République de Côte d’Ivoire

Ministère d’Etat, Ministère du Plan et du Développement

Direction Générale du Plan

MANUEL ALLEGE DE PROCEDURES NEX

DE GESTION DES PROJETS ET PROGRAMMES.

Programme de Coopération Côte D’Ivoire-PNUD

PACNEX
00045476

VERSION FINALE
Réalisé par:
Eustache Yazi AKPANE
(Consultant indépendant)
JANVIER 2007
 Sommaire

ITEMS PAGES
Définitions des sigles et abréviations 4
Quelques concepts clés 4
Introduction 5
Chapitre 1 : Principes généraux et politiques applicables 7
I- Principes et Politiques applicables en matière de Gestion des Ressources Humaines 8
II- Principes et Politiques applicables en matière de Gestion Administratives et Financières et Comptables 8
III- Principes et Politiques applicables en matière de Suivi-évaluation des Projets/Programmes 9
Chapitre 2 : Procédures administratives 10
2.1. Gestion des missions 11
2.2. Recrutement du personnel 13
2.3. Recrutement de consultants 15
2.4. Reporting 16
2.5. Tenue des inventaires physiques 18
2.6. Gestion des biens acquis 19
2.7. Révision de fonds 20
2.8. Suivi-Evaluation 21
2.9. Gestion des présences journalières 23
2.10. Gestion des congés annuels 24
2.11. Gestion du carburant 25
2.12. Gestion des frais de taxi 27
2.13. Communication 28
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Manuel allégé de procédures NEX de gestion des Projets et Programmes utilisant les ressources de l’Aide Publique au développement.
 2.14. Sous-traitance 29
2.15. Gestion des véhicules de service 30
Chapitre 3 : Procédures financières et comptables 31
3.1. Ouverture et tenue des comptes bancaires 32
3.2. Rapprochement bancaire 34
3.3. Rapprochement avec ATLAS 35
3.4. Tenue de la caisse 36
3.5. Achat de biens 37
3.6. Achat de services 38
3.7. Réception des biens acquis 39
3.8. Réception des services 40
3.9. Gestion des stocks 41
3.10. Règlement des fournisseurs des biens 42
3.11. Règlement des fournisseurs de services 43
3.12. Tenue des inventaires physiques 45
3.13. Rémunération du personnel 46
3.14. Gestion des frais de missions 47
3.15. Décaissement des avances de fonds de fonctionnement des projets 48
ANNEXES 49

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Manuel allégé de procédures NEX de gestion des Projets et Programmes utilisant les ressources de l’Aide Publique au développement.
Définition des sigles, abréviations et concepts clés

Définition des sigles et abréviations

ALP : Appui Logistique aux programmes

BAEP : Bureau de l’Audit et des Etudes de Performances
BRH : Bureau des Ressources Humaines
BSFA : Bureau des Services Financiers et Administratifs
TOKTEN : Transfert de compétences par l’intermédiaire des nationaux expatriés
UNISTAR : Services consultatifs à court terme des nations unies
VNU : volontaires des Nations Unies
CP : conseiller au programme
AAF : Assistant Administratif et financier
CN : Coordonnateur National
AT : Assistant technique (expert national)
DN : Directeur national du projet ou programme
SF : service financier
RH : service des ressources humaines du PNUD Côte d’Ivoire

Quelques concepts clés

Descriptif de l’appui aux programmes et projets : document de projet signé par le PNUD et les autorités nationales dans la cadre d’un programme ou un projet.
Arrangement de gestion : La façon dont un projet ou programme est exécutée
Directeur National de Projet ou Programme : Personnalité politique et administrative sous l’autorité de laquelle est placé le projet ou programme
Représentant Résident Adjoint chargé des Opérations : 2è personnalité du PNUD en Côte d’Ivoire
Conseiller au Programme du PNUD : Cadre national qui coordonne les activités du PNUD en Côte d’Ivoire
Assistant de Programme au PNUD : Agent du PNUD chargé du suivi des projets et programmes
Coordonnateur National de Programme ou Projet : Gestionnaire désigné par appel à candidature pour coordonner un projet ou programme pour le compte du PNUD
Assistant(e) Administratif et Financier de Projet ou Programme : Personne chargée de l’exécution administrative et financière du projet sous l’autorité du CN.
Assistant Technique : Expert national appuyant directement le CN sur les aspects techniques du projet ou programme
Personnes ressources : Personnes extérieures aux projets ou programmes mais qui sont mises à contribution pour la bonne réussite des projets ou programmes
Analyste financier : Agent du PNUD, chargé d’examiner les aspects financiers et comptables des projets et programmes
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Manuel allégé de procédures NEX de gestion des Projets et Programmes utilisant les ressources de l’Aide Publique au développement.
Introduction

Contexte
Dans ses rapports avec le PNUD et les différents bailleurs internationaux, l’Etat de Côte d’Ivoire est souvent amené à soumettre à
financement des projets et programmes au titre de différents Ministères techniques.
L’exécution de ces projets et programmes est coordonnée par le Ministère d’Etat Ministère du Plan qui., en accord avec le PNUD, a mis en
place une cellule de coordination de tous les projets et programmes financés par les ressources de l’Aide Publique au Développement
dénommée Projet d’appui à la coordination et à la mise en œuvre des Projets et Programmes et à l’exécution Nationale (PACNEX).
Le PACNEX avait entre autres missions principales la mise en place d’un manuel de procédures allégé des procédures NEX dont les
objectifs sont :
Principalement, le manuel vise le renforcement des capacités nationales en matière de coordination, de mise en œuvre efficace et
efficiente et de suivi et évaluation des programmes et projets développement.
Spécifiquement, le manuel vise à :
- harmoniser la gestion des projets et programmes dans le respect des procédures et des principes d’équité et de transparence des
bailleurs.
- améliorer les conditions de réalisation des projets et programmes.
- Préciser dans un langage directement accessible, qui fait quoi ? comment ? dans quels délai ?

Notre démarche
Dans la conduite de ce projet, notre contribution a consisté en une approche participative impliquant certains projets en situation de
financement, des personnes ressources du PNUD, de la Direction du Plan et du PACNEX.
Dans cet optique, nous avons dans un premier temps procédé au diagnostic de l’existant dont les points saillants sont les suivants :
- la non mise à la disposition des gestionnaires de projets et programmes du manuel existant ;
- le manuel de programmation est trop volumineux et trop général, donc difficile à exploiter de façon pratique ;
- les procédures ne précisaient pas pour la plupart les délais et les responsables des tâches ;
- les procédures ne tenaient pas compte des réalités et des contingences du terrain, ce qui rendait difficile leur application.

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Manuel allégé de procédures NEX de gestion des Projets et Programmes utilisant les ressources de l’Aide Publique au développement.
Après ce diagnostic, nous avons procédé avec l’appui du PACNEX, à des visites de projets et programmes avant de produire la première
mouture du manuel allégé.

La structure du manuel
Face aux faiblesses ci-dessus énoncées qui portaient en elles-mêmes les germes de l’inopérationnalité des procédures, nous avons
apporté les réponses qui nous semblaient les mieux appropriées en proposant le présent manuel allégé sous la forme d’un ensemble de
matrices précisant pour chaque procédure, les responsables, les délais, et la description des tâches y afférant.
Ce manuel contrairement au manuel de programmation dont il émane, s’est limité à décrire exclusivement les procédures administratives,
financières et comptables requises pour le fonctionnement et la production efficace et efficiente des résultats attendus au niveau des
projets et programmes nationaux.
A ce titre, il ne comporte que trois chapitres sur les neuf que comporte le manuel de programmation et des annexes. Ce sont :
- principes généraux et politiques applicables
- procédures administratives
- procédures comptables et financières

Au total, ce manuel concerne essentiellement la gestion des projets et programmes d’exécution nationale et n’a pas l’ambition d’interférer
dans les procédures du PNUD contenues dans les différents manuels existants et régulièrement aménagées par le siège depuis les USA.
Parce que ne concernant que les projets et programmes nationaux, et pour le rendre opérationnel, ce manuel prend largement en compte
certaines contingences et situations de fait du terrain pas toujours prévues dans le manuel de programmation.

Pour conclure, nous tenons à rappeler que tout manuel en tant que premier outil de travail du personnel d’un projet ou programme, ne vaut
que par sa mise à jour périodique, chose à laquelle le comité de pilotage devra veiller avec diligence.

M. AKPANE Yazi Eustache

(Consultant indépendant)

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Manuel allégé de procédures NEX de gestion des Projets et Programmes utilisant les ressources de l’Aide Publique au développement.
 CHAPITRE 1 : PRINCIPES GENERAUX ET
POLITIQUES APPLICABLES

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Manuel allégé de procédures NEX de gestion des Projets et Programmes utilisant les ressources de l’Aide Publique au développement.
I- Principes et Politiques applicables en matière de Gestion des Ressources Humaines

1. Le recrutement du personnel permanent et des consultants doit se faire selon les critères de transparence et de mise en concurrence.
2. Le recrutement doit être autorisé et s’appuyer sur des définitions d’emploi.
3. La gestion des congés s’appuie sur le principe que chaque employé a droit à un congé annuel. Chaque employé en contrat de service a droit à 1,5 jours
ouvrables de congé par mois, soit 18 jours ouvrables dans l’année.
4. la rémunération du personnel permanent est régie par le principe de la rémunération des heures réellement travaillées.
5. Les frais de missions sont décomptés selon le nombre de nuitées si le lieu de la mission est situé dans une ville différente du siège du projet.

II- Principes et Politiques applicables en matière de Gestion Administratives et Financières et Comptables

1. Le gestionnaire du projet / programme est le garant du bon état et de la protection des biens acquis au titre du projet.
2. Les bons de carburant ne doivent servir que pour les véhicules des projets et programmes.
3. Les biens du projet ne doivent servir qu’au bénéfice du projet / programme.
4. La production d’un rapport financier validé est la condition pour le décaissement d’une autre avance.
5. Les rapports sont la base d’un suivi–évaluation efficace.
6. Tout projet ou programme est libre de sous traiter certaines tâches concourrant au projet.
7. La sous traitance doit être limitée dans le temps.
8. Le sous traitant n’est pas un partenaire du PNUD.
9. Tous les biens acquis sur un projet sont la propriété des bailleurs tant qu’une décision contraire n’aura été prise.
10. La tenue d’un inventaire annuel est une obligation légale.
11. L’état annuel d’inventaire est un élément pertinent pour la certification des comptes d’un projet / programme.
12. La révision des fonds requiert l’accord absolu des partenaires signataires du descriptif initial.
13. La révision de fonds permet de faire des réajustements au niveau des lignes budgétaires sans modifier le budget global.
14. La révision des fonds n’intervient que quand il y a des écarts importants ou des difficultés dans l’exécution du projet.
15. Tout projet ou programme peut ouvrir un compte bancaire spécifique pour les financements PNUD.
16. Le compte de toute association ou ONG financée par le PNUD doit fonctionner selon le principe de la double ou triple signature.
17. La procédure des achats de biens et services est partagée entre les projets / programmes et le Service Center.
18. Tout achat ou acquisition supérieur ou égale à 2500 Dollars US pour les biens fongibles et à 1000 Dollars US pour les équipements durables est de la
compétence du service center.
19. Tout achat effectué pour le PNUD est exonéré de TVA et autres taxes douanières (exception faite des dépenses inférieures ou égales à 100 Dollars US
soit 50 000 FCFA qui sont faites TTC).

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III- Principes et Politiques applicables en matière de Suivi-évaluation des Projets/Programmes

1. Le suivi – évaluation est la condition pour la bonne exécution du projet / programme.

2. Le suivi-évaluation peut prendre la forme d’un audit, d’une mission d’évaluation ou de suivi.
3. Le suivi-évaluation doit donner lieu à des rapports de suivi, d’évaluation ou d’audit.
4. Le suivi-évaluation doit porter aussi bien sur les aspects financiers que programmatiques.
5. Tout rapport d’audit, d’évaluation ou de suivi doit être communiqué aux projets/programmes pour prise en compte.

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Manuel allégé de procédures NEX de gestion des Projets et Programmes utilisant les ressources de l’Aide Publique au développement.
 CHAPITRE 2 : PROCEDURES ADMINISTRATIVES

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2.1 : Gestion des missions
Précisions
 Ces missions concernent les missions de formation et les missions de travail à l’étranger ou à l’intérieur de la Côte d’Ivoire.
 Les frais de missions sont décomptés selon le nombre de nuitées si le lieu de la mission est situé dans une ville différente du siège du
projet/programme.
 Les frais de missions sont alignés sur le barème du PNUD.
 Ce type de missions concernent les missions prévues dans le descriptif de l’appui au programme/projet ou non.

N° Etapes Description des tâches Responsables Délai

01 Programmation annuelle  Produire un programme annuel des missions du CN ou AT Au plus tard le 05
des missions projet/programme sur la base du document de projet. Janvier

02 Désignation des
participants à la mission
 Etablir la liste des personnes devant se rendre en mission AT ou AAF 14 j avant la mission
 Examiner la liste de mission quant à sa pertinence par AT
rapport au projet
 Soumettre cette liste au Coordonnateur du Projet AAF
 Transmettre la liste au Conseiller au Programme pour CN
validation 12 j avant la mission
 Valider et instruire le dossier pour traitement CN

03 Etablissement de l’ordre de  Préparer l’ordre de mission en 3 copies AAF 10 j avant la mission

mission  Faire signer l’ordre de mission par le CN

Donner 2 copies à l’intéressé

Archiver la 3ème

04 Mise à disposition des frais  Préparer les DPD AAF et CN 7 j avant la mission
de mission et moyens de  Transmettre les DPD au DN pour signature CN
transport  Transmettre des DPD au CP
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  Transmettre les DPD signés au service des finances pour
paiement
 Remettre les frais de missions et les moyens de transport Service financier 2 j avant la mission
(Billet d’avion, Véhicule + carburant) Service logistique
 Transmettre les factures d’achat des billets d’avions à
l’AAF pour comptabilisation

05 Production de rapports de  Produire un rapport de mission (voir canevas annexe 17) Bénéficiaire de la 15 j après la mission
mission et restitution mission pour le rapport
 Faire une restitution 30 j pour la restitution

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2.2 : Recrutement du personnel

Précisions
 Cette procédure concerne le personnel permanent
 Cette procédure concerne les emplois prévus et non prévus initialement.
 Le recrutement doit se faire selon les critères de transparence et de mise en concurrence.
 Le recrutement doit être autorisé et s’appuyer sur des définitions d’emploi.
 Tout employé recruté dans les normes a droit à une couverture d’assurance maladie.

N° Etapes Description des tâches Responsables Délai

01 Préparation du  Procéder à des définitions d’emploi des postes à pourvoir AT ou CN 7j
recrutement  Etablir la liste des postes à pourvoir
 Préparer les TDR
 Soumettre la liasse (liste + TDR) au CP
CN
02 Validation de la liasse  Examiner et valider la liasse des postes à pourvoir au vu des CP 2j
définitions d’emplois
 Instruire le recrutement
03 Appel à candidature  Publier l’avis de recrutement et les TDR Projet et/ou Service 30 J
 Recenser les candidats potentiels dans un registre au moment du Center ou RH
retrait des dossiers de candidature
 Recevoir les dossiers des candidats

04 Sélection du candidat 
Dépouiller les offres des candidats. Comité de Sélection 2j

Rejeter les dossiers incomplets ou non-conformes.

Classer les dossiers par ordre de mérite au vu des critères clés.

Sélectionner le meilleur candidat pour chaque poste.
05 Notification et prise de 
Notifier la décision au candidat sélectionné Projet ou Service 2j
service 
Faire signer le contrat d’embauche par le candidat après signature du Center ou RH
représentant – résidant du PNUD
 Faire l’attestation de prise de service (voir annexe 14)
06 Mise à disposition des  Faire une requête à l’assureur pour l’obtention du numéro d’assuré Le service RH 30j après la
Numéros d’assurance sur la base de la liste établie mensuellement par le service des prise de service
maladie ressources humaines.
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  Examiner la requête et communiquer le numéro au concerné L’assureur

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2.3 : Recrutement des consultants.
Précisions
 Cette procédure concerne les consultants personnes physiques ou morales (cabinets / entreprises)
 Cette procédure concerne aussi bien les missions courtes que les missions de longue durée
 Le recrutement doit se faire selon les critères de transparence et de mise en concurrence.
 Le recrutement doit être autorisé et s’appuyer sur des définitions d’emploi.

N° Etapes Description des tâches Responsables Délai

01 Préparation du  Procéder à des définitions d’emploi des postes à pourvoir ou des Projet ou Service 7j
recrutement études à conduire center
 Etablir la liste des postes à pourvoir ou les études à conduire
 Préparer les TDR
 Soumettre la liasse au CP du PNUD
02 Validation du  Signer la liste des postes à pourvoir au vu des définitions d’emplois ou CP 2j
recrutement des études à conduire
 Instruire le recrutement
03 Appel à candidature  Publier l’avis de recrutement et les TDR dans les organes de presse de Projet ou service 30 J
grand tirage center
 Recenser les candidats potentiels dans un registre au moment du
retrait des dossiers de candidature
 Recevoir les dossiers des candidats

04 Sélection du candidat  Dépouiller les offres des candidats. Le comité de 2j

 Rejeter les dossiers incomplets ou non-conformes. sélection
 Classer les dossiers par ordre de mérite au vu des critères clés.
 Sélectionner le meilleur candidat pour chaque poste.
05 Notification et prise de  Notifier la décision au candidat sélectionné Le service center 2j
service  Faire signer le contrat de travail par le consultant après signature du
représentant – résidant du PNUD
 Faire l’attestation de prise de service (voir Annexe 14)

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2.4 : Reporting
Précisions
 Cette procédure concerne la production de tous les rapports à élaborer par les projets / programmes.
 Cette procédure porte sur la périodicité, la forme et le contenu des rapports.
 La production d’un rapport financier validé est la condition pour le décaissement d’une autre avance.
 Les rapports sont la base d’un suivi–évaluation efficace.
 Chaque agent est tenu d’émarger la liste de présence journalière conçue à cet effet.

N° Etapes Description des tâches Responsables Délai

01 Elaboration des rapports
d’activités trimestriels et
semestriels
02 Elaboration du Rapport
de présences mensuel
03 Elaboration du Rapport
d’inventaire annuel
 Produire un rapport d’activités comportant un volet CN Au plus tard le
financier et un volet programmatique (Voir Annexe 18) 15 du 4è mois
 Signer le rapport financier et y apposer le cachet du
projet/programme
 Produire la liste de présences journalières du personnel (Voir AAF Au plus tard le
Annexe 20) 5 du mois
 Valider la liste pour les employés autres que le CN CN suivant
 Valider la liste de présence du CN DN
 Produire un état d’inventaire des immobilisations non AAF/CN Au plus tard le
consomptibles (Voir Annexe 2) 15 Janvier
 Certifier cet état d’inventaire CP et/ou DN

04 Elaboration du Rapport  Produire un rapport de synthèse programmatique et financier des CN Au plus tard le
d’activités annuel 12 mois écoulés. 15 Janvier
 Signer le rapport et y apposer le cachet du projet.

N.B : Ce rapport peut constituer un rapport de fin de projet si le projet

a une durée d’un an.

05 Elaboration de Rapport  Produire un rapport d’activités de fin de projet. CN Au plus tard 30

d’activités de fin de  Signer le rapport, y apposer le cachet du projet / programme et j après la fin du
projet indiquer la mention « Final » projet
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Manuel allégé de procédures NEX de gestion des Projets et Programmes utilisant les ressources de l’Aide Publique au développement.
 NB : Ce rapport sera la base de la reconduction ou non du projet /
programme.

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2.5 : Inventaires physiques.

Précisions
1. Cette procédure concerne les immobilisations non consomptibles (valeur supérieure à 1000 dollars US et/ou ayant une durée supérieure à un an).
2. L’état annuel d’inventaire est un élément pertinent pour la certification des comptes d’un projet / programme.
3. La tenue d’un inventaire annuel est une obligation légale.
4. L’objectif de l’inventaire est de prouver aux bailleurs l’existence effective des biens acquis avec leurs fonds.
5. Tous les biens acquis sur un projet sont la propriété des bailleurs tant qu’une décision contraire n’aura été prise.

N° Rubriques Description des tâches Responsables Délai

01  Procéder à un comptage des différentes immobilisations par ligne AAF/CN Le 31 décembre
Tenue de d’articles
l’inventaire  Procéder à un rapprochement entre stocks théoriques et stocks comptés
 Expliquer les écarts
 Arrêter un listing définitif de stocks disponibles au 31 décembre
 Valoriser le stock ainsi obtenu
 Produire un état d’inventaire (Voir Annexe 2)

02 Validation de  Signer le rapport d’inventaire CN Au plus tard le 15

l’inventaire  Certifier le rapport d’inventaire CP Janvier
 Joindre une copie de ce rapport au rapport annuel et archiver une autre AAF
pour contrôle ultérieur

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Manuel allégé de procédures NEX de gestion des Projets et Programmes utilisant les ressources de l’Aide Publique au développement.
2.6 Gestion des biens acquis.

Précisions
- Cette procédure concerne les immobilisations non consomptibles (valeur supérieure à 1000 dollars US et/ou durée supérieure à un an) et
consomptibles (valeur inférieure ou égale à 1000 dollars US).
- La gestion des biens est guidée par le principe de la transparence.
- Le vocable biens concerne les véhicules, le parc informatique, les biens meubles et immeubles….
- Le gestionnaire du projet / programme est le garant du bon état et de la protection des biens acquis au titre du projet.
- Les biens du projet ne doivent servir qu’au bénéfice du projet / programme.
-
N° Etapes Description des tâches Responsables Délai
01 2j
Enregistrement des - Enregistrer et immatriculer (donner un code) tout bien acquis AAF
biens - Tenir une fiche de stock pour chaque article pour suivre son utilisation (Voir
Annexe 15)

02 Magasinage et - Marquer les biens non consomptibles par des stickers portant les codes et AAF Permanent
marquage des biens nom du projet / programme.
- Mettre en magasin ou transférer les biens acquis aux bénéficiaires
- Tenir un état exhaustif complet des biens du projet / programme

03 Utilisation des - Conduire le véhicule du projet Chauffeur Permanent

véhicules - Entretenir le véhicule
- Tenir un carnet de bord (Voir Annexe 10)

N.B : En cas d’absence ou d’insuffisance de chauffeurs, donner la possibilité Resp. Parc Auto
au CN ou à un de ses collaborateurs de conduire le véhicule dans les mêmes
conditions que le chauffeur

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Manuel allégé de procédures NEX de gestion des Projets et Programmes utilisant les ressources de l’Aide Publique au développement.
2.7 Révision de fonds.

Précisions
- Cette procédure est semestrielle.
- Elle requiert l’accord absolu des partenaires signataires du descriptif initial.
- Elle permet de faire des réajustements au niveau des lignes budgétaires sans modifier le budget global.
- Elle n’intervient que quand il y a des écarts importants ou des difficultés dans l’exécution du projet.
-
N° Etapes Description des tâches Responsables Délai
01 Initiation de la - Produire un rapport financier relevant les écarts ou les difficultés dans AAF/CN 1er sem : 10 juin
révision budgétaire l’exécution budgétaire de chaque
ou rephasage - Proposer les ajustements attendus CN année
- Transmettre l’avenant au DN pour signature
- Transmettre l’avenant signé au CP DN 2ème sem : Oct-
Nov
02 Validation de la - Approuver ou apporter les propositions d’ajustement CP 7 jours
révision - Transmettre l’avenant approuvé auprès des finances pour traitement

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Manuel allégé de procédures NEX de gestion des Projets et Programmes utilisant les ressources de l’Aide Publique au développement.
2.8 : Suivi-évaluation.

Précisions
- Le suivi – évaluation consiste pour le PNUD à suivre la bonne exécution du projet / programme.
- Il prend soit la forme d’un audit, soit la forme de missions d’évaluation ou de suivi.
- Il doit donner lieu à des rapports de suivi, d’évaluation ou d’audit.
- Il doit porter aussi bien sur les aspects financiers que programmatiques.

N° Etapes Description des tâches Responsables Délai

01 Suivi de la mise en - Produire trimestriellement les relevés comptables et financiers des AAF 15 j après chaque
œuvre du projet et projets/programmes – 3 mois
programme
- Produire systématiquement un rapport semestriel de l’état CN 15 j après chaque
d’avancement du projet (Programmatique et financier)- 6 mois
( Voir annexe18)
Permanent
- Participer aux réunions de suivi et de coordination Projets
- Appliquer les outils développés dans le cadre du suivi Projets
- Collaborer étroitement avec le PACNEX (premier interlocuteur des Projets
projets et programmes)
02 Evaluation des projets et  Examiner les rapports d’activités des projets et programmes deux fois CN Tous les 6 mois
programmes par an

 Produire un rapport d’évaluation Projets Oct-Nov

 Mettre en œuvre les conclusions et recommandations de l’évaluation
 Suivre la mise en œuvre des conclusions et recommandations PACNEX Permanent

_________________________________________________________________________________________________________________ 21
Manuel allégé de procédures NEX de gestion des Projets et Programmes utilisant les ressources de l’Aide Publique au développement.
03 Audit des projets et - Elaborer un plan d’audit en rapport avec le PNUD PACNEX 30 Nov chaque
programmes année
- Commanditer un audit annuel PNUD, Gvt,
Projets 30 j
- Produire un rapport d’audit Cabinet externe

- Partager les conclusions et recommandations du rapport d’audit Projets, Cabinet 15j après la
production du
- Mettre en œuvre les conclusions et recommandations de l’audit Projets rapport

- Suivre la mise en œuvre des conclusions et recommandations de PACNEX Permanent

l’audit

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2.9 : Suivi des présences au service.

Précisions
- La tenue d’un fichier de présences effectives est rendue nécessaire par le fait que le PNUD ne paye que les heures vraiment travaillées à raison de 8
heures par jour du lundi au jeudi et 5 heures le vendredi.
- Les horaires du travail sont les suivants :
Du lundi au Jeudi :
 Matin : de 8H00 à 13H00
 Après – midi : de 14H30 à 17 H30
Le vendredi : La journée continue est observée : de 8H00 à 13H

N° Etapes Description des tâches Responsables Délai

01 Etat de présences - Tenir une fiche de présences journalière (Voir Annexe 21) AAF Chaque jour
journalières - Emarger les fiches de présence Personnel ouvrable

02 Etat de présences - Procéder à un assemblage des fiches de présences pour le mois AAF Le 5 du mois
mensuelles - Viser les fiches de présences des agents autres que le CN CN suivant
- Viser la fiche de présence du CN DN

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2.10 Gestion des congés annuels.

Précisions
- Cette procédure a pour objectif de faciliter la programmation des activités et l’utilisation rationnelle du personnel.
- Elle s’appuie sur le principe que chaque employé a droit à un congé annuel.
- Chaque employé a droit à 1,5 jours ouvrables de congé par mois, soit 18 jours ouvrables dans l’année.
- En début d'année chaque employé doit faire connaître la date prévisionnelle de ses congés.
- Chaque employé a droit à 2 jours de congé maladie sans obligation de produire un certificat médical.
- Tout repos maladie excédant 2 jours devra être justifié par un certificat médical délivré par un médecin.
- Chaque employé est tenu de prendre impérativement ses congés annuels chaque année.

N° Etapes Description des tâches Responsables Délai

01 Départ en Congés - Recenser les besoins de départ en congés AAF Janvier
annuels - Analyser et valider la liste de congés CN
- Programmer les départs en congés
- Publier la liste validée des départs en congés
- Etablir les décisions de départ en congés A la
NB : Les jours travaillés pendant la période de congé pour des raisons acceptées demande
par les parties doivent faire l’objet d’un memo validé par le DN et le CP et
payés comme des jours travaillés.

02 Départ en Congés - Recevoir les certificats d’arrêt de travail AAF A la

maladie - Constater le repos maladie du collaborateur CN demande
03 Départ en Congés En dehors des congés maladie et annuel, tout employé a droit des congés pour Agent A la
extraordinaires causes de maternité, naissance, décès d’un descendant ou un ascendant, mariage, demande
mise à disposition

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Manuel allégé de procédures NEX de gestion des Projets et Programmes utilisant les ressources de l’Aide Publique au développement.
2.11 : Gestion du carburant.

Précisions
- La gestion du carburant est assurée en premier ressort par le PNUD.
- Le carburant est donné aux projets/programmes sous forme de bons - valeur selon le budget prévisionnel.
- Les bons de carburant ne doivent servir que pour les véhicules des projets et programmes.
- Sur instruction du gouvernement, chaque véhicule a droit à une dotation de 900 Litres par trimestre.
- En raison de la situation de crise actuelle du pays, prévoir de la liquidité pour les agents en mission pour achat de carburant en espèce dans les zones
où les bons de carburant ne peuvent être servis.

N° Etapes Description des tâches Responsables Délai

01 Mise à disposition des bons - Faire une requête au service logistique pour approvisionnement AAF Au plus tard
de carburant aux en bons de carburant le 15 du 3è
projets/programmes mois
- Mettre les carnets de bons à la disposition des Service logistique Le 5 du mois
projets/programmes et délivrer une facture interne. (voir Annexe du PNUD
19) Fin du
CN/AAF/Chauffeur trimestre
- Faire le point de l’utilisation de la dotation reçue

02 Utilisation des bons de - Tenir un registre de bons de carburant AAF Permanent

carburant
- Mentionner sur la souche du bon, le nom du chauffeur, la date du AAF/CN
jour et le numéro du véhicule.
- Servir le nombre de bons de carburant nécessaires pour la AAF
mission

- Tenir un carnet de bord du véhicule Chauffeur

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 - Prendre un reçu à la station à chaque service de carburant, le Chauffeur
joindre à la fiche de bord

- Faire une requête au PNUD à l’épuisement du stock disponible. CN

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2.12 : Gestion des frais de taxi.

Précisions
- En principe tous les déplacements au titre du projet/programme doivent se faire dans les véhicules du projet.
- Toutefois, en cas d’indisponibilité des véhicules de projet, les agents peuvent bénéficier des frais de taxi pour des courses au compte du
projet/programme.
- Un forfait de 10 Dollars US soit 5000F CFA doit être donné pour une course en aller-retour pour les déplacements à Abidjan payable sur la petite
caisse tant les frais de taxi n’excèdent pas 50% du montant de la caisse. Le cas échéant se référer à la procédure de remboursement par le formulaire
F10.
- Pour les missions à l’intérieur du pays, majorer de 10% la quantité de carburant pour la circulation à l’intérieur des villes visitées.

N° Etapes Description des tâches Responsables Délai

01 Mise à disposition des frais - Remplir la demande de remboursement de frais de taxi (Voir Annexe L’Intéressé A la demande
de taxi 11)
- Faire viser la demande par le CN AAF
- Mettre à disposition les fonds à l’intéressé AAF

02 Justification de la mission - Joindre les pièces justificatives de l’activité L’intéressé 2 jours après
l’activité

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2.13 : Communication.

Précisions
- Cette procédure vise à harmoniser les modes de communication et à assurer la traçabilité des transactions.
- La forme la plus usitée et encouragée est la communication écrite.
- Les décisions importantes et autres validation doivent se faire par écrit.
- Les autres modes de communication : téléphone, Internet, Intranet…sont reconnus et acceptés.
- La communication concerne les relations entre projet/programme et le PNUD, mais aussi la communication intérieure aux projets programmes.

N° Etapes Description des tâches Responsables Délai

01 Feedback des rapports - Faire l’accusé de réception du rapport financier dès sa réception Destinataire Dès réception
financiers - Procéder à l’analyse du rapport
- Communiquer ses observations par écrit à l’émetteur 7 jours

02 Feedback des rapports - Faire l’accusé de réception du rapport d’activités dès sa réception Destinataire Dès réception
d’activités - Procéder à l’analyse du rapport
- Communiquer ses observations par écrit à l’émetteur 10 jours

03 Feedback des rapports d’audit - Faire l’accusé de réception du rapport d’audit dès sa réception Destinataire Dès réception
- Procéder à l’examen du rapport
- Communiquer ses observations par écrit à l’émetteur 10 jours

04 Feedback des courriers - Faire l’accusé de réception dès la réception d’un message Destinataire Dès réception
électroniques - Faire ses observations au cas où un document est joint
- Communiquer éventuellement ses observations par email à l’émetteur 7 jours

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Manuel allégé de procédures NEX de gestion des Projets et Programmes utilisant les ressources de l’Aide Publique au développement.
2.14 : Sous traitance.

Précisions
- Tout projet ou programme est libre de sous traiter certaines tâches concourrant au projet.
- Le sous traitant n’est pas un partenaire du PNUD.
- La sous traitance doit être limitée dans le temps.

N° Etapes Description des tâches Responsables Délai

01 Sélection du sous traitant - Tenir un répertoire de fournisseurs agréés auprès du projet AAF Permanent
- Consulter au moins trois fournisseurs
- Choisir le mieux disant 7 jours
- Passer le contrat avec l’attributaire
CN/AAF
02 Règlement du sous traitant - Réceptionner les travaux effectués CN/AAF
- Etablir un certificat de service (Voir Annexe 8) CN 7 jours
- Faire une demande de paiement direct au nom du fournisseur AAF
- Etablir le chèque ou l’ordre de virement Finances

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2.15 : Gestion des véhicules de service.

Précisions
- Les coordonnateurs ou chefs de projets et programmes sont responsables de la protection des véhicules de service contre le vol, le sabotage,…
- Les véhicules ne doivent servir que dans le cadre de la réalisation du projet.
- Les véhicules peuvent être utilisés pour le transport des experts et des membres de leurs familles, le transport des fonctionnaires ou agents sous
contrat de service.
- Les véhicules doivent être conduits par un chauffeur officiel recruté à cet effet.
- Une police d’assurance doit être souscrite pour tout véhicule acquis.
- L’utilisation des véhicules doit faire l’objet d’un point à l’ordre du jour lors des réunions tripartites.
-
N° Etapes Description des tâches Responsables Délai
01 Mise à disposition du - Identifier un chauffeur pour chaque déplacement CN/AAF Permanent
véhicule pour courses - Autoriser la sortie du véhicule en donnant des instructions au chauffeur
diverses - Mettre du carburant à la disposition du chauffeur AAF/CN

02 Entretien du véhicule - Assurer l’entretien mécanique du véhicule auprès d’un garage agrée par AAF A la
le PNUD ou accepté par le projet, si le lieu de la panne ne peut permettre demande
de recourir à un garage agrée par le PNUD.
- Requérir dans tous les cas l’accord écrit ou verbal de l’AAF Chauffeur
- Assurer l’entretien du véhicule en matière de propreté

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Manuel allégé de procédures NEX de gestion des Projets et Programmes utilisant les ressources de l’Aide Publique au développement.
 CHAPITRE 3 : PROCEDURES FINANCIERES ET COMPTABLES

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3.1 : Ouverture et de tenue des comptes bancaires.

Précisions
- Cette procédure s’adresse aux ONG et aux organisations financés par les projets et programmes.
- Toute ONG ou association peut ouvrir un compte bancaire spécifique pour les financements PNUD.
- Ce compte doit fonctionner avec le principe de la double ou triple signature.
- Ce compte ne doit être mouvementé que dans le seul cadre du projet ou programme.
- Ce compte peut servir pour les virements et les chèques.

N° Etapes Description des tâches Responsables Délai

01 Ouverture du compte - Ouvrir un compte bancaire portant le nom du projet dans une Responsables Au moins 3
banque accréditée par les lois nationales de l’association jours avant la
- Prévoir deux signataires au moins parmi les responsables de la réception des
structure récipiendaire fonds
- Communiquer le numéro de ce compte ainsi que le relevé bancaire
au service financier du PNUD
- Communiquer au service financier du PNUD, la liste des
signataires ainsi que les spécimen de leurs signatures
02 Mouvements sur le compte - Emettre un bon d’engagement avant tout retrait
- Effectuer les mouvements de retrait ou de versement sur le principe Responsables 1J
de la double ou triple signature sur la base du bon d’engagement de l’association
- Conserver le reçu de versement ou de retrait de fonds dans la liasse
de l’opération

03 Relevés bancaires - Tirer un relevé bancaire mensuel pour nécessité de réconciliation Le responsable Au plus tard
avec la situation comptable financier le 5 du mois
suivant

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Manuel allégé de procédures NEX de gestion des Projets et Programmes utilisant les ressources de l’Aide Publique au développement.
04 Clôture de compte - Tirer le relevé après l’arrêt de toute opération financière
- Faire la réconciliation bancaire Le responsable Au plus tard
- Faire valider l’état de rapprochement par l’AAF financier 30 jours après
- S’en référer au PNUD pour affectation de tout solde créditeur l’arrêt du
- Procéder à la clôture du compte après affectation des montants projet
latents

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Manuel allégé de procédures NEX de gestion des Projets et Programmes utilisant les ressources de l’Aide Publique au développement.
3.2 : Rapprochement bancaire.

Précisions
- Cette procédure concernent les associations et ONG financées par les projets et programmes.
- le rapprochement bancaire est une obligation comptable.
- cette procédure concerne le rapprochement entre états comptables et relevés bancaires.
-
N° Etapes Description des tâches Responsables Délai
01 Préparation du rapprochement - Tirer la balance mensuelle des comptes Responsable 2J
bancaire - Tirer un relevé bancaire du mois échu financier
- Faire les pointages pour ressortir les écarts de soldes
- Expliquer les écarts et procéder aux corrections appropriées
- Soumettre l’état ainsi constitué au responsable de l’association
02 Validation de l’état de - analyser l’état à lui soumis Responsable de 2J
réconciliation - valider si pas d’anomalies l’association
- sinon, procéder à des corrections

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Manuel allégé de procédures NEX de gestion des Projets et Programmes utilisant les ressources de l’Aide Publique au développement.
3.3 : Rapprochement avec ATLAS (Réconciliation des comptes).

Précisions
- la procédure concerne le rapprochement entre états comptables des projets/programmes et situations financières sur ATLAS.
- la procédure est trimestrielle.

N° Rubriques Description des tâches Responsables Délai

01 Préparation du - Tirer la balance trimestrielle des comptes AAF
rapprochement - Faire une requête éventuelle pour obtenir la situation financière sur
ATLAS 10 J
- Faire les pointages pour ressortir les écarts de soldes
- Expliquer les écarts et proposer la correction souhaitée
- Transmettre au CP CN
- Autoriser les corrections appropriées (JV) CP
- Transmettre l’état ainsi constitué au Service financier du PNUD CP et/ou AF
pour enregistrement sur ATLAS
- Communiquer les corrections aux projets
02 Actualisation des états - Prendre en compte les corrections AAF 2J
comptables - Mettre à jour les états comptables

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Manuel allégé de procédures NEX de gestion des Projets et Programmes utilisant les ressources de l’Aide Publique au développement.
3.4 : Tenue de la caisse.

Précisions
- La procédure concerne les projets ou programmes qui gèrent une caisse.
- Cette procédure concerne les retraits et les versements en caisse.
- La tenue d’un registre de caisse est une obligation comptable.
- La caisse peut supporter les frais de taxi dans une proportion raisonnable : ne pas excéder 50% du montant de la caisse.

N° Etapes Description des tâches Responsables Délai

01 Tenue du registre de caisse - Tenir un registre ou journal de caisse (Voir Annexe 9) AAF quotidien
- Renseigner le registre

02 Enregistrement des - Etablir une pièce de caisse débours pour tous les retraits en caisse : AAF A chaque
opérations de versement et de le n° de cette pièce doit correspondre au numéro figurant dans le opération
retrait registre de caisse, la facture ou le reçu correspondant devra joint à
cette pièce de caisse.

- Etablir une pièce de caisse recette pour tous les versements en

caisse : le n° de cette pièce doit correspondre au numéro figurant
dans le registre de caisse.

03 Inventaire de caisse - Procéder à un inventaire de caisse AAF En fin de

- Produire un état d’inventaire de caisse semaine
- Conserver l’état d’inventaire pour contrôles ultérieurs

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Manuel allégé de procédures NEX de gestion des Projets et Programmes utilisant les ressources de l’Aide Publique au développement.
3.5 : Achats de biens.
Précisions
- La procédure concerne les achats de biens consomptibles ou non.
- Cette procédure est régie par le principe de la transparence et de la concurrence.
- Cette procédure est partagée entre les projets / programmes et le Service Center.
- Tout achat effectué pour le PNUD est exonéré de TVA et autres taxes douanières. A ce titre tous les services susceptibles de faire des achats pour le
compte du PNUD doivent avoir une copie de l’accord entre le PNUD et l’Etat portant sur cet aspect.
- Certains prestataires comme la CI-télécom, MTN, Orange, la CIE, la SODECI moov sont réglés TTC.
- Les projets doivent produire un plan d’approvisionnement annuel à communiquer au service center en début d’année.
- Tous les achats excédant 1000 dollars US pour les équipements durables et 2500 dollars US pour les biens fongibles sont du ressort du service center
N° Etapes Description des tâches Acteurs Délai
01 Identification des besoins en - Faire la liste des biens à acquérir rapportés au budget Ass techn/CN 15 jours avant la
biens - Donner les spécifications techniques des biens souhaités commande
- Vérifier la conformité de la liste avec les lignes budgétaires
- Valider la liste CN
02 Passation de la commande - Faire une annonce d’invitation à soumissionner ou consulter au Projet/service Un mois
moins trois fournisseurs (consultation restreinte) center maximum
- Analyser les offres selon les critères de qualité/ prix/ délai de
livraison /service après-vente commission de
- Sélectionner le fournisseur le mieux-disant marché
- Etablir un procès-verbal d’analyse des offres précisant les
avantages de l’attributaire sur les autres concurrents

- Convoquer l’attributaire pour confirmation de son offre et lui

rappeler le principe de l’exonération des achats PNUD avec
copie de l’accord avec l’Etat Projet/service
- Etablir le bon de commande en deux copies center
- Transmettre le bon de commande au fournisseur

_________________________________________________________________________________________________________________ 37
Manuel allégé de procédures NEX de gestion des Projets et Programmes utilisant les ressources de l’Aide Publique au développement.
3.6 Achat de services.

Précisions
- La procédure concerne les achats de services.
- Cette procédure est régie par les principes de la transparence, de la concurrence et du multilatéralisme.
- Cette procédure est partagée entre les projets / programmes et le service center .
- Les projets doivent produire un plan d’approvisionnement annuel à communiquer au service center en début d’année.
-
N° Etapes Description des tâches Responsables Délai
01 Identification des besoins en - Faire la liste des services à acquérir rapportés au budget Ass 7j avant la
services - Préparer les TDR Techn/CN commande
- Valider les TDR
02 Passation de la commande - Faire un appel d’offres ou Consulter au moins trois consultants dans Projet/service Un mois
le cadre d’une consultation restreinte center maximum

- Analyser les offres selon les critères de qualité/ prix/ délai de Commission
livraison / d’attribution
- Sélectionner le consultant le mieux offrant
- Etablir un procès-verbal d’analyse des offres précisant les
avantages de l’attributaire sur les autres concurrents
- Convoquer l’attributaire pour confirmation de son offre
- Etablir le contrat en 3 copies Projet/service
- Faire signer le contrat par le consultant center

_________________________________________________________________________________________________________________ 38
Manuel allégé de procédures NEX de gestion des Projets et Programmes utilisant les ressources de l’Aide Publique au développement.
3.7 Réception des biens acquis.

Précisions
- La procédure concerne les biens consomptibles et non consomptibles.
- Cette procédure est régie par le principe de la transparence.
- Cette procédure est de la responsabilité des projets / programmes et du service logistique du PNUD.
- Les biens sont directement livrés par les fournisseurs.
-
N° Etapes Description des tâches Responsables Délai
01 Réception physique des biens - Réceptionner les biens acquis au siège du projet ou chez un AAF/Ass A chaque
partenaire Techn réception
- Procéder aux contrôles qualité (marque, aspects physiques, date de
péremption,…) et quantité
- Signer le bon de livraison et en garder une copie
-
02 Magasinage ou stockage des - Ranger dans le magasin ou l’espace désigné à cet effet les biens 2 Jours au
biens acquis plus
- Renseigner les fiches de stocks correspondantes
- Attribuer un code aux biens acquis et les marquer de façon visible
avec le nom du projet

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Manuel allégé de procédures NEX de gestion des Projets et Programmes utilisant les ressources de l’Aide Publique au développement.
3.8 Réception des services.

Précisions
- La procédure concerne la réception des services.
- Cette procédure est régie par le principe de la transparence.
- Cette procédure est de la responsabilité des projets/ programmes.
-
N° Etapes Description des tâches responsables Délai
01 Tenue de réunions de suivi - Etablir en accord avec le consultant, un calendrier de suivi et de Le comité de 1er jour de la
et validation validation progressive de ses travaux pilotage mission

- Tenir des réunions périodiques selon le calendrier établi périodique

02 Réception partielle - Procéder à des réceptions partielles prenant en compte les Comité A échéance
échéanciers de règlement et les résultats tangibles produits par le
consultant.
- Délivrer une attestation de service (voir Annexe 8) CN
03 Réception définitive des - Réceptionner les travaux réalisés par les consultants dans le cadre Comité A La
services faits d’une cérémonie de restitution en présence des parties concernées réception
- Etablir un certificat de service (voir Annexe 8) AT ou CN physique
- Signer le certificat et en remettre copie au consultant CN

_________________________________________________________________________________________________________________ 40
Manuel allégé de procédures NEX de gestion des Projets et Programmes utilisant les ressources de l’Aide Publique au développement.
3.9 Gestion des stocks.

Précisions
- La procédure concerne les stocks de biens consomptibles (inférieur ou égal à 1000 Dollars et non consomptibles (supérieur ou égal à 1000 Dollars).
- Cette procédure est régie par le principe de la transparence.
- L’institution désignée est responsable du bon état du matériel du projet.

N° Etapes Description des tâches Responsables Délai

01 Magasinage ou stockage - Ranger dans le magasin ou l’espace désigné à cet effet les biens AAF 2 Jours au
des biens acquis plus
- Renseigner les fiches de stocks correspondantes
- Attribuer un code aux biens acquis et les marquer de façon visible
avec le nom du projet
- Prendre une police d’assurance pour le matériel Service center 30 J
02 Mouvements de sortie de - Renseigner une demande d’approvisionnement (voir annexe 16) Le demandeur 1 jour
stocks - Remettre les demandes d’approvisionnement à l’AAF pour
contrôle et prise en compte.
- Servir les biens demandés en remplissant les quantités livrées dans AAF
la colonne correspondante
NB : Produire un mémo ou un rapport de police de préférence pour
tous les matériels (y compris véhicule) en cas de vol, de perte ou de
dommage.

_________________________________________________________________________________________________________________ 41
Manuel allégé de procédures NEX de gestion des Projets et Programmes utilisant les ressources de l’Aide Publique au développement.
3.10 Règlement des fournisseurs de biens.
Précisions
- La procédure concerne les fournisseurs nationaux et internationaux.
- Cette procédure est régie par le principe de la transparence.
- Tous les achats faits sous la bannière du PNUD sont exonérés de taxes (TVA,….).
- Tous les règlements supérieurs ou égaux à 5000 Dollars US soit 2,5 millions de FCFA doivent se faire par virement.
-
N° Etapes Description des tâches Responsables Délai
01 Préparation de la DPD - Recevoir et vérifier les factures des fournisseurs AAF 5 jours maxi
- Vérifier l’échéance de paiement, l’exonération à la TVA et la
conformité des rubriques
- Valider la facture
- Préparer une DPD
- Transmettre la DPD au DN pour signature CN
- Transmettre la DPD signée au CP pour instruction auprès du service
financier du PNUD pour traitement
02 Règlement du fournisseur - Contrôler la DPD au vu de la facture, du Bon de commande et du Service 7 jours maxi
bon de livraison financier du
- Préparer le moyen de paiement : ordre de virement, chèque,… PNUD
- Régler le fournisseur

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Manuel allégé de procédures NEX de gestion des Projets et Programmes utilisant les ressources de l’Aide Publique au développement.
3.11 Règlement des fournisseurs de services.

Précisions
- La procédure concerne les fournisseurs nationaux et internationaux.
- Cette procédure est régie par le principe de la transparence.
- L’avance de démarrage ne peut excéder 20% du montant global.
- Le deuxième acompte ne peut excéder 40% du montant global .
- Le troisième et dernier acompte ne peut excéder 40% du montant global.
- Toutes les prestations ayant fait l’objet de contrats, doivent donner lieu à un certificat de service fait avant tout paiement.
-
N° Etapes Description des tâches Responsables Délai
er er
01 Règlement du 1 - Produire une facture portant sur le montant du 1 acompte Le consultant 1J
acompte de démarrage - Transmettre la facture au service center et au projet
- Etablir une DPD AAF et/ou CN
- Transmettre la DPD au DN pour signature 3J
- Transmettre la DPD au service financier du PNUD pour analyse et
traitement
- Analyser la DPD au regard du contrat et de la facture Le service
- Préparer le moyen de paiement financier du 5J
- Régler le consultant PNUD

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Manuel allégé de procédures NEX de gestion des Projets et Programmes utilisant les ressources de l’Aide Publique au développement.
02 Règlement du 2è - Attester par une note de l’organe de pilotage la réalisation de 60% CN 1J
acompte du travail fait
- Produire une facture portant sur le montant du 2è acompte consultant
- Transmettre la facture au service center
- Etablir une DPD AAF et/ou CN
- Transmettre la DPD au DN pour signature 3J

- Transmettre la DPD au service financier du PNUD pour analyse et

traitement
- Analyser la DPD au regard du contrat et de la facture
- Préparer le moyen de paiement service financier 5J
- Régler le consultant du PNUD

03 Règlement du 3è - Attester par une note de l’organe de pilotage la réalisation de CN 1J

acompte 100% du travail fait
- Produire une facture portant sur le montant du 3è acompte consultant
- Transmettre la facture au service center
- Etablir une DPD AAF et/ou CN
- Transmettre la DPD au DN pour signature 3J

- Transmettre la DPD au service financier du PNUD pour analyse et

traitement
-
- Analyser la DPD au regard du contrat et de la facture
- Etablir une attestation de service fait service financier 5J
- Préparer le moyen de paiement du PNUD
- Régler le consultant
-

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Manuel allégé de procédures NEX de gestion des Projets et Programmes utilisant les ressources de l’Aide Publique au développement.
3.12 Tenue des inventaires physiques.

Précisions
- Cette procédure concerne les immobilisations non consomptibles (valeur supérieure à 1000 dollars US et/ou d’une durée supérieure à un an).
- Les biens consomptibles importants peuvent aussi faire l’objet d’inventaire physique.
- L’état annuel d’inventaire est un élément pertinent pour la certification des comptes d’un projet / programme.
- La tenue d’un inventaire annuel est une obligation légale.
- L’objectif de l’inventaire est de prouver aux bailleurs l’existence effective des biens acquis avec leurs fonds.
- Tous les biens acquis sur un projet sont la propriété des bailleurs tant qu’une décision contraire n’aura été prise.
-
N° Rubriques Description des tâches Responsables Délai
01 - Procéder en fin d’année à un comptage des différentes immobilisations par AAF Le 31
Tenue de ligne d’articles décembre
l’inventaire - Procéder à un rapprochement entre stocks théoriques et stocks comptés
- Expliquer les écarts
- Arrêter un listing définitif de stocks disponibles au 31 décembre
- Valoriser le stock ainsi obtenu
- Produire un état d’inventaire (voir Annexe 2)

02 Validation de - Viser l’état d’inventaire CN Au plus tard

l’inventaire - Faire certifier l’état d’inventaire par le DN du projet / programme le 15 Janvier
- Joindre une copie de ce rapport au rapport annuel d’activités
- Archiver une copie de ce rapport pour contrôle ultérieur AAF

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Manuel allégé de procédures NEX de gestion des Projets et Programmes utilisant les ressources de l’Aide Publique au développement.
3.13 Rémunération du personnel.

Précisions
- Cette procédure concerne aussi bien le personnel permanent que le personnel non permanent directement payé par le PNUD.
- Cette procédure est sous-tendue par le principe de la rémunération des heures réellement travaillées.
- Le salaire est réglé mensuellement et se règle par virement.
-
N° Etapes Description des tâches Responsables Délai
Préparation de la - Arrêter l’état de présences journalières et la transmettre au coordonnateur pour AAF 5J
paye contrôle et signature
- Transmettre l’état à l’assistant financier du PNUD pour prise en compte dans la CN
préparation de la paye
- Préparer la DPD et la faire signer par le DN
- Transmettre la DPD au CP pour instruction auprès des services financiers du Le 22 du mois
PNUD pour traitement

Règlement des - Procéder à l’examen des DPD Service 7J

salaires - Faire les virements bancaires financier du
- Transmettre les bulletins de solde au personnel pour information PNUD
-

_________________________________________________________________________________________________________________ 46
Manuel allégé de procédures NEX de gestion des Projets et Programmes utilisant les ressources de l’Aide Publique au développement.
3.14 Gestion des frais de missions.

Précisions
- Les frais de missions couvrent le nombre de nuitées.
- Les frais sont octroyés selon le barème en vigueur au PNUD et selon les pays ou régions de la mission.
-
N° Etapes Description des tâches Responsables Délai
01 Mise à disposition - Calculer les frais de mission AAF 7 j maxi avant
des frais de - Faire les DPD la mission
mission - Remettre les moyens de déplacement Service logistique

3 j avant la
- Etablir et remettre le chèque Service financier mission

02 Gestion des frais - Effectuer les dépenses (restauration, transport, hôtel) comme prévu L’intéressé Pour mémoire
de mission NB : En cas de d’excédent de dépenses pour des raisons diverses, seules les
dépenses justifiées seront remboursées. Remplir le formulaire F10 à cet effet.
(voir Annexe 20)

_________________________________________________________________________________________________________________ 47
Manuel allégé de procédures NEX de gestion des Projets et Programmes utilisant les ressources de l’Aide Publique au développement.
3.15 Décaissement des avances de fonds des projets.

Précisions
- Cette procédure s’applique aussi aux ONG et aux associations financées par les projets ou Programmes.
- La gestion des fonds est de la responsabilité des gestionnaires des ONG ou des associations.
- La demande d’avance de fonds est fondée sur le plan de travail et le budget correspondant.
- Les avances sont versées par le PNUD au vu d’un rapport financier rempli et signé.
- Les avances sont versées pour une période de 3 mois maximum.
- Les avances sont faites en monnaie locale.

-
N° Etapes Description des tâches Responsables Délai
01 Mise à disposition - Adresser une demande d’avance au service financier du PNUD CN 14 j avant le début
de la 1ère avance s’appuyant sur le budget et le plan de travail prévisionnel des
activités

- Analyser la requête et s’assurer que les fonds sont disponibles L’analyste Un mois maximum
- Procéder au décaissement des fonds soit par virement ou par chèque financier du
PNUD
02 Décaissement des - Adresser une demande de décaissement au PNUD accompagnée du CN -Au plus tard 15
autres avances rapport financier justifiant la tranche précédente jours après le 3è
mois
- un mois maxi
- Analyser le rapport financier. Si non demander des informations L’analyste
complémentaires ou suspendre les avances, si conforme, s’assurer de financier
la disponibilité des fonds.
- Procéder au décaissement des fonds Service
financier

_________________________________________________________________________________________________________________ 48
Manuel allégé de procédures NEX de gestion des Projets et Programmes utilisant les ressources de l’Aide Publique au développement.
 ANNEXES

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 LOGO DU PNUD
ANNEXE 1

ETAT RECAPITULATIF DES DPD POUR L’ANNEE 2007

DATE NUMERO LIBELLES MONTANTS CUMUL MONTANTS COMPTE

DPD DE LA DEPENSE EN XOF MONTANS USD

_________________________________________________________________________________________________________________ 50
Manuel allégé de procédures NEX de gestion des Projets et Programmes utilisant les ressources de l’Aide Publique au développement.
 LOGO DU PNUD

ANNEXE 2

INVENTAIRE DES EQUIPEMENTS

PROGRAMME/ PROJET :

Identification quantité Date Prix d’achat Prix d’achat Localisation Utilisateur Etat du matériel Source de
D’acquisition En F CFA en US $ financement
Codification Désignation N° de série N° de châssis Bon moyen mauvais

Date de l’inventaire

Visa du CN Signature du DN

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 LOGO DU PNUD

Annexe 3

Entête du projet/programme
N°……………………..

FICHE DE SORTIE DE FONDS DE LA CAISSE

Montant :…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..

Somme en toutes lettres :…………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………….………………………………………………………………………………………………………………………………
…………

Nom du receveur :…………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Motif :………………………………..……………………………………………………………………………………………………………………………
…………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………

A…………………………… le………………………....

_________________________________________________________________________________________________________________ 52
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L’AAF Le receveur

Date : …………… Date :……………….

Signature Signature

Annexe 4 LOGO DU PNUD

BON DE COMMANDE N°………….

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 FOURNISSEUR: Analyse
d'offres
N°
DATE:
Modalités de paiement
Date de livraison
Transporteur/Manutentionnaire: Instructions
spéciales

DESCRIPTION PRIX D'ACHAT

N° QUANTITE Prix
Montant total
Unitaire

TOTAL
REMPLI PAR: APPROUVE PAR:

Date: Date:

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 ANALYSE DES OFFRES POUR SELECTION DE FOURNISSEURS LOGO DU PNUD
Annexe 5
N°…………….
Entête du projet Demandeur
OFFRE 01 OFFRE 02 OFFRE 03 OFFRE 04
Prestataires
Adresse
Telephone
Fax
Contact

Offres reçues le

DESCRIPTION Prix HT Prix HT Prix HT Prix HT

Total HT

Bon de Commande
Delai de livraison
Mode de livraison
Garantie
service AP vente
Mode de paiement
Autres

Attributaire
Sélection approuvée par
Président

Ont participé à l'analyse:

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 Annexe 6 LOGO DU PNUD
66
Entête du projet
RAPPORT FINANCIER ANNUEL 200…

Dépenses % Budget ECART

Lignes budgetaires principales Budget Total T1 T2 T3 T4 BUDGETAIRE
Totales Depense

TOTAL

Contrôle de Tresorerie Disponibilites

Soldes d'ouverture des journaux de tresorerie Caisse -

Banque -
Total (a) -
Versements en caisse réçus du PNUD 1 -
- -
Montant des paiements directs 2 -
Total (b) -
Etabli le :
Depenses c Par :
Signature
Approuve le :
Total disponible en fin de periode {(a + b)-
c}
Par :

Previsions pour la prochaine periode Signature

Somme a verser pour la prochaine periode

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