Benchmarking-ul

Metodă modernă a managementului calității

Student
Sirbu Ana
FB - Grupa 2
 Ce este benchmarking-ul ?
Într-un mediu competitiv, un sistem de benchmarking poate fi un
instrument puternic de management, util în luarea deciziilor strategice.
Conform unei definiţii comune, acceptată în diferite domenii de activitate,
benchmarking-ul reprezintă un proces de învăţare prin care organizaţiile sau
instituţiile caută să-şi îmbunătăţească activităţile, strategiile şi produsele pe baza
experienţelor altor organizaţii sau instituţii similare.
Benchmarking-ul a apărut şi s-a dezvoltat la nivelul metodelor şi instrumentelor
din nevoia unei organizaţii de a-şi cunoaşte cu exactitate poziţia în cadrul
mediului social şi economic în care activează, de a se compara cu alte
organizaţii similare şi, nu în ultimul rând, de a prelua şi adapta exemplele de
bune practici identificate.
In ultimii ani se constată, pe plan mondial, extinderea utilizării
benchmarkingului , apariţia unor noi organizaţii şi dezvoltarea reţelelor
specifice. Comisia Europeană a adoptat o serie de iniţiative privind promovarea
benchmarking-ului ca instrument util sectoarelor economice şi autorităţilor
publice, utilizarea instrumentelor îmbunătăţirii continue pentru creşterea
competitivităţii în Europa.
Benchmarking-ul este un important instrument în evaluarea performanţelor
instituţionale şi în acelaşi timp un instrument de reducere a cheltuielilor publice,
care tinde să devină tot mai important.
Scopul principal al unui proces de benchmarking este de a plasa performanţa în
perspectivă, având ca bază de comparare alte instituţii.

Tipuri de benchmarking

Se disting următoarele tipuri:

 benchmarking intern - presupune efectuarea de comparații între
departamente, sectoare, fabrici ale aceleiași companii, după ce se constată
că unele dintre acestea au performanțe mai bune. Un avantaj al
benchmarking-ului intern constă în faptrul că este ușor să se definească
procesele comparabile, datele și informațiile sunt ușor accesibile și
deseori, pe un standard comun;
  benchmarking de performanțe - compară măsurile performanțelor proprii
(deseori performanțe financiare, dar și operaționale) față de cele ale
concurenților direcți care produc aceleași produse sau servicii;
 benchmarking de proces constă în compararea metodelor și practicilor de
efectuare a proceselor din propria companie cu cei mai buni concurenți
reali, pentru a cunoaște cele mai bune procese, în vederea îmbunătățirii
proceselor proprii;
 benchmarking generic care constă în efectuarea de comparații între
diferite firme cu metode de lucru și procese similare din sectoare diferite,
care prezintă cele mai ridicate performanțe;
 benchmarking funcțional efectuează comparații ale funcțiunilor proprii în
raport cu servicii sau departamente exterioare din aceeași industrie sau
domeniu tehnologic;
 benchmarking strategic constă în compararea opțiunilor și dispozițiilor
strategice, adoptate de alte companii , în scopul colectării de informații,
pentru a îmbunătăți propria planificare și poziționare strategică.

Cheltuieli
Cele trei tipuri principale de costuri în benchmarking sunt:

 Costuri de vizitare - Aceasta include camerele de hotel, costurile de

călătorie, mesele, un cadou simbol și timpul de muncă pierdut.
 Costuri de timp - Membrii echipei de benchmarking vor investi timp în
cercetarea problemelor, găsind companii de studiat, vizite și implementare.
Acest lucru îi va îndepărta de sarcinile lor obișnuite pentru o parte din fiecare
zi, astfel încât ar putea fi nevoie de personal suplimentar.
 Costurile bazei de date benchmarking - Organizațiile care
instituționalizează benchmarking-ul în procedurile lor zilnice consideră că
este util să creăm și să menținem o bază de date cu cele mai bune practici și
companiile asociate cu fiecare dintre cele mai bune practici acum.
Costul benchmarking-ului poate fi redus substanțial prin utilizarea numeroaselor
resurse de internet care au apărut în ultimii ani. Acestea urmăresc să capteze
repere și cele mai bune practici de la organizații, sectoare de afaceri și țări
pentru a face procesul de comparare mult mai rapid și mai ieftin.
Etapele procesului de benchmarking

Diferite metode de benchmarking diferă după numărul etapelor și după conținut.

Se disting următoarele etape :
 Etapa de planificare este una dintre cele mai importante și necesită un
volum de timp foarte mare. În această etapă:
o Se alege un proces concret pentru studiul de benchmarking.
Selectarea procesului supus benchmarking-ului se poate face pe
baza factorului critic de succes: preț, calitate, timp de livrare,
atributele produsului, service-ul etc.;
o Se formează o echipă de benchmarking, cu membri competenți care
posedă cunoștințe despre unitatea și procesul asupra cărora se
desfășoară studiul de benchmarking. Echipa trebuie să conste din
reprezentantul managerului, una sau două persoane care execută
procesul și de preferat, un furnizor și un client al procesului;
o Se studiază procesul propriu care va fi supus benchmarking-ului, în
ceea ce privește modul de desfășurare și de măsurare a rezultatelor.
o Se selectează organizațiile partenere de benchmarking care ar putea
aplica practici mai bune.
 Etapa de colectare
Se colectează informații și date de la organizațiile partenere. Informațiile
se pot obține asupra nivelului de performanță al partenerului și asupra
nivelului proiectării pentru a atinge nivelul de performanță. Informațiile și
datele se colectează prin utilizarea de chestionare, interviuri telefonice
și/sau vizite la fața locului.
 Etapa de analizare
Obiectivele etapei de analizare sunt de a identifica lipsurile de
performanță ale procesului propriu în comparație cu cel al partenerului.
Analiza presupune următoarele faze:
o se compară datele proprii cu cele ale partenerilor, atât cele
numerice cât și cele descriptive;
o se analizează diferențele dintre performanțele proprii și cele ale
partenerilor;
o se identifică practicile care cauzează performanțe diferite.
 Etapa de adaptare
 Se creează obiective pentru adaptarea procesului la condițiile unității
proprii. Se dezvoltă planuri de acțiune pentru a atinge obiectivele. Se
implementează modificările și se monitorizează planurile de acțiune. Se
închide studiul de benchmarking cu un raport final.
 Etapa de maturitate: cele mai bune practici ale industriei sunt total
integrate în procese.

Cocluzii
Benchmarking-ul reprezintă un instrument important pentru manageri,
care pot creşte astfel competitivitatea organizaţiei în condiţiile în care:
informaţia reprezintă o sursă esenţială pentru asigurarea performanţei
firmei; - corelarea planificării strategice cu asigurarea capabilităţii
organizaţiei de a valorifica rapid şi eficient oportunităţile de a face faţă
riscurilor economice, mai ales în perioadă de criză economică. Acest lucru
poate fi făcut numai de organizaţiile adaptabile şi flexibile; - obţinerea de
salturi calitative, fără mari costuri, prin implementarea unor metode
moderne, aşa cum este benchmarking-ul , Six Sigma sau Lean
Management şi prin formarea unei noi culturi organizaţionale.
Benchmarking-ul intern reprezintă astfel un pas necesar spre
îmbunătăţirea continuă, spre performanţă, atât prin caracterul său formativ
(prin crearea de mecanisme şi practici noi, prin formarea de noi atitudini
şi mentalităţi orientate spre calitate, spre performanţă), cât şi prin
câştigurile concrete în competitivitate.