TEMA: PREZENTAREA ȘI ASCULTAREA EFICIENTĂ

1. Scopurile comunicării în leadership.

2. 10 moduri prin care poti ajunge să comunici efficient
3. Sfaturi utile pentru realizarea unei prezentari
O prezentare eficientă duce la ascutlare durabilă

1.Comunicarea este, în acelaşi timp, o abilitate şi o artă. Potrivit specialiştilor, succesul unui lider
este determinat în proporţie de 85 % de abilitatea de a comunica eficient cu alţii. Brian Tracy
identifică cinci scopuri pe care un lider vizează să le atingă în comunicarea sa cu alţii, pe care
celebrul autor motivaţional le consideră a fi secretele obţinerii sucesului în leadership, viaţă şi
dragoste:
 să placă altora şi să fie respectat, fapt care îi va întări şi valida propria imagine, dar care,
totodată, îi va determina şi pe ceilalţi să dorească să îl asculte şi să nu facă abstracţie de
opiniile lui;
 să fie cunoscut ca o persoană valoroasă şi importantă, fapt care îi va consolida stima de sine
şi, în acelaşi timp, le va da celorlalţi motive pentru a-l asculta;
 să fie în măsură să-i convingă şi să-i accepte punctul de vedere, şi astfel să le poată vinde
celorlalţi produsele, ideile şi serviciile sale;
 să-i determine pe oameni să-şi schimbe părerea şi să coopereze pentru atingerea scopurilor
sale;
 să fie mai puternic şi mai influent în toate relaţiile sale, personale şi de afaceri.
Aceste scopuri sunt legate, pe de o parte, de latura personală a liderului, respectiv de imaginea sa
şi de stima sa de sine, iar, pe de altă parte, de influenţarea, convingerea, impulsionarea şi
motivarea celorlalţi.
Stephen Covey afirmă că există trei categorii fundamentale de influenţare:
1. modelarea cu ajutorul exemplului (ceilalţi văd), care poate fi realizată prin: abţinerea de
la a spune lucruri neplăcute sau negative; realizarea distincţiei între o persoană şi
comportamentele sau rezultele sale; răbdarea cu ceilalţi; alegerea răspunsului activ;
ţinerea promisiunilor faţă de alţii;
2. construirea de relaţii de afecţiune (ceilalţi simt) prin următoarele tehnici: presupunerea
celor mai bune lucruri despre ceilalţi; recompensarea exprimărilor sau întrebărilor
deschise şi cinstite; înţelegerea celorlalţi; recunoaşterea propriilor greşeli; ataşamentul
faţă de lucrurile pe care le aveţi în comun; acceptarea persoanei şi a situaţiei;
3. instruirea cu ajutorul sfaturilor (ceilalţi aud), respectiv: evitarea certurilor sau
abandonurilor; acordul asupra regulilor, limitelor, aşteptărilor şi consecinţelor; prezenţa
 personală în momentele critice; identificarea şi aşteptarea momentelor optime când îi
putem influenţa pe ceilalţi; utilizarea limbajului logicii şi al emoţiei; delegarea
responsabilităţii în mod eficient; implicarea oamenilor în proiecte semnificative. Pentru
ca aceste scopuri să fie atinse este nevoie de o serie de abilităţi şi tehnici de comunicare,
atât scrise, cât şi orale, care într-o anumită măsură sunt înnăscute, însă, pot fi și dobîndite
prin diverse tehnici aplicate cu perseverență.

-2-

!!! 10 moduri prin care poti ajunge să comunici eficient atât la serviciu cât și în viața
personală.

Comunicarea eficientă presupune să transmitem corect un mesaj pe care interlocutorul sa-

l înțeleagă așa cum trebuie. Comunicarea eficientă ne ajută să înțelegem mai bine o persoana sau
o situație și ne permite ăa rezolvăm diferite probleme pe care le întâlnim. Deși pare simplu să
comunici, majoritatea problemelor cu cei din jurul nostru pleacă de la deficiențele de comunicare
și interpretarea greșită a mesajelor transmise.

1. Fă o pauză înainte de a răspunde. Cănd cineva se grabește și vrea să transmita ceva, totul se
intampla in graba, chiar si comunicarea.De aceea este recomandata o pauza inainte de a
raspunde  Oricat de grea  ar fi cateodata aceasta pauza, vei vedea ca face minuni atunci cand vine
vorba de comunicare; iti da timp sa intelegi ceea ce celalalt a zis si sa iti formulezi ideile.

2. Fii veridic si onest. Atunci cand ai cele doua calitati, comunicarea devine mai simpla. Nu
trebuie sa te gandesti la ce vei spune gresit sau ca vei dezvalui un secret.Daca ramai onest,
deschis si demn de incredere, vei comunica mai usor iar ceilalti vor dori sa discute cu tine.  
3. Nu grabi comunicarea. Cand te grabesti si incerci sa termini mai repede conversatia, atunci
lucrurile tind sa mearga gresit. Asadar, data viitoare, cand te gasesti in situatia aceasta, incerca
sa  incetininesti ritmul si sa fii intr-adevar atent.

4. Adapteaza-ti ideile la ceilati. Propriile idei sunt greu de prezentat celorlalti. Daca vrei ca
cealalta persoana sa te asculte, trebuie sa inveti sa comunici idea intr-un mod in care sa fie
inteleasa si de catre interlocutor. Asadar,invata sa iti cunosti audienta, pentru ca ceea ce vrei sa
comunici sa fie acceptat.

5. Nu lasa altceva sa iti distraga atentia de la conversatie. Cand iti dedici toata atentia
persoanei cu care comunici, cel mai probabil vei avea rezultate mai bune. Daca vrei sa iti
transmiti gandurile intr-un mod eficient, trebuie sa ramai in prezent si sa iti asculti cu atentia
partenerul de conversatie.

6. Fii atent la comunicarea non-verbala. Este esential cand vine vorba de comunicare

eficienta, ca atentia ta sa fie indreptata si spre semnalele care vin dinspre interlocutor dar si la
cele proprii. Foarte multe idei sunt transmise prin aceste semne.

7.Invata sa intelegi ascultand. Aceasta idee vine de la Stephen Convey  si ne prezinta conceptul

intelegerii  a ceea ce percepem. Trebuie sa invatam sa ascultam cu adevarat. De obicei, noi nu
incercam sa intelegem ceea ce auzim, ci mai degraba incercam sa gasim o modalitate de a trece
direct la opinia noastra.

8. Fii rabdator si lipsit de prejudecati. Comunicarea, pana si cea mai simpla, poate fi grea
uneori, de aceea trebuie sa avem in vedere rabdarea, cat si deschiderea. Probabil nu comunici
eficient si tine minte sa fii rabdator cu tine.

9. Observa rezultatul a ceea ce ai comunicat. De cele mai multe ori, credem ca ceea ce am
comunicat este exact ceea ce am si vrut sa spunem, insa nu este intotdeauna asa. Daca comunici
cu cineva, asigura-te ca cel care a ascultat a si inteles.

10. Cere feed-back. Dupa ce ai spus tot ce aveai de spus, cel mai bun mod de a-ti perfectiona
stilul de a comunica, este feedback-ul. Vorbeste cu cei cu care ai comunicat inainte si cere-le
opinia asupra modului tau de a transmite o informatia. Este un mod eficient de a-ti imbunatati
discursul.

-3-

!!! Sfaturi utile pentru realizarea unei prezentari (PPT) reusite:

 Construiește o poveste – prezentările devin plictisitoare atunci când fac cunoscute o
serie de informatii, fără însă să existe un context sau o poveste în spate. Atunci cînd spui o
întreagă poveste, vei captiva atenția audienței, mai ales dacă o incluzi și pe aceasta ca și personaj
principal.       
 Folosește fonturi lizibile – oamenii din sală nu trebuie să se chinuie să vadă ce ai scris.
Folosește fonturi simple, ușor de citit, si destul de mari. (Arial 24)
 Stapâniți subiectul. Cine crede că este suficient să fii doar un bun orator și nu este
necesar să cunoști foarte bine subiectul abordat se înșeala amarnic. Toată construcția prezentării
poate fi doborîtă de doua-trei observatii sau întrebări la care nu sunteți în stare să răspundeți
convingător.
 Prezentati planul: Structurți-vă prezentarea logic. In primul rând trebuie sa le spuneți
foarte limpede încă de la început despre ce anume veți vorbi. Puteți face acest lucru punctând
câteva idei principale, care se vor regăsi pe parcurs.
 Utilizați imagini. O prezentare modernă este neaparat însoțită de un Powerpoint sau de
orice alt tip de slide-uri. De asemenea, utilizarea unei imagini care să sintetizeze ideea principală
pe care doriți să o transmiteți în momentul respectiv este mult mai sugestiăa decît utilizarea unui
simplu text. Aveți grijă ca imaginea să corespundă ideii sau tetului expus.
 Faceti o repetiție înainte de "spectacol". Incercați să vă sustineți prezentarea mai întăi
în fața unei cunoștințe și veți vedea cîte greșeli puteți evita astfel. Veți putea constata dacă v-ați
pregătit suficient, dacă nu cumva vă blocați într-un anume punct sau dacă nu suntțti mult prea
monoton și ar trebui să întroduceți câteva elemente spectaculoase pentru a înviora prezentarea.
Foarte important este ca o astfel de repetiție vă poate arăta cât timp durează prezentarea
pregătită.
 Familiarizați-vă cu sala. Trebuie să ajungți în sala de prezentare cu ceva timp înainte,
pentru a vă obișnui cu dimensiunile încăperii, cu poziția celor în fața cărora urmează să vorbiți și
mai ales cu aparatura pe care o veți utiliza. Aveți lumina necesară, prelungitoarele, tablașsi
markerele de care aveți nevoie? Se aude ce spuneți până la ultimele rânduri sau aveți nevoie de
microfon? Daca totul este în regula, puteti fi ceva mai liniștit. Daca nu, grabiți-vă și rezolvați
aceste probleme până la sosirea celorlalți. Aceștia trebuie să vă găsească relaxat, destins,
încrezător că totul va merge ca pe roate și că vor asista la un moment foarte interesant.
 Verifică în mod repetat echipamentul tehnic – dacă folosești PowerPoint-ul pentru
susținerea prezentării sau arați clipuri video sau imagini, asigură-te ca echipamentul funcționează
corespunzator înainte de începerea prezentării.
 Interpretați-vă rolul. Dacă vreți să convingeți, feriți-vă de prezentările de la tribună.
Circulați prin sală, apropiați-vă de cei care vă ascultă sau, dacă acest lucru nu este posibil,
deplasați-vă din cînd în cînd în jurul panoului pe care sunt afișate slide-urile. Nu exagerați, nu
trebuie să abuzați de mișcări. Utilizați, dacă este posibil, o telecomandă pentru a schimba slide-
urile, puteți folosi un indicator pentru a pune în evidență anumite informații de pe slide, cum ar fi
zone de grafic, creșteri sau descreșteri ale unor valori, precum și alte aspecte esențiale.
 Concentrează-te asupra publicului – trebuie să te adresezi publicului, nu să te uiți
permanent pe notițe și slide-uri. Astfel, publicul este încurajat să te urmărească.Nu uitați că slide-
urile sunt doar un ajutor vizual.Dacă vreți să captați atenția și interesul celor prezenți comunicați
cu ei, pur și simplu! Uitați-vă în ochii lor, adresați-le întrebări din cînd în cînd, faceți o gluma.
 Nu citi exact ce scrie pe slide-uri – publicul știe să citească. Este de ajuns dacă ai scris
informația pe slide-uri, însă atunci când o prezinți, reformuleaz-o și adaugă elemente noi.
 Nu sări peste slide-uri – vei părea mult mai dezorganizat dacă sari peste slide-uri sau te
întorci la slide-urile precedente.
 Mențneți ritmul. Un bun comunicator știe să mențină un ritm al prezentării și să nu se
îndepărteze de la linia pe care și-a propus-o. Câteva întrebări proprii, pregătite din timp cu tot cu
răspunsuri, pot ușor conduce la o dezbatere interesantă care să întregească prezentarea și să
constituie o bună încheiere.
 Pregătiți un Plan B. Intotdeauna se pot petrece lucruri neașteptate, de aceea este bine sa
fiți pregătit pentru un dezastru chiar dacă acesta pare improbabil. Ce faceți dacă se întrerupe
curentul sau se strică proiectorul? Dacă rataciți la aeroport valiza în care aveați laptopul sau
plicul cu slide-uri?

SFATURI PENTRU O PREZENTARE POWER POINT

1. Începe cu ceva care atrage atenția publicului – o întrebare, o afirmație, o poveste, un
detaliu personal.
2. Utilizează text cât mai mare – peste 24.
3. Umple maxim 80% din slide cu elemente.
4.  7-8 cuvinte pe rând maxim.
5. Maxim 6 rânduri într-un slide.
6. Un singur mesaj/ o singură idee pe un slide.
7. Utilizează un font : Arial, Helvetica sau Calibri.
8. Nu folosi propoziții lungi și fraze întregi, pune în prezentare strict cuvinte cheie.
9. Evită textele block cu orice preț, folosește întotdeauna liste (bullets), sunt mult mai ușor
de urmărit.
10. Aliniază textul în dreapta sau în stânga, nu în mijloc.
11. Folosește puține slide-uri (maxim 15). Nimeni nu vrea să asculte prezentări lungi și
plictisitoare.
12. Întotdeauna folosește titluri și lasă titlurile să spună povestea.
13. Păstrează design-ul cât de simplu se poate. O prezentare curată este o prezentare bună
deci NU încărca slide-urile.
14. Creează un fir logic al prezentării – de la general la particular, cronologic și bine
structurat pe subiecte.
15. Slide-urile trebuie să fie citibile și de cei din ultimul rând deci când realizezi prezentarea
fă niște pași în spate și sigură-te că se poate citi fără efort.
16. Mai mult, pentru a fi și mai ușor de citit, împarte-ți fiecare element din listă pe slide-uri
separate.
17. Fii consecvent în ceea ce privește culorile, font-urile, stilul.
18. Creează contrast între culoarea background-ului și culoarea scrisului – este recomandat
text închis la culoare pe background deschis.
19. Nu abuza de animații, pot fi enervante și atrage atenția de la conținut.
20. Nu citi niciodată slide-urile, prezentările Power Point sunt doar un  suport, un schelet.
21. Deci vorbește liber către public, nu către slide-uri.
22. Folosește un font simplu și ușor de citit.
23. Încorporează infografice – lumea le adoră.
24. Layout-ul contează, fii original și alege un layout special. Sunt foarte multe site-uri de
unde poți downloada layout-uri originale care se vor potrivi subiectului tău.
25. Dacă reprezinți o companie, nu uita de elementele sale vizuale: culorile companiei, logo,
font-uri.
26. Spune de la început exact despre ce vei vorbi pentru ca lumea să știe la ce să se aștepte și
cu ce va rămâne după prezentare.
27. Varietatea duce prezentarea la un alt nivel. Alternează între poziția textului, variații ale
layout-ului, alte tipuri de slide-uri, imagini și diagrame.
28. Nu uita de estetică și vizual. Pentru că o poză face cât 1000 de cuvinte, spune-ți povestea
prin imagini. Pozele trebuie să fie de o calitate foarte bună.
29. Îmbunătățește prezentarea și personalizeaz-o – cu umbre, mici efecte, combinații inedite.
30. Încheie prezentarea cu o întrebare. În acest fel dai de gândit auditorului, începi o
conversație și prezentarea ta nu va fi uitată atât ușor.