Sunteți pe pagina 1din 8

Instruirea si evaluarea performantelor angajatilor

Evaluarea performantelor angajatilor (Sociologie anul 3, grupa 1)

Evaluarea performantelor consta in aprecierea gradului in care


angajatii isi indeplinesc responsabilitatile de serviciu. Cel mai simplu process de evaluare
poate fi descries sub forma diagramei prezentate mai jos:

Plan de imbunatatire
a postului

Completarea Derularea Convenirea


formularului interviului deciziei de Promovare sau
de evaluare de evaluare actiune transfer

Analiza salariu

Figura 1. Procesul de evaluare

Orice abordare sistematica a evaluarii performantei va incepe cu


completarea unui formular adecvat. Aceasta etapa pregatitoare va fi urmata de un interviu,
in care managerul si angajatul supus evaluarii discuta posibilitatile de imbunatatire a
performantei. Interviul se finalizeaza printr-o decizie de actiune concreta, pe care urmeaza
s-o execute angajatul fie de unul singur, fie impreuna cu managerul sau. In general, aceasta
actiune se materializeaza sub forma unui plan de imbunatatire a postului, promovarea pe alt
post sau o majorare salariala, de exemplu.
FACTORII care influenteaza evaluarea performantelor sunt:
 Istoria si cultura organizatiei: evaluarea este dependenta de istoria firmei si sitemul
sau de valori
 Marimea firmei si domeniul de activitate
 Orientarile strategice determina alegerea acelor criterii de performanta care sunt in
concordanta cu misiunile, obiectivele si strategiile organizationale
 Practicile folosite la angajarea, salarizarea si promovarea personalului. Modul de
angajare are un impact deosebit asupra procedurilor de evaluare.
Notiunea de “evaluare a performantei “ se refera de obicei la
evaluarea activitatii cadrelor sau a managerilor, nu la cea depusa de muncitori. Exista doua
mari categorii de evaluare:
 Evaluare neconventionala sau informala- este evaluarea continua a performantei
unui angajat, facuta de managerul sau in cursul actrivitatii obisnuite. Acest tip de

1
evaluare este ad hoc, bazandu-se in aceeasi masura pe intuitie, cat si pe dovezi
concrete ale rezultatelor obtinute; este un produs secundar al relatiei cotidiene intre
manager si subordonatul sau.
 Evaluarea conventionala sau formala- este mult mai rationala si ordonata decat
cea neconventionala.Mai departe ma voi referi la evaluarea conventionala atunci
cand ma voi referi la evaluarea performantei, adica numai la evaluarea performantei
angajatului intr-un mod sistematic si planificat.

De ce este necesara evaluarea? Exisata mai multe motive:


-pentru a identifica nivelul performantei in munca a unui angajat;
-pentru a afla care sunt punctele tari si punctele slabe ale unui angajat;
-pentru a permite angajatilor sa-si imbunatateasca performanta;
-pentru a asigura o baza pentru sistemul de recompensare a angajatilor in functie de
contributia adusa de ei la indeplinirea obiectivelor organizatiei;
-pentru a-i motiva pe angajati la nivel individual;
-pentru a le afla necesitatile de instruire si perfectionare profesionale;
-pentru a afla care este potentialul de performanta;
-pentru a obtine informatiile necesare in planificarea succesiunii etc.
Motivul cel mai bun pentru care se adopta un sistem de evaluare a personalului este de a se
atrage atentia asupra performantei angajatilor, avand ca scop: recompensarea echitabila a
acestora si identificarea celor cu potential de promovare sau transfer.
“ Evaluarea performantelor subordonatilor face parte din sarcinile
oricarui manager. Realitatea e ca, atunci cand nu face aceasta evaluare, nu se poate achita el
insusi corespunzator de responsabilitatea de a-l indruma si invata pe angajat.” ( Drucker,
1945 ) Optica lui Drucker, in intregul ei , considera ca managerii sunt raspunzatori pentru
obtinerea rezultatelor dorite. Aceste rezultate se obtin prin administrarea resurselor umane,
materiale si financiare, care cu toatele trebuie monitorizate (luarea masurilor necesare
pentru imbunatatirea performantei prin mijloace de instruire si de asistenta, adica prin
dezvoltare manageriala ).
Diferentele intampinate in materie de acuratete si echitate in
evaluarea personalului:
-documentatia de evaluare
-stilul in abordarea evaluarii
-cultura organizatiei
Cultura ( sistemul de valori al organizatiei ) actioneaza ca factor
determinant major atat in sistemul de evaluare adoptat, cat si in mediul in care se aplica.
Exemplu: In organizatiile, institutiile unde se incurajeaza atitudinea deschisa si
participative, orice sistem este discutat mai intai cu cei implicati, avand drept rezultat
posibil o rezolvare in comun a problemelor, si mai putin “o chemare la ordine” in fata
superiorului direct.

FORMULARE DE EVALUARE

Exista multe si variate modalitati prin care se poate alcatui un


formular de evaluare. Aspectele importante, insa , sunt:
 Centrul de atentie al evaluarii, adica postul sau persoana care-l detine

2
 Criteriile de performanta alese
 Sistemul de notare a performantei
In cazul in care in centrul atentie se afla postul si nu persoana care-l
ocupa, formularul de evaluare cere de obicei evaluatorului sa observe gradul de reusita in
realizarea obiectivelor postului si nu atributele personale pe care le detine ocupantul
postului. Dar cand in centrul atentiei se afla persoana, si mai putin postul, evaluatorul are
ca sarcina sa prezinte mai degraba o situatie a calitatilor si atitudinilor detinatorului
postului.Deci, subiectul central al evaluarii determina tipul de criterii pe baza carora este
judecata performanta, precum si sistemul de notare ce urmeaza a fi folosit. In figura 2 este
prezentat un exemplu de formular care solicita informatii despre persoana, in principal, si
mai putin despre performantele acesteia pe post.
Atribute personale
Calitati de conducator 1. intotdeauna aflat in centrul atentiei
2. capabil sa conduca grupuri mici
3. fara calitati reale de conducator
Initiativa 1. actioneeaza intotdeauna din propria initiativa
2. dispus sa actioneze numai in chestiuni minore
3. nu face decat ceea ce ise spune sa faca
Discernamant 1. evalueaza situatia cu calm si discernamant
2. uneori incurcat de contraargumente solide, dar in general
face aprecieri pertinente
3. ii lipsesc cu desavarsire orice facultati critice
Capacitatea de a lua 1. ia decizii judicioase in orice imprejurare
decizii 2. nu reuseste intotdeauna sa prevada dinainte rezultatul
deciziilor sale
3. ia deciziile pe ghicite
Atitudinea fata de 1. constient de exigentele in materie de calitate,
clienti promptitudine si pret
2. partial constient de importanta clientilor, pe parcursul
zilei de munca
3. considera ca nevoile sale sunt mai importante decat
nevoile clientilor
Autodisciplina 1. are o atitudine echilibrata fata de munca si distractie
2. se concentreaza asupra activitatilor pe care le prefera
3. are nevoie permanenta de supraveghere si dirijare

Atribute tehnice
Cunostinte tehnice 1. vaste cunostinte tehnice despre produsele companiei, cu
specializare in privinta catorva dintre ele
2. cunostinte tehnice limitate, dar cu competenta practica
pertinenta
3. foarte putine cunostinte tehnice in domeniu
Calitatea muncii 1. intotdeauna atent, nu face decat rareori greseli
2. uneori mai face si greseli
3. neatent si nepasator in ceea ce face

3
Sarguinta 1. munceste consecvent si in ritm sustinut
2. uneori trebuie sa I se aduca aminte sa nu piarda timpul
3. nu face prea mari eforturi cand munceste
Atentia la costuri 1. se gandeste, in oarecare masura, si la costuri
2. pe deplin constient de importanta aspectelor de cost
3. inclinat spre risipa, nu se gandeste decat rareori la costuri
Figura 2. Formular de evaluare cu accent pe calitatile individuale

Prima dificultate intampinata in cadrul unei astfel de metodologii


este cea de cuantificare. De exemplu , cum poate un manager sa aprecieze corect
calitatile de conducator sau de gandire judicioasa ale unui subordonat ? Cea de-a doua
dificultate rezida in gradul de relevanta. Exemplu: cat de importanta este, pentru reusita
in activitate, sarguinta ? O a treia dificultate consta in aceea ca managerii care completeaza
formularul trebuie sa se bazeze pe impresii subiective, in loc de date concrete. Desigur,
metodologia descrisa mai sus nu asigura o baza solida pentru deciziile privitoare la
retribuire si promovare, de exemplu.
De aceea , pentru multe organizatii, cea mai buna cale de a ajunge
la realitate este prin plasarea in centrul activitatii de evaluare a sarcinilor si
responsabilitatilor aferente posturilor. In cadrul acestei metodologii, accentual se pune pe
rezultate, prin comparatie cu normele prestabilite si dupa luarea in calcul a imprejurarilor in
care s-au realizat . Printre metodele orientate spre rezultate se numara si practica, din ce in
ce mai utilizata, de evaluare a angajatilor in baza unui “contract” incheiat pe o perioada de
un an/6 luni, care stipuleaza anumite obiective precise, convenite intre angajat si manageul
sau. In figura 3 este prezentat un astfel de formular de evaluare orientata spre rezultate:

Compania: Defacere Aparatura de Birou


Functia: Director executiv
Domenii cheie Obiectivul stabilit Realizat Baza Observatii
de obtinere a pentru perioada de justificativa
rezultatelor evaluare
Profitabilitate Cresterea raportului Da Situatii
profit:vanzari cu 5% contabile
anuale
Cota de plata Pastrarea cotei curente Nu(13%) Statistici pe Toti concurentii
de piata la 15% ramura si-au redus
preturile
Desfacere Realizarea unui venit Nu(148 Situatii
brut din vanzari de 150 mil.) contabile
mil. lire sterline anuale
Livrare Reducerea timpului Da Evidenta
mediu de livrare la 4 operatiunilor
saptamani curente cu

4
clientii
Performanta Mentinerea costurilor Da Sinteza
personalului cu personalul la max. bugetului anual
55% din totalul
cheltuielilor
Figura 3. Formular de evaluare orientata spre rezultate, obiective

Un astfel de formular de evaluare permite identificarea aspectelor relevante ale postului si


stabilirea unor obiective masurabile , cu ajutorul carora sa se evalueze performanta
ocupantului postului, de o maniera echitabila si corecta. Humble (1967) considera ca norma
sau standardul de performanta reprezinta “o definire a situatiei in care rezultatul cerut este
realizat in mod satisfacator”. Acest autor recomanda ca, in procesul de stabilire a acestor
standarde, sa fie cautate acelea care se refera la:
- cantitate (cat de mult?)
- calitate (cat de bine?)
- timp (pana cand?)
- costuri (cu ce prêt?)

SCALE DE NOTARE IN EVALUAREA PERFORMANTEI

Am aflat ca , criteriile de evaluare pot fi orientate fie in directia


personalitatii , fie in cea a rezultatelor. Dar in cadrul fiecarei dintre aceste doua orientari,
evaluatorii trebuie in continuare sa “masoare” performanta individuala, lucrul pe care-l pot
face cu ajutorul unei sau mai multor scale de notare:
A. Scale de notare liniare sau grafice, unde evaluatorul are in fata o lista de
caracteristici sau obligatii aferente postului si trebuie sa bifeze sau sa incercuiasaca
nota corespunzatoare de pe o scala numerica, alfabetica sau alt gen de gradatie
elementara. Exemple:

Initiativa A B C D E

(excelenta) (inexistenta)

1 2 3 4 5
(scazuta) (ridicata)

Excelenta … Buna … Medie … Slaba

B. Scale comportamentale sau behavioriste, unde evaluatorul are in fata o lista cu


elementele cheie ale postului, pentru care exista o serie de notiuni de identificare,
fie numai formularele celor doua tipuri extreme de comportament. Figura 2 este un
exemplu elocvent in acest sens.
O alta scala, referitoare la relatiile cu clientii, ar putea prezenta o serie de atitudini
posibile fata de client, incepand de la cea mai buna: “se ocupa intotdeauna de

5
clienti intr-o maniera politicoasa si eficienta” si terminand cu cea mai proasta:
“aproape nepoliticos fata de clienti si total ineficient”
C. Set de rezultate, obiective impuse, ca in figura 3
D. Rapoarte libere redactate, fara a fi necesara respectarea unui tipar impus, unde
evaluatorii raspund la intrebarile din formularul de evaluare sub forma unui material
de tip eseu.
Trebuie stiut ca cel mai des utilizate in practica sunt cele liniare. Un alt tip de
abordare este
E . Autoevaluarea, unde angajatii in cauza fie redacteaza un “raport annual” cu
privire la activitate depusa, fie raspund la intrebarile formulate intr-un document de
evaluare.

INTERVIUL DE EVALUARE

Interviul de evaluare este intalnirea oficiala, fata-n fata, dintre


detinatorul postului si managerul sau, in cursul careia sunt discutate datele din formularul
de evaluare si-n urma caruia se iau anumite decizii importante in legatura cu salariul,
promovarea in functie si instruirea profesionala- spre exemplu.
Maniera in care managerul abordeaza un interviu de evaluare va fi
puternic influentata de viziunea proprie asupra scopului urmarit prin interviu . Interviurile
de evaluare pot urmari mai multe scopuri:
1. sa evalueze performanta recenta a angajatului;
2. sa defineasca idei de imbunatatire a activitatii pe post;
3. sa identifice problemele si/sau sa examineze posibilele ocazii aferente postului;
4. sa amelioreze comunicarea intre superior si subordonatii sai;
5. sa furnizeze angajatului feedback in legatura cu performanta sa pe post;
6. sa asigure argumentatia necesara pentru revizuirea salariilor;
7. sa identifice potentialul de performanta/posibilitatile de promovare sau transfer;
8. sa identifice necesarul de instruire si perfectionare profesionala.

STILURI DE EVALUARE

Maier (1958) este de parere ca exista trei mari categorii de abordare


metodologica a interviului de evaluare, dupa cum urmeaza:
 abordare tip SPUNE si CONVINGE (“Tell and Sell”), in care managerul ii spune
subalternului cum se descuca in ceea e face, si incearca sa-l convinga sa accepte
ceea ce s-a hotarat pentru el, din punct de vedere al imbunatatirii performantei.
 abordare tip SPUNE si ASCULTA (“Tell and Listen”), in care managerul ii spune
subalternului cum se descurca in ceea ce face, dupa care tace si asculta atent punctul
de vedere al acestuia, atat in legatura cu evaluarea in sine, cat si cu masurile de
imbunatatire considerate necesare.
 abordare tip REZOLVAREA PROBLEMEI (“Problem-solving”), in care managerul
impreuna cu subalternul reflecta asupra cailor de progres si dezbat reciproc masurile
care se impun.

6
Maier a definit o scala continua a comportamentului unui
intervievator , care incepe de la un stil relativ autocratic si se termina cu stilul complet
participativ. (vezi figura 4)

Interviu dominat
de manager

Interviu
Interviul se imparte pe
rand intre manager si
subaltern

Managerul Managerul Managerul Managerul IMPLICA


SPUNE SPUNE si SPUNE si subordonatul in
CONVINGE ASCULTA solutionarea problemelor

Figura 4. Scala continua a stilurilor in abordarea interviului de evaluare ( Maier )

 abordarea “SPUNE” se poate dovedi contraproductiva. Opiniile critice exercita


un impact negativ asupra realizarilor ulterioare. Totusi, acest tip de abordare
ofera posibilitatea angajatului sa-si faca o idee in legatura cu evolutia sa.
 metoda “SPUNE si CONVINGE”, cu exceptia cazului in care managerul este o
persoana foarte convingatoare, exista putine sanse ca angajatul sa accepte
versiunea acestuia in legatura cu ceea ce trebuie facut ulterior.
 metoda “SPUNE si ASCULTA” are realul avantaj de a-i prezenta angajatului
modul in care evolueaza , pentru ca apoi sa-l implice in procesul de decizie cu
privire la masurile ce se impun , ceea ce determina o reactie pozitiva.
 metoda “IMPLICA” este considerata o baza ideala de evaluare, datorita
abordarii de tip “solutionarea problemei”, in cadrul careia managerul si
subalternii sai colaboreaza mai mult sau mai putin pe picior de egalitate.
Aceasta abordare se apropie de mentorat.
Evaluarea performantei angajatilor reprezinta un mijloc fundamental
prin care managerii si subordonatii lor pot discuta de o maniera sistematica probleme de
munca importante. In general, daca procesul poate fi abordat in stil participativ, sub forma
unui exercitiu conjugat de solutionare a problemelor, rezultatele vor fi de obicei mai
productive dacat in cazul celorlalte metodologii.

SURSE GENERATOARE DE ERORI in procesul de evaluare:

7
 Standardele variabile de la un salariu la altul - managerul trebuie sa evite folosirea
unor standarde diferite persoanelor cu functii similare.
 Evaluarea de moment - in aprecierea globala a salariatului, cel care evalueaza
trebuie sa realizeze un echilibru in ceea ce priveste ponderea evenimentelor recente
si a celor mai vechi. De regula, evenimentele recente au o influenta mai mare in
aprecierea finala, ele avand un impact mai puternic.
 Subiectivismul evaluatorului datorat sistemului de valori si prejudecatilor celui care
evalueaza. Varsta, etnia, religia, vechimea, sexul, aspectul si altele pot fi cauze ale
unor evaluari deformate.
 Severitatea evaluatorului - erorile de severitate se pot concretiza in supraevaluarea
sau subevaluarea salariatilor.
 Efectul de halou - acest efect apare atunci cand managerul isi coteaza un subordonat
ca fiind bun sau necorespunzator prin luarea in considerare numai a unuia dintre
criteriile de evaluare, ignorandu-le pe toate celelalte. Exemplu: un muncitor care nu
are absente poate fi bine cotat in toate domeniile, inclusiv in ceea ce priveste
cantitatea si calitatea productiei.
 Eroarea de contrast - evaluarea se face pe baza unor standarde stabilite inainte de
evaluarea propriu-zisa. Eroarea de contrast rezulta din compararea persoanelor intre
ele si nu cu standardele de performanta. Persoanele cele mai slab cotate intr-un grup
bun pot fi mai performante decat cele mai bune dintr-un grup slab. Pentru a obtine
rezultate concludente, compararea si ierarhizrea persoanelor trebuie sa se realizeze
prin raportarea performantelor obtinute la cerintele postului.

Bibliografie:

Cole, G. A. , Managementul personalului, Bucuresti, Editura Codecs, 2000


Mathis, R.L & Panaite, C. Nica & Rusu, Costache Managementul resurselor
Umane, Bucuresti, Editura Economica, 1997