi cărţi de vizită personalizate. Efectul obţinut
asupra angajatorului va fi cel de seriozitate şi profesionalism.
45
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
Tipărirea scrisorii trebuie să fie de calitate, având aceeaşi formă ca şi CV-ul. Aranjarea în
pagină şi forma grafică finală sunt foarte importante. Verificaţi claritatea, tonul abordat, acurateţea,
punctuaţia, gramatica etc.
Trimiteţi scrisoarea şi curriculum vitae într-un plic mare, care să nu îndoaie hârtia.
Adresa destinatarului
Textul scrisorii.
(despărţiţi paragrafele cu un singur rând)
Cu stimă,
Semnătura
Numele dumneavoastră
Funcţia dumneavoastră
46
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
Un curriculum vitae este o schiţă biografică întocmită de un candidat care solicită un post
sau o poziţie. În general informaţia conţinută de un CV trebuie atent selectată, ordonată şi inclusă în
secţiuni bine cântărite şi anunţate de titluri şi subtitluri adecvate.
Se pot distinge următoarele tipuri de Curriculum Vitae:
a. Cronologic - este organizat în ordinea datelor angajărilor anterioare, începând cu cele mai
recente. Angajatorii preferă acest stil de CV şi îl consideră cel mai relevant şi uşor de parcurs.
Utilitate: Cei care îşi caută un nou loc de muncă, având o experienţă solidă şi un istoric al
angajărilor anterioare relevant, pot folosi acest stil cu eficienţă maximă. Cei care vor să-şi schimbe
domeniul de activitate sau cei cu puţină experienţă vor întimpina dificultăţi în a-l întocmi.
b. Propriu-zis - este prezentarea detaliată a studiilor, publicaţiilor, proiectelor, premiilor şi a
locurilor de muncă anterioare.
Utilitate: Va fi folosit de cei cu activitate ştiinţifică, academică, fiind necesar la solicitarea
unor posturi în învăţământ sau cercetare.
c. Funcţional - este rearanjată cronologia angajărilor, acestea fiind grupate în secţiuni
pentru a sublinia abilităţile şi realizările personale. Unora dintre angajatori le displace acest gen de
CV, mai ales dacă nu pot corela cu uşurinţă abilităţile cu poziţiile ocupate, nivelele de
responsabilitate cu datele privind experienţa. Trebuie să evitaţi pe cât posibil acest fapt şi prin
menţionarea firmei pentru care aţi lucrat, în fiecare secţiune care descrie o realizare personală.
Utilitate: Acest tip de CV vă dă posibilitatea să subliniaţi şi să corelaţi între ele abilităţile şi
realizările la care acestea au condus, lucruri care nu pot fi atât de evidente într-un CV cronologic.
Dacă una din descrierile de mai jos se potriveşte situaţiei dumneavoastră, puteţi lua în considerare
întocmirea unui CV funcţional:
- Aveţi o experienţă "mixtă", nu aveţi o continuitate clară între poziţiile deţinute.
- Sunteţi proaspăt absolvent. Trebuie să arătaţi cum abilităţile şi cunoştinţele folosite în trecut
(chiar în realizarea proiectelor la cursuri) vă pot ajuta la locul de muncă dorit.
- Funcţiile deţinute (ex: Asistent Administrativ sau Coordonator Marketing) nu reflectă clar
nivelul de pregătire pe care îl aveţi.
- Faceţi o schimbare de carieră - schimbaţi domeniul (ex: plecaţi dintr-un spital la o companie
farmaceutică) sau vă schimbaţi ocupaţia (ex: plecaţi din producţie la vânzări).
d. Electronic - este un CV cronologic sau funcţional formatat grafic astfel încât să poată fi
scanat sau trimis în formă electronică (diskete, e-mail).
Firmele mari folosesc sisteme automate de stocare a informaţiilor. Căutarea unui candidat la
un moment dat se face prin cuvinte cheie. De asemenea, aceste CV-uri pot fi adunate în baze de
date în care firmele interesate vin să caute potenţiali candidaţi.
Utilitate: Băncile de CV-uri devin tot mai utilizate de multe firme. Oricum, este bine să fiţi
pregătiţi pentru această eventualitate care va deveni practică curentă în foarte scurt timp.
47
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
48
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
50
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
Numele şi prenumele
51
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
Deborah Greer
Address Phone, fax, e-mail
Objective
Tips
52
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
1.7.4.COMUNICAREA NONVERBALA
53
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
Limbajul spatiului
In functie de spatiul personal stabilit de un manager, de distanta pe care o alege fata de
interlocutor, de locul ales pentru birou, putem afla anumite lucruri despre personalitatea sa, stilul de
conducere practicat.
Studiul modului in care oamenii folosesc spatiul din jur, aranjeaza spatiul din incaperi,
stabilisc distanta dintre ei se numeste proxemica.
Practica arata ca fiecare om percepe spatiul in mod diferit si ca exista diferente culturale
privind folosirea spatiului.
Limbajul vestimentatiei
Exista numeroase materiale de specialitate privind felul in care trebuie sa se imbrace
angajatul, managerul, omul de afaceri. Parerile celor in cauza asupra eficientei acestor recomandari
variaza.
Imbracamintea trebuie sa fie adecvata muncii pe care o efectuam. Este indicat sa purtam
haine de calitate, intr-un stil care nu se va demoda usor si cateva accesorii elegante. In functie de
sex putem schimba frecvent cravata, camasa, esarfa, bluza etc. Totul trebuie sa fie curat si calcat.
Chiar daca detinem functii de conducere, in situatii neoficiale, de lucru, putem practica un
stil informal, la care renuntam (apelam la costum) in situatii formale.
Limbajul timpului
Dintre toate resursele pe care le au managerii la dispozitie pentru a-si desfasura in conditii
bune activitatea, una singura este distribuita in mod egal: timpul.
Acesta, ca resursa prezinta urmatoarele particularitati:
– nu poate fi inmagazinat sau stocat;
– orice am face timpul se consuma in acelasi ritm: 60 minute intr-o ora, 24 ore / zi etc.
– timpul neutilizat sau utilizat nerational este irecuperabil.
Folosirea eficienta a timpului de lucru presupune prezenta unor trasaturi ca memorie, flexibilitate,
spirit de observatie, capacitate de a stabili prioritati, priceperea de a contacta, intretine si cultiva
relatii amiabile, capacitate de efort.
In functie de modul in care fiecare isi gestioneaza timpul sau, putem afirma ca foloseste
aceasta resursa pentru a comunica.
Stiinta care se ocupa cu studiul limbajului timpului se numeste cronemica.
Limbajul tacerii
A sti sa taci este o calitate a omului pretuit din cele mai vechi timpuri. Chiar si prin tacere,
oamenii comunica ceva: aprobare, dezaprobare, discretie, ratiune, pastrarea unei taine, admiratie.
Un manager apeleaza la tacere ca mijloc de comunicare nonverbala, deoarece:
– dezaproba anumite opinii si nu vrea sa discute in contradictoriu;
– considera ca exista anumite fapte, situatii, asupra carora este mai bine sa cada tacerea;
54
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
Limbajul culorii
Culorile influenteaza si ele comunicarea. Ele evidentieaza atitudinea omului fata de viata si
fata de cei din jur.
ÎNTREBĂRI RECAPITULATIVE
TESTE DE EVALUARE
1. Care „lege” de manipulare interpersonala spune ca: „atunci când cineva ia o poziţie,
verbal sau în scris, în legătură cu ceva, o să tindă apoi să apere acea poziţie şi se va comporta în
consecinţă, indiferent dacă poziţia lui are sens şi, deseori, în ciuda evidenţei contrariului”:
a. legea coerentei
b. legea dovezii sociale
c. legea simpatiei
d. legea reciprocităţii
55
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
„dacă cineva vă dă ceva ce vi se pare valoros, simţiţi dorinţa să daţi ceva în schimb
a. legea coerentei
b. legea dovezii sociale
c. legea simpatiei
d. legea reciprocităţii
4.Care dintre următoarele elemente nu trebuie să fie în conţinutul unei scrisori de intenţie?
5. Care dintre următoarele tipuri de scrisori de intenţie se trimit pentru o poziţie precisă
( locuri de muncă anunţate)
a. „broadcast letters”
b. „cover letters”
c. scrisori de mulţumire
d. scrisori ca urmare a respingerii candidaturii
56
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
TESTE DE EVALUARE
57
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
CAPITOLUL II : NEGOCIEREA
Obiective
- cunoaşterea etapelor procesului de negociere
- cunoaşterea şi însuşirea principalelor tactici şi tehnici de negociere
- cunoaşterea modalităţilor de negociere a contractelor
Rezumat
În acest capitol sunt prezentate principiile de bază în procesul negocierii, greşelile pe care le
fac managerii în mod curent în procesul de negociere, etapele procesului de negociere (pregătirea
negocierii, negocierea efectivă, încheierea negocierii).
În partea a doua sunt descrise principalele tactici şi tehnici de negociere, precum şi
negocierea contractelor.
"Să nu negociem niciodată fără frică. Dar să nu ne fie niciodată frică să negociem" - J. F.
Kennedy
Negocierea reprezintă cel mai eficient mijloc de comunicare, având avantajul că realizează,
în cel mai scurt timp, efectul scontat. Ea se referă la o situaţie în care părţile participante
interacţionează în dorinţa de a ajunge la o soluţie acceptabilă, în una sau mai multe probleme aflate
în discuţie.
În Dicţionarul explicativ al limbii române, negocierea este definită drept: “o acţiune, prin
care se tratează cu cineva încheierea unei convenţii economice, politice, culturale etc.” sau “o
acţiune de intermediere, de mijlocire a unei afaceri”.
În Dicţionarul de Economie Politică se defineşte noţiunea de negociere colectivă, în sensul
de “tratative multilaterale cu privire la probleme de interes comun”.
Dicţionarul diplomatic defineşte conceptul de negociere prin prisma importanţei acesteia în
acest domeniu de activitate, respectiv: “o funcţie centrală a diplomaţiei şi mijlocul cel mai
important şi mai eficient de rezolvare pe cale paşnică a diferendelor şi conflictelor internaţionale,
indiferent de natura şi amploarea acestora”.
Din punct de vedere economic, în general şi al comerţului, în particular, negocierile
reprezintă o serie de tratative, discuţii purtate între doi sau mai mulţi parteneri, în legătură cu un
deziderat economic comun, în vederea realizării unor înţelegeri sau tranzacţii comerciale.
Autorii Gheorghe Pistol şi Luminiţa Pistol, în lucrarea “Negocieri comerciale - uzanţe şi
protocol” definesc negocierea ca fiind “forma principală de comunicare, un complex de procese, de
activităţi, constând în contacte, întâlniri, consultări, tratative desfăşurate între doi sau mai mulţi
parteneri, în vederea realizării unei înţelegeri”10.
Domenii ale negocierii comerciale:
10
Gheorghe Pistol, Luminiţa Pistol - “Negocieri comerciale – uzanţe şi protocol”, Editura Tribuna Economică,
Bucureşti, 2000.
58
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
Lucrarea “Arta negocierii” aparţinând autorilor Jean M.Hiltrop şi Sheila Udall prezintă o
varietate de idei şi materiale care vin în sprijinul managerilor care doresc să devină buni
negociatori, descriind principiile de bază ale negocierii, paşii esenţiali spre negocierea eficientă:
negocierea în cadrul grupurilor şi între grupuri, problemele legate de negocierile interculturale,
cultura negociatorului.
Jean M.Hiltrop este un cunoscut profesor de Managementul Resurselor Umane la Institutul
Internaţional de Dezvoltare a Managementului din Elveţia, doctor în psihologie, publicând o serie
de lucrări în domeniul medierii conflictelor de muncă şi al rezoluţiunilor referitoare la conflictele
internaţionale, lucrând mulţi ani ca negociator în Europa. Sheila Udall este consultant independent
în probleme de educaţie, cu o experienţă de peste 20 de ani în dezvoltarea managementului.
Principiile de bază şi implicaţiile acestora în procesul negocierii se referă la11:
• Negocierea este o activitate voluntară, în sensul că fiecare parte poate renunţa să intre în discuţii
în orice moment;
• O negociere porneşte de obicei de la motivul că cel puţin una din părţi doreşte să schimbe starea
de fapt prezentă şi consideră că este posibilă ajungerea la o înţelegere reciprocă satisfăcătoare;
• Negocierile de succes implică capacitatea de a determina prin observaţie şi analiză cel mai bun
mod de convingere şi punerea în practică a acelui mod de convingere la momentul potrivit
(negocierea înseamnă influenţare şi convingere, nu constrângere şi înfrângere a oponentului);
• Pentru a avea succes, negocierea nu trebuie să fie o luptă pentru supremaţia verbală;
• Nu toate situaţiile garantează un tratament specific negocierii: nu trebuie să începeţi negocierile
când nu vă aflaţi într-o poziţie de a negocia, când nu aveţi timp să vă pregătiţi suficient, când
sunteţi prea slab sau neexperimentat pentru a negocia cu cealaltă parte etc.;
• Întrucât timpul este un factor foarte important în negociere, trebuie să sesizaţi în ce punct al
negocierii vă aflaţi şi să vă planificaţi acţiunile în mod corespunzător; timpul joacă un rol
11
Jean-M. Hiltrop, Sheila Udall - “Arta negocierii”, Editura Teora, Bucureşti, 2000.
59
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
• Pregătirea negocierii
Există trei elemente de bază în orice pregătire:
a) stabilirea obiectivelor negocierii: un obiectiv de primă linie - cel mai bun rezultat realizabil; un
obiectiv de ultimă linie - cel mai puţin bun, dar totuşi acceptabil ca rezultat; un obiectiv ţintă -
ceea ce aşteptaţi să realizaţi efectiv;
b) evaluarea cazului celeilalte părţi urmărind realizarea următoarelor activităţi:
- încercaţi să stabiliţi care sunt pretenţiile celeilalte părţi şi ce încearcă
aceasta să realizeze;
- testaţi dacă în spatele întrebărilor sau pretenţiilor se află de fapt
probleme sau griji specifice;
- faceţi un schimb de date înaintea negocierii;
- gândiţi-vă ce fapte sau argumente va folosi cealaltă parte în
sprijinirea pretenţiilor sale;
- căutaţi subiectele esenţiale care pot influenţa derularea şi rezultatul
negocierii, sau pot cauza întârzieri şi confuzie pe parcursul negocierii.
c) evaluarea punctelor tari şi a punctelor slabe.
Oferta
Oferta reprezintă propunerea de încheiere a unei tranzacţii şi documentaţia tehnică şi
comercială minimală care o însoţeşte. Pentru a se putea realiza perfectarea contractului printr-o
simplă acceptare, oferta trebuie să îndeplinească trei condiţii:
• să fie fermă, adică făcută cu intenţia de a se obliga sub aspect juridic;
61
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
• să fie precisă, adică să nu conţină referiri confuze şi ambigue care pot da o interpretare
echivocă asupra contractului;
• să fie completă, adică să conţină toate elementele contractului propus.
• La rândul său, acceptarea unei oferte trebuie să întrunească şi ea trei condiţii minimale:
• să rezulte dintr-o manifestare de voinţă expresă ori tacită. Acceptarea tacită se poate
exprima fie prin începerea expedierii mărfii sau plata preţului, fie printr-un alt act care
semnifică începerea executării contractului;
• să corespundă întru totul ofertei, prin conţinutul şi forma ei;
• să se producă într-un moment în care oferta mai există încă.
În cazul contractelor sinalagmatice oneroase, tăcerea destinatarului ofertei nu poate fi
considerată acceptare. Dacă s-ar accepta că tăcerea este sinonimă cu acceptarea ofertei, consecinţele
sub aspect comercial şi juridic ar fi incontrolabile. Dacă în ofertă este făcută menţiunea “oferta va fi
considerată acceptată dacă nu se răspunde expres sau dacă nu se returnează marfa (proba)”,
aceasta este lipsită de orice efect juridic. Cel care primeşte marfă cu titlul de ofertă, fără a o fi
comandat, nu este obligat să o restituie.
Atâta timp cât ofertantul şi destinatarul ofertei nu s-au legat prin contract, oricare dintre ei se
poate răzgândi şi poate comunica celuilalt revocarea. Jurisprudenţa afirmă totuşi în principiu după
care “Propunătorul are drept să retragă propunerea până ce nu a luat cunoştinţă de acceptare”
(Ion Turcu, Dreptul afacerilor, Editura Chemarea, Iaşi, 1993). Codul comercial oferă soluţii pentru
situaţii de această natură.
Rămânând la nivel de principiu, vom admite că oferta trebuie să respecte o serie de condiţii
de conţinut şi formă, să respecte uzuanţele comerciale şi eticheta afacerilor, să prezinte claritate,
precizie, conciziune, aspect etc. Oferta poate fi şi facultativă, adică fără obligaţii din partea
emitentului. În acest caz, vânzătorul poate retrage sau modifica oferta, fără efecte juridice. În cazul
celei firme, marfa trebuie păstrată până la finele termenului de opţiune acordat partenerului.
Termenul de opţiune ia sfârşit după prima tranzacţie la nivel de comandă acceptat. Oferta se
consideră refuzată dacă nu este acceptată în termen.
Cererea de ofertă
Cererea de ofertă reprezintă propunerea de a cumpăra un anumit produs sau serviciu,
însoţită de un minim de documentaţie tehnică şi comercială. Documentaţia tehnică însoţitoare poate
lua şi forma unei teme de proiectare sau a unui caiet de sarcină. Sub aspect juridic, cererea de
ofertă are acelaşi regim cu oferta; în fapt, ea reprezintă oferta de a cumpăra ceva anume. Doar sub
aspect tehnic şi comercial ar putea fi puse în discuţie anumite diferenţe.
Conţinutul şi forma unei cereri de ofertă diferă de la un produs sau serviciu la altul, de la o
piaţă sau alta, de la un client la altul. Ea poate merge de la un simplu anunţ până la organizarea unei
licitaţii internaţionale, pe baza unui caiet de sarcini. În cazul unei nevoi urgente şi a existenţei
certitudinii cu privire la caracteristicile produsului şi furnizorului, cererea de ofertă ia forma
extremă de comandă, (ofertă fermă de a cumpăra), în care se indică produsul, cantitatea şi preţul
limită. Dacă nu este cazul unor tratative îndelungate, odată cu cererea de ofertă, se adresează
furnizorului solicitarea ca, odată cu oferta, să trimită şi o factură proforma.
Funcţia de bază a cererii de ofertă este aceea de a iniţia tratativele comerciale, dar ea poate
folosi şi ca instrument de informare şi cercetare de piaţă.
Eticheta afacerilor cere ca destinatarul unei cereri de ofertă să transmită răspunsul său şi în
cazurile în care nu este efectiv interesat în derularea tranzacţiei.
62
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
64
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
totul altceva decât o linie de naţiune raţională. Altceva decât o schemă tactică selectată premeditat,
în raport cu situaţia şi cu adversarul. Tactica premeditată poate fi o tehnică de comunicare eficace, o
capcană retorică sau un truc psihologic. Practica diplomatică şi literatura de specialitate pun la
dispoziţie un întreg arsenal de astfel de tactici, trucuri şi scheme de negociere.
Când suntem confruntaţi cu situaţii dificile, avem tendinţa firească de a reacţiona impulsiv,
fără să gândim suficient (William Ury, Dincolo de refuz, Editura de Vest, Timişoara, 1994).
Când adversarul te încolţeşte, ridică tonul şi trânteşte cu pumnul în masă, numai judeci lucid
şi detaşat, ci cazi pradă uneia din cele câteva genuri de reacţii spontane, adică:
• întorci lovitura,
• cedezi şi te predai fără condiţii,
• abandonezi lupta, rupi relaţia şi laşi totul baltă,
• îţi reprimi pornirile, uiţi interesele, taci şi înghiţi.
Primul gen de reacţie este cel mai frecvent întâlnit şi se bazează pe contră şi răzbunare.
Opune loviturii o nouă lovitură, atacului cu contraatac, răspunzând cu aceeaşi monedă, aplicând
legea Talionului. A ţipat, ţipi. A spart, spargi. A dat, dai. A înjurat, înjuri ş.a.m.d. Este efectul unei
tendinţe inconştiente de a ne proteja de durerea eşecului. Este genul de relaţie victorie/înfrângere, în
care credem că cineva nu poate să câştige fără ca altcineva să piardă.
Din nefericire, rareori riposta violentă este suficientă pentru a convinge adversarul să se
oprească. De cele mai multe ori, conduce la escaladarea conflictului, la o confruntare dură şi
zădarnică. Întoarcerea loviturii duce la deteriorarea bunelor relaţii dintre parteneri. Când eşti
învingător trebuie să te fereşti de învins. El nu va respecta un “acord sau o decizie” care nu a ţinut
seama de interesele şi orgoliile sale. Învinsul de astăzi este duşmanul de mâine.
Al doilea gen de reacţie impulsivă este capitularea fără condiţii. Te faci mic pentru că el este
mare şi cedezi fără luptă. Mergi pe mâna adversarului. Înghisuit în corzi, preferi să cazi de acord cu
el. În mod normal, predarea fără luptă poate conduce la frământări şi regrete ulterioare. Afacerile
bune pot fi ratate. În fapt, dacă ne lăsăm impresionaţi de atacul şi crizele de furie ale adversarului,
cu iluzia că este ultima dată când mai facem acest lucru, nu facem altceva decât să încurajăm alte
isterii ulterioare. Dai unui tigru o bucată de carne cu convingerea că, după asta, vei avea grijă să
devină vegetarian. Când te retragi din conflict, fizic sau emoţional, numai ai nici un cuvânt de spus
şi nici un control asupra a ceea ce se va întâmpla. Prin abandon, de regulă, problema se complică şi
mai mult. În plus, când cedezi fără luptă, devii resentimentar.
Al treilea gen de reacţie impulsivă constă în ruperea bruscă a relaţiilor cu persoana sau cu
firma dificilă. Este o formă de neimplicare. Încetezi să mai discuţi, pleci bosumflat, te retragi jignit.
Dacă este vorba de o afacere, renunţi. Dacă este vorba de familie, divorţezi. Dacă este vorba de
slujbă, dimesionezi. Abandonezi negocierile înainte de obţinerea unui acord bun sau rău. Fie sub
aspect financiar, fie sub aspect emoţional, efectul rupturii poate fi grav: un client mai puţin, o
căsnicie distrusă, o carieră ratată etc. În plus, luând-o mereu de la un capăt, rişti să nu ajungi
niciodată la celălalt. Este înţelept să te retragi doar atunci când conflictul nu te priveşte cu adevărat.
Al patrulea gen de reacţie, reprimarea, constă în refuzul acelui act de existenţa conflictului.
Asta pentru că vrem să păstrăm relaţia cu orice preţ. Nu-i rău să facem acest lucru când păstrăm o
relaţie bună, optând pentru tact şi delicateţe în defavoarea adevărului brutal. A reprima un conflict
înseamnă a te preface că nu iei în seamă aspectele sale dureroase şi injuste. Faci orice de dragul
relaţiei şi al păcii cu adversarul. Totuşi, dacă taci şi treci cu vederea, el nu va şti tot ceea ce se
petrece cu tine. Îl suporţi răbdător, de dragul liniştii, dar el nu ştie acest lucru şi nu face nimic
pentru a-şi schimba comportamentul.
Toate aceste patru tipuri de reacţii spontane sunt manifestări instinctuale extreme, care
trebuie şi pot fi evitate prin alegerea raţională a unor tactici fără determinare emoţională.
65
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
Dacă deconsperăm tactica adversarului şi îi spunem pe nume, destrămăm ceva din puterea sa de
negociere. În plus, avem la îndemână o linie de acţiune tactică premeditată, un plan pe care merită
să-l respectăm. Puterea noastră de negociere creşte pe măsură ce ne însuşim scheme de negociere
validate de teorie şi practică. Astfel de tactici şi tehnici există cu zecele şi sutele atât în diplomaţie,
cât şi în afaceri. Mai înainte de a proceda la alte consideraţii teoretice şi practice asupra lor, vom
prezenta o colecţie de tactici şi tehnici de negociere, redate sub forma unor pilule concentrate,
numai bune de înghiţit atunci când situaţia o cere.
Tacticile sunt modalitati de abordare pe termen scurt, actiuni de adaptare destinate sa
promulgheze sau sa continue strategiile stabilite.
Tacticile sunt subordonate strategiei; ele sunt determinate, structurate si directionate de
considerente strategice. Se poate spune ca tacticile sunt o categorie de „instrumente” prin care se
aplica strategiile.
Tactica reprezinta actiunea concreta si imediata destinata sa asigure obiective imediate,
partiale si intermediare.
“Piciorul-în-prag”
• o tehnică de manipulare psihologică minoră
Când negociezi ceva, indiferent ce şi cu cine, urmăreşti să convingi partenerul că tu ai
dreptate, iar nu el. Vrei să zmulgi un privilegiu, o concesie, un acord. Pentru asta, influenţezi în
favoarea ta gândirea, sentimentele şi comportamentul său. De l-ai putea manipula, măcar puţin, ai
face-o fără rezerve. Ai făcut-o deja. Mulţi o fac. DA… este inetic, DAR… oamenii se manipulează
unii pe alţii în modul cel mai firesc şi natural. Copilaşul, care scânceşte sau îşi alintă mama pentru a
primi o jucărie, manipulează din cel mai nevinovat instinct. Într-o mică măsură, un cadou sau o
floare pot fi instrumente de manipulare, în sensul pozitiv al cuvântului.
66
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
67
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
textul cu dificultăţile prin care trece întreprinderea. Le şi exagerează puţin, dar schimbă tonul. În
concluzie, este dur “tehnicul”, dar are dreptate. Nu-i aşa? Când sindicaliştii nu mai speră nimic,
generalul aruncă “bomba”: “Eu ştiu că şi voi aveţi dreptate. Să vedem ce putem satisface din
revendicările voastre”. Începe să le dea câte ceva; mai puţin decât ar putea da, dar nu mai mult
decât sperau ei după teatrul cu “băiatul rău”. În final, toată lumea este mulţumită. Generalul este
“băiatul bun”. Nu se face să nu te porţi frumos cu el. Va avea succes şi la viitoarea negociere. Ce-i
drept, directorul tehnic a fost sacrificat, dar acesta a fost rolul său în scenariul negocierilor.
Tactica “ostaticului”
• şantajul este un gen de terorism în afaceri
În război, a lua ostatici este uzual şi etic. În practica terorismului, o altă formă dură de conflict
deschis, poate fi uzual, dar nu şi etic. Ostaticii cresc puterea de negociere. Prin ei, se forţează fără
menajamente mâna adversarului.
În forme mai voalate, tactica ostaticului este întâlnită în diverse ipostaze ale vieţii cotidiene
şi, desigur, în negocierea afacerilor. Este urâtă şi inetică, dar aceasta nu o împiedică să fie eficace.
În mod obişnuit, tactica ostaticului îmbracă haina sordidă a şantajului. “Ostaticul” nu trebuie să fie
68
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
neapărat o persoană. Poate fi un document, o informaţie, o situaţie, un bun, o sumă de bani sau orice
altceva suficient de important pentru a forţa mâna adversarului. În comedia “O scrisoare pierdută”,
de exemplu, Caragiale ţese întreaga intrigă în jurul unui document păstrat ca “ostatic”.
Regula este simplă: ostaticul este “capturat” şi ţinut “captiv” până atunci când adversarul
plăteşte o “recompensă” sau face o “concesie” de genul celor pe care nu le-ar putea face în condiţii
normale. Recompensa sau concesia pot fi exorbitante, dar alternativa este şi mai rea.
În afaceri, suma de bani plătită în avans devine adesea un ostatic. Livrările făcute în avans,
de asemenea. Un utilaj complex poate face obiectul unei tranzacţii complexe. Aceasta poate fi
fragmentată în acorduri parţiale, negociate separat. Tranzacţiile parţiale se condiţionează una pe
alta, astfel încât, de pe urma unei tranzacţii deja încheiate se forţează nota în cele ulterioare. Iniţial,
sunt livrate instalaţii “la cheie”, dar lipsite de piese de schimb, asistenţă tehnică şi, mai ales, de
consumabile suficiente. Multe firme au cumpărat, aparent convenabil, birotică şi tehnică de calcul,
însoţite de un stoc redus de consumabile şi piese de schimb. Ulterior, au fost nevoite să negocieze în
condiţii de presiune noi livrări de toner, hârtie, lămpi, celule foto etc. Echipamentele deja cumpărate
deveneau “ostaticii” prin care li se forţa mâna. Paradoxal, ostaticul nu se află în curtea celui care
exploatează situaţia, ci în a celuia căruia i se forţează mâna. Ostaticul este situaţia ca atare. În
jargon, tactica de negociere pe bucăţi este numită a “mortului în casă”. Cazuri de acest gen sunt cu
zecile. De pildă, plesneşte o ţeavă în baie. Chemi meşterul şi te tocmeşti. Cere 10000 şi se apucă de
treabă. Opreşte apa din subsol, face instalaţia bucăţi şi o împrăştie prin casă. Apoi, zice că-i lipseşte
un cot şi pleacă să-l aducă. Se lasă seara şi nu dă un semn. Baia-i scoasă din uz. Vecinii n-au apă şi
bat la uşă. Totul atârnă de meseriaş. Telefonezi, mergi la el şi auzi ceva de genul: “Dom’le se face,
da’ cu 90000”. Apoi, explică ce grea treabă-i acolo şi cum s-a înşelat el dimineaţă. Refuză dacă-ţi
dă mâna! Ostaticul este în curtea lui. Te are la mână. Eu am păţit ceva asemănător când mi s-a
stricat frigiderul. Meşterul a luat compresorul şi nu mi l-a adus cu una, cu două. La fel procedează
zugravii. Ca să nu te piardă de client, îţi promit că fac zugrăveala în cel mult o săptămână, vin la
tine acasă, îţi mută mobila, dau 2-3 bidinele cu var şi apoi… mai durează 3-4 luni până îşi termină
treaba.
69
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
cerută pare mult mai mică. (Acţionează legea psihologică a contrastului, care face ca două lucruri
diferite să pară şi mai diferite, dacă sunt puse alături. În cazul nostru, suma mai mică va părea şi mai
mică decât este, în fapt). În al doilea rând, în momentul în care am redus pretenţiile, partenerul a
dobândit cumva sentimentul confuz că am renunţat la ceva “în favoarea” lui şi rămâne cu impresia
că nu este obligat. (Acţionează bunul simţ şi legea psihologică a reciprocităţii, conform căreia, dacă
cineva face ceva pentru noi, rămânem cu impresia că trebuie să facem ceva pentru el). Este oleacă
de manipulare aici, nu-i aşa? (Asta-i manipulare retorică.) Nu-i etic să aplici altora trucuri de
negociere, dar măcar te poţi apăra mai bine când alţii o fac.
“Intoxicarea” statistică
• cifrele pot spune orice, chiar şi adevărul
De cele mai multe ori, scopul practic şi imediat al unei tactici de negociere este acela de a
convinge adversarul că tu ai dreptate, eventual, fără a-l contrazice pe el în mod direct.
Convingerile sale pot fi mai uşor de zdruncinat, dacă se apelează metodic la surse de
informaţii fără legătură expresă cu obiectul negocierilor. În acest scop, el poate fi asediat şi
bombardat, în rafale epuizante, cu fel de fel de date statistice: studii, extrase din presă, selecţii din
manuale, prospecte, broşuri, oferte, cataloage etc., care slujesc exclusiv propriului punct de vedere.
Regula este simplă: Niciodată şi nimic în sprijinul punctului de vedere contrar.
70
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
Procedeul este relativ uşor de exersat prin trunchierea, dar nu şi prin trucarea informaţiilor.
Selecţia statisticilor autentice se face după regula eficace, dar nu şi loială: “rămâne tot ce mă
sprijină, cade tot ce mă contrazice”. Datele trebuie să fie reale şi să provină din surse inatacabile.
Cu cât sursele sunt mai autoritare şi mai credibile, cu atât efectul de intimidare şi persuasiune este
mai puternic.
Parada argumentelor provenind din surse documentare trebuie pregătită şi condusă cu
oarecare profesionalism şi talent actoricesc. Cu puţin teatru, partenerul poate fi impresionat şi
copleşit de justeţea punctului de vedere prezentat. “Intoxicat” cu informaţia autentică şi inatacabilă
(asta se vede), dar trunchiată (asta nu se vede), adversarul va avea sentimentul că nu şi-a pregătit
suficient lecţia şi runda de negocieri. Va gândi că eşti mai deştept sau, în orice caz, mai documentat
decât el. Complexat, chiar jenat uneori, va dori să se termine totul mai repede, va ceda mai uşor. În
faţa unui adversar competent, informat şi abil, tactica nu are prea mari şanse, dar şi nu are nimic de
pierdut.
Este şi acesta unul din motivele pentru care în echipa de negociatori sunt incluşi experţi în
diverse domenii. Ei sunt mai greu de dus de nas, iar tactica “intoxicării” statistice nu se recomandă
în negocierile la nivel de experţi.
Tactica de bazar
• şmecheria negociatorului de bazar oriental
Pe când cucereau Orientul, comandanţii legiunilor romane erau scandalizaţi de negustorii
care, la început, redicau pretenţii exorbitante pentru ca, apoi, să dea bucuroşi marfa pe “nimica
toată”. Comportamentul lor părea greu de înţeles, dar dădea rezultate. Astăzi deşi rămâne tipică
pentru bazarul oriental, tactica este folosită în toată lumea, iar psihologii au descoperit că se bazează
pe o întreagă filosofie.
Mai întâi, este o subtilă aplicare a legii psihologice a contrastului care spune că două lucruri
diferite, dacă sunt puse alături, par şi mai diferite. Un preţ de 1 milion pare mai mic lângă unul de 5
milioane, dar mai mare lângă altul de 10 mii, tot aşa cum albul lângă negru pare şi mai alb.
Apoi, aceeaşi tactică foloseşte aşa zisa lege psihologică a reciprocităţii (do ut des sau facio
ut facias), conform căreia, dacă cineva ne dă sau ne ia ceva, simţim dorinţa să-i dăm sau, respectiv,
să-i luăm altceva în schimb. Un caz particular al aceste legi este cel al concesiilor reciproce din
timpul unei negocieri. Dacă ridic din start pretenţii mari şi, ulterior, le cobor la un nivel rezonabil,
şansele de a-mi fi îndeplinite sunt mai mari decât în situaţia în care a-şi fi mers de la început pe
nivelul rezonabil.
Numită şi tehnica “retragere după refuz” poate fi întâlnită în bazar sau la colţul străzii unde
negustorul lansează cereri exagerate chiar la începutul negocierilor. De pildă, dacă marfa oferită
poate fi evaluată decent la 20000 lei, se cere brutal şi nejustificat preţul de 50000 lei. Pretenţiile
sunt arteficiale şi premeditate în ideea ca, ulterior, în trepte succesive, să se renunţe cu “bunăvoinţă”
la ele. Renunţările vor lua aparenţa unor concesii. Vor fi, însă, nişte false concesii. La aşa
“generoase” concesii, partenerul se va simţi obligat să facă, la rândul său, concesii. Ale sale vor fi
însă reale. Avantajul şi şmecheria: la concesii false se răspunde cu concesii reale.
De regulă, în acest mod se ajunge la un rezultat mai bun decât cel posibil în condiţii de
licitare corectă a poziţiei de negociere. Dacă adversarul intră în joc, va fi nevoit să joace. Tactica
este folosită cu succes de abilii vânzători de bazar. Ei aruncă din start un preţ asasin, dar se arată
dispuşi să tot lase din el, făcând false concesii la care adesea, li se răspunde cu concesii reale.
Antidotul cel mai eficace în faţa unui adversar care supralicitează oferta (sublicitează
cererea), este exagerarea poziţiei de negociere în sensul opus celui în care o face el. Dacă cere
50000 lei în loc 20000, în replică, vom oferi 5000 lei pe acelaşi produs. Dacă jocul negocierii se
declanşează, rămâne o marjă de manevră în care se răspunde cu concesii false la concesii false.
Dacă intrăm în joc fără această marjă, anunţând de la început preţul corect, afacerea poate fi ratată.
71
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
Tactica surprizei
• dacă nu-l poţi convinge, zăpăceşte-l!
În fotbal sau în handbal, marii jucători nu sunt neapărat cei specializaţi în lovituri fixe sau în
jocul în viteză, ci acei capabili să schimbe mereu “tempo”-ul, care lovesc din mişcare şi trag din
orice poziţie. Adversarul este mereu năucit, nu ştie la ce să se aştepte în secunda următoare.
În negociere, tactica surprizei şi alternării ritmului se bazează pe schimbări imprevizibile ale
argumentaţiei sau comportamentului părţilor negociatoare. Deturnarea bruscă şi neaşteptată a
sensului discuţiei, tăcerile şi întreruperile surprinzătoare, lansarea unor argumente şi atuuri
neaşteptate etc., pot avea drept efect năucirea şi intimidarea continuă a adversarului, slăbindu-i
capacitatea de reacţie. Totul este să ştii când să schimbi pasul; poate veni un moment în care este
bine să stai de o parte sau altul în care este mai bine să ataci, un moment în care să vorbeşti sau altul
în care să taci, unul în care să fii ferm şi altul în care să fii maleabil, unul în care să iei şi altul în
72
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
care să dai. Te apropii cu răbdare de acord şi, apoi, te îndepărtezi ca să te apropii din nou etc.
Adversarul va oscila între speranţă şi renunţare.
Într-o proză scurtă, scrisă de americanul Oliver Henry, se arată cum, la răpirea fiului lor
de către nişte necunoscuţi, părinţii şi-au propus să nu reacţioneze în nici un fel şi să nu-i caute pe
răpitori sau să le răspundă acestora. Răpitorii erau consternaţi. În scurt timp, copilul a devenit o
reală povară pentru ei. Deveniseră interesaţi în a plăti ei ceva părinţilor numai ca să-şi ia copilul
înapoi. Reacţia surprinzătoare a părinţilor care nu au mai angajat negocieri sau, mai curând,
neaşteptata lipsă de reacţie a acestora, i-a descumpănit complet pe răpitorii care nu şi-au mai
putut impune condiţiile. (William Ury, Op.cit.)
Tactica surprizei poate da rezultate bune în faţa negociatorilor neexperimentaţi sau
insuficient pregătiţi, care învaţă şcolăreşte o anumită schemă de negociere. Când sunt scoşi brusc
din scenariul pregătit din timp, ei rămân debusolaţi şi se grăbesc să ajungă la un acord oarecare,
numai ca să se termine totul mai repede. În faţa unor adversari puternici şi experimentaţi, însă, este
dificil de găsit lovitura de teatru care să-i descumpănească şi tactica surprizei nu mai dă rezultate
satisfăcătoare. În fapt, este tot o tactică de hărţuială. Cel mai bun antidot este calmul şi faptul de a
şti ce vrei.
Tactica reprezentantului
• asta depăşeşte mandatul ce mi-a fost încredinţat
Se bazează pe ideea conform căreia, negocierile pot fi conduse deschis, competent şi fără
riscuri, numai până la un anumit grad de profunzime. În mandatul de negociere sunt înscrise
limitele minime şi maxime în care negociatorul poate lua decizii.
Cumpărătorul delegat, de exemplu, poate accepta fără probleme oferta vânzătorului, doar
până la un anumit nivel de preţ. Negociatorul vânzător poate accepta, fără riscuri mari, un termen de
garanţie aflat sub o anumită durată maximală. Peste acest nivel al pretenţiilor partenerului, se poate
adopta o poziţie de genul: “Asta nu mai pot decide singur” sau “Asta depăşeşte mandatul meu”,
“Asta nu-i de competenţa mea” etc.
Scopul este acela de a impune ideea că negociatorul are un mandat limitat, iar în spatele său
se află un personaj de rang mai înalt, fără acordul sau intervenţia căruia nu se pot face concesii mai
mari decât limita mandatului reprezentantului. Dacă, în această primă fază a negocierilor, acordul
nu poate fi obţinut în limitele de competenţă acordate reprezentantului, personajul de rang mai înalt
va interveni sau nu într-o fază ulterioară. Asta rămâne de văzut. Sub această înfăţişarea, tactica
reprezentantului cu prerogative limitate este, adesea, o bună acoperire pentru acţiunile de spionaj
industrial.
În principiu, tactica reprezentantului urmăreşte fragmentarea procesului de negociere în
două faze distincte, urmând ca în fiecare dintre ele să participe doi negociatori diferiţi sau chiar
două echipe distincte de negociatori.
În prima fază, se tatonează poziţia adversarului şi se soluţionează, până la un anumit nivel,
aspecte şi probleme de interes reciproc. Se culeg informaţii precise asupra ofertei, asupra
partenerului şi supra intenţiilor acestuia. Se descoperă atuurile şi punctele slabe. Negociatorul trimis
în această primă fază seamănă cu “pionul otrăvit” dintr-o partidă de şah. El va fi eliminat din joc
imediat ce a creat câteva breşe în apărarea adversarului. Rolul acestei prime faze, în care negociază
reprezentantul cu prerogative limitate, este acela de a pregăti temeinic negocierea propriu-zisă, care
va avea loc (sau nu) în cea de-a doua fază.
Negociatorul sau echipa care acţionează în cea de-a doua fază, dacă aceasta mai are loc, vor
avea avantajul de a negocia aspecte deja discutate şi de a renegocia aspecte deja negociate în prima
fază. Cea mai mare parte a informaţiilor vor fi fost deja culese şi interpretate, iar intenţiile
adversarului vor fi parţial deconspirate. Acum, devine mai clar faptul că tactica este şi o practică a
spionajului economic. În prima fază, se culeg informaţii, iar a doua nu există.
Când este folosită abuziv, această tactică riscă să devină penibilă şi dezavantajoasă pentru
partea care o foloseşte incorect. Negociatorii care acuză lipsa unor competente şi prerogative
73
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
elementare sunt ridicoli şi nu reuşesc altceva decât să-şi enerveze partenerii şi să-şi atragă dispreţul
şi aversiunea acestora.
Între tehnicile specifice folosite în cadrul acestei tactici, menţionăm: tehnica acomodării,
tehnica merceologică, tehnica eludării, tehnica implicării şi tehnica cedării autorităţii.
Tehnica acomodării priveşte situaţiile în care, în afara cadrului oficial al negocierilor,
reprezentantul are rolul de a realiza o mai bună cunoaştere la nivel interpersonal şi a crea un climat
de încredere şi simpatie reciprocă. În aceste cazuri, “reprezentantul(a)” poate fi un prieten comun, o
“pilă”, o autoritate în materie, un agent de protocol şi, cel mai adesea, o “animatoare” (un
“animator”), care se află ca din întâmplare în localul sau la recepţia în care va fi racolat partenerul.
Apoi, o masă, un pahar, un dans, o noapte de desfătări şi partenerul de negocieri scapă sau uită o
grămadă de lucruri care ar putea face negocierile dificile.
Tehnica merceologică priveşte ingineria produsului, adică recepţia cantitativă şi calitativă.
Reprezentantul rezolvă problemele legate de calitate, standarde, garanţii, piese de schimb, asistenţă
tehnică şi alte aspecte care ţin de elucidarea tehnico-merceologică a obiectului negocierilor. Rolul
reprezentantului sau reprezentanţilor trimişi în prima fază este tocmai acela de a clarifica toate
aceste aspecte. Ei negociază şi recepţionează partea de produs care ţine de specialitatea şi
competenţa lor (partea mecanică, partea hidraulică, partea electrică, partea de construcţii şi montaj,
partea de comenzi numerice, mentenanţa, fiabilitatea, aspectele juridice etc.).
Tehnica eludării se aplică atunci când, din motive subiective sau obiective, se urmăreşte
afacerea şi angajarea negocierilor propriu-zise, dar nu şi contactul oficial între părţile negociatoare,
eventualii patroni sau manageri. Poate fi vorba de o rudă (nu prea ai putere de negociere în faţa
rudelor), de un prieten sau un duşman, în faţa căruia contactul direct merită evitat, dar nu şi
afacerea.
Tehnica implicării priveşte situaţia în care, reprezentantul care negociază în numele uneia
dintre părţile negociatoare este direct implicat în rezultatul final al negocierilor. În cazul unui
accident auto, de pildă, societatea de asigurări care, în final, suportă nişte cheltuieli de reparaţie,
este cea care negociază în numele asiguratului. Ea reprezintă interesele asiguratului, dar şi propriile
sale interese, dată fiind implicarea sa în rezultatul final.
Tehnica cedării autorităţii este aceea în care reprezentantul primeşte totală împuternicire de
la una din părţi, pentru a-i reprezenta interesele de-a lungul întregului proces de negociere. Nu mai
este vorba de un mandat limitat; partea care a cedat autoritatea iese din joc. Reprezentantul va
participa la avantajele ca şi la riscurile posibile. Avocaţii care pledează în anumite procese de
succesiune sau recuperare a averilor sau a unor daune de interese, de exemplu, vor putea lua totul
asupra lor printr-un contract de cedare totală a autorităţii. Ei vor obţine o cotă parte din avantaje.
74
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
aproape că nu-i poate fi refuzat, dar este abia prima feliuţă. Ulterior, inginerul va dovedi că lucrurile
merg bine şi va cere revizuirea contractului cu introducerea clauzei de exclusivitate pentru
România, iar mai târziu şi pentru Republica Moldova.
Tactica “pas cu pas” este tocmai opusul înţelegerilor făcute “cu banii jos”. În cazul celor din
urmă, nu există cale de întoarcere. În mod decis şi oarecum brutal, negocierile cu banii jos pornesc
de la coadă către cap, în sensul că, mai întâi, se acceptă tranzacţia sau acordul final şi, ulterior, se
determină condiţiile şi detaliile desfăşurării lor. Asta nu înseamnă că nu sunt destule situaţii în care
este mai eficace să negociezi “cu banii jos”.
Tactica “scurt-circuitării”
• când nu-ţi convine omul, schimbă nivelul de negociere
Ne aflăm în faţa unei a treia versiuni a tacticii discutate mai sus, cu precizarea că partea pe
care o reprezentăm noi este cea care invocă schimbarea negociatorului. Uneori, putem fi puşi faţă în
faţă cu negociatori foarte dificili. Fie că posedă o dominantă psihologică care nu ne convine, fie se
situează pe o poziţie de forţă şi adversitate, fie că sunt foarte buni specialişti în problema care ne
interesează. Singura soluţie care ne poate salva în astfel de cazuri este ocolirea omului dificil. Acest
lucru este, uneori, posibil prin ridicarea nivelului negocierilor la un rang ierarhic superior. Aceasta
poartă numele de scurt-circuitare sau şuntare a verigii dificile.
De regulă, negocierile la nivel de experţi ridică adevăratele probleme, pe când cele la nivel
înalt pot deveni, adesea, simple schimburi de onoruri şi protocol.
Prin tactica scurt-circuitării veţi evita partenerii care vă ridică probleme prea mari.
Tactici de asociere/disociere
• unde-s doi puterea creşte/dezbină şi stăpâneşte!
Doi cumpărători sau doi furnizori, consideraţi separat unul de celălalt, au o putere de
negociere mai redusă decât în situaţia asocierii lor. În artă, individualităţile pot fi puternice, în
afaceri mai curând alianţele. Cei mai puternici oameni de pe pământ nu sunt indivizii, ci familiile,
grupurile, alianţele.
75
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
Atunci când cererile sau ofertele se combină unele cu altele, puterea de negociere creşte şi se
pot obţine preţuri mai bune sau multe alte concesii. Se pot asocia firmele, vânzătorii, cumpărătorii,
dar se pot asocia şi grupa, unele cu altele, produsele sau comenzile, pentru a putea exercita presiuni
mai mari asupra partenerilor de afaceri. După acelaşi principiu, puterea de negociere a adversarului
poate să scadă dacă dezbini eforturile şi alianţele sale, dacă dezbini echipa sa de negociere sau dacă
rupi tranzacţia sau livrarea în părţi mai mici. Aceasta ar fi o primă versiune a tacticilor de asociere.
O a doua versiune a asocierilor/disocierilor utile în negocieri este de natură semiotică. Din
această perspectivă, comunicarea, persuasiunea şi manipularea exercitate între părţile negociatoare
sunt procese desfăşurate pe trei planuri: pragmatic (relaţia semn-om), semantic (relaţia semn-
semnificat) şi sintactic (relaţia semn-semn). Nivelul care interisează mai mult pe negociator este cel
pragmatic, adică cel la care se influenţează şi modifică comportamentul interlocutorului.
În acest din urmă sens, tacticile de asociere se bazează pe hiperbolizarea calităţilor unui
produs sau serviciu, prin asocierea acestora cu o imagine de marcă bună, cu o experienţă pozitivă
sau cu o persoană importantă, puternică, frumoasă, cu bun gust etc. Imaginea asociată este folosită
ca mijloc psihologic de sugestie şi persuasiune. Într-un mesaj publicitar (pentru DHL), difuzat de
revista “Capital”, asocierea unei oferte de servicii de corespondenţă pentru afaceri cu imaginea
miliardarului Viorel Cataramă a fost folosită exact cu acest scop. În literatură, acest procedeu
stilistic se numeşte hiperbolă.
În mod similar, dar în sens opus, se poate folosi procedeul stilistic numit litotă, care are
darul de a minimaliza. Un produs sau o marcă pot fi discreditate şi minimalizate, prin asocierea lor
cu o imagine sau cu o persoană neplăcută, nepopulară, contestată sau care a suferit pierderi mari în
afaceri. În plus, în loc de “frumos”, spre exemplu, putem spune “frumuşel” sau, mai rău, putem
spune “nu-i urât”.
Atunci când adversarul face o asociere pozitivă reuşită, este necesar să se procedeze la
disociere, la dezbinarea “alianţelor”.
76
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
- pre-negocierea este prima fază care debutează odată cu prima comunicare şi include
pregătirea negocierii, prezentarea şi promovarea produsului;
- negocierea propriu-zisă demarează odată cu declararea clară a interesului cumpărătorului
şi se concretizează prin încheierea unei înţelegeri de regulă scrise;
- post-negocierea (urmărirea realizării contractului) începe din momentul semnării actului de
către părţi şi ţine până în momentul livrării mărfii, achitării ei şi stingerii tuturor obligaţiilor.
Aptitudinea de a negocia are la bază nu numai uşurinţă şi talent dar şi o excelentă motivaţie
morală şi financiară. Este de asemenea cerut un grad înalt de profesionalism, deci pentru vânzarea
produselor în străinătate trebuie folosiţi profesioniştii firmei deoarece acest "război" este prea mare
pentru a fi încredinţat amatorilor.
Negociatorul (vânzătorul) trebuie să cunoască bine caracteristicile partenerului, pentru a
stabili un mod corect de abordare.
Există mai multe tipuri de parteneri: primitor, vorbăreţ, impulsiv, ezitant, cumpătat, tăcut,
închis, circumspect, temporizator, nemulţumit, cu prejudecăţi. Acestea se pot observa şi din gesturi,
atitudini, mimică.
De asemenea, trebuie să se ţină cont şi de particularităţile naţionale. De exemplu, un
partener din SUA doreşte o negociere de scurtă durată, stilul de vorbire şi gesturile sunt libere,
afişează o prietenie superficială, interesul pentru protocol este redus iar viteza de decizie este
rapidă. Un partener din Japonia doreşte o negociere minuţioasă, de lungă durată, stilul de vorbire
este rapid, gesturile şi mimica reţinute, are un mare interes pentru protocol, predominantă este
curiozitatea iar viteza de decizie este medie. Un partener din America Latină doreşte o negociere
lungă, este expansiv, vesel, liber în exprimare, prietenos, are un interes mare pentru protocol şi o
viteză de decizie mică.
Vânzătorul (negociatorul) trebuie să aibă o serie de calităţi, printre care: uşurinţa în
exprimare, temeinica pregătire pentru problema abordată, cunoaşterea unei limbi străine de
circulaţie internaţională, capacitatea de stăpânire de sine, capacitatea de a menţine simţul
proporţiilor, de a se concentra asupra problemelor esenţiale, prezenţa atractivă, simţul umorului,
tact, cunoştinţe avansate de cultură generală şi abilitate de a lucra cu oameni de diferite naţionalităţi,
religii, culturi12.
Studiile arată că primul lucru pe care un cumpărător îl cumpără este impresia asupra
angajamentului vânzătorului faţă de el (o chestiune de emotivitate), urmată de cumpărarea
"renumelui companiei" (un amestec de emotivitate şi raţionalitate). La sfârşit, dar nu pe ultimul loc,
clientul cumpără produsul ca o combinaţie finală a tuturor beneficiilor oferite lui de acel produs (o
acţiune, în principal, bazată pe raţionalitate).
ÎNTREBĂRI RECAPITULATIVE
1. Care sunt greşelile pe car le fac în mod curent managerii în procesul de negociere?
2. Descrieţi etapele unui proces de negociere.
3. Enumeraţi principalele tactici de negociere.
4. Descrieţi principalele tehnici de negociere.
5. Care sunt principalele clauze care pot fi negociate în cadrul unui contract?
TESTE DE AUTOEVALUARE
12
Mircea Maliţa - "Teoria şi practica negocierilor", Editura Politică, 1972.
77
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
1. În cadrul cărei tehnici de negociere se prezintă u pachet de oferte incomplet, pentru a negocia
ulterior elementele care lipsesc:
a. tehnica negocierii sterile
b. tehnica ostaticului
c. tehnica obosirii partenerului
d. vânzarea în trei paşi
6. Abordarea conflictului prin menţinerea relaţiilor interpersonale cu orice scop este de tipul:
a. Colaborare
b. Compromis
c. Conciliere
d. evitare
CAPITOLUL III
Obiective
- cunoaşterea tehnicilor de vânzare
- cunoaşterea factorului uman
- cunoaşterea expresiilor din familia „negarea negaţiei”
- cunoaşterea principiilor întreprinzătorului de succes
- cunoaşterea modului de organizare a acţiunilor de protocol
Rezumat
78
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
"Dacă vrei să cumperi de la noi vorbim engleza, dar dacă vrei să ne vinzi ceva atunci trebuie să
vorbeşti germana" - Helmut Kohl
Bruno Medicina este unul dintre puţinii specialişti europeni în domeniul Programării Neuro-
Lingvistice, publicând în revistele “Idei de afaceri” o serie de articole deosebit de interesante, la
care vom face referire pe parcursul acestui capitol.
Orice întreprinzător care acţionează în domeniul comercial ştie perfect că succesul stă în
capacitatea şi posibilităţile lui de a găsi clienţi dispuşi să cumpere produsul pe care el îl propune.
Calitatea, organizarea şi producţia nu sunt de nici un folos până când nu găsiţi pe cineva dispus să
vă dea ceea ce doriţi (de obicei, bani, dar nu neapărat) în schimbul a ceea ce aveţi de oferit.
In acelaşi fel, oricine a găsit timp pentru a reflecta aceste probleme şi-a dat probabil seama
că mecanismul vânzare-cumpărare nu se limitează deloc la tranzacţii comerciale: practic, el joacă
un rol în toate activităţile omeneşti. De fapt, de fiecare dată când vă aflaţi în orice fel de relaţie cu
ceilalţi, schimbaţi permanent câte ceva (bani, marfă, informaţii, servicii, dar şi salutări,
complimente, plăceri etc.) şi bineînţeles trebuie să convingeţi interlocutorul că această tranzacţie va
fi profitabilă pentru amândoi.
Neînţelegerea a ceea ce înseamnă într-adevăr vânzarea şi obiectul ei constituie una dintre
cauzele principale ale falimentului în afaceri.
Mai mult, folosirea cuvintelor vânzare şi vânzător atunci când chiar nu este cazul creează
deseori o confuzie suplimentară.
Aşadar, vânzarea se defineşte ca fiind o tranzacţie în care ambele părţi au schimbat anumite
lucruri despre care au convenit că au aceeaşi valoare.
Ceea ce se schimbă într-adevăr în orice tranzacţie este puterea iar contextul influenţează
enorm percepţia noastră în privinţa valorii ce se schimbă.
Tehnicile de vânzare se definesc ca totalitatea strategiilor utilizate cu scopul ca
interlocutorul să fie de acord cu valoarea pe care o daţi produsului propus şi să îl găsească corect şi
atrăgător.
Această definiţie îşi găseşte aplicaţie de fiecare dată când intraţi în legătură cu altcineva şi
depăşeşte de mult domeniul strict comercial.
Dar nici o tehnică nu este de folos dacă nu înţelegem exact ce avem de vânzare, aceasta
reprezentând cheia succesului unei afaceri. Practic, este vorba de a înţelege care este “ideea” şi
“utilitatea” percepută de client, ceea ce trebuie vândut, obiectul vânzării fiind numai pretextul.
Pentru a descoperi ideea este necesară o analiză detaliată, astfel:
- Câte persoane şi-au cumpărat telefon mobil pentru a avea o eficienţă
mai mare în munca pe care o desfăşoară?
- Câte persoane l-au luat pentru a face prietenii invidioşi?
- Cine şi-a cumpărat un Mercedes, a apreciat într-adevăr tehnologia
germană sau a vrut pur şi simplu să arate că are bani?
- Cine cumpără echipamente de gimnastică, le va folosi într-adevăr sau
vrea numai să spună tuturor că a încercat tot posibilul, dar n-a slăbit?
79
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
Analiza reflectă faptul că motivaţiile clientului pot să nu aibă nici o legătură cu obiectul
respectiv. Pentru orice produs oferit spre vânzare, trebuie să vă puneţi două întrebări:
- Ce vindeţi într-adevăr?
- De ce cineva ar trebui să-l cumpere?
În căutarea răspunsurilor trebuie să se ţină cont că ceea ce apare este deseori foarte departe
de realitate.
Se întâmplă deseori să intraţi într-un magazin pentru a cumpăra ceva de care aveţi nevoie şi
tot ceea ce face vânzătorul este de a spune preţul şi de a încasa banii, deprinzându-se cu greu dintr-o
altă activitate. Această situaţie este departe de ceea ce reprezintă conceptul de vânzare.
Ca în orice altă ştiinţă, există o serie de teorii şi metode referitoare la vânzare, fiecare cu
adevărurile sale. Dincolo de orice metodă, teorie sau sintetizare, esenţa vânzării se poate rezuma
într-o frază: descoperă ce-şi doreşte clientul şi ajută-l să obţină ceea ce-şi doreşte.
Se desprinde astfel primul principiu general, de referinţă, acela al schimbului. Când se
impun tratative de vânzare, vânzătorul şi clientul au în minte un obiectiv. Încheierea cu succes a
unei negocieri reprezintă, aşadar, atingerea respectivelor obiective, cu satisfacţie reciprocă.
Este destul de simplu să vindeţi un obiect sub impulsul momentului, forţând vânzarea cu
tehnici de manipulare, dar, dacă mai apoi, acesta nu va fi ceea ce îşi doreşte clientul, apare un şir
întreg de probleme care vă vor face să regretaţi acea vânzare.
În general, o afacere se bazează pe încrederea pe care reuşeşte să o câştige pe propria piaţă;
dacă vindeţi cuiva ceva de care nu are nevoie sau altceva decât ceea ce i-aţi promis, de fapt l-aţi
înşelat şi pierderea pe termen lung este mult mai mare decât câştigul imediat.
Pentru a avea succes, este necesar ca vânzătorul să aibă un aspect curat şi îngrijit, să fie
cordial şi amabil, să fie punctual la întâlniri, să nu promită decât ceea ce poate respecta, să ţină la zi
evidenţa clienţilor, să cunoască perfect produsul etc. Aceste probleme trebuie rezolvate rapid
deoarece nici o tehnică de vânzare nu mai are efect dacă aţi ajuns târziu la o întâlnire de afaceri, cu
cămaşa pătată sau necunoscând produsul etc.
Intr-o economie de piaţă forţa de vânzare este elementul care atrage dezvoltarea, de care
depinde supravieţuirea aparatului productiv şi după care se apreciază eficienţa întregului sistem.
80
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
81
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
probabil şi - foarte important - vă împiedică să faceţi greşeli grave care să închidă de la bun început
calea spre un rezultat pozitiv.
In primul rând, când vă gândiţi cum să prezentaţi produsul sau serviciul dumneavoastră,
trebuie să ţineţi cont că potenţialul cumpărător are în minte un cântar cu două braţe: de unul dintre
braţe atârnă preţul pe care îl cereţi, iar de celalalt - valoarea pe care clientul o atribuie produsului
sau serviciului pe care îl propuneţi. Până când în mintea clientului valoarea percepută nu devine mai
mare decât preţul cerut, nu va avea loc nici o vânzare. Obiectivul dumneavoastră este ca fiecare
aspect al prezentării să aibă în vedere demonstrarea faptului că valoarea produsului depăşeşte pentru
clientul respectiv suma pe care o cereţi.
Înainte de a vă lansa în prezentarea oricărui produs, trebuie să fiţi siguri că ceea ce propuneţi
este într-adevăr potrivit pentru clientul în cauză şi acest lucru trebuie neapărat verificat. Este de
necrezut cât timp se pierde încercând vânzări care sunt sortite de la bun început falimentului. Este
nevoie să obţineţi cu uşurinţă de la client o serie de informaţii-cheie: ce produs vrea, firesc, dar şi ce
valoare trebuie să îndeplinească; care sunt caracteristicile urmărite, importanţa lor relativă şi felul în
care clientul va simţi că dorinţele lui sunt satisfăcute. Aceasta înseamnă identificarea nevoilor, a
valorilor şi criteriilor de satisfacere, identificarea priorităţilor. Aceste informaţii şi folosirea lor
corectă fac diferenţa dintre un vânzător de succes şi un ratat, datorită unui motiv atât de simplu şi
totuşi prea des uitat: un client nu va acorda nici cea mai mică atenţie argumentelor care nu
corespund criteriilor lui de alegere. Dacă de exemplu, vorbind despre o maşină, vă interesează
soliditatea şi siguranţa, degeaba un vânzător vă va arăta cât este de frumoasă - nu o veţi cumpăra.
Întrebările care se pun clientului au ca obiectiv alegerea, dintre toate aspectele care se pot
evidenţa vorbind despre un produs, numai a acelora care măresc în ochii clientului valoarea
produsului, respectând valorile şi criteriile lui şi împingând în consecinţă cântarul în favoarea
produsului pe care îl oferiţi. A vorbi de altceva, pe lângă faptul că ar fi o pierdere de timp, i-ar arăta
clientului şi că nu luaţi în considerare dorinţele lui.
Pentru a verifica dacă aţi ascultat atent şi dacă într-adevăr aţi înţeles exigenţele clientului,
aveţi la dispoziţie un instrument foarte simplu şi totuşi extrem de preţios, care se numeşte
reformularea spuselor clientului. Practic, aceasta nu înseamnă altceva decât a face un rezumat
ordonat a ceea ce aţi înţeles despre client şi despre dorinţele lui, rezumat pe care îl veţi exprima cu
cuvintele dumneavoastră şi despre care veţi cere să vă fie confirmat.
Fie că vindeţi un pix, fie că negociaţi un contract de miliarde de lei, această tehnică este
recomandată din cel puţin trei motive:
- în primul rând, pentru că vă permite să fiţi siguri că ceea ce propuneţi
este chiar ceea ce doreşte clientul; dacă aţi înţeles greşit ceva, mai este timp pentru a corecta
situaţia;
- pentru că îi arătaţi clientului că înţelegeţi într-adevăr dorinţele lui şi
că sunteţi acolo pentru a le îndeplini;
- mult mai important, pentru că, dacă aţi muncit bine şi răspunsul este
afirmativ, practic deja s-a făcut vânzarea.
O reformulare acceptată din partea clientului înseamnă:
• un acord implicit că, dacă produsul va îndeplini dorinţele pe care le-aţi rezumat, vânzarea va
avea loc;
• că eventualele obiecţii vor fi limitate la ce s-a luat în considerare în reformularea
dumneavoastră; este vital, aşadar, să nu uitaţi niciodată să întrebaţi: Mai este ceva ce aţi dori să
lămurim?
Pe cât de simplă este aparent, reformularea, ca orice altă tehnică, nu ajunge să fie înţeleasă,
ci trebuie exersată până când va deveni un reflex; din fericire, acest lucru poate fi făcut foarte uşor
în orice situaţie în care discutaţi ceva, chiar printre prieteni.
82
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
Atunci când clientul cumpără un obiect, el nu cumpără de fapt obiectul însuşi, ci mai
degrabă senzaţia pe care o încearcă atunci când îl posedă. Astfel, se cumpără stări de spirit şi stimuli
senzoriali (vizuali, auditivi, kinestezici); de aceea, se impune utilizarea unui vocabular care să
stimuleze imaginaţia clientului şi să îl ajute se amplifice senzaţiile pozitive pe care el le corelează
cu produsul.
d. Obţinerea unui acord condiţionat
Reformulând cererea clientului, prezentaţi o serie de condiţii şi întrebaţi clientul dacă, în
cazul în care vor fi satisfăcute, el va încheia contractul. În caz afirmativ, obţineţi un prim acord,
limitând discuţia la puţine puncte precise, care sunt mai uşor de argumentat şi reducând mult
posibilitatea ca şi clientul să-şi schimbe ideea, găsind în ultimul moment noi obiecţii sau noi cerinţe.
d. Anticiparea obiecţiilor clientului
Obiecţiile inspiră deseori teamă, fiind considerate un principal obstacol în calea vânzării. În
schimb, ele demonstrează interesul pentru produsul oferit şi, dacă sunt corect anticipate, reprezintă
un ajutor formidabil.
În 90% din cazuri, clientul obiectează din ignoranţă, nesiguranţă sau pur şi simplu din
plăcerea de a vă pune în dificultate. Pe de altă parte, obiecţiile sunt întotdeauna aceleaşi, indiferent
de client.
Obiecţiile evident absurde pot fi depăşite cu calm sau folosind umorul inteligent (clientul
ştie că a spus ceva absurd şi de aceea acceptă un astfel de răspuns). Dacă o obiecţie este serioasă şi
vă pune în dificultate, veţi face o impresie mult mai bună dacă o veţi admite în mod deschis, mai
degrabă decât să improvizaţi un răspuns care s-ar putea dovedi incorect.
e. Raportarea la client
Aceasta este partea cea mai tehnică şi mai interesantă. Raportarea la client înseamnă
pătrunderea în "harta lumii" clientului şi utilizarea ei pentru a comunica cu el. Este vorba despre
menţinerea, pe tot parcursul tratativelor, a unei comunicări corecte la toate nivelurile (verbal,
paraverbal, nonverbal), astfel încât clientul să vă înţeleagă şi să se simtă înţeles.
f. Încheierea oricărei discuţii cu un angajament
Indiferent dacă vânzarea s-a încheiat sau nu, pentru a menţine relaţia cu clientul trebuie să
solicitaţi o formă de legătură pentru viitor: un telefon, o întâlnire, o expediere etc. Dacă vânzarea nu
s-a încheiat astăzi, nu înseamnă că nu se va realiza în viitor. Dacă, în schimb, totul s-a terminat cu
bine, aveţi un motiv în plus să faceţi astfel încât clientul să nu se simtă abandonat şi să ştie că poate
conta pe dumneavoastră.
Tehnicile de vânzare nu reprezintă decât o parte din tehnicile de negociere care, la rândul
lor, fac parte din marele domeniu al comunicării. Vorbind despre vânzător şi despre produs trebuie
să fiţi conştienţi că în orice moment fiecare dintre dumneavoastră vinde ceva, pentru a primi
altceva: idei, lucruri, informaţii etc. Dincolo de orice tehnică, există o condiţie de care nu poate face
abstracţie nici un vânzător, şi anume de a crede în produsul pe care îl vinde.
Imaginaţi-vă următoarea situaţie: în timpul unui zbor, un avion de pasageri suferă o avarie şi
e nevoit să aterizeze de urgenţă în plină junglă.
Aterizarea reuşeşte, toţi pasagerii scapă nevătămaţi, dar, din nefericire, radioul e distrus şi
nu se poate lua legătura cu nimeni pentru a cere ajutor. Este foarte probabil ca, indiferent de
meseria avută sau de nivelul de cultură al fiecăruia, toţi cei aflaţi în avion să se preocupe de aceleaşi
lucruri: unde se poate găsi apă, mâncare şi un adăpost sigur pentru a petrece prima noapte feriţi de
fiarele sălbatice. Toată energia lor va fi canalizată pentru rezolvarea acestor probleme.
La fel de probabil este ca, a doua zi, grupul de pasageri să se organizeze pentru a clădi un
adăpost mai confortabil şi pentru a găsi surse de apă şi hrană. Apoi, după ce şi aceste nevoi vor fi
satisfăcute, oamenii vor încerca să se cunoască mai bine, vor aprofunda colaborarea dintre ei,
încercând, în acelaşi timp, să-şi îmbunătăţească situaţia individuală: o haină mai bună, o saltea, o
pătură etc. De abia acum, după ce au avut loc toate aceste acţiuni, este de presupus că, aşteptând să
vină ajutoarele, fiecare se va dedica activităţii care îi place cel mai mult: să citească o carte, să joace
şah, să discute despre fotbal etc.
83
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
84
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
Cu cât este mai clară pentru toţi importanţa planificării şi strategiei ori de câte ori se
încearcă atingerea unui obiectiv (nimeni nu ar începe să clădească fără să fi făcut mai înainte un
proiect precis şi fără să fi calculat cu maximum de precizie materialele, forţa de muncă, timpul şi
banii necesari), cu atât mai puţin evidentă este necesitatea unei metode pentru alegerea şi definirea
cu maximă precizie a propriilor obiective.
Toate acţiunile oamenilor, prin definiţie, au ca scop un obiectiv, fie conştient, fie inconştient
şi, în mod sigur, vor produce un REZULTAT.
Dacă rezultatul corespunde cu "starea dorită" înseamnă că obiectivul a fost atins; în caz
contrar, este necesară schimbarea strategiei, după modelul cibernetic TOTE (Test Operation - Test
Exit).
În esenţă este vorba despre un model care poate fi utilizat în orice situaţii, apărând simultan
două întrebări:
1. Ce vreţi să obţineţi (TE)?
2. Această acţiune (TO) va duce la "Starea dorită"?
Lucrul cel mai important în acest model este definirea cu maximă precizie a condiţiei de
ieşire (TE) şi a reacţiei iniţiale (TO). Nici un obiectiv nu este independent, dar serveşte ca treaptă
pentru un alt obiectiv (de ex.: vreau să învăţ limba engleză, astfel aş putea căuta de lucru, aş putea
câştiga bani, aş putea să-mi cumpăr un apartament, astfel voi putea să mă căsătoresc, astfel aş
putea...).
A nu înţelege obiectivul unei anumite acţiuni sau, mai rău, a nu înţelege obiectivul unui
obiect este modul cel mai bun de a vă risipi energia şi de a nu ajunge nicăieri.
Aceasta înseamnă că mai înainte trebuie să vă definiţi obiectivele pe termen lung, pentru a
putea verifica dacă şi obiectivele pe termen scurt se află pe aceeaşi direcţie; în al doilea rând,
trebuie să verificaţi dacă fiecare dintre obiective are caracteristicile de precizie. În caz contrar veţi
avea visuri, dorinţe, veleităţi, nu obiective şi acesta este, în mod sigur, motivul pentru care multă
lume, chiar dacă lucrează din greu, se pare că nu ajunge nicăieri.
Creierul uman, ca un computer, este un aliat formidabil dacă este programat în mod corect;
cu o programare incorectă sau confuză va da, evident răspunsuri incorecte sau confuze.
Un obiectiv bine formulat trebuie să fie:
- specific şi definit în modul cel mai clar posibil; întrebarea este: Ce vom vedea, auzi, descoperi
când îl vom atinge?;
- măsurabil, astfel încât să i se poată evidenţia realizarea; întrebarea care se pune este: Cum vom
face în aşa fel încât să ştim că l-am atins?;
- accesibil şi realist, fiind vorba despre folosirea bunului simţ; întrebarea este - A făcut-o cineva
până acum? Cum? Oare avem şi noi această posibilitate?
- temporal (bine stabilit în timp): Când vrem ca acest obiectiv să fie realizat? Numai în acest
moment putem decide care sunt paşii de urmat, structurând acţiunile necesare pentru a le aduce
la dimensiuni uşor de manevrat şi orientând acţiunile cotidiene în direcţia dorită.
-
3.2.TEHNICI DE COMUNICARE CU CLIENŢII
85
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
86
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
87
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
Aceste ultime aspecte ale discuţiei reprezintă atitudini ce sunt legate de sentimentele umane
şi vor avea darul de a ajuta cumpărătorul să-şi aducă aminte mai uşor de discuţie după încheierea ei.
Important pentru procesul de vânzare este că trebuie şi vorbit, dar şi ascultat. Cine vorbeşte
continuu nu poate să şi asculte şi astfel nu află nimic. Ascultătorul, prin natura sa, află date necesare
când ascultă, iar când este pus în poziţia de a vorbi, poate să furnizeze acele argumente şi soluţii
care vor veni în întâmpinarea nevoilor clientului său. Întreaga prezentare de vânzare este menită să
invite cumpărătorul să vorbească. În afaceri nu este mult loc pentru formalităţi şi mondenităţi. Ele
pot fi percepute ca dovezi de nesinceritate. Obiectivele trebuie să fie clare şi prezentate în ordine.
La fiecare întrebare din partea cumpărătorului, trebuie găsit un răspuns.
Orice vânzare începe prin descoperirea nevoilor clientului şi de aceea acesta trebuie ascultat
de către vânzător cu atenţie. De fapt, în acel moment el vinde.
In concluzie, nu trebuie uitat că vânzătorul se află în faţa clientului pentru a vinde, iar acesta
aşteaptă să fie convins de un profesionist că face un lucru bun cumpărând produsul. De asemenea,
nu trebuie uitat că prin calitatea relaţiilor stabilite între client şi vânzător alături de calitatea
produsului oferit se ajunge la fidelizarea clienţilor.
Acest lucru este foarte important, cu atât mai mult cu cât în urma unor studii efectuate a fost
relevat faptul că un client mulţumit este cea mai bună sursă pentru o nouă vânzare, mai mult decât
orice alt mijloc utilizat.
Pentru multe firme clienţii sunt un capital. Acest capital se câştigă prin produs, calitate,
servicii post-vânzare, iar produsul, pentru a fi vândut, trebuie înainte de toate, prezentat cu
profesionalism.
La baza oricărei tranzacţii umane se află conceptul de schimb. Schimbul poate interveni
numai când cel care îl propune este capabil să-l facă interesant în ochii interlocutorului şi să-i
satisfacă una din nevoile sale. In fond, totul se reduce la simplul adevăr: descoperiţi ce vrea
interlocutorul şi prezentaţi lucrul respectiv într-o manieră convingătoare.
Analizând într-o manieră simplificată funcţionarea creierului uman, modul în care acesta
primeşte şi prelucrează informaţiile, se constată că materia noastră cenuşie primeşte în mod constant
din mediu o serie de stimuli vizuali, auditivi, tactili (sau, mai bine zis, kinestezici) care sunt
percepuţi de organele de simţ; dintre aceştia, o parte redusă trece în conştiinţa noastră, pentru a fi
ulterior înmagazinaţi în memoria noastră. Memoria funcţionează într-o manieră asociativă, adică
conectând fiecare nouă "intrare" la ceva care deja există, dar nu raţional şi logic în mod necesar.
In acelaşi timp, în creier ajung informaţii despre fiziologia noastră internă. Orice experienţă
umană poate fi descrisă în termeni fiziologici. Fiecare persoană a avut diverse experienţe şi astfel
asocierile prezente în memoria sa vor fi subiective. Conţinutul memoriei dă fiecărei persoane
viziunea personală asupra lumii înconjurătoare, care va fi în mod necesar unică. Fiecare informaţie
nou intrată va stimula asocierile preexistente şi, pe baza lor, va fi decis un anumit comportament.
Cuvintele sunt doar simboluri sonore (voce) sau vizuale (scris) cărora o comunitate etnică
le-a asociat o valoare care se presupune a fi împărtăşită de toate persoanele aparţinând acelei
comunităţi.
De fapt, toate acestea pot fi reprezentate schematic astfel: stimul > prelucrare internă >
răspuns.
Pornind de la un exemplu simplu: două persoane se află într-o încăpere şi stau de vorbă. La
un moment dat, intră un câine dând din coadă. O persoană începe să-l mângâie, iar cealaltă se
refugiază înspăimântată la masă. Ce s-a întâmplat?
Ambele persoane au primit aceiaşi stimuli senzoriali (stimulul vizual - imaginea câinelui;
stimulul auditiv - zgomotul paşilor săi, mârâitul etc.; stimulul kinestezic - mirosul), dar în timp ce
prima persoană îi asocia cu amintirea afecţiunii şi a plăcerii, la cea de-a doua persoană au stimulat
amintirea fricii şi a fugii.
88
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
Sunt situaţii în care vă confruntaţi cu o problemă anume şi vă simţiţi închişi în nişte tipare
de gândire care vă împiedică să găsiţi o soluţie satisfăcătoare. In astfel de cazuri, nu cumva v-aţi
gândit cât de frumos şi util ar fi să posedaţi un obiect magic care să vă ajute să gândiţi şi să creaţi cu
claritate şi imaginaţie?
Metoda celor şase pălării este o metodă utilizată pentru sporirea eficacităţii discuţiilor şi
procesului de gândire, aparţinând profesorului Edward De Bono, considerat drept cea mai mare
autoritate mondială în domeniul gândului creativ.
Imaginaţi-vă că, în cursul unei discuţii sau în timp ce reflectaţi asupra unei probleme care vă
macină, vă puneţi pe cap pălării de culori diferite. Această idee poate să pară destul de puerilă şi
fără folos, dar înainte de a o respinge cu un zâmbet de superioritate, ţineţi cont că firme
multinaţionale ca IBM, Kodak, NTT, Exxon, au plătit sume uriaşe de bani profesorului De Bono
pentru a preda metoda şi aplicarea ei angajaţilor şi managerilor lor.
Practic, este vorba de a vă imagina că aveţi la dispoziţie şase pălării de culori diferite,
fiecare corespunzătoare unei anumite funcţii a gândului, adică:
• Pălăria albă - evaluarea obiectivă a situaţiilor: fapte, cifre, informaţii. Cu această pălărie pe
cap, este mai uşor să vedeţi lucrurile aşa cum sunt, fără nici o părere, interpretare, critică,
emoţie.
• Pălăria roşie - se referă la emoţii, senzaţii şi intuiţii. Când gândiţi cu pălăria roşie pe cap, nu
este nevoie să daţi nici o justificare.
• Pălăria neagră - gânduri negative, critică, pesimism, tot ceea ce poate merge prost.
89
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
• Pălăria galbenă - oportunităţi, gânduri pozitive, optimism. Cu această pălărie pe cap, trebuie
să gândiţi pozitiv şi să vedeţi numai avantajele situaţiei.
• Pălăria verde - creativitate, gânduri neobişnuite, ipoteze fantastice, brainstorming. Cu pălăria
verde pe cap, nu există nici o limită în calea gândurilor.
• Pălăria albastră - permite observaţii asupra gândurilor şi corectarea lor; controlează folosirea
pălăriilor.
Deci, fie în cursul unei discuţii, fie în timpul unei reflecţii personale, imaginaţi-vă că vă
puneţi pe cap una dintre pălăriile pe care le aveţi la dispoziţie şi astfel înfruntaţi problema din
punctul de vedere corespunzător. Atunci când vi se pare că funcţia pălăriei pe care "o aveţi" s-a
terminat, treceţi la o altă culoare. Acest lucru nu interzice, bineînţeles, să vă întoarceţi, la nevoie, la
o pălărie "deja folosită".
In ciuda aparenţei simplităţi, această metodă vă permite să obţineţi rezultate extraordinare,
mai ales când este vorba despre o discuţie în grup.
Eficacitatea metodei rezultă în primul rând din faptul că ea vă permite să intraţi şi să ieşiţi
dintr-un anumit rol (emotiv, critic, optimist, creativ) fără să vă simţiţi implicaţi la nivel personal. De
fapt, a vă pune o pălărie vă permite "să vă jucaţi rolul" fără să mai ţineţi cont de limitele obişnuite.
De exemplu, o persoană poate că nu se simte în largul ei dacă este vorba să-şi exprime
emoţiile aparent neraţionale în legătură cu o afacere, în timp ce, dacă este "obligată" să poarte
pălăria roşie, o va face liber.
Sau poate vă este frică să expuneţi o idee nouă şi aparent ciudată, dar cu pălărie verde pe cap
sunteţi chiar încurajaţi să o faceţi.
Al doilea motiv al eficacităţii este că metoda vă permite să analizaţi o problemă din toate
punctele de vedere, concentrându-vă de fiecare dată asupra unui singur aspect, în timp ce, de obicei,
funcţiile acestea se suprapun, încurcându-se una cu alta, iar alte aspecte sunt neglijate.
De exemplu, când munciţi în faza de "pălărie albă", trebuie analizate pur şi simplu faptele
certe şi nu aveţi voie să spuneţi păreri personale sau senzaţii. Dacă se foloseşte pălăria verde, puteţi
da frâu liber capacităţilor inventive, fără frica de a fi criticaţi sau de a vă face de râs.
Ca ultim motiv, aceste "şase pălării pentru a gândi" contribuie la stabilirea unor "reguli ale
jocului" şi la descoperirea că a gândi, în afară de a fi o funcţie utilă şi productivă, poate fi şi o sursă
de distracţie, ba chiar mai mult decât atât.
90
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
In afară de aceste situaţii specifice, lucrurile sunt foarte clare: când porniţi o vânzare,
vânzarea însăşi înseamnă rezultatul pe care vreţi să-l obţineţi.
În viaţa de zi cu zi se iroseşte o mare cantitate de cuvinte numai pentru plăcerea de a avea
dreptate într-o discuţie, pentru a părea mai deştepţi şi mai bine pregătiţi, pentru a face pe cineva să
se simtă prost etc., în timp ce ar fi mult mai simplu să vă întrebaţi ce efect vor avea vorbele
dumneavoastră asupra interlocutorului şi, mai mult, dacă acest efect va fi avantajos pentru
dumneavoastră.
Legătura între ceea ce se spune şi comportamentul care se obţine este demonstrată de una
din cele mai importante legi ale psihologiei, care spune că felul în care se comportă o persoană
depinde direct de starea mentală în care se află ea în acel moment. Aşadar, dacă vreţi să obţineţi un
anumit comportament, mai întâi trebuie să vă aduceţi interlocutorul într-o stare mentală
corespunzătoare acelui comportament. Pentru aceasta aveţi nevoie de instrumente potrivite: un
muzician acţionează asupra dumneavoastră cu un pian sau cu o vioară; un pictor - cu o pensulă; un
regizor - cu imagini; un scriitor - prin cuvinte.
Un singur cuvânt nepotrivit a dus adesea la izbucnirea de războaie, schimbând istoria unui
popor, ca să nu mai vorbim de multitudinea de afaceri care sunt ratate din cauza unei exprimări
greşite. In mod logic, deoarece cuvântul este principalul instrument al unui vânzător, acest
instrument trebuie perfecţionat la maximum, dar nu pentru a furniza explicaţii lungi şi plictisitoare
despre produs şi calităţile acestuia, ci pentru a putea aduce clientul în starea mentală cea mai
potrivită pentru a cumpăra.
Legătura dintre cuvinte, imagini evocate şi starea mentală finală a interlocutorului este
explicată prin componentele nonverbale şi paraverbale ale limbajului.
• Fiecare cuvânt este un simbol sau, mai bine zis, o sinteză a unei descrieri. Pentru a fi înţeles,
cuvântul trebuie să se bucure de o semnificaţie împărtăşită de cel care vă ascultă.
• Fiecare cuvânt este un instrument folosit pentru a face distincţii, pentru a semnala o
diferenţă. Cu cât vocabularul este mai bogat, cu atât mai bogată este experienţa care poate fi
transmisă (şi viceversa).
• Fiecare cuvânt aduce cu sine, în afară de sensul propriu, o cantitate de "informaţie paralelă"
despre cel care foloseşte respectivul cuvânt: vârsta, profesia, nivelul cultural, poate ideile
politice etc.
• Fiecare cuvânt conţine o judecată, o opinie despre obiectul pe care îl descrieţi.
• Fiecare cuvânt, pentru a fi înţeles, trebuie să fie asociat unei imagini mentale şi, ca o
consecinţă, această imagine vă va veni în minte de fiecare dată când auziţi sau folosiţi cuvântul
respectiv.
• Daca un cuvânt se referă la o stare emoţională, pentru a fi înţeles el trebuie să fie asociat cu
starea respectivă, dar această relaţie poate fi parcursă şi în sens invers.
Cuvintele pe care le foloseşte vânzătorul au rolul nu atât de a furniza informaţii despre un
produs sau pentru a spune cât de bun şi ieftin este acesta faţă de cel al concurenţei, ci de a-l pune pe
potenţialul client în starea emoţională cea mai potrivită pentru a cumpăra.
Forţa cuvântului rezultă din faptul că acesta este nu numai un mijloc de a realiza
comunicarea, ci şi un instrument cu care se poate acţiona asupra minţii şi sufletului interlocutorului.
Cuvintele sunt o adevărată armă, pe care trebuie să învăţaţi să o folosiţi cu cea mai mare grijă.
Cuvintele pe care le utilizaţi pot să vă facă rău, astfel: fiecare cuvânt aduce cu sine imagini, emoţii,
informaţii despre dumneavoastră, ceea ce înseamnă că un cuvânt greşit poate foarte uşor induce în
interlocutor reacţii emoţionale (deseori complet iraţionale şi imprevizibile) care să vă împiedice să
vă atingeţi scopul propus.
Există o serie de cuvinte care, din diferite motive, au capacitatea de a crea asociaţii negative
în mintea interlocutorului şi de aceea ele trebuie evitate pe cât posibil. Cuvintele şi expresiile
următoare nu au nimic negativ în sine, dar s-a constatat că folosirea lor în cadrul unei negocieri
determină impresii nefavorabile dumneavoastră, indiferent dacă acest lucru vi se pare sau nu
credibil:
91
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
92
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
client să vorbească, amintindu-vă mereu regula: "Cu cât clientul vorbeşte mai mult, cu atât este mai
probabil să cumpere".
2) Ceea ce spuneţi este mult mai puţin important decât felul cum spuneţi.
Cercetările în domeniul comunicării demonstrează că numai 7% din ceea ce înţelegem
dintr-un mesaj depinde de cuvintele în sine, în timp ce 38% provine din componentele paraverbale
(ton, viteza, volum etc.) şi 55% din partea nonverbală, adică din limbajul trupului.
Practic, acest lucru înseamnă că dacă în cursul unui mesaj conţinutul verbal îl contrazice pe
cel nonverbal, cea mai mare parte a ascultătorilor va avea mai multă încredere în tonul pe care este
rostit mesajul. Şi, ca să-şi explice contrazicerea, aceştia se vor gândi pur şi simplu că le-a scăpat
ceva sau că au înţeles prost un cuvânt.
Puterea tonului poate fi experimentată încercând într-o situaţie oarecare să spuneţi cea mai
mare prostie care vă vine în minte folosind un ton cât se poate de serios şi observând cât de puţine
persoane vor îndrăzni să vă contrazică. Acest truc este permanent folosit de către oameni politici,
ziarişti etc.: privind o dezbatere la televizor puteţi verifica imensa cantitate de prostii şi minciuni
care sunt spuse fără nici o ruşine, cu tonul dezvăluirii unor mari adevăruri.
Folosirea corectă a tonului este foarte importantă în rândul tehnicilor de convingere. Tonul
de bază care trebuie folosit atunci când vreţi să fiţi foarte convingători este aşa-numitul "ton de
părinte". Din motive psihologice, creierul are automat o reacţie de supunere şi ascultare când aude
ceva spus cu acest ton, în timp ce nu va acorda atenţie exact aceluiaşi lucru spus cu un ton, de
exemplu, de copil.
Într-o situaţie de stres cum ar fi cea a unei negocieri se întâmplă adesea ca persoanele
neantrenate să aibă tendinţa de a modifica tonul personal obişnuit, noul lor ton apropiindu-se de cel
al unui copil supărat. Firesc, acest ton stopează orice posibilitate de a-l convinge pe cel care vă
ascultă: oricât de pregătiţi aţi fi şi oricât de bune ar fi argumentele dumneavoastră, la nivelul
inconştient ascultătorul vă va considera copii nesiguri şi vă va trata în consecinţă. Cel mai mare
efect şi cea mai mare atenţie se pot obţine folosind "tonul de părinte". Acest fel de a vorbi transmite
un mesaj de încredere, competenţă şi ordine, pentru că îi evocă inconştient ascultătorului vocea
propriilor lui părinţi atunci când erau supăraţi pe el. Tonul acesta creează o impresie de "figură
autoritară", gata să sfătuiască, să înveţe, să conducă. Este un ton care vă invită, politicos, dar
hotărât, să ascultaţi şi să vă supuneţi pentru binele dumneavoastră.
În concluzie, pentru a obţine un anumit comportament din partea cuiva (să cumpere un
produs, să semneze un contract etc.) este mult mai eficient să vă concentraţi în a provoca starea
emoţională care determină acel comportament. Instrumentul pe care îl aveţi la dispoziţie îl
constituie cuvintele, deci trebuie să fiţi foarte atenţi la efectul pe care-l aveţi asupra celor care vă
ascultă, fără să uitaţi că acest efect poate fi diferit de la un interlocutor la altul.
De asemenea, trebuie să se acorde atenţie felului în care vorbiţi, tonului pe care îl folosiţi. In
acelaşi timp, încercaţi de fiecare dată când ascultaţi pe cineva care chiar obţine rezultate mai bune
să descoperiţi cum face acest lucru. Probabil, veţi descoperi că, în mare parte, succesul lui se
datorează felului de vorbi şi tonului pe care îl foloseşte.
Componentele vitale ale procesului de vânzare sunt: principiile prezentării unui produs sau
serviciu şi efortul efectiv de vânzare a acestuia, inclusiv arta de a negocia.
"A vinde" înseamnă, în sensul cel mai general, a convinge pe cineva, a-l determina, din
aproape în aproape, să reacţioneze aşa cum doreşte "vânzătorul".
Prezentarea produsului în vederea promovării reprezintă doar o parte din ceea ce înseamnă
procesul de vânzare. Studiile arată că aceasta contribuie cu aproximativ 30% la succesul unei
vânzări în străinătate, în timp ce 70% se bazează pe: a) performanţa de a stabili condiţiile corecte
din punct de vedere comercial (40% contribuţie la succes) şi b) pregătirile detaliate pentru vânzare
(30% contribuţie la succes).
Strategia de promovare a produsului pentru o vânzare de succes se bazează pe trei elemente
interconectate, ce guvernează şi condiţionează vânzarea: costul, concurenţa şi cumpărătorul. Dacă
există probleme în direcţionarea produsului pe o anumită piaţă la un anumit preţ, atunci această
strategie va ajuta la localizarea şi rezolvarea problemei apărute.
93
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
Fiecare efort pentru vânzarea unui produs cere o cercetare de marketing. Această cercetare,
dacă este bine făcută, poate furniza suficiente informaţii cu privire la anumite aspecte esenţiale, ca
de exemplu: dacă preţul este fezabil, dacă cererea pentru produsul respectiv justifică eforturile
cerute pentru promovarea lui, dacă structura de cost este solidă şi dacă va putea face faţă
competiţiei. Ţinta care ar trebui urmărită este de a realiza, cât mai repede posibil, un profit şi a
menţine deschise posibilităţile de export.
Din acest motiv, vânzătorul trebuie să urmărească să obţină un profit suficient de mare, care
să-l motiveze să continue, cel puţin pentru un timp, acţiunile de promovare pentru produsul
respectiv. Pentru a realiza această performanţă, vânzătorul trebuie obligatoriu să se bazeze pe o
foarte bună structură de cost intern al produsului. Un spaţiu minim de manevră pentru vânzător
trebuie de asemenea inclus în strategia de promovare a produsului, pentru a-l motiva, a-i localiza
poziţia sa în această strategie, ceea ce este de natură a creşte interesul şi autoritatea lui.
Imperativele majore pentru vânzător sunt cunoaşterea companiei, a produselor, a clienţilor şi
a concurenţei. Trebuie cunoscute perspectivele posibile pe pieţele internaţionale, cererile de pe
aceste pieţe şi potenţialii concurenţi. Înainte de a vizita un cumpărător, trebuie mai întâi vizitat
magazinul, citite broşurile sale publicitare, cunoscuţi clienţii săi şi aceasta, pentru a fi în măsură să
fie pus în situaţia respectivului cumpărător.
Cu cât se cunosc mai multe date despre client, cu atât se poate controla mai bine situaţia.
Numărul şi calitatea informaţiilor care trebuie culese, depind de valoarea produselor şi mărimea
comenzii preconizată a fi obţinută.
Informaţiile minimale necesare sunt: numele şi funcţia exactă a celui cu care se va discuta,
poziţia în ierarhia companiei, puterea lui de decizie, informaţii legate de prezentarea firmei. Alte
date utile, dar mai greu de obţinut, ar fi: puterea financiară a firmei, dacă firma deţine produse
similare şi la ce preţ, relaţiile ei cu firme concurente, informaţii personale despre interlocutor (tipul
de personalitate, preocupări, slăbiciuni, familie etc.).
Dacă toate aceste operaţiuni sunt realizate, vânzarea efectivă nu este altceva decât pur şi
simplu satisfacerea nevoilor clientului, inclusiv prin utilizarea argumentelor corecte, furnizarea
evidenţelor necesare şi oferirea unor soluţii ce se potrivesc cât mai bine nevoilor afacerii clientului.
Singura problemă la care trebuie răspuns efectiv este că în acel moment vânzătorul este actorul şi
trebuie să joace rolul complet, încadrându-se corect în timpul pe care îl are la dispoziţie. Această
prezentare a produsului reprezintă "marea finală", fiind audiată de un public extrem de exigent şi nu
în ultimul rând expert. Este rezultatul a multe luni de condiţionări, pregătiri şi autorizări. Vânzătorul
- singur - în calitate de reprezentant al companiei, va trebui să ia decizii foarte importante asupra
factorilor ce pot influenţa sau determina rezultatul final. Acesta este semnul cel mai clar al
angajamentului pe care îl are faţă de clientul potenţial. Este un caz concret în care este perfect
adevărat ceea ce odată Gandhi a spus: "numai un angajament complet conduce la o victorie
completă". Acum se poate vorbi de abilitatea reprezentantului companiei de a stăpâni "arta
negocierii"14.
Cel mai bun, mai ieftin şi mai eficient sistem de creştere a volumului vânzărilor îl reprezintă
câştigarea de noi clienţi prin intermediul clienţilor satisfăcuţi deja.
Dacă faceţi afaceri de un oarecare timp, aţi avut cu siguranţă ocazia de a aprecia valoarea
publicităţii din gură în gură: nu costă nimic şi vă aduce clienţi foarte preţioşi, deja interesaţi de
produsul pe care îl oferiţi. Este foarte natural ca un client care a fost mulţumit de produsul sau
serviciul dumneavoastră să vă vorbească de bine în faţa unui prieten sau a unui partener de afaceri,
de aceea dumneavoastră nu trebuie decât să vă daţi silinţa pentru ca acest lucru să se întâmple cât
mai des.
Clienţii câştigaţi pe această cale sunt atât de preţioşi din următoarele motive:
1. Se rezolvă de la bun început problema încrederii. Sentimentul de încredere stă la baza
oricărei relaţii de afaceri. Întotdeauna când citeşte despre o ofertă care i se face, orice persoană se
gândeşte astfel: Dar de ce ar trebui să am încredere în firma aceasta? Fiecare firmă caută să-şi
mărească credibilitatea şi de aceea investeşte bani grei în pliante scumpe sau în birouri aspectuoase.
14
Business Intelligence Agency - “Tehnici de vânzare”
94
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
Nimic însă nu poate înlocui credibilitatea pe care o dă recomandarea din partea unui prieten. O
astfel de recomandare rezolvă imediat problema încrederii, fără alte întrebări.
2. Se reduc în mod considerabil cheltuielile. Un calcul pe care puţini întreprinzători îl fac se
referă la costul atragerii unui nou client, din punct de vedere al publicităţii necesare pentru a-l aduce
la uşa firmei şi al timpului alocat. Faceţi acest calcul şi veţi descoperi cât de preţios este cineva care
vă aduce clienţi noi şi cât de important este să aveţi grijă de clienţii existenţi.
3. Se măreşte reţeaua de potenţiali clienţi; fiecare client nou aduce cu el propria lui reţea de
cunoştinţe, prieteni, parteneri de afaceri etc.
Metode utilizate pentru creşterea numărului clienţilor recomandaţi:
• Îmbunătăţirea permanentă a produsului sau serviciului, lăsând lucrurile să se întâmple natural,
aşteptând ca persoanele mulţumite de serviciile dumneavoastră să vă recomande şi altora.
Această variantă nu dă rezultate decât pe termen lung.
• Faza activă, care înseamnă a cere clienţilor actuali să vă furnizeze nume ale altor potenţiali
clienţi. Această strategie, dacă este urmată cu inteligenţă, vă poate dubla volumul vânzărilor, cu
un efort minim în comparaţie cu alte strategii.
Persoanele pe care trebuie să le întrebaţi sunt15:
A. Clienţii actuali. Marea majoritate a clienţilor aduşi vin din direcţia clienţilor actuali;
dacă un client este într-adevăr mulţumit de dumneavoastră şi de felul în care l-aţi tratat, el nu va
avea nici o reţinere în a vă indica potenţiali noi clienţi, ba chiar va face acest lucru cu plăcere,
iar potenţialii clienţi indicaţi vor fi mult mai dispuşi să facă afaceri cu dumneavoastră dacă le
spuneţi că îi căutaţi la recomandarea unei persoane pe care ei o cunosc.
B. Prietenii. Cercul propriu de prieteni şi cunoştinţe poate fi o sursă extraordinară de
clienţi noi, din acest motiv este foarte important ca toţi apropiaţii dumneavoastră să ştie foarte
precis cu ce vă ocupaţi; mai mult chiar, dacă aceste persoane ştiu exact ce fel de clienţi căutaţi,
le va fi mult mai uşor să vă ajute.
C. Toţi cei care, într-un fel sau altul, au intrat la un moment dat în contact cu firma
dumneavoastră. Cineva care a venit să se intereseze de produsul dumneavoastră, chiar dacă nu
a cumpărat, se poate dovedi o persoană foarte utilă; faptul că nu a cumpărat nu înseamnă
neapărat că nu i-a plăcut produsul, ci pur şi simplu că n-a avut chiar atât de multă nevoie de el
sau că traversa o perioadă mai proastă din punct de vedere financiar; o asemenea persoană,
încercând să compenseze cumva jena că nu a cumpărat nimic, va fi dispusă să vă furnizeze lista
tuturor cunoştinţelor sale care v-ar putea fi clienţi.
D. Alte firme. Relaţiile bune cu alte firme se pot transforma într-o sursă permanentă de
clienţi noi, mai ales dacă acestea activează într-un domeniu înrudit (fără să vă fie concurente);
de exemplu, dacă vindeţi calculatoare şi cunoaşteţi pe cineva care vinde mobilier de birou,
contactaţi-l pentru a face un schimb de adrese ale clienţilor; nu uitaţi, aşadar, că orice persoană
poate fi o sursă valoroasă de venituri, chiar dacă nu direct, ci prin intermediul persoanelor pe
care le cunoaşte, şi, cum nu ştiţi de unde poate apărea un client valoros, este bine să nu vă
lipsească niciodată cărţile de vizită.
Toate ideile, planurile şi strategiile de afaceri, oricât de bine gândite ar fi, sunt destinate
eşecului total dacă nu luaţi în considerare ceea ce marii teoreticieni şi economişti numesc, cu o
nuanţă de dispreţ, factorul uman.
Din păcate, afacerile nu se fac într-un laborator, ci în lumea reală, acolo unde sunt oameni
de diferite categorii: neserioşi, nevrotici, nebuni, invidioşi, necinstiţi, mincinoşi, incompetenţi, răi
etc.; acest lucru nu înseamnă că ei nu pot fi şi generoşi, serioşi, buni, de încredere etc. În timp ce se
aşteaptă ca dezvoltarea concurenţei să-şi facă datoria şi să-i scoată de pe piaţă prin selecţie naturală
pe cei care nu sunt în stare să respecte un anumit standard de seriozitate, aceştia sunt oamenii cu
care aveţi de-a face.
15
Bruno Medicina – Articole în revista “Idei de afaceri”, 1996-2000, Editor Rentrop & Straton, Bucureşti.
95
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
Lucrul cel mai frumos pentru un întreprinzător particular este faptul că nu există un şef
căruia să-i dea socoteală despre ceea ce face şi ce nu face. Puteţi să vă organizaţi timpul cum doriţi,
sunteţi stăpâni pe acţiunile dumneavoastră, luaţi deciziile pe care le doriţi, în momentul care vi se
pare mai convenabil.
Din păcate, pentru cea mai mare parte a oamenilor, această libertate poate duce la faliment:
este mai uşor să respectaţi un angajament când cineva strigă la dumneavoastră sau vă ameninţă cu o
sancţiune, decât dacă răspundeţi numai în faţa dumneavoastră.
Întreaga structură socială şi profesională este făcută astfel încât să fiţi obligaţi să respectaţi
angajamentele. Câte persoane ar fi avut aceeaşi pregătire şcolară dacă ar fi învăţat individual? Câte
persoane ar reuşi să respecte un program de antrenament sportiv fără un antrenor în spate?
Capacitatea de a respecta un angajament este cheia succesului oricărui întreprinzător, mult mai
importantă decât pregătirea şcolară sau profesională, sprijinul obţinut, capitalul iniţial avut la
dispoziţie etc.
Gândiţi-vă la funcţia pe care o ocupaţi în acest moment – şef de magazin, director,
întreprinzător etc. Imaginaţi-vă că va trebui să găsiţi pe cineva care să vă înlocuiască pentru un
timp: Ce calităţi trebuie să aibă persoana respectivă? Cum ar trebui să acţioneze? Ce pregătire i-ar fi
necesară? Ce fel de om ar trebui să fie? Ce anume ar trebui să facă? Gândiţi-vă serios la aceste
lucruri, ca şi cum ar trebui să pregătiţi un interviu de angajare. Apoi, treceţi la întrebarea-cheie: Vi
se pare că îndepliniţi toate calităţile pe care le cereţi? Dacă ar fi vorba despre o afacere, aţi finanţa
ceva gestionat de dumneavoastră?
Făcută cu seriozitate, această analiză se poate dovedi extrem de preţioasă pentru viitorul
dumneavoastră. Dacă reuşiţi să fiţi obiectivi s-ar putea să vă descoperiţi slăbiciuni sau puncte forte
la care nu v-aţi gândit niciodată.
Există o serie de întrebări care vă pot fi de ajutor în cadrul unui interviu de angajare:
• Care este experienţa pe care o aveţi, atât părţile de succes, cât şi cele slabe? Amintiţi-vă, nu
trebuie să convingeţi un străin, ci pe dumneavoastră. Dacă minţiţi, vă păcăliţi singuri.
96
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
• Descrieţi detaliat ultima săptămână de activitate. Cum aţi folosit timpul? Ce decizii aţi luat?
Cum v-aţi purtat cu colaboratorii? Ce acţiuni au fost într-adevăr profitabile? Dacă aţi vedea pe
altcineva acţionând aşa, l-aţi angaja?
• Care sunt dificultăţile majore cu care vă confruntaţi? Situaţia pieţei? Conducerea firmei?
Birocraţia? Clienţii? Angajaţii? Lipsa de organizare? Câte dintre aceste dificultăţi depind doar
de dumneavoastră? Dacă altcineva v-ar spune aceleaşi lucruri, vi s-ar părea convingătoare?
• Cum vă privesc ceilalţi? Ce părere are despre dumneavoastră şeful? Dar clienţii? Dar
colaboratorii? Este foarte greu să fiţi obiectivi la această întrebare şi ar fi interesant dacă aţi
putea să verificaţi răspunsul: este de necrezut cât de mare este diferenţa dintre felul în care
credeţi că sunteţi priviţi şi felul în care sunteţi priviţi în realitate.
• Dacă ar trebui să daţi nişte sfaturi celui care vă va înlocui, care ar fi cele mai importante?
Fiecare persoană se dovedeşte un mare expert în orice atunci când este vorba de a sfătui pe
altcineva şi este extrem de interesant faptul că, de obicei, are dreptate. Ca urmare, acest talent ar
trebui folosit pentru a rezolva diverse probleme şi a găsi căi mai bune de a acţiona, soluţii etc.
Scopul acestei analize este de a deconecta mecanismele de apărare cu care omul îşi
protejează respectul faţă de propria persoană. Chiar dacă veţi descoperi unele lucruri dureroase, ele
pot fi cheia pentru îmbunătăţirea performanţelor personale.
"Arată-mi conducătorul şi voi şti care-i sunt oamenii. Arată-mi oamenii şi voi şti ce conducător le
trebuie." - Arthur W. Newcomb
Pentru a conduce o echipă de vânzări trebuie să păstraţi echilibrul dintre motivare, inspiraţie
şi îndrumare într-o echipă formată din individualităţi puternice şi independente, menţinând în
acelaşi timp ordinea acţiunilor întreprinse pentru atingerea obiectivelor stabilite.
Repere pentru realizarea acestor obiective:
- definirea şi repartizarea zonelor de vânzare;
- evaluarea şi definirea teritoriilor în funcţie de potenţialul pieţei;
- contractul de acoperire a zonei de vânzări;
- procesul de vânzare, conducerea lui;
- relaţiile cu clienţii;
- adunarea tuturor datelor, administrarea portofoliului;
- dezvoltarea unui plan pentru atingerea obiectivelor propuse;
- motivarea şi conducerea echipei;
- tipuri de conducere şi nivele de dezvoltare: îndrumare, pregătire, delegare, împuternicire;
- recrutarea învingătorilor.
- motivarea echipei.
Ceea ce simţiţi într-o situaţie dată nu are nimic de-a face cu situaţia însăşi, ci mai curând
depinde de elementele specifice asupra cărora hotărâţi să vă concentraţi, mai mult sau mai puţin
conştient.
Dacă sunteţi într-o dispoziţie proastă, aveţi tendinţa să vedeţi doar aspectele negative ale
unei situaţii; dacă sunteţi bine dispuşi, totul vi se pare bun şi pozitiv. Important este că, în timp ce
realitatea nu se schimbă, se schimbă interpretarea dumneavoastră: dacă vă concentraţi asupra
aspectelor negative ale unei situaţii, starea dumneavoastră de spirit se va înrăutăţi în mod inevitabil
şi viceversa.
Ceea ce este negativ sau pozitiv rămâne astfel, independent de interpretarea fiecăruia.
Adevărata problemă este că, dacă vă concentraţi asupra aspectelor negative, împiedicaţi de fapt
97
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
creierul să vadă posibilele soluţii ale unei situaţii date. Pentru a găsi soluţii, este mult mai util să vă
concentraţi asupra aspectelor pozitive.
Toate acestea conduc la conceptul de PRINCIPIU. Analizând persoane care au avut succes
în afaceri şi persoane care au dat faliment, s-a descoperit că adevărata diferenţă nu constă în
inteligenţă, vârstă, capital sau fizic, ci în sistemul de principii.
Există şapte lucruri în care cred în mod invariabil persoanele care au succes16:
• Eu sunt singurul responsabil pentru urmărirea obiectivelor mele. Cei care au avut
succes nu se plâng niciodată de situaţii, încercând să le modeleze conform voinţei lor. În orice
situaţie, chiar şi în cea mai dramatică, aveţi posibilitatea să alegeţi între a reacţiona pasiv şi a
acţiona exploatând la maximum resursele pe care le aveţi la dispoziţie. A vă concentra asupra
propriilor limite echivalează cu a alege paralizia.
• Nu există eşec, există doar rezultate. Nimeni nu a reuşit totul de la prima încercare, toţi au
trecut prin eşecuri şi probleme financiare; au mers însă mai departe, considerând aceste
probleme ca fiind temporare şi schimbând strategia de atac.
• Lucrurile nu se îmbunătăţesc din întâmplare, ci numai în urma întreprinderii
acţiunilor adecvate. Este o consecinţă a ideii precedente. Cine doreşte să obţină rezultate,
reuşeşte acest lucru urmărind anumite proceduri, nu aşteaptă daruri din cer. Când urmăriţi pe
cineva din afară este foarte simplu să prevedeţi rezultatele pe care le va obţine, pe baza
acţiunilor pe care le întreprinde.
• Munca este ceva distractiv. Nimeni nu a avut niciodată succes urmărind pur şi simplu
îmbogăţirea, ci dimpotrivă, făcând extraordinar de bine ceva ce îi plăcea. Banii trebuie să
reprezinte o consecinţă secundară şi nu scopul cel mai important. Altfel nu s-ar explica de ce
miliardari ca Bill Gates, Silvio Berlusconi, Donald Trump continuă să lucreze 16 ore pe zi fără
pauze, deşi ar putea să-şi permită o vacanţă fără sfârşit.
• Nu există succes de lungă durată fără sacrificii. Cine a avut succes s-a implicat cu toate
forţele în acţiunea în care a crezut, sacrificând prietenii, distracţiile şi odihna. Nici o mare operă
nu s-a realizat într-un timp scurt şi cu implicare redusă.
• Oamenii reprezintă resursa cea mai importantă. Analizându-i pe cei care au avut
realizări deosebite se poate descoperi că le-au obţinut pentru că au ştiut cum să utilizeze cel mai
bine resursele şi capacităţile persoanelor din jurul lor. Mulţi dintre creatorii marilor imperii
financiare, ca Ford sau Onassis, aveau o pregătire şcolară limitată, dar au ştiut să se înconjoare
de consilieri competenţi.
• Dacă reuşiţi să daţi celorlalţi ceea ce doresc şi au nevoie, atunci ei vă vor da ceea ce
doriţi şi aveţi nevoie. Succesul dumneavoastră, chiar şi cel exprimat în bani, este măsura exactă
a utilităţii pentru ceilalţi şi pentru societate. Dacă ceea ce faceţi nu este util nimănui, indiferent
de cât de bine este făcut sau de cât efort aţi depus, aceasta nu va produce nici un leu.
Orice succes porneşte din mintea omului şi nici o decizie nu poate fi mai bună decât
informaţiile pe care se bazează.
"Există trei tipuri de oameni: cei care fac lucrurile să se întâmple; cei care privesc,
aşteptând ca lucrurile să se întâmple; cei care nu înţeleg ce se întâmplă."
"Mulţi nu muncesc cu toate forţele lor pentru a câştiga bani deoarece spera că într-o zi se
vor trezi bogaţi. Această speranţă devine realitate, de obicei, în proporţie de 50%, în sensul că într-
o zi se vor trezi." - T. A. Edison
Foarte mulţi oameni au capacitatea de a face nişte lucruri care i-ar mira în primul rând pe ei
înşişi, dar, ciudat, adoptă o atitudine pasivă şi se limitează, într-un fel mai mult sau mai puţin
metaforic, la a sta aşezaţi şi a aştepta.
16
Bruno Medicina – Articole în revista “Idei de afaceri”, 1996-2000, Editor Rentrop & Straton, Bucureşti.
98
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
In afaceri, credibilitatea înseamnă totul. Este capitalul cel mai preţios pe care îl aveţi la
dispoziţie, cel mai greu de câştigat şi cel mai uşor de pierdut, şi care poate fi compromis chiar de
fapte cu care nu aveţi legătură directă. În ziua de astăzi, când informaţiile se răspândesc cu mare
viteză, suntem legaţi într-o reţea dinamică de interconexiuni şi, la orice nivel, fiecare acţiune a unei
persoane influenţează acţiunile altora şi este, la rândul ei, influenţată de acestea. Aspectele negative
se află mai repede şi atrag mai mult atenţia.
Orice persoană trebuie să stăpânească anumite capacităţi de bază: capacitatea de a lua
cuvântul (cu succes) într-o anumită ocazie, în public şi capacitatea de a expune propriile idei în
scris. Mulţi oameni, de altfel inteligenţi şi pregătiţi, se găsesc în dificultate când trebuie să înfrunte
aceste situaţii. Nu întâmplător, rezultatul unei cercetări a fost că frica de a vorbi în public este unul
dintre sentimentele cele mai răspândite.
Legea fundamentală a succesului: "Staţi alături de cei care câştigă şi evitaţi-i pe cei care
pierd!" Motivaţiile ar fi următoarele:
• Cei care pierd nu pot să vadă succesul în ei înşişi şi în consecinţă nu îl vor vedea în
dumneavoastră, deci vă vor deprima cu apatia şi negativitatea lor; cei care câştigă vă vor
încuraja să depuneţi maximum de efort şi vor sprijini şi aprecia eforturile dumneavoastră.
• Cei care pierd îşi amintesc problemele şi falimentele trecute şi le utilizează ca scuze pentru a
renunţa; cei care câştigă încep de la prezent, de la situaţia în care se găsesc acum, cu o atitudine
pozitivă.
• Cei care pierd lasă ca mediul să determine starea lor mentală; cei care câştigă controlează
atitudinea lor.
• Cei care pierd o să vă spună: "Poate este posibil, dar este prea dificil"; cei care câştigă o să
vă spună: "Poate este dificil dar este posibil".
• Cei care pierd vor vedea o problemă în orice soluţie; cei care câştigă vor vedea o soluţie
pentru orice problemă.
In concluzie, întrebarea este: ce aveţi în jurul dumneavoastră, oameni cu mentalitate de
câştigător sau de învins? Trăiţi într-un mediu stimulativ şi competitiv sau frecventaţi persoane cu
care vă consolaţi şi vă justificaţi reciproc?
Bogăţia materiala este uneori rezultatul unei personalităţi de învingător, dar legătura nu
poate fi considerată "automată". Miliardarul care îşi foloseşte banii pentru a-şi cumpăra cocaină este
un învins din orice punct de vedere. Pe de altă parte, o persoană învingătoare este posibil să nu fi
acumulat avere pentru că a găsit ceva mai interesant de făcut.
O personalitate de învingător semnifică o persoană care se aşteaptă la rezultate pozitive în
activitatea sa şi îşi dă seama că viaţa tinde să fie o "profeţie" care se autorealizează: fericirea este
călătoria, nu destinaţia; fără o atitudine mentală pozitivă nici un rezultat nu este posibil, pentru că
eforturile par lipsite de folos.
Creierul uman este un instrument extraordinar, mult mai eficace decât orice computer, dar
ca orice computer, ia decizii în baza datelor pe care le are la dispoziţie. Ori dacă sunt introduse date
incorecte, evaluări negative, gânduri deprimante, exemple proaste, nu are rost să vă miraţi dacă
rezultatele pe care le aveţi nu sunt bune.
Iată de ce trebuie să încercaţi să petreceţi cât mai mult timp posibil cu persoane care au o
mentalitate pozitivă, de câştigător, care poate servi drept exemplu şi sprijin. Aceasta nu înseamnă că
nu trebuie să daţi ajutor oricui se găseşte în dificultate: înainte de a putea să-i ajutaţi pe alţii trebuie
mai întâi ca dumneavoastră să învăţaţi să gândiţi într-un mod pozitiv.
Pentru a gândi ca un învingător şi a vă instala într-o stare pozitivă sunt necesare două
instrumente, unul care să vă permită să produceţi o stare mentală de învingător şi un altul care să vă
permită să aveţi la dispoziţie această stare atunci când aveţi nevoie.
99
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
Folosirea tacâmurilor
- lingura şi cuţitul se ţin în mâna dreaptă, iar furculiţa în stânga (cu unele excepţii: stridii,
spaghete, uneori omletă simplă etc.);
- cuţitul se ţine în mâna dreaptă cu mânerul în podul palmei, între degetul mare şi cel
mijlociu, cu arătătorul pe mâner unde începe lama;
- furculiţa se ţine în mâna stângă cu coada în podul palmei;
- lingura se ţine în mâna dreaptă, ca un creion, între degetul mare şi arătător, sprijinind-o
cu cel mijlociu, dar manevrând-o din încheietura mâinii;
- linguriţa se ţine de mâner cu degetul mare şi arătător.
17
Constantin Florea - “Serviciile în restaurant şi bar”, Editura APP, 1997.
100
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
- icrele negre se consumă în funcţie de modul cum au fost servite: dacă se pun în farfurie
de desert rece, se rupe o bucată de pâine şi cu vârful cuţitului se iau câteva boabe de icre şi se
pun pe această bucată, care se consumă dintr-o dată; dacă sunt servite la cupa specială, se iau cu
linguriţa; la fel se procedează şi cu icrele roşii (de somon: pe pâine se pune în prealabil unt, iar
peste icre se stoarce lămâie, după preferinţe);
- ficatul de gâscă (foie gras), întreg sau tăiat felii, se serveşte cu furculiţa de desert; nu se
“tartinează” pe pâine şi nu se consumă cu unt; pâinea trebuie să fie prăjită sau tost;
- anghinarea, preparată fiartă şi servită rece sau caldă cu sos olandez sau vinegret, se
consumă cu mâna;
- stridiile proaspete (vii) se iau succesiv din platou cu mâna stângă, se stoarce lămâie cu
mâna dreaptă peste ele şi apoi se consumă cu furculiţa de stridii; se consumă în prealabil pâine
prăjită cu unt şi se bea un aperitiv alcoolizat (vodcă, gin, whisky); se clătesc degetele într-un bol
cu apă călduţă;
- măslinele servite ca atare, la gustare, se iau câte una pe furculiţă, se scot sâmburii în
mâna dreaptă, cât mai discret şi se pun pe farfurie, înspre emblemă;
- crenvurştii fierţi se taie cu ajutorul cuţitului bucăţi potrivite şi se consumă dintr-o dată;
dacă se doreşte muştar, se pune cu linguriţa de porţelan din dozator pe farfurie, în nici un caz nu
se ia muştar cu vârful lamei cuţitului;
101
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
102
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
Englezi
Americani
Francezi
Nordici
Italieni
103
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
Germani
Spanioli
Arabi
Turci
Icre de ştiucă
Măsline verzi şi negre Ţuică de Turţ
Castraveţi verzi cu iaurt şi usturoi Riesling Murfatlar
File de calcan meuniere Merlot
Cartofi natur Cafea turcească
Şiş-Kebab de miel Vinars Târnave
Orez cu unt Apă minerală
Baclava
Unguri
104
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
18
Constantin Florea - “Serviciile în restaurant şi bar”, Editura APP, 1997.
105
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
106
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
Lista invitaţilor
Orice firmă serioasă şi care se respectă trebuie să aibă în “banca de date” propria listă
permanent actualizată, care va conţine următoarele categorii de virtuali oaspeţi:
- oficialităţi, respectiv oameni politici, reprezentând legislativul sau executivul ori alte
instituţii importante centrale sau locale (judeţ, oraş etc.);
- personalităţi care au tangenţă cu afacerea, respectiv furnizori şi beneficiari, agenţi de
publicitate, alte persoane sau reprezentanţi ai unor organizaţii cu care se intră în relaţii în cadrul
afacerilor;
- alte personalităţi, respectiv persoane publice, precum oameni de litere, artişti, oameni de
ştiinţă şi cultură, conducători ai instituţiilor de învăţământ şi ai altor instituţii locale etc.;
- reprezentanţii presei – întreţinerea unor relaţii bune cu mass-media prezintă o importanţă
deosebită pentru succesul unei firme;
- reprezentanţi ai personalului firmei, companiei, aleşi însă cu atenţie, fie din rândul
superiorilor, fie din cei în sarcina cărora cade derularea şi reuşita afacerii.
Oamenilor, în general şi celor care sunt sau numai se cred importanţi, în particular, le pasă
foarte mult de felul cum li se vorbeşte, de cum sunt prezentaţi. De aceea, la primirea invitaţilor şi
prezentarea acestora, trebuie acordată o atenţie deosebită unui asemenea aspect; a te adresa
celorlalţi, a-i prezenta cu atenţie, nu este doar o problemă de curtoazie, de politeţe şi de bun simţ, ci
şi de a-i face celuilalt o bună impresie, cultivând, în acelaşi timp, bunele relaţii în afaceri.
A face corect prezentările presupune:
- prezentaţi unei persoane vârstnice pe cea tânără;
- prezentaţi un membru al organizaţiei dumneavoastră unui membru al altei organizaţii;
- prezentaţi unei persoane oficiale pe una neoficială;
- prezentaţi unui superior pe un colaborator sau un prieten;
- prezentaţi unui partener (furnizor sau cumpărător) un angajat sau un prieten ori o rudă;
- atunci când cineva cunoscut vine în grupul dumneavoastră şi sunteţi singura persoană
care îl cunoaşte, veţi întrerupe conversaţia pentru a-i ura bun venit şi a-l prezenta grupului;
- când faceţi prezentările între persoane de aceeaşi categorie, nu veţi folosi un titlu dacă
prezentaţi o persoană mai în vârstă un profesionist sau pe cineva cu un rang oficial; se foloseşte
însă titlul oficial al unei persoane atunci când vă adresaţi acesteia sau când o prezentaţi altcuiva,
chiar dacă nu mai ocupă aceeaşi poziţie socială pe care o avea cu puţin timp în urmă;
- când vi se prezintă o persoană trebuie să vă concentraţi asupra numelui acesteia în
vederea memorării, căutând să faceţi o asociere cu o caracteristică personală a respectivului;
dacă nu înţelegeţi numele când vă este prezentată persoana în cauză, nu trebuie să vă jenaţi şi să
întrebaţi încă o dată numele ei, persoana respectivă va fi flatată că vă interesează;
- trebuie evitate, pe cât posibil, situaţiile în care vă adresaţi interlocutorului pe numele
mic; dacă în grupul respectiv s-a acceptat (tacit) acest lucru, o persoană mai tânără va aştepta ca
cea mai în vârstă să facă ea mai înainte acest lucru;
- referitor la salut, modul în care faceţi cunoştinţă cu ceilalţi oameni, arată ce fel de
persoană sunteţi; de aceea, atunci când sunteţi prezentat, este important să vă ridicaţi în picioare,
să faceţi un pas înainte şi să zâmbiţi, să vă spuneţi numele şi să daţi mâna cu persoana
respectivă, să spuneţi câteva cuvinte care să aibă un rol de compliment: încântat să vă cunosc,
mă bucur să vă cunosc, îmi pare bine să fiu alături de dumneavoastră etc.
- a strânge mâna cuiva, punând-o pe cea liberă deasupra mâinilor împreunate este un
semn de afecţiune, care nu presupune însă o îmbrăţişare.
107
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
Există câteva principii de bază privind ţinuta în general şi cea vestimentară, în special19:
O ţinută sobră, formală, conservatoare; la locul de muncă, atât pentru bărbaţi cât şi pentru
femei, stilul clasic şi convenţional rămâne întotdeauna cel mai potrivit, fiind recomandat şi în
domeniul afacerilor, în special în activitatea financiar-bancară:
A. pentru bărbat, ţinuta sobră, un stil clasic şi convenţional presupune:
- cămaşă albă, cu cravată simplă (culori sobre, neţipătoare, în dungi şi modele simple) sau
cămaşă cu dungi fine şi o cravată cu imprimeu simplu;
- haină la un rând (care dă o ţinută zveltă şi care poate să stea şi descheiată) sau haină la
două rânduri, care este adecvată pentru persoane înalte şi nu prea solide, care trebuie să
stea totdeauna încheiată;
- ţinuta oficială, respectiv costum cu vestă, din materiale închise la culoare, care creează
impresia de supleţe, sau în imprimeuri mărunte; la costum este indicată cămaşa cu
mânecă lungă; cămaşa cu mânecă scurtă se poartă fără haină, când este foarte cald, în
afara orelor de serviciu;
- încălţămintea, de preferinţă clasică, cu şireturi, trebuie să fie bine întreţinută; ciorapii vor
fi de culoare închisă (negri, bleumarin sau gri închis), atunci când costumul este de
culoare sobră; la costum maro sau kaki se poartă ciorapi maro;
- cravata se va asorta cu costumul şi cămaşa; un bărbat înalt va purta cravate “lungi”, în
timp ce unul scund va purta cravate “scurte” potrivit taliei; atunci când este purtat în
permanenţă, papionul devine o caracteristică a individului;
- bijuteriile bărbăteşti vor fi întotdeauna sobre, discrete, lipsite de extravaganţă, de bună
calitate.
B. pentru femei la locul de muncă, ţinuta sobră şi de bun gust înseamnă:
- taioare, fuste clasice sau rochii cu croială clasică, simplă; o femeie este atrăgătoare la
birou atunci când este îmbrăcată în rochie potrivită, în bluze moi, feminine, fuste şi
pulovere de diverse combinaţii şi atunci când îşi “supraveghează” atent, discret, aspectul
exterior;
- încălţămintea va fi aleasă cu multă grijă: pantofi de bună calitate, asortaţi cu geanta,
întotdeauna curaţi, bine lustruiţi cu tocuri nu prea înalte şi în foarte bună stare; la locul
de muncă, la şcoală nu este deloc recomandat să se folosească încălţăminte excentrică;
ciorapii vor fi de culoarea pielii, fără modele, nedantelaţi, nebrodaţi cu flori sau cu alte
figuri, deoarece vor ieşi în evidenţă şi vor atrage, în permanenţă atenţia; dresul va fi bine
întins pe picior, având grijă să nu facă cute;
- accesoriile purtate vor fi întotdeauna discrete, ele neavând rolul de a atrage vădit atenţia
asupra fizicului; poşeta întotdeauna în stare bună, trebuie bine organizată, pentru a evita
scotocitul prin interiorul ei, aspect ce dă o imagine cu totul neprofesională; poşeta nu va
fi ţinută la vedere, nu va fi expusă şi mai ales nu va fi lăsată pe masă pe birou pe scaun,
atunci când se părăseşte încăperea;
- bijuteriile purtate vor fi în general simple, silenţioase; bijuteriile zgomotoase sunt nu
numai iritante, dar distrag atenţia; în nici un caz nu se “amestecă” bijuteriile de aur cu
cele de argint; este recomandabil să se poarte un singur inel, mai deosebit, sau două
piese mici: un colier de perle şi o pereche de cercei vor crea o ţinută adecvată unui cadru
sobru, de afaceri;
19
Gheorghe Pistol, Luminiţa Pistol - “Negocieri comerciale – uzanţe şi protocol”, Editura Tribuna Economică,
Bucureşti, 2000.
108
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
109
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
ceva esenţial, oferindu-se în raport cu regiunea şi ţara în care se găseşte partenerul de afaceri.
Imaginaţia cu care reuşiţi să alegeţi obiectul care urmează să fie oferit şi afecţiunea cu care este
înmânat, pot să stimuleze interesul partenerului faţă de afacerea negociată, să-i dea durabilitate în
timp şi, mai ales, să consolideze relaţia de afaceri. O tehnică eficientă trebuie să dea răspunsul la o
serie de aspecte precum: motivul oferirii de cadouri, alegerea acestora, momentul şi mai ales
maniera de a prezenta cadoul. Sensibilitatea la primirea cadourilor diferă de la un individ la altul, ca
şi de la un popor la altul. Astfel, de exemplu, în Belgia nu se vor oferi niciodată crizanteme care
amintesc de funerarii, iar în China ceasuri care amintesc de scurgerea implacabilă a timpului şi de
apropierea morţii.
Practica a consacrat câteva reguli care trebuie să fie avute în vedere atunci când se oferă
cadouri20:
- un dar trebuie să fie oferit personal;
- cadoul trebuie să fie “bine” împachetat (estetic); o firmă care se respectă poate avea
propriul său ambalaj, cu emblema sau sigla imprimată în relief, aceasta fiind şi un mod
elegant de a demonstra calitatea imprimatelor firmei în cauză;
- în locul cărţii de vizită se poate ataşa o felicitare sau o carte albă, pe care se scrie cu
mâna numele sau anumite mesaje;
- trimiterea florilor este un lucru care a devenit o obişnuinţă, ca un simbol de salut, de
celebrare şi recunoştinţă; de regulă se trimite un aranjament floral la biroul persoanei
respective şi câteva fire de flori şi la locuinţa acesteia
Există în ţările Europei câteva reguli în domeniu bine încetăţenite:
- aproape peste tot în lume, oferirea de cadouri la prima întâlnire trebuie evitată cu orice
preţ;
- dacă mergeţi acasă la partenerul de afaceri este preferabil să duceţi o cutie de bomboane
de ciocolată sau o băutură fină;
- în ţările Europei Occidentale la stabilirea cadourilor se va avea în vedere cultura
poporului respectiv; astfel, în Franţa, cele mai apreciate cadouri sunt cele care apelează la
simţul estetic al persoanei, la pregătirea intelectuală a acesteia: obiecte de artă, artizanat,
înregistrările de muzică clasică sau modernă sau cărţi importante din domenii diverse;
- britanicilor nu li se vor oferi niciodată cravate în dungi, ei purtând doar cravata
organizaţiei din care fac parte; în Anglia, invitaţia la un spectacol de teatru, operă, balet sau
la un concert este luată drept un cadou frumos făcut partenerului de afaceri;
- partenerilor din spaţiul fostelor ţări socialiste li se pot oferi aproape orice fel de cadouri:
o sticlă de băutură fină, albume, cravate, eşarfe etc.
La japonezi, oferirea de cadouri reprezintă un fel de obligaţie socială de la care nimeni nu
se sustrage, japonezii oferind şi primind cadouri, prin tradiţie, în orice circumstanţă, cadoul fiind
considerat un gest prin care se impune o anumită bunăvoinţă asupra celui care primeşte, creându-i
acestuia o oarecare obligaţie.
În Japonia s-au cristalizat în timp patru categorii de cadouri:
- prima categorie o reprezintă cadourile ce se dau din datorie faţă de cineva (giri);
- a doua categorie este formată de cadourile colective oferite de o companie şi care nu
implică persoanele individuale, nereprezentând ceva personal;
- cea de-a treia categorie o reprezintă cadourile care se oferă după întâlniri şi convorbiri;
- ultima categorie o reprezintă cadourile personale care se oferă şi se primesc atunci când
între două persoane există o legătură afectivă.
În arhipelagul nipon cadourile se oferă cu discreţie, japonezilor făcându-le plăcere să-şi
deschidă pachetele primite într-o anumită intimitate. Japonezii nu rămân niciodată datori în privinţa
cadourilor, ei urmărind însă şi realizarea unui echilibru valoric. La japonezi contează mai puţin
cadoul ca atare, ci mai mult ceremonia oferirii şi primirii acestuia.
20
Gheorghe Pistol, Luminiţa Pistol - “Negocieri comerciale – uzanţe şi protocol”, Editura Tribuna Economică,
Bucureşti, 2000.
110
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
În China, regimul politic existent a interzis practica oferirii şi primirii de cadouri, situând-o
în afara normelor legale, deşi în tradiţia chineză cadourile au jucat întotdeauna un rol important. În
ultima perioadă însă, cadourile sunt tot mai mult acceptate, mai ales în relaţiile de afaceri, acestea
oferindu-se chiar de la prima întâlnire (mici cadouri). Cadourile valoroase se vor oferi după
încheierea negocierilor şi semnarea contractelor, de regulă în mod personal, dar şi oficial cu ocazia
unor banchete sau când se oferă din partea firmei. Cadourile pot consta dintr-un obiect care
reprezintă firma sau o anumită regiune din România, care are însă legătură cu relaţia de afaceri
derulată cu partenerul chinez, pixuri sau stilouri de calitate, obiecte de artă, înregistrări de muzică, o
sticlă de coniac fin, un album de fotografii etc.
Ţările arabe acordă o importanţă cu totul deosebită cadourilor. În cazul călătoriilor în ţările
arabe, trebuie afişat un comportament reţinut, atent, pentru a nu încălca regulile arabe, fie ele
religioase sau de altă natură. Fiind bogaţi, arabii oferă şi se aşteaptă să primească cadouri
importante şi mai ales costisitoare. Atunci când fac cadouri, mai ales în public, arabii expun o
puternică emoţie faţă de partener şi relaţia lor cu alţi oameni nu poate fi decât una reciprocă,
niciodată unilaterală. Sunt recomandate obiectele de artă, cu valoare intelectuală, cărţile, discurile,
casetele, obiectele artizanale româneşti personalizate. Nu se vor oferi produse cu defecte sau
incomplete, produse alimentare, băuturi tari sau vin, cadouri care sugerează un animal (arabii au
credinţa că animalul este nenorocos). Aflaţi în vizită la un arab, trebuie să vă abţineţi să admiraţi un
obiect, deoarece arabul se simte obligat să vi-l ofere drept cadou; puteţi cere însă o versiune în
limba engleză a coranului islamic, care vă va fi oferit cu plăcere.
În ţările Americii latine, deşi există şi obiceiuri sau comportamente asemănătoare cu cele
din America de Nord, se poate vorbi de o serie de particularităţi specifice. În aceste ţări un rol
deosebit joacă intermediarii care mijlocesc contactele de afaceri, având legături multiple în lumea
politică. Până când relaţiile de afaceri nu s-au cristalizat şi nu au devenit oarecum prieteneşti, nu se
vor oferi nici un fel de cadouri. Latino-americanii preferă cadourile folositoare, obiectele de
folosinţă obişnuită, eventual având inscripţionată denumirea firmei, parfumuri, cadouri pentru copii
etc. Nu se oferă cadouri care implică numărul 13, considerat nenorocos, obiecte de culoare neagră
sau roşu-aprins, care amintesc de perioade dificile, un cuţit care sugerează întreruperea relaţiilor,
sau o batistă, care sugerează ştergerea lacrimilor. În aceste ţări nu se oferă niciodată cadouri în
timpul negocierilor de afaceri, cel mai potrivit moment pentru aceasta fiind după încheierea
discuţiilor, într-o atmosferă relaxată şi fără tensiunile inerente negocierilor. Nu trebuie să admiraţi
insistent anumite obiecte sau colecţii de obiecte din casa partenerului de afaceri, deoarece acesta se
va simţi obligat să vi le ofere drept cadou, ceea ce poate să nu însemne o mare pierdere pentru el,
dar poate însemna o mare obligaţie pentru dumneavoastră.
ÎNTREBĂRI RECAPITULATIVE
TESTE DE EVALUARE
111
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
1. Care este tonul de bază care trebuie folosit atunci când vreţi să fiţi foarte convingător?
a. tonul amabil
b. tonul agresiv
c. tonul de părinte
TESTE DE AUTOEVALUARE
2. Utilizarea unei fraze de genul „dacă am înţeles bine, ceea ce doriţi dvs. este proprie următoarei
etape a unei operaţiuni de vânzare
a. clarificarea obiectivelor clientului
b. utilizarea tehnicii reformulării şi a exemplificării
c. raportarea la client
d. anticiparea obiecţiilor clientului
112
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
d. directorul de cazare
113
Virgil NICULA TEHNICI DE COMUNICARE ŞI NEGOCIERE ÎN AFACERI
BIBLIOGRAFIE
114