Modul Psihopedagogic, Nivel II, 2019/2020

PROIECTAREA ȘI
MANAGEMENTUL
PROGRAMELOR
EDUCAȚIONALE

Curs 8. Metodologia de implementare, planul de comunicare, planul de calitate

 Modul Psihopedagogic, Nivel II, 2019/2020

2
CE ESTE MONITORIZAREA?
– O analiză periodică a resurselor, activităţilor şi rezultatelor
proiectului. Procesul de monitorizare se bazează pe un sistem
coerent de culegere de informaţii (rapoarte, analize şi indicatori).

 Un mecanism de analiza sistematică ce prezintă evaluarea analitică

a implementării proiectului şi constă în colectarea, analiza datelor,
comunicarea şi utilizarea informaţiilor obţinute despre progresul
proiectului.

 În timpul implementării proiectului, monitorizarea asigură

colectarea datelor ce vor genera informaţii despre stadiul
îndeplinirii obiectivelor
CE ESTE MONITORIZAREA?

• Informaţia de control are capacitatea:

 de a contribui la reducerea incertitudinii în viitor.

 de a influenţa decizia şi consecinţele ei;

 de a asigura evidenţa consumurilor şi costurilor ocazionate de

desfăşurarea activităţilor.
DE CE ESTE NECESARĂ MONITORIZAREA?
• Permite managerului de proiect, personalului angajat, membrilor
parteneriatului, factorilor interesaţi (stakeholders) precum şi
finanţatorului să identifice problemele potenţiale înainte de
apariţia acestora sau imediat după aceea.

– Implementarea unor măsuri de monitorizare corespunzătoare dă posibilitatea

Solicitantului să introducă măsuri corective care să menţină implementarea
proiectului în starea de funcţionare. Este important ca monitorizarea să fie
percepută mai mult ca un instrument de management decât ca un mecanism de
control.

– Pentru a permite realizarea acestei activităţi în conformitate cu contractul de

finanţare, echipa de management va elabora şi utiliza instrumentele de
monitorizare.
 CARE SUNT INSTRUMENTELE DE MONITORIZARE?
– Printre instrumentele de monitorizare la nivelul Solicitantului/
Beneficiarului/Partenerului principal, pot fi enumerate următoarele:
• Calendar lunar
• Raport de monitorizare
• Raport de activitate
• Raport tehnico-financiar (intermediar sau final).

– Activităţi de monitorizare:
1. Pregătirea calendarelor lunare şi urmărirea orarelor;
2. Asigurarea ca toate livrabilele proiectului s-au finalizat la timp;
3. Participarea la pregătirea rapoartelor manageriale şi a livrabilelor
proiectului;
4. Pregătirea modelelor de raportare pentru activităţile
proiectului/programului (inclusiv instruire, conferinţe, întâlniri etc.).
 RAPORT DE MONITORIZARE LUNARĂ
• Partener: ……….
Activitatea initiata/initiate/ in derulare/derulate (conform Graficului de
implementare din Cererea de finanţare) pentru luna in curs

Dată iniţiere

Dată finalizare

Descriere acţiuni realizate in cadrul acestei activităţi

-
Număr de persoane din grupul ţintă identificate sau implicate în activităţi,
pe categoriile specifice din Cererea de finanţare

Observaţii/probleme întâmpinate în implementare

-
RAPORT INDIVIDUAL DE ACTIVITATE
• Numele și prenumele expertului: …..
• Funcția în proiect: .......
Nr. Activitatea corespondentă
Număr de
Descrierea sumară a activităţii din graficul de
crt ore
implementare
1
A1 – ……

2
A2 – …….

3
A3 – …….

4
A4 – …….

5
An – …….

Total ore lucrate în perioada de

raportare
PLANUL DE COMUNICARE

În desfășurarea proiectului este necesar să se identifice modalitatea

prin care:

• se va desfăşura comunicarea la nivelul parteneriatului şi cu instituţia

finanţatoare;
• fiecare dintre categoriile interesate va fi ținută la curent privind
progresul proiectului;
• se va obține feedback-ul din partea
acestora privind dezvoltarea proiectului.
PLANUL DE COMUNICARE

• Prin intermediul Planului de comunicare se stabilesc:

– Categoriile de persoane cărora li se adresează comunicarea;

– Tipurile de informații care vor fi distribuite;
– Instrumentele prin care informațiile vor fi distribuite categoriilor
interesate;
– Frecvența distribuției.

• Responsabilitățile fiecărei persoane din cadrul echipei de management

privind distribuirea regulată a informațiilor către categoriile interesate.
 Categorii Informația transmisă Instrument Reper
interesate (Ce?) (Cum?) temporal
(Cine?) (Când?)
Parteneri Progresul proiectului: Raport de Lunar
Desfașurarea generală a proiectului (etapa curentă) stare
Lista livrabilelor produse
Lista riscurilor cheie
Bugetul lunar efectiv si raportul cu cheltuielile planificate
Progresul proiectului: Raport La o
Finanțator Desfașurarea generală a proiectului (etapa curentă) tehnic și anumită
Lista livrabilelor produse financiar perioadă
Lista riscurilor cheie Dovezi ale de timp
Bugetul efectiv al perioadei de raportare si raportul cu livrabilelor
cheltuielile planificate și
cheltuielilor
Grupul Progresul proiectului: Website Lunar pe
tinta Obiectivele, succesul/impactul livrabilelor si activitati Presa scrisa parcursul
iminente ale proiectului Brosuri proiectului
Beneficiiile/valoarea adaugata a proiectului Pliante
Desfasurarea actualizata a proiectului si pasii urmatori E-mail-uri
Orice noi dezvoltari pe termen scurt la nivelul livrabilelor
proiectului, a activitatilor, precum si povestile de succes ale
acestuia
Public ........
general
 PRINCIPIILE MANAGEMENTULUI CALITĂȚII

Principiile managementului calităţii:

1) Orientarea către client – organizaţiile depind de clienţii lor şi trebuie să
înţeleagă necesităţile curente şi viitoare ale clienţilor, satisfacerea necesităţilor
clientului;
2) Capacitate managerială la cel mai înalt nivel al managerului organizaţiei –
stabileşte unitatea dintre scopul şi orientarea organizaţiei creând şi menţinând
mediul intern în care personalul devine deplin implicat;
3) Implicarea personalului – permite ca abilităţile să fie utilizate în beneficiul
organizaţiei;
4) Abordarea bazată pe proces – rezultatul dorit este obţinut mai eficient atunci
când activităţile şi resursele aferente sunt conduse ca un proces.
PRINCIPIILE MANAGEMENTULUI CALITĂȚII
5) Abordarea managementului ca sistem contribuie la eficacitatea şi eficienţa unei
organizaţii în realizarea obiectivelor sale.

6) Îmbunătăti̧ rea continuă a performanţei globale a organizaţiei trebuie să fie un

obiectiv permanent al organizaţiei.

7) Abordarea pe bază de fapte în luarea deciziilor – deciziile eficace se bazează

pe analiza datelor şi informaţiilor.

8) Relaţiile reciproc avantajoase cu furnizorul – o organizaţie şi furnizorii săi

sunt interdependenţi şi o relaţie reciproc avantajoasă creşte abilitatea ambilor de a
avea valoare.
 PLANUL DE CALITATE AL PROIECTULUI
 Oferă un set de standarde, criterii și indicatori care trebuie atins pentru a
întruni așteptările principalelor categorii interesate. Este esențial pentru
asigurarea succesului unui proiect.

↗Planul de calitate:

–definește ceea ce înseamnă calitatea pentru un proiect.

–stabilește obiectivele/indicatorii de calitate pentru fiecare livrabil în parte.
–presupune un plan de acțiune prin care se asigură faptul că targeturile de
calitate vor fi atinse - Planul de asigurare a calității.
–identifică tehnicile și procedurile utilizate pentru a controla în mod efectiv
nivelul de calitate al fiecărui livrabil realizat – Planul controlului calității.
ASIGURAREA CALITĂŢII

↗ Asigurarea calității nu se referă direct la livrabilele specifice.

↗ Se referă la procesele implementate în vederea elaborării

livrabilelor .

În general, activitățile de asigurare a calității se focalizează pe

procesele implementate în vederea managerierii și oferirii de soluții
și pot fi realizate de către:
↗ managerul de proiect,

↗ partenerul cu experiență pe respectivul domeniu sau de

↗ responsabilul cu monitorizarea.
ASIGURAREA CALITĂŢII

↗ Evaluarea riscurilor implicate de atingerea obiectivelor și

planificarea activităților;

↗ Identificarea adecvată a membrilor echipei de proiect și

alocarea responsabilităților specifice funcțiilor îndeplinite;

↗ Identificarea și respectarea cerințelor financiare și tehnice

formulate de finanțator.
 CONTROLUL CALITĂŢII

 Controlul calității se referă la activități asociate sarcinii de

elaborare a livrabilelor.

 Este util pentru a verifica faptul că livrabilele au o calitate optimă

și că ele îndeplinesc criteriile de completitudine și corectitudine
stabilite prin procesele de planificare a calității.

 Controlul calității este realizat permanent pe parcursul

desfășurării proiectului și este responsabilitatea membrilor echipei
și a managerului de proiect.
 CONTROLUL CALITĂŢII
 1. Procese de audit pe parcursul desfășurării proiectului;

 2. Asigurarea faptului că documentația utilizată în cadrul proiectului este

revizuită și răspunde nevoilor echipei de proiect

 3. Asigurarea faptului că dovezile sunt elaborate, menţinute și păstrate cu

scopul de a fi supuse revizuirii de către membrii echipei, categoriile
interesate și organismele cu autoritate;

 4.Evaluarea performanțelor individuale în cadrul proiectului și raportarea

abaterilor de la plan;

 5. Abaterile sunt identificate, controlate și rectificate;

 6. Acțiunile preventive sunt implementate pentru a evita devierile de la

implementarea adecvată a planului proiectului.
APLICAȚIE NR. 8

• Stabiliți planul de comunicare pentru proiectul dvs.

Categorii Informația transmisă Instrument Reper

interesate (Ce?) (Cum?) temporal
(Cine?) (Când?)
………. ……… …… …….

• Timp de lucru: 10 min.