El expediente digital dentro

del marco de la oficina

inteligente

Maricel Valverde Arias

Oldemar Castro García

Contenido
• Automatización de oficinas
– Políticas
– Objetivos
– Productos
– Experiencias
– Estadísticas

Automatización de Oficinas

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 Aumente la productividad de su oficina
AUTOMATICELA

La
En la empresa
automatización
Actualización en moderna
de oficinas no
materia de siempre es
hará, por sí sola,
cómputo, un necesario estar
más productiva
arma al último grito
a las personas:
competitiva de la moda en
planee una
tecnología
estrategia

Objetivo de la automatización de oficinas

• Incrementar la productividad
y la eficiencia, a través de
múltiples tecnologías (datos,
voz, imagen), que dan apoyo a • Variedad de aplicaciones
una amplia gama de o sistemas
aplicaciones (procesamiento • Filosofía y actitud
de información,
comunicaciones), orientadas a
administrativas
mejorar el desempeño de las • Sector al que pertenece la
actividades realizadas dentro organización
de la organización.
• Nivel de competitividad…

¿Cómo lograr la automatización?

• AO no es ayudas
administrativas
• Abarca una gama de
aplicaciones
relacionadas con el
proceso y transmisión
de información (desde
la captura hasta la
Veremos…
 Diferentes aplicaciones y
tecnologías que apoyan las
tareas administrativas propias
de la oficina
• Software de oficina
• Aplicaciones más complejas
como la transmisión electrónica
de documentos y la
videoconferencia

distribución)

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1- Actualización del software de oficina

Procesador
de palabras

Hojas
electrónicas

Bases de
datos

1- Actualización del software de oficina

Software
estadístico
Paquetes
integrados

Otros

2- Impresoras
• Calidad de impresión • Las compañías de
• Tipos: Matricial, computo están
Láser, e inyección de trabajando para
tinta ofrecerle una solución
adecuada a sus
requerimientos

3
 3- Transmisión electrónica

• Nuevas tecnologías para la distribución de

información
Teléfonos
Conmutadores
Correo de voz
CTI (Computer Telephony Integration)
Correo electrónico (Videos)
Fax electrónico
Videotexto

3- Transmisión electrónica
continuación…

Boletines electrónicos
Consulta a bases de datos
Télex
Videoconferencia
Multimedia
 EDI (Electronic Data Interchange)
Redes de Valor agregado
Sistemas de trabajo cooperativo (Groupware)

4- La información como ventaja

competitiva

La función de TI se ha visto en muchas

organizaciones como una actividad de soporte a
usuarios.
La competencia muestra el papel estratégico de
los sistemas de información
Los SI tienen impacto en el entorno competitivo
externo y ubican a la TI en el nuevo rol dentro de
la organización

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 Los sistemas estratégicos

Cambian Contribuyen al Generan cambios

significativamente logro de la meta fundamentales en
el desempeño de estratégica la forma de dirigir
un negocio al la compañía, la
medirse por uno o forma en que
más indicadores compite o en la
clave, entre ellos, que interactúa con
la magnitud de los clientes y
impacto proveedores

Clasificación de los Sistemas

• Sistemas que modifican el • Pirámide
estilo de operación del organizacional
negocio
• Tipos de sistemas de
• Sistema de soporte para la
toma de decisiones Información
• Sistemas de soporte para
las decisiones en grupo
• Sistemas de información
ejecutiva

Pirámide Organizacional
Desestructuradas

Administración de nivel superior Nivel Estratégico

Decisiones

Administración de nivel medio Nivel Gerencial

Trabajadores de
conocimiento y datos Nivel de Conocimiento

Administradores
operativos Nivel Operativo

Finanzas Compras Producción Ventas

Estructuradas

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 Tipos de sistemas
de información

SISTEMAS DE TRABAJO INDIVIDUAL

• Son distintas herramientas informáticas que un

usuario puede utilizar autónomamente.

• Están diseñadas para facilitar una tarea frecuente,

en la que gran número de usuarios necesita, en
general, las mismas posibilidades.

• Una característica fundamental de estos paquetes

software es su facilidad de uso.

SISTEMAS DE TRABAJO EN GRUPO

• Son las herramientas informáticas orientadas a

facilitar el trabajo en equipo, simplificando los
flujos de información entre sus usuarios.

• Por su propia naturaleza, estas herramientas

requieren que exista una infraestructura de
comunicación que una los puestos de trabajo de los
distintos usuarios.

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¿En qué nivel de automatización se encuentra
su oficina?

• Es el inicio
Fase • Existe poco interés por parte del usuario
• Lo considera un gasto y no una inversión
tradicional

• Representa el crecimiento
• Existe un contagio a nivel del personal
Fase •
•
Existe involucramiento del personal
La tecnología que se utiliza es simple, no
transicional hay integración de aplicaciones y comienzan
las necesidades de capacitación

Oficina automatizada

La infraestructura de cómputo y telecomunicaciones de la

organización permite la integración de aplicaciones para una
verdadera comunicación global

Existe un involucramiento total por parte del usuario, hay

credibilidad y además, el conocimiento y la experiencia en el uso
de la tecnología permite la generación de especialistas

En esta fase se puede introducir tecnología más compleja orientada

a apoyar el proceso de toma de decisiones

¿Cómo comenzar?

Se requiere apoyo de
los altos mandos

Mejoramiento continuo

Delimitar
prioridades,
estrategias, roles

Determinar la
metodología de
trabajo

Instrumentalización
del proyecto

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 ¿Por qué automatizar una oficina?

• Los avances tecnológicos en la industria de

la computación ha revolucionado la manera
en que se administra la información en los
ambientes de oficina.

¿Por qué automatizar una oficina?

• La mayoría de información que fluye hacia las oficinas
actualmente es almacenada en papel.
• El inmenso monto de información en los ambientes típicos
de oficina son difíciles de organizar y localizar.
• Las personas tienen que efectuar búsquedas en numerosos
archivos (formato papel) o navegar en muchos directorios
(formato electrónico) para intentar localizar la
documentación.

¿Por qué automatizar una oficina?

• Se estima que las personas consumen entre un
15% a un 30% del tiempo intentando buscar
información.
• Otro problema es la comunicación entre las
personas. Dependiendo del rango y la
responsabilidad, se consume un considerable
cantidad de tiempo en reuniones.

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 Políticas de la
Automatización de Oficinas

Poco uso de Papel

Digitalización de Documentos
Archivo de documentación recibida en
medios magnéticos
Seguimiento de la información recibida
Consulta de la información recibida

En resumen la oficina automatizada

• Provee un modelo que presenta la

información que puede ser fácilmente
buscada, organizada y movida entre las
oficinas.
• Soluciona una mejor comunicación entre los
trabajadores sin cambiar la estructura
organizacional.

Organizaciones Inteligentes
Cultura
Comunicación
Organización
Cultura Manejo de Cambio

Infraestructura
Tecnológica para soportar
el proceso de Modelaje de procesos
conocimiento y la Procesos y Estructura del conocimiento
Tecnología
actuación de los clientes organización Organización de Soporte
relacionados

Indicadores
Conocimiento a ser Medición del proceso
Institucionalizado
Contenido Medición Medición de Beneficios
dependiendo de la Otras mejoras
proposición de valor

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 Sesión de experiencias

¿cómo esta su organización?

• Video 1
• Video 2
• Video 3
• Video 4

10
Muchas Gracias

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