1.Esenţa, funcţiile şi tipurile activităţii de control
Funcţia de control si evaluare este ansamblul proceselor prin care
performanţele instituției sânt măsurate şi comparate cu obiectivele şi standardele stabilite iniţial, precum şi determinarea cauzelor ce generează abaterile de la standarde.
Rolul controlului constă în posibilitatea cunoaşterii situaşiei din orice
domeniu de activitate şi intervenţiei în vederea preântâmpină rii fenomenelor negative.
Rolul practic de control a managementului constă în contribuţia sa la
constatarea şi soluţionarea problemelor. Forţa pozitivă a controlului constă în faptul că el generează comportamnete favorabile a individului şi contribuie la integrarea acţiunilor individuale în efortul general.
Sarcina principală a controlului nu este de a corecta greşelile, dar de a
le preântâmpina.
2.Funcţiile principale de control a managementului sânt:
● funcţia de evaluare a rezultatelor prin intermediul careia ală turi de
constatare se obţine o apreciere a performanţei prin mă surarea rezultatelor şi compararea lor cu standardele (obiectivele) iniţiale. ● funcţia recuperativă determinată de orientarea controlului nu numai spre constatare şi apreciere a fenomenelor, dar şi spre efectuarea corectă rilor necesare pentru înlă turarea deficienţilor. ● funcţia preventivă se manifestă prin înlă turarea factorilor ce pot duce la apariţia abaterilor de la standart. ● funcţia informativă oferă date asupra modului de realizare a deciziilor adoptate. ● funcţia educativ-stimulativă reese din faptul că controlul poate reacţiona ca o formă de stimulare pentru încurajarea eforturilor angajaţilor şi pedeapsă a abterilor de la standard.
3.Tipurile de control
a)În raport cu conţinutul şi obiectivele avem:
- Control tehnic, vizează verificarea utiliză rii resurselor, a mijloacelor tehnice, a tehnologiilor şi calită ţii lucră rilor efectuate. - Control economic se referă la folosirea eficientă a mijloacelor fixe şi circulante în procesul de producţie. - Control financiar. El este legat de cel economic şi vizează gospodă rirea raţională a fondurilor materiale şi bă neşti, prevenirea şi depistarea abaterilor de la disciplina financiară , pă strarea integrită ţii patrimoniului.
b)După aria de efectuare avem:
● Control total. ● Control parţial sau prin sondaj.
c)În raport cu momentul efectuării avem:
- Controlul managerial preventiv, se realizează înainte de a începe
activitatea preconizată . Sarcina lui constă în analiza pregă tirii organizatorice a activită ţii planificate, adica se verifică existenţa disponibilită ţii de resurse umane, materiale, financiare şi informaţionale. Controlul resurselor materiale presupune verificarea materialelor achiziţionate după parametrii de calitate, cantitate, preţ, termen de aprovizionare; nivelul de îndestulare cu utilaje, echipament etc. Controlul resurselor umane presupune selectarea, pregă tirea, perfecţionarea, aprecierea şi recompensarea angajaţilor.
- Control concomitent (operativ) – vizează evenimentele ce se
desfă şoară în timpul acţiunii. Se axează pe operaţiile în curs, pentru a verifica dacă procesul de lucru se desfă şoară corect conform planului.
- Controlul posterior sau final, se efectuiază după încheerea acţiunii şi
se concentrează pe rezultatele finale. Este legat de aprecierea îndeplinirii de că tre organizaţie a planurilor şi presupune analiza atât a rezultatelor cât şi puctelor tari şi slabe.
d)În raport cu poziţia managerului avem:
- Control extern este controlul efectuat de că tre manager asupra
rezultatelor muncii subalternilor. Controlul extern se bazează pe presupunerea că oamenii îşi îndeplinesc mai bine obligaţiile cînd sînt controlaţi de că tre conducă tor. În urma controlului extern trebuie sa fie efectuată stimularea sau pedeapsa angajaţilor. - Controlul intern sau autocontrolul. Se practică de că tre angajaţi asupra activită ţilor proprii. Astfel ei singuri identifică problema şi caută soluţiile necesare.
Recurgerea la controlul extern sau autocontrol se va face în funcţie de
câţiva factori:
● caracterul subalternilor: subalterni cinstiţi şi conştiincioşi-
autocontrol, subalterni iresponsabili, neconştiincioşi - control extern ● stil de conducere: autoritar-control extern, democrat - autocontrol ● microclimă în colectiv: favorabilă - control intern, nefavorabil - control extern ● sistem de remunerare: forme de remunerare colective - control intern, forme de remunerare individuale-control extern.
4.Etapele procesului de control
Controlul managerial se efectuiază în trei etape care pot avea mai multe faze:
1. Determinarea nivelurilor de performanţă sau stabilirea standardelor şi
normativelor. Standardele sunt nişte scopuri cunoscute ce pot fi mă surate, şi sînt stabilite la etapa de planificare. Standardele sunt nişte etaloane folosite la compararea altor valori. Standardele au două caracteristici: sînt orientate în timp şi au criterii de mă surare. După natura lor ele sunt fizice şi valorice.
2. Compararea rezultatelor obţinute cu standardele. Etapa are cîteva
faze:
● Determinarea abaterilor admisibile şi principiul excepţiei, adica
sistemul de control se activează cînd abaterile sînt semnificative. ● Mă surarea propriu zisă a rezultatelor. ● Compararea rezultatelor cu standardele ● Aprecierea informaţiei.
3. Acţiunile în urma activităţii de control:
● Nu se întreprinde nimic. Se acceptă în cazul cînd rezultatele efective corespund standartelor. ● Eliminarea abaterilor. Constă în depistarea factorilor care conduc la neatingerea standardelor şi înlă turarea lor. ● Revizuirea standartelor. În cazul cînd standardele sînt ireale nu se înlă tură barieirle, dar sînt revă zute standardele.
5.Caracteristicile controlului efectiv
● Controlul managerial trebuie să fie strategic orientat, adica
să controleze domeniile care reflectă interesele şi priorită ţile organizaţiei, orientat spre rezultate dar nu la acţiuni şi procese exterioare. ● Controlul managerial trebuie să fie simplu. ● Economicitatea controlului. ● Să fie flexibilitatea controlului, adica să se adapteze la modifică rile din organizaţie. ● Să se realizeze la timpul oportun, astfel ca abaterile să fie excluse pînă cînd acestea au proporţii mari. ● Controlul trebuie să fie individualizat, adica orientat spre oameni ceea ce presupune bună voinţă şi obiectivitate. ● Modul deschis, demonstrativ de efectuare şi publicitatea controlului. Idea controlului demonstrativ constă în faptul că controlul nu este realizat pentru depistarea greşelilor şi furturilor, dar pentru preîntâmpinarea lor. ● Implicarea lucră torilor în stabilirea standardelor şi participarea lor în procesul de mă surare a rezultatelor
Pentru a evita efectele negative ale controlului se recomandă ca:
⮚ Să stabilim standarde percepute de angajaţi.
⮚ Să stabilim legă tura inversă pentru ca angajaţii să poată obţine toată informaţia referitor la efectuarea controlului. ⮚ Să evită m excesul de control pentru a evita iritarea şi stresul subalternilor. ⮚ Să stabilim standarde rigide, dar reale. ⮚ Să recompensă m îndeplinirea standardelor pentru a motiva în continuare salariaţii.
Controlul managerial generează aşa numitul comportament orientat
spre control, cînd subalternii se stră duie să realizeze numai standardele sau parametrii după care ei sînt controlaţi neglijând celelalte laturi ale activită ţii. Lipsa controlului atestă indiferenţa conducă torului faţă de oameni şi organizaţie.