Sunteți pe pagina 1din 37

- ACADEMIA DE FINANȚARE -

Cum poți deveni un

CONSULTANT
ÎN ACCESAREA FONDURILOR
NERAMBURSABILE

www.academiadefinantare.ro
1. Introducere

Beneficiarii de fonduri europene nerambursabile trebuie să


respecte, pentru implementarea corectă a proiectului finanțat,
proceduri clare de achiziție pentru procurarea de lucrări de
construcții, bunuri sau servicii.

Programul Național de Dezvoltare Rurală impune beneficiarilor


privați respectarea unor instrucțiuni proprii, disponibile pe site-
ul AFIR.INFO. Aceste instrucțiuni, ajunse la versiunea 3 la
momentul întocmirii acestui material, sunt păstrate cu
modificări minime încă din momentul aderării României la
Uniunea Europeană, respectiv 2007.

Instrucțiunile de achiziții pentru beneficiarii privați ai


Programului Național de Dezvoltare Rurală se aplică tuturor
achizițiilor de bunuri, servicii sau lucrări, indiferent de valoarea
estimată a contractului de achiziție. Totuși, procedura impune
raportarea valorii unui contract la pragul valoric de 15.000 de
euro și urmărirea unor etape distincte:
• atunci când pragul valoric nu este depășit, beneficiarul
privat este obligat să obțină cel puțin o ofertă pentru
bunurile, serviciile sau lucrările ce vor fi achiziționate;
• dacă valoarea contractului depășește pragul de 15.000 de
euro, beneficiarul va aplica selecția de oferte.

Ca un element distinctiv, Programul Național de Dezvoltare


Rurală propune o a treia cale de urmat pentru beneficiarii
privați, pe care alte programe de finanțare nu o utilizează,
respectiv achiziția directă, indiferent de pragul valoric, utilizând
Baza de Date cu Prețuri de Referință.
Întreaga procedură de achiziție derulată de către beneficiarii
privați ce au semnat contracte de finanțare cu Agenția de
Finanțare a Investițiilor Rurale se va derula on-line pe site-ul
www.afir.info, conform prevederilor instrucțiunilor
finanțatorului ce pot fi descărcate din această pagină.

În vederea derulării on-line a procedurilor de achiziții,


beneficiarii privați au obligația de a folosi platforma
www.afir.info pentru inițierea și derularea procedurilor de
achiziție. De asemenea, platforma poate fi folosită în egală
măsură de către agenții economici ofertanți pentru participarea
în cadrul procedurilor de achiziție pentru bunuri, lucrări sau
servicii.

În prima etapă, beneficiarul va încărca în aplicație declarația de


conformitate (prin care confirmă că datele înscrise sunt
autentice), o copie a certificatului unic de Înregistrare și
completează pe site celelalte date necesare validării.

Experții din cadrul Agenției pentru Finanțarea Investițiilor


Rurale au obligația de a valida autentificarea beneficiarului în
termen de cel mult o zi lucrătoare, comparând datele introduse
de beneficiar în aplicație cu cele din cererea de finanțare.

Solicitanții pot desfășura procedurile de achiziție, pe proprie


răspundere, după primirea notificării privind selectarea și
contractarea proiectului. Procedura este una riscantă și nu este
încurajată nici de către finanțator, din cauza unor probleme ce
pot interveni:
• semnarea contractului de finanțare cu întârziere;
• până la data semnării contractului de finanțare, beneficiarii
ar trebui să își suspende contractele de achiziție semnate cu
ofertanții, ceea ce poate produce schimbări de preț sau
lipsa bunurilor în stocul furnizorilor.
Tocmai de aceea, Agenția pentru Finanțarea Investițiilor Rurale
recomandă beneficiarilor două aspecte menite să îl protejeze
pe întreaga perioadă de derulare a procedurilor de achiziție și a
contractelor semnate cu furnizorii:
• să înceapă derularea procedurilor de achiziții
după semnarea contractului de finanțare;
• să includă în contractul de achizitie semnat cu beneficiarii,
un articol suspensiv prin care să stipuleze că, în situația în
care AFIR nu va aviza procedura de achiziții, contractul să
devină nul.

În cadrul acestui curs online vor fi explicate în detaliu cele trei


proceduri de achiziție impuse beneficiarilor care
implementează proiecte finanțate prin intermediul Programului
Național de Dezvoltare Rurală.

De asemenea, vom prezenta documentația cadru folosită în


cazul celor trei proceduri impuse de către PNDR, iar cursanții
vor putea descărca formularele editabile necesare inițierii
propriei proceduri de achiziție.
2. Pregătirea procedurii de achiziție

Pregătirea procedurii de achiziție trebuie făcută cu respectarea


instrucțiunilor finanțatorului, dar și a documentelor pe baza
cărora a fost încheiat contractul de finanțare. Astfel, în cadrul
acestei lecții sunt prezentate succint documentele și
informațiile ce trebuie să se regăsească la baza oricărei
proceduri de achiziție derulată de către beneficiarii privați prin
intermediul Programului Național de Dezvoltare Rurală.

Proceduri de implementare

Agenția pentru Finanțarea Investițiilor Rurale a elaborat pentru


beneficiarii privați ai Programului Național de Dezvoltare Rurală
un manual de instrucțiuni disponibil pe site-ul www.afir.info,
dar care este, totodată, anexă a contractului de finanțare
semnat cu fiecare beneficiar de fonduri europene
nerambursabile.

Inițierea procedurii de implementare trebuie să fie precedată


de analiza acestui document și întocmirea formularelor
necesare pe durata procesului de achiziție, până la încheierea
contractelor de:
• vânzare-cumpărare bunuri;
• prestări servicii;
• execuție de lucrări.

Planul de afaceri

Întreaga procedură de achiziție se bazează pe informațiile


prezentate în cadrul planului de afaceri, prin urmare acest
document trebuie pus la dispoziția celui care va elabora
formularele necesare în cadrul acestei etape.
Planul de afaceri conține referințe la:
• utilajele și echipamentele propuse spre achiziție;
• tipurile de lucrări necesare realizării proiectului;
• serviciile de consultanță pentru elaborarea și
implementarea planului de afaceri.

Pe baza informațiilor cuprinse în planul de afaceri sunt


elaborate devizele pe obiect, devizul general și bugetul
estimativ al investiției. Valorile prezentate în cadrul acestor
documente vor fi înaintate evaluatorului, ele reprezentând
valorile maxime la care achizițiile viitoare se vor realiza.

Prin urmare, planul de afaceri ne oferă trei informații esențiale


pe care le vom folosi pe durata întregii proceduri de achiziție:
• valorile maxime pentru lucrări, bunuri și servicii;
• lista de cantități din fiecare achiziție;
• principalele caracteristici tehnice ale acestora.

Solicitări de clarificări

După depunerea proiectului și evaluarea planului de afaceri,


este posibil ca finanțatorul să solicite realizarea unor corecții ale
informațiilor prezentate în planul de afaceri, precum:
• modificarea unor caracteristici tehnice prea stricte;
• eliminarea unor referințe incorecte la denumirea
producătorului sau la marca comercială;
• eliminarea unor caracteristici tehnice irelevante, precum
culoarea utilajelor;
• respingerea la finanțare totală sau parțială a valorii de
achiziție prezentată în cadrul planului de afaceri pentru
unele echipamente, lucrări sau servicii.
Prin urmare, informațiile din planul de afaceri trebuie să fie
corelate cu eventualele clarificări transmise evaluatorului. În
cazul în care au fost solicitate de către finanțator anumite
clarificări ce au condus la modificarea valorii sau a
caracteristicilor tehnice, acestea din urmă vor fi cele pe care
trebuie să le preluăm în formularele aferente procedurii de
achiziție.

Contractul de finanțare

Contractul de finanțare reprezintă documentul prin intermediul


căruia antreprenorul primește dreptul de a încasa ajutor
financiar nerambursabil.

Bugetul indicativ al proiectului întocmit în cadrul planului de


afaceri este preluat ca anexă a contractului de finanțare,
modificat sau nu prin intermediul eventualelor solicitări de
clarificări.

În cazul în care finanțatorul nu a transmis solicitări de clarificări


cu privire la valoarea echipamentelor, atunci bugetul indicativ
din planul de afaceri și bugetul aprobat prin contractul de
finanțare vor fi identice.

Caietul de sarcini

În cadrul acestui curs online vom folosi termenul generic de


“caiet de sarcini” atunci când facem referire la documentul ce
prezintă achizițiile de bunuri sau servicii necesare în cadrul
planului de afaceri. Termenul este utilizat pe scară largă, iar
înțelesul lui este cunoscut de toate părțile implicate în
întocmirea sau implementarea planului de afaceri.

În cadrul manualului de achiziții impus beneficiarilor privați,


caietul de sarcini va fi întâlnit sub denumirea de:
• specificații tehnice pentru bunuri sau pentru lucrări;
• termeni de referință pentru servicii.
Decizia organului de conducere a societății

Atât demararea procedurii de achiziție, cât și încheierea ei


trebuie să fie asumate de către organul de conducere al
societății, iar în aceste cazuri vorbim despre:
• decizia asociatului unic;
• hotărârea adunării generale a asociaților sau acționarilor;
• decizia consiliului de administrație.

În cazul persoanelor fizice autorizate nu este solicitat acest


document.

Prin urmare, la demararea procedurii de achiziție se impune o


decizie a organului de conducere a societății pentru:
• numirea membrilor în cadrul comisiei de evaluare a
ofertelor;
• asumarea valorii investiției și lansarea efectivă a procedurii
de achiziție.

De asemenea, un astfel de document este solicitat și la finalul


procedurii de achiziție. Astfel, raportul de selecție a ofertelor
primite trebuie să fie aprobat prin decizia organului de
conducere a societății și doar după acest moment se poate
încheia efectiv contractul de vânzare-cumpărare bunuri,
prestări servicii sau execuție a lucrărilor.

Comisia de evaluare

Deși nu este obligatoriu, procedura de achiziție are, de cele mai


multe ori, o comisie de evaluare. Aceasta este formată din
membri cu pregătire tehnică în domeniul în care se va
implementa proiectul și este formată dintr-un număr impar de
membri.

Acești specialiști vor întocmi caietele de sarcini și vor asigura


departajarea ofertelor tehnice primite.
Mai mult, în cazul primirii unei contestații beneficiarul privat
are obligația de a numi prin hotărâre sau decizie o comisie de
soluționare a contestației formată obligatoriu din alți membri
decât cei care au făcut parte din comisia de evaluare.

Declarații de confidențialitate și imparțialitate

Persoanele implicate în procedura de evaluare și selecție a


ofertelor trebuie să încheie declarații de confidențialitate și
imparțialitate prin care să ofere asigurări că nu au niciun fel de
interese de orice natură cu firmele ofertante participante.

Existența conflictului de interese se va verifica de către


finanțator în vederea avizării procedurilor de achiziție
desfășurate.

Membrii comisiei de evaluare trebuie aleși cu grijă, cu atât mai


mult cu cât finanțatorul verifică în mod explicit dacă persoanele
respective au mai făcut parte în trecut din alte comisii de
evaluare desfășurate în același județ.

Participarea unei persoane la mai multe proceduri de evaluare


desfășurate pe aceeași măsură de finanțare este considerată de
către finanțator ca un factor suplimentar de risc, acest lucru,
alături de alți factori, putând atrage verificări suplimentare
asupra proiectului și procedurii de achiziție.
3. Achiziții de același tip

Beneficiarii privați ai Programului Național de Dezvoltare Rurală


trebuie să desfășoare procedurile de achiziție prin raportarea
valorii achiziției planificate la pragul impus de către finanțator.
Astfel, în funcție de aceste criterii, beneficiarii privați pot alege
una dintre cele trei proceduri:
• procedura cu o singură ofertă, atunci când achiziția
planificată nu depășește pragul valoric de 15.000 de euro;
• procedura de selecție a ofertelor, atunci când valoarea
estimată a achiziției depășește pragul valoric de 15.000 de
euro;
• achiziția directă utilizând Baza de Date cu Prețuri de
Referință disponibile în cadrul site-ului www.afir.info,
indiferent de valoarea estimată.

Procedura cu o singură ofertă poate fi urmată doar dacă


valoarea bunurilor de același tip, a serviciilor de același tip și a
lucrărilor de același tip nu depășesc individual pragul valoric de
15.000 de euro.

Dacă pragul este depășit, atunci procedura cu o singură ofertă,


deși mai simplă, nu mai poate fi urmată.

Prin urmare, în cadrul acestei lecții vom discuta despre bunurile


și serviciile de același tip.

Este interzisă divizarea achizițiilor de același tip respectiv


servicii, bunuri sau lucrări a căror valoare depășește 15.000 de
EURO, fără TVA, în contracte mai mici cu scopul evitării
procedurii de selecție de oferte.
Tipul procedurii de achiziție se stabilește în funcție de valoarea
totală a serviciilor, bunurilor sau lucrărilor de același
tip (valoare eligibilă + valoare neeligibilă). Trebuie avut în
vedere faptul că serviciile și bunurile au CPV-uri diferite, ceea
ce înseamnă că tipul procedurii de achiziții nu poate fi limitată
la nivelul liniei bugetare.

Pentru a fi mai ușor de înțeles, vom alege următorul exemplu:

Linia bugetară 3.7.1 Managementul de proiect pentru obiectul


de investiții cuprinde atât serviciile de consultanță pentru
întocmirea cererii de finanțare, cât și serviciile de consultanță
privind managementul investiției.

Fiind servicii ce vor fi prestate în etape diferite, la date diferite


şi răspund unor cerinţe diferite, nu se vor cumula valorile
aferente elaborării cererii de finanțare cu valorile aferente
managementului investiției.

Sunt considerate servicii, bunuri și lucrări de același tip


următoarele:

Servicii de acelasi tip

Serviciile de același tip pot fi doar serviciile menționate în


cadrul capitolului 3 al devizului general:
• tema de proiectare;
• studii de teren (geotehnice, geologice, hidrologice,
hidrogeotehnice, fotogrammetrice, topografice si de
stabilitate a terenului pe care se amplaseaza investiția),
raport privind impactul asupra mediului și alte studii
specifice.
• studiu de fezabilitate sau Documentații de Avizare a
Lucrărilor de Intervenție (DALI).
• Proiectul Tehnic, Detaliile de Execuție și Documentații
pentru avize, acorduri și autorizații alături de expertiza
tehnică, audit energetic sau verificarea tehnică;
• serviciile de consultanță, respectiv consultanța în domeniul
managementului de proiect pentru obiectivul de investiții;
• asistența tehnică din partea proiectantului, atunci când
aceasta nu intră în tarifarea proiectului;
• serviciile de dirigenție de șantier.

Lucrări de același tip

Sunt considerate lucrări de același tip următoarele:


• Capitolele 1.2 + 1.3 + 4.1 + 4.2 + 4.3 + 5.1.1 referitoare la
execuția de lucrări;
• Capitolul 2 privind asigurarea utilităților necesare
obiectivului.

Bunuri de același tip

Sunt considerate bunuri de același tip următoarele:


• Capitolul 4.4 Utilaje și echipamente fără montaj, mijloace de
transport, alte achiziții specifice;
• Capitolul 4.5 Dotări;
• Capitolul 4.6 Active necorporale (de exemplu programele
software).

Prin urmare, înainte de a alege procedura de achiziție, bunurile,


serviciile și lucrările aprobate prin intermediul contractului de
finanțare și al bugetului proiectului vor fi împărțite conform
explicațiilor anterioare.

Raportarea la pragul valoric de 15.000 de euro se va face


pentru achiziții de același tip și este este interzisă divizarea lor
cu scopul de a evita procedura selecției de oferte.
3. Achiziții de același tip

Beneficiarii privați ai Programului Național de Dezvoltare Rurală


trebuie să desfășoare procedurile de achiziție prin raportarea
valorii achiziției planificate la pragul impus de către finanțator.
Astfel, în funcție de aceste criterii, beneficiarii privați pot alege
una dintre cele trei proceduri:
• procedura cu o singură ofertă, atunci când achiziția
planificată nu depășește pragul valoric de 15.000 de euro;
• procedura de selecție a ofertelor, atunci când valoarea
estimată a achiziției depășește pragul valoric de 15.000 de
euro;
• achiziția directă utilizând Baza de Date cu Prețuri de
Referință disponibile în cadrul site-ului www.afir.info,
indiferent de valoarea estimată.

Procedura cu o singură ofertă poate fi urmată doar dacă


valoarea bunurilor de același tip, a serviciilor de același tip și a
lucrărilor de același tip nu depășesc individual pragul valoric de
15.000 de euro.

Dacă pragul este depășit, atunci procedura cu o singură ofertă,


deși mai simplă, nu mai poate fi urmată.

Prin urmare, în cadrul acestei lecții vom discuta despre bunurile


și serviciile de același tip.

Este interzisă divizarea achizițiilor de același tip respectiv


servicii, bunuri sau lucrări a căror valoare depășește 15.000 de
EURO, fără TVA, în contracte mai mici cu scopul evitării
procedurii de selecție de oferte.
Tipul procedurii de achiziție se stabilește în funcție de valoarea
totală a serviciilor, bunurilor sau lucrărilor de același
tip (valoare eligibilă + valoare neeligibilă). Trebuie avut în
vedere faptul că serviciile și bunurile au CPV-uri diferite, ceea
ce înseamnă că tipul procedurii de achiziții nu poate fi limitată
la nivelul liniei bugetare.

Pentru a fi mai ușor de înțeles, vom alege următorul exemplu:

Linia bugetară 3.7.1 Managementul de proiect pentru obiectul


de investiții cuprinde atât serviciile de consultanță pentru
întocmirea cererii de finanțare, cât și serviciile de consultanță
privind managementul investiției.

Fiind servicii ce vor fi prestate în etape diferite, la date diferite


şi răspund unor cerinţe diferite, nu se vor cumula valorile
aferente elaborării cererii de finanțare cu valorile aferente
managementului investiției.

Sunt considerate servicii, bunuri și lucrări de același tip


următoarele:

Servicii de acelasi tip

Serviciile de același tip pot fi doar serviciile menționate în


cadrul capitolului 3 al devizului general:
• tema de proiectare;
• studii de teren (geotehnice, geologice, hidrologice,
hidrogeotehnice, fotogrammetrice, topografice si de
stabilitate a terenului pe care se amplaseaza investiția),
raport privind impactul asupra mediului și alte studii
specifice.
• studiu de fezabilitate sau Documentații de Avizare a
Lucrărilor de Intervenție (DALI).
După absolvirea cursurilor organizate de Academia de
Finanțare, mulți dintre cursanții noștri și-au întocmit singuri
planurile de afaceri și au obținut finanțare pentru propriile
proiecte.

De asemenea, absolvenții cursurilor noastre încep o carieră în


consultanță, întocmind și implementând proiecte pentru
diverse programe de finanțare.

Iată, în această secțiune a Academiei de Finanțare, câteva


povești de succes:

Citește
poveștile de succes
4. Evitarea conflictului de interese

Persoanele care vor lua parte în cadrul procesului de evaluare a


ofertelor primite și de selecție a ofertelor câștigătoare trebuie
să dovedească lipsa intereselor de orice natură cu firmele
ofertante participante. În acest fel, finanțatorul se asigură că
procedura de achiziție desfășurată de beneficiar nu este viciată,
iar atribuirea contractelor a fost corectă.

Numirea evaluatorilor în cadrul comisiei de evaluare

Specialiștii ce vor face parte din comisia de evaluare vor fi


numiți la debutul procedurii de achiziție, înainte de publicarea
invitației de participare și transmiterea cererilor de oferte.

Numirea acestor persoane se va face prin intermediul unei


hotărâri a organului de conducere a societății.

Se recomandă ca numărul specialiștilor ce vor face parte din


comisia de evaluare să fie impar, de obicei trei sau cinci, pentru
a se evita situațiile în care nu este posibilă departajarea
voturilor sau a punctajelor atribuite ofertelor primite.

Pregătire tehnică

Specialiștii numiți de beneficiar vor asigura evaluarea ofertelor


primite și vor atribui contractele de vânzare bunuri, livrare
servicii sau prestare lucrări către firmele ofertante declarate
câștigătoare.
Rapoartele de selecție a ofertelor sunt supuse contestațiilor, în
cazul în care anumiți ofertanți sunt nemulțumiți de rezultatul
procesului de evaluare, prin urmare este necesar ca persoanele
numite în cadrul comisiilor de evaluare să dispună de
cunoștințele tehnice necesare acestor analize.

Declarație pe proprie răspundere

Evitarea conflictului de interese se va verifica prin intermediul


unei declarații pe proprie răspundere, dată sub sancțiunea
falsului în declarații.

Prin acest document, fiecare membru al comisiei de evaluare


declară că:
• nu deține acțiuni din capitalul ofertanților sau
subcontractanților;
• nu face parte din consiliul de administrație sau organul de
conducere al acestor societăți;
• nu este rudă de gradul I sau II sau afin cu proprietarii sau cu
persoanele din conducerea acestor societăți.

De asemenea, prin intermediul aceleiași declarații, membrii


comisiei de evaluare se obligă să păstreze confidențialitatea
asupra ofertelor și a informațiilor din cuprinsul acestora.

Verificarea conflictului de interese

Numirea comisiei de evaluare a ofertelor se va face la


demararea procedurii de achiziție. În schimb, declarațiile pe
proprie răspundere vor fi date la momentul deschiderii
ofertelor, având în vedere faptul că eventualele conflicte de
interese nu pot fi cunoscute până la momentul cunoașterii
asociaților sau acționarilor firmelor ofertante.
5. O singură ofertă

Contractele de livrare bunuri, prestare servicii sau execuție


lucrări care au o valoare aprobată prin contractul de finanțare
mai mică de 15.000 de euro fără TVA pentru achiziții de același
tip pot fi adjudecate folosind procedura cu o singură ofertă.

Evident, dacă beneficiarul dorește, poate aplica selecția de


oferte, fără a ține cont de valoarea achizițiilor sau poate realiza
achiziția în mod direct, folosind baza de date cu prețuri de
referință disponibilă pe site-ul www.afir.info. În acest caz,
beneficiarul va urmări indicațiile pe care le vom detalia în cadrul
lecțiilor următoare.

În cazul procedurii cu o singură ofertă, beneficiarul privat


depune spre verificare și avizare doar contractul de vânzare-
cumpărare bunuri, contractul de prestări servicii sau contractul
de execuție a lucrărilor.

Contractul va fi însoțit obligatoriu de declarația pentru


respectarea regulilor privind evitarea conflictului de interese,
un formular tip impus de finanțator prin intermediul
Manualului de achiziții pentru beneficiari privați.

Cel de-al treilea document ce va fi transmis de către


beneficiarul procedurii de achiziție este Certificatul constatator
emis de Oficiul Național al Registrului Comerțului pentru
furnizor.

Acest document este solicitat pentru a se verifica un eventual


conflict de interese dintre acționariatul ofertantului și
beneficiar.
După cum am menționat în cadrul lecțiilor precedente, este
interzisă divizarea achizițiilor de același tip respectiv servicii,
bunuri sau lucrări a căror valoare depășește 15.000 de EURO
fără TVA, în contracte mai mici cu scopul evitării procedurii de
selecție de oferte.

Totodată, trebuie menționat faptul că oferta agreată trebuie să


fie conformă specificațiilor tehnice pentru echipamente sau
termenii de referință aferenți serviciilor achiziționate.

Documentele ce fac obiectul prezentei proceduri de achiziție, în


speță oferta și contractul încheiat cu furnizorul, trebuie să fie
înregistrate în registratura beneficiarului.

Procedura de achiziție, deși simplă, poate fi neavizată de către


finanțator pentru deficiențe precum:
• lipsa unui document obligatoriu;
• prevederi neclare, neconforme;
• neîncadrarea în valoarea eligibilă;
• nerespectarea pragului valoric de achiziție la alegerea
procedurii urmate;
• existența unui conflict de interese.

În cazul în care procedura de achiziție este neavizată de către


finanțator, cu recomandarea de solicitare de clarificări sau
informații suplimentare, beneficiarul privat este obligat să
prezinte respectivele informații în termen de zece zile
lucrătoare. În caz contrar, dosarul de achiziție va fi respins de
către finanțator, contractul de achiziții devenind nul, iar
beneficiarul privat va depune un nou dosar complet în vederea
primirii avizului favorabil.
Procedura de achiziție cu o singură ofertă este urmată, în cele
mai multe situații, pentru achiziția de servicii de consultanță.
După cum am menționat în cadrul unei lecții anterioare,
serviciile de consultanță pentru întocmirea documentației și
pentru implementarea proiectului nu sunt servicii de același tip,
astfel că cele ele se pot regăsi în cadrul unui singur contract sau
în cazul a două contracte de prestări servicii încheiate cu firme
diferite de consultanță.

De obicei, contractul de prestări servicii de consultanță este


încheiat anterior întocmirii planului de afaceri și depunerii
proiectului. În cazul în care proiectul este selectat pentru
finanțare, valoarea contractului de servicii devine eligibilă și
urmează să fie decontată total sau parțial, conform
prevederilor ghidului solicitantului și a contractului de
finanțare.

În această situație, dosarul de achiziție se întocmește la


semnarea contractului de servicii, dar se va depune spre avizare
după semnarea contractului de finanțare.
6. Selecția de oferte

Întreaga procedură de achiziție se va derula on-line pe site-ul


www.afir.info, conform prevederilor manualului de achiziții
pentru beneficiari privați. Instrucțiunile se aplică atât
beneficiarilor, cât și ofertanților.

Contracte de bunuri, lucrări sau servicii de același tip a căror


valoare depășește pragul de 15.000 EURO fără TVA trebuie
adjudecate prin procedura de selecție de oferte.

Pentru ca întreaga procedură să fie avizată de către finanțator,


beneficiarul fondurilor nerambursabile este obligat să urmeze
pașii de mai jos:

va publica pe site-ul www.afir.info o invitație de participare,


precum și instrucțiunile pentru ofertanți și specificațiile tehnice
pentru bunuri, respectiv termenii de referință pentru servicii;
va acorda un termen limită de depunere a ofertelor de cel puțin
zece zile lucrătoare de la data publicării invitației pe site-ul
afir.info;
• va recepționa oferte financiare și tehnice;
• va asigura o evaluare transparentă a ofertelor primite;
• va atribui contractele de bunuri, servicii sau lucrări acelor
ofertanți declarați câștigători;
• va informa ofertanții participanți în cadrul procedurii de
achiziție cu privire la rezultatul procesului de evaluare;
• va acorda un termen de contestație de cel puțin șase zile
lucrătoare;
• va semna contractele cu ofertanții câștigători după
soluționarea eventualelor contestații;
• va publica pe site-ul www.afir.info un anunț de adjudecare,
însoțit de contractele de achiziție încheiate.
Termenul de avizare de către finanțator a procedurii de achiziție
desfășurate (integral sau pe loturi) este de zece zile lucrătoare.

În cele ce urmează vor fi prezentate principalele documente


încheiate de către beneficiar pentru procedura de achiziție:

Invitația de participare

Inițierea procedurilor de achizitie se face prin invitația de


participare, formular cadru impus de finanțator, care trebuie să
conțină următoarele prevederi minime:
• denumirea beneficiarului privat;
• codul unic de înregistrare;
• adresa beneficiarului;
• telefon, e-mail, fax;
• se va preciza tipul contractului (servicii, bunuri sau lucrări);
• se va preciza valoarea supusa licitatiei (eligibilă și neeligibilă
conform liniilor bugetului proiectului);
• criteriul de selecție ce se va aplica este prețul cel mai mic;
• ofertanților li se va solicita să demonstreze că au domeniul
de activitate principal sau secundar înscris și autorizat în
certificatul constatator;
• se va preciza termenul limită de depunere a ofertelor,
respectiv cel puțin zece zile lucrătoare;
• se va preciza data și ora deschiderii ofertelor

Se interzice beneficiarului să solicite prin invitația de participare


oferta pe suport de hârtie.

Ofertanții trebuie să-și păstreze ofertele pe perioada specificată


în Cererea de ofertă. Această perioadă trebuie să permită
beneficiarului privat să examineze ofertele, să aprobe
propunerea de adjudecare, să anunțe ofertantul câștigător și să
semneze contractul.
Instrucțiunile pentru ofertanți

Beneficiarul va întocmi un document în care va furniza


instrucțiuni pentru ofertanții ce vor înainta oferte pentru
bunurile, serviciile sau lucrările din procedura de achiziție.

Instrucțiunile pentru ofertanți trebuie să conțină prevederi


precum:
• modalitatea de întocmire și transmitere a ofertelor
financiare și tehnice;
• limba în care oferta va fi înaintată sau obligația de a
transmite oferta însoțită de o traducere legalizată;
• detalierea valorilor unitare pentru bunurile sau serviciile
ofertate;
• precizarea monedei în care oferta este întocmită.

De asemenea, în cadrul acestui document se comunică


ofertanților documentația pe care aceștia trebuie să o
întocmească și să o transmită împreună cu oferta financiară și
tehnică:
• copie a certificatului de înmatriculare a societății;
• certificat constatator emis de Oficiul Național al Registrului
Comerțului cu cel mult șase luni înainte de data transmiterii
ofertei;
• ofertanților străini li se vor solicita documente justificative
similare în locul certificatului de înmatriculare și a
certificatului constatator;
• criteriile de evaluare și selecție a ofertelor;
• felul în care contestațiile se vor formula și transmite, dacă
este cazul.
Caietul de sarcini

Înainte de publicarea anunțului de participare și transmiterea


cererilor de ofertă, beneficiarul trebuie să întocmească lista
specificațiilor tehnice ale tuturor bunurilor aprobate spre
finanțare.

Astfel, beneficiarul va prelua specificațiile tehnice descrise în


cadrul planului de afaceri transmis spre evaluare, precum și
eventualele modificări survenite ca urmare a solicitărilor de
clarificări pe care finanțatorul le poate transmite în etapa de
evaluare.

Pentru a oferi asigurări că specificațiile tehnice din caietul de


sarcini nu sunt limitative sau restrictive și că nu sunt
direcționate către un singur producător, beneficiarul va atașa la
invitația de participare cel puțin două specificații tehnice
similare provenite de la producători diferiți. Această prevedere
este valabilă doar pentru adjudecarea contractelor de achiziții
pentru furnizarea de bunuri.

Deschiderea și evaluarea ofertelor

La data și ora prevăzute în invitația de participare încărcate pe


site-ul www.afir.info, membrii comisiei de evaluare vor
deschide ofertele și vor demara analiza acestora.

Evaluarea și selecția ofertelor trebuie să se bazeze pe criteriile


menționate în invitația de participare, instrucțiunile pentru
ofertanți și specificațiile tehnice pentru bunuri sau servicii. În
cazul în care criteriile de conformitate sau de selecție a
ofertelor nu sunt respectate, ofertanții pot contesta rezultatul
procesului de achiziție.
Pentru a fi avizată procedura de achiziție desfășurată,
beneficiarul trebuie să primească cel puțin o ofertă conformă
din punct de vedere tehnic și financiar. Ofertele conforme
trebuie să se încadreze în valoarea licitată corespunzătoare din
bugetul proiectului.

Dacă toate ofertele primite sunt declarate neconforme,


procedura de achiziție este anulată, urmând a fi reluată
ulterior.

Se va încheia un raport de evaluare și selecție a ofertelor


primite. Documentul trebuie să fie avizat de către organul de
conducere al societății prin intermediul:
• deciziei asociatului unic;
• hotărârea adunării generale a asociaților sau acționarilor;
• decizia consiliului de administrație.

În cazul în care o ofertă prezintă un preț aparent neobișnuit de


scăzut în raport cu ceea ce urmează a fi furnizat, executat sau
prestat, atunci când prețul ofertat, fără TVA, reprezintă mai
puțin de 85% din valoarea licitată, comisia de evaluare are
obligația de a efectua verificări detaliate. Astfel, comisia de
evaluare va solicita ofertantului inclusiv documente privind:
• prețurile la furnizori;
• situația stocurilor de materii prime și materiale;
• modul de organizare și metodele utilizate în cadrul
procesului de lucru;
• nivelul de salarizare a forței de muncă;
• performanțele și costurile implicate de anumite utilaje sau
echipamente de lucru.

În cazul în care ofertantul nu prezintă informațiile solicitate în


termen de trei zile lucrătoare sau aceste informații nu pot
justifica prețul aparent neobișnuit de scăzut, oferta va fi
respinsă.
Ofertele depuse vor fi considerate conforme dacă sunt
compatibile din punct de vedere al:
• performanțelor și parametrilor tehnici din caietele de sarcini
și cererea de oferte;
• și se încadrează în valoarea supusă licitației (eligibilă și
neeligibilă).
• Alte mențiuni privind forma de prezentare a ofertelor:
• ofertele trebuie defalcate pe componentele și prețurile
acestora;
• ofertele trebuie să fie verificabile din punct de vedere al
emitentului;
• ofertele trebuie să fie redactate în limba română sau să fie
însoțite de o traducere autorizata în limba română.

Beneficiarul privat va alege oferta cu prețul cel mai scăzut care


corespunde obiectivelor proiectului propuse prin planul de
afaceri și care este conformă.

Rezultatul evaluării ofertelor va fi comunicat fiecărui participant


la procedura de achiziție, iar beneficiarul trebuie să facă dovada
transmiterii acestei notificări. Din acest moment, beneficiarul
este obligat să ofere un termen de cel puțin șase zile până la
semnarea contractelor de achiziție, în eventualitatea în care
anumiți ofertanți declarați necâștigători vor dori să înainteze o
contestație.

Contractul de achiziție

După expirarea celor șase zile lucrătoare pe care beneficiarul le-


a prevăzut în cadrul documentației sale de achiziție se pot
încheia contractele de vânzare-cumpărare bunuri, contractele
de prestări servicii și contractele de execuție lucrări.
Se recomandă ca beneficiarul să cuprindă în contractul de
achizitie un articol suspensiv prin care să stipuleze că, în situația
în care Agenția pentru Finanțarea Investițiilor Rurale nu va aviza
procedura de achiziții, contractul să devină nul. Astfel,
contractul se anulează, iar procedura de achiziție se va relua.

Dosarul de achiziții trebuie să conțină obligatoriu o copie din


fila Registrului de intrări-ieșiri al beneficiarului în care sunt
înregistrate invitațiile de participare, cererile de ofertă
transmise și eventualele informații suplimentare și clarificări
solicitate beneficiarului sau ofertanților.
Cursuri practice, interactive, în care cursanții primesc modele reale de proiecte
și aplicații complete pentru generarea planurilor de afaceri.
7. Baza de date cu prețuri de referință

În cazul în care beneficiarul privat dorește să achiziționeze un


utilaj sau echipament care se regăsește în Baza de date cu
prețuri de referință la data semnării contractului de furnizare,
acesta va putea să-l achiziționeze direct, fără a mai realiza
procedura de selecție de oferte.

Prin Baza de Date cu Prețuri de Referință pentru mașini, utilaje


și echipamente specializate, Agenția pentru Finanțarea
Investițiilor Rurale facilitează accesul solicitanților de fonduri
europene la informații, în același timp, simplificând procedura
de achiziție.

Produsul care urmează a fi achiziționat și este înscris în Baza de


date trebuie să fi fost menționat în cadrul planului de afaceri
aprobat și să respecte cerințele și caracteristicile tehnice
principale (putere, productivitate, etc) de la momentul
solicitării ajutorului financiar nerambursabil.

În situația în care în planul de afaceri sunt prevăzute și


caracteristicile tehnice auxiliare, acestea nu sunt obligatorii a fi
respectate așa cum au fost prevăzute la momentul întocmirii
documentației tehnice. În această situație, beneficiarul va
notifica finanțatorului necesitatea modificării caracteristicilor
tehnice prevăzute în planul de afaceri.

Prețul maxim eligibil al produsului achiziționat este cel înscris


în Baza de date cu prețuri de referință.
În cazul în care prețul înscris în contractul de vânzare–
cumpărare este mai mic decât cel din baza de date, decontarea
se va realiza la nivelul prețului din contractul de vanzare-
cumpărare.

În cazul în care prețul de vânzare–cumpărare este mai mare


decât cel din Baza de date, valoarea eligibilă este cea
evidențiată în Baza de date cu prețuri de referință, diferența
fiind considerată cheltuială neeligibilă în sarcina beneficiarului.

Pentru achizițiile descrise mai sus nu este necesară întocmirea


unui dosar pentru avizarea achiziției.

Pentru decontare, beneficiarul privat va prezenta contractul de


vânzare–cumpărare însoțit de certificatul de conformitate al
produsului, în care marca și modelul trebuie să fie identice cu
cele înregistrate în baza de date cu prețuri de referință.

Se va atașa, de asemenea și o anexă în care este detaliat


standardul de echipare al bunului care face obiectul cererii de
plată, care trebuie să cuprindă minim dotările înscrise în Baza
de date.

În cazul în care se constată că marca și modelul nu sunt identice


cu cele înregistrate în Baza de date și că standardul de echipare
nu cuprinde cel puțin toate dotările înscrise în Baza de date, nu
se va deconta contravaloarea bunului care face obiectul cererii
de plată / rambursare, iar întreaga valoare a bunului va fi
suportată de către beneficiar.
8.Contractul de achiziție

După încheierea procedurilor de achiziție, beneficiarul va


încheia contracte de vânzare-cumpărare bunuri, prestări servicii
sau execuție lucrări cu furnizorii declarați câștigători.

Oferta câștigătoare depusă on-line trebuie printată și semnată


pe fiecare pagină de două persoane:
• reprezentantul împuternicit al ofertantului;
• reprezentantul legal de proiect din partea beneficiarului la
semnarea contractului de achiziții.

Prevederi minime privind contractul de achiziție

Contractul trebuie să menționeze cel puțin următoarele


informații:
• identificarea administrativă și identificarea financiară a celor
două părți semnatare: sediu social, telefon, fax, e-mail,
codul unic de înregistrare, banca, contul bancar;
• obiectul contractului;
• Durata contractului;
• valoarea contractului;
• termenele de plată agreate de cele două părți;
• termenele de livrare a bunurilor, execuție a lucrărilor sau
prestare a serviciilor;
• documentele contractului;
• drepturile și obligațiile celor două părți.

Contractul trebuie sa fie semnat de ambele părți și datat.


Contractul trebuie să fie valabil pe o perioadă suficient de
mare, astfel încât să se permită implementarea proiectului în
conformitate cu datele din cererea de finanțare, cu
documentele anexate acesteia.

Modificarea contractelor de achiziții

Contractele de achiziții pot fi modificate pe durata derulării lor,


dacă în timpul implementării proiectului intervin anumite
situații temeinic justificate și independente de voință
beneficiarului privat, care modifică condițiile inițiale din
momentul semnării contractului de achiziție.

Trebuie respectate următoarele principii:


• modificări la contract prin acte adiționale se pot face doar în
perioada de valabilitate a contractului și nu au efect
retroactiv;
• scopul unui act adițional trebuie să fie strâns legat de
obiectul contractului inițial, fără a modifica criteriile și
cerințele de calificare înscrise în cererea de oferta.
• prin actul adițional nu se pot face modificări care afectează
specificațiile tehnice din oferta câștigătoare, în sensul
diminuării la un nivel inferior comparativ cu situația inițială.
Specificațiile tehnice din oferta câștigătoare/contract au
caracter minimal și menținerea lor este obligatorie.

Rezilierea contractului

Dacă ofertantul câștigător nu semnează contractul în termenii


stabiliți, beneficiarul privat poate relua procedura de achiziție.
De asemenea, procedura de achiziție se va relua și în cazul
rezilierii contractului.
Beneficiarul privat poate rezilia un contract încheiat cu un
furnizor de servicii, bunuri sau lucrări în cazul în care nu sunt
respectate condițiile contractuale, pe baza unei decizii de
reziliere.

În cazul în care se reziliază un contract de lucrări (reluarea


procedurii inițiale pe valoarea rămasă de executat), noul dosar
al cererii de oferte va conține obligatoriu expertiză tehnică
autorizată pentru lucrările executate și caiete de sarcini
actualizate pentru lucrările rămase de executat.
9. Avizarea procedurii de achiziție

Avizarea procedurii de achiziție este esențială pentru


decontarea ulterioară a cheltuielilor efectuate pentru
implementarea proiectului. Acest lucru presupune respectarea
tuturor pașilor menționați în cadrul lecțiilor anterioare, dar și a
condițiilor de formă pe care Agenția pentru Finanțarea
Investițiilor Rurale le impune ulterior semnării contractelor de
achiziție.

Dosarele care prevăd achiziții simple se verifică și avizează la


nivelul Oficiilor Județene pentru Finanțarea Investițiilor Rurale.

Dosarele de achiziții care prevăd construcții montaj se verifică și


avizează la nivelul Centrelor Regionale pentru Finanțarea
Investițiilor Rurale.

Prin achiziție simplă se înțelege dobândirea de către


beneficiarul privat al finanțării prin PNDR a unor bunuri și / sau
servicii prin atribuirea unui contract de achiziție.

Prin achiziție care prevede construcții montaj se înțelege


dobândirea de către beneficiarul privat al finanțării prin PNDR a
unor bunuri cu montaj și/sau lucrări de construcții și instalații.

Dosarul de achiziții se verifică și se avizează on-line prin


parcurgerea a două etape:

Etapa 1: Beneficiarul privat derulează procedura de achiziție și


publică pe site-ul www.afir.info invitația de participare și
dosarul cererii de oferte în format electronic.
Ofertanții vor depune ofertele complete on-line pe site-ul
www.afir.info, astfel că și furnizorii de bunuri, servicii sau lucrări
trebuie să fie autentificați în Portalul AFIR.

În acest sens, ofertantul completează câmpurile obligatorii și


selectează documentele pe care dorește să le încarce pentru
licitație.

Comisia de evaluare numită de beneficiar poate solicita


clarificări ofertanților, iar aceștia trebuie să răspundă numai on-
line. După analiză ofertelor comisia de evaluare întocmește
Raportul de selecție și adjudeca oferta câștigătoare.

Termenul de verificare și avizare de către Agenția pentru


Finanțarea Investițiilor Rurale pentru etapa 1 este de cinci zile
lucrătoare.

Etapa 2 începe atunci când beneficiarul privat publică pe site-ul


www.afir.info raportul de selecție (inclusiv notificările pentru
ofertanții câștigători și necâștigători în care se vor stipula clar
valoarea ofertei câștigătoare și motivele care au determinat
selectarea ofertei respective, ofertanții necastigatori şi motivele
care au dus la respingerea ofertelor depuse de către aceștia și
respectă termenul de așteptare de minimum șase zile
lucrătoare în vederea depunerii unor eventuale contestații.

Ulterior acestui termen, beneficiarul încheie contractul cu


ofertantul declarat câștigător și îl publică pe site însoțit de
Anunțul de adjudecare.

Finanțatorul verifică și avizează Raportul de selecție și


contractul de achiziție.

Termenul de verificare și avizare de către finanțator pentru


etapa 2 este de zece zile lucrătoare.
Neavizarea procedurii de achiziție

Pot interveni situații în urma cărora finanțatorul să respingă


avizarea procedurii de achiziție desfășurată de către beneficiar.
Iată care sunt cele mai frecvente motive care pot atrage după
sine neavizarea procedurii de achiziții:
• nu s-a răspuns în termen la solicitările de clarificări care fac
obiectul procedurii de achiziții înaintate de către posibilii
ofertanți;
• nu s-a răspuns în termen la contestațiile formulate de către
participanții la procedura de achiziții;
• nerespectarea principiilor achizițiilor și a instrucțiunilor
pentru achiziții furnizate de către AFIR;
• evaluarea incorectă a documentelor de calificare a
operatorilor economici, care are ca rezultat descalificarea
lor;
• evaluarea incorectă a ofertelor fără a lua în calcul toate
elementele prezentate, generand neconformitatea lor;
• publicarea de informații incomplete în notificarea
ofertantului (acest document trebuie să conțină în special
informații cu privire la motivele pentru care a fost aleasă
oferta câștigătoare, respectiv motivele pentru care a fost
respinsă oferta necâștigătoare;
• semnarea contractului înainte de termenul de așteptare în
vederea depunerii unor eventuale contestații.
Academia de Finanțare
Singura platformă educațională din România dedicată
accesării fondurilor nerambursabile și pregătirii
antreprenoriale a micilor întreprinzători.

Mai multe
detalii...