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Realización de
cálculos básicos
Una vez completada esta lección, podrá:
Crear fórmulas.
Copiar fórmulas.
Modificar fórmulas.
Utilizar la función SUMA y Autosuma.
Utilizar la característica Insertar función.
Utilizar funciones de fecha.
Utilizar referencias de celdas absolutas y relativas.
Utilizar funciones estadísticas básicas.
Utilizar series numeradas y Autorrellenar.
Creación de fórmulas
Una fórmula es la expresión escrita de un cálculo que va a realizar Excel.
Cuando introduce una fórmula en una celda, la fórmula se almacena
internamente mientras que el resultado calculado aparece en la celda.
Una fórmula es una ecuación matemática que consta de dos elementos:
operandos y operadores matemáticos. Los operandos identifican los valores
que se utilizarán en el cálculo. Un operando puede ser un valor constante, otra
fórmula, o una referencia a una celda o a un rango de celdas. Los operadores
matemáticos especifican qué cálculos se realizarán con los valores.
Para que Excel pueda distinguir las fórmulas de los datos, todas las fórmulas
empiezan con un signo igual (=) o con un signo más (+). Para ver una fórmula,
haga clic en la celda que contiene la fórmula. La fórmula aparecerá en la Barra
de fórmulas.
En una fórmula puede utilizar cualquiera de los operadores matemáticos
siguientes.
Operador Significado
^ Exponenciación
* Multiplicación
/ División
+ Suma
- Resta
Copia de fórmulas
Quizás descubra con frecuencia que se necesita una fórmula similar en varias
celdas adyacentes. Por ejemplo, si tiene una lista de artículos y cada artículo
contribuye al ingreso total durante un año, quizás desee sumar los artículos para
calcular el ingreso total para ese año. Para calcular el total del ingreso para años
consecutivos, puede crear fórmulas para sumar el ingreso de cada año.
Afortunadamente, puede evitar tener que introducir fórmulas repetidamente y
ahorrar una cantidad de tiempo considerable al copiar una celda con una
función terminada y pegarla en las celdas de destino. También puede utilizar el
controlador de relleno, que es el pequeño cuadrado que aparece en la esquina
inferior derecha de la celda activa.
Cuando selecciona una celda que tiene una fórmula y arrastra el controlador de
relleno, Excel cambia las referencias de celda de la fórmula para que coincidan
con las de la columna o la fila a la que se está copiando.
El director de reservas no desea escribir la misma fórmula varias veces para
calcular la tasa de ocupación de cada tipo de habitación para cada mes. En su
lugar, copia sus fórmulas a diversas ubicaciones.
En este ejercicio copiará fórmulas en la hoja.
1 Haga clic en la celda C13 y, en el menú Edición, haga clic en Copiar.
Aparecerá un borde de marquesina parpadeante alrededor de
Para obtener más información la celda.
acerca del botón Opciones de
pegado, consulte la lección 2 2 Haga clic en la celda C14 y, en el menú Edición, haga clic en Pegar.
“Modificación y formato de
hojas de cálculo”.
La fórmula se pegará en la celda C14 y aparecerá el botón
Opciones de pegado junto a la celda.
Para copiar una fórmula de la 3 Repita el paso 2 para las celdas C15 y C16.
celda situada a la izquierda
de una celda seleccionada, 4 Haga clic en la celda C9 y seleccione el controlador de relleno.
presione Ctrl+R.Para copiar
una fórmula de la celda
situada encima de una
celda seleccionada,
presione Ctrl+D.
Modificación de fórmulas
Es fácil modificar una fórmula que ya ha creado y es similar a modificar el
contenido de cualquier otra celda. Puede:
● Hacer doble clic en la celda, escribir los cambios directamente en
la celda y presionar Entrar.
O bien
● Hacer clic en la celda, hacer clic en la Barra de fórmulas, escribir
los cambios y hacer clic en el botón Entrar de la Barra de fórmulas.
Si elimina o modifica una Para eliminar una fórmula, haga clic en la celda y presione la tecla Supr.
fórmula accidentalmente,
presione Ctrl+Z o haga clic
En este ejercicio revisará y eliminará fórmulas.
en el botón Deshacer de
1 Abra el libro Activity Rentals de la carpeta Part IV, Lesson03
la barra de herramientas
Estándar para invertir contenida en la carpeta Practice.
la acción.
2 Haga clic en la celda O3 y, después, haga clic a la derecha de la
fórmula en la Barra de fórmulas.
El punto de inserción parpadeará al final de la fórmula.
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Si hay alguna celda no El director de reservas sabe que Autosuma puede simplificarle aún más sus
numérica dentro del rango cálculos de la ocupación. Puede utilizar Autosuma para calcular los muchos
de celdas cuyo total desea totales que necesita.
calcular, Autosuma calculará
de manera predeterminada En este ejercicio utilizará Autosuma para calcular el total de un rango de celdas.
el total sólo desde la celda
activa hasta la primera celda 1 Si es necesario, cambie al libro Lodging Usage que utilizó
no numérica. Para evitar anteriormente en esta lección.
este problema, cambie los
argumentos para incluir 2 Haga clic en la celda C17 y, en la barra de herramientas Estándar,
todo el rango de celdas o haga clic en el botón Autosuma.
seleccione únicamente el
rango de celdas cuyo total Aparecerá una fórmula SUMA en la celda C17 y en la Barra de
desee calcular. fórmulas, y el rango C13:C16 estará rodeado por un borde de
marquesina parpadeante.
3 Presione Entrar.
La fórmula se introducirá en la celda C18 y aparecerá el resultado
(54,15).
4 Haga clic en la celda O5 y, después, haga clic en Autosuma.
Aparecerá una fórmula SUMA en la celda O5 y en la Barra de
fórmulas, y el rango C5:N5 estará rodeado por un borde de
marquesina parpadeante.
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5 Presione Entrar.
La fórmula se introducirá en la celda O5 y aparecerá el resultado
(2908).
Las funciones de fecha 9 En los cuadros Año, Mes y Día, escriba la fecha 01/11/2003 y haga
son más útiles cuando los clic en Aceptar.
argumentos de fecha En la celda aparecerá el número total de días (120) que hay entre
son fórmulas en lugar
01/11/2003 y 29/02/2004. La fórmula será:
de constantes.
=FECHA(2004,2,29) -FECHA(2003,11,1)
10 En la Barra de fórmulas, haga clic en la primera función Fecha.
Aparecerá una Información de pantalla con una descripción de
cada elemento de esa parte de la fórmula.
11 Haga clic en la Información de pantalla para seleccionar el número
actual y escriba 2005.
12 En la Barra de fórmulas, haga clic a la derecha de la fórmula.
13 Presione 15 veces la tecla Retroceso para quitar la segunda
función de fecha.
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Sugerencia
Para calcular rápidamente el número de días que hay entre dos fechas que
ya aparecen en celdas de la hoja de cálculo, basta con restar una celda de
otra. Por ejemplo, si la celda A1 contiene la fecha 01/11/2003 y la celda A2
contiene la fecha 29/02/2004, es posible calcular el número de días que
hay entre ellas mediante la fórmula siguiente.
=A2-A1
Asegúrese de elegir el formato de número para la celda que contiene esta
fórmula. De lo contrario, Excel mostrará el resultado en el mismo formato
que las celdas utilizadas en el cálculo (en este caso, como una fecha).
Por ejemplo, $C$1 es una referencia absoluta a la celda C1. $C1 es una referencia
absoluta a la columna C, pero la referencia a la fila 1 es relativa. C$1 es una
referencia relativa a la columna C, pero la referencia a la fila 1 es absoluta.
Sugerencia
Mediante referencias 3D puede establecer vínculos a celdas de otras hojas
o libros. Este tipo de referencia puede ser también absoluta o relativa.
Sugerencia
Si olvida la sintaxis de una función que desea utilizar, escriba = y el nombre
de la función en una celda, y presione Ctrl+A. Aparecerá el cuadro de
diálogo Argumentos de función, de modo que pueda introducir los
argumentos para la función.
Opción Acción
Copiar celdas Se copia el contenido de las celdas seleccionadas a las
celdas indicadas en la operación de relleno.
Rellenar serie Se rellenan las celdas indicadas en la operación de
relleno con los elementos que siguen en la serie.
Rellenar formatos sólo Se copia el formato de la celda seleccionada a las
celdas indicadas en la operación de relleno, pero no se
pone ningún valor en las celdas de destino.
Rellenar sin formato Se rellenan las celdas indicadas en la operación de
relleno con los elementos siguientes de la serie, pero se
omite cualquier formato aplicado a las celdas de origen.
Rellenar <secuencia> Esta opción cambia dependiendo de la serie que Excel
detecte y parece tener el mismo efecto que la opción
Rellenar serie. Esta opción no aparecerá si no utiliza
una secuencia que el programa reconozca.
Sugerencia
Si el botón Opciones de autorrelleno no aparece, puede activar la función
haciendo clic en Opciones en el menú Herramientas. En el cuadro de
diálogo que aparecerá, haga clic en la ficha Edición y active la casilla
de verificación Mostrar botones de opciones de pegado.
Sugerencia
Excel incluye otra característica que ahorra mucho tiempo llamada
Autocompletar. Autocompletar puede terminar automáticamente entradas
de texto cuando las escribe en una columna. Si las primeras letras que
usted escribe coinciden con una entrada anterior de la columna, Excel
completará la entrada. Puede deshabilitar Autocompletar si hace clic en
Opciones en el menú Herramientas, hace clic en la ficha Edición y
desactiva la casilla de verificación Habilitar Autocompletar para valores
de celda.
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Resumen de la lección
En esta lección ha aprendido a crear, copiar y modificar fórmulas. También ha
aprendido a utilizar Autosuma, Insertar función, funciones de fecha, funciones
estadísticas básicas, y referencias de celda absolutas y relativas. Por último, ha
aprendido a utilizar Autorrellenar cuando se trabaja con series numeradas.
Si va a proseguir con otras lecciones:
● Cierre el libro Activity Rentals y guarde los cambios.
Si no va a proseguir con otras lecciones:
1 Cierre el libro Activity Rentals y guarde los cambios.
2 Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha
de la ventana de Excel.
Ejercicio corto
1 ¿Cómo puede introducir una fórmula en una celda?
2 ¿Cuál es la forma más rápida de calcular el total de una columna
de valores?
3 ¿Cómo puede copiar una fórmula a un rango de celdas
adyacentes?
4 ¿Qué dos formas hay de modificar una fórmula en una celda?
Resumen de conceptos
Ejercicio 1: abra el libro Lodging Usage y copie la fórmula de la celda O5 a
las celdas O6:O9. Complete después la fila de totales de la tabla siguiente y
cree una fórmula para calcular el número promedio de noches ocupadas
para cada tipo de habitación durante el año. Por último, calcule las tasas de
ocupación y la tasa de ocupación promedio de cada tipo de habitación durante
el año.
Ejercicio 2: abra el libro Activity Rentals y complete la tabla de la hoja
Monthly Rentals. Calcule el número total de alquileres de cada mes, los
ingresos anuales para cada tipo de equipo y los ingresos anuales totales.
Utilice la función AHORA para ver la fecha y la hora actuales en la celda A1.
En Hoja2, utilice Autorrellenar para reemplazar la lista de días con numeración
impar por una lista de los años desde 2000 hasta 2015.
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