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Para dar inicio a la exposición de este tema, podemos decir que el acto administrativo es tan
antiguo como el hombre mismo; desde el momento en que dos o más personas se ponen de
acuerdo para desarrollar un propósito común, surge el acto administrativo; sencillamente
porque al ponerse de acuerdo dos o más personas para desarrollar una meta o un propósito,
prácticamente están entrando a lo que es el corazón de la administración donde tiene que
planificarse la forma de desarrollar las acciones y establecer un ordenamiento mediante la
organización de los esfuerzos individuales en forma coordinada. La administración en este
sentido, es el buen manejo de las mejores intenciones del hombre.
Los problemas que se presentan en algunos contextos se deben a que el mundo va cambiando
vertiginosamente. La complejidad de los sistemas en que se aplica la administración se va
acentuando, como en la actual coyuntura de la mega tendencia globalizadora, que genera
nuevos escenarios y en los cuales se incluyen nuevas variables como la competitividad. Por
cuanto el administrador debe conocer diversas técnicas gerenciales que le permitan competir
en diversos mercados en forma agresiva, ya que así lo exige el medio en el cual se mueven las
organizaciones.
Por otra parte en la medida en que los avances tecnológicos se desarrollan velozmente, los
administradores toman conciencia de la alta responsabilidad de desarrollar la administración,
tomando en cuanta los nuevos enfoques que se presentan y que necesariamente, la aplicación
del proceso administrativo se torna más complejo, para lo cual cada una de sus fases requiere
una especialización, ya que va adquiriendo, cada vez mas, una característica propia como es la
coordinación de las diferentes fases y su aplicación en las diversas áreas funcionales que
componen la empresa, por lo que es importante el estudio de esta ciencia.
Es decir, que la administración algunas veces se adecua a la estructura que presentan los
frentes en donde se va aplicar, como es el caso de la administración en la antigua China;
donde se planteó el problema del desarrollo del elemento humano para prepararlo para una
administración ideal en el Imperio, para lo cual se dictaron una serie de recomendaciones que
aun siguen vigentes; es así, como a los chinos se les debe, en parte, el origen de los sistemas
modernos de administración de personal.
Con respecto a la administración aplicada a la empresa privada no se puede deducir nada claro
en los documentos de la antigüedad, ni siquiera una síntesis de cómo se trató la problemática
administrativa; solo ideas difusas que permiten inferir que tuvo mucha trascendencia su
aplicación en función del manejo de los recursos materiales y humanos que se administraban
en esa época.
La administración también tiene unidades que conforma un todo; tiene entonces una
característica que es una sola, y no un conjunto de disposiciones y conocimientos
incoherentes, sino que por el contrario, tiene unidad en la conformación de todo, goza de esa
particularidad muy propia de las ciencias.
Otra de las modalidades del método científico que ha utilizado es el experimental, en el cual el
investigador trata de aplicar a los conjuntos humanos que esta estudiando, ciertos estímulos
para detectar, las reacciones que tiene el elemento humano. Un ejemplo de aplicación del
método científico se aprecia en los estudios del Dr. Elton Mayo, donde estudia los factores
productivos de una empresa norteamericana, que administraba los estímulos para ver cual era
el comportamiento que recibía de ese estímulo y llegar a determinadas conclusiones.
Otra de las características del método científico que ha utilizado la administración para
conformar sus reglas, es el método del estudio comparativo, que consiste en establecer
comparaciones entre momentos dados con relación a un fenómeno; por ejemplo en una
empresa, podemos comparar al inicio del año pasado su balance con respecto al balance del
año en curso, entonces podemos establecer a través de esas comparaciones, ciertas
diferencias en cuanto a los rubros del balance, también establecer esas diferencias a través de
cada trimestre o anual; además de observar cual ha sido el comportamiento de la producción y
de las ventas de la empresa o de un departamento en especial y así estudiar las causas que
provocan esas diferencias de manera pues, que presentan las ciencias exactas, es decir,
nosotros sabemos que en Química, si juntamos dos partículas de Hidrógeno, con una de
Oxígeno y cien veces hacemos la combinación, las cien veces obtendremos el mismo
resultado.
Los métodos que la administración utiliza para analizar las situaciones son: la deducción donde
se parte de un marco general de referencia y se va hacia un caso particular; la inducción, que
trata de generalizar el conocimiento obtenido en una ocasión a otros casos u ocasiones
semejantes que puedan presentarse en el futuro; el analítico que consiste en la separación de
las partes de un todo, a fin de estudiarlas por separado, así examinar las relaciones entre ellas;
el sintético, que comprende la reunión racional de varios elementos dispersos en menor
totalidad. Estos métodos se pueden aplicar a través de la observación y la experimentación
(técnicas).
Algunos autores han considerado la administración como "un arte" porque para aplicarla es
necesario tener ciertas potencialidades, habilidades y destrezas para la utilización del conjunto
organizado de conocimientos. La realidad es que puede haber la concurrencia de las dos
cosas. Cuando una técnica se maneja en forma magistral, estamos en presencia de un artista
en el manejo de esa técnica, pues en al administración así lo es también. El administrador que
es capaz de interpretar un fenómeno y aplicar una serie de medidas administrativas para
conducirlo hacia donde él quiere, hacia donde van las metas preestablecidas, también
necesariamente tiene que ser un artista en administración, de tal manera que podemos concluir
que la administración es una ciencia y su aplicación eficaz y correcta constituye lo que se llama
un arte.
Algunos autores suelen definir la administración influidos por la orientación y formación que
ellos tienen para interpretar los fenómenos administrativos y esta interpretación de la
administración ha dado origen a lo que se llama las Escuelas de Administración, que son
orientaciones e interpretaciones, que grupos de estudiosos de la administración suelen darle a
los fenómenos administrativos, cada escuela de la administración, trata de enfocar los puntos
de acuerdo al criterio participativo de las personas que conforman esa escuela. Seis escuelas
han interpretado el fenómeno administrativo: en primer lugar está la Escuela Operativa, de
corte tradicionalista, estudia la administración a través de todos los fenómenos operativos que
se presentan en la empresa, de ese conjunto de operaciones que tienen que hacerse dentro
del contexto administrativo, se pueden obtener principios válidos para poder cada vez lograr
mejorar los sistemas.
Pertenecen a esta escuela: Henry Fayol quien introdujo la modalidad de racionalizar el trabajo,
al igual que Frederick Taylor, que ha sido criticado porque en cierta forma deshumanizó el
trabajo, es decir, trató de ver el aspecto producción, pero ignoró la estructura fisiológica y
psicológica del individuo, que también es fundamental. Sin embargo en la sociedad empresarial
actual prevalece el criterio de aplicar sus principios como medio para lograr objetivos.
Otra de las escuelas importantes, y que tienen vigencia en nuestra vida administrativa es la
Escuela Empírica. Esta escuela tiene bastante parecido con la escuela operativa, tiene punto
de contacto, pero el enfoque que presenta es de la enseñanza de la administración no de las
operaciones en sí, como la Escuela operativa. La escuela empírica estudia las experiencias
completas; es decir que en las empresas existen éxitos y fracasos, y esas experiencias
completas, se tratan de interpretar para enseñar la administración.
Se presentan en fin diez o quince casos de finanzas, y allí se establecen las reglas de cómo se
resolvieron esos casos adecuadamente, esta escuela empírica trata de que con ese cúmulo de
conocimientos se dé solución a los casos para que el alumno pueda en un momento dado,
interpretar y aplicar medidas. Posiblemente los resultados los van a tener con las mismas
soluciones que se aplicaron en el caso hipotético que se les ha enseñado a través de la
experiencia.
Esa es una forma de enseñar totalmente empírica y muy riesgosa, por la forma de ver la
realidad, porque en los fenómenos administrativos, muchas veces se cree las causas son a
veces superficiales, cuando en cambio tenemos causas a mucho mas profundas y sobre todo
no olvidar que como muy bien se afirma en el concepto de administración, tenemos el elemento
humano presente en todas las acciones administrativas; y ese sí constituye un verdadero
imponderable en materia administrativa.
Los seguidores de la Escuela empírica, corren el riesgo de que una persona interprete bien un
fenómeno administrativo y le aplique una medida que no es la correcta, sería tanto como que
un médico detecte que hay una enfermedad en la garganta y le receta; medicina para el
aparato digestivo. En esta forma se corre un grave peligro con aquellos que tratan de
interpretar la Escuela Empírica como medio para difundir la administración.
Otra escuela que también es importante, es la Escuela del Comportamiento Humano, que
sostiene que todas las cosas se consiguen a través del elemento humano. Por consiguiente,
estudia la administración mediante la observación del comportamiento de las relaciones
interpersonales, o sea, que, como las personas tienen que trabajar juntos, hay que tratar de
interpretarlas y de motivarlas para que orienten su conducta al cumplimiento de las metas que
se establecen a través de la planificación que es la primera del proceso administrativo; es decir,
que esta escuela, tiene matiz psico-social.
Otra de las escuelas también importante es la Escuela del Sistema Social, esta escuela tiene
alguna relación con la anterior, en cuanto trata con el elemento humano también, pero esta
escuela no solo trata de estudiar a los individuos en si, sino que trata de estudiar el
comportamiento de los grupos, por cuanto, tiene un matiz acentuada de tipo sociológico, esta
escuela realmente ha hecho aportes extraordinarios a la administración, uno de los aportes
muy señalados que tiene esta escuela es determinar que las empresas son organismos
sociales, que perciben influencias del medio.
Esto quiere decir, que es necesario conocer su significado y su valor, para lo cual se necesita
estudiarlos con detenimiento; esos grupos pequeños que se conforman en las empresas a
veces por afinidad, por identidad de gustos, por aversiones comunes, tienen un poder
extraordinario que sino no se sabe interpretar ese fenómeno, pueden echar por la borda a
cualquier organización, teóricamente bien preparada.
Las dos escuelas: la del Comportamiento Humano y la del Sistema Social son aceptadas,
porque se estudia el elemento motor de la administración que es el elemento humano. Hay
también otra línea que se llama Escuela de la Teoría de las Decisiones. En esta escuela están
alineados todos aquellos elementos que tienen un sentido utilitario, bastante señalado en la
administración, esta escuela trata de estudiar la administración a través del perfeccionamiento
del mecanismo de las decisiones, parte de la premisa de que la administración es un conjunto
sucesivo de toma de decisiones, y que hay que estudiar el mecanismo decisiones como un
foco central de la administración y de allí de ese foco central va a depender toda la estructura
administrativa.
Hay teóricos matemáticos que sostienen que siendo la administración una ciencia con sentido
lógico, puede someterse a modelos matemáticos y aplicar éstos modelos a un momento dado.
La verdad es que han tenido mucha aceptación los que participan en esta escuela, en el
sentido de que hay áreas del quehacer administrativo que sí necesitan mucho de las
matemáticas, por ejemplo un área es la producción y en ese sentido, el uso de las matemáticas
ha sido muy bueno porque a través de técnicas como la programación lineal, se pueden tomar
mejores decisiones sobre que combinación de artículos se van a producir para sacar el mayor
margen de utilidad; se han aplicado modelos matemáticos y reglas de nemotecnia que han
permitido a veces tomar decisiones muy adecuadas.
Sin embargo, creo que la administración, como la Sociología. La Psicología, el Derecho, como
todas las Ciencias Sociales no pueden tratarse como las matemáticas en un grado extremo; es
imposible siempre tiene que tener, ese elemento imponderable que es el hombre. Por tal razón
la escuela Matemática tiene razón en cuanto a que los modelos matemáticos son de una
valiosa utilidad para la administración, pero tratar como la matemática las ciencias sociales es
una aventura que conduce a un error.
En la revista "Administración de Empresas" editada en la República de Argentina se publica
una historia sobre un persona que en Estados Unidos había sido catedrático extraordinario en
Ciencias Económicas, un hombre que se había metido en los laboratorios de las universidades
y era un hombre, como decimos "botín de vitrina", pero resulta que un día acepto una posición
en el Departamento de Presupuesto de los Estados Unidos, y con ese bagaje de modelos
matemáticos que poseía, no podía aplicarlos en toda dimensión ¿por qué razón? Porque la
necesidad de la intervención del elemento humano es más necesaria, es la base de la ciencia
administrativa al igual que de la de la ciencia económica, ya que constituye un elemento capaz
de influir en al producción por lo que no puede someterse a un modelo matemático en forma
rígida.
Entonces se acepta que las matemáticas son un valioso auxiliar para la Administración y para
la Economía, herramientas que constituyen grandemente para el mejor desarrollo de la
administración.
Existen otras escuelas que no han tenido sistemática trascendencia; sin embargo al pasar los
años se va introduciendo la Escuela Sistema basada en la administración como sistema de las
estructuras estáticas, considerándola como un conjunto ordenado de componentes
interrelacionados que se intercalan y que tienen por finalidad el logro de determinados
objetivos, así también la escuela ambiental que trata sobre el medio ambiente que rodea las
condiciones de trabajo y otras que no han tenido mayor trascendencia.
En cuanto a las relaciones que tiene la administración no es una parcela del conocimiento
universal independiente, sino que tiene sus interpretaciones con otras ciencias, por ejemplo, el
Derecho, pues tiene una relación bastante acentuada, porque si se observa por ejemplo todo el
concepto de las leyes administrativas, allí ha habido una configuración de esas leyes, tomando
en cuenta todos los principios administrativos pero también tomando en cuenta las técnicas
jurídicas para darles forma de técnica legislativa a la ley.
En relación con la Estadística también la ciencia administrativa tiene mucha vinculación, pues
para tomar decisiones a veces es necesario interpretar datos, interpretar información, como
también son necesarias como herramientas, sus fórmulas para hacer proyecciones, es decir,
con los datos, con todas las series históricas que hemos vivido, y tener una perspectiva de lo
que nos espera en el futuro.
De tal manera pues que la Ciencia Administrativa también tiene mucha relación con la
estadística. Que le proporciona posibilidades, le brinda información y para proyecciones, en la
toma de decisiones. Con la sociología, pues, ni que decirlo, hemos dicho que entre las
escuelas administrativas esta tiene gran importancia por su aporte como una ciencia que
complementa en forma sustanciosa a la administración, al hacer los estudios de los grupos
humanos, inclusive se ha llegado ya en materia de sociología a estudiar ramas especificas
como es el caso de la sociología industrial que trata de interpretar el comportamiento de los
grupos humano que trabajan en la industria, de tal manera que la ciencia de la administración
tiene vinculaciones, con otras disciplinas.
Así también con la psicología que aporta instrumentos para evaluar individualmente el
elemento humano, ayuda con sus investigaciones a solucionar problemas de actitud o emotivas
para lograr una mayor productividad mediante la dirección de las personas, comprendiendo y
orientando a los subordinados. También tiene relación con otras disciplinas, como la Ingeniería,
la Medicina, y otras técnicas, como Contabilidad, producción. Y en forma especial con la moral
que da reglas que se orientan a la conducta humana para el logro de la eficiencia, eficacia y
bienestar general.
Por último, lo que constituye el estudio medular de la administración es el estudio del proceso
administrativo con todas sus implicaciones. Se entiende por proceso de la administración al
"Conjunto de fases sucesivas que se presentan en el desarrollo de las actividades de la
empresa y por medio del cual se obtiene los resultados programados.
Estas cuatro fases del proceso administrativo, son el fundamento, la parte medular de la
administración, tienen contenido, trascendental, por lo que se constituyen en una guía básica
para la creación de empresas, hay unos autores que le introducen otras etapas, por ejemplo el
maestro Agustín Reyes Ponce, de origen mexicano, le introduce al proceso administrativo una
fase que se relaciona con la administración de personal.
Otros autores como Newman, norteamericano introduce la coordinación, otros como Wilbur
Jiménez Castro, antes de la planificación le introduce una base que se llama Previsión que es
una especie de entrada para hacer una evaluación de lo que posiblemente vamos a realizar en
la planificación, entonces se puede afirmar que el proceso administrativo no es una camisa de
fuerza que está fija, sino un proceso dinámico, que en el contexto de las situaciones que se
presenten, en cada etapa del proceso puedan profundizarse con mayor intensidad.
En las fases del proceso se encuentra contenida la coordinación, porque hay coordinación
cuando estamos planificando internamente, así como lo hay cuando la planificación se vincula
con la organización, porque estas fases, no son fases absolutas, sino que tienen puntos que se
relacionan.
Cuando una empresa se va a crear, presenta este panorama, porque se planifica la empresa,
luego se organiza, se ejecuta y se controla, pero cuando una empresa ya está funcionando, las
cuatro fases del proceso administrativo están trabajando simultáneamente; algunas fases del
proceso administrativo tiene mas señalamientos en algunos momentos de la vida de la
empresa, por ejemplo, la planificación tiene bastante vivencia cuando se inicia un ejercicio, a
principio del año se está planificando, la fase de organización y ejecución entra en vigencia en
casi todo el año, la fase de control, tiene vigencia absoluta al finalizar el ejercicio, en donde se
hace una evaluación de lo ocurrido, eso no quita que el control tiene que estarse realizando en
forma permanente; es decir, toda actividad tiene que sujetarse a control, la planificación da
origen al control, si establecemos un plan, allí en ese momento tenemos que controlarlo, pero si
trabajamos improvisadamente, no controlamos, no tenemos patrón, no tenemos un parámetro
hacia el cual orientar la calidad.
Las fases del proceso administrativo tienen dos connotaciones importantes, la Planeación y la
Organización son llamadas fases Pre-ejecutivas y las otras dos fases: la Dirección y el
Control son llamadas Ejecutivas.
Las primeras dos fases tienen connotación eminentemente mecánica y las otras dos fases son
eminentemente dinámicas. La planificación y la organización tratan de establecer es el
mecanismo, como la máquina con que vamos a producir los objetivos. La organización, no es
más que la disposición mejor de los recursos con que contamos, ya sean recursos humanos,
recursos materiales, o recursos financieros.
Estas dos fases no dan una perspectiva de laborar el mecanismo que nos va a servir para
poder cumplir con nuestros objetivos, y estas otras dos fases son las que ponen en
movimiento, es decir, la ejecución a través de la función de mando ponen en movimiento todo
el aparato mecánico a través de la comunicación, de la supervisión, del establecimiento de un
modelo disciplinario y principalmente de eso que le llamamos motivaciones; por último, el
control, pues como su nombre lo indica no es más que comparar lo que se ha hecho con lo que
se ha planificado. Estudiar las causas, si las hay para establecer las acciones correctivas; lo
que se necesita reconocer para obtener éxito.
La administración como un todo tiene una incidencia en el desarrollo económico y social de los
países, ya que está en función de la sociedad humana, único medio en que debe de darse; se
encuentra en cierto grado en el hogar, en la escuela, en el gobierno, la iglesia, en el sindicato,
en el hospital, en las universidades, en fin en todo organismo social.