Sunteți pe pagina 1din 19

UNIVERSITATEA BABEŞ-BOLYAI

FACULTATEA DE ŞTIINŢE ECONOMICE ŞI GESTIUNEA AFACERILOR

ERP LA S.C. AREON IMPEX S.R.L.

Student:

CLUJ-NAPOCA
2008
Cuprins

Cuprins

......................................................................................................................................................2

1. Introducere......................................................................................................................3

2. Paradigmele sistemelor ERP.........................................................................................3

3. Beneficiile unui sistem ERP...........................................................................................5

4. Studiu de caz ..................................................................................................................9

5. Concluzii .......................................................................................................................18

6. Bibliografie ...................................................................................................................19

2
1. Introducere

Motivul care a dat naştere sistemelor integrate ERP (Enterprise Resource Planning) a fost
necesitatea integrării aplicaţiilor disparate din fiecare departament, astfel încât să poată conlucra
foarte bine într-o reţea distribuită. Cheia succesului în această problemă este integrarea completă
şi perfecta colaborare între aplicaţiile distincte, specifice fiecărui departament. În anul 1960, a
apărut pentru prima dată conceptul de MRP (Material Resource Planning), şi a cuprins doar un
mecanism de calcul al necesarului de materiale. În timp, conceptul a suferit schimbări şi a
evoluat în sistemul ERP de azi, precum şi în sistemele EERP de mîine. În anii 80 s-a încorporat
planificarea la MRPII, iar în anii 90 s-a introdus ERP (Enterprise Resource Planning), care a fost
extins în domeniul finanţelor, resurselor umane şi previziunilor. În prezent ERP-urile se extind
pentru a include şi supply chain management (SCM), e-business şi managementul relaţiilor cu
clienţii (MRC). Clienţii cereau produsele lor cînd, unde şi cum doreau ei. Companiile erau
obligate să dezvolte şi să îmbrăţişeze ideea ‘just în time’ şi pe cea a unei legături strînse cu
clienţii, toate acestea privite ca o cale de a rămîne competitivi. În zilele noastre, companiile au
obligaţia să găsească cele mai bune căi pentru a furniza produse şi servicii de cea mai bună
calitate.

2. Paradigmele sistemelor ERP

Un ERP este o aplicaţie software complexă multi - modulară care integrează procesele
economice ale întreprinderii cu scopul optimizării şi creşterii eficienţei acestora. Din punctul de
vedere al funcţionalităţilor, un software ERP acoperă următoarele domenii de interes ale unei
afaceri: planificarea producţiei, gestiunea achiziţiilor, gestiunea stocurilor, interacţiunea cu
furnizorii, gestiunea relaţiilor cu clienţii, urmărirea comenzilor, gestiunea financiară, gestiunea
resurselor umane.

3
Figura 2.1.
Nivelele de
dezvoltare ale unui
ERP

Un ERP realizează integrarea informaţiilor utilizate de către funcţiile şi departamentele unei


companii: finanţe, distribuţie, resurse umane, gestiunea calităţii, raportarea sau monitorizarea,
structurându-le într-un sistem coerent şi unitar. Pornind de la premisa că întregul este mai mult
decât suma părţilor, un ERP realizează integrarea şi sincronizarea funcţiunilor întreprinderii. Este
un excelent mijloc de integrare şi ordonare a informaţiei, fluidizând schimbul de date între
departamente. Schimbările tot mai rapide din mediul de afaceri şi creşterea în complexitate a
activităţilor din cadrul unei companii necesită o adaptare permanentă, într-un ritm alert, care
adeseori pune la încercare capacităţile de efort şi analiză ale factorului uman. Sistemele ERP
(Enterprise Resource Planning) au fost create ca soluţie la aceste provocări, fiind capabile să
proceseze un volum foarte mare de date şi informaţii agregate în scopul optimizării şi
eficientizării proceselor.

Un sistem ERP are ca şi obiective:


 strângerea relaţiilor cu clienţii şi furnizorii, prin realizarea unui lanţ eficient;
 reducerea costurilor producţiei şi stocurilor;
 planificarea integrală a resurselor întreprinderii;
 îmbunătăţirea globală a producţivităţii;
 maximizarea profitului, prin flexibilitate şi reactivitate sporită la cerinţele pieţei.

4
Cifrele următoare vorbesc de la sine despre avantajele unei soluţii ERP: reducerea stocurilor -
18%, reducerea costurilor cu materiale - 5%, reducerea costurilor adiţionale/salarii - 8%,
creşterea vânzărilor şi a satisfacţiei clienţilor - 12%, îmbunătăţirea controlului financiar contabil
- 16%. În măsura în care producţia este cel mai important proces în lanţul valorii într-o
întreprindere producătoare, iar calitatea şi competitivitatea pe piaţă a produselor rezultate din
procesul de producţie este esenţială, se cere imperativ o eficienţă a sistemului informatic de
gestiune a activităţii, tot mai sporită. Numai implementarea unei soluţii informatice perfect
modelate pe specificul activităţilor unei întreprinderi producătoare poate asigura premisele
competitivităţii acesteia.

3. Beneficiile unui sistem ERP

Pentru a justifica investiţia efectuată într-un sistem ERP putem lua în calcul următoarele
elemente:
 Eficientizarea întreprinderii;
 Standardizarea proceselor economice;
 Eliminarea insulelor informaţionale;
 Modularitate şi arhitectură deschisă, care facilitează adoptarea tehnologiilor viitoare.

Un software ERP oferă o serie de avantaje pentru gestiunea financiară, putând prezenta în orice
moment o imagine de ansamblu a companiei, în ceea ce priveşte situaţia financiară a trezoreriei,
a vânzărilor, a debitorilor şi a creditorilor, a contractelor în derulare, etc.
Principalele beneficii aduse de automatizarea prelucrării datelor din contabilitatea financiară şi
de gestiune sunt:
 posibilitatea stabilirii unor reguli de contare automată a documentelor de către persoana
autorizată (de ex. directorul economic), ceea ce face munca personalului din subordine
mai rapidă, mai uşoară şi mai corectă. Aceste reguli prestabilite nu vor putea fi ulterior
modificate decât de către persoana/persoanele autorizate în acest sens;
 crearea unui şablon pentru note contabile, care se preiau ori de câte ori este nevoie;

5
 nota contabilă va fi generată automat de către aplicaţie, pe baza regulilor predefinite
introduse în sistem;
 gruparea automată a notelor contabile pe tipuri de documente, grupe de documente sau
jurnale;
 Registrul - Jurnal poate fi listat pe Jurnale de cumpărări, vânzări, diverse, imobilizări, etc,
ori centralizat pe unitate;
 Declaraţiile Vamale de Import pot fi culese cu repartizare automată pe elemente de
valoare;
 consultarea operativă a soldului referitor la facturile furnizorilor şi cele ale clienţilor;
 raportare concomitentă în două monede (ROL şi o altă monedă stabilă – EUR sau USD);
 preluarea automată a datelor în situaţiile lunare (declaraţie TVA, declaraţie de obligaţii de
plată), precum şi în situaţiile anuale (bilanţ, cont de profit şi pierdere, situaţia fluxurilor
de trezorerie, note explicative);
 gestionarea mijloacelor fixe, precum şi planificarea amortizării acestora în strânsă
legătură cu modulul de contabilitate - generarea automată a notelor contabile aferente
operaţiilor de imobilizări;
 modulul de salarizare în relaţie de interconectare cu modulul de contabilitate - crearea
automată a notelor contabile de salarii pe baza centralizatorului de salarii;
 documentele care în contabilitatea financiară sunt prelucrate în conturi urmărite şi în
contabilitatea de gestiune, se pot conta în contabilitatea de gestiune pe baza unor reguli
predefinite sau manual;
 repartizarea manuală sau pe baza unor reguli prestabilite a costurilor indirecte;
 consultarea operativă a fişei de postcalcul;
 analiza costurilor utilizând tehnici moderne de detaliere a datelor sintetice.

Printre avantajele sistemelor de tip ERP putem enumera :


 accesul mai bun la informaţii;
 partajarea informaţiilor şi a cunostinţelor ;
 creşterea eficienţei şi îmbunătăţirea fluxului de activităţi;
 Îmbunătăţirea controlului şi posibilitatea stabilirii de atenţionări;

6
 Interfaţa (web/desktop) uşor de utilizat;
 Automatizarea activităţilor companiei;
 Reproiectarea proceselor şi creerea unei baze pentru noi procese;
 Recuperarea semnificativă a investiţiei.

Deşi pachetele ERP excelau în combinarea controlului financiar cu producţia pe multiple planuri
şi coordonarea distribuţiei, ele aveau unele lacune cum ar fi extinderea planificărilor şi execuţia
flexibilă a funcţionalităţilor în interiorul companiei, care se pot modifica rapid în funcţie de
modelele noi. O altă sursă de probleme o constituie generarea rapidă şi corectă de rezultate
financiare, de tipul unui buget robust, a unei consolidări externe, punctarea şi evidenţa datelor în
scopul stabilirii unor analize sau evoluţii viitoare ale principalilor indicatori economico–
financiari, precum şi suportarea permanentă şi în timp real a evenimentelor ce pot apărea în
fluxurile normale, curente ale unei companii.

Dezvoltarea e–business are loc într-un moment în care integrarea şi colaborarea între subsisteme
reprezintă bazele acestor tipuri de sisteme, în lumea extrem de dinamică a afacerilor. Această
dezvoltare îşi face pe deplin simţită prezenţa în mediul ERP, care ia mereu amploare în
informatica economică. Sistemele ERP au o evoluţie rapidă şi se presupune că vor sta la baza
viitoarelor sisteme EERP.
Soluţiile software de tipul sistemelor ERP sunt într-o oarecare măsura sinonime cu avantajele
competitive ale erei noastre, mai ales după anii ‘90. Ideea principală a acestui tip de sisteme era
să înlocuiască aşa numitele “insule de informaţii” cu un pachet soft unic care să integreze toate
funcţiile managementului tradiţional al companiilor: contabilitate, cash-flow, managementul
resurselor umane (HRM), producţia şi distribuţia, chiar şi sistemul de tranzacţionare, pentru
companiile de asigurare. Cunoscând istoria şi evoluţia ERP - urilor, este esenţial să înţelegem
utilizarea lor actuală şi probabila lor dezvoltare viitoare.
Aplicaţiile ERP rezolvă problemele de reprezentare a tranzacţiilor interne cu ajutorul fluxurilor
informaţionale reale şi exacte, modelate fidel după fluxul financiar şi după cel al bunurilor şi
serviciilor. Sistemul ERP fluidizează toate fluxurile şi circuitele interne ale companiei, indiferent
de natura lor, materială sau financiară.

7
Beneficiile ne–financiare, intangibile ale unui ERP integrat pot fi studiate din mai multe
unghiuri. Din punct de vedere ilustrativ, ne putem fixa atenţia asupra beneficiilor pentru
contabilitate, producţie, vânzări şi funcţiile managementului sistemului informaţional (MIS). Din
punctul de vedere al întregii companii, ERP asigură un cadru pentru munca în echipă,
materializând un plan de acţiune consistent. În mod frecvent, analizele de investiţii ce privesc
beneficiile ERP - urilor, se aplică acelor firme care vor să-şi justifice implementarea unor astfel
de sisteme ERP. Se pot folosi de asemenea şi ca o justificare a unor reimplementări, în condiţiile
în care eforturile iniţiale de implementare nu au dus la obţinerea rezultatelor dorite. Numeroase
studii reprezentând chestionare aplicate diferitelor companii, privind impactul sistemelor ERP
asupra performanţelor firmelor, indică faptul că mărimea şi profilul firmei nu afectează
rezultatele obţinute prin aplicarea sistemului. Beneficii au fost obţinute în cadrul firmelor mici şi
mari, în cazul în care produc produse standard şi adaptate sau se găsesc într-un mediu cu procese
de producţie discrete. Aceasta explică beneficiile cuantificabile obţinute în diferite arii
îmbunătăţite prin implementarea sistemelor.

Sintetizarea datelor generate de sistemul ERP este extrem de utilă pentru informarea celor
implicaţi şi este o cale de a extinde valoarea sistemului ERP implementat. Un avantaj major
poate fi obţinut prin adunarea tuturor datelor utilizate, într-un depozit. Un sistem ERP tipic oferă
o acoperire funcţională în ceea ce priveşte capacităţile de funcţionare, extensia pe verticală a
industriei, o arhitectură tehnică bine conturată, instruire, documentare, implementare şi
instrumente de creare (design) al proceselor, suport global, precum şi o listă extinsă a produselor
soft, servicii şi parteneri. Deoarece nu este încă un sistem în cutie, diferenţa între aşteptările la
adresa acestor sisteme şi trăsăturile actuale ale lor, este pe zi ce trece tot mai mică. Ca un
rezultat al efortului spre integrarea totala a e-business-ului, afacerile au de-a face cu provocări
continue care le forţează să îmbunătăţească continuu sistemele informatice implementate.

ERP s-a dezvoltat din predecesoarele sale MRP şi MRP II, în mod constant, extinzându-şi
soluţiile către nevoile companiei. Distribuitorii de sisteme ERP ţin cont de Managementul
Ciclului de viaţă al Produsului(PLM). ERP rămâne canalul principal de generare a informaţiilor
pentru companiile de producţie contemporane. Sistemele ERP actuale sunt necesare pentru a se
ocupa de mult mai mult decît procesele tradiţionale care au loc în companie. Costurile de

8
implementare a sistemelor ERP pot fi împărţite în costuri de moment (one-time costs) şi costuri
anuale. Ambele tipuri de costuri pot fi divizate la rândul lor în costuri pentru hardware, software,
asistenţă externă şi personal intern.
Utilizarea actuală a Sistemelor Suport de Decizii (DSS), combinate cu bazele de cunoştinţe ale
sistemelor ERP, permit organizaţiilor să salveze timp şi bani, adoptând decizii bune şi integral
documentate şi selectând soft complex, specific întreprinderilor.
Toţi producătorii de sisteme ERP furnizează servicii integrate ERP, completate de aplicaţii
robuste, Customer Relationship Management (CRM) sau Supply Chain Management (SCM) şi în
regim outsourcing, atât la pachet, toate modulele, cât şi pe funcţiuni, deoarece există firme care
preferă să-şi externalizeze unele procese din cadrul activităţii lor. În lumea afacerilor derulate în
societatea informaţională, ERP şi tehnologiile Internet sunt coordonate extrem de importante.
Aplicaţiile ERP rezolvă toate problemele legate de fluxul informaţional intern, fie el material sau
financiar.

4. Studiu de caz

Societatea comercială „AREON IMPEX” S.R.L. este situată în Bucureşti, sectorul 3 şi a luat
fiinţă odată cu înregistrarea sa la Camera de Comerţ, având numǎrul J/40/8929/2003 şi Codul de
Înregistrare Fiscală, RO15556250.
Sediul societăţii „AREON IMPEX” S.R.L. se află în Bucureşti, strada Piscul Răchitei, nr.11,
sector 3.
Societatea comercială „AREON IMPEX” S.R.L. este persoană juridică română fiind
organizată în baza legii nr. 31/1990 sub formă de societate comercială cu răspundere limitată, cu
o durată nelimitată de funcţionare din momentul înregistrării în Registrul Comerţului, cu
posibilitatea de înfiinţare de sedii sau filiale atât în localităţile din ţară, cât şi din străinătate.
Societatea importǎ odorizante de la o companie din Bulgaria, pe care le comercializeazǎ prin
intermediul propriilor agenţi de vânzări dar şi prin intermediul distribuitorilor.
Activitatea financiară a societăţii începe la 1 ianuarie şi se termină la 31 decembrie a fiecărui an.
Trebuie să specificăm aici, faptul că S.C. „AREON IMPEX” S.R.L. este înregistrată la

9
Ministerul Comerţului ca agent economic cu activitate de import/export şi este plătitoare de
TVA.
Obiectul de activitate al societăţii este comercializarea de odorizante pentru casǎ, birou, maşină...
Societatea comercială AREON IMPEX este în continuă dezvoltare având o clientelă bine
conturată. Ea dispune la ora actuală de 24 angajaţi dintre care:
 1 manager
 2 manageri zonali
 1 asistent manager
 1 contabil
 1 secretarǎ
 18 persoane la vânzare
Evidenţa vânzǎrilor şi încasǎrilor este ţinutǎ cu ajutorul unui program informatic pe care l-a
achiziţionat de la firma S.C. AttoSOFT S.R.L. De menţionat este faptul cǎ societatea lucreazǎ cu
banca UniCredit Ţiriac Mihai Bravu.
Produsul informatic implementat pentru a satisface necesităţile procesului de facturare se
numeşte DataLight Facturare. Produsul a fost achiziţionat pe bază de licenţă şi este actualizat
potrivit legislaţiei aflată în vigoare. El reprezintă un sistem integrat, ceea ce înseamnă că toate
informaţiile sunt corelate.
Programul DataLight Facturare este un software specializat de emitere şi evidenţă a facturilor
şi chitanţelor. Scopul programului de facturare este optimizarea activităţii de facturare şi
asigurarea corectitudinii emiterii acestora.
Punctele de plecare în dezvoltarea şi designul acestui program de facturare au fost simplitatea şi
uşurinţa în exploatare, din acest beneficiu se evidenţiază viteza de lucru prin automatizarea
emiterii facturilor.
Pentru a acoperi o arie cât mai largă de necesităţi, programul de facturare tratează cote diferite
de TVA pe poziţii.

Principalele beneficii pe care le aduce acest program de facturare utilizatorilor sunt:


Există un proces inteligent de automatizare astfel încât informaţiile introduse se vor salva
automat în nomenclatoare , evitându-se reintroducerea de informaţii deja existente în baza de
date.

10
Posibilitatea personalizarii facturilor prin adaugarea a patru elemente distincte pe document la
nivel de header, footer, body, folosirea logo-ului firmei emitente.
Posibilitatea de a vizualiza şi printa declaraţia 394, pentru plătitorii de TVA.
Posibilitatea de a emite facturi cu chitanţe.
Posibilitatea de a emite chitanţe simple şi cumulate pe un partener.
Aplicarea discounturilor se poate face foarte uşor, introducând în câmpul de discount procentul
corespunzător.
În momentul în care un document a fost tipărit datele de pe acesta nu se mai pot modifica,
asigurându-se astfel siguranţa datelor.
Pentru o evidenţă clară asupra documentelor emise există un raport de facturi emise, de unde
putem să alegem data, şi starea documentelor (în lucru, tipărit, anulat) pe care dorim să le
vizualizăm.
Dacă programul are conexiune la internet, în momentul în care emitem o factură nu trebuie să
ştim decât codul fiscal. Apoi printr-un singur click programul de facturare va completa automat
datele partenerului pentru care se emite factura (nume, adresă, numărul din Registrul
Comertului).

Trebuie făcută o observaţie extrem de importantă legată de sistemul informatic utilizat. Pe


lângă faptul că are capacitatea de a gestiona baze impresionante de date, el lucrează doar pe baza
documentelor primare listând în schimb toate documentele finale necesare, îmbunătăţind
semnificativ timpul de lucru.
Schema de funcţionare este următoarea:
Documente primare  DataLight Facturare  Predare listinguri/Dischete.
Documentele primare sunt: Facturile şi chitanţele fiscale

Prezentarea produsului informatic utilizat de AREON IMPEX

La deschiderea pentru prima datǎ a programului primim un avertisment în care suntem rugaţi sǎ
completǎm datele de identificare ale firmei. Dupa apǎsarea butonului de Ok se va deschide o
fereastrǎ în care vom introduce datele firmei. În dialogul date identificare partener se vor
introduce datele societǎţii dumneavoastrǎ:

11
În fereastra opţiuni de lucru se vor stabili parametrii de lucru cu factura, precum cota de tva ,
seria care sa vinǎ implicit la facturi şi valuta curentǎ.
În dialogul Numǎr de zecimale folosite se va stabili numǎrul de zecimale care sǎ aparǎ la valori,
preţuri şi cantitǎţi.
În dialogul cote de Tva dacǎ se lucreazǎ cu mai multe cote de TVA se va activa opţiunea cu cota
TVA în poziţii facturǎ şi în dialogul imediat urmǎtor se vor completa cotele de TVA pe care
dorim sǎ le folosim, acestea fiind despǎrţite prin punct şi virgule.
Dupǎ completarea acestor opţiuni se va apǎsa pe butonul salveazǎ setǎrile şi apoi pe butonul de
renunţa pentru a ieşi din aceastǎ fereastrǎ. Pentru a personaliza factura dumneavoastrǎ existǎ
patru locaţii unde puteţi introduce o pozǎ: Logo, Antet, Conţinut şi Footer. Pentru a intra în

meniul de selectare a pozei se va apǎsa pe butonul.


În dialogul urmǎtor se vor introduce pozele care dorim sǎ aparǎ pe facturǎ.

12
Din acest moment putem sǎ emitem facturi. Procedura de lucru pentru emiterea unei facturi este
urmǎtoarea:

Se va apǎsa pe butonul pentru a se deschide fereastra de editare facturi

În acest dialog se va apǎsa pe butonul de Nou pentru a putea edita datele facturii. Dupǎ apǎsarea
acestui buton Seria vine implicitǎ ca fiind cea setatǎ în dialogul Date angajator.
În secţiunea Cumpǎrǎtor se vor completa datele cumpǎrǎtorului, dacǎ codul fiscal este
completat corect şi se va apǎsa pe butonul Informaţii(numai în cazul în care aveţi conexiune la
internet), programul va accesa pagina ministerului de finanţe şi va completa automat restul
datelor, precum registrul comerţului, numele clientului şi sediul acestuia, codul poştal şi judeţul.
Trebuie sǎ completaţi şi câmpurile banca şi contul bǎncii cumpǎrǎtorului pentru a putea trece mai
departe.
În secţiunea poziţii de marfǎ se va completa denumirea mǎrfii, unitatea de mǎsurǎ, cantitatea şi
preţul de vânzare a acesteia. În secţiunea delegat se vor completa datele persoanei care a venit sǎ
ridice marfa şi mijlocul de transport al produselor cumpǎrate.

13
Se va apǎsa butonul de salveazǎ pentru a se salva datele facturii în baza de date.

Pentru a se tipari factura se va apǎsa pe butonul


Putem sǎ anulǎm o facturǎ indiferent de starea acesteia(tipǎritǎ sau netipǎritǎ ) apǎsând pe

butonul

Dacǎ dorim sǎ cǎutǎm toate facturile emise se va apǎsa pe butonul ce va deschide


urmǎtoarea fereastrǎ:

În acest dialog putem sǎ filtrǎm documentele emise dupǎ anumite criterii sau pe o anumitǎ
perioadǎ. Dupǎ ce am setat filtrele, vom apǎsa pe butonul aplicǎ filtru şi
programul ne va afişa toate documentele care care îndeplinesc condiţiile de mai sus.
Pentru a ieşi din acest dialog se va apǎsa pe butonul Renunţǎ.
În acest meniu putem sǎ intrǎm şi din meniul Rapoarte facturi emise.
Dacǎ dorim sǎ creǎm o nouǎ bazǎ de date mergem în meniul Fişiere şi accesǎm comanda
Parametrii conexiune.

Dupǎ accesarea comenzii va apǎrea urmǎtoarea fereastrǎ unde ne stabilim numele şi calea cǎtre
baza de date pe care vrem sa o creǎm sau sǎ ne conectǎm la ea(daca a fost creatǎ deja)

14
În dialogul nume se va trece numele societǎţii. În dialogul tip lǎsǎm implicit Firebird 1.5.
În foarte multe situaţii baza de date se aflǎ pe un server, caz în care în câmpul server se
completeazǎ numele acestuia, iar în câmpul fişier trebuie completat numele serverului urmat de
calea cǎtre baza de date. Pentru a defini o conexiune nouǎ, este foarte important
sǎ scrieţi corect calea cǎtre baza de date. În exemplul prezentat baza de date se numeşte
facturare.fdb şi se afla local pe discul D, în directorul numit Attosoft\BD. După ce aţi completat

toate câmpurile ferestrei de conexiune, executaţi clic pe butonul pentru a verifica


corectitudinea conexiunii cu baza de date. Pe ecran vi se va afişa un mesaj care vă anunţă că
testul de conexiune este în regulă. Executaţi clic pe butonul OK din fereastra de informare.

Executaţi clic pe butonul pentru ca programul să înceapă crearea noii baze de date.
Pe ecran se afişează o fereastră similară celei de mai jos

15
În momentul când programul a finalizat această operaţiune, fereastra anterioară se va
închide. Pentru a se realiza imediat conexiunea, executaţi clic pe butonul OK. Acum în lista de
societǎţi figurează şi aceea pe care tocmai aţi creat-o.
Este posibil ca baza de date să existe deja într-o locaţie, iar utilizatorul să trebuiască să realizeze
conexiunea cu aceasta. În acest caz executaţi clic pe butonul Nou, completaţi Nume, Descriere,
Server, Fişier (cu calea către baza de date), Utilizator şi Parolă.

Verificaţi corectudinea conexiunii cu butonul şi apoi executaţi clic pe OK pentru a vă


conecta efectiv la baza de date.

Avantajele produsului informatic


 Facturile şi chitanţele emise sunt înseriate şi numerotate automat.
 Se pot introduce preţurile în valută, pe factură sumele vor fi afişate în valută sau vor fi
convertite automat şi afişate în LEI în funcţie de opţiunea utilizatorului. Cursul valutar
este afişat în factură.
 Valoarea TVA poate fi dedusă automat din preţul produsului/serviciului.
 Softul are nomenclator de delegaţi. Această funcţie uşurează şi eficientizează
înregistrarea facturilor.
 Pentru fiecare produs sau serviciu facturat se poate introduce o scurtă descriere.
 Dacă aveţi mai multe conturi bancare ele pot fi introduse în soft şi la facturare puteţi
alege dacă doriţi să le tipăriţi pe toate sau doar unele dintre ele.
 Toate informaţiile introduse în soft sunt verificate şi validate automat şi în caz că sunt
detectate erori de introducere avertizează utilizatorul.
 Ecranele de lucru ale softului sunt extrem de intuitive, astel încât softul poate fi folosit de
către persoane fără cunoştinţe deosebite în lucrul cu calculatorul.

Sub-modulele produsului informatic


FACTURA
Sub-modulul FACTURA este împărţit pe 7 secţiuni: în prima secţiune se poate cǎuta o facturǎ
editatǎ anterior. În a doua secţiune se poate adǎuga o înregistrare nouǎ prin editarea unei noi
facturi.

16
A treia secţiune din sub-modulul FACTURA permite ştergerea poziţiei curente. În a patra
secţiune se pot salva modificǎrile fǎcute, în cazul în care au apǎrut unele modificǎri.
A cincea secţiune a sub-modulului FACTURA permite anularea documentului curent indiferent
de stadiul în care se aflǎ acesta. În a şasea secţiune se poate tipǎri factura curentǎ cu ajutorul unui
printer conectat la calculatorul la care lucrǎm sau în reţeaua din care face calculatorul nostru.
Cea de-a şaptea secţiune permite utilizatorului sǎ trimitǎ factura curentǎ prin E-mail în format
.pdf.

ÎNCASARE NUMERAR
Acest sub-modul permite emiterea de chitanţe pentru facturile neîncasate.
În acest sub-modul putem actualiza informaţiile referitoare la chitanţe, putem anula modificǎrile
fǎcute şi putem tipǎri chitanţa curentǎ cu ajutorul unui printer.
De asemenea acest sub-modul permite o cǎutare avansatǎ a clienţilor pentru care s-au emis
facturi ce nu au fost încasate, în funcţie de numele lor şi de perioada în care s-a emis factura.

RAPOARTE
În aceastǎ secţiune se pot realiza rapoartele aferente facturilor emise şi încasǎrilor.
Putem vizualiza toate facturile emise pentru o anumitǎ perioadǎ selectatǎ de cǎtre utilizator. De
asemenea putem alege sǎ vizualizǎm toate facturile atât cele netipǎrite cât şi cele tipǎrite sau
putem alege sǎ vizualizǎm doar facturile tipǎrite, bifând o cǎsuţǎ din raport.
Tot aşa, putem vizualiza toate facturile, atât pe cele încasate cât şi pe cele neîncasate, sau putem
alege sǎ vizualizǎm doar facturile încasate.
Tot în acest sub-modul putem seta starea documentului vizualizat. Astfel raportul ne permite sǎ
vizualizǎm toate facturile indiferent de starea lor, anulate sau active neanulate, sau aleator, doar
facturile active neanulate sau pe cele anulate.
În tabelul raportului avem urmatoarele informaţii: data emiterii facturii, seria şi numǎrul facturii,
numele clientului, codul fiscal al clientului, totalul de platǎ fǎrǎ tva, total tva şi total de platǎ
inclusiv tva.
Structura raportului aferent încasǎrilor este asemǎnǎtoare celei pentru facturile emise. Şi în ceea
ce priveşte încasǎrile putem alege perioada pentru care dorim sǎ vizualizǎm încasǎrile efectuate
şi starea documentelor: active neanulate sau anulate.

17
Tabelul raportului pentru încasǎri cuprinde urmǎtoarele date: numǎrul facturii, data facturii,
numǎrul chitanţei, data încasǎrii, suma incasatǎ din facturǎ, valuta, total chitanţǎ, nume client şi
codul fiscal al clientului.

TIPĂREŞTE
În această secţiune se poate tipǎri conţinutul ferestrei active, în cazul în care avem un printer
conectat la calculatorul nostru sau la reţeaua de calculatoare din care face parte şi calculatorul la
care lucrǎm.

5. Concluzii

ERP oferă o hartă soft a drumului parcurs de o comandă preluată de la client, prin
automatizarea diferiţilor paşi de-a lungul itinerarului stabilit până la realizarea ei.
Când o comandă preluată de la clienţi intră într-un sistem ERP, acesta posedă toată
informaţia necesară pentru a completa comanda (creditul clientului, comenzile
anterioare, discountul, scadenţa), aceste informaţii provenind de la toate modulele
integrate în sistem. Personalul din toate departamentele are acces la acelaşi volum
de informaţii şi le poate actualiza în funcţie de operaţiile efectuate de fiecare
departament în parte. Când un departament termină de executat toate operaţiile
asupra comenzii respective, ea este trimisă via ERP către următorul departament,
care o va prelucra. Utilizând acest sistem, clienţii vor primi comenzile în timp scurt
şi cu cât mai puţine erori. Acelaşi principiu se poate aplica de către ERP şi pentru
rapoartele financiare sau pentru veniturile realizate de către angajaţi.

Sistemul ERP face ca simpli clienţi să devină oameni de afaceri, utilizând datele
privitoare la creditul clientului, de la departamentul financiar până la cel de
producţie. Dacă până la apariţia ERP, personalul de la departamentul de producţie
se ocupa cu inventarierea, utilizând hârtia, acum aceste informaţii sunt on-line, iar
clientul poate fi informat rapid şi eficient asupra posibilităţii onorării comenzii.

ERP schimbă modul de lucru al personalului întreprinderii, îmbunătăţeşte modul


de preluare a comenzilor, de producere a bunurilor, de distribuţie şi plată a lor, dar
şi modul de realizare al afacerilor, adăugând noile facilităţi introduse de softul
specific acestui sistem.

18
6. Bibliografie

BIBLIOGRAFIE

1. Fotache, D., Enterprise Resource Planning-Investiţie majoră în matricea e-


business, Simpozionul Internaţional “Specializare, Dezvoltare şi Integrare”, Cluj-
Napoca, 2003
2. Fotache, D., Hurbean, L., Soluţii informatice integrate pentru gestiunea
afacerilor-ERP, Ed. Economică, Bucureşti, 2004
www.ebsromania.ro
www.efinance.ro
http://www.attosoft.ro/

19