20.10.

2009 CURS 2
REDACTAREA MATERIALELOR DE RELAŢII PUBLICE
RMRP C2
Memo-uri, e-mail-uri, scrisori, rapoarte, propuneri

Scopul materialelor – instituirea şi menţinerea unui flux eficient al informaţiilor

- momentul expunerii
- locul expunerii
- cantitatea de informaţii
- tipul informaţiilor

MEMO-urile
- = memorandum
- = notă de serviciu
- = ”o modalitate neprotocolară de a semnala un lucru important, care s-a petrecut sau se
va petrece într-o organizaţie, în mod rapid şi eficient”
- sunt adesea folosite pentru comunicarea în interiorul companiei
- pentru comunicarea în exterior, fax-urile sunt utilizate adesea sub forma memo-urilor
Cum se scrie un memo?
 formă neprotocolară de adresare (dacă expeditorul şi destinatarul se cunosc, nu e
nevoie de titluri, funcţii, nici chiar de nume de familie);
 simplitate;
 conţinut:
 data (alineat în dreapta);
 destinatarul (nume, funcţie, adresă, departament, telefon, fax);
 expeditorul (nume, funcţie, adresă, departament, telefon, fax);
 subiectul;
 nr. de pagini (pentru fax-uri).
 dacă se foloseşte foaie cu antet, nu mai e nevoie de datele expeditorului;
 dacă organizaţia are un model propriu de memo, atunci se foloseşte acela.
Partea principală a memo-ului
- scurt
- tonul şi ritmul depind de scopul, stilul şi publicul memo-ului;
- se scrie pentru un public limitat, deci este specific;

1
 - se elimină informaţiile redundante (de exemplu, cele cunoscute deja în cadrul unei
echipe);
- informaţiile trebuie să fie clare şi suficiente;
- materialele mai ample, complicate se adaugă la sfârşit, sub forma anexelor (se face lista
anexelor);
- conţine semnale vizuale;
- se scrie la un rând, cu spaţiu între paragrafe;
- paragrafele se scriu cu alineat;
- se folosesc listele cu marcatori (bullets and numbering);
- se folosesc elemente numerotate.
MODEL:
Către...........
De la............
Principalul
Tipuri de memo-uri
1. Memo de tip buletin
- pentru urgenţe (un fel de telegramă-memo);
- conţinut scurt, concis;
- anunţă un eveniment important;
- poate apărea pe avizier.
2. Memo de tip expunere
- descriptiv(subiectul de orice fel);
- stil conversaţional.
3. Memo de tip informativ
- descriptiv, detaliat;
- descrie proiectele, acţiunile executate, rezultatele (obţinute sau aşteptate);
- mai protocolare.
4. Memo de tip acţiune
- prezintă acţiuni efectuate sau care vor urma;
- rubrică pentru replica destinatarilor (exemplu: acceptul responsabilităţii, respingerea
problemei, condiţii, nevoi etc.);
- include elemente de constrângere.
5. Memo de tip rezumat
- descriere detaliată / schiţă;
- paragrafe cu subtitluri;
- expune fluxul informaţional şi acţiunile.
2
 Exemplu: evaluări ale unor programe desfăşurate.
6. Memo pentru clasare
- se arhivează informaţii de uz intern, pentru referinţe ulterioare (”jurnal” cu date precise şi
punctele de vedere ale celor implicaţi, chiar citate);
- pentru programe complexe, care implică un număr mare de persoane;
- în cazul unor divergenţe majore;
- stil şi ton concis.
7. Memo – observaţii
- implicarea destinatarului (dumneavoastră / tu);
- distribuirea:
o copierea mai multor exemplare şi distribuirea lor fiecărei persoane;
o metoda succesiunii (memo plus lista succesiunii persoanelor la care trebuie să
ajungă, fiecare semnează şi dă următorului de pe listă);
o distribuirea memo-ului şefilor de departamente (acestea le distribuie
subordonaţilor lor);
o memo-ul pe aviziere (trebuie să conţină elemente grafice);
o memo-uri în plicurile de salarii;
o memo-uri trimise acasă (de exemplu, pentru petreceri).
Un memo de necitit:
- Text bloc:
- memo lung;
- paragrafe lungi, la un rând, fără spaţii libere între ele;
- alinierea marginii din dreapta;
- ultimul rând din paragraf până la marginea din dreapta.
- Dificultate:
- destinatarul memo-ului: ceva general (exemplu: numele departamentului sau pur şi simplu
”distribuire”, ”clasare”);
- subiectul plictisitor şi complicat;
- prima frază de 30-50 cuvinte, întortocheată, cu multe cuvinte de legătură;
- fraza a doua începe cu propoziţie subordonată (nu conţine scopul memo-ului).
- Ilizibilitate:
- fonturi groteşti, de corp 8, majuscule;
- propoziţii lungi, cu paranteze multe, separarea;
- diateza pasivă;
- jargon, abstracţii, abundenţa numelor şi cifrelor exacte;

3
 - copii şterse.
E-MAIL-ul
- Avantaje:
- simplu;
- instantaneu;
- răspuns mai rapid la mail, decât la documente pe hârtie;
- modalitate interactivă;
- nu există riscul confruntării directe;
- senzaţia de a fi ascultat (cu şefii);
- la îndemână (laptop-uri);
- conectare continuă (chiar şi de acasă, cu cei de peste hotare);
- se pot transmite texte, imagini, sunete.
- Dezavantaje:
- nu se citeşte regulat;
- greşeli de ortografiere;
- se transmit mesaje neprelucrate (greşeli ortografice, neclaritate);
- spontaneitate (necumpătare);
- risipă (se transmit şi persoanelor care nu sunt interesate de subiect).
- Conţinutul e-mail-ului:
- amplitudinea depinde de ce cunoaşte destinatarul, ce trebuie să afle, ce trebuie să
gândească;
- acurateţe;
- precizie (regulile textului scris sunt diferite de cele ale vorbirii);
- formulă de salut adecvată;
- ton conversaţional (dar fără cuvinte prea dure);
- scopul mesajului trebuie să fie clar de la început;
- text simplu, paragrafe mici, fraze scurte, alineate;
- nu se folosesc abrevieri;
- încheiere agreabilă (de exemplu, mulţumiri).

SCRISOAREA
Scrisorile de afaceri cu 6 părţi:
1. Antetul scrisorii
a. date expeditor (nume, funcţie, adresă);
b. data;
c. datele destinatarului (nume, funcţie, adresă).

4
 2. Formulă de salut
- atenţie, în funcţie de destinatar.
3. Partea principală
- tonul depinde de relaţia expeditor-destinatar.
4. Încheiere
a. îndemnul la acţiune / oferte de ajutor
b. afirmaţii curtenitoare.
5. Semnătura
a. numele autorului – dactilografiat;
b. funcţia – dactilografiată sub nume;
c. semnătura – deasupra numelui
6. Referinţe
- simboluri pentru scrisori redactate de altcineva, decât expeditorul;
- iniţialele autorului (majuscule), iniţialele persoanei care dactilografiază (minuscule)
Anexă: numele documentului
C: numele persoanelor care primesc copii
BCC: numele persoanelor care primesc copii, fără ca celelalte persoane să ştie.

Tipuri de scrisori
1. Scrisori de informare
 Oferă informaţii despre:
- un eveniment;
- o acţiune;
- o decizie.
 Ton direct;
 Anticipează unele întrebări;
 Include scrisorile de recomandare.
2. Scrisori de cerere
 Se face o cerere (contribuţii, sprijin etc.);
 Se sugerează o recompensă;
3. Scrisoarea de prezentare / promoţională
1. Solicită acceptarea şi / sau participarea;
2. Apel emoţional;
3. Îndemn la acţiune;
 Se folosesc subtitluri, italice, sublinieri, alineate.
4. Scrisoarea de transmitere
5
  Când se trimit mai multe materiale unei persoane;
 Conţine lista materialelor trimise şi scopul trimiterii (scrise cu marcatori);
 Titlurile materialelor se scriu în bold.
5. Scrisoarea explicativă
 Notă scurtă nu este acelaşi lucru cu scrisoarea de transmitere!);
 Anunţă materialele trimise, scopul trimiterii).
6. Scrisoarea de răspuns
 de mulţumire;
 de observaţii;
 de comentarii;
 situare în context;
 corectare.
 Sunt scrisori personale sau publice:
- Cele publice sunt directe, concise, persuasive. Sunt publicate.

Raportul si propunerea

Raportul: rezumat al informaţiilor referitoare la un subiect (exemplu: rezumat asupra

situaţiei create în urma crizei).
Propunerea: prezentarea detaliată a unui plan de acţiune (exemplu: propunerea de redresare
a unei situaţii).
Observaţie: ambele documente necesită cercetare, sunt ample, detaliate.

Organizarea şi redactarea raportului şi propunerii

1. Scrisoarea
 Scrisoarea de prezentare / scrisoarea explicativă:
- Adresată destinatarului raportului / propunerii;
- Cuprinde:
o conţinutul lucrării;
o echipa de cercetare, planificare, redactare, ilustrare;
o rezumat al rezultatelor, recomandărilor;
o condiţiile care influenţează situaţia proiectului.
 Scrisoarea de transmitere
- Când este nevoie de multe anexe
- Cuprinde:
6
 o cine a cerut raportul / propunerea;
o rezumatul rezultatelor, recomandări;
o lista persoanelor care au sprijinit realizarea (mulţumiri).
2. Paginile preliminare
 copertă;
 pagina de titlu;
 tabla de materii;
 lista cu tabele, desene, ilustraţii (ca în orice carte).
3. Sinopsis
 rezumat / rezumat de lucru;
 o prezentare succintă a conţinutului raportului sau propunerii;
 1-2 pagini.
4. Partea principală, care cuprinde:
 Introducerea:
o contextul problemei în discuţie;
o scopul documentului;
o metode;
o de ce e important;
o dificultăţi apărute şi modul de rezolvare.
 Cuprinsul – construit în jurul unui enunţ / ipoteză:
o titluri, subtitluri, sublinieri, alineate, semnale vizuale;
o dovezi, caracter unitar.
 Concluzii (claritate)
o prezentarea rezultatelor → concluzii → recomandări.
 Referinţele:
o citarea surselor;
o indicaţiile bibliografice complete;
o note de subsol / finale (ca în orice lucrare ştiinţifică).
 Bibliografia
o cărţi citate sau doar consultate.
 Anexe
o cuprind materiale complexe (cu indicative):
 scheme;
 ilustraţii;

7
 hărţi;
 copii ale chestionarelor etc.