Referat la disciplina:

Pastrarea si Conservarea Documentelor

Stefadina Comserv S.R.L – Studiu de caz

Stefadina Comserv S.R.L

Stefadina Comserv S.R.L. s-a înființat în anul 1996, având ca principal obiect de
activitate prestarea serviciilor specifice domeniului arhivistic. In present, Stefadina Comserv
S.R.L. a devenit unul din liderii pieței serviciilor care efectuează operațiuni specifice prelucrării
documentelor de arhivă. Totul a fost posibil prin definirea clară a obiectivelor propuse încă de la
înființarea companiei, subordonate în mod constant performanței, profesionalismului,
responsabilității calităţii muncii şi eficienței maxime. Diversificarea continuă a operațiunilor
efectuate a contribuit la conturarea structurii actuale, așa încât Compania Stefadina Comserv
S.R.L. îşi realizează complexa activitate într-o locație dotată tehnic la cei mai înalți parametri şi
avizată de către Arhivele Naționale.

Stefadina Comserv S.R.L. este o companie specializată în managementul documentelor,

prelucrarea și depozitarea arhivei, investește continuu în educarea pieței cu privire la beneficiile
pe care managementul documentelor le poate aduce mediului privat și public. compania și-a
dezvoltat o rețea puternică de parteneri. De asemenea, compania se ocupă cu stocarea și
protejarea și prelucrarea documentelor, si crearea copilor de siguranță, atat in formatelectronic a
fișierelor cat si fizic, a datelor medicale și a altor bunuri.

Depoziul central se afla in Str. Baicului nr. 82, Corp C, Etaj 1, Sector 2, Bucureşti si are o
suprafata de 5000 mp acesta fiind finalizat în 2015, și are capacitatea de păstrare și conservare
a peste 200.000 de metri liniari de arhivă în cele mai bune condiții de siguranță și integritate.
Este dotat ultramodern cu echipamente și sisteme integrate de gestiune, monitorizare și
securitate. Depozitul este construit strategic și sigur pentru a fi ferit de calamități naturale
(inundații, incendii, cutremure). La nivelul depozitului central există mai multe depozite de
arhivă. Unul dintre acestea se află chiar în subsolul clădirii și nu beneficiază de iluminat
natural și nici de aerisire naturală pentru a prezerva mai bine documéntele cu o imporanta
istorica.
 Amplasarea depozitului este într-o zonă limitrofă a Bucureștiului, acest lucru face
intervenția relativ grea sau întârziată în evacuării materialelor. Clădirea respectă perimetrul de
protecție, în apropierea sa nu mai există alte clădiri la distațe mici, astfel accesul cu camioane si
mașini de transport este facil și se poate efectua prin toate părțile clădirii. Având în vedere
poziția depozitului în raport cu acest drum intens circulat este de luat în seamă monitorizarea
calității aerului din cauza vaporilor de sulf proveniți din arderea de combustibil ce afectează
suportul documentelor din depozit. Monitorizarea se realizeaza prin aparate speciale, valorile
afisandu-se la fiecare cale de acces. De asemenea, depozitul dispune si de un sistema de
monitorizare a temeraturii si umiditatii aerului, astfel incat sa respecte paramentrii optimi pentre
prezervarea documentelor, temperatura in timpul iernii fiind de 17°C , iar în timpul verii de 21-
22°C.

În depozitul central se păstrează atât documente pe suport de hârtie, cât și pe suport

media, acestea fiind transportate de la client într-un seif special ce nu conține părți metalice si
sunt depozitate într-o zonă special amenajată a depozitului, iar la intrarea în aceasta este afișată
temperatura din interior care este in mod constant în jurul valorii de -5 °C

Aprovizionarea depozitului este efectuată prin porți mari de acces, iar în incinta acestuia
manipularea se face prin stivuitoare, care mai apoi sunt transportate cu lize și carucioare de
transport documente. Există marcaje cu direcții de mers pentru evitarea accindentărilor și zone
special delimitate pentru circulația stivuitoarelor și a personalului ce manipulează documetele cu
cărucioare de transport.

Sistemul de iluminat din depozit este atat natural controlat prin ferestre si lucarne cat si
artificial prin lumina becurilor LED. Lumină ce urmărește culoarele de acces din capătul
rafturilor și culoarele dintre rafturi, întrerupătoarele ce acționează iluminatul dintre rafturi
suntsituate la capătul rafturilor, iar cele pentru iluminatul efectiv din depozit se află în afara
acestuia, în zonele administrative.
 Depozitul este dotat cu extinctoare cu spumă plus alte sisteme de stingere în caz de
incendiu (sprinkler-stropitori), uși automate ce ”sigilează” partea depozitului în care a izbucnit
incendiul, precum și senzori ce monitorizează constant cantitatea de dioxid de carbon din aer,
mijloace care întrerup alimentarea cu electricitate în caz de incendiu sau inundație. Spațiile
amenajate pentru încărcarea mijloacelor de transport electrice din depozit sunt dispuse in
lateralul depozitului de arhivă, fiind separate și securizate în caz de incendiu cu uși automate ce
videază spațiul respectiv.

Accesul personalului in depozit se face prin validarea unui card electric, depozitul fiind
protejat printr-un sistema anti-furt, iar in unele zone nu au acces toti angajatii, acestia accesand
zonele respective doar cu acordul sefului de depozit.

Deplasarea în interiorul depozitului este permisă numai pe culoarele special amenajate cu

respectarea direcției indicate de mijloacele de ghidare, cu purtarea unei veste de culoare
portocalie sau verde pentru a fi observați ușor de lucrătorii ce manipulează utilajele sau
cărucioarele de transport al documentelor și eventual cu mască și mănuși de protecție împotriva
prafului sau a altor microorganisme ce iși pot face simțită prezența printre documente.
 În interiorul clădirii sunt folosite și rafturi mobile cu 5 sau 6 polițe pe verticală, astfel
că indicele de folosire a spațiului declarat este de aproximativ 84%.
Manipularea documentelor se face cu grijă, avandu-se în vedere natura suportului și
vechimea acestora. Camerele de lucru sunt dotate și ele cu sisteme de monitorizare a
temperaturii, a umidității și calității aerului. Încăperile în care se află sisteme electronice,
servere sunt prevăzute cu mijloace de stingere a incendiilor, respectiv extinctoare automate cu
gaz tip G5. De asemenea, depozitul este dotat si cu laboratoare de restaurare a documentelor
ce respecta nórmele Arhivelor Nationale.