Comunicarea scrisa

O modalitate eficientă prin care oamenii comunica este scrisul (comunicare folosite în
viața de zi cu zi).

Cerințele comunicării scrise

Trebuie respectate următoarele cerințe pentru a putea afirma că o comunicare scrisă este
reușită:

a)     selectarea cuvintelor;

b)     folosirea cuvintelor potrivite și concrete;

c)     utilizarea cuvintelor scurte;

d)  folosirea unui mod de prezentare plăcut, capabil să atragă atenția cititorului; de

pilda o scrisoare de afaceri trebuie să cuprindă: antetul, sigla, adresa expeditorului,
data, referința, punctuația, marginile, spațierea etc.

Calitățile scrisului
Din punctul de vedere al lungimii propozițiilor un text este considerat lizibil (ușor de citit)
dacă majoritatea frazelor sunt scurte. Frazele scurte dau posibilitatea cititorului sa înțeleagă
relațiile dintre cuvinte . Excesul de cuvinte într-o frază poate duce la redundanță ( abundență
inutilă de expresii, cuvinte). De pilda cuvintele de tipul „ a pierde degeaba”, „copii tineri”,
„bunicii bătrâni” sunt cuvinte redundante, ce trebuie evitate. Cuvintele lungi nu prea sunt
cunoscute de cititor; aceste recunoaște foarte repede cuvintele scurte ( exemplu: cuvânt
lung – renumerație; cuvânt scurt - plată).
Conținutul textelor
Principalul element care face textul interesant îl reprezintă subiectul și publicul - țintă,
De aceea este bine ca atunci când se redactează un text, să se cunoască foarte bine publicul
căruia îi este adresat. În comunicarea scrisa este nevoie de elaborarea de texte simple si foarte
clare, pentru a fi ușor de citit și de înțeles.
Pentru redactarea unui mesaj scris se impun anumite cerinţe:
a. Stabilirea clară a obiectivelor documentelor;
b. Structurarea cât mai bună a ideilor;
c. Mesajul să fie cât mai concis şi clar;
d. În cadrul mesajului scris trebuie respectat modul de adresare şi redactare specifice
cadrului organizaţional.
Reguli de redactare a unui mesaj scris:
- claritate;
- concizie și curtoazie;
- corectitudine, precizie;
- sobrietate și oficialitate
Exemple clare de așa da și așa nu, pentru fiecare dintre caracteristicile acestei tehnici
de comunicare eficientă. CLARITATE- Exemplul negativ:
„Bună, Andrei.
Voiam să îți scriu o scurtă observație despre Mihai, care lucrează în
departamentul tău. Este o mare valoare și aș vrea să vorbesc mai multe cu tine despre el,
când vei avea timp.
 O zi bună,
Daniel”
Despre ce este vorba în acest email? Nu putem spune cu siguranță. În primul rând,
dacă există mai mulți angajați cu numele de Mihai în departamentul lui Andrei, acesta nu va
ști despre cine anume vorbește Daniel. În al doilea rând, ce anume face Mihai, încât este
considerat o mare valoare? Nici asta nu știm. Andrei va trebui neapărat să dea încă un email
prin care să ceară mai multe informații. În plus, care este scopul acestui e-mail? Vrea Daniel
să poarte o simplă discuție nesemnificativă despre Mihai sau există un obiectiv clar? Nu
putem spune, deci Andrei va fi cu siguranță confuz.
Exemplul pozitiv
„Bună, Andrei.
Voiam să iți scriu o scurtă observație despre Mihai Ionescu, angajatul din
departamentul tău. În ultimele săptămâni, a ajutat departamentul de IT să treacă cu
bine peste multe sarcini grele, în timpul său liber.
Acum, avem un proiect foarte greu, care trebuie terminat într-un timp cât mai scurt, iar
cunoștințele și abilitățile lui ne-ar fi de mare ajutor. Putem să îl avem alături de noi în
acest proiect? Aș aprecia enorm să purtăm o conversație mai detaliată despre acest
subiect. Când ar fi cel mai bun moment în care aș putea să te sun pentru a continua
discuția?
O zi bună,
Daniel”
Scrisoarea de afaceri poate fi: de vânzări, de însoţire, de remedieri, de fidelizare, de
reclamaţii. Ea va cuprinde:
- Un prim paragraf în care este prezentată pe scurt situaţia.
- Un al doilea paragraf care detaliază problema sau oferă o rezolvare pentru problema ridicată.
- Un al treilea paragraf care descrie măsurile ce vor fi luate, poate formula o cerere, poate
oferi un sfat sau poate exprima o dorinţă.
Scrisoarea va indica cu precizie: identitatea semnatarului şi statutul lui, identitatea
destinatarului, data şi locul în care a fost concepută, mesajul clar şi la obiect.
Model de scrisoare de afaceri
"Antetul firmei
(Toate datele de identificare fiscala, adresa exactă, banca)
 
Către SC (nume firma si localitate)
În atenția: d-lui Director General/ Administrator

Stimate(a) Domn/(Doamna)__________ (numele partenerului de afaceri)

Mă numesc _______________ și vă contactez în numele companiei

________________________ în legătură cu o posibilă colaborare între firmele noastre.

Recent am încheiat un contract și suntem interesați de serviciile/produsele oferite de firma

dvs. cu privire la _______. În măsura în care propunerea noastră de afaceri poate fi realizata
de compania dvs., am aprecia faptul daca am primi oferta dvs. Totodată, am fi bucuroși să
stabilim o întâlnire, la o data la care timpul dvs. vă permite!

Semnătura
Funcție
Nume
Date de contact
Atingerea obiectivelor unei scrisori de afaceri necesita aplicarea metodei AIDA:

A = ATENȚIE

I = INTERES

D = DORINȚĂ

A = ACȚIUNE

Redactarea scrisorii de afaceri conform metodei AIDA

A = Atenția

Aceasta poate fi:

un titlu care sa capteze atenția;

un paragraf scurt dar captivant.

În ambele cazuri destinatarul trebuie să înțeleagă foloasele (avantajele) aduse de

bunul (serviciul) oferit. Într-un paragraf, pe lângă prezentarea foloaselor aduse se pot adăuga:

flatarea (se cere un sfat, o favoare);

uluirea (se prezintă o noutate senzațională);

informații utile, respectiv informații în legătură cu propria afacere sau profesie a

destinatarului.

Conținutul:

I = Interesul

Acesta poate fi prezentat printr-un paragraf scurt care să răspundă imediat și satisfăcător la
întrebările pe care în mod obișnuit și le pune destinatarul - ce este, în ce constă
bunul/serviciul; cum îi poate fi de folos.

D = Dorința

Sunt necesare mai multe paragrafe, dar scrisoarea trebuie să rămână scurtă. Puțini
oameni au răbdarea sau timpul să urmărească o scrisoare lunga, respectiv care continuă pe
mai multe pagini.

Regula de aur: subliniați avantajul în așa fel încât destinatarul:

sa devina nemulțumit cu ce are similar;

sa devina nemulțumit pentru că nu are produsul sau serviciul respectiv.

Mizați pe inducerea emoției și prezentați entuziasmul dumneavoastră. În general, entuziasmul

este contagios.

A = Acțiunea

Un paragraf, cel mult două, care să îndemne la acțiune și să sugereze ce este de făcut
pentru a obține bunul / serviciul oferit. Cum o simplă scrisoare de afaceri nu conduce, de
obicei, la acțiune imediată, încheierea trebuie să conducă la dezvoltarea contactului prin
cerere de lămuriri suplimentare, stabilirea unei întâlniri.