Manual Microsoft Project

Ursan-Mihalcea R zvan
Project 2003
Concepte i Lec ii ilustrate
Cuprins
1. DESPRE ACEAST CARTE............................................................................................................ 1

2. ICONI E FOLOSITE ÎN ACEAST CARTE................................................................................ 1
3. INTRODUCERE ................................................................................................................................ 2
3.1. PROIECTE CARE POT FI REALIZATE CU PROJECT ........................................................................... 2
3.2. NO IUNI DE BAZ ........................................................................................................................ 2
3.3. PA II REALIZ RII I FINALIZ RII UNUI PROIECT ............................................................................ 3
4. LEC IA 1 – O INTRODUCERE ÎN MEDIUL PROJECT ............................................................ 3
5. LEC IA 2 – DEFINIREA PROIECTULUI I A TASK-URILOR ACESTUIA.......................... 5
5.1. INTRODUCEREA DATELOR ............................................................................................................ 5
5.2. STABILIREA DATEI DE ÎNCEPERE A PROIECTULUI .......................................................................... 6
5.3. STABILIREA DURATELOR FIECARUI TASK I SUBTASK .................................................................. 7
5.4. EVIDEN IEREA TASK-URILOR STRUCTURATE ............................................................................... 8
6. LEC IA 3 – CONCEPTUL DE LEG TUR ÎNTRE DOU ACTIVIT I .............................. 9
6.1. LEG TURI ÎNTRE ACTIVIT ILE UNUI PROIECT ............................................................................. 9
6.2. NUMEROTAREA TASK-URILOR I A SUBTASK-URILOR................................................................. 10
7. LEC IA 4 – STRUCTURA IERARHIC A PROIECTULUI .................................................... 11
8. LEC IA 5 – CREAREA LEG TURILOR ÎNTRE TASK-URI.................................................. 12
9. LEC IA 6 – DRUMUL CRITIC AL PROIECTULUI ................................................................. 15
10. LEC IA 7 – SENSIBILITATEA UNUI PROIECT.................................................................. 16
11. LEC IA 8 – ÎNTÂRZIERI ÎNTRE ACTIVIT I................................................................... 17
12. LEC IA 9 – DIAGRAMA RE EA ............................................................................................ 18
13. LEC IA 10 – RESURSELE PROIECTULUI........................................................................... 20
13.1. TIPURI DE RESURSE .................................................................................................................... 20
13.2. CREAREA STOCULUI DE RESURSE ............................................................................................... 20
13.3. ALOCAREA RESURSELOR PENTRU FIECARE ACTIVITATE ............................................................. 21
14. LEC IA 11 – TASK-URI EVENIMENT .................................................................................. 24
15. LEC IA 12 – DEFINIREA VACAN ELOR I A S RB TORILOR .................................. 26
16. LEC IA 13 – TEHNICI DE PRINTARE A PROIECTULUI ................................................. 28
16.1. PRINTAREA DIAGRAMEI RE EA................................................................................................... 28
16.2. PRINTAREA DIAGRAMEI GANTT I/SAU A TABELULUI DE TASK-URI ............................................ 29
16.3. SETAREA ANTETULUI I A SUBSOLULUI UNEI PAGINI .................................................................. 30
17. LEC IA 14 – SCHIMBAREA TIPULUI DE TASK FOLOSIT.............................................. 31
18. LEC IA 15 – RESURSE SUPRAALOCATE ........................................................................... 32
18.1. MODURI DE DETERMINARE A RESURSELOR SUPRAALOCATE ....................................................... 32
18.2. REZOLVAREA PROBLEMEI DE SUPRAALOCARE ........................................................................... 34
19. LEC IA 16 – DETALIILE FINANCIARE ALE RESURSELOR.......................................... 35
19.1. INTRODUCEREA DATELOR FINANCIARE PENTRU FIECARE RESURS ............................................ 35
19.2. DETERMINAREA COSTULUI FIEC RUI TASK I A COSTULUI TOTAL .............................................. 36
20. LEC IA 17 – GENERAREA RAPOARTELOR ...................................................................... 37
21. LEC IA 18 – TASK-URI RECURENTE .................................................................................. 38
22. LEC IA 19 – SORTAREA, GRUPAREA I FILTRAREA INFORMA IILOR ................. 40
22.1. SORTAREA INFORMA IILOR ........................................................................................................ 40
22.2. GRUPAREA INFORMA IILOR ....................................................................................................... 40
22.3. FILTRAREA INFORMA IILOR ....................................................................................................... 42
23. LEC IA 20 – MAI MULT INFORMA IE ............................................................................ 44
23.1. MODUL DUAL DE VIZUALIZARE .................................................................................................. 44
23.2. MODIFICAREA UNIT II DE TIMP FOLOSIT ÎN DIAGRAMA GANTT ............................................. 46
23.3. INSERAREA UNEI ALTE COLOANE DE INFORMA II ÎN TABELUL DE TASK-URI ............................... 47
23.4. NOTI E DESPRE TASK-URI .......................................................................................................... 48
23.5. TASK-URI CU REFERIN E ............................................................................................................ 48
23.6. PERSONALIZAREA ASPECTULUI TASK-URILOR ............................................................................ 49
23.7. MAI MULTE DESPRE RESURSE ..................................................................................................... 50
24. LEC IA 21 – PROIECTE STRUCTURATE............................................................................ 51
25. LEC IA 22 – ANALIZA PROGRESULUI ÎNTR-UN PROIECT .......................................... 53
25.1. SALVAREA LINIEI DE BAZ A PROIECTULUI ................................................................................ 53
25.2. ACTUALIZAREA PROGRESULUI ................................................................................................... 53
25.3. COMPARAREA PROGRESULUI FA DE LINIA DE BAZ ............................................................... 55
25.4. INFORMA II STATISTICE DESPRE PROIECT................................................................................... 56
Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti 1
1. Despre aceast carte
De acum încolo voi presupune c tii s folose ti un computer, cum s lucrezi în

mediul Windows i voi presupune de asemenea c tii s lucrezi cu anumite produse din
pachetul Office©, i c nu i-e fric s umbli la set rile produselor respective.
Aceast carte nu va acoperi teoria managementului de proiecte (pentru aceasta
existând materiale dedicate), îns voi reaminti pe parcurs anumite concepte de baz din
teoria managementului de proiecte.
Am organizat cartea pe Lec ii, care pe parcurs vor deveni mai complicate, dar nu
imposibile. Dac ai deja ceva experien în folosirea produsului Project, po i s ri lec iile
pe care le cuno ti deja, îns , dac e prima oar când lucrezi cu Project, te sf tuiesc s
parcurgi lec iile pe rând f r a trece la alt lec ie pân nu ai în eles perfect lec ia
anterioar .
Chiar dac în aceast carte am folosit Project 2003 pentru a prezenta

modul de lucru cu produsul Project, majoritatea tehnicilor prezentate aici
pot fi realizate i în alte versiuni anterioare de Project (XP, 2000).
2. Iconi e folosite în aceast carte
Aceast iconi marcheaz idei, metode sau detalii care trebuiesc re inute pe
viitor. Pe scurt, cand vezi iconi a aceasta cu creionul înseamn c trebuie s
re ii ce scrie in dreptul ei (nu i în cazul acesta).
Informa iile din dreptul acestei iconi e nu sunt obligatoriu de re inut, dar dac
vrei s le re ii, cu atât mai bine!
Cu aceast iconi vin detaliile foarte importante, la care trebuie s ai mare

grij , i evident s le re ii!
2 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti
3. Introducere
Dac ai fost vreodat responsabil de coordonarea unor activit i specifice care

trebuiesc finalizate într-o perioad anume (sau pân la un anumit termen limit ) i pentru
o anumit valoare de bani, sau dac e ti pur i simplu un manager de proiect, aceast
carte este pentru tine. Chiar dac nu ne d m seama, noi to i aplic m teoria
managementului în via a de zi cu zi. Când ? Când ne ducem la coal sau la munc ,
înainte s mânc m, când lucr m, i în orice facem în fiecare moment al vie ii noastre.
Cum a a ? P i, de exemplu, înainte s mânc m (unii din noi) ne gândim ce mânc ruri
putem preg ti sau ce mânc ruri avem deja, i alegem mâncarea care ne satisface cel mai
bine în func ie de anumite criterii. A adar, înainte s mânc m, ne gândim la toate
variantele de mânc ruri, iar apoi lu m o decizie care reprezint varianta cea mai potrivit
(în func ie de cât de foame ne este, de ce or este, .a.m.d.).
3.1. Proiecte care pot fi realizate cu Project

Iat câteva exemple de proiecte care se realizeaz zilnic:
Realizarea unui produs software
Publicarea unui ziar sau revist
Implementarea unui program de antrenament
Preg tirea unei petreceri
A adar, cum ne poate ajuta Project în cazul realiz rii unui proiect ? Project ne ajut s
realiz m un plan de ac iune, ne d posibilitatea introducerii i organiz rii informa iilor i
detaliilor care definesc activit ile ce trebuiesc terminate pentru a atinge obiectivul
propus. Project te ajut începând cu definirea proiectului i detaliilor acestuia, continuând
apoi cu definirea activit ilor i resurselor care alc tuiesc proiectul, preg tirea pentru
publicarea acestuia, urm rirea progresului i al stadiului în care se afl , analiza costurilor,
a calit ii proiectului, .a.m.d.
3.2. No iuni de baz

Înainte de a începe prima lec ie, voi reaminti trei termeni foarte folosi i în teoria
managementului proiectelor (pe scurt, teoria managementului), i pe care îi voi folosi
destul de des i în aceast carte.
Task (activitate, sarcin ) – este o diviziune a întregii munci necesare pentru a

realiza obiectivul proiectului.
Scop – scopul oric rui proiect este o combina ie a tuturor task-urilor si a
obiectivelor acestora.
Resurse – pot fi oameni, echipamente, materiale sau servicii necesare pentru
finalizarea anumitor task-uri. Ca o observa ie, cantitatea de resurse afecteaz
scopul i timpul de realizare al unui proiect.
3.3. Pa ii realiz rii i finaliz rii unui proiect

Înainte de a începe un proiect, trebuie s i cont de urm torii pa i care apar în
realizarea unui proiect:
1. Conceptualizeaz i identific scopul proiectului

2. Define te obiectivele proiectului
3. Finalizeaz scopul proiectului
4. Identific activit ile proiectului
5. Asociaz la fiecare activitate resursele necesare
6. Determin o estimare a duratei i costului proiectului
7. Identific factorii ce ar putea afecta durata i costul proiectului
8. Discut scenariile posibile i întocme te un plan de remediere
Microsoft Project nu te va putea ajuta cu pa ii (1), (2), (7) i (8), îns te poate ajuta
foarte bine la ceilal i pa i, u urându- i munca foarte mult.
4. Lec ia 1 – O introducere în mediul Project
În aceast lec ie te voi introduce mediului de lucru din Project. Dup ce deschidem
Project 2003, iat ce vom vedea:
În stânga ferestrei este panoul de pornire (Getting Started), unde putem ori s
deschidem un proiect existent, ori s creem unul. La dreapta acestui panou se afl panoul
de vizualizare al proiectului format din mai multe iconi e care ne vor ajuta s schimb m
modul de vizualizare al proiectului în func ie de cerin e. Mai la dreapta acestui panou este
modul de vizualizare Gantt Chart format dintr-un formular tabelar (a a cum putem vedea
i în Excel) i zona de reprezentare a diagramei Gantt, ambele zone fiind desp r ite
printr-o bar mobil cu care se poate stabili procentul de spatiu vizibil din fiecare zon .
Dup cum po i vedea în panoul de vizualizare (cel cu mai multe iconi e), a doua iconi a
de sus este selectat (Gantt Chart), fapt ce ne spune c ne afl m în modul de vizualizare
al diagramei Gantt.
Formularul tabelar din modul de vizualizare Gantt Chart este alc tuit din mai multe
coloane, printre care i Task Name unde vom introduce task-urile care alc tuiesc
proiectul, durata acestora, .a.m.d. Diagrama Gantt din dreapta formularului este alc tuit
i ea dintr-un antet care ne permite s observ m rela iile i durata task-urilor, subtask-
urilor, i chiar a proiectului.
Acum dac vom face click în panoul de pornire pe

ultimul element (Create a new project…) vom vedea
panoul New Project.
Acesta este panoul unde putem crea un proiect nou
de la zero, putem crea un proiect bazat pe un altul
existent, sau putem crea un proiect folosind abloanele
oferite de Office (cele deja instalate sau cele aflate pe
internet). Printre abloanele existente se num r cele de
constru ie, de mutare a locuin ei, de creare a unui nou
produs sau firm , .a.m.d. Dac vrei s - i faci o idee
despre cum arat un proiect realizat în Project te
sf tuiesc s navighezi printre abloanele deja instalate
în Office.
Pe lâng abloane, Project de ine i exper i de proiect care automatizeaz crearea unui
proiect prin anumi i pa i impu i de Project. Ace ti exper i se afl chiar deasupra panoului
de pornire în bara de instrumente:
Ap sând pe s getu a din dreapta
butoanelor puse la dispozi ie, putem
accesa exper ii de creare a task-urilor i proiectului, de identificare a resurselor, putem
urm ri progresul proiectului, putem întocmi rapoarte, i multe altele. Primul buton din
stânga este folosit pentru a afi a/ascunde panoul de exper i.
5. Lec ia 2 – Definirea proiectului i a task-urilor acestuia
5.1. Introducerea datelor

S presupunem c am întocmit o schem a proiectului i a task-urilor acestuia iar
acum trebuie s introducem informa iile în Project. Vom introduce toate datele în ordinea
apari iei acestora în cadrul schemei în coloana Task Name astfel:
Pe prima linie a tabelului avem numele proiectului, în cazul acesta un Sistem Mobil
de raportare (un fel de aparat mobil – precum un telefon mobil). Fiind un proiect
software, trebuiesc întocmite cerin ele de performan a sistemului pe care se va instala
(ce componente fizice îl vor alc tui încât s fie atât performant cât i ieftin), îns pentru
acest lucru trebuie s afl m care sisteme se folosesc cel mai mult. Pentru a afla acest
lucru, trebuie sa intervievam utilizatorii (poten ialii cump r tori ai acestui produs),
dup care putem defini cerin ele de performan (determin m exact ce componente ne
trebuiesc). Fiind un sistem software, trebuie s realiz m o logic a design-ului acestui
software (logic adic planul programului încât s fie cât mai u or i cât mai optim de
implementat), design-ul bazei de date (structura bazei de date care va fi accesat din
cadrul programului), mai trebuie s implement m codul de program A (o bucat de cod
care va forma programul final) care va fi realizat de o echip i respectiv codul B realizat
de alt echip . Pentru acest software trebuie s cump r m componentele (resursele)
hardware (adic acele componente fizice care fac sistemul func ional) necesare
func ion rii acestuia, iar apoi s le asambl m. Dup aceasta, pentru a ob ine un prototip
al proiectului, va trebui s integr m partea software (programul) în partea hardware
(aparatul).
5.2. Stabilirea datei de începere a proiectului

Acum c am introdus task-urile care alc tuiesc proiectul, trebuie s definim la fiecare
task durata desf ur rii acestuia.
Anumite task-uri sunt alc tuite din mai multe subtask-uri. La aceste task-
uri nu se va defini durata de desf urare aceasta fiind calculat automat de
Project dupa definirea duratelor fiecarui subtask ce alc tuie te acel task.
A adar, la task-urile alc tuite din mai multe subtask-uri se va defini
durata de desf urare doar a subtask-urilor!
Înainte îns de a defini duratele de desf urare a task-urilor i subtask-urilor, trebuie

s definim perioada de început a proiectului. Pentru acest lucru select m din meniul
Project ultimul element, Project Information i va ap rea urm toarea fereastr :
Aici vom alege 15.04.06 ca dat de început a proiectului (Start date) sau orice alt
dat acesta fiind doar un exemplu.
Proiectului nu i se va da data de finalizare, aceasta fiind calculat în func ie

de mai multe criterii. Dac selectam de la Schedule from din fereastra
Project Information op iunea Project Finish Date, durata proiectului ar fi
fost calculat de la sf r irea acestuia, iar proiectului i s-ar fi putut defini
doar data de sfâr ire, îns nu ne intereseaz acest caz.
5.3. Stabilirea duratelor fiecarui task i subtask

Dup ce am setat data de începere a proiectului, putem defini durata task-urilor i
subtask-urilor ca în imaginea urm toare:
Durata task-urilor o afl m în func ie de experien ele anterioare sau dup

ce vorbim cu exper ii care vor desf ura task-urile, ca ace tia s ne
estimeze durata de desf urare a task-ului respectiv.
În imaginea de mai sus am definit durata doar la task-urile care sunt simple (nu sunt
alc tuite din mai multe subtask-uri), cât i la subtask-urile task-urilor pe care înc nu le-
am eviden iat. Task-urile care con in subtask-uri sunt task-uri structurate. În acest proiect
avem 5 astfel de task-uri structurate. Primul task structurat este de fapt chiar primul nivel
din proiect, Sistem mobil de raportare, iar la acesta nu definim durata (fapt pentru care
apare 1day? în loc de 1day). Acel semn de întrebare reprezint faptul c nu a fost
specificat o durat pentru task-ul respectiv.
Nu este absolut necesar ca primul nivel s fie un task structurat, acest

lucru depinzând de modul de organizare al proiectului.
Project poate memora durata atât în zile, cât i în ore (la durat scrii 1h de
exemplu), minute (1m), s pt mâni (1w), .a.m.d., îns sfatul meu este s
folose ti aceea i m sur de timp pentru fiecare task i subtask.
Urm toarele patru task-uri structurate sunt Cerinte de performan , Software,

Hardware i Prototip. Evident, nici la acestea nu s-a stabilit o durat , aceasta fiind
calculat mai încolo de c tre Project, dup ce eviden iem task-urile structurate.
5.4. Eviden ierea task-urilor structurate

Pentru a eviden ia faptul c primul nivel din tabel este un task structurat, c ut m în
bara de instrumente butonul (indentare la dreapta) i îl ap s m dup ce select m toate
subtask-urile care vor apar ine task-ului structurat de pe primul nivel ca mai jos (selec ia
se face ca i în Excel, facând click pe al doilea task, apoi inând ap sat tasta Shift i
f când click pe ultimul task):
Dup ce ap s m butonul de indentare la dreapta va trebui s ob inem rezultatul

imaginii urm toare (primul nivel va avea un minus în stânga lui, fapt ce denot c este un
task structurat):
La fel proced m pentru urm toarele task-urile strucurate: select m cele 2 subtask-uri
(urm toarele 2) ale cerin elor de performan i le indent m la dreapta, la fel cu software
i urm toarele patru subtask-uri ale sale, task-ul hardware cu urm toarele 2 subtask-uri
ale sale, i task-ul prototip cu singurul subtask ramas. Rezultatul trebuie s arate astfel:
i astfel am structurat proiectul pe 3 nivele ierarhice, i dup cum se poate vedea,

Project a calculat automat durata task-urilor structurate în func ie de subtask-urile
acestora.
A a cum indent m (mut m) anumite task-uri mai la dreapta pentru a le

transforma în subtask-uri, le putem indenta i la stânga (în caz c gre im
undeva sau se modific structura proiectului).
6. Lec ia 3 – Conceptul de leg tur între dou activit i

6.1. Leg turi între activit ile unui proiect
S presupunem c avem mai multe activit i ce vor fi desf urate. Acestea nu se vor
desf ura neap rat simultan, ci unele dintre ele pot fi dependente de altele. S
presupunem c avem un proiect de management pentru organizarea unei petreceri. Printre
activit ile ce se vor desf ura se num r crearea unei liste cu persoanele invitate,
crearea i distribuirea invita iilor, cump rarea alimentelor i sucurilor pentru petrecere,
stabilirea datei i orei de începere a petrecerii, .a.m.d. A adar, nu putem în cazul acesta
s cump r m alimentele i sucurile pentru invita i fiindc nu tim câ i invita i vor fi, nu
putem stabili când începe petrecerea exact fiindc nu tim cât va dura crearea invita iilor,
distribuirea acestora, cump rarea alimentelor i sucurilor, .a.m.d. Dup cum vezi, exist
activit i care sunt dependente de altele, adic anumite activit i nu pot fi începute pân
nu se termin altele. Aici apare no iunea de leg tur între activit i (sau task-uri). Exist 4
tipuri de leg turi ce pot ap rea între 2 activit i:
Diagrama
Leg tur Cod Descriere
Gantt
Predecesorul se termin i
Finish-Start FS
începe urm torul
Start-Start SS Activit ile încep simultan
Finish-Finish FF Activit ile se termin simultan
Activitatea care începe

Start-Finish SF determin momentul termin rii
predecesorului
6.2. Numerotarea task-urilor i a subtask-urilor

Pentru a ata a numere de identificare a task-urilor i subtask-urilor alegem din meniul
Tools, elementul Options i va ap rea
fereastra de op iuni unde vom bifa op iunea
Show outline number ca în imaginea
al turat dup care d m ok i ne vor ap rea
task-urile numerotate în mod unic pentru
fiecare din ele ca în imaginea de mai jos:
7. Lec ia 4 – Structura ierarhic a proiectului

Pentru a întocmi structura ierarhic a proiectului a recomanda folosirea acelor noti e
galbene pe care le po i lipi pe un anumit suport. Pe fiecare noti vei scrie subtask-urile
doar, fiindc acestea se execut de fapt, nu task-urile strucurate. Dup ce scrii fiecare
subtask pe o noti , po i s lipe ti pe o coal alb în ordinea execu iei fiec rui subtask, dar
începând de la ultimul subtask pân la primul, dup care vei putea trasa cu un marker
s ge ile de leg tur în ierarhia subtask-urilor. Mai jos este ierarhia proiectului nostru:
Acum s explic cum am ajuns la structura ierarhic de mai sus. Gândind logic (de la
ultimul subtask pân la primul), pentru a integra software/hardware in cazul Sistemului
mobil de raportare, trebuie sa asamblam componentele hardware, îns pentru aceasta e
nevoie s cump r m componentele hardware pentru a avea ce asambla. În ce prive te
integrarea software, ne trebuie codul programului care a fost împ r it în dou module
pentru câte o echip de programatori. A adar, pentru integrarea software ne trebuie
Codul program A i Codul program B, îns codul acesta nu se poate realiza f r o
baz de date, iar baza de date nu poate fi realizat f r a gândi logica design-ului
software-ului (fiindc trebuie s existe logic în orice program sau baz de date). Dar,
pentru ca to i ace ti pa i s poat fi realiza i, trebuie s tim care sunt cerin ele de
performan ale utilizatorilor, iar pentru a ti acest lucru trebuie s interviev m
utilizatorii. i iat structura ierarhic a proiectului nostru.
8. Lec ia 5 – Crearea leg turilor între task-uri

Între activit i pot exista 4 tipuri de leg turi, care le-am enumerat la Lec ia 3, îns cel
mai folosit tip de leg tur este cel Finish-Start, adic o activitate va începe imediat ce se
termin o alt activitate. De asemeni, foarte folosit este i leg tura Start-Start, unde
dou activit i pot începe simultan. Celelalte dou leg turi r mase, Start-Finish i
Finish-Finish sunt de fapt cazuri particulare la primele dou . A adar, în proiectul nostru
mut m bara dintre tabel i diagrama Gantt spre dreapta pân putem vedea coloana
Predecessors în tabel, ca mai jos:
Dup cum putem vedea, Project asociaz fiec rui task i subtask un cod de
identificare în prima coloan a tabelului. Aceste coduri vor putea fi folosite pentru a
marca un predecesor în coloana Predecessors. A adar, întorcându-ne la proiectul nostru,
tim din structura ierarhic pe care am f cut-o mai devreme c Definirea cerin elor de
performan se poate face abia dup ce interviev m utilizatorii. A adar, pe linia
subtask-ului definirea cerin elor de performan vom scrie în coloana predecesorilor
codul liniei unde se afl subtask-ul intervievare utilizatori, adic 3 în cazul nostru. Iat
mai jos cum va ar ta tabelul:
Observ m de altfel c imediat ce am introdus predecesorul subtask-ului de definire a

cerin elor de performan , diagrama Gantt s-a modificat punând automat acest subtask-ul
mai la dreapta, pentru a marca faptul c definirea cerin elor de performan se poate
realiza decât dup ce interviev m utilizatorii. În continuare, tim c subtask-ul logica
design-ului va putea fi executat abia dup ce s-au definit cerin ele de performan , a adar
predecesorul acestui subtask va fi 4 i vom ob ine o leg tur Finish-Start. Dup cum
putem vedea în structura ierarhic întocmit mai devreme, dup ce definim cerin ele de
performan putem trece la subtask-ul cump rarea componentelor hardware, acesta
având ca predecesor, evident, tot 4. Aici se realizeaz prima noastr leg tur Start-Start,
fiindc logica design-ului poate fi realizat în timpul cump r rii componentelor
hardware. Mai departe, subtask-ul design-ul bazei de date poate fi realizat dup ce se
întocme te logica design-ului, a adar predecesorul pentru acest subtask este 6. Dup ce se
realizeaza design-ul bazei de date, se poate trece la crearea codului de program. Acesta
îns este împ r it pe dou echipe, minimizând astfel durata cre rii codului de program.
A adar, Codul program A se va realiza în acela i timp cu Codul program B, ambele
având acela i predecesor 7. Asamblarea hardware se va realiza dup ce se vor cump ra
componentele hardware, deci va avea ca predecesor 11. i în cele din urm , integrarea
software/hardware se va putea realiza abia dup ce se asambleaz hardware-ul i dup
ce se creaz codul program. A adar, aici vom avea 3 predecesori, 12, 8, i 9 pe care îi
vom scrie separa i prin “;”. Iat cum va ar ta tabelul final i diagrama Gantt:
Dup ce am determinat i introdus predecesorii subtask-urilor, i dup ce am ob inut

diagrama Gantt, putem vedea i durata de desf urare a proiectului în prima linie din
tabel, în cazul nostru fiind 16 zile. Bineîn eles, aceast durat ar putea fi afectat de mai
mul i factori, printre care lipsa de resurse, întârzieri ap rute pe parcursul desf ur rii
subtask-urilor, .a.m.d.
Barele negre din diagrama Gantt reprezint durata task-urilor structurate,

iar benzile albastre sunt subtask-urile. În acest mod putem vedea zilele
sau lunile în care se incep/termin anumite activit i.
9. Lec ia 6 – Drumul critic al proiectului

Drumul critic dintr-un proiect este alc tuit din toate activit ile care nu pot avea
întârzieri, iar orice întârziere care ar ap rea în aceste activit i ar duce la prelungirea
termenului de finalizare al proiectului. Project poate s determine care sunt aceste
activit i care formeaz drumul critic. Pentru aceasta, select m din meniul Format
op iunea Gantt Chart Wizard care va deschide un expert ce ne va ghida în determinarea
drumului critic. În acest expert ap s m Next i va ap rea urm toarea fereastra:
Aici vom bifa Critical path dup care ap s m Next. În fereastra care ne-a ap rut
acum suntem întreba i ce informa ii s afi m în diagrama Gantt (resurse, date, etc).
Bif m None, deoarece deocamdat nu dorim s afi eze nimic, neavând resurse, .a.m.d.
Dup ce mai ap s m Next, expertul ne întreab dac dorim s apar leg turile între task-
uri sau nu. L s m bifat op iunea Yes, ap s m Next, apoi Format it i în cele din urm
Exit Wizard. Iat cum va ar ta diagrama Gantt:
A adar, putem trage de aici concluzia c pot ap rea întârzieri în realizarea Codului
program B, în cump rarea componentelor hardware i în asamblarea hardware f r
a afecta în vreun fel durata proiectului, îns , dac una din aceste activit i dureaza mai
mult decât este disponibil, se va afecta durata proiecctului (despre acest caz voi vorbi în
alt lec ie). Restul activit ilor sunt critice i orice întârziere care ar ap rea în
desf urarea acestora poate afecta durata desf ur rii proiectului (poate decât s se
prelungeasc , fiindc durata calculat de Project pentru proiectul nostru este cea minim ).
10. Lec ia 7 – Sensibilitatea unui proiect

Una din marile probleme ale managementului unui proiect este sensibilitatea unui
proiect, adic probabilitatea ca drumul critic al proiectului s se schimbe, sau cu alte
cuvinte, probabilitatea ca proiectul s dureze mai mult decât a fost pl nuit. Pentru a
determina sensibilitatea unui proiect, trebuie s ne punem o întrebare: avem mai mult de
un singur drum critic în proiect ? Dac avem mai mult de un drum critic, cre te
posibilitatea ca dac unul din drumuri dureaz mai mult, celelalte s devin non-critice.
În cadrul proiectului nostru putem vedea c exist un singur drum critic dominant, a adar
avem de-a face cu o sensibilitate sc zut . Apoi mai trebuie s ne punem o întrebare: cum
r mâne cu activit ile non-critice ? Care e probabilitatea ca dac acestea ar dura mai mult
sau ar începe mai târziu decât a fost pl nuit s devin critice ? Pentru a r spunde la
aceast întrebare trebuie s afl m care este rezerva de timp (timp extra) care acestea o au
la dispozi ie pentru a se desf ura. Acest lucru îl afl m ducându-ne în meniu la View,
apoi din submeniul Table: Entry s select m Schedule. Acum vom muta la dreapta bara
care desparte tabelul de diagrama pân vom vedea toate coloanele ca mai jos:
Coloanele care ne intereseaz sunt Free Slack i Total Slack. Se observ c toate
task-urile critice (adic cele care formeaz drumul critic) au valoarea 0 în aceste coloane.
Coloana Free Slack reprezint cu cât poate fi întârziat un task f r a întârzia task-urile
succesoare (care depind de acesta) iar Total Slack reprezint cu cât poate fi întârziat un
task f r a întârzia proiectul. A adar, putem demonstra c acest proiect nu este foarte
sensibil (adic sunt mici ansele ca drumul critic s se schimbe) luând urm toarele cazuri
particulare:
Codul program B (9) este estimat a dura 3 zile, i putem vedea c poate avea
o întârziere de 2 zile, adic mai mult de 60%.
Asamblarea hardware (12) este estimat a dura o zi, i poate întârzia 7 zile!
11. Lec ia 8 – Întârzieri între activit i

Un alt caz posibil este apari ia (sau impunerea) unei întârzieri între dou activit i
consecutive (Finish-Start). S presupunem c poate ap rea o întârziere între
cump rarea componentelor hardware i asamblarea hardware. Pentru a realiza acest
lucru în Project, facem dublu click pe numele task-ului care va avea întârziere (în cazul
nostru succesorul, fiindc avem leg tur Finish-Start), adic pe asamblare hardware, i
vom vedea urm toarea fereastr :
Putem vedea în c su a din col ul din stânga al ferestrei cu numele task-ului, durata
mai la dreapta, iar sub aceste c su e putem vedea lista activit ilor de care depinde
(predecesorii), în acest caz cumpararea componentelor hardware. În aceast list vom
selecta coloana Lag i vom introduce durata întârzierii dintre aceste dou activit i, adic
3d (3 zile). De asemeni, în acest list putem modifica i tipul leg turii dintre activit i în
coloana Type selectând unul din cele patru tipuri puse la dispozi ie i definite în Lec ia 3.
Ap s m OK i vom vedea în diagrama Gantt cum subtask-ul asamblare hardware s-a
mutat mai la dreapta cu 3 zile.
12. Lec ia 9 – Diagrama re ea

În aceast lec ie vom putea vedea cum Project poate genera structura ierarhic pe care
am creat-o noi în Lec ia 4. Pentru a face acest lucru, în meniul View select m Network
Diagram i vom vedea urm toarea imagine:
Putem vedea acum o parte din schema ierarhic f cut de noi, doar c aici fiecare
“noti ” con ine i detaliile activit ii respective. Pentru a vedea toate activit ile, putem
derula zona de vizualizare cu s ge ile de pe marginea ferestrei. Bineîn eles, i aici
c su ele ro ii reprezint drumul critic, iar cele albastre drumul non-critic. Pentru a vedea
întreaga re ea, ne putem duce în meniu la View i select m Zoom, iar în fereastra ce va
ap rea vom selecta op iunea Entire Project dup care ap s m Ok. Iat rezultatul:
Putem vedea în stânga c su ele care nu au leg turi între ele, acestea fiind task-urile
structurate, iar cele cu leg turi între ele sunt, evident, subtask-rile. Evident, nu putem
în elege mare lucru fiindc Project a mic orat foarte mult c su ele dat fiind m rimea
structurii. Exist îns o mecherie: punând cursorul mouse-ului deasupra unei c su e,
acea c su se va m ri pentru a putea vedea detaliile (ca mai jos), iar dup ce mut m
cursorul mouse-ului în alt parte acea c su se va mic ora înapoi.
S zicem c nu avem nevoie de c su ele care reprezint task-urile structurate. Pentru a

sc pa de ele, alegem Options din meniul Tools, i debif m op iunea Show summary
task dup care ap s m Ok. Vom vedea c toate c su ele din stânga care nu aveau leg turi
între ele dispar din diagrama.
Un alt lucru pe care l-am mai dori este s putem muta c su ele cum vrem noi. Dac
încerc m acest lucru, vom vedea c în loc s se mi te, apare o nou c su , fiindc
Project consider c am vrut s creez un subtask nou dependent de acela.
Dac faci o gre eal , sau se întâmpl ceva neprev zut în cadrul
proiectului dintr-o manevr gre it , po i corecta ap sând Ctrl+Z, sau
selectând din meniul Edit op iunea Undo.
Pentru a permite mutarea c su elor, vom alege Layout din meniul Format. În
fereastra care ne apare, sus avem dou op iuni, Automatically position all boxes
(pozi ioneaz automat toate c su ele) i Allow manual box positioning (permite
pozi ionarea manual a c su elor). Vom bifa a doua op iune i vom ap sa Ok. Acum
pozi ion m mouse-ul pe marginea unei c su e (va trebui s se schimbe cursorul mouse-
ului într-un fel de s getu e negre), dup care putem muta c su a.
Un alt lucru care s-ar putea s nu ne plac sunt s ge ile de leg tur între c su e,
fiindc se suprapun. Pentru a schimba acest lucru, ne ducem iar la Layout din meniul
Format i bif m op iunea Straight. Acum vom vedea diagrama exact cum trebuie: cu
leg turile nesuprapuse, exact ca in structura ierarhic pe care am f cut-o i noi.
13. Lec ia 10 – Resursele proiectului

13.1. Tipuri de resurse
Odat ce ai nevoie s incluzi resurse în cadrul proiectului, trebuie s î i r spunzi la
urm toarele întreb ri:
De ce tipuri de resurse ai nevoie ?
De câte resurse ai nevoie ?
De unde po i lua aceste resurse ?
Cum determini costul proiectului ?
Resursele sunt de dou tipuri:

Resurse de munc – acestea termin activit ile în decursul timpului. Deobicei
aici intr oamenii i echipamentele.
Resurse materiale – acestea sunt stocuri i costuri de care este nevoie pentru a
termina proiectul.
În Project, ca i în realitate, oamenilor care alc tuiesc resursele de munc

li se pot atribui un program corespunz tor cu ore libere sau vacan e. De
asemeni, Project poate determina resursele suprasolicitate (cele c rora li
s-au atribuit prea multe activit i, sau prea pu in timp de desf urare).
13.2. Crearea stocului de resurse

Stocul de resurse reprezint totalitatea resurselor disponibile care pot fi alocate unei
activit i. Pentru a edita stocul de resurse, vom selecta din meniul View op iunea
Resource Sheet i vom vedea urm torul tabel:
Voi încerca s men in lucrurile cât mai simple, a adar, în acest tabel, pe coloana
Resource Name vom introduce 2 resurse: Inginer de design i Inginer Software.
Tabelul nostru va trebui s arate astfel:
A a cum se poate vedea în tabelul anterior, Project m soar o resurs în

procente (vezi coloana Max. Units).
Ca o interpretare în tabelul nostru de resurse, putem spune, de exemplu, c un singur

inginer de design î i poate aloca activit ilor asociate 100% din timpul s u. Dac am fi
dorit s avem 3 ingineri de design, am fi introdus la coloana Max. Units valoarea 300%.
Dac , de exemplu, avem 2 ingineri software din care unul lucreaz part-time (cu jum tate
de norm ), atunci am introduce valoarea 150% în coloana Max. Units.
De asemenea, putem atribui fiec rei resurse o ini ial pentru o identificare mai u oar
introducând în coloana Initials ini iala dorit , ca mai jos:
În cadrul proiectului nostru, dac avem 3 ingineri de design, ace tia pot executa
acelea i activit i în acela i timp, a adar nu îi putem diferen ia. Pentru a-i putea
diferen ia, putem introduce în loc de inginer de design numele unuia din ei, i pentru
ceilal i la fel, vom introduce câte un nume pentru fiecare în cadrul coloanei Resource
name. A adar, s zicem c mai adaug m 2 resurse în proiectul nostru, Ionescu i Teodor
i vom ob ine:
Astfel putem specifica ce resurs lucreaz part-time i ce resurs lucreaz full-time.

În cazul nostru, Teodor lucreaz part-time, iar Ionescu full-time. Dup cum po i vedea în
coloana Group am asociat un grup fiec ruia, ID de la Inginer de Design. A adar îi putem
identifica o resurs i dup grupul din care face parte, nu numai dup ini iale sau nume.
Acum îns , pentru proiectul nostru vom terge ultimele 2 resurse, i le vom l sa doar
pe primele. Cum putem terge o resurs ? Facem click dreapta pe num rul unic asociat
acesteia (valoarea din prima coloan a tabelului) i select m Delete Resource.
Stocul nostru de resurse va trebui s arate astfel:
Dup cum po i vedea, am ales 3 ingineri de design fiecare fiind pl tit cu 50 lei/or iar
orele extra se vor pl ti cu 1,5 lei/or . Mai avem 3 ingineri software care sunt pl ti i cu
100 lei/or , f r bonusuri pentru orele extra.
13.3. Alocarea resurselor pentru fiecare activitate

Acum ne vom întoarce la modul de vizualizare al diagramei Gantt ori f când click pe
a doua iconi de sus din panoul de vizualizare, ori selectând din meniul View op iunea
Gantt Chart. Vom selecta primul subtask (intervievare utilizatori) c ruia îi vom atribui
o resurs i vom ap sa în bara de instrumente butonul care are ca imagine doi oameni.
Dac nu g se ti acel buton, po i selecta din meniul Tools op iunea Assign Resources. Va
ap rea urm toarea fereastr :
Avem aici lista resurselor disponibile alc tuit din coloana cu numele resurselor, i
coloana Units unde vom introduce num rul de resurse alocate subtask-ului ales de noi. În
cazul nostru vom asocia 2 ingineri de design pentru a intervieva utilizatorii, a adar scriem
în coloana Units valoarea 200% (sau mai simplu, 200). Dup aceasta ap s m butonul
Assign. Dac se întâmpl s gre e ti sau s nu mai vrei s fie alocat o resurs unui
subtask, po i selecta în aceast fereastr resursa pe care vrei s o retragi i ape i butonul
Remove.
Acum, cu aceast fereastr înc deschis , facem click în tabelul de task-uri pe
urm torul subtask c ruia îi vom aloca o resurs , în cazul nostru Definirea cerin elor de
performan . Dup cum putem vedea din lista de resurse a fereastrei de mai sus a disp rut
valoarea unit ilor de resurse alocate de noi mai devreme. De ce ? Fiindc ne-am mutat la
un alt subtask care nu are nici o resurs asociat . Dac facem înapoi click pe subtask-ul
intervievare utilizatori, vom vedea c apare din nou valoarea 200 la inginer de design.
Revenind la subtask-ul Definirea cerin elor de performan , acestuia îi vom da 3 ingineri
de design (adic to i, fiindc doar trei avem în stocul de resurse). Mai departe vom aloca
subtask-urilor urm toarele resurse:
Logica design-ului 300% Inginer de design

200% Inginer de design,
Design-ul Bazei de date
200% Inginer software
Codul program A 200% Inginer software
Codul program B 200% Inginer software
Cump r componentele
100% Inginer de design
hardware
Asamblare hardware 200% Inginer de design
Integrare Sw/Hw 200% Inginer de design
Acum putem închide fereastra de alocare a resurselor ap sând Close. Dac tragem
bara desp r itoare dintre tabel i diagrama Gantt la dreapta pân vedem toate coloanele,
iat care va fi rezultatul:
Putem vedea în ultima coloan (Resource Names) numele resurselor alocate fiec rui
subtask cât i unit ile alocate din fiecare resurs . Se poate observa la subtask-ul cump r
componente hardware c nu apare num rul de unit i alocate din resursa respectiv .
Acest lucru se întâmpl fiindc am alocat decât un singur inginer de design (100%)
acestui subtask.
Acum s presupunem c mai e nevoie de înc 2 ingineri de software la ultimul
subtask de integrare software/hardware, a adar facem click pe butonul de alocare a
resurselor i introducem 200 la resursa inginer software. Iat rezultatul:
Cu siguran nu cred c ai observat c durata ultimului subtask acum a sc zut de la o

zi la o jum tate de zi (compar ultimele 2 imagini de pe aceast pagin i vei vedea). De
asemeni, ce nu ai mai observat este c dup ce aloc m resurse anumitor subtask-uri, i
durata de desf urare a proiectului scade, lucru normal de altfel, fiindc am alocat destule
resurse încât s scurt m durata proiectului. Una e când o activitate este realizat de o
persoan , i alta e când este realizat de mai multe persoane. Îns acest lucru nu este
mereu valabil, chiar dac Project a a presupune! Dac tim c durata unui task va r mâne
aceea i indiferent de câte resurse îi aloc m, putem s modific m în tabel durata task-ului
ignorând calculele f cute de Project. În cazul nostru vom scrie în loc de 0,5 days, 1d.
A adar, trebuie s ai mereu grij de dou aspecte când aloci resurse anumitor activit i:
durata activit ilor s fie corect
unit ile de resurse alocate s fie corect introduse
Dup cum putem vedea, duratele task-urilor i a subtask-urilor s-au modificat în

proiectul nostru, i vrem s nu se modifice. Modific i tu acum duratele task-urilor pe
baza imaginii de mai jos (aceast imagine este dintr-o lec ie anterioar ):
14. Lec ia 11 – Task-uri eveniment

Ce este un task eveniment ? Este un subtask care are ca durat valoarea 0, i care
marcheaz finalizarea unui task. Acest task eveniment este reprezentat cu un romb în
diagrama Gantt, i poate fi legat de alte task-uri sau subtask-uri a a cum leg m i
activit ile între ele. În proiectul nostru, de exemplu, un astfel de task eveniment este
terminarea subtask-ului definirea cerin elor de performan . Pentru a introduce un astfel
de task eveniment în proiectul nostru, select m celula care urmeaz dup subtask-ul care
finalizeaz task-ul structurat. În cazul nostru, task-ul eveniment va fi introdus dup
subtask-ul definirea cerin elor de performan , fiindc la finalizarea acestui subtask se
finalizeaz i task-ul structurat Cerin e de performan . A adar, pentru a putea introduce
task-ul eveniment, select m celula care urmeaz dup definirea cerin elor de
performan , în cazul nostru aceast celul fiind task-ul structurat Software, i ori
ap s m tasta Ins de la tastatur , ori alegem din meniul Insert op iunea New Task. Iat
cum va ar ta tabelul:
În celula nou introdus vom scrie la numele task-ului Finalizare cerin e de

performan , iar în coloana de durat a task-ului vom scrie 0 iar la coloana Start vom
selecta data de începere a proiectului (cea de pe primul nivel). Rezultatul va trebui s
arate astfel:
Dup cum po i vedea în diagrama Gantt, a ap rut rombul care reprezint task-ul
eveniment tocmai creat care înc nu este legat de nici o activitate. Cum leg m acest task
eveniment de ultimul subtask care finalizeaz task-ul structurat Cerin e de performan ?
tim c , fiind un eveniment, trebuie s apar dup ce se finalizeaz ultimul subtask
(definirea cerin elor de performan ), a adar predecesorul task-ului eveniment va fi 4.
Iat cum va ar ta diagrama Gantt dup crearea leg turii:
De asemenea, subtask-urile care erau înainte legate de predecesorul 4 acum vor fi

legate de 5 (adic de task-ul eveniment) ca în imaginea de mai jos:
15. Lec ia 12 – Definirea vacan elor i a s rb torilor

Evident, ca i în via a real , trebuie s asociem resurselor de munc (oamenii)
anumite zile în care vor fi liberi (zile de s rb tori, de vacan , etc). Pentru a face acest
lucru, select m din meniul Tools op iunea Change Working Time i vom vedea
urm toarea fereastr :
Putem vedea o list ascuns sus în fereastr unde este selectat implicit calendarul
standard de proiect, în care se presupune c oamenii lucreaz de luni pân vineri, de la
8:00 diminea a pân la 12:00 dup -amiaza, i de la 13:00 pân la 17:00 seara. A adar, s
lu m un exemplu de zi liber în care se presupune c nu se va lucra: 1 Mai, Ziua Muncii.
Ap s m pe s geata de jos din bara de derulare a calendarului pentru a ne muta în calendar
la luna Mai, select m ziua de 1, iar în dreapta ferestrei putem vedea 3 op iuni de unde
vom alege pe cea din mijloc, Nonworking time spunând astfel lui Project c de 1 Mai nu
se va lucra în cadrul proiectului nostru:
La fel putem da liber de 25 Decembrie, de Cr ciun, .a.m.d, dup care ap s m Ok.
Trebuie re inut c aceste modific ri în cadrul calendarului nu vor fi

acelea i în fiecare an, a adar, dac dore ti s dai liber de Cr ciun în fiecare
an, va trebui s derulezi în jos calendarul i s specifici ca va fi liber în
fiecare Decembrie a urm torilor ani f când modific rile anterioare.
Po i modifica pân i intervalul de ore în care se va lucra în anumite zile,

editând pur i simplu orele din dreapta ferestrei. La fel po i seta ca
anumite sâmbete s se lucreze, .a.m.d.
Dac dore ti s dai liber în toate zilele de vineri din cadrul unei luni, po i
selecta coloana cu ini iala zilei (F de la Friday în cazul acesta), i po i
schimba s fie zi liber , aplicându-se pentru fiecare zi de vineri. De
asemeni, po i selecta mai multe zile inând ap sat tasta Ctrl.
16. Lec ia 13 – Tehnici de printare a proiectului

16.1. Printarea diagramei re ea
Project are tendin a s printeze mai multe pagini decât este nevoie, a a c î i voi ar ta
cum s printezi mai eficient i mai pe în elesul tuturor. De exemplu, s zicem c vrei s
printezi diagrama re ea a proiectului (cea mic orat de noi cu c su ele acelea care le
f cusem s le putem mi ca). Select m a adar din meniul View op iunea Network
Diagram dup care vom selecta din meniul File op iunea Print Preview pentru a vedea
câte pagini vor fi printate din diagrama noastr . Ne va ap rea urm toarea fereastr :
Dup cum observ m din bara de stare (cea din josul ferestrei), ce vedem noi este
prima pagin dintr-un total de 3 pagini care vor fi printate. Nu ne convine, a a c ap s m
pe butonul Page Setup aflat sus în fereastr , i ne va ap rea fereastra de set ri ale paginii
unde în campul Adjust to vom alege 55% pentru a mic ora totul dup care ap s m
butonul Print Preview i iat rezultatul:
Acum ne-au r mas decât dou pagini, una cu diagrama re ea, iar cealalt cu legenda. În
loc s fi modificat acea valoare, puteam mult mai simplu s bif m a doua op iune din
fereastra Page Setup, adic op iunea Fit to, unde l sam valorile implicite (1 i 1), i am
fi ob inut o încadrare perfect într-o pagin a diagramei. A adar, metoda a doua este cea
mai potrivit pentru încadrare perfect în pagin .
16.2. Printarea diagramei Gantt i/sau a tabelului de task-uri

Pentru a printa atât tabelul de task-uri cât i diagrama Gantt, vom selecta Print
Preview din meniul File i vom vedea rezultatul print rii într-o alt fereastr . Dac îns
dorim s print m decât tabelul de task-uri, vom trage bara desp r itoare dintre tabel i
diagrama la dreapta exact pân în bara de derulare vertical pentru a nu mai vedea deloc
diagrama Gantt, dup care vom da iar Print Preview i vom vedea c în fereastra cu
rezultatul print rii se afl doar tabelul de task-uri. Dac vrem îns s print m diagrama
Gantt i task-urile proiectului, tragem acea bar desp r itoare exact la cap tul drept al
coloanei Task Name, iar în fereastra Print Preview vom ob ine exact ce am dorit. Dar,
tot mai e o mic problem : legenda ne apare pe o alt pagin , iar noi dorim ca legenda s
apar pe aceea i pagin cu diagrama. Pentru a face acest lucru, ap s m butonul Print
Preview, alegem eticheta Legend din partea de sus a ferestrei, i vom bifa op iunea
Every page din sec iunea Legend on a ferestrei. Dac d m Ok, vom vedea c acum
legenda apare pe aceea i pagin cu diagrama, i totul este doar pe o singur pagin ,
a adar am f cut atât economie de foaie, cât i de tu .
Întotdeauna s verifici rezultatul print rii din meniul File –> Print
Preview înainte de a începe s printezi.
16.3. Setarea antetului i a subsolului unei pagini

Cel mai indicat este ca orice pagin printat s aib un text de antet i subsol. Pentru a
seta aceste texte, ne ducem la Page Setup din meniul File, iar în partea de sus a ferestrei
care apare vom vedea ni te etichete (mai multe butoane al turate) ca în imaginea de mai
jos:
Vom selecta eticheta Header pentru a seta antetul, iar al doilea câmp de text putem
introduce textul care va ap rea în fiecare antet al paginilor printate. Mai mult de atât,
putem seta textul din mijlocul antetului selectând eticheta Center, apoi selectând eticheta
Left vom putea seta textul din stânga antetului, i la fel putem seta i in dreapta antetului.
De exemplu, am putea scrie în stânga antetului num rul de pagin (selectând eticheta
Left dup care ape i butonul Add din dreptul listei ascunse cu Page Number), iar în
mijlocul antetului putem scrie numele proiectului (selectând eticheta Center i scriind
numele proiectului în câmpul de editare). Iat cum va ar ta fereastra dup ce vom face
aceste lucruri:
În câmpul Preview putem vedea rezultatul la printare, i a a cum ne a teptam, în stânga

paginii apare num rul paginii (1), iar pe mijloc numele proiectului. Vom proceda în
acela i mod pentru setarea textului din subsolul paginii, doar c va trebui s select m
eticheta Footer. De asemeni, în cadrul acestei ferestre avem butonul Print Preview care
ne va ar ta pagina întreag dup printare.
17. Lec ia 14 – Schimbarea tipului de task folosit

Project ofer trei tipuri de task-uri cu care poate calcula mai exact durata proiectului
în func ie de resursele asociate. Aceste trei tipuri sunt:
Unit i fixe (Fixed Units)
Munc fix (Fixed Work)
Durat fix (Fixed Duration)
Pentru primul tip de task Project va recalcula munca i durata de fiecare dat când
este necesar, îns unit ile de munc vor r mâne fixe. Asem n tor, în task-urile cu durat
fix , dac unit ile sunt schimbate, munca va fi recalculat corespunz tor. Tipul implicit
de task este cel cu unit i fixe.
Pentru a schimba tipul de task folosit într-un proiect, select m Options din meniul
Tools, iar în fereastra ce va ap rea vom selecta eticheta Schedule. În ultima list ascuns
(Default task type) vom selecta tipul de task ce va fi folosit în proiect.
18. Lec ia 15 – Resurse supraalocate

18.1. Moduri de determinare a resurselor supraalocate
Dup ce aloc m resurse unui proiect, este bine s verific m dac exist anumite
resurse supraalocate. Ce înseamn c o resurs este supraalocat ? Înseamn c acesteia i
s-a atribuit mai mult munc decât poate executa, a fost atribuit la prea multe activit i,
.a.m.d.
Pentru a vedea care resurse sunt supraalocate, vom selecta Resource Sheet din
meniul View pentru a vedea stocul de resurse. Iat care va fi rezultatul în cazul
proiectului nostru:
Ambele tipuri de resurse sunt marcate cu ro u spunându-ne astfel c aceste resurse

sunt supraalocate. Pentru a afla mai multe detalii, vom alege Resource Graph din meniul
View i iat ce vom vedea:
Aici putem vedea pentru fiecare tip de resurs când este supraalocat . În imaginea de mai
sus putem observa c între 17 aprilile 2006 i 21 aprilile 2006 este nevoie decât de 2
inginerii de design. Îns pe 25 aprilie 2006 este nevoie de înc un inginer de design, iar în
ziua urm toare este nevoie de înc 2 ingineri de design, resurse de care nu dispunem,
.a.m.d. Pentru a vedea graficul de supraalocare pentru inginerii de software, facem click
pe s geata din dreapta a panoului din stânga, cel cu legenda, i iat rezultatul:
În cazul inginerilor de software, putem vedea c în perioada 2 mai 2006 – 4 mai 2006 mai
este nevoie de câte un inginer de software, .a.m.d.
Mai exist un alt mod de vizualizare al resurselor supraalocate mult mai detaliat.
Pentru acesta vom selecta din meniul View op iunea Resource Usage.
Aici nu numai c putem vedea i activit ile, dar putem vedea exact timpul de lucru
(valorile negre), timpul de care mai este nevoie (valorile rosii), i putem de asemenea s
vedem ce resurse sunt asociate fiec rui task. Acest mod de vizualizare este cel mai util în
caz c dorim mai multe detalii. Dac vrem s determin m rapid ce resurse sunt
supraalocate, putem opta la varianta a doua, cea cu graficul de alocare al resurselor.
Pentru a rezolva probelma supraaloc rii avem 3 op iuni: ori întârziem un

task, ori împ r im un task pe mai multe zile sau resurse, ori în cel mai r u
caz (din punct de vedere al costului) facem rost de noi resurse pentru a le
aloca proiectului.
18.2. Rezolvarea problemei de supraalocare

Metoda cea mai automatizat de rezolvare a acestei probleme este metoda nivel rii.
Nivelarea se poate face in dou variante: nivelare f r a extinderii duratei proiectului, i
nivelare cu extindere a duratei. Pentru prima variant select m Level Resources din
meniul Tools, i vom vedea urm toarea fereastr :
Aici avem mai multe op iuni, iar pe noi ne intereseaz momentan s putem rezolva
supraalocarea f r a extinde durata proiectului, a adar bif m prima op iune din cele 4 de
jos, Level only within available slack, adic nivelarea va produce eventuale întârzieri
ale task-ului încât s nu fie dep it rezerva de timp disponibil , i deci f r a întârzia
proiectul. Apoi ap s m butonul Level Now dup care vom fi întreba i dac nivel m
întregul stoc de resurse, sau doar resursele selectate. Pe noi ne intereseaz întregul stoc,
a adar l s m prima op iune bifat , i d m OK. Dup cum vom observa, proiectul nu mai
are acum resurse supraalocate, acestea fiind distribuite optim încât s nu fie întârziat
proiectul. Dac îns ar fi fost imposibil s nivel m resursele f r s întârziem proiectul,
am fi primit o eroare cum c nu se poate, i am fi ap sat în fereastra acelei erori butonul
Skip All, i am fi observat eventual o nivelare slab , adic nu toate resursele ar fi fost
nivelate. În acest caz, fiindc am fi r mas cu resurse supraalocate, am fi deschis fereastra
de mai sus înc odat , am fi debifat prima op iune din cele 4, i am fi ap sat din nou
butonul Level Now, dup care am fi observat c nivelarea a avut succes îns proiectul ar
fi avut o durat de desf urare mai mare.
A adar, dac durata proiectului este critic vom folosi nivelarea f r extinderea
duratei proiectului, dac ar fi fost posibil , iar dac nu, am fi recurs la a doua variant .
Dac îns ne-am fi permis o extindere a duratei proiectului, am fi putut alege de la
început varianta a doua. De asemeni, am fi putut rezolva problema supraaloc rii manual,
alocând noi resurse activit ilor la care ar fi fost nevoie, îns cu costuri suplimentare.
Decizia î i apar ine, fiindc în asta const managementul proiectelor: în decizii.
19. Lec ia 16 – Detaliile financiare ale resurselor

19.1. Introducerea datelor financiare pentru fiecare resurs
Pentru a atribui un anumit salariu i un anumit mod de plat al salariului, i alte
detalii de genul, va trebui s edit m stocul de resurse. A adar, select m Resource Sheet
din meniul View, i va ap rea stocul de resurse.
În acest tabel ne intereseaz coloanele de la Std. Rate pân la ultima. S le explic pe

rând:
Std. Rate – aici se va introduce salariul. Dac acesta este calculat pe or de
lucru, se introduce xx/hr iar dac este calculat pe an, se introduce xx/yr.
Ovt. Rate – cu cât va fi pl tit resursa de munc pentru orele lucrate în plus.
La fel, valoarea poate fi exprimat în ore, zile, etc.
Cost/Use – în caz c o resurs de munc ofer i servicii de constulan , sau
alte servicii de genul, aici specific m cât cere acea persoan pentru acele
servicii (deobicei se las 0 aici).
Accrue At – tipul de plat . Se poate alege Start (plata la început), End (plata
la sfâr it) sau Prorated (plata pe mai multe rate).
Base Calendar – tipul de calendar al resursei. Poate fi cel standard, unul
definit de noi, .a.m.d. Vezi Lec ia 12 pentru mai multe detalii.
A adar, în proiectul nostru vom atribui resurselor valorile din imaginea de mai sus
pentru fiecare coloan descris anterior.
19.2. Determinarea costului fiec rui task i a costului total

Pentru a afla costurile de realizare ale fiec rui task, subtask, i chiar costul total al
proiectului, vom selecta din submeniul Table al meniul View op iunea Summary. Iat
rezultatul pentru proiectul nostru:
A adar, pentru terminarea proiectului putem vedea c este acum nevoie de 17 zile
(fiindc am schimbat programul de lucru la o resurs ) i va avea un cost total de
19.661,54 lei.
Pentru a afla costul total pentru utilizarea resurselor, vom selecta Resource Sheet din
meniul View, iar apoi din acela i meniu vom selecta op iunea Cost din submeniul Table.
20. Lec ia 17 – Generarea rapoartelor

Pentru a genera un raport, select m Reports din meniul View, i vom vedea
Aici sunt enumerate câteva din cele mai folosite tipuri de rapoarte, iar pentru mai multe
tipuri de rapoarte vei selecta iconi a Custom. Printre rapoartele cele mai folosite sunt cele
de date generale, de activit ile unui proiect, costurile proiectului, resursele proiectului,
.a.m.d. Deocamdat s select m iconi a Costs, fiindc vrem un raport cu detaliile despre
costurile activit ilor i a proiectului, i ap s m butonul Select. Ne va ap rea înc o list
de iconi e cu mai multe subtipuri de rapoarte referitoare la costuri, din care o vom alege
pe prima, Cash Flow i ap s m Select. Iat cum va ar ta raportul:
Putem vedea în acest raport atât activit ile proiectului, cât i costurile necesare pentru
fiecare task grupate pe s pt mâni. În ultima coloan putem vedea totalurile task-urilor
structurate, iar pe ultimul rând din ultima coloan se afl costul total al proiectului.
Dac proiectul îns ar fi durat mai mult decât 5 s pt mâni, poate c nu ne-am dori s
vedem costurile s pt mânale, ci lunare, de exemplu. Pentru a schimba acest lucru, vom
ap sa Close în fereastra cu raportul, dup care ne va ap rea din nou fereastra de alegere a
tipului de raport. De data aceasta vom alege iconi a Custom, ap s m Select, i va ap rea
o nou fereastr cu o list a tuturor rapoartelor. Din aceast list vom selecta Cash Flow,
apoi ap s m butonul Edit i se va deschide fereastra de mai jos:
Aici putem vedea c putem schimba unitatea de timp implicit selectând Months în
loc de Weeks. Putem, de asemenea, s sort m elementele raportului în fun ie de anumite
criterii, i multe altele. Dup ce am schimbat unitatea de timp pentru raport, ap s m OK,
vom reveni la fereastra cu lista rapoartelor în care ap s m Preview i vom vedea noul
raport dar cu costurile pe luni.
21. Lec ia 18 – Task-uri recurente

La fel cum introducem un task simplu putem introduce de asemenea i un task
recurent. Ce este un task recurent ? Este un task care se repet la un anumit interval în
timpul desf ur rii proiectului. De exemplu, la o firm de construc ii care lucreaz la un
proiect de dimensiuni mari este nevoie de foarte mult beton. Acest beton, evident, nu se
va aduce tot deodat , ci cate pu in în mod repetat, s zicem odat pe zi. Acesta este un
task recurent! Evident, i acesta poate fi legat de alte task-uri sau subtask-uri, fiindc , de
exemplu, acea firm de construc ii ar avea nevoie de beton abia dup terminarea unui
anumit task, a adar, dup ce se va termina acel task, va incepe transportul zilnic de beton.
S presupunem c în exemplul nostru cu sistemul mobil de raportare vom avea
nevoie de vizita unui constultant expert în sisteme software odat la trei zile pentru a
verifica proiectul i stadiul în care s-a ajuns. A adar, vom introduce un task recurent
Contultan care se va repeta odat la trei zile. Pentru a face acest lucru, select m task-ul
structurat Cerin e de performan i select m Recurring Task din meniul Insert
moment în care ne va ap rea urm toarea fereastr :
Aici vom introduce informa iile referitoare la task-ul recurent. În primul rând va avea
numele Consultan , durata de o zi fiind o vizita la 3 zile. Alegem în stânga op iunea
Daily, iar în lista ascuns ce urmeaz mai la dreapta select m Every 3rd i vom bifa
op iunea Workday din dreapta listei ascunse. De ce ? Fiindc vrem ca acesta s vin doar
în zilele lucr toare. Dac bifam op iunea Day, s-ar fi presupus c acea persoan venea
chiar mai des decât odat la 3 zile pentru a recupera zilele de weekend în care nu se
lucreaz în cadrul proiectului nostru. Ap s m OK i iat rezultatul:
Evident c acel consultant cere bani pentru vizitele f cute i pentru informa iile pe care
le-ar putea da cu privire la proiect i progresul proiectului. A adar trebuie s aloc m o
resurs nou special pentru acest task. Nu voi face acest lucru, fiindc se procedeaz la
fel ca în Lec ia 10.
Când introduci un task recurent în proiect trebuie s ai grij ca acest task s

fie executat în func ie de calendarul resurselor, asta dac a a impune
proiectul.
22. Lec ia 19 – Sortarea, gruparea i filtrarea informa iilor

Pentru fiecare tip de vizualizare pus la dispozi ie, Project ne ofer înc o modalitate
de a organiza informa iile: sortarea, gruparea i filtrarea. Dac ni se va cere s print m un
raport cu structura de task-uri a proiectului ordonat cresc tor dup cost, vom face o
sortare. Dac ni se va cere s print m toate task-urile în func ie de prioritatea acestora,
vom face o grupare, iar dac ni se vor cere doar task-urile critice cu diagrama Gantt, vom
face o filtrare. Iar fiecare dintre aceste trei func ii se pot aplica la aproape toate modurile
de vizualizare ale proiectului.
22.1. Sortarea informa iilor

În cazul proiectului nostru s presupunem c ni se cere s afi m structura task-urilor
ordonat dup cost. Ne asigur m c suntem în modul de vizualizare al diagramei Gantt, i
ne ducem în meniul Project, alegem submeniul Sort i select m op iunea by Cost. Vom
vedea c tabelul de task-uri s-a ordonat dup cost, chiar dac nu putem vedea costul
fiec rui task. Pentru a vedea costul ne ducem la meniul View în submeniul Table i
alegem Cost. Vom observa c sortarea s-a f cut descresc tor dup cost. Dac dorim s fie
cresc tor, alegem din meniul Project –> Sort op iunea Sort by i ne va ap rea o fereastr
cu trei liste ascunse i câte dou op iuni pentru fiecare.
Select m în prima list Cost i bif m op iunea Ascending dup care ap s m OK. Acum
vom vedea task-urile în ordine cresc toare dup cost.
Alte op iuni de sortare puse la dispozi ie sunt dup Data de începere a unui task,
Data de sfâr ire a unui task, dup prioritatea unui task, .a.m.d. Dar pentru sort ri mai
avansate, vom folosi op iunea Sort by pentru a edita în fereastra de mai sus exact dup ce
vrem s sort m i cum.
22.2. Gruparea informa iilor

Pentru a grupa task-urile în task-uri critice i non-critice, fiind înc în modul de
vizualizare Gantt, alegem din Project –> Group by op iunea Critical i iat rezultatul
grup rii:
Ca i la sortare, avem i aici mai multe op iuni implicite de grupare (dup durat ,
durat i prioritate, task-uri eveniment, etc.), îns pentru o mai complex grupare, vom
alege din meniul Project –> Group by op iunea Customize Group, i vom vedea
Aici putem introduce toate criteriile dup care se va face gruparea. Ca un exemplu, în
fereastra de mai sus am introdus s se fac o grupare dup task-urile critice i non-critice,
iar pentru fiecare tip de task, o alt grupare dup cost, sortat cresc tor. Iat rezultatul:
Putem vedea c bara galben indic cele dou grupuri de task-uri, critice i non-critice,
iar bara gri indic grupurile de task-uri care au un anumit cost (400 lei, 800 lei, etc).
22.3. Filtrarea informa iilor

Ce înseamn filtrare ? Filtrarea presupune eliminarea informa iilor care nu apar in
anumitor criterii. De exemplu, putem face o filtrare dup task-urile critice, ob inând astfel
o list doar cu task-urile critice, cele non-critice fiind eliminate (nu i fizic, ci doar
temporar). A adar, în proiectul nostru dezactiv m gruparea selectând din meniul Project
–> Group by op iunea No Group, revenind la modul de vizualizare Gantt. Acum vom
selecta din meniul Project –> Filter for op iunea Critical. Iat rezultatul:
Putem vedea c au disp rut task-urile non-critice doar privind diagrama Gantt, care ne
arat doar task-urile critice. Pentru a elimina filtrul, select m din acela i meniu Project –
> Filter for op iunea All Tasks reafi ând toate task-urile. Prin op iunile de filtrare
implicite putem g si filtrarea dup task-uri evenimente, filtrarea task-urilor care încep i
se termin într-un anumit interval, care folosesc anumite resurse, .a.m.d. i aici putem,
evident, s alc tuim filtrele noastre personalizate. Pentru a face acest lucru, select m din
meniul Project –> Filter for op iunea More filters i va ap rea o fereastr cu o list
m ricic de filtre disponibile. Pentru a crea un nou filtru, ap s m butonul New, i va
ap rea o fereastr ca mai jos:
Nu voi insista pe implementarea unui filtru, ci voi explica ce filtru am creat i cum în
fereastra anterioar . Mai sus am introdus un nume de filtru care va descrie filtrul nostru,
am bifat Show in menu pentru a introduce acest filtru în lista de filtre implicite din
cadrul submeniului Filter for, iar în tabelul de mai jos am introdus dou linii astfel:
Am selectat din prima lista ascuns elementul Critical i am specificat ca acesta
s fie egal cu Yes selectând op iunea equals, f când astfel s afi m toate task-
urile critice.
Apoi am selectat And din prima coloan fiindc mai impunem o condi ie: task-
urile s se execute dup o anumit dat . A adar, am selectat Created din coloana
Field Name pentru c ne intereseaz când a fost creat task-ul, în coloana Test am
ales is greater than or equal to (adic mai mare sau egal) pentru c dorim ca
task-ul s inceap dup o anumit dat , iar în ultima coloan am introdus o
valoare parametrizat . Aceast valoare parametrizat ne permite s afi m o
fereastr la selectarea filtrului, în care utilizatorul poate introduce o valoare. În
cazul nostru am specificat între ghilimele ce mesaj s apar utilizatorului în acea
fereastr i dup ghilimele am specificat operatorul ? pentru ca Project s tie c
este o valoare parametrizat . Ap s m OK, Close la fereastra de filtre, iar din
meniul Project –> Filter for vom alege filtrul tocmai creat de noi, Critice dup o
anumit perioad , i vom vedea urm toarea fereastr :
În aceast fereastr vom introduce o dat dup care vrem s vedem task-urile critice,
dup care ap s m OK i dac am introdus bine data, vom vedea task-urile critice care au
început dup acea dat introdus .
Dup cum am spus, nu insist pe aceast parte a filtrelor (mai ales fiindc avem deja
destule la dispozi ie în lista de filtre disponibile din fereastra More filters).
Este bine de tiut c toate aceste trei opera ii (sortare, grupare i filtrare)
pot fi combinate în func ie de cerin e. A adar putem face o sortare a unor
grup ri asupra datelor ob inute dintr-un filtru.
23. Lec ia 20 – Mai mult informa ie

23.1. Modul dual de vizualizare
Avem în Project o op iune de a putea vedea tabelul de task-uri cu diagrama Gantt i
informa iile despre resursele alocate fiec rui task. Vom face click dreapta pe diagrama
Gantt (într-o zon neocupat de vreun task) i vom alege din meniu ultima op iune, Split.
Vom vedea urm toarea schimbare:
Putem vedea c fereastra a fost împ r it în dou , sus având modul de vizualizare Gantt
iar jos modul de vizualizare al Resurselor i predecesorilor acestora. F când click pe un
subtask putem vedea cum se modific informa iile din panoul de jos. În fereastra de mai
sus am f cut click pe subtask-ul definirea cerin elor de performan , i putem vedea jos
ce resurse au fost alocate acestui subtask in lista din stânga, iar în lista din dreapta putem
vedea subtask-urile predecesoare, de care depinde subtask-ul selectat.
Pe lâng faptul c putem vedea mai multe informa ii deodat , putem de asemenea s
modific m resursele alocate cât i leg turile acestui subtask (predecesorul, tipul leg turii,
cu cât va întârzia).
F când click dreapta pe partea gri din partea dreapt a celei de-a doua liste, vom
vedea un meniu de unde putem alege tipul de vizualizare al resurselor task-urilor
selectate. În imaginea de mai sus ne afl m în modul de vizualizare Resources &
Predecessors. Putem alege, de asemenea, s vedem orarul resurselor alocate task-ului
(Resource Schedule), costul acestora (Resources Cost), .a.m.d.
Dac facem click pe partea inferioar (în zona gri din dreapta) vom face din acest
panou inferior, panoul curent. La ce bun ? P i acum putem selecta din meniul View tipul
de vizualizare din panoul inferior. Selectând Resource Graph putem vedea graficul de
lucru al resurselor asociate doar task-ului selectat din tabel, ca în imaginea urm toare:
Cum facem s sc p m de panoul inferior ? Simplu: la fel cum am f cut ca acesta s

apar . Facem click dreapta pe diagrama Gantt i vom alege Remove Split. Dac îns nu
te afli în modul de vizualizare al diagramei Gantt, te po i folosi de meniul Window unde
ai acelea i op iuni: Split sau Remove Split.
23.2. Modificarea unit ii de timp folosit în diagrama Gantt

Am v zut cum putem modifica unitatea de timp într-un raport, dar cum putem
modifica unitatea de timp a diagramei Gantt ? Avem dou motive pentru care am dori
modificarea unit ii de timp: dorim s vedem întreaga diagram a proiectului f r a o
derula, sau avem nevoie de mai multe detalii (sau mai pu ine).
Dac avem un proiect de dimensiuni considerabile, am putea încadra întreaga
diagrama în acea mic fereastr a diagramei. Cum ? Vom face click dreapta pe bara
unit ii de timp a diagramei (cea cu ini ialele zilei, etc.) i vom alege Zoom. Din fereastra
care va ap rea vom bifa op iunea Entire Project dup care ap s m OK. Rezultatul ?
Unitatea de timp de afi are a diagramei se va m ri (sau mic ora) a a încât s putem vedea
întreaga diagrama.
Pentru a schimba unitatea de timp folosit în afi area diagramei, ori facem click
dreapta pe bara unit ii de timp i alegem Timescale, ori select m op iunea cu acela i
nume din meniul Format. Ne va ap rea urm toarea fereastr :
În prima list ascuns (Units) din aceast fereastr putem stabili care va fi unitatea de
timp implicit care se va folosi în diagram . Putem schimba s afi m pe luni, pe
trimestre, pe semestre, zile, ore, minute, etc. În urm toarea list (Label) putem alege
modul de afi are al datei în fun ie de preferin ele fiec ruia, putem de altfel s o i aliniem
la stânga, dreapta sau pe mijloc (în lista de dedesubt), iar în lista Show putem alege pe
câte nivele va fi reprezentat unitatea de timp.
23.3. Inserarea unei alte coloane de informa ii în tabelul de task-uri

Dac vrem s afi m mai multe informa ii în tabelul de task-uri al modului de
vizualizare Gantt, nu trebuie decât s facem click dreapta pe capul de tabel pe una din
coloane i s alegem Insert Column, sau selectând din meniul Insert op iunea cu acela i
nume. A adar, s presupunem c vrem s inser m în tabel coloana Cost pentru a putea
vedea costul fiec rui task f r a schimba modul de vizualizare. Dup ce select m Insert
Column, vom vedea urm toarea fereastr :
Aici vom alege din prima list
ascuns coloana pe care vrem s
o includem în tabel, în cazul
nostru fiind Cost, specific m
titlul coloanei (titlul din capul de
tabel) sau l s m gol iar titlul va fi
cel din prima list ascuns . Apoi
putem s alegem alinierea titlului
cât i a valorilor din coloan ,
dup care ap s m OK i iat care
va fi rezultatul:
23.4. Noti e despre task-uri

Oric rui task i se pot asocia anumite noti e care nu pot fi descrise în alt parte. La ce
ne folosesc astfel de noti e ? Poate c vom da acest proiect realizat în Project unei alte
persoane care va analiza proiectul, i aceasta va avea nevoie de anumite informa ii la
fiecare task pentru a ti exact ce reprezint acel task. S zicem c o astfel persoan nu ar
în elege ce e cu task-urile Codul program A i Codul program B. Vom selecta unul din
aceste dou subtask-uri, vom face click dreapta pe el i vom selecta Task Notes din
meniu. Ne va ap rea fereastra de informa ii ale task-ului, îns cu eticheta Notes selectat .
Aici vom introduce un text descriptiv despre acest task, gen “Codul program este împ r it
în dou module A i B fiind realizat de dou echipe”. Ap s m OK i vom vedea c în
prima coloan în dreptul subtask-ului a ap rut o imagine cu o noti galben . V zând
acea imagine, vom ti c task-ul respectiv are anumite informa ii, i pentru a accesa acele
informa ii proced m la fel: click dreapta pe task i select m Task Notes.
23.5. Task-uri cu referin e

Pe lâng noti e, task-urile pot re ine i adrese de internet, scurt turi la modurile de
vizualizare, .a.m.d. S zicem c echipa A care realizeaz codul program A are un site pe
internet i dorim s putem accesa siteul cu ajutorul lui Project. Vom face click dreapta pe
codul program A i vom alege ultima op iune, Hyperlink. Ne va ap rea urm toarea
fereastr :
În aceast fereastr putem asocia subtask-ului o referin la un fi ier extern sau o adres
de internet, la un mod de vizualizare Project, putem crea un nou document Project sau
putem asocia o adres de e-mail. Deocamdat vom introduce în câmpul de text de jos la
Address o adres de internet, s zicem http://www.echipaA.ro. Ap s m OK i vom vedea
c în prima coloan în dreptul subtask-ului a ap rut o imagine care ne spune c acest
subtask are o referin la ceva. Acum, dac facem click pe acea imagine ni se va deschide
browser-ul de internet la site-ul introdus de noi.
Acum s alegem alt task sau subtask, s zicem asamblare hardware. Vrem s îi
asociem o referin la modul de vizualizare Resource Graph pentru a vedea graficul
resurselor alocate. Facem click dreapta pe subtask, alegem Hyperlink i în panoul din
stânga vom selecta Place in This Document, adic al doilea buton de sus. Ne va ap rea o
list cu toate modurile de vizualizare, din care noi vom alege Resource Graph i ap s m
OK. Acum, dac vom face click pe imaginea din dreptul subtask-ului, vom vedea c se
schimb modul de vizualizare exact a a cum am dorit. La fel putem proceda i cu
celelalte dou tipuri de referin e.
23.6. Personalizarea aspectului task-urilor

Oric rui task sau subtask îi putem modifica aspectul. Cum ? Schimbând fontul,
culoarea, m rimea textului, .a.m.d. De ce am face acest lucru ? Poate c vrem s
scoatem în eviden un anumit task/subtask. Pentru a face acest lucru, facem click dreapta
pe task-ul dorit, i alegem Font. Ca s scoatem în eviden acel task, s zicem c trebuie
s m rim dimensiunea fontului i culoarea acestuia. Schimbând aceste set ri, iat ce
rezultat am putea ob ine:
23.7. Mai multe despre resurse

La fel cum ad ug m o noti unui task, putem ad uga i la resurse. Pentru a face acest
lucru, ne ducem în modul de vizualizare al stocului de resurse (Resource Sheet), i
facem click-dreapta pe o resurs , i select m Resource Notes. Aici îns nu vom mai
vedea vreo imagine cu o noti galben în dreptul resurselor. Cum facem s afl m ce
resurs are o noti asociat în caz c avem de-a face cu un stoc mare de resurse ?
Select m modul de vizualizare Resource Usage, unde putem vedea exact ce resurs are o
noti asociat , ca în imaginea de mai jos:
Pe lâng noti e, unei resurse îi putem asocia chiar i o leg tur extern , la fel cum am
f cut la task-uri. Unei resurse îi pot fi asociate acelea i tipuri de leg turi externe ca i la
task-uri!
Un lucru important la resurse este c putem edita pentru fiecare resurs în parte orarul
acesteia (când va lucra, când nu va lucra, etc.). Pe lâng orarul acesteia putem defini chiar
i un interval de timp în care aceasta va fi disponibil , tipul resursei (de munc sau
material ), detaliile referitoare la cost, .a.m.d.
24. Lec ia 21 – Proiecte structurate

De multe ori avem de-a face cu proiecte mult mai complexe, mai vaste, proiecte
dependente chiar de alte proiecte. Microsft Project ne vine în ajutor chiar i în acest caz!
Putem spune c un proiect care con ine un alt proiect la rândul lui este ca un proiect
care con ine un task strucurat, dar cu anumite diferen e. A a cum un proiect poate avea
mai multe task-uri strucurate, el poate avea mai multe proiecte în el, fiecare din acele
proiecte putând avea la rândul lor alte proiecte în ele. Putem crea o întreag ierarhie
continuând a a, îns ne vom limita în acest capitol doar la un proiect care con ine un alt
proiect simplu în el.
S presupunem în exemplul nostru c , înainte de a trece la începerea proiectului,
avem nevoie de resurse, adic de angajati pe posturile de inginer de design i inginer
software. Pentru aceasta am întocmit urm torul proiect:
În acest proiect am definit pe prima linie titlul proiectului (Colectare resurse), unde
avem dou task strucurate care se ocup de angajarea inginerilor software i inginerilor
de design, iar dup angajare putem întocmi lista de resurse pentru a putea continua
proiectul implicit, Sistemul mobil de raportare. Pentru a angaja ingineri software avem
nevoie s public m anun uri de angajare, task ce va dura 5 zile estimat (publicare i
primirea de r spunsuri). Pentru a seta o durat estimat unui task scriem pur i simplu
valoarea urm t de ?, ca de exemplu 5?. Apoi, dup ce vom primi r spunsuri la anun uri,
vom putea intervieva persoanele ce doresc postul respectiv. Dup interviul care va dura
o zi, vom da o testare celor intervieva i pentru a p stra persoanele cele mai potrivite.
Pentru a angaja ingineri de design trebuie doar s public m anun urile, i s îi
interviev m. Dup toate acestea putem întocmi lista de angaja i, moment în care se va
putea începe proiectul nostru. În stocul de resurse vom avea nevoie doar de 2 manageri,
iar fiec rui task simplu îi vom aloca o singur resurs manager, cei doi manageri fiind
distribui i automat task-urilor acestui proiect.
Cum facem s includem i s leg m acest proiect de angajare în proiectul nostru ?
Facem click in proiect pe task-ul care va depinde de data finaliz rii angaj rii
personalului, i din meniul Insert alegem Project i ne va ap rea fereastra de deschidere
a unui proiect existent. Alegem proiectul de angajare i iat cum va ap rea în proiectul
nostru:
Putem observa c subproiectul de angajare are fontul îngro at pentru a scoate în eviden
c este un subproiect. Putem vedea exact structura i diagrama Gantt întocmit mai
devreme pentru acest subproiect. Mai mult, acum vom modifica predecesorul task-ului
Intervievare utilizatori i introducem valoarea de pe prima coloan a liniei unde apare
subproiectul, în cazul nostru fiind 2. Aten ie îns , fiindc dac ne uit m mai bine în prima
coloan apar de dou ori numerele de la 1 la 9, fiindc avem de-a face cu un subproiect în
care numerotarea începe tot de la 1. Nu putem s leg m un task din proiect cu un task
dintr-un subproiect exact din aceast cauz , dar putem lega un task din proiect de acel
subproiect. Putem observa c s-a modificat i drumul critic, i deci, i durata proiectului,
iar din drumul critic fac parte chiar i task-urile din subproiect. Datorit task-urilor cu
durata estimat în cadrul subproiectului putem vedea, de asemenea, c proiectul nostru
are o durat tot estimat , lucru normal, de altfel, fiindc nu tim cât va dura pân se
primesc r spunsuri la anun urile de angajare.
A a cum ad ug m o noti unui task, la fel putem ad uga noti e i

subproiectelor.
25. Lec ia 22 – Analiza progresului într-un proiect

25.1. Salvarea liniei de baz a proiectului
De fiecare dat când termini de realizat un proiect în Project, trebuie s salvezi o linie
de baz (o copie a proiectului), aceasta fiind folosit pentru a observa cât a durat de fapt
proiectul fa de cum ai pl nuit ini ial sau care este costul proiectului într-un anumit
stadiu, putând astfel s evaluezi calitatea proiectului.
Project nu ne ajut doar s facem estim ri, ci ne ajut chiar i în timpul desf ur rii
proiectului. Putem, de exemplu, s preciz m la fiecare subtask cât la sut s-a realizat, i
putem vedea costurile pân în acel moment, etc. Dar s trecem la fapte, luând ca exemplu
proiectul nostru, Sistemul mobil de raportare.
S presupunem c am terminat de realizat proiectul în Project. Pentru a salva linia de
baz , ap s m pe s getu a din dreptul
butonului Track din bara de
instrumente i select m primul element, Save a baseline plan to compare with later
versions. Va ap rea un nou panou în stânga cu titlul Save Baseline unde putem vedea o
list , ni te op iuni, .a.m.d. Din acea list select primul element, Save a new baseline,
l s m bifat op iunea The entire project pentru a crea o linie de baz pentru întreg
proiectul nu pentru task-uri individuale din moment ce ne va interesa progresul
proiectului, ap s m pe butonul Save Baseline, iar apoi ap s m pe Done. Iat cum putem
s salv m o linie de baz .
25.2. Actualizarea progresului

Dup ce salv m linia de baz putem începe editarea progresului fiec rui task al
proiectului. S presupunem c am ajuns aproape de sfâr itul proiectului. Ce înseamn
asta ? P i proiectul nostru a început pe 26 aprilie 2006, i se va sfâr i pe 1 iunie 2006.
Deci s presupunem c data curent este 25 mai 2006. Select m Project Information din
meniul Project i la câmpul Status Date alegem data de 25.05.2006, iar la Current Date
alegem aceea i dat . Acum vom alege din submeniul Table al meniului View op iunea
Tracking. Iat ce vom vedea:
Vom introduce pe coloana % Comp. la subtaskul Intervievare utilizatori valoarea

100, aceast valoare având semnifica ia c subtask-ul a fost finalizat. S presupunem c a
durat 6 zile, nu 5 cum pl nuisem. Vom introduce la acela i subtask pe coloana Act.Dur.
valoarea 6. La fel vom preciza c subtask-ul Definirea cerintelor de performan a fost
finalizat în procent de 100%, dar în loc de o zi a durat 2. La task-ul eveniment Finalizare
cerin e de performan vom completa progresul cu valoarea 100, iar la subtask-ul Logica
design-ului vom completa cu 25% precizând astfel c s-a realizat doar un sfert din acest
subtask. Dup cum putem vedea în coloana Act.Dur., Project a calculat c 25% din acest
subtask se realizeaz în jum tate de zi, de aceea i valoarea 0.5 days. Ini ial am stabilit c
va dura 2 zile acest subtask, motiv pentru care putem vedea valoarea 1.5 days în coloana
Rem.Dur., adic timpul r mas pentru a finaliza subtask-ul. Este i logic: dac 100%
reprezint 2 zile, 25% reprezint o jum tate de zi. Dar s presupunem în cazul nostru c a
durat o zi s se realizeze subtask-ul în propor ie de 25%. Vom introduce în coloana
Act.Dur. valoarea 1, dar vom vedea c se schimb automat valoarea de 25% în 50%,
fiindc o zi din dou reprezint jum tate. Dar noi vrem s îi spunem lui Project c într-o
singur zi am realizat doar 25%. Pentru a face acest lucru, modific m valoarea din
coloana Rem.Dur. cu 3, fiindc o zi din patru (1+3) reprezint un sfert, adic 25%. Ce
putem vedea pân acum ? P i s ne uit m la imaginea urm toare:
Putem vedea costul asociat progresului pân în momentul de fa , putem vedea câte ore
de lucru au fost efectuate de fapt, iar în diagrama Gantt putem vedea ni te linii negre în
interiorul benzilor colorate. Ce sunt aceste linii negre ? Aceste linii negre ne arat pe
diagram cât la sut a fost efectuat din subtask-urile respective. Putem vedea c pe
primele dou bare albastre apare o linie neagr lung cât bara, iar pe cea ro ie putem
vedea c subtask-ul nu a fost complet finalizat.
Este foarte important s te ui i bine peste toate informa iile completate ca

acestea s fie exact cât ai vrut ini ial, fiindc Project le modific automat
uneori, a a cum ai putut vedea mai sus.
Un alt lucru interesant pe care îl putem face în acest moment este s vedem dac am
dep it sau nu suma disponibil pentru realizarea acestui proiect, i chiar cu cât am
dep it-o sau cât am economisit. Pentru a face acest lucru, select m din meniul View
op iunea Reports iar din fereastra de rapoarte alegem categoria Costs iar apoi
subcategoria Earned Value. Vom vedea urm torul raport:
Acum ne uit m la coloana CV (Cost Variance) i putem vedea c am reu it s

economisim 2.600 lei pân la data curent , iar în coloana SV putem vedea cât de în urm
suntem cu proiectul, dar în termeni de cost. Coloana ACWP (Actual Cost on Work
Performed) ne arat cât am pl tit deja pentru acest proiect pân la data curent . Aceast
sum o putem vedea i în modul de vizualizare Tracking folosit mai devreme, la coloana
Act.Cost.
Un alt mod de a vedea aceste informa ii este cu ajutorul tabelelor. Vom selecta din
submeniul Table al meniului View op iunea More tables, iar în fereastra care va ap rea
vom selecta Earned Value din list . Vom vedea în cadrul proiectului un nou mod de
vizualizare care ne arat acelea i coloane ca i în raportul generat mai sus.
25.3. Compararea progresului fa de linia de baz

Am v zut în subcapitolul anterior cum putem interpreta progresul proiectului în
termeni de cost. Dar cum facem s interpret m pe în elesul tuturor ? Vom selecta din
submeniul Table al meniului View op iunea Variance i vom vedea urm torul tabel:
În acest tabel putem coloanele Baseline Start (data de începere a task-ului în linia de
baz ) i Baseline Finish (data de terminare a task-ului în linia de baz ). Aceste dou
coloane ne ajut s compar m progresul proiectului cu linia de baz , pentru a putea spune
cu cât suntem în urm sau dac proiectul a decurs conform planului. Pentru acest lucru ne
uit m la ultimele dou coloane: Start Var. i Finish Var. Dac ne uit m pe tabelul de
mai sus, iat care este interpretarea: subproiectul de angajare a început la timp (0 în
penultima coloana), i s-a terminat la timp (0 în ultima coloan ). Intervievarea
utilizatorilor a început dup 15 zile (cât a durat realizarea subproiectului de angajare), dar
a durat cu o zi mai mult decât am pl nuit (16 în ultima coloan ). Definirea cerin elor de
performan a început cu o zi mai târziu decât a fost pl nuit (16 în penultima coloan ), i
a durat cu o zi mai mult. Dac ne uit m la Codul Program B putem vedea c a început
chiar dup ce s-a finalizat subproiectul de angajare, i a durat cât am pl nuit (valorile de
pe ultimele 2 coloane sunt egale). Acum, pe prima linie putem vedea c proiectul nostru a
fost pl nuit s înceap pe 17.04.06 dar a început pe 26.04.06, lucru confirmat de
penultima coloan de pe prima linie fiindc proiectul a început cu o întârziere de 7 zile.
În ultima coloan putem vedea c proiectul nostru va dura 10 zile în plus (diferen a între
ultimele dou coloane). Dar acest lucru este deocamdat relativ, fiindc nu s-au terminat
toate subtask-urile iar Project presupune implicit c acestea vor respecta planul de
desf urare f r a avea întârzieri. Dar dac vor ap rea întârzieri, evident c i proiectul
nostru ar putea dura cu mai mult decât 10 zile în plus.
25.4. Informa ii statistice despre proiect

Pentru a vedea detaliile pe scurt despre un proiect, vom selecta Project Information
din meniul Project i în fereastra care va ap rea vom ap sa butonul Statistics. Vom
vedea urm toarea fereastr :
În panoul de sus putem vedea informa iile legate de datele de începere i terminare ale
proiectului f cându-se referin i la linia de baz . Putem vedea chiar i cu cât mai târziu
începe proiectul, i cu câte zile în plus se termin . Apoi, în panoul de jos putem vedea cât
dureaz proiectul, cât munc s-a depus, cât cost proiectul, cât mai a r mas din proiect
de finalizat, la fel cu referin e la linia de baz , .a.m.d. În stânga jos putem vedea chiar i
progresul proiectului.
Acum nu pot decât s - i urez spor la lucru, i bafta la proiecte! i înc odat : verific
de dou ori datele introduse, fiindca Project mai face anumite ajust ri care poate c nu- i
vor conveni.

Manual Microsoft Project

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Manual Microsoft Project

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Ursan-Mihalcea R zvan

1. DESPRE ACEAST CARTE............................................................................................................ 1

1. Despre aceast carte

De acum încolo voi presupune c tii s folose ti un computer, cum s lucrezi în

Chiar dac în aceast carte am folosit Project 2003 pentru a prezenta

2. Iconi e folosite în aceast carte

Cu aceast iconi vin detaliile foarte importante, la care trebuie s ai mare

Dac ai fost vreodat responsabil de coordonarea unor activit i specifice care

3.1. Proiecte care pot fi realizate cu Project

3.2. No iuni de baz

Task (activitate, sarcin ) – este o diviziune a întregii munci necesare pentru a

3.3. Pa ii realiz rii i finaliz rii unui proiect

1. Conceptualizeaz i identific scopul proiectului

4. Lec ia 1 – O introducere în mediul Project

Acum dac vom face click în panoul de pornire pe

5. Lec ia 2 – Definirea proiectului i a task-urilor acestuia

5.1. Introducerea datelor

5.2. Stabilirea datei de începere a proiectului

Înainte îns de a defini duratele de desf urare a task-urilor i subtask-urilor, trebuie

Proiectului nu i se va da data de finalizare, aceasta fiind calculat în func ie

5.3. Stabilirea duratelor fiecarui task i subtask

Durata task-urilor o afl m în func ie de experien ele anterioare sau dup

Nu este absolut necesar ca primul nivel s fie un task structurat, acest

Urm toarele patru task-uri structurate sunt Cerinte de performan , Software,

5.4. Eviden ierea task-urilor structurate

Dup ce ap s m butonul de indentare la dreapta va trebui s ob inem rezultatul

i astfel am structurat proiectul pe 3 nivele ierarhice, i dup cum se poate vedea,

A a cum indent m (mut m) anumite task-uri mai la dreapta pentru a le

6. Lec ia 3 – Conceptul de leg tur între dou activit i

Start-Start SS Activit ile încep simultan

Finish-Finish FF Activit ile se termin simultan

Activitatea care începe

6.2. Numerotarea task-urilor i a subtask-urilor

7. Lec ia 4 – Structura ierarhic a proiectului

8. Lec ia 5 – Crearea leg turilor între task-uri

Observ m de altfel c imediat ce am introdus predecesorul subtask-ului de definire a

Dup ce am determinat i introdus predecesorii subtask-urilor, i dup ce am ob inut

Barele negre din diagrama Gantt reprezint durata task-urilor structurate,

9. Lec ia 6 – Drumul critic al proiectului

10. Lec ia 7 – Sensibilitatea unui proiect

11. Lec ia 8 – Întârzieri între activit i

12. Lec ia 9 – Diagrama re ea

S zicem c nu avem nevoie de c su ele care reprezint task-urile structurate. Pentru a

13. Lec ia 10 – Resursele proiectului

Resursele sunt de dou tipuri:

În Project, ca i în realitate, oamenilor care alc tuiesc resursele de munc

13.2. Crearea stocului de resurse

A a cum se poate vedea în tabelul anterior, Project m soar o resurs în

Ca o interpretare în tabelul nostru de resurse, putem spune, de exemplu, c un singur

Astfel putem specifica ce resurs lucreaz part-time i ce resurs lucreaz full-time.

13.3. Alocarea resurselor pentru fiecare activitate

Logica design-ului 300% Inginer de design

Cu siguran nu cred c ai observat c durata ultimului subtask acum a sc zut de la o

Dup cum putem vedea, duratele task-urilor i a subtask-urilor s-au modificat în

14. Lec ia 11 – Task-uri eveniment

În celula nou introdus vom scrie la numele task-ului Finalizare cerin e de

De asemenea, subtask-urile care erau înainte legate de predecesorul 4 acum vor fi

15. Lec ia 12 – Definirea vacan elor i a s rb torilor

La fel putem da liber de 25 Decembrie, de Cr ciun, .a.m.d, dup care ap s m Ok.

Trebuie re inut c aceste modific ri în cadrul calendarului nu vor fi

Po i modifica pân i intervalul de ore în care se va lucra în anumite zile,

16. Lec ia 13 – Tehnici de printare a proiectului

16.2. Printarea diagramei Gantt i/sau a tabelului de task-uri

16.3. Setarea antetului i a subsolului unei pagini