Instrucțiuni pentru completarea cataloagelor electronice

de către cadrele didactice

În sesiunea de examene/restanțe din semestrul al 2-lea al anului universitar 2020-2021, cataloagele

la toate disciplinele din planurile de învățământ ale programelor de studii din oferta Facultății de
Inginerie Industrială și Robotică vor fi completate electronic.
Procesul de primire/predare a cataloagelor, se desfășoară cu suportul secretariatului facultății:
Etapa 1. Secretara de an descarcă catalogul disciplinei din aplicația de gestiune a studenților
(https://studenti.pub.ro), în format .xlsx;
Etapa 2. Fișierele catalog sunt transmise electronic titularului de curs, împreună cu prezentele
Instrucțiuni, cu listele studenților care nu pot intra in examen din motive administrative si
cu un Extras din regulile de notare în vigoare la nivelul facultății;
Etapa 3. Titularul de curs completează punctajele/notele și salvează documentul completat, in
același format .xlsx (recomandat și .pdf, vezi mai jos);
Etapa 4. Titularul de curs returnează fișierul/ele completat/e, prin e-mail, dând Reply mesajului
primit cu fișierele inițiale, iar mesajul este direcționat automat către secretara de an. Se
recomandă și transmiterea unei versiuni .pdf, ca document de comparație pentru
verificarea corectitudinii încărcării notelor.
Etapa 5. Secretara de an încarcă notele în sistemul de gestiune a studenților.
Etapa 6. Secretara de an tipărește catalogul completat, descărcat din baza de date, in care sunt
preluate punctajele si notele din fișierul catalog primit de la cadrul didactic titular de
disciplina.
Etapa 7. Titularul de curs verifică corectitudinea datelor din catalogul tipărit și semnează olograf
catalogul.

Documente primite

Fiecare titular de disciplina primește un e-mail, de la adresa unică Cataloage FIIR

(cataloage@fiir.pub.ro), având atașată o arhivă denumită cu numele și prenumele cadrului didactic
(de exemplu, DOICIN Cristian.zip), formată din mai multe fișiere, după cum urmează:
1. Un fișier .pdf cu prezentele Instrucțiuni pentru completarea cataloagelor electronice;
2. Un fișier .pdf cu un Extras din Regulamentele privind notarea, aprobate de CF al FIIR;
3. Două fișiere .pdf cu Hotărârile Senatului nr. 161/17.02.2021 si 188/22.04.2021;
4. Trei directoare/foldere, corespunzătoare ciclurilor de studii (Licență și Masterat) și
studenților Erasmus.
De exemplu, directorul Licenta conține cataloage electronice pentru toate disciplinele la care
sunteți titular, de la toți anii de studii și de la toate programele de studii de licență.
Toți membrii echipelor de mai mulți titulari (cum sunt cele care gestionează un proiect de
semestru sau o anumită disciplină predată pe module sau cum sunt cadrele didactice care
coordonează studenți pentru proiectul de diplomă sau disertație) vor primi cataloage
electronice pentru disciplinele gestionate în comun. Cataloagele completate vor fi însă
re-transmise către secretariat doar de către „titularul corespondent”, care va concatena
punctajele si notele primite de la toți membrii echipei. Titularul corespondent este

1
 coordonator al echipei ce gestionează un proiect de semestru, leader al echipei de două-trei
persoane care predau in comun o disciplină sau coordonator de specializare care
gestionează, în această calitate, completarea catalogului la discipline cum sunt Elaborare
proiect de diplomă sau Elaborare Disertație.
Fiecare fișier catalog poate avea o „pereche”, un fișier .xlsx cu lista studenților care nu au dreptul să
participe la examen datorită neplății taxelor, dacă există asemenea studenți. Aceste fișiere sunt
amplasate în același director cu fișierul catalog pereche, au același prefix ca și fișierele catalog, dar
conțin sufixul TAXE_NEACHITATE (vezi mai jos).

Se recomandă să se verifice existența acestor fișiere „pereche”, înainte de examen. Dacă toți studenții
au taxele achitate, nu a fost generat un asemenea fișier. La fel de bine, dacă sunteți titularul unei
discipline active și al uneia care a fost eliminată din planul de învățământ, este posibil să aveți un singur
fișier catalog (pentru disciplina activă) și două fișiere cu studenți care nu au plătit taxele.
Listele cu studenții care nu au achitat taxele au fost generate in săptămâna a 11-a a semestrului.
Daca un student afirmă că a plătit după acest interval, se poate cere o confirmare printr-un e-mail
trimis la adresa cataloage@fiir.pub.ro sau prin telefon, la secretariatul facultății, la numărul
0214029520.
[Dacă un student a transmis o cerere de mărire până la data generării fișierelor, aceasta se va regăsi,
de asemenea, scanată în directorul cu cataloage, corespunzător ciclului de licență respectiv.]

Catalogul electronic

Catalogul electronic se primește sub formă de fișier Excel.

Exemplu:
Catalogul electronic/Fișierul catalog primit are un nume de tipul: 06-IIR-3-AC-TFA-ses1-20200522-
000315.xlsx şi este protejat la scriere [Protected View].
Pentru a putea completa documentul, la prima deschidere trebuie activată editarea [Enable Editing].

"Recomandăm a păstra denumirea fișierului așa cum este generat din platformă pentru ca la
import să fie ușor de identificat și selectat: an - semestru - disciplina - seria - sesiunea".
[ses1 – sesiunea de iarnă; ses2 – sesiunea de vară; ses3 – sesiunea de toamnă].

Descrierea câmpurilor

Catalogul electronic păstrează structura catalogului în format tipărit, cu precizarea că este dedicat
unei singure sesiuni (sesiunea curentă). Catalogul primit de titularul de curs poate conține note
obținute de studenti într-o sesiune anterioară sau prin echivalare la nivelul decanatului.

Catalogul electronic conține câmpuri de identificare a disciplinei şi a studenților. Aceste câmpuri sunt
protejate şi nu pot fi editate.

2
Nu este permisă întroducerea, ştergerea sau schimbarea ordinii studenţilor în fişierul obţinut.
Orice modificare de acest gen duce la invalidarea automată a fişierului şi la imposibilitatea
încărcării automate în sistem.

În situația în care se constată că un student care a participat la activitățile disciplinei nu se află în

catalog, titularul de curs va lua legătura direct cu secretara de an (vezi mai sus), fără a modifica
catalogul electronic. Anumite situații speciale, aprobate de decanat, cum ar fi schimbarea seriei la
care urmează o disciplina a pentru un student care repeta, datorita suprapunerii orarului, vor fi
rezolvate punctual de către secretariat.

Completarea catalogului

Catalogul electronic conține câmpuri editabile, marcate prin culoarea verde deschis şi câmpuri
protejate, în care nu se poate scrie. Titularul de disciplină are acces doar la câmpurile editabile
pentru introducerea punctajelor obținute pe parcursul semestrului, coloanele E, F şi G, respectiv la
examinarea finală, coloanele I (parțial) şi J (examen). Totalul punctajului obținut în timpul
semestrului, coloana H şi totalul pentru întreaga activitate, coloana K sunt calculate automat.

Coloanele care conţin formule de calcul nu pot fi şterse / modificate.

Primul pas în completarea catalogului constă în completarea numelui si prenumelui titularului in

zona antetului fișierului.
Al doilea pas constă în inițializarea punctajelor maxime pe activitate. Astfel, se introduc în linia 5,
în căsuțele de pe coloanele E, F şi G, punctajele maxime acordate pentru verificarea pe parcurs şi în
coloana I punctajul pentru parțial. Suma punctajelor aferente notării pe parcurs este calculată
automat, în coloana H, iar punctajul total obținut în coloana K.
Ca exemplu, s-au alocat 50 puncte la laborator și 50 de puncte la examen.
Aceste punctaje se completează de către titular, conform regulilor stabilite la începutul semestrului,
în concordanță cu regulile generale valabile în facultate.
Punctajul maxim pentru examen, coloana J, rezultă automat ca diferență între 100 de puncte şi
punctajele prevăzute pentru verificarea pe parcurs şi parțial.
(coloana J = 100 – (coloana H + coloana I).

3
În pasul al treilea se completează apoi punctajele obținute de fiecare student în parte.

La introducerea punctajelor, formularul este prevăzut cu câteva chei de verificare automată. Astfel:

1. Trebuie introdusă o valoare cel puțin într-unul dintre câmpurile aferente verificării pe
parcurs, astfel apare mesaj de atenționare în coloana R, de validare.

Dacă studentul nu a fost prezent la examinarea finală, in coloana J (Examen) se scrie absent.
Pentru ca in catalog să apară absent titularul trebuie sa treacă absent și in coloana M (Nota
explicită profesor).

Dacă din punctaje rezultă punctaj total (coloana K) valoarea 0, se recomandă să se acorde nota
1 sau să se treacă absent, în coloana M (notă explicită). Se solicită acest lucru deoarece in Baza
de Date valoarea 0 este se asociază cu absent și va fi dificil să se interpreteze diferit starea de
absent de nota 0.

Formatul datelor introduse in coloana Data trebuie sa fie identic celui folosit de calculatorul pe
care lucrați la afișarea datei curente. Data curenta este afișată in colțul din dreapta jos al
ecranului, uzual in formatul „luna/zi/an”, vă rugăm să folosiți același format si pentru
completarea cataloagelor (sau altul, după cum afișează propriul calculator).

Dacă un student a fost absent și ați indicat acest lucru prin scrierea textului „absent” in coloana
J (Examen), dar valoarea din coloana L (Nota implicita) este „0”, trebuie scris „absent” in coloana
M (Nota explicita), pentru ca fișierul sa poată fi încărcat corect în bază.
In momentul în care trimiteți fișierul catalog, este obligatoriu ca toate liniile sa fie completate.
Asta presupune să trimiteți catalogul imediat după ultima data de examen, pentru a avea
imaginea de ansamblu privind toți studenții, ceea este perfect acceptabil pentru aceasta sesiune.
Pentru studenții absenți, se va trece „absent” in coloana J (Examen) si in coloana M (Nota
explicita).

Fișierul nu poate fi încărcat in Baza de Date dacă are valoare 0 în nota finală (coloana N).

Exemple:
- în rândul 6 nu a fost completată niciuna dintre căsuţele E, F şi G, ca urmare apare mesajul
Atenţie! în căsuţa R
- în rândul 7 s-a trecut absent şi nota a fost validată (Mesaj o.k. în căsuţa R)

2. Nu este posibilă obținerea unui punctaj însumat mai mare decât cel stabilit la inițializare
pentru verificarea pe parcurs - formularul semnalează eroare în coloana R.

Exemplu:
- în rândul 8 a fost acordat un punctaj cumulat de 35+20 =55 pentru activitatea pe parcurs.
Punctajul este mai mare decât cel inițializat. Ȋn coloana H apare atenționarea !!!P>PM!!!, iar
în coloana K atenționarea !!!P+E>PM!!! (Parcurs + Examen > PunctajMaxim)

4
3. Pentru validarea notei introduse la Examinare finală, se ia în calcul suma dintre Parțial şi
Examen (coloanele I şi J, cumulate). Se poate acorda un punctaj mai mare la Parțial decât cel
indicat în rândul 5, de inițializare, dar suma dintre parțial şi examen trebuie să fie mai mică
sau egală decât suma punctajelor maxime la parțial și examen (in coloana J5).

Exemple:
- în rândul 9 s-au acordat pentru Parțial 15 puncte, respectiv pentru examen 25 puncte, ceea
ce înseamnă 40 puncte pentru Examinare finală, rezultatul fiind validat (o.k. în coloana R)
- în rândul 10 suma între Parțial (15 puncte) şi Examen (40 puncte) depășește punctajul maxim
PM = 50 de puncte, ceea ce duce la mesaj de eroare şi invalidarea înregistrării.

4. Câmpul din coloana I, „Parțial” poate rămâne necompletat, dar în câmpul din coloana J
trebuie obligatoriu introdusă o valoare (care poate fi punctaj sau absent).

Exemple:
- în rândul 11 s-a introdus doar punctaj pentru notarea pe parcurs şi examen (fără parţial) –
înregistrarea este validată
- în rândul 12 nu s-a completat punctajul la examen – rezultă mesaj de eroare, înregistrarea
nu este validată.
- în rândul 13 s-a completat Absent pentru punctajul la examen, înregistrarea este validată

5. Coloana L, “Nota implicită conform punctaje (max 10) / "absent"” din catalogul electronic
este completată pe baza formulei de calcul din regulamentele de studii de licență şi
disertație.

Exemple:
- în rândurile 14 şi 15 sunt date exemple de punctaje pe care s-a aplicat metoda de calcul
prevăzută de Regulamentul pentru studii de licență. Ambele exemple sunt validate.

6. În cazul în care un cadru didactic a impus condiții suplimentare, aprobate în Consiliul

Facultății, acesta are posibilitatea să acorde o notă diferită de cea rezultată prin calcul şi să o
înscrie în coloana M, “Nota explicită profesor (max 10) / "absent"”.

Nota sau absent acordată de profesor, înscrisă în această coloană, va fi transferată în coloana
N (Nota finală). În cazul în care câmpul din coloana M rămâne gol, Nota finală din coloana N
este egală cu cea din coloana L (Nota implicită).

La încărcarea fișierului, nota care se preia automat în baza de date este cea din coloana N
(Nota finală).

Exemplu:
- În rândul 16 este dat exemplu de aplicare al condiției ca studentul să obțină minimum 50%
din punctajul aferent verificării pe parcurs, respectiv examinării finale, pentru a putea
promova. Astfel, un student care obține doar 20 puncte din 50 la una din categorii, nu va
promova, chiar dacă suma depășește 50 puncte.

5
 Completarea coloanei M, “Nota explicită profesor (max 10) / "absent"”, se face numai dacă se
dorește acordarea unei note diferită de cea calculată automat. Dacă din punctaje rezultă punctaj
total (coloana K) valoarea 0, se recomandă să se acorde nota 1 sau să se treacă absent, în coloana
M (notă explicită). Se solicită acest lucru deoarece in Baza de Date valoarea 0 este se asociază cu
absent și va fi dificil să se interpreteze diferit starea de absent de nota 0.

Fișierul nu poate fi încărcat in Baza de Date dacă are valoare 0 în nota finală (coloana N).

7. În câmpul din coloana P se completează data la care a fost susținut examenul. Completarea
datei este obligatorie, în lipsa acesteia nu se poate finaliza încărcarea la nivel de secretariat.
Se va scrie data respectând strict formatul afișat de calculatorul pe care se lucrează, in colțul
din dreapta jos al ecranului (de exemplu, ).

8. Coloana Q este destinată unor informații din partea Secretariatului, în principal cu privire la
studenți din serii precedente. Coloana este protejată la scriere.

9. În catalogul electronic primit de la secretariat pot apărea studenti care au promovat

disciplina într-o sesiune anterioară. Nota nu poate fi suprascrisă. Ȋn acest caz, mesajul
Atenție! din coloana R nu afectează validarea documentului.

Exemplu:
- în rândul 24 este dat un exemplu de notă echivalată la Decanat

10. În colana R, inițial toate rândurile sunt prevăzute cu mesaj de atenționare. După completarea
corectă, mesajul se schimbă în O.k.

În cazul nerespectării regulilor, în formular se activează mesajele de eroare şi formularul nu poate fi

încărcat.

In coloana H poate apare atenționarea !!!P>PM!!!, suma punctajelor din coloanele E, F, G este mai
mare decât punctajul stabilit în coloana H5
In coloana K poate apare atenționarea !!!P+E>PM!!! suma punctajelor de la Parțial și Examen
(coloanele I,J) este mai mare decât PunctajMaxim total obținut din coloana J5

6
Transmiterea catalogului completat

Pentru a putea finaliza transmiterea datelor, trebuie completate punctajele pentru toți studenții
înscriși în catalog. Pentru studenții absenți trebuie menționat absent în coloana J (Examen).

Fișierul .xlsx completat și salvat se va trimite către secretariat

Se recomandă salvarea documentului și în format .pdf, ca document de referință și transmiterea

ambelor fișiere către secretariat, la adresa cataloage@fiir.pub.ro. Varianta .pdf se obţine astfel:
După finalizarea completării catalogului se selectează succesiv: File, Save as, Browse – se introduce
numele fișierului si la opțiunea “Save as type se selectează .pdf.
Fișierul .pdf se poate semna electronic și transmite către secretariat împreună cu fișierul .xlsx.
Fiecare fișier catalog va fi completat conform Instrucțiunilor pentru completare curente si apoi va fi
transmis, tot in format .xlsx (recomandat și .pdf – vezi mai sus), cu opțiunea Reply dată mesajului
primit de la Cataloage FIIR. Mesajul va fi procesat automat si redirecționat către secretara anului din
care este disciplina al cărui catalog este trimis.
Se recomandă să se trimită cataloagele completate in ziua ultimei întâlniri cu studenții unei specializări
(cel târziu in ziua următoare), chiar dacă este necesar ca, in acest fel, sa transmiteți mai multe e-mail-
uri, pentru fiecare disciplină câte unul, dacă sunteți titular al mai multor discipline. Astfel, dacă aveți
două date de examen, ultima fiind pe 5 februarie, veți trimite catalogul cel târziu pe 6 februarie.
Orice comentariu/întrebare poate fi trimis(a) către adresa Cataloage FIIR (cataloage@fiir.pub.ro) si
mesajul va fi redirecționat către secretarele de an.

Semnarea catalogului

După transmiterea versiunii electronice a catalogului, titularul va lua legătura cu secretara de an,
prin e-mail/telefon (adresele de e-mail și telefoanele de serviciu ale secretarelor sunt disponibile
aici: http://www.fiir.upb.ro/index.php/ro/departamente/secretariat) și se va programa pentru
semnarea efectivă, olografă, a catalogului. Cadrul didactic va verifica corectitudinea datelor
introduse și va semna documentul.

7
Situații speciale

Dacă la o disciplină sunt mai multe cadre didactice care notează studenții (exemple:
Realizare/Elaborare proiect de diplomă, Cercetare științifică, la programele de masterat etc.),
catalogul se va transmite tuturor titularilor cunoscuți in baza de date, dar va fi primit înapoi la
secretariat, prin e-mail, doar de la titularul corespondent, adică de la cel care este coordonatorul
echipei de cadre didactice titulare pentru un proiect de semestru cu mai mulți titulari, leader al unei
echipe de două persoane care predau in comun o disciplina sau coordonator de specializare care
gestionează, în această calitate, completarea catalogului la discipline cum sunt Elaborare proiect de
diploma sau Elaborare Disertație.
În cazul unor probleme de natură tehnică, se va descrie situația concretă într-un e-mail transmis la
adresa cataloage@fiir.pub.ro.

Notă
Pentru completarea catalogului electronic trebuie să aveți instalată cel puțin versiunea WINDOWS
10, respectiv versiunea 2016 de EXCEL.

Puteți descărca în mod gratuit produse Microsoft (exceptând suita Microsoft Office) accesând adresa
https://aka.ms/devtoolsforteaching si folosind ca date de autentificare adresa de e-mail din partea
UPB si parola asociata acestuia. Pentru informații suplimentare puteți accesa https://myupb.ro
sectiunea Servicii → Licențe Microsoft (exceptând suita Office) → Ghid accesare resurse gratuite
Microsoft (fără suita Office). Accesul pe platforma MYUPB.RO se face folosind user si parola utilizata
pe platforma de e-Learning.

Puteți descărca in mod gratuit suita Microsoft Office accesând adresa http://portal.office.com si
folosind ca date de autentificare, user: adresa de e-mail din partea UPB (de regula
prenume.nume@upb.ro) si parola: utilizată pentru accesarea adresei de e-mail anterioare (de la
https://mail.upb.ro). Pentru informații suplimentare puteți accesa https://myupb.ro sectiunea
Servicii → Licențe Microsoft Office → Ghid acces resurse Microsoft Office.

Decanatul FIIR