Informe de Instalaciones Maracaibo Primera Vuelta (22-2-11)

INFORME DE AUDITORIA
INSTALACIONES MARACAIBO
FEBRERO DE 2011
I. INFORME EJECUTIVO
RESUMEN DE ÁREAS EVALUADAS
TOTAL EVALUADAS CON RIESGO SIN RIESGO

8 7 1
CANTIDAD DE HALLAZGOS POR NIVEL DE RIESGO

1 2 3 4
TOTAL DE
RIESGO RIESGO HALLAZGOS
RIESGO MAYOR RIESGO MENOR
CRITICO IMPACTANTE
2 2 3 2 9
1.1 ANÁLISIS Y RESULTADOS DE LA AUDITORIA

RESULTADO DEL DEPARTAMENTO: 25/40 ACEPTABLE
Riesgo CRITICO
1) El control sobre algunas instalaciones no esta siendo el adecuado, caso Luis Dominguez, donde no se verificó
la mercancia despachada y existe un faltante que ni el supervisor, ni el departamento tenían conocimiento. 2)
Algunas notas de despacho no estan firmadas ya sea por el cliente o el transportista. 3) Se encontró en el cliente
Picasa el pago de la primera fase dos veces, 1404 BsF pagados de mas. 4) De los 8 clientes auditados en 6
clientes se pagaron desistalaciones e Instalaciones y da un total de 2775 BsF, los motivos de estas correcciones
son en muchos casos errores en el proyecto, pero algunos pudieron ser evitados con la debida supervisión. 4)
Existe material despachado que no se sabe el paradero del mismo (Ver pestaña de seguimiento).
Riesgo impactante
1) Las minutas de campo iniciales en general no estan reportando el material faltante. 2) No se esta revisando
debidamente los formatos que llegan de proyectos. 3) Los supervisores no estan llevando un backorder, tampoco
estan revisando las relaciones de pago, por solicitud del mismo jefe de instalaciones. 4) No se esta enviando al
departamento administrativo las relaciones de pago de forma correcta, escritas a computadora. 5) No se esta
llevando un kardex del depósito de la tienda. 6) Se evidencia que los supervisores estan haciendo los chequeo
de área y puntos, pero no de forma correcta, estan ocurriendo muchos errores de instalación que se pueden
detectar antes de comenzar. 7) No se estan archivando las notas de despacho enviadas por almacén.
Riesgo menor
1) La atención a los clientes es muy buena en general, pero no es óptima, en dos casos comunicaron falta de
información. 2) Los Cronogramas de instalaciones, supervisores y despacho, los lleva únicamente el jefe de
instalaciones y todos están al día. 3) El depósito de la tienda esta en orden, limpio y materiales sobre paletas,
pero no se lleva kardex. 4) El camión actualmente esta 100% operativo, con chofer nuevo, pero debe mantener
un mateniemiento y cuidado por parte del chofer estricto.
SIN RIESGO
1) Todos los despachos estana debidamente avalados con su solvencia administrativa. 2) La oficina de
instalaciones esta debidamente ordenada, carpetas archivadas y no se observó material de los clientes en la
misma. 3) La hoja de supervisión integral esta siendo llevada de forma correcta en todos los casos auditados. 4)
El Indice de Gestión del Jefe de Instalaciones esta actualizado.
DISTRIBUCIÓN DE LOS HALLAZGOS ACORDE A SU CAUSA

INS INCUMPLIMIENTO DE NORMAS DE SEGURIDAD
INP INCUMPLIMIENTO DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DNP DEBILIDAD EN NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DSG DEBILIDAD DE SUPERVISION DEL GERENTE
HDA HALLAZGOS DEPENDIENTES DE OTRAS AREAS
FOE FALLA OPERATIVA EN EMPLEADOS
HR HALLAZGOS REINCIDENTES
FAG FALTA DE ACCIÓN GERENCIAL
ANP ALTERACIÓN DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
I. OBJETIVO
El objetivo de la Auditoria estuvo dirigido a la revisión de los pagos de los instaladores y los despachos una vez
obtenida la solvencia administrativa, autorizados por el jefe de instalaciones y el gerente de la tienda acorde al
manual de instalaciones
II. ALCANCE
Nuestro alcance de auditoria estuvo orientado a:
Evaluar el desenvolvimiento del personal hacia los clientes, la proactividad y las decisiones tomadas en función de
no acarrearle problemas y molestias a los clientes.
SUPERVISOR DE INSTALACIONES AUDITADO: Carlos Nieto
CARPETAS AUDITADAS: INSTALADOR
1 PICASA GERENCIA Y SERVICIOS CARLOS ZAMBRANO
2 LUIS DOMINGUEZ RICARDO MUÑOZ
3 LUIS PAZ CARLOS ZAMBRANO
4 ALICIA AVILA PAREDES CARLOS ZAMBRANO
CALIFICACIÓN
ORD OBSERVACIONES 1 2 3 4
1 USO DE FORMATOS (Notas de entrega, minutas de campo,

hoja de supervisión integral, notas de despachos, solvencias
administrativas, confirmación de puntos eléctricos y
plomería, contratos, contratos adicionales, etc.
1.1 PICASA GERENCIA Y SERVICIOS: En ninguna minuta de campo x

se reporta el excedente de 10 bisagras y 5 blumotion. Se
despacharon 38 bisagras y son necesarias para la cocina 26 (se
solicitaron combos que vienen con bisagras/frenos y se pidieron
gavetas aparte). Existe una fecha en la Hoja de supervisión
integral incorrecta. No se estan reportando los faltantes del primer
despacho en minuta correspondiente.
1.2 LUIS DOMINGUEZ: Para el primer despacho hubo material x

faltante que no sale reportado en la minuta (rodapies, gavetas,
uniones, cesta angulo ciego, manillas), mas si reporta defectos en
la instalación. No sale reportado faltante de bisagras y hks.
1.3 LUIS PAZ: Se estan llevando minutas de campo de todas las x

visitas. La minuta de campo inicial no reporta el material faltante.
Hoja de supervisión integral también de todas sus fases. La sra
solicito cambio de una puertas de 198x60 con marco perforado de
aluminio, no hay reportes de esto en minuta.
1.4 ALICIA AVILA PAREDES: No hay minuta de campo reportando x

faltante incial. La Hoja de supervisión integral se lleva de forma
correcta, se verificó puntos, material. Se reportan varios
problemas durante la instalación. No se reporta la fabricación de
una puerta especial para base de angulo por problema de
apertura de sistema extraible.
0 4 3 4
Promedio de cumplimiento del área 3
2 CUMPLIMIENTO DEL MANUAL DE INSTALACIONES
2.1 PICASA GERENCIA Y SERVICIOS: No existe FVL definitivo x
firmado por proyectos ( solo digital via correo). No se estan
comprobado que las carpetas tengan los formatos de proyectos
debidamente firmadas (Listado de Verificación de la carpeta no
esta firmado por supervisor de proyectos y el gerente de la
sucursal). Revisión de area correcta. Reporte de metros lineales
correctos (no coinciden con planos). Existe una puerta 13-38C-
72x45 que se cambio por ser del lado contrario. Se encuetra en
deposito tienda. No se esta revisando las relaciones de pago.
2.2 LUIS DOMINGUEZ: No se estan comprobado que las carpetas x

tengan los formatos de proyectos debidamente firmadas
(verificacion de puntos). El supervisor realizó antes de la solicitud
la verificación respectiva respaldada con hoja de supervisión
integral. No se esta revisando debidamente el material
despachado en el cliente, se observó en casa del cliente el
faltante de todas las bisagras y dos sistemas hks, los cuales
aparecen en la nota de despacho verificados, los cuales llegaron a
la sucursal Caracas de forma errónea. Se solicitó un panelo de
198x70 sin respaldo fvl, autorizado por jefe de instalaciones. No se
esta revisando las relaciones de pago.
2.3 LUIS PAZ: Se esta llevando correctamente la hoja de supervisión x

Integral, se verifico área y puntos. Se revisaron los metros lineales
de la cocina. No se esta revisando las relaciones de pago. El Fvl
no coincide con el diseño, diseño indica una puerta que no esta
reflejada en el diseño 13-7c-198x60, mas si es necesaria.
2.4 ALICIA AVILA PAREDES: Se solicitaron 5 puertas provisionales x

que no fueron instaladas, no hay reporte de esto. Se solicitó una
puerta 13-37D-72x60 para fabricar una de menor dimensión, de
igual forma no hay reporte de esta solicitud y no hay fvl que lo
respalde. Se verificó el metraje de la cocina detectando un metraje
distinto al indicado en plano. No se esta revisando las relaciones
de pago.
0 4 0 8
3 CONTROL DE SUPERVISIÓN SOBRE LAS INSTALACIONES
Presencia del Supervisor en cada una de las fases de la
instalación, acabados finales de las cocinas.
3.1 PICASA GERENCIA Y SERVICIOS: Cliente visitado, cocina en x
óptimo estado. Solo falta la instalación de los vidrio de las gavetas
que no han sido despachados por almacen. Cliente ya estaba
informado sobre esto. Se realizaron dos desistalaciones e
instalaciones que en total dan 6 mts (cocina 11,7 mts), una porque
el tope zante chocaria con la apertura de la gaveta y otro por
solicitud del cliente. El Primer caso con una exhaustiva revisión del
proyecto se podría haber evitado.
3.2. LUIS DOMINGUEZ: Se observaron problemas inciales durante la x
instalación que se pudo evitar con la debida supervisión. Se hizo
una instalación incial de 9,30 mts y luego por esa falla se desistalo
e instalo 8,20 mts reportados en la minuta de campo. Supervisor
no sabe que tiene un faltante en casa del cliente (bisagras y
sistemas hks). Se instalaron modulos sabiendo que el mismo esta
dañado, causando la desistalación e instalación de gran parte de
la cocina.
3.3 LUIS PAZ: No se reportó el material faltante al inicio de la x

instalación, pero el material faltante ya esta para ser despachado
al cliente. Se hizo la desitalación e instalacion de 1,4 mts por
solicitud del cliente el cual necesitaba cambiar y modificar el area
de fregapaltos. Autorizado por el Jefe de Instalaciones.
3.4 ALICIA AVILA PAREDES: Se constata la presencia del

supervisor, minutas todas firmadas por el cliente. No hay faltante
del cliente.
1 0 0 8
4 CONTROL DE BACKORDERS, FVL Y NOTAS DE DESPACHOS
DE ALMACÉN Y NOTAS DE DEVOLUCIÓN
4.1 PICASA GERENCIA Y SERVICIOS: La nota de despacho 10127 x
no se encuentra archivada en la carpeta. Se usó un fvl que no
esta firmado por el proyectista. El backorder lo maneja
directamente el jefe de instalaciones.
4.2 LUIS DOMINGUEZ: El backorder no esta al dia, todas las notas x

de despacho estan firmadas, mas se evidenció que el supervisor
no chequeo el despacho. No se ha hecho la devolución de un
material por garantia (10-1G-B20 y 10-1GTP60), este material se
constato se encuetra en el cliente. Se solicitó e instaló 16-1G-
198X70, por error de proyectos, se constató que hacia falta, pero
no hay respaldo de fvl autorizandolo en carpeta, indican que salio
de ferramenta, pero no hay respaldo.
4.3 LUIS PAZ: Supervisor no lleva backorder. Algunas notas de x

despacho no estan firmadas por el transportista. Las notas 10011,
10123 y 10250, no estan dentro de la carpeta del cliente. El
material de las 3 notas es faltante y esta guardado en el depósito
de la tienda. El Fvl de la carpeta firmado por el cliente no coincide
con el diseño. Fvl que se mando almacen si es el correcto.
4.3 ALICIA AVILA PAREDES: Supervisor no lleva backorder. Nota de x

entrega 10130 y 50000243 no se encuentran dentro de la carpeta.
La nota 10130 son cinco 13-7c-72x45 se encuentran en depósito
para ser devueltas almacen; almacen despacho como garantia
cuando debió despachar como adicional. Fue solicitada por jefe de
instalaciones para instalar provisional.
0 2 9 0
5. RELACIÓN DE PAGO A LOS INSTALADORES
5.1 PICASA GERENCIA Y SERVICIOS: Los supervisores no estan x
revisando las relaciones de pago. Lo hace directamente el jefe de
instalaciones, mas si chequeo los metros lineales del área.
5.2 LUIS DOMINGUEZ: Los supervisores no estan revisando las x

relaciones de pago. Lo hace enteramente el jefe de instalaciones.
Se realizó una desistalación e instalación de 8,20 metros de
cocina reportados por supervisor.
5.3 LUIS PAZ: Se realizó el pago de la primera fase de forma x

correcta. Se realizó el pago de una destilación e instalación
reportada por el supervisor en minuta de campo, esta fue por error
del cliente.
5.3 ALICIA AVILA PAREDES: Los supervisores no estan revisando x

las relaciones de pago. Lo hace directamente el jefe de
instalaciones, mas si chequeo los metros lineales del área.
0 0 3 12
4
6 ATENCIÓN AL CLIENTE
6.1 PICASA GERENCIA Y SERVICIOS: Cliente no esta conforme con x

fechas de instalación, reporta retrasos. De resto esta enteramente
satisfecho.
6.2 LUIS DOMINGUEZ: Cliente de viaje, encargada de la obra con x

molestias por detalles en las medidas de el proyecto inicial.
6.3 LUIS PAZ: No se pudo visitar al cliente, el cliente manifesto vía
telefónica (Sra. Morel) que está muy complacida con la cocina,
que la atención es excelente.
6.3 ALICIA AVILA PAREDE: No se pudo auditar, cliente ausente.
0 0 0 8
4
TOTALES OBSERVACIONES POR RIESGO 1 5 5 10
TIPOS DE RIESGOS CALIFICACIONES

1 Riesgo Crítico 1 0a8 Pésima
2 Riesgo Impactante 2 9 a 15 Deficiente
3 Riesgo Mayor 3 16 a 22 Aceptable
4 Riesgo Menor 4 23 a 27 Satisfactoria
5 Sin Riesgo 5 28 a 30 Optima
STATUS DE INSTALACIÓN PROYECTISTA
RANO SEGUNDA FASE COMPLETA CARILI GARCIA
OZ INSTALANDO TOPE NO INDICA
RANO PRIMERA FASE NO INDICA
RANO SEGUNDA FASE NO INDICA
IFICACIÓN
CAUSAS
5 RECOMENDACIONES
Se debe reportar cuarlquier novedad,

problema en las minutas de campo. Se
deben reportar los faltantes en la primera
minuta de campo o en la hoja de
DNP DSG FOE supervisión y debe ser entregada al
departamento para la depuración del
backorder.
Se deben reportar los faltantes en la

primera minuta de campo o en la hoja de
supervisión y debe ser entregada al
DNP FOE departamento para la depuración del
backorder.
Se debe tomar nota ante cualquier

novedad o solicitud que el cliente
manifieste e informar de inmediato al jefe
DNP de instalaciones.
Se debe reportar cuarlquier novedad,

problema en las minutas de campo. Se
deben reportar los faltantes en la primera
DNP minuta de campo o en la hoja de
supervisión y debe ser entregada al
backorder.
0
3
El supervisor debe verificar los planos, fvl,
medidas sugeridas, verificación de puntos
que le son entregados por el
departamento, tengan sus firmas
corresponientes para evitar confusiones
INP FOE durante la instalación.
Para despachar un adicional se debe

tener la solvencia del mismo o un soporte
fvl de proyectos solicitandolo con su
debida explicación. El supervisor debe
verificar los planos, fvl, medidas
sugeridas, verificación de puntos que le
INP FOE son entregados por el departamento,
tengan sus firmas corresponientes para
evitar confusiones durante la instalación.
El Supervisor debe verificar de forma
minuciosa la mercancia despachada para
evitar retrasos y confusión.
El supervisor debe revisar las relaciones

de pago de sus instalaciónes y notificar
cualquier anomalia al jefe de
DNP instalaciones. El supervisor debe revisar
que el fvl coincida con el despacho y el
diseño.

INP FOE debida explicación
0
3
Se debe supervisarel proyecto instalado

de forma exhaustiva a los fines de evitar
detalles en la instalación y modificaciones
posteriores.
DNP
Cualquier cambio de proyecto durante la
instalación debe estar debidamente
señalado y firmado por el cliente. En
ultima instancia una minuta de campo en
el sitio avalando el cambio firmado por el
INP FOE cliente. Se debe supervisarel proyecto
instalado de forma exhaustiva a los fines
de evitar detalles en la instalación y
modificaciones posteriores.
Se debe supervisarel proyecto instalado

detalles en la instalación y modificaciones
posteriores. Cualquier modicación o
DNP
desistalación por culpa del cliente, el
mismo debe cancelar el costo del trabajo.
x Seguir trabajando de esta manera.
5
4
Todas las notas de despacho deben estar

dentro de la carpeta. Se debe usar
solamente el FVL validado por el
departamento de proyectos. El supervisor
DNP HDA debe llevar el backorder de sus clientes y
cotejar con el del jefe de instalaciones.
El Supervisor debe verificar de forma

minuciosa la mercancia despachada para
evitar retrasos y confusión. El supervisor
debe llevar el backorder de sus clientes y
INP FOE cotejar con el del jefe de instalaciones. El
supervisor debe notificar cualquier
material en casa del cliente para devolver.
El supervisor debe llevar el backorder de

sus clientes y cotejar con el del jefe de
instalaciones. El supervisor debe verificar
que las notas de despacho tengan sus
DNP HDA firmas respectivas. Todas las notas de
despacho deben estar dentro de la
carpeta
El supervisor debe llevar el backorder de

sus clientes y cotejar con el del jefe de
instalaciones. Todas las notas de
DNP despacho deben estar dentro de la
carpeta.
0
3
El metro lineal por cocina incluye todos los
cortes e instalación de todos los sistemas.
DNP
El metro lineal por cocina incluye todos los

cortes e instalación de todos los sistemas.
DNP
DNP
El supervisor debe apoyar al jefe de

instalaciones en la revisión de las
DNP relaciones de pago y notificar cualquier
anomalia.
0
4
El supervisor debe mantener actualizado

en todo momento al cliente con respecto a
DNP la instalación. Se recomienda llamar por lo
menos una vez a la semana a cada uno
de los cliente.
DNP
x Seguir Trabajando de la misma manera
5
4
2
21 CALIFICACIÓN TOTAL ACEPTABLE
ICACIONES
Pésima
Deficiente
Aceptable
Satisfactoria
Optima
SUPERVISOR DE INSTALACIONES AUDITADO: Jose Quiroz
CARPETAS AUDITADAS: INSTALADOR
1 YARITZA MENDOZA CARLOS ZAMBRANO
2 NELSON MARTINEZ RICARDO MUÑOZ
3 GRUPO SEIS CARLOS ZAMBRANO
4 JESSICA AVILA CARLOS ZAMBRANO
CALIFICACIÓN
1 USO DE FORMATOS (Notas de entrega, minutas de campo,

hoja de supervisión integral, notas de despachos, medicion
de diseño, confirmación de puntos eléctricos y plomería,
contratos, contratos adicionales, etc.
1.1 YARITZA MENDOZA: No hay reportes en minutas de material x
faltante. Hoja de supervision integral debidamente llenada
(verificacion área, material). No se reporta en las minutas una
anomalia con respecto al punto de las luces.
1.2 NELSON MARTINEZ: Se realizó el despacho de 4 puertas 13-

14E-36x60 sin nota de entrega (puertas del show room). Las
minutas de campo tampoco notificaron este envio. No se reporta el
faltante inicial, si no en segunda fase. La hoja de supervisón
2
integral reporta todas las fases.
1.3 GRUPO SEIS: Se reporta un B90 dañado. La hoja de supervisión x

integral en todas sus fases. Se realizo verificación de puntos. Se
reporta garantia por defecto de fabrica de forma correcta. Se
reporta defecto de fabrica de los extraibles. Hay insidencias vistas
en las instalación que no han sido reportadas (tapas decorativas,
mejoramiento del acabado de un frontal).
1.4 JESSICA AVILA: No se reporta el material faltante inicial. Se x

reporto una desistalación e instalación porque cliente compro
nevera mas grande, fue autorizado por el Jefe de instalaciones.
0 2 3 8
2 CUMPLIMIENTO DEL MANUAL DE INSTALACIONES 1
2.1 YARITZA MENDOZA: La carpeta no posee la hoja de verificación
de puntos de proyectos. No se estan archivando las notas de
entrega. El backorder no esta al dia, falta vinera. Cinco notas de
despacho que no están archivadas en la carpeta. Se confirmo en
visita al cliente que los metros reportados por el supervisor son los 2
reales, no coinciden con plano. No se reviso el fvl vs el diseño.
2.2 NELSON MARTINEZ: No se reporta el faltante inicial. Notas de

despacho no archivadas. Una nota de despacho sin firmar por el
cliente. Se despacho material sin nota de entrega. 2
2.3 GRUPO SEIS: No se encuentra la hoja de verificación de puntos.

Ninguna nota de las notas de despacho esta firmada por el
transportista. Faltan firmas del cliente en notas de despacho. Se
solcitaron 11 puertas provisionales (adicional) mientras llegaba las
de vidrio, no hay reporte ni autorización en carpeta, pero si fue
aprobado por gerente de la sucursal.
2.4 JESSICA AVILA: No se estan archivando las notas de despacho. x

La nota 10125 no esta firmada por el cliente. No se informó del
material faltante inicial.
0 6 0 4
3 CONTROL DE SUPERVISIÓN SOBRE LAS INSTALACIONES
Presencia del Supervisor en cada una de las fases de la
instalación, acabados finales de las cocinas.
3.1 YARITZA MENDOZA: Se realizó una desistalacion y una
instalacion de primera fase (no ha sido pagada) por falta de
puntos eléctricos, se supone que esto fue verificado según indica
la hoja de supervisión integral. Si el supervisor hubiese revisado el
2
fvl vs el diseño se habria dado cuenta que faltan los puntos de las
luces en el plano. Todavia sigue faltando una vinera que no ha
sido despachada y no hay reportes en minuta sobre esto.
3.2 NELSON MARTINEZ: No se pudo visitar la instalación. En la x

actualidad no hay material faltante. Pero hay un material que se
desconoce su paradero, nota 9746, 9868, 10135.
3.3 GRUPO SEIS: Se observa presencia del supervisor. Se reporto x

anomalia con respecto a una base. Se observó una base de
gavetas sin sus tapas decorativas. Se observó en un frontal de
aéreo un acabado no adecuado. Todavia falta una puerta de
198x60 reportada por el supervisor. No se ha hecho la devolción
de 11 puertas solicitadas como provisionales, estan en deposito
tienda. Falta un freno en una de las puertas.
3.4 JESSICA AVILA: Se constata presencia del supervisor. Cocina

finiquitada sin faltante.
0 2 6 0
4 CONTROL DE BACKORDERS, FVL Y NOTAS DE DESPACHOS
DE ALMACÉN.
4.1 YARITZA MENDOZA: 5 Notas de entrega almacen que no estan x
en carpeta (9858, 10122, 10285, 34, 50000021), todas material
faltante. Back order al dia.
4.2 NELSON MARTINEZ: La nota 8435 no esta firmada por el
transportista. La nota 8997 no esta firmada por el cliente. La nota
9476, la cual indica el despacho de una puerta 13-24E-36x60, no
aparece en el Fvl y la nota no se encuentra en la carpeta, se
desconoce paradero. La nota 9868 no esta en carpeta, cambio por
garantia, no se ha hecho la devolución material en casa del
cliente. La nota 10135 una puerta 13-5g-32x455 la nota no esta 2
dentro de la carpeta, se desconoce paradero y no hay devolución
de la misma. La nota 10299 no esta en la carpeta, material
faltante. La nota 23 no esta en carpeta, material por garantia, se
encuentra en deposito tienda.
4.3 GRUPO SEIS: Ninguna de las notas de entrega esta firmada por
el transportista. Solo una esta firmada por el cliente. La nota 8634,
base de 90 por garantia, no se sabe paradero de la base dañada.
4.4 JESSICA AVILA: La nota 10288 no se encuentra en la carpeta, x

pero es un faltante. La nota 5 no esta en la carpeta (faltante). La
nota 18 no esta en la carpeta (faltante). La nota 50000029 no esta
en la carpeta (faltante). No se reportan mas anomalias.
0 4 0 8
5 RELACIONES DE PAGO A LOS INSTALADORES
5.1 YARITZA MENDOZA: Los supervisores no estan revisando las
relaciones de pago, lo hace enteramente el jefe de instalaciones.
Se aprobó una desistalación e instalación por falta de supervisión. 2
5.2 NELSON MARTINEZ: Los supervisores no estan revisando las x

No se reportan mas anomalias.
5.3 GRUPO SEIS: Los supervisores no estan revisando las relaciones

de pago, lo hace enteramente el jefe de instalaciones. Metros
reportados por supervisor primera fase no coinciden con segunda 2
fase. Se pagaron 2,63 mts de mas en primera fase.
5.4 JESSICA AVILA: Los supervisores no estan revisando las x

No se reportan mas anomalias.
0 4 0 8
6.1 YARITZA MENDOZA: Se visito al cliente y no se observaron x
desviaciones. Telefónicamente el único detalle que menciona la
cliente es que necesito llamar al supervisor para saber que su
primera fase estaba lista después de varios dias, de resto informó
que esta muy contenta, supervisor muy amable.
6.2 NELSON MARTINEZ: No se pudo auditar. Cliente ausente.
6.3 GRUPO SEIS: Cliente ausente. Se hablo con encargado, respecto x

a la instalación no reporta anomalias. Solo demostro
inconformidad con el proyecto y retraso de los materiales.
6.4 JESSICA AVILA: No se pudo auditar. Cliente ausente.
0 0 0 8
4

STATUS DE INSTALACIÓN PROYECTISTA
RANO SEGUNDA FASE JESUS MOLINA
OZ SEGUNDA FASE NO INDICA
RANO SEGUNDA FASE NO INDICA
RANO SEGUNDA FASE FINIQUITADA NO INDICA
FICACIÓN
CAUSAS
5 RECOMENDACIONES
Todas las incidencias relacionadas con el

proyecto deben ser notificadas en las
minutas. Se deben reportar los faltantes
DNP FOE en la primera minuta de campo o en la
hoja de supervisión y debe ser entregada
al departamento para la depuración del
backorder.
Todo material debe ser entregado al

cliente con su nota de despacho de
almacen o en su defecto una nota de
entrega.
INP FOE HDA
Seguir trabajando de las misma manera.
DNP
Se deben reportar los faltantes en la

primera minuta de campo o en la hoja de
DNP supervisión y debe ser entregada al
backorder.
0
3
El supervisor debe verificar los planos, fvl,
medidas sugeridas, verificación de puntos
que le son entregados por el
departamento, tengan sus firmas
INP HDA corresponientes para evitar confusiones
durante la instalación. El supervisor debe
revisar que el fvl coincida con el despacho
y el diseño.

firmadas por el cliente o encargado.
INP HDA

INP HDA FOE debida explicación.

DNP firmadas por el cliente o encargado
0
3
Si el Supervisor se percata de algún

problema futuro de la instalación, el
mismo debe reportarlo a su jefe inmediato
y de ser necesario paralizar la instalación
DNP FOE
hasta solucionar el problema.
El supervisor debe estar pendiente y velar

por el retorno de cualquier material para
devolver, asi no este en condiciones
DNP óptimas.
Se debe supervisar el proyecto instalado

detalles en la instalación. El supervisor
debe estar pendiente y velar por el retorno
DNP FOE de cualquier material para devolver, asi no
este en condiciones óptimas.
x Seguir trabajando de las mimas forma.
5
3
Todas las notas de despacho debe estar
DNP archivadas en la carpeta.
El supervisor debe verificar que las notas

de despacho tengan sus firmas
respectivas. El supervisor junto con el jefe
de instalaciones deben buscar el material
despachado el cual se desconoce su
paradero y realizar la devolución
DNP FOE respectiva.
El supervisor debe verificar que las notas

de despacho tengan sus firmas
respectivas. El supervisor junto con el jefe
HDA DNP de instalaciones deben buscar el material
despachado el cual se desconoce su
paradero y realizar la devolución
respectiva.
Todas las notas de despacho debe estar

archivadas en la carpeta.
DNP
0
3

FOE DNP FAG relaciones de pago y notificar cualquier
anomalia.

DNP FAG relaciones de pago y notificar cualquier
anomalia.

anomalia.

anomalia.
0
3
la instalación. Se recomienda llamar por lo
de los cliente.

la instalación. Se recomienda llamar por lo
de los cliente.
0
4
1
CACIONES
Pésima
Deficiente
Aceptable
Satisfactoria
Optima
ASISTENTE DE INSTALACIONES AUDITADO: ANDREA FERRER
CARPETAS AUDITADAS:
1 VER ADJUNTOS
CALIFICACIÓN
1 LOGISTICA DE INSTALACIÓN: Se esta llevando una

programación de actividades diarias y semanales
(Cronograma de supervisión, instaladores y despachos)
1.1 Actualmente el cronograma lo lleva en fisico el jefe de x

instalaciones, la asistente da apoyo haciendo las llamadas
necesarias.

2 ENTREGA DE PLANOS, FVL, ORDEN DE SUPERVISIÓN,
NOTAS DE DESPACHO, REDERS.
Se observaron que se entregaron a los supervisores algunos

formatos sin la debida verificación de las firmas ya sea de los
proyectistas, vendedores o incluso el Gerente de la sucursal. 2

3 ORDEN DE LAS CARPETAS, DOCUMENTOS ARCHIVADOS.
DEPARTAMENTO.
Se encontraron varias notas de despacho sin archivar. Se x
encontraron notas de despacho sin sus firmas respectivas. En
general las carpetas estan ordenadas de forma correcta. El área
del departamento se ecuentra ordenado.

4 CONTROL DE QUEJAS Y GARANTIAS
4.1 Actualmente el control de quejas lo lleva el jefe de instalaciones en x

su indice de gestión. La asistente atiende el llamado inicial el cual
comunica inmediatamente al jefe de instalaciones.

5 ATENCIÓN AL CLIENTE, REGISTRO Y CONTROL DE
CLIENTES.
5.1 Los clientes visitados y llamados indicaron sentirse satisfechos x
con la atención del departamento. Solo en una oportunidad
indicaron que no le avisaron en la culminación de una fase. Por
otro lado la asistente esta realizando a la finalización de la cocina
una encuesta via teléfonica de la cual coincide con llamadas
realizadas por esta auditoria.
6 RELACIONES DE PAGO
6.1 Actualmente la asistente de instalaciones no interviene en las x

relaciones de pago, las cuales estan siendo entregadas escritas a
mano por el mismo instalador provocando confusión y retraso en
algunas oportunidades para el departamento administrativo.


ER
FICACIÓN
CAUSAS
5 RECOMENDACIONES
Se recomienda que la asistente de

instalaciones lleve esos cronogramas en
digital y planifique tentativamente con una
semana antes para ser enviado al
Gerente de la sucursal semanalmente,
Se recomienda a la asistente verificar las

carpetas entregadas de proyectos, que
cumplan con todos los requisitos e
informar al jefe de instalaciones cualquier
anomalia.
2
Se recomienda a la asistente recolectar

las notas de despacho que esten sin
archivar, asi mismo solicitar diariamente a
los supervisores las minutas y cualquier
documento del dia anterior para que sean
archivadas debidamente.
Se recomienda que la asistente lleve el

formato de control de quejas el cual esta
indicado en el manual de instalaciones y
realice un breve informe fotografico del
problema.
Se recomienda a la asistente mantener

mayor contacto con los clientes e informar
inmediatamente cualquier inquitud del
mismo.
4
La asistente, cumpliendo con el manual

de instalaciones, esta encargada de
enviar las relaciones de pago de una
forma aceptable a administración, por lo
que debe solicitar al instalador que lo
entregue a computadora o transcribirla
ella misma cuando amerite.
3
0
CACIONES
Pésima
Deficiente
Aceptable
Satisfactoria
Optima
JEFE DE INSTALACIONES AUDITADO: EDUARDO BARBOZA
CARPETAS AUDITADAS:
1 VER ADJUNTOS
CALIFICACIÓN
1 SUPERVISIÓN DEL USO DE LOS FORMATOS DE PARTE DE

LOS SUPERVISORES
Se observó en todas las carpetas que los supervisores estan X
llevando la hoja de supervisón integral de forma correcta. Las
minutas de campo iniciales no estan indicando el material faltante
y algunas incidencias. Se han despachado items sin notas de
entrega (nelson martinez).
0 0 3 0
2 CUMPLIMIENTO DEL MANUAL DE INSTALACIONES
2.1 Se observan carpetas donde se comenzó a instalar sin la hoja de X

supervisión de puntos debidamente llenada y firmada. Se han
hecho despachos sin la verificación de los materiales
despachados (Luis Dominguez).
1 0 3 0
3 PAGOS A LOS INSTALADORES
3.1 De 8 casos auditados, 6 presentan pago de desistalación e x
Instalación por diversos casos (VER PESTAÑA CUADRO DE
DESISTALACIONES. En el cliente picasa se pago dos veces la
primera fase en quicenas consecutivas (1404 BsF). En el cliente
Luis Dominguez, de los 9,3 mts instalados se desistalo e instaló
8,2 mts, en parte por error del proyecto, pero también por falta de
supervisión.

4 CONTROL DE BACKORDERS Y PEDIDOS AL ALMACÉN
4.1 Se estan solicitando material al almacen por garantia cuando en x
realidad son adicionales. Almacen no esta indicando en las notas
estas diferencias y esta despachando material por garantia
cuando es adicional. El backorder no esta actualizado con
respecto a Luis Dominguez el cual le faltan todas las bisagras y
dos sistemas Hks y los mismo no han sido reportados.

5 MATERIAL DEL CUAL SE DESCONOCE SU DESTINO
5.1. NELSON MARTINEZ: 13-24e-36x60 material adicional por x
cambio, una 13-5g-198x45, dos 13-5g-72x60, una 13-5g-32x455
al parecer estan donde el cliente.
GRUPO SEIS: Base frosty de 90 por cambio de garantia.
6 CUIDADO Y USO DE LOS IMPLEMENTOS Y BIENES DE LA
EMPRESA
6.1. CAMIÓN: El camión se encuentra recién reparado del motor. Al x
parecer chofer le dio una exigencia muy alta en el recorrido de
maracaibo a santa teresa, ya el mismo no se encuetra laborando
para la empresa. Se encuentra con sus respectivos implementos
de emergencia y seguridad. Se encuentra limpio y ordenado.
6.2. DEPOSITO: de la tienda se encuentra muy bien organizado, en x

sus paletas respectivas, la única debilidad que se observa es que
no se lleva un KARDEX del depósito, pero el jefe de instalaciones
si sabe con exactitud que hay dentro del almacén, el solo lleva un
cotrol a parte.
0 0 0 8
7.1. No se observan desviaciones

8 CONTROL DEL DEPARTAMENTO E INDICE DE GESTIÓN
8.1. El indice de gestión esta actualizado, se observan casos con fallas X
de supervisión como Luis Dominguez o Yaritza Mendoza. No se
esta revisando de forma correcta las relaciones de pago, caso
picasa. El área del departamento se encuentra en orden.


1 Riesgo Crítico 1 0 a 10 Pésima
BOZA
IFICACIÓN
CAUSAS
5 RECOMENDACIONES
Todas las incidencias de la instalación

deben estar reflejadas en los formatos en
las carpetas, y cuando se hagan pedidos
DNP ´FOE por garantía deben estar acompañados
por un informe.
0
3
Antes de solicitar una cocina se debe verificar

la solvencia administrativa y la hoja de
HDA FOE DSG verificacion de puntos firmadas
respectivamente.
0
3
Se recomienda al Jefe de Instalaciones

filtrar y depurar al momento de la
cancelación a los instaladores, cualquier
irregularidad en dichos pagos así mismo,
INP FOE que cada uno de éstos se encuentren
debidamente justificados. Se debe
descontar los montos de mas pagados a
los instaladores.
Se recomienda que el jefe de

instalaciones supervise diariamente el
cuadro de backorders.
HDA DNP
DSG FOE
2
Es recomendable llevar un cronograma de

mantenimiento preventivo del camión,
para evitar daños mayores.
DSG
Es recomendable que se lleve un Kardex

del depósito, para que el Jefe de
Instalaciones no sea el único que sepa
DSG FOE que es lo que hay dentro del mismo. Para
documentar cualquier moviemiento, etc.
0
4
x Seguir Trabajando de la misma manera.
Se debe ejercer mayor presion hacia los

supervisores para que cumplan con los
estandares mínimos de calidad de la
empresa.
3
1
ICACIONES
Pésima
Deficiente
Aceptable
Satisfactoria
Optima
Cliente Material
Bisagras 110 (11-17AB-BCT110)
PICASA Blumotion ( 11-17AB-BACBNI)
13-38C-72x45
13-24E-36X60
13-5G-72x60
NELSON MARTINEZ
13-5G-32x455
13-5G198x45
ALICIA AVILA
13-7C-72x45
PAREDES
10-1G-B90
13-5G-72x20
GRUPO SEIS
13-7C-198x60
13-5G-72x45
Cantidad
38
19
9
Observaciones
Bisagras despachadas nota 10127 que no se sabe paradero.
nota 10127
Cambio por error de envio lado contrario, Guardada en Deposito tienda,

devolver santa teresa
Puerta despachada para sustituir perfil dañado, no se sabe paradero

Puertas por cambio de garantia, una se encuentra en casa del cliente, otra
depósito, deben buscarse y devolución almacen santa teresa
Puerta por cambio de garantia, se presume en casa del cliente, paradero
desconocido.
Puerta por cambio de garantia, se presume en casa del cliente, paradero
desconocido.
Solicitado por jefe de instalaciones como provisionales, nunca usadas, en

deposito, devolver almacen santa teresa.
Por cambio de garantia. Base dañada no se sabe paradero.
Provisionales, actualmente deposito, devolver almacen santa teresa
Provisionales, actualmente instalada cliente, devolver almacen santa teresa
Provisionales, actualmente instalada cliente, devolver almacen santa teresa

CLIENTE FASE DESISTALADO INSTALADO TOTAL
Picasa 1ra fase 4,20 x 60 4,20x 120 756
Picasa 1ra fase 1,8x 60 1,8x120 324
Jessica Avila 1ra fase 1,52 x 60 1,52 x 120 273.4
Luis Dominguez 1ra fase 8,2 x 60 8,2 x 120 1476
1ra fase y 2da

Grupo Seis 0,9 x 150 0,9 x 300 405
fase
Yaritza Mendoza 1ra Fase 1,48 x 60 1,48 x 120 265
Luis Paz 1ra Fase 1,4 x 60 1,4 x 120 252
Todas estas instalaciones se debieron pagar a 60 BsF el metro.

FECHA MOTIVO
Surgieron Problemas Durante la instalación del tope Zante, se

1/22/2011 desistalaron los muebles bajos donde para que un gavetero no
pegara con el tope (Ver proyecto).
Por solicitud del cliente se cambio de posición el wall de 90 de

2/8/2011 escurridor de plato por el otro wall 90 normal. Autorizado por Eduardo
Barboza.
Cliente compro Nevera más grande y se desarmo estructura para

1/8/2011 solucionar y el cliente modificara el sitio. Autorizado por Eduardo
Barboza.
Torre de 60 llego con el fondo roto y base de 30 llego golpeadas, por

lo que se desarmó la cocina para cambiarlas. Adicionalmente se
1/15/2011
corrieron una hilera de modulos hacia uno de los lados porque el
proyectos estaba mal medido.
Modulo base 90 llego golpeado, instalado para no paralizar tope, y

10/7/2010
cambiado cuando llego reposición.
Desistalación Justificada, error en el proyecto el cual no fue tomada

2/18/2011
correctamente las medias de la pared.
El cliente le solicitó al jefe de instalaciones la desistalación del modulo

11/8/2010
de fregaplatos y sus vecinos para hacer unas modificaciones.
el metro.

Informe de Instalaciones Maracaibo Primera Vuelta (22-2-11)

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INFORME DE AUDITORIA

TOTAL EVALUADAS CON RIESGO SIN RIESGO

CANTIDAD DE HALLAZGOS POR NIVEL DE RIESGO

1.1 ANÁLISIS Y RESULTADOS DE LA AUDITORIA

DISTRIBUCIÓN DE LOS HALLAZGOS ACORDE A SU CAUSA

CARPETAS AUDITADAS: INSTALADOR

1 PICASA GERENCIA Y SERVICIOS CARLOS ZAMBRANO

2 LUIS DOMINGUEZ RICARDO MUÑOZ

3 LUIS PAZ CARLOS ZAMBRANO

4 ALICIA AVILA PAREDES CARLOS ZAMBRANO

1 USO DE FORMATOS (Notas de entrega, minutas de campo,

1.1 PICASA GERENCIA Y SERVICIOS: En ninguna minuta de campo x

1.2 LUIS DOMINGUEZ: Para el primer despacho hubo material x

1.3 LUIS PAZ: Se estan llevando minutas de campo de todas las x

1.4 ALICIA AVILA PAREDES: No hay minuta de campo reportando x

2.2 LUIS DOMINGUEZ: No se estan comprobado que las carpetas x

2.3 LUIS PAZ: Se esta llevando correctamente la hoja de supervisión x

2.4 ALICIA AVILA PAREDES: Se solicitaron 5 puertas provisionales x

3.3 LUIS PAZ: No se reportó el material faltante al inicio de la x

3.4 ALICIA AVILA PAREDES: Se constata la presencia del

4.2 LUIS DOMINGUEZ: El backorder no esta al dia, todas las notas x

4.3 LUIS PAZ: Supervisor no lleva backorder. Algunas notas de x

4.3 ALICIA AVILA PAREDES: Supervisor no lleva backorder. Nota de x

5.2 LUIS DOMINGUEZ: Los supervisores no estan revisando las x

5.3 LUIS PAZ: Se realizó el pago de la primera fase de forma x

5.3 ALICIA AVILA PAREDES: Los supervisores no estan revisando x

6.1 PICASA GERENCIA Y SERVICIOS: Cliente no esta conforme con x

6.2 LUIS DOMINGUEZ: Cliente de viaje, encargada de la obra con x

6.3 ALICIA AVILA PAREDE: No se pudo auditar, cliente ausente.

TIPOS DE RIESGOS CALIFICACIONES

RANO SEGUNDA FASE COMPLETA CARILI GARCIA

OZ INSTALANDO TOPE NO INDICA

RANO PRIMERA FASE NO INDICA

RANO SEGUNDA FASE NO INDICA

Se debe reportar cuarlquier novedad,

Se deben reportar los faltantes en la

Se debe tomar nota ante cualquier

Se debe reportar cuarlquier novedad,

Para despachar un adicional se debe

El supervisor debe revisar las relaciones

Para despachar un adicional se debe

Se debe supervisarel proyecto instalado

Se debe supervisarel proyecto instalado

x Seguir trabajando de esta manera.

Todas las notas de despacho deben estar

El Supervisor debe verificar de forma

El supervisor debe llevar el backorder de

El supervisor debe llevar el backorder de

El metro lineal por cocina incluye todos los

El supervisor debe apoyar al jefe de

El supervisor debe mantener actualizado

x Seguir Trabajando de la misma manera

21 CALIFICACIÓN TOTAL ACEPTABLE

CARPETAS AUDITADAS: INSTALADOR

1 YARITZA MENDOZA CARLOS ZAMBRANO

2 NELSON MARTINEZ RICARDO MUÑOZ

3 GRUPO SEIS CARLOS ZAMBRANO

4 JESSICA AVILA CARLOS ZAMBRANO

1 USO DE FORMATOS (Notas de entrega, minutas de campo,

1.2 NELSON MARTINEZ: Se realizó el despacho de 4 puertas 13-

1.3 GRUPO SEIS: Se reporta un B90 dañado. La hoja de supervisión x

1.4 JESSICA AVILA: No se reporta el material faltante inicial. Se x

2.2 NELSON MARTINEZ: No se reporta el faltante inicial. Notas de