ŞCOALA GIMNAZIALĂ NR.12 ,,B.P.

HASDEU”
CONSTANŢA
STR.B.P.HASDEU NR.98, CONSTANŢA
COD POŞTAL 900833 TEL/FAX 0341/405840
E-MAIL: sc12cta@yahoo.com
Website: scoala12.ro

PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ

privind CONDICA DE PREZENȚĂ / FIȘE DE PREZENȚĂ / FIȘE DE

ACTIVITATE
- MODALITATEA DE COLECTARE, VALIDARE, PĂSTRARE ȘI
ARHIVARE

Cod: PO 47 - SC 12

Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea ediției sau,

după caz, a reviziei în cadrul ediției procedurii operaționale

ELABORAT VERIFICAT APROBAT EDIȚIA REVIZIA

Secretar, Director Director, 1 1
adjunct,
Smărăndeanu Prof. Nacea Prof. Muscă Ancuța
Ionela Paula Alina Florentina

Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii operaționale

Ediția/ revizia în Componenta Modalitatea Data de la care se
cadrul ediției revizuită reviziei aplică prevederile
ediției sau
reviziei ediției
1 2 3 4
1 Ediția 1 Revizia 0 - - 30.10.2020
2 Ediția 1 Revizia 1 Ediția 1 Revizia 0 completare 05.04.2021

1
 Lista persoanelor la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din cadrul
editiei procedurii operationale

Persoane/
Nr. Scopul
Compartimente vizate Modalitatea de difuzare
Crt difuzarii

1 2 4
1 Informare/ Cadre didactice din Școala Gimnazială Difuzare electronică prin e-mail sau alte mijloace
Aplicare/ Nr.12 ,,B.P.Hasdeu”, Constanța electronice de comunicare

2 Informare/ Secretar, Smărăndeanu Ionela Paula Difuzare electronică prin e-mail sau alte mijloace
Aplicare/ electronice de comunicare
Arhivare

1.SCOP
1.1 Stabilește modul de realizare a activității, compartimentele și
persoanele implicate
Procedura operațională reglementează procesul de colectare, validare, păstrare
și arhivare pentru condica de prezență/fișe de prezență/fișe de activitate.
1.2. Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării
activităţii
1.3. Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a
personalului.
1.4. Sprijină auditul şi/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare
şi/sau control, iar pe director, în luarea deciziei
1.5. Stabileşte circuitul documentelor necesare acestei activităţi.

2.DOMENIUL DE APLICARE
2.1. Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională
Procedura operațională se aplică de către personalul didactic din cadrul unității
de învățământ, începând cu data 01.11.2020.

2
 2.2. Delimitarea explicită a activităţii procedurale în cadrul portofoliului
de activităţi desfăşurate de entitatea publică;
Activitatea este relevantă ca importanță, fiind procedurată distinct în cadrul
unității.
2.3. Listarea principalelor activităţi de care depinde şi/sau care depind de
activitatea procedurală;
De activitatea procedurată depind toate celelalte activități din cadrul unității,
datorită rolului pe care această activitate îl are în cadrul derulării corecte și la timp a
tuturor proceselor.

2.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de

rezultate ale activităţii procedurale; listarea compartimentelor implicate în
procesul activităţii.
2.4.1 Compartimente furnizoare de date: toate compartimentele;
2.4.2 Compartimente furnizoare de rezultate: toate compartimentele;
2.4.3 Compartimente implicate în procesul activităţii: toate
compartimentele.

3. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ:

3.1. Legislaţie primară

- Legea educatiei nationale nr. 1/05.01.2011, publicata in Monitorul
Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 18/10.01.2011, cu completarile si modificarile
ulterioare,
- Adresa Ministerului Educației și Cercetării – Cabinet Ministru – nr.
10335/09.10.2020;
- Regulamentul-cadru de organizare si functionare a inspectoratelor
scolare, aprobat prin O.M.E.C.T.S. nr. 5530/2011, cu modificarile si completarile
ulterioare;
- OMEC 3125/2020 privind structura anului școlar 2020-2021;
- Ordinul ministrului educației nr.3558/29.03.2021 pentru modificarea și
completarea OMEC 3125/2020 privind structura anului școlar 2020-2021;
- Adresa Cabinet secretar de stat nr. 52/SI/03.04.2021 privind planificarea
concediilor personalului din învățământul preuniversitar.

3.2. Legislaţie secundară

- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern
managerial al entităților publice;

3
 - Instrucţiunea nr. 1/2018 din 16 mai 2018 privind aplicarea unitară la
nivelul unităţilor de învăţământ preuniversitar a Standardului 9 - Proceduri prevăzut în
Codul controlului intern managerial al entităţilor publice, aprobat prin Ordinul
secretarului general al Guvernului nr. 600/2018;
- OMEC nr. 5447 / 31.08.2020 privind aprobarea Regulamentului – cadru
de organizare si functionare a unitatilor de invatamant preuniversitar (ROFUIP);

3.3. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale unității

- ROFUI al Școlii Gimnaziale Nr.12, ,,B.P.Hasdeu”, Constanța;
- RI al Școlii Gimnaziale Nr.12, ,,B.P.Hasdeu”, Constanța;
- Fişe de post.

4.DEFINIȚII ȘI ABREVIERI
4.1.Definiții ale termenilor
Nr. Termenul Definiția și/sau, dacă este cazul, actul care definește termenul
Crt.
1 Procedură Modalitatea specifică de desfăşurare a unei activităţi sau al unui proces;

2 Procedură documentată
3 Procedură operațională
(procedură de lucru)
4 Document
5 Aprobare
6 Verificare
7 Ediție procedură
8 Revizie procedură
9 Entitate publică
10 Departament
11 Conducătorul
departamentului
(compartimentului)
12 Consiliul Profesoral
13 Consiliul de Administraţie
Modul specific de realizare a unei activități sau a unui proces, editat pe suport
de hârtie sau în format electronic; procedurile documentate pot fi proceduri de
sistem și proceduri operaționale;
Procedură care descrie un proces sau o activitate care se desfășoară la nivelul
unuia sau mai multor compartimente dintr-o entitate, fără aplicabilitate la
nivelul întregii entități publice;
Act prin care se adeverește, se constată sau se preconizează un fapt, se conferă
un drept, se recunoaște o obligație respectiv text scris sau tipărit inscripție sau
altă mărturie servind la cunoașterea unui fapt real actual s u din trecut;
Confirmarea scrisă, semnătura și datarea acesteia, a autorității desemnate de a
fi de acord cu aplicarea respectivului document în organizație;
Confirmare prin examinare și furnizare de dovezi obiective de către autoritatea
desemnată (verificator), a faptului că sunt satisfăcute cerințele specificate,
inclusiv cerințele SCIM;
Forma actuală a procedurii; Ediția unei proceduri se modifică atunci când deja
au fost realizate 3 revizii ale respectivei proceduri sau atunci când modificările
din structura procedurii depășesc 50% din conținutul reviziei anterioare;
Acțiunea de modificare respectiv adăugare sau eliminare a unor informații,
date, componente ale unei ediții a unei proceduri, modificări ce implică de
regulă sub 50% din conținutul procedurii;
Autoritate publică, instituție publică, companie/societate națională, regie
autonomă, societate la care statul sau o unitate administrativ -teritorială este
acționar majoritar, cu personalitate juridică, care utilizează /administrează
fonduri publice și/sau patrimoniu public;
Direcție Generală, Direcție, Serviciu, Birou, Compartiment;
Director general, director, șef serviciu, șef birou, șef compartiment;
Este alcătuit din totalitatea personalului didactic de predare titular sau
suplinitor având are rol de decizie în domeniul instructiv-educativ si personalul
didactic auxiliar;
Participarea la sedinţele Consiliului Profesoral este obligatorie pentru cadrele
didactice.
Este alcătuit din conducerea scolii, cadre didactice, reprezentanti ai
autoritătilor locale, ai părintilor si elevilor
4
 14 Învățare on-line
15 Activitatea suport pentru
învățarea on-line
Învățarea prin utilizarea mijloacelor educaționale digitale și de
comunicare, î n perioada suspendării cursurilor;
Activitatea organizată de către cadrele didactice, care
implică înlocuirea orelor clasice de predare, învațare, evaluare cu
activități de învățare în mediul educațional virtual.

16 Sistem de control intern Ansamblu de structuri organizatorice, responsabilităţi, proceduri, procese şi

managerial resurse ce are ca scop implementarea controlului managerial

4.2.Abrevieri ale termenilor

Nr. Crt. Abrevierea Termenul abreviat
1 P.O. Procedură operațională
2 E Elaborare
3 V Verificare
4 A Aprobare
5 Ap. Aplicare
6 Ah. Arhivare
7 F Formular
8 CS Compartiment de specialitate
9 I.S.J. Inspectoratul Școlar Județean
10 CEAC Comisia de evaluare și asigurare a calității
11 ROFUIP Regulamentul de organizare și funcționare a unităților de învățământ preuniversitar
12 OMEN Ordinul Ministerului Educației Naționale
13 MEN Ministerul Educației Naționale
14 OMENCȘ Ordinul Ministerului Educației Naționale și Cercetării Științifice
15 OSGG Ordinul Secretariatului General al Guvernului
16 EP Entitate Publică
17 RI Regulament intern
18 CO Concediul de odihnă
19 FR Frecvență redusă

5.DESCRIEREA PROCEDURII
5.1. Dispoziții generale
”Condica de prezență” va fi utilizată pentru consemnarea prezenței cadrelor
didactice care desfășoară activitatea didactică cu prezența fizică în unitatea de
învățământ.
”Fișa de prezență” va fi utilizată pentru consemnarea prezenței în situația în
care activitățile didactice se desfășoară online, în alt spațiu decât cel al unității de
învățământ.
”Fișa de activitate” va fi utilizată în perioada vacanțelor școlare și în perioada
12-29.04.2021(aferentă cursurilor online la clasele a VIII a zi și FR, atunci când
cadrele didactice nu sunt în CO) pentru consemnarea activității personalului didactic.

5.2. Documente utilizate

5.2.1. Lista și proveniența documentelor
1.condica de prezență
2.fișă de prezență
3.fișă de activitate
4.pontaj /fișă de activitate lunară
5
 5.2.2. Conținutul și rolul documentelor
- Documentele utilizate în elaborarea prezentei proceduri au rolul de a
reglementa modalitatea de implementare a activității procedurate.
- Accesul, pentru fiecare Compartiment, la legislaţia aplicabilă, se face
prin programul informatic la care au acces salariaţii entității.

5.2.3. Criteriul documentelor

Pentru asigurarea condițiilor necesare cunoașterii și aplicării de către salariații
entității a prevederilor legale care reglementează activitatea procedurată, elaboratorul
va difuza procedura conform listei persoanelor la care se difuzează ediția sau, după
caz, revizia din cadrul ediției procedurii operaționale.

5.3. Modul de lucru

5.3.1. Planificarea operațiunilor și acțiunilor activității
Operațiunile și acțiunile privind activitatea procedurată se vor derula de către
toate compartimentele implicate, conform instrucțiunilor din prezenta procedură.

5.3.2. Derularea operațiunilor și acțiunilor activității

5.3.2.1.Condica de prezență:
-serveşte ca document obligatoriu în care angajatul semnează zilnic pentru
fiecare ora din program, orele suplimentare, concedii de odihnă, concedii
medicale, accidente în munca, maternitate, învoiri, concediu fără plata, absenţe
nemotivate;
-se întocmeşte într-un singur exemplar de către compartimentul secretariat din
cadrul unității;
-nu circulă;
-se arhivează la compartimentul secretariat din cadrul unității.

Pe baza Statului de personal care cuprinde lista nominală a angajaților și

funcțiile deținute de aceștia, se întocmește Condica de prezență în care sunt înscriși
angajații unității de învățământ. Condica de prezență personalizată este întocmită
conform Anexei 1, iar coloanele: 1, 2, 3, 4 (ora, clasa, disciplina, numele și prenumele
cadrelor didactice) vor fi completate electronic de către unitatea de învățământ. Coloana 5
este destinată semnăturilor cadrelor didactice, corespunzătoare fiecărei zile lucrătoare.
Salariații unității au obligația semnării zilnice a Condicii de prezență, cu
respectarea orelor din program.
Acest document atestă prezența personalului în unitate și efectuarea
îndatoririlor zilnice de lucru.
Lunar, ori de câte ori apar situații care determină absența temporară a unor
cadre didactice, se operează mențiunile necesare în Condica de prezență, care justifică
situațiile respective pe baza informațiilor furnizate de cererile pentru CO (Concediu de
6
Odihna), CS (Concediu de Studii), CFP (Concediu fara Plata), CIC (Concediu pentru
Îngrijire Copil), S (Suspendare), Certificatele medicale, etc., după verificarea lor
prealabilă pentru legalitate și aprobarea dată de către director.
Condica de prezență se încheie cu semnătura directorului, care își va trece
numele în clar și răspunde de calitatea și cantitatea muncii desfășurate de angajat,
precum și de autenticitatea tuturor datelor înscrise.
Condica se va completa doar cu culoarea albastră de către cadrele didactice.
Excepție fac însemnările directorului pentru orele neefectuate, care se pot face cu
culoarea roșie.
Nesemnarea condicii de prezență reprezintă abatere de la regulamentul de
ordine interioară și nerespectarea atribuțiilor din fișa postului, atrăgând după sine
sancționarea prin neplata acestor ore.
Orele constatate neefectuate nu vor fi plătite și vor fi consemnate ca absențe
nemotivate, atrăgând după sine sancționarea prin neplata acestor ore.
Eventualele modificări se operează numai cu aprobarea conducerii.
La întocmirea statelor de plată pentru luna finalizată, secretarul și contabilul
școlii vor analiza condicile de prezență pentru a stabili numărul de zile lucrate;
Condica va avea pe coperta elementele de identificare (denumirea școlii, ciclul
de învățământ, data de la care începe). Filele vor fi numerotate, iar pe ultima pagină se
va scrie “Prezenta condică are ….. file, numerotate de la 1 la ……”, vor semna
secretarul și directorul școlii și se va aplica ștampila.
Conținutul minim obligatoriu – conform Anexei nr. 1.

5.3.2.2.Fișa de prezență
În situația în care activitățile didactice se desfășoară on-line, se elaborează
formularul de Fișă de prezență, individual de către fiecare cadru didactic pentru
fiecare lună de activitate. În formularul conceput prin google docs se completează
datele: luna, disciplina, nume și prenume, ziua, ora și clasa. Coloanele: ziua, ora și clasa
se completează de cadrul didactic pentru fiecare lună de activitate.
Servește ca document centralizator privind evidența timpului de muncă a
cadrelor didactice ce desfășoară activități online.
Se întocmeşte într-un singur exemplar care stă la baza întocmirii statelor de
plată.
Circulă:
-de la persoana care o întocmeşte, se transmite electronic (pe mail-ul unității)
pentru fiecare luna de activitate în prima zi lucrătoare a următoarei luni;
-ajunge la directorul unităţii care o aprobă și apoi este transmisă la
compartimentul secretariat pentru întocmirea statelor de plată.
Este document justificativ care stă la baza întocmirii statelor de plată.
Se arhivează la compartimentul secretariat.
Conţinutul minim obligatoriu – conform Anexei nr. 2.

5.3.2.3.Fișa de activitate
7
 ”Fișa de activitate” va fi utilizată în perioada vacanțelor școlare și în perioada
12-29.04.2021(aferentă cursurilor online la clasele a VIII a zi și FR, atunci când
cadrele didactice nu sunt în CO) pentru consemnarea activității personalului didactic.
Formularul Fișă de activitate se completează individual de către fiecare cadru
didactic pentru zilele de activitate.
În formular se completează nume și prenume, specialitatea, data, orele și
activitățile desfășurate. Coloanele: data, orele și activitățile se completează de cadrul
didactic pentru fiecare zi de activitate. Formularul semnat se depune în prima zi lucrătoare
a următoarei luni la secretariatul unității în format letric sau se transmite electronic pe
adresa de e-mail a școlii.
Servește ca document centralizator privind evidența timpului de muncă a
cadrelor didactice ce desfășoară activități în perioada vacanțelor școlare și în perioada
12-29.04.2021(aferentă cursurilor online la clasele a VIII a zi și FR, atunci când
cadrele didactice nu sunt în CO).
Se întocmeşte într-un singur exemplar care stă la baza întocmirii statelor de
plată.
Circulă:
-de la persoana care o întocmeşte, se transmite letric sau electronic (pe mail-ul
unității) pentru fiecare perioadă de activitate în prima zi lucrătoare a următoarei luni;
-ajunge la directorul unităţii care o aprobă și apoi este transmisă la
compartimentul secretariat pentru întocmirea statelor de plată.
Este document justificativ care stă la baza întocmirii statelor de plată.
Se arhivează la compartimentul secretariat.
Conţinutul minim obligatoriu – conform Anexei nr. 3.

5.4. Valorificarea rezultatelor activității

Rezultatele activității vor fi valorificate de toate compartimentele din unitate

6.RESPONSABILITĂȚI ȘI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA

ACTIVITĂȚII
6.1. Directorul
- Aprobă procedura
- Asigură implementarea și menținerea procedurii.

6.2.Secretarul
-Aplică și menține procedura;
-Realizează activitățile descrise la termenele stabilite în prezenta
procedură

8
 7.PERIODICITATE
Analiza şi revizuirea procedurii se face ori de câte ori apar modificări ale
reglementărilor legale cu caracter general şi intern, pe baza cărora se desfăşoară
activitatea/activităţile care face/fac obiectul acestei proceduri.

8. CUPRINS
Nr. Componentei Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina
în cadrul procedurii
operaţionale

1 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau,

dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
2 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale

3 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz,

revizia din cadrul editiei procedurii operationale
4 Scopul procedurii operaţionale

5 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale

6 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii

operaţionale

7 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională

8 Descrierea procedurii operaţionale

9 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

10 Periodicitate

11 Cuprins

9
Anexa 1

Unitatea de învățământ

Școala Gimnazială Nr.12 ”B.P.Hasdeu” Constanța

CONDICĂ DE PREZENȚĂ
An școlar 2020-2021

Ziua.................., Luna.................., Anul..............

Ora Clasa Disciplina Nume și prenume Semnătura
1 2 3 4 5

Coloanele: 1, 2, 3, 4 vor fi completate electronic de către unitatea de învățământ.

10
Anexa 2.

Luna .................................
Disciplina ..........................
Nume și prenume...................................................

FIȘĂ DE PREZENȚĂ

Ziua Ora Clasa

1 2 3

Coloanele:1, 2, 3 se completează de cadrul didactic pentru fiecare lună de activitate.

Semnătura cadru didactic.................................

11
Anexa 3

FIȘĂ DE ACTIVITATE

Nume și prenume...................................................
Specialitatea ..........................

Data Ore Activități

1 2 3

Coloanele:1, 2, 3 se completează de cadrul didactic pentru fiecare zi de activitate.

Semnătura cadrului didactic.....................................

12