Las Cinco Eses (5S)

Es una metodología que permite organizar el lugar de trabajo, manteniéndolo funcional,

limpio y con las condiciones estandarizadas y la disciplina necesaria para hacer un buen
trabajo. El enfoque primordial de esta metodología desarrollada en Japón es que para que
haya calidad se requiere antes de todo orden, limpieza y disciplina.

Con esto se pretende atender problemáticas en las oficinas, espacios de trabajo e incluso en
la vida diaria, donde es relativamente frecuente que las personas no encuentren lo que
buscan, exista desorden, urgencias para encontrar piezas o documentos, materiales en los
lugares que no les corresponden, abundancia de cosas innecesarias y espacios sucios.

Obviamente, bajo estas condiciones la productividad del trabajo disminuye y los procesos se
vuelven más lentos y burocráticos. Por lo tanto, bajo este escenario es preciso aplicar la
metodología de las 5S, cuyo nombre proviene de los siguientes términos japoneses:

Seiri [Seleccionar]
Este principio implica que en los espacios de trabajo se debe de seleccionar lo que es
realmente necesario e identificar lo que no sirve o que tiene una dudosa utilidad, para
eliminarlo de los espacios laborales o de la vida. Por lo tanto, el objetivo final es que los
espacios estén libres de piezas, documentos, muebles, etc., que no se requieren para realizar
un trabajo. La aplicación de la primera S implica aprender y desarrollar el arte de librarse de
las cosas, y para ello habrá que tomar riesgos y aplicar algunos criterios de sentido común.

En un programa de 5S una forma efectiva de identificar los elementos que habrán de ser
eliminados es etiquetarlos con tarjetas o adhesivos rojos (de expulsión). Enseguida, estas son
llevadas a un área de almacenamiento transitorio. Mas tarde, si se confirmo que en realidad
eran innecesarias, se dividirán en dos grupos, los que son utilizables para otra necesidad y los
que son inútiles y serán descartadas.

Seiton [Ordenar]
Con la aplicación de esta segunda S habrá que ordenar y organizar un lugar para cada cosa y
cada cosa en su lugar. La idea es que lo que se ha decidido mantener o conservar en la
primera S, se organice de forma tal que cada cosa tenga una ubicación clara y, así, este
disponible y accesible para que cualquiera lo pueda usar en el momento que lo disponga.

La clave es fácil: uso y acceso, así como buena imagen o apariencia del lugar. Sin duda, esto
contribuye al orden y a la buena utilización del tiempo y de los espacios.

Seiso [Limpiar]
Esta S consiste en limpiar el sitio de trabajo y los equipos para prevenir la suciedad
implementando acciones que permitan evitarla o al menos disminuirla y hacer mas seguros los
ambientes de trabajo, se trata de identificar las causas por las cuales las cosas y los procesos
no son como deberían (limpieza, orden, defectos, procesos, desviaciones, etc.), de forma tal
que se pueda tener la capacidad para solucionar estos problemas de raíz, evitando que se
repitan, esto ayuda a identificar con mas facilidad algunas fallas.

El reto de esta tercera S es integrar la limpieza como parte del trabajo diario.

Seiketsu [Estandarizar]
El estandarizar pretende mantener el estado de limpieza y organización alcanzado con la
aplicación de las primeras 3S, mediante la aplicación continua de estas. En esta etapa se
pueden utilizar diferentes herramientas, diseñar procedimientos y desarrollar programas de
sensibilización, involucramiento y convencimiento de las personas, para que las 3 primeras S
sean parte de los hábitos, acciones y actitudes diarias.

Shitsuke [Disciplina]
Significa evitar a toda costa que se rompan los procedimientos ya establecidos. Solo si se
implanta la autodisciplina y el cumplimiento de las normas y procedimientos adoptados, se
podrá disfrutar de los beneficios que estos brindan.

La disciplina, es el canal entre las 5S y el mejoramiento continuo. Implica control periódico,

visitas sorpresa, el autocontrol de los empleados, respeto por si mismo y por los demás y
mejor calidad de vida laboral.

Metodología de las 9S
Con el fin de desarrollar planes de mejoramiento más integrales del ambiente de trabajo, a
las 5S se les fortalece agregando algunos conceptos. Así, se integran 9 conceptos
fundamentales en torno a los cuales los empleados y la organización pueden lograr las
condiciones adecuadas para producir con calidad bienes y servicios.

Japonés Español
Seiri Clasificar: Mantener solo lo necesario
Con las cosas Seiton Organizar: Mantener todo en orden
Seiso Limpiar: Mantener todo limpio
Seiketsu Bienestar personal: Cuidar la salud física y mental
Con uno mismo Shitsuke Disciplina: Mantener un comportamiento confiable
Shikari Constancia: Perseverar en los buenos hábitos
Shitsukoku Compromiso: Ir hasta el final en tareas y decisiones
Seishoo Coordinación: Actuar en equipo con los compañeros
Con la organización
Seido Estandarización: Unificar a través de normas
Seis Sigma
Seis Sigma es una estrategia de mejora continua del negocio que busca encontrar y eliminar
las causas de los errores, defectos y retrasos en los procesos del negocio, enfocándose en
aquellos aspectos que son críticos para el cliente. Se apoya en una metodología altamente
sistemática y cuantitativa, fundamentada y definida en las herramientas y pensamiento
estadístico. La estrategia SS tiene tres áreas prioritarias de acción:

Satisfacción del cliente

Reducción del tiempo de ciclo

Disminución de los defectos

Su meta principal es lograr un proceso con una calidad tal, que estos generen como máximo
3.4 defectos por millón de oportunidades.

Características
 Liderazgo comprometido de arriba hacia abajo
SS va desde los niveles más altos de la dirección de la organización hacia todos los
niveles inferiores.

 Orientación al cliente y enfoque en los procesos

Se busca que los procesos cumplan con los requerimientos del cliente (calidad, tiempo
y servicio), de aquí que se tenga que profundizar en el entendimiento del cliente y sus
necesidades; y para responder a ello, hay que revisar de manera critica los procesos
de la organización para establecer prioridades y trabajar en el desarrollo de nuevos
conceptos, procesos, productos y servicios que atiendan y excedan las expectativas del
cliente.

 Se dirige con datos

Los datos y el pensamiento estadístico orientan los esfuerzos en la estrategia ss, ya
que estos son necesarios para identificar las variables críticas de calidad y los procesos
o áreas a ser mejoradas.

 Los proyectos generan ahorro o aumento en las ventas

Un aspecto que ha caracterizado a los proyectos SS exitosos, es que estos han logrado
realmente ahorros y aumento en las ventas, pero esto ah implicado varias cosas como
lo son la selección de proyectos clave, atención real a las causas verdaderas de los
problemas así como generación de soluciones profundas y duraderas para estos y,
finalmente un buen sistema que evalué los logros de los proyectos.
  No desplaza a otras iniciativas
SS es una iniciativa que en vez de remplazar a las ya existentes en la organización, se
integra a estas y las refuerza, esto es fácil ya que SS es u enfoque muy poderoso para
orientar y alinear los recursos para resolver los problemas críticos del negocio.

Etapas de un proyecto Seis Sigma

Los equipos y la selección de proyectos (etapa previa)

Un aspecto fundamental en el éxito de un programa Seis Sigma es la selección adecuada de

proyectos y la formación del equipo que atenderá cada proyecto.

Definir el proyecto

Es esta fase se debe de tener una visión y definición clara del problema que se pretende
resolver mediante un proyecto SS. Por ello será fundamental identificar las variables críticas
de calidad, establecer metas, definir el alcance del proyecto, precisar el impacto que tiene el
problema sobre el cliente y los beneficios potenciales que se esperan del proyecto.

Medir la situación actual

En esta segunda etapa se verifica que sea posible medir en forma consistente las VCC, se
mide su situación actual y se establecen las metas para las mismas.

Analizar las causas raíz

La meta de esta fase es identificar las causas raíz del problema, entender como es que estas
generan dicho problema y confirmas las causas con datos. El riesgo de esta fase es que el
equipo se conforme con identificar los síntomas del problema. El equipo debe asegurarse de
que realmente encontró las causas de fondo y que además ha identificado el porque de las
causas.

Mejorar las VCC

Con lo que se realizo en la etapa anterior se esta listo para que se desarrollen, implementen y
evalúen las soluciones que atiendan las causas raíz detectadas antes. Así, la meta de esta
etapa es demostrar con datos, que las soluciones resuelven el problema y llevan a las
mejoras buscadas.

Controlar para mantener la mejora

Una vez que las mejoras deseadas han sido alcanzadas, es esta etapa se diseña un sistema
para mantener tales mejoras y cerrar el proyecto. Se busca prevenir que los problemas que
tenia el proceso no se vuelvan a repetir, impedir que las mejoras y conocimiento adquiridos
se olviden, mantener el desempeño del proceso y alentar a la mejora continua.
Jerarquía en la metodología Seis Sigma

• Es el ejecutivo de mas alto rango, y es el

Lider responsable de desarrollar, encauzar y
planear la estrategia ss

Lider de • Direccion ejecutiva de la iniciativa ss. Suele

Implementacion tener una jerarquia solo por debajo del lider.

•Gerente de planta y de area, son los duenios de

Champion y/o los problemas, y establecen problemas y
Patrocinador prioridades. Responsables de garantizar el exito
de ss en sus areas de influencia.

•Dedicado 100% a ss, realiza asesoria y tiene la

responsabilidad de mantener una cultura de
Master Black Belt calidad dentro de la empresa. Dirige y asesora
proyectos clave.

• Persona dedicada 100% a ss, realiza y asesora

Black Belt proyectos.

•Ingenieros, analistas financieros, expertos

tecnicos en los negocios, atacan problemas de su
Green Belt area y se dedican de manera parcial al ss.
Participan y lideran equipos ss.

• Personal de piso que tienen una percepcion

Yellow Belt directa con los problemas en sus areas.
Participan en algunos proyectos ss.
Bibliografía
 Calidad Total y Productividad. Humberto Gutiérrez Pulido.

Ed. Mc Graw Hill. 2da edición. 2005.